Служебная записка — внутренний документ, который используют как основание для принятия решения. Это самый легкий, а потому самый эффективный способ донести до руководства проблему или рассказать о сложившейся ситуации.
Что собой представляет служебная записка
Служебная записка — это документ для внутренней деловой переписки. Особенно популярен такой инструмент в компаниях, где много подразделений разного уровня, и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях подобные записки часто используют. Поэтому секретарю и работникам кадровых служб необходимо понимать, как правильно писать служебную записку руководителю, чтобы корректно донести информацию.
Подобный официальный документ важен не только для работы внутри компании. Он понадобится и при взаимодействии с контролирующими органами или судом. Так, служебная записка о регулярных опозданиях станет основанием для вынесения выговора или даже приказа об увольнении за прогулы. А служебка о поломке компьютера докажет необходимость расходов по вызову мастера или покупке новой техники.
Кто и когда составляет записки
Написать служебку вправе любой сотрудник. Ее пишут, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. В документе сообщают не только о плохом, но и делают рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий, либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического, токсического или алкогольного опьянения;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
В целом служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Она подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал руководство и оперативно принял решение по проблеме. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.
Для примера: как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей
Разновидности служебных записок
Наиболее распространенные виды служебных записок — информационные, пояснительные и объяснительные, аналитические — в зависимости от содержащейся информации. Обычно с их помощью:
- запрашивают данные, сведения, которые отсутствуют у работника;
- сообщают о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщают о направлении в командировку;
- предлагают дополнительно премировать;
- информируют о возникших проблемах в рабочем процессе и т. д.
Как оформить служебную записку по ГОСТу
Унифицированная форма служебной записки законом не установлена. Поэтому коммерческие компании вправе вводить и использовать самые разные шаблоны для сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, которые требуют вмешательства руководства.
Но на федеральном уровне утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), который рекомендует включать в служебные записки следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь покажем образец служебного письма, подготовленный с учетом рекомендаций ГОСТа по расположению обязательных реквизитов.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта правильные.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Правила составления служебной записки
Обычно в документе две части. В первой уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему. Рассмотрим детально подготовку служебки.
Написание шапки документа почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (разрешается указывать имя и отчество полностью). Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Ниже указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Следующее — указать название документа: служебная или докладная записка, в зависимости от того, как введено в организации (ИП).
Первая фраза, с которой часто начинают основной текст, — «довожу до Вашего сведения». Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Это поможет адресату быстрее разобраться в вопросе, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Для сведения: правила написания официальных писем
Образцы для разных случаев
Документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст большой и не помещается на одном листе, воспользуйтесь другим. Писать на обороте не рекомендуется, но это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Рассмотрим несколько образцов, как писать служебные записки руководству в различных ситуациях.
Подтверждение командировки
Читайте также: как составить служебную записку о направлении в командировку
Премирование
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. В примере ниже непосредственный начальник ходатайствует перед вышестоящим коллегой об увеличении премиального вознаграждения.
Директору ООО «PPT.ru»
Петрову Петру Петровичу
от начальника отдела продаж
Пэпэтэшина Петра Петровича
Служебная записка
12.07.2023 № 4
г. Санкт-Петербург
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что менеджер отдела продаж Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в июне 2023 года более чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Пэпэтэшин П.П.
Подробнее: как составить служебную записку о премировании
Отсутствие на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Может пригодиться: как составить объяснительную записку при опоздании или прогуле
Списание товарно-материальных ценностей
Если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. В пакет документов включают и представленный документ.
Может пригодиться: как составить акт списания материальных ценностей
Необходимость ремонта оборудования
С помощью докладной часто сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Отзыв из отпуска
Перевод на удаленную работу
Все чаще организации переводят сотрудников на удаленный формат работы. Если руководитель сам пока не хочет этого делать, сотрудник вправе попросить об изменении формата работы на определенный срок или постоянно.
Составляют ли служебки в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет, и надо сказать пару слов об электронных докладных. Правила их оформления не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме. Плюс необходимо подписывать обращение цифровой подписью любого вида (см. письмо Минфина от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).
Желательно, чтобы документы для внутренней деловой переписки в самой компании каким-то образом отделялись от общего потока писем, и было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, и сроками их хранения (документ утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), необходимо обеспечить хранение бланков от года до 5 лет в архиве организации или предприятия.
