Когда вы занимаете руководящую должность, общение является важнейшим навыком, который помогает вам максимально эффективно использовать членов вашей команды. Эффективное лидерство включает в себя широкий спектр методов, призванных помочь вашим сотрудникам работать наилучшим образом. Обучение эффективному общению может повысить производительность, профессионализм и моральный дух. В этой статье мы обсудим, почему общение важно для лидера, преимущества, которые оно дает, стратегии его достижения и примеры эффективного общения лидера.
Почему коммуникация важна для лидеров?
Коммуникация является одним из наиболее важных навыков для лидера, поскольку позволяет ему передавать информацию и задания сотрудникам. Четкое общение с вашей командой может улучшить следующие области вашего рабочего места:
-
Структура: Как лидер команды или проекта вы отвечаете за то, чтобы задать тон рабочей силы. Четкое изложение ваших ожиданий поможет сотрудникам понять, чего вы от них ожидаете, и вести себя в соответствии с вашими предпочтениями.
-
Эмоциональная безопасность: четкое общение создает атмосферу, в которой сотрудники понимают и чувствуют, что их понимают. Это может помочь членам вашей команды доверять друг другу и чувствовать себя комфортно, предлагая свои идеи.
-
Единство проекта: при контроле за персоналом, состоящим из нескольких сотрудников или команд, работающих над отдельными, но связанными проектами, четкая коммуникация позволяет каждому подразделению работать над достижением одной и той же общей цели для упрощения интеграции.
Преимущества эффективной коммуникации с руководством
Использование четкого общения в профессиональной среде может принести много преимуществ вам и вашим сотрудникам, в том числе:
-
Поддержание морального духа персонала. Поддержание позитивного настроения сотрудников может иметь много преимуществ для всей компании, от повышения их эффективности до увеличения удержания персонала. Четкое общение в качестве лидера информирует ваших сотрудников о том, чего вы от них ожидаете, что может сделать их работу более приятной и поднять моральный дух.
-
Повышение производительности: одна из основных задач лидера — научиться мотивировать своих сотрудников и повышать уровень их производительности. Способность ясно общаться важна при применении ваших методов лидерства, чтобы сотрудники понимали, что вы им поручаете, и правильно воспринимали мотивационные беседы.
-
Повышение эффективности. Максимально эффективное использование рабочего времени ваших сотрудников может значительно повысить производительность вашей команды. Четкое информирование об ожиданиях заставляет сотрудников работать над достижением единой цели и снижает расточительную работу, увеличивая объем работы, которую может выполнить ваш персонал.
-
Выстраивание коммуникаций внутри команд: демонстрируя сильную коммуникацию на руководящей должности, вы также показываете персоналу, как общаться друг с другом. Увеличение внутренней коммуникации внутри команды делает персонал более способным к успешному сотрудничеству.
-
Обеспечение внутренней прозрачности. Надежная коммуникация — это способ обеспечить прозрачность для ваших сотрудников путем четкой передачи информации, возможностей и другой важной внутренней информации. Это позволяет персоналу принимать более обоснованные решения и повышает вероятность того, что они выберут варианты, выгодные для проекта или целей компании.
Стратегии эффективного общения с руководством
Внедрение эффективных методов коммуникации с руководством может помочь вам повысить эффективность вашей работы как руководителя и производительность вашего персонала. Некоторые из наиболее распространенных коммуникативных стратегий руководства включают в себя:
Подлинность
Быть искренним с вашим персоналом может быть очень эффективным для улучшения коммуникации внутри вашей компании или отдела. Ведя себя как свое истинное «я», вы можете установить личные связи, основанные на вашей личности, что может привести к более сильным связям. Сотрудники часто более способны свободно выражать свои мысли, когда у них есть эта связь.
Продолжение общения
Профессиональное общение осуществляется в различных формах, от неформальных бесед до формальных способов, таких как электронная почта сотрудников, записки и встречи. Эффективной стратегией для лидера может быть поддержание последовательной коммуникации. Обращаясь к сотрудникам с неофициальными электронными письмами или останавливаясь на их рабочих местах в перерывах между официальными сообщениями, вы даете им возможность задать вопросы, а вам дать рекомендации или оценить их прогресс.
Беспристрастное отношение
При управлении персоналом важно, чтобы все члены команды чувствовали справедливое отношение со стороны своих начальников. Четкое информирование об ожиданиях, наградах и последствиях за производительность является полезным инструментом для создания беспристрастной рабочей силы. Поскольку каждый сотрудник понимает, чего вы от него ожидаете, он знает, что с ним обращаются справедливо, основываясь на его способности достичь ваших целей, а не на личных отношениях.
Видимость
Присутствие на рабочем месте — хороший способ стимулировать дальнейшее общение. Проводя время вне своего офиса и в местах, населенных вашими сотрудниками, даже если вы специально не ищете разговор с определенным сотрудником или командой, это дает больше возможностей для общения сотрудников с вами.
Обратная связь
Открытость к предложениям или критике ваших сотрудников может увеличить ваши шансы найти лучшие решения. Открытое общение с сотрудниками может повысить их комфортность при внесении предложений и помощи в повышении эффективности компании.
Примеры
При делегировании задач или обновлении планов использование примеров может быть эффективным методом повышения вовлеченности сотрудников в альтернативные планы. Демонстрируя пример того, что вы ожидаете, и ссылаясь, например, на предыдущую успешную реализацию, вы показываете ценность задания. Примеры также являются отличным способом противодействия путанице при представлении сложной идеи, поскольку сотрудники могут изучить, как ваш пример соотносится с планом, и использовать его для ответов на свои вопросы.
Представление
Как и большинство методов на рабочем месте, коммуникация — это навык, который менеджер может продемонстрировать персоналу, практикуя эффективное и открытое общение. Когда сотрудники видят, как вы ведете себя на руководящей должности, они понимают, что именно такое поведение они могут моделировать, чтобы улучшить свою работу и интегрироваться в команду.
