Какими принципами контроля работы сотрудников следует руководство при организации удаленной работы

• СДО

Какими принципами контроля работы сотрудников следует руководствоваться при организации удаленной работы?

Соблюдение баланса между доверием и контролем

Ориентация на результат и поддержку

Регулярность и своевременность

Поддержка самостоятельности и ответственности сотрудника

Ключевое значение предварительного и текущего контроля

Найти другие ответы на вопросы

Связанные темы

Темы, в которых встречается данный вопрос:

• Работа с удаленными сотрудниками

Как перевести сотрудников на удалёнку

И успешно вести бизнес в режиме home-офиса

Пандемия коронавируса изменила формат трудовых отношений в мире. В Трудовом кодексе РФ появились новые ст. 312.6-312.9 и существенно изменились ст. 312.1-312.5. Много внимания законодатель уделил регулированию использования информационных технологий при организации удаленной работы.

Правомерность

Кодекс рассматривает три ситуации: работа производится дистанционно на постоянных условиях, в течение периода времени, не превышающего 6 месяцев, и иногда, исходя из производственной необходимости. Факт удаленки отражается в трудовом договоре или в локальных нормативных актах, предусматривающих именно этот режим как обязательный вариант для определенных категорий персонала. 

Трудовой договор может заключаться путем обмена электронными письмами, при наличии у компании и сотрудника электронной подписи. Если сотрудник вынужден взять больничный, листок нетрудоспособности также может быть направлен в виде электронного документа, подписанного ЭП врача. Но если поликлиника и работодатель не включены в систему информационного взаимодействия, бюллетень нужно направить заказным письмом. 

Также в формате обмена сообщениями может осуществляться знакомство сотрудника с внутренними регламентами компании. Фиксация ознакомления также проводится в виде проставления электронной подписи.

При регулировании трудовых отношений с сотрудниками, работающими из дома, возникает необходимость контроля активности сотрудника в домашних условиях. Расхолаживает зачастую не уют, а отсутствие поддержки коллектива и налаженного ритма. Многие работодатели, переводя сотрудников на удаленку, обеспечивают их рабочими компьютерами и доступом к корпоративной сети. При этом на рабочие станции устанавливаются программы, для мониторинга рабочего времени.

Закон и судебная практика прямо не запрещают использование таких средств при соблюдении требований:

• оборудование должно принадлежать компании. О необходимости обеспечить удаленного сотрудника материалами и оборудованием для работы прямо говорит ст. 312.6 ТК РФ. Если он пользуется собственными техническими устройствами, то вправе требовать у работодателя компенсацию;
• сотрудник должен быть уведомлен об использовании средств контроля и недвусмысленно выразить свое согласие: поставить личную подпись в офисе компании или отправить документ о согласии по электронной почте, подписанный ЭП. Не запрещено отправлять бумажный документ с подписью по обычной почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

В статье 312.4 ТК РФ прописано, что работник вправе устанавливать режим рабочего времени для себя самостоятельно, если иное не обусловлено спецификой работы и внутренней документацией компании. Так, менеджер, работающий с клиентами, обязан быть у телефона с 9 утра, а творческий работник вправе выполнять задачи по индивидуальному графику. Не исключено направление такого сотрудника в командировку. Учет рабочего времени производится удобным для сторон трудового договора способом.

При соблюдении этих требований сотрудник воспринимает мониторинг и контроль не как незаконное наблюдение, а как средство организации рабочего процесса. 

Интересно, что отказ работника на удаленном доступе коммуницировать с работодателем более двух дней подряд становится дополнительным основанием для увольнения (312.8 ТК РФ). Данные программ учета рабочего времени таким самостоятельным основанием быть не могут. 

Изменения в ТК РФ начали действовать с 1 января, пока Роструд не публиковал официальные разъяснения о порядке их применения.

Для снятия большинства вопросов по взаимодействию с сотрудниками необходимо выработать в компании единый документ – внутреннюю политику по организации деятельности на удаленном доступе. В ней требуется ответить на вопросы, связанные с контролем сотрудника на удаленке. 

