Приход нового начальника может нервировать. Вы более или менее научились работать с нынешним боссом. Знаете, сколько времени ему требуется, чтобы ответить на электронную почту, нашли лучший подход для продвижения новых идей, понимаете, как он или она определяет понятие «срочно».
Но нельзя отрицать, что работа с кем-то новым — это возможность. Даже если вы один из немногих счастливчиков, который любит начальника, новый человек заставит вас расти. В конце концов, налаживание взаимоотношений с самого начала — ценное умение.
А если вы чувствовали, что ваш старый начальник тянул вас назад? Тогда это та самая перемена, которая вам нужна.
Конечно, одного желания построить хорошие взаимоотношения недостаточно. Люди, которые хотят выжать максимум из этой ситуации, делают три вещи.
1. Они показывают себя с лучшей стороны
Обычно знакомство с новым начальником выглядит так, будто вы снова пытаетесь получить эту работу, поэтому вы стараетесь произвести самое лучшее впечатление. А затем со временем вы немного расслабляетесь.
В начале вы по пять раз перечитывали черновики сообщений, которые пишете шефу. Теперь вы отправляете однострочные ответы с телефона. Вы обычно не опаздывали, но теперь ничуть не переживаете из-за задержки в длинной очереди Starbucks. Это потому, что, установив доверие с начальницей, вы, возможно, узнали, что она на самом деле ничего не имеет против свободного электронного этикета или случайного опоздания.
Но нужно понимать, что с новым боссом вы возвращаетесь на первый уровень игры впечатлений, как бы это ни было странно, ведь вы знаете свою работу вдоль и поперек. Поэтому играйте по всем правилам профессионализма, чтобы показать, что вы знаете, каковы они.
Но не заходите слишком далеко
Умные люди знают, как продемонстрировать профессионализм, не перегибая палку. Другими словами, не нужно приходить на час раньше, в костюме и писать слишком формальные электронные письма в течение двух недель подряд, а затем возвращаться к старым привычкам. Это будет похоже, будто вы переключаетесь на соблюдение правил, только чтобы произвести хорошее впечатление (а затем переключаетесь обратно, как только вам становится удобно). Такие крайности только смутят вашего нового босса.
Поэтому поступайте так, как вы собираетесь делать и дальше. Приходите на пару минут раньше, избегайте слишком неформальной одежды и перечитывайте электронные письма. Эти изменения помогут вам произвести хорошее впечатление, и вы сможете придерживаться их достаточно долго.
2. Они предлагают свежие идеи
Когда человек становится руководителем, он ищет способы, как команде развиваться и двигаться вперед. А вы, в свою очередь, получаете возможность помочь и поделиться своими идеями, как что-то улучшить.
Итак, назначайте встречу и устраивайте мозговой штурм, чтобы придумать идеи для улучшения. Есть ли что-нибудь, что, по вашему мнению, может быть упрощено (или с чем стоит поэкспериментировать)? У вас есть какая-то идея для всего отдела?
Если же идеи не появляются, задайте побольше вопросов. Спросите начальника о его приоритетах и о том, что он бы хотел построить. Сделайте заметки, а затем обдумайте то, что он сказал. После этого напишите электронное письмо, перечислив способы достижения этих целей.
Не заходите слишком далеко
В разговорах об улучшениях часто возникает соблазн обсудить то, что не работает. Но умные люди знают, что осуждение — бывшего начальника или принятого ранее подхода, — не самая хорошая идея.
Вы будете выглядеть низко или предвзято. Даже если вы считаете, что старая система объективно отстойна и вы не могли полностью задействовать свой потенциал, держите эти мысли при себе. Ориентируйтесь на будущее и сохраняйте позитив.
3. Они предлагают помощь
Ваш босс — новичок. Новичок в компании, в отделе, или он впервые взял на себя ответственность за работу команды. А вы помните, каково это — быть тем, кто присоединился к группе самым последним: у такого человека всегда много вопросов.
Так что используйте это как связующее звено с новым руководителем.
Предложите поделиться знаниями об организации или секретом, как заставить работать привередливый принтер, или опытом взаимодействия с ключевым партнером. Дайте понять, что вы с удовольствием отвечаете на любой вопрос, пока ваш руководитель входит в курс дела.
Не заходите слишком далеко
Умные люди видят разницу между любезностью и заискиванием. Не начинайте вести себя, как любимчик учителя, и не делайте из себя посредника между руководителем и командой.
Такое поведение почти всегда имеет неприятные последствия: похоже, будто вы хотите, чтобы босс выделял вас среди остальных. Это заставит коллег обижаться (и может вызвать раздражение начальника).
Поэтому не ведите себя, будто вы единственный человек в команде, который может помочь. Поощряйте своих коллег тоже помогать и говорить о своих способностях.
