Как перейти на эдо с контрагентами пошаговая инструкция

Обмен электронными документами между бизнес-партнерами – современный способ взаимодействия контрагентов и иных заинтересованных лиц. Законодательное закрепление такого способа обмена, доступные технические возможности, способные поддержать высокую степень защищенности и обеспечить юридическую значимость, то есть равнозначность бумажному обмену, все больше вытесняют бумажные технологии в тех организациях, где руководители стремятся максимально автоматизировать и оптимизировать работу, выстроить прозрачную бизнес-модель, которую легко контролировать удаленно.

Проект внедрения электронного документооборота в результате экономит время и ресурсы компании, помогает упорядочить взаимодействие с контрагентами, с документами, работу с архивами и автоматизировать процессы согласования, утверждения, а также контроля

В зависимости от масштабов внедрения затраты могут значительно различаться.

Можно ли весь документооборот с контрагентами перевести в электронную форму и если можно, то с чего начать?

Способы перехода на ЭДО с контрагентами

Есть два способа обмена документами с контрагентами.

Прямой обмен. В зависимости от результатов, полученных в рамках вышеуказанного плана перехода на ЭДО можно будет определить возможность использования прямого (без привлечения оператора) обмена электронными документами. Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и готовы к такому способу передачи, то необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие, т.е. организовать систему обмена.

Основная цель использования прямого обмена – снизить затраты отправителя при большом объеме документов. Для использования прямого обмена необходимо:

• С каждым контрагентом, с которым возможен такой обмен и получено его согласие, заключить договор (соглашение), где должны быть прописаны способы, порядок взаимодействия, а главное признание юридической значимости документов, переданных в рамках такого обмена;
• Помнить, что есть ограничения использовать такой способ для обмена электронных счетов-фактур;
• Выбрать техническое решение с максимальным набором возможностей и удобств (электронная почта или специальные защищенные решения для прямого обмена).

Операторский обмен. Если стороны не нашли технического решения для прямого обмена, а также для обмена счетами-фактурами, необходимо воспользоваться системами операторов ЭДО.

Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами. Основа системы оператора ЭДО – это высоконагруженный сервис электронной почты с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

Оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

1. Уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену документами (важно при обмене счетами-фактурами);
2. Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
3. Следит за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами-фактурами) и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
4. Проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
5. Гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
6. Реализует обмен приглашениями.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, пользователь присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не требуется, что облегчает процесс внедрения ЭДО. Однако если между операторами ЭДО не реализован механизм автоматической настройки роуминга (или прямого роуминга), то придется проходить эту процедуру вручную. Например, если ваш контрагент использует операторов ЭДО, которые входят в Хаб 1С, а вы – Контур.Диадок, то настройка роуминга между вами может занять от 5 до 30 дней. Отслеживать статус настройки надо тоже самостоятельно. Отметим, что сегодня есть технология, которая позволяет работать с различными операторами ЭДО без роуминга.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Партнеров, не зарегистрированных ни в одной системе ЭДО необходимо убедить в эффективности такого средства обмена документов. Как правило, для юридических лиц и большинства предпринимателей уже очевидны преимущества ЭДО, и они представляют, как работают эти системы. Наши специалисты подскажут, как «подтолкнуть» партнеров к положительному решению, например, предоставить им бесплатный доступ к системе и бонусный пакет.

Что мы предлагаем?

• Работу с операторами 1С:ЭДО и Контур.Диадок без роуминга в едином интерфейсе;
• Выгодную цену за исходящие благодаря тому, что наша компания является агрегатором различных операторов ЭДО;
• Работу с документами в Личном кабинете, в 1С или электронной почте;
• Механизмы автоподписания и согласования;
• Быструю кастомизацию под ваши бизнес-процессы и многое другое.

Что мы гарантируем?

• Обеспечим юридическую (правовую) силу всем передаваемым документам;
• Быстрое взаимодействие, отправку/прием документов между вами и вашими партнерами;
• Надежную защиту от несанкционированного доступа;
• Сохранность документов на всех этапах переправки и при хранении;
• Поддержку пользователей и обучение персонала пользованию программой;
• Быстрое подключение к системе и плавный переход на ЭДО.

Для того чтобы связаться с нами, заполните заявку на сайте или позвоните по телефону. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о возможных вариантах.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Переход на электронный документооборот: пошаговая инструкция

Внедрение ЭДО на предприятии предполагает проведение следующих мероприятий.

Анализ документооборота на предприятии, чтобы определить:

• Есть ли законодательные требования (отраслевые стандарты, особенности документов, участвующих в обмене) на использование только бумажной формы;
• Есть ли требования к формату документа при обмене в электронном виде (обязательный формат установлен для накладных, актов и счетов-фактур. Для других документов используется доступный формат (.doc, .xls, .pdf), позволяющий контрагенту открыть документ отправителя.
• Нужно ли с кем-то из партнеров согласовать специальный формат (например, форматы файлов выполненных в графических редакторах).

Определение вида электронной подписи для каждого из документов: простая или усиленная (неквалифицированная или квалифицированная).

Определение объема документов для каждого вида подписи:

• Для счетов фактур (УПД) нужна усиленная квалифицированная подпись;
• Для ряда документов достаточно простой подписи.