В документе нужно определить:

• категории работников, подлежащих переводу на удаленку;
• организацию взаимодействия. Интернет, телефонная или почтовая связь, периодическое посещение сотрудником офиса работодателя);
• форматы электронного документооборота;
• порядок постановки задач и контроля за их выполнением, подготовки личного плана работы сотрудника;
• правила контроля использования рабочего времени;
• условия пользования оборудованием и программным обеспечением, офисным или принадлежащим работнику.

Обязательно дифференцируется разница между обязательным и добровольным переходом, указывается формат предоставления согласия.

Специфика контроля 

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия допускается в критических ситуациях или когда решение об этом принимается на уровне региональной администрации. Чем выше степень виртуализации рабочего места, тем проще компании перевести часть персонала на удаленку, как, например, с легкостью получилось у Яндекса, Сбера, административных подразделений Роснефти. 

Организация должна вырабатывать модель взаимодействия с сотрудником исходя из особенности его трудовой функции. 

Одновременно нужно решить следующие задачи:

• организация рабочего процесса, постановки и контроля выполнения задач;
• взаимодействие групп сотрудников в рамках работы над одним проектом;
• получение регулярных отчетов;
• оперативное взаимодействие при решении рабочих вопросов.

Важно, что программы мониторинга рабочего времени все проблемы не решают. Необходимо создать среду для коммуникации. Часто в этих целях применяют мессенджеры или Zoom.

Рекомендуется переводить сотрудников на удаленную работу и организовывать контроль за ними по алгоритму:

• определить круг лиц, которые могут быть переведены на удаленную работу;
• получить согласие персонала (если нет решения местных властей, как было в Москве во время пандемии коронавируса);
• оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, регламентирующее все вопросы, включая способы контроля работы на дому;
• издать приказ руководителя о работе на удаленке.

После оформления документов можно приступать к решению технических задач, выдать сотрудникам оборудование, установить требуемое программное обеспечение.

Программные решения

Существует несколько популярных продуктов, помогающих вести надзор за тем, как сотрудник использует рабочее время, оплачиваемое компанией, исходя из 40 или, в случае сокращенной продолжительности недели, 30 часов. Предполагается, что они должны быть отработаны в определенном объеме по порученным проектам. Контроль работы персонала на удаленке, особенно в ситуации, когда работник сам устанавливает свой график, сводится к определению общей эффективности. 

Но вместе с этим решаются следующие задачи:

• установление времени начала и конца работы, если это необходимо для учета;
• формат предоставления отчетов о проделанной работе, их периодичность. Только данных программ мониторинга может быть недостаточно для представления об эффективности работы сотрудника;
• порядок экстренного взаимодействия. Несколько чатов в мессенджере (общий, по проекту и для руководства) снимут большинство вопросов. 

Установка программных продуктов разной степени сложности желательна, но не все готовы идти на дополнительные расходы ради изучения того, сколько времени сотрудник проводит в социальных сетях, особенно если он работает с собственного компьютера. Если такая программа устанавливается, она может быть привязана к определенной учетной записи. Большинство из них делят рабочее время на три категории: использованное эффективно, неэффективно и нейтрально. Перечень сайтов, посещение которых с рабочего оборудования не рекомендуется, может настраиваться вручную, особенно когда нужно отследить визиты на сайты конкурентов.
Интересно, что ключевые показатели эффективности сотрудников, работающих дома, улучшаются, что говорит об отсутствии необходимости строго отслеживать графики.

---

Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ». 

---

Программы для организации работы

Обеспечение эффективной работы из дома требует установки приложений, помогающих организовать рабочий процесс. Функционал подбирается исходя из специфики работы компании.

Trello

Программа позволяет управлять небольшими проектами, отслеживая все этапы и организовывая обсуждение и предоставление отчетов. Используется японская система канбан-досок. Рабочее поле программы позволяет двигать по нему отметки о выполнении отдельных этапов проекта. При разработке ПО, например, используют колонки: обсуждается (backlog), согласовано (ready), кодируется (coding), тестируется (testing), подтверждается (approval) и сделано (done).

