Как занимаются руководством

Руководитель – это мозг большой команды, мотор всего коллектива и капитан организации. JCat.Работа поможет разобраться, как разнообразие обязанностей лидера помещается в его должностную инструкцию, какие признаки «выдают» хорошего начальника.

Содержание

  1. Кто такой руководитель?
  2. Должностные обязанности руководителя организации
  3. Функции руководителя 
  4. Должностная инструкция руководителя учреждения
  5. Должность руководителя может быть вакантной?
  6. «Маркеры» хорошего руководителя

Кто такой руководитель?

Для начала нужно разобраться, чем в глобальном смысле занимается управленец высшего уровня. В этом вопросе важно стереть из головы традиционный образ страшного и своенравного начальника, который постоянно требует от подчиненных невозможного. Также большое заблуждение заключается в том, что работают только «низы», а «правящая верхушка» только пожинает плоды их работы. Управление – это тяжелый труд, полный ответственности и подводных течений, часто лишенный выходных и времени, когда не нужно срочно решать задачи по работе. 

Главный менеджер организации управляет всеми аспектами ее деятельности, начиная от постановки целей, заканчивая реализацией плана их достижения. 

Руководит организацией обычно директор предприятия. Он несет ответственность за материальные, кадровые, корпоративные вопросы. Главный управленец обеспечивает максимальную эффективность работы коллектива для достижения поставленных перед компанией целей. 

Должность одновременно и привлекательная, и сложная, поэтому кандидаты на это место проходят особо тщательный отбор. Способы определения «профпригодности» для руководящей должности – это повод для отдельной статьи, поэтому сегодня мы обсуждаем только специфику работы уже принятого на работу руководителя. 

Должностные обязанности руководителя организации

Несмотря на четкое описание задач директора компании, на практике его работа во многом зависит от особенностей компании. 

Если говорить обобщенно, сфера полномочий руководителя включает в себя:

  • надлежащее выполнение своих задач;
  • контроль выполнения работы сотрудниками;
  • формирование эффективной корпоративной культуры и позитивной рабочей атмосферы в коллективе;
  • работа над материальным обеспечением предприятия, контроль хозяйственной деятельности;
  • обеспечение выполнения поставленных задач в соответствии с планом работы;
  • отчет перед советом учредителей о состоянии дел в организации и соответствии реальных результатов ожидаемым;
  • решение кадровых вопросов – своевременное обучение, оценка эффективности работы, изменения кадрового состава;
  • решение текущих проблем и предупреждение проблематичных ситуаций в будущем;
  • принятие сложных решений с полной ответственностью за их последствия;
  • делегирование полномочий, справедливое распределение задач между подчиненными.

Должностные обязанности руководителя организации можно объединить в 6 пунктов:

  1. Организация. Чтобы работа была сделана качественно, вовремя и с ожидаемым результатом, особое внимание нужно уделить процессу ее планирования и выполнения. Руководителю важно упростить дело до уровня простых заданий и грамотно распределить их между подчиненными. При этом следует учитывать внешние и внутренние условия и постараться предупредить все возможные факторы риска. В идеале нужно организовать работу так, чтобы оптимально использовать ресурсы компании, обеспечить положительный результат в ближайшей и долгосрочной перспективе. 
  2. Распределение обязанностей. Этот пункт органично вытекает из предыдущего, поскольку для организации большинства процессов нужно грамотно распределить ответственность за выполнение задач. Также важно помнить, что неумение делегировать полномочия – одна из главных причин неэффективности менеджера. Важно уметь быстро сориентироваться и понять, какие обязанности руководителя организации можно поручить другим сотрудникам. Это следует делать с учетом задачи, способностей и возможностей выбранных подчиненных. Четкая постановка целей и формирование благоприятных условий для их достижения – важная миссия любого менеджера. 
  3. Обеспечение продуктивного взаимодействия. Предугадать все варианты развития сюжета при решении корпоративных вопросов невозможно. Различные факторы, которые возникают на пути к достижению целей команды, влияют на работу коллектива. Поэтому важно наладить эффективные средства связи и механизмы взаимодействия сотрудников. Подчиненные должны договариваться на «горизонтальном» уровне внутри подразделения, отделы – согласовывать свои действия между собой. Руководитель становится главным звеном в этой коммуникационной цепи. 
  4. Контроль. Важно, чтобы у директора было достаточно времени, опыта, знаний и желания контролировать выполнение работы подчиненных. Этот пункт не о проверках и «разборе полетов», а об анализе состояния работы, соответствующих выводах и улучшении деятельности компании. Методы и степень контроля зависят от конкретной ситуации: сложности задачи, дисциплины в коллективе, корпоративной культуры.
  5. Формирование межличностных отношений. Взаимоотношения в коллективе влияют на организацию: «человеческий фактор» решает многое. Однако изменчивые условия климата в коллективе не должны диктовать условия работы всей компании. Также заблуждением выступает тот факт, что в дружном коллективе продуктивнее решаются рабочие вопросы. Излишне теплое общение может стать причиной менее требовательного отношения сотрудников друг к другу. Поэтому руководителю необходимо поддерживать в коллективе «золотую середину» между сотрудничеством и соперничеством. Управлять этими категориями сложно, однако при правильном подходе здравая конкуренция не повлияет на отношения сотрудников, а только улучшит показатели эффективности их работы. 
  6. Анализ. Управленцу важно не просто анализировать конечный исход, но и оценивать промежуточные результаты. Данные анализа нужно фиксировать: только так можно оценить соответствие «ожиданий» и «реальности». 
  7. Аудит. Оценка эффективности процессов – также стандартный «ритуал» управленца. Анализировать необходимо все технологии, от которых зависит эффективность работы организации. Аудит не заканчивается на этапе оценки и анализа: управленец должен подобрать конкретные предложения о решении проблем и закреплении успехов.

Функции руководителя 

Известны различные подходы к определению управленческих функций. Наиболее популярной в классическом менеджменте считается классификация американского профессора Г. Минцберга. Согласно его представлением, директор в ежедневной деятельности выполняет такие группы функциональных обязанностей руководителя организации, как:

  1. Межличностные. Происходит формирование образа «символа власти» и системы коллективного взаимодействия, налаживание взаимоотношений между менеджерами.
  2. Информационные. Руководитель становится «приемником», «передатчиком» информации. Кроме того, с помощью информационных сообщений он обеспечивает формирование позитивного имиджа учреждения во внешней среде.
  3. Решающие. «Предприниматель», «ликвидатор нарушений», «распределитель ресурсов», «посредник во время переговоров» – эти и другие должностные роли также становятся привычными для руководителя.

Современные и упрощенные классификации выделяют такие ключевые функции директора:

  • руководящая – непосредственное управление подчиненными;
  • организационная – создание конкретных способов достижения целей компании;
  • функция контроля – проверка работы предприятия на всех уровнях;
  • анализ и синтез – оценка полученной информации и формирование предложений по улучшению работы;
  • защитная – обеспечение безопасных и благоприятных условий работы для подчиненных.

Функции управленца определяют его должностную инструкцию, которая фиксирует круг полномочий и спектр обязанностей. 

Должностная инструкция руководителя учреждения

Несмотря на то, что список полномочий и должностных обязанностей руководителя организации гораздо обширнее, для этой должности составляется такая же инструкция, как и для любого наемного работника. 

Большая сила – это большая ответственность, поэтому у директора этот документ, пожалуй, в несколько раз объемнее, чем у остальных сотрудников. 

Основные разделы должностной инструкции руководителя включают в себя:

  1. Перечень документов и нормативно-правовых актов, которые регламентируют его деятельность.
  2. Список знаний, умений и навыков, которые нужны для работы.
  3. Сведения о необходимости повышения квалификации с указанием конкретных временных рамок.
  4. Полномочия, которые дают возможность регулировать процессы внутри учреждения и представлять интересы организации во внешней среде.
  5. Виды ответственности за несоблюдение должностной инструкции и недобросовестное отношение к своим обязанностям. 

Кроме того, деятельность менеджера регламентируют также нормы действующего законодательства. 

Должность руководителя может быть вакантной?

Часто у сотрудников возникает вопрос о возможности существования фирмы без директора. 

Да, в некотором смысле подобные примеры есть. Однако в таком случае его функции берет на себя другой человек: невозможно представить себе организацию, в которой нет главного управленца. Основные ситуации, в которых директорское кресло может пустовать:

  1. Руководство передано управляющему. Единоличным исполнительным органом компании в таком случае становится юридическое лицо или сторонний человек. 
  2. Период поиска кандидата. При уходе из компании директора обычно рекомендуют на свое место заместителей, поэтому кадровый вопрос закрывается быстро. Однако иногда случаются ситуации временного назначения – исполняющего обязанности. Право управления в таком случае обычно возлагается на одного из заместителей бывшего директора. Обычно и. о. получает практически полный объем полномочий руководителя, однако в процессе принятия стратегически важных или материально ответственных решений он обязан согласовывать действия с учредителями. Не исключено, что именно этот человек в будущем займет вакантную должность. 