По закону, равноценность бумажного документа, подписанного собственноручной подписью, устанавливается лишь в отношении электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью. Тогда как документы, подписанные простой или неквалифицированной подписью, будут равноценны документу, составленному на бумаге и подписанному личной подписью только, если это установлено законом, либо соглашением сторон.

Согласовать с контрагентами техническую возможность начать переход на ЭДО и способ обмена (исходя из результатов по предыдущему пункту):

• По обычной электронной почте;
• С использованием специализированного технического решения;
• Через специализированного оператора (обязательно в случае передачи электронных счетов-фактур).

Обеспечить электронной подписью сотрудников, уполномоченных подписывать электронные документы в соответствии с выбранными способами обмена и с выбранными типами электронных подписей и настроить их рабочие места – приобрести и установить средство криптографической защиты.

Приобрести свой сертификат ключа ЭП придется каждому из работников, чья подпись должна стоять на первичном документе. В Налоговом кодексе ничего не сказано о том, какую именно ЭП надо использовать для подписания первички, чтобы к ней в дальнейшем не было претензий при проверке. ФНС считает, что первичный электронный документ, подписанный даже простой или неквалифицированной подписью, равнозначен бумажному, но только если между контрагентами заключено об этом соответствующее соглашение.

В 2020 году Минфин наконец согласился с точкой зрения налоговиков, выпустив Письмо, разрешающее участникам ЭДО подписывать первичные документы любым видом ЭП, который они выберут и укажут в соглашении. Хотя в прошедшие годы финансисты неоднократно разъясняли: первичку необходимо подписывать исключительно квалифицированной ЭП, чтобы она считалась документом, подтверждающим расходы.

Однако сказанное не относится к счету-фактуре – этот документ в электронном формате без квалифицированной подписи не выставить, так как ее наличие прямо предусмотрено пунктом 9 статьи 169 НК.

Так что если вы решитесь на электронный документооборот, то без покупки квалифицированной ЭП вам не обойтись. Приобрести сертификат ключа ЭП и необходимое для его использования программное обеспечение можно в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи.

Для приобретения ЭП в удостоверяющий центр нужно подать определенный пакет документов (какой именно – можно прочитать на сайте того центра, в который вы планируете обратиться), а также заключить договор с центром, оформить заявку на электронную подпись и оплатить услуги удостоверяющего центра.

Также понадобится разработать внутренний документ, который будет регламентировать порядок получения работником ключа ЭП, правила его хранения, порядок применения, замены, аннулирования, а также порядок действий при компрометации ключа (они аналогичны действиям, выполняемым при потере банковской карты).

Создать на предприятии документ, регламентирующий:

• Правила перехода на ЭДО;
• Порядок создания, согласования, подписания и отправки исходящих и входящих документов;
• Порядок определения полномочий и назначения лиц, ответственных за ведение электронного документооборота.

Внести соответствующие дополнения в учетную политику, отразить:

• В каких случаях документы составляются в электронном виде, а в каких – на бумаге;
• Форматы электронных документов;
• Порядок и место хранения электронных документов, виды носителей, на которых они хранятся.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами?

При использовании усиленной квалифицированной подписи заключение соглашения об обмене для юридических лиц по закону не является обязательным условием. Если стороны выразят обоюдное желание подготовить такой документ, они могут это сделать. Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору. Оно может быть составлено как в виде бумажного документа, так и в электронной форме.

В соглашении можно указать:

• Вид используемой электронной подписи;
• Порядок и последовательность подписания электронных документов, если они не установлены законодательством;
• Действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;
• Условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
• Условия признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, аналогичные документам, подписанным собственноручно.

На рынке IT-услуг существует множество средств, позволяющих работать с ЭДО. Здесь важно определить для себя ключевые критерии, которым должно соответствовать решение для обмена электронными документами, что и определит направление проекта и сам план перехода на ЭДО на предприятии.

Современный бизнес не может обойтись без электронного документооборота (ЭДО), который позволяет автоматизировать и ускорить процессы обмена документами между организациями. Одним из ключевых аспектов эффективной работы с ЭДО является настройка взаимодействия с контрагентами.

Способы перехода на ЭДО с контрагентами

Для осуществления взаимодействия с контрагентами при помощи ЭДО необходимо выбрать способ передачи электронного документооборота.

Прямой обмен электронными документами между организациями

ЭДО между организациями-контрагентами может осуществляться с помощью электронной почты без использования систем ЭДО. Контрагентам достаточно заключить между собой договор.

Компания самостоятельно создаёт необходимые условия для обмена:

• утверждает создание документов внутри организации в соответствии с законодательными нормами;
• ведёт переговоры с клиентами о применении электронных документов;
• подписывает договор об использовании ЭДО с каждым контрагентом;
• предоставляет необходимый технический уровень оборудования;
• обеспечивает порядок надёжного доступа к сети и безопасную передачу данных.

Использование такого вида документооборота между компаниями не допускает возможность отправки счетов-фактур. Запрет устанавливает п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Пункт налогового кодекса обязывает компании передавать документ только через российских операторов ЭДО, соответствующих требованиям.

