Контроль дает руководству информацию необходимую для планирования если аналогичные работы

Процесс управления
протекает в условиях постоянно
изменяющейся внешней среды и характеризуется
различной степенью неопределенности.
Достигло ли управляющее воздействие
поставленных целей? Нуждаются ли
управленческие решения в корректировке?
Ответ на эти вопросы дает контроль.
Целью данной темы является изучение
процесса контроля как неотъемлемого
элемента самой сущности всякой
организации.

Понятие и роль
контроля в управлении.

Контроль
– это процесс,
обеспечивающий достижение организацией
поставленных целей.

Руководство
начинает осуществлять функцию контроля
с того момента, когда оно сформулировало
цели и задачи и создало организацию.
Функции контроля:

1. Контроль уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации.

2.
Контроль предупреждает о возникновении
кризисных ситуаций.
Позволяет выявить проблемы и скорректировать
под них деятельность организации до
того, как эти проблемы перерастут в
кризис.

3.
Контроль поддерживает сильные стороны
организации.
Руководство получает возможность
определить, какие именно направления
деятельности организации наиболее
эффективно способствовали достижению
ее общих целей.

Выделяют
три основных вида контроля в организации,
которые имеют одну цель – способствовать
тому, чтобы фактически получаемые
результаты были как можно ближе к
требуемым:

• Предварительный
  контроль.
  Осуществляется до фактического начала
  работ и обычно реализуется в форме
  определенной политики, процедур и
  правил. Прежде всего он применяется по
  отношению к трудовым, материальным и
  финансовым ресурсам. Предварительный
  контроль в области трудовых ресурсов
  заключается
  в установлении минимально допустимого
  уровня образования сотрудников или
  стажа работы в данной области, проверке
  документов и рекомендаций, проведения
  психологических тестов и собеседований.
  Предварительный
  контроль в области материальных ресурсов
  осуществляется путем выработки
  стандартов минимально допустимых
  уровней качества и проведения физических
  проверок соответствия поступающих
  материалов этим требованиям.
  Предварительный
  контроль в области финансовых ресурсов
  осуществляется путем анализа бюджета,
  который позволяет осуществить функцию
  планирования.

• Текущий
  контроль.
  Осуществляется непосредственно в ходе
  проведения работ и обычно проводится
  в виде контроля работы подчиненного
  его непосредственным начальником. Для
  его эффективного осуществления аппарату
  управления необходима
  обратная связь-
  это данные о полученных результатах.
  Система обратной связи позволяет
  руководству выявить непредвиденные
  проблемы и скорректировать свою линию
  поведения, чтобы избежать отклонения
  от наиболее эффективного пути к
  поставленной цели.

• Заключительный
  контроль.
  Осуществляется после того, как работа
  закончена или истекло отведенное для
  нее время. Имеет две важные функции:

—
дает руководству организации информацию,
необходимую для планирования в случае,
если аналогичные работы предполагается
проводить в будущем;

— способствует
мотивации.

Процесс контроля.

Процесс
контроля состоит из трех этапов:
выработка стандартов и критериев,
сопоставление с ними реальных результатов,
принятие необходимых корректирующих
действий. На каждом этапе реализуется
комплекс различных мер.

• Выработка
  стандартов и критериев оценки.
  Стандарты
  – это конкретные цели, прогресс в
  отношении которых поддается измерению.
  Цели, которые могут быть использованы
  в качестве стандартов для контроля,
  отличают две особенности: они
  характеризуются наличием временных
  рамок, в которых должна быть выполнена
  работа, и конкретного критерия, по
  отношению к которому можно оценить
  степень выполнения работы. Конкретный
  критерий и определенный период времени
  вместе называются показателями
  результативности. Показатель
  результативности точно определяет то,
  что должно быть получено для того, чтобы
  достичь поставленных целей и позволяет
  руководству сопоставить реально
  сделанную работу с запланированной.

• Сопоставление
  достигнутых результатов с установленными
  стандартами. На
  этом этапе определяется масштаб
  допустимых отклонений – шкала, в
  пределах которой отклонения не должны
  вызывать тревоги. Затем измеряются
  результаты, передается и оценивается
  информация. В соответствии с принципом
  исключения только существенные
  отклонения от заданных стандартов
  должны вызывать срабатывание системы
  контроля, иначе она станет неэкономичной
  и неустойчивой.