Программа решает задачи:

• отслеживание исполнения в ходе рабочего процесса и в проекте;
• создание документов, их хранение в структурированном архиве;
• информационное взаимодействие;
• организация онлайн- и офлайн-совещаний.

Подходит для малого и среднего бизнеса, консалтинговых фирм. Не подходит для промышленности, инжиниринга, требующих специальных инструментов.

Jira

Программа для отслеживания выполнения проектов помогает менеджерам найти ошибки в реализации проекта до того времени, когда они становятся критическими. Хороша для компаний разного размера, но не подойдет для многопрофильных корпораций. 

Функционал:

• планирование рабочих процессов;
• отслеживание состояния проектов;
• обмен информацией, проведение виртуальных совещаний;
• просмотр руководителем работы подчиненных в режиме реального времени;
• расстановка приоритетов в выполнении задач, отслеживание качества и эффективности исполнения;
• интеграция с большим количеством сервисов, в том числе Draw.io, GanttPRO, Gliffy, Битрикс24.

Плюс программы в совмещении руководства проектом с контролем работы персонала на удаленном доступе. При этом цена лицензии высока, а широкий функционал, часто не используется целиком.

ПланФикс

Программа относится к категории конструкторов, позволяющих подобрать нужные модули и функции, требуемые для управления компанией или проектной группой, обеспечения контроля за сотрудниками. Программа имеет дополнительный CRM-функционал, помимо организации рабочих процессов она способна выстроить работу с клиентами.

Решаемые задачи:

• создание для каждого сотрудника индивидуального рабочего пространства, учитывающего поставленные перед ним цели;
• применение уже созданных бизнес-правил и отчетности;
• аналитика финансовых и человеческих ресурсов, потраченных на проект;
• создание чек-листов исполнения проектов;
• обработка звонков, учет работы с клиентами;
• создание структуры проектов.

Программа не обеспечивает полный функционал электронного документооборота, не подойдет для учета товаров на складах, но как инструмент выстраивания рабочего процесса эффективна.

RedMine

Бесплатная программа для управления проектами. В сетевых библиотеках можно найти плагины, расширяющие ее функционал. 

В базовой версии представлены:

• диаграмма Ганта, позволяющая эффективно отслеживать жизненный цикл проекта;
• учет рабочего времени по исполнителям и проектам;
• возможность работы с файлами и документами;
• отдельный рабочий стол для исполнителя и форум для проекта.

Программа написана на языке Ruby. Для создания в ней новых опций может потребоваться привлечение сторонних разработчиков.

Программы по мониторингу рабочего времени

В этой группе стандартно называют 3-5 доступных и несложных для пользователя в управлении и настройке программ. Это разработки отечественных программистов. Они эффективно отслеживают активность пользователей и визуализируют результаты мониторинга.

Kickidler

Одна из наиболее известных программ. Она по настроенному алгоритму делит время, проведенное на рабочем месте, на эффективное, неэффективное и нейтральное. Настраивается список ресурсов, посещение которых относится к категории неэффективного использования времени. Есть версия для сотрудников на удаленном доступе. Программа может отправлять руководителю фотографии рабочего стола сотрудника и присылать ему уведомления о некачественном использовании временных ресурсов. Настраивается на перехват нажатия клавиш на клавиатуре, что позволяет выявлять попытку обмануть или заблокировать сервис-контролер.

TimeDoctor

Программа контролирует использование рабочего времени сотрудников и оценивает их эффективность. Подходит для управления работой работников на удаленном доступе и фрилансеров. 

Функционал:

• контроль за временем, потраченным на один проект. При открытии карточки проекта необходимо включить таймер, при необходимости установить перерыв;
• точный подсчет времени работы при установке опции «Автопилот». В этом случае режим перерыва включается при отказе отреагировать на напоминание об отсутствии активности;
• мониторинг посещаемых информационных ресурсов. Если он находится в перечне нерекомендуемых, программа выдаст оповещение. Она зафиксирует пребывание на таком сайте более 10 минут подряд;
• контроль установки и запуска приложений. Программа способна заблокировать запуск пасьянса;
• запись скриншотов экрана с установленной периодичностью. Просматривать их можно в любое время, но хранятся они ограниченный период.