При определении сроков хранения ориентируйтесь на вид документа. На основании п. 434 Приказа Росархива № 236, записки к приказам и распоряжениям по личному составу о кадровых изменениях, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, отпусках по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты следует хранить 50 лет. А служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка или служебного распорядка хранят только 1 год (п. 382 приказа).
На основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия срок хранения отдельных документов продлевается. Делается это, если имеется необходимость хранить конкретные документы дольше (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Служебная записка от работника: цели и образец
Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
Виды записок
Рассмотрим основные виды служебных писем:
- о запросе информации;
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- о направлении в служебную поездку или командировку;
- о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Правила составления
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Пример служебной записки
Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Как подавать в электронном виде
На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника
Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок:
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
- В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
В каких случаях составляется и кем
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Требования к документу
В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
Важные особенности и формулировки
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.
Пошаговое составление
Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:
- Сотрудник создает служебку.
- Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
- Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
- Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
- Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.
Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».
Пример написания служебной записки для бюджетной организации
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:
- Аллюрова А.А., 10-А класс.
- Галопов Г.Г., 9-Б класс.
- Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Как и сколько хранить
Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.
Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2020 г.
Содержание журнала № 16 за 2020 г.
В прошлом году мы уже рассказывали вам о том, когда служебные записки могут пригодиться в учете, и о том, как их правильно оформлять (см. 
, 2019, № 10). Но решили на этом не останавливаться и представить вашему вниманию еще несколько полезных образцов служебок, которые в прошлый раз остались за кадром.
Служебные записки: полезные образцы
Служебка о возмещении трат работника на покупки для нужд компании
Бывает, работники приобретают что-то для нужд компании за собственные деньги (например, какие-то расходные материалы для бытовых нужд), а после работодатель компенсирует им эти траты. Для возмещения денег работнику необходимо написать служебную записку в произвольной форме на имя руководителя организации с указанием:
•того, что конкретно было приобретено и для каких целей;
•стоимости покупки, которую работник просит возместить.
Авансовый отчет составлять не нужно, ведь подотчетные суммы не выдавались. Но если в вашей бухгалтерской программе проводки по оприходованию ценностей, приобретенных работниками, автоматически делаются лишь на его основании, то, чтобы не вбивать их вручную, можно оформить и этот документ. В таком случае потраченную сумму отражайте как перерасход.
И, само собой, к записке следует приложить документы, подтверждающие понесенные работником расходы (к примеру, кассовый или товарный чек, квитанции, накладные и др.).
После того как руководитель даст добро на возмещение указанных трат, утвердив записку, бухгалтерия должна выдать (перечислить) работнику деньги и оприходовать товар.
В налоговом учете организация вправе учесть стоимость приобретенных ценностей в расходах при исчислении налога на прибыль. При этом служебная записка послужит дополнительным подтверждающим документом. А для целей НДФЛ и страховых взносов она станет подтверждением того, что деньги потрачены на нужды компании, а значит, их выплата работнику носит компенсационный характер и объекта обложения не возникаетп. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.
Приведем образец служебки для случая, когда работник приобрел канцтовары за свой счет.
Генеральному директору ООО «Мозаика»
Вороновскому А.П.
от начальника отдела хозяйственного обеспечения
Макеева О.Б.
Утверждаю.
Бухгалтерии — оплатить.
23.07.2020
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о приобретении канцтоваров
Я, Макеев Олег Борисович, 22 июля 2020 г. для обеспечения деятельности ООО «Мозаика» приобрел за свой счет следующие канцтовары:
— бумага для принтера — 30 уп.;
— ручки шариковые (черного и синего цвета) — 200 шт.;
— папки на кольцах — 100 шт.
Общая стоимость покупки составила 13 300 руб. Прошу возместить мне понесенные расходы. Документы, подтверждающие траты, прилагаю.
Приложение:
чек на покупку
| 22 июля 2020 г. |
|
О.Б. Макеев |
К слову, если покупки за счет средств работников в вашей компании не редкость, рекомендуем утвердить внутренний документ, указав в нем лимиты покупок и работников, которые вправе их совершать и требовать компенсацию таких расходов. Это снизит риск налоговых претензий к расходам и риск споров с работниками. Подробнее об этом читайте здесь.
