Как работать с первичной документацией в 1с пошаговая инструкция

Первичные документы в бухгалтерском учете представляют собой обширный список, порядок составления и содержание которых регулируется государственными органами РФ. У каждого подразделения, будь то кадровый, торговый отдел, администрация или производственный цех, существуют свои унифицированные формы ведения первичной документации.

Сегодня, подавляющее большинство первичных документов учитывается в специализированных бухгалтерских программах. Многие организации стараются отходить от бумажных вариантов документов и полностью переходят на электронный документооборот.

В статье мы разберем как и где вводить первичную документацию, а также как этот процесс упростить с помощью передачи на аутсорсинг.

Перед специалистами компании, работа которых связана с оформлением первички, встает серьезная задача регулярно совершенствовать свои знания в ведении учета в программе 1С. Так как от правильного заполнения информационной базы будет зависеть корректное отражение финансового результата в организации, а также не возникнут проблемы с бухгалтерской отчетностью и определением объема налогов.

Учет первичных торговых операций

Рассмотрим пошаговый пример ведения учета первичных документов в торговом отделе небольшой компании в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.

Роль первички – своевременно и точно отражать происходящие хозяйственные события в организации. Руководителям и собственникам бизнеса следует понимать, что не существует обязательного перечня первичных документов. Каждая организация сама определяет нужный список документов, в зависимости от деятельности, и фиксирует его в учетной политике. 

Приобретение товаров

Компания приобретает товары для дальнейшей перепродажи, а материалы – для обеспечения своих нужд. При покупке у поставщиков, как правило, возникают еще и дополнительные расходы. Это могут быть: транспортные расходы, тара и упаковка, затраты на командировку с целью заключения договора о покупке. Все денежные перемещения с целью приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должны быть учтены в базе.

Внесение первичных документов в базу 1С:Бухгалтерия происходит следующим образом. Для отражения поступления открываем на панели разделов вкладку «Покупки» и нажимаем «Поступление (акты, накладные, УПД)». Для создания нового поступления необходимо нажать «Поступление» — «Товары, услуги, комиссия». Документ создается на основании предъявленного оригинала накладной и счета-фактуры от поставщика.

В накладной указывается номер и дата, выбирается нужный склад (оптовый или розничный), заполняются данные поставщика. В табличной части будут отражены поступившие товары. Если данные наименования уже имеются в справочнике номенклатуры, то внесение товаров можно выполнить через кнопку «Подбор». Если позиции новые и ранее их не вносили в базу, то в этом случае они создаются через кнопку «Добавить».

Во вкладках табличной части «Услуги», «Возвратная тара», «Агентские услуги» вносятся данные о дополнительных расходах, если они имеются.

После заполнения накладной в поле «Счет-фактура» нужно ввести номер, дату предъявленного документа и нажать на кнопку «Зарегистрировать». Готовый документ необходимо сохранить и провести.

При создании новых документов в программе, специалисту важно усвоить привычку каждый раз сверять поступившее количество товара и итоговые суммы с оригиналами документов, чтобы не упустить расхождений, а потом и возникновения разногласий при оплате счетов. Оригиналы в упорядоченном виде подшиваются в папки и хранятся в архиве организации.

Оплата поставщику

Чтобы оплатить контрагенту за ранее приобретенные товары и услуги, необходимо выделить созданную накладную поступления, по которой мы хотим произвести оплату и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение».

Документ заполняется и устанавливается назначение платежа «Оплата за товар по Счету фактуре № … от … ». Нажать «Провести и закрыть».

Данное платежное поручение направляется в банк, после чего банк предоставляет оригинал выписки о снятии денежных средств с вашего расчетного счета. На основании этой выписки нужно создать еще один документ в базе 1С отражающий факт списания денежных средств. Создается он на основании платежного поручения. Необходимо выделить этот документ и нажать «Создать на основании» — «Списание с расчетного счета». Документ заполняется автоматически.

После заполнения документа, нажать «Провести и закрыть». Бумажные оригиналы подшиваются.

Оптовые продажи товаров

Отразим бухгалтерский учет первичных документов по оптовой торговле. Инструкция будет включать в себя оформление следующих операций:

1. Сначала выписываем счет покупателю, который согласился приобрести нашу продукцию оптом;
2. Отражаем факт реализации товара и перехода права собственности покупателю;
3. Регистрируем оплату, то есть зачисление денежных средств на расчетный счет компании.