И последнее, что все умные люди делают в этой ситуации — расслабляются. Люди все равно разные, и ваш новый босс будет общаться по-своему и устанавливать приоритеты, как считает нужным. Будьте гибкими и открытыми для новых возможностей. Это ваш шанс расти и продвигаться вперед.
Оригинал
Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.
12 июля 2017
Как в России относятся к начальникам, как правильно общаться с менеджером, почему сложно принять нового руководителя. Бонус ‒ научим вести себя с новым боссом, чтобы не навредить карьере
Начальник ‒ тоже человек (вот это поворот). А значит, в любой момент ты можешь остаться без любимого босса. Почему уходят начальники:
- Не справился с работой
- На это место есть «свой человек»
- Ушёл на повышение
- Нашёл более перспективное место работы или открыл своё дело
- Ушёл на пенсию
В общем, начальники меняются ‒ учись принимать это, а в идеале извлекать пользу.
Как в России относятся к начальству ‒ результаты опросов
83% россиян предпочитают работать в компаниях с мягким типом управления. Только 5% опрошенных выбрали жёсткого требовательного руководителя.
Международная компания по подбору персонала Hays выяснила, что больше половины российских сотрудников моложе 25 лет хотят видеть в руководителе наставника и идейного вдохновителя, а 18% ‒ даже друга. 17% опрошенных назвали главным качеством идеального руководителя умение чётко распределять задачи.
Мы спросили у своих пользователей, как они относятся к руководителям. Оказалось, только 4% сотрудников восхищаются боссом, 2% завидуют ему и 23% уважают. Негативное отношение преобладает ‒ 44% опрошенных относятся к начальнику безразлично, 12% презирают его, 15% ненавидят.
Ещё одна интересная цифра ‒ 35% ссор на рабочем месте возникают между руководителем и подчинённым. При этом чем выше зарплата сотрудника, тем чаще он идёт на конфликт. Однако из-за ссоры с начальником происходит всего 10% увольнений.
Отдельный случай ‒ если начальником назначили женщину. 79% работников-мужчин не желают подчиняться женщине. Самое интересное, что и женщины тоже не хотят подчиняться женщине ‒ 54% российских сотрудниц против леди-босса.
Как наладить отношения с новым начальником
Руководитель центра поиска кандидатов Kelly Services Светлана Савельева дала несколько советов:
- Настройся на позитив ‒ только работая в команде, можно добиться успеха
- Прими босса в команду ‒ помни, что ты нужен начальнику так же, как и он тебе
- Установи правила новой игры ‒ если в течение двух недель новый босс не объяснит свои требования, спроси сам
- Веди открытый диалог ‒ нельзя копить обиды и претензии
Теперь о том, как общаться с начальником правильно.
Сохраняй адекватность
Начальник работнику ‒ друг. Чтобы построить нормальные рабочие отношения с любым человеком, нужно помнить о трёх вещах ‒ уважение, границы, диалог. Ну и проверь ‒ нет ли у тебя привычек, которые точно бесят твоего босса.
Работай открыто
Сделай так, чтобы босс видел ‒ задача у тебя в работе. Если не успеваешь в срок ‒ объясни причину, а ещё лучше предупреди заранее.
О любой проблеме сообщай сразу после её появления ‒ проблемы имеют свойство копиться. Что-то непонятно ‒ спрашивай. Всё просто.
Соблюдай правило трёх «НЕ»
- Не ври. И не умалчивай ‒ ты ведь помнишь, что всё тайное становится явным
- Не оправдывайся. Лучше учти ошибку и не допускай повторения
- Не перекладывай вину на других. Никто не любит коллег в белом пальто. Если подумать, твоя вина как минимум в том, что не проверил вовремя
Что делать, если сработаться с новым начальником не получается
Если с новым начальником отношения не ладятся, выхода два ‒ терпеть или увольняться. Сначала всё-таки попробуй понять, как работать с новым боссом. Вдруг всё окажется не так плохо.
Но если имеешь дело с социопатом ‒ увольняйся. Никакие деньги не стоят твоего здоровья. Новую работу найдёшь гораздо быстрее, чем восстановишь растоптанную самооценку.
Ты правда уверен, что среди 3,5 млн вакансий в России нет условий получше? Кстати, сейчас на рынке труда самые лучшие условия для соискателей: зарплаты приблизились к годовому максимуму и много отличных вакансий с шестизначной зарплатой.
Формула менеджмента
Первые дни в должности руководителя: что делать и на что обращать внимание
6 декабря 2022
852 просмотра
Представьте такую картину: вас вызывает руководитель и сообщает, что завтра вы выходите на работу уже в новом качестве: будете руководить отделом, в котором еще вчера были рядовым сотрудником. Как провести первые рабочие дни в новой должности? С чем в первую очередь сталкивается начинающий руководитель? Какие ошибки может совершить? Разбираемся по книге «Думай, решай, управляй».