Обмен через оператора ЭДО

Документооборот между компаниями осуществляется с помощью фирмы-посредника — оператора ЭДО. Такая организация имеет необходимые технические средства и законные основания для юридически значимого обмена электронными документами между контрагентами.

Оператор электронного документооборота (ЭДО) выполняет функцию независимого участника, задача которого:

• обеспечение технической составляющей оборудования клиента — предоставление сервиса ЭДО;
• поддержка установленных форматов документов;
• отправка и принятие от компаний-партнёров соглашений об электронном взаимодействии;
• законная отправка юридически значимых документов, в том числе счетов-фактур;
• фиксация даты и времени отправки или получения документа;
• контроль подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи;
• гарантия безопасной и непрерывной передачи зашифрованных данных;
• хранение переданных электронных документов.

Чтобы начать ЭДО между компаниями, контрагенты подключаются к системе оператора. Для работы в системе электронного документооборота клиент заключает договор с оператором ЭДО. Тот, в свою очередь, направляет заявление в ФНС, о переходе компании на электронное взаимодействие с клиентами. Система электронного документооборота между организациями позволяет автоматизировать обмен документами с контрагентами.

Порядок перехода на ЭДО с контрагентами

Переход на системы электронного документооборота (ЭДО) необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов. Для перехода на ЭДО организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с контрагентами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе. Список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, можно посмотреть на сайте ФНС.

Для обмена приглашениями и передачи данных внутри системы электронного документооборота необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Ст.7 Федерального закона № 63-ФЗ предусматривает обмен электронными документами с иностранными контрагентами. В таком случае у зарубежного партнёра должна быть подпись, соответствующая признакам УКЭП и созданная по нормам права иностранного государства и международных стандартов.

С чего начать переход на ЭДО с контрагентами

Для перехода на электронный документооборот (ЭДО) необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:

• способ перехода на электронный документооборот с контрагентами — прямой обмен или через операторов ЭДО;
• вид документов для цифровой передачи;
• порядок использования УКЭП;
• список уполномоченных работников;
• регламент предоставления отчётов в ФНС.

После внесения регламента в учётную политику компании необходимо выполнить нижеуказанные действия.

Составить цепочку документооборота

Адаптация бизнес-процессов происходит после определения ответственных сотрудников. Схемы перемещений документов внутри компании необходимо оптимизировать под ЭДО. Если используются системы электронного документооборота через оператора ЭДО, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются.

Получить электронную подпись и дополнительный софт

Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ такая подпись делает документы юридически значимыми и является аналогом рукописной. Использование УКЭП не предусматривает дополнительного соглашения и подтверждения личности сторон.

Получить данный вид подписи можно только в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минцифры РФ. Список таких УЦ размещён на сайте ведомства.
Для внутренних электронных документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдёт простая или неквалифицированная электронная подпись. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение при переходе на ЭДО.

Компьютер, подключённый к системе электронного документооборота (ЭДО), должен быть оснащён дополнительной программой — криптопровайдером. Она необходима для контроля работы с электронной подписью и шифрования данных. Одной из таких программ является КриптоПро. Она осуществляет проверку цифровых сертификатов на соответствие требованиям, установленным к УКЭП, и аккредитацию удостоверяющего центра.

Подключить контрагентов

Если электронный документооборот принято осуществлять через оператора ЭДО, необходимо отправить соглашение клиентам через сервис. После принятия приглашения можно обмениваться электронными документами с компанией. Заключать с партнёрами дополнительный договор или соглашение об обмене файлов с помощью системы электронного документооборота не требуется.

Как пригласить контрагента к ЭДО

Рассмотрим, как отправлять и принимать приглашения в системах ЭДО от «Астрал» и «1С».

Заключение

Переход компании на ЭДО имеет ряд преимуществ. Эксперты оценивают сокращение временных затрат сотрудников на восемьдесят процентов после трансформации компаний с бумажного документооборота в электронную форму.

Система ЭДО позволяет:

• освободить рабочее пространство и снизить затраты на канцелярию;
• сэкономить энерго- и трудозатраты в пользу работников организации путём снижения агрегации операций;
• хранить документы в единой электронной базе;
• обеспечивать передачу данных в один клик, вне зависимости от расстояния контрагентов;
• сократить количество ошибок, связанных с обработкой документов;
• исключить мошенничество и применение «чёрных схем» путём прозрачности и хранения цепочек операций;
• автоматически формировать архив и отслеживать действия пользователей;
• централизованно отправлять информацию в государственные органы.

Приглашение контрагента к использованию электронного документооборота (ЭДО) является важным шагом в настройке взаимодействия с контрагентами. Для начала необходимо убедиться, что у обоих сторон есть соответствующее программное обеспечение для работы с ЭДО и они готовы перейти на цифровой формат обмена документами.

Далее можно отправить письмо или сообщение через систему ЭДО, где в краткой форме будет описано, какие преимущества может получить контрагент, переходя на электронный документооборот. В сообщении также могут быть указаны инструкции по регистрации в системе ЭДО и дальнейшей настройке взаимодействия.