Счет на оплату

Оформление счета в программе 1С выполняется через раздел «Продажи» в закладке «Счета покупателям». Нажмем на кнопку «Создать» и откроется форма документа.

Необходимо указать дату и заполнить верхнюю часть. В табличной части, с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» выбираем нужные товары из справочника, устанавливаем количество, проверяем оптовые цены. Не забываем проводить документацию в программе с помощью кнопки «Провести и закрыть». При необходимости распечатываем оригинал с помощью кнопки «Печать».

Реализация товара (отгрузка)

Порядок формирования документа отгрузки следующий. Он обычно создается на основании документации по оплате. Выделяем ранее созданный счет на оплату и нажимаем «Создать на основании» — «Реализация (Товары, услуги, комиссия)».

Документ необходимо заполнить: указать дату, поставщика, склад, с которого производится отгрузка. Нажать в том же документе «Выписать счет-фактуру». Затем, провести и сохранить.

Оплата от покупателя за товары

Следующий документ учета первички – оплата от покупателя. Оформление подобных документов производится либо на основании ранее созданных счетов на оплату, либо на основании документов реализации.

Вид операции указывается в зависимости от способа оплаты. Если покупатель оплачивает безналичным способом, то на основании документа реализации создаем «Поступление на расчетный счет».

 

Если оплата происходит наличными, то создаем «Поступление наличных».

Все поля документа заполняются. Указывается дата поступления денежных средств, входящий номер и дата платежного поручения. В назначении платежа указывается: «Оплата за товары от покупателя». Затем документ сохраняют и проводят.

Возвраты от покупателя

В бухгалтерском учете случаются ситуации, когда покупатель требует вернуть деньги за товар ненадлежащего качества или продукт не подошел по своим характеристикам.

В этом случае, бухгалтерия, в соответствии с законодательством, обязана принять свои товары обратно и вернуть оплаченные покупателем деньги. Все эти операции оформляются с помощью соответствующих документов.

Возврат товаров

Возврат выполняется на основании оригиналов документов, предъявленных покупателем.

Для ввода возврата в информационную базу, необходимо зайти в раздел «Продажи» и нажать на вкладку «Возвраты о покупателей». Для создания нового документа нажимаем «Возврат» и в выпадающем окне выбираем нужную ссылку. Если покупатель уже оплатил за товары, то необходимо выбрать операцию «Товары», если товары были отгружены заранее, до выписки счета покупателю, то выбираем «Товары отгруженные».

Заполняем документ, указав дату, наименование покупателя, оптовый склад и договор поставки. Также указывается документ реализации, по которому была произведена отгрузка. Нажав на кнопку «Заполнить», табличная часть заполняется автоматически. Необходимо вручную откорректировать только возвращаемый товар, указав нужное количество и сумму. Нажимаем «Провести», «Закрыть».

Оригиналы документов, предъявленные покупателем, сохраняем в подшивке.

Возврат денег покупателю

Данный учетный документ создается на основании созданного Возврата. Нужно найти и выделить этот документ и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение».

Заполнив все необходимые реквизиты в поля формы, необходимо будет нажать на ссылку «Ввести документ списания с расчетного счета». Как правило, его основанием является оригинал выписки из банка, подтверждающий, что деньги были перечислены на счет покупателя. Отражаем эту операцию.

В конце все документы необходимо провести и закрыть.

Складские операции

Рассмотрим учет первички на складах компании. Работа со складами требует знания специфики данного направления, а также типичных хозяйственных операций происходящих здесь. Товары на складах могут перемещаться с одного склада на другой. Важным событием на складе является процедура инвентаризации, позволяющая определить фактическое количество товаров и обеспечить его контроль, сохранность. 

Перемещение товаров

Для выполнения перемещения товаров в программе 1С Бухгалтерия, необходимо перейти в раздел «Склад» и нажать на ссылку «Перемещение товаров».

Заполняем отправителя: например, указываем «Оптовый склад». Затем заполняем получателя: «Розничный склад». С помощью кнопки «Подбор» необходимо указать названия товаров и их количество. Затем нажать на кнопку «Провести и закрыть». 

