Коммуникации внутри руководства

Внутренние коммуникации могут спасти или погубить компанию. Если они выстроены правильно, то позволяют держать руку на пульсе бизнеса, доносить до команды позицию руководства, собирать обратную связь от сотрудников, повышать лояльность коллег. 

Но если компания не занимается внутренними коммуникациями осознанно, то, по сути, она ими не управляет, что может создавать проблемы. Когда сотрудники не получают информацию из официального и достоверного источника, они начинают верить слухам. Любые нововведения провоцируют панику, а суть распоряжений и позиции руководства по разным вопросам может измениться до неузнаваемости, пока будет спускаться по уровням корпоративной иерархии.

Обо всем этом мы поговорили с Егором Косаревым из компании Nexign. Егор объяснил, как бизнесу выстроить и оценить систему систему внутренних коммуникаций, а также поделился опытом создания клуба амбассадоров.

Что такое внутренние коммуникации

Наверняка Википедия предложит другое определение, но для меня внутренние коммуникации — это набор инструментов, способов и каналов взаимодействия сотрудников в компании. 

Все усилия специалистов по внутренним коммуникациям (внутрикомов) нацелены на создание эффективной модели взаимодействия между сотрудниками, отладку каналов передачи информации и сбора обратной связи. Важно, чтобы информационный обмен работал во все стороны: от руководства к подчиненным, от подчиненных к руководству, между сотрудниками.

Две самые сложные задачи внутренних коммуникаций:

1. Соблюдать информационный баланс: сотрудника надо окружить коммуникациями, но так, чтобы они были достаточными, а не избыточными. Нельзя постоянно отвлекать человека от основной работы всякими опросами, анкетами, новостями и шутками.
2. Подобрать наиболее эффективные форматы подачи информации: люди не обязаны смотреть и читать все, что мы им пришлем. Поэтому важно выбрать такой способ передачи информации, который привлечет внимание аудитории.

Зачем нужны внутренние коммуникации

Собирать обратную связь от сотрудников. При помощи инструментов внутренних коммуникаций можно быстро проводить опросы об изменениях — желаемых, грядущих и уже случившихся. Многие крупные компании устраивают опросы, оценивают вовлеченность и удовлетворенность сотрудников.

Держать руку на пульсе бизнеса. Ценность внутренних коммуникаций по-настоящему понимаешь только тогда, когда получаешь возможность в динамике отслеживать состояние компании как единого большого организма. 

Внутриком агрегирует информацию, а потом делает выводы и говорит бизнесу:

• что происходит в коллективе;
• как настроены люди;
• как решения руководства и события в мире влияют на ситуацию в командах;
• что беспокоит сотрудников.

Создать общее информационное пространство. Информационная изоляция создает пустоты, которые заполняются слухами и домыслами. К примеру, сменился топ-менеджер, а команде ничего не объяснили — люди бросили работать и в панике обсуждают, что «придет новый директор и нас всех уволит». Или руководитель по секрету рассказал сотруднику, что скоро всем повысят зарплату. Этот сотрудник в курилке поведал коллегам, что систему мотивации изменят, но забыл добавить, что в лучшую сторону. В итоге люди заранее ищут новую работу, потому что якобы «премии отменяют». 

Эффективная система внутренних коммуникаций позволяет победить информационный хаос и заполнить пустоты, создать единое окно, где можно получить достоверные сведения и задать вопросы.

Уменьшить стоимость найма. Внутренние коммуникации влияют на развитие бренда работодателя. В компании с громкими именами кандидаты пытаются попасть сами: туда буквально может стоять очередь. Малоизвестным компаниям нанимать сложнее, дольше, а в конечном счете дороже. Чтобы конкурировать за таланты, необходимо создавать оптимальные условия для сотрудников, в том числе и в части коммуникаций, корпоративной культуры.

Снизить текучесть персонала. Качество внутренних коммуникаций может стать ключевым фактором для сотрудника, перед которым стоит выбор — остаться либо уйти. 

