Документы, которые вы отправляете контрагентам, автоматически подписываются электронной подписью. Другие файлы также можно подписать личной ЭП: в личном кабинете ONLINE.SBIS.RU или в мобильном приложении.
Файл, который хотите подписать, должен быть менее 1 Гб.
- Откройте раздел «Документы/Мой диск».
- Наведите курсор на документ, нажмите
, кликните и выберите «Подписать».
Если у вас нет квалифицированной или неквалифицированной ЭП, документ будет подписан простой электронной подписью.
- Как выбрать ЭП, когда у пользователя несколько подписей?
- Нажмите «Да» в открывшемся диалоговом окне. Документ подписан.
, кликните 
и выберите «Подписать».
Один документ могут подписать несколько сотрудников.
- Как еще можно подписать документ?
В приложении Saby Space перейдите в раздел «Мой» или «Компании». Откройте файл.
Нажмите 
, выберите «Подписать».
Права и роли
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.
Отправим материал Вам на почту
Как подписать документ электронной подписью
Вопрос актуальный для тех, кто только начинает использовать электронный документооборот и ЭЦП у себя в организации. Рассказываем подробно, какие особенности подписи электронных документов существуют, что нужно иметь для юридически значимого электронного документооборота и как подписывать документы квалифицированной электронной подписью.
На старте бизнеса или на стадии внедрения ЭДО в организации потребуется: система электронного документооборота, сертификат электронной подписи на защищенном носителе , специальная программа криптозащиты.
Чтобы подписать электронный документ подписью потребуется:
- Финальная версия документа. Документ может быть создан в разном формате. Важно то, что после подписания в него уже не требуется вносить какие-либо правки.
- Средства электронной подписи. Для работы с сертификатами ЭЦП на компьютер пользователя должен быть установлен пакет программ, позволяющий подписывать документы ЭЦП. Вы можете самостоятельно настроить рабочее место под работу с электронными документами и подписями, а можете обратиться к нашим специалистам, которые настроят ваши рабочие места в кратчайшие сроки.
- Действующая электронная подпись на защищенном носителе. Для подписи электронных документов и придания им юридически значимого статуса подходит сертификат квалифицированной электронной подписи. Это единственный вид, который согласно российскому законодательству придает документу юридическую значимость.
Как подписать документ формата Word и Excel электронной подписью
Форматы Word и Excel чаще всего используются для подачи документов в высшие учебные заведения, для заключения хозяйственных договоров, для подачи исков в суд и пр. Стандартный пакет программ Microsoft Office не позволяет использовать ЭЦП для создания юридически значимого электронного документа. Поэтому в таких случаях используется специальный программный модуль — КриптоПро Office Signature.
Подписать с помощью этого программного модуля документ просто:
- Выберете в главном меню пункт «Сервис», зайдите в «Параметры».
- Далее вам необходимо выбрать подпункт «Безопасность» и выбрать «Цифровые подписи».
- В выпадающем окне вам потребуется выбрать необходимый сертификат электронной подписи, которая установлена на компьютере.
- Далее вы нажимаете «Подписать» и вводите пароль ключевого контейнера.
Обратите внимание, что если создать подпись в одной версии программы Word или Excel, а проверять ее в другой, то результат проверки может быть некорректным.
Как подписать документ в формате PDF электронной подписью
Для подписания электронной подписью документов в программах Adobe Reader, Adobe Acrobat или Adobe LiveCycle ES существует специальный модуль КриптоПро PDF.
Для работы с электронной подписью потребуется установка и настройка КриптоПро PDF под Adobe Reader или Adobe Acrobat.
Чтобы поставить электронную подпись в документе формата PDF зайдите в меню «Работа с сертификатом» и далее перейдите во вкладку «Подписание». Далее вам потребуется выбрать нужный сертификат подписи и место в документе, где ставить подпись. По завершению подписания квалифицированной ЭЦП документ будет иметь статус юридически значимого.
Подписать документ электронной подписью в СБИС
Документы, отправляемые вашим контрагентам в СБИС, автоматически будут подписываться электронной подписью. Сторонние файлы также можно подписать:
- В разделе «Документы» в вкладке «Мой диск» выберите вкладку «Подписать». Вы можете выбрать как квалифицированный сертификат электронной подписи, так и простой ЭП.
- Подтвердите подписание. Обратите внимание, что один документ могут подписать сразу несколько сотрудников.
СБИС Электронный документооборот автоматизирует обмен документами в вашей организации и упросит подписание их электронной подписью. А наши специалисты подберут для вас выгодные тарифы, помогут с установкой и настройкой ЭДО, ответят на все возникающие технические вопросы.