«Маркеры» хорошего руководителя

Конечно, лидер не может быть хорошим для всех: некоторые методы управления вызывают негативную реакцию, и это нормально. Однако при более детальном изучении можно рассмотреть объективно положительные черты даже в самом «плохом» начальнике. 

Список основных признаков, по которым можно отличить достойного управленца:

  1. Умение вести за собой. Лидерство – это не про доминирование и способность горячо доказывать свою правоту. Настоящий лидер отличается внутренней силой, энергетикой, умением принимать решения и брать на себя ответственность. Обычно это ощущается даже во время короткого разговора с человеком: подчиненные осознают, что они работают под надежной защитой и стараются тянуться за руководителем. 
  2. Способность ставить глобальные цели. Получение прибыли – это не самое важное в работе хорошего управленца. Если главный человек в компании не способен сформулировать цели организации, то и коллектив будет работать бесцельно.
  3. Человечность. Речь идет не о том, что «хороший» директор всегда должен «войти в положение» сотрудника. Этот пункт – о глобальных общечеловеческих ценностях, которые отличают порядочных людей. Правильные принципы жизни у лидера обязательно позитивно влияют на коллектив. В результате подбирается команда единомышленников, которые разделяют эти ценности. 
  4. Эмоциональная стабильность. Конечно, у начальника тоже может быть плохое настроение, а большая ответственность только увеличивает груз проблем. Однако если человек не способен мыслить трезво, поддается эмоциям (преимущественно негативным), а сотрудники не знают, чего ожидать от руководителя, вряд ли такой стиль управления можно считать подходящим. 
  5. Знания в сфере деятельности. Новое поколение «эффективных менеджеров» часто стремится занять руководящие должности, не представляя специфику работы организации. Однако знания по менеджменту и администрированию не помогут глубоко понять все потребности и мотивы подчиненных. Даже если изначально у директора нет опыта в выбранной сфере, со временем он должен постичь тонкости работы коллектива на всех уровнях.
  6. Результативность. Если большинство идей лидера останавливаются на этапе реализации или не приносят конкретных достижений, скорее всего, он не способен к стратегическому планированию или не нацелен на достижение результата. Конечно, бывают поражения, и предугадать все обстоятельства во время планирования нельзя. Но задача хорошего руководителя – в случае ошибки сделать правильные выводы, исправить недочеты и успешно реализовать новый план. 
  7. Отношение к сотрудникам как к ценному ресурсу. Хороший лидер не жалеет средств и времени на развитие подчиненных, формирование системы мотивации, поощрения инициативности и энтузиазма.
  8. Близость к команде. Отстраненность от общих дел вызывает у работников ощущение несправедливости и существенно снижает мотивацию к работе. Важно, чтобы руководитель был членом команды, ее лидером и тренером, а не «спонсором», которого интересует исключительно результат работы. 

Хороший руководитель должен наладить работу так, чтобы «все работало само»? Это один из мифов, который способен сыграть злую шутку с молодыми управленцами. 

Без постоянного закрепления успехов, адаптации и модернизации, формирования корпоративной культуры, мотивационной системы и другой важной работы организация перестанет развиваться и существовать. Безусловно, часть обязанностей управленца выполняет его команда, однако главный управленец должен быть связан с общим делом непосредственно. Это важно для предупреждения непредвиденных проблем, а также для формирования здоровых отношений между коллективом и руководством. 

Помните: отстраненность от общего дела – верный путь к потере доверия со стороны работников.

Литературы на тему должностных обязанностей руководителя организации и «секретов» хорошего менеджера очень много. В книгах собраны легкие для чтения истории успехов и поражений, примеры и лайфхаки. Например, в книге Максима Батырева «45 татуировок менеджера: Правила российского руководителя» собраны выводы из его личного опыта и наблюдений за другими моделями поведения руководства. Главы книги креативно представлены в виде «татуировок», поскольку эти принципы должны раз и навсегда отпечататься в сознании управленца. Из них можно выделить такие тезисы:

  • важно искать сильных личностей в свою команду;
  • не стоит делать работу за подчиненных;
  • всегда нужно следовать своим принципам;
  • «воспитывать» коллектив эффективнее своим примером;
  • основной капитал – это люди, поэтому не стоит бояться «выращивать» сильных подчиненных;
  • важно не бояться рисковать и действовать.

Руководитель – такой же человек, который может ошибаться, у него не всегда есть под рукой четкий план действий. Однако права, обязанности и ответственность руководителя организации подчеркивают его долг перед коллективом. Именно это должно мотивировать его каждый день становиться лучше, увереннее, сильнее. Руководитель ежедневно прикладывает все свои усилия ради достижения общей цели, чтобы доказать всем и  самому себе, что он заслуженно занимает свое место в команде. 

Так что же делают руководители?

Руководитель, у которого 8 тысяч непрямых подчиненных и 2 тысячи часов работы в год, может позволить себе потратить максимум 15 минут в год на человека в своей организации… даже если он не делает ничего другого. Эта работа кажется невозможной. Как он может принимать важные решения в такой большой компании? Он же всегда будет наименее информированным человеком в аудитории, независимо от темы.

Если вы знаете меня, то понимаете, что я задавал себе этот вопрос очень долгое время.

К счастью, кто-то прислал мне ссылку на замечательную книгу Энди Гроува «Высокоэффективный менеджмент». Среди прочего, он отвечает на этот ключевой вопрос! И что обидно, он ответил на этот вопрос еще в 1980-х.

Перефразируя книгу, задача руководителя состоит в том, чтобы определять и внедрять культуру и ценности всей организации и ратифицировать правильные решения.

Вот и все.

Не принимать решения. Не разрубать гордиев узел. Не определять стратегию. Не быть экспертом по всем вопросам. Просто сидеть в комнате, пока правильные люди принимают правильные решения в соответствии со своими ценностями. И если они справляются, одобрять это. А если нет, направлять, чтобы они попытались снова.

Для этого даже есть алгоритм. Он кажется изумительно простым.

При появлении любых противоречий определите по одному ответственному с каждой стороны. Затем определите руководителя в корпоративной иерархии, которому подчиняются оба (в крайнем случае это может быть генеральный директор). Назначьте встречу для них троих. На встрече две стороны представят одно правильное решение, о котором они договорились. Руководителю останется только выслушать и ратифицировать его.

Но… подождите. Если решение уже принято до собрания, зачем нам собственно собрание? Потому что правильное решение не было бы принято, не будь эта встреча назначена. Участие руководства придает формальное значение важному решению. Руководитель несет ответственность за несогласие двух сторон: они должны прийти к решению, которое подходит не им, а идет на пользу компании. Они не могут пользоваться своим положением. Они не могут обманывать. Им нужно представить свое решение человеку, который одинаково переживает об обеих группах. И им нужно хорошо выглядеть, потому что этот человек — их босс! Это заставляет людей делать правильные вещи.

(Примечание: у этого есть параллели со странными формальными структурами, например, в канадском парламенте, где теоретически все решения должны быть ратифицированы, казалось бы, бессильным генерал-губернатором, который представляет королеву, просто всегда все ратифицируя. Теория заключается в том, что если решения плохие, то их не одобрят, а значит, нет смысла и предлагать их, и поэтому все предложенные решения заслуживают ратификации. Очевидно, что теория здесь не соответствует практике, потому что плохие решения тоже, бывает, ратифицируются, но думать так все равно приятно.)

Провальные сценарии

Что происходит, если руководитель не следует этой модели? Что-то, что мы все уже видели раньше, в зависимости от того, что делает руководитель вместо этого.

  • Если генеральный директор принимает свои собственные решения и вынуждает им подчиняться: у него недостаточно информации для принятия правильных решений в деталях, поэтому решение не будет оптимальным. И люди, подчиняющиеся ему, не поддержат его. Некоторые начнут нашептывать руководителю что-то, чтобы склонить его в ту или иную сторону. Это поощряет подхалимаж.
  • Если руководитель решает не участвовать в конфликтах, которые «недостаточно важны»: начинаются игры за политическую власть. Тот, кто сможет пробить себе дорогу, победит, уничтожив командный дух. Или половина людей будет делать одно, а половина — другое, и компания потеряет фокус.
  • Если руководитель идет на эскалацию, пытаясь принять окончательное решение: принимаются неоптимальные решения, потому что руководитель среди этих трех человек наименее квалифицирован для принятия решения. Вы можете подумать, что в этом нет ничего страшного, если решение все равно не очень важное. Частично это так. Но косвенные последствия катастрофичны: это позволяет двум сотрудникам снять с себя ответственность. Им не нужно напоминать себе, что хорошо для компании, потому что вы сделали это за них. Это позволяет им быть эгоистичными. Способствует появлению разногласий. Это оставляет недовольной по крайней мере одну сторону. 
  • Если руководство привлекает больше людей для обсуждения вопроса: это то, что должны были и так уже сделать два руководителя или сотрудника. Если они этого не сделали, они не справляются со своей работой, и им нужно научиться делать это лучше. На первом этапе руководитель отправляет им сообщение: «Вернитесь к работе. Включите дополнительных людей/группы в свое решение. Возвращайтесь, когда тщательно его продумаете». Если это повторится, люди должны быть уволены, потому что они плохо принимают решения.

