Загрузить PDF
Загрузить PDF
Предложение руководству будет полезным в том случае, если вы хотите озвучить процедурные усовершенствования, дополнительные возможности дохода или способы экономии. Также можно составить предложение, если вы заметили аспекты, которые, на ваш взгляд, следует изменить. Для подготовки предложения руководству компании важно собрать все необходимые сведения. Сообщите идею сотрудникам и узнайте их мнение. Текст предложения должен быть тактичным.
-
1
Сформулируйте идею или проблему. Если вы хотите оптимизировать производство или снизить расходы, то важно определить основную проблему. Часто идея будет казаться вам понятной, но если вы пытаетесь устранить проблему, то будьте наблюдательны.
-
2
Исследуйте вопрос. Прежде чем составлять предложение, проверьте все факты. Нужно поговорить с причастными людьми — сотрудниками, руководством или клиентами. Читайте о других компаниях и отличиях в работе.
- Например, если вы считаете, что руководству следует сменить поставщика продовольствия, то сначала поговорите с работниками кухни. Что они думают об этом? Они работали в других фирмах с другими поставщиками? Что думают ваши сотрудники? Возможно, ваше недовольство является не вопросом качества, а личных предпочтений.
-
3
Составьте описание проблемы. Прежде всего необходимо описать текущую ситуацию. Укажите все уместные детали (задействованные лица, даты, места). На данном этапе не высказывайте суждений, а просто объясните положение вещей.
- Например, напишите: «Последние семь лет компания X пользуется услугами поставщика Y. За это время количество основных блюд сократилось с пяти до двух. Количество вегетарианских блюд также сократилось, а в некоторые дни они вообще отсутствовали».
-
4
Объясните свое решение. Очертите проблему и ясно сформулируйте свое предложение. Сразу сообщите ключевую идею. Покажите, что вы опираетесь на исследования.
- Например, напишите: «Я рекомендую компании X сменить поставщика провизии. Доступно сразу несколько вариантов на выбор. Поставщик W и поставщик Z предлагают обширное меню с ценами, которые сопоставимы с расценками нынешнего поставщика. Более того, поставщик Z предлагает ежедневные основные блюда вегетарианской и веганской кухни, а также блюда без глютена, что позволит лучше удовлетворить потребности всех сотрудников. Поставщик W предлагает меньше веганских позиций в меню, но также является хорошим вариантом. По результатам исследования 2011 года 40 % наших сотрудников являются вегетарианцами, 10 % — веганы и 2 % отказались от глютена».
-
5
Составьте план. Опишите каждый шаг, включая время и стоимость реализации. Четко укажите известные факты и неизвестные аспекты. Используйте пронумерованный план. Сообщите больше подробностей. Не преувеличивайте ценность своего предложения, но опишите потенциальные результаты.
- Для смены поставщиков нам потребуется: 1. Дождаться завершения договора с поставщиком Y 2. Запросить у поставщиков W и Z пробные образцы 3. Выбрать одну фирму 4. Заключить договор с выбранной фирмой. Расходы будут сопоставимы с расценками нынешнего поставщика Y. По завершении срока действия договора с поставщиком Y штрафы не предусмотрены. Более того, если сотрудникам больше понравятся новые продукты, то удовлетворенность на рабочем месте возрастет.
-
6
Перечислите возможные возражения. Покажите, что вы осведомлены о возможных недостатках вашего плана. Возможно сопротивление среди сотрудников? Например, некоторым сотрудникам нравится нынешний поставщик. Вам придется убеждать вышестоящие инстанции в безопасности такой идеи? Расскажите, как вы собираетесь убедить других в успехе идеи.
-
7
Укажите необходимые материалы и сотрудников. Если для изменения требуется закупить новые материалы или нанять новых сотрудников, то сообщите об этом после плана. Также сообщите требуемое время (время тоже ресурс). Создайте контрольный список. Например, можно указать следующее:
- Требуется: подкомитет для оценки поставщиков (4 представителя разных отделов компании), 2 часа на пробы образцов, 3 часа на составление отчета.
