Как работать с фильтрами в excel пошаговая инструкция на русском

Проверьте, как это работает!

Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.

Фильтрация диапазона данных

1. Выберите любую ячейку в диапазоне данных.

2. Выберите Данные > Фильтр.

   

3. Выберите стрелку в столбце .

4. Выберите пункт Текстовые фильтры или Числовые фильтры, а затем — сравнение, например пункт Между.

   

5. Введите условия фильтрации и нажмите кнопку ОК.

   

Фильтрация данных в таблице

При создании и формате таблицв их заглавные таблицы автоматически добавляются элементы управления фильтром.

1. Выберите стрелку в столбца, который вы хотите отфильтровать.

2. Снимите флажок (Выделить все) и установите флажки для тех элементов, которые вы хотите отобразить.

   

3. Нажмите кнопку ОК.

Стрелка заглавного изменится на фильтра. Щелкните этот значок, чтобы изменить или очистить фильтр.

Хотите узнать больше?

Фильтрация данных в диапазоне или таблице

Фильтрация данных в сводной таблице

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Фильтры в Excel — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. После фильтрации в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.

В статье разберёмся:

• как установить фильтр по одному критерию;
• как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
• для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
• как очистить фильтры.

---

Фильтрация данных хорошо знакома пользователям интернет-магазинов. В них не обязательно листать весь ассортимент, чтобы найти нужный товар. Можно заполнить критерии фильтра, и платформа скроет неподходящие позиции.

Фильтры в Excel работают по тому же принципу. Пользователь выбирает параметры данных, которые ему нужно отобразить, — и Excel убирает из таблицы всё лишнее.

Разберёмся, как это сделать.

Для примера воспользуемся отчётностью небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, цены, даты продажи и ответственные менеджеры.

Допустим, нужно показать продажи только одного менеджера — Соколова П. Воспользуемся фильтрацией.

Шаг 1. Выделяем ячейку внутри таблицы — не обязательно ячейку столбца «Менеджер», любую.

Шаг 2. На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».

Шаг 3. В появившемся меню выбираем пункт «Фильтр».

То же самое можно сделать через кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные».

Шаг 4. В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками — нажимаем на кнопку столбца, который нужно отфильтровать. В нашем случае это столбец «Менеджер».

Шаг 5. В появившемся меню флажком выбираем данные, которые нужно оставить в таблице, — в нашем случае данные менеджера Соколова П., — и нажимаем кнопку «Применить фильтр».

Готово — таблица показывает данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация.

Чтобы ещё уменьшить количество отображаемых в таблице данных, можно применять несколько фильтров одновременно. При этом как фильтр можно задавать не только точное значение ячеек, но и условие, которому отфильтрованные ячейки должны соответствовать.

Разберём на примере.

Выше мы уже отфильтровали таблицу по одному параметру — оставили в ней продажи только менеджера Соколова П. Добавим второй параметр — среди продаж Соколова П. покажем автомобили дороже 1,5 млн рублей.

Шаг 1. Открываем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажимаем на параметр «Выберите».

Шаг 2. Выбираем критерий, которому должны соответствовать отфильтрованные ячейки.

В нашем случае нужно показать автомобили дороже 1,5 млн рублей — выбираем критерий «Больше».

Шаг 3. Дополняем условие фильтрации — в нашем случае «Больше 1500000» — и нажимаем «Применить фильтр».

Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь таблица показывает только те проданные менеджером авто, цена которых была выше 1,5 млн рублей.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать таблицу по сложным критериям сразу в нескольких столбцах.

Это можно сделать способом, который мы описали выше: поочерёдно установить несколько стандартных фильтров или фильтров с условиями пользователя. Но в случае с объёмными таблицами этот способ может быть неудобным и трудозатратным. Для экономии времени применяют расширенный фильтр.

Принцип работы расширенного фильтра следующий:

• Копируют шапку исходной таблицы и создают отдельную таблицу для условий фильтрации.
• Вводят условия.
• Запускают фильтрацию.

Разберём на примере. Отфильтруем отчётность автосалона по трём критериям:

• менеджер — Шолохов Г.;
• год выпуска автомобиля — 2019-й или раньше;
• цена — до 2 млн рублей.

Шаг 1. Создаём таблицу для условий фильтрации — для этого копируем шапку исходной таблицы и вставляем её выше.

Важное условие — между таблицей с условиями и исходной таблицей обязательно должна быть пустая строка.

Шаг 2. В созданной таблице вводим критерии фильтрации:

• «Год выпуска» → <=2019.
• «Цена, руб.» → <2000000.
• «Менеджер» → Шолохов Г.

Шаг 3. Выделяем любую ячейку исходной таблицы и на вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Дополнительно».

Шаг 4. В появившемся окне заполняем параметры расширенного фильтра:

• Выбираем, где отобразятся результаты фильтрации: в исходной таблице или в другом месте. В нашем случае выберем первый вариант — «Фильтровать список на месте».
• Диапазон списка — диапазон таблицы, для которой нужно применить фильтр. Он заполнен автоматически, для этого мы выделяли ячейку исходной таблицы перед тем, как вызвать меню.

• Диапазон условий — диапазон таблицы с условиями фильтрации. Ставим курсор в пустое окно параметра и выделяем диапазон: шапку таблицы и строку с критериями. Данные диапазона автоматически появляются в окне параметров расширенного фильтра.

Шаг 5. Нажимаем «ОК» в меню расширенного фильтра.

Готово — исходная таблица отфильтрована по трём заданным параметрам.

Отменить фильтрацию можно тремя способами:

1. Вызвать меню отфильтрованного столбца и нажать на кнопку «Очистить фильтр».

2. Нажать на кнопку «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная». Затем — либо снять галочку напротив пункта «Фильтр», либо нажать «Очистить фильтр».