Адаптивная коммуникация
Все члены вашего персонала — уникальные люди, у которых могут быть очень разные предпочтения в отношении того, как они общаются, и другие люди общаются с ними. По мере того, как вы проводите больше времени со своими сотрудниками, изучение того, как лучше всего общаться с каждым из них, может повысить общую эффективность вашего общения. Когда вы знаете, например, что сотрудник лучше реагирует на краткие планы или подробные объяснения, вы можете изменить свой подход, чтобы предоставить им информацию в формате, который лучше всего соответствует их потребностям.
Приоритизация
Как руководитель вы имеете доступ к большему количеству информации о проекте, чем отдельные члены вашей команды. Расстановка приоритетов позволяет определить наиболее важную информацию, которую необходимо донести до сотрудников. Это гарантирует, что сотрудники получают информацию, необходимую им для работы, и не предоставляют информацию, которая может привести к путанице. Затем вы можете сообщать дополнительную информацию по мере необходимости по мере развития проекта.
Сочувствие
Для лидера способность сопереживать своим сотрудникам может быть ценным навыком, который сделает ваше общение более эффективным. Эмпатия хорошо работает в сочетании с личным знанием своих сотрудников, но вы также можете применить ее к незнакомцу или новому сотруднику. Эмпатия позволяет вам более точно оценить, что чувствует человек, с которым вы общаетесь, чтобы вы могли настроить свое общение так, чтобы быть чувствительным к его чувствам.
Надежность
Предоставление надежного ресурса для ваших сотрудников является эффективной стратегией улучшения связи с вашей командой. Когда ваши сотрудники могут надежно предсказать, как вы будете реагировать в той или иной обстановке, это позволяет им более уверенно обращаться к вам и общаться с вами, потому что у них есть разумные ожидания результата. Устранение нерешительности в вашем офисе может улучшить производительность сотрудников и повысить уровень производства.
Примеры эффективного общения с руководством
Эти примеры показывают, как лидер может использовать эффективную коммуникацию со своими сотрудниками для повышения производительности:
Коммуникация при запуске проекта
Компания-разработчик программного обеспечения заключает контракт на разработку программы управления клиентами для местной школы боевых искусств. Менеджер проекта встречается с представителем школы, чтобы обсудить их ожидания в отношении функций и сроков поставки. Для того, чтобы донести планы до персонала, руководитель проекта организует совещание сотрудников со всеми отделами, работающими над проектом. Во время встречи руководитель проекта сначала подводит итоги проекта, дополняя его диаграммами, чтобы проиллюстрировать планы.
Затем менеджер дает разбивку обязанностей каждой команды. После встречи менеджер беседует с каждой командой, чтобы рассказать об их обязанностях, предоставить дополнительную документацию и ответить на вопросы. Сообщая как общие цели проекта, так и отдельные роли каждой команды и ее членов, менеджер гарантирует, что сотрудники получат информацию, необходимую им для своевременной доставки своих элементов и в форме, которая работает при окончательной интеграции.
Коммуникация в ответ на борьбу персонала
После одной недели работы над проектом команда отстала от графика и больше не успевает выполнить задание к сроку. Менеджер построил удобный для общения офис, поэтому сотрудники чувствуют себя комфортно, отмечая, что они отстают во время ежедневной проверки менеджером.
Менеджер встречается с руководителями других команд, работающих над проектом, и обнаруживает, что одна группа работает с опережением графика. Руководитель группы оценивает их прогресс и решает, что они могут позволить одному программисту помогать другой команде в течение двух дней, при этом оправдывая все ожидания. Менеджер переводит кодера, а дополнительное рабочее время позволяет первой команде наверстать потерянную работу.
Коммуникация в конце инициативы
После доставки конечного продукта клиенту руководитель проекта созывает собрание сотрудников для всей команды, работавшей над проектом. Во время встречи сотрудники обсуждают, что было хорошо в проекте, а что привело к задержкам. Члены команды определяют, что они недооценили сложность модуля, что привело к трудностям.
При выполнении будущих заданий они соглашаются выделять дополнительное время на аналогичные модули. Сотрудники также проводят краткие презентации по областям, в которых они столкнулись с трудностями, и объясняют, как они решили проблему, чтобы, если другие члены команды столкнутся с аналогичными проблемами в будущих проектах, они знали, как их решить.
Суть этики делового общения в коллективе
Деловое общение — способ коммуникации людей при осуществлении ими трудовой деятельности. Этот тип общения происходит при производстве продукта, он не относится к личным отношениям. При таком общении, её участники должны соблюдать определённые нормы и правила, они позволяют сторонам поддерживать хорошие взаимоотношения.
Этика делового общения: необходимые нормы для современного человека
Этика делового общения — элемент общей этики. Понятие подразумевает комплекс нравственных норм и правил, используемых людьми в процессе работы.
Деловые отношения отличаются регламентностью — наличием границ, традиционными культурными ценностями, моральными принципами. Основа делового этикета — уважение интересов не только компании и её представителя, но также уважительное отношение к клиентам, партнёрам, конкурентам и социуму в целом.Общение на работе — это контакты сотрудников компании между собой, с партнёрвми и с клиентами. При соблюдении норм общения в коллективе создаётся приятная, расслабляющая обстановка. В такой атмосфере каждый сотрудник будет работать с удовольствием и стараться сделать всё хорошо.Основные задачи речевого этикета:
-
создать здоровую атмосферу
-
повысить производительность
Правила и основные принципы этики делового общения
Этика делового общения — нравственные нормы, регулирующие отношения между людьми, иными словами — это прописанный порядок поведения. Она была разработана для практического применения, чтобы избежать конфликтных ситуаций, а в случае возникновения быстро их урегулировать.Если на предприятии деловой этикет стоит во главе взаимоотношений, то в такой компании руководство уважает сотрудников и всегда находится выход из любой ситуации.Этикет общения состоит из: бесед, переговоров с представителями другого предприятия, собраний, разговоров по телефону.Кроме того, этикет включает такие действия, как:
-
приветствие
-
рукопожатие
-
представление
Правила деловой этики
Каждый сотрудник компании имеет права и обязанности. При выполнении своей работы обязательно происходит контакт с коллегами.
