Как заполнить вкладыш к трудовой книжке пошаговая инструкция

Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

Заниматься с вкладышами в трудовые книжки не придется, если работники перейдут на ведение трудовых в электронном виде. Грамотно оформить переход на ЭТК и в дальнейшем работать с электронными сведениями о трудовой деятельности вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Новая форма вкладыша в трудовую книжку утверждена приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Порядок выдачи и оформления вкладыша прописан в нем же (далее — Порядок № 320н).

Трудовые книжки и вкладыши нового образца применяются с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками книжек и вкладышей старого образца, читайте здесь.

Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным полностью и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее (п. 32 Порядка № 320н).

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

• работнике (именуется также титульным листом);
• работе;
• вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

• заполнение вкладыша;
• вшивание вкладыша;
• юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

• дату заполнения документа;
• персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

• данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
• порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
• недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

• взять иголку с ниткой;
• плотно приложить вкладыш к книжке;
• пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

• внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
• проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

• прямоугольный контур;
• словосочетание «Выдан вкладыш»;
• слова «Серия» и «Номер»;
• линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек четко указано, что штамп проставляется на титульном листе трудовой книжки (стр. 1), а если на нем нет места, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).

Ранее законодательством не было регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставлялся на:

• титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
• странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).

Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Образец оформленного вкладыша в трудовую книжку вы можете бесплатно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:

Итоги

Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.

Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:

• «Как уволиться без отработки 2 недели в 2023 году»;
• «Что считается опозданием по Трудовому кодексу?».

Отсутствие информации в трудовой книжке работника может привести к проблемам в будущем. Один из важных документов в ней – вкладыш. Но как правильно заполнить вкладыш к трудовой книжке, чтобы в дальнейшем не было никаких проблем?

Если вы работодатель и вам нужно заполнить вкладыш работника, первым делом вам необходимо указать фамилию и имя работника, а также его дату рождения. В случае, если работник новый, то в этом случае нужно заполнить все графы вкладыше у работника.

Далее вы должны указать дату приема на работу работника, а также ставку оплаты труда, которую он получает. Не забудьте поставить печать вашей организации на вкладыш работника.

Если у работника есть переработки, то необходимо указать количество отработанных часов, а также начисленную сумму. Также необходимо указать даты начала и завершения переработки. В случае, если работник увольняется, нужно указать дату увольнения и основание, по которому он был уволен.

В целом, заполнение вкладыша к трудовой книжке не является сложной задачей, если вы следуете инструкции и заполняете графы последовательно. Не забывайте обязательно поставить печать на вкладыш работника, чтобы документ был действительным.

Шаг 1: Откройте трудовую книжку

Перед заполнением вкладыша необходимо открыть трудовую книжку. Если у вас еще нет трудовой книжки, то вам необходимо обратиться в отдел кадров вашей организации для ее оформления.

Если в процессе работы у вас изменилась фамилия, то необходимо уведомить об этом свою кадровую службу. В трудовой книжке также должна быть наличие печати вашей организации.

При заполнении вкладыша убедитесь, что все данные указаны на нем корректно и полностью. Если возникли какие-то вопросы, обратитесь к специалистам своей кадровой службы.

Как правильно заполнить вкладыш к трудовой книжке: шаг за шагом инструкция

Шаг 2: Поиск вкладыша

Для начала убедитесь, что у работника есть трудовая книжка. Если трудовая книжка отсутствует, первый шаг — получение этого документа. Если у работника трудовая книжка была выдана ранее, убедитесь, что наличествует вкладыш в трудовой книжке.

Вкладыш в трудовой книжке содержит информацию о трудовой деятельности работника. В идеальной ситуации информация на вкладыше должна быть актуальной и полной. Однако, если фамилия работника изменилась или информация на вкладыше не соответствует действительности, вам следует обратиться к работодателю для внесения изменений.

Если вы не можете найти вкладыш, советуем обратиться в отдел кадров организации, где работает работник, и затребовать копию вкладыша или справку о его наличии. В случае, если работник перешел на новое место работы, но оставил вам трудовую книжку, вкладыш должен быть в ней.

В итоге, поиск вкладыша в трудовой книжке является важным шагом, который поможет вам получить необходимую информацию о трудовой деятельности работника.

Как правильно заполнить вкладыш к трудовой книжке: шаг за шагом инструкция

Шаг 3: Укажите свои персональные данные

В этом разделе вам необходимо указать свои персональные данные, такие как фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения и гражданство.

Убедитесь, что вы заполнили все поля вкладыша верно и без ошибок, особенно если у вас были изменения в персональных данных. Например, если у вас изменилась фамилия, необходимо указать новую фамилию и приложить копию документа, подтверждающего изменение фамилии.

• Если у вас отсутствует отчество, укажите в графе «Отчество» слово «отсутствует».
• Если вы не знаете своего гражданства, укажите «гражданин(ка) РФ».
• Не забудьте подписать и поставить печать работника в соответствующих графах вкладыша.

