Кассовый аппарат как пользоваться инструкция схема

Обучим ваш персонал работе на ККМ!

Оставьте заявку и получите консультацию.

Кассовые аппараты для любых сфер бизнеса. Доставка по всей России.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет для вашего бизнеса.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Как пользоваться кассовым аппаратом

Обязательное использование контрольно-кассовой техники представителям бизнеса регламентируется законом 54-ФЗ. Нарушение этого требования чревато штрафными санкциями и приостановлением деятельности торговой точки. Поэтому как пользоваться кассовым аппаратом должен знать каждый кассир. Также этот работник обязан соблюдать требования заполнения фискальных документов и знать основы общения с покупателями или потребителями услуг организации. Можно ли быстро научиться работать на кассе — узнаем в данной статье.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Защита кассового устройства

Одним из основных критерием защиты кассового аппарата является наличие функции ввода пароля. При использовании оборудования кассир каждый раз вводит пароль и служебный номер. Применение личного номера индивидуального предпринимателя покупки распределяются каждому кассиру, ответственному за определенную группу товаров. Благодаря этому, владельцу предприятия удобно отслеживать динамику продаж и своевременно устранять ошибки персонала.

Нужно обратить внимание, что в случае с ресторанным бизнесом, кассир должен вводить не только номер ИП и пароль. Работники вводят личные служебные номера, количество клиентов и номерами столиков. Современные модели касс требуют ввода электронной почты, зарегистрированной в системе контрольно-кассового учета. Это значительно усиливает контроль со стороны работников за своими обязанностями и владельцев компании за динамикой роста бизнеса.

Инструкция по кассе

Ввод информацию в кассовый аппарат происходит по средствам встроенной или внешней клавиатуры. В состав отдельных устройств входит сканер. Он нужен для считывания штрихкодов для моментальной выдачи информации о товаре. За счет этого элемента экономится время, отведенное на транзакцию. Правила эксплуатации кассовых аппаратов четко регламентированы. Основные базисы содержатся в текущем законодательства государства.

Такими документами являются:

• закон 54-ФЗ «О применении ККМ при использовании расчетов наличными деньгами (или) расчетов с применением платежной карты»;
• постановление правительства РФ «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО или ИП».

Значительное количество касс оснащены функцией соответствия купленного товара определенной категории (алкоголь, бакалея, одежда и так далее). Для этого после ввода суммы кассир нажимает специальную кнопку. Это удобно при инкассации денежных средств, когда требуется отчетность по каждой категории сбываемой продукции. При этом ключи от категорий подлежат обязательной настройке вне зависимости от того, облагается ли они налогами или нет. Также нужно четко знать правила привязки налогов к категориям.

После этого нужно внимательно изучить информацию в квитанции. Начинать это делать нужно с нажатия кнопки Подать. Она обозначается стрелкой вверх. Это вызовет команду вывода чека в верхнюю часть устройства. Благодаря этому, можно увидеть полную сумму, указанную в чеке. В нее входит каждый добавленный товар. Значение суммы может быть показано на экране кассы. Часто кассир учитывает скидку на товар, находящийся на распродаже.

В этом случае выполняют следующие действия:

• внести стоимость товара;
• нажать на кнопку с указанием раздела продукции;
• внести сумму скидки в процентах;
• нажать на кнопку % на клавиатуре устройства.

Если кассиром осуществляется обработка нескольких штук одной и той же продукции, в начале нужно набрать на клавиатуре точное количество товаров. Далее нажать на кнопку Кол-во (QTY), ввести цену одной товарной позиции. На конечном этапе кассир кликает по конкретной категории товара. К примеру, потребитель покупает 2 пакета сахара, стоимостью 6.99 рублей. В этом случае кассир нажимает на клавиатуре 2, потом кнопку Кол-во, далее набирает 699 и кнопку раздела продукции.

Как установить дату на кассовом аппарате

Как работает касса уже более-менее понятно, однако без правильной настройки даты все операции окажутся некорректными. Чтобы начать настройку нужно войти в режим Программирование. После включения контрольно-кассовой машины на дисплее устройства высветиться дата и время по умолчанию. Далее пользователь нажимает Реж. пока не дойдет до пункта Программирование.