3. Нажать на кнопку «Очистить» на вкладке «Данные».

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Фильтры в таблице excel — это инструменты, которые способны отсеивать лишнюю информацию из таблицы и вычленять из нее только необходимую, соответствующую критериям. Программа позволяет устанавливать как простые условия поиска по одному параметру, так и сложные, по нескольким переменным.

Как поставить

Excel — мощная программа из пакета Microsoft, созданная для работы с таблицами. В ней удобно вести большой учет множества данных. И регулярно у пользователей возникает потребность быстро находить в файлах с тысячами данных те, которые отвечают определенному параметру. Для этого придется поставить фильтр в эксель-таблице.

Для начала работы необходимо выбрать одну, любую, ячейку внутри таблицы, открыть вкладку «Данные».

Затем нажать кнопку «Фильтр».

В заголовках столбцов появятся значки неиспользуемого отсева. Это означает, что осталось только установить нужные параметры, чтобы отсечь необходимую информацию.

В таблице

Пошаговая инструкция: как поставить фильтр в эксель-таблице.

1. Нажать на значок в заголовке столбца.

Перед пользователем появится выпадающее окошко с перечислением всех значений в этом столбце.

2. Убрать лишние галочки, стоящие у параметров, которые пользователя не интересуют. Галочки останутся только у тех параметров, по которым необходимо провести поиск. После чего нажать «Ок».

3. Просмотреть результат — останутся только строки, соответствующие заданному параметру.

В диапазоне

Отсев в диапазоне применяется, когда необходимо отсечь информацию не по одному значению, а по определенному спектру. Он бывает числовым или текстовым, в зависимости от информации, которую содержит необходимый столбец.

Например, в рассматриваемом файле столбцы В и С имеют числовой отсев.

Остальные — текстовый.

Чтобы установить диапазонный поиск, необходимо нажать значок в заголовке столбца, выбрать строку с наименованием отсева и необходимый способ установления диапазона, установить его и применить.

Например, в случае с числовым поиском этот порядок действий выглядит так:

1. Выбираем вид отсева.

2. Выбираем необходимый способ формирования диапазона, например, «больше» означает, что в результате появятся все значения, превышающие цифру, которую пользователь введет.

3. Ввести цифру, которая и станет границей для отсева, — выведены будут все значения больше нее.

4. Нажать «Ок» и оценить результат. В выбранном столбце останутся только значения, превышающие установленную границу.

Как задать несколько параметров

После того как информация отфильтрована по параметрам одного из столбцов, пользователь вправе продолжить отфильтровывать ее по остальным столбцам. Значений для отсева уже меньше, но результат станет более детальным.

Например, мы уже отфильтровали таблицу по условию «Страна» и оставили только товары российского происхождения.

Теперь необходимо дополнительно отделить товары стоимостью 100 рублей, для этого применяем отсев в разделе «Цена».

Нажимаем «Ок» и получаем только товары стоимостью 100 рублей, произведенные в России.

Как поставить расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет отсеивать информацию сразу по нескольким условиям. Работая с ним, перед тем как поставить фильтр в таблице excel, необходимо подготовить саму таблицу — создать над ней поле из нескольких свободных строк и скопировать заголовки.

Затем в свободной строке под скопированными заголовками задать необходимые условия поиска. Например, необходимо найти товары, произведенные в России, проданные менеджером Ивановым, стоимостью менее 300 рублей.

После того как параметры корректно введены, необходимо снова открыть вкладку «Данные» и выбрать функцию «Дополнительно».

Перед пользователем появится окно, в котором ему предстоит заполнить две строки:

• «Исходный диапазон» — это диапазон таблицы, информация которой подлежит фильтрации, то есть исходной таблицы. Его эксель введет автоматически;
• «Диапазон условий» — это ячейки, из которых программа возьмет значения для отсева, — вторая таблица, которую мы создали сверху. Чтобы значения появились в строке окна, необходимо просто захватить две ее строки: с наименованием раздела и введенными значениями.

После того как оба диапазона сформированы, нажмите «Ок» и оцените результат.

Как удостовериться, поставлен ли фильтр

Чтобы узнать, установлен поиск данных или нет, необходимо взглянуть на строку с наименованием параметров — это первая строка. Если он есть, в каждой ячейке строки обнаружится небольшой значок.

Значком «1» обозначается столбец, в котором поиск установлен, но не применяется. Значком «2» обозначен уже примененный поиск.

Удаление

Эксель позволяет снимать фильтры по отдельности — с каждого раздела, к которому они были применены, или со всего файла целиком.

Из столбца

Если к разделу применен отсев, для его снятия необходимо нажать на значок в заголовке и выбрать в выпавшем меню кнопку «Удалить фильтр из столбца».

С листа

Чтобы снять все имеющиеся отсевы со всех разделов одновременно, необходимо нажать на кнопку «Фильтр» во вкладке «Данные».

Рассмотрим, как можно искать информацию в MS Excel, используя фильтры.

Для этого откроем эксель и набросаем в нем небольшую таблицу.

Выделите любую ячейку в строке с заголовками, затем перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр»:

В строке с заголовками нашей таблицы в каждом столбце появятся «стрелки».

Обратите внимание, что если в Вашей таблице нет строки с заголовками, то Excel, автоматически вставит фильтр в первую строку с данными:

Подготовительный этап завершен. Можно приступать к поиску информации.

Основы работы с фильтрами

Применение фильтров к таблице

Щелкните на значке в столбце «Менеджер». Откроется следующее меню:

В данном меню с помощью флажков Вы можете отмечать те элементы, по которым необходимо фильтровать данные.

Совет 1

Если в таблице много значений, то используйте строку поиска. Для этого начните вводить в нее часть слова, которое Вам необходимо найти. Список вариантов будет автоматически сокращаться.