• Принятие
  необходимых корректирующих действий.
  Такими действиями могут быть следующие:

— изменение некоторых
внутренних переменных системы;

— изменение
стандартов;

— невмешательство
в работу системы.

При
разработке процедуры контроля необходимо
принимать во внимание поведение людей,
то есть учитывать поведенческие
аспекты контроля.
Неудачно спроектированные системы
контроля могут сделать поведение
работников ориентированными на них, то
есть люди будут стремиться к удовлетворению
требований контроля, а не к достижению
поставленных целей. Другой потенциальный
отрицательный поведенческий эффект
контроля заключается в том, что он может
побуждать людей выдавать искаженную
информацию, например, менеджеры могут
устанавливать заниженные цели, увеличивая
реальность их достижения и получения
вознаграждения в период подведения
итогов.

Для
того, чтобы избежать негативного
воздействия контроля на поведение
сотрудников и повысить его эффективность,
разработаны следующие рекомендации:

—
задавать осмысленные приемлемые
стандарты контроля, воспринимаемые
сотрудниками;

— устанавливать
двустороннее общение;

—
задавать напряженные, но достижимые
стандарты контроля;

— избегать излишнего
контроля;

• вознаграждать
  за достижение заданных стандартов
  контроля.

Формирование
эффективной системы контроля

Эффективный
контроль, способный обеспечить достижение
целей организации, должен обладать
следующими свойствами:

1. Стратегическая
   направленность контроля.
   Предполагает отражение и поддержку в
   нем общих приоритетов организации.
   Если какие-то виды деятельности имеют
   стратегическое значение, то в каждой
   такой области обязательно должен быть
   налажен эффективный контроль.

2. Ориентация
   на результаты.
   Конечная цель контроля состоит не в
   том, чтобы собрать информацию, установить
   стандарты и выявить проблемы, а в том,
   чтобы решить задачи, стоящие перед
   организацией.

3. Соответствие
   контролируемому виду деятельности.
   Контроль должен объективно измерять
   и оценивать то, что действительно
   важно.

4. Своевременность
   контроля.
   Заключается во временном интервале
   между проведением измерений или оценок.
   Интервал должен адекватно соответствовать
   контролируемому явлению, он определяется
   с учетом временных рамок основного
   плана, скорости измерений и затрат на
   проведение измерений, распространения
   полученных результатов.

5. Гибкость
   контроля.
   Контроль должен приспосабливаться к
   происходящим изменениям.

6. Простота
   контроля.
   Сложная система контроля, непонятная
   людям, вызывает отторжение у них и не
   может быть эффективной. Контроль должен
   соответствовать потребностям и
   возможностям людей, взаимодействующих
   с ним и реализующих его.

7. Экономичность
   контроля.
   Все затраты, совершаемые организацией,
   должны приводить к увеличению ее
   преимуществ и дохода. Если суммарные
   затраты на систему контроля превосходят
   создаваемые ею преимущества, организации
   лучше не использовать эту систему
   контроля вообще или ввести менее
   тщательный контроль.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Контроль в менеджменте



Сущность и содержание контроля

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того момента, как они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль является неотъемлемым элементом любой организации.

Контроль должен обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и создавать предпосылки для внесения корректив, запланированных в показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации. Поэтому контроль является одним из главных инструментов в выработке политики принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование организации и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в оперативном руководстве.

Контроль – это одна из важнейших функций менеджмента. Цель контроля состоит не в том, чтобы поймать, уличить или схватить. Главное, что включает в себя функция контроля – это оказать помощь работникам в достижении поставленной цели или результата.

Контроль в условиях рыночных отношений, когда требуется раскрытие всех ресурсов работников, выступает в качестве инструмента управления и мотиватора высокой производительности труда. Ответственными за контроль являются непосредственные начальники. Процедура контроля выстраивается по цепочке подчинения (от старшего к младшему).

Функция контроля входит в круг обязанностей руководителя не подлежащих делегированию, т.е. передачи другим лицам. Контроль представляет собой функцию менеджмента, а следовательно, проявляется как непрерывный процесс управления. В связи с этим, любой руководитель должен сделать так, чтобы работники воспринимали процедуру контроля как само собой разумеющееся действия, не имеющие ни начала, ни конца. Функция контроля направлена на выявление отклонения в производственном процессе и своевременное их отклонение.

Контроль – это искусство управления и менеджер не может научиться ему только теоретически он должен практически пройти через него.