Синдром самозванца
Переходя на должность руководителя, мы начинаем сравнивать себя с предыдущим начальником и думать: «А буду ли я так же хорош, настолько же успешен? Как я должен себя вести? Будут ли меня слушать? Будут ли меня уважать?» В результате человек погружается в иллюзии, а его страхи множатся. Самое пагубное занятие — сравнивать себя с другими. Еще более неблагодарное дело — пытаться вытащить из подчиненных информацию: а как было до вас, что говорил ваш предшественник, как он себя вел и что делал?
Отбросьте иллюзии и страхи и запомните одну простую истину: сравнивать себя можно только с собой вчерашним, а стремиться следует исключительно к результатам, намеченным на завтра.
У каждого человека своя судьба. У каждого своя жизнь, в которой множество нюансов. Вы можете о них не знать и, соответственно, не принимать во внимание. Бывший руководитель — тоже человек, он имел свои слабости и свои достоинства, но у вас тоже есть достоинства — только ваши собственные. На самом деле это самый важный момент, о котором необходимо помнить. Ваше будущее зависит не от того, кто был до вас, а от того, кем являетесь вы. Как и с чего вы начнете свою деятельность, зависит только от вас.
Синдром самозванца лечится просто, даже банально: сравнивайте себя только с собой прежним и больше ни с кем.
Первый блок анализа
Итак, вас назначили руководителем. Вам, по всей вероятности, предстоит пройти испытательный срок — от одного-трех месяцев до полугода.
В любом случае у вас есть некоторое законное время на возможные ошибки и их исправление.
Многие тут же бросаются на амбразуру и не видят основных (возможно, хронических) недочетов в работе подразделения. Перед тем как приступить к работе, уточните, какие цели перед вами поставлены и каковы сроки их достижения. Зачастую на испытательный срок перед руководителем ставятся не самые сложные задачи.
Проследите, чтобы все задачи были доведены до вас в письменной форме. Вы должны подписать согласие на их выполнение, чтобы спустя какое-то время и вы, и начальство могли подвести первые итоги вашей работы. Даже если до вас так не делали, введите такую практику.
В первую очередь вам необходимо выяснить:
1) чем конкретно занимается структурное подразделение, которое вы возглавили;
2) что именно оно должно делать сейчас;
3) каковы основные показатели, по которым будут оценивать вашу работу и работу вашего подразделения;
4) как часто будет производиться такая оценка.
Как бы ваш босс ни хотел от вас быстрых результатов, вы должны четко оценивать не только собственные силы, но и возможности управляемого вами коллектива, потому что теперь вы отвечаете не только за свой личный, персональный результат, но и за результат команды.
Поняв, чем именно занимается ваша команда, за что конкретно отвечает, какие отчеты необходимо сдавать и как часто (эта работа довольно-таки рутинная, но при правильном подходе ее реально организовать за неделю), можно двигаться дальше. Проанализируйте работу других подразделений: не выполняют ли они смежные задачи? Затем сравните их с задачами, поставленными перед вами руководителем, и с задачами вашего подразделения (описаны в положении о подразделении) и определите, лежат ли они в одной плоскости или же противоречат друг другу. А может, и вовсе разнонаправлены? Это первый блок анализа.
Подчиненные
Второй блок — изучение функционала каждого сотрудника. Эту часть работы необходимо провести в первые дни после назначения. Но прежде вы должны согласовать с непосредственным руководителем свой рабочий план на ближайший месяц. Это время нужно для того, чтобы разобраться:
1) чем занимается ваша команда в целом;
2) чем занимается каждый сотрудник;
3) хватает ли вам человеческих и технических ресурсов для выполнения поставленных задач.
Ознакомьтесь с должностными инструкциями ваших подчиненных. Затем побеседуйте с ними, изучите, чем они занимаются, соответствуют ли их должности тем задачам, которые стоят перед вашим подразделением. Чтобы разобраться с этими вопросами, необходим (и вполне достаточен) месяц, то есть 21 рабочий день. Затем вы сможете перейти в штатный режим работы и выдать первые результаты.
Если от вас ждут немедленных результатов и подчеркнут, что работать нужно уже сейчас, объясните, что это и есть первый, и очень важный, этап вашей работы в должности руководителя подразделения.
Если вы попытаетесь что-то объяснить руководителю, основываясь лишь на своем чутье («Мне так кажется…», «Я бы хотел…»), это не произведет должного эффекта, вы только испортите впечатление о себе. Следует обоснованно, структурированно описать каждую ситуацию. Скорее всего, он не знает в деталях о том, что происходит в каждом подразделении его компании, не до конца понимает, как работает ваше подразделение и почему не выполняются те или иные задачи. Это будет первое, что вы ему объясните и покажете. Дадите, так сказать, развернутый «эпикриз», благодаря которому дальше пойдет лечение.