-
8
Завершите предложение первоочередной выгодой. В конце документа повторите предложенное изменение. Переформулируйте три ключевых пункта и составьте итоговое предложение. Можно рассматривать это как пояснительную записку. Например:
- «Как сказано в предложении, за последние семь лет поставщик Y сократил количество главных блюд в меню. Поставщики W и Z предлагают больше разнообразия за сопоставимую стоимость. Я рекомендую провести пробу образцов товара новых поставщиков, чтобы сделать окончательный выбор. Такой шаг наверняка повысит степень удовлетворенности и лояльности сотрудников».
- Укажите конкретные финансовые или количественные преимущества. Например, инновации позволят сократить расходы? Сообщите об этом.
- Упомяните качественные преимущества. Иногда пользу для компании не получится показать в количественном выражении с помощью цифр и голых фактов. Сообщите, если изменения повысят уровень удовлетворенности сотрудников. Подобные улучшения также ценны.
Реклама
-
1
Покажите предложение сотруднику. Лучше всего показать предложение коллеге и попросить высказать мнение. Сотрудник может согласиться с вами. В случае несогласия уточните причины. Если замечания покажутся вам справедливыми, то пересмотрите свое предложение. Если же вы признаете уместность замечаний, но не согласны с точкой зрения коллеги, добавьте возражения в соответствующий раздел предложения.
-
2
Проверьте документ. Завершите текст предложения и покажите другу или коллеге, после чего убедитесь в отсутствии стилистических, грамматических и пунктуационных ошибок. Также следите за объемом. Не пишите слишком большое предложение, иначе руководители могут даже не читать документ! Одной-двух страниц вполне достаточно.
-
3
Подайте предложение руководству. Когда предложение будет готово, определите руководителя, которому следует подать документ. В некоторых организациях используется очевидная структура управления и принятия решений. В других компания с более горизонтальной структурой не всегда понятно, кто имеет реальные полномочия. Изучите этот вопрос и выявите подходящего человека. Подайте ему свой отчет.
- Попробуйте организовать личную встречу. Часто начальники лучше реагируют на предложения перемен при разговоре лицом к лицу. В противном случае отправьте предложение в обычном или электронном письме.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 18 267 раз.
Была ли эта статья полезной?
Download Article
Download Article
Writing to management is useful if you want to propose procedural improvements, additional income possibilities, or ways to be more economical. You also might write a proposal if you notice something that you feel must change. If you want to write a proposal to the management of your company, take the time to gather needed information. Run your ideas by your co-workers to see if they agree. Approach management tactfully.
Sample Proposals
-
1
Determine your idea or problem. Whether you want to write about streamlining operations or reducing costs, figure out what the key issue is. Often, the idea needs to be clear to you.[1]
If, however, you are trying to make a mark or troubleshoot, be observant.[2]
-
2
Do your research. Before writing a proposal, be sure to check all the facts. Talk to relevant people whether co-workers, managers, or customers. Read about similar companies and see what they do differently.
- For example, if you think the management should change its caterer, talk first to the kitchen staff. What do they think? Have they worked in other places with different caterers? What do your co-workers think? Maybe your disgruntlement is a matter of personal taste rather than quality.
Advertisement
-
3
Write a problem description. To start your proposal, describe what is happening at present. Include all relevant facts (who is involved, dates, locations). In this part, do not issue judgement; rather, just explain things as they are.[3]
- For example, you might write “Company X has been using Caterer Y for the past seven years. During this time, the number of available entrees has decreased from five to two. The amount of vegetarian-friendly items also has decreased with some days there being none.”
-
4
Explain your solution. After identifying the problem, write specifically what you propose to do. Lead with your key point. Show what your findings are based on your research.[4]
- For example, you might write, “I recommend that Company X switch to another caterer. Company X has several other caterer options. Caterer W and Caterer Z both offer larger menus and have comparable costs to our existing provider. Furthermore, because Caterer Z offers daily vegetarian, vegan, and gluten-free entrees, they could better meet the needs of our workforce. Caterer W offers fewer vegan-specific items but also could be a good choice. A survey completed in 2011 showed that 40% of our employees are vegetarian, 10% are vegan, and 2% are gluten-free.”
