Календарь для руководства

Так сложилось, что многие предприятия среднего и крупного бизнеса работают преимущественно с продуктами Microsoft. Полный офисный пакет устанавливается практически на все рабочие места сотрудников, там, где это нужно и не нужно. Ведение календаря руководителя осуществляется с помощью Outlook, который входит в состав того же офисного пакета.

С одной стороны, это универсальное решение для компаний любого уровня, а с другой – это монструозный инструмент, с которым очень сложно разобраться не только пользователям, но и системным администраторам. Одна только организация файлового хранилища для всех писем – сплошная головная боль.

Но есть более внятные и простые реализации для удобного ведение календаря руководителей и сотрудников. Как раз о таком мы сейчас и расскажем.

Что нужно для организации рабочего времени руководителя?

Давайте рассмотрим, какие задачи должен решать профильный программный комплекс внутри предприятия. Обычно, такой софт применяется исключительно для работы начальников, директоров, глав департаментов и прочих представителей высшего менеджмента, так как именно они занимаются:

• планированием своих действий и действий подчинённых сотрудников на один день, неделю, месяц, квартал, год и т.д.;
• постановкой задач и целей;
• контролем их исполнения и проверкой соответствия плана;
• составлением расписаний смен и отпусков, графиков выходных;
• ведением учёта количества отработанных дней и часов (на их основе начисляется заработная плата);
• и т.д.

Управление временем – наиболее важная обязанность любого руководителя. Плюс, на управленцах лежат другие задачи, в том числе оценка эффективности труда, найм и увольнение подчинённых, ведение отчётов, контроль брака/просрочки (если деятельность подразделения касается производства или продаж), этапов производственного процесса и др.

Как не «закипеть» от всех этих обязанностей и делать всё вовремя? Правильно, нужно автоматизировать всё, что только можно. Идея не нова. Основная проблема – поиск наиболее подходящих для этого инструментов.

Какие инструменты могут быть  

Первый формат работы с задачами и планированием – по старинке в блокноте или в записной книжке. Кому-то действительно так удобнее. Обдумал, записал, зарисовал, наполнил объект материальной вселенной и… забыл. А это уже проблема. Наибольшее количество провалов руководителей любого уровня происходит из-за задач, про которые благополучно забыли. Ведь блокнот не может сам о себе напомнить: пожужжать в кармане уведомлением со смартфона, позвонить вам на телефон с претензиями или пиликнуть всплывающим окном на рабочем компьютере.

Второй вариант – офис-менеджеры. Лучше человека может быть только правильно обученный человек. Офис-менеджеры (секретари, помощники руководителя) могут частично разгрузить своего босса. Запланировать совещание, согласовать детали его проведения, разослать всем уведомления, позаботиться о других важных моментах и т.п. Правда, у офис-менеджеров часто много и других задач, поэтому они и сами прибегают к использованию программных средств планирования. Да и позволить себе нанять такого помощника могут не все руководители.

Наконец, наиболее популярная категория инструментов – менеджеры задач или программы-органайзеры. Обычно это оффлайн ПО или частично standalone софт, который устанавливается на рабочее место руководителя и помогает ему во многих вопросах. Как раз к таким органайзерам относится Microsoft Outlook.

Плюсы таких программ:

• Они помогают планировать дела и сопоставлять их с графиком работы сотрудников/управленца.
• Могут автоматически уведомлять о приближающемся событии (специальным сообщением или письмом на указанный адрес).
• Обеспечивают согласование общих мероприятий: встреч, видеоконференций.
• Хранят всю необходимую информацию о выполненных и запланированных действиях. Вы их не потеряете и не забудете, сможете использовать для составления отчётов, проставления оценок и т.п.
• Часто помогают с документооборотом. Тот же Outlook – это почтовая программа. С его помощью вы сможете отправить сообщение или задачу нужному сотруднику или целому списку получателей, приложить файлы (презентации, документы, таблицы и др.), получить обратную связь.

Минусы классических органайзеров:

• Часто однобокое исполнение. Например, одни программы работают только с календарём, другие – только с задачами одного сотрудника и т.п. У них нет комплексной структуры и полной связности составных элементов.
• Такой софт нужно устанавливать на ПК (а это дорогостоящее оборудование, соответствующий инструктаж по работе и мерам безопасности), регулярно его обновлять, следить за проблемами совместимости, тестировать перед внедрением и т.п.
• Большая редкость, если такое программное обеспечение умеет интегрироваться с личными устройствами сотрудников. Поэтому уведомления привязываются только к рабочему месту (в ПК или к ноутбуку). С собой в дорогу их не возьмёшь.
• Высокая стоимость. Даже не столько стоимость, сколько капитальные расходы. Чтобы запустить все рабочие места, нужно приобрести комплект лицензий сразу на всех, не считая стоимости оборудования. А это серьёзный бюджет.

Максимальное удобство ведения рабочего календаря могут обеспечить только профильные комплексные SaaS/IaaS-сервисы. Например, когда соответствующий софт работает в вашей инфраструктуре (на арендованном или на собственном сервере) или в инфраструктуре провайдера.

• Вы можете перейти на модель подписки (оплата будет производиться меньшими платежами, но чаще, по итогам отчётных периодов, например, за месяц-два-год). От капитальных вложений можно уйти совсем.
• Инструмент профильный, поэтому задачи руководителя и подчинённых решаются более комплексно. В системе смогут работать не только начальники, но и их подчинённые (они смогут принимать задачи в электронном виде, отчитываться по их исполнению и т.д.). Руководители высшего звена могут отслеживать общие тенденции и более глобальные процессы, распределять задачи, добавлять новых исполнителей и предоставлять необходимые ресурсы. Контроль становится более прозрачным и наглядным.
• Наличие мобильных приложений и web-интерфейсов избавляет от необходимости обязательного оборудования мест каждого сотрудника.
• Не нужно ничего обновлять и тестировать. Сервис работает в готовом виде и с гарантированными ресурсами (даже если вы выберете конфигурацию для установки на свой сервер, окружение будет обновляться централизованно).

Мы не говорим, что Projecto решит абсолютно все задачи. Нет, это невозможно даже в теории. Но наш сервис легко адаптируется под предприятия разного размера и комплексно закрывает многие задачи руководителей, которые касаются планирования, тайм-менеджмента, отчётности по задачам и контроля их выполнения. Здесь же можно вести календари сотрудников и управленцев по заданному образцу.

