Правильно ставить задачи и общаться с коллегами — это только половина дела! В этой статье Алена Максимова, Senior Traffic Manager в Go Mobile, расскажет, как грамотно выполнять поставленные задачи.
В прошлом материале я рассказала о том, как ставить задачи так, чтобы коллеги их выполняли. Но на успешность выполнения задачи, кроме самой постановки, влияет и грамотное ее решение. Рассмотрим стандартный цикл жизни задачи от получения таска до его закрытия, а затем поговорим о разных типах задач и немного — о парадоксе дедлайна.
Получение таска
Когда задача приходит, мы, как правило, не сразу беремся за выполнение — сначала нужно найти время внутри своего рабочего графика для её решения. Но мы можем сразу её обработать:
Совет № 1. Дайте коллегам знать, что вы увидели задачу
Задачу можно лайкнуть (если в вашем таск-менеджере есть такая функция) или дать комментарий формата «Увидел/а». Это избавит постановщика задачи от необходимости дополнительно вас по ним пушить, а вас — от связанного с этим раздражением.
Совет № 2. Убедитесь, что вас верно выбрали исполнителем
Посмотрите общее содержание таска, чтобы понять, ваша ли это зона ответственности. Если вы поймете, что таск должен выполнить кто-то другой, сразу его переставьте — так вы поможете коллегам скорее приступить к работе.
Совет № 3. Оцените адекватность поставленного дедлайна
Если вам дедлайн кажется невыполнимым, обсудите его с заказчиком и найдите подходящий всем вариант.
Подготовка к решению таска
Следующий шаг — как следует подготовиться к решению поставленной вам задачи.
Совет № 1. Не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы
Если вам непонятно, каким должен быть финальный продукт, уточните это у постановщика, иначе вы рискуете сделать всё не так и потратить лишнее время на правки.
Если вам понятна задача, но не до конца ясно, как её сделать технически, — приходите с вопросами к своему руководителю. Он ответит на все вопросы или скажет, у кого эти ответы можно получить.
Совет № 2. Оцените шаги, которые потребуется пройти для решения задачи
Подумайте сразу, нужно ли вам для решения таска подключать других коллег или воспользоваться сторонними сервисами. Чем лучше вы подготовитесь к решению задачи, тем проще она вам будет казаться и тем легче будет заставить себя её сделать.
Совет № 3. Не стесняйтесь делегировать задачи
Подключать коллег для решения поставленной задачи — это нормально! Особенно если у вас перегруз, а в отделе есть стажеры, которые готовы вам помочь. Если задачу можно делегировать полностью или частично — это нужно делать.
Решение задачи
Большая часть работы уже позади, осталось разобраться с самой задачей!
Совет № 1. Проследите за тем, чтобы все было выполнено
Если вы делегировали задачу — обязательно проверьте результат её готовности, теперь именно это ваша задача. Делегирование это не про перекладывание ответственности, а про оптимизацию своего времени.
Совет № 2. Предупреждайте о срыве дедлайна заранее
Предупрежден — значит вооружен. Если вы не успеваете сделать задачу к дедлайну — об этом нужно как можно раньше сказать заказчику.
Закрытие задачи
Совет № 1. Проверьте, действительно ли задачу можно считать выполненной
Соответствует ли финальный продукт тому, который ожидал получить постановщик задачи? Ответили ли вы на все вопросы?
Совет № 2 Не закрывайте задачи молча
Когда вы отдаёте результат по задаче, это нужно делать с комментариями. Не стоит просто закрывать таски без комментариев — будьте уверены, к вам за ними вернутся. Кроме того, это позволяет понять и вам, и всей команде, что делалось, что сделано, а что нужно сделать.
Совет № 3. Давайте фидбек по задаче
Если вы постановщик задачи, при получении финального продукта, вам нужно в него погрузиться. Проверить со своей стороны, все ли аспекты задачи решены и всё ли вам понятно. Если это не так, задать исполнителю вопросы.