Кроме того, система контроля оказывает сильное влияние на поведение людей при соблюдении следующих требований:

• Контроль не должен сводиться к инцидентам, т.е. должен быть непрерывный процесс общения с работниками а не от случая к случаю.
• Тотальный контроль порождает небрежность.
• Скрытый контроль вызывает досаду.
• Контролируйте не только любимый участок – менеджер переходит на очередную ступень карьеры. Свою работу приходится уступать другим. Как следствие – усиленный контроль приемленника.
• Контроль – не проформа.
• Не контролируйте из недоверия. Подозрительность свидетельствует о неуверенности в себе.
• Не держите своих выводов при себе. Доводите полученную информацию до сотрудника немедленно.

***

Основные виды контроля

Выделяют три основных вида контроля:

• Предварительный;
• Текущий;
• Заключительный.

Эти виды контроля схожи по форме осуществления, т.к. они имеют одну и ту же цель – способствовать тому, чтобы фактически достигнутые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются эти виды контроля только методом осуществления.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. В организации предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальный и финансовым ресурсам.

Текущий контроль – осуществляется в ходе проведения работ подчинёнными их непосредственным начальником. Этот вид контроля не проводится одновременно с выполнением самой работы. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения этапов работы направленной на достижение желаемых успехов.

Заключительный контроль – проводится после завершения работ, и данный вид контроля имеет две важные функции:

• Заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы будут проводиться в будущем. Сравнивая фактически полученные и требующиеся результаты руководство сможет оценить на сколько реалистично были составлены их планы.
• Заключительный контроль способствует мотивации: если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого результата, то очевидно, что фактически достигнутый результат надо измерять точно и объективно.

***



Процесс контроля

К структурным методам разрешения конфликтов относятся следующие:

• Разъяснения требований к работе.
• Использование координационных и интеграционных механизмов, которые улучшают согласованность между подразделениями и отдельными людьми.
• Постановка общеорганизационных целей.
• Использование системы вознаграждений для поощрения поведения, направленного на избежание негативных последствий конфликта. К таким формам стимулирования труда относятся следующие: реконструкция процесса труда, участие в принятии решений, развитие чувства сопричастности и гибкий рабочий день.

***

Конфликтные ситуации на предприятии и их разрешение



В переводе с французского слово «контроль» означает список, ведущийся в двух экземплярах (фр. contrôle, от contrerôle —, от лат. contra — против и rotulus — свиток). Однако сам по себе этот термин довольно многозначный и в современной практике подразумевает несколько ситуаций:

• Надзор — регулярные проверки выполнения каких-либо правил, законов, приказов

• Допинг-контроль — проверку, направленную на выявление применения спортсменом допинга

• Финансовый контроль — совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности субъектов

• Наблюдение — постоянные или периодические измерения каких-либо свойств объекта

• Неразрушающий контроль — наблюдение свойств и параметров объекта, при котором не должна быть нарушена пригодность объекта к использованию и эксплуатации

• Управление — действия, направляющие действия других людей или объектов

• Автоматику — управление каким-либо устройством без непосредственного участия человека

• Круиз-контроль — устройство, поддерживающее постоянную скорость автомобиля

• Власть — возможность влиять на действия других людей независимо от их желания ^[1].

Контроль как основная функция менеджмента

В менеджменте контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей (См. Целеполагание). Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий(См. Организация как функция менеджмента, Коммуникации как функция менеджмента, Планирование как функция менеджмента, Мотивация как функция менеджмента).

Существует три аспекта управленческого контроля:

• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

• подготовка необходимых корректирующих действий;

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Основные виды контроля для менеджмента

• предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);

• текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;

• заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

Технология контроля

При наличии индивидуальных аспектов и в соответствии с моментом технология контроля осуществляется по следующей схеме:
• выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);

• определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);

• установление норм контроля (этические, производственные, правовые);

• выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);

• определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).

Учитывая особенности контроля подбора и расстановки кадров, некоторые специалисты рекомендуют Службе персонала – не брать на управленческие должности кандидатов с ярко выраженной материальной мотивацией.
^[2].

