Кофейня самообслуживания своими руками пошаговая инструкция

Выгоден ли кофейный бизнес в 2023 году? Однозначного ответа нет. Можем точно сказать, что ниша очень перегрета. С этим придется считаться при открытии. Несмотря на то что это один из самых недорогих бизнесов по входу, высокой маржинальности ждать не стоит. Но если вы любите кофе всей душой и у вас есть идея или давняя мечта о своем заведении — читайте статью.

Это краткий гайд по открытию классической кофейни с посадкой. Вы будете иметь представление о том, что вам предстоит, если решитесь на свой бизнес.

Выгоден ли кофейный бизнес в 2023 году

Начнем издалека. Сотни людей уже обожглись, успев открыть и закрыть свои заведения, а миф о легких деньгах и пассивном доходе на кофе всё никак не изживет себя. Кофейный бизнес по-прежнему входит в разные списки как одна из самых доступных идей для входа. Пишут даже, что бизнес можно открывать, не увольняясь с работы.

Что здесь не так? То же, что с Аязом Шабутдиновым и заработком миллионов на маркетплейсах, даже если ты мама с тремя детьми в декрете. А именно — влегкую не получится. Потому что страшная правда звучит так:

Маржинальность 20% в кофейном бизнесе — это уже успех

Не 800%, как кто-то считал и писал в статьях. Просто устройтесь бариста, поработайте и посмотрите чеки. А лучше не в одном месте, а в регионе, в Москве, в спальном районе и еще где-нибудь. Сразу правда станет очевидной.

Кроме этого, ниша с чрезвычайно высокой конкуренцией. Если вы правда фанат кофе и готовы порвать кого угодно, будьте готовы сперва порвать одно место, потому что работать придется много и усердно. Для начала хотя бы провести анализ конкурентов, чтобы понять, как их рвать будете.

Никто не говорит, что открыть прибыльную кофейню и масштабировать ее невозможно. Но это требует тщательных расчетов и обучения, а не пары-тройки часов в свободное от работы время. Так бизнес не строят.

Готовы отдавать делу все время и имеете в запасе миллион-другой? Тогда читайте дальше.

Шаг 1: выбор формата

Классические кофейни с посадочными местами создавать сложнее, так как нужно много техники и разрешающей документации. Но они принесут больше прибыли в долгосрочной перспективе. Заведения «to go» требуют меньших затрат при старте бизнеса.

Экспресс-кофейня, или coffee point: кофе с собой

Виды:

• киоск,
• островок в ТЦ,
• вендинговый аппарат,
• кофейный автомобиль.

Такие кофейни можно установить практически в любом месте, поскольку им требуется помещение площадью 1–20 м². В случае с автомобилем его вообще нет. Дополнительный ассортимент минимален и не требует особых условий хранения (например, шоколад или выпечка). Если предполагается точка самообслуживания, то дополнительного ассортимента вовсе нет.

Из плюсов:

• низкие инвестиции — минимальная площадь и простые технологические требования к помещению;
• высокая проходимость (при условии, что выбрана правильная локация).

Из минусов:

• сезонный спрос — зимой закрываются или работают хуже точки в парках, летом падает спрос в ТЦ и БЦ;
• низкий средний чек за счет узкого ассортимента и отсутствия посадки.

Base — кофе-бар, он же американская, или мини-кофейня

Такие монокофейни занимают площадь 40–100 м². Располагаются на фудкортах, в развлекательных и торговых центрах. Сочетают формат «кофе с собой» и небольшую посадочную зону для посетителей. Гостей обслуживают по меню, но ассортимент «базовый», а заказ чаще всего принимают у барной стойки.

Позиционирование — скорость обслуживания и эмоциональная составляющая (возможность отдохнуть и получить удовольствие). Конкурируют с фастфудом.

Lounge — полноценная кофейня с посадочными местами

Такие кофейни близки к привычным нам кафе с меню и официантами и ориентированы на широкую целевую аудиторию. Они располагаются в помещениях площадью 120–250 м² на первых этажах зданий. Чаще их можно встретить в центре города с выходом на оживленную улицу.

Позиционирование обычно более эмоциональное, по сравнению с другими форматами: фокус на вкусную еду, комфортную обстановку для встреч с друзьями и отдыха.

Франшиза

Стать франчайзи на первый взгляд кажется идеальным вариантом для старта, но есть свои нюансы. Лучше взвесить все перед открытием бизнеса.

Плюсы

• готовая бизнес-модель, которая доказала свою эффективность;
• все процессы выстроены «под ключ» и отлажены;
• поддержка и обучение от франчайзера в различных аспектах бизнеса;
• не нужно продумывать стратегию развития кофейни;
• меньше затрат на рекламу;
• низкие риски для франчайзи;
• доверие покупателя, так как бренд уже известен.

Минусы

• ежемесячные выплаты;
• высокие комиссионные платежи;
• начальные затраты могут быть выше, чем при создании бизнеса с нуля;
• ограниченный список поставщиков;
• контроль правообладателя за соблюдением стандартов;
• все строго регламентировано — нельзя добавить свое;
• сложности в условиях договора и расторжении контракта.