-
5
Outline a plan. Describe each step and its related implementation times or costs.[5]
Be clear with what you know and what remains to be seen. Consider writing numbered steps. Then offer more details. Do not overestimate the value of your change but do suggest what you think the results could be.[6]
- To switch caterers, we will need: 1. To end our contract with Caterer Y 2. Ask Caterers W and Z for trial tastings 3. Choose one of the firms 4. Sign a contract with the chosen firm. The costs should be comparable to our current costs with Caterer Y. As long as we finish our contract term with Caterer Y, there should be no financial penalties. Furthermore, if our employees like the new food more, their workplace satisfaction is likely to improve.
-
6
State possible objections. Show your awareness of any possible hitches to your plan. Will there be resistance among employees? For instance, some people might love your current caterer. Could you have to convince a government agency that your new product idea is safe? Talk about steps you would take to convince others of your project.
-
7
Mention needed materials and/or personnel. If your change requires the purchase of materials or the hiring of new employees, include this after the steps. Also, mention needed time, as that too is a resource. Create a checklist of sorts. For example you might write:[7]
- Needed: sub-committee for caterer evaluation (4 people from different parts of the company), 2 hours for tasting, 3 hours to write the report.
-
8
Conclude with the primary benefits. Whatever change you plan to implement, repeat it once at the end. Rehash your three main points and then offer a concluding sentence. Think of this as your executive summary. For example:[8]
- ”As this proposal demonstrates, Caterer Y has decreased its entree offerings over the past seven years. Caterers W and Z offer comparatively priced, more diverse options. I recommend that we do trial tastings with these caterers in order to choose a new food supplier for this office. This in turn likely will boost employee satisfaction and retention”
- Mention specific monetary or quantitative benefits. For example, will your innovation cut costs? Say so.[9]
- Outline qualitative benefits. Sometimes a company benefits in ways we cannot quantify with hard facts or numbers. If you will increase employee happiness, mention this. These improvements can be just as valuable as quantitative ones.
Advertisement
-
1
Have a co-worker read it. Preferably, ask a peer to read and give you feedback on your proposal. Perhaps they agree. If they do not, think about their objections. If you think they are valid and perhaps override your proposal, consider revision. Instead, if you see the validity of their points but disagree, add their sentiments to your objection section.
-
2
Revise. Once you have crafted your proposal, ask someone you trust to review it. Then, revise it based on the purpose of the proposal for flow, grammar, accuracy, and word count. You do not want too long of a proposal or your managers might not read it! Aim for one to two pages if possible.[10]
[11]
-
3
Submit it to management. After you feel your proposal is ready, determine to which person you should submit it. In some organizations, it is clear who is in charge and makes decisions. In other companies with more lateral structures, it can be trickier to know who the real decision-makers are. Do a bit of background research into your firm to determine the right person.[12]
- Remember to tailor your proposal according to your target audience. It’s really important to articulate your message in a clear and concise way that will truly resonate with the ones reading it.
- Once you know who that person is, see whether an in-person meeting is possible. Oftentimes, people respond to requests for change better when speaking face-to-face. Otherwise, send a paper copy or if not possible, an email.[13]
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do you write a job proposal for a management position?
Maureen Taylor is the CEO and Founder of SNP Communications, a leadership communications company based in the San Francisco Bay Area. She has been helping leaders, founders, and innovators in all sectors hone their messaging and delivery for almost 30 years, and has worked with leaders and teams at Google, Facebook, Airbnb, SAP, Salesforce, and Spotify.
Corporate Communications Advisor
Expert Answer
Be clear about what the candidate needs to be able to do, whether that’s coding, writing, editing, or something else. It’s also important to be clear about the culture of the company and the kind of person you want. That’s key, especially with the newer workforce—they want a place that fits their personality. The work you do might be similar to other places, but mentioning all that info about your company will be a magnet for the right type of people.
-
Question
How do I write a proposal to employer training that would benefit staff?
Don’t. Write one that benefits the employer so the employer actually agrees to it. They spend the money so the employees get X, BUT, employees getting X means the employer gets Y, so it’s good for them.
-
Question
How do I write a proposal to the director of a school to provide materials for sporting activities?
