Как правильно сшить договора ниткой инструкция

Как правильно прошить документы, способы и схемы прошивки: в 2, в 3, в 4 и в 5 проколов + видео

Сшивка документов – процедура, без которой сложно обеспечить целостность и последовательность бумаг, сдать документацию в архив или предоставить её в организации для отчётности. Процедура сшивки простая, но здесь есть свои нормы и требования. Если не знать, как сшить документы правильно, легко допустить ошибки в скреплении листов, что может привести к серьёзным проблемам.

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы. Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5. Можно также сшивать документы «на уголок», но этот способ используется нечасто и не подходит для создания книг, хранящихся в архиве.

В две дырки

Сшивать документы специальным шнуром или нитками в две дырки проще всего. Этот способ подойдёт для разных видов бумаг, которые впоследствии будут переданы для проверки или в качестве отчёта, убраны в архив. Прошивка в две дырки осуществляется следующим методом:

• Возьмите все документы, которые планируете сшить вместе.
• Разложите листы в правильном порядке. Обычно ориентиром служит дата документа.
• Для проделывания дыр нужно использовать дырокол, крайние инструменты — это шило и дрель.

1. Установите на дыроколе ограничитель на режим “А4”, или установите другой необходимый размер.
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (как на фото №2 выше).
3. Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку.
5. В соответствии с фото №5-№8 прошейте документы нитью.
6. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №9).
7. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить расположенная между двумя отверстиями не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут зажаты и будут открываться не полностью. (фото №11)
8. Подготовьте бланк для наклейки (фото №12). Скачать форму бланка “Прошито, пронумеровано и скреплено печатью” вы можете по ссылке в конце статьи.
9. Сделайте дополнительный узел. Он должен располагаться строго под наклейкой (фото №13-14).
10. Пронумеруйте сшиваемые документы (фото №15).
11. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. (фото №16).
12. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах.

В три дырки способ №1

Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.

После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

1. Установите на дыроколе ограничитель, таким образом, чтобы расстояние до центра крайнего колющего элемента составляло 68 мм (фото №1)
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2).
3. Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку (фото №3-4).
5. Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
6. В соответствии с фото №9-№12 прошейте документы нитью.
7. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 14 сантиметров (фото №13).
8. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)
9. Сделайте дополнительный узел. Узел должен располагаться под наклейкой (фото №15).
10. Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка “Прошито, пронумеровано и скреплено печатью” вы можете по ссылке в конце статьи.
11. Пронумеруйте документы.
12. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №16).

В три дырки способ №2 (видео)

В четыре дырки (2 способа)

Есть ещё один вариант, который используется довольно часто. Это прошивка документации в четыре дырки. Она несколько сложнее, но проводится примерно также как и в две дырки. Последовательность действий в этом случае такая:

1. Установите на дыроколе ограничитель на специальный режим для 4 отверстий, как на фото №1. Такой режим может обозначаться четырьмя точками, 4HOLE, или же 888.
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2)
3. Убедитесь, что документы выровнены относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку. (фото №2-4)
5. Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
6. В соответствии с фото №9-№14 прошейте документы нитью.
7. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №15).
8. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между четырьмя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут открываться не полностью. (фото №16)
9. Сделайте дополнительный узел. Он должен находиться под наклейкой (фото №17).
10. Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка можно по ссылке в конце статьи.
11. Пронумеруйте документы.
12. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №18).

Второй способ (видео):

В пять дырок

Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3. Затем оба конца нити должны быть выведены с обратной стороны книги. Завяжите узел и оставьте с каждого конца нити по 7 см. Наклейте листок бумаги или же лист прошивки, подпишите.

Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Документы, подлежащие прошивке

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды. В любом случае документы потребуется не только прошить, но также пронумеровать, правильно оформить книгу, которая получилась в результате.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

• личные и общие приказы;
• штатное расписание;
• кадровые и архивные документы;
• бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
• входящая и исходящая документация;
• рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
• тендерная документация;
• все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

• приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
• приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
• инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:

• иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
• клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
• антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
• обложка для книги (при необходимости);
• заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
• ножницы;
• зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
• нить, шпагат или лента любого цвета;
• дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.

Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.

Cшиватель для документов, назначение

Сшиватель – это специальный станок, помогающий прошить большое количество бумаг в кратчайшие сроки. Сшивание документов с таким станком – эффективный способ одновременно продырявить и скрепить вместе стопки бумаг разного формата до 1000 листов.

Каждое предприятие самостоятельно приобретает для своих нужд такой сшиватель, подбирая подходящую по цене и функционалу модель. Популярны и отечественные, и зарубежные модели. Стоимость их различна, но в среднем не менее 7-10 тыс. рублей. Более качественные экземпляры можно приобрести за 30-50 тыс. рублей.

Подготовка документов к прошивке

Подготовка документов к сшиванию – важный этап. От него зависит, насколько быстрой, качественной и правильной будет сшивка. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Подбор и оформление обложки для книги. Чаще всего выбирают стандартную, которая подходит для всех документов формата А4. Обычно для неё используют картон светлого оттенка. Также встречается нестандартная обложка, применяющаяся, если документы имеют необычный размер, например, формат А5. Есть обложки, предназначенные для длительного хранения. Они отличаются от стандартной большей плотности и износостойкостью.
2. Комплектация книги. Перед сшиванием подготавливается комплект документов. В одной книге помещается документация только одного типа. Например, книга входящей корреспонденции или кадровых приказов. Причём в пачке должно быть не более 250 листов. Если сшить нужно больше документов, то придётся разделить их на несколько томов.
3. Подготовка самих бумаг. С них нужно удалить все скобы, скрепки, булавки. Стопку располагают в правильном порядке: от самых ранних до более поздних.
4. Нумерация листов. Обычно она производится простым карандашом. Но в некоторых организациях нумерация делается ручкой. Номе ставится в верхнем углу каждого документа арабскими цифрами. При необходимости могут использоваться русские буквы, например, 15 а, 15 б и т.д. Номера страниц должны быть вписаны так, чтобы не задевать текст документа. Опись и некоторые приложения нумерации не подвергаются. На титульном листе номер не ставится, а вторая страница сразу идёт с цифрой «2».
5. Опись бумаг. Каждый подшитый документ должен иметь дату подшивки и срок хранения, подробную аннотацию, указание организации и наименования бумаги. Также в книге должна быть опись, количество бумаг и страниц, подпись с указанием полного Ф.И.О. делопроизводителя, занимавшегося сшивкой.

Основные способы прошивки документов

Сшивать документацию можно самыми разными способами. То, как сшить документы в вашем случае, зависит от требований и правил самой фирмы, законодательства, типа бумаг, имеющихся приспособлений и материалов. Вот несколько самых распространённых вариантов подготовки документации для сдачи в архив или для отчётности:

1. Классический способ сшивания. Обычно требуется прошивать документы в 3 или в 4 дырки. Такой метод подойдёт для всех видов бумаг независимо от их формата и объёма. Нить, шпагат, верёвка или лента связываются сзади книги узлом, а сверху наклеивается заверительная надпись.
2. Объёмные материалы скрепляются с помощью плотной верёвки, продетой в предварительно сделанные дыроколом или шуруповёртом отверстия.
3. Переплёточный станок или сшиватель. Такой метод используется на крупных предприятиях.

Некоторые фирмы обращаются для сшивания своей документации в типографию. Это облегчает процесс подготовки документов для сдачи в архив, но может быть дорогостоящей услугой, если бумаг много.

Процесс сшивания документов

Сегодня нет чёткого регламента, как именно сшивать те или иные виды бумаг. В каждой организации могут быть свои правила и образцы. Уточните этот момент, если вы не знаете, как прошивать документы, или устроились на должность делопроизводителя недавно. Лучше узнать заранее, как и что делалось до вас, посмотреть документы, уже сданные в архив, спросить руководителя или ранее ответственное за сшивку должностное лицо, чем допустить ошибки.