Совет № 4. Благодарите коллег за их работу
Если вы делегировали задачу — благодарите того, кто вам с ней помог. Если вы её создали — того, кто вам её делал. Это просто приятно, позволяет человеку видеть, что его работа ценна, и чувствовать себя лучше.
О других типах задач
Иногда нам приходится заниматься теми тасками, которые не являются частью нашей рутины. Скажем, если вы дизайнер, вам скорее всего все равно придется заниматься написанием отчетов. К решению таких задач лучше подготовиться заранее.
Совет № 1. Напишите гайд по успешному решению повторяющихся задач
Во-первых, это позволяет с легкостью делегировать задачи. Даже если вы пока не готовы передавать задачу в чужие руки, наличие такого гайда будет полезным, если вы внезапно заболеете или соберётесь в отпуск.
Во-вторых, это избавляет вас от необходимости помнить все детали решения задачи — можно будет подглядывать в уже готовый сценарий.
Совет № 2. Создайте шаблоны к повторяющимся задачам
Шаблон таска — это способ облегчить для себя процесс делегирования и ускорить процесс работы. Один из вариантов применения шаблонов — таски на сбор статистики или аналитики, которые собираются постоянно, но не с конкретным повторяющимся дедлайном. В будущем вы сможете дублировать этот таск, менять в нём минимум вводных, тем самым сократив и облегчив для себя процесс постановки задачи.
Парадокс дедлайна
Парадокс дедлайна или первый закон Паркинсона гласит:
Работа заполняет всё время, отпущенное на неё
Этот закон работает, и мы знаем это по себе:
- Если дедлайн по задаче завтра — мы будем умирать весь день и ночь, но сделаем её в срок.
- Если дедлайн по задаче через месяц — мы будем прокрастинировать задачу, пока дедлайн не превратится в завтра.
Исходя из этого закона, у меня есть следующие рекомендации:
Совет № 1. Не ставьте слишком длинные или короткие дедлайны
Длинные дедлайны — зло! Не надейтесь, что исполнитель будет решать задачу постепенно в течение длинного дедлайн. Дедлайны должны быть адекватными, но ёмкими — это помогает избегать прокрастинации и не растягивать сроки проекта ради неё.
Совет № 2. Разделяйте и властвуйте
Если к вам в работу попал проект, включающий в себя множество разных задач, его лучше разделить на односложные таски с короткими дедлайнами. Часто задачи в таких проектах требуют разного уровня включения и ставить один большой дедлайн не имеет смысла.
Совет № 3. Придумывайте искусственные дедлайны
Даже если этих дедлайнов на самом деле нет. При этом команде искусственно сокращать дедлайн не нужно. Транслируйте конечный срок выполнения задачи, при необходимости закладывая время на проверку со своей стороны, а если исполнитель может себе это позволить — он его сам сократит.
Резюмируем
Иногда рабочие таски могут выглядеть устрашающе и за них совсем не хочется браться. Мы все через это проходим, но с перечисленными выше советами вы станете лучше понимать задачи и решать их настолько эффективно, насколько это возможно.
Работники — люди, а не роботы
Жизнь связана с задачами. Они повсюду: большие и маленькие, важные и не важные, срочные и не очень.
Жена просит забронировать билеты на Новый год, я прошу подчиненного подготовить документы по сделке. Не забронирую билеты сегодня, завтра они будут стоить дороже. Работник не подготовит документы вовремя — сделка отменится, компания потеряет деньги.
От результата выполнения задач зависит успех проекта или компании. Отсюда первая проблема любого бизнеса — исполнение задач.
Руководитель хочет, чтобы подчиненные выполняли задачи чётко и в срок. Если задача не выполнена или выполнена, но не так, виноват работник. Машина по выполнению задач дала сбой. Машину надо заменить. Это психология руководителя. И я так думал, пока не понял, что причина нечёткого выполнения задач не в работниках.