Projecto имеет готовые мобильные приложения, поэтому уведомления о предстоящих событиях и о новых задачах будут приходить моментально с гарантированной доставкой до получателя.

Вы можете арендовать нашу SaaS-инфраструктуру, а можете разместить ПО на своём сервере (если этого требуют ваши бизнес-процессы).

Итак, какие возможности по работе с календарями обеспечивает Projecto:

1. Нет требований к обязательной установке клиентского ПО. Для доступа к интерфейсу нужен только современный браузер.
2. Вы получаете наглядное отображение всех текущих, запланированных и состоявшихся событий (дел, задач, мероприятий и т.п.) на день (раздел «Сегодня»), на неделю или на месяц.
3. Мероприятия на весь день выводятся в отдельной области, чтобы не загромождать рабочее поле календаря. Так же отдельно выводятся командировки (чтобы руководитель мог учитывать физическое отсутствие конкретного сотрудника).
4. Допускается несколько типов календарей: личный, рабочие (для нескольких участников) и корпоративные (сразу для всех). Соответственно, события при соотнесении с нужным календарём будут отображаться сразу у всех участников. В специальном меню вы можете скрыть показ событий из разных типов календарей (чтобы сконцентрироваться на чём-то одном).
5. События могут быть повторяющимися или разовыми. Цикл повторения можно настроить очень гибко – под любые типы задач.
6. Для более тонкой настройки к событиям можно добавлять (приглашать) участников, прикреплять проекты, теги, заметки, ресурсы, задачи, документы и файлы.
7. Каждое событие можно обсудить в отдельном чате, поднять в приоритете и привязать к месту проведения.
8. Чтобы никто ничего не пропустил, вы можете создать напоминания: по дате, на определённый период (перед событием) или с привязкой к дням недели/месяца. Уведомления будут отображаться в специальном меню, отправляться на почту или срабатывать в мобильном приложении.
9. В истории легко отследить статус события: состоялось оно или нет, возможно, было отменено.
10. У каждого события календаря может быть своя повестка. Количество пунктов никак не ограничивается. Отдельные элементы списка можно перевести в статус приватных, преобразовать в задачи или отметить, как решённые (для сохранения в истории).
11. Есть возможность сопоставления календарей разных сотрудников. Для этого в окне выбора календарей необходимо добавить одного или нескольких пользователей.
12. Для создания нового события достаточно кликнуть указателем на любой свободной ячейке со временем.
13. Вы можете переносить события просто зажав их и перетянув на новый слот времени.

Никакие интеграции вам не понадобятся просто потому, что весь нужный функционал уже есть внутри системы – от личных карточек сотрудников до автоматических отчётов и канбан-доски.

Проще один раз увидеть в действии, чем сто раз услышать о возможностях. Поэтому настоятельно рекомендуем попробовать нашу демо-версию.

Эффективное управление временем – важный навык любого руководителя, менеджера, фрилансера. Но, как его грамотно распределять и правильно использовать, чтобы не запутаться в бесконечном потоке задач? Для записи ежедневных дел, фиксации целей и планов удобно использовать электронный календарь. Это удобный и полезный инструмент для каждого делового человека. С его помощью вы всегда будете знать, чем заняться в первую очередь. Он будет выполнять функции своеобразной напоминалки, которая заблаговременно предупредит о важном событии или новой задаче.

Программа электронный календарь ЛидерТаск

ЛидерТаск напомнит вам о предстоящих встречах и задачах, просто добавьте их в календарь, установите срок и настройте время, за которое вас нужно предупредить о событии. Приложение будет держать вас в тонусе сообщая вам о планах и успехах за день.

Скачать ЛидерТаск

В ходе работы часто приходится планировать важные звонки, встречи, ориентируясь на занятость в течение нескольких дней или даже недель. Для этого нужно понимать, в какие моменты вы менее загружены. Проще всего в таких случаях ориентироваться на календарь. Полагаясь на память, вы рискуете забыть о каком-то важном событии или мероприятии, или случайно запланируете несколько дел на одно время.

Используя электронный календарь онлайн, у вас будет возможность координировать свои действия с другими участниками команды или подчинёнными. Сотрудники с правом доступа будут видеть ваши записи, а вы – их, поэтому вам будет проще договориться, на какое время назначить совещание по проекту.

Электронная программа-календарь будет полезна в организации личных дел. Если вы занимаетесь фитнесом, ведёте здоровый образ жизни и хотите привить себе полезные привычки, в ней можно установить соответствующие напоминания, например, выпить стакан воды через определённый промежуток времени или сделать перерыв в работе для разминки.

Предлагаем лично убедиться в эффективности данного сервиса, установив на свой смартфон, планшет или персональный компьютер приложение-календарь для планирования. Чтобы вам было проще сделать выбор, мы собрали лучшие цифровые планировщики в следующем рейтинге.

ТОП-12 лучших приложений-календарей

На всех мобильных устройствах и пк присутствуют встроенные календари Outlook, GSuite, iPhone или Android. Но, их нельзя назвать удобными для планирования. Зато огромный выбор разнообразных программ-органайзеров, ежедневников и планировщиков можно найти в интернете. В наш список мы включили самые удобные и популярные из них, претендующие на звание «хитов» 2023 года.

1. ЛидерТаск

Удобный таск-менеджер, планер и ежедневник, предназначенный для ведения списков дел, создания, отслеживания выполнения задач, организации индивидуальной и совместной работы над проектами. В программе удобно формировать клиентскую базу, сохранять всю сопутствующую информацию о клиентах. Вести электронный ежедневник, чтобы быть в курсе всех своих дел на любой период. При необходимости быстро переносить важные задачи на другой день или время. Добавлять, сортировать, менять их приоритетность. Иметь возможность в любой момент сориентироваться, что вас ожидает завтра.

Настроив уведомления по дате или другим параметрам, вы своевременно получите информацию о новых делах или изменениях в проекте. Сможете эффективно организовать работу в команде.

Преимущества

• Гибкие, адаптивные настройки, позволяющие использовать органайзер для любых целей.
• Функция «умных уведомлений», помогающая быть в курсе всех событий.
• Возможность настройки механизма фильтрации и поиска информации по собственному желанию: по цветам, срокам, возрастанию, убыванию.
• Наглядное отображение всех задач на канбан-досках.
• Виджеты для создания задач прямо из браузеров.
• Комфортная работа без подключения к интернету, с открытыми инструментами и командами.
• Нумерация недель в календаре.