Инвентаризация

Выполним инвентаризацию на складе. В панели разделов нажимаем «Склад» и переходим по ссылке «Инвентаризация товаров» — «Создать». 

 

Указываем дату проведения, склад, ответственные лица. Документ заполняется автоматически с помощью кнопки «Заполнить». В табличной части будет отражено количество остатков по всем складам. Готовый документ можно распечатать в виде Инвентаризационной описи.

После того как будет завершена работа по проведению инвентаризации, возможно выявление недостачи или излишек на складах. 

Списание недостачи

Для того, чтобы списать выявленную недостачу, необходимо зайти в доумент инвентаризации и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Списание товаров, материалов».

Указать дату. Затем нажать «Провести и закрыть». 

 

Оприходование излишков

Учетный документ по оприходованию излишков также создается на основании инвентаризации. Аналогично списанию, создается новый документ с видом операции «Оприходование товаров». Заполняются все поля, с указанием даты, заполняется табличная часть. Документ необходимо провести и закрыть.

Учет основных средств

Основные средства (ОС) являются материально-вещественным имуществом компании, которые выступают в качестве средств труда при выполнении различных работ, услуг, а также в производстве продукции (инструмент, оборудование, машины, электроника, здания и сооружения).

Как правило, к основным средствам относится имущество, срок использования которого превышает один год. Особенностью объектов ОС является то, что они со временем подвержены изнашиванию, что в результате приводит к уменьшению их стоимости. В бухгалтерском учете принято амортизировать ОС, то есть ежемесячно вычитать из их себестоимости определенную сумму. 

Приобретение объектов ОС

Чтобы отразить в программе покупку ОС, необходимо в разделе «Покупки» зайти в закладку «Поступление (акт, накладная)» — «Оборудование». Откроется форма, которую необходимо заполнить соответствующими учеными данными. Указать наименование поступившего объекта ОС, его количество и стоимость.

Данный учетный документ вводится на основе предъявленной накладной. 

Ввод в эксплуатацию ОС

После того, как основное средство было оприходовано, необходимо ввести его в эксплуатацию, иными словами, принять к учету. Для этого, в программе необходимо выбрать «ОС и НМА» и нажать на вкладку «Принятие к учету ОС».

В документе необходимо указать дату создания документа. Указываем местонахождение, где будет использоваться основное средство. Например, если приобрели компьютеры, то можно выбрать «Администрация», «Бухгалтерия». Если станки, то — «Производственные цех» и т.д. Во вкладке «Событие», необходимо указать «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».

Для того, чтобы для основного средства корректно начислялась амортизация ему необходимо определить амортизационную группу. Для этого в закладке «Основные средства» необходимо зайти в «Группа учета ОС» и в зависимости от наименования присвоить тот или иной номер амортизационной группы.

В закладке «Бухгалтерский учет» необходимо задать способ поступления ОС в компанию, например, был приобретен за плату или получен безвозмездно. Затем нажать на «Порядок учета» и выбрать «Начисление амортизации». Также указывается способ начисления амортизации. Чаще всего в организациях используется «Линейный способ».

После заполнения документа, его необходимо провести и закрыть. 

Продажа (передача) ОС

Если было принято решение продать основное средство, то в программе необходимо выполнить следующие учетные действия. Зайти в раздел «ОС и НМА» и нажать на кнопку «Передача ОС». В открывшемся документе заполнить дату и реквизиты. В табличной части указывается наименование ОС, его количество и стоимость.

Ниже в этом же документе по ссылке необходимо создать счет-фактуру. В конце документ необходимо провести и закрыть.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

Учет первичной документации имеет свои особенности на каждом предприятии. Для малых организаций и индивидуальных предпринимателей список документов обычно небольшой и состоит только из основных форм. Для крупных компаний требуется более детализированный и обширный учет всех хозяйственных операций в каждом отделе, поэтому список первички у них достаточно внушительный. Для некоторых учет не вызывает вопросов, у других – это большая рутинная работа, отнимающая время, силы и нервы.