Look at the school’s budget to see if there are areas where you can suggest cutbacks. Look into different school fundraisers and get permission to hold them, along with a list of adult volunteers who would be willing to help. Explain how important these activities are to maintain the overall unity of students, and how that positive bonding carries over into schoolwork, show statistics to back it up. If that fails, petition the board.
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Video
Thanks for reading our article! If you’d like to learn more about technical writing, check out our in-depth interview with Maureen Taylor.
References
About This Article
Article SummaryX
To write a proposal to management, start by stating your idea or problem, such as asking management to change its caterer. Then, follow up with relevant facts to support your idea, like data on rising food costs or input from other employees. Next, explain your solution and outline a plan for implementing it, with details like how to end the contract with the current caterer so that there are no financial penalties. Finally, explain the benefits of making the change, such as lower food costs or greater employee satisfaction. For advice on how to bring your proposal to your boss, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 699,772 times.
Reader Success Stories
-
Mathews Mashegoane
Oct 9, 2018
«I was looking for clues on how to start my proposal, and fortunately I found that and more in this article. This…» more
Did this article help you?
Как подготовить предложение руководству
1 методика:Составление своего предложения руководству
Причины подготовки предложения руководству разнообразны. Целью может стать оптимизация процессов, введение новых мер по обеспечению безопасности, увеличение прибыли или экономия материальных средств. Изложение предложения в письменной форме требуют определенной подготовки, то есть сбора информации, ее организации, консультаций с компетентными лицами. Ниже приведены советы по составлению предложения руководству.
Шаги
Составление своего предложения руководству
-
1
Оцените текущую ситуацию, проблемы, вопросы, требующие решения. Это могут быть не рациональные, завышенные расходы, длительный производственный процесс, кадровая текучка, недовольство клиентов. -
2
Объясните руководству суть вашего предложения. Это может быть, например, исключение нецелесообразных звеньев из производственного процесса, создание нового продукта или введение дополнительных мер по обеспечению безопасности.- Изложите пути выполнения предложенных вами преобразований. К примеру, для повышения уровня информационной безопасности в организации необходимо внедрение обязательной внутренней программы сертификации и проведение курса обучения персонала информационной безопасности.
- Определите конкретные шаги по воплощению вашего плана в жизнь. Перечислите шаги в порядке их очередности. Например, руководство должно понять суть нового процесса, закупить новое оборудование, нанять персонал, обладающий требуемой квалификацией.
- Приложите к предложению список необходимого оборудования, перечислите ресурсы и материалы, которые понадобятся для реализации вашего плана. Возможно, потребуется приобрести новое программное обеспечение, пересмотреть программу подготовки специалистов или модернизировать техническое оснащение.
-
3
Укажите конкретные преимущества от реализации вашего предложения. Вашей целью может стать повышение уровня эффективности, снижение производственных расходов, увеличение объема продаж или достижение удовлетворенности сотрудников.- Для начала продемонстрируйте руководству потенциальную выгоду. Основываясь на своих знаниях о мощности вашей организации и ее целей, подчеркните возможные выгоды от реализации вашего предложения и сыграйте на интересах руководства. Например, если результатом вашего нововведения станет увеличение прибыли компании или удовлетворение интересов сотрудников, ваша организация будет заинтересована в воплощении вашей идеи в кратчайшие сроки.
- Подайте информацию о выгодах в цифрах. Если вашей целью является экономия средств компании, то покажите сумму сохраненных денег за определенный отрезок времени. Если вы хотели бы ускорить производственный процесс, то посчитайте количество сэкономленного времени.
- Будьте реалистичны и прагматичны при описании потенциальных выгод. Анонсирование слишком амбициозных финансовых перспектив или обещание невероятной экономии средств лишит ваше предложение кредита доверия.
-
4
Подумайте, какие у руководства могут возникнуть возражения в связи с вашим предложением и подготовьтесь к аргументированному переубеждению. К примеру, если ваша компания уже имеет негативный опыт создания нового продукта, то вам предстоит объяснить руководству, почему ваша товарная идея будет иметь спрос.- Включите в свое предложение статистические данные и необходимую для подкрепления ваших аргументов, документацию. Проведите маркетинговые исследования, а также анализ практических примеров.