Платформы

• Android;
• MacOS;
• Web;
• iOS;
• Windows.

Тарифы

1. Бесплатный, для личных целей.
2. Премиум — 249 рублей в месяц за сотрудника.
3. Бизнес — от 379 рублей.
4. Бизнес + — от 499 рублей.

2. Zoho Calendar

Онлайн сервис для планирования, контроля, отслеживания встреч, совещаний, создания напоминаний о днях рождения и других важных датах. Поддерживает работу в многопользовательском режиме с обменом данными между участниками команды. В приложении можно вести общий календарь в нескольких приложениях Zoho, включая Zoho Projects и Zoho CRM. Устанавливать несколько видов напоминаний по одному событию: в виде письма электронной почты или сообщения из всплывающего окна. Создавать приглашения на мероприятия с их рассылкой пользователям. Назначать виртуальные встречи и проводить совместные совещания в сети.

Преимущества

• Удобное управление личными и профессиональными событиями.
• Синхронизация нескольких календарей.
• Виртуальное общение при помощи опции Zoho Meeting.
• Возможность переадресации событий.
• Добавление ссылок по месторасположению.

Платформы

• Android;
• Web;
• iPhone;
• Windows Phone.

Тарифы

Бесплатный.

3. YouGile

Удобный календарь для заметок и организации дел. Интерфейс приложения реализован в виде доски с карточками, в которых указывается суть задачи, её исполнитель, срок завершения и дополнительные задания к ней. Задачам присваиваются цвета, соответствующие цвету колонок. Это дает наглядное представление о том, какие из них находятся в работе, какой у них статус, тип. Кто отвечает за их выполнение. Открывая карточку, исполнители автоматически попадают в чат по задаче. Это упрощает коммуникации в рамках общего проекта. В программе можно настраивать уведомления о сроках завершения задач в интервале от 15 минут до 3 дней.

Преимущества

• Поддержка 5 видов отчётов, включая Ленту событий, Задачи сотрудников, Таблицы.
• Неограниченное количество личных и групповых чатов.
• Контроль времени выполнения задач при помощи опции «Таймер», с обратным отсчётом.
• Закрепление сообщений в шапке чата.
• Возможность восстановления удалённых объектов.

Платформы

• Windows;
• Mac OS;
• Linux;
• iOS;
• Android.

Тарифы

1. Бесплатный – до 10 пользователей.
2. Платная версия от 11 участников – 333 рубля в месяц за каждого участника.

4. ClickUp

Не очень раскрученный в нашей стране, но практичный, удобный в работе, понятный и не перегруженный лишними функциями программный продукт для индивидуальной и командной работы. Приложение в любое время продемонстрирует полную картину ваших дел через опцию Dashboards. Вы сможете отслеживать запланированные задачи в списках, вносить изменения в рабочие процессы на доске, перемещать сроки выполнения заданий в календаре. В сервис встроен корпоративный чат для обсуждения любых вопросов в режиме реального времени. В приложении можно добавлять комментарии к действиям, отмечать группы или отдельных исполнителей. Устанавливать связи между задачами для их оперативного выполнения.

Преимущества

• Огромное количество настраиваемых функций.
• Отслеживание действий пользователей, совместно работающих над проектом.
• Эффективное управление задачами.
• Создание пользовательских пространств, представляющих отделы, команды или другие компании.
• Формирование отчётов о производительности, задачах и других критериях.
• Синхронизация с Google Calendar.

Платформы

• Web;
• iPhone;
• Android;
• Windows.

Тарифы

1. Базовый, без оплаты.
2. Неограниченный – 5 долларов в месяц за сотрудника.
3. Бизнес – 12 долларов.
4. Бизнес+ — 19 долларов.

5. Trello

Качественный софт для совместной работы над проектами по системе Канбан, пользующийся огромной популярностью во многих странах мира. Подойдёт для небольших команд, которые хотят контролировать и отслеживать выполнение различных задач. Кроме цифровой доски для составления списков дел, программа имеет гораздо больше возможностей и функций. С помощью опции Trello Calendar View для каждой карточки может быть установлена отдельная дата с организацией доступа к календарю в соответствующий день. Сервис также можно использовать для планирования, создания чек-листов. Использовать встроенный календарь можно для получения чёткого представления о работе каждого участника команды.

Преимущества

• Быстрая оценка прогресса в выполнении задач.
• Универсальность, позволяющая использовать данный инструмент для решения различных вопросов.
• Безопасное хранение информации, настройка доступа к доскам.
• Поддержка 22 языков, включая русский.

Платформы

1. Android;
2. MacOS;
3. Windows;
4. iOS.

Тарифы

Без оплаты.

6. Яндекс.Календарь

Единственная российская платформа с сервисом географических карт и функциональным онлайн-календарём. Для использования сервиса необходима регистрация с созданием учётной записи. Внешний вид календаря зависит от устройства, на котором он используется. Предусмотрены отдельные версии для мобильных телефонов и смартфонов. Выходные и праздничные дни на странице выделяются красным цветом. На каждый день можно создавать события, указав заголовок мероприятия, время и периодичность показа уведомлений.

Преимущества

• Организация списков дел.
• Настройка уведомлений о событиях на почту, в смс или через CalDav.
• Совместный доступ к событиям.
• Отправка напоминаний в установленное время суток.
• Удобный просмотр записей с возможностью их редактирования.
• Установление приоритетности для задач.

Платформы

• MacOS;
• Windows;
• Android;
• iOS.

Тарифы

Бесплатный, в рамках подписки.

7. Basecamp

Простой инструмент для увеличения продуктивности и успешного взаимодействия в команде. Функционал программы включает все необходимые средства для обеспечения коммуникаций, создания, контроля выполнения задач, составления планов на различные периоды. С корпоративным чатом, встроенной лентой новостей, держащей в курсе обо всех событиях, происходящих в компании. Удобным календарём, в котором можно отмечать важные события и планировать предстоящие мероприятия.

Преимущества

• Комфортная работа с одним или несколькими проектами в общем информационном пространстве.
• Возможность быстрого обмена данными с другими пользователями.
• Синхронизация с Outlook и Google календарём.
• Контроль активности и результативности участников команды.
• Удобный чат для общения, лента новостей.