Как все сервисы такого типа, программа для эффективного применения требует согласия сотрудника работать на таких условиях. Это повышает мотивацию.

Yaware Time Tracker

Присутствие этой программы контроля работы персонала на компьютере можно скрыть для сотрудников, она не выдает оповещений. Если известно о том, что она установлена, пользователи могут использовать готовые скрипты, позволяющие обмануть контролера, реагирующего на отсутствие нажатий клавиш или передвижения мыши. Предусмотрен бесплатный период для тестирования на 14 дней. 

Функционал:

• выбор явного или скрытого способа установки. В первом случае это делает пользователь, рабочее время которого контролируется, во втором придется выдать сотруднику компьютер с уже установленным приложением;
• возможность группировать сотрудников и сравнивать качество работы исполнителей и групп;
• возможность настраивать график мониторинга в круглосуточном режиме или в определенное время;
• снятие скриншотов экрана;
• настройка описания сотрудниками элементов рабочей активности, происходящих не за экраном компьютера.

Программа предоставляет отчеты различных типов, показывая эффективность времени, наиболее часто используемые приложения и те, использование которых требует оценки.

CrocoTime

Программа входит в реестр сертифицированных, объединяет функционал по контролю работы персонала в домашних условиях и по ведению табелей учета рабочего времени. Имеет клиент-серверную процедуру, состоит из двух модулей: CrocoTime Server и CrocoTime Agent.

Программа считывает данные с экрана и с мыши, замечает перерывы более 5 минут, делает скриншоты экрана, интегрируется с другими корпоративными модулями. Не учитывает работу в программах, работающих без графического интерфейса. 

Выбор способа контроля работы сотрудников на удаленном доступе строится по удобным для компании и персонала принципам. Следует учитывать, что тайное использование утилит слежения не приветствуется и не мотивирует сотрудников. 

27.01.2021

Почему программы мониторинга набирают популярность 

2020 год оказался переломным для бизнеса. Многие компании были вынуждены перейти на удаленную работу, чтобы воспрепятствовать распространению коронавирусной инфекции. 

По исследованиям Microsoft, полностью или частично удаленную работу внедрили 76% компаний, тогда как до пандемии этот показатель равнялся 14%. Опрос проводили среди организаций, где работает свыше 250 человек.

Внезапный переход на удаленку ставит много новых задач и трудностей для компаний. Опрос PwC выявил три основных страха работодателей, касающихся удаленной работы:

• финансовые последствия;
• глобальный спад производства и экономического роста;
• снижение производительности.

Также, согласно отчету OWL Labs, 82% руководителей опасаются, что сотрудники на удаленке менее продуктивны и внимательны. Беспокойства обусловлены тем, что они не видят, чем заняты их подчиненные в рабочие часы. Например, кто-то может заниматься личными делами в это время. 

Сейчас руководители понимают, что удаленка будет еще долгое время, поэтому вводят инструменты, позволяющие продолжать продуктивную работу в таких условиях. Один из них — программное обеспечение для мониторинга экранов сотрудников. 

Как выбрать программу для мониторинга

Стоит помнить, что сотрудники обязаны знать о введении мониторинга экранов компьютеров в компании. Их необходимо уведомить об этом заранее, а также заключить с ними дополнительное соглашение о согласии на обработку данных. 

Все программы для мониторинга сотрудников работают по одному принципу. Пользователь устанавливает на свое устройство программное обеспечение, при включении которого происходит запись действий на экране. 

Смогут ли работники сами включать и выключать мониторинг? 

Этот вопрос особенно актуален, если программа мониторинга будет установлена на личное устройство сотрудника. В данном случае лучше обратить внимание на те платформы, которые предоставляют возможность включать и выключать мониторинг экрана в любое время. 