Избежать конфликтов, которые помешают производственным процессам, поможет культура взаимоотношений.Правила деловой этики:1. Умение слушать собеседника — необходимо дать возможность человеку высказаться, не перебивать его. Это позволит вам понять собеседника и выразить ему уважение2. Грамотно говорить — отсутствие словарного мусора позволит вам доносить свою мысль понятно3. Тренировать дикцию — при наличии дефектов, следует от них избавиться с помощью специалистов4. Уважать время собеседника — у большинства предпринимателей время расписано по минутам, поэтому лучше прийти на встречу заранее5. Быть спокойным, доброжелательным — вне зависимости от темы беседы, следует проявлять терпение6. Правильно организовать рабочее место — оно способно всё рассказать о его хозяине. Порядок, значит мысли у человека в таком же состоянии7. Иметь опрятный, аккуратный внешний вид — важный критерий. Одежда должна соответствовать офисному стилю8. Рабочий настрой — нацеленность работника на результат положительно влияет на карьерный рост и на развитии предприятия в целом9. Сдержанность в жестикуляциях — не допустимы тактильные контакты (поцелуи, объятия), возможно только рукопожатие10. Умение хранить секретные сведения, не разглашать данные о фирме
Основные принципы делового общения
Основа этикета в том, чтобы при принимая решения следует соблюдать интересы всех участников коммуникаций.Основные принципы:1. Межличностность — хоть беседа носит профессиональный характер, личностные особенности участников всё равно отражаются на общении2. Непрерывность — происходит постоянный контакт между участниками, если они находятся в одном офисе. Ведь люди могут общаться вербально и невербально, в любом случае происходит информационный обмен3. Целенаправленность — каждое взаимодействие несёт в себе определённую цель, они бывают явными или неявными. Явная — донести информацию, неявная — к примеру показать своё красноречие4. Многомерность — стороны не только обмениваются информацией, а также регулируют свои деловые связи
Общение начальника с подчиненным
Деловые взаимоотношения в компании состоят из контактов руководителя с работниками и наоборот.
Сотрудник и руководитель
Главное правило — уважение подчинённым начальника. Это не значит лесть или полное подчинение. Сотрудник может иметь своё мнение по рабочим моментам, но преподносить его он должен корректно, а не в грубой форме. Главные критерии контакта руководителя с подчинённым:1. Поведение подчинённого должно быть направлено на поддержание дружеской обстановки в коллективе2. При стремлении подчинённого руководить начальником — это рассматривается как несоблюдение субординации и проявление неуважения3. При общении с руководителем не допустим категоричный тонОбщение — руководитель-подчинённый должно строиться на доверии, только тогда бизнесу гарантирован успех.
Начальник и подчинённый
Личный пример начальника важен, если он хочет, чтобы в компании соблюдались нормы делового общения.
Даже то, как руководитель отдаёт распоряжение ( как строгий приказ или просьба), говорит о владении им правилами этикета. Мудрый начальник ценит своих сотрудников, прислушивается к их мнению, он справедлив — адекватно наказывает за допущенные ошибки и вознаграждает за хорошо выполненное задание. Начальник должен:
-
сплачивать коллектив
-
выяснять причины возникновения профессиональных трудностей
-
доверять работникам
-
уметь признавать ошибки
Недопустима критика личности работника руководителем, он не должен делать замечания одному подчинённому при других. Кроме того, руководителю нельзя показывать работникам свою некомпетентность в каком-то вопросе.
Тонкости этики делового общения внутри коллектива
Деловая этика определяется внутри каждого коллектива самостоятельно. Но есть несколько стандартов:
-
одинаковая защита прав всех сотрудников, независимо от должности
-
недопустимо неравенство прав работников
-
сведения о компании должны быть доступны всем сотрудникам, с учётом их полномочий
Идеальное общение между коллегами — дружеское, ведь коллектив — вторая семья.
Несколько правил, которые способны привести к этому:
-
обращаться к коллегам по имени
-
улыбаться
-
уметь слушать
-
понимать, что каждый коллега — личность
Деловая этика в электронной переписке
С появлением интернета, появился новый вид связи — электронная почта. Сегодня при деловом общении также используется email. При написании электронного письма нужно придерживаться следующих правил:1. Выберите адресата — не пользуйтесь массовой рассылкой, уменьшите круг адресатов. 2. Укажите тему — это привлечёт внимание, она должна отражать суть письма.3. Начните с приветствия — это обязательно.4. Не делайте тело письма длинным — иначе не вся информация дойдёт до адресата.5. Поставьте подпись — если вы представляете компанию, то она должна содержать название фирмы, вашу должность, контакты. Деловой этикет распространяется на всех членов коллектива и является единым для всех, независимо от должности. Основное правило — сдержанность и строгость, а также дружелюбие и соблюдение субординации.
Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:
Управление персоналом
HR-менеджер
*В этом месяце мы делаем большой набор, в связи с этим, действует скидка -45% на все онлайн программы. Количество мест ограничено
Одно дело — быть просто начальником и совсем другое – быть сильным, эффективным и успешным руководителем. Выдающиеся и мудрые лидеры достигли небывалых карьерных высот благодаря тому, что в совершенстве владели искусством общения, умели найти подход к любому человеку. 10 ключевых принципов эффективной коммуникации помогут вам наладить общий язык с работниками и завоевать их доверие.
Откровенность
Старайтесь относиться к сотрудникам непредвзято, всегда ставьте себя на их место. Откровенно высказывайте свои пожелания и замечания, но в то же время будьте готовы получить и от подчиненных обратную связь (не всегда положительную). Никогда не обижайтесь на негативные отзывы и не ругайте работников. В случае возникновения разногласий и недомолвок сразу выясняйте, что произошло и старайтесь погасить конфликт в зародыше. Избегайте интриг и сплетен, не принимайте в них участия.