Платформы

• MacOS;
• iOS;
• Windows;
• Android.

Тарифы

1. Пробный — до 30 дней.
2. Платная версия – 99 долларов в месяц.

8. Nook

Бесплатный электронный календарь, поддерживающий синхронизацию с сервисами и Outlook и Google. Помогает добиться ясности в расписании, эффективно планировать встречи и мероприятия с участием других пользователей при помощи функции «Люди», отображающей их календари. Приложение интегрируется с Microsoft Teams и Zoom, что позволяет его использовать для создания видеоконференций.

Преимущества

• Настройка страниц расписания.
• Синхронизация между разными видами календарей.
• Создание мероприятий, встреч и конференций.

Платформы

Приложение работает на всех платформах.

Тарифы

Бесплатный.

9. Cron

Информативная и комфортная в работе программа-календарь, позволяющая мгновенно создавать новые задачи через панель быстрого поиска. Доступна для Windows, macOS, iOS. Эффективно работает с приложениями Asana, Trello и Slack. В сервисе можно создавать события, делиться ими с другими пользователями, обсуждать планы с коллегами и совместно решать любые задачи. Настраивать напоминания о событиях и сроках завершения задач.

Преимущества

• Опция перетаскивания задач.
• Удобная панель быстрого поиска, позволяющая оперативно создавать и вносить изменения в задачи.
• Расписание встреч.
• Функции часовых поясов.

Платформы

Windows, macOS и iOS.

Тарифы

Бесплатный.

10. Microsoft’s Outlook Calendar

Популярное приложение для бизнеса, входящее в офисный пакет Microsoft Office 365. Благодаря интеграции с личной почтой с ним легко контролировать всю поступающую информацию, собирая её в одном месте. Чтобы создать событие или встречу, выберите подходящую дату или временной период и введите текст с описанием. Используйте звуковые сигналы для напоминания о событиях. Выделяйте отдельные элементы календаря разными цветами для быстрого поиска информации.

Преимущества

• Создание мероприятий, встреч одним щелчком.
• Возможность организации совместных собраний с рассылкой приглашений другим пользователям.
• Быстрый просмотр, совместная работа с другими календарями.
• Отправка календарей по электронной почте с контролем общего доступа к данным.

Платформы

• Android;
• Windows;
• iOS;
• MacOS.

Тарифы

Без оплаты, в составе подписки.

11. Календарь Google

Не нуждающийся в представлении инструмент для планирования. Приложение синхронизируется на всех цифровых устройствах. Им можно пользоваться в любом месте в любое время. Настраивать под свои цели и потребности. Импортировать в личный блог, любую программу на сайте. При этом вы сами определяете, какие события в нём будут отражаться, и кто их может просматривать.

Преимущества

• Интуитивно простой интерфейс.
• Эффективная система оповещений о событиях.
• Структуризация задач, событий по приоритету, дате или другим параметрам.
• Одновременная работа с несколькими календарями.
• Открытие или ограничение доступа к информации третьим лицам.

Платформы

Подходит для всех платформ.

Тарифы

Без оплаты.

12. Sunsama

Отличный органайзер, ежедневник для структуризации и эффективного выполнения личных, рабочих дел, повышения продуктивности и избавления от стресса из-за опасения что-то не успеть. Благодаря функции ежедневного планирования вы легко справитесь с любыми задачами, следуя пошаговым инструкциям. Не упустите из виду ни одного важного события. Для обзора личной эффективности можно воспользоваться опцией еженедельного обзора и планирования. Настроить автоматическое планирование задач во встроенном календаре.

Преимущества

• Визуальное оформление рабочих дел на доске Kanban.
• Автоматический перенос незавершённых задач на следующий день.
• Цветовое кодирование календаря.
• Фокусировка на главных задачах с опцией «таймбоксинг».
• Привлекательный дизайн.

Платформы

• Web;
• MacOS.

Тарифы

Бесплатный.

Заключение

Мы рассмотрели самые известные приложения-календари, которыми успешно пользуются многие команды и пользователи в разных странах мира. Кто-то при выборе личного электронного ежедневника-органайзера обращает внимание на его функциональность и возможность выполнения разноплановых задач. Кому-то важна простота и комфорт в работе. Сравнивайте их характеристики, изучайте присутствующие в них опции. Это даст возможность выбрать для себя оптимальный вариант, который сделает вашу жизнь и работу более эффективной и спокойной.

Независимо от конкретной роли руководителя, на которого вы работаете, то, как вы управляете его календарем, может оказать непосредственное влияние на его способность выполнять свою работу должным образом. Точный календарь поможет им придерживаться графика, следить за сроками и заранее узнавать о важных датах. В этой статье мы обсуждаем, почему управление календарем руководителя является важным, и даем практические советы, как это сделать.

Почему важно эффективно управлять календарем руководителя?

Эффективное ведение календаря руководителя важно главным образом потому, что оно помогает руководителю полностью использовать имеющееся у него время. Это включает в себя отслеживание всех важных мероприятий, таких как события, встречи и задачи, с общей целью помочь руководителю использовать свое ограниченное время как можно эффективнее. Это обычно предполагает определение приоритетности задач и запросов, стратегическое планирование долгосрочной деятельности и постоянную постановку ежедневных задач, стараясь при этом найти баланс между ежедневными достижениями и долгосрочным успехом.

К числу наиболее важных преимуществ хорошо составленного календаря руководителя относятся:

• Он помогает вам расставить приоритеты и цели вашего начальника, помогая ему использовать свое время и энергию максимально эффективно

• Это поможет вам избежать ошибок в управлении расписанием, таких как двойное бронирование, пропущенные встречи или отсутствие приоритета потенциально важных встреч.