Если контрагент уже работает с ЭДО, то можно отправить запрос на установление взаимосвязи между системами. Для этого необходимо обменяться соответствующими сертификатами безопасности и установить права доступа для каждого пользователя.

В любом случае важно не только правильно пригласить контрагента к использованию ЭДО, но и объяснить ему все преимущества и возможности, которые он может получить, переходя на цифровой формат обмена документами.

В серии статей «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» эксперты ECM-Journal рассказали всё, что нужно знать бухгалтеру о внутреннем и внешнем ЭДО. Читайте в этом материале: какие процессы уже переводят в цифру и нужно ли вам что-то менять?

Уверены, что разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Проверьте себя! В серии статей «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» эксперты ECM—Journal рассказывают всё, что нужно знать бухгалтеру о внутреннем и внешнем ЭДО. В этом материале вы узнаете: какие процессы уже переводят в цифру, нужно ли что-то менять в компании и с чего начать безбумажное взаимодействие с контрагентами.

Многие компании переводят документы в цифровой вид. Изменения проходят как внутри организации, так и в работе с контрагентами. Часто инициатором становится бухгалтер, потому что именно ему приходится работать со стопками бумаг, заводить их в систему и тратить на это уйму времени. Благодаря автоматизации он избавляется от рутины и освобождает драгоценные часы для более важных дел.

Однако переход на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами — дело не пяти минут. Для начала нужно разобраться в терминах и понять, как он работает на самом деле и будет ли 100% полезным для вашей компании.

Онлайн-тест на 5 минут. Сможете ответить, верны ли следующие 10 утверждений об электронном документообороте с контрагентами?

Электронные документы в бухгалтерии. Нужны ли перемены?

Бухгалтерский учёт нельзя представить без документов. Стопки бумаг и папки в шкафах сопровождали этот процесс годами. И вот, наконец, всё изменилось — внутренний и внешний документооборот стал электронным.

Ещё недавно в России от бумажного взаимодействия отказывались на уровне компании — многие цифровизировали внутренние бизнес-процессы. Использовали как стандартные ERP- и BPM-решения — для учета и управления бизнес-процессами, так и ECM-системы — для управления не только процессами, но и контентом предприятия.

Безбумажные процессы активно выходят за контур одной компании. Возникло новое понятие — межкорпоративный документооборот. Подробнее об этом — в специальном разделе ECM-Journal.

Бизнес уже оценил выгоды ЭДО и стремится автоматизировать взаимодействие с контрагентами. Особенно выгодны такие изменения в бухгалтерии. Рассмотрим на примере:

• бухгалтер создаёт акт выполненных работ в 1С или другой учётной системе, выводит его на бумагу, ставит подпись/печать и отправляет компании-партнёру;
• секретарь принимает акт от курьера или забирает из почтового отделения. Затем помещает документ в МФУ, делает скан и заносит его в информационную систему. А бедный бухгалтер уже вручную делает проводку в своей учётной системе.

При этом бумажный документ, который привезли секретарю, нужно ещё обязательно хранить. А что если его потеряли, испортили в пути или при оформлении допустили ошибку?

Правильно, все этапы работы с документами повторяются — акт приходится печатать заново, отправлять и тратить деньги, время, нервы… А бухгалтер на другой стороне вынужден ждать документ неделями, а иногда месяцами.

Знакомая ситуация? Если да, то компании пора переводить внешний документооборот в цифру. Только так можно исключить потери и порчу документов, избавиться от затрат на печать и доставку.

Выгоды на реальном примере — при использовании сервиса Synerdocs:

Способы обмена электронными документами

После решения перейти на безбумажное взаимодействие с бизнес-партнёрами должен быть второй шаг. Теперь нужно выбрать, как именно обмениваться такими документами.

Обычно рассматривают два способа:

1. Прямой обмен электронными документами. Чтобы он был юридически значимым, нужно заранее заключить с контрагентами специальное соглашение.

В документе необходимо обязательно уточнить порядок и условия безбумажного документооборота. В том числе нужно указать, как именно участники обмена планируют отправлять, получать и подписывать электронные документы. Важно: если обе стороны готовы работать с усиленной квалифицированной подписью, то соглашение подписывать необязательно. Если же подписи используются другие, то оно требуется.

В любом случае таким способом можно отправлять файлы-оригиналы прямо на email компании-получателя. Вот только эта схема работает не всегда — есть ограничения по видам документов, которые бизнесу можно подписывать и отправлять таким способом. Например, так нельзя обмениваться УПД или счетами-фактурами. И вот тогда «спасает» второй вариант.

2. Обмен через оператора электронного документооборота, а точнее через его специальный сервис.

Образец соглашения об обмене электронными данными с участием оператора и подробнее об оформлении документа — в статье ECM-Journal.

Компания-пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена. И всё, теперь остаётся только оплатить услуги, зарегистрировать себя и контрагента в сервисе, и можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы.

Как перейти на ЭДО

Итак, вы выбрали максимально легитимный способ — работать с контрагентами через оператора ЭДО. Чтобы перейти на безбумажное взаимодействие, нужно пройти три шага:

• выбрать сервис и зарегистрироваться;
• купить сертификат электронной подписи (ЭП) — услугу может предоставить оператор;
• подключить партнёров к ЭДО. Это можно сделать самостоятельно или опять же через оператора.