Переведите свой бухгалтерский и кадровый учет на аутсорсинг и мы решим вашу проблему. Помимо экономии на содержании целого отдела, вы откроете для себя много выгодных преимуществ. Мы окажем поддержку вашему бизнесу в следующих направлениях:

1. Внесем всю первичную документацию в базу.
2. Поможем вести бухучет в компании. Сформируем необходимую отчетность. У вас возникли затруднения в оформлении документации? — Наш профессиональный бухгалтер подробно расскажет, как это сделать.
3. Ваши налоги больше не будут доставлять головную боль. Занимайтесь бизнесом, не отвлекаясь на посторонние дела. Рассчитаем НДС, налог на прибыль, сформируем и сдадим декларации.
4. Проверим кадровый учет, поможем ежемесячно рассчитывать зарплату и другие платежи сотрудникам. Предоставим отчетность в контролирующие органы.

Кроме этого, выполним обслуживание в сфере автоматизации учета. Внедрим и настроим информационные программы, проведем курс обучения сотрудников. Проконсультируем по сложным вопросам ведения учета.

Бухгалтерский аутсорсинг помогает оптимизировать затраты организации. А ведение учета профессионалами исключает грубейших ошибок, связанных с ними штрафов и разбирательств.

Заказать бухгалтерский аутсорсинг можно здесь или по телефону +7 (499) 956-21-70

Все большее количество организаций используют электронный документооборот, но работа с бумажной первичной документацией все еще отнимает много времени. Внесение в 1С накладных, актов и других документов — необходимая, но скучная механическая работа, при этом еще и очень ответственная, так как ошибок допускать нельзя. Каждый бухгалтер, регулярно занимающийся обработкой первичной документации, мечтает о сервисе, который сам все сделает: прочитает документ, перенесет данные в 1С и проверит ошибки.

«1С:Распознавание первичных документов» — это именно такой сервис. Он поможет в 5–10 раз сократить время ввода первичных документов в программы 1С и избавит вас от рутинной и утомительной работы.

Распознать документы и внести их в программу 1С можно в 3 простых шага:

1. Загружаем в сервис отсканированные или сфотографированные документы.

2. Запускаем процесс распознавания и дожидаемся результатов.

3. Проверяем результаты распознавания и создаем документы в учетной базе 1С. 

Давайте рассмотрим процесс детальнее, но для начала отметим, что сервис работает в программах 1С, то есть и загрузка документов и проверка результатов распознавания происходит в 1С, поэтому никакие отдельные модули, программы и обработки устанавливать не нужно.

Этап 1. Загрузка документов 1С

Сервис умеет обрабатывать отсканированные изображения документов в формате pdf, png, jpeg, bmp, tiff или цифровые документы форматов Word, Excel, OpenDocument, а также архивы rar, zip и 7z.

Другими словами, если вы получили документы в каком-либо цифровом виде по электронной почте, то можете сразу загрузить их в сервис. Если у вас есть комплект бумажных документов, то их необходимо предварительно сфотографировать (если документов немного) или использовать сканер. Если мы говорим о большом количестве бумажных документов (20 и более страниц), то удобнее использовать поточный сканер, в который можно загрузить пачку документов и получить PDF с изображением всех страниц.

Если вы фотографируете документы, то сделайте четкий снимок каждой страницы. Позаботьтесь о том, чтобы было хорошее освещение и страница документа целиком попадала в кадр. Чем лучше качество фотографии, тем лучше будут результаты распознавания.

Документы в сервис загружаются как обычные файлы.

Если вы фотографируете документы, то для удобной загрузки пользователи программы «1С:Бухгалтерия» могут использовать бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер Документов» (есть версии для Android
и iOS). Отсканированные с помощью этого приложения документы сразу загружаются в сервис. Мобильное приложение будет особенно полезно, когда, например, документы получают менеджеры, работники склада, экспедиторы, любые другие удаленные сотрудники, которые могут сфотографировать документ, который оказывается в базе 1С через несколько минут, при этом уже распознанный, т. е. его нужно только проверить и провести.

Этап 2. Распознавание документов

Запустите процесс распознавания и дождитесь результатов. Скорость распознавания зависит от множества факторов, включая размер документов и качество изображения. Первые документы обычно готовы в течение одной-двух минут. Если вы загрузили большой объем документов, можно спокойно заниматься другими делами и вернуться к проверке распознанных документов через некоторое время.

Немного о технологиях распознавания, которые использует сервис.