• Он улучшает долгосрочные перспективы, определяя приоритеты на длительный период в будущее

• Это может помочь вам и вашему начальнику оценить качество предыдущей работы, так как хорошо управляемый календарь подразумевает ведение учета всех прошедших событий и их цели

Как эффективно управлять календарем руководителя

Рассмотрите эти девять шагов, чтобы повысить эффективность управления вашим календарем:

1. Проведите дискуссию с вашим начальником

Человек, который должен быть знаком с календарем, которым вы управляете, в конечном итоге является руководителем, поэтому первый шаг к эффективному управлению календарем — это обсуждение с вашим боссом. Как исполнительный помощник, вы должны знать следующее:

• Если у вашего начальника уже есть система составления расписания, которую он использует в настоящее время или использовал в прошлом

• Если у них были какие-либо предыдущие проблемы с календарем

• Если у них есть для вас какие-либо предложения по управлению своим календарем

• Если другим людям необходимо получить разрешение на изменение записей в своем календаре

2. Выберите правильное приложение для составления расписания

Хотя теоретически вы можете вести календарь руководителя вручную, использование компьютерных программ или программ для смартфонов, скорее всего, сделает все проще и эффективнее. Помимо того, что программное обеспечение календаря позволяет вам бронировать определенные задачи и события вместе с их полной информацией, оно также помогает вам в подтверждении событий, поскольку вы можете запросить ответ от кого-либо, если хотите узнать, получил ли он приглашение или подтвердить полученное приглашение на мероприятие или встречу.

3. Ознакомьтесь с приложением

После выбора наиболее подходящего для вашей конкретной ситуации приложения для составления расписания необходимо тщательно изучить все его функции и инструменты, поскольку они могут помочь вам повысить эффективность работы. Например, вы можете установить автоматические напоминания об отправленных приглашениях или создать цветовые коды для различных задач в зависимости от их характера или важности.

4. Создание шаблона календаря

Теперь, когда вы знакомы с программным обеспечением календаря, вы можете начать создавать шаблон, который впоследствии можно будет редактировать в зависимости от расписания вашего босса. Сначала необходимо определить все виды деятельности, которые ваш начальник должен выполнять каждую неделю, например, отвечать на электронные письма и телефонные звонки, проводить исследования, встречаться с клиентами, встречаться с сотрудниками и выполнять любые другие повторяющиеся еженедельные действия.

Затем вам нужно найти способы организовать их таким образом, чтобы свести к минимуму любые потери времени. Например, если ваш начальник часто отсутствует в офисе, может иметь смысл запланировать целый день, когда он остается в офисе и занимается общением по электронной почте и совещаниями сотрудников. Наконец, вы должны убедиться, что ваш начальник знаком с вашим расписанием и действительно следует ему.

5. Поговорите со всеми, у кого есть доступ к календарю

После настройки календаря, если кроме вас и вашего начальника есть другие люди, имеющие к нему доступ, необходимо поговорить с ними и сообщить им, как с этого момента работает ежедневник вашего начальника. Правильная коммуникация очень важна, поэтому может быть полезно попросить их уведомлять вас, если они добавляют что-либо в расписание, и оперативно подтверждать, если их приглашают принять участие в какой-либо встрече.

6. Постоянно проверяйте сообщения о дорожной ситуации и погоде

Если руководитель, на которого вы работаете, проводит регулярные встречи вне офиса, внешние факторы, такие как погода и дорожное движение, могут существенно повлиять на его график. Плохая погода или крупное событие, происходящее в городе, могут сильно изменить время в пути, поэтому знание о них заранее поможет вам выделить больше времени.

7. Оставляйте пустые места в расписании каждый день

Даже если большинство задач вашего начальника повторяются и предсказуемы, некоторые неожиданные ситуации все равно могут возникнуть. Аналогично, некоторые задачи могут создавать другие задачи или занимать больше времени, чем запланировано. Единственный способ создать достаточно гибкий календарь руководителя — это постоянно оставлять пустые места и занимать их в зависимости от краткосрочных событий.

8. Предпринимайте активные шаги, чтобы помочь руководителю соблюдать график работы

После создания и внедрения календаря необходимо убедиться, что время, отведенное на выполнение каждой задачи, соблюдается. Хотя обычно вы примерно представляете, сколько времени требуется на выполнение каждой задачи, практика может отличаться от теории, и некоторые задачи могут занять больше времени, чем планировалось. Если ваш начальник имеет тенденцию тратить больше времени, чем нужно, на некоторые встречи, вы должны сообщить ему, что он может опоздать на следующее задание. Однако, если выполнение важного задания занимает больше времени, чем планировалось, вам необходимо проявить инициативу и внести соответствующие изменения в расписание.

9. Убедитесь, что вы единственный человек, который имеет право последнего слова в отношении событий календаря

Наконец, как помощник руководителя, вы должны быть уверены, что являетесь единственным привратником в расписании руководителя. Работа со сложным расписанием обычно трудна, но она может стать невыполнимой задачей, если у вас нет полного контроля над тем, кто может получить к нему доступ и редактировать его. Даже если другие люди могут видеть и редактировать календарь, вы должны дать им понять, что в конечном итоге вы несете ответственность за соблюдение графика, и любые дополнительные действия должны быть сначала одобрены вами.

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 9.9K

Расскажу о календарях YouGile, Битрикс-24, Weeek, ClickUp, Wrike, Asana, Trello. Давно анализирую системы управления проектами, делаю обзоры, сравниваю функции, подкидываю идеи по продукту разработчикам. Протестировала более 50 систем. 

Все календари проектов похожи. Задачи попадают туда с досок или из списков и to-do-листов, если проставлены даты. Есть цветная маркировка и фильтрация. Можно добавить задачу, изменить сроки перетаскиванием, завершить. 

Системы расположила по порядку: от тех, что точно останутся доступны в России – до работающих с ограничениями. В конце – сравнительная таблица.

Обзор 7 календарей для управления проектами

YouGile

Перейти на сайт системы

Календарь YouGile доступен в России, все сервера для российских клиентов размещены на территории РФ.

Интерфейс: Неделя. Название задачи, исполнитель, дедлайн, наличие подзадач. Цвет карточки соответствует цвету столбика на доске. 

Плюсы:

• Цвет задачи на календаре равен цвету колонки на доске. Сразу видно, какие задачи в бэклоге, какие в работе. Или какой у задач статус, приоритет, исполнитель, тип и пр. 

• Коммуникации в приоритете. Когда открываешь карточку, попадаешь сразу в чат по задаче. 

• Напоминания о горящем сроке задачи – от 15 минут до 3 дней.

• Дедлайн в формате даты или даты и времени с точностью до минуты.

• Настройка интерфейса: можно указать дату старта и дедлайн, и тогда карточка растянется на несколько дней. Можно оставить только дедлайн, чтобы не перегружать интерфейс.