В представленном режиме нужно нажать на кнопку ИТ и ввести пароль администратора (по умолчанию его значение указано в инструкции). Ввод значения пароля подтверждается повторным нажатием ИТ. Бывают случаи, когда дата в устройстве настроена правильно, а на чеках печатается на сутки меньше, следует обновить программное обеспечение кассы. Время устанавливается легче. Для этого во время того, как на экране высвечивается дата и время, нужно нажать Х и ввести правильное значение текущего времени. Для подтверждения операции нажимают кнопку ИТ.

Как разблокировать кассовый аппарат

Блокировка кассового аппарата происходит по 2 причинам:

• кассир не снял последний отчет в течение суток;
• отсутствие передачи информации в налоговую службу на протяжение 72 часов.

Решением проблемы в первом случае является корректное снятие финального отчета. Вывести деньги при этом нельзя. Эта операция отложится на следующую смену. Процедура может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов. По этой причине снятие финального отчета – обязательное правильно для кассира.

Проблема 72 часов самая распространенная. Решается она принудительной отправкой информации. Эта функция присутствует практически во всех моделях представленного оборудования. В разных изделиях она реализована разными способами. В большинстве случаев кассир зажимает клавишу 0 до появления контекстного меню. В нем выбирают пункт Отправить немедленно и нажать на кнопку Оплата.

Работа с онлайн-кассой: пособие для начинающих

В данной статье мы расскажем об основных принципах работы с кассовым оборудованием. Вы узнаете о том, как произвести установку и настройку КММ, как подготовиться к работе, требуется ли для этого интернет, а также многое другое.

ФЗ №54 обязывает всех предпринимателей и компании, ведущие свою деятельность в таких сферах как розничная торговля, общественное питание и оказание услуг населению, использовать в расчётах с клиентами кассовое оборудование нового образца. Исключение составляют только хозяйствующие субъекты, освобождённые 2 статьёй ФЗ №54 от использования ККМ.

Современные кассы отличаются простотой и удобством эксплуатации, работа на них не требует наличия специальных знаний и навыков, поэтому она не составит труда даже начинающим пользователями. Правда, некоторых правил всё же следует придерживаться, ниже мы расскажем, как правильно пользоваться кассовым оборудованием чтобы не получить штраф и не допустить поломки оборудования.

Как подготовиться к работе с кассовым оборудованием

Основными задачами ККМ является оптимизация расчётов с посетителями и пересылка отчётов обо всех совершённых кассовых операциях ОФД в режиме реального времени. При этом кассовую технику следует выбирать, исходя из особенностей конкретного бизнеса: формата заведения, объёма продаж, спецификации реализуемого товара, способа выхода в сеть и т.п.

Существующее кассовое оборудование можно поделить на 4 категории:

Мобильные. Маленькие и лёгкие сенсорные кассы, основная сфера использования которых курьерские и почтовые службы, а также разъездная торговля. Отдельные модели мобильных касс имеют встроенный эквайринг и камеру для распознавания штрих-кодов.

Смарт-терминалы. Данная категория оборудования объединяет в себе все необходимые для обеспечения коммерческих бизнес-процессов возможности. Смарт-терминалы оснащены сканером штрих-кодов, оперативной памятью, ФН и принтером чеков. Для пересылки данных применяются сразу несколько вариантов подключения: Ethernet, Wi-Fi, 2G/3G/4G.

POS-системы. Представляют собой автоматизированные комплексы, которые обычно включают в себя экран, фискальный регистратор, POS-клавиатуру, сканер штрих-кодов, весы и ящик для денег. POS-системы используются для оптимизации бизнес-процессов в крупных торговых точках (супермаркетах и гипермаркетах). Высокая производительность позволяет повысить проходимость кассового узла до 100 человек.

Автономные. Недорогие устройства, оснащённые емкой аккумуляторной батареей, которая обеспечивает автономную работу ККМ в течении всей смены (от 6 до 12 часов). Используются для мобильной и рыночной торговли.

Вне зависимости от выбранной модели, подготовка ККМ к работе предусматривает стандартный алгоритм действий:

Покупка ФН подходящего срока действия (бывает 13,15 или 36 месяцев). ФН представляет собой чип памяти, осуществляющий фиксацию, хранение и передачу данных обо всех совершённых кассовых операциях.

Регистрация ККМ в органах налогового контроля (можно осуществить через посредническую компанию, придя лично в отделение ФНС, либо удалённо через ЛК на сайте ФНС).

Выбор подходящего ОФД и подписание с ним договора о предоставлении абонентского обслуживания.

В заключение необходимо произвести фискализацию устройства. Сама процедура может различаться в зависимости от модели кассового устройства, но суть при этом будет одна – в настройках ККМ пользователь вносит ИНН и наименование компании, реквизиты ОФД и т.п. Когда всё будет завершено, можно приступить к работе.

Если в компании нет технических специалистов, то для фискализации устройства лучше обратиться за помощью к специалистам сервисного центра. Следует помнить, что в случае внесения неправильного ИНН или регистрационного номера устройства, ФН будет испорчен и его придётся заменить.

Принцип работы с ККМ: тонкости установки

Сегодня работать с кассовым оборудованием легко могут даже неопытные пользователи, просто ознакомившись с правилами по использованию изготовителя. В большинстве случаев, ККМ необходимо использовать только в месте, где непосредственно производятся расчёты с клиентами, за исключением таких сфер деятельности, как:

Общественный транспорт и такси.

Торговля разъездного характера.

Доставка товаров и продукции на дом.

Предоставление услуг и работ вне места осуществления расчётов (основного офиса компании).

Торгоматы, осуществляющие приём оплаты за автоматизированные услуги (автомойки и т.п.).

Компании, предоставляющие внутриотраслевые документы вместо ФН (туристические компании, ломбарды и т.п.).

Во всех описанных выше случаях, можно использовать одно кассовое устройство, установленное в главном офисе, также можно использовать облачную кассу, взятую в аренду у интегратора.

В таком случае, вместо предоставления ФД можно применять другие способы, к примеру:

Предоставить бланк БСО с QR-кодом.

Выдать талончик со ссылкой на портал ФНС или ОФД, где можно загрузить электронную версию ФД.

Показать QR-код на дисплее мобильного устройства (покупатель сам сканирует его через приложение на телефоне).

Отправка электронного ФД либо ссылки, по которой его можно загрузить на телефон или электронную почту, предоставленные клиентом.

Так организации с курьерской доставкой или оказывающие услуги с выездом на дом, не должны обеспечивать ККМ каждого сотрудника, нужно только установить в центральном офисе одно устройство и создавать чеки на нём.

Необходимо ли подсоединять ККМ к интернету

Для пересылки ФД в органы налогового контроля в режиме реального времени, касса должна иметь доступ в интернет любым из доступных вариантов:

Ethernet. Проводной доступ к интернету лучше использовать в заведениях общественного питания, в которых посетители активно пользуются Wi-Fi. Также данный способ подходит компаниям, где в одном помещении находится точка продаж и офис с бухгалтерией. При этом интернет необходим не только посетителям, но и сотрудникам, для обеспечения стабильного соединения необходимого для пересылки необходимых отчётов, а также доступа к e-mail.

Wi-Fi. Данный способ будет хорошим вариантом для небольших розничных торговых точек, на которых установлена одна ККМ и потому невыгодно тянуть отдельный интернет-кабель.

Мобильный интернет (2G/3G/4G). Данный способ используется в новейших автономных ККМ, которые имеют не только Wi-Fi модуль, но и слот для SIM-карты. Оборудование подойдёт в случаях, когда касса используется автономно, и поблизости нет других точек доступа.

Третий вариант также подойдёт для стационарного использования в местах, где невозможно провести выделенную линию или подсоединиться к линии WiFi.

Принципы работы с ККМ

Принцип работы на ККМ напрямую обусловлен типом конструкции аппарата. Так, на смарт-терминалах управление осуществляется при помощи сенсорного экрана, а в POS-системах при помощи выносной клавиатуры. Во втором варианте, пользователю доступно программирование кнопочной панели по своему усмотрению, из учёта особенностей конкретного бизнеса. Готовая система реализуется с уже запрограммированной клавиатурой, которую в случае необходимости можно перенастроить. В стандартных POS-клавиатурах обычно заложены следующие задачи:

Добавление позиции в ФД (осуществляется через распознавание штрих-кодов, а также поиска в товарном справочнике по первым буквам наименования, либо через панель избранных товаров.).

Оформление возврата, либо отложенного ФД.

Получение смешанных платежей в одном чеке.

Автоматизированных расчёт стоимости весовых товаров.