Проверьте, готовы ли вы к переходу на электронный документооборот прямо сейчас?
Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время!
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
В СБИС есть решения ЭДО для любого направления деятельности. Обмениваться документами можно внутри компании, с клиентами, контрагентами и контролирующими органами. Выстроенные цепочки экономят время, деньги и другие ресурсы предприятия.
Как утвердить или отклонить входящий документ
- В СБИС Плагин и в центр уведомлений придет оповещение о входящем документе от контрагента.
- Зайдите в раздел «Документы/Входящие».
- Подключите носитель с электронной подписью к ПК.
- Откройте документ.
- Просмотрите реквизиты, суммы, даты. Значок показывает, что документ подписан ЭЦП. Кликните его, если нужно узнать, кто именно поставил подпись.
- По кнопке «Утверждение» отметьте решение:
— «Утвердить», если во вложении все верно и замечаний нет;
— «Отклонить», если ни один документ не подлежит утверждению;
— если нужно утвердить часть вложений, выберите их и нажмите «Утвердить»;
— если отклоняется часть вложений, выберите их, в поле «Комментарий» напишите причину или добавьте один из прежних комментариев и кликните «Отклонить».
Документы будут на этапе «Утверждение», пока отметку не получат все файлы пакета.
показывает, что документ подписан ЭЦП. Кликните его, если нужно узнать, кто именно поставил подпись.
Как аннулировать документ
Входящие и исходящие документы можно аннулировать, если они потеряли актуальность. Например, если партнер отправил вам реализацию, но не смог поставить товар.
Инициировать отмену может любая сторона, но подписать запрос должны все участники. Если документ аннулируется, это относится ко всем его версиям. Если же аннулирование одобрено только одной стороной, оригинал испорчен или потерян, это сделку не отменяет.
Внимание.
Если документ признан недействительным всеми участниками, дальнейшая редактура или проводка невозможна.
Как утвердить или отклонить запрос на аннулирование
Признать недействительным можно комплект документов или его отдельные файлы.
- Откройте документ в разделе «Документы/Входящие» или «Заказы/Поставки».
- На вкладке «Документы» посмотрите, что контрагент предлагает аннулировать.
- Подтвердите или отклоните: щелкните «Аннулирование», отметьте «Документ аннулирован» или «Аннулирование отклонено».
Если запрос отклоняется, добавьте комментарий. Контрагент получит документ с отказом.
Как согласовать документ
В СБИС можно согласовать файл разными способами:
- по документу — то есть из любого документа;
- с подтверждением электронной подписи — согласование самого документа, например счета на оплату с запросом ЭЦП;
- на этапе — то есть этап согласования настроен в бизнес-процессе.
Обязательно нужно два участника: тот, кто запрашивает, и тот, кто согласует.
Как запросить согласование
- На этапе — отправьте документ на согласование, если оно зафиксировано в бизнес-процессе.
- По документу — если документ есть в СБИС.
С ЭЦП — самая высокая надежность. Документ виден только тем, у кого есть доступ к файлу или диалогу по нему.
Этот вопрос появляется у владельцев сертификатов электронной подписи ( ЭЦП), когда нужно подписать цифровой подписью электронные документы без использования привычных систем, в которые интегрированы специализированные модули для реализации и контроля электронных подписей. В данной статье рассмотрены варианты заверения ЭД любых видов с помощью популярных программных средств.
Какие документы нужно подписывать электронной подписью (ЭЦП)?
На сегодня цифровую подпись можно ставить под документами любых видов. Вопрос конкретной необходимости определяется договоренностями между отправителем и получателем такого документа
Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.
Можно выделить несколько основных случаев, в которых требуется электронная подпись:
- ЭДО. Самая распространенная сфера применения электронных подписей. В зависимости от договоренностей участников электронного документооборота, документы могут быть подписаны простой (например, при обмене внутри компании) или квалифицированной ЭП.
- Сдача отчетности в надзорные органы. Большинство служб, таких, например, как ФНС/ФСС/ПФР или Росстат, поддерживают и рекомендуют обмен данными в цифровом виде. Чтобы подать отчетность таким способом, понадобится заверить документы электронной подписью (ЭЦП). У безбумажной отчетности есть ряд преимуществ, к примеру, отсутствие ручного ввода и автоматическая проверка ошибок.
- Подача заявлений на портале «Госуслуги». Портал позволяет обращаться в различные государственные ведомства гражданам РФ без личного визита.