Литература и ссылки

1. ↑ http://examen.od.ua/osnovi/page11.html
2. ↑ Ренард А. Менеджер и мотивация {{{2}}}

1. Николай Лобанов: Как построить систему контроля товародвижения на складе
2. Все идет по плану
3. Строим стратегическую карту бизнеса
4. Подход к построению эффективного управления
5. От стратегии и бизнес-процессов к оргструктуре
6. Михаил Шмилович: Контроль изменений
7. Константин Харский: Принципы ценностного управления
8. Сергей Трушкин: Информирующий робот
9. Корпоративная культура, дисциплина и… технологии

3.2. Функции менеджмента, технология их реализации

Главное в менеджменте — определить цели, которые отвечают интересам предприятий и организаций, а следовательно, и функции управления, реализующие эти цели. Достижение целей осуществляется через функции управления.

Функция — широко распространенное слово, имеющее множество значений. Функция (лат. functio) — это обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Это понятие используется во всех областях знаний и во всех сферах деятельности. Большинство людей планируют свою деятельность, затем организуют ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере движения вперед мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая повседневная работа затрагивает целый ряд функций менеджмента. То есть менеджмент необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ — функций менеджмента.

В социально-экономических системах понятие «функция» также широко применяется к системе в целом, объекту и субъекту управления, отдельным подсистемам и видам деятельности. Функции занимают особое место в системе менеджмента и играют ключевую роль в ее формировании.

Функции менеджмента характеризуются полнотой содержания, системностью и универсальностью использования в разных сферах деятельности.

Функции менеджмента — особый вид деятельности, выражающий направленность или стадии осуществления целенаправленного воздействия на отношения людей; совокупность объективно необходимых, устойчиво повторяющихся действий, объединенных однородностью содержания и целевой направленностью; конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующей организацией работ.

Функции являются одними из основных компонентов, составляющих содержание управления. Таким образом, для выполнения той или иной даже относительно простой работы необходимо заранее спланировать, что нужно в итоге получить, как организовать дело, активизировать и скоординировать его, проконтролировать выполнение.

А. Файоль, которому принадлежит разработка теории административного управления, в начале XX в. выделил пять исходных функций административного управления: предвидение, организацию, распорядительство, согласование, контроль.

Давая определение управления, К. Маркс в первом томе «Капитала» отмечал, что оно «устанавливает согласованность между индивидуальными работами и выполняет общие функции, возникающие из движения всего производственного организма в отличие от движения его самостоятельных органов».

Тем самым подчеркивается, что управление выступает как особая, специфическая функция общественного труда и само по себе является не чем иным, как специфической формой труда совокупного общественного работника, являющейся результатом объективно протекающего процесса разделения труда в производстве.

А так как управление является процессом, то в нем можно выделить элементы, из которых оно состоит, через которые оно проявляется и в которых раскрывается его сущность и содержание. Это выделение является также и результатом разделения труда в самом управлении.

Функции управления — это воздействие на объект, принимающее на различных этапах своего осуществления объективно необходимые формы.

Выделение в управлении отдельных его функций — это объективный процесс, порождаемый разделением труда в сфере управления. Сначала разделение труда привело к обособлению управления внутри производства, а затем внутри управления начали выделяться отдельные его функции.

Функция управления связана с трудовым процессом управления и в определенном смысле является его частью. Диалектическое единство всех функций — характерный процесс управления в целом.

Сущность управления производством вытекает из сущности производства. Сущность любого производства одна и та же — это создание материальных благ или оказание услуг. Она едина и универсальна во всех случаях производства. Так же универсальна и вытекающая из нее, связанная с ней сущность управления. Она не зависит от формы управления и является целенаправленным воздействием на объект управления, на производство продукции или услуг.

Разделение труда в осуществлении функций управления способствует повышению эффективности управления. Разделение труда по выполнению одноименных основных функций управления приводит к тому, что от ступени к ступени управления не только меняется их содержание, но и становится неодинаковым объем работ по их выполнению. Это приводит к изменению соотношения между основными функциями при переходе от одного уровня управления к другому. При переходе от низшего уровня управления к высшему функции планирования, координация и контроля растут, а организации и стимулирования — убывают.

Планирование — это определение оптимального результата в условиях действия заданных ограничений по времени и ресурсам.

Планирование как функция представляет собой начальное звено управления и состоит в проектировании процесса производства и процесса управления. В результате этого проектирования на какой-то период определяются обоснованные конкретные задания и перспективы развития управляющей и управляемой систем. В плане всегда есть ответы на вопросы, что, кто, сколько и когда необходимо сделать.