Процесс сшивания документации состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка. Заранее приобретаются все необходимые материалы и инструменты. Выбираются и просматриваются документы. Их складывают в правильном порядке, удаляют металлические вставки.
2. Сам процесс сшивки. Готовятся отверстия для нити. Для этого используется игла, дырокол или другие инструменты. Нить или верёвка вводится в правильной последовательности в дырки и связывается узлом с тыльной стороны тома. Затем нить обрезается, а концы оставляются свободными. Сверху клеится специальный бланк или же бумага, где ставится подпись и прописывается количество страниц и документов, дата, имя ответственного лица.

Затем происходит сдача документации на проверку или в архив. Некоторые виды документов хранятся там же, где они были сделаны, а не в архиве. Например, некоторые виды бухгалтерских бумаг, входящая и исходящая документация. Это связано с тем, что к ним часто обращаются в процессе работы.

Источник

Нужно ли сшивать договоры

Для внутреннего документооборота прошивка требуется для документов с большим объемом страниц. Если их свыше двух, то рекомендуется надежно прошить. Прошитые дела компактные, и их удобнее сохранять и классифицировать. Такой метод сохраняет целостность документов, защищая от утери и подделки отдельных листов. Если листы не соединены должным образом, то при возникновении конфликтов доказать их принадлежность к конкретному заверенному документу не просто.

Следует подчеркнуть: законодательство не обязывает переплетать договоры с контрагентами. На практике часто используют скоросшиватели, скрепки и степлеры. Иногда и вовсе ничем не скрепляют. Но для надежности следует заверить каждый лист, а не только последний. Если текст умещается на две страницы, то распечатайте на одном листе с обеих сторон.

Но если многостраничную документацию необходимо отправить на регистрацию, проверяющим органам или в архив, то нет сомнений, нужна ли прошивка на договоре, — однозначно да. Прошитые документы требуют и в ФНС, ПФР, Центробанк, нотариус и др.

Если, например, налоговый инспектор проводит проверочные мероприятия, то он вправе запросить для этого любые бумаги (п. 1 ст. 93 НК РФ). Чтобы их представить, листы обязательно следует пронумеровать и прошить по правилам, утвержденным Федеральной налоговой службой (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Помните: если договоры на нитке не прошить в соответствии с требованиями ведомства, то их не примут и посчитают, что вы не согласны отдать документы. А за отказ их предоставить компанию вправе оштрафовать (ст. 126 НК РФ).

Что касается трудового договора, то в законодательстве не указано, что работодатель обязан его прошить нитью. В ст. 67 ТК РФ отмечено только требование составить его письменно в двух экземплярах и подписать обеими сторонами — главой компании и подчиненным. Независимо от наличия прошивки контракт, оформленный по всем правилам, обладает юридической силой.

Аналогичные правила действуют и по вопросу, нужно ли прошивать гражданско-правовой договор для хранения в компании, — такого требования нет. В организациях это делают для удобства по собственной инициативе. То есть если в компании хранят контракты, не скрепленные нитками, но составленные по всем правилам, то они не теряют законной силы. И санкции работодателю не грозят.

Материалы для сшивания

Небольшой объем бумаг прошивают классическим методом, для этого используют следующие материалы:

• специальные нити;
• иглы;
• канцелярское шило;
• дырокол;
• круглая железная прошивка для договоров;
• обложки из прочного картона (традиционный размер для листов А4 составляет 22,9 x 32,4 см, для хранения в архиве есть и другие форматы по необходимости);
• наклейка с надписью для заверения размером около 5 на 6 см;
• ножницы;
• клей.

Основная деталь — нити. Их выбирают в зависимости от объемов документации. Если листов немного, то достаточно специальных прошивных нитей (на основе хлопка или синтетики). Если стопка больше, то есть другие варианты: прочные лавсановые ленты, веревки, бечевки или банковские шпагаты. Чтобы надежно прошить объемные папки с документацией, используют даже шуруповерт и толстый шпагат.

Если вы выбираете нити, то обратите внимание на обозначение «ЛШ», они прочные и долговечные. Например, для лавсановых — ЛШ-210. Этот показатель говорит о том, что в ее составе есть полиэфирное волокно плотностью 210 текс. Оно выдерживает воздействие кислотой, растворителями, повышенной влажностью, плесенью, микроорганизмами и др.