Служебка о расходах на такси
Такси могут использовать для служебных поездок абсолютно все работники, будь то офисные трудящиеся или трудящиеся с разъездным характером работы. Да и сотрудники, находящиеся в командировке, вполне могут себе это позволить, важно лишь заручиться разрешением руководства.
Но в любом случае, если поездка на такси была совершена за счет средств работника, а не за счет аванса, выданного ранее работодателем, потребуется служебная записка. Она нужна для получения работником компенсации понесенных трат и для обоснования их целесообразности. Разумеется, идти эта записка должна в комплекте с оправдательными документами. К примеру, с такими как чек ККТ или квитанция об оплате услуг. Нелишним будет приложить и распечатку из приложения заказа такси, где фиксируется маршрут. Но вернемся к записке.
Составляет ее работник, который воспользовался такси. В записке необходимо указать, когда была совершена поездка и с какой целью, аргументы, обосновывающие ее необходимость, а также сумму, в которую она обошлась. На основании такой записки с резолюцией руководителя бухгалтер отразит расходы. Выглядеть она может так.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о расходах на такси
27 июля 2020 г. с 14.00 до 15.35 я находился на встрече с представителем компании ООО «Союз» (постоянным клиентом нашей организации).
Следующая встреча — с представителем компании АО «Мир» (потенциальный клиент) — была назначена на 16.00. Добраться до этого клиента к назначенному часу общественным транспортом я бы не успел (время в пути около 50 минут), поэтому мне пришлось воспользоваться услугами такси с целью недопущения срыва подписания контракта.
Стоимость поездки составила 565 руб. Прошу компенсировать мне эти траты.
К служебной записке прилагаю документы, подтверждающие использование услуг такси:
— онлайн-чек на услуги;
— распечатка информации о заказе из истории заказов «Ситимобил Такси».
Возмещение работнику расходов на проезд на такси по служебным поручениям работодатель на ОСН вправе учесть в налоговой базе при наличии оправдательных документов (той же служебки, чеков и т. д.)подп. 11, 12 п. 1 ст. 264, п. 26 ст. 270, п. 25 ст. 255 НК РФ; Письма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Также будет нелишним закрепить в локальном акте возможность использования услуг такси в служебных целях работниками, указав, кто из работников и на каких условиях вправе ездить на такси по работе. Так вы минимизируете вероятность возникновения претензий от налоговиков по учету таких проездных трат.
Облагать или нет компенсацию НДФЛ и страховыми взносами — будет зависеть от того, кто конкретно совершил поездку.
Так, компенсации командированным и «разъездным» работникам (при условии что возможность использования услуг такси для работы закреплена в их трудовых договорах либо в локальном акте (коллективном договоре)) под обложение не подпадают, если траты на поездку документально подтвержденып. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 20.07.2018 № 03-04-05/51201; УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@.
А вот со стоимости поездок офисных работников безопаснее НДФЛ и взносы начислить.
Внимание
Если сотрудники вашей компании вправе использовать для служебных поездок не только такси, но и каршеринг, рекомендуем ознакомиться с нашей статьей в 
, 2019, № 8. Она поможет разобраться в тонкостях учета таких проездных расходов и особенностях их документального оформления (в том числе и составлении служебной записки).
Служебка о командировке на автомобиле
Нередко работники направляются в командировки на своем или служебном автомобиле, и в этом случае служебная записка потребуется для начисления суточных — подтвердит период, за который они полагаются. А также она выступит в роли документа, необходимого для подтверждения расходов (но, разумеется, лишь при наличии других первичных документов, подтверждающих конкретные траты, — чеков, квитанций и т. д.)п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.
Записку составляет работник, ездивший в командировку на автомобиле, на имя руководителя организации с отражением информации:
•о месте командировки;
•об автомобиле;
•о датах выезда в командировку и возвращения из нее;
•о пробеге и о расходах на бензин.
Вот как, к примеру, можно составить такую служебку.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке на личном автомобиле
В соответствии с Приказом от 13.07.2020 № 5 я был направлен в служебную командировку в г. Брянск. До места командировки и обратно я добирался на личном автомобиле Kio Rio (регистрационный номер B012KH77). Выехал из Москвы 15.07.2020 в 09.00, прибыл в Брянск в 14.40. Выехал из Брянска 17.07.2020 в 15.00, прибыл в Москву в 21.15. Таким образом, продолжительность командировки — 3 рабочих дня.