Они не роботы, а умные, думающие, творческие и ответственные люди. Я сам выбирал их в команду. Проблема во мне: я, как и многие руководители, не уделяю должного внимания постановке задач.
Формула эффективной задачи
Формула эффективной задачи, за которую работники принимаются с радостью и рвением, состоит из шести простых правил.
1. Обозначьте проблему
За каждой задачей руководителя — боль.
Если я прошу подчиненного что-то сделать, значит, мне зачем-то это нужно. Но объяснять это подчиненному руководители не считают нужным. В итоге работник думает, что начальник просто хочет нагрузить подчиненного рутинными задачами.
К примеру, я прошу менеджера проанализировать отчёт по лидам. Основная работа менеджера — работа с клиентом. Анализ отвлекает от основной работы. Менеджер тупо собирает данные и абы как делает отчёт, лишь бы поскорее избавиться от рутинной и не важной задачи.
Правильно поставленная задача — проблема, которую работник должен решить наилучшим образом и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.
| НЕТ | ДА |
| Проверь отчёт по лидам. | Мне кажется, у нас упала конверсия. Надо посмотреть на цифры. |
| Напиши новость о телефонии в «Мегаплане». | В «Мегаплане» давно работает телефония, но не все клиенты об этом знают. Надо придумать, как их оповестить. |
| Разработай дизайн рассылки | Мы обновили сайт, а дизайн письма ещё старый. Сделай новый, более современный, чтобы он подходил к сайту. |
Решая проблемы, а не тупо выполняя поручения, работник развивается. У него появляются нестандартные идеи, которые помогают компании двигаться вперед.
2. Опишите смысл проблемы в масштабах бизнеса
Если работник не понимает, зачем именно он готовит тот же анализ, сделает он его плохо. Объясните, что произойдет с результатом работы после.
С анализом отчета будут работать маркетологи. На основе собранных данных, они скорректируют рекламную кампанию продукта, которая привлечет новых клиентов. Конверсия увеличится, компания будет расти.
Так работник почувствует значимость задачи для развития бизнеса.
3. Сформулируйте суть и условия задачи
Опишите результат, который хотите получить. Если нужно, условия и ограничения. Поставьте менеджеру четкие временные рамки.
Подсчитай количество лидов за последние три месяца. Мне нужно понимать, действительно ли уменьшилась конверсия. Если да, то в какой именно момент. Составь список возможных причин.
4. Объясните сроки
Руководители часто ставят дедлайн по задаче, но не объясняют, почему именно эта дата важна. В результате для работника срок — лишь день икс, к которому нужно выполнить рутинную работу.
Анализ нужен к понедельнику. Через три недели у нас начинается масштабная рекламная кампания. Маркетологам потребуется время на корректировку площадок.
Вы объяснили работнику причину, по которой задачу нужно выполнить за определённый срок. Он понимает, что от выполнения задачи зависит работа других людей, и ответственнее подходит к решению проблемы.
5. Мотивируйте
Работник получает зарплату. Руководителям часто кажется, что этого достаточно для мотивации. Но это не так. Работники не всегда понимают, почему та или иная задача упала на их плечи. Объясните свой выбор менеджеру.
Проанализировать данные может маркетолог. Но мне бы хотелось, чтобы это сделал ты. Ты лучше знаешь клиентов и соберешь более полную информацию.
Подчиненный чувствует себя особенным, героем, суперменом и рвется в бой с энтузиазмом.
6. Письменно зафиксируйте задачу
Если вы правильно поставили задачу, но сделали это устно, а работник под диктовку записал в блокнот, обязательно что-то потеряется. После того как устно проговорили задачу, составьте письменное резюме.
Формируем привычку
Знать, как поставить задачу, чтобы её выполнили — половина дела. Надо постоянно применять знание на практике. Без автоматизации это невозможно. Вас хватит на неделю-две. Потом появятся срочные дела и вы не распишете задачу подробно. Один раз — не страшно. Но там, где один раз халтуры, всегда появится второй и третий. Вскоре вы плюнете на это гиблое дело, и снова превратитесь в раздатчика приказов для роботов.