Если не хотите «заморачиваться» с форматом и есть достаточный бюджет, франшиза может быть хорошим вариантом. Но если вы любите кофе, у вас есть идея и вы готовы разобраться в тонкостях бизнеса для ее воплощения — не ограничивайте себя, лучше открыть кофейню с нуля.

Никогда не покупайте готовую точку. Она 100% убыточная, поскольку прибыльную продавать никто не будет. Обычно готовые точки на продажу либо в минусе, либо еле тянут. Кофемолка и кофемашина там часто в аренде. Могут с любым пунктом в любое время «кинуть».

Шаг 2: анализируем целевую аудиторию

Чтобы привлечь покупателей, продумайте заранее, чем вы будете отличаться. Для этого и надо провести анализ конкурентов — так вы поймете, что предлагают другие кофейни.

Оцените нишу и хорошенько погуглите

Найдите топ-10 кофеен. Составьте свой список крутых ребят в своем городе. Посмотрите в Яндекс или Гугл Картах, кто из конкурентов есть вообще и кто ориентировочно будет рядом с вами.

Это не только местные кофейни, Coffee Like и «Шоколадница», а также кофеавтоматы в «Пятерочках», Spar, «Вкусно — и точка», «Вкусвилле» и «Мяснове». Все они забирают часть людей себе.

Соберите информацию и систематизируйте ее

Посмотрите сайты и соцсети ближайших конкурентов, затем придите к ним на локацию и изучите все как притязательный клиент: от меню и вкуса кофе и булочек до обивки стульев и картин на стене. Зафиксируйте, как быстро готовили заказ, улыбался ли бариста, как он работал. Так вы поймете, какие конкурентные преимущества у этих мест.

На основе данных составьте таблицу — конкурентный анализ, включающий детальный обзор плюсов и минусов всех мест. В голове вы столько не удержите. Можете попросить друзей помочь с обходом и оценкой заведений.

Примерная таблица анализа конкурентов:

Шаг 3: меню — как составить кофейную карту и ассортимент

Чтобы выжить в условиях высокой конкуренции и наработать лояльную аудиторию, нужно стремиться готовить самый лучший кофе в своей ценовой категории. Для этого нужно грамотно составить меню, выяснить, где и у кого закупать сырье, определиться со способами приготовления кофе, разработать рецептуру напитков.

Первое, что вам нужно сделать после того, как вы выберете формат и сформулируете концепцию, — составить кофейную карту. Это основа меню, все дополнительные разделы должны выстраиваться вокруг нее. Можете сами разобраться в вопросе, пройдя обучение, или пригласить шефа-бариста.

Кофе является основным продуктом, на котором вы будете зарабатывать. При этом вы можете варьировать средний чек, составив свой уникальный ассортимент. Так же, как и в ресторане, меню нужно прорабатывать под разные ожидания потребителей.

Учитывайте две вещи при составлении меню кофейни

Потребительские мотивы, или почему люди пьют кофе. Взбодриться утром, выпить что-то калорийное и сладкое вместо десерта, попробовать что-то необычное и вкусное, провести время в компании.

Целевую аудиторию и локацию. Если вы решили открыть кофейню в бизнес-центре, у вас уже есть определенная аудитория со своими предпочтениями и потребностями.

Есть два подхода к составлению кофейной карты

1. Вы сами выбираете, каким кофе хотите поить гостей, то есть формируете культуру потребления — рекомендуем начать с дегустаций, изучения продукта и культуры кофе.
2. Вы готовите продукт под продажу, то есть то, что точно будут покупать. В этом случае выбирайте самые популярные напитки и чутко следите за спросом.

Походите по кофейням и посмотрите, что чаще всего покупают у конкурентов. Статистика говорит, что до 80% оборота кофейни составляют продажи молочно-кофейных напитков, из которых самым популярным является капучино. От этой информации можно отталкиваться, разрабатывая карту и планируя оборот, но это скорее «средняя температура по больнице»: у каждого формата и региона будут свои нюансы.

Любая кофейная карта состоит из 4 блоков

• Черный кофе
• Кофе с молоком
• Авторские напитки
• Альтернатива

Сейчас растет популярность и спешалти кофе, и альтернативных способов заварки. Их зачастую выносят отдельным блоком в меню, потому что их конечная стоимость будет формироваться немного иначе, чем у кофе, приготовленного с помощью машины.

Это ваш костяк — основа продуктовой матрицы, а уже внутри каждого блока вы выбираете свое наполнение.

Пример меню кофейни

Примерно так выглядит меню среднестатистической кофейни. Чтобы выделяться, важно еще на этапе разработки подумать, что нового и интересного вы можете предложить.

Также при выборе закусок и напитков важно ориентироваться на сезон года. Например, летом можно продавать холодные лимонады, напитки со льдом, а зимой — глинтвейн.

Шаг 4: бизнес-план

Обычно бизнес-план составляют, если собираются привлекать инвестиции. А привлекать нужно — это позволит увеличить бюджет проекта и реализовать идею лучше. Даже если вы не собираетесь идти к инвесторам, все равно мы рекомендуем составить бизнес-план — это будет дорожная карта проекта, с которой удобно сверяться. Иначе получится как в поговорке: «без внятного ТЗ — результат…» сами знаете какой.