Обеспечение культуры и ценностей

Согласно книге, которая приводит довольно убедительные аргументы, вторая обязанность руководителя — добиться, чтобы соблюдались ценности компании.

Что это означает? Это означает, что если кто-то в компании действует «неправильно» — ведет себя неэтично, не следует описанному выше алгоритму разрешения конфликтов, ведет политические игры, — его нужно исправить или уволить. Каждый руководитель несет ответственность за соблюдение политики на всем протяжении цепочки, в обратном порядке. И генеральный директор несет ответственность за всех. Вы должны быстро разделаться с нарушителями ценностей компании, потому что нарушители опасны. Люди, которые не разделяют ваши ценности, будут нанимать еще больше людей, не разделяющих ваши ценности. Так все и покатится по наклонной.

Реальные ценности — это не то, о чем вы говорите, а то, что вы делаете в трудные времена. Это те ценности, которые наиболее заметны при важных противоречивых решениях. Руководитель, одобряющий решение, должен оценить его в соответствии с набором ценностей организации. Понимают ли оба ответственных лидера общие ценности? Соответствует ли решение нашим ценностям? Если нет, скажите им об этом прямо и отправьте обратно, чтобы попытались снова.

Как насчет стратегии?

Одно из утверждений книги, которое поначалу шокировало меня, заключалось в том, что в большой организации руководители не определяют стратегию. Даже генеральный директор. Почему? Потому что это иллюзия — верить, что вы можете навязать кому-то стратегию. Сотрудники, включая руководителей, которые вам подчиняются, в первую очередь следуют ценностям компании. (Если они этого не делают, вы их увольняете, как сказано выше.) Конечно, они люди, поэтому будут присматривать за собой, своими друзьями и другими людьми в организации.

Возможно, одна из ваших организационных ценностей — «делать то, что говорит босс». Вы можете так постановить. Это работает. Предположительно, у военных так (хотя у меня нет опыта работы с военными). Но административно-командная система не очень эффективна для работников умственного труда: фундаментальная проблема заключается в том, что в любой конкретной ситуации люди внизу иерархии знают о ней больше, чем люди сверху.

Если люди снизу не могут договориться, что делать, то отлично! Вот почему у нас есть иерархия. Используйте алгоритм, описанный выше, пока ответ не станет очевидным.

Но если человек на вершине пытается «выстроить стратегию» путем принятия текущих решений, эти решения будут основаны на недостаточных фактах, потому что просто слишком много фактов для одного человека. Если ваши решения должны основываться на фактах, они будут хуже, чем у ваших подчиненных. Вот что страшно.

И что тогда? Компания просто дрейфует в пустоте, без стратегии?

Не совсем. Все сложнее. Что нужно сделать руководителям, так это придумать организационные ценности, которые косвенным образом приводят к желаемой стратегии.

Если ваша компания создает виджеты, а одна из ваших ценностей — удовлетворенность клиентов, вы, вероятно, в итоге получите лучшие виджеты, подходящие для ваших существующих клиентов. Если одна из ваших ценностей — экологичность, ваши фабрики виджетов, вероятно, будут меньше загрязнять окружающую среду, но стоить они будут дороже. Если одна из ваших ценностей состоит в создании инструментов, которые работают быстрее и плавнее, ваши сотрудники, вероятно, будут меньше выпускать раздутые приложения, и вы, вероятно, нанимали бы других сотрудников, если бы в ваши ценности входило быстрое масштабирование и завоевание большинства клиентов в кратчайшие сроки.

Почему сотрудники примут любые странные организационные ценности, которые вы устанавливаете? Потому что на каждой встрече вы настаиваете на своих ценностях. И вы увольняете людей, которые не вписываются в общую картину. Рекурсивно это означает, что руководители ниже рангом делают то же самое, потому что это сама по себе — одна из ценностей, которые вы демонстрируете.

Если отчего-то невозможно нанять людей, которые согласны с вашими ценностями, вы можете создать организацию, которая будет соответствовать им. Может получиться ужасная организация, которая разрушает ваш бизнес, но тогда… что ж, эти ценности были не лучшим выбором.

Я не могу поверить, что никто не сказал мне это раньше. Все так просто, и все это было написано уже в 1980-е.

Эпилог: небольшие компании

Почти ничего из этого не относится к маленьким компаниям. Они настолько малы, что у основателей и генерального директора есть шанс действительно разобраться в проблеме, а значит, им еще не нужно делегировать решения. Кроме того, в небольшой компании стратегия и ценности, как правило, еще недостаточно четко определены, поэтому основная цель — постепенно их обнаружить. Вы учитесь на ошибках и совершенствуетесь вместе до тех пор, пока стратегия (и, следовательно, ценности, которые ее составляют) не прояснятся.

Но в небольшой компании важно понимать, как работают большие компании, потому что ваши ценности начинают утверждаться довольно рано, еще когда вы выбираете соучредителей и инвесторов и нанимаете первых сотрудников. Позже бывает трудно изменить ценности, потому что для этого обычно нужно кого-то уволить. Таким образом, вы должны задуматься о них с самого начала. Впрочем, детали не стоит высекать в камне в первый же день.

Второй эпилог: основные стратегические изменения

Все это — одна из причин, почему, если необходимы серьезные стратегические изменения, часто меняют руководителя — возможно, даже генерального директора. Или, наоборот, если меняют генерального директора, то зачастую получают серьезные стратегические изменения, нравится вам это или нет. Генеральный директор устанавливает ценности, а ценности определяют стратегию.

Ценности компании текут сверху вниз. Их очень трудно изменить, и это очень болезненно. Изменяя ценности компании, вы можете обнаружить, что сотрудники, которым нравились старые ценности, больше не хотят тут работать, и это правильно. (Это происходит, даже если новые ценности «лучше» в ваших любимых аспектах.)

Если ваша старая стратегия терпит неудачу, вы не можете исправить компанию, просто провозгласив новую стратегию. Это делается путем провозглашения и последующего применения новых ценностей. Это очень расстроит многих людей. (Если вы делаете это слишком часто, вы заслуживаете то, что получаете.)

Изменения стратегии в большой компании настолько рискованны еще и потому, что люди наверху на самом деле мало знают о том, что происходит. Они смотрят на мир с высоты птичьего полета, и представление о деталях у них весьма ограниченное. Изменения стратегии и, следовательно, изменения ценностей и, следовательно, смена руководителей обычно имеют самые неожиданные последствия. Вы делаете это потому, что должны, потому что старая стратегия не работает, а не потому, что вам этого хочется. Вы все ставите на кон.

Мне бы хотелось, чтобы больше руководителей честно говорили об этом. «Наша старая стратегия не работала, потому что наши старые ценности не работали. Вот новая стратегия и новые ценности. Это будет болезненно».

Вместо этого вы обычно получаете деликатное «переформулирование» или «сглаживание» корпоративных ценностей, и возможно, какой-то шепоток о том, что старые ценности были не очень хорошими, и, возможно, новые ценности были нашими реальными ценностями с самого начала.

Или, что хуже всего, руководители сбиваются с пути и вообще прекращают демонстрировать какую-либо систему ценностей. И затем система ценностей возвращается к стандартному: политические игры и удар в спину. Меня бы это не беспокоило, если бы не было так безнадежно неэффективно.

Третий эпилог: правительства

Политика в государстве плоха, если мы не соблюдаем наши ценности, увольняя людей, которые их не принимают.

В демократии это сложно, потому что ценности в первую очередь согласуются в общественном мнении, а не выбираются сверху. Вот почему пропаганда настолько сильна: она меняет наши ценности, а это меняют, кого и что мы терпим.

Четвертый эпилог: компромиссы

Кстати, полезные организационные ценности приходят в виде компромиссов: отказ от одной приятной вещи в обмен на другую приятную вещь. Невыразительные ценности, такие как «уважать своих коллег», на самом деле не ценности, потому что никто никогда не выберет такую ценность, как «не уважайте коллег». Уважение к коллегам — это просто вежливость. К тому времени, как вы это запишете, вы уже опоздали. Зафиксируйте это в своей кадровой политике где-нибудь не слишком высоко.

Настоящая ценность — это что-то вроде «говорить правду, даже когда она ранит». Или «выпускать программное обеспечение по расписанию, даже если в нем есть ошибки». И в обоих случаях вполне можно представить себе, что оправдана будет противоположная ценность.

Источник

Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.

4 ноября 2019

В этой главе мы поговорим об организации — среде обитания руководителей. О том, что такое управление, чем занимаются руководители и почему они работают не настолько эффективно, как хотелось бы.