Что-то должно постоянно напоминать о правильной постановке задач, чтобы схема вошла в привычку. Мне помогает «Мегаплан». Форма постановки задач — автоматическое напоминание.
Название задачи — всегда желаемое действие. Что должен сделать ваш работник? Ответ на вопрос и есть правильная формулировка задачи.
| НЕТ | ДА |
| Мобильное приложение. | Доработать кнопки в мобильном приложении. |
| Переключение языка. | Настроить переключение языка в мобильном приложении. |
| Бага в программе | Починить форму регистрации, не приходят SMS-уведомления. |
Когда задача зафиксирована, работник чётче понимает, что от него хотят. Он в любой момент может вернуться к задаче, перечитать её и учесть нюансы.
Всё под контролем
«Мегаплан» помогает руководителю следить за ходом выполнения работы. Я в любой момент могу зайти в задачу, спросить, как обстоят дела, или скорректировать проблему. Какую систему для постановки задач вы выберете, не важно. Важно, что задачи в мессенджере или почте канули в Лету.
Письма сжирают время и не позволяют руководителю постоянно быть в курсе процесса. На поиск одного сообщения уйдет столько времени, что проще подойти к работнику и спросить устно. Хорошо, если работник в офисе. С внештатниками такая история не прокатит.
Ставьте задачи правильно. Цель такого подхода — не выслужиться перед подчиненными и добиться звания «босс года», а улучшить работу компании.
Чтобы бизнес рос, пользуйтесь современными рабочими инструментами.
Согласитесь, такое случается. Ну, погорячился шеф. Или был так увлечен какой-то идеей, так хотел ее реализовать побыстрее (и, казалось, понял, как это сделать), что проявил максимализм и установил заведомо невыполнимые сроки и условия работы.
Как быть? Если сразу же, получив задание, заявить, что оно невыполнимо, руководитель подумает: подчиненный просто не хочет напрягаться и сразу ищет причины, по которым якобы нельзя выполнить задачу. Сейчас начнет приводить 100 доводов против (кстати, о том, как быть с такими личностями, мы рассказали в нашем журнале – № 3, 2014 http://e.hr-director.ru/article.aspx?aid=332009&from=announce_superjob.ru_2014.03.18&utm_medium=link&utm_source=superjob.ru&utm_content=announce_superjob.ru&utm_compaign=link_e.hr-director_article_332009_2014.03.18 ). Такого сотрудника начальник посчитает либо нерешительным, либо непрофессиональным, либо и тем и другим одновременно. Если же сказать о том, что задачу было невозможно выполнить, в тот момент, когда она уже должна быть выполнена, то тоже можно впасть в немилость. Руководитель подумает, что подчиненный ничего не делал, ленился, а теперь оправдывается.
Тогда как же грамотно поступить? Ведь каждый из нас может оказаться в подобной ситуации. Либо в ней окажутся наши знакомые, коллеги, что тогда посоветовать им?
На мой взгляд, лучше всего ненавязчиво помочь начальнику понять, что выполнить его поручение нереально и следует либо отменить его, либо скорректировать сроки и условия. Вот несколько советов.
1. Для начала переспросите руководителя, скажите, что не совсем поняли задачу
И тогда руководитель повторит Вам задачу. А когда он ее повторяет, то еще раз продумывает, оценивает. Более того, чтобы Вы поняли ее верно, шеф начнет ее детализировать, конкретизировать. Возможно, осознает, что погорячился. А значит, условия и суть задачи могут быть уже в ходе беседы пересмотрены.
2. Попросите руководителя контролировать, как Вы работаете над задачей, помогать Вам советом
Скажите прямо, что пока не представляете, как можно выполнить задание и просите руководителя подсказать, как же это можно сделать. Договоритесь с шефом, что будете постоянно информировать его о ходе работы. Выразите просьбу: «Не могли бы Вы курировать меня, чтобы лучше контролировать и помочь советом при необходимости?».