Бизнес-план должны писать вы, потому что так во всем разберетесь. А если вам напишут — вы ничего не поймете. Если ловите ступор уже на этом подготовительном этапе, лучше не начинайте — вести бизнес будет сложно.

Здесь мы чуть раскроем некоторые пункты бизнес-плана, а ниже вы можете скачать полную его структуру.

Что включает в себя бизнес-план кофейни

Готовы разобраться? Тогда смотрите, какая структура у бизнес-плана. Заполнить информацией каждый раздел должны вы, опираясь на свою концепцию заведения.

Какой нужен стартовый капитал

Учитывайте расходы на оформление документов, ремонт, оборудование и мебель, закупку кофе, воды, молока на первые 2–3 месяца, на промо и рекламу, зарплаты сотрудникам.

Не экономьте на коммуникациях и оборудовании — это то, на чем вы будете зарабатывать. Если нет денег на качественное, лучше отложить открытие бизнеса. Детали интерьера можно поменять, с остальным будет сложнее.

Как привлечь деньги на открытие кофейни

Приличные деньги можно получить от государства, если подать заявку на грант, причем нецелевой. Вот пара примеров, как пекарня и кофеавтомобиль в Мурманской области выиграли грант на развитие туризма:

• пекарня стала продавать десерты по форме и цвету напоминающие северное сияние — использовали культурный код при создании концепции;
• кофеавтомобиль договорился с турагентствами о рекламе и превратился в справочную точку для туристов — можно информацию узнать и утолить жажду, удобно.

Подушка безопасности

Кофемолка может сломаться, санитарная служба — найти нарушение и оштрафовать, а владелец помещения — поднять аренду. На незапланированные расходы нужно закладывать около 20% от стартового капитала.

Что заложить в подушку безопасности:

• аренда на 3 месяца минимум,
• зарплата всех сотрудников и обязательные выплаты на 3 месяца минимум,
• от 200 до 500 тысяч рублей на непредвиденные расходы дополнительно.

Не забывайте, что кофейный бизнес относится к сезонным, зимние месяцы обычно самые провальные по трафику. На это время лучше иметь подушку, если вдруг выручка за активные месяцы будет ниже ожидаемой.

Организационный план: пример

Нужно в таблице прописать этапы и сроки их выполнения.

Таблицу целиком можно посмотреть в образце бизнес-плана. Кнопка на скачивание выше.

Шаг 5: регистрация бизнеса

Перед открытием кофейни нужно выбрать организационно-правовую форму. Сразу скажем — самозанятость не подойдет. Даже если вы энтузиаст и фанат кофе, быть бариста 24/7 и вести отчетность под силу только киборгу. Вы просто человек, поэтому придется нанимать людей, а самозанятому это нельзя по закону.

Выбрать организационно-правовую форму: ИП или ООО

Открывать ИП выгоднее, так как оплата налогов происходит проще и быстрее, а главное — дешевле. При открытии ООО гораздо больше волокиты: налогов и отчетности.

Зарегистрировать ИП можно лично в ФНС и на портале Госуслуг. Многие банки при открытии расчетного счета могут за вас оформить ИП. От вас требуется только выбрать подходящий банк.

Далее выберите систему налогообложения. Самый частый вариант — «упрощенка». Вы платите либо 6% со всей выручки, либо 15% с разницы доходы минус расходы. Можно выбрать автоматизированную упрощенную систему налогообложения, или АУСН. Ее плюс — в сокращении отчетности. Подробнее рассказывали в статье о новом налоговом режиме.

Стоит обратить внимание на дополнительные налоги для розницы. Например, в Москве это торговый сбор — фиксированная сумма, которую должны платить некоторые предприниматели в сфере торговли.

Указать коды ОКВЭД

При регистрации указать коды по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД). В зависимости от того, планируете вы размещать столики внутри или продавать кофе и еду с собой, вам подойдут коды из раздела 56.10 — «Деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания», 56.30 — «Подача напитков» или 56.10.21 — «Деятельность предприятий общественного питания с обслуживанием навынос».

Проверьте, чтобы основной код соответствовал вашей деятельности. Не указывайте слишком много дополнительных кодов, иначе налоговая заподозрит в отмывании черных доходов.

Шаг 6: открываем расчетный счет в банке

Чтобы принимать безналичные платежи, предприниматели-юрлица должны завести расчетный счет в банке. Так государству видно, где деньги компании и ваши, а бизнесу удобно вести бюджет, платить зарплату и налоги.

Открыть расчетный счет можно в любом банке, который работает с юрлицами. Для этого заключите с ним договор и предоставьте необходимые документы на проверку. Можно через интернет, но есть банки, которые откроют счет только при личном посещении отделения.

Как открыть счет в отделении банка

Нужно прийти в отделение, написать заявку и подать документы на проверку. Заранее узнайте, какие документы нужны для открытия расчетного счета, по телефону или через форму обратной связи на сайте банка. Так вы подадите их в один день с заявкой на открытие счета, и не придется приезжать дважды.

Обычно банк просит копии документов, но рекомендуем взять с собой оригиналы. Если копия будет некачественной, бумаги не примут. Копии сделайте заранее: в банке это может быть за отдельную плату.