Таким образом подчиненный, использующий личную технику, сможет отключать программу в завершение рабочего дня или в перерывах, чтобы его личные данные не передавались компании.

Какие именно действия будут фиксироваться программой? 

Сейчас существует достаточное количество программ, позволяющих мониторить сотрудников, и все они обладают разным функционалом.

Если для компании важно знать, какие именно сайты посещает сотрудник в рабочее время, то можно присмотреться к таким сервисам как Bitcop, ActivTrak. Если руководитель хочет видеть, чем занимаются работники на рабочем месте в режиме онлайн, то ему подойдут Kickidler и Teamon.live.

Если в компании используются также сторонние сервисы для постановки задач или контроля рабочего времени, то настроить интеграцию с ними для проведения более детального мониторинга (например, отслеживание выполнения задач сотрудниками на экранах) можно с помощью платформ Hubstaff и Teamon.live.

Если начальство хочет знать, на какие клавиши и как часто нажимает сотрудник, то стоит выбрать программы, где существует решение «кейлоггер», например, это Kickidler и ActivTrak.

Также программы для мониторинга способны выводить отчеты по продуктивности сотрудников и по количеству отработанного времени, производить скриншоты экранов, предоставлять информацию о нарушениях и выполнять еще множество различных функций. 

Для подбора программы мониторинга компьютеров необходимо изучить каждую и выбрать ту, которая покажется наиболее комфортной как для руководителей, так и для сотрудников.

Как подготовить сотрудников к введению мониторинга

Для начала необходимо объяснить сотрудникам цель введения мониторинга. Они должны понимать, что это делается в первую очередь для повышения продуктивности, а не из-за недоверия к подчиненным. Так сотрудники будут более расположены к внедрению систем мониторинга и не заподозрят руководителя в постоянной слежке за своим рабочим экраном. 

Во-вторых, нужно ознакомить сотрудников с программой, которую выбрали для мониторинга. Стоит показать работникам процесс и рассказать обо всех особенностях и возможностях программы. Кроме того, сотрудников необходимо уведомить о новых правилах, которые им необходимо соблюдать, и о преимуществах, которые могут открыть для себя после введения мониторинга

Также советуем вводить системы слежения именно на устройствах компании. Так сотрудник будет спокоен, что его личные данные не тронут. Если в работе используется личная техника, то правильным будет показать сотруднику как программа выключается, и убедить, что его личные данные просматриваться компанией не будут.

И последнее — правильным будет заключить с сотрудником дополнительное соглашение о введении мониторинга. Там должны быть прописаны пункты о согласии на сбор данных и о целях использования мониторинга в компании.

Как сотрудники реагируют на мониторинг 

Многие сотрудники относятся нейтрально к внедрению данной системы. Согласитесь, что проблему можно решить быстрее, если руководитель заглянет в монитор сотрудника и подскажет ему, что нужно исправить. Кроме того, коллеги, выполняющие общие задачи, смогут быстрее прийти к единому решению, воспользовавшись информацией на мониторе друг друга.

Автор опросил своих сотрудников, работающих в компании удаленно. Вот что они ответили.

Андрей, использует личную технику в работе: «Мониторинг компьютера во время использования его в рабочих целях считаю нормальной практикой».

Алексей, использует технику компании в работе: «На мониторинг компьютера отреагировал нейтрально. Если бы он осуществлялся на личной технике, то отнесся бы скорее негативно. Думаю, у многих от этого будет паранойя, что забыл включить или что это вообще не отключается».

Олег, использует технику компании в работе: «Я лично отношусь к этому весьма положительно, если это техника работодателя. А что касается моей личной техники, то мне перед тем, как давать доступ к своему личному компьютеру, нужно удостовериться, что я могу доверять программе и человеку, который будет следить за этим компьютером».

Иван, использует свою технику на жестком диске компании: «К мониторингу компьютеров отношусь нейтрально. Если бы использовал только личную технику, то создал бы отдельную учетку для работы. Считаю, что разница с работой в офисе здесь в том, что не знаешь, когда руководитель посмотрит в твой монитор».