Одним из основных плюсов сервиса является то, что мы научились очень хорошо работать именно с фотографиями, в том числе плохого качества, с проблемами печати. Такие документы — это реальность наших пользователей, потому что в бухгалтерию передают именно такие документы и других взять неоткуда.

Мы используем как открытые технологии распознавания, так и собственные разработки, которые адаптированы именно для задач распознавания документов. Это нейросети, различные технологии разворота документов в пространстве, алгоритмы исправления дефектов печати, освещения, размытости, других искажений.

Сервис разбирает структуру каждого документа и анализирует полученную информацию. Система находит контрагентов, даты и номера документов, суммы, о чем идет речь в документе, если есть таблицы — какие из них про товары, какие еще про что-то. Благодаря такому подходу сервис хорошо умеет распознавать не только формальные табличные документы (накладные, УПД или счета-фактуры), но и акты, в которых часто много текста, при этом не сильно формализованного.

Даже стандартные документы печатаются по-разному, и их форма меняется со временем, из-за чего сервис может «не увидеть» часть данных в документах. Мы отслеживаем такие случаи и постоянно дорабатываем сервис, обучая его распознавать новые способы оформления документов. Если вы загрузили документ, который, с вашей точки зрения, нормально читается, и мы в нем что-то не распознали, вы можете нажать кнопку «Пожаловаться» на странице обработки документа. Мы проанализируем вашу жалобу и дадим обратную связь. Если найдем проблему, добавив в планы развития сервиса ее устранение

В разных случаях мы применяем отдельные алгоритмы считывания символов, которые специально ориентированы на конкретные ситуации. Так, например, точность распознавания чисел в таблицах — выше, чем 99,9% (это сводная статистика по всем документам, которые распознал сервис).

Этап 3. Создание документов учета в базе 1С

После того как сервис распознает документы, проверьте результат распознавания и создайте документы в учетной базе 1С.

В этом сервис значительно облегчает задачу.

Во-первых, все действия по проверке выполняются в программе 1С в удобном визуальном редакторе.

Во-вторых, сервис автоматически сопоставляет распознанные данные с данными в учетной системе для последующего автоматического создания документов. Мы говорим здесь о наименовании организации, контрагентов и позиций номенклатуры.

Для сопоставления используется алгоритм нечеткого поиска, который натренирован на большую выборку данных с помощью методов машинного обучения. При этом сервис учится прямо на вашей базе. Если записи в программе 1С немного отличаются от указанного в документе, сервис подберет наиболее похожие варианты, запросит подтверждение и запомнит выбор. Если наименования номенклатура поставщика отличается от наименований номенклатуры в вашей базе, то система запомнит ваш выбор и в будущем будет его повторять.

В-третьих, сервис автоматически проверит распознанные числовые значения в табличной части документа на логичность (например, что цена × количество = сумма) и подсветит места в удобном визуальном редакторе, на которые надо обратить внимание.

После того как вы все проверили, документы в базе создаются автоматически.

При этом сервис сам проставляет счета учета и НДС. Кроме этого, если у вас, например, задублировались бумажные документы, сервис увидит, что такой документ уже есть в базе, и предупредит об этом, чтобы не создавать дубли в учетной системе.

Итак, мы загружаем в сервис отсканированные или сфотографированные изображения документов в формате pdf, png, jpeg, bmp, tiff
или цифровые документы форматов Word, Excel, OpenDocument,, а также архивы rar, zip и 7z. На выходе получаем первичные документы, созданные в базе 1С: счета на оплату, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты, универсальные передаточные документы (УПД). Также имеется универсальное распознавание для документов, не знакомых системе, но отражающих хозяйственные операции поступления или списания товаров.

При этом у нас есть:

• высокая скорость и точность распознавания;

• проверка корректности распознавания;

• удобный и знакомый интерфейс;

• умное сопоставление с данными 1С;

• групповой ввод документов (можно загрузить пачку листов в поточный сканер, один раз сопоставить всю несопоставленную номенклатуру, проверить комплектность, после чего система создаст все документы автоматически);

• безопасность и надежность, т. к. все документы при распознавании обрабатываются внутри фирмы 1С — и никогда не передаются третьим лицам.

Попробовать сервис в работе можно бесплатно (250 страниц). О том, как это сделать, читайте на сайте сервиса.

Если вы хотите, чтобы мы рассказали о чем-то более подробно, напишите нам в комментариях.