Подключиться к сервису обмена

Для начала нужно выбрать сервис, который действительно подходит. Провайдеры предлагают разные тарифы и возможности — как технические, так и организационные. Все условия можно найти на сайте или обсудить по телефону, email.

Для подключения нужно зарегистрироваться в сервисе — придумать логин и пароль. Второй вариант, если уже есть сертификат ЭП, — пройти аутентификацию по нему. Параллельно пользователю предлагают принять правила работы в сервисе и подписать публичную оферту (лицензионный договор).

Купить сертификат электронной подписи

Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи России. Список опубликован на сайте министерства. Удостоверяющим центром может быть и сам оператор ЭДО. Иногда он выдаёт сертификаты через организацию-партнёра.

«Если обратиться к ФЗ № 63 „Об электронной подписи“, то станет понятно — сертификат ЭП идентифицирует конкретное лицо, которое может работать с документами от имени организации и на основании ей устава (доверенности). То есть пользователь у сертификата один, передавать кому-либо его нельзя. Точно так же, как если бы человек подписывал документы собственноручно — на бумаге».

Татьяна Жигалова, аналитик Synerdocs

При этом важно правильно выбрать электронная подпись, сертификат которой понадобится. На данный момент есть три варианта: усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная и простая.

Согласно ФЗ № 63 документы, подписанные любым видом ЭП, — то же самое, что и бумажные с собственноручной подписью.

Подключить контрагентов

Если партнёров в сервисах ЭДО нет, то обмениваться документами будет не с кем. Максимум эффекта от перехода организации на электронный документооборот можно получить только тогда, когда все контрагенты готовы к изменениям или уже работают по-новому.

«Для начала нужно сообщить им, что теперь используете сервис для обмена электронными документами. Пригласите контрагентов подключиться к ЭДО — напишите email, расскажите о новой возможности по телефону или при встрече. Главное — представить выгоды отказа от бумаг. Для контрагента и вас это не только экономия в рублях, но еще и ускорение совместных процессов».

Татьяна Жигалова, аналитик Synerdocs

Что делать, если партнёр использует сервис другого оператора ЭДО? Есть два решения. Первое — подключиться к нему самому. Но только если контрагентов много и каждый из них использует свой сервис, придётся оплачивать услуги множества провайдеров. Для бухгалтерии это большой минус — расходы явно увеличатся.

Роуминг в ЭДО

Это второй и более рациональный вариант. Благодаря этой технологии можно обмениваться документами с контрагентами, которые используют другой сервис. Для настройки роуминга ЭДО, нужно обратиться к своему оператору.

В переводе контрагентов на безбумажный документооборот используют «кнут» и «пряник». Чем именно отличаются методы — в материале ECM-Journal.

А теперь коротко

В бухгалтерии уже, как правило, используют учётную систему, сервис для сдачи отчётности и другое ПО. То есть внутри компании документооборот и процессы уже обычно автоматизированы.

Чтобы перейти от внутреннего цифрового взаимодействия к внешнему, нужно выбрать сервис, зарегистрироваться в сервисе, оплатить тариф и купить сертификат электронной подписи. Всё, теперь можно приглашать контрагентов к обмену.

Большую часть работ можно не делать самому — многие операторы ЭДО выполняют их за клиентов. Нужно лишь обратиться к ним за помощью.

Читать дальше:

• Часть 2. Электронная подпись в бухгалтерии
• Часть 3. Электронные бухгалтерские документы — факты, законы и важные нюансы
• Часть 4. Электронная отчетность в налоговую: особенности взаимодействия с ФНС
• Часть 5. Хранение электронных документов: где и как
• Часть 6. Тренды. От маркировки товаров до электронного документооборота в грузоперевозках

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>

Источник: klerk.ru

«А мы уже на ЭДО!» Вы уверены?

Практика показывает, что многие добросовестно заблуждаются, полагая, что они «на ЭДО». А как же, обмениваемся электронными документами напрямую с контрагентами, документы отсылаем по самой что ни на есть электронной почте (а копии бережно подшиваем в папочки и храним -цать лет). Конечно, «экономя» на услугах оператора.

На самом деле это означает отсутствие таких возможностей как:

• передача абсолютно всех документов напрямую адресату;
• 100%-ная автоматизация документооборота;
• защищенность от претензий, в т. ч. в суде (ЭДО фиксирует все манипуляции с документами, отправку, доставку, корректировку и т. д.);
• снижение до минимума человеческого фактора — ошибок, опечаток, «не ту печать шлепнул» и т. п.
• сохранность документов в защищенном хранилище (например, в облаке оператора ЭДО).

Организация лишается по-настоящему масштабного документооборота, когда «все ходы записаны», каждое движение документа регламентировано и учтено.

К тому же сейчас многие соглашения об электронном документообороте составлены настолько «удачно», что в случае возникновения споров и разногласий выясняется, что никто никаких документов не получал, не составлял или не понял.