Помимо кассового ПО, собственникам смарт-терминалов предоставлен доступ к облачным сервисам, в которых можно управлять стоимостью на товары, осуществлять контроль дохода по каждой внесённой торговой точке, отслеживать доход, а также планировать закуп и формировать аналитические отчёты на основании статистических данных, полученных за конкретный период.

Клиент производит оплату товара при помощи наличного либо безналичного расчёта.

Информация о совершённой операции поступает в ФН.

ФН кодирует документ, после чего заносит его в память чипа и передаёт его в кассовую программу, после чего она перенаправляется ОФД.

После того как подтверждение от ОФД будет получено, ККМ выпускает бумажный чек, который в случае потребности может быть перенаправлен в электронном виде на телефон или e-mail клиента.

Вся операция не отнимает больше нескольких секунд.

При оборудовании кассового узла в стационарном магазине, к кассе подсоединяют различное периферийное оборудование:

Сканер с возможностью распознавания как линейных, так и матричных штрих-кодов.

После того как ККМ будет установлена, зарегистрирована и настроена, собственник торговой точки предоставляет персоналу инструкцию по использованию кассы и подписывает с ним соглашение о полной материальной ответственности. В начале смены кассир-операционист получает от старшего кассира ключ от ящика с деньгами, а также разменные (мелкими купюрами и монетами) деньги, предназначенные для выдачи сдачи.

Принцип эксплуатации КММ

Работа с ККМ начинается с формирования отчёта открытия смены. При этом документ создаётся не с момента, как кассир заступил на смену, а с первым расчётом, поэтому может быть выпущен в любое время. А в конце рабочего дня пользователю требуется создать кассовый отчёт о закрытии смены. Следует помнить, что кассовая смена не может превышать суток с момента открытия, иначе ККМ будет заблокирована и пользователь не сможет работать. Ниже мы более детально расскажем, как сформировать на ККМ отчёты об открытии и закрытии смены.

Как включить ККМ

До того, как выйти на смену, кассир-операционист должен убедиться в том, что ККМ имеет выход в интернет, а также, не заканчивается ли катушка с бумагой. Если ККМ используется автономно, то необходимо также убедиться в том, полностью ли заряжена батарея.

Большая часть кассовых аппаратов предусматривает простую и быструю замену расходников (чековой и этикет ленты, риббона). Для печати обычно применяется однослойная термобумага. Ширина ленты зависит от конкретной модели оборудования и может колебаться от 40 до 80 миллиметров.

Установка кассовой ленты, на примере ККМ Эвотор 7.3:

Поднимите крышку отсека для кассовой ленты.

Аккуратно установите катушку, выровняв её по центру.

Потяните за свободный край ленты, проведя её через прорезь, после чего обратно закройте крышку (до щелчка).

В базовой комплектации к ККМ идёт инструкция по эксплуатации устройства, в ней пользователь может ознакомиться с тем, как подключить и настроить кассу. Алгоритм действий будет индивидуальным для каждой модели.

Если катушка с бумагой установлена правильно, то после того как касса будет включена, на передней панели загорится зелёная лампочка, а если неправильно, то красная.

После включения, касса должна произвести самодиагностику и выпустить ФД. На чеке не должно быть пробелов, полосок или затемнений.

Как открыть ККМ

После того как ФД об открытии смены будет сформирован, ККМ перешлёт его электронную копию ОФД, в нёй должно быть указано: наименование компании, ИНН, текущая дата и время, адрес установки ККМ, сведения о кассире, заступившем на смену (ФИО) и т.п.

Бывает два способа открытия смены:

В большинстве онлайн-касс, так же как и на Эвотор, обычно применяется первый – ФД выпускается автоматически во время совершения первой кассовой операции. Это даёт возможность сразу приступить к обслуживанию клиента, нужно только включить кассу и в основном меню нажать на кнопку «Продажа». Добавьте товар в чек и выберите способ расчёта (наличный или безналичный), по итогу операции, ККМ выпустит итоговый чек. Важно, чтобы пользователи выходили из своей учётной записи по окончанию смены, иначе смена откроется под другим именем.

Второй вариант открытия кассовой смены предусматривает принудительное формирование документа перед непосредственным осуществлением продажи. На ККМ Эвотор для этого требуется открыть меню Evotor POS, зайти во вкладку «Касса» и нажать на «Открыть смену».