-
5
Попросите коллег, которым можно доверить просмотр вашего предложения. Подберите сотрудников из соответствующих отделов и экспертов, знакомых с тонкостями процесса или мер, которые вы хотите ввести и попросите их выразить свое мнение о вашем предложении. -
6
Отредактируйте свое предложение и включите в него только самое важное. Избегайте словоблудия и отступления от темы предложения, так как это лишь запутает читающего. -
7
Проверьте ваш документ. Предложение, написанное без ошибок, легче читается, и позволяет сфокусироваться на описанной в нем идее.
Содержание
Спрятать
- Что такое письмо с деловым предложением?
- Как написать деловое письмо
- Как написать деловое письмо шаг за шагом?
- Каковы 3 формата делового письма?
- Каковы 7 частей делового письма?
- Какое самое простое деловое письмо?
- Как оформить деловое письмо в Канаде?
- Чего следует избегать в деловых письмах?
- Как написать деловое письмо с предложением
- №1. Создайте хороший заголовок для бизнеса
- № 2. Обращайтесь к получателю должным образом
- №3. Включите детали фона
- № 4. Цель вашего письма должна быть правильно сформулирована.
- № 5. Должен быть включен запрос на последующие действия.
- № 6. Закройте свое письмо
- № 7. Включите поддержку
- Как написать деловое рекомендательное письмо
- Примеры того, как написать деловое письмо
- Как написать деловое письмо-претензию?
- Итоги
- Статьи по теме
- Справка
Независимо от того, отправляете ли вы рекламную презентацию или проходите собеседование, знание наилучшего формата для написания делового письма — очень хороший навык. В этой статье будет рассмотрена вся информация, которую вам нужно знать, и как написать хорошее деловое письмо, деловое предложение, а также как написать деловое рекомендательное письмо и жалобу. Переходим к следующему этапу.
Что такое письмо с деловым предложением?
Письмо с деловым предложением — это документ, который люди используют для приглашения корпораций между компаниями. Кроме того, это форма соглашения, заключенного либо физическим лицом, либо компанией с другой компанией на поставку и продажу им определенного продукта или услуги с некоторыми хорошо изложенными и реализованными преимуществами.
Письмо с коммерческим предложением может быть использовано для:
- Предоставление организациям маркетинговых услуг
- Делайте запросы и запрашивайте спонсорство
- Предложить партнерство
- Предлагать внутреннее сотрудничество между компаниями.
- Предоставлять организациям решения в виде товаров и услуг.
Как написать деловое письмо
Как написать хорошее деловое письмо — это великий навык, которого нет у большинства людей. Хорошее деловое письмо представляет ваше сообщение в отполированном стиле. Кроме того, деловое письмо используется для официальных запросов, сопроводительных писем и многого другого, чтобы передать идеи людей об их бизнесе. Изобразите формальность, прилагаемую к деловому письму, ее все же можно передать и написать в дружеском тоне, потому что они включают краткие вступления перед тем, как перейти к основной причине письма. Вот шаги и то, как ваше деловое письмо должно быть структурировано, чтобы повысить удобочитаемость для ваших получателей.
Как написать деловое письмо шаг за шагом?
- Открытие: укажите свой адрес и дату. Также не забудьте добавить имя, адрес, компанию и имя получателя. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, на котором уже указано ваше имя.
- Приветствие: если вы не знаете, какого пола получатели, используйте их полное имя, например «Дорогой Фавор агу». Наконец, добавьте двоеточие в конце вашего приветствия.
- Основная часть: первое, что вы должны сделать в своем абзаце, — это представиться и четко сформулировать основную мысль письма.
- Закрытие: закройте свои письма, используя рекомендуемое официальное заключение, которое включает «с уважением», «искренне ваш» или «с наилучшими пожеланиями». выбрать профессиональный формат закрытия.
- Подписи: убедитесь, что вы пропустили четыре строки после того, как вы закрыли и напечатали свое имя. Кроме того, обязательно пропустите еще одну строку, а затем введите название своей работы и название своей компании.
- Приложения: Наконец, убедитесь, что вы перечислили и прикрепили каждый документ, который хотите прикрепить к письму. Завершите свое письмо очень сильным и мощным призывом к действию.