Что такое реальный ЭДО

ЭДО, как технология, представляет собой обмен электронными документами через интернет. А с точки зрения пользователя — это тогда, когда вся работа с документацией ведется БЕЗ применения бумажных носителей со скоростью мысли, с помощью защищенной от подделок квалифицированной ЭП.

Настоящий ЭДО позволяет управляться с информационными массивами любого объема, организовать огромный документооборот, сократить (точнее, исключить) затраты, риски утраты данных, ошибки, вызванные человеческим фактором.

Это для крупных предприятий, скажете вы? А как насчет возможности получать оплату «день-в-день» — жизненно важная вещь для малого и среднего бизнеса? Именно благодаря ЭДО процесс получения оплаты ускоряется максимально. К тому же большинство выгодных деловых партнеров давно применяют ЭДО и не заинтересованы подстраиваться под чей-то допотопный документооборот.

Настоящий ЭДО позволяет подписывать и отправлять документы в мгновение ока, загружать в систему документы любым удобным способом, проверять и изучать документы, независимо от формата, блокировать нежелательных «бизнесменов» — все это можно оценить и опробовать бесплатно в Астрал.ЭДО.

Что нужно для перехода на ЭДО?

Необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику, выработать схему документооборота и распределить функции между сотрудниками (право подписи, редактирования, согласования и т. п.), выбрать оператора ЭДО, подписать договор с ним и подключиться к системе. Из необходимых инструментов нужны квалифицированная ЭП и программное обеспечение, предоставленное оператором.

Многих пугают затраты на электронную подпись, но на ЭДО можно работать со всеми видами подписи (см. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ: простая, неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись). Для каждой подписи — своя сфера (за исключением простой, все-таки она сугубо для внутреннего пользования). Скажем, вполне возможно подписывать внутреннюю документацию (справка, приказ, докладная и проч.) неквалифицированной ЭП. Но квалифицированная ЭП открывает максимум возможностей, и степень удобства ее применения куда выше ее цены.

Тем более что в рамках спецакции @ZABOTA от Астрал-ЭТ можно перевыпустить сертификат, с которым ЭП будет действовать на протяжении всего 2022 г., без очередей и лишних бумаг.

Как выглядит схема ЭДО?

Она проста, как все гениальное, и едина как для «малышей», так и для бизнеса международного масштаба.

Как выглядит схема электронного документооборота

Вы — отправитель, — сформировав цифровой документ, подписываете ЭП и по каналам оператора ЭДО передаете его получателю, а тот, соответственно, подписав, через оператора ЭДО возвращает обратно. Ну, конечно, сохраняется полная возможность внести и согласовать изменения, дополнения и т. п., только появляется дополнительный гарант полной безопасности документооборота, который решает все технические вопросы, связанные с ЭДО.

А как узнать, что контрагент подключен к ЭДО?

Проще всего не играть в разведчиков, а выяснить этот вопрос у самого контрагента. А если серьезно, многие учетные системы сами оповещают, что деловой партнер был подключён к системе ЭДО.

Для пользователей «1С» достаточно подключить сервис «1С-ЭДО», уже встроенный в встроенный в 1С, отправить приглашение контрагенту и начать работать. Никакие дополнительные соглашения с контрагентами заключать не нужно.

Так, если вы пользуете «1С», достаточно заглянуть справочник «Контрагенты», и убедиться в наличии или отсутствии напротив наименования соответствующей компании значка. Если он есть — просто отправляйте приглашение на обмен цифровыми документами.

Возможно, что вы со своим деловым партнером выбрали разных операторов — не беда. У всех ведущих операторов имеется возможность настроить роуминг для беспрепятственного обмена документацией.

Для настройки роуминга достаточно узнать идентификатор СЭД, и даже выяснить, у какого оператора «обслуживается» ваш контрагент. Например: 2AEdcc414cc219b11e2a6300500d730304c,

где первые 3 символа ― код оператора ЭДО (в данном случае — «Калуга Астрал»), а остальные собственно идентификатор, личный номер. В «1С» добыть идентификатор можно без труда, пройдя по маршруту: «ЭДО» — «Учетные записи», вкладка с регистрационными данными.

«Калуга Астрал» обеспечивает роуминг со всеми значимыми операторами ЭДО. Настройка роуминга и все входящие — бесплатно. Быстрый старт: 2 мин. после подачи заявки.

В заключение отметим, что всеобщий ЭДО не за горами: уже с 1 января 2022 г. его противники потеряют возможность работать с рядом популярных товаров, подлежащих маркировке, — одежда, текстиль, парфюмерия, автошины, табак, фототехника, — а передача данных о них через ЛК в «Честный ЗНАКе» станет невозможной.

Кроме того, именно сейчас выгодно перевыпустить сертификат ЭП, и она будет действовать в течение всего 2022 г., а с нового года за ней руководителям и ИП придется отправляться в органы ФНС и к ее доверенным лицам, а сейчас и фирмы, и ИП могут без хлопот получить сертификат в своем УЦ. Так что если вы ждете подходящего момента перейти на ЭДО, то он уже настал.

Плюсы перехода с бумажного документооборота на электронный

Главный плюс перехода на ЭДО — экономия времени. С ним можно в считанные секунды провести любую операцию:

• подать налоговую и бухгалтерскую отчетность;
• направить договоры контрагентам;
• подписать акт с подрядчиками.