Минус этого способа в том, что можно отметить только одно значение или несколько значений, содержащих искомую фразу, но абсолютно разные значения найти не удастся. Т.е., например, сразу найти таким образом менеджеров по имени Сергей и Александр не получится, но можно найти все значения, содержащие «Серг»: Сергей, Сергеев, Сергиенко и т.п.

Совет 2

Например, Вам нужно отметить только 2 значения из нескольких десятков. Снимать флажок вручную с каждой позиции кроме нужных достаточно затратно по времени. Для ускорения этого процесса снимите флажок с пункта «(Выделить все)». При этом снимутся все остальные флажки. Теперь можно отметить только те пункты, которые Вам нужны.

MS Excel поддерживает множественные фильтры, т.е. фильтр сразу по нескольким столбцам.

Например, Вам необходимо найти все заказы менеджера Иванова от 18.01.2014.

Для начала щелкните на в столбце «Менеджер» и выберите Иванова.

Теперь щелкните на в столбце «Дата отгрузки», снимите флажок с «(Выделить все)» и выберите 18.01.2014 или введите в строке поиска 18 и нажмите «ОК».

Таблица примет следующий вид:

Аналогичным образом Вы можете продолжить фильтровать данные по столбцам «Описание», «Кол-во» и т.д.

Обратите внимание, что в столбцах, по которым был применен фильтр, значокменяется на .

Таким образом Вы всегда будете знать по каким столбцам происходит фильтрация данных.

Отмена фильтра

Для того, чтобы снять все фильтры сразу, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на кнопку «Очистить».

Если необходимо снять фильтр только с одного столбца, оставив фильтры по другим, то щелкните на значке данного столбца, напр., «Дата отгрузки» и щелкните на пункте «Удалить фильтр с <Название столбца>»:

или

Если необходимо полностью отказаться от фильтров в таблице, то перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр». Она перестанет подсвечиваться, из строки с заголовками исчезнут значки и и в таблице отобразятся все данные.

До

После

Дополнительные настройки фильтров

В зависимости от типа содержимого столбцов у фильтров появляются дополнительные опции.

Текстовые фильтры

Щелкните на значке столбца «Менеджер», наведите курсор на «Текстовые фильтры», дождитесь появления меню и выберите любой из критериев отбора или пункт «Настраиваемый фильтр…». Появится следующее окно:

• 1. Условия «равно» или «не равно» предполагают, что искомое выражение стопроцентно совпадает с содержанием ячейки. Критерий «равно» оставляет в таблице только те строки, в которых содержится выбранное значение. Соответственно, критерий «не равно» оставляет все значения, кроме выбранного. Для упрощения задачи Вы можете выбрать нужное значение из выпадающего списка:

• 2. Условия «больше» и «меньше» предполагают, что в таблице останутся значения, которые по алфавиту начинаются с более ранней или более поздней буквы. Например, если выбрать значение «Иванов» при опции «больше», то в таблице останутся только те ячейки, которые начинаются на букву «Й»(Картов, Йогуртов и т.п.). А при опции «меньше» — значения на букву «З» (Захаров, Букин).
• 3. Единственное отличие условий «больше или равно» и «меньше или равно» от предыдущего пункта в том, что в фильтр включает и выбранное значение.
• 4. Если необходимо найти все значения, которые начинаются на «Ива», то используйте условие «начинается с», а если хотите узнать, сколько в таблице значений, оканчивающихся на «рович», то выберите опцию «заканчивается на».
• 5. Соответственно, условия «не начинается с» и «не заканчивается на» предполагают, что Вам не надо отображать в таблице значения, содержащие искомую фразу.
• 6. При выборе условий «содержит» или «не содержит» можно указать любую фразу или сочетание букв, которые необходимо включить или исключить из фильтра. Отличие этого пункта от пунктов 1, 4 и 5, в том, что искомая фраза может находится в любом месте ячейки. Например, задав в качестве фильтра «Ива», в результате получим «Иванов Алексей», «Сергей Иваровский», «кривая» и т.п.

Числовые фильтры

Большинство условий те же самые, что и при текстовых фильтрах. Рассмотрим только новые.

• 1. Условие «между». При выборе данного условия, в появившемся окне сразу же устанавливаются нужные критерии, что облегчает Вам задачу:

Вам остается только ввести значения с клавиатуры или выбрать их из списка.

• 2. Условие «Первые 10». Данный пункт имеет следующие опции:
  • Показать наименьшие или наибольшие значения.
  • Сколько значений отобразить.
  • В данном пункте требуется пояснение по второму значению: % от количества элементов. Например, у Вас в таблице 15 строк с числовыми значениями. При выборе 20% в таблице останется только 15/100*20 = 3 строки.

  

• 3. При выборе условий «Выше среднего» или «Ниже среднего» Excel автоматически высчитывает среднее арифметическое значение в столбце и фильтрует данные согласно критерию.

Фильтр по дате

Данные условия не требуют специальных расшифровок, поскольку их значение легко понять из названий. Единственное на что стоит обратить внимание, что в стандартном окне выбора условий фильтра появляется кнопка Календарь для облегчения ввода даты.

И еще немного о фильтрах

Есть еще один способ фильтрации данных. Немного преобразуем нашу таблицу:

Как видите, мы ее раскрасили.

Теперь, например, нам необходимо найти все строки с Красоткиным. Щелкните правой кнопкой на ячейке с данным человеком и в появившемся меню выберите пункт «Фильтр». В новом меню есть несколько новых опций. В данном примере нам нужен пункт «Фильтр по значению…».

Если выбрать условие «Фильтр по цвету…», то в таблице останутся строки с ячейками того же цвета, что и активная ячейка (желтая заливка).

Если щелкнуть на «Фильтр по цвету шрифта…», то в нашей таблице останутся только ячейки с красным или черным шрифтом, в зависимости от того, какая ячейка активна в данный момент.