Планирование как основная функция менеджмента представляет собой виды деятельности, обеспечивающие единое направление усилий всех членов предприятия и организации на достижение целей. Планирование как процесс управления включает разработку концепций, прогнозов, программ, планов.

Функция планирования предполагает решение, какими должны быть цели предприятия и организации и что должны делать сотрудники, чтобы достичь этих целей. Это определение того, что требуется и за счет каких ресурсов этого можно добиться.

План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния предприятия и организации.

Цель планирования — разрешить неопределенность. Тем не менее, сколь бы важным ни было планирование, это только начало. Предприятие, имеющее большое количество разных планов и не имеющее цельной системы претворения их в жизнь, обречено на неудачу. Дело в том, что функции планирования и организации тесно связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются.

Планирование готовит основу для того, чтобы реализовать цели предприятия, а организация как функция управления создает систему, главным компонентом которой выступают люди.

Организация — последующая за планированием функция управления.

Организация — определение путей, методов и средств достижения поставленных целей, обеспечение всем необходимым: материальными, трудовыми, денежными и финансовыми ресурсами.

Организация — это создание управляющей системы, способной оказывать воздействие на управляемую.

Чтобы создать предприятие, недостаточно собрать людей и распределить функции, надо уметь приспособить коллектив к выполнению заданий, найти необходимых людей и поставить каждого на такое место, где он может принести наибольшую пользу.

Организовывать — значит создавать некую систему. Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Это процесс объединения людей и средств для эффективной работы и достижения поставленных организацией целей.

Организация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности людей. Эта деятельность формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы его функционирования, создает механизмы адаптации в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому организация управления — формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы на основе комплексного подхода с учетом системных и ситуационных факторов.

Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, его целей, технологии и персонала.

Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своих целей. В независимости от типов и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

1. определение и детализация целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;
2. определение видов деятельности по достижению этих целей;
3. разделение и поручение различных задач индивидуумам и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
4. координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, и установление рабочих взаимоотношений: каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит;
5. обеспечение единства цели и работы каждого члена предприятия на общую цель, т.е. никто не должен работать вразрез целям предприятия;
6. определение границы менеджмента и ответственности менеджеров за управление подчиненными им работниками.

Организация как процесс представляет собой функцию по реализации многих задач. Однако есть два основных аспекта организационного процесса:

1. деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям;
2. делегирование полномочий.

Поскольку системы управления производством необычайно сложны и динамичны, установленные связи не могут оставаться «жесткими». Даже при самой идеальной организации систем в процессе их функционирования начинают возникать отклонения в связях и пропорциях между отдельными элементами.

Так как система характеризуется цельностью, единством своих структурных элементов, то эти отклонения влекут за собой цепь других отклонений, что в конце концов приводит к нарушениям ритма работы системы и даже к ее остановке и распаду. Чтобы этого не произошло, в рамках уже созданной организации необходимо своевременно обнаруживать возникающие отклонения и устранять их в процессе координации.

Координация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях. На предприятиях, ориентированных на долговременное функционирование, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации. В процессе реализации данной функции осуществляется координация руководителями уровней управления.

Координирование — установление гармонии между участниками производства, между управляющей и управляемой системами.

Задачей функций координирования является достижение необходимого и достаточного для нормального функционирования системы управления состояния упорядоченности ее элементов.

В других случаях, например при формировании программно-ориентированных систем типа творческих групп партнерских отношений, координация становится основной организующей функцией, ибо в таких системах требуется не жесткая формализация, а лишь согласованность творческих усилий, целенаправленность на идеи, их мотивация.

Одно из основных условий успешной деятельности предприятия — согласованность действий менеджеров этого предприятия. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели — цели фирмы, выраженной в долгосрочных и оперативных планах.

Активизация (стимулирование) как основная функция менеджмента — это побуждение участников процесса управления и производства работать с наибольшей отдачей. В процессе активизации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей — интересы людей — мотивы деятельности — действия людей. В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в новых коммуникациях, потребность в формировании карьеры. Активизация специалистов — ориентация на профессиональный рост, накопление знаний, самоутверждение, самосовершенствование, самоуправление, на высокую производственную и управленческую культуру.

Стимулирование — конкретная форма проявления активизации деятельности людей и коллективов путем использования стимулов, рычагов и способов формирования интересов.

Наиболее действенно в настоящее время экономическое стимулирование работников, которое проявляется в разных формах: премирование, организация отдыха для работников, различные доплаты к заработной плате.