Каковы 3 формата делового письма?
Речь идет не только о написании разных писем, но и о том, как мы передаем наши эмоции и отношения в наших письмах. Если вы пишете деловое письмо с предложением, жалобой или представлением, вот три формата деловых писем, которые вы должны знать, и как их правильно написать. Это:
- Полный блок: деловое письмо в стиле полного блока можно использовать как в официальных, так и в неформальных деловых ситуациях. Примерами полноформатных шаблонов деловых писем являются ваше имя, ваш адрес, телефон, сегодняшняя дата, а также имя, компания и адрес получателя.
- Полублоки: этот формат менее формальный, чем полноблочный, и похож на модифицированный блочный формат. По сути, его можно использовать почти во всех ситуациях, и это лучший формат для использования, если другие форматы сбивают вас с толку или вы не знаете, какой использовать.
- Модифицированные блоки: деловое письмо в модифицированном блочном формате менее формально, чем деловое письмо в полном блочном формате. Этот стиль — лучшее деловое письмо для человека, с которым у вас хорошие рабочие отношения.
Каковы 7 частей делового письма?
Деловое письмо — это официальное письмо, написанное организациям либо физическим лицом, либо организацией. Это семь частей, содержащихся в деловом письме, и есть:
- Заголовок: содержит обратный адрес с соответствующей датой, прикрепленной к нему в строке. Иногда очень важно добавить строку перед датой, сопровождаемую номером телефона или адресом электронной почты.
- Адрес получателя: Обязательно добавьте адрес человека, которому вы отправляете письмо. Всегда обязательно добавляйте их названия, если вы их знаете.
Приветствие (приветствие): позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было очень формальным. Если вы очень не уверены в названиях титула или их полу, то продолжайте и используйте их имена, но в формальной манере.
- Тело: Основная часть письма — самая важная часть любого делового письма. Итак, сделайте его кратким и кристально ясным.
- Бесплатное закрытие: Это очень короткое замечание, которым заканчивается ваше письмо. Наиболее часто используемое комплиментарное окончание — «С уважением», «С уважением» и т. д.
- Подпись
- Приложения: Здесь показаны документы, сопровождаемые письмом. Документ может быть чем угодно, например счетом-фактурой, траттой, чеком или квитанцией.
Какое самое простое деловое письмо?
Самое простое деловое письмо — это полноблочный формат. В полноформатном деловом письме все начинается с левого поля. Кроме того, этот формат очень эффективен и деловой.
Как оформить деловое письмо в Канаде?
Деловое письмо в Канаде оформляется таким образом, чтобы читатели могли убедиться, что письмо доставлено нужному человеку.
- Напишите число, месяц и год.
- Контактная информация получателей.
- Добавьте имя получателя, должность, компанию и адрес компании под деталями.
Чего следует избегать в деловых письмах?
Маленькие ошибки, которые люди совершают при написании официального письма, и это то, чего каждый человек должен избегать любой ценой. Есть:
- Использование сленга
- Сокращения
- Нестандартные слова
- Использование неправильных знаков препинания
Как написать деловое письмо с предложением
Чтобы убедиться, что вы правильно отформатировали письмо с деловым предложением, ознакомьтесь с инструкциями по его правильному написанию.
Не забудьте написать часть надлежащей контактной информации в верхней части вашего письма, за которой следует дата. Также не забудьте добавить контактную информацию получателя. Остерегайтесь, если вы отправляете предложение по электронной почте, используйте строку темы с вашим именем и общей целью вместо использования бизнес-заголовка.
№ 2. Обращайтесь к получателю должным образом
Чтобы написать и сделать лучшее письмо с деловым предложением, не забудьте включить официальное приветствие, используя соответствующий титул для получателя, например «Доктор», «Г-н» и «Г-жа».
№3. Включите детали фона
Не забудьте указать тему вашего предложения в первом абзаце и дать хорошее объяснение события или проекта, над которым вы работаете.
№ 4. Цель вашего письма должна быть правильно сформулирована.
Цель вашего письма должна быть тщательно и четко написана в следующем абзаце, изложены причины вашего предложения и продемонстрировать ваше утверждение.