Последний пункт фильтра применим только в том случае, если в таблице используется условное форматирование со значками.

Администрация сайта CADELTA.RU выражает благодарность автору Александр Царев за подготовку материала.

Фильтрация данных в диапазоне или таблице

В этом курсе:

Используйте автофильтр или встроенные операторы сравнения, такие как «больше чем» и «первые 10», в Excel, чтобы отобразить нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице можно либо повторно применить фильтр, чтобы получить актуальные результаты, либо очистить фильтр, чтобы заново отобразить все данные.

Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.

Фильтрация диапазона данных

Выберите любую ячейку в диапазоне данных.

Выберите фильтр> данных .

Щелкните стрелку в заголовке столбца.

Выберите текстовые фильтры или Числовые фильтры, а затем выберите Сравнение, например между.

Введите условия фильтрации и нажмите кнопку ОК.

Фильтрация данных в таблице

При помещении данных в таблицу элементы управления фильтрами автоматически добавляются в заголовки таблицы.

Щелкните стрелку в заголовке столбца, содержимое которого вы хотите отфильтровать.

Снимите флажок (выделить все) и выберите поля, которые нужно отобразить.

Нажмите кнопку ОК.

Стрелка заголовка столбца превращается в значок фильтра . Щелкните этот значок, чтобы изменить или очистить фильтр.

Статьи по теме

В отфильтрованных данных отображаются только те строки, которые соответствуют указанному условия и скрывают строки, которые не нужно отображать. После фильтрации данных вы можете скопировать, найти, изменить, отформатировать, вывести на диаграмму и напечатать подмножество отфильтрованных данных, не перемещая и не изменяя его.

Кроме того, можно выполнить фильтрацию по нескольким столбцам. Фильтры являются аддитивными, что означает, что каждый дополнительный фильтр основывается на текущем фильтре и дополнительно сокращает подмножество данных.

Примечание: При использовании диалогового окна Поиск для поиска отфильтрованных данных выполняется поиск только данных, которые отображаются в списке. Поиск данных, которые не отображаются, не выполняется. Чтобы найти все данные, снимите все фильтры.

Два типа фильтров

С помощью автофильтра вы можете создать два типа фильтров: по значению списка или по критерию. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающим для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно выполнить фильтрацию по списку чисел или условию, но не по обоим; Вы можете отфильтровать по значку или настраиваемому фильтру, но не к обоим.

Повторное применение фильтра

Чтобы определить, применен ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца.

стрелка раскрывающегося списка означает, что фильтрация включена, но не применяется.

При наведении указателя мыши на заголовок столбца, для которого включена фильтрация, но не применяется, выводится Экранная подсказка «(отображаются все)».

Кнопка фильтра означает, что фильтр применен.

При наведении указателя мыши на заголовок столбца с фильтром Экранная подсказка отображает фильтр, примененный к этому столбцу, например «равно красному цвету ячейки» или «больше чем 150».

При повторном применении фильтра выводятся различные результаты по следующим причинам.

Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбец таблицы.

значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.

Не используйте смешанные типы данных

Для достижения наилучших результатов не следует смешивать типы данных, такие как текст и число, а также числа и даты в одном столбце, так как для каждого столбца доступно только один тип команды фильтра. Если используется смесь типов данных, отображаемая команда является типом данных, который чаще всего вызывается. Например, если столбец содержит три значения, хранящиеся как число, а четыре — как текст, отображается команда текстовые фильтры .

Фильтрация данных в таблице

При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.

Выделите данные, которые нужно отфильтровать. На вкладке Главная нажмите кнопку Форматировать как таблицу и выберите команду Форматировать как таблицу.

В диалоговом окне Создание таблицы вы можете выбрать, есть ли в таблице заголовки.

Выберите Таблица с заголовками, чтобы преобразовать верхнюю строку в заголовки таблицы. Данные в этой строке не будут фильтроваться.

Не устанавливайте флажок, если вы хотите, чтобы Excel Online добавить заполнители (которые можно переименовывать) над данными таблицы.

Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заголовке столбца и выберите параметр фильтрации.

Фильтрация диапазона данных

Если вы не хотите форматировать данные в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.

Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для достижения наилучших результатов столбцы должны содержать заголовки.

На вкладке » данные » нажмите кнопку » Фильтр«.

Параметры фильтрации для таблиц и диапазонов

Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр, или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры, для дат отображается пункт Фильтры по дате, а для текста — Текстовые фильтры. Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:

Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.

В этом примере, чтобы отобрать регионы, в которых сумма продаж за март была меньше 6000, можно применить настраиваемый фильтр:

Вот как это сделать.

Щелкните стрелку фильтра в ячейке со словом «Март», выберите пункт Числовые фильтры и условие Меньше и введите значение 6000.

Нажмите кнопку ОК.

Excel Online применяет фильтр и отображает только регионы с продажами ниже $6000.

Аналогичным образом можно применить фильтры по дате и текстовые фильтры.

Удаление фильтра из столбца

Нажмите кнопку фильтр рядом с заголовком столбца, а затем выберите команду очистить фильтр из «имя столбца» >.

Удаление всех фильтров из таблицы или диапазона

Выделите любую ячейку в таблице или диапазоне и на вкладке данные нажмите кнопку Фильтр .

Будут удалены все фильтры из всех столбцов в таблице или диапазоне и отображаются все данные.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Фильтрация данных в Excel

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

1. Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
2. Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
3. Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.

Автофильтр

1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
2. На вкладке Данные [Data] найдите группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
3. Щелкнуть по кнопке Фильтр [Filter] .

1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.

1. Выбрать условие фильтрации.

Варианты фильтрации данных

• Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
• Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
• Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
• Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:

1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… [Top 10…] и др.
2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца.

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].

1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.
   

Форматирование срезов

1. Выделить срез.
2. На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

1. В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте [Filter the list, in-place] или скопировать результат в другое место [Copy to another Location].