Документы обычно проверяют около трех дней. После этого нужно снова прийти в отделение, чтобы подписать договор и забрать бизнес-карту, если банк ее предоставляет.

Бизнес-карта привязана к расчетному счету, компания использует ее для трат на бизнес — например, оплачивает ей товары, обеды, топливо. А ИП еще и для личных расходов.

Как ИП открыть расчетный счет за 30 минут

Для ИП все проще. Модульбанк, Точка, Тинькофф и другие совмещают открытие счета с регистрацией предпринимателя. Это бесплатная услуга, достаточно встретиться с менеджером банка и подать заявление.

Шаг 7: ищем, выбираем и обустраиваем помещение

Правильно выбранное помещение — это 80% успеха заведения. Чтобы понимать, где размещать кофейню, нужно понимать, для кого она будет. Именно поэтому сначала продумывают концепцию и анализируют целевую аудиторию — на этом строится все остальное.

Еще одно важное правило: не подгоняйте свою идею под помещение — ищите помещение под идею.

Советы по поиску помещения

Поиск в принципе занятие непростое: будьте готовы, что он может затянуться на несколько месяцев. Но лучше потратить время и найти, чем потом закрыться от недостатка клиентов.

1. Определитесь с площадью помещения и потенциально возможными местами для размещения. Никогда не берите цокольный этаж.

2. Измерьте пешеходный трафик. Посчитайте количество людей, которые проходят мимо двери вашего потенциального заведения — не через дорогу напротив и где-то там. Кроме этого, вычленяйте из потока только свою аудиторию. Если кафе молодежное, пенсионеры в трафике не будут вашей ЦА.

   Посчитайте за интервал 20 минут утром, днем и вечером в разные дни недели и на выходных. Также в конце дня посмотрите чеки прямых и косвенных конкурентов.

3. Считайте в разное время дня: утро, обед, вечер, несколько разных дней в неделю и один выходной.
4. Важно выбирать узловые точки — они же центры притяжения ЦА: остановки, больницы, универы, ТЦ, туристические маршруты, школы.
5. Зарисуйте на карте потоки людей, чтобы оценить потенциал места.
6. Владелец понимает тоже выгодное положение, поэтому аренда за такую локацию будет выше.

1. В пределах одной улицы аренда может стоить плюс-минус одинаково, но КПД сдаваемых точек сильно отличается.
2. Люди ленятся пройти даже лишних 10 м. Любая преграда на пути к вам снижает процент доходящих людей. Среди преград: закрытая дверь, лестница, пешеходный переход, дополнительные метры.
3. Вы должны хорошо знать местность. Если не знаете, наблюдайте, как и куда ходят местные. Вам дорога до ТЦ по тротуару может казаться логичной, но местные будет ходить двором через арку, потому что короче. Открыться на тротуаре будет менее выгодно.
4. Есть заведения во дворах, которые успешно работают. Но это скорее исключение из правил и заслуга лояльных клиентов, доверия, сарафанного радио.
5. Не бойтесь конкурентов — это значит, что место хорошее.
6. Спальные районы все разные, они специфичны. Основной поток утром, и тот из близлежащих домов. Если хотите открыться там, рассматривайте локацию как точку притяжения и проанализируйте, что там есть: парк, сквер, банк, кинотеатр, БЦ. Также ответьте на вопрос: почему человек захочет проснуться на 20 минут раньше, чтобы прийти за вашим кофе?
7. Открыться возле метро не всегда означает успех. Важнее то, ходит ли там ваша целевая аудитория.
8. Снимать в субаренду очень рискованно. Должно быть высокое доверие к дольщику и максимальная прозрачность сделки.

Какая приемлемая цена аренды

Заключайте сделку и подписывайте договор одновременно в одном кабинете или месте, чтобы обезопасить сделку.

Страшная правда о выборе места под кофейню

Найти хорошее очень сложно. Как правило, все такие места уже давно заняты. За них идет чудовищная конкуренция не только со стороны других кофеен, но и других арендаторов в целом.

Самые топовые места забирают обычно аптеки, они переплачивают и забирают все углы или смежные к углам помещения. Пекарни, цветы, общепит, телефоны, алкомаркеты, в последнее время ПВЗ типа Ozon также ищут топовые локации.

Сетевые кофейни еще могут найти или попытаться перехватить место, но рядовые — почти без шансов. Сетевые игроки имеют отдел, который 8 часов 5/2 мониторит ситуацию на рынке недвижимости. Если вдруг появляется местечко — ведут бой не на жизнь. У вас физически такой мощности нет.

Именно поэтому важно разработать сильную концепцию — идея и атмосферность, помноженные на классный продукт, могут вытянуть кофейню, даже если вы найдете не супертрафиковое место. К вам будут идти целенаправленно за антуражем, запоминающимся дизайном и качеством.

Шаг 8: ремонт, мебель, стиль, отделка, посадка

В оформлении кофейни здорово помогает работа в ней. Даже пара недель в должности официанта или бариста уже дадут понимание пространства изнутри. Если не можете поработать так, хотя бы посетите в качестве гостя разные заведения и оцените эргономику этих мест.

Все остальное — вопрос денег для реализации вашей идеи. Невозможно сказать, какие столы и стулья лучше купить, все зависит от бюджета.