Совокупный пробег автомобиля составил 810 км. Общий расход топлива АИ-95 — 65 л. Заправка обошлась в 2945 руб. Прошу возместить мне указанные траты.
Чеки на покупку ГСМ приложены к авансовому отчету.
К слову, о затратах на ГСМ. Если речь идет о поездке на личном авто работника, то до отправки в командировку необходимо определиться, как ему будут возмещаться эти расходы.
Тем, что сотрудники часто добираются до работы, используя такси, уже никого не удивишь. А вот недавний опрос от SuperJob показал, что 40% из числа опрошенных москвичей хотели бы ездить на работу на велосипеде
К примеру, вы можете заключить с работником соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, предусмотрев в нем два варианта выплаты:
•компенсация уже включает в себя расходы на ГСМ;
•расходы на ГСМ оплачиваются сверх установленного размера компенсации на основании подтверждающих документов.
В таком случае в части налогообложения облагать НДФЛ и взносами сумму компенсации, равно как и расходы на топливо (если они оплачиваются отдельно), не нужноПисьма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 23.01.2018 № 03-04-05/3235. А вот с учетом автомобильной компенсации (включая ГСМ) в налоговых расходах все не так просто.
По общему правилу в целях налога на прибыль учесть можно лишь ограниченную суммуПостановление Правительства от 08.02.2002 № 92:
•1200 руб. в месяц, если двигатель 2000 куб. см и меньше;
•1500 руб. в месяц, если двигатель больше 2000 куб. см.
При этом стоимость ГСМ уже заложена в эти нормативы. Выплата сотруднику сверх указанных сумм в налоговые расходы не включаетсяПисьмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366.
Но бытует мнение, что это правило можно обойти и учесть выплаты работнику в налоговых расходах в полном объеме (без нормирования) как расходы на проезд к месту командировки и обратно на личном автомобиле, используемом в служебных целях. Действительно ли это так? Мы решили уточнить этот вопрос у специалиста Минфина.
Учет компенсации расходов на проезд в целях налога на прибыль
  |
БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса |
— Действительно, в общем случае расходы на проезд к месту командировки и обратно учитываются в целях налога на прибыль в полном объеме. Ограничений в выборе вида транспорта для проезда к месту командировки Налоговым кодексом при этом не установлено. Но следует иметь в виду вот что.
Одновременно с этим Кодекс содержит норму, согласно которой учет расходов на компенсации за использование для служебных поездок именно личных автомобилей ограниченподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому включать траты на проезд (в том числе ГСМ) работника, направленного в командировку на своей машине, следует в пределах норм, установленных Правительством РФПостановление Правительства от 08.02.2002 № 92.
Применение подхода, отличного от этого, с большой долей вероятности вызовет споры с налоговыми органами.
Очевидно, что такой вариант оформления командировок, когда сотрудник использует личное авто, является невыгодным с точки зрения налогообложения прибыли, поэтому мы дополнительно уточнили, как можно выйти из ситуации с наименьшими потерями.
Аренда как способ списать на налоговые расходы больше
| |
БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса |
— Альтернативным вариантом заключения с работником соглашения о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является договор аренды. Причем в ситуации, когда работник не только предоставляет в наем свое транспортное средство (ТС), но еще и лично оказывает услуги по управлению им, безопаснее заключать с сотрудником договор аренды ТС с экипажем. В противном случае не исключаю возможность возникновения претензий со стороны налоговых органов.
Расходы по такому договору на оплату и арендной платы, и услуг по управлению автомобилем можно учесть в налоговой базе по налогу на прибыль в полной суммеПисьма Минфина от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495, от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780. Трат на бензин это тоже касается, если по условиям договора обязанность по их оплате лежит на работодателе, арендующем автомобиль.
Кстати, при аренде ТС с экипажем страховые взносы следует начислять лишь со стоимости услуг по управлению автомобилем. Стоимость арендной платы обложению взносами не подлежитподп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ. Поэтому рекомендуем прописывать эти суммы в договоре отдельно, дабы ИФНС в случае чего не доначислила взносы на всю сумму выплат. А вот НДФЛ необходимо удерживать со всей суммы платежа за аренду по договоруп. 1 ст. 226 НК РФ. Исключение — вы компенсируете работнику расходы на обслуживание автомобиля и ГСМ. Эти выплаты облагать не нужност. 636 ГК РФ; п. 1 ст. 41 НК РФ.