1. Указать Исходный диапазон [List range], выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
2. Указать Диапазон условий [Criteria range], отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
3. Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон [Copy to], отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
4. Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи [Unique records only].

Расширенный фильтр в Excel и примеры его возможностей

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».
2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.

Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.
2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».
3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.
4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Работа с фильтрами в MS Office Excel на примерах

Рассмотрим, как можно искать информацию в MS Excel, используя фильтры.

Для этого откроем эксель и набросаем в нем небольшую таблицу.

Выделите любую ячейку в строке с заголовками, затем перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр»:

В строке с заголовками нашей таблицы в каждом столбце появятся «стрелки».

Обратите внимание, что если в Вашей таблице нет строки с заголовками, то Excel, автоматически вставит фильтр в первую строку с данными:

Подготовительный этап завершен. Можно приступать к поиску информации.

Основы работы с фильтрами

Применение фильтров к таблице

Щелкните на значке в столбце «Менеджер». Откроется следующее меню:

В данном меню с помощью флажков Вы можете отмечать те элементы, по которым необходимо фильтровать данные.

Если в таблице много значений, то используйте строку поиска. Для этого начните вводить в нее часть слова, которое Вам необходимо найти. Список вариантов будет автоматически сокращаться.

Минус этого способа в том, что можно отметить только одно значение или несколько значений, содержащих искомую фразу, но абсолютно разные значения найти не удастся. Т.е., например, сразу найти таким образом менеджеров по имени Сергей и Александр не получится, но можно найти все значения, содержащие «Серг»: Сергей, Сергеев, Сергиенко и т.п.

Например, Вам нужно отметить только 2 значения из нескольких десятков. Снимать флажок вручную с каждой позиции кроме нужных достаточно затратно по времени. Для ускорения этого процесса снимите флажок с пункта «(Выделить все)». При этом снимутся все остальные флажки. Теперь можно отметить только те пункты, которые Вам нужны.

MS Excel поддерживает множественные фильтры, т.е. фильтр сразу по нескольким столбцам.

Например, Вам необходимо найти все заказы менеджера Иванова от 18.01.2014.

Для начала щелкните на в столбце «Менеджер» и выберите Иванова.

Теперь щелкните на в столбце «Дата отгрузки», снимите флажок с «(Выделить все)» и выберите 18.01.2014 или введите в строке поиска 18 и нажмите «ОК».

Таблица примет следующий вид:

Аналогичным образом Вы можете продолжить фильтровать данные по столбцам «Описание», «Кол-во» и т.д.

Обратите внимание, что в столбцах, по которым был применен фильтр, значокменяется на .

Таким образом Вы всегда будете знать по каким столбцам происходит фильтрация данных.

Отмена фильтра

Для того, чтобы снять все фильтры сразу, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на кнопку «Очистить».

Если необходимо снять фильтр только с одного столбца, оставив фильтры по другим, то щелкните на значке данного столбца, напр., «Дата отгрузки» и щелкните на пункте «Удалить фильтр с »:

или

Если необходимо полностью отказаться от фильтров в таблице, то перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр». Она перестанет подсвечиваться, из строки с заголовками исчезнут значки и и в таблице отобразятся все данные.

После

Дополнительные настройки фильтров

В зависимости от типа содержимого столбцов у фильтров появляются дополнительные опции.

Текстовые фильтры

Щелкните на значке столбца «Менеджер», наведите курсор на «Текстовые фильтры», дождитесь появления меню и выберите любой из критериев отбора или пункт «Настраиваемый фильтр…». Появится следующее окно:

• 1. Условия «равно» или «не равно» предполагают, что искомое выражение стопроцентно совпадает с содержанием ячейки. Критерий «равно» оставляет в таблице только те строки, в которых содержится выбранное значение. Соответственно, критерий «не равно» оставляет все значения, кроме выбранного. Для упрощения задачи Вы можете выбрать нужное значение из выпадающего списка:

• 2. Условия «больше» и «меньше» предполагают, что в таблице останутся значения, которые по алфавиту начинаются с более ранней или более поздней буквы. Например, если выбрать значение «Иванов» при опции «больше», то в таблице останутся только те ячейки, которые начинаются на букву «Й»(Картов, Йогуртов и т.п.). А при опции «меньше» — значения на букву «З» (Захаров, Букин).
• 3. Единственное отличие условий «больше или равно» и «меньше или равно» от предыдущего пункта в том, что в фильтр включает и выбранное значение.
• 4. Если необходимо найти все значения, которые начинаются на «Ива», то используйте условие «начинается с», а если хотите узнать, сколько в таблице значений, оканчивающихся на «рович», то выберите опцию «заканчивается на».
• 5. Соответственно, условия «не начинается с» и «не заканчивается на» предполагают, что Вам не надо отображать в таблице значения, содержащие искомую фразу.
• 6. При выборе условий «содержит» или «не содержит» можно указать любую фразу или сочетание букв, которые необходимо включить или исключить из фильтра. Отличие этого пункта от пунктов 1, 4 и 5, в том, что искомая фраза может находится в любом месте ячейки. Например, задав в качестве фильтра «Ива», в результате получим «Иванов Алексей», «Сергей Иваровский», «кривая» и т.п.

Числовые фильтры

Большинство условий те же самые, что и при текстовых фильтрах. Рассмотрим только новые.

• 1. Условие «между». При выборе данного условия, в появившемся окне сразу же устанавливаются нужные критерии, что облегчает Вам задачу:

Вам остается только ввести значения с клавиатуры или выбрать их из списка.

• 2. Условие «Первые 10». Данный пункт имеет следующие опции:
  • Показать наименьшие или наибольшие значения.
  • Сколько значений отобразить.
  • В данном пункте требуется пояснение по второму значению: % от количества элементов. Например, у Вас в таблице 15 строк с числовыми значениями. При выборе 20% в таблице останется только 15/100*20 = 3 строки.