Невозможно угодить всем: некоторые специалисты могут быть не в восторге от стека технологий, особенностей бизнес-процессов или продукта. Но если им нравится коллектив, насыщенный график корпоративных праздников, интересные проекты для сотрудников, они с большей вероятностью останутся. 

Как внутренние коммуникации помогают в кризисный период

В последнее время роль специалиста по внутренним коммуникациям становится более значимой. Внутрикомы тушат информационные пожары, вселяют в людей уверенность, создают рабочую атмосферу и в целом помогают руководителям и подчиненным лучше слышать друг друга. 

Одна из основных функций внутрикома в чрезвычайной ситуации — успокоить людей и донести до них информацию из проверенных источников. Например, когда объявили частичную мобилизацию, среди сотрудников началась паника. Нашей задачей было быстро, но аккуратно, в понятной форме и без всяких спекуляций транслировать коллегам информацию: что известно на данный момент и чем работодатель готов помочь.

Виды коммуникаций

Офлайн и онлайн. Работодатель может проводить офлайновые мероприятия: митапы, профессиональные круглые столы, встречи и совещания.

Но сейчас многие компании перешли на удаленку или гибридный формат работы. Коммуникации следуют по тому же пути — в онлайн. Переписка ведется в мессенджерах, информация транслируется на созвонах, фидбэк собирается через специальные формы, новости и статьи публикуются на корпоративном портале, руководство отвечает на вопросы сотрудников на Q&A-сессиях.

Формальные и неформальные. Типичная формальная коммуникация — это рассылка или новость. Например, работодатель сообщает об изменении режима работы или о порядке оформления отсрочки от призыва в армию. Часто материал сопровождается ссылками на нормативные документы или инструкции.

А цель неформальной коммуникации — не только проинформировать сотрудника, но и вызвать эмоции: например, порадовать, воодушевить или заинтересовать. Так, в декабре прошлого года мы делали адвент-календарь с развлекательным контентом, чтобы вовлечь коллег в праздник и подарить им новогоднее настроение.

Вертикальные и горизонтальные. Горизонтальные коммуникации идут между сотрудниками одного уровня, а вертикальные — снизу вверх и сверху вниз. 

Вертикальные коммуникации — это взаимодействие руководителей с подчиненными, а также подразделений с разных уровней корпоративной иерархии. Пример таких коммуникаций — популярный на Западе формат all-hands. Он подразумевает большие ежеквартальные встречи, где менеджмент компании делится планами и рассказывает, что уже сделано.

Эффективность вертикальных коммуникаций зависит от корпоративной культуры. Чтобы все работало, сотрудники должны не бояться открыто высказывать свое мнение, а менеджеры — принимать фидбэк от подчиненных, в том числе негативный.

Кто должен заниматься внутренними коммуникациями в компании

Чем больше компания, тем сложнее ей удерживать всех сотрудников в общем информационном поле, в одном контексте. С увеличением масштаба бизнеса растет и сложность информационного взаимодействия между подразделениями, руководителями и работниками. 

В небольшой компании численностью до 50 человек за внутрикорпоративные коммуникации отвечает руководитель. Он может проводить общие созвоны, писать сообщения в телеграме или слаке, рассказывая команде, как дела и что происходит. 

Когда компания вырастает, ответственность за внутренние коммуникации переходит на одного или нескольких эйчаров. А в больших организациях численностью свыше 500 человек, как правило, есть отдельный внутриком или даже целый департамент.

Особое внимание на систему внутренних коммуникаций обращают в IT. В основном это происходит потому, что в этой сфере специалистов мало, спрос на них большой  — компании стремятся сделать работу как можно более привлекательной и комфортной. IT-специалистам уже недостаточно ДМС, рыночной зарплаты и амбициозных задач. Они хотят работать в профессиональной команде с прозрачными процессами, участвовать в классных мероприятиях и клубах по интересам, получать крутой мерч. А поддерживать все эти формальные и неформальные активности силами одного лишь эйчара невозможно.