• При добавлении новой задачи в календаре она автоматически попадает в первый столбик соответствующей доски (например, «бэклог»), если не выбрать другой столбик.

• Текущее время отображается красной пунктирной чертой.

Минусы:

• Пока нет месячного среза, но планируется в следующих версиях.

• Пока добавлены только самые необходимые фильтры. 

• Нельзя собрать задачи из разных досок на один календарь. Но это уже в разработке, будет реализовано через систему сводок.

Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном (полностью бесплатная версия до 10 человек).

Битрикс-24

Перейти на сайт системы

Календарь Битрикс-24 доступен в России, все сервера для российских клиентов размещены на территории РФ.

Интерфейс: Месяц, неделя, день. Название задач. 

Синхронизации: Google-календарь и Outlook, с macOS и мобильными телефонами.

Плюсы:

• Интеграция с CRM. Задачи в календаре можно привязывать к элементам в CRM и наоборот. 

• Фильтры: все задачи/завершенные задачи. 

• Гибкие права доступа для сотрудников к определенным типам или конкретным календарям.

• Кроме календаря задач есть отдельный календарь групп, событий и CRM.

• Можно добавлять в избранное календари групп и коллег, если открыт доступ. 

• Календарь событий с приглашениями как в Google-календаре.

• Задачи из календаря событий отображаются на главной в блоке «Ближайшие события». 

Минусы:

• В разных типах календарей (компании, задач, сотрудников, личном) легко запутаться. 

• Сложно разобраться, как настроить права доступа к разным календарям, чтобы достичь нужного соотношения прозрачности и приватности.

Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном.

Weeek

Перейти на сайт системы

Российская система управления проектами, реализованная в виде календаря. Продолжает работу в РФ.

Интерфейс: Неделя. Система изначально реализована в формате календаря: каждый столбик на доске – это день недели.

Синхронизации: Google-календарь.

Плюсы:

• Календарем с задачами можно поделиться по ссылке. Доступ – только для просмотра.

• Строка поиска позволяет быстро найти нужную задачу.

• Фильтры задач: по типу, исполнителю и приоритету.

• Гибкие параметры сортировки задач: по важности, по времени, по длительности, по типу, вручную.

Минусы:

• На стандартном экране отображается только 4-5 дней. Чтобы увидеть все 7, нужно уменьшать масштаб или двигать рабочее окно влево.

• Нет месячного среза.

Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном (до 5 человек).

ClickUp

Перейти на сайт системы

Американская система ClickUp пока не делала официальных заявлений относительно клиентов из России и продолжает работать. Как показывает практика, малопопулярные продукты в РФ не торопятся делать заявления. ClickUp хороший и нераспространенный продукт.

Интерфейс: Месяц, неделя, 4 дня, день. Исполнители, цветовое обозначение статуса задач, приоритет, метки, подзадачи.

Синхронизации: Google Calendar.

Плюсы: 

• Интерфейс можно настроить под себя, сделать его минималистичным или информативным. Есть выбор, какие параметры задачи показывать на общем календарном виде, а какие нет – статус, исполнители, приоритет, метки, подзадачи…

• Много параметров для фильтрации задач – 22. Есть фильтры по статусу, приоритету, исполнителю и пр. Фильтры настраиваются и сохраняются.

• Подзадачи/повторяющиеся задачи/выходные можно отображать или скрывать.

• Можно вывести все «мои задачи» из всех списков в едином календаре. 

• Информативные цвета. По умолчанию задачи в работе – фиолетовые, новые – серые, завершенные – зеленые, но можно добавить любые новые статусы и пометить любым цветом. Цвет задачи может соответствовать: ее статусу, списку из которого она или любому настроенному параметру. 

• Карточки можно помещать в календарь перетаскиванием из списка задач. 

• Разные форматы отображения: am/pm или 24 часа. 

• Ссылку на задачу можно скопировать из календаря и отправить коллегам. 

• Можно создать и сохранить любое дополнительное поле, которое нужно будет заполнять при добавлении новой задачи, например «чек-лист».

Минусы: 

• Растянутые на несколько дней карточки выглядят громоздко. 

• Есть повторяющиеся задачи в будущем, но они отображаются на календаре только на платном тарифе.

• Нужна грамотная настройка. Прежде чем пользоваться календарем, необходимо обсудить и установить правила для всей команды. 

Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном.

Wrike

Перейти на сайт системы

На сайте и в Твиттере Wrike нет официальных заявлений по поводу работы в России. Можно продолжать пользоваться.

Интерфейс: Неделя, месяц, квартал, год. Цветовое обозначение статуса задачи. 

Синхронизации: С календарями Google, Apple и Microsoft.

Плюсы: 

• Разные слои в одном календаре с разными параметрами. Есть слой на основе задач и на основе проектов. Можно вручную выбирать задачи из разных досок для одного слоя.

• На календарь задач накладываются слои с других календарей. Например, с календаря отпусков, чтобы распределить нагрузку и учесть рабочие дни сотрудников. 

• Для линейных сотрудников создаются простые слои, чтобы не перегружать календарь событиями, для менеджеров и руководителей – более сложные.

• Каждый пользователь, в том числе гость, настраивает для себя удобный вид календарей, выбирает только нужные ему слои. 

• Фильтрация по статусу, постановщику, типу задачи, важности, каналу, участникам.  

• Возможность показать календарь другим командам и клиентам, создав внутреннюю или внешнюю ссылку. 

• Шаблоны календарей: редакционный (цвета карточек в соответствии с каналом размещения контента), технической поддержки (цвета в соответствии со статусом тикетов), управления проектами (цвета задач зависят от того, из какого они проекта). 

• Устанавливаются уровни конфиденциальности и определяется степень прозрачности данных для разных команд. Гибкая настройка: можно показывать названия задач в календаре, но скрывать подробную информацию о проекте. 

Минусы: 

• Требуется долгая настройка и обучение, чтобы понять принципы работы и использовать все возможности календаря себе во благо. 

Тариф: Только на платных тарифах.

Asana

Перейти на сайт системы

На сайте Asana есть новости о последних обновлениях системы и о том, что в сообществе набралось 100k пользователей. Но в блоге, в Твиттере и в Фейсбуке нет официальных заявлений по поводу работы в России. Можно продолжать пользоваться.