После того, как вы заполните все поля вкладыша с персональными данными, убедитесь, что все данные указаны правильно, и только тогда подписывайте и ставьте печать.

Шаг 4: Укажите данные о предыдущих местах работы

В разделе «О предыдущих местах работы» вкладыше к трудовой книжке необходимо указать все предыдущие места работы работника. Если у работника были изменения в местах работы (увольнения, переводы), необходимо указать даты и причины этих изменений.

Если у работника не было предыдущей работы, следует указать «нет» в соответствующих полях вкладыше.

В столбце «Наименование организации» указывается название предыдущего места работы, а в столбце «Вид деятельности» — основная сфера деятельности этой организации.

В полях «Должность, профессия, специальность» и «Дата приема на работу» указываются соответствующие данные о прошлой работе работника.

Если работник не может заполнить поля вкладыше о предыдущих местах работы (например, если он работал самозанятым, на дому и т.д.), следует уточнить правила заполнения вкладыше в органе, выдавшем трудовую книжку.

После заполнения данных о предыдущих местах работы работника необходимо поставить печать работодателя и подписать вкладыш в соответствующих полях, а также указать фамилию и инициалы работодателя.

Шаг 5: Получите подписи нанимателя и сотрудника

Вкладыш в трудовую книжку нужно подписать нанимателю и сотруднику, чтобы заверить его подлинность.

• Наниматель: Руководитель компании, где работает сотрудник, должен поставить свою подпись и печать организации на вкладыше.
• Сотрудник: Владелец трудовой книжки должен также поставить свою подпись в нескольких местах на вкладыше. Это необходимо для подтверждения того, что он ознакомлен со всеми записями в трудовой книжке и согласен с ними.

Если фамилия или место работы сотрудника изменились, необходимо обновить вкладыш в трудовой книжке. Наниматель должен поставить новую подпись и печать, а сотрудник обновить свою подпись.

Как правильно заполнить вкладыш к трудовой книжке: шаг за шагом инструкция

Шаг 6: Сдайте заполненный вкладыш в трудовую книжку

Вы заполнили вкладыш полностью и корректно? Тогда пришло время сдать его в трудовую книжку. Помните, что вкладыш должен быть подписан работником, а также заверен печатью организации.

Обратите внимание, что ошибка в фамилии или отсутствие подписи могут создать проблемы при последующем оформлении документов, поэтому убедитесь, что все данные указаны правильно.

Если вы заметили, что допустили ошибку в заполнении или какая-то информация изменилась, обязательно исправьте ее перед сдачей вкладыша. Это очень важно для того, чтобы все данные в трудовой книжке были корректными и соответствовали действительности.

После сдачи вкладыша убедитесь, что в трудовой книжке проставлена запись о приеме на работу и оформлении данных вкладыша. Только в этом случае можно быть уверенным в том, что все документы в порядке и не создадут проблем в будущем.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.

Оформляем правильно

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – ­Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ­работе» – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ­листа ­трудовой книжки (см. Пример 1).

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ­страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ­трудовой книжке.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке (далее — ТК) заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в разделе VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н есть краткая инструкция, как оформить вкладыш в трудовую книжку. В отличие от постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу с 1 сентября 2021 года, в Приказе № 320н не оговорена необходимость вшивать дополнение. Соответственно, нет и инструкции, как это правильно сделать. Де-юре отныне вшивать вкладыш нет необходимости. Де-факто контролирующие органы могут предъявить претензии по этому вопросу. Кроме того, вшивание обеспечивает сохранность документа, так как иные способы скрепления не столь надежны.

Что касается формы бланка документа, то она утверждена в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Но обратите внимание, что новый бланк применяется с 1 января 2023 года (п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).

Как правильно оформить

Несмотря на то что в Приказе № 320н содержится новый бланк вкладыша, все предыдущие версии сохраняют свою действительность. В том числе форма из постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Тем более что состав документа не изменился: он по-прежнему состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о работе» — насчитывает 12 разворотов вместо 9 в предыдущей версии;
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 5 разворотов вместо 8 в предыдущей версии.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной ТК вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп, что выдан вкладыш, на титульном листе ТК (на стр. 1). Если на титульном листе нет места для этой записи, то она делается на титульном листе первого дополнения (пп. 2 п. 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу № 320н). На практике штамп и запись делают в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что, если закончатся и дополнительные страницы тоже, там ставится и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Так выглядит штамп о выдаче дополнения.

Если штампа в хозяйстве организации нет, то утвержденными правилами разрешено сделать соответствующую запись от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Так выглядит образец записи от руки, что выдан вкладыш в трудовую книжку.

Так выглядит пример документа в раскрытом виде.

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения ТК занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, то новый работодатель направляет его обратно для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, то документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Как правильно вшить

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в ТК. В законодательстве не оговорено, как прошить трудовую книжку и вкладыш, даже определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно он вшивается сзади в самом конце документа. Для этого понадобится шило, иголка, суровые нитки и ножницы. На схеме даны некоторые рекомендации, которыми можно воспользоваться.

Дидух Юлия
бухгалтер, юрист

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года

Все статьи автора