Благодаря такому взвешенному подходу не только ваш руководитель отметит ваш профессионализм, но и подчиненные увидят, что вы не пытаетесь делать что-то с кондачка, а действительно хотите разобраться, каким образом добиться лучших результатов.
Из книги «Думай, решай, управляй».
Приход нового начальника часто является стрессом, так как это означает, что придется снова искать пути подхода, притираться и стараться подстроиться под совершенно незнакомого человека. Но еще приход нового начальника — это хорошая возможность по максимуму проявить свои умения и существенно вырасти. Безусловно, одни лишь мысли об этом ни к чему не приведут, поэтому следует придерживаться определенных правил. В этой статье вы узнаете, как произвести впечатление на нового начальника.
Содержание:
- 1
Умение показать себя с лучшей стороны - 2 Не преувеличивайте
- 3 Свежие идеи — залог успеха
- 4 Предлагайте помощь
Умение показать себя с лучшей стороны
Часто люди теряются и не знают, как вести себя с директором. Попытки понравиться приводят к тому, что человек максимально выкладывается, а со временем расслабляется и потом падает в глазах начальства. Если ранее перед тем как отправить сообщение шефу на почту вы не ленились перечитать его несколько раз, то со временем возможны односложные ответы или даже ответы с ошибками. Кроме того, со временем вы позволяете себе опаздывать на совещания или переговоры, потому что долго обедали, зная, что новый начальник ничего не имеет против небольших опозданий.
Чтобы не упасть в глазах начальства, ведите себя как настоящий профессионал и играйте по всем правилам. Вы должны максимально выкладываться, демонстрируя умения настоящего специалиста.
Не преувеличивайте
Несмотря на желание показать себя с лучшей стороны, не следует перегибать. Если вы приходили на работу в 9 утра, продолжайте это делать без опозданий. Не нужно мчаться к 8 утра на рабочее место, чтобы продемонстрировать начальнику свою любовь к работе. Ведите себя так, как вы будете вести себя и в дальнейшем, просто вовремя приходите на работу, придерживайтесь дресс-кода и ходите обедать в строго отведенные для этого часы.
Свежие идеи — залог успеха
Чаще всего новое начальство пытается проявить себя, внося новые идеи. Таким образом новый начальник стремится привнести в команду что-то необычное, чтобы двигаться вперед. Ваша задача в данном случае состоит в том, чтобы дать советы новому руководителю по поводу улучшения чего-либо.
Вы можете встретиться с новым начальником в удобное для обоих время и устроить мозговой штурм в поиске новых идей. Не стесняйтесь также спрашивать у начальника, что бы он хотел в итоге видеть, если идеи вас не посещают. Во время разговора делайте заметки в блокноте, чтобы после встречи можно было обдумать идею и внести коррективы. В конце вы можете отправить готовый материал начальнику на почту.
Помните, что во время таких встреч не следует обсуждать предыдущего начальника или подход, который использовался ранее. Подобными разговорами вы придете к тому, что новый начальник посмотрит на вас с не слишком хорошей стороны, а это может отразиться на вашей совместной работе в дальнейшем.
Предлагайте помощь
Как вести себя с новой начальницей или начальником? Просто предложите им свою помощь и расскажите немного об организации. Наверняка вы знаете, что значит быть новичком в команде, даже если речь идет о начальнике. Новичкам всегда сложно уловить всю суть, а также начать полноценно работать с первого дня.
Чтобы поближе познакомиться с руководителем, вы можете провести ему небольшую экскурсию, а также на протяжении дня отвечать на интересующие вопросы. Такие вопросы могут возникнуть касаемо работы, новых идей, коллектива, каких-либо праздников и прочих моментов, связанных с организацией.
Тем не менее, вы как умный человек должны понимать, что вести себя следует сдержанно, при этом вы не должны напоминать ученика, который пытается заслужить любовь учителя. Не забывайте, что вы не являетесь посредником между новым начальником и другими сотрудниками, а вы такой же сотрудник, как и другие. Подобное поведение обычно ни к чему хорошему не приводит, так как коллеги могут сильно обидеться на ваши попытки выделиться перед боссом. Не стоит вести себя так, будто вы являетесь единственным человеком в команде. Не забывайте поощрять своих коллег, делясь с ними своими способами помощи новому начальнику.
Чтобы работа с новым боссом приносила вам исключительно радость, помните, что главное — расслабленное состояние. Не следует постоянно пребывать в страхе и стрессе, а делайте спокойно свои дела. Каждый человек индивидуален и со временем новый босс расставит приоритеты, а также введет новые правила, под которые просто нужно подстроиться. Поэтому быть гибким, спокойным и уравновешенным — наилучшие умения человека, который начинает работу с новым начальником. Помните, что новое руководство — возможность продвигаться вперед. А чтобы иметь блестящий ум, который можно удивить руководство, ежедневно используйте тренажеры Викиум, улучшающие интеллектуальные способности.