Личный пример
Как лидер, вы должны продемонстрировать качества, которые вы ожидаете увидеть в своих сотрудниках. Вместо того, чтобы говорить работникам, что вы хотите, чтобы они сделали, подайте им пример. Руководитель, который не живет двойными стандартами и предъявляет к себе такие требования, как и к окружающим, может создать идеальный фундамент для успешного развития корпорации.
Персонализация
Одна ключевая особенность выдающихся лидеров — это их способность заставить всех в комнате чувствовать себя VIP-персонами. Когда такие руководители произносят речи, вы чувствуете, что они говорят непосредственно с вами, хотя в толпе могут быть тысячи людей. Постарайтесь действовать подобным образом, но в масштабах вашей работы: проходя мимо офиса или идя по коридору, поздоровайтесь с сотрудниками, обращайтесь к каждому из них по имени. Когда каждый человек будет чувствовать себя важной частью единого целого, то команда покажет отличные результаты.
Конкретизация
Мудрый руководитель знает, что время – это деньги. Нет смысла тратить его на пустые разговоры и обсуждения: тем самым вы отвлекаете и себя, и работников от важных дел. Старайтесь говорить по делу, ясно и конкретно излагать свои мысли. Сообщите точно, что вы хотите от своей команды, укажите цели и задачи, время на выполнение заданий, необходимые ресурсы или детали, которые могут помочь оптимизировать рабочий процесс.
Отсутствие монолога
Не общайтесь с подчиненными посредством монолога – так вы никогда не достигнете взаимопонимания. Только конструктивный диалог позволит донести до сотрудников важные цели, приоритеты, услышать их точку зрения, найти компромиссные решения. Мудрый руководитель никогда не зацикливается на себе – он является командным игроком, просто наделенным большими полномочиями и властью.
Ясность
Ясно и четко излагайте свои требования к сотрудникам, ставьте реальные цели. Ваши утверждения не должны звучать двусмысленно и расплывчато: если работники не понимают, что вы им говорите, они не будут знать, что им делать. Вовремя давайте инструкции и не забывайте убедиться в том, что подчиненные хорошо их поняли. Повторный инструктаж снижает продуктивность, поэтому старайтесь объяснять все доходчиво с первого раза.
Доверие
Вы не сможете завоевать авторитет и добиться успеха, если сотрудники не будут вас уважать. Их доверие заслужить легко. Для этого нужно быть последовательным, справедливым руководителем, у которого слова не расходятся с действиями. Никогда не унижайте и не ругайте подчиненных, особенно на глазах у всего коллектива. Если вас что-то не устраивает в работе отдельных сотрудников — поговорите с ними у себя в кабинете.
Обратная связь
Обратная связь – один из наиболее важных и ценных инструментов для эффективной коммуникации. Цель ее заключается в том, чтобы хвалить, когда это необходимо, и давать конструктивную критику, чтобы указать сотруднику на очевидные ошибки. Обратную связь нужно рассматривать как средство для достижения более продуктивной цели. Сотрудники оценят тот факт, что вы нашли время, чтобы объективно рассказать им о текущем положении дел. Такое отношение со стороны руководителя говорит о том, что он видит в сотрудниках потенциал и искренне желает им помочь.
Умение слушать
Коммуникация — это улица с двусторонним движением. Вы должны быть хорошим слушателем, прежде чем начать говорить. Прислушивайтесь к мнению подчиненных – это поможет вам построить доверительные отношения, решить проблемы. В долгосрочной перспективе такое общение сделает работу более продуктивной.
Вдохновение
Главный принцип эффективного лидерского общения — это способность вдохновлять окружающих. Как у руководителя, у вас есть видение успеха, которого вы хотите достичь с помощью своей команды. Только в ваших силах сплотить свой коллектив вокруг этой цели и направить их в нужном направлении. Вдохновение — это топливо, которое заставляет всех усердно трудиться для достижения конечной цели, и мудрые лидеры это знают.
А какие принципы эффективной коммуникации знаете вы?
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание
-
Главная
- >
-
Статьи
- >
- Правила общения руководителя и подчинённых
Правила общения руководителя и подчинённых
Учитывая демократизацию общества, понимание ценности каждой личности понадобились новые методы, принципы и стили управления коллективом. Руководитель нового типа должен быть не просто хорошим организатором, аналитиком и психологом, но и обладать такими личностными качествами, чтобы заслужить авторитет у подчиненных.
Как управлять коллективом, и какими качествами должен обладать руководитель, вы узнаете в этой статье. Современный руководитель должен иметь высокую нравственную культуру, чтобы заслужить признание и уважение коллег. Необходимы такие качества, как честность, справедливость, порядочность, умение понимать и слушать. Не менее важно для руководителя знание этикета и правил поведения.
Общение руководителя с подчиненными должно происходить в деловом стиле, но при этом необходимо соблюдать взаимную вежливость, внимательность и доброжелательность. Это залог здоровой атмосферы в коллективе и расположение к сотрудничеству. Управление коллективом предполагает, что руководителю нужно отдавать распоряжения, обращаться с просьбами, проводить собеседования, увольнять, мотивировать и наказывать. Как это делать правильно?
<<Оглавление>>
Начальник и подчинённые: деловое общение руководителя
- Отдавая распоряжение, руководитель должен опираться на собственный авторитет. В приказном тоне отдавать распоряжение можно лишь в экстренных ситуациях, когда необходимо решить проблему незамедлительно. При этом инициатива исполнителя подавляется и он, по сути, освобождается от ответственности. Он просто выполняет приказ.
Эффективность труда снижается, если отдать приказ с угрозой наказания. Эффективным методом управления сотрудника является распоряжение в форме просьбы. Тогда сотрудник чувствует, что ему доверяют, хотят с ним сотрудничать и верят в его способности. Особенно, если поручение касается того, что ни входит в его обязанности. Эффективное управление сводится к тому, что сотрудников необходимо стимулировать, развивать их активность и давать возможность проявлять инициативу. Только в этом случае эффективность труда будет наиболее высокой. - В обязанности руководителя входит как наказание, так и поощрение, и мотивация сотрудников. Законодательством определены возможные санкции по отношению к сотрудникам, но сам руководитель не должен забывать об этикете. Даже наказывая, нужно постараться сохранить нормальные отношения в коллективе.