Ремонт

Его практически невозможно избежать, даже если покупаете готовое помещение. Что-то все равно придется изменить под себя или улучшить. Начать ремонт стоит со стен, полов и потолков — их нужно привести в идеальное состояние.

Выбирайте качественные материалы и цветовые решения, которые будут соответствовать общей концепции. Экономить на коммуникациях и важных стройматериалах — самая плохая идея. Потом обязательно что-то придется переделывать, это встанет дороже. Сантехника, канализация и электрика должны быть сделаны на века и дорого стоить, но в перспективе это дешевле.

Несколько советов по ремонту

• Просите арендные каникулы — можно немного сэкономить на некоторое время ремонта.
• Жестко контролируйте рабочих: следите за исполнением работ и сроками, постоянно. День просрочки — минус 5000 (условно) в бюджете.
• Не отдавайте рабочим гонорар заранее — получат и больше не придут.
• Заключайте договор с рабочими и прописывайте сроки, результаты и другие нужные вам данные — это обезопасит от несовпадения ожиданий с результатами.

Мебель

Кресла, стулья и диваны должны быть не только удобными, но и эргономичными, чтобы гости могли чувствовать себя комфортно во время приема пищи или отдыха. Кроме того, мебель должна соответствовать выбранному стилю и цветовой гамме.

Поставить в помещении столько столов, сколько влезет, — плохая идея. Лучше иметь небольшое пространство с нужным количеством посадочных мест, чем забитую каморку, где не протолкнуться. Каждый стол должен стоять в кофейне обоснованно, а не просто так.

Решить проблему с расстановкой мебели и посадкой поможет грамотное проектирование пространства. Также правильная проектировка сократит очереди и поможет персоналу. При создании рабочих мест убедитесь, что персоналу будет удобно — для удобной работы все должно быть в пределах досягаемости. Чтобы это по-хорошему рассчитать и реализовать, нужно тщательно проработать проект со специалистом, а затем постоянно общаться со строителями.

Выбор стиля

Зависит от того, какую атмосферу вы хотите создать в кафе. Если уютное и домашнее ощущение — стоит присмотреться к провансу или ретро. Если же хотите создать современное и минималистичное кафе, то можно выбрать хай-тек или лофт. Главное, чтобы стиль соответствовал общей концепции кафе.

Про минимализм хочется сказать отдельно. Некоторые считают, что этот стиль поможет облегчить проектировку и сэкономить. Насчет второго заблуждаются. Качественный минимализм, а не «нам не хватило денег на дизайн» стоит дорого, потому что содержит дизайнерские элементы коммуникаций. Это не про сухие растения, которые можно за копейки купить в условной Икее.

Декор

Он должен сочетаться с выбранным стилем и создавать приятную атмосферу. Растения, картины, подушки и другие элементы декора могут сделать интерьер более ярким и интересным. Важно не переборщить и не переполнить пространство, иначе это скорее вызовет дискомфорт у посетителей.

Декор может быть интерактивным. Например, в питерской кофейне «Кофилин» на стене есть карта с кнопками. Гости со всех уголков света отмечают свою страну. География посетителей внушительная.

Освещение

Светильники должны быть размещены таким образом, чтобы равномерно освещать все зоны заведения и создавать уютную атмосферу.

Совет от знающих предпринимателей. Ставьте светодиодное освещение по-максимуму, оно в долгосрок будет дешевле — даже три дизайнерских люстры с лампами накаливания нагонят вам счет за электричество.

Посадка гостей

Необходимо предусмотреть и сидячие, и стоячие места, чтобы гости могли выбрать, где им будет комфортнее провести время. Также стоит учитывать, что разные группы гостей могут предпочитать разные места: например, семьи с детьми занимают столы с большими креслами, а студенты — высокие стулья у стойки.

Создание уютной атмосферы в кофейне — это важный аспект, который может определять успех заведения. Хорошо продуманная обстановка привлечет посетителей и оставит у них приятное впечатление.

Шаг 9: закупка техники

Списки ориентировочные: опять-таки все зависит от типа заведения и вашего бюджета.

Торговое и кассовое оборудование

Независимо от масштаба и формата кофейни есть список необходимого оборудования, которое может быть сокращено или дополнено, исходя из формата заведения.

Мебель

Мебель для небольшой кофейни следует выбирать, исходя из метража помещения, концепции и доступного бюджета. Если упор на атмосферу, то нужны удобные кресла и диванчики. Можно совмещать, как делают многие заведения: в заведении есть и мягкая мебель, и стулья. Гость выбирает, что ему ближе.

Цены называть не будем, потому что здесь индивидуально, просто перечислим ключевые позиции:

• барная стойка,
• кухонные шкафы,
• посуда и другая утварь,
• элементы декора,
• вешалки,
• столы и стулья.

Шаг 10: поиск поставщиков, где покупать кофе

Поначалу сложно найти, поэтому сразу ищите не менее 5 контактов. Не бойтесь торговаться, чтобы потом всю продукцию брать только у одного.

Купить обжаренное зерно у крупных международных поставщиков

Смеси будут стандартными, на степень обжарки вы повлиять не сможете, а более низкая цена на такой кофе компенсируется транспортными расходами. Как правило, такое зерно закупают фастфуд-кафе или рестораны.