№ 5. Должен быть включен запрос на последующие действия.
Укажите преимущества, которые ваш получатель может получить от ваших продуктов или услуг, и укажите время для дальнейшего контакта.
№ 6. Закройте свое письмо
Это предпоследняя часть вашего письма, поэтому вы должны поблагодарить получателя и пригласить его ответить на вопросы. Кроме того, обязательно закройте наиболее формальным образом, используя «С уважением» или «С уважением». После запятой, вашей подписи и вашего имени, напечатанного ниже.
№ 7. Включите поддержку
Обязательно добавьте дополнительную информацию о своем бизнесе (товарах и услугах) и о том, что они могут получить от этого. Прикрепите любую запись о продажах.
Как написать деловое рекомендательное письмо
Деловое рекомендательное письмо — это способ, с помощью которого организации представляются лучшим клиентам, инвесторам или другим организациям и лицам, чтобы описать виды услуг, которые они предоставляют, и товары, которые они предлагают.
Кроме того, введение делового письма лучше всего можно описать как платформу для взаимодействия между предприятиями, когда организация пишет другому предприятию, а от предприятия — клиентам. Есть правильные способы написать хорошее деловое рекомендательное письмо, которым вы должны следовать, чтобы дать лучшее получателю. Кроме того, он обеспечивает читабельность. Вот советы о том, как написать деловое рекомендательное письмо и есть:
- Определите каждую информацию и цель вашего письма.
- Сделайте надлежащий обзор рынка или компании, прежде чем общаться или писать им.
- Определите в своих письмах потребности вашего получателя и почему им нужна ваша услуга или продукт.
- Постарайтесь начать свое письмо с сильного и сильного утверждения. Сердце человека отражается в его словах. Итак, не забудьте начать с ловли слов, потому что именно здесь вы привлекаете внимание читателя.
- Добавьте важные и информативные детали.
- Держите свое письмо простым и свободным от жаргона. Он должен быть коротким и понятным для читателей, чтобы улучшить читабельность.
- Прежде чем закрыть письмо, создайте средство, например призыв к действию, с помощью которого люди смогут вернуться к вам после прочтения вашего письма.
- Закройте свое письмо.
- После того, как вы, должно быть, написали и закрыли письмо, обязательно проверьте его. Проверьте на ошибки. Кроме того, не забудьте правильно написать имя получателя.
- Наконец, отправьте письмо получателям.
Примеры того, как написать деловое письмо
Вот прекрасный пример того, как написать хорошее и читаемое деловое письмо.
- Будь то вверху делового письма или на бланке шаблона, обязательно укажите свое имя, должность, организацию, адрес, номер мобильного телефона и адрес электронной почты.
- Не забудьте добавить дату в верхней части вашей корреспонденции.
- Также добавьте контактную информацию получателя
- Начните свое письмо с приветствия вроде «уважаемый господин/госпожа/доктор». (фамилия).
- После приветствия напишите текст делового или любого другого официального письма, используя строки с одинарным интервалом.
- Убедитесь, что ваше письмо заканчивается официальным заключением и подписями.
Как написать деловое письмо-претензию?
В письме с деловой жалобой объясняется проблема, с которой может столкнуться человек, и правильные способы, как вы хотите, чтобы организация справилась с ней. При написании жалоб постарайтесь быть четкими и подробными. Вот несколько советов о том, как написать деловое письмо с жалобой.
- Дайте основы жалоб, от самого минимума до конца. Кроме того, будьте конкретны.
- Расскажите свою историю. Кроме того, не пишите письма с угрозами и гневом.
- Сделайте правильное заявление в организацию о том, как вы хотите, чтобы ваша проблема была решена.
- Будьте чувствительны и очень разумны.
- Файл для жалоб.
- Обязательно укажите свой адрес в письме.
- Добавьте город, в котором вы живете, и укажите свой штат и адрес электронной почты, если вы отправляете письмо по электронной почте.
- Также добавьте дату.
Итоги
Таким образом, вам больше не нужно ломать голову над тем, что написать в деловом письме, потому что мы отдали должное этому в этой статье. Чтобы написать идеальное деловое письмо, вы должны помнить об этом. Знайте, какой формат использовать, какую бумагу использовать, какие слова, информацию, дату и т. д.