Дарья, использует технику компании в работе: «Считаю нормальным проводить мониторинг сотрудников. Ранее в работе использовала личную технику, и единственным минусом было то, что поначалу забывала выходить из приложения по окончании рабочего дня, в остальном дискомфорта не испытывала».

Вывод

Удаленная работа будет присутствовать в деятельности многих компаний как минимум ближайшие несколько лет. Несмотря на все трудности, организации должны научиться выстраивать работу в новом режиме и вести продуктивную деятельность. 

В этом помогают различные инструменты и сервисы, направленные на контроль рабочего времени, управление задачами и мониторинг сотрудников. 

Если вы не хотите, чтобы сотрудников душило ощущение слежки в рабочее время при использовании всех этих инструментов и в особенности мониторинга, вы должны действовать следующим образом:

• не скрывайте от сотрудников мониторинг их компьютеров;
• предоставьте им всю информацию о программе;
• расскажите подробнее о целях мониторинга и о том, какие именно данные он собирает;
• проведите собрание или онлайн-конференцию с презентацией продукта и информации о том, как им пользоваться;
• отнеситесь с пониманием к возможной первичной негативной реакцией работников и расскажите им о плюсах мониторинга компьютеров как для компании, так и для самого сотрудника.

Фото на обложке: Grusho Anna/Shutterstock.com

Здравствуйте, друзья!

Сама мысль об отказе от физического контроля за подчиненными и переводе их на дистанционный режим работы заставляет нервничать большинство руководителей и владельцев бизнеса. Однако, реальность такова, что сегодня это, возможно, единственный эффективный способ остаться на плаву.

И не так страшен черт… Удаленная работа имеет массу преимуществ – от экономии средств до возможности найма лучших сотрудников из разных уголков страны, а то и мира. Передовые коммуникационные технологии активно способствуют развитию фриланса, нивелируя все возможные трудности. Труд от звонка до звонка заметно уступает свободному графику, и число приверженцев последнего неуклонно растет.

Так что не стоит бояться. Организация удаленной работы сотрудников – не такая уж сложная задача, если знать, как действовать.

Как организовать дистанционную работу персонала?

Создание удаленного рабочего офиса требует умелого подхода, творчества и компромиссов. И начинать следует с себя. Культура дистанционного труда формируется сверху, в ином случае она будет рушиться внизу.

Главное понимать, что виртуальное управление в определенных моментах отличается от привычного штатного. То, что работает в офисе не всегда хорошо срабатывает для виртуальной команды. Поэтому важно применять иные эффективные практики.

Узнавайте своих сотрудников

Не стоит ограничиваться обсуждениями исключительно рабочих моментов. Конечно, если у вас горят сроки, тогда разговаривайте строго по делу, без лишних отступлений. Однако, в обычное время, связываясь с внештатным сотрудником, интересуйтесь его настроением, делами в семье и другими отвлеченными темами, которые помогут узнать его ближе, как человека.

Вам это позволит лучше понять работника, и мотивировать, когда возникнет необходимость. С его стороны вы приобретете лояльность к вашему бизнесу и стремление выкладывать на полную.

Уважайте их время

​Да, удаленщики трудятся в удобное время, но это не значит, что вы можете обращаться к ним без оглядки на часы. Уважайте их личную жизнь, и поэтому обсудите трудовой график с каждым специалистом.

Установите временные рамки, в пределах которых вы можете писать сообщения, созваниваться и ждать своевременного ответа. Границы позволят выстроить позитивные отношения и улучшить производительность.

Четко распределите обязанности

Каждый работник должен четко понимать свою роль в компании, и список обязанностей, которые подразумевает его должность. Это упрощает и улучшает взаимодействие между членами коллектива, и не вызывает путаницы, когда требуется выполнить внезапно возникшее действие.

Соберите информацию в одном месте

Все, что относится к бизнесу и конкретным проектам, должно храниться в едином месте, причем с открытым доступом для представителей команды. Можно пользоваться облачными сервисами или иными платформами с подобными функциями.