Профессия «руководитель»

Задумайтесь. Для того чтобы рабочий мог начать работать на станке, он должен пройти серьезное обучение, получить допуск, пройти инструктаж по технике безопасности. Только после этого он получает право работать с оборудованием. Но, чтобы получить право работать с гораздо более сложным механизмом — коллективом, человек должен только получить приказ о назначении. Это как минимум странно.

Я допускаю, что если перед сложным станком поставить сто человек, то один из них сможет в общих чертах разобраться, как с этим станком работать. Однако, во-первых, шишек он себе набьет немало, а во-вторых, освоение оборудования методом проб и ошибок займет у него очень много времени. Да и оборудование может пострадать. Остальные же, не желая разбираться, будут пытаться выполнить работу вручную. А ведь руководителей так и готовят — ставят на должность и наблюдают: выплывет, не выплывет?

Дело в том, что «руководитель» до сих пор не является признанной профессией. Специальность «фрезеровщик» есть, а «управленец» — нет. Поэтому руководство часто воспринимается как дополнительная общественная нагрузка, а программы обучения руководителей напоминают винегрет из разработанных в разные годы теорий, иногда противоречащих друг другу. Единая терминология отсутствует. Единых принципов и методов нет. А результатом этого является всеобщая несогласованность. Представьте себе, что бы было с нашим миром, если бы математики не могли договориться о том, сколько будет дважды два.

В этой книге я постараюсь описать часть профессии «руководитель», которая связана с управлением людьми, в конкретных терминах и методах. Для того чтобы каждый прочитавший ее мог освоить азы или подтвердить действия, которые он совершает интуитивно. Ну а что касается вершин мастерства, то тут у вас в распоряжении широкий выбор: школы MBA, профессиональные курсы и тренинги, многочисленные откровения гуру. Их рынок предлагает в большом количестве.

Чем занимаются руководители

Для того чтобы обрисовать суть управленческой деятельности и роль руководителей разного уровня в организации, позволю себе одно сравнение, которое иногда приводит в замешательство серьезных людей.

Представьте себе организацию в виде детского сада.

Родители — это акционеры. Исполнительный топ-менеджмент — это директор садика. Его зам — руководитель среднего звена. Воспитатели — руководители начального звена. Ну а дети — исполнители.

Тут вы можете возразить: как же можно сравнивать сотрудников организации с детьми в детском саду? На самом деле в их поведении много общего. И те и другие слушают распоряжения своего руководителя и интерпретируют их по-своему. И те и другие могут проявить эмоции и тем самым саботировать рабочий процесс. И те и другие могут сделать много полезного, если достаточно увлечены.

Конечно, у взрослых людей эти проявления выглядят немного по-другому, но суть остается той же. Ребенок, который обиделся на другого ребенка, подрался и, насупившись, уселся в дальнем углу, по сути своей ничем не отличается от взрослого человека, который от обиды стер нужные коллеге файлы и целый день провел за игрой в пасьянс на рабочем месте. Или ушел из компании, держа за пазухой клиентскую базу.

Для того чтобы дети не портили игрушки и не вредили друг другу, хороший воспитатель увлекает их игрой. Причем чем более интересная игра создается, тем больше нужно вложить в нее усилий, зато и дети будут играть в нее дольше и более увлеченно.

Таким же образом в организации может поступать руководитель начального звена. Увлечь сотрудников работой так, чтобы они самозабвенно трудились над своими задачами и ни на что не отвлекались. По сути деятельность руководителя начального звена можно определить как непрерывное решение вопроса «Как сделать так, чтобы люди работали?».

А теперь представьте, что детский садик вывозят в театр. Заказанные автобусы стоят перед зданием, дети построены шеренгами. Однако в этот момент оказывается, что порядок посадки в автобусы, размещение в них детей и ряд других организационных вопросов еще не решены.

Воспитатели отходят от своих групп и начинают совещаться. А чем в этот момент заняты дети? Для того чтобы это представить, не нужно слишком богатого воображения. Так же как несложно представить себе действия сотрудников какого-нибудь отдела в отсутствие руководителя, который основное время стал тратить на решение вопросов взаимодействия с другими отделами. Пока его внимание отвлечено от контроля производственного процесса, сотрудники, почувствовав волю, начинают заниматься своими делами, не имеющими ничего общего с рабочими задачами. Но обиднее всего то, что и вопросы взаимодействия не решаются, так как младшим руководителям не видна полная картина, поэтому они не могут создать эффективный механизм. Кроме того, их полномочий просто не хватит для принятия решений такого уровня.

В детских садах такие ситуации решают просто. Выделяется человек, ответственный за координацию. А вот на предприятиях все гораздо сложнее. Потому что считается, что раз работают взрослые люди, то они всегда могут между собой договориться.

На самом деле, когда мы хотим добиться качественной координации между людьми и подразделениями, этим вопросом должны заниматься люди, внимание которых будет сосредоточено на том, чтобы отвечать на вопрос «Как сделать так, чтобы сотрудники и подразделения работали вместе?». Эти люди в организациях называются менеджерами среднего звена. И характеризуются тем, что руководят руководителями.

Естественно, что ни о какой поездке в театр не пойдет речь, если не выделены средства, не оплачены услуги подрядчиков и не внесены коррективы в расписание и учебный план. Эти вопросы находятся в ведении директора и его заместителей. Они решают вопрос «Как распределить средства и ресурсы организации оптимальным образом?».

Родители же в идеальном варианте должны только высказывать директору детского сада свои пожелания в отношении воспитания детей. Например, поездка в театр может быть следствием того, что на родительском собрании было принято решение прививать детям культуру. Так же должны работать акционеры и стратегические топ-менеджеры — генерировать идеи и указывать направление развития.

Области управления

По сути управление — это непрерывный поиск ответов на вопросы. И, правильно сформулировав эти вопросы, мы можем описать объекты управления, с которыми работает каждый уровень менеджмента.

Управление исполнением

«Как добиться того, чтобы люди работали?» — уровень начального менеджмента.

Это называется «управление исполнением». Акцент внимания при решении этого вопроса должен быть смещен на особенности людей и задач, которые им ставятся. Руководитель начального звена должен работать с трудовым поведением сотрудников, их мотивацией, качеством исполнения заданий. Для чего, естественно, должен быть снабжен специальными знаниями в этой области.

Управление взаимодействием

«Как добиться того, чтобы люди и подразделения работали совместно?» — это оперативное управление взаимодействием. В правильно построенной структуре им должен заниматься менеджмент среднего звена. Кстати, было бы совершенно неправильно считать, что среднее звено — это один уровень руководства в организации. Де-факто это может быть несколько ступеней иерархической лестницы компании.

Кстати, основное количество проблем, которые возникают при организации взаимодействия в компаниях, вызвано отсутствием у среднего звена необходимых полномочий для оперативного изменения регламентов. И отсутствием почвы для передачи ему таких полномочий, то есть правильно построенной корпоративной культуры и нужных знаний у самих руководителей. Но это тема для другой большой книги.

Управление ресурсами

«Как добиться эффективного распределения ресурсов?» — уровень, за который должен отвечать исполнительный топ-менеджмент. Его внимание должно быть сконцентрировано на системных вопросах. Причем слово «система» здесь — ключевое. Менеджер этого уровня должен мыслить показателями и заниматься внедрением и модификацией систем, обеспечивающих эффективность использования и привлечения ресурсов в организации. Система продаж, система учета, система логистики и т. п. — вот фронт работ на этом уровне управления.

И вполне естественно, что если руководитель этого уровня перегружен решением конфликтных ситуаций или тем более управлением исполнителями, то вопросы адаптации корпоративных систем к новым рыночным условиям или изменению стратегии компании сильно страдают.

Управление стратегией

«Куда направить усилия организации?» — уровень акционеров и стратегического топ-менеджмента. Это стратегическое управление, для качественной реализации которого управленцы высшего уровня должны быть полностью освобождены от решения внутренних проблем и снабжены только той информацией о состоянии ресурсов компании, которая действительно актуальна при принятии стратегических решений.

Куда направлено внимание

Разделение областей управления дает нам хорошую возможность определить, какими именно вопросами должны заниматься менеджеры, и понять, в чем источник корпоративных проблем.

Дело в том, что мозг каждого из нас способен обрабатывать ограниченное количество деталей и продуктивно работать только над ограниченным количеством задач. Когда нам нужно принять решение, мы начинаем анализировать именно те детали, которые относятся к текущей задаче. Однако если в то же самое время приходится заниматься еще несколькими вопросами, то эффективность мышления резко падает.

Значит, правильно было бы поручить каждому уровню менеджеров решение «их» задач. Но для этого нужно создать условия, при которых «побочные» задачи могли бы решаться без их участия. Например, руководитель среднего звена может заниматься вопросами координации только в том случае, если он не отвлекается на решение проблемы исполнения поручений в одном из своих подразделений. А менеджер младшего звена может эффективно руководить людьми только тогда, когда ему не приходится делать работу за своих подчиненных. И не приходится участвовать в решении конфликтов между подразделениями.

Кроме того, решение каждого вопроса требует времени и сил. А мозг, так же как и мышцы, устает. Со временем усталость накапливается и даже простейшие действия даются с трудом. Так что у нас есть весьма ограниченный ресурс эффективного мышления. Всего несколько часов в день.

И заметьте, за это время мы должны принять решения, касающиеся не только рабочих вопросов, но и своих личных и семейных дел. Так что на работу — совсем небольшой ресурс продуктивного мышления.

Идеальный вариант

В идеальном варианте, который обеспечит максимальную эффективность использования человеческого ресурса компании, основное количество «процессорного времени» менеджера начального звена должно отводиться обеспечению работоспособности его сотрудников. Среднее звено должно решать вопросы координации. Исполнительный топ-менеджмент — разрабатывать, внедрять и контролировать схемы распределения ресурсов. Ну а владельцы и советы директоров — выбирать эффективные рыночные ходы и решать другие стратегические вопросы.

Эффективное распределение внимания руководителей в организации (%)

В таблице я привожу примерное распределение внимания менеджеров, при котором организация могла бы работать максимально эффективно.

Часто мне задают вопрос, почему руководители среднего и младшего звена должны часть своего внимания тратить на стратегию компании, ведь они не имеют на нее никакого влияния. Действительно, они не принимают стратегических решений. Но они являются проводниками стратегии для своих подчиненных, а значит, должны уделять ей часть своего внимания. Должны правильно трактовать стратегические решения высокого руководства и правильно доводить их до сотрудников. Без этого люди, работающие в организации, теряют часть ответа на важный вопрос — «Зачем я работаю?». А из-за этого испытывают трудности с мотивацией, осложняя руководителю работу.

Так же и акционеры должны небольшое количество своего внимания уделять вопросам поддержания мотивации в топ-менеджерах. Без этого нарушается «человеческая» связь в организации, начинаются интриги и внутренние противостояния.

Кстати, представленная таблица распределения внимания менеджмента хорошо объясняет тезис о том, что руководители высшего звена не должны заниматься микро-менеджментом. Пытаясь распределить свое внимание на все уровни решений, такие руководители теряют эффективность. Ведь нельзя одновременно заниматься всеми вопросами управления. И когда собственник компании решает, какие меры применить к сотруднику, нарушившему правила, он не может одновременно изучать рынки и продумывать стратегию компании. Так же как, занимаясь «ручной» координацией людей и процессов, руководитель высшего звена вынужден оставить системные решения за кадром. Что опять же сказывается на деятельности компании и ее конкурентоспособности не лучшим образом.

Организационная реальность

В реальности все происходит иначе, чем в идеальной картине.

Обычно руководителей выбирают из наиболее ответственных и инициативных сотрудников. И, когда такой человек получает назначение на должность руководителя начального звена, он, особенно в первое время, вместо того чтобы осваивать инструменты руководства людьми, старается любыми силами достичь результатов. Самый очевидный путь — сделать это самому. Не зря же одно из любимых выражений руководителей — «Хочешь, чтобы было сделано хорошо, — сделай это сам». Это приводит к тому, что младшие руководители становятся хорошими экспертами — специалистами в своем деле, но отнюдь не в управлении. Ведь их внимание направлено не на людей, которыми они руководят, а на решение рутинных рабочих задач, которые подчиненные не успевают сделать вовремя или не могут выполнить достаточно качественно.

Из тех, кто «выплыл», то есть сумел сориентироваться в руководстве небольшим коллективом, назначают менеджеров среднего звена. Начальников над начальниками. Именно они, по идее, должны заниматься координацией взаимодействия и направлять на это бо́льшую часть своего внимания. Однако, только оказавшись на этом уровне, люди всерьез задумываются о том, чтобы научиться руководить людьми. Это неправильно, но логично. Ведь начальник, в подчинении которого находится несколько подразделений, физически не может успеть выполнить работу за всех подчиненных.

Соответственно, о координации менеджеры задумываются только тогда, когда они достигли высших позиций. Именно к ним приходят руководители подразделений решать конфликтные вопросы, бо́льшую часть которых, кстати, порождают причины не системные, а эмоциональные. Поэтому внимание исполнительного топ-менеджмента отвлекается от решения системных задач на «тушение пожаров» — решение сиюминутных вопросов взаимодействия. Времени же на системные преобразования остается немного.

Стратегические менеджеры также грешат тем, что занимаются не своим делом. Особенно в средних компаниях. Нередко можно увидеть хозяина торговой сети, дающего указания в магазине о том, как расставить товар, или владельца строительной компании, решающего вопрос остекления квартир в строящемся доме.

Такое «ручное» управление сильно замедляет развитие любого бизнеса, поскольку управленцы совершенно неэффективно тратят свое внимание, мышление и полномочия.

Как быть малому бизнесу?

Конечно, посмотрев на таблицу распределения внимания, вы можете вполне справедливо заметить, что такое распределение внимания менеджеров возможно только в крупных компаниях, где достаточно ресурсов и определены уровни управления. Но как быть руководителям средних и тем более малых компаний, в которых владельцу приходится и стратегией заниматься, и вопросы ресурсов решать, а иногда и делать работу исполнителя?

Вариант только один. Сформировать соответствующие модели мышления, меняя которые вы сможете быть эффективны в разных областях.

Сложнее всего в использовании такого подхода научиться переключаться между различными способами принятия решений. Это требует высокой дисциплины и специальных инструментов создания моделей мышления. Об этом и поговорим дальше.

Создаем нужные модели мышления

Мыслить — это значит формулировать вопросы и отвечать на них. И не зря говорят, что в правильно заданном вопросе уже содержится ответ. Ведь вопрос помогает сфокусировать внимание на тех деталях, которые важны именно для решения локальной задачи. Поэтому, для того чтобы создать нужные модели мышления, вам потребуется сформулировать правильные вопросы.

Иногда это происходит само собой. Например, когда вы возвращаетесь с работы и из начальника превращаетесь в родителя, то выбрасываете из головы вопросы, относящиеся к работе. И решаете задачу проверки уроков своего отпрыска. Или когда выезжаете с друзьями на шашлыки. А в некоторых случаях это нужно делать усилием воли.

Для того чтобы переключиться в модель мышления линейного руководителя, вы должны задать себе главный вопрос: «Как сделать так, чтобы человек выполнял свои задачи?» Кстати, обдумывать нужно не работу с коллективом, а свои действия в отношении каждого конкретного человека. Этот вопрос перерастет в следующие:

• «Нужно ли ему лучше объяснить задачу?»;

• «Умеет ли он выполнять подобные задания?»;

• «Был ли у него опыт выполнения таких задач?»;

• «Достаточно ли он мотивирован на выполнение задания?» и т. п.

Модель мышления менеджера среднего звена помогут сформировать вопросы:

• «Достаточно ли развиты компетенции у каждого сотрудника (подразделения), чтобы внести свой вклад в общую работу?»;

• «Все ли знают, что им нужно делать?»;

• «Нет ли неразрешимых конфликтов между людьми, которые должны выполнять совместные задачи?»;

• «Есть ли регламенты и достаточно ли они качественно описывают процесс взаимодействия?»;

• «Конфликтуют ли между собой служебные инструкции людей и правила подразделений?»;

• «Выполняют ли все люди общую задачу, или кто-то отстаивает исключительно собственные интересы?».

Чтобы думать как исполнительный топ-менеджер, также нужно задать себе правильные вопросы. Об основных системах компании. Здесь начинают действовать управленческие специализации: маркетинг, финансы, персонал, производство и т. д. Поэтому вопросы каждый управленец формирует в своей предметной области. Например: «Как создать систему привлечения клиентов?», «Как выработать оптимальную схему финансирования?». В малом же бизнесе приходится думать обо всем. Несмотря на это, я рекомендую решать по одной задаче за раз. Иначе можно перегрузиться деталями из разных областей и не ответить ни на один вопрос.

Стратегический менеджмент управляет действиями компании во внешнем мире. Значит, и вопросы должны быть соответствующими:

• «Как получить достоверную информацию о рынке и конкурентах?»;

• «Что выбрать в качестве ориентира?»;

• «Какие продукты поставить в приоритет?»;

• «Куда направить основные инвестиции?»;

• «Где искать новые идеи для бизнеса?».

Естественно, я привел только примеры вопросов, которые смогут сфокусировать ваше мышление на соответствующей области управления. Для ежедневного использования вы можете составить себе собственный список вопросов, с помощью которых будете переключать мышление между актуальными для вас объектами управления. И не переусердствуйте, пытаясь объять необъятное.

Как делать карьеру и не надорваться

Конечно, многие руководители хотят «всего и сразу». Многие мечтают об идеальном сотруднике, который будет без напоминаний решать все вопросы. Или о том, как они сами станут суперруководителями, посетив тренинг стратегического управления.

Однако прежде, чем ребенок начинает бегать, он должен научиться ходить. Перед тем как изучать высшую математику, нужно освоить школьную алгебру. Так же и система знаний руководителя должна строиться ступенчато — от простого к сложному. От руководства людьми к управлению компанией. Только так можно переносить свое внимание на решение более сложных задач, не теряя контроля.

А это значит, что по-настоящему заниматься управлением взаимодействием вы можете только тогда, когда умения, нужные для управления подчиненными, отработаны почти до автоматизма.

Профессионал тем и отличается от дилетанта, что делает меньше лишних движений.

Когда освоено искусство управления подчиненными, можно изучить методы координации взаимодействия: решения системных конфликтов, управления командами руководителей, построения системы взаимодействия подразделений.

Если же люди выполняют каждое ваше распоряжение в точности, как оно должно быть исполнено, и вы прекрасно руководите любой совместной деятельностью, то тогда вы замечательно справитесь с задачами исполнительного руководителя. То есть с внедрением и поддержанием корпоративных систем и управлением ресурсами компании.

Кстати, если вы уже достигли больших карьерных высот, значит, многие вещи вы делали правильно. При этом все равно стоит дочитать эту книгу до конца, чтобы ознакомиться с эффективными методами руководства людьми.

? Вопросы для самопроверки

1. Почему вредно совмещать позиции владельца бизнеса и топ-менеджера?

2. Чем различается деятельность руководителей младшего и среднего звена?

3. На какие аспекты компании вам стоит обратить внимание, если вы занимаете позицию руководителя среднего звена?

4. Как создать нужную модель мышления?

5. Как повысить эффективность предпринимателя, который руководит собственным бизнесом?

Руководитель это… Человек, который ничего не делает, пока остальные работают? Надзиратель, пристально наблюдающий за всеми? Или эксперт, который сам выполняет самые сложные задачи? Зачастую на управленческие должности приходят люди, которые имеют смутное представление о функциях и обязанностях руководителей.

Кто такой настоящий руководитель

Если рассматривать бизнес, как единый механизм и систему взаимосвязанных элементов, у каждой детали есть своя функция. Например, одни отвечают за продажи, другие производят продукт, а третьи оформляют документы. Каждый выполняет свою работу. Чтобы все детали работали слаженно, нужен «дирижер» — человек, который стоит во главе всей команды, видит полную картину и своевременно предпринимает необходимые действия.

Руководитель, управляющий, директор, начальник… Так много слов, чтобы описать главу компании или отдела. Что они означают:

  • «Руководитель» буквально означает «водить за руку» сотрудников. 
  • «Управляющий» и «менеджер» происходят от слова «управлять». 
  • «Директор» происходит от dirigere «выстраивать в прямую линию, направлять» и от director «проводник, руководитель». 
  • «Начальник» идет от глагола «начало», а точнее «быть под началом», то есть под чьей-то властью.

Итак, кто такой руководитель?

Руководитель — это человек, который отвечает за эффективность компании или отдела. Его основная задача управлять людьми и добиваться от них высокой производительности. Личный результат руководителя — это результат работы всей команды. Должностные обязанности руководителя отдела локализованы его подразделением.

Как руководитель влияет на результаты команды

Руководитель управляет эффективностью сотрудников — это его основная роль в организации. Подчиненные будут эффективны, если знают что им делать и в каком количестве, как это делать и зачем. Поэтому в первую очередь руководитель занимается планированием — ставит цели и рабочие планы, которые соответствуют миссии компании. Затем он распределяет задачи между сотрудниками в соответствии с планом. Чтобы объяснить подчиненным как правильно выполнять работу, руководитель пишет инструкции и обучает по ним сотрудников. На следующем этапе поддерживает высокий уровень мотивации подчиненных, чтобы они хотели трудиться. И наконец, контролирует результаты работы и анализирует эффективность.

Таким образом, выделим и рассмотрим основные функции руководителя. Их семь:

  • Транслировать корпоративную культуру компании
  • Ставить цели и планировать работу
  • Распределять ресурсы: время, финансы, люди
  • Создавать стандарты и регламенты
  • Обучать и развивать команду
  • Мотивировать сотрудников
  • Контролировать и оценивать эффективность

Чтобы справляться с этими функциями, нужно знать основные инструменты управления людьми и уметь применять их. Успешным начальником редко становятся по интуиции. Руководитель — это профессия, и ей нужно учиться. Аналогично тому, как менеджер учится эффективно продавать, так и начальник обучается инструментам управления.

Функция 1. Транслировать корпоративную культуру компании

Многие думают, что основная функция директора организации — отдавать распоряжения и добиваться их исполнения. На самом деле успешные управленцы начинают с того, что объединяют сотрудников вокруг общей идеи, и стараются удержать их внимание в едином направлении. Миссия и ценности формируют единую философию компании и ложатся в основу корпоративной культуры.

Руководители должны олицетворять ценности компании и показывать пример подчиненным. Бывает, что главы отделов устанавливают свои личные правила и ценности в подразделениях. Тогда есть риск получить команду, лояльную своему боссу, а не компании в целом. Такие люди скорее всего будут бесполезны без этого руководителя или уйдут вместе с ним.

Читайте по теме:
— Как создать корпоративную культуру
— Как сформулировать миссию
— Ценности компании

Функция 2. Ставить цели и планировать работу

На основе философии компании топ-менеджер ставит общие цели — в каком направлении движется команда и какие приоритеты в работе, какие результаты и за какой срок ожидают получить. Если в компании нет планирования и четких приоритетов, результаты команды будут определяться внешними обстоятельствами и чужими приоритетами.

Выделяют три уровня планирования, за которые отвечает руководитель: 

  • Стратегическое. Стратегия задает общее направление развития и долгосрочные цели. Например, на год, три года, пять лет. Как правило, стратегические цели для всей компании ставит генеральный директор. А руководители подразделений могут совместно с ним декомпозировать эти цели по отделам. Пример: увеличить объем продаж на 30% за два года.
  • Тактическое. Тактические планы детализируют стратегию и формируют среднесрочные цели. Пример: открыть 2 филиала за квартал.
  • Оперативное. Позволяет спланировать деятельность на короткий срок — поставить конкретные задачи на месяц, неделю или на один день. Пример: подобрать помещение для нового филиала и нанять персонал.

Деятельность руководителя заключается в постановке реалистичных планов и распределении задач по коллективу, учитывая компетенции работников.

Читайте по теме: Как планировать работу в компании.

Функция 3. Распределять ресурсы: время, финансы, люди

Подход директора к работе существенно отличается от подхода специалиста. Ключевое отличие — это управление людьми. Когда рядовой сотрудник видит задачу, он думает о том, как сделать ее наилучшим образом. А когда такую же задачу видит руководитель, он думает кто из сотрудников лучше справится с этой задачей. В идеале он не выполняет работу подчиненных своими руками, а распределяет функциональные обязанности и дает инструкции.

Неумение делегировать полномочия – одна из главных причин низкой эффективности руководителя. Он берет на себя слишком много, и количество задач только растет. Считается, что управленец успешно справился с функцией делегирования, если он освободил свое время, а у подчиненных не возникает вопросов «Кто и как должен это делать?». Как руководитель распределяет ресурсы:

  • Формирует структуру отдела или предприятия, устанавливает иерархию подчиненности и зоны ответственности.
  • Подбирает оптимальных людей для выполнения работы. Для этого нужно знать компетенции всех сотрудников. Пример некорректного подбора исполнителя — когда дорогостоящий специалист выполняет простые задачи, не требующие особых навыков.
  • Обеспечивает коммуникации между сотрудниками и отделами. Каждый член команды должен знать к кому, по какому вопросу и в какой форме можно обращаться.
  • Оценивает необходимость в привлечении новых людей в компанию. Руководитель просчитывает кого выгодней привлечь — штатных сотрудников или внешних подрядчиков. Контролирует процесс отбора, найма и адаптации.

Читайте по теме:
— Как создать организационную структуру
— Как правильно делегировать полномочия
— Как нанимать эффективных сотрудников

Функция 4. Создавать стандарты и регламенты

Любой повторяющийся бизнес-процесс должен быть описан. Стандартизация процессов и создание инструкций — это одна из важных функций начальника. Эта работа непрерывна, поскольку любой процесс можно оптимизировать.

Стандарт, регламент или инструкция — это шаблон действий, который должен повторяться в будущем, чтобы задачи выполнялись правильным образом и не требовали дополнительных усилий руководителя. Речь не про формальные должностные инструкции, которые написаны сложным языком и которые невозможно применить. А про понятное практическое руководство. Чтобы описать правильные действия и важные нюансы для получения результата, нужно на практике выработать эту успешную последовательность. Не получится сделать инструкцию по тем действиям, которые еще не проверили в работе.

Когда у сотрудника перед глазами есть инструкция, он понимает как выполнять работу и как избежать ненужных ошибок. А директор может быть спокоен, что сотрудники знают правильную технологию работы.

Читайте по теме:
— Как писать понятные инструкции
— Как создать должностную инструкцию

Функция 5. Обучать и развивать команду

Стандартизация работы позволяет накапливать базу знаний компании. Корпоративное обучение не обязательно должно быть большим и сложным. Можно начать с малого — с коротких памяток как действовать в той или иной ситуации. В любой компании есть повторяющиеся процессы, по которым можно составить инструкции.

Обязанность ответственного руководителя — обновлять и распространять правильные технологии работы на подчиненных. Например, один менеджер по продажам придумал эффективный скрипт для обработки популярных возражений. Начальник должен узнать об этом и распространить на весь отдел.

Все больше управленцев переходят на онлайн-обучение сотрудников. Специальные платформы для корпоративного обучения позволяют разместить инструкции и с помощью инструментов статистики проконтролировать, что сотрудники изучили материал. А различные практические задания показывают как хорошо сотрудники поняли и усвоили материал, готовы ли они применить ее на практике.

Читайте по теме:
— Как организовать обучение сотрудников
— Как создать план развития сотрудников

Функция 6. Мотивировать сотрудников

Если сотрудники мотивированы, руководителям приходится прикладывать минимум усилий для получения результата. А если человек не хочет работать, он будет экономить силы, упускать возможности и избегать лишних усилий. Внутреннее побуждение работать и производить результат есть примерно у 20% людей. Результаты остальных 80% зависят от управленческих усилий начальников — сумеют ли они организовать команду и создать интерес к работе.

Мотивация к работе может быть внешней и внутренней. Чтобы влиять на внутреннюю мотивацию сотрудников, нужно чаще рассказывать им про цели и миссию организации. Сотрудники выполняют работу лучше, когда чувствуют, что они не просто зарабатывают деньги, а решают проблемы клиентов и делают важный вклад в общество. Внешняя мотивация сама по себе не так эффективна, но она отлично дополняет внутреннюю — например, руководитель составляет планы вертикального или горизонтального карьерного роста, хвалит подчиненных за хорошие результаты, использует материальные стимулы и вознаграждения.

Читайте по теме:
— Как мотивировать сотрудников
— Как составить план карьерного роста
— Система грейдов в компании

Функция 7. Контролировать и оценивать эффективность

Контролировать — это не значит ходить с указкой и бить подчиненных за ошибки. К контролю следует относиться не как к желанию наказать сотрудника, а как к проявлению внимания к нему. Руководитель выполняет следующие действия по контролю:

  1. На этапе планирования устанавливает качественные и количественные показатели эффективности работы. Например, в месяц нужно выполнить 30 сделок.
  2. Оценивает результаты работы и компетенции сотрудника. Для оценки результатов чаще всего используют KPI и отчетность. А оценить компетенции сложнее — проводят тестирования, метод 360 градусов, систему тайный покупатель, деловые игры, ассессмент-центр.
  3. Выясняет причины отклонений результатов от плана и старается устранить их в дальнейшем. Например, в отчете видно, что менеджер не выполняет план продаж. Глава отдела прослушал его звонки и выяснил, что тот проводит слабую презентацию продукта. В результате руководитель назначил сотруднику дополнительное обучение по продукту.

Читайте по теме:
— Как оценить эффективность сотрудников
— Как провести аттестацию и проверить знания
— Как работает метод оценки 360 градусов

Итог: Каким должен быть руководитель

С точки зрения бизнеса эффективный управленец — тот, кто без эмоций оценивает ситуации, принимает решения и берет на себя ответственность, хорошо оперирует цифрами и статистикой. Но с точки зрения команды важна эмоция. Руководитель заботится о сотрудниках, вдохновляет их, показывает пример и мотивирует работать ради высокой цели.

Как стать руководителем? Найти баланс между эффективностью и человечностью.

Три главных навыка хорошего руководителя:

  • Разбирается в функциях своего отдела. Некоторые думают, что можно не вникая в дела компании управлять командой. На самом деле руководитель должен иметь представление о том, чем занимаются его подчиненные и способен сам выполнять эту работу. В противном случае будет сложно добиться результата от подчиненных.
  • Умеет общаться и улаживать конфликты. Директору важно находить общий язык со своими сотрудниками и координировать их коммуникации. При возникновении разногласий он должен быть способен не вовлечься в эмоции, понять точку зрения каждого, договориться и привести всех к общему согласию.
  • Развивается. Важная обязанность руководителя — повышать свою компетентность. Нужно собственным примером задавать в компании тенденцию развития. Изучать и применять новые способы управления, узнавать новые тренды.

Эти качества помогут лучше всего выполнять функции руководства.

Читайте по теме: Темы для обучения руководителей.

Вам будет интересно

планирование деятельности

Как правильно планировать деятельность в бизнесе

"Атлант расправил плечи" Айн Рэнд

Расправьте плечи вашей компании по советам из книги Айн Рэнд

эмоциональный интеллект в бизнесе

Эмоциональный интеллект в бизнесе: обзор книги Д. Гоулмана

Перейти на главную блога

Этот материал также доступен в видеоформате, смотрите его на нашем Youtube-канале.

Бытует мнение, что руководитель — это надзиратель, который ходит по офису и смотрит за тем, как остальные работают. Если кто-то неправильно что-то делает, он бьет его по голове, наказывает или штрафует. То есть, добивается выполнения работы за счет своего присутствия и угроз. На самом деле это лишь отдаленно напоминает то, что действительно должен делать руководитель. 

Для того чтобы разобраться в роли руководителя, давайте проведем аналогию. В предыдущих статьях я сравнивал бизнес с кофемашиной. Она состоит из отдельных элементов: бачок для воды, контейнер для зерен, кофемолка. Кофе смешивается с водой, нагревается, и все это попадает в чашку.

Кофемашина.001.png

Если мы посмотрим на компанию как на системный бизнес, она тоже состоит из подобных частей. У каждой части есть определенная функция: залить воду, подогреть воду, перемолоть зерна, подать кофе в кружку, затем передать потребителю, чтобы он получил удовольствие. 

Если мы говорим о роли сотрудника, то у него есть конкретные функции в этой деятельности: кто-то отвечает за то, чтобы принести воды, кто-то — за то, чтобы вскипятить воду, кто-то должен доставить кофе и перемолоть его, кто-то подносит чашку клиенту. 

Сотрудники понимают, что нужно производить, исходя из их функционала. Но ведь не каждый видит систему в целом. Если сотрудник засыпает зерна в машину, в этот момент он не задается вопросами: а кто у нас воду заказывает? А залили ли воду? А если сейчас кофе будет перемалываться, есть ли кто-то, кто подставит кружку? А есть ли кто-то, кто принесет кофе клиенту? Каждый должен заниматься своей функцией. 

Для того, чтобы все сотрудники представляли себе систему и слаженно работали, над ней должен стоять тот, кто за всем наблюдает. Например, заболел человек, который отвечает за поставку воды, — тогда нужно вовремя его заменить. Если кофе заканчивается, и поставщик нас подвел, нужно найти другого. Возможно, потребуется добавить человека на доставку клиентам, если один не справляется.

Desktop - 28.jpg

Руководитель — это тот, кто видит всю картину и предугадывает, что нужно сделать, чтобы объем производства рос без сбоев. Для того чтобы сотрудники, выполняя работу, вместе производили общий результат, кто-то должен предсказывать проблемы или предусматривать, что может понадобиться. Основная идея в том, что руководитель наблюдает сверху и, не выполняя работу сам, добивается, чтобы она была выполнена

У руководителя должно быть понимание, что его продуктом является конечный итог общей работы. В данном случае — чашечка ароматного кофе.

Desktop - 29.jpg

«Сделаю сам лучше» — главная ошибка руководителя

Одна из распространенных ошибок руководителя — выполнять рядовую функцию — самому варить кофе или носить воду. В этот момент мы теряем руководителя — того, кто будет предсказывать и доводить до результата.

Возьмем, к примеру, отдел продаж. В нем есть начальник отдела, и у него пять подчиненных — менеджеров по продажам. Его задача — снабжать менеджеров всем необходимым, чтобы те продавали, заключали контракты и получали деньги.

Начальник захотел подзаработать или решил, что со сложным клиентом нужно справиться ему самому. Он сам звонит клиенту и продает услугу. В этот самый момент, когда руководитель начинает выполнять работу подчиненных, мы теряем его как руководителя — подчиненным не к кому обратиться. 

Или такая ситуация: в отделе продаж закончились заявки и нет потенциальных клиентов. А руководитель в этот момент продает. Значит, сотрудники простаивают. Или кто-то из менеджеров перестал использовать CRM-систему и пользуется блокнотом. Если руководитель не следит за этим, то в CRM будут неактуальные данные.