- Психологическое управление коллективом подразумевает способность руководителя правильно вести разговор с подчиненными. Прежде, чем начать говорить о проступке, необходимо успокоиться и начать беседу с достижений и успехов сотрудника. Разговор нужно вести в приватной обстановке, чтобы не создать внутригрупповой конфликт в коллективе. Желательно, чтобы руководитель объяснил подчиненному, чем он недоволен, привел факты нарушения и внимательно выслушал объяснения подчиненного. Закончить разговор нужно тем, что руководитель должен подчеркнуть сильные стороны сотрудника и вселить в него веру, что в дальнейшем у него все получится.
- Система мотивации сотрудников в вопросе, как управлять коллективом, имеет огромное значение. Но даже поощрять сотрудников нужно уметь правильно. Материальная мотивация персонала должна выражаться в поощрении за успешно проделанную работу сразу после ее окончания. Эффективность конкретного незамедлительного поощрения намного выше, чем ожидание премии к концу месяца. Нематериальная мотивация сотрудников может нести большую ценность, чем материальная. К примеру, если руководитель публично похвалит сотрудника в присутствии коллег, уважение которых для него важно. Признание успеха подчиненного вовремя с правильно подобранными словами – отличная мотивация. Раньше часто практиковались в организациях вручение грамот, доски почета. Сейчас в некоторых государственных организациях такие методы управления коллективом остались, но новое поколение их уже не воспринимает всерьез.
- В обязанности руководителя входит и увольнение сотрудников. Это достаточно болезненная процедура. Руководитель не должен извиняться, чтобы не давать лишнюю надежду подчиненному. Не стоит увольнять перед выходными или праздниками. Беседа должна занимать не более 20 минут, так как сотрудник, находясь в стрессовом состоянии, просто не сможет услышать подробные объяснения и причины его увольнения.
Отношение руководителя к подчиненным должно быть уважительным в любой ситуации. Лучше всего обращаться к сотрудникам на «Вы». Во время разговора с подчиненным, руководитель должен больше слушать, чем говорить. Задавать вопросы по поводу того, что думает сотрудник о качестве своей работы, что бы он улучшил, что он считает своими сильными сторонами. В процессе диалога с подчиненными, руководитель, умеющий слушать, может извлечь много полезной информации. В частности, как улучшить менеджмент персонала организации.
До недавнего времени функции менеджеров по персоналу выполняли линейные руководители. Достаточно было просто оформлять приказы об увольнении, зачислении на работу и повышении. Сейчас этого недостаточно. Менеджеры по персоналу должны заниматься:
- подбором кадров
- развитием сотрудников
- мотивацией
- стимулированием труда
Менеджмент персонала помогает использовать все потенциальные возможности сотрудников для достижения целей организации. Но при этом обеспечивать нормальную психологически здоровую атмосферу в коллективе, следить за условиями труда.
Правила наказания или как правильно наказывать?
- Ни в коем случае не наказывать или критиковать человека без наличия подтвержденных данных нарушения.
- Если работа была выполнена плохо, нужно узнать, кто поручил ее сотруднику, как проводился контроль и определить степень ответственности сотрудника за некачественную работу. Ведь часто бывают ситуации, когда у человека просто не было нужных материалов, знаний или поддержки для выполнения работы.
- Руководитель должен уметь признавать свои ошибки.
- Необходимо поговорить с сотрудником и выяснить его мотивацию и причины нарушения.
- Никогда не критиковать сотрудника публично.
- Наказание должно зависеть от тяжести проступка. Причем, требования ко всем членам коллектива должны быть одинаковыми.
Основные задачи менеджмента персонала
- Определять потребности сотрудников.
- Помогать адаптироваться в новом коллективе.
- Подбирать кадры.
- Стимулировать заинтересованность в карьерном росте.
- Разрабатывать правильную систему мотивации.
- Способствовать развитию, как личностному, так и профессиональному.
- Улаживать конфликты.
Принципы эффективного управления
Руководитель должен анализировать ситуацию, прогнозировать стратегию и управлять ее реализацией. Подчиненный должен реализовывать решение руководителя. Поэтому, основными принципами эффективного управления являются определенные качества руководителя — профессионализм, организованность и порядочность. Так как ему приходится решать проблемы из любой сферы организации.
Подчиненный, в свою очередь, должен быть исполнительным, инициативным, честным, порядочным и стремящийся к продвижению по службе.
Стили управления коллективом
Можно выделить 6 основных стилей управления персоналом, каждый из которых имеет как свои плюсы, так и минусы:
- Командный стиль — незамедлительное подчинение сотрудников в основном в приказном тоне. Этот стиль помогает держать сотрудников под контролем, мотивировать их дисциплиной и санкциями. Он целесообразен в критических ситуациях, когда риски очень велики при малейшей ошибке. Но при этом сотрудники не развиваются, ничему не учатся, в коллективе царит недовольство, что приведет к фрустации.
- Авторитарный стиль подразумевает выстраивание стратегии развития и создание перспектив для подчиненных. Руководитель ведет себя строго, но справедливо и четко направляет сотрудников, в каком направлении развиваться, показывая на своем примере чего можно достичь. Минусом такого стиля является то, если сотрудники не доверяют руководителю, они просто не пойдут за ним. Кроме того, подчиненные работают только по пошаговым инструкциям, поэтому имеют низкую квалификацию.
- Партнёрский стиль управления работой сотрудников подразумевает создание гармоничных отношений, отсутствие конфликтов и мотивация хорошего настроения. Такой стиль отлично работает, если его комбинировать с другими стилями. Так как партнерство не повышает производительность труда. Этот стиль хорош только в тех случаях, когда нужна помощь или совет, при разрешении конфликтов.