- Арбитражные споры в суде. ЭД, заверенные усиленной электронной подписью, являются аналогом собственноручно подписанных бланков на бумаге. Договоры, письма, акты, счета и прочие документы с ЭЦП имеют юридическую силу и рассматриваются судом как доказательства.
Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.
Что нужно для подписания документов цифровой подписью?
- Документ. Стоит удостовериться, что ЭД не содержит ошибок или не потребует изменений в будущем. В документе, заверенном ЭП (ЭЦП), любые изменения запрещены. Если они потребуются, нужно будет сформировать исправленный или корректировочный документ, заверить его ЭП еще раз, а также еще раз отправить его контрагенту.
- Действующий сертификат ЭП (ЭЦП). Он определяет, кем будет подписан документ. В отличие от сертификата простой электронной подписи, сертификат квалифицированной электронной подписи придаст подписываемому документу юридическую силу. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько.
- Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей, шифрование. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП (ЭЦП). Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.
- Программы или плагины для создания и проверки ЭП (ЭЦП). Чтобы поставить ЭП (ЭЦП) на документы в формате Word и PDF, могут использоваться плагины для популярных редакторов. Также распространены отдельные программы, которые позволяют подписывать и проверять файлы любых форматов.
Бесплатная
консультация
эксперта
Ольга Сергеева
Руководитель проектов
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
ПО для подписания электронных документов
Непосредственно подписание документов происходит с помощью специального ПО. Это могут быть плагины для существующих программ или отдельные программы. Ключевые различия популярных решений можно увидеть в таблице ниже.
Наиболее популярным производителем ПО для работы с ЭП (ЭЦП) на российском рынке является компания КриптоПро. Продукты этой фирмы поддерживают все распространенные носители, типы подписей и открывают возможность получения заверенного файла любого типа. Рассмотрим необходимые средства для создания ЭП (ЭЦП).
КриптоПРО CSP
Ключевое программное средство, которое обеспечивает работу программ и плагинов от КриптоПРО. Это ПО должно быть установлено на компьютере пользователя, который планирует работу с ЭП (ЭЦП) в программах этого производителя.
Прямая работа с данным ПО для получения подписанного файла не предусматривается. ПО используется для настройки работы с ЭП (ЭЦП) на компьютере и поддерживает такие возможности как:
- Настройка считывателей закрытых ключей;
- Настройка типов носителей;
- Установка и просмотр сертификатов;
- Настройка параметров алгоритмов шифрования;
- Установка криптопровайдеров по умолчанию;
- Настройки безопасности.
Обычно настройка осуществляется ИТ-специалистами, но дальнейшая работа пользователя по подписанию и проверке документов происходит постоянно в одной программе и предполагает ряд однотипных действий.
Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!
КриптоАРМ
Программа для подписи документов ЭП (ЭЦП), проверки сертификатов полученных документов и шифрования данных. Стартовая версия программы имеет ограниченный функционал, и пользоваться ею бесплатно можно только в течение ограниченного периода. Базовая и стандартная версии содержат основные и дополнительные функции.
Чтобы подписать документ электронной подписью в КриптоАРМ, нужно, соблюдая порядок, выполнить следующие шаги:
Запустить программу и в верхнем меню нажать на значок «Подписать».
Ознакомиться с инструкцией и нажать «Далее».
Нажать «Добавить файл», если требуется подписать один документ, или «Добавить папку», если нужно подписать все файлы определенного каталога.
В открывшемся окне менеджера файлов выделить целевой файл и нажать «Открыть»
При необходимости повторить данную процедуру, если требуется подписание нескольких файлов из разных каталогов, затем нажать «Далее».
На странице следующего этапа следует выбрать кодировку и расширение, если значения по умолчанию не подходят, а также указать каталог для выходных файлов. В этом каталоге будут созданы новые файлы. Когда все настройки установлены, нажать «Далее».
Страница параметров позволяет установить свойства подписи, выбрать тип – присоединенная или открепленная (в подпись не включаются сертификаты), добавить штампы времени. После выбора всех свойств нужно нажать «Далее».
На следующей странице нажать «Выбрать». Откроется окно хранилища сертификатов. Из списка сертификатов нужно выбрать тот, которым будет подписан документ или папка. После чего нужно нажать «Далее».
Откроется страница завершающего шага. Если планируется использование этих параметров для подписи в других документах, на данном шаге можно сохранить профиль, установив соответствующую галочку. После чего нажать «Готово».
Появится сообщение об окончании операции. В указанном каталоге будут созданы файлы подписей.
Напомним, что наиболее часто ЭП используется в процессе электронного документооборота с контрагентами. В этом случае ЭД имеют юридическую силу и позволяют избавиться от бумажного документооборота.