Desktop - 26.jpg

Руководитель не должен выполнять работу специалиста. Конечно, в реальной жизни у нас не всегда получается так, что руководитель только управляет. Бывает, происходит форс-мажор, или действительно есть сложный клиент, которому нужно, чтобы позвонил руководитель. 

Но руководитель должен понимать, что, как только он разберется с этой ситуацией, он тут же должен ее описать, организовать и передать сотрудникам, а не выполнять ее на постоянной основе. Иначе сотрудники теряют стабильного человека, к которому нужно обращаться и который всем управляет. Его задача — производить как можно больше продуктов, организовывая деятельность, а не выполняя эту работу своими руками

Поэтому важно, чтобы руководитель осознавал, что его роль — управлять деятельностью, предсказывать и исправлять сбои, помогать сотрудникам выполнять работу. Тогда у нас будет много ценных конечных продуктов, и мы получим то, зачем компания создавалась.

Desktop - 27.jpg

Что значит «руководитель». Разбираем определение

Прежде чем руководитель сможет выполнять свои обязанности в организации, он должен понимать, что значит термин «руководитель». В технологии упраления есть определение:

«Руководитель — это тот, кто занимает положение, связанное с административной или управленческой ответственностью в организации».

Я хочу, чтобы мы детально разобрали этот емкий термин. Сначала давайте посмотрим на происхождение слова. 

По-английски руководитель — «executive», происходит от латинского «доводить до конца, исполнять, следовать чему-либо». В русском языке мы видим проявление этого на посту исполнительного директора. 

Если взять уровень государства, есть такое понятие, как исполнительная власть — та, которая управляет страной. В противовес исполнительной власти — законодательная. Законодательная власть создает законы, а исполнительная добивается их реализации и на основе этого управляет страной. 

Если посмотреть на организацию, то ее учредитель — это законодательная власть, а исполнительный директор с исполнительным советом и руководителями — исполнительная. То есть, руководитель — это тот, кто исполняет, добивается выполнения работы, доводит ее до конца.

Теперь разберем следующую часть определения. «Тот, кто занимает положение», — это значит, что у руководителя есть определенный статус и полномочия, о которых должно быть известно. 

Сотрудники могут друг друга не знать, но они точно должны знать руководителя. Они должны знать, что к нему можно обратиться. Руководители тоже друг друга знают и согласовывают свою деятельность. Соответственно, это стабильные терминалы для сотрудников компании. И в первую очередь, они сами должны знать о своей роли.

Узнайте, как создать мощную систему найма и адаптации, на вебинаре Валерия Горячева «Как собственнику выстроить департамент персонала и навсегда забыть о нехватке продуктивных кадров».

30.11.jpg

Дальше — термин «связанное с административной». Слово «административное» произошло от латинского «administrare» — это значит служить кому-либо или чему-либо. «Ad» — это кому-либо или чему-либо, «ministrare» — служить. 

Кстати, слово «министр» произошло от этого же слова. «Министр» значит «служить своей стране». Исходя из этого, руководитель — это тот, кто несет ответственность, служит той области, за которую он отвечает. Его задача — организовать свою работу так, чтобы область расширялась и процветала. 

Следующее — «управленческой». Управление — это то, что связано с контролем, когда руководитель направляет свое внимание и добивается выполнения работы. Это определенные навыки, связанные с тем, как общаться с сотрудниками и добиваться выполнения работы.

Дальше, «ответственность» — это способность и готовность быть причиной. Когда человек осознает, что он на что-то влияет и от него зависит общая деятельность. В данном случае руководитель несет ответственность за свое подразделение, за часть организации, которой он управляет. Важный момент: он не нуждается в том, чтобы сверху кто-то спускал приказы и заставлял его работать.

1.jpg

Если руководитель взял на себя ответственность за подразделение, то без каких-то дополнительных толчков он наблюдает за деятельностью, несет ответственность за своих сотрудников, за ценный конечный продукт своего подразделения. Он будет находить узкие места, добиваться, чтобы работа выполнялась, и заботиться о деятельности этого подразделения.

«Организация» — деятельность, в которой есть группа людей, объединенных общей целью — процессы и функционал расписан, у них есть шляпы и каждый знает свою. Руководитель — это тот, кто управляет частью организованной деятельности (или всей организацией, если это исполнительный директор), где существуют линии, потоки и взаимодействие между сотрудниками.

«Связанное с административной» — то есть то, что касается деятельности, — он служит этой деятельности, понимает, что внутри происходит, он заинтересован в том, чтобы все как следует работало. Или «управленческой» — он добивается выполнения заданий и контролирует весь процесс. 

Рассмотрев это определение, вы можете проанализировать качества и способности руководителя. Если сейчас вы являетесь руководителем, то посмотрев на каждую из этих дефиниций, вы можете проверить свою деятельность: насколько хорошо вы управляете, понимаете, в чем ваша роль, и направляете деятельность ваших сотрудников. 

Если вы еще не руководитель и хотели бы им стать, вам полезно разобраться с каждым составляющим этого определения, чтобы понять, что значит быть руководителем, как этому научиться, и что нужно делать. 

Руководитель — это человек, который компетентен в управлении, он способен организовать деятельность и обладает всеми инструментами, которые мы рассматривали в предыдущих статьях. Он должен быть способен разработать организующую схему, знать, как прописывать шляпы, обучать сотрудников, организовать взаимодействие между сотрудниками, и так далее. Тогда это полноценный руководитель.

Задумываетесь о систематизации бизнеса? Хватит откладывать! Оставляйте заявку на бесплатный вебинар Валерия Горячева.

photo_2022-01-21 15.17.57.jpeg

Специалисты всегда нужны. Хорошие программисты, хорошие бухгалтеры, хорошие менеджеры по персоналу, продавцы — это важные люди. Но еще более важным специалистом является человек, который способен организовать область деятельности, построить организацию из этих специалистов и получать большой объем продуктов. 

В обществе недостаточно хороших руководителей и администраторов. Эти люди всегда ценились и продолжают цениться. Поэтому, если вы являетесь руководителем или хотите им стать, нужно понимать, что это важная роль и здесь есть, чему научиться.

Три важных навыка руководителя

Теперь давайте посмотрим, какими навыками должен обладать человек, чтобы выполнять все, что мы обсудили в рамках определения «руководитель». На что он должен обращать внимание, что должен уметь делать и какими способностями обладать.

1. Разбираться в функциях своей области

Руководитель должениметь представление, чем занимаются его подчиненные, разбираться в этом и быть способным выполнять эту работу. Если кто-то из его сотрудников по каким-то причинам покидает пост, он должен быть способен вникнуть в эту деятельность, взяться за нее и справиться.

2.jpg

Если во главе организации стоит исполнительный директор, он должен иметь отличное представление, как нанимать персонал, продавать, производить, обучать персонал. Он должен разбираться в финансах, в маркетинге — во всех основных функциях подразделений, которыми он управляет. Если он понятия не имеет, как это делается, то ему крайне сложно будет организовывать области и добиваться выполнения работы.

2. Находить общий язык с сотрудниками и улаживать конфликты

Следующая важная отличительная черта — руководитель должен находить общий язык со своими сотрудниками. 

Например, сотрудники или руководители конфликтуют, не могут понять друг друга и договориться между собой. У самого руководителя могут быть вопросы или проблемы с подчиненными — он должен быть способен понять точку зрения, договориться, привести всех к общему согласию и позаботиться о сотрудниках.

Если в группе есть разногласия, ей будет сложно действовать. Сотрудники не смогут быть действительно группой, — частью организованной деятельности. 

3. Добиваться выполнения работы

Руководитель — это тот, кто, направляя свое внимание, руками сотрудников может добиваться роста объема ценных конечных продуктов.

Обратите внимание, это та еще способность — выполнить работу не своими руками. Особенно, если руководитель может добиться выполнения работы на расстоянии. Это определяет его квалификацию как руководителя, его компетентность с точки зрения управления и администрирования. 

Если на большом расстоянии он может добиваться выполнения работы сотрудниками и роста их показателей, — это значит, что у него очень высокая способность к управлению.

Итог

Руководитель — это человек, который добивается выполнения работы и является стабильным терминалом для своих подчиненных. Это тот, кто заботится о своей области, добивается, чтобы она расширялась и развивалась. 

Я надеюсь, что, читая определение слова «руководитель», вы сделали выводы, как можете усилить себя. А если вы не являетесь руководителем, — как помочь своему руководителю стать еще более компетентным.

Узнайте, как создать мощную систему найма и адаптации, на вебинаре Валерия Горячева «Как собственнику выстроить департамент персонала и навсегда забыть о нехватке продуктивных кадров».

30.11.jpg

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Стопдиар для детей суспензия цена инструкция по применению отзывы
  • Тр 100 реле температуры руководство по эксплуатации
  • Белагель инструкция по применению в стоматологии
  • Сенаде свечи инструкция по применению цена
  • Руководство по временной нетрудоспособности