- Демократический стиль призван вовлекать сотрудников в процесс работы и поддерживать взаимопонимание в коллективе. Этот стиль эффективен, когда сотрудники работают в команде, стремятся вместе к одной цели и имеют достаточно опыта, чтобы каждому можно было доверить определенную задачу. Единственный минус такой организации управления персоналом заключается в том, что подчиненных постоянно нужно организовывать, направлять, курировать и проводить достаточно часто совещания.
- Стиль руководства под названием «задающий ритм» — выполнение работы так же хорошо, как ее выполняет сам руководитель. Этот стиль подразумевает самоорганизацию сотрудников и желание выполнять работу на высочайшем уровне по примеру руководителя. Неэффективен в тех случаях, если нужна помощь третьей стороны или дополнительное обучение и координация.
- Стиль «коуча» — постоянное профессиональное развитие сотрудников, вдохновение, поиск и развитие сильных сторон. Это мотивирует сотрудников, но в то же время такой стиль управления будет бесполезен, если подчиненные ленивы. Не каждый имеет желание и силы работать над собой ежедневно.
Как управлять коллективом и какой стиль выбрать? Скорее всего, эффективность управления персоналом зависит не только от стиля и методов управления, но и от личных качеств подчиненных. Поэтому, в зависимости от разных ситуаций, нужно комбинировать разные стили управления.
Система управления сотрудниками включает в себя не только стили, но и методы управления.
Методы управления коллективом
Методы управления персоналом — способы воздействия на коллектив. Они бывают административные, экономические и социально-психологические.
- Административные методы влияют на осознанность коллектива, понимание того, что необходимо соблюдать дисциплину, иметь чувство долга, стремиться работать в этой организации, соблюдать правила и нормы, установленные в организации.
- Экономические методы — материальное стимулирование сотрудников. Социально-психологические – учет социальных потребностей сотрудников, поддержание здоровой атмосферы в коллективе.
Все методы взаимосвязаны между собой и осуществление их в управлении коллективом понятно. Но есть и инновационные методы управления персоналом. К примеру, постановка целей сотрудника и руководителя на ближайшие полгода или год. Сотрудник ставит перед собой конкретную цель на благо организации. В случае ее достижения, руководитель, к примеру, повышает его в должности или повышает зарплату.
- Эффективно работает метод квартальных отчетов. Так сотрудник сам устанавливает цели, учится правильно распоряжаться временем. В итоге, работает более плодотворно и проявляет инициативу. К тому же, необходимость отчета перед начальником каждый квартал мотивирует показать себя с наилучшей стороны. Никто из сотрудников не остается незамеченным. Каждый получает вознаграждение за свои труды.
- Чудесным методом управления персоналом является структурированное планирование. Каждый отдел ставит перед собой определенную цель, которая дополняет цели других отделов на благо развитию организации. Чтобы организовать работу в отделах, применяют «командный менеджмент». В группы объединяются те сотрудники, которые имеют похожий взгляд на достижение цели организации.
- Метод ситуационного управления применяется лишь по мере возникновения проблем. Функциональное управление – каждый руководитель своего отдела несет ответственность за определенные функции.
- Отлично работает метод сравнений, когда система управления данной организации сравнивается с более передовой организацией и по ее примеру воссоздается система управления.
- Экспертно-аналитический метод подразумевает привлечение специалистов по управлению персоналом. Эксперт изучают проблемы организации и дают заключение, какими методами лучше всего управлять в этой организации.
- На практике часто применяется метод функционально-стоимостного анализа. Когда экспертами определяется, какие функции не выполняются и почему, убираются лишние функции управления, степень централизации управления персоналом.
- Отличный результат дает метод творческих совещаний. Специалисты и руководители высказывают свои предположения, как улучшить систему управления персоналом, что порождает множество креативных идей.
Каждый руководитель задается вопросом, как эффективно управлять персоналом? Для этого необходимо применять все методы и стили управления комплексно. Кроме того, не забывать о том, что нужно четко соблюдать правила этика при общении с сотрудниками.
Правильная система управления, мотивации, наказания и поощрения поможет создать процветающую компанию. Сам руководитель не сможет ничего достичь, если его сотрудники не будут подходить к работе творчески и с инициативой. Руководителю главное уметь заинтересовать, замотивировать и поддержать сотрудников.
Тематика: Для руководителя, Управление персоналом, Лидерство, Ораторское искусство
Менеджмент • 28 ноября 2022 • 5 мин чтения
Всё фиксировать и не звонить по телефону: что ещё нужно знать о деловой коммуникации
У общения на работе разные формы: переписка в чате, беседа у кофемашины, презентация для клиента. Рассказываем о деловой коммуникации и её правилах.
- Что такое деловая коммуникация
- Функции делового общения
- Виды и формы коммуникации в деловой среде
- Правила эффективного делового общения
- Что такое этика в деловом общении
- Совет эксперта
Что такое деловая коммуникация
Деловая коммуникация, или деловое общение, — это обмен информацией между людьми или коллективами для решения задач, достижения целей или оптимизации процессов в компании.
Мария Рыбакова
Деловая коммуникация — не обязательно серьёзный, жёстко регламентированный обмен сообщениями. Деловым считается любой вид общения, который происходит в рабочем пространстве либо преследует профессиональные цели.
В процессе делового общения обмениваются информацией, а личная коммуникация обычно направлена на получение эмоций
Хотя большинство людей на интуитивном уровне разграничивают личное и деловое общение, можно выделить несколько особенностей деловой коммуникации:
● Обязательность профессиональной коммуникации для её участников вне зависимости от того, какие чувства они друг к другу испытывают. Например, специалист может восхищаться своим непосредственным руководителем или недолюбливать его, при этом вынужден слушать его устные распоряжения и отвечать на письма.
● У деловой коммуникации всегда есть цель, в то время как в личной беседе или переписке человек может просто болтать или коротать время.
● В профессиональных деловых коммуникациях у каждого участника есть конкретная роль, связанная с профессиональными компетенциями. Например, менеджер проекта может начать общение, чтобы поставить коллеге задачу, собрать команду на планёрку, выступить в качестве модератора мозгового штурма.