Купить готовое зерно у обжарщиков

Тут вы, скорее всего, получите более качественный продукт и много рекомендаций от профессионалов. Свои обжарщики обычно есть в каждом городе, можно найти цех. Если вы из небольшого города (100–150 тыс. человек), скорее всего, придется ехать за зерном в мегаполис.

Купить зеленое зерно с плантации

Стоит 5–15 $ за кг, покупать нужно через аукцион или по личному договору с фермером. Необходим свой закупщик, разбирающийся в зеленом зерне. Покупается в больших объемах (речь идет о контейнерах и тоннах). В текущих условиях и из-за проблем с логистикой может быть трудно.

Кофейни одного города могут закупаться у одного поставщика, но это не значит, что кофе везде будет одинаковым. На вкус влияет много других факторов: качество помола — зависит от машины и заточки ножей, степень обжарки, мастерство бариста, рецепт. Это как с приготовлением курицы: вкус будет разным у тушеной и запеченной в духовке, у мамы и у бабушки.

Как найти поставщика зерна

Качество кофе напрямую зависит от качества зерен, поэтому выбор поставщика зерен должен быть осознанным и обоснованным.

По мнению 15 кофеен новой волны, участвовавших в Coffee Market «Местной Еды», единственный совет по поиску поставщика такой — найдите кофейню и продукт, который вам нравится, и «пытайте» владельца.

Если не поможет, вот простые действия, которые помогут найти поставщика зерен для кофейни:

1. Определите свои потребности и бюджет. Прежде чем начать поиск поставщика зерен, определите свои потребности по количеству зерен, а также бюджет, который вы готовы потратить на закупку. Это поможет сузить круг поставщиков и выбрать тех, кто будет соответствовать вашим требованиям.
2. Исследуйте рынок. Изучите рынок поставщиков зерен и сравните их предложения. Обратите внимание на качество зерен, цену, условия доставки и упаковки. Важно выбрать поставщика, который будет соответствовать вашим требованиям по всем параметрам.
3. Попробуйте образцы. Попросите поставщиков прислать образцы зерен для дегустации. Это поможет определить качество зерен и выбрать тех, которые соответствуют вашим требованиям.
4. Проверьте репутацию поставщика. Изучите, что говорят в медиапространстве о поставщике, и посмотрите отзывы других клиентов. Это поможет понять, насколько он надежен.
5. Свяжитесь с поставщиком и обсудите с ним условия сотрудничества.
6. Заключите договор, который будет регулировать условия сотрудничества.

Одного и с первого раза сложно найти, поэтому сразу ищите не менее 5 поставщиков, не бойтесь торговаться, чтобы всю продукцию брать только у одного, а не мучаться с заказом у разных.

Шаг 11: закупка продуктов

Вот список расходников для кофейни:

• зерно
• стаканчики
• молоко
• сиропы
• сливки
• крышки к стаканчикам
• трубочки
• салфетки для бариста
• коробка на 60 упаковок
• наклейки для стаканчиков
• десерты и сэндвичи
• сахар
• дозаторы для сахара
• сахарозаменитель в таблетках
• дозаторы для сиропов
• резиновый коврик для посуды
• мусорное ведро, туалетная бумага, полотенца для бариста

По цене и количеству отталкивайтесь от нужд, размера и типа вашего заведения.

Шаг 12: поиск и найм персонала

Начинать нужно не с просмотра объявлений, а с составления списка позиций и подготовки штатного расписания. Штатное расписание состоит из перечня позиций, количества сотрудников на каждую и ставки заработной платы за месяц.

График работы в общепите посменный, обычно организуется по схеме 2/2 или 5/2. По итогам месяца сотрудникам платят, исходя из числа отработанных смен.

Персонал небольшой кофейни до 150 м2 составляет:

• Управляющий
• Бариста (3–4)
• Официанты (5–6)
• Повара (2)
• Уборщица (1–2)
• Бухгалтер на аутсорсинг (1)

План подбора персонала

1. Сформулировать концепцию и составить кофейную карту и меню — для подготовки списка позиций (повар, кондитер, шеф-бариста, официант).
2. Спрогнозировать количество чеков в день, а, следовательно, количество и мощности кофемашин и касс на точке.
3. Составить финансовую модель — из нее вы поймете, сколько сможете потратить на ФОТ.
4. Составить список позиций — он позволит понять, какие именно штатные единицы вам нужны.
5. Подготовить штатное расписание — определите, сколько сотрудников на каждую позицию вам потребуется. Это зависит от потока гостей, размера зала и числа рабочих станций (кофемашин, грилей).

Как выбрать бариста

Бариста — лицо вашей кофейни, поэтому очень важно, чтобы они находились с вами на одной волне, понимали концепцию и могли транслировать ее клиенту. То же самое касается и официантов, и всех сотрудников на фронте, то есть тех, кого видят клиенты.

Бариста — профессия, популярная среди активной молодежи, так что логично искать кандидатов в интернете, а не в офлайне. Обратитесь в профильные сообщества, ищите на платформах по подбору персонала, через друзей.