Говорят, что
нет страшнее наказания, чем жить в эпоху перемен. Так ли это? Конечно, любые
перемены – это стресс, но в то же время и возможность набраться опыта,
воспитать полезные качества характера, да и просто изменить свою жизнь к
лучшему. В работе секретаря одной из таких перемен может стать смена
руководителя. Вряд ли кого-то обрадует известие об уходе начальника, с которым
вы проработали не один год, и приходе нового человека. Но опытный секретарь
быстро поймет, что как раз из таких серьезных перемен можно извлечь
максимальную пользу, проявить себя и достичь новых высот в карьере. Давайте
поговорим о том, что же нужно делать, чтобы смена руководителя из стресса
превратилась в приятное событие, открывающее новые горизонты.
В ожидании
перемен
Итак, ваш руководитель
сообщает о своем уходе из компании. Если он не предложит вам перейти вместе с
ним, то вам придется работать с новым начальником. Как правило, если
руководитель не берет помощника с собой на новое место работы, на то есть
вполне объективные причины. Не стоит сразу расстраиваться и думать, что вы
чем-то его не устраивали и плохо работали, ведь уход шефа может быть связан с
переездом в другой город, сменой деятельности и многими другими факторами. Если
сложившиеся между вами отношения позволяют, вы можете уточнить, по какой
причине шеф не предлагает вам и дальше работать вместе. Попросите его написать
вам рекомендательное письмо, скажите, как вам было хорошо с ним работать и
сколько полезного опыта вы приобрели. Можете подарить ему на память
какой-нибудь сувенир. Никогда нельзя точно предугадать, как сложится жизнь, а
деловой мир очень тесен, поэтому даже если вы обижены на своего руководителя,
расстаньтесь с ним достойно.
Бывают и
обратные ситуации: шеф предлагает секретарю перейти с ним на новое место работы.
Однако вполне возможно, что в компании, в которую переходит начальник, будут
неподходящие условия для секретаря. В таком случае секретарю следует открыто
изложить своему шефу причины, по которым он не может принять его предложение (например,
место новой работы находится на другом конце города и секретарь не будет
успевать забирать ребенка из детского сада).
Итак, все
взвешено, решение принято: вы остаетесь в компании, готовясь к встрече с новым
руководителем. Легко сказать – готовясь: здесь унять бы нервную дрожь в руках. Конечно,
волнуются все сотрудники офиса – все ждут грядущих перемен. А секретарю в такой
ситуации приходится гораздо труднее, чем всем прочим. Почему? Конечно, потому
что ближе всех к руководителю именно секретарь. Вам первой предстоит встретить
нового шефа. Как правило, именно с работы приемной начинаются все перемены. Кроме
того, к вам, и только к вам будут толпами бежать перепуганные сотрудники в
надежде узнать хоть какие-то подробности, новости и получить утешительную
информацию. А секретарю нельзя плакать в курилке и жаловаться на страх, что ее
уволят, – нужно быть собранной, сдержанной и как никогда позитивной. Потому
если вы позволите себе раскиснуть – первое, что почувствует новый начальник,
войдя в кабинет – это ваше упадническое настроение. А зачем кому бы то ни было
унылая паникерша в помощниках?
Без паники!
Чего боится большинство
секретарей, когда у них меняется руководитель? Конечно, увольнения. Вы со
страхом думаете о том, что новый шеф придет в компанию со своим помощником? Но
ведь ваш-то прежний шеф ушел без вас. Вопреки распространенному мнению, новый руководитель
не всегда приходит со своей командой. Как правило, верные ему люди появляются в
офисе через некоторое время. Причем далеко не всегда вся команда руководителя
переходит на новую работу вместе с ним. Куда более распространен вариант, когда
начальник, освоившись на новом месте, начинает искать себе другого помощника.
Но у вас есть все возможности и время сделать так, чтобы данная мысль даже не
пришла ему в голову.
Если новый
начальник все же придет со своим помощником, никто не выгонит вас на улицу – скорее
всего, вам предложат место в одном из отделов. И здесь вы уже будете вольны
выбирать. Можете попроситься туда, где работа вам кажется наиболее перспективной
и интересной.
Единственным
серьезным недостатком секретаря в глазах нового начальника может стать то, что
вы работали с прежним шефом (и то лишь в том случае, если он по какой-то
причине хочет избавиться от всех напоминаний о прежнем руководителе). Но эта
ситуация достаточно редкая. Чаще новый шеф оставляет прежнего секретаря, который
обладает всей необходимой информацией, чтобы помочь новому шефу войти в курс
дела и сделать так, чтобы он как можно скорее перестал себя чувствовать
новичком.