  

• 3. При выборе условий «Выше среднего» или «Ниже среднего» Excel автоматически высчитывает среднее арифметическое значение в столбце и фильтрует данные согласно критерию.

Фильтр по дате

Данные условия не требуют специальных расшифровок, поскольку их значение легко понять из названий. Единственное на что стоит обратить внимание, что в стандартном окне выбора условий фильтра появляется кнопка Календарь для облегчения ввода даты.

И еще немного о фильтрах

Есть еще один способ фильтрации данных. Немного преобразуем нашу таблицу:

Как видите, мы ее раскрасили.

Теперь, например, нам необходимо найти все строки с Красоткиным. Щелкните правой кнопкой на ячейке с данным человеком и в появившемся меню выберите пункт «Фильтр». В новом меню есть несколько новых опций. В данном примере нам нужен пункт «Фильтр по значению…».

Если выбрать условие «Фильтр по цвету…», то в таблице останутся строки с ячейками того же цвета, что и активная ячейка (желтая заливка).

Если щелкнуть на «Фильтр по цвету шрифта…», то в нашей таблице останутся только ячейки с красным или черным шрифтом, в зависимости от того, какая ячейка активна в данный момент.

Последний пункт фильтра применим только в том случае, если в таблице используется условное форматирование со значками.

Компьютер + Интернет + блог = Статьи, приносящие деньги

Забирайте в подарок мой многолетний опыт — книгу «Автопродажи через блог»

Как создать фильтр в Excel по столбцам, варианты фильтрации

Все возможные способы, как создать фильтр в Excel по столбцам. Подробная, пошаговая инструкция для начинающих пользователей.

Работать с таблицами в программе Excel не сложно. Наоборот, с помощью данной программы очень удобно и легко производить различные подсчёты.

А недавно я писал, как строить графики и диаграммы. Советую прочитать, потому что, конечно лучше знать, как это правильно делать.

И, казалось бы, использование Excel выгодно тогда, когда в таблице немного исходных данных, требующих просмотра или иных манипуляций.

А в остальных случаях, лучше пользоваться сторонними программами, однако это не так. Для обработки большого количества исходных данных в программе Excel имеется фильтр.

При помощи фильтра можно временно убрать определённые строки, столбцы, не удовлетворяющие указанным пользователем условиям. В этом материале вы сможете ознакомиться с тем, как создать и настроить фильтрацию данных.

Варианты фильтрации

Чтобы отсеять ненужные данные, при помощи фильтра, необходимо задать условия.

Для этого используются настройки фильтрации, где можно сделать следующее:

• Настроить значения.
• Если требуется, то можно сделать фильтрацию данных по цвету или значку ячейки, а также цвету шрифта.
• Также для работы с данными задаётся фильтр по дате, числовой или текстовый. Числовой фильтр позволяет выбрать один или несколько дополнительных типов фильтрации: больше, меньше и т.д. Если выбирается текстовый, то появится несколько вариантов, для отсеивания информации: «содержит…», «начинается с…» и пр. При фильтрации дате можно выбрать определённые дни, например, завтра, на прошлой или следующей неделе и т.д. Все эти варианты фильтрации имеют ещё один пункт «Настраиваемый фильтр», с его помощью можно настроить несколько условий отбора необходимой информации. При этом если задаётся два условия для отбора, то для связи отношений используется «И». Чтобы было выполнено хотя бы одно условие «ИЛИ».

Одновременная фильтрация и сортировка

Если внимательней присмотреться, то во вкладке «Данные» слева от кнопки «Фильтр» располагается «Сортировка». С её помощью в таблице осуществляется распределение данных в определённом, заданном порядке.

Только нужно иметь в виду, что упорядочивание строк, осуществляется только относительно выбранного столбца. Поэтому при работе с таблицами рекомендуется использование столбца с номерами строк.

Чтобы осуществить сортировку нескольких столбцов в «Сортировке» нужно нажать на «Добавить уровень», после чего также заполняются все необходимые параметры.

Автофильтр

Для запуска автофильтра на панели инструментов нужно найти вкладку «Редактирование» и нажать на «Сортировка и фильтр» или перейти на вкладку «Данные» и кликнуть по «Фильтр».

Чтобы указать условия для фильтрации данных, используются кнопки в виде треугольников, которые возникают в верхней части столбца, сразу после включения фильтра.

Для отмены ранее установленной фильтрации, в разделе «Редактирование» или «Данные» кликаете по «Фильтр». Если требуется снятие фильтра лишь с одного столбца, то в этом случае:

• Потребуется кликнуть по кнопке со стрелкой, размещенной в верхней части таблицы на нужном столбце.
• Затем отмечается «Удалить фильтр из столбца» и на «ОК».

Расширенный фильтр

Это вариант используется тогда, когда требуется выполнить несколько условий одновременно и не только. Однако работать с ней чуть сложнее, чем с Автофильтром.

Чтобы воспользоваться расширенным фильтром потребуется:

• Создать новую таблицу для указания условий отбора диапазона данных. Лучше это делать на другом листе, т.к. иначе могут не отображаться некоторые заданные условия.
• Далее производится копирование «шапки» основной таблицы.
• Следующим этап является прописывание условий фильтрации. Чтобы какой-то столбец соответствовал нескольким критериям отбора информации, его заголовок прописывается повторно и в этом же столбце указывается второе условие.
• Теперь нужно поработать со вкладкой «Данные». Ищите раздел «Сортировка и фильтр», где выбирается строка «Дополнительно».
• В появившемся окне, потребуется выбрать один из вариантов фиксации результатов. Стоит обратить внимание на то, что при выборе «Скопировать результат…», появиться активная строка — «Поместить результат…». Здесь нужно указать курсором ячейку диапазона, где будут размещаться результаты фильтрации. Также нельзя забывать и про «Исходный диапазон», для указания которого выделяется вся таблица, в том числе и её заголовки. Для указания «Диапазона условий», отмечается весь требуемый диапазон данных, совместно с ячейками, где указаны заголовки столбцов. Последние два диапазона отмечаются и в первом и во втором варианте фиксации данных. При необходимости исключения дублирующихся записей нужно отметить «Только уникальные записи».