Важно, чтобы работники не тратили время на поиски нужной информации, и не отвлекали коллег сообщениями, а легко и быстро находили все самостоятельно.

Мотивируйте freelance-персонал

Кроме ежемесячных или ежеквартальных премий, не забывайте о наиболее простом и доступном способе мотивации – похвале. В условиях офиса легко подойти к подчиненному и похлопать его по плечу, а вот на удалении это сделать сложнее.

​И тут на помощь приходят:

1. Смайлики и гифки. Дополняйте ими сообщения, показывая удовлетворительные эмоции. Правильный эмодзи способен вызвать улыбку по ту сторону экрана и поднять мотивацию.
2. Корпоративные посиделки онлайн. Мини-вечеринка с тостами в сети – отличная идея, чтобы отпраздновать завершение проекта.
3. Бесплатные подписки в интернете для лучших сотрудников.

Мотивация должна присутствовать в том виде, в котором она наиболее интересна тем, на кого направлена. И тут возвращаемся к пункту первому – не ленитесь лучше узнавать подчиненных.

Автоматизируйте все, что можно

Главная польза от этого процесса – экономия времени и, как следствие, более оперативное выполнение заданий. Также автоматизация помогает избавить команду от рутинных процессов, которые не только отнимают ценные часы, но и снижают мотивацию. Возможно, это даже поможет сократить штат, оставляя в трудовом процессе исключительно профессионалов высокого ранга. Не превращайте персонал в роботов, а создайте эффективный механизм сами.

Полезные инструменты для удаленной работы сотрудников

И если уж говорить об автоматизации, то полезно будет назвать инструменты, которыми наиболее часто пользуются, трудясь на фрилансе. Их много, и возможно не все они нужны конкретно в вашем случае. Знакомьтесь, тестируйте, выбирайте.

Одним из популярных инструментов являются системы CRM.

​По сути они представляют собой виртуальный офис, в котором легко решаются такие задачи, как:

1. управление взаимоотношений с клиентами;
2. постановки целей и задач;
3. контроль за их выполнением;
4. ведение проектов поэтапно.

На просторах интернета они встречаются, как в платных, так и бесплатных версиях. Выбирать только вам. Но не стоит боятся инвестировать в онлайн-инструменты, ведь они призваны решать многие управленческие проблемы организации удаленной работы сотрудников.

Также стоит использовать специальные программы для таких процессов, как постановка и контроль выполнения задач. Среди удаленщиков достаточно популярным является сервис Trello.

​Еще один полезный софт – онлайн тайм-менеджеры. Они позволяют осуществлять контроль удаленной работы сотрудников, и в частности, сколько времени они тратят на выполнение задач и насколько высокой является их продуктивность.

И, без сомнений, для любой удаленной команды необходимы программы для качественной коммуникации. Их выбор чрезвычайно широк – Skype, Zoom, Telegram, Viber.

Изучите возможности их функционала, и подключайтесь к тому сервису, который наилучшим образом удовлетворяет ваши запросы.

И на этом далеко не всё. Существует еще много всевозможных сервисов, которые помогут наладить процессы так, чтобы они работали, как часы. Системы электронного документооборота, программы для удаленного доступа, планировщики, и даже социальные сети – все это может помочь в налаживании эффективной трудовой деятельности.

И не забывайте запрашивать у подчиненных обратную связь по поводу выбранных онлайн-инструментов. Не стоит работать по принципу «установил и забыл». Возможно, в процессе эксплуатации окажется, что некоторые программы неэффективны, и требуется подбор других решений.

Проблемы в управлении персоналом на удалении

Переход на свободный режим не обходится без трудностей. Их невозможно предвидеть заранее, но можно решить при помощи дельных советов и своевременного реагирования.