В целом, бизнес добровольно решает, применять ли ему ЭДО. Но в некоторых ситуациях он должен перейти на электронный документооборот по закону. Например, электронный формат обязателен для сдачи некоторой отчетности:

• бухгалтерская отчетность юрлиц;
• статистическая отчетность;
• некоторая налоговая отчетность (например, декларация НДС);
• формы 6-НДФЛ и 2-НДФЛ при численности штата больше 10 человек и т.д.

Кроме того, электронный документооборот применяется на всех этапах государственных закупок и в работе с маркированной и прослеживаемой продукцией.

К 2024 году применение ЭДО станет обязательным для всех участников рынка ввиду утвержденной Правительством РФ Концепции развития ЭДО. В ней описан комплексный порядок по внедрению электронного документооборота в ключевые направления хозяйственной деятельности.

Некоторые предприятия с самого начала выбирают цифровой формат из-за его преимуществ перед бумажным. Сравним основные критерии:

Показатель	ЭДО	Бумажный формат
Стоимость	Создание документов — бесплатно. Стоимость отправки документов зависит от оператора — в среднем, 5-9 рублей.	Для создания документов требуется бумага — в среднем, 1,5 рубля за лист формата А4. Отправка документов по почте — 50-100 рублей. Отправка курьерской службой — от 200 до 400 рублей (стоимость зависит от населенного пункта и конечного назначения).
Хранение	Хранение архива — бесплатно.	Для архива требуется отдельное место в офисе или аренда помещения.
Срок доставки	Электронные документы приходят получателю мгновенно. В исключительных случаях бывают короткие задержки из-за перебоев в Сети.	Срок зависит от пункта назначения. При отправке документов в рамках одного города курьером — в рамках одного рабочего дня. При отправке почтой — от 4 до 14 дней.

Теперь поговорим о том, как правильно перейти к электронному формату на предприятии.

Этап 1. Вносим изменения в учетную политику

Первое, с чего нужно начать переход на ЭДО — корректировка учетной политики. Факт того, что предприятие использует электронный формат при работе с документами, нужно отразить в положении об ЭДО. Указывают все ключевые моменты:

• вид ЭП;
• перечень документов, применяемых в ЭДО;
• порядок хранения файлов и т.д.

Этап 2. Строим схему документооборота

Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:

• определить, сколько сотрудников работают с документами;
• обозначить цепочку передачи документов и прописать этапы их согласования;
• назначить ответственных лиц за подписание и отправку определенных файлов;
• уточнить порядок передачи сведений контролирующим органам, передачи пояснений при проверках и т.д.

Этап 3. Выбираем техническое решение

С электронными документами можно работать двумя способами.

Первый — с помощью веб-версии. В этом случае не нужно устанавливать отдельное ПО — достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора электронного документооборота. Работать с электронными файлами может ответственный сотрудник. Порядок простой:

• Работник выгружает файл на сайт.
• Документ проходит этапы согласования по установленной цепочке.
• Руководитель заверяет файл электронной подписью.
• Документ направляют контрагенту.

Так можно работать на ПК и мобильных телефонах. Платить нужно только за отправку файла. Веб-версия выгодна при малом трафике (до 100 файлов в месяц) и небольшом количестве партнеров и контрагентов.

Другой вариант — локальное ПО. Компания покупает сервис, который интегрируется с учетной системой. Сервис ЭДО позволяет работать одновременно со внешними и внутренними пользователями и полностью автоматизирует работу с документами. У программного обеспечения сравнительно больше возможностей, которые позволяют организовать полноценную систему ЭДО внутри предприятия:

• удаленный доступ нескольких пользователей к электронным файлам;
• функции планирования, постановки и контроля задач;
• распознавание бумажных версий документов;
• контроль сроков передачи документов и т.д.

Чтобы пользоваться ПО, нужно установить программу и приобрести лицензию. Стоимость на каждого пользователя варьируется от 2-3 до 20 тысяч рублей. Также потребуются средства на установку, настройку рабочих мест, обучение сотрудников. Поэтому сервис ЭДО больше подойдет предприятиям с высоким трафиком и множеством партнеров и контрагентов.

Этап 4. Выбираем оператора ЭДО

Чтобы организовать удобный порядок ЭДО, нужно ориентироваться на запросы бизнеса и предложения конкретных операторов. Вот несколько базовых критериев, которые стоит оценить перед подключением:

1. Уровень защиты. Узнайте о том, как оператор ЭДО обеспечивает безопасность на всех этапах — при доступе к системе и документам, обмене данными, хранении электронных файлов (в том числе, после прекращения действия лицензии).
2. Интерфейс. Оцените, насколько понятен сервис и удобно ли им пользоваться.
3. Наличие роуминга. Он необходим, если ваши партнеры работают с другим сервисом.
4. Техподдержка. Узнайте, как быстро отвечают на запросы, какие услуги поддержки входят в пакет, есть ли круглосуточные консультации.
5. Функционал в рамках стоимости. Заранее узнайте, какие услуги входят в пакет, а за что придется доплачивать. Сравните разные предложения по стоимости и входящему в ее функционалу.