● Деловая коммуникация в организации подразумевает хотя бы минимальную подготовку: нужно собраться с мыслями, чтобы выразить их ясно, или собрать презентацию, чтобы донести свои идеи.
● Хотя бы один участник стремится к тому, чтобы профессиональная коммуникация получилась эффективной, то есть её цель была достигнута. Например, коллега понял и принял задачу, дал обратную связь или предложил решение проблемы.
В учебниках по менеджменту и деловой коммуникации часто упоминается ещё одна особенность — наличие свода правил, которые определяют, кто, когда и зачем начинает коммуникацию и по каким правилам её ведёт. На практике всё меньше деловых взаимодействий соответствуют строгой форме и жёстким правилам. Это происходит благодаря общению в мессенджерах с высокой скоростью ответа и неформальностью.
Мария Рыбакова
Во многих компаниях коммуникация лёгкая, неформальная. Например, в Яндекс Практикуме, где я работаю, обращаются друг к другу на «ты» вне зависимости от должности и статуса и не придумывают термины там, где можно обойтись понятным языком. Любому человеку в компании можно написать: «Привет, я такой-то. Можешь помочь?» — и поставить смайлик в конце.
Бывает, что из-за неформальности деловой коммуникации теряется фокус на задачах или тонкая грань между тем, что уместно или неуместно говорить. Если обычный сотрудник перейдёт эту грань, всем участникам коммуникации станет некомфортно. Если же фокус потеряет руководитель, это может навредить динамике командной работы: неуместные шутки будут отвлекать от решения задач, но не всякий сотрудник решится это открыто критиковать.
Насколько комфортным будет деловое общение и станут ли сотрудники нарушать границы друг друга, зависит от руководителя. Студенты курса «Инструменты начинающего руководителя» учатся ставить задачи, давать обратную связь и управлять коммуникацией внутри команды.
Управляйте командой без лишнего стресса
Научитесь делегировать задачи и контролировать их выполнение, не вмешиваясь в работу сотрудников.
Начните с бесплатной вводной части курса «Инструменты начинающего руководителя».
Функции делового общения
Кроме очевидной функции донесения информации, у деловой коммуникации есть и другие. К ним относятся:
● Инструментальная
Через деловое общение руководители доносят до команды важную информацию: рассказывают о целях, планах и достижениях компании, объясняют вклад каждого сотрудника в общее дело и передают задачи.
● Интегративная
Благодаря общению сотрудники компании ощущают себя частью команды. Знают, что не брошены один на один со своими задачами и всегда могут поговорить о них с коллегами: узнать мнение, спросить совета, попросить о помощи или просто обсудить, насколько сложно их выполнить.
● Представительская
В процессе деловой коммуникации участники проявляют себя с разных сторон. В зависимости от рабочей ситуации один и тот же сотрудник может, например, стать для собеседника экспертом по теме рабочей задачи, который поделится своим опытом, или эмпатичным коллегой, который поддержит в трудную минуту.
● Контролирующая
Через деловую коммуникацию руководители контролируют, закрыли ли сотрудники рабочие задачи: отправили отчёты, внесли правки, подготовили макеты.
Если руководитель передаёт ответственность за сроки выполнения самим сотрудникам, для ненавязчивого контроля он может попросить отписаться по готовности
Деловая коммуникация может быть эффективной и неэффективной. В первом случае участники коммуникации достигнут своих целей, во втором — не получат ожидаемого результата.
Например, клиент передаёт проджект-менеджеру правки к проекту, которые нужно внести как можно быстрее. Проджект-менеджер пишет в общий чат:
Как развить навыки аргументации и использовать их в работе
Виды и формы коммуникации в деловой среде
Любое общение на работе — это деловая коммуникация. Она может быть разных видов:
● вербальная и невербальная,
● устная и письменная,
● личная и публичная,
● в онлайне и офлайне.
Например, сотрудник может предложить решение задачи руководителю, а тот в ответ покачает головой и попросит поискать ещё варианты. Просьба руководителя — вербальный вид коммуникации. Его жест головой — невербальный сигнал, благодаря которому сотрудник поймёт, что его предложение не подходит.
Коллеги могут обсуждать задачи на личных встречах или в переписке, один на один или собираясь группами, в чатах, на онлайн-созвонах, в кабинетах для переговоров или у кулера. Всё это ― разные формы деловой коммуникации в организации.
При этом каждый человек может выбрать удобное для себя средство деловой коммуникации: позвонить по телефону или видеосвязи, написать на почту или в мессенджер.
Правила эффективного делового общения
Олеся год проработала в стартапе с молодыми разработчиками и креативщиками, решила сменить карьерный вектор и устроилась в отдел маркетинга корпорации. Большинство новых коллег старше Олеси на 10 лет. Они не понимают, зачем нужны стикеры в Телеграме, и очень не любят эмодзи в переписке.
В новой компании нужно быть готовым проявить гибкость и встроиться в уже существующую модель коммуникации. Вот универсальные правила, которые помогут сделать это плавно:
● Сформулировать цель коммуникации
Она должна быть понятна всем участникам в устной и письменной форме, сообщении или теме письма.
Чем больше деталей будет в сообщении, тем меньше вероятность, что кто-то поймёт его неправильно
● Выражаться ясно и конкретно
Сообщения в чате, письмах, речи, приказах или инструкциях не должны быть абстрактными. Начать сообщение нужно с главной мысли и, если понадобится, объяснить свои решения.
Информация, которую нужно передать собеседнику, должна быть максимально конкретной. Иначе он может истолковать её по-своему и сделать не то, что от него требуется
● Учитывать ожидания участников коммуникации
Например, на совещании по итогам только что завершённого проекта руководитель сообщает команде, что у компании новый проект, и предлагает сразу же устроить мозговой штурм. Но участники встречи к этому не готовы: они ещё не изучили бриф и не провели исследование. Лучше было бы просто сообщить о новом проекте и назначить новую встречу, к которой команда успела бы подготовиться.