​К списку частых препятствий относятся:

• Найм подходящих профессионалов

Сбор внештатных подрядчиков – задача нелегкая. Одно дело, когда вы переводите существующий коллектив в свободное плавание, и совсем иное, когда требуется создание штата с нуля. Тяжело оценить профессионализм человека без личного общения, поэтому не стоит пренебрегать онлайн-собеседованиями. Возможно, придется попрощаться не с одним фрилансером, пока найдете подходящего специалиста.

• Ощущение одиночества у сотрудников

Это чревато понижением производительности, а также развитию депрессивного состояния. Нужно уметь распознавать подобные признаки, и активнее вовлекать работников в общение с коллегами путем видеособраний. Также старайтесь стимулировать людей, выходить из дома, гулять на свежем воздухе и проводить время с семьей.

• Отсутствие системы подотчетности

Нет отчетов – нет понятия, куда и как двигаться. Без итогов сложно оценить продуктивность каждого сотрудника, и эффективность выбранной стратегии в целом. Для бизнеса отсутствие отчетов – всегда минус. Подбивать итоги необходимо, независимо от сферы деятельности организации. Можно внедрить еженедельную отчетность о проделанной работе и планах на следующие семь дней, или ограничиться ежемесячной сводкой.

• Низкая сплоченность команды

Какой бы ни был коммуникабельный сотрудник, удаленная работа на дому часто приводит к отчужденности и обособленности от остальных. И здесь важно предпринять своевременные меры, которые позволят объединить персонал, улучшив их взаимодействие и коммуникацию. Каждый трудящийся должен понимать, что он является частью большой команды, которая стремится к единому глобальному результату.

Это небольшой перечень проблем, возникающих при управлении удаленным штатом. Главное, распознавать их и решать, повышая вовлеченность, производительность и сплоченность всей команды.

Как нанять хороших удаленщиков?

​Правда в том, что дистанционный формат работы подходит не всем. Большинство людей уверены, что их продуктивность существенно вырастет, если они получат возможность трудиться из дома. Но, реальность и практика показывают обратное.

Некоторым работникам необходима структура офиса, чтобы оставаться сосредоточенными и собранными. Дома отвлекающих факторов гораздо больше, чем на традиционной работе, и не все готовы им противостоять.

Как же определить, подходит ли штатный специалист или новый соискатель для работы из дома?

Тут пригодятся следующие советы:

1. Предлагайте соискателям выполнить тестовый оплачиваемый проект, прежде чем продолжить с ними более тесное сотрудничество. Это позволит оценить их профессиональные навыки и готовность трудиться на удалении. Если они активно коммуницируют, придерживаются сроков и качественно выполняют трудовые обязанности – смело нанимайте.
2. Выбирая людей из существующего штата, оставляйте только тех, в чьей компетентности и ответственности вы уверены. Подчиненные, которые пренебрегали трудовой этикой и демонстрировали несобранность и ненадёжность, наверняка, покажут еще более слабые результаты на удаленном поприще.
3. Давайте время на адаптацию, и лишь после этого делайте выводы – подходит ли конкретный специалист для внештатной должности в вашей компании.

Как обустроить виртуальный офис?

​Подготовив план удаленной работы сотрудников, следует позаботиться об общем обустройстве виртуального офиса.

Убедитесь, что важная информация доступна в интернете, обеспечив конфиденциальность определенных документов.

Обновите протоколы безопасности, чтобы избежать ненужных нарушений, и связанных с этим затрат. Определитесь с инструментами коммуникации.

Также в идеале стоит найти человека, которому можно будет делегировать управление удаленной командой. Это упростит общение с обеих сторон и избавит от лишних отвлекающих сообщений. Вы, как работодатель, можете заниматься решением более глобальных задач.

Как и в любой новой системе, потребуется определенное время, чтобы настроить все процессы. Открыто обсуждайте с подчиненными все возникающие проблемы и привлекайте их к решению. Пробуйте различные инструменты, и находите те, которые лучшего всего подходят для вашего трудового коллектива, стиля управления и бизнеса. Даже, если на старте будет трудно, не останавливайтесь на половине пути. На все нужно время. А результаты не заставят себя долго ждать!

До новых встреч!