Служебка на отзыв из отпуска
Что делать, если работодателю срочно требуется сотрудник, который в это время находится в отпуске? Правильно, отозвать его из отпуска. Но имейте в виду, что прежде, чем это сделать, нужно поинтересоваться у самого работника, готов ли он досрочно прервать свой отдыхст. 125 ТК РФ. И если готов, проверить, не относится ли он к числу тех работников, которых отзывать из отпуска запрещено законодательством даже в случае их согласияч. 3 ст. 125 ТК РФ.
Если все в порядке, то непосредственный начальник отзываемого работника может написать на имя руководителя организации служебную записку с указанием причин отзыва работника из отпуска и даты выхода этого сотрудника на работу.
Далее — все как обычно. Руководитель пишет на записке резолюцию (свое согласие или отказ), проставляет дату и подпись. После чего в случае проставления одобрительной отметки записка вместе с согласием работника на досрочный выход на работу становятся основанием для формирования приказа об отзыве из отпуска. Образец такой записки представлен ниже.
Не возражаю.
17.07.2020
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
об отзыве из отпуска
Для оказания помощи в подготовке документов в ответ на требование № 18/195 от 15.07.2020 о представлении документов (информации) налоговой инспекции, направленное в адрес нашей организации в рамках проведения камеральной налоговой проверки, прошу с 20.07.2020 отозвать бухгалтера Сузикова М.А. из ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленного ему с 09.07.2020 по 26.07.2020.
Приложение:
Согласие Сузикова М.А. на отзыв из отпуска.
После издания приказа не забудьте внести изменения в график отпусков и в личную карточку работника, а также пересчитать отпускные. Подробнее об этом читайте: , 2018, № 12.
Если решите оплатить работнику, прервавшему отпуск, проезд из места отдыха, то такую оплату придется обложить НДФЛ и взносами, но с этим можно поспорить. О том, какие аргументы можно привести в пользу позиции неначисления, а также об учете таких трат в налоговых расходах мы писали в , 2019, № 14.
Служебка о повышении в должности
Если работник прекрасно справляется со своими трудовыми обязанностями, почему бы не поощрить его, повысив в должности? Основанием для такого повышения как раз может стать служебная записка, написанная непосредственным начальником особо отличившегося работника в адрес руководителя компании.
В записке имеет смысл указать обоснование причин, по которым предлагается повысить сотрудника. К примеру:
•расширение должностных обязанностей;
•производственные заслуги;
•длительный стаж работы в текущей должности или в компании в целом и др.
В таком случае служебная записка может выглядеть так.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о повышении в должности
Прошу рассмотреть кандидатуру юрисконсульта Потапова Игоря Александровича на вакантную должность старшего юрисконсульта юридического отдела.
Потапов И.А. окончил юридический факультет Финансового университета при Правительстве РФ по программам бакалавриата и магистратуры (оба диплома с отличием). Опыт работы по специальности — более 6 лет, в нашей компании — более 3 лет, на протяжении которых он стабильно справляется со своими должностными обязанностями. Выиграл три из трех судебных споров в арбитражных судах, которые вел самостоятельно.
За время работы зарекомендовал себя как ответственный, профессиональный и трудолюбивый работник.
О том, как еще можно материально отблагодарить работника за хорошую работу и правильно оформить повышение зарплаты без повышения в должности (в частности, написать служебку на такое повышение), читайте:
2018, № 20
Составленная записка передается на согласование директору компании, и, если он ее одобряет, издается соответствующий приказ, а также оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Вносить изменения в штатное расписание не нужно, если новая должность работника и соответствующий ей оклад уже прописаны в документе. А вот позаботиться об обновлении информации в личной карточке и в трудовой книжке придется.
* * *
В прошлый раз мы рассказали вам о том, где хранить служебные записки, не упомянув о сроках их хранения. Исправляемся. Хранить служебные записки необходимо 5 летподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; статьи 17, 47, 587, 611 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). А некоторые из них и того меньшестатьи 159, 383, 588 Перечня. К примеру, записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка должны храниться всего лишь годст. 382 Перечня.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы
Документооборот / Первичные документы