Инструменты внутренних коммуникаций

Единый информационный ресурс. Как компания работает в праздники? Кому писать, чтобы оформить командировку или получить справку 2-НДФЛ? Как передать дела перед отпуском? Как открыть вакансию, если надо нанять человека? Сотрудники нуждаются в едином пространстве, где они смогут получать ответы на эти и другие вопросы.

В идеале нужен интранет-портал, с помощью которого можно:

• читать и комментировать корпоративный контент;
• пользоваться сервисами (заказ справок, выбор зарплатного проекта, заявление на мелкий ремонт в офисе и так далее);
• общаться между собой;
• проходить опросы;
• искать контакты коллег;
• получать проверенную информацию и услуги в одном окне.

Небольшие компании обходятся и без интранета. Единый ресурс можно организовать бесплатно на базе слака, дискорда или ноушена. 

Социальные сети и мессенджеры. Люди потребляют контент разными способами и в разных источниках — хочется сделать так, чтобы каждому было удобно. С другой стороны, не стоит множить каналы внутренних коммуникаций, потому что каждым из них придется заниматься.

Мы используем разные ресурсы, но стараемся не распыляться: сейчас ведем корпоративные аккаунты в социальных сетях и полупубличный телеграм-канал. Последний предназначен для сотрудников, но его читают и посторонние люди — в основном желающие работать в Nexign.

Рассылки — автоматизируем их с помощью сервисов вроде Unisender. Важно уметь подбирать инструменты для решения конкретной задачи. Допустим, требуется рассказать сотрудникам об успешном внедрении продукта для клиента. Такое приятное событие достойно новости на корпоративном портале, но не отдельной имейл-рассылки.

Письмо от работодателя воспринимается как нечто важное и срочное: все бросайте и читайте. Так что лучше не забивать этот канал информацией, без которой можно обойтись. А если и делать рассылку с новостями, то в формате дайджеста событий, который будет приходить раз в месяц.

Есть и другие инструменты внутренних коммуникаций — их может сколько угодно, в зависимости от задач и возможностей компании. Например, недавно мы начали выпускать подкаст, когда поняли, что некоторым коллегам удобнее потреблять информацию в формате аудио.

Как сформировать систему внутренних коммуникаций 

Шаг 1: изучить проблему

Обычно инициатором развития внутренних коммуникаций выступает руководитель компании, реже — группа сотрудников, которые столкнулись с какими-то сложностями. Для начала стоит уточнить у инициатора, как возникла потребность, в чем она заключается и какой результат хочется получить в итоге. Здесь всегда скрывается либо проблема, либо большая цель, либо все вместе.

Шаг 2: провести аудит существующих коммуникаций

Даже если внутренними коммуникациями никто не занимался, они все равно есть. Нужно оценить, в каком они сейчас состоянии. Самый простой способ — опросить сотрудников. Чтобы выборка была репрезентативной, туда должны входить как руководители, так и средний менеджмент, а также специалисты.

Вопросы зависят от задачи, но в любом случае вот что стоит спросить: 

1. Как сейчас вы получаете информацию о происходящем в компании? Из какого источника?
2. Хватает ли вам этой информации? Может, ее слишком много? Или, наоборот, мало?
3. Какими мессенджерами и соцсетями вы чаще пользуетесь? 
4. Где бы вам было удобнее получать информацию и в каком формате?
5. Как часто вы бы хотели получать информацию от компании? Каждый день, раз в неделю, ежемесячно?
6. Хотели бы вы получать еще и развлекательный контент, который не связан с работой напрямую?
7. Какие проблемы в коммуникациях между коллегами, подчиненными и руководителями? Что стоило бы улучшить?

На этапе аудита выясняются подробности ранее озвученной проблемы, иногда всплывают новые нюансы. Например, может оказаться, что люди готовы только к коммуникациям по работе: они бы послушали про начисление зарплаты в праздники, а новость о победе коллеги в спортивном марафоне их не увлекает. Если 90% сотрудников не интересуются такого рода информацией, то неформальные коммуникации желательно сократить. Просто не стоит напрасно тратить время — как свое, так и коллег.

В итоге аудит должен дать ответы на вопросы, как и где транслировать информацию, о чем сообщать, как часто, какие форматы в принципе нужны и достаточны.

Шаг 3: составить и воплотить план действий

Дальше все, как в обычном проекте: надо провести анализ, поставить цель, приоритизировать задачи, составить план работ и реализовать его. 

Например, проблема в том, что сотрудники не могут быстро получать достоверные новости и ответы на свои вопросы. Тогда нужно создать единый ресурс, а потом рассказать о нем и научить людей использовать его. Сотрудники должны знать, куда идти за проверенной информацией, как ее получить и что делать, если найти нужное все же не удалось.

Также важно определиться с форматами, инструментами, периодичностью и тональностью коммуникаций. Стоит ориентироваться на мнение коллег: им виднее, как с ними надо общаться. Однажды мы даже проводили опрос, как лучше обращаться — на «ты» или «вы». В итоге 73% сотрудников проголосовало за «ты» — этот вариант и используем во внутренних коммуникациях. 

Кейс: как и зачем в Nexign запустили клуб амбассадоров

В определенный момент компания изменила стратегию. Для ее реализации нужно было трансформировать и корпоративную культуру, в том числе разработать новые ценности и интегрировать их в повседневную жизнь. Нельзя просто раздать сотрудникам некий документ с постулатами и сказать: «Здесь все написано. Соблюдайте». Это не сработает.  

Поэтому мы решили транслировать корпоративную культуру через сотрудников, которые точно соответствовали новым ценностям и считались ролевой моделью для коллег. Эти люди и вошли в клуб амбассадоров.

В клубе было несколько ролей: 

• спикер — выступает на внутренних и внешних мероприятиях по темам корпоративной культуры и ценностей; 
• эксперт — помогает новым и опытным сотрудникам узнать о ценностях больше и применять их в ежедневных задачах; 
• блогер — в личных и корпоративных соцсетях рассказывает о жизни компании через призму ее ценностей. 

Таким образом, сформировалась целая команда людей, готовых продвигать это направление внутри компании и за ее пределами. Любой сотрудник мог подать заявку на вступление в клуб, но, чтобы попасть туда, требовалось пройти подобие ассессмента. Оценка должна была подтвердить, что претендент полностью разделяет ценности, о которых будет рассказывать.

Со временем клуб развился: амбассадоры самостоятельно создавали комьюнити без участия специалистов по внутренним коммуникациям. Мы лишь немного помогали в организации, оценивали результат и мотивировали их: предлагали мерч, обучение и эксклюзивные мероприятия в качестве «плюшек».

Клуб проработал 3 года и недавно завершил свою работу, так как основная задача выполнена: обновленные ценности успешно внедрены, сотрудники их разделяют. 

Выводы

1. Внутренние коммуникации в компании позволяют: 

• управлять корпоративной культурой;
• держать руку на пульсе бизнеса; 
• развивать единое информационное пространство;
• собирать обратную связь;
• снижать стоимость найма;
• снижать текучесть персонала;
• поддерживать команду в кризисных ситуациях.

1. Во внутренних коммуникациях нужно соблюдать баланс: избыток информации ничуть не лучше дефицита. Внутриком не должен мешать людям выполнять их основную работу.

1. Сотрудники будут игнорировать внутренние коммуникации, если они им не интересны. Поэтому важно искать форматы и способы подачи информации, которые позволят захватить и удержать внимание коллег.

1. В небольших компаниях внутренними коммуникациями занимается руководитель или эйчар. В организациях численностью свыше 500 человек, как правило, под эти задачи выделяют отдельного специалиста или даже целый отдел.

1. Важно, чтобы у сотрудников был единый ресурс, через который они будут получать доступ к услугам и достоверной информации. Это может быть корпоративный портал либо рабочее пространство на базе слака или дискорда.
2. Развитие системы внутренних коммуникаций похоже на реализацию любого проекта. Сначала нужно изучить проблему, ради которой все и затевается, а также провести аудит существующих процессов. Затем подобрать инструменты, форматы и информационные каналы для решения проблемы. Наконец, остается составить план и воплотить его в жизнь.

Получайте новую статью каждую неделю

6 советов для руководителей

Мы в PR-агентстве Fields4e специализируемся на B2B и корпоративном PR. Опыт общения с руководителями компаний показал, что инвестируя в репутацию и имидж компании вовне, не все осознают важность и необходимость продуманной программы внутренних коммуникаций. Мы проанализировали тему и делимся с вами выводами.

Неоспоримый факт, что в период пандемии балом правят коммуникации, и карантин — звездный час для пиарщика. Кто успел вписаться в повестку, тот сейчас снимает сливки и наслаждается минутой славы. Кто не успел, делает работу над ошибками.

Однако в погоне за славой и общественным признанием руководству ни в коем случае нельзя забывать о самой важной для бизнеса, и уязвимой во время кризиса аудитории – сотрудниках компании. Здесь на помощь приходят внутренние коммуникации, которые должны поднять боевой дух и создать условия для слаженной работы команды.

До пандемии решение подобных задач всегда уходило на второй план. Стандартная картина, когда PR и HR делят эту зону ответственности между собой и не могут договориться. В свою очередь, руководство вообще не понимает ценность сотрудника по развитию внутренних коммуникаций, когда продажи растут, и все идет как по маслу. Однако ничто не вечно, новая жизнь диктует новые правила.

«Знал бы, где упасть, соломки бы постелил»

По оценкам HR экспертов, количество вакансий на позицию менеджера по внутренним коммуникациям за период коронавируса значительно выросло. Это значит, что управленцы почувствовали острую потребность в специалистах, которые могут обеспечить единое информационное пространство для сотрудников и создать комфортную среду для работы в компании. Это неудивительно, на фоне стресса в новых условиях общая вовлеченность сотрудников в процесс работы падает, существовавшие прежде каналы коммуникации становятся неэффективны. Потеря офлайн общения и личного контакта приводит к тому, что сотрудники завалены имейлами и с утра до вечера сидят в zoom-конференциях. Зачастую это все происходит на фоне переживаний за свое рабочее место и будущее компании.

Ситуацию можно сравнить с потревоженным муравейником, в котором руководитель должен восстановить порядок и наладить процессы общения так, чтобы каждый труженик знал, в каком направлении и с какой целью он несет свой груз. Для этого нужен план по развитию и укреплению внутренний коммуникаций.

Итак, какие выводы можно сделать, опираясь на опыт «дней суровых», которые мы пережили, или, если быть точнее, до сих пор переживаем.

Коммуникации по вертикали

Для многих руководителей на первый план выходит функция коммуникатора. Все изменения, которые претерпевает компания, должны транслироваться сотрудникам. На профессиональном сленге это называется вертикальные коммуникации, которые нужны для донесения административных сообщений от руководителя к исполнителю, мотивации сотрудника на решение поставленных задач и укрепления лояльности по отношению к руководству.

В состоянии стресса человек склонен додумывать и искажать информацию. Если вы не заполните информационный вакуум, за вас это сделают другие. Несколько советов, как не наломать дров, сделать это грамотно.

1.

Расскажите своим сотрудникам, что компания делает во время кризиса, как будут меняться бизнес-процессы, краткосрочные и долгосрочные планы. Делайте это регулярно, сообщайте о статусе предпринятых мер и шагов. Так, например, генеральный директор «Росатома» Алексей Лихачев каждую неделю обращался к сотрудникам с видео-обращением, которое можно послушать в любое время на корпоративном сайте. В Lamoda также в острой фазе пандемии каждый понедельник начинался с «послания CEO». При этом важно соблюдать одно важное правило — не игнорировать вопросы и всегда давать обратную связь. Клэр Шмидт (Claire Schmidt), Основатель сервиса Allvoices, который используется в компаниях для организации анонимной обратной связи от сотрудника руководству, отмечает, что с марта количество сообщений увеличилось вдвое. Анализ сообщений платформы показал, что люди боятся остаться без работы, хотят знать больше о планах и будущем компании, переживают за свою безопасность и испытывают проблемы с организацией удаленной работы.

2.

Определите свою аудиторию и продумайте ключевые сообщения для каждой из них. То, что вы должны сказать топ-менеджеру, отличается от послания рядовому сотруднику. Если вы промышленная компания, и у вас штат людей, работающих на производстве, важно продумать коммуникацию для этой аудитории тоже. Содержание будет отличаться в зависимости от уровня вовлеченности сотрудников в бизнес-процессы. Едиными для всех являются сообщения о корпоративных ценностях компании, которые в период перемен и трансформаций остаются неизменными, помогают сплотиться и наметить правильный курс.

3.

Не умалчивайте плохие новости. Дефицит информации приведет к распространению слухов и сплетен в мессенджерах и социальных сетях, повлечет панику и демотивирует сотрудников. Особенно если речь идет об увольнениях, сокращениях. Для объявления серьезных для сотрудников изменений важно, чтобы это делал глава компании, тем самым подчеркивая значимость события и вовлеченность топ менеджмента в происходящее. И будьте честными, искренность укрепляет доверие и формирует сопричастность к проблемам компании, а значит и желание их совместно преодолевать. Пример такого личного обращения к сотрудникам в период массовых увольнений продемонстрировал менеджмент компании Airbnb в своем открытом письме сотрудникам. Компания также предложила свою помощь в трудоустройстве и запустила сайт, где сотрудник может загрузить свое резюме и рассказать о себе новому потенциальному работодателю.

Коммуникации по горизонтали

Горизонтальные коммуникации способствуют слаженной работе, помогая сотрудникам чувствовать себя в коллективе частью большой семьи. Хорошо, если у компании имеется эффективная платформа для общения сотрудников онлайн, интранет, специальные приложения на мобильных телефонах, социальные сети или групповые мессенджеры. Если ее нет, то общению вне рабочих онлайн-кабинетов надо срочно искать замену.

1.

Опирайтесь на общественное мнение, проголосуйте за форматы, которые наиболее удобны для поддержания неформальной общения в сети в период удаленной работы, к примеру, Slack, whats’up, Google Hangouts, для кого-то это может быть Instagram или группа в fb. Например, в Expedia сотрудники создали канал в Slack, где они обмениваются фотографиями любимых питомцев – незваных гостей на видео-звонках. Компания CMSWire запустила в Slack отдельный канал, где родители могут пожаловаться на своих детей, которые мешают работать, обменяться шутками и поддержать друг друга.

2.

Вложитесь в хорошее настроение сотрудников и позитивный настрой сотрудников. Купите подписку на онлайн-библиотеку, групповой курс по трансформации бизнеса, пригласите психолога. Вы поможете сотрудникам пережить стресс, и положительные эмоции от этих небольших подарков частично компенсируют неудобства нового рабочего мироустройства. Так поступила компания QIWI, которая запустила для своих сотрудников цикл лекций про работу нервной системы и занятия по Body Mind и йоге, чтобы помочь им справиться с психологическими последствиями изоляции.

3.

Не отказывайтесь от тим-билдингов. Ужины и игры в мафию в зуме, совместное приготовление блюд могут стать приятным завершением дня и разнообразить рабочие будни в четырех стенах. Например, Ситимобил организовал «планка challenge», где любой желающий мог постоять в планке со своим коллегой, в Gett по вечерам играли в покер.

И наймите менеджера по внутренним коммуникациям, это инвестиция в счастье и душевное спокойствие ваших сотрудников, которая окупится эффективной работой и выполнением KPI.