Какие организационные документы утверждаются руководителем организации должностные инструкции

На любом предприятии есть категории документов, утверждение которых требует полномочий руководителя. Это обусловлено их важнейшей ролью в системе менеджмента фирмы. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации в российской практике управления предприятиями?

Данный вопрос мы можем рассмотреть в следующих аспектах:

Содержание статьи

• Что входит в перечень организационных документов предприятия?
• Специфика работы с организационными документами

Изучим их подробнее.

Что входит в перечень организационных документов предприятия?

К организационным документам принято относить источники, которые включают информацию, касающуюся нюансов учреждения фирмы, ее структуры, специфики комплектации кадрами и организации рабочего времени. К таковым обычно причисляются:

• устав компании;
• учредительный договор;
• штатное расписание;
• должностные инструкции сотрудников;
• правила трудового распорядка.

Устав — документ, на основании которого организация осуществляет свою деятельность. Данный источник используется при государственной регистрации компании. Его может заменять учредительный договор — в случае если речь идет об образовании товарищества. Не следует, однако, путать его с договором об учреждении, который формируют совладельцы ООО (если собственник ООО — один, то данный документ не нужен), — это совершенно разные источники.

В должностных инструкциях фиксируется правовое положение специалистов, с которыми организация заключает трудовые договоры. Подписываются они не только руководителем, но также и сотрудниками фирмы, работающими на соответствующих позициях.

В штатном расписании фиксируется кадровый состав фирмы. Основное назначение данного организационного документа — нормирование численности сотрудников. В источнике отражаются утвержденные должности специалистов в компании, принципы начисления зарплаты для них.

В правилах трудового распорядка фиксируются нормы, призванные оптимизировать производственную дисциплину в организации и регламентирующие порядок приема специалистов на работу и их увольнения. В положениях данного документа, как правило, определяется режим труда и отдыха, а также меры ответственности сотрудников за нарушения производственной дисциплины.

Каждый из отмеченных документов подлежит, таким образом, обязательному заверению руководителем фирмы. Изучим, как должна осуществляться работа с соответствующими источниками.

к содержанию ↑

Специфика работы с организационными документами

Организационные документы могут формироваться как с использованием фирменного бланка компании, так и на чистом листе — при условии нанесения на него необходимых реквизитов. На каждом источнике должна стоять дата, соответствующая той, когда он был утвержден — руководителем фирмы либо, если это предусмотрено спецификой структуры бизнеса, — вышестоящими органами управления.

Процедура утверждения документа руководителем может осуществляться посредством проставления на нем соответствующих грифов либо с помощью формирования дополнительного распоряжения, отражающего тот факт, что директор вводит тот или иной организационный источник в силу.

Существуют определенные требования к структуре рассматриваемых документов. Так, важно, чтобы они имели корректное наименование. Основной критерий здесь — согласование заголовка документа с его назначением. Так, если это должностная инструкция, то в ней следует указывать специфику соответствующей профессиональной позиции, для которой она составляется. Например, «Должностная инструкция программиста».

В структуре организационных документов обычно присутствует раздел «Общие положения». В нем должны фиксироваться основания для формирования источника, его назначение, сфера действия, а также ответственность тех или иных должностных лиц за нарушение положений, прописанных в документе.

Ключевые структурные элементы организационных источников — главы, пункты, а также подпункты. Первые должны обладать названиями. Нумеровать их принято римскими цифрами, а пункты и подпункты — арабскими.

Однажды подписанный руководителем фирмы организационный документ в общем случае не имеет ограничений по сроку действия. Он сохраняет актуальность до тех пор, пока не будет отменен отдельным распоряжением или заменен новым источником. Вместе с тем организационные документы в корпорациях допустимо корректировать или дополнять.

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

Должностная инструкция – крайне удобный механизм документального закрепления обязанностей работников. Несмотря на необязательность этого документа, большинство работодателей использует должностные инструкции, поскольку это позволяет регламентировать работу и избежать споров с работниками.

Порядок оформления должностной инструкции

Трудовое законодательство не устанавливает требований ни к оформлению, ни к содержанию должностных инструкций. Более того, данный документ вообще не упоминается в Трудовом кодексе РФ. Поэтому должностная инструкция – необязательный документ. За ее отсутствие работодатель не может быть привлечен к административной ответственности.

Между тем, в виду отсутствия регулирования в отношении оформления должностной инструкции, у работодателей возникают вопросы. Специалисты Роструда поясняют (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1), что должная инструкция может быть оформлена:

• приложением к трудовому договору;
• отдельным самостоятельным документом.

Но здесь надо понимать, что в том случае, если должностная инструкция будет оформлена приложением к трудовому договору, то при внесении любого изменения, в том числе, не связанного с трудовой функцией, потребуется получать согласие работника (ст. 72 ТК РФ), либо обосновывать корректировку технологическими или организационными изменениями (ст. 74 ТК РФ). Фактически изменение должностной инструкции будет производиться по правилам, установленным для изменений трудового договора.