Содержание:

1.       Форма первичного документа с обязательными реквизитами

2.       Ссылки «Подписи» и «Доставка» документа «Реализация (акт, накладная)»  

1.    Форма первичного документа с обязательными реквизитами

Печатные формы первичных учетных документов формируются из документов программы по кнопке «Печать» (рис. 1).

В некоторых формах первичных документов, для которых предусмотрено несколько печатных форм, кнопка «Печать» содержит выпадающий список. В нем можно выбрать соответствующую печатную форму.

Рис. 1 Печать первичных учетных документов в программе 1С:Бухгалтерия

Например, печатная форма товарной накладной (форма ТОРГ-12) вызывается соответствующей командой (рис. 1) из формы документа реализации (акт, накладная).

На примере рассмотрим обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в форме ТОРГ-12 (рис. 2).

Рис. 2 Обязательные реквизиты формы ТОРГ-12

Данные в печатную форму документа попадают из соответствующих справочников и регистров сведений (в регистры сведений данные обычно записываются через формы ввода). Например:

·         данные об организации, оформившей документ, – из справочника «Организации» (рис. 3);

·         данные о контрагенте – из справочника «Контрагенты» (рис. 4);

·     данные о должностях и Ф. И. О. ответственных и уполномоченных лиц – из соответствующих регистров сведений 1С через форму «Подписи» (рис. 6) или форму «Реквизиты продавца и покупателя» (рис. 8), которые заполняются при переходе по соответствующим ссылкам в формах документов.

Справочник «Организации»

Раздел: «Главное → Организации».

Рис. 3 Справочник «Организации» в 1С:Бухгалтерия предприятия

Справочник «Контрагенты».

Раздел: «Справочники → Контрагенты».

Рис. 4 Справочник «Контрагенты» в 1С:Бухгалтерия предприятия  

2.    Ссылки «Подписи» и «Доставка» документа «Реализация (акт, накладная)»

В документах реализации с видом операций по реализации (отгрузке) товаров покупателю (рис. 5) при необходимости указываются грузоотправитель и грузополучатель, адрес доставки (по ссылке «Доставка»), а также должностные лица, подписывающие документ (по ссылке «Подписи») (рис. 6).

Рис. 5 Документ реализации с видом операции «отгрузка» в 1С:Бухгалтерия предприятия

Рис. 6 «Доставка» и «Подписи» в документе реализации в 1С:Бухгалтерия предприятия

В документах реализации 1С (акт, накладная) с видом операции «Услуги» (акт) должностные лица, подписывающие документ, указываются по ссылке «Реквизиты продавца и покупателя» (рис. 8).

Рис. 7 Документ «Реализация услуг» в 1С:Бухгалтерия предприятия

Рис. 8 Ссылка «Реквизиты «Продавца и покупателя»

Специалист компании «Кодерлайн»

Наталья Митницкая

Первичные документы утверждаются руководителем и должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Организация может утвердить в Учетной политике унифицированные формы документов, ранее утвержденные Госкомстатом РФ (Постановление N 7 от 21.01.2003). В 1С используются именно такие бланки.

В данной статье вы узнаете об основных видах первичных документов, оформляемых при учете объектов основных средств и возможности формирования печатных форм в 1С.

• при поступлении оборудования, требующего монтажа;
• при принятии к учету и вводу в эксплуатацию объектов ОС;
• при прочих операциях, связанных с использованием объектов ОС;
• при выбытии ОС.

Поступление оборудования, требующее монтажа

Акт о приеме (поступлении) оборудования по форме ОС-14

Акт о приеме (поступлении) оборудования оформляется при поступлении на склад оборудования, которое в последующем будет принято к учету в качестве ОС.

Составляется данный акт в 2-х экземплярах комиссией по приему оборудования, утверждается руководителем или иным уполномоченным лицом. В состав комиссии может входить подрядчик, выполняющий дальнейший монтаж этого оборудования.

После заключения комиссии акты передают:

• первый экземпляр в бухгалтерию;
• второй экземпляр на склад или забирает подрядчик с пометкой «на ответственное хранение».

В 1С печатная форма Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14) формируется из документа Поступление (акты, накладные). PDF

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж по форме ОС-15

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж оформляется при передаче оборудования в монтаж, который может быть выполнен как подрядным способом,так и хозяйственным способом.