Этот тип фильтрации данных доступен в Excel, начиная с версии 2010. Однако, нужно отметить, что срез является отдельным графическим объектом (картинкой или диаграммой), представляющим интерактивные фильтры.

При этом он не связанный с ячейками и отображается над листом. Это даёт возможность его свободно перемещать. Также, благодаря этому, просматривать все необходимые данные намного удобнее, чем при использовании стандартного фильтра.

Создание срезов, позволяет также фильтровать информацию, размещённую в таблицах, в программе Excel, но только в несколько ином формате.

Чтобы создать «Срез» для таблицы, потребуется:

• Сначала выделить ячейку, расположенную в таблице и найти раздел «Конструктор» и нажать на «Вставить срез». Также можно посмотреть такую же кнопку в разделе «Анализ» или «Вставка».
• Далее отмечаются поля, которые должны быть включены в «Срез» и для сохранения, перед выходом из диалогового окна нажимается «ОК».

Чтобы произвести форматирование «Среза» во вкладке «Конструктор» имеется несколько стилей. Также, при желании, пользователь может создать индивидуальный стиль.

Кстати в некоторых версиях программы, эта возможность предусмотрена во вкладке «Параметры» в разделе «Стили срезов». Для удаления среза, его необходимо выделить и нажать на клавиатуре на «Delete».

Чтобы решить вопрос о том, как создать фильтр в Excel по столбцам, как можно увидеть, имеется несколько способов.

Каждый из них имеет свои особенности и может быть использован в зависимости от версии, установленной на вашем ПК программы.

Как создать фильтр в Excel, видео

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».



2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

1. Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.



2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».



3. Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.



4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Скачать пример работы с расширенным фильтром

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Работа с большими наборами данных в Excel может затруднить поиск нужной информации. Инструмент фильтрации, предлагаемый Microsoft Excel, позволяет пользователям легко структурировать свои данные, чтобы найти то, что нужно. 

С помощью фильтра Excel вы также можете несколькими способами уменьшить объем данных, отображаемых в электронных таблицах. Вы можете фильтровать данные на основе значений в определенном разделе — например, столбце или всей электронной таблице. Можно применить фильтр к тексту, дате или числам. Кроме того, Excel позволяет использовать несколько фильтров для разных столбцов. Таким образом, фильтр может помочь нам отфильтровать необходимую информацию и скрыть другую нежелательную информацию из наборов данных.

Если вы хотите узнать больше о том, как добавить фильтр в Майкрософт эксель, ниже вы найдете всю информацию, необходимую для выполнения этого процесса.

Кстати, в нашем учебном центре “РУНО” есть практический курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый, на котором можно узнать всё про фильтрацию данных, их суммирование и множество других способов форматирования информации.

Давайте подробно разберем, как правильно и корректно использовать фильтры в программе Excel.

Содержание:

1. Для чего нужен фильтр в Excel
2. Как установить фильтр в Excel
3. Как установить числовой фильтр в Excel

Когда приходится работать с большим массивом данных в Excel, будь то таблица со списком сотрудников или прайс-лист с перечнем продукции, очень тяжело сориентироваться и отобрать то, что необходимо для конкретной задачи.

Представим, что у нас есть однотабличная база данных в Excel и в ней нужно сделать выборку данных по какому-либо конкретному условию или нескольким. Проще скажем так: как из большой таблицы быстро и точно извлечь именно то, что нас конкретно интересует. Для этого и существуют фильтры.

Чтобы узнать больше об инструменте фильтрации Excel (как базовом, так и расширенном), давайте рассмотрим пример.

Как установить фильтр в Excel

В этом разделе мы узнаем, как мы можем применить фильтр к набору данных и отфильтровать необходимые данные из всего набора данных, отобразить только ту часть набора данных и скрыть ненужные данные.

Допустим, у нас в таблице Excel имеется список сотрудников фирмы и мы хотим применить фильтр. 

Итак, нам необходимо отобрать только женщин нашего коллектива, инженеров, или же всех мужчин, работающих с 2006 года.

Для начала нужно установить фильтры на шапку нашей таблицы. Для этого выделяем ее, в меню находим закладку Данные, а там кнопку “Фильтр”.

Нажимаем и видим, что к каждой выделенной нами ячейке прикрепился фильтр.

Теперь мы можем с ним работать. Начнем с простого — отберем только женщин. Ищем поле “Пол”, нажимаем на фильтре данной ячейки и оставляем галочки только возле буквы «ж», которая соответствует женскому полу в примере. С остальных вариантов галочки снимаем.

Обратите внимание, что список вариантов формируется из всех имеющихся данных в конкретном столбце. Т.е. если бы мы полностью прописали «мужчина» и «женщина», то именно так бы и выглядел список в фильтре. Итог нашей выборки – остались только женщины.

Стоит обратить внимание, что на той ячейке, где был задействован фильтр, значок фильтра изменил свой вид.

Это сигнализирует о том, что здесь выполнена фильтрация, и на самом деле сейчас перед нами не вся имеющаяся таблица. Для возвращения всего в первоначальный вид – зайдите снова в фильтр столбца с полом и поставьте галочку напротив «Выделить все».

С тем, чтобы найти всех инженеров – та же ситуация. Нужно зайти в фильтр ячейки “Должность” и выбрать только инженеров. Но это точные совпадения.

Важно!