Несомненные
преимущества «старого» секретаря
● Отличное
знание внутреннего делопроизводства компании.
● Налаженная
организация бытового обслуживания офиса.
● Знание
всех партнеров, поставщиков, заказчиков.
● Владение
образцами всех необходимых документов.
● Знание
личных и профессиональных качеств всех сотрудников, с которыми будет работать
новый руководитель.
● Владение базой
всех необходимых новому начальнику контактов.
● Способность
быстро ввести начальника в курс всех дел, рассказать ему о традициях
организации.
Куда ваш
новый шеф без вас?
Миф о
психологической совместимости
Еще один важный
вопрос, который будет вас мучить в преддверии прихода нового руководителя:
сможете ли вы сработаться со своим новым начальником?
Поделюсь
своим опытом на этот счет. Нынешний мой руководитель – уже третий, с которым я
работаю в данной компании. Первый начальник был рафинированным интеллигентом в
идеально отглаженных костюмах и рубашках с запонками. Он никогда не позволял
себе повышать голос, был внимателен к деталям и необыкновенно умен и
профессионален. Перед уходом он написал мне письмо, в котором поблагодарил за
совместную работу и назвал лучшим секретарем из всех, с кем он когда-либо
работал.
На его
должность пришел директор одного нашего филиала. Костюмы он никогда не носил,
выглядел как чемпион мира по боксу, и первое, что попросил сделать – поставить
вторую дверь в его кабинет. Вскоре я поняла почему: его крики отчетливо
доносились и через две двери. Поначалу я его боялась, но вскоре успокоилась и
обнаружила, что у нового шефа множество достоинств, а еще поняла, что он очень
добрый человек. Словно суровую внешность и грубую манеру обращения природа дала
в компенсацию мягкому характеру. Мы работали душа в душу три года без единого
нарекания с его стороны и без какого бы то ни было недовольства шефом − с моей.
Эту историю
я привела в качестве иллюстрации к утверждению о том, что профессиональный
секретарь сможет сработаться с руководителем любого типа. Если ваша сфера
деятельности вам нравится и за свое место вы держитесь, то вы будете
ориентированы на установление с шефом хороших деловых отношений. К каждому
начальнику можно найти подход.
С чего
начать подготовку к встрече с новым руководителем?
■ Информационная
разведка. Если вам известно имя нового начальника, попробуйте найти о нем
информацию в Интернете. Нет ничего зазорного в том, чтобы ознакомиться с его
трудовой биографией, узнать, какое учебное заведение он закончил, и прочитать
его интервью в бизнес-изданиях. Вполне вероятно, что его личность вызовет у вас
уважение еще до знакомства, и тогда вам будет легче наладить с ним работу.
■ Подготовка
приемной и кабинета руководителя. Постарайтесь посмотреть на приемную свежим
взглядом. Вам она, скорее всего, кажется милой и уютной. Но постороннему
человеку сразу бросятся в глаза все недостатки. Ремонт, конечно, делать не
нужно, но навести на столе порядок следует
обязательно. Желательно также убедиться, что все нужные документы, справочники,
телефонные книжки и визитницы находятся под рукой, а информация в них не
утратила свою актуальность.
После того
как ваш прежний начальник покинет рабочее место, наведите порядок в его
кабинете. Убедитесь в наличии на его рабочем столе ежедневника, планинга (они
должны быть новыми, а не перешедшими по наследству от прежнего хозяина) и всей
необходимой канцелярии. Проверьте все шкафы и тумбочки: если руководитель забыл
там личные вещи, стоит убрать их в шкаф в приемной. При этом не
переусердствуйте: совсем не обязательно снимать со стен календари и картины.
Если новому начальнику они не понравятся, он со временем сам их уберет. Если в
вашей компании выпускается корпоративная газета или журнал, положите последний
выпуск на стол.
Наведение
порядка = медитация. Наведение чистоты
приводит в порядок и наши мысли и чувства. К тому же, уже на этом этапе можно
начать вносить изменения, которых вам так давно хотелось. После ухода первого
начальника я избавилась от всех цветов в приемной – раздала их сотрудникам. Руководителю
нравилось, что кабинет похож на оранжерею, а я считаю достаточным одного цветочного
горшка в приемной. Новый шеф, по счастью, вообще цветы не любил.
■ Подготовка
списка вопросов. Что необходимо обсудить с новым руководителем?
- Что он
предпочитает – чай или кофе, какой и в какое время. - В какое
время следует приносить документы на подпись. - Какой вид
будет иметь график приема посетителей. - Выяснить, нужно
ли подготовить какую-либо справочную информацию. - Определиться,
в какое время будете обедать вы, а в какое – шеф. - Уточнить,
изменится ли ваш график работы. - Узнать, кого
можно с ним соединять по телефону. - В какое
время он будет (и будет ли) согласовывать с вами планы на следующий день,
неделю. - Какие газеты
и журналы он планирует выписывать. - Что он хотел
бы изменить в кабинете. Здесь пожелания могут быть разными. Новый начальник
может ограничиться мелочами, но вполне возможно, что вам придется заказывать
новую мебель, попутно согласовывая дизайн всего кабинета.
Также
составьте список своих должностных обязанностей.
■ Внешний
вид. В первый день работы с новым руководителем важно не только хорошо
выглядеть, но и чувствовать себя уверенно. Поэтому не стоит надевать еще не
разношенные туфли или платье нового фасона. Наденьте проверенные вещи, которые
вы любите и которые вам идут – это также позволит вам чувствовать себя
комфортнее.
Первый день
с новым руководителем
При
появлении нового начальника следует встать и поприветствовать его. Даже если
уход вашего прежнего шефа для вас трагедия, не изображайте на лице вселенскую скорбь.
Улыбнитесь!
Предложите
шефу чай или кофе. Помните составленный список? Так вот, не следует хватать его
и нестись к шефу с обсуждением сразу всех пунктов. В течение первого рабочего
дня вам следует уточнить, когда он будет готов с вами побеседовать о работе
приемной. Если он не выразит явного желания это сделать, не настаивайте. Задавайте
вопросы из списка по мере возникновения необходимости. Например, когда у вас
накопятся документы на подпись, соберите их в папку, уточните у начальника,
готов ли он их сейчас подписать, и когда принесете папку ему – согласуйте
дальнейший порядок подписания документов. В случае если руководитель пока не
определился, какое время ему наиболее удобно, предложите свой вариант. Ведь
вы-то знаете, какое время оптимально для подписания документов.
Помните, что
вы всегда можете предложить свой вариант решения того или иного вопроса. Только
не нужно упоминать прежнего шефа, говоря «а Игорь Владимирович всегда
подписывал документы в 17:00».
Какие
изменения необходимо будет внести в организацию своего рабочего дня сразу? К
сожалению, от долгих бесед с подругами по телефону и посиделок с коллегами
придется отказаться. Прежний начальник, который не один год с вами работал, мог
смотреть на это сквозь пальцы, но новый шеф может сразу решить, что вы
недостаточно ответственно относитесь к его работе.
Приготовьтесь
к тому, что в первое время у вас станет немного больше работы, да и обстановка
будет довольно напряженной. Ведь ваш руководитель в новой должности, компании,
и часто даже городе тоже чувствует себя неуютно. Он тоже в первое время будет
работать значительно больше, чем ваш прежний шеф, поскольку ему предстоит
изучить все нюансы работы компании. Не стесняйтесь спрашивать, чем вы можете
быть ему полезны.
Новый шеф и
сотрудники
Еще одной
проблемой на этапе знакомства с новым руководителем для секретаря могут стать
сотрудники организации. Они ведь тоже переживают за свою работу, за
нововведения, да и просто мучаются от любопытства, что же собой представляет
новый шеф. И все эти взволнованные люди тянутся в приемную с бесчисленным множеством вопросов. Конечно,
вам захочется обсудить нового начальника. Это естественная человеческая
реакция, выговориться – действенный метод борьбы со стрессом. Поэтому попросите
хорошую подругу вас выслушать.
С другой
стороны, именно в это время вы можете укрепить отношения с коллективом.
Улыбайтесь сотрудникам, не обсуждайте с ними начальника, на вопрос «Как новый
шеф?» неизменно отвечайте: «Хорошо». Если у вас появится информация о переменах
в работе – например, об изменении времени проведения регулярных совещаний,
введении планерок по понедельникам, – оперативно донесите ее до коллектива. Заряжайте
всех своим спокойствием и оптимизмом, и сотрудники будут вам за это благодарны.
Но не стоит
забывать, что любой секретарь должен быть прежде всего ориентирован на
руководителя. Ваша основная задача – беречь его покой, экономить время и
защищать интересы. Вы должны заботиться о комфорте и хорошем настроении шефа, и
тогда он позаботится о вас.
Ветер
перемен
Конечно,
новый начальник будет менять работу компании. Возможно, он в первый же день
кинется на амбразуру, а может, окажется сторонником постепенных изменений. В
любом случае перед вами открываются доселе невиданные перспективы. Например, вы
можете постараться разрешить многие бытовые вопросы.
Почти всегда
новый шеф хочет что-то изменить в своем кабинете. Это может быть покупка нового
компьютера, а может – и ремонт и смена всей мебели. И здесь, поскольку кабинет
начальника и приемная должны быть выдержаны в одном стиле, у вас есть
возможность изменить к лучшему облик собственной приемной – заказать более
удобную мебель, поменять обои.
Воспользуйтесь
случаем и установите новую кофемашину, кондиционер, компьютер. Почему бы не
воспользоваться случаем и не улучшить свой быт?
Если есть
необходимость, проведите маркетинговое исследование компаний, доставляющих в
офис воду, канцелярию, обеды, и, если это целесообразно, предложите шефу
сменить поставщиков этих услуг. «Почему он согласится на это предложение?» −
подумаете вы. Да хотя бы потому, что он ничего об этом не знает, а вашему
мнению можно доверять. Кроме того, если вы занялись этим вопросом и пришли с
предложениями, значит, у вас есть основания для недовольства.
А вот если
вы хотите поговорить о более сложных вопросах, касающихся работы приемной или
даже всей компании, следует подождать, пока новый шеф немного освоится на новом
месте. Когда вы поймете, что совместная работа идет хорошо и по вопросам
организации работы приемной начальник к вам прислушивается, можете смело
выступать с другими инициативами.
Это время
наиболее подходящее для предложений, которые внесут изменения в документооборот
компании (например, переход на
электронный документооборот), просьб о новом программном обеспечении. Также
можно завести разговор о различных курсах и тренингах, которые вы хотели бы посетить.
Обосновать это можно просто: работа с новым руководителем показала вам, что нет
предела совершенству, и вы хотели бы повысить свою профессиональную компетентность.
Пока
сотрудники суетятся и волнуются о своем будущем, а шеф вникает в тонкости
управления фирмой, вы можете завести в офисе новые традиции или избавиться от
некоторых старых. Прежний начальник никогда не поздравлял сотрудников с днем
рождения? Предложите новому шефу ввести эту традицию.
Вы знаете,
что сотрудники давно говорят о корпоративных тренингах, выездах на природу,
бассейне? Донесите эти настроения до шефа.
Корректируем
должностные обязанности
Просмотрите
список своих обязанностей. Возможно, среди них есть те, которые давно утратили свою
нужность. Если что-либо являлось только прихотью вашего прежнего руководителя,
новому об этом можно ничего не говорить.
А может быть,
вы давно мечтаете расширить круг своих должностных обязанностей? Составьте
список того, чем вы хотели бы заниматься, и предложите шефу свою помощь. Здесь
у вас есть преимущество – вы понимаете, с чем справитесь, а с чем нет, на что у
вас хватит времени. Но с этим не стоит торопиться. Сначала оцените, какие
именно обязанности вы будете выполнять при новом руководителе. Одно дело, если
он пошел на повышение и личного секретаря у него раньше не было. Тогда вы
можете сами себе писать должностную инструкцию, пока он придумывает, чем вас
можно загрузить.
А вот если у
вашего нового шефа был на прежней работе помощник, то готовьтесь к тому, что он
довольно быстро возложит на вас все обязанности своего прежнего секретаря. И
если до этого вам не приходилось заниматься расписанием занятий начальника в фитнес-клубе
и поисками няни ребенку, то теперь, вполне вероятно, придется выполнять новую для себя работу. И в
этом больше плюсов, чем минусов, поскольку так вы приобретете новые знания и
опыт.
Новый шеф –
старый сотрудник
Итак, вы
теперь знаете, какие шаги предпринимать при смене руководства. Но что делать,
если ваш новый шеф не новый человек в компании? Такое тоже происходит довольно
часто: при увольнении старого руководителя на повышение может пойти его
заместитель или другой человек, близкий по должности. Казалось бы, в этой
ситуации дальнейшая работа зависит только от ваших отношений с данным
сотрудником, и если раньше вы хорошо с ним работали, то можете спокойно продолжать
и дальше.
К сожалению,
в данной ситуации есть свои подводные камни. Если заместитель согласился на
повышение – это, как правило, означает, что у него есть свое видение работы
компании и он мечтает о нововведениях. А поскольку он уже в курсе работы
организации в малейших подробностях, то ничто не помешает ему сразу приступить
к осуществлению всех своих идей. Поэтому не стоит расслабляться раньше времени.
Внимательно присмотритесь к новому шефу: как изменились его привычки, распорядок
дня. Возможно, поначалу вам будет нелегко. А возможно, именно
здесь и откроется простор для творчества.
Конечно,
смена руководителя – это стресс. Но вспомните, как вы искали работу. Каждое
собеседование тоже было стрессом. А с новым шефом у вас есть возможность
поменять работу, не меняя при этом компанию. У вас изменятся обязанности, вы
сможете улучшить свои рабочие условия, научиться работать с руководителем
другого типа, а это поистине бесценный опыт. И все эти новшества – не выходя из
собственной приемной и траты времени на поиски новой работы. При грамотном
подходе любые перемены оборачиваются к лучшему.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2012.