Наверняка руководитель согласится. Возможно, просьба польстит ему. Он расценит это как знак того, что его ценят и уважают, считают опытным специалистом, способным помочь скромному сотруднику.
Что здесь получается: начальник берет часть ответственности за выполнение задачи на себя. Контролируя Вас, он, скорее всего, задумается, насколько задача выполнима. И даже если позже сделать все в срок не удастся, у Вас будет козырь – работа велась под руководством начальника.
3. Составьте план работы, вооружитесь расчетами и через некоторое время обсудите все с шефом
Прикиньте, сколько и каких сотрудников придется задействовать, чтобы выполнить задачу, с какой нагрузкой придется им работать, как они будут взаимодействовать друг с другом. Можно изобразить это взаимодействие в виде схемы: по горизонтали нарисуйте всех исполнителей, которые действуют внутри подразделения, а по вертикали на «внешней орбите» – тех, кто контактирует с другими подразделениями или сторонними организациями, с чиновниками, инвесторами.
Если получится, что сотрудники, чтобы выполнить задачу, должны работать 25 часов в сутки, чтобы успеть все сделать в срок, то, вероятно, руководитель увидит, что решить все, что он хочет, нереально. Если речь идет о проектной работе, покажите шефу, как аналогичные проекты реализуются у конкурентов (за какие сроки и при каких производственных мощностях).
4. Действительно ли задача невыполнима? Не сосредотачивайтесь только на аргументах против
Подумайте, что нужно, чтобы все же выполнить задачу. Может быть, Вам нужны дополнительные ресурсы или полномочия? Либо надо продлить срок. Словом, попытайтесь поразмышлять в конструктивном ключе. Говорите так: «Никто не отказывается от этой работы, просто выполним ее чуть позже». Показывайте, что Вы находитесь в стане соратников и помощников руководителя. Дайте ему четкие, конструктивные, лаконичные предложения. Если начальство видит, что сотрудник настроен на то, чтобы решать вопросы и работать, а не искать способы, как уйти от ответственности и переложить все на других, то обязательно прислушается к его советам. А следовательно, скорректирует задачу.
5. Воспитывайте руководителя, учитывая его личностные качества
Такой совет дала наша читательница Ольга НОВОСАДОВА, Директор по персоналу компании «Русь». По ее мнению, причиной, из-за которой руководитель ставит невыполнимые задачи, могут быть такие его качества (весьма ценные!), как стремление к лучшему, вера в себя. Только эти качества порой проявляются в крайней форме. Наблюдайте за руководителем, определите, какое качество в нем доминирует, как проявляется. Исходя из этого, как HR-директор, выбирайте методы работы с ним. В нашем журнале Вы найдете таблицу, в которой приводятся качества, которые могут доминировать у руководителя, рассказывается, как они проявляются в работе и в поведении, даются советы, как их нивелировать (№ 9, 2012, стр. 52). Там же Вы найдете и подробности по этой теме http://e.hr-director.ru/article.aspx?aid=295576&from=announce_superjob.ru_2014.03.18&utm_medium=link&utm_source=superjob.ru&utm_content=announce_superjob.ru&utm_compaign=link_e.hr-director_article_295576_2014.03.18 .
Главная | Статьи | Как правильно поставить задачу подчиненным: методики, советы, примеры
Постановка задач подчиненным ― это регламентированный процесс, который напрямую связан с целеполаганием. Цели и задачи часто считают синонимами.
Действительно, обе должны быть конкретными, измеримыми, ограниченными во времени. Но у терминов есть и различия. Их важно понимать руководителям всех уровней, чтобы получать желаемые результаты. Работники, которым четко озвучивают и объясняют план работы, обычно демонстрируют высокую производительность. Если же сотрудники не чувствуют поддержки руководителей или не видят возможностей достичь поставленных целей, то быстро теряют интерес к работе, у них снижается продуктивность труда и в конце концов они могут уйти на поиски лучшей должности.