Но если таких нитей под рукой нет, а прошивка не ждет, то допустимо взять обычные швейные нитки. В таком случае их складывают в 5–7 раз для надежности. Цвет нитей непринципиален, поскольку никакими нормативными актами этот вопрос не закреплен. Но чаще всего применяют белый или красный по ситуации.

Инструкция, как сшить договор

Единых требований к прошивке документации не существует. Есть общие правила: в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ 7.0.97-2016. Но четкой процедуры там не указано. Следуйте общим рекомендациям. В большинстве случаев ориентироваться необходимо на правила, которые утверждены ведомством, в которое требуются прошитые документы.

Некоторые рекомендации есть, например, в Инструкции по документированию Центробанка России, утв. приказом № 02-213 от 07.12.1992, в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ № 477 от 15.06.2009, в Приложении № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020.

Вот подробные требования, как прошивать документ для налоговой инспекции (приложение № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.18):

• листы необходимо сшить прочными нитками в тома (не более 150 листов);
• каждый из них прошивают отдельно;
• пронумеровать арабскими цифрами по порядку;
• следить, чтобы скрепляющие элементы не мешали свободному чтению текста, цифр, реквизитов, дат, штампов, надписей и т. д.
• оставить доступ для копирования каждой страницы в отдельности;
• при скреплении нити провести наизнанку последнего листа и связать;
• сверху разместить наклейку с надписью о заверении;
• на наклейке указать необходимые реквизиты — должность, подпись, фамилию и инициалы уполномоченного лица, количество листов (цифрами и прописью) и дату.

Несмотря на то что единых правил нет, на практике сшивание контрактов проводится по аналогичному порядку. Прежде чем начинать процедуру, подготовьте необходимые материалы. Затем проставьте арабские цифры внизу страниц по порядку, начиная с первого листа. Выровняйте листы по краям. Если необходимо, то оформите обложкой. И приступайте к сшиванию.

Есть разные варианты, это зависит от объемов документации. Для переплетения классическим методом: по левому краю стопки сделайте несколько проколов — от 2 до 4.

Вот пошаговая инструкция, как правильно сшить договоры ниткой с иголкой.

Шаг 1. Перед тем как начать процесс, проверьте документацию на наличие лишних предметов — скоб от степлера, канцелярских скрепок, булавок и других крепежей.

Шаг 2. Систематизируйте листы — по номерам, датам, темам или значимости и т. д. Сложите их ровно в стопку.

Шаг 3. По краю листов сделайте несколько проколов в ряд по вертикали. Если проколов три, то средний необходимо сделать четко по центру страницы.

Шаг 4. Введите иглу с тыльной стороны документа в отверстие по центру.

Шаг 5. Затем протяните петлю в верхнее отверстие.

Шаг 7. После этого проведите иглу через изнаночную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшись на обложке, выведите нить снова наизнанку через середину.

Шаг 9. Завяжите нитки вместе на изнаночной стороне.

Шаг 11. Разместите на узел наклейку, предназначенную для заверения.

Шаг 12. На ней необходимо поставить подпись директора и печать организации. Штамп поставьте так, чтобы одна его часть находилась на листе с заверительной надписью, а другая — на оборотной стороне.

Пример подшитого договора

Есть и другие способы, как красиво сшить договор, например, для купли-продажи квартиры.

Способ 1. Самый простой — в два отверстия, для удобства предпочтительнее сделать дыроколом. Затем следует продеть нити с титульного листа наизнанку. Связать нити между собой в узел, разместить наклейку и заверить.

Способ 2. В три отверстия. Нить вводим с изнаночной стороны в две крайние дырочки. Когда она оказалась на титульной странице, оба ее конца выводим через середину опять наизнанку. Затем завязываем и размещаем заверительную надпись.

Способ 3. В одно отверстие. Прокалываем листы при помощи шила или дырокола в левом углу сверху. Ленту складываем вдвое, вставляем специальное железное кольцо для прошивки. Получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку.

На лицевой стороне в петлю продеваем «хвосты» и завязываем.

Сверху размещаем наклейку и заверяем. Вот как выглядит пример прошитого договора купли-продажи недвижимости:

А это образец наклейки для заверительной надписи: