Какие документы являются организационными устав положение инструкция

Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

Организационные
документы реализуют нормы административного
и гражданского права, являются правовой
основой деятельности учреждения и
строго обязательны для исполнения. Эти
документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем
с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом
(постановлением, решением, приказом или
распоряжением) или заседанием
коллегиального органа и действуют до
утверждения новых. В случае реорганизации
деятельности учреждения разрабатываются
новые организационные документы.

УСТАВ – правовой
акт, определяющий статус, порядок
образования, компетенцию организации,
ее функции, задачи, порядок работы.
Содержание устава в соответствии с
законодательством РФ должно включать:

• наименование
  учреждения, организации, предприятия,
  его вид;

• местонахождение
  (почтовый адрес);

• предмет
  и цель деятельности;

• порядок
  образования имущества (или уставного
  капитала, выпуска и распределения акций
  и т.д.);

• порядок
  распределения прибыли;

• порядок
  образования учреждения (организации,
  предприятия),

• порядок
  управления и прекращения деятельности;

• органы
  управления (внутренняя организационная
  структура).

В зависимости от
вида организации (учреждения) в устав
могут быть добавлены другие сведения:

• для
  банков – перечень проводимых банком
  операций и его функции;

• для
  акционерных обществ – сведения о
  категории выпускаемых акций, условия
  их приобретения, размеры долей каждого
  участника и др.

Текст устава может
содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный
капитал (уставной капитал).

3. Порядок
деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность,
распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение
деятельности.

УСТАВ оформляется
на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование организации – автора
документа (с указанием министерства,
ведомства вышестоящей организации);
наименование вида документа – УСТАВ;
дата; регистрационный номер, место
издания (город); гриф утверждения (если
предприятие частное, указывают, кем
зарегистрировано); текст; отметка о
наличии приложения; оттиск печати
организации и регистрирующего органа;
подпись.

Положения
– правовые акты, определяющие порядок
образования, правовое положение, права,
обязанности, организацию работы
учреждения, структурного подразделения
(службы коллегиального органа).

Положения могут
быть типовыми и индивидуальными. Типовые
разрабатываются для однотипных
организаций и используются при разработке
индивидуальных. Различаются положения
об организациях, о структурных
подразделениях, положения о коллегиальных
и совещательных органах, положения о
временных органах (совещаниях, комиссиях,
советах).

Структура текста
положения и его формуляр унифицированы
в УСОРД. Положения оформляют на общем
бланке организации с указанием реквизитов:
наименование организации, структурного
подразделения, вид документа, а также
дата и гриф утверждения, регистрационный
номер, место издания, заголовок к тексту,
текст, подпись, гриф согласования или
визы согласования, оттиск печати в грифе
утверждения.

Текст положения
включает следующие разделы:

1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения
с другими подразделениями

7. Дополнения и
изменения.

Положения оформляется
на общем бланке подразделения, подписывают
должностные лица, являющиеся
непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного
подразделения или заместитель
руководителя), визирует юридическая
служба (юрист), утверждает руководитель.
Положение вступает в си-лу с момента
утверждения. Пример оформления положения.

Инструкция
– правовой акт, содержащий правила,
регулирующий организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий
(их структурных подразделений, должностных
лиц).

Инструкции издаются
в целях разъяснения применения
законодательных актов, распорядительных
документов, по заполнению и ведению
документов (например, бухгалтерских,
отчетных и др.).

Инструкция
оформляется на общем бланке организации
и должна содержать реквизиты: наименование
организации; наименование вида документа;
дата; место издания; заголовок к тексту;
текст; подпись; гриф утверждения; гриф
согласования или виза согласования,
оттиск печати. Текст инструкции
разбивается на разделы, которые нумеруются
арабскими или римскими цифрами, а
количество разделов определяется
разработчиками. Подписывается инструкция
руководителем того подразделения,
которое ее разработало (если документ
оформлен на бланке структурного
подразделения) или заместителем
организации (в случае оформления
документа на общем бланке организации),
а утверждается руководителем организации
или специальным распорядительным
документом. Инструкции бывают, например,
должностные; по безопасности труда и
др. Должностные инструкции определяют
функции, права и обязанности сотрудников
организации и разрабатываются на все
должности, предусмотренные штатным
расписанием.

Текст должностной
инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные
обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения
по должности

7. Дополнения и
изменения.

Штатное расписание
– документ, закрепляющий должностной
и численный состав предприятия,
указывающий фонд заработной платы.

Форма
штатного расписания унифицирована
УСОРД и оформляется на общем бланке
организации с указанием реквизитов:
наименование организации; наименование
вида документа; дата; место издания;
гриф утверждения; текст; визы согласования;
подпись; оттиск печати; регистрационный
номер; заголовок к тексту. Текст
оформляется в виде таблицы, указывается
перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладов,
надбавок и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание визируют
главный бухгалтер, юрист, начальник
отдела кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации распорядительным документом,
печатью.

Структура и
штатная численность
– документ, который закрепляет
наименования всех структурных
подразделений, должностей и количество
штатных единиц каждой должности
организации (учреждения). Оформляется
на общем бланке предприятия с указанием
реквизитов: наименование организации,
наименование вида документа, дата, место
издания, заголовок к тексту, текст, гриф
утверждения, визы согласования, подпись,
печать. Текст оформляется в виде таблицы.
Документ визирует начальник отдела
кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации. Согласовывают его с главным
бухгалтером и юристом. Подпись руководителя
в грифе утверждения заверяется оттиском
печати.

Регламент
– документ, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного
органа.

Регламент работы
коллегиального или совещательного
органа определяет: статус коллегиального
или совещательного органа; порядок
планирования работы; порядок подготовки
материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и
принятия решений на заседании; ведение
протокола заседания; оформление решений
коллегиального или совещательного
органа; порядок доведения решений до
исполнителей; материально-техническое
обеспечение заседаний.

Регламент оформляется
на общем бланке учреждения. Обязательные
реквизиты: наименование учреждения
(организации), вид документа, заголовок
к тексту (наименование коллегиального
или совещательного органа), наименование
вид документа, дата, место составления,
регистрационный номер, виза согласования,
гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе
подготовки на заседаниях коллегиального
органа и согласовываются с юридической
службой, подписываются руководителем
организации или руководителем
коллегиального органа, утверждаются
коллегиально.

Распорядительные
документы – постановления, решения,

приказы,
распоряжения и др.

Все распорядительные
документы должны строго соответствовать
положениям действующего законодательства.

Первая стадия
разработки проекта распорядительного
документа – определение круга вопросов,
которые предстоит в нем отразить. Прежде
всего изучают законодательные акты и
правительственные постановления, ранее
издававшиеся по данному вопросу
распорядительные документы. Затем
приступают к составлению его проекта.
Далее документ согласовывается и
подписывается. Постановления и решения
еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного
документа чаще всего состоит из двух
взаимозависимых частей – констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть является введением
в существо рассматриваемого вопроса.
Нередко в констатирующей части дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указывается вид акта, его автор, дата и
номер, полное название (заголовок), т.е.
приводятся все поисковые данные.
Констатирующая часть может и отсутствовать,
если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная
часть излагается в повелительной форме.
В зависимости от документа она начинается
словами: «постановляет»
(«постановил»)
– в постановлении; «решает»
(решил»)
– в решении; «предлагаю»
— в распоряжении; «приказываю»
— в приказе. Эти слова печатаются
прописными буквами или в разбивку т.е.
они зрительно выделяются и таким образом
отделяют констатирующую часть документа
от распорядительной. Располагаются эти
слова на отдельной строке прямо от полей
с двоеточием.

С
новой строки абзаца печатается текст
постановляющей части.

Распорядительная
часть может делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом
пункте указываются исполнитель
(организация, структурное подразделение,
конкретное должностное лицо, например,
в приказах), действие, которое поручается
выполнить, и срок исполнения. Исполнитель
указывается в дательном падеже. Можно
указывать и обобщенно, например: ректорам
вузов, директорам школ.
Предписываемое действие выражается
глаголом в неопределенной форме –
«подготовить»,
«зачислить», «организовать», «обеспечить»,
«возложить», «разработать»
и т.д.

В
конце текста распорядительного документа
помещается перечень документов,
утративших силу или подлежащих изменению
с изданием данного акта. Если
распорядительные документы имеют
приложения, указание на них дается в
соответствующих пунктах текста.

Текст распорядительного
документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст
распорядительного документа, приступают
к его оформлению на бланке конкретного
вида документа. Подготовленные проекты
документов представляются на подпись.
Приказы и распоряжения подписываются
руководителем или его заместителем.
Постановления и решения имеют две
подписи – председателя и секретаря
(управляющего делами) коллегиального
органа. Подписывается первый экземпляр
документа, изготовленный на бланке.
Распорядительные документы вступают
в силу с момента их подписания или
доведения до сведения исполнителя.
(Приложения № 10, 11).

Решение
– это распорядительный документ,
являющийся правовым актом, принимаемый
коллегией министерства или ведомства,
научным советом, советом директоров и
т.д.

Распоряжение
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем коллегиального органа
управления в пределах присвоенной
должностному лицу, государственному
органу компетенции. Распоряжения
являются делятся на 2 группы:
распоряжения общего, длительного
действия и распоряжения, касающиеся
конкретного вопроса. Распоряжения
издают министерства, ведомства,
администрации краев, областей, городов,
районов, администрации предприятий
(учреждений) в пределах прав, предоставленных
им законами Российской Федерации.
Подготовка и оформление распоряжения
аналогично остальным видам распорядительных
документов.

Указание
– распорядительный документ, издаваемый
министерствами, ведомствами, организациями
преимущественно по вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов,
инструкций и др. актов. Указание должно
иметь конкретных исполнителей и по
оформлению не отличается от приказа,
его распорядительная часть начинается
словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем организации, предприятия,
учреждения, действующим на основе
принципа единоначалия. Приказ издается
для решения основных задач, стоящих
перед данной организацией. Оформляется
приказ на бланке, где указаны наименование
организации, наименование вида документа
– ПРИКАЗ, место издания, регистрационный
номер, дата, заголовок к тексту, текст,
визы согласования, отметка об исполнении
документа, отметка об ознакомлении,
подпись.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Организационные документы по своему определению – это отражённая на бумаге деятельность компании. Они нужны для того, чтобы отобразить весь рабочий процесс в удобном виде, и включают в себя целый перечень отдельных типов документации, а также требований к её составлению и оформлению.

Понятие организационных документов, для чего это нужно

Любая, даже самая мелкая система нуждается в наведении порядка и создании структуры. В современном мире идеальным примером таких систем являются предприятия, фирмы, организации и компании, которые нуждаются в том, чтобы их деятельность поддавалась постоянной систематизации.

Для того, чтобы привести рабочий процесс организации в порядок, составляются специальные организационные документы. Что же они из себя представляют?

Организационные документы – это описание организации, которое определяет порядок создания компании и диктует правила рабочего процесса, отражает его в терминах, нормах и предписаниях. Все эти правила отражены на бумаге. По сути, эта тема не занимает слишком большого места в организационной теории, но на практике чуть ли не закладывает фундамент для всей успешной деятельности компании.

В качестве примера необходимости организационных документов можно привести тот факт, что все они несут в себе некую юридическую и правовую значимость. Они способны регулировать всякие неприятные ситуации, то и дело возникающие в процессе работы.

Объём этих бумаг, их правила составления и структура очень сложны, поэтому зачастую составляются не одним человеком, а специальным уполномоченным органом (например, комиссией). Создание и оформление происходит ещё на этапе возникновения организации с целью сделать дальнейшую работу более элементарной и подчинённой общей цели.

После того, как документы были созданы, они утверждаются и действуют постоянно. Как правило, они не меняют свою структуру и содержание. Бывает так, что они подвергаются изменению или полному переосмыслению, но это встречается только тогда, когда компания либо переживает реорганизацию, либо прекращает свою деятельность (в этом случае документы полностью теряют силу).

Виды организационных документов

Все виды организационных документов, без исключения, должны присутствовать в организации. Они с разных сторон отражают все необходимые аспекты нормального функционирования какой бы то ни было системы. К документам в организации относятся:

• устав;
• положение;
• правила и инструкции;
• штатное расписание;
• структура и штатная численность;
• правила внутреннего трудового распорядка.

Каждая из вышеперечисленных позиций отвечает за отдельных процесс работы или аспект деятельности. Для полного понимания темы следует остановиться подробнее на каждой из них.

Устав

Первый документ, с которого и следовало бы начать – это устав. Устав фирмы или крупной компании включает в себя порядок её формирования, функции компании, основные свойства и компетенции, задачи и цели, которые она преследует, а также, правила деятельности.

Если какой-то документ и можно считать основополагающим для работы, то это, без сомнения, устав. Без устава невозможна работа ни одного государственного или частного учреждения.

Виды уставов классифицируются на следующие категории:

1. Типовые уставы.
2. Индивидуальные уставы (создаются на основе типовых).

Данный документ включает в себя такие разделы, как:

• общие положения,
• основные функции организации,
• права и обязанности,
• руководство,
• взаимоотношения и связи,
• производственная и коммерческая деятельность компании,
• имущество и основные средства,
• контроль и ревизия,
• реорганизация или ликвидация,
• порядок формирования уставного капитала или выпуска акций,
• порядок распределения прибыли,
• порядок образования организации, рабочего процесса и прекращения деятельности,
• внутренняя организационная структура.

Большинство типов уставов имеют настолько высокую значимость, что правила оформления Уставов определены на законодательном уровне. Для успешного создания ИП или открытия какой-либо организации необходимо составить данный документ правильно, включая все условности отдельного вида деятельности и требования к составлению и оформлению.

Положение

Первый раздел положений – общие положения. Этот раздел представляет собой основную информацию об учреждении. Общие положения представляют собой совокупность норм деятельности учреждения, его структурных подразделений.

Положения могут быть общие, типовые и индивидуальные. Общие положения разрабатываются для однородной организации, типовые для конкретной сферы или отрасли, а индивидуальные уже на основе типовых ограничивают какой-либо орган или должность.

Кроме всего прочего в общих положениях указывается наименование фирмы, цели её создания, официальные печати и бумаги, имя владельца или учредителей, а также список нормативных, инструктивных или директивных позиций, по которым данная компания осуществляет свою деятельность. Чаще всего встречаются Положение о структурном подразделении, которое должно быть создано для каждого отдела.

В акционерном обществе также имеется Положение о совете директоров, где говорится о статусе советов, о его составе, о компетенциях и ответственности его участников, о порядке собрания совета директоров и проведении заседаний, а также другие вопросы так или иначе связанные с порядком структуры совета и организации собраний.

Помимо общих положений (самого значимого раздела), в положения включены также следующие пункты:

1. Цели и задачи деятельности компании.
2. Структура подразделений и отделов компании.
3. Функции.
4. Права и обязанности участников в области выполнения функций учреждения.
5. Ответственность участников за невыполнение или не надлежащее выполнение задач.
6. Контроль и основные положения о руководстве организацией.
7. Ревизия деятельности и проверки.
8. Порядок реорганизации или прекращения деятельности.

Кроме вышеописанных норм, положения также могут представлять собой свод организационных норм, правил и предписаний, которые направлены на регулирование работы компании.

Примером таких правил является Положение по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по жалобам, заявлениям и предложениям граждан в различных учреждениях и прочие общие положения, установленные в РФ на уровне Федерального закона.

Инструкция

Инструкция является особым документом, который издаётся специально для того, чтобы урегулировать различные технологические, научные, финансовые и производственные вопросы, которые могут случайно возникнуть на предприятии или в учреждении и при ненадлежащем следовании правилам привести к негативным последствиям.

Предназначены эти инструкции для должностных лиц разных уровней. Они разъясняют позиции уставов, правил распорядка и приказов, и определяют порядок соблюдения всех остальных норм в организационной документации.

Существует также название Должностная инструкция. Это инструкция для конкретного лица, занимающего определённую должность и несущего некую долю ответственности за неисполнение служебных предписаний.

Инструкции также делятся на два вида: типовые и индивидуальные. К типовым инструкциям относятся такие документы как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Правила оформления таковы, что любой вид типовой инструкции приведён на общем бланке и утверждается только с разрешения какого-либо распорядительного акта или уполномоченного руководителя.

Стоит отметить также, что такие виды инструкций как должностная определяют права и обязанности, а также полномочия специалиста на рабочем месте. При помощи должностной инструкции появляется возможность урегулирования различных конфликтов на предприятии или в компании.

Инструкция содержит такие позиции, как:

1. Общие положения.
2. Функции и должностные обязанности участников компании.
3. Права участников.
4. Ответственность участников за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
5. Взаимоотношения внутри фирмы.
6. Оценка качества работы.

Действие должностной (как и любой другой) инструкции прекращается в момент её пересмотра. Пересмотренная и исправленная инструкция будет уже абсолютно другим документом.

Штатное расписание

Штатное расписание – это таблица, включающая в себя всю внутреннюю структуру компании, включая все имеющиеся должности, а также их заработные платы и надбавки. Содержащиеся сведения о количестве работников имеют также характеристики каждой должности.

Штатное расписание имеет исключительную важность, в основном благодаря тому, что таким образом можно узнать всё о любом сотруднике и найти то, что нужно в кратчайшие сроки. Иногда расписание помогает при неприятных ситуациях, возникающих в процессе работы, например, при судебных разбирательствах между начальником и работником.

Данный документ включает в себя следующие функции:

1. Упорядочивание рабочего графика.
2. Оформление на вакантные должности.
3. Начисление заработной платы.
4. Возможность карьерного роста сотрудников.
5. Составление правил внутреннего распорядка.

Официально, согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации штатное расписание не является обязательным документом в организации в отличие от того же Устава. Но на практике его применяют почти всегда, потому что такой документ существенно облегчает работу на предприятии.

Структура и штатная численность

В сфере организационной документации есть ещё одна похожая категория. Структура и штатная численность отличается от штатного расписания тем, что отображает состав подразделений и отделов в компании, а для каждого отдела определяется количество работников в штате. Наличие документа о численности и структуре предусматривается уставом и положениями в учреждении.

В таблице представлены следующие графы:

• название отдела,
• код отдела (структурного подразделения),
• численность штата.

В любой фирме или в любом учреждении должно быть штатное расписание, так как данный правовой акт чётко определяет структуру. Создание, оформление и утверждение, а также изменение акта производится с разрешения руководителя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Ну и наконец, не менее важный нормативный документ, который также утверждается исключительно руководителем – это правила внутреннего трудового распорядка. ПВТР должны быть абсолютно в любой компании, независимо от того, юридическое ли это лицо или же индивидуальный предприниматель.

Согласно Трудовому Кодексу в правилах внутреннего распорядка должны быть нормы, определяющие порядок найма и увольнения сотрудников, распорядок дня, режим работы и отдыха, права и обязанности работников. Также должны быть предусмотрены меры дисциплинарного взыскания по отношению к нарушителям и меры поощрения по отношению к хорошим работникам.

Как Устав и прочие нормативно-правовые положения ПВТР обязательно должны быть в организации. Несоблюдение этого правила преследуется по закону.

Требования к оформлению организационной документации

В современных реалиях существования организаций есть единые стандарты и требования к оформлению и составлению документов. Существует множество внутренних и общепринятых международных стандартов. Единые реквизиты, согласно которым составляется документация связаны с созданием, согласованием и подтверждением документов.

Существует такое понятие, как унифицированная система документации, согласно которой все документы должны быть составлены по единому образцу. На каждый организационный документ из описанных выше есть свой формуляр-образец.

Обозначенная структура Устава, положений, правил и штатных документов является обязательной к заполнению именно в таком виде, за исключением Устава банка, который, согласно ФЗ «О банках и банковской деятельности» должен содержать не только наименование банка и его реквизиты, но и перечень банковских операций.

Иные же документы регулируются в свою очередь статьями Трудового кодекса РФ. Например, правила внутреннего распорядка (статья 189), или инструкции, создание которых сопряжено с множеством юридических уточнений. К примеру, инструкция должна быть согласована с профессиональным юристом, а после утверждения в компании должна быть доведена до сведения сотрудника под расписку.

Так как большинство из этих документов по своей сути являются нормативно-правовыми актами, то правильное их оформление является единственно верным условием. В противном случае, за нарушение руководителя могут привлечь к ответственности на законных основаниях.

Организационные документы являются частью гражданской и административной сферы деятельности фирмы, а потому строго обязательны к исполнению как сотрудниками, так и руководителями.

В этом видео вы узнаете о документообороте в делопроизводстве:

Чтобы регламентировать работу предприятия, его учредители (руководители) оформляют надлежащи организационные документы. Такие бумаги считаются внутренними (локальными) нормативными актами, действующими исключительно в рамках конкретной организации.

Какие бывают организационные документы, как они составляются, какие реквизиты должны включаться в содержание — об этом читайте в статье ниже. Кроме того, приведены образцы оформления наиболее попопулярных бланков указанного характера.

Что такое организационные документы?

Любая организация – как крупная, так и мелкая – не сможет функционировать без своей внутренней структуры. Деятельность компании (учреждения) нужно регулярно систематизировать, обеспечивая должный порядок.

Чтобы создать необходимые предпосылки для нормального осуществления всех процессов, собственники и руководители предприятия регламентируют его работу путем оформления и утверждения так называемых организационных документов.

Организационной документацией подробно описывается структура компании, детализируются ключевые принципы её функционирования, предписываются правила выполнения тех или иных процессов, относящихся к её деятельности.

Организационные документы предприятия корректируются достаточно редко. После надлежащего утверждения они приобретают статус нормативных актов, постоянно действующих в конкретной организации.

Большая часть подобных актов составляется ещё на этапе создания предприятия. Впоследствии организационные документы регулируют деятельность компании, придавая её работе целенаправленность и упорядоченность.

Какие бывают — виды

На предприятии должны быть все типичные разновидности организационных документов, регламентирующих ключевые направления его деятельности. К такой документации относятся следующие акты компании:

1. Устав. Это основной организационный документ юридического лица. Его содержанием регламентируются порядок создания предприятия, его функции, ключевые характеристики, главные цели, важные задачи и определяющие принципы работы. Уставы бывают типовые (включают стандартные реквизиты) или индивидуальные (базируются на типовых). Общий порядок составления уставов определен законодательно (статьей 52 Гражданского кодекса РФ).
2. Положение. Различают общие положения, которые включают главные сведения об организации (отделе, цехе), а также типовые положения (они составляются для определенных отраслей, сфер) и индивидуальные положения (базируются на типовых, регламентируют деятельность определенного органа управления компании или конкретной должности). Распространенные примеры – Положение о структурном подразделении (для каждого подразделения предприятия составляется свое отдельное Положение), Положение о ведении бухучета и прочие.
3. Инструкция. Это специальный документ методологического характера, который регламентирует порядок действий для определенных ситуаций. С помощью инструкций регулируются алгоритмы решения различных вопросов (операционных, технологических, юридических, финансовых, научных и прочих). Характерный пример – Должностная инструкция (она регламентирует права, обязанности, ответственность и полномочия конкретного должностного лица или специалиста в компании).
4. Штатное расписание. Оно составляется в характерной табличной форме. Содержит сведения об имеющихся должностях, числе сотрудников для каждой должности, системах и размерах оплаты их труда. Документ не считается обязательным, но применяется повсеместно.
5. Структура компании и её штатная численность. Включает информацию о составе всех структурных подразделений юрлица и числе сотрудников в каждом таком подразделении (отделе/цехе).
6. Правила внутреннего трудового распорядка. Документ формируется в соответствии с требованиями статей 189-190 Трудового кодекса РФ. Эти Правила утверждаются директором компании. Они должны быть как у юрлица, так и у предпринимателя-физлица (ИП).

Рекомендуем: Другие виды документов на предприятии:

• распорядительные;
• информационно-справочные.

Как оформляются — основные реквизиты

Каждый из вышеперечисленных организационных документов оформляется в соответствии с определенными правилами и включает конкретные реквизиты.

Устав

Устав юридического лица включает следующие сведения:

1. Общие положения о данной организации.
2. Главные функции компании.
3. Права, обязанности в организации.
4. Менеджмент юридического лица.
5. Контакты и взаимоотношения.
6. Операционная и коммерческая деятельность.
7. Активы компании, её основные средства и иное имущество.
8. Контрольно-ревизионные процедуры.
9. Правила реорганизации/ликвидации.
10. Порядок и принципы образования уставного капитала (эмиссии акций).
11. Порядок распределения (использования) полученной прибыли.
12. Порядок формирования организации, а также осуществления и прекращения ее работы.
13. Внутренняя организационно-управленческая структура.

Положение

Принципиальная структура Положения выглядит следующим образом:

1. Главные цели и ключевые задачи деятельности компании (подразделения).
2. Структура подразделений.
3. Выполняемые функции, имеющиеся права, возложенные обязанности.
4. Ответственность лиц, выполняющих поставленные цели (назначенные задачи).
5. Менеджмент, контроль, ревизионные процедуры.
6. Реорганизация/ликвидация юрлица (подразделения юрлица).

Инструкция

Должностная инструкция характеризуется наличием таких реквизитов:

1. Общие положения о должности.
2. Основные функции, ключевые обязанности, имеющиеся права, а также ответственность должностного лица.
3. Контакты должностного лица с иными должностями и подразделениями в компании.
4. Оценка выполняемой работы.

Скачать образец должностной инструкции.

Штатное расписание

Как правило, штатное расписание содержит следующие сведения (в табличной форме):

1. Перечень имеющихся должностей/позиций/специальностей.
2. Число сотрудников по каждой должности/позиции/специальности.
3. Оплата труда (система, размеры) по каждой должности / специальности / позиции.

Скачать образец штатного расписания.

Структура и штатная численность

Данный документ обычно включает такую информацию (в табличной форме):

1. Наименование конкретного подразделения (отдела/цеха).
2. Код конкретного подразделения (отдела/цеха).
3. Число сотрудников в конкретном подразделении (отделе/цехе).

Правила внутреннего трудового распорядка

Данный организационный документ содержит следующие главные реквизиты:

1. Порядок и ключевые принципы найма/увольнения работников.
2. Действующий распорядок трудового дня.
3. Применяемый режим труда/отдыха.
4. Установленные права/обязанности трудящихся.
5. Правила и ключевые принципы поощрения/наказания персонала.

Корректное оформление вышеперечисленной организационной документации считается важным условием её легитимности для конкретной компании.

Скачать образец Правил внутреннего трудового распорядка.

Выводы

Организационные документы предприятия – это регламенты, которые утверждаются его собственниками (руководителями). Они считаются обязательными в пределах конкретной организации.

Рассматриваются как юридические (правовые) акты, которые издаются владельцами компании (или её руководством) для всестороннего регулирования её деятельности.

Зачастую данными регламентами затрагиваются вопросы управления, кадровой работы, документооборота, учета, а также операционной и прочей деятельности.

Общая
характеристика организационных документов. Основные виды
организационных документов.

Организационные документы
– это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи,
функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности специалистов
предприятия (например: устав, положение, инструкция, правила, регламент,
штатное расписание и др.).

Организационные документы
обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае
разрешения конфликтных ситуаций.

По своему содержанию
организационные документы являются сложными документами, они велики по объему.
Создаются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или
назначаемой) при участии юристов.

Организационные документы
имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае
реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.

Устав  предприятия
– это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с
другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной
или хозяйственной деятельности (например, Устав добровольного спортивного
общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав, устав организации и т.п.)
(см. приложение к уроку 1 – образец формуляра устава предприятия).

Общие уставы утверждаются
высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных
организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий,
учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами,
администрацией субъектов РФ), устав юридического лица утверждается его
учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в
установленном порядке. Уставы подлежат обязательной регистрации в финансовых
органах. После регистрации вновь созданная организация может начинать свою
деятельность.

Уставы могут быть типовыми
и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных
предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.

Общие требования к
порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в I
части Гражданского кодекса РФ.

Реквизиты формуляра
устава:

1. наименование
министерства или ведомства;

2. название организации;

3. название вида
документа;

4. дата, индекс;

5. место издания;

6. гриф утверждения;

7. текст;

8. подпись руководителя.

Основные разделы текста
устава:

1. общие положения;

2. основные функции предприятия;

3. права и обязанности;

4. руководство;

5. взаимоотношения и
связи;

6.
производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность;

7. имущества и средства;

8. контроль, проверка и
ревизия;

9. реорганизация или
ликвидация;

10. порядок образования
имущества;

11. порядок распределения
прибыли;

12. порядок образования
организации, порядок управления и прекращения деятельности;

13. органы управления.

Устав служит основой для
разработки положения.

Положение
– это организационно-правовой акт, определяющий порядок образования, задачи,
обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом
или его структурных подразделений (например, Общее положение о
министерствах, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение
комиссии) (см. приложение к уроку 2 – образец формуляра положения о службе
доставки и реализации товара).

Положения бывают общими,
типовыми и конкретными (индивидуальными).

Общие положения
разрабатываются для однородных организация.

Типовые положения
действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы и утверждаются
вышестоящими органами управления.

Индивидуальные положения
разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа
или должностного лица. Утверждаются руководителями организаций и предприятий.

Под положением может
пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление
деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на
предприятиях, в учреждениях и др.

Наиболее часто
встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном
подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение
организации.

Положения разрабатываются
по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных
подразделений.

Исполнитель составляет
проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения
(деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому
подчиняется данное подразделение и разработчик.

Проект согласовывается с
юридическим отделом.

Проект положения
представляется на утверждение руководителю предприятия. положение об
организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Реквизиты формуляра
положения:

1. наименование
ведомства;

2. наименование организации;

3. наименование
структурного подразделения;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида
документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста
положения:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. структура;

4. функции;

5. права и обязанности;

6. ответственность;

7. руководство;

8. контроль, проверка и
ревизия деятельности;

9. реорганизация и
ликвидация.

Правила –
документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении
какой-либо деятельности, определяющий, как и в каждой последовательности должна
вестись работа на том или ином участке.

Правила подразделяются
на:

Общие,
имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности).

Отраслевые,
относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные
заведения).

 В каждой организации
существуют Правила внутреннего трудового распорядка (Положение о персонале),
ст. 189 Трудового кодекса РФ – это локальный нормативный акт организации,
регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права,
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время
отдыха, меры поощрения и взыскания и другое (см. приложение к уроку 3 –
правила внутреннего трудового распорядка).

Реквизиты формуляра
правил внутреннего распорядка:

1. наименование
ведомства;

2. наименование
организации;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида
документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста
правил внутреннего распорядка:

1. общие положения;

2. порядок приема и
увольнения работников;

3. основные права и
обязанности работников;

4. основные права и
обязанности работодателя;

5. режим труда и отдыха;

6. поощрения за успехи в
труде;

7. ответственность за
нарушение трудовой дисциплины.

Инструкция –
правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил,
регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и
иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их
подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция издается также
в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и
разъяснительных документов, например, приказов.

Инструкции могут быть индивидуальными
и типовыми.

При составлении
инструкции по делопроизводству в конкретных организациях используются Типовая
инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Отдельной разновидностью
инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция
– организационный документ длительного или постоянного срока действия, в
котором определены научно-технические, финансовые деятельности должностных лиц (см.
приложение к уроку 4 – формуляр должностной инструкции товароведа).

На основании должностной
инструкции разрабатывается контракт с работником.

Должностная инструкция
разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с
юристом и утверждается руководителем предприятия.

При ее разработке
необходимо опираться на классификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная
характеристика), Трудовой кодекс РФ, Положение организации и структурного
подразделения.

Условиями пересмотра
должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие
перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение
компьютерных технологий и другое. Но чаще указывают срок обязательного
пересмотра или переутверждения инструкции (через 3 года или 5 лет).

Реквизиты формуляра
должностной инструкции:

1. наименование
организации;

2. название вида
документа;

3. гриф утверждения;

4. заголовок к тексту;

5. дата;

6. индекс;

7. место издания;

8. текст;

9. подпись;

10. визы;

11. отметка об
ознакомлении работника с инструкцией.

Основные разделы текста
должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные
обязанности;

3. функции;

4. права;

5. ответственность;

6. связи по должности;

7. оценка работы.

Штатное расписание
– правовой акт, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с
указанием фонда заработной платы (см. приложение к уроку 5 – образец
штатного расписания).

Штатное расписание
оформляется по унифицированной форме, в которой указывается перечень должностей
с указанием фонда заработной платы.

Подписывается штатное
расписание руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером,
утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения
указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной
платы.

Изменения в штатное
расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная
численность – организационный документа, в котором
указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии
должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (см.
приложение к уроку 6 – образец структуры и штатной численности).

Данный документ
составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя
предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем
предприятия.

Изменения в этот документ
вносятся приказом руководителя предприятия.