Проверьте кандидата на практике. Попросите приготовить несколько напитков, подобрать помол и скорость пролива. Посмотрите, насколько уверенно он обращается с машиной, поболтайте о кофе, проверьте его знания. Узнайте, почему он оказался в этой индустрии, заинтересован ли в профессиональном росте.

Проверьте коммуникационные навыки — убедитесь, что бариста умеет не только делать кофе, но и продавать напитки, или, по крайней мере, готов этому научиться. Ваш кандидат должен уметь расположить человека к себе, поддержать беседу, быть вежливым и корректным.

Бариста должен в первую очередь уметь разговаривать с гостями, объяснять, что будет нормально, а что лучше заменить на другой вариант. Очень часто из-за снобизма знающих ребят или из-за пофигизма тех, что работают в месте с низкокачественным кофе, гости получают не очень позитивный опыт общения. Это скажется на впечатлении от заведения.

Шаг 13: перед открытием уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности

Когда кофейня готова к открытию, сообщите об этом в Роспотребнадзор. Сделать это нужно обязательно до того, как вы обслужите первого клиента. Легче всего это сделать через портал Госуслуг, тогда не придется ходить в территориальное управление.

В уведомлении укажите отдел Роспотребнадзора, информацию об ИП или организации, коды ОКВЭД, дату начала деятельности.

Кроме этого, нужно еще получить разрешение МЧС о пожарной безопасности, подготовить план эвакуации и уголок потребителя со всеми необходимыми документами. А их много. Об этом дальше.

Шаг 14: оформление уголка информации для потребителей + план эвакуации

До открытия кофейни нужно собрать пакет документов в уголок информации для потребителей. Если проверяющие органы при проверке не найдут какой-то документ, то владельцу бизнеса выпишут штраф от 30 000 до 40 000 руб.

Место установки стенда, а также его внешний вид не регламентированы законодательством, однако есть некоторые правила, которых следует придерживаться:

• разместить на видном месте: при входе или в центре зала;
• количество карманов в стенде также и оформление по собственному усмотрению, главное — полный перечень документов;
• помещать под закрытые стекла нельзя, вся информация должна располагаться в кармашках или открытых папках;
• для оформления принято использовать книжные типографские правила, чтобы не было замечаний от проверяющих органов;
• для дополнительных документов можно завести специальную папку, чтобы не перегружать стенд.

Кофейни не могут работать без разрешения МЧС. Это требование относится и к юридическим лицам, и к ИП. Чтобы получить разрешение, подайте заявление в территориальное подразделение вместе с обязательными документами в свободной форме. Образец можно найти на сайте региональных управлений МЧС.

Также у вас обязательно должен висеть план эвакуации при пожаре.

Шаг 15: автоматизация процессов — учет товаров и касса

МойСклад предлагает полный набор инструментов для работы бара, кофейни, стационарного или уличного кафе. Можно управлять складом, ценами, скидками и персоналом в одной программе.

Система учета продуктов

МойСклад позволяет легко делать закупки, списания, контроль цен и остатков. С помощью терминала сбора данных можно быстро и без ошибок проводить инвентаризации. Удобно контролировать запасы: когда продукт заканчивается, приходит уведомление и создается заказ поставщику. Также — бесплатная поддержка маркировки для молочной продукции и бутилированной воды.

Кассовая программа для реализации товара

Для кассира есть простая программа, которая работает на планшете, смартфоне или компьютере. При каждом запуске приложение и сервис МойСклад обмениваются данными о заказах, товарах, продажах и возвратах.

Касса МойСклад позволяет делать отложенный расчет: откройте чек, когда пришел посетитель, и добавляйте позиции, пока он делает заказы. Гость может заказать несколько блюд в разное время: когда он будет уходить, вы рассчитаете его сразу за все.

Можно напечатать предварительный чек, который не является фискальным документом и просто фиксирует список блюд с ценами и итоговой суммой. Доступна смешанная оплата: наличными и картой.

Техкарты и комплекты

Опишите блюдо или изделие по рецепту: например, фирменный соус для пиццы из томатов, чеснока, перца и пряностей. Ингредиенты автоматически спишутся со склада при запуске производства. Готовый соус поступит на склад. Это может быть и любое блюдо для нестационарной торговли: например, пирожки.

Также можно собрать комплект из готовых ингредиентов и сразу продать. Ингредиенты спишутся в момент продажи. Так, фирменный соус можно добавить в любой вид пиццы по запросу покупателя. Или приготовить кофе: в комплект войдут вода, кофе, сахар, стаканчик и крышка. Самый быстрый вариант для стритфуда!

Скидки и бонусные программы для гостей

Можно назначать для гостей персональные и накопительные скидки по дисконтной карте, а также создавать бонусные программы: при каждом посещении кафе будут начисляться баллы, которыми потом можно оплачивать счет. Кроме того, скидки можно давать на отдельные позиции или на весь чек.

CRM

Ведите статистику по гостям: средний чек, сумма продаж, любимые блюда, последний заказ. Сегментируйте клиентов и делайте персонализированные рассылки — сообщайте о новых блюдах или предлагайте воспользоваться доставкой.

Шаг 16: обеспечение безопасности

Система безопасности может включать в себя различные подсистемы.

Охранная сигнализация — это технические средства, предназначенные для оповещения пункта охраны о несанкционированном доступе в помещение в нерабочее время. Сюда относятся датчики разбития стекла, а также датчики движения.

Система пожарной безопасности — датчики дыма и огня, система дымоудаления и пожаротушения.

Контроль операций кассира. С его помощью фиксируются все действия кассира и посетителей, передающих деньги.

СКУД — совокупность считывателей, замков на управлении, контроллеров и шлагбаумов, защищающих помещение от несанкционированного доступа.

Система оповещения. В нее входит различное звуковое оборудование, включающее в себя микрофоны и громкоговорители, позволяющие быстро оповестить посетителей о пожаре или другой непредвиденной ситуации.

Шаг 17: реклама на старте и первые клиенты

У вас может быть классная идея кофейни, но если о ней никто не знает, посетителей не будет. Это дополнительные расходы, но в будущем они окупаются.

Существуют самые разные способы промоушена. Вот самые известные, а дальше — насколько вам хватит фантазии.

Страничка в соцсети. У кофеен молодая аудитория, которая активно пользуется соцсетями. Для многих это первое знакомство и точка касания с вами. Нужно позаботиться, чтобы вас поняли и было красиво.

Наймите профессионального фотографа. Он сможет создать качественный визуальный образ заведения, который будут запоминать.

Также можно разместить в заведении QR-код со ссылкой на сообщество, чтобы клиенты туда переходили.

Размещение в картах. Заведения также ищут и оценивают в Яндекс и Гугл Картах, 2gis. Важно, чтобы и там были фото, телефоны, адрес, время работы, меню с фотографиями и описанием.

Реалити-шоу. Люди хорошо вовлекаются через живые истории. Превратите открытие заведение в целый мини-сериал, пусть люди ждут открытия с нетерпением. Если сами не умеете, наймите сторисмейкера.

Этот вариант подойдет не всем. Если у вас уникальная концепция — стоит попробовать.

Брендированная упаковка. Клиенты будут видеть логотип компании каждый раз, когда смотрят на стакан с напитком или запечатанный круассан. Должна быть запоминающейся и такой, чтобы хотелось выложить фотографию с продуктом.

Бесплатные дегустации. Их недооценивают, хотя это рабочий способ. Дегустации всегда собирают людей, и если не сразу, то через время к вам зайдут. Вкус и взаимодействие запоминают хорошо.

Фотозона. Здорово, если снаружи или внутри кофейни будет какое-то место, где можно сфотографироваться. Это любят все. Вас будут выкладывать — узнаваемость вырастет.

Только не делайте нечто банальное вроде ростовых кукол или садовых зайчиков. Это должно быть модно, запоминаться и соответствовать концепции заведения.

Креатив. Тут можете придумать только вы, наблюдая за жизнью заведения. Что точно не относится к креативу — это ряженые в динозавров раздаватели флаеров. Если хочется промоутера, то подойдите к вопросу с умом. Лучше пригласить профессионального косплеера, зато подойти, узнать и сфотографироваться к такому будет интересно и приятно.

Интерактив. Помогает больше взаимодействовать с клиентами. Например, в питерской кофейне «Кофилин» есть полка с настольными играми, а также лотерея на кассе: можно выиграть напиток или сладость. Еще можно установить полку для буккроссинга — обмена книгами. Это будет особенно хорошо, если книги как-то соответствуют концепции заведения.

Шаг 18: маркетинг и увеличение продаж

Для увеличения продаж в кофейне необходимо разработать маркетинговую стратегию, которая будет включать в себя несколько компонентов.

Скидочные карты для постоянных покупателей. Это позволит привлечь новых клиентов и удержать старых, предоставляя им возможность получать скидки на покупки.

В одной из кофеен Балашихи используют приложение, которое считает заказанные чашки кофе. И клиент, и бариста знают, когда им положена «каждая пятая бесплатно». А если вести учет в МоемСкладе, то стороннее приложение не понадобится: внутри сервиса предусмотрена программа лояльности для клиентов.

Выездное участие в кейтеринге и фудтреке. Кофеавтомобили могут стать отличным каналом доппродаж, а также привлечь внимание потенциальных клиентов на выставках и ярмарках.

Распродажи чая или кофе, если продаете их отдельно в упаковках, также могут быть эффективным способом увеличения продаж в кофейне. Важно проводить их честно, а не как Sunlight с регулярным закрытием, и объявлять о них заранее, чтобы привлечь как можно больше клиентов.

Мероприятия. Пусть ваша кофейня будет площадкой для камерных городских мероприятий, вечеров игр или собрания клубов. Так вы будете в центре местного движа, место запомнят.

Я, например, помню, как один раз в рамках курса по современному искусству мы ходили в кофейню. Установили проектор и слушали лектора. Обязательно нужно было что-то заказать вместо аренды. Так я попробовала латте.

Коллаборации с компаниями или блогерами. Это могут быть статьи и медийные спецпроекты или мерч. Например, можно договориться и продавать сувениры города, чтобы привлечь больше клиентов.

В целом, всегда для увеличения продаж в кофейне необходимо использовать несколько маркетинговых инструментов, которые будут работать вместе и давать максимальный эффект.