Составляется данный акт в 2-х экземплярах приемочной комиссией:

• один экземпляр передается в бухгалтерию;
• второй экземпляр забирает подрядчик, выполняющий монтаж оборудования.

Если монтаж осуществляется подрядной организацией, осуществляющей поставку оборудования, то Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15) не составляется. В таком случае оборудование в монтаж передается подрядчику по Акту о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14). При этом подрядчик:

• должен входить в приемочную комиссию;
• расписывается в Акте о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14) и забирает себе его копию с пометкой «на ответственное хранение».

В 1С печатная форма Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15) при подрядном способе формируется из документа Передача оборудования в монтаж. PDF

По результатам монтажа оформляется:

• Акт о приеме передачи объекта основных средств – если объект ОС готов к эксплуатации;
• Акт о выявленных дефектах оборудования – если обнаружены дефекты и объект не пригоден к эксплуатации.

Акт о выявленных дефектах оборудования по форме ОС-16

Акт о выявленных дефектах оборудования оформляется, если выявлены дефекты:

• во время приема оборудования;
• в процессе монтажа, наладки;
• по результатам испытаний;
• в процессе использования, по результатам контроля.

Акт составляется в количестве, равном заинтересованным участникам. Например, экземпляр для организации, подрядчика, изготовителя, перевозчика и т.д.. Он подписывается представителем с каждой стороны.

В акте должны быть указаны:

• выявленные дефекты;
• мероприятия (работы) по их устранению;
• исполнители;
• сроки исполнения.

В 1С печатная форма Акт о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16) не реализована.

Принятие к учету и ввод в эксплуатацию ОС

Особенности документального оформления

При поступлении ОС поставщик составляет документы в зависимости от квалификации ОС у себя в учете:

• если объект ОС учитывается поставщиком как товар, то как правило отгрузка осуществляется по обычной товарной накладной, например, по форме ТОРГ-12;
• если осуществляется передача объекта ОС, бывшего в употреблении, то как правило составляется акт о приеме передачи объекта ОС, который будет являться первичным документом при принятии к учету объекта в состав ОС.

Также для учета дополнительных затрат, связанных с поступлением ОС и доведением их до рабочего состояния, должны быть в наличии правильно оформленные первичные документы, например, акты на оказание услуг, бухгалтерские справки и др. (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Объекты, удовлетворяющие критериям ОС, принимаются к учету в качестве основных средств (п. 4 ПБУ 06/01).

Следовательно, все объекты не требующие монтажа и пригодные к использованию в деятельности организации или объекты ОС, предназначенные для запаса, должны быть приняты к учету в состав основных средств при поступлении их в организацию (п. 39 Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н, п. 4 ПБУ 06/01, Письмо Минфина от 18.04.2007 N 03-05-06-01/33, Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

Акт о приеме-передаче объекта основных средств

Акт о приеме-передаче объекта основных средств формируется при принятии к учету внеоборотных активов в качестве ОС и вводе их в эксплуатацию:

• для объектов не требующих монтажа — в момент поступления объекта ОС;
• для объектов требующих монтажа – после приема объекта из монтажа и сдачи его в эксплуатацию.

Акт оформляется:

• передающей стороной при передаче ОС бывшего в эксплуатации в двух экземплярах — для передающей и получающей стороны. Акт утверждается руководителями обеих организаций;
• принимающей стороной при принятии к учету ОС в одном экземпляре, если
  • происходит реализация объекта в качестве товара другой организацией в результате торговой деятельности;
  • ОС создается для собственных нужд.

К акту должна прилагаться вся техническая документация по объекту ОС.

Существует несколько унифицированных форм акта о приеме-передачи объекта основных средств:

• Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1);
• Акт о приеме-передаче зданий (сооружений) (форма ОС-1а);
• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1б);

В 1С печатный бланк Акт о приеме-передаче объекта основных средств формируется только по форме ОС-1 из документа Поступление (акт, накладная) и документа Принятие к учету. PDF

Инвентарная карточка учета объекта основных средств

Учет ОС ведется по инвентарным карточкам, которые заводятся на каждый объект. В инвентарной карточке отражаются все операции,осуществляемые с объектом ОС с момента принятия его в состав ОС (п. 12, п. 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н)

Инвентарная карточка учета объекта основных средств используется для учета наличия и движения основных средств.