Разница между целями и задачами
Цель ― это краткое изложение желаемого результата, который должен быть достигнут в течение достаточно длительного периода времени. Под целью подразумевается некое широкое утверждение с фокусом внимания на желаемых достижениях, но без детального описания методов, используемых для получения намеченного результата.
Задачи ― это конкретные выполнимые действия, которые необходимо сделать в ограниченный период времени, чтобы достичь цели. Два понятия тесно переплетены между собой.
Другие различия между целями и задачами.
● Порядок и приоритизация. Цели формируются, исходя из миссии организации, а задача ставится для достижения цели. Поэтому цели имеют более высокий приоритет.
● Конкретика. Цели представляют собой широкие намерения, иногда не могут быть измерены в количественных единицах. Задачи более конкретные и узкие, описываются детально.
Лучше всего разница видна на конкретном примере постановки задачи подчиненным.
«Обеспечить обслуживание высокого уровня для клиентов» ― это нематериальная масштабная цель. А вот «сократить время ожидания клиента до одной минуты» — конкретное задание, выполнение которого приблизит к достижению глобальной цели.
Почему важно знать, как правильно ставить задачи сотрудникам
Современные менеджеры не особо разделяют цели и задачи. Неудивительно, ведь в последние несколько десятилетий разработано множество методик, призванных исключить «обобщение» при постановке целей. Методички говорят о том, что задача должна быть конкретной, измеримой и ограниченной во времени. Но это справедливо и для цели. Такое упрощение помогает менеджеру, знающему основы целеполагания, с тем, как правильно ставить задачи подчиненным.
Но если руководитель не изучал теорию, самое время восполнить этот пробел, ведь раздавать указания, руководствуясь порывом, опасно. В следующих общепринятых и проверенных методиках есть ряд преимуществ.
1. Повышение вовлеченности сотрудников.
Информировать подчиненных о глобальных целях и объяснять роль каждого в процессе их реализации очень важно. Но только люди, которые обучались менеджменту, могут сами поставить подцели, понять, каким образом достичь желаемого. Рядовым сотрудникам комфортнее работать по четкому плану. Таким образом можно увеличить вовлеченность сотрудников нижних грейдов в работу, а также повысить мотивацию и производительность труда.
2. Конкурентное преимущество.
Некоторые руководители поощряют свободу действий своих подчиненных, предлагают различные возможности достигать поставленных целей доступными и удобными способами. Но многие управленцы считают, что лучше сопровождать постановку целей подробными инструкциями. Польза от такого подхода в плане развития работников сомнительна. Но в краткосрочной перспективе этот тип постановки задач стимулирует рост организации.
3. Снижение текучки.
Одна из частых причин увольнения офисных работников ― непонятные задания, нереализуемые цели. Поэтому топ-менеджерам очень важно следить за тем, чтобы руководители высшего и среднего звена не только спускали информацию «сверху вниз», но и помогали подчиненным. Поощрение развития соответствующих навыков и непрерывное обучение кадров помогает снизить текучесть персонала.
Основные ошибки, которые допускают руководители, не знающие правила постановки задач подчиненным:
● ставят задания, не соответствующие общей стратегии компании;
● возлагают нереалистичные или недостижимые ожидания;
● не отслеживают прогресс, не собирают обратную связь.
Правильная постановка задач подчиненным по отлаженным методикам однозначно имеет много плюсов. Только талантливые топ-менеджеры могут ставить цели, не опираясь ни на какие теории, постулаты, и при этом достигать успеха.
Методы постановки задач подчиненным
Все методики целеполагания справедливы и для постановки задач. Конечно, не стоит проводить тщательный анализ, если нужно всего лишь попросить секретаря отксерить документы. Однако даже это простое задание можно озвучить правильно и неправильно.
Сравните два примера.
«Снимите копии с этой стопки документов» и «К совещанию, которое состоится в 16:00, мне необходимы данные из этого отчета. Снимите, пожалуйста, копии. Страницы с графиками должны быть цветными».
Два варианта постановки простейшего задания. Но в первом случае есть вероятность, что помощник посчитает задание неприоритетным и не успеет подготовить копии к совещанию. Также без уточнения информации неопытный ассистент может сделать все копии черно-белыми и многокомпонентные графики станут нечитаемыми.
Поэтому знание о том, как ставить задачи подчиненным, обязательно поможет и в повседневной работе, облегчив ее, и на глобальном рынке.
Как поставить задачу подчиненному по OKR
Методика OKR в переводе расшифровывается как «цели и ключевые результаты». От руководителя требуется определить не только цель, но и перечень приоритетных заданий, которые нужно выполнить. Метод подходит для масштабных проектов и требует значительных временных затрат, при этом в нем не нужно отслеживать каждый шаг. Контроль необходимо осуществлять периодически, только на самых важных этапах.
Такая методика ― оптимальный вариант для тех, кто хочет воспитать самостоятельных сотрудников, но не желает терять контроль над ситуацией.
Пример того, как ставить задачи сотрудникам согласно OKR.
Цель: наладить коммуникации с сотрудниками нового филиала.
Задача 1: до 10.09 разработать схему бизнес-процессов, в которых одновременно задействованы сотрудники главного офиса и нового филиала.
Ключевой результат 1: файл со схемой бизнес-процессов.
Задача 2: до 12.09 проанализировать связи, выписать взаимодействующих лиц.
Ключевой результат 2: перечень сотрудников, взаимодействующих друг с другом.
Задача 3: организовать и провести общее собрание, на котором обсудить, создать и донести до всех работников порядок взаимодействия.
Ключевой результат 3: протокол совещания, подписанный всеми участниками.
Итог: утвержденная схема коммуникации с сотрудниками нового филиала.
Как правильно поставить задачу подчиненному по целям
Управление по целям (management by objectives) ― это стратегия постановки задач, исходя из конечных целей, миссии компании. В качестве основы можно взять построенное дерево целей и трансформировать подцели с «нижних веток» в задания. Иногда ответственных за выполнение вписывают прямо в документ с блок-схемой. Методика МВО способствует повышению эффективности работы как сотрудников, так и компании в целом. Также метод используют как вспомогательный при расчете KPI.
МВО практически полностью исключает ситуацию, когда сотрудники выполняют «бессмысленную работу». Любая деятельность направлена на достижение определенной высшей цели организации.
Трансформация методики SMART под постановку задач
Метод целеполагания SMART известен многим. Аббревиатура в переводе с английского расшифровывается так: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность и ограниченность во времени.
Современные менеджеры немного доработали концепцию для постановки задач подчиненным, добавив в конце аббревиатуры буквы E (эффективность) и R (обратная связь). Метод SMARTER иллюстрирует важность оценки результатов выполнения каждого задания, а также сбора информации непосредственно у работников. Специалисты, которые выполняли задание, могут дать много ценных советов, касательно дальнейших действий.
Хорошему руководителю мало просто поставить задачу. Важно также обеспечить ее выполнение. Прежде чем человек приступит к работе, начальник сначала должен убедиться, что у подчиненного есть необходимое оборудование, время и ресурсы. Если поставленное задание ― критически важное и его невыполнение нарушит всю цепочку стратегического планирования, то стоит организовать установочное совещание, встретиться с ключевыми сотрудниками.
Типы задач
В идеальной организации каждое задание соответствует общей стратегии и помогает выполнению миссии. Но иногда работникам приходится заниматься «текучкой», саморазвитием или социальными вопросами. Исходя из этого менеджер может выделить разные группы заданий и качественно управлять ими.
1. Командные.