Интерфейс: Месяц. Исполнители, цвет метки и цвет карточки.

Синхронизации: Google-календарь, Outlook, Apple iCal.

Плюсы:

• Цвет для карточек выбирается прямо в календаре или ставится по умолчанию.

• Кроме календаря проектов есть отдельные календари группы и личных задач.

• Есть фильтрация задач по приоритету, типу, статусу согласования, фильтры настраиваются.

• Разные режимы отображения: все задачи/завершенные/незавершенные. 

• Можно показывать/скрывать выходные. 

• Подзадачи тоже отображаются в календаре, если они добавлены в проект.

• Есть повторяющиеся задачи.

Минусы:

• Нет недельного среза в общем календаре проектов – только в личных задачах.

• Установка времени завершения задачи доступна только на платном тарифе.

Тариф: На бесплатном тарифе – с ограниченным функционалом. 

Trello

Перейти на сайт системы

Компания Atlassian, которой принадлежит Trello, заявила о прекращении продаж новых продуктов в России. Действующие лицензии будут забирать у некоторых российских госструктур и корпоративных клиентов (как именно их будут определять, не уточняется). Однако компания продолжит работать с малым бизнесом из России. Так что небольшие креативные команды использовать Trello могут, но без гарантий.

Интерфейс: Месяц, неделя, день. Название задачи, цветовая метка и исполнители. Если проставлен дедлайн, карточка растягивается на несколько дней. 

Синхронизации: Формат iCalendar (Google Calendar, Outlook, Apple iCal, Mozilla Calendar). 

Плюсы:

• В дневном срезе карточки автоматически сортируются по времени вплоть до секунды: задача с дедлайном в 15:00:00 будет выше задачи на 15:00:10. 

• Гибкий фильтр – по ключевым словам, по меткам (готово, ждет подтверждения…), по датам (без даты, срок истекает сегодня, срок истек), по участникам задачи.

• Добавить в календарь можно одну карточку или целый список задач, который станет отдельным столбиком на доске.

• Чек-листы внутри карточки на календаре. На каждый пункт назначить исполнителей. Если пункт чек-листа становится более крупной задачей, он преобразуется в полноценную карточку, информация об исполнителе и сроке автоматически подтягивается на нее.

Минусы:

• Нет общего календаря сразу по всем доскам. 

• Нет особого обозначения выходных и отпусков.

• Не хватает повторяющихся задач.

Тариф: Только на платных тарифах.

Сравнительная таблица

Итоги: что важно для календаря

• Фильтрация задач по исполнителю, статусу и другим параметрам

• Сразу видеть на календаре важные атрибуты задачи: исполнителя, сроки, статус

• Понятное выделение цветом, возможность настроить его

• Возможность вывести отдельно только свои задачи

• Видеть разграничение между задачами и событиями на календаре

• Создавать повторяющиеся события

• Работать с задачами прямо в календаре: создавать, завершать, менять сроки

Есть что-то еще, что важно для вас при работе в календаре задач?

Ведение календаря руководителя

Так сложилось, что многие предприятия среднего и крупного бизнеса работают преимущественно с продуктами Microsoft. Полный офисный пакет устанавливается практически на все рабочие места сотрудников, там, где это нужно и не нужно. Ведение календаря руководителя осуществляется с помощью Outlook, который входит в состав того же офисного пакета.

С одной стороны, это универсальное решение для компаний любого уровня, а с другой – это монструозный инструмент, с которым очень сложно разобраться не только пользователям, но и системным администраторам. Одна только организация файлового хранилища для всех писем – сплошная головная боль.

Но есть более внятные и простые реализации для удобного ведение календаря руководителей и сотрудников. Как раз о таком мы сейчас и расскажем.

Что нужно для организации рабочего времени руководителя?

Давайте рассмотрим, какие задачи должен решать профильный программный комплекс внутри предприятия. Обычно, такой софт применяется исключительно для работы начальников, директоров, глав департаментов и прочих представителей высшего менеджмента, так как именно они занимаются:

• планированием своих действий и действий подчинённых сотрудников на один день, неделю, месяц, квартал, год и т.д.;
• постановкой задач и целей;
• контролем их исполнения и проверкой соответствия плана;
• составлением расписаний смен и отпусков, графиков выходных;
• ведением учёта количества отработанных дней и часов (на их основе начисляется заработная плата);
• и т.д.

Управление временем – наиболее важная обязанность любого руководителя. Плюс, на управленцах лежат другие задачи, в том числе оценка эффективности труда, найм и увольнение подчинённых, ведение отчётов, контроль брака/просрочки (если деятельность подразделения касается производства или продаж), этапов производственного процесса и др.

Как не «закипеть» от всех этих обязанностей и делать всё вовремя? Правильно, нужно автоматизировать всё, что только можно. Идея не нова. Основная проблема – поиск наиболее подходящих для этого инструментов.

Какие инструменты могут быть

Первый формат работы с задачами и планированием – по старинке в блокноте или в записной книжке. Кому-то действительно так удобнее. Обдумал, записал, зарисовал, наполнил объект материальной вселенной и… забыл. А это уже проблема. Наибольшее количество провалов руководителей любого уровня происходит из-за задач, про которые благополучно забыли. Ведь блокнот не может сам о себе напомнить: пожужжать в кармане уведомлением со смартфона, позвонить вам на телефон с претензиями или пиликнуть всплывающим окном на рабочем компьютере.

Второй вариант – офис-менеджеры. Лучше человека может быть только правильно обученный человек. Офис-менеджеры (секретари, помощники руководителя) могут частично разгрузить своего босса. Запланировать совещание, согласовать детали его проведения, разослать всем уведомления, позаботиться о других важных моментах и т.п. Правда, у офис-менеджеров часто много и других задач, поэтому они и сами прибегают к использованию программных средств планирования. Да и позволить себе нанять такого помощника могут не все руководители.

Наконец, наиболее популярная категория инструментов – менеджеры задач или программы-органайзеры. Обычно это оффлайн ПО или частично standalone софт, который устанавливается на рабочее место руководителя и помогает ему во многих вопросах. Как раз к таким органайзерам относится Microsoft Outlook.