● Учитывать формальные ограничения
К ним относятся субординация, деловой этикет и должностные роли. Обычный сотрудник не может отдавать распоряжения своему коллеге, а от SEO-оптимизатора ожидают решений по повышению позиций сайта в выдаче, а не креативов для рекламной кампании.
● Слушать и читать внимательно
Невнимательность к словам коллег и клиентов, чтение рабочих сообщений и писем мимоходом могут привести к неприятным ситуациям. Можно неверно понять суть задачи или упустить важную информацию, например, о сроках. Такие ошибки в коммуникации могут подвести команду или негативно повлиять на всю компанию.
Допустим, клиент просит доставить заказ завтра после 17:00 ― в это время он как раз придёт с работы. В ответ менеджер сообщает, что транспортная компания доставляет заказы с 10:00 до 20:00. Он уверен, что эта информация заставит клиента изменить планы. А клиент решил, что менеджер уточнит время доставки для транспортной компании: ведь 17:00 попадает в нужный интервал.
На деле водитель с грузом приезжает в 14:00, дома никого нет, у менеджера с клиентом неприятный телефонный разговор, а доставку приходится перенести.
Результат невнимательности к собеседнику: потери в логистике и недовольство клиента.
● Расширять границы постепенно
Мария Рыбакова
Любую деловую коммуникацию надо начинать на более-менее формальной ноте и постепенно «пробовать воду»: следить, насколько собеседнику комфортно, если пошутить или рассказать что-то личное о себе. Возможно, в какой-то момент участники перейдут на «ты», постепенно настроятся друг на друга. Это нужно, чтобы не ставить коллегу в неловкую ситуацию, пока нет уверенности, что его границы в общении поменялись в сторону менее формального.
● Уделять внимание невербальным сигналам
Значительную часть информации участники коммуникации сообщают не только словами, но и мимикой, жестами, позами.
Мария Рыбакова
В деловой переписке сложно до конца понять, что у коллеги на душе. То, что при личной встрече можно прочитать по выражению лица и языку тела, остаётся за пределами экранов и мессенджеров. Поэтому надо задействовать все доступные инструменты, чтобы лучше понимать друг друга: например, не стесняться включать камеры на онлайн-звонках и реагировать на эмодзи, которые используют коллеги в переписке.
Правила отдельных форм и видов коммуникации в деловом стиле
Коллеги обычно выбирают разные формы и каналы коммуникации: например, руководитель может уточнить у сотрудника на удалёнке статус задачи в мессенджере. Скан подписанного акта об оказании услуг внештатный исполнитель отправит в бухгалтерию по электронной почте. Новости о реорганизации компании обычно сообщают на общей встрече с сотрудниками, чтобы предупредить распространение недостоверных слухов из-за нехватки информации.
Перечислим негласные правила и особенности современного делового общения:
● В почте или в инструментах постановки задач коммуникация обычно более формальная — из-за того, что передаётся больший объём информации, допустимы более длинные сообщения, чем в мессенджерах.
● На сообщения в мессенджерах обычно отвечают быстро — от нескольких минут до пары часов, а в почте отложить ответ можно на несколько часов или даже на сутки.
● В письменной коммуникации невербальные сигналы незаметны, поэтому любая формулировка звучит более категорично, иногда даже грубо.
● Телефонный звонок — только для крайних случаев, например когда коллега долго не выходит на связь по другим каналам.
● Онлайн-планёрки и живые совещания обычно запланированы, а их цель сформулирована для всех участников встречи.
● В отличие от обсуждения в мессенджерах, у встреч должна быть заранее оговорена продолжительность.
● Есть риск, что собеседники могут друг друга не понять или что к договорённостям придётся возвращаться позднее. Поэтому лучше обсудить задачи устно или письменно, а затем отправить участникам итоги встречи в мессенджере или на почту.
В деловой коммуникации бывают препятствия: например, когда участники на разном уровне знакомы с предметом разговора или у них разный уровень квалификации. Допустим, старший разработчик знает все тонкости С++ и ставит задачу джуну, который пока владеет лишь азами. Чтобы задача была выполнена, сеньору придётся объяснить её подробно и с минимумом профессионального сленга.
Препятствием для коммуникации между редактором и SEO-оптимизатором может стать разное понимание качества текста: что для одного связный текст, то для другого «вода с избытком ключей».
Что такое этика в деловом общении
Деловая этика — это принципы и нормы поведения, которыми сотрудники компании руководствуются, когда решают задачи и общаются с коллегами. Обычно в компаниях есть документ, в котором закреплены нормы деловой этики и правила поведения сотрудников.
Корпоративная этика регулирует поведение сотрудников компании при общении с коллегами, руководителями, партнёрами, клиентами и представителями государственных структур.
В каждой компании свои этические нормы делового общения. В одной принято обращаться к коллегам только по имени и отчеству, в другой — все друг к другу на «ты». Этика делового общения может различаться и в разных отделах одной компании: в одном коллеги не пишут друг другу после 19:00, а в другом могут созвониться в субботу утром.
Этические нормы делового общения не всегда прописаны в специальном документе, но это не значит, что их нет. В любом рабочем коллективе будут устоявшиеся нормы рабочей коммуникации, а их источником, как правило, выступает руководитель.
В рабочей атмосфере со здоровой деловой коммуникацией принято:
● уважительное отношение к коллегам,
● вежливость,
● право на собственное мнение и возможность делиться им,
● конструктивная обратная связь,
● неразглашение информации за пределами компании или коллектива.
Совет эксперта
Мария Рыбакова
Чтобы чувствовать себя комфортно на рабочем месте, важно найти компанию, в которой формат деловой коммуникации совпадает с привычными ценностями и представлениями о границах. Перестраивать то, что уже устоялось, — сложно, а иногда невозможно.
Яндекс Практикум
Лид рекрутмента сопровождения
Как вести переговоры, чтобы не ругаться с командой и клиентами
Зачем компании ценности и как их внедрить