Контроль — прогнозирование отклонений и разработка по их устранению.

Контроль как основная функция менеджмента связан с функционированием объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления. В значительной степени эффективность работы по организации контроля определяется предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе. Выполнение функции контроля требует высокой профессиональной подготовки, опыта работы с людьми.

Функцию контроля, исходя из ее роли в процессе управления, называют функцией обратной связи менеджмента с объектом управления. Различают следующие виды контроля:

1. предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты;
2. текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ и позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей;
3. заключительный контроль помогает предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем — в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации;
4. выборочный контроль. Для определения объема выборки, способа ее отбора, правил переноса выборочных результатов контроля на всю совокупность следует применять методы, разработанные в теории статистического контроля.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, управленческие функции образуют своего рода круговое движение, или цикл. Информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапах планирования, организации, координации и активизации деятельности сотрудников.

Основные функции неразделимы. Они связаны между собой, взаимозависимы и взаимообусловлены. Они переплетаются во времени, каждая из них выступает вперед или отступает, когда этого требует ход процесса производства или необходимость воздействия на управляемую систему.

Функции управления реализуются во всех управляемых системах процесса производства, но в каждой из этих систем значение функции управления приобретает особые черты, обусловленные содержанием процесса управления в определенной системе, характером и направлением воздействия, оказываемого на нее, восприимчивостью этой системы, наконец, той ролью, какую выполняет функция управления в целенаправленном воздействии на производство.

Общая характеристика функций управления приведена в табл. 3.1.

Наряду с основными функциями в системе менеджмента реализуется большое количество конкретных функций. Конкретная функция представляет собой целенаправленное воздействие универсальной сущности управления и конкретного содержания.

Отдельные управленческие работы, которые соответствуют определенным конкретным функциям, могут отличаться довольно большим разнообразием. К конкретным функциям управления можно отнести: общее линейное руководство, планирование и регулирование производства, техническую подготовку и обслуживание производства, бухгалтерскую и финансовую деятельность и многое другое.

В различных производствах конкретные функции управления приобретают конкретное содержание и становятся малосопоставимыми и по содержанию труда, и по его затратам. Так, например, функция сбыта в промышленности существенно отличается в отношении затрат труда от такой же функции в строительстве.

Развитие производства оказывает непосредственное влияние на развитие конкретных функций управления. Оказывает влияние также научно-технический прогресс. Внедрение в управление современных достижений, развитие науки и техники приводят к появлению новых и изменению содержания отдельных работ по управлению, из которых состоит функция. При этом изменяется и содержание функции. При достаточном изменении их прежнего количества и качества они переходят в новое. Этот процесс протекает незаметно и постепенно.

На практике часто возникает необходимость в классификации функций управления. Положенный в основу группировки функций классифицирующий признак зависит от конечных целей. Цель классификации может быть различной, например:

1. проектирование организационной структуры управления;
2. нормирование труда и численности работников;
3. механизация и автоматизация управленческого труда и т.д.

Возможно, что по классифицирующему признаку конкретную функцию управления нельзя целиком отнести к той или иной группе. В этом случае функцию управления следует дифференцировать на отдельные работы и отнести их к соответствующим группам.

На организационные структуры управления влияет ряд факторов:

1. масштаб, структура и уровень развития производства;
2. размер предприятия, степень самостоятельности;
3. его место в сложившейся системе общественного разделения труда;
4. связь с другими предприятиями и организациями;
5. уровень технической специализации управления и т.д.

Под воздействием этих факторов объем некоторых функций управления может сильно изменяться. Может появиться необходимость в создании новых подразделений или в их объединении. При реализации конкретных функций управления не должно допускаться буквального совпадения содержания функций подразделений или их исполнителей на одном и том же или на разных уровнях управления. Совпадение содержания этих функций свидетельствует об их дублировании, связанном со скрытыми потерями труда и времени работника.

Менеджмент предполагает комплексность в реализации всех функций управления. Для эффективности менеджмента необходимо рассмотреть:

• всю сумму функций, составляющих содержание управления, и установить степень соответствия этих функций целям и задачам, стоящим перед конкретной системой управления;
• комплексность реализации каждой функции по видам деятельности, стыковку долей функции при их реализации различными исполнителями и трудоемкость выполнения функций с учетом равнонапряженности труда;
• процедуры реализации каждой функции с целью упрощения и совершенствования технологии их выполнения.

Анализ эффективности реализации управленческих функций позволит также более четко определить обязанности и права работников аппарата управления и на этой основе спроектировать рациональную систему менеджмента.

Функции являются основой содержания менеджмента, они лежат в основе структуры системы управления. Состав и численность аппарата управления в целом, равно как состав и численность входящих в него подразделений, определяются функциями управления и составляющими их операциями. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления.

Деятельность аппарата управления направлена на то, чтобы объединить в едином потоке управленческого труда все относительно обособленные, хотя и неразрывно связанные управленческие функции. Именно поэтому важное значение имеет анализ функционального аппарата менеджмента.

Анализ функций управления дает возможность систематизировать знания о динамике, темпах и направлениях развития, причинных связях и взаимосвязях функций, резервах совершенствования их организации. Анализ функций управления — составная часть менеджмента, а результаты анализа — основа для совершенствования существующей системы управления.

Выбор объекта анализа зависит от задач, которые ставятся перед ним. Можно выявить виды работ, тесно связанных между собой и в то же время представляющих законченную функцию управления, определить взаимосвязи между ними, обосновать общесистемную информацию, распределение прав и обязанностей в системе управления. В качестве объекта анализа принимаются функции всей системы и проводится общий системный анализ. А при необходимости обоснования специфической информации, касающейся только данного круга работ, в качестве объекта анализа принимается подфункция (функциональная подсистема), в состав которой входит этот круг работ.

Анализ отдельных операций на рабочем месте проводится в тех случаях, когда необходимо выделить работы, требующие равной квалификации управленческого персонала.

Содержание анализа функций управления состоит в исследовании факторов и причин, обусловивших их; контроле за ходом их выполнения; оценке соответствия подразделений функциям управления; выявлении резервов в целях рационального распределения функций и их частей между подразделениями, а также прав и обязанностей между работниками аппарата управления; разработке мероприятий по использованию резервов; контроле за выполнением мероприятий.

Многогранность анализа, необходимость поиска резервов на всех уровнях управления при выполнении каждой функции требуют строгого распределения ответственности между всеми звеньями в проведении этой аналитической работы. Все подразделения и службы должны вести текущий, оперативный анализ и участвовать в изучении работы по функциям или подфункциям, операциям. Выполнение комплексного анализа нужно закрепить за определенными службами (подразделениями по организации управления), которые должны координировать работу управленческого аппарата в соответствии с функциями, отвечающими стоящим перед ним целям и задачам.

Исходными данными для анализа могут служить результаты анкетного опроса или интервью, наблюдений за ходом управления (фотографии рабочего дня, длительное наблюдение за работой функционального отдела и т.д.), анализа документооборота, изучения нормативно-инструкционного материала, анализа отчетов о выполнении работ, заключений комиссий, изучения протоколов совещаний и собраний.

Виды контроля:
предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный
контроль. Этот вид контроля называется
предварительным, потому что осуществляется до фактического начала работ.

Основными
средствами осуществления предварительного контроля является реализация
определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде всего он
применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в
организациях за счет тщательного анализа деловых и профессиональных навыков и
отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Во многих
организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и
после их найма в ходе курса обучения.

Контроль
материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально
допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия
поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля
материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов на уровне,
достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим
средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет
(текущий финансовый план), который позволяет также осуществлять функцию
планирования. Бюджет служит механизмом предварительного контроля в том смысле,
что дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти
средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и
не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать
свои наличные средства до конца.

Текущий
контроль. Как это собственно следует из его
названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения
работ. Текущий
контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его
непосредственным начальником.

Текущий
контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы.
Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения
работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять
текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как
руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом,
может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.
Обратная связь – это данные о полученных результатах. Простейшим примером
обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа
неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной
связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и
скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации
от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. Все системы с
обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы, преобразуют внешние
ресурсы для внутреннего использования, следят за значительными отклонениями от
намеченных целей, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить
достижение целей.

Заключительный
контроль. Заключительный контроль осуществляется,
после того как работа закончена или истекло отведенное для нее время. При
текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для
того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем
это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля
обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по
завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее
периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы
отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две
важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает
информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы
предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля
состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации
связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня
результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность надо
измерять точно и объективно.