Плюсы таких программ:

• Они помогают планировать дела и сопоставлять их с графиком работы сотрудников/управленца.
• Могут автоматически уведомлять о приближающемся событии (специальным сообщением или письмом на указанный адрес).
• Обеспечивают согласование общих мероприятий: встреч, видеоконференций.
• Хранят всю необходимую информацию о выполненных и запланированных действиях. Вы их не потеряете и не забудете, сможете использовать для составления отчётов, проставления оценок и т.п.
• Часто помогают с документооборотом. Тот же Outlook – это почтовая программа. С его помощью вы сможете отправить сообщение или задачу нужному сотруднику или целому списку получателей, приложить файлы (презентации, документы, таблицы и др.), получить обратную связь.

Минусы классических органайзеров:

• Часто однобокое исполнение. Например, одни программы работают только с календарём, другие – только с задачами одного сотрудника и т.п. У них нет комплексной структуры и полной связности составных элементов.
• Такой софт нужно устанавливать на ПК (а это дорогостоящее оборудование, соответствующий инструктаж по работе и мерам безопасности), регулярно его обновлять, следить за проблемами совместимости, тестировать перед внедрением и т.п.
• Большая редкость, если такое программное обеспечение умеет интегрироваться с личными устройствами сотрудников. Поэтому уведомления привязываются только к рабочему месту (в ПК или к ноутбуку). С собой в дорогу их не возьмёшь.
• Высокая стоимость. Даже не столько стоимость, сколько капитальные расходы. Чтобы запустить все рабочие места, нужно приобрести комплект лицензий сразу на всех, не считая стоимости оборудования. А это серьёзный бюджет.

Максимальное удобство ведения рабочего календаря могут обеспечить только профильные комплексные SaaS/IaaS-сервисы. Например, когда соответствующий софт работает в вашей инфраструктуре (на арендованном или на собственном сервере) или в инфраструктуре провайдера.

• Вы можете перейти на модель подписки (оплата будет производиться меньшими платежами, но чаще, по итогам отчётных периодов, например, за месяц-два-год). От капитальных вложений можно уйти совсем.
• Инструмент профильный, поэтому задачи руководителя и подчинённых решаются более комплексно. В системе смогут работать не только начальники, но и их подчинённые (они смогут принимать задачи в электронном виде, отчитываться по их исполнению и т.д.). Руководители высшего звена могут отслеживать общие тенденции и более глобальные процессы, распределять задачи, добавлять новых исполнителей и предоставлять необходимые ресурсы. Контроль становится более прозрачным и наглядным.
• Наличие мобильных приложений и web-интерфейсов избавляет от необходимости обязательного оборудования мест каждого сотрудника.
• Не нужно ничего обновлять и тестировать. Сервис работает в готовом виде и с гарантированными ресурсами (даже если вы выберете конфигурацию для установки на свой сервер, окружение будет обновляться централизованно).

Ведение календаря руководителя – пример с Projecto

Мы не говорим, что Projecto решит абсолютно все задачи. Нет, это невозможно даже в теории. Но наш сервис легко адаптируется под предприятия разного размера и комплексно закрывает многие задачи руководителей, которые касаются планирования, тайм-менеджмента, отчётности по задачам и контроля их выполнения. Здесь же можно вести календари сотрудников и управленцев по заданному образцу.

Projecto имеет готовые мобильные приложения, поэтому уведомления о предстоящих событиях и о новых задачах будут приходить моментально с гарантированной доставкой до получателя.

Вы можете арендовать нашу SaaS-инфраструктуру, а можете разместить ПО на своём сервере (если этого требуют ваши бизнес-процессы).

Итак, какие возможности по работе с календарями обеспечивает Projecto:

1. Нет требований к обязательной установке клиентского ПО. Для доступа к интерфейсу нужен только современный браузер.
2. Вы получаете наглядное отображение всех текущих, запланированных и состоявшихся событий (дел, задач, мероприятий и т.п.) на день (раздел «Сегодня»), на неделю или на месяц.
3. Мероприятия на весь день выводятся в отдельной области, чтобы не загромождать рабочее поле календаря. Так же отдельно выводятся командировки (чтобы руководитель мог учитывать физическое отсутствие конкретного сотрудника).
4. Допускается несколько типов календарей: личный, рабочие (для нескольких участников) и корпоративные (сразу для всех). Соответственно, события при соотнесении с нужным календарём будут отображаться сразу у всех участников. В специальном меню вы можете скрыть показ событий из разных типов календарей (чтобы сконцентрироваться на чём-то одном).
5. События могут быть повторяющимися или разовыми. Цикл повторения можно настроить очень гибко – под любые типы задач.
6. Для более тонкой настройки к событиям можно добавлять (приглашать) участников, прикреплять проекты, теги, заметки, ресурсы, задачи, документы и файлы.
7. Каждое событие можно обсудить в отдельном чате, поднять в приоритете и привязать к месту проведения.
8. Чтобы никто ничего не пропустил, вы можете создать напоминания: по дате, на определённый период (перед событием) или с привязкой к дням недели/месяца. Уведомления будут отображаться в специальном меню, отправляться на почту или срабатывать в мобильном приложении.
9. В истории легко отследить статус события: состоялось оно или нет, возможно, было отменено.
10. У каждого события календаря может быть своя повестка. Количество пунктов никак не ограничивается. Отдельные элементы списка можно перевести в статус приватных, преобразовать в задачи или отметить, как решённые (для сохранения в истории).
11. Есть возможность сопоставления календарей разных сотрудников. Для этого в окне выбора календарей необходимо добавить одного или нескольких пользователей.
12. Для создания нового события достаточно кликнуть указателем на любой свободной ячейке со временем.
13. Вы можете переносить события просто зажав их и перетянув на новый слот времени.

Никакие интеграции вам не понадобятся просто потому, что весь нужный функционал уже есть внутри системы – от личных карточек сотрудников до автоматических отчётов и канбан-доски.

Проще один раз увидеть в действии, чем сто раз услышать о возможностях. Поэтому настоятельно рекомендуем попробовать нашу демо-версию.

Источник

Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Команда Ближе к Делу

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

• Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.

• Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.

• Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

• А – наиболее важные задачи.
• Б – задачи средней значимости.
• В – менее важные поручения.

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

1. Срочные и важные.
2. Важные и не срочные.
3. Срочные и не важные.
4. Не важные и не срочные.

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Правило №5 – концентрация на главном

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

• Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
• Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
• Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Правило №9 – использование ожиданий

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.

Источник