Назначаются группам людей, работающим вместе. Обязательно нужно назначить одного ответственного, который будет отчитываться за всех. По возможности необходимо организовать работу, помочь с распределением ролей и разработать командную стратегию.
2. Индивидуальные.
Назначаются лично работникам. Далеко не всегда они связаны непосредственно с должностными обязанностями. Иногда производственные компании участвуют в благотворительных акциях, социальных инициативах. Если руководитель планирует поставить задание «в нагрузку» к основной работе, будет корректным уточнить, есть ли у подчиненного желание заниматься благотворительностью. Даже перед тем, как поставить индивидуальную задачу, касающуюся непосредственно рабочих обязанностей, начальник должен оценить загрузку подчиненного.
Не стоит бояться вовлекать сотрудников в процесс постановки целей и разбивки их на задания. Такой подход прививает ответственность, дает свободу и поддерживает стремление к саморазвитию.
Практические советы
Руководителю приходится ставить десятки задач в день. Держать в голове все выданные поручения нецелесообразно. Разработаны специальные инструменты, облегчающие контроль за выполнением заданий.
1. Использование специальных программ.
Как говорит Зиг Зиглар, американский бизнес-оратор: «Цель без плана — это просто желание». Составить перечень заданий можно на листе бумаги, но современные руководители используют таск-менеджеры: To Do List, Goal Planner. Простейшая альтернатива ― календарь в Outlook или Google-календарь.
Но мало ставить задачи, также необходимо понимать прогресс их выполнения. Здесь пригодятся системы отслеживания, которые можно установить каждому подчиненному. Хороший вариант подобной программы ― Trello.
2. Обучение подчиненных самостоятельности.
Важные стратегические цели необходимо подробно обсуждать с подчиненными. Менее серьезные задачи можно делегировать работникам, не забывая проверять успехи по контрольным точкам. Но не стоит заниматься микроменеджментом.
Разбивка целей на задачи и отслеживание результатов — это ответственный подход. Однако контроль за каждым шагом подчиненных — это токсично и неэффективно. Если у некоторых сотрудников действительно не получается от начала и до конца самостоятельно выполнять сложные многокомпонентные задания, то стоит задуматься о курсах повышения квалификации, профильных тренингах.
3. Понимание того, что работники в первую очередь ищут выгоду для себя.
Опытный топ-менеджер не просто выдает план действий, но и ищет лицо, наиболее заинтересованное в его выполнении. Большая ошибка полагать, что единственное, чего хотят все работники, это развитие компании. Действительно, есть сотрудники, которые готовы пожертвовать личным временем, другими обязанностями ради выполнения задания. Но в большинстве случаев излишнее рвение проявляют работники, которые хотят получить премию, повышение, место в проектной команде.
Стоит периодически беседовать с подчиненными, в том числе и в неформальной обстановке, чтобы понимать мотивацию каждого. Это помогает правильно распределять задания. Но нельзя исключить тот факт, что существуют люди, готовые работать за идею даже в самые кризисные времена.
4. Поощрение сотрудников.
Даже если в компании разработана система ключевых показателей эффективности, а достижение целей и выполнение заданий справедливо оплачиваются, то это не повод забывать о психологической поддержке и мотивации. Иногда слово авторитетного руководителя значит больше, чем выплата премии. Высокий моральный дух позволяет создавать позитивную, процветающую и творческую среду. Но и провалы, невыполнение плана нельзя игнорировать. Следует проводить подробный разбор ошибок, но без «публичной порки». Критиковать работников лучше наедине, за закрытыми дверями.
Правильная постановка задач приближает компанию к достижению целей и стимулирует работников к саморазвитию.
Автор публикации
0
Комментарии: 0Публикации: 250Регистрация: 08-02-2022
Получайте новую статью каждую неделю
Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие
на обработку своих персональных данных.
Понравилось?
Расскажите друзьям
Оцените статью
Оценка
[Всего: 0 Средний рейтинг: 0]