Налоговая служба составила список операторов ЭДО федерального уровня. Если хотите сразу отмести ненадежные организации, можно начать с него.

Этап 5. Получаем электронную подпись

Работать с электронными документами можно только при наличии ЭП. Есть несколько видов электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная. Больше всего возможностей у последней. С ней можно не только подписывать договоры, но и подавать отчетность в госорганы, участвовать в госзакупках, работать с ЕГАИС.

Сейчас ее бесплатно выдают в инспекциях налоговой. О том, как ее получить, мы подробно рассказали в статье.

Что осталось сделать, чтобы полностью перейти на ЭДО

Перед переходом на электронный документооборот нужно предупредить партнеров и контрагентов и подключить их к системе ЭДО. Иначе вы не сможете полноценно обмениваться документами. При этом можно работать с одним оператором ЭДО или с несколькими сразу.

1. Получите электронную подпись

Для полноценной работы с электронными документами вам понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Без него можно просматривать и обмениваться документами с другими компаниями, но нельзя их подписывать. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех электронных документов, которые скреплены КЭП. Лишь она считается аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

Получить сертификат КЭП можно в любом удостоверяющем центре. Актуальный перечень аккредитованных центров публикуется на сайте Минкомсвязи России.

---

2. Подключитесь к оператору ЭДО

Это, пожалуй, самый ответственный этап. Чтобы не ошибиться с выбором оператора и тарифа, свяжитесь с вашими партнерами и узнайте, используют ли они электронный документооборот и какими операторами пользуются. Рекомендуем вам составить список, где вы это укажете. Он поможет определить, в каком объёме в итоге вы будете обмениваться электронными документами и, соответственно, какой тариф вам подойдёт.

Обратите внимание на самых популярных операторов среди ваших партнеров, узнайте, довольны ли они сервисом. Обязательно посмотрите отзывы в интернете. Проверьте работу службы поддержки клиентов, ведь вам может потребоваться консультация или техническая помощь, причем в любое время суток.

Сравните тарифы и выберите оптимальный в зависимости от объема своего документооборота. Не забывайте, что вся входящая документация бесплатна, а оплачивать нужно будет только отправку, при этом цена устанавливается не за лист, а за документ в целом (а он может состоять как из одного, так и нескольких листов). Момент оплаты тоже наступает в разное время: после доставки, если речь идет о документе с односторонней подписью (счет), или после подписания контрагентом в случае с двусторонней подписью (акт).

Еще одна важная опция, которую часто упускают из виду при выборе оператора ЭДО, − поддержка роуминга. Эта технология транзитного обмена электронными документами пригодится, если вы и ваш контрагент пользуетесь услугами разных операторов ЭДО. Техническая возможность настройки документооборота в этом случае будет зависеть от наличия роумингового соглашения между операторами. Если оно есть, вам достаточно будет подать заявку на роуминг, а ваш оператор настроит документооборот с нужным контрагентом. Такой формат работы не привязывает вас к одному оператору.

Возможно, вы спросите: а зачем вообще нужен оператор? Нельзя ли обмениваться электронными документами напрямую, без участия еще одной стороны? Отвечаем: нет, это запрещено законом. Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения электронных счетов-фактур и иных документов. Также оператор несет ответственность за быструю доставку и целостность электронного документа при пересылке. С законодательной базой по ЭДО можно ознакомиться здесь.

---

3. Выберите способ работы с ЭДО

Есть два варианта. Первый − работать через браузер. Для этого не потребуется ничего, кроме стабильно работающего интернета и КЭП. Обмен документами будет происходить с контрагентами по принципу электронной почты. Никакого внешнего вмешательства в информационные системы вашей компании.

Второй способ − более продвинутый. Он предполагает работу через модуль для 1С. Достаточно интегрировать в 1C этот модуль (оплачивается отдельно) и работать с электронными документами в привычной системе. Вы сможете подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С (для этого на его стороне тоже должен быть установлен такой же модуль). И не нужно тратить дополнительное время на заведение документов в систему вручную.

Кроме того, вам может понадобиться интеграция с вашей учетной системой. Это более сложные манипуляции, поэтому обязательно убедитесь, что выбранный оператор обладает необходимыми компетенциями по внедрению интеграционных решений.

---

4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО

Когда все организационные моменты решены и система настроена, расскажите своим клиентам и поставщикам о том, что готовы обмениваться с ними электронными документами. Самых важных партнеров лучше оповестить заранее и дождаться их реакции.

Тем, кто использует ЭДО, отправьте приглашение в системе электронного документооборота, иначе обмен документами будет невозможен. Остальных пригласите присоединиться к вам, чтобы вместе получать максимальный эффект. Как показывает практика, многих вполне может убедить успешный опыт коллег, так что не стесняйтесь делиться своими успехами после перехода на ЭДО. В противном случае осуществляйте документооборот с ними, как обычно, или ставьте более жесткие условия (обменивайтесь только за их деньги или раз в полгода), − выберите сами в зависимости от возможностей и отношений с партнерами.

---

При чем тут «Информатика и Сервис»?

«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.

К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).

Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».

Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде. Чего и вам желаем!

А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.

---