Поэтому целесообразно должностную инструкцию оформить в виде самостоятельного документа. Утвердить должностную инструкцию должен руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Работника с документом надо ознакомить под подпись.

Если работник откажется проставить подпись, подтверждающую, что он ознакомился с должностной инструкцией, составьте акт. В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В этой связи, ознакомить сотрудника под подпись с должностной инструкцией – прямая обязанность работодателя, и составленный акт будет подтверждать добросовестность компании.

Если должностная инструкция – самостоятельный документ, делать копию для работника работодатель должен только в том случае, если получит письменное заявление (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Выдать копию должностной инструкции надо с течение 3 рабочих дней с даты получения заявления.

Какие условия прописать в должностной инструкции

Поскольку законодатель не предъявляет требований к должностной инструкции, содержание документа работодатель определяет самостоятельно.

Отметим, что должностная инструкция является документом, в котором конкретизируются трудовые обязанности работника. Кроме того, в данном документе могут устанавливаться требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность. Соответственно, в должностной инструкции можно прописать квалификационные требования к должности: уровень образования, стаж работы по специальности и т. д.

Итак, в должностной инструкции рекомендуем отразить:

• квалификационные требования к работнику, занимающему данную должность;
• перечень должностных обязанностей (их содержание и объем);
• подчиненность (непосредственный и функциональный руководитель работника);
• руководство (если работник осуществляет руководство другими сотрудниками, это следует указать);
• пределы ответственности работника (указать за какие направления деятельности отвечает работник).

Это примерный перечень условий, которые могут быть включены в должностную инструкцию. Работодатель вправе расширить данный перечень. Главное, чтобы условия должностной инструкции не нарушали права работника. В частности, перечень должностных обязанностей должен соответствовать трудовой функции работника. В должностную инструкцию не следует включать обязанности по иной должности. Если сотрудник будет также выполнять функционал по иной должности, это необходимо оформить путем совмещения должностей (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299).

Перечислить должностные обязанности работника следует максимально полно. При этом перечень обязанностей целесообразно оставить открытым и предусмотреть обязанность работника выполнять поручения руководителя, прямо не предусмотренные должностной инструкцией, но, соответствующие трудовой функции работника или включенные в функционал подразделения, в котором трудится работник.

В случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, именно должностная инструкция поможет вам обосновать позицию о невыполнении работником должностных обязанностей или некачественном выполнении обязанностей.

Упростите работу HR-отдела, ускорьте коммуникацию кадровиков с сотрудниками – подключите сервисы кадрового ЭДО от компании Такском

✔ Удобно
Без бумажной волокиты
✔ Быстро
Моментальный обмен документами
✔ Экономно
Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение
✔ Универсально
Интеграция с вашей учётной системой

Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»

Каждый организационно-нормативный документ нужно утверждать путем оформления соответствующего реквизита 16 – грифа утверждения документа. Такая процедура придает документу юридическую силу. Вводить в работу неутвержденный документ нельзя.

Сегодня поговорим о том, какие документы подлежат утверждению и чем оно отличается от согласования, а также подробно рассмотрим способы утверждения и оформления грифа утверждения документа.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?

Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.

Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:

• акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
• технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
• шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
• методические инструкции и указания;
• правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
• инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
• нормативы (трудовые и материальные);
• отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
• перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
• планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
• графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
• расценки, тарифные ставки;
• сметы расходов;
• стандарты отраслевые, государственные;
• технические условия и нормали предприятия;
• структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
• уставы организаций и коллегиальных органов;
• положения о подразделениях, о должностях;
• регламенты бизнес-процессов.

Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.

Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также  следует утверждать!

Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.

В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:

• план работ отдела на год;
• положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
• номенклатура дел;
• акт приема-передачи дел;
• инструкция по делопроизводству.

Чем отличается утверждение от согласования?

Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.

Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.

СПОСОБЫ УТВЕРЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Существует три способа утверждения документа:

1. утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
2. утверждение коллегиальным органом;
3. утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.

Рассмотрим эти способы.

Утверждение распорядительным документом

Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.

На утверждаемом документе оформляют гриф утверждения документа. Его размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Он состоит из слова УТВЕРЖДЕН (-А, -О), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (то есть если утверждают график, то пишут УТВЕРЖДЕН, если инструкцию, то УТВЕРЖДЕНА, если положение, то УТВЕРЖДЕНО, если правила, то УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего распорядительного документа в творительном падеже (например, «приказом»), его даты и регистрационного номера. Строки реквизита центруют относительно самой длинной строки или выравнивают по левому краю (Пример 1).