Чтобы фильтрация в Майкрософт эксель работала правильно, в вашем документе должна быть строка заголовка, которая используется для идентификации имени каждого столбца. 

В нашем примере рабочая книга организована в виде различных столбцов, обозначенных ячейками заголовка в строке 1. 

В Microsoft Excel есть еще много полезных функций, которые помогут быстро и точно сформировать необходимую отчетность, без лишних временных затрат

Освоив курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый, вы приобретете основные навыки для уверенной работы в Excel, получите эффективный и точный анализ своих данных.

Как установить числовой фильтр в Excel

А что, если нужно найти не конкретное значение, а, например, всех, у кого оклад больше 20 000. Если выбирать из списка вариантов как в предыдущем примере получится долго и может быть далеко не точно, поскольку придется перебирать варианты в фильтре вручную. 

Для таких задач и используется функция “Числовые фильтры”. Они находятся там же, где и обычные. В них можно задать равенство, соотношение и даже рейтинг по цифровым данным. 

Если нам нужно оставить в таблице только тех людей, у которых оклад больше 20 000, то в фильтре ячейки “Оклад” выбираем числовой фильтр, далее больше или равно и в высвечивающемся окне ставим значение 20 000.

Как видно, здесь можно установить два условия и соотношение между ними (И, ИЛИ). Нажимаем на ОК. Результат получаем быстро и абсолютно достоверно.

Чтобы убрать этот фильтр, да и любой другой, нужно зайти в ячейку, где работает фильтр и нажать «Убрать фильтр с …».

Автофильтр – функция в Эксель, способная значительно упростить жизнь при работе с большими таблицами. С помощью этого инструмента можно убрать лишнюю информацию, оставив только нужные в данные. Давайте посмотрим, как пользоваться фильтром в Excel.

Включаем фильтр

Чтобы начать работать с автофильтром, нужно его включить. Данное действие можно выполнить по-разному:

1. Щелкаем по любой ячейке таблицы, для которой хотим задать фильтр. После этого жмем кнопку “Сортировка и фильтр” (раздел “Редактирование”, вкладка “Главная”). В появившемся списке кликаем по пункту “Фильтр”.
2. Кликаем по любой ячейке таблицы, после этого переключаемся во вкладку “Данные”, где нажимаем кнопку “Фильтр” (группа инструментов “Сортировка и фильтр”). 

Независимо от того, какой вариант был выбран, будет активирована функция “фильтр”. Наглядно в этом можно убедиться, взглянув на ячейки шапки таблицы. В них с правой стороны должен появится небольшой значок в виде квадрата со стрелкой вниз внутри.

Настраиваем фильтр

Теперь, когда фильтр включен, давайте научимся им пользоваться.

1. Для того, чтобы отфильтровать значения в определенном столбце, просто щелкаем по значку в виде квадрата, о котором шла речь выше. В результате появится меню, в котором мы можем выбрать, какие значения хотим отображать (должна стоять галочка) или спрятать (нужно убрать галочку).
2. По готовности жмем кнопку OK.
3. Благодаря выполненным действиям мы смогли спрятать все лишние данные. Столбец, к которому применен фильтр достаточно легко определить визуально, так как внутри характерного квадрата появится изображение воронки рядом со стрелкой вниз.

Также, у нас есть возможность отфильтровать данные столбца по следующим условиям (на примере ячеек с текстовым форматом):

• равно
• не равно
• начинается с
• заканчивается на
• содержит
• не содержит

Чтобы воспользоваться ими, в меню фильтра щелкаем по пункту “Текстовые фильтры” (или “Числовые фильтры”/“Фильтры по дате” – в зависимости от формата ячеек). В результате откроется вспомогательный список с данными условиями.

Настраиваем пользовательский фильтр

Теперь давайте займемся настройкой пользовательского автофильтра.

1. Во вспомогательном меню фильтра кликаем по пункту “Настраиваемый фильтр”.
2. Появится окно для настройки пользовательского автофильтра. Преимуществом этого инструмента является то, что в отличие от простого фильтра, с помощью которого можно просто убрать ненужные данные лишь по одному условию, здесь у нас есть возможность отфильтровать значения в выбранном столбце одновременно по 2-ум параметрам, отвечающим условиям:
   • равно
   • не равно
   • больше
   • больше или равно
   • меньше
   • меньше или равно
   • начинается с
   • не начинается с
   • заканчивается на
   • не заканчивается на
   • содержит
   • не содержит
3. Помимо этого у нас есть возможность выбрать, хотим ли мы, чтобы одновременно выполнялись два заданных условия, или достаточно выполнения хотя бы одного из них. В зависимости от этого нужно установить отметку напротив соответствующего пункта.
4. Допустим, нам нужно оставить таблице только данные по видам спорта “баскетбол” и “теннис”. В этом случае мы устанавливаем в качестве условий параметр “содержит”, выбираем нужные значения (для того нужно нажать на стрелку вниз в конце поля для ввода информации) и устанавливаем переключатель в положение “ИЛИ”. По готовности жмем кнопку OK.
5. В итоге в нашей таблице будут отображаться только данные по выбранным видам спорта.

Выключаем фильтр

Чтобы выключить фильтр, выполняем те же самые действия, которые требовались для включения функции.

1. Во вкладке “Данные” нажимаем на кнопку “Фильтр” (группа “Сортировка и фильтр”).
2. Во вкладке “Главная” нажимаем на значок “Сортировка и фильтр”, в открывшемся списке кликаем по пункту “Фильтр”.
3. После этого таблица вернется к первоначальному виду, а спрятанные данные вновь появятся на экране.

Заключение

Таким образом, благодаря применению функции “автофильтр” можно сэкономить немало времени на обработку больших объемов данных в таблице Эксель, что позволит оптимизировать трудовые и временные затраты на выполнение поставленной задачи.