Если же на протяжении всей смены не было осуществлено ни одной продажи, то формировать отчёт о закрытии смены не обязательно.

Закрытие смены на ККМ

Отчёт о закрытии смены необходимо формировать на ККМ после каждой смены. Именно он позволяет убедиться в том, что все ФД в течении смены были пересланы ОФД. Если же в отчёте о закрытии имеются неотправленные ФД, то пользователю необходимо переслать их оператору не позднее 30 дней. Также в отчете о закрытии отображён срок, оставшийся до окончания срока службы ФН.

Поэтапный алгоритм работы с ККМ может различаться в зависимости от типа и модели ККМ, но общая последовательность будет одна:

Откройте в основном меню вкладку «Закрытие кассы» и нажмите на кнопку «Закрыть смену».

Выпустите и приложите к бухгалтерским документам отчёт о закрытии смены.

Для кнопочных ККМ процедура закрытия смены будет отличаться. Ниже мы разберём её, на примере ККМ Меркурий 115Ф:

Активируйте ККМ и многократно нажимайте на кнопку «РЕЖ», пока на экране не отобразится сообщение «Отчеты ФН».

Нажмите на кнопку «Итог» и войдите под администраторским паролем (по умолчанию 22).

Для подтверждения действия, нажмите на «Закрытие смены», а потом на кнопку «Итог».

Для Атол 91 Ф процедур будет следующая:

Нажмите на кнопку «С», после чего, воспользовавшись клавишей «Вниз», долистайте до строки «Закрытие смены».

Войдите под администраторским паролем.

Подтвердите действие, нажав кнопку «Ввод».

В соответствии с ФЗ №54 статьёй 4.1, смена на ККМ не может быть открыта более 24 часов, если данный срок будет превышен, то касса заблокируется, а на собственника может быть наложен штраф.

При этом, закрытие смены можно совершить и через 24 часа с момента открытия смены.

Как научиться работать на кассе

Производители кассового оборудования, конечно, делают основной акцент на простоте эксплуатации, но при этом в большинстве случаев для работы на нём необходимо специализированное обучение. Полученные в процессе обучения навыки зачастую универсальны и подойдут для работы на всех моделях ККМ.

Ниже мы привели наиболее распространенные ошибки, которые совершают кассиры в процессе работы:

Продажа была совершена через эквайринговый терминал, но не записана в ККМ. В случаях, когда применяется выносной эквайринговый терминал, продажу необходимо провести два раза, на терминале и на ККМ. PIN-pad, подсоединённый к ККМ, является исключением и освобождает пользователя от двойной работы.

Продажа была проведена через эквайринговый терминал, а в кассу была занесена, как безналичный расчёт. При совершении данной ошибки, у кассира по завершению смены будет недостача в денежном ящике. Внесение неправильных сведений в ФД. Ситуацию можно исправить, выпустив чек коррекции, либо произведя возврат. И в первом и во втором случаях, некорректный документ необходимо аннулировать, после чего сгенерировать новый и сообщить об ошибке в ФНС.

При попытке открыть смену, ККМ сообщает о том, что она уже открыта. Ошибка может возникнуть, если прошлая смена не была закрыта.

Правила использования ККМ

Корректная работа на ККМ снижает возможность поломок кассового аппарата и, как следствие, экономит средства на ремонте и обслуживании устройства. Для того чтобы не получить поломок и штрафов, вызванных неправильной эксплуатации ККМ, пользователю следует придерживаться следующих правил:

Заряжайте мобильные ККМ, используемые автономно, на 100% .

Не используйте автономную ККМ от электросети.

Применяйте для зарядки только фирменное зарядное устройство.

При эксплуатации стационарных ККМ, пользуйтесь бесперебойником, это поможет защитить оборудование от скачков напряжения.

Не дёргайте резко ленты во время её протяжки (можно вывести из строя ролик или резак).

В зависимости от типа и модели, ККМ могут работать от сети или от аккумулятора. Перед включением ККМ, пользователю необходимо убедиться в целостности проводов, а также в отсутствии поломок вилки или розетки. Помните, что при замене ФН кассовое устройство должно быть отключении от электропитания.

Нужна новая онлайн-касса? Поможем подобрать подходящую вам ККТ.

Оставьте заявку для получения бесплатной консультации.

Источник

Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой

После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

• Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
• Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
• Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

• Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
• Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
• Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
• Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

• Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
• Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
• Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
• Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

• Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
• Покупатель передает кассовому работнику оплату
• После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

• Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
• Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
• Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
• Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
• Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
• Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

• «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
• «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
• «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
• «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

• Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
• Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
• Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
• Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
• Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
• ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
• ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

• Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
• Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
• Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

• «приход» при обнаружении излишков
• «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Инкассация

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

• Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
• Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
• Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
• Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
• Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
• После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
• Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
• К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

• Допускать к ККТ посторонних.
• Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
• Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
• Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
• Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовая книга, как и ордера (ПКО, РКО) обязательны для предприятий, в которых осуществляются кассовые операции. Формат ККТ значения не имеет. Бизнесмены, работающие с онлайн-кассовой техникой от использования кассовой книги и ордеров, не освобождаются.

Однако существует категория предпринимателей, которые освобождены от необходимости ведения данных отчетных форм, к ним относятся ИП. На подобных предприятиях учет движения денег ведется при помощи заполнения Книги учета доходов и расходов.

Если ИП работает с использованием ККТ, данные вносятся в Книгу один раз в конце кассовой смены. Если же кассовая техника на предприятии отсутствует, информация должна вноситься по каждому факту получения или выдачи денег.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.

В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники.

• Отсутствует сеть интернет. Отсутствие интернета не принесет серьезных проблем. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети. Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется.
• Отключение электроэнергии. Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае. Например, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.
• Обрыв чековой ленты. Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.
• Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой. В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине, т.е. визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки. Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит самостоятельно искать проблему, лучше вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.

Памятка для кассира

Чтобы понять как работать с онлайн-кассой и допускать в эксплуатации кассового оборудования минимум ошибок, кассир может воспользоваться следующей памяткой:

• Ознакомиться с правила пользования онлайн-кассой.
• Перед тем, как приступить к работе, ознакомиться с договором полной материальной ответственности и обозначить свое согласие с правилами, поставив под ними подпись.
• Если наличие покупателей под вопросом, смену можно открыть непосредственно перед продажей, открытие кассовой смены совместно с открытием магазина не обязательно.
• Не путайте возврат с чеком коррекции. Возврат производится в случае, если покупатель изъявил желание вернуть приобретенный ранее товар. Чек коррекции нужен в случае, если продажа была проведена с некорректной суммой или без использования кассовой техники.
• Не оставляйте кассовую зону без присмотра.
• Запрещается допускать к кассе третьих лиц.
• Не допускайте промежутка более двадцати четырех часов между отчетами об открытии и закрытии смены во избежание блокировки ККТ.
• При отключении электроэнергии, приостановите проведение продаж.
• Если продажа все же была проведена без онлайн-кассы, нужен чек коррекции.
• Работа ККТ не допускается при отсутствии чековой ленты.
• Даже в конце смены нельзя оставлять без присмотра включенную ККТ.
• Закрытие кассовой смены и сдача наличных денег полностью находится в зоне ответственности кассового работника.
• В случае пересменки в рамках одной кассовой смены обязателен пересчет денежных средств со сверкой итогов. В момент пересчета обязательно присутствие как сдающей, так и принимающей стороны. В случае расхождений обязательно составление акта и взятие объяснительной у сдающей смены.

UPD: обновлено 22.10.2019

Как правильно принимать оплату онлайн в интернет-магазине по 54-ФЗ?

Еще нет своего сайта? Запустите интернет-магазин на платформе 5CMS — Все для продаж уже внутри!

Рекомендуем прочитать

Согласно обновленному ФЗ № 54 онлайн-касса должна присутствовать в каждой торговой точке. При этом изменились и правила использования кассы, а это значит, что и кассир, и сам предприниматель должны знать особенности и основные принципы ее функционирования. Как же работать на кассе в магазине, чтобы не получить штрафы от ИФНС?

Что такое онлайн-касса и как она работает?

Современная ККМ — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с налоговой в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.

Данная техника оборудована фискальным накопителем для записи и хранения всех платежных сведений и имеет возможность подключения к интернету для беспрерывной отправки данных ОФД.

Чек нового образца стал длиннее и содержит теперь большее количество реквизитов, а также появилась возможность создания его электронной версии для отправки на почту клиента или СМСкой на номер телефона.

Кроме того, исходя из положений закона, аппарат должен отвечать некоторым техническим характеристикам, например иметь встроенные часы, указанный на корпусе заводской номер.

Такой расширенный функционал упростил проверки инспекции, а сам процесс продаж стал более прозрачным.

Схема работы новой техники имеет дополнительные возможности: отправку электронного чека, обновленное ПО и практически автономную работу ФН. Все этапы занимают всего несколько секунд:

1. Клиент вносит оплату наличными или с помощью карты;
2. Эти данные направляются в ФН;
3. Он шифрует информацию, сохраняет ее и пересылает оператору ФД;
4. ОФД выполняет проверку сведений, а затем отправляет их в налоговую;
5. Получив подтверждение, происходит печать чека. Его электронный вид дублируется на e-mail покупателя или его телефон.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

• Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
• Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
• Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
• Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

• Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
• Покупатель передает кассовому работнику оплату
• После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

• Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
• Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
• Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
• Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
• Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
• Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

• «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
• «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
• «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
• «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступили в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появился такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

• Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
• Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
• Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
• Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
• Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
• ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
• ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

• Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
• Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
• Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

• «приход» при обнаружении излишков
• «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ

С появлением онлайн-касс, бизнесменам стало жить немного легче, ведь с них ушел груз оформления самых разных бумаг. Но некоторые все же остались, вот этот список:

• Кассовая книга. В ней необходимо прописать все принятые кассиром деньги, данные о проведенных операциях. Оформлять ее следует по образцу КО-4 в бумажном электронном виде. Не стоит относиться к ней посредственно, ведь если «нагрянет» проверка и сотрудники ФНС не получат ее в должном виде, предпринимателю грозит штраф: ИП – до 5 000 рублей, юрлицам – до 50 000 рублей.
• Приходный и расходный кассовые ордера.

Другие документы, которые необходимы при эксплуатации онлайн-кассы, производятся с помощью кассовых программ. К ним относятся чеки коррекции, возврата и т.д.

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

Речь может идти о таких ситуациях как:

1. Отключение электричества.

В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм. Торговлю в этом случае придется приостановить — поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.

Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков — с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:

• пробить выручку с помощью знакомых нам чеков коррекции;
• уведомить ФНС о вынужденном неприменении онлайн-касс вследствие длительного отключения электричества (с приложением справки или иного документа из Энергосбыта о том, что был сбой в электроснабжении).

Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.

1. Отключение интернета.

Это — самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное — обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства. Поэтому, при обнаружении сбоев в работе интернета кассиру будет не лишне сообщить об этом руководству или ответственным за работу сети сотрудникам.

1. Отказ кассового оборудования (например, в ней программный сбой, она повреждена, на нее что-то пролили и т.д.).

Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение — хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна — прекратить торговлю.

Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года. И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками — аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества. Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально — с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:

• фискализировать принятые суммы с помощью чеков коррекции;
• если произошел массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя, запросить у такого производителя ККТ документацию, подтверждающую возникновение массового сбоя в кассовом оборудовании (и удостоверяющую тот факт, что вины магазина в этом нет);
• направить в ФНС все доступные сведения по возникшей ситуации.

Видео — репортаж о массовом техническом сбое в работе онлайн-касс 17.12.2017 г.:

Но этот способ применим, если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили — рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.

Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.

1. Форс-мажор.

Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета — вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.

В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости — с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.

Если вы не знаете как выполняется регистрация ККТ в налоговой, пошаговая инструкция поможет уяснить алгоритм этой процедуры.

Советуем прочитать статью о нюансах применения контрольно-кассовой техники индивидуальными предпринимателями на разных системах налогообложения.

Какие новшества были использованы в части расчета, оформления и уплаты ЕНВД.

Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф:

Подводим итоги

Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности, прочитавший руководство по эксплуатации и нормативные документы. В обязанности кассира входит принимать от покупателей деньги, оформлять покупки, выдавать сдачу и чеки и не допускать нахождения возле прибора третьих лиц. Индивидуальный предприниматель может работать с кассой самостоятельно, не оформляя никаких дополнительных документов.

В начале дня кассовый аппарат следует включить, распечатав нулевой чек. Если заканчивается лента, необходимо остановить работу, снять старый рулон, опечатать и подписать его и установить новый. Онлайн-кассы — новое поколение устройств, непосредственно взаимодействующее с оператором фискальных данных и таким образом существенно ускоряющее и облегчающее работу продавца.

Купить кассу для офиса