Статьи по теме
ЧТО ТАКОЕ СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО: как его написать и руководство
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЖАЛОБАМИ: особенности, на которые следует обратить внимание
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ: смысл, работа и шаблон
ПИСЬМО С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О РАБОТЕ: как написать, шаблон и чего не делать
Справка
edu.gcfglobal.илиg
indeed.com
Writing.wisc.edu
Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке
Успешный лидер сегодня практически обязан уметь грамотно выражать свои мысли как устно, так и на бумаге. Сколько существует разновидностей деловых писем? Очень много! И каждое письмо должно быть четким и по форме, и по содержанию. Эта книга расскажет вам, какую структуру нужно использовать для каждой категории писем, и поможет подобрать правильные слова. Все письма автор делит на шесть категорий: информирующие, убеждающие, продающие, а также отказы, претензии и возражения. В книге есть отдельные главы для каждого из типов письма – и в каждой главе вы найдете несколько наглядных реальных примеров.
Оглавление
Глава 1
Структура письма — общие правила. «Суть → детали → суть»
Что такое «хорошо структурированное письмо»? Загляните в специальную литературу — и найдете там десятки советов и правил. В начале обязательно должно быть вступление, в конце — заключение, посередине — основная часть… А по большому счету правило только одно и критерий хорошей структуры письма один. Если письмо удобно для прочтения, если оно учитывает принципы восприятия информации адресатом, значит структура у письма верная. А если нет, значит нет.
Сделать письмо удобным для адресата как раз и помогает принцип «Суть → детали → суть». Этот принцип применим ко всем письмам без исключения. На нем строятся все следующие таблицы, половина схем — и большая часть этой книги. Именно он позволяет составить информативное информирующее письмо, убедительное убеждающее послание — и с нужной степенью жесткости покритиковать адресата или отказать ему. Если вы запомните изо всей книги всего один принцип — пусть это будет принцип «суть → детали → суть». Так в чем же он состоит?
Представьте, что вам предложили на выбор две инструкции. Какую вам будет проще и удобнее выполнять?
Скорее всего, вы выберете второй вариант — и на собственном опыте убедитесь, что наше восприятие подчиняется двум правилам:
1. Нам неудобно воспринимать факты, если мы не понимаем, для чего они сообщаются. Нужно сначала узнать, что с этими фактами делать — запоминать их, анализировать или, скажем, сортировать.
2. Нам неудобно воспринимать большое количество несистематизированных фактов. Нужно их сгруппировать по понятному принципу.
Как же учесть эти два важных момента в деловой переписке? Для этого достаточно строить любые письма по следующей схеме.
Структура письма
В том, как это делать, мы разберемся на первом примере.
Пример 1.1. Центр «Факел»
Дано: в некоем поселке работает предприятие, скажем, деревообрабатывающий комбинат. Все работники комбината в этом же поселке и проживают — и страдают от того, что поселковый клуб «Факел» год за годом хиреет без должного финансирования. Один из сотрудников комбината решает обратиться к руководству с предложением помочь клубу «Факел» и пишет такое, вполне типичное, письмо.
Уважаемый Иван Петрович!
Как Вы знаете, в бюджете нашего района нет средств на поддержание клуба «Факел» в поселке Верхнее, где проживают сотрудники нашего предприятия. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований. В здании клуба уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Используемое оборудование тоже давно устарело. Поддержав клуб «Факел», мы сохраним в поселке единственный настоящий очаг культуры — и на деле покажем социально ответственную позицию нашей компании.
Если вы — Иван Петрович, спорим, что вам не удастся с ходу понять, что от вас требуется и зачем. Это письмо очень похоже на первую инструкцию из нашего теста на запоминание. Сразу после обращения на ни в чем не повинного адресата обрушивается поток фактов — а зачем нужны эти факты, не сообщается. «В бюджете нет средств, нечем платить зарплату ведущим кружков и секций? А я тут при чем?» — удивляется Иван Петрович и с большой вероятностью закрывает письмо. Как же составить письмо, чтобы директор все-таки дочитал его?
Конец ознакомительного фрагмента.