Оформляется в единственном экземпляре на основании первичных передаточных документов. В последующем в карточке отражаются данные на основании первичных документов:

• о перемещении объектов ОС;
• об изменении параметров учета ОС (стоимости, срока полезного использования и прочего) при модернизации, ремонте и т.д.;
• выбытии ОС.

Существует несколько форм инвентарной карточки учета основных средств:

• Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма ОС-6) – для учета одного объекта ОС;
• Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма ОС-6а) – для группового учета однотипных объектов ОС, оформляется на
  • однотипные объекты ОС, имеющие одну техническую характеристику и одинаковую стоимость;
  • все объекты ОС, поступившие в эксплуатацию по одному производственно-хозяйственному назначению в рамках одного календарного месяца.
• Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма ОС-6б) – для учета объектов ОС малого предприятия.

В 1С печатный бланк Инвентарной карточки формируется только по форме ОС-6 PDF из справочника Основные средства.

Прочие операции по учету ОС

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме ОС-2

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств применяется для оформления изменения местонахождения ОС в пределах организации, а также при смене материально-ответственного лица.

Оформляется материально-ответственным лицом, передающим объект основных средств в трех экземплярах:

• первый экземпляр передается в бухгалтерию;
• второй передается материально-ответственному лицу, получателю объекта ОС;
• третий экземпляр остается у материально-ответственного лица, сдатчика объекта ОС.

Подписывается материально-ответственными лицами.

В 1С печатный бланк Накладной на внутреннее перемещение по форме ОС-2 формируется из документа Перемещение ОС. PDF

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме ОС-3

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых объектов ОС применяется для оформления приема-сдачи объектов из ремонта, модернизации, реконструкции.

Оформляется в зависимости от способа выполнения ремонта, реконструкции, модернизации ОС:

• в одном экземпляре, если работы выполнены хозяйственным способом;
• в двух экземплярах, если работы выполнены подрядным способом.

Подписывается приемной комиссией (уполномоченным лицом на приемку объектов ОС) и представителем (подрядчика, подразделения) осуществляющего ремонт, модернизацию или реконструкцию объектов ОС.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых ОС утверждается руководителями организации-получателя или уполномоченным лицом.

В 1С печатная форма Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых объектов ОС (форма ОС-3) не реализована.

Выбытие ОС

Акт о приеме-передаче объекта основных средств

Акт о приеме-передаче объекта основных средств формируется при выбытии объектов из состава ОС в связи с передачей его другой организации, например, при реализации ОС.

Оформляется передающей стороной в двух экземплярах и более, в зависимости от количества участников сделки.

Акт о приеме-передачи объекта ОС утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. К акту должна прилагаться вся техническая документация по объекту ОС.

Существует несколько форм акта о приеме-передачи объекта основных средств:

• Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1)– для оформления передачи всех объектов основных средств, кроме зданий и сооружений;
• Акт о приеме-передаче зданий (сооружений) (форма ОС-1а) – для оформления передачи зданий и сооружений;
• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1б)– для оформления передачи нескольких объектов ОС.

В 1С при передаче ОС печатный бланк Акт о приеме-передаче объекта основных средств формируется только по форме ОС-1 из документа Передача ОС. PDF

Акт о списании объекта основных средств

Акт о списании объекта основных средств формируется при выбытии объектов ОС по причине непригодности к эксплуатации.

Оформляется в 2-х экземплярах специально созданной комиссией:

• первый экземпляр передается в бухгалтерию.

Если списывается автотранспорт, то дополнительно с актом необходимо передать документ, подтверждающий снятие автотранспорта с учета в ГИБДД;

• второй экземпляр остается у материально-ответственного лица за объект ОС.

Акт о списании объекта ОС утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом.

На основании акта о списании объекта основных средств приходуются на склад металлолом или прочие материальные ценности, появившиеся в результате списания объекта ОС.

Существует несколько форм акта о списании объекта основных средств:

• Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4);
• Акт о списании автотранспортных средств (форма ОС-4а);
• Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4б);

В 1С печатный бланк Акта о списании объекта основных средств формируется только по форме ОС-4 PDF из документа Списание ОС.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно