Личная просьба руководства

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.

Содержание журнала № 5 за 2013 г.

Личные просьбы начальства: можно ли с этим бороться и как

Специалисты рекрутинговой компании HeadHunter пару лет назад провели любопытное исследование, в результате которого выяснилось: из почти 10 000 работающих россиян более 70% регулярно получают от непосредственных руководителей поручения личного характера. При этом подавляющее большинство респондентов воспринимают сей факт вполне спокойно. И только 16% возмущает такое поведение боссов.

В чем причины такой готовности выполнять просьбы начальства? Во-первых, немалую роль играет восточная составляющая нашего менталитета, когда значимость человека определяется его местом на социальной лестнице. Начальству нужно служить, повиноваться, ведь от него зависит наше благосостояние, статус, душевное спокойствие.

Во-вторых, мы зачастую относимся к своей работе и к рабочему коллективу как к некоему продолжению своей семьи. И для нас не выполнить личное поручение шефа — все равно что отказать родственнику.

Кроме того, многие подчиненные выполняют просьбы своего руководителя, чтобы продемонстрировать свою лояльность и заработать себе дополнительные очки в его глазах.

Самые распространенные личные просьбы начальников — что-то забрать, привезти или купить, позвонить куда-нибудь. Однако есть и такие оригиналы, которые просят присмотреть за их детьми, выгулять или покормить домашних питомцев.

Когда «начальственные» просьбы случаются нечасто, с ними еще можно мириться: почему бы и не выручить, ведь не посторонний, в общем-то, человек просит. Но если это уже превратилось в систему, нужно немедленно искать выход из сложившегося положения. Согласитесь, ведь вы 5—6 лет учились в вузе (а может, и не в одном), работали в поте лица, набираясь профессионального опыта, посещали различные курсы повышения квалификации вовсе не для того, чтобы бегать в магазин за булочками шефу или забирать его костюм из химчистки.

Выполнение просьб: чего мы ждем и чем рискуем

У нас есть определенные позитивные ожидания, связанные с выполнением просьбы руководства. Но каждому ожиданию соответствует и определенный риск.

Ожидания	Риски
Доверительные отношения Мы думаем, что сам факт обращения к нам с личной просьбой свидетельствует о доверительных отношениях, которые сложились между нами и начальником. И в случае успешного выполнения порученного дела эти доверительные отношения только закрепятся и углубятся	Просто использование Человек, который безотказно делает все, что попросят, редко вызывает уважение. И то, что можно принять за доверительные отношения с начальством, на деле оказывается обычным паразитированием
Благодарность, выраженная в определенных благах (например, регулярные премии или продвижение по службе) Мы надеемся, что босс не оставит своим вниманием того, кто откликается на его просьбы, и осыплет исполнителя различными «пряниками»	Отсутствие всякой благодарности Между тем далеко не всегда можно дождаться элементарного спасибо, не говоря уже о каких-то материальных благах. Шеф наверняка прибережет их для тех сотрудников, которые демонстрируют профессионализм, а не безотказность
Возможность озвучить встречную просьбу У каждого из нас порой возникает необходимость попросить шефа о чем-нибудь (уйти пораньше, взять внеплановый отпуск, сдвинуть график работы и т. д.). И в этом смысле проще обратиться к человеку, которому ты сам периодически оказываешь услуги	Надолго стать заложником личных просьб босса Встречные просьбы только закрепляют формат отношений «ты мне — я тебе». И в силу более высокого положения шефа личных просьб с его стороны может стать еще больше. Кстати, по результатам опроса, который проводила компания HeadHunter, 44% респондентов от выполнения личных поручений начальства никакой практической выгоды не получили

Как грамотно сказать начальнику «нет»

Отказывать шефу нужно с умом, чтобы не навредить себе. Вот несколько правил.

ПРАВИЛО 1. Справьтесь с нахлынувшими эмоциями.

Даже если прозвучавшая просьба глубоко вас возмутила, не показывайте этого. Если вспылить, количество проблем только увеличится. Ведь потом придется разбираться еще и с тем, что вы успеете наговорить, не контролируя себя. Вдруг вы припомните, что «на вас все ездят», и тогда обидятся уже ваши коллеги, или «вообще не нанимались», и тут уже будет о чем задуматься работодателю…

ПРАВИЛО 2. Аргументируйте свой отказ.

Аргументов для отказа немало. Предлагаем несколько вариантов.

Вариант аргументации	Примерные фразы
Сослаться на объем работы	К сожалению, сейчас я никак не могу это сделать. У меня очень много работы. Если я сейчас переключусь на вашу просьбу, то отчет, который Вы велели подготовить до вечера, не будет сделан
Предложить альтернативу	Боюсь не учесть массу мелких нюансов, подбирая Вашей жене отель в Альпах. Но моя хорошая приятельница работает в турагентстве, могу дать ее контакты
Посетовать на отсутствие знаний/умений/компетенции, необходимых для выполнения просьбы	Я действительно раньше неплохо знала немецкий, но давно не практиковалась, поэтому могу неточно перевести инструкцию к Вашей машине
Переложить ответственность за отказ на третье лицо/обстоятельства	Я бы с радостью, но мой непосредственный руководитель этого не одобряет Я бы рада заполнить Вам анкету для визы, но с утра закапала глазные капли и у меня все двоится

ПРАВИЛО 3. Отказ не должен быть завуалированным.

Например, шеф просит вас в свой выходной заехать к его двоюродной бабушке и завезти продукты, мол, вы рядом с ней живете. С вашей стороны совершенно естественна реакция неудовольствия. Но помните: ваша недовольная гримаса — это еще не озвученный отказ! Лучше скажите прямо: «Извините, но я не смогу этого сделать, у меня самой много планов на этот день», чтобы у просящего не оставалось иллюзий и ложных надежд.

ПРАВИЛО 4. Призовите на помощь формальности.

Если в обычной жизни они зачастую только мешают, то в случае с личными просьбами начальника могут сослужить неплохую службу. Можно спокойно сказать, что выполнение личных поручений не входит в ваши должностные обязанности. Еще можно попросить (только тактично), чтобы поручение было оформлено в письменном виде: «Все сделаю, только составьте, пожалуйста, соответствующий приказ». Начальнику, скорее всего, будет лень с этим возиться, и он обратится к кому-то другому. Правда, такой прием можно использовать только в крупных или сильно забюрократизированных компаниях, где на каждый «чих» — отдельный регламент.

Отказывая начальнику, мы не теряем, а приобретаем!

Как это ни парадоксально, но, отказываясь выполнять личные просьбы начальника, можно немало приобрести. Например:

1. Время на выполнение своих непосредственных служебных обязанностей.

Согласно опросу HeadHunter 52% опрошенных могли выполнять личные поручения начальника в рабочее время. Но тогда в какое время они делали свою собственную работу?

2. Уважение к самому себе.

Если мы делаем то, что нам претит, мы психологически разрушаемся. Стоит ли выполненная просьба начальника своих собственных внутренних проблем?

3. Уважение начальника.

Вряд ли шеф (если он нормальный человек) уволит вас с работы за то, что вы не сбегали ему за булочками. Скорее всего, будет обратный эффект. Если вы аргументированно и твердо обозначили свою позицию, то вы проявили себя как зрелая личность, с которой возможен конструктивный диалог и эффективное взаимодействие. Руководители в большинстве своем прекрасно понимают, что опираться можно только на то, что оказывает сопротивление. Вот почему люди, которые умеют говорить «нет», зачастую продвигаются дальше безотказных.

***

В небольших компаниях сотрудникам волей-неволей приходится помогать руководителю решать его личные задачи. В крупных организациях дистанция длинней. Там барьер возводится намеренно, чтобы минимизировать контакты персонала и топ-менеджера. В таких компаниях весь груз неформальных поручений ложится на личного референта. Но от личных просьб своего непосредственного начальника все равно полностью застраховаться нельзя.

Так идти у шефа на поводу или нет? Решать только вам! Ведь вы лучше знаете внутреннюю кухню вашей фирмы. Но все-таки советуем предварительно ответить самим себе на два вопроса: «Что я приобрету, выполнив просьбу?» и «Что я потеряю, не выполнив просьбу?»

Понравилась ли вам статья?

• Почему оценка снижена?
• Есть ошибки

• Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
• Нет ответа по поставленные вопросы
• Аргументы неубедительны
• Ничего нового не нашел
• Нужно больше примеров
• Тема не актуальна
• Статья появилась слишком поздно
• Слишком много слов
• Другое

Поставить оценку

Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

• я подписчик электронного журнала

• я не подписчик, но хочу им стать

• хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Женский сайт «Красивая и Успешная» расскажет, как не стать личным референтом начальника, когда у тебя, например, должность бухгалтера.

«Леночка, сделай, пожалуйста, кофе», «Забронируй билеты на завтра», «Ты же знаешь английский? Можешь перевести инструкцию к планшету?»…  Ты, конечно же, можешь, но при этом одновременно стараешься закончить квартальный отчет.

С просьбами личного характера от начальства сталкивалась, наверняка, каждая из нас. А вот отказать – могут только единицы.

К хорошему привыкают быстро

В самом факте посильной помощи твоему начальнику нет ничего необычного или неправильного. В конце концов, мы все люди, и необходимо помогать друг другу.

Тебе же не сложно занести подписанный договор в риэлтерское агентство, тем более что оно расположено рядом с твоим домом?

Плохо в этой ситуации другое – со временем подобные просьбы становятся нормой и могут превратиться в твою «служебную» обязанность.

При этом задачи могут принимать все более личный характер.

Сегодня ты ищешь для шефа телефон нужного магазина или отвозишь после работы документы, а завтра уже соглашаешься присмотреть часок за его детьми или застирать пятно на рубашке. Привыкнув к твоей безотказности, начальник в следующий раз даже не поинтересуется, сложно тебе или нет, а просто «делегирует тебе полномочия» обзвонить всех приглашенных на юбилей жены и сообщить, что праздник перенесен в другой ресторан.

Такое злоупотребление сделает тебя практически обязанной тратить свое рабочее или личное время, чтобы начальник не проявил недовольство.

Согласно различным рекрутерским статистическим данным, подобные просьбы личного характера от начальства получает более половины сотрудников офисов. Из этого процента подавляющее число (около 70%) подчиненных не видят в таком положении вещей ничего плохого и считают, что таким образом зарабатывают себе очки и получают страховку от увольнения и штрафов.

Иногда говори «да»

Конечно, если шеф впервые попросил тебя о помощи нерабочего характера, если тебе позволяет время и если это не составляет большого труда, Sympaty.net советует согласиться.

Только помни, что делать подобные «добрые дела» нужно без ожидания каких-либо преимуществ в ответ. Те же опросы хедхантерских компаний говорят о том, что, выполняя личную просьбу начальника, сотрудники офисов как бы делают одолжение, надеясь на ответные поблажки по работе. Но дожидаются единицы.

Если из-за этой просьбы ты не успеешь сдать проект, над которым работаешь, поверь, начальник даже не вспомнит, что ты потратила время на его личные поручения. Так что, путь это будет единичный «акт доброй воли», но без ущерба твоей основной работе.

Одолжение или обязанность?

Другое дело, если просьбы поступают ежедневно и начинают мешать твоей основной работе. Свое отношение к личным просьбам начальства стоит пересмотреть сразу же, как только появляется подобная тенденция.

Если личные просьбы поступают в обеденный перерыв, ты можешь смело отказаться, либо сказать, что выполнишь это задание после обеда.

Трудовой Кодекс (а также, возможно, твоя должностная инструкция) четко определяет рабочее и обеденное время, поэтому увольнение в этом случае тебе не грозит.

Если ситуация сложилось так, что тебе пришлось выполнять одну и ту же просьбу на постоянной основе и с постоянной периодичностью (скажем, помогать сыну начальницы с заданиями по праву), инициируй пересмотр своей должностной инструкции. В результате ты либо начнешь получать доплату за репетиторство, либо начальник найдет другого «бесплатного помощника».

Учись говорить «нет» без эмоций и аргументированно

• Сошлись на большой объем работы, который тебе необходимо выполнить до конца рабочего дня. Если ты сейчас отвлечешься, чтобы выйти из офиса за сливками для шефа, то пропустишь важный звонок от клиента.
• Попроси освободить тебя от нескольких текущих заданий. Будь дотошной – пусть начальник оформит это документально. Возможно, он сочтет менее хлопотным отправиться в магазин самостоятельно.
• Объясни, что некомпетентна в данном вопросе. Действительно, если ты не знакома, например, с правилами заполнения документов, необходимых для выдачи визы, то тебе придется тратить время и разбираться в этой теме.
• Предложи найти специалиста, который выполнит поручение более качественно и быстро. Ведь ты же совершенно ничего не смыслишь в том, какой катер лучше арендовать для празднования дня рождения!
• Наивно, как будто в шутку, поинтересуйся, как оплачивается данная услуга.

Еще в помощь тебе статья на «Красивой и Успешной» про ассертивное поведение.

Помни, что прямо отказать начальнику лучше во время личной беседы, но не при всем коллективе.

Расставь приоритеты. Если ты хочешь состояться как специалист, то от выполнения мелких личных поручений лучше отказаться.

Если тебе сложно сказать «нет» и ты предпочитаешь не ссориться с руководством, то подумай, есть ли у тебя в таком случае шанс на повышение на этой работе?

——
Автор – Екатерина Максимова, сайт www.sympaty.net – Красивая и Успешная

Копирование этой статьи запрещено!

4. Просьба руководителя – приказ в вежливой форме

Многие руководители не понимают разницы между приказом и просьбой. Они не знают, что такое просьба, и не умеют ею пользоваться. Им кажется, что просить – удел слабых и что если они позовут подчиненного в свой кабинет и скажут ему: «Иван Иванович, я тебя очень прошу – сделай вот это к такому-то сроку», то этим они себя унизят. Они ошибаются и живут в неведении.

Просьба руководителя – такой же приказ, только отданный в вежливой форме. Она точно так же обязательна для исполнения и даже больше. На самом деле просьба – намного более мощное оружие, чем приказ, по следующим причинам.

? Просьбу нельзя не выполнить.

Приказ – это официальное служебное поручение. Его теоретически можно не выполнить по уважительным причинам (хотя и не рекомендуется).

Просьба – это всегда личное. Ее нельзя не выполнить, поскольку этим подчиненный показывает свое личное персональное неуважение к руководителю. Невыполнение просьбы – это личная обида, нанесенная руководителю. Подчиненный редко может на это решиться. А если решается, то тем самым показывает вам свое личное неуважение. Зачем вам в команде такие подчиненные?

? Область использования просьбы не имеет границ.

Приказать можно только то, что не выходит за рамки служебных обязанностей, а попросить руководитель может обо всем, в том числе и о том, что не входит в должностные обязанности подчиненного, вообще не связано с работой или даже находится за рамками морали и закона (бывают и такие случаи).

Просьба – намного более мощное оружие, чем приказ. Если приказ можно сравнить с пулей, то просьбу по масштабам – с атомной бомбой. И как всякую атомную бомбу, ее нельзя бросать каждую минуту. Просьбы должны быть достаточно редкими. Если использовать их слишком часто, к ним уже не будут относиться так уважительно и перестанут тщательно исполнять.

Пользуйтесь просьбами в управлении подчиненными. Это очень мощно и эффективно. Максимально уважительно относитесь к просьбам своего руководителя. Каждый раз задавайте себе вопрос – почему он вас попросил, а не просто приказал? Что в этом поручении такого, что ему пришлось использовать просьбу?

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

ЗаВопросНеБьютВнос

Как обратиться с просьбой, чтобы ее услышали

Фильм «Барышня-крестьянка»

Хорошая просьба звучит необязательно, но ее хочется исполнить.

Фильм «Семнадцать мгновений весны»

А вас, Штирлиц, я попрошу остаться.

С просьбой обращаются, когда нечто нужно вам, а человек вам не должен, когда договора не было и обоснованность ваших ожиданий никто подтвердить не может. Просьба — это формулирование ожиданий как бы с позиций слабого, как бы с позиции снизу… Почему «как бы»? Потому что часто это только лукавство. Потому что некоторые просьбы звучат настолько сильно, что отказать в просьбе — очень сложно, почти нереально.

Нередко можно заметить разнообразные маленькие хитрости при формулировании просьбы, иногда манипулятивного плана: нежный взгляд и руки, которые девушка кладет на грудь молодому человеку, когда очень просит о чем-то для нее важном; коммуникативные подводки, помогающие создать нужный контекст, интересное видение, желательный настрой… Как к ним относиться? Как к инструментам, которые в одних руках будут опасны, а в других — прекрасны.

Хорошо сформулированная просьба — просьба вежливая, красивая, сильная, обоснованная и спокойная, не дрожащая от страха отказа. При этом, насколько просьба должна быть действительно мягкой? Это зависит от ситуации и отношений между людьми. Иногда, обращаясь с просьбой, люди специально подчеркивают необязательность своего обращения, с примерным смыслом: «Мне было бы приятно, но это не очень важно, и если тебе это затруднительно, то делать точно ничего не нужно». А в других случаях может прозвучать «убедительная просьба», по сути синтез просьбы и требования, где внешне звучит обоснованная теплая просьба, а на самом деле за этим несложно расслышать достаточно жесткое требование.

«А вас, Штирлиц, я попрошу остаться…»

Однако, как бы «убедительно» ни формулировалась просьба, по правилам этики настаивать на своей просьбе — нельзя. Это — не этично. Тот, кто настаивает на своей просьбе, ведет себя конфликтно, при том что тот, кто возражает против настаивания — прав. Вежливые люди за удовлетворение просьбы благодарят, а в случае отказа — извиняются за беспокойство. Не пошли вам на встречу — имеют право. Все хорошо, никто никому ничего не должен, внутреннего напряжения нет, внешнего конфликта не будет, расслабились и отстали.

«Никто никому ничего не должен» — один из жизненных принципов. При правильном толковании принцип «Никто никому ничего не должен» — основа цивилизованных отношений, при неправильном — удобная защита для эгоистов и Паразитов.

Очень часто люди думают, что обращаются с просьбой, хотя на самом деле от них звучит нечто совсем иное. «Раз сказал, два сказал, а он все никак вещи не приберет!» — Это другая ситуация, это не просьба, а требование и настаивание.

Внимание, еще раз, это важно: Просьба отличается от требования и настаивания тем, что не подразумевает обязательность исполнения, а оставляет возможность отказа. Если вам на самом деле принципиально важно, если вы на самом деле собираетесь настаивать, то не надо использовать форму просьбы. Вы можете ввести людей в заблуждение и создадите проблемы и людям, и себе.

Просьбы более всего распространены в отношениях близких людей. Как правило, при нормальных отношениях достаточно попросить, и если просьба понятна, обоснована и не трудна, вам идут навстречу. Если вам не идут навстречу, то, возможно, у вас испорчены отношения. Иногда причина в другом — у человека личные проблемы и ему не до вас. А бывает, что вы плохо или неудачно обратились: жестко, или не вовремя, или нетактично. Не страшно: извинитесь, а в следующий раз скорректируйте обращение, найдите более оптимальную форму.

Если не знаете как, вполне нормально об этом спросить. Например: «Скажи, я наверное неудачно к тебе обратилась. Как мне в следующий раз это сделать лучше, чтобы ты не сердился и меня выслушал?»

А как девушке обратиться к мужчине, чтобы он на встречу принес ей цветы? Девушке — просто, если мужчина в ней заинтересован, она может просто удивленно открыть навстречу ему глаза: «А цветы? Ко мне — и без цветов? Что за молодые люди! Ни одного поцелуя не будет, пока ты не принесешь мне самую красивую розу! Одну — но самую красивую».

Немного сложнее с аналогичной просьбой обратиться женщине к взрослому мужчине, если у них уже идут отношения, а цветов он ей почти принципиально не дарит. Волшебное время первых свиданий пропущено, привычки дарить цветы у него нет. Как обратиться к нему с такой просьбой? Это можно сделать весело. Когда смс-ками договариваетесь о встрече, напишите ему: «И у меня к тебе сегодня будет просьба. Просьба точно маленькая, честно маленькая, тебе будет не сложно, но я хочу попросить тебя, что ты мне пообещал: я тебя о чем-то попрошу, а ты мне это выполнишь. Выполнишь?» Скорее, мужчина сразу не согласится, ответит: «А о чем идет речь? Разверни пожалуйста свою просьбу!» Тут не нужно обижаться, тут можно мягко, но упереться: «Пообещай просто так. Помни, я у тебя не вредная, а хорошая, а просьба маленькая. Выполнишь?» Ответ будет: «Выполню!»

Ну и хорошо!

Просьба помыть посуду

Самое простое, это, конечно: «Помой, пожалуйста, посуду!». Немного теплее так: «Родной, помоги мне пожалуйста, мог бы ты помыть посуду?» Если речь не о том, чтобы муж помог жене, а выполнил договоренность о том, что каждый посуду моет за собой сам, то самая простая форма: «Милый, я выполняю роль напоминалки — ты хотел помыть за собой посуду. Я тебя люблю!»

Могут быть и более веселые варианты. Например, игра в любезности:

— Любезный муж, помой пожалуйста посуду после себя, как у нас это заведено.

— Почтенная жена, всенепременно, сразу после футбола. Прошу не делать мне излишних замечаний — раздражает.

— Прошу прощения за напоминание, просто возникло желание ускорить наступление порядка.

Еще вариант — игра «Следствие ведут Колобки». Разыгрываем театральную постановку, включаемся в роль и начинаем разговор в третьем лице. Например:

— Слушай, тут такая интересная история произошла, помоги разобраться 🙂 (интрига)

— Давай попробую.

— Пришла одна очень хорошая жена домой к самому дорогому, любимому и замечательному мужу. Когда-то давно они договорились о том, что он будет мыть за собой посуду. Она видит грязную посуду в раковине и переживает. Она любит мужа, он нарушил обязательства….наверное что-то у него серьезное случилось…может он мир спасал…..а может ему нужна помощь? (и.т.д. на сколько фантазии хватит….в процессе разговора можно залезть на колени, обнять)

— Я думаю, что он устал на работе,он спас весь отдел от верной гибели… у него был очень сложный день и сейчас он очень хочет, чтобы жена вообще забыла про посуду, подошла, обняла и поцеловала мужа.

— Отлично, спасибо, ты мне очень-очень помог, я ей так и передам! (обычно в этом месте уже смеются оба).

Что ты чувствуешь, когда собираешься на доклад к своему руководителю? Страх? Неуверенность в своих силах?

Общению с руководителем не учат в школах, однако по этому предмету нам всем приходиться держать экзамен, когда мы начинаем свою карьеру. И провал на этом экзамене может стоить тебе карьеры.

Лично ко мне опыт в том, как докладывать своему боссу, пришел позже, когда я сам стал руководителем и понял, насколько неуклюжие доклады делают подчиненные, если их никто этому не учил.

Правила, которыми я хочу поделиться с тобой, помогут тебе наладить профессиональное общение с твоим начальником и, я надеюсь, укрепить ваши отношения.

А если ты сам руководитель, то просто перешли своим подчиненным ссылку на эту статью. А еще лучше — собери их, прокрути слайды, которые ты видишь выше, и пройдись по тезисам из статьи. Результатом будет установление между вами набора общих правил, соблюдение которых сделают ваше общение более эффективным к вашему взаимному удовольствию.

До разговора с руководителем

1. Отчитывайся без напоминаний

«Я не могу быть секретаршей для всех и постоянно напоминать им о сроках. Иногда мне кажется, что люди просто пропускают мимо ушей задачи и сроки, которые я им поставил.»

— думает твой босс.

Не превращай своего босса в живой будильник. Не заставляй своего руководителя опускаться на уровень микроменеджмента и напоминать тебе о сроках отчета.

Если задача не готова — напиши ему об этом сам с кратким объяснением причин и новым сроком. Лучше показать, что ты не успел сделать задачу, чем отсутствием отчета дать ему повод думать, что ты проигнорировал задачу вовсе.

Если задача готова и тебе есть чем похвалиться — тем более проси о встрече и показывай свои результаты.

2. Не держи проблемы при себе

«Если мне заранее не сообщили о проблеме, значит, её нет и задача должна быть выполнена в срок.»

— думает твой босс.

Когда ты держишь проблему при себе, ты лишаешь своего руководителя возможности вовремя вмешаться и помочь тебе. Кроме того, если ты не сообщаешь о проблеме вовремя, значит, помощь тебе не нужна и ты можешь справиться со своей задачей самостоятельно.

Когда нужно сообщать о проблеме? Когда ты понял, что она не даст тебе выполнить задачу в срок или в соответствии с заданным стандартом. После этого ты попытался её решить самостоятельно и у тебя это не получилось. Вот тогда, не раньше и не позже, иди к своему боссу и проси о помощи.

3. Не приходи без подготовки

«Когда человек не может ответить мне ни на один встречный вопрос, возникают сомнения, а вник ли он в задачу как следует или пытается сбросить мне полуфабрикат?»

— думает твой босс.

Проработай заранее все вопросы, которые могут быть тебе заданы, все альтернативные решения проблемы. Будь готов объяснить, как получаются принесенные тобой цифры и почему они верны.

Иначе ты вызовешь раздражение шефа и будешь отправлен на доработку — потеряешь свою репутацию и время.

4. Планируй свой разговор

Это занимает всего минуту, но приносит много пользы. Как правило, к руководителю попасть получается реже, чем хотелось бы, поэтому к каждому разговору накапливается несколько вопросов, и этот список позволит тебе ничего не забыть.

Возьми чистый лист бумаги и накидай, чего ты хочешь от этого разговора. Таких целей может быть 4 типа:

1. Донести информацию, которую он хочет знать: отчет о выполненных задачах, сдвиги сроков, важные новости и т.п.
2. Донести информацию, которую ты хочешь, чтобы он знал: соблюдение тобой сроков, твои инициативы и предложения, возникшие проблемы и необходимая помощь.
3. Получить информацию, которая будет полезна тебе: уточнение задачи, новости смежников, статусы важных тебе вопросов.
4. Получить решение по необходимому тебе вопросу.

Если какой-то вопрос сложен для понимания или ты ожидаешь, что он вызовет противоречия, пропиши тезисно логику своего доклада по нему — твои аргументы и выводы.

При докладе руководителю

Обычный алгоритм доклада: сообщи цель разговора, дай данные, дай выводы, дай варианты решения, дай свою рекомендацию.

5. Без прелюдий

«Это все еще «вход в контакт» или мне уже нужно «врубаться» в то, что он говорит?»

— думает твой босс.

Сразу прямо говори, что тебе нужно: «хочу отчитаться о результатах», «есть проблема», «нужно решить», «нужно согласовать», «есть вопрос» и т.д.

Руководитель должен настроить свое сознание на правильный режим: «я решаю проблему», «я принимаю результаты», «я принимаю решение» и т.д. Пока он не настроился правильно, он не сможет эффективно воспринимать твою информацию.

6. Он не Нострадамус

«Он даже не удосужился задаться вопросом, в курсе я этой темы или нет. Это что — эгоизм или некомпетентность?»

— думает твой босс.

Подумай, что твой руководитель знает, а что нет, и введи его в курс дела. Пока он не будет в одном контексте с тобой, эффективного общения у вас не выйдет.

Не пропускай логические звенья. «Сюжетная линия» твоего рассказа должна быть непрерывной. Если для тебя что-то является само собой разумеющимся, совсем не факт, что твой руководитель обязан догадаться о логической связке, которую ты решил пропустить.

7. Вынеси мусор

«Почему я должен копаться в этой словесной помойке? Почему нельзя было подготовить связный доклад заранее?»

— думает твой босс.

Убери из своего повествования всю информацию, которая не относится к делу. Это в том числе касается информации, которая относится к делу, но является непроверенной или неокончательной. Ты рискуешь увести разговор в сторону или излишне усложнить его.

Определи, какое решение руководителя тебе нужно и исключи из доклада ту информацию, которая не приближает тебя к нему. Конечно, важно знать при этом меру — искажать или подтасовывать информацию неприемлемо.

8. Больше числительных, меньше прилагательных

«Очень хочется, чтобы мои подчиненные опирались на факты, а не на суждения и эмоции. Для этого они должны привыкнуть общаться языком цифр.»

— думает твой босс.

Высказывания, не снабженные цифрами, звучат безосновательно. Пока в разговоре не начинают звучать конкретные цифры и факты, люди всего лишь обмениваются субъективными суждениями, ни на йоту не приближаясь к истине.

Если ты хочешь убедить своего руководителя в чем-то, кратчайшая дорога к этому лежит через подготовку аналитики. Самое удивительное, что полученные цифры могут тебя самого удивить и изменить твое собственное суждение по обсуждаемому вопросу.

9. Будь конкретнее и прозрачнее

«Я как будто клещами должен вытаскивать из сотрудников ответы, чтобы добиться полного понимания ситуации. Они что-то скрывают или просто сами не вникали в подробности?»

— думает твой босс.

В ответ на вопрос «когда» давай дату. На вопрос «кто» — давай имя. На вопрос «сколько» — число: количество, сумму или долю в процентах. Чем быстрее ты дашь конкретные данные, тем быстрее закончишь этот затянувшийся разговор.

10. Не давай данных без выводов

«И зачем мне эта куча таблиц? А он сам-то попытался в них разобраться или его вообще этот вопрос не волнует?»

— думает твой босс.

Важны не цифры, а твое умение делать из них выводы.

Хороший сотрудник — самостоятельный сотрудник. Ведь если ты понимаешь, что после получения данных будет этап анализа, а после анализа — принятие решений, то почему бы тебе не попытаться пройти эту дорогу самостоятельно?

Скидывая боссу исходные данные без выводов, то говоришь ему «теперь это твоя проблема». А это, само собой, никому не нравится. Гораздо лучше был бы подход «я понимаю, что это моя проблема, и вот как я пытаюсь ее решить.»

11. Не приходи без предложений

«Если я сейчас за него придумаю решение, то он так и будет всю жизнь у меня на «ручном управлении». Пусть учится думать собственной головой.»

— думает твой босс.

Как говорит пословица, «если ты не часть решения, то ты часть проблемы». Всегда приходи не только с проблемой, но и с предложениями по её устранению. Желательно в нескольких вариантах.

Пусть твоему руководителю останется только одобрить твою идею. Пусть он видит, что у него замотивированный самостоятельный сотрудник.

12. Не уходи без решения

«Я устал. Я не хочу ничего решать. Я хочу бонус.»

— думает твой босс.

Ты пришел, чтобы получить решение (см. п. 4). Совещания без решения — пустая трата времени.

Но принимать решения нелегко. Твой босс будет этого избегать. Помни о своей цели и возвращай разговор к принятию решения.

При встречных вопросах от руководителя

13. Отвечай на поставленный вопрос в своем первом предложении

«Ну зачем мне эти прыжки и ужимки? Я задаю конкретный вопрос и хочу конкретный ответ. Если мне будет что-то непонятно, я задам следующий вопрос. Не нужно тратить время в попытке отвечать на вопросы, которых я не задавал.»

— думает твой босс.

Если босс задает вопрос, то, как правило, он уже понимает наперед, что и в каком порядке он будет спрашивать дальше. Он уже выстроил для себя канву разговора и хочет вести разговор именно в таком русле.

Не нужно пытаться додумать его вопрос за него самого и отвечать на тот вопрос, которого он не задавал, но который он, как тебе кажется, подразумевает. Отвечай на буквально поставленный вопрос сразу. Все подробности, причины и логические объяснения — потом. Если спросят.

14. Правда и ничего, кроме правды

«Могу ли я в принципе работать с человеком, который пытается меня обмануть? Ведь он не только демонстрирует свою ненадежность, пытаясь мне соврать, но и глупость, надеясь, что я его не поймаю на лжи.»

— думает твой босс.

Не нужно ничего придумывать в попытке ответить на сложный вопрос. Не нужно дорисовывать реальность, когда отсутствуют факты. Тебя все равно выведут на чистую воду. Гораздо проще и быстрее признать, что ты чего-то не знаешь либо не сделал, и двигаться дальше.

15. Не вали на подчиненных

«Если человек не понимает, что он отвечает передо мной за действия своих подчиненных, то это клинический случай. У нас иерархия. Я отвечаю перед своим боссом за всех своих подчиненных, а они передо мной — за своих.»

— думает твой босс.

Задача ставится тебе, и отвечать за нее тоже тебе. Ты можешь делегировать задачу своим подчиненным, но это не снимает с тебя ответственности за её выполнение. При делегировании возникают дополнительные отношения ответственности между тобой и твоим подчиненным, но твоя изначальная ответственность перед твоим боссом при этом не исчезает.

См. также: Ответственность — 6 ключевых принципов.

16. Не трать время на оправдания

«Чем больше я прислушиваюсь к оправданиям, тем сильнее мои подчиненные будет надеяться, что от меня можно отделаться красивой историей при отсутствии результата.»

— думает твой босс.

Если твой босс ориентирован на результат, то причины его отсутствия (особенно те, которые вскрываются только в момент доклада — см п. 2) мало его интересуют.

Поэтому не трать время на оправдания — лучше потрать его на выполнение своей задачи.

При получении задачи

17. Вопросы сразу

Если в ответ на свой доклад ты получил еще одну задачу, и тебе в ней что-то непонятно, сразу задавай вопросы. Лучше выглядеть глупо при получении задачи, чем при ее сдаче, сделав не то, что требуется.

См. также: Как получить правильно поставленные цели от своего руководителя.

Как ты видишь, перечисленные правила довольно просты и даже в чем-то очевидны. Однако, по моему опыту, людей, которые их системно выполняют, очень мало — для этого нужна смелость и самодисциплина. Попробуй придерживаться их, и, поверь, доверие и поддержка руководства тебе обеспечены.

См. также:

• 18 рекомендаций, как побороть напряжение и страх в общении с начальством.
• Собственник и управляющий: как избежать конфликтов. Советы управляющему.

Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____.

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.

№1. Персональное обращение

Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».

Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».

Думаем, основную мысль вы уловили.

№2. Почему ИМЕННО он?

Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

№3. И снова выгоды

Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

№4. Ваши успехи

Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

№5. Конкретная просьба

Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

В чем это должно выражаться?

Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

№6. Громкие имена

Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).

№7. Важные итоги

Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

• От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
• На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
• Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.

№8. Контакты

«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

Ремарка

Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.

Поэтому…

Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

Это первое правило результата.

Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!

Как правильно просить коллег о помощи

Чувство локтя. Прежде всего покажите потенциальному помощнику: вы в одной команде – и эта команда очень важна. У всех есть потребность принадлежать к некоей социальной группе и поддерживать друг друга. Апеллировать к этой потребности можно по-разному. Например, исследование Приянки Карр и Грега Уолтона из Стэнфордского университета показывает: даже одно слово «вместе» может произвести впечатление на человека. Участники эксперимента, которым говорили, что в других комнатах люди выполняют такие же задания (собирают головоломки) и с ними можно будет обменяться опытом, работали на 48% дольше, получали лучшие результаты и меньше уставали, чем те, кто считал, что трудится в одиночку.

Упомяните общую цель, общего врага или общую черту вашего коллектива – например, желание перевыполнить план, обойти отраслевых конкурентов или стать похожими на супергероев. Но лучший способ объединить людей – напомнить об общих впечатлениях, идеях, мыслях и чувствах. Если, скажем, в руководстве компании всего две женщины, не стоит просто говорить «Нас двое» – лучше спросить: «Вы заметили, что нас все время перебивают?» Так вы подчеркнете не общую черту, а схожий опыт.

Что нужно помощникам

Помощник должен осознать, что вам нужна помощь: люди зачастую слишком сосредоточены на собственных делах, поэтому первым делом убедитесь, что они в курсе ваших проблем.
Помощник должен быть убежден, что вам нужна помощь: люди не предлагают помощь не потому, что не видят в ней потребности, а потому, что не уверены, что правильно понимают ситуацию, и подозревают, что вы предпочтете справиться самостоятельно.
Помощник должен взять на себя ответственность за оказание помощи: одна из основных помех на пути помощи – распыление ответственности, классическая ошибка – рассылка писем с просьбой о поддержке. Обратитесь к каждому потенциальному помощнику лично и с конкретным предложением.
Помощник должен быть в состоянии предоставить то, что вам нужно: люди очень заняты, и у них не всегда есть необходимые ресурсы или навыки, но просьбу можно «кастомизировать» – подробно изложить все детали, не требовать невыполнимого, быть готовым принять помощь, даже если она не оправдывает ваших ожиданий.

Положительный образ. Второй вариант – рассказать или напомнить потенциальному помощнику, что его качества или должность дают ему уникальную возможность оказать вам поддержку и что он не просто случайная фигура, а щедрой души человек, который всем приходит на помощь. Например, исследования выявили, что люди больше дают на благотворительность, если их просят не просто «пожертвовать», а «пожертвовать щедрой рукой», и что уже в возрасте трех лет дети чаще доделывают дела до конца (скажем, убирают кубики), если им предлагают не «помочь», а «стать помощником».

Еще один способ заставить помощника хорошо о себе думать – поблагодарить его. Недавно Boomerang, компания – производитель софта, проанализировала 350 000 цепочек электронных писем и пришла к выводу: на послания, заканчивавшиеся на «Заранее благодарю» или «Спасибо», люди отвечали гораздо чаще, чем на письма с простыми «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Даже если благодарить пока не за что, выражение признательности пробуждает желание помочь – при условии, что вы делаете упор на щедрость, благородство и прочие качества адресатов, а не на то, какую пользу принесет их помощь вам.

Отдача. Люди хотят видеть, к чему привела их помощь. Многие психологи убеждены: ощущение отдачи (понимание, что ваши действия дали желаемый результат) прекрасно мотивирует и наполняет жизнь смыслом. Адам Грант из Уортонской школы бизнеса провел исследование в колл-центре компании – производителе софта для образования и маркетинга. Операторы знали, что доход, который они приносят, идет на поддержку другого отдела, но никогда не видели работающих там людей. Однажды один из этих «незнакомцев» пришел в колл-центр и рассказал, какую пользу операторы приносят ему и его коллегам. После этого продажи и доход колл-центра удвоились. Чтобы потенциальные помощники осознали, как важна их поддержка, объясните им, что именно вам нужно и на что они могут повлиять. Например, обращаясь к коллеге с просьбой проверить предложение клиенту, скажите: «Не мог бы ты просмотреть этот документ, прежде чем я отправлю его? В прошлый раз ты мне очень помог с презентацией».

Пообещайте отчитаться о результатах оказанной поддержки – и отчитайтесь! Если можно, позвольте людям самим решать, как помочь вам, и будьте готовы к тому, что ваши представления о помощи разойдутся.

Личное и профессиональное

Объясняя аудитории, как эти стратегии работают, я привожу пример из жизни. Около года назад моя подруга попросила помочь ей собрать сложную модель книжного шкафа IKEA. В то же утро я отказалась написать отзыв на статью для научного журнала, проигнорировала письмо из школы, где учится моя дочь, и едва заставила себя запустить стиральную машину. Почему я с легкостью сказала «да» подруге? Во-первых, мы давно дружим (чувство локтя). Во-вторых, я всегда помогаю подруге в подобных делах (отдача). Когда бы я ни пришла к ней на помощь, она всегда в конце говорит: «Хайди, огромное спасибо! Ты такая добрая, так мне помогаешь!» (положительный образ).

50%
работников не просят помощи, чтобы выглядеть сотрудниками с «высоким потенциалом», показал опрос 500 сотрудников американских компаний, проведенный учеными University of Oklahoma’s Price College of Business и Virginia Tech’s Pamplin College of Business
20%
сотрудников сказали, что отказываются от помощи коллег, чтобы не чувствовать себя обязанными, выяснили ученые
8%
работников считают, что их коллегам не хватит компетенций, чтобы оказать нужную помощь

Я наблюдала нечто похожее в профессиональной среде. Как-то глава отдела по разработке продукции компании – производителя обучающего софта решил улучшить взаимодействие с отделом продаж. Торговые представители обещали клиентам доставлять сделанные на заказ программы в кратчайшие сроки – и этим усложняли жизнь разработчикам. Глава разработчиков хотел участвовать в переговорах с клиентами, но менеджеры по продажам считали, что он им мешает. Безусловно, оба отдела были убеждены, что действуют в интересах компании.

В итоге руководитель отдела разработки устроил встречу с менеджерами отдела продаж и описал им процесс разработки: оказалось, никто не понимал, насколько он сложен, и не осознавал, что разработчикам нужна помощь. Затем при каждом удобном случае руководитель отдела разработки подчеркивал, что у обоих отделов одна цель – порадовать клиента и привязать его к себе. Тем самым он внушил менеджерам по продажам сильное чувство локтя. Руководитель отдела разработки также начал называть торговых представителей поборниками клиентской удовлетворенности и рассуждать об их влиянии на будущее бренда. Это сформировало мощный положительный образ менеджеров по продаже. Наконец, каждый раз, когда сотрудники отдела продаж выполняли его просьбы и приглашали на переговоры, он возвращался к ним через какое-то время и рассказывал, как эта встреча повлияла на производственный процесс. Менеджеры по продажам видели отдачу от своей помощи и работали лучше.

Когда вам понадобится помощь, помните: в большинстве случаев люди готовы ее оказать. Мало кто воспримет такую просьбу как признак слабости. Плюс это отличный способ поднять людям самооценку. Поддержка, оказанная другим, высвечивает лучшее в нас.

Оригинал статьи

Об авторе: Хайди Грант – психолог, специалист по мотивации и коммуникации, автор ряда книг

Как обратиться с просьбой так, чтобы её выполнили?

Конечно, можно полностью свалить вину за происходящее на партнёра, уличить его в глухоте и эгоизме, но когда чувства стихают, при «разборе полётов» становится понятно, что если бы я сама умела лучше формулировать просьбы и произнесла бы их другими словами, меня бы услышали и сделали то, что мне нужно. Эти ситуации встречаются чаще, чем хотелось бы.

Возможно, это потому, что в нашей культуре принято не совсем правильно говорить о наших потребностях («Сам себе не поможешь — никто тебе не поможет!» и «Ты что, до сих пор сам не догадался?») или просто потому, что нас учат непродуктивным стратегиям — спрашивать у других, что нам нужно, или «корректно» приказывать.

Между тем, существуют важные моменты, на которые стоит обратить внимание:

— различия между «просьбой» и «требованием»;
— чувство злости при отказе;
— «правильные» просительные слова.

1. Просьба или требование?

На мой взгляд, это самое сложное. Очень часто «вежливым и воспитанным» женщинам сложно осознать и признать тот факт, что они под просьбу маскируют требование, которое мужчина как раз считывает именно как требование. На что мы получаем логичный ответ «Нет!!»…

Как понять, требуете вы или просите? Ответ прост — задайте себе вопрос: «Если я, обращаясь с просьбой к партнёру, на самом деле имела ввиду требование и получила „нет“, начну ли я осуждать своего мужчину?» Если это так, то вы как раз вежливо требуете. Вот в чём разгадка. А если в вашем сознание возникает план мести по принципу «ты мне — я тебе», то тогда на все 100% вы — требующая лицемерка.

Итак, когда вы (я) честно призналась себе в своей склонности требовать от людей и маскировать это под просьбу, предлагаю идти дальше. А дальше мы сталкиваемся с чувством злости, которое возникает как от осознания, так и от неудовлетворённой просьбы-требования.

2. Чувство злости

Злость возникает из-за следующих мыслей:

— Я чего-то очень хочу и не получаю этого.
— Я верю, что кто-то должен дать мне это.
— Я просто не в силах (ленюсь) найти альтернативу желаемому и требую «цяцю», как капризный ребёнок.

Когда мы требуем чего-то, это обычно означает, что этого чего-то настолько хочется, что мы даже не можем вести диалог с тем, у которого это что-то надо попросить. Если это нами движет — мы не получаем должного результата. Что делать? Предлагаю в таком случае взять тайм-аут. Это время можно использовать для анализа, чтобы понять, каковы на самом деле потребности и какие есть варианты действий, если на просьбу не откликнутся.

3. «Правильные» просительные слова

Существуют достаточно эффективные и «позитивные» способы построения просьб. Слово «позитивный» означает, что я прошу о том, чего хочу, а не о том, чего не хочу (что в данном случае было бы негативным вариантом). Итак!

1. Говорите о чём-то конкретном, а не о чём-то вообще. Если вы попросите о чем-то вообще (например, скажете: «Я хочу, чтобы ты меня уважал»), это «желание», а не просьбой. Если скажете: «Я хочу, чтобы ты был ко мне более внимательным», — это будет не конкретная просьба, а желание. А вот если вы произнесете: «Согласен ли ты спускаться к машине и помогать мне выгружать продукты, когда ты дома?» — это будет как раз конкретная просьба.

2. Используйте «я хочу, чтобы ты» вместо «я хочу, чтобы ты не». Если вы попросите кого-то «прекратить быть таким, какой он есть», возникнет несколько проблем. Во-первых, партнёр даже не услышит, что вы хотите, чтобы он сделал. Он услышит, что вы хотите, чтобы он не делал. Во-вторых, вы используете глагол «быть». Вы говорите мужчине не прекратить что-то делать, а прекратить быть кем-то. Я советую избегать просьб с глаголом «быть». Лучше придумайте конкретное действие, которое человек может сделать, чтобы удовлетворить вашу потребность.

3. Просите в настоящем времени: просьба «В следующий раз убери, пожалуйста, за собой тарелку в раковину», в принципе, сформулирована правильно, она конкретна, но она о будущем действии («в следующий раз»), другими словами — вас могут удовлетворить только лишь в следующий раз. «Я хочу, чтобы ты научился спокойно переносить наши встречи с родственниками», — будущее. Но «Согласен ли ты выслушать мои идеи о том, что поможет тебе успокоиться и расслабиться, когда вся наша семья будет в сборе?» — настоящее.

4. Соответствие энергии во фразе с формой просьбы. Здесь буду краткой. Вы сформулировали просьбу, а потом сместились на требовательный тон и пошли с напором требовать. Чаще всего это происходит оттого, что чувства и ожидания захлёстывают, и оттого, что вы в сильной подвязке к самому результату.

Что с этим делать? Ищите сразу альтернативу к любому ответу «Да»/»Нет», «Потом», «Я занят», возможно, вам лучше будет найти выход самому. Такое бывает.

Итак, подводим итог. Главные моменты:

— Действительно ли вы обращаетесь с просьбой?
— Не мешают ли просить слишком сильные чувства?
— Соответствуют ли слова, которые вы используете, формату «правильной» просьбы?
— Что слышит ли ваш партнер — просьбу или требование (этот момент можно прояснять помощью вопросов: «Друг, а ты как воспринял мои слова?»)?

Не знаю, какими показались вам эти принципы — простыми или сложными. Мне кажется, они простые, но в жизни их применять трудно. Но я точно знаю, что их применение меняет в лучшую сторону и мою жизнь, и жизнь окружающих.

Надеюсь, вы попробуете и посмотрите, подходят ли они вам. Думаю, что они не только принесут пользу, но и изменят вашу жизнь самым замечательным образом.

Теги: психологическое давление, психология общения, психологические проблемы, отказ, просьба, взаимопонимание, общение

Просьбы начальника, поступающие в нерабочее время, — явление распространенное, и воспринимается оно подчинёнными неоднозначно. Выполнение таких поручений требует сил и времени, а отказать руководителю бывает сложно. Так как же поступать в таких случаях? Безропотно соглашаться в надежде на хорошие отношения с руководством и карьерный рост? Или отказываться, экономя свой профессиональный и временной ресурс?

Тонкая грань

К каждой конкретной ситуации, которая выходит за рамки должностных инструкций, нужно подходить индивидуально. Если поручения касаются работы и не особенно затрудняют жизнь, почему бы их не выполнить? К тому же, на первых порах начальник обычно вежливо интересуется: не затруднит ли поручение, искренне благодарит за помощь.

Однако в большинстве случаев ситуация стремительно меняется — просьбы начинают носить все более личный характер и все чаще напоминают приказы. Сотрудники выполняют их уже не из желания помочь, а из страха увольнения или опасаясь, что отношения с руководителем испортятся.

Несколько простых правил

Чтобы не увязнуть в болоте личных просьб и при этом не прослыть формалистом-негативистом, достаточно соблюдать несложные правила.

— Иногда нужно соглашаться. Даже если просьба помешает каким-то планам, лучше найти время — у начальника не должно появиться чувство, что ему всегда и во всем отказывают.

— Не ждать за свои услуги никаких поблажек. Как правило, начальник не играет в игры «ты мне — я тебе», а просто дает поручения, это нужно просто принять, чтобы впоследствии не питать ложных иллюзий. Кстати, понимание этого простого факта поможет легче говорить «нет».

— Не воспринимать просьбы, как знак особого расположения и доверия. Безотказность редко вызывает уважение, а вот привыкают к ней быстро.

— Внимательно изучить свою должностную инструкцию — возможно, в ней прописаны обязанности по выполнению определенных поручений (например, у личных секретарей или административных помощников).

Как говорить «нет»?

Рано или поздно необходимость отказывать начальнику в личных просьбах возникает у большинства сотрудников. По данным различных опросов, до 70% подчиненных оказываются в подобных ситуациях. Как это сделать, чтобы отказ был воспринят без негатива?

— Отказ всегда должен быть аргументированным. Для этого используйте конкретную информацию о своей занятости на текущий момент: что вы делаете, в какие сроки должны закончить, какие последствия возникнут, если отвлечься на другую задачу. Адекватный руководитель сопоставит важность решаемой задачи и своего поручения, вывод обычно однозначен.

— Если начальник настаивает, что его задание важнее, попросите оформить документально освобождение от текущих заданий в рабочее время, например, в виде приказа.

— В некоторых вопросах можно сослаться на собственную некомпетентность. Этот способ особенно подходит для отказа от поручений, не имеющих отношения к работе. Вы имеете право не разбираться в организации банкетов, заказе билетов и прочих нюансах повседневной жизни.

— Если поручения становятся регулярными, обратитесь к руководителю с инициативой пересмотреть должностные инструкции и оплату труда.

— Контролируйте свои эмоции: если чувствуете, что готовы взорваться, возьмите паузу и обсудите поручение позднее.

Нюансы

Отказывать начальнику желательно не при всем коллективе, а лично — руководитель может принять прилюдный отказ за вызов, на который требуется ответить, чтобы сохранить статус и репутацию. Лучше подойти позднее и лично объяснить, почему поручение не может быть выполнено. Преимущество отсрочки еще и в том, что будет время обдумать аргументы для разговора.

Если в ответ на просьбу вы делаете недовольное лицо, но при этом не отказываетесь ее выполнить, остается неприятный шлейф от ситуации у всех ее участников. И это вовсе не значит, что просьбы не повторятся, так как четкого отказа не последовало.

Выбирая, какие поручения выполнить, а от каких отказаться, помните о своей квалификации. Если регулярно выполнять простые задачи, есть риск стать не «правой рукой», как может показаться, а мальчиком или девочкой «на побегушках».

И все же нормальные человеческие отношения между начальником и подчиненными никто не отменял — не стоит воспринимать каждую просьбу начальника «в штыки». Если руководители идут навстречу при сложностях в работе, отпускают без формальностей при необходимости отлучиться с работы, подчиненные выполняют небольшие просьбы без вопросов и даже с энтузиазмом.

Комментарии

Более 70% работающих россиян, опрошенных специалистами компании HeadHunter, регулярно получают от руководства поручения личного характера. И только 16% респондентов эта ситуация возмущает.

Иногда начальник просит меня поискать в интернете нужную для него информацию, пару раз просил отвезти бумаги, когда водитель был в отпуске. Но меня такие просьбы не напрягают, — признается Надежда, инженер небольшого проектного бюро. — А зачем отказываться? Это просто нормальные человеческие отношения. Если мне надо в поликлинику или отпроситься по семейным обстоятельствам, шеф тоже всегда идет навстречу«.

44% из 9500 опрошенных HeadHunter выполняют поручения всегда, 55% допускают возможность отказаться, и лишь 1% постоянно отказывают начальникам в исполнении просьб личного характера. Большинство сотрудников воспринимают такие поручения и просьбы вполне адекватно: 15% — положительно, 70% — нейтрально. И только 16% категорически недовольны таким поведением боссов.

«В небольших фирмах волей-неволей сотрудникам приходится помогать руководителю решать его личные задачи, — подтверждает Борис Аль-Диджаили, генеральный директор издательской группы “Еже”. — В такой компании сложно скрыться, это как в семье. В больших организациях дистанция длинней. Там чаще всего барьер возводится намеренно, чтобы минимизировать контакты персонала и топ-менеджера. В таких компаниях весь груз неформальных поручений падает на плечи личного ассистента».

Жертвы системы

«Эксплуатация сотрудников возможна с их согласия. Я наблюдал рвение отдельных менеджеров в компаниях — таким образом они думали, что набирают очки и строят карьеру, — комментирует Иван Овчаров, генеральный директор коммуникационного агентства PR.Director. — К счастью, лично мне нечасто приходилось выполнять личные просьбы боссов, но если и приходилось, то это были задания, в которых я легко ориентировался: написать текст поздравления для родственника, помочь с подготовкой свадьбы. К слову, личные поручения выполнялись в рабочее время, так что оставаться после работы не было необходимости».

Лишь 8% опрошенных на просьбы руководителя тратили личное время, 52% всегда могли выполнять такие поручения в рабочее время, остальным иногда приходилось и задерживаться после работы.

Чаще всего просьбы поспособствовать в решении каких-то личных вопросов от начальства получают представители автомобильного бизнеса (82%), юристы (81%), госслужащие (80%). Собеседник «Ведомостей» Андрей, учащийся в ординатуре одного из медицинских НИИ, удивлен, что нашлось 29% сотрудников медицинской сферы, которым удалось избежать поручений личного характера. «Личные поручения — распространенная практика в медицинских научных кругах. По сути, это замаскированная дедовщина, — возмущается Андрей. — Мне приходилось двигать мебель в кабинете, перевозить личные вещи научного руководителя, ездить к нему домой за забытым мобильным телефоном. А отказывать не принято. Иначе положительного отзыва на свою работу не получить».

Самые распространенные личные просьбы боссов — что-то забрать, привезти или купить (58%), сделать заказ по телефону. Звонить куда-то по просьбе шефа приходилось 57% опрошенных. 43% готовили проект, не имеющий отношения к их работе, 14% регулярно выполняют просьбы принести чай/кофе. А 4% признались, что присматривали за детьми начальника и кормили его домашних животных.

Как ни странно, судя по опросу, мужчины получают подобные поручения чаще женщин — 75% против 67%. Возможно, по той причине, что процент руководителей-мужчин в российских компаниях выше, а поручения порой носят совсем уж личный характер. Один респондент признался, что покрывал начальника перед женой, пока тот отдыхал на курорте, другой на свое имя арендовал квартиру для любовницы босса.

«Соблазн “путать личную шерсть с общественной”, как говорил известный персонаж, у руководителя любой компании, безусловно, есть, — признает Владимир Зверев, директор агентства “Полезные связи”. — И если оплачивать развлекательный вояж в Санкт-Петербург “на конференцию” из представительских расходов могут себе позволить по этическим соображениям далеко не все, то, совершенно точно, каждый руководитель хотя бы раз в жизни нагружал секретаршу работой по подбору дома отдыха для тещи или по выяснению расписания самолетов для перелета любимой супруги. С одной стороны, референт и нанят на работу для облегчения жизни руководителя, с другой — сотрудник финансируется из ФОТ компании, а значит, по идее, должен выполнять только служебные корпоративные работы».

Мухи отдельно

44% опрошенных от выполнения личных поручений никакой практической выгоды не получают, 11% достаются премии и бонусы, 31% таким образом завоевывает лояльность, 7% дальновидно рассчитывают, что теперь начальник окажется у них в должниках, а 2% надеются избежать увольнения. 24% признались, что рассчитывают на похвалу.

«Для меня не проблема чем-то помочь. Но когда по просьбе финансового директора я потратила 3,5 часа, чтобы внести предоплату за его личный автомобиль в автосалоне, а он мне не сказал потом даже “спасибо”, было очень обидно», — вспоминает Алла Антюхина, специалист по лизингу.

«Я личных поручений сотрудникам не даю и считаю, что профессиональный руководитель так поступать не должен, — категоричен Юрий Вировец, президент компании HeadHunter. — Признаюсь, даже не могу вспомнить, чтобы кто-то из моих знакомых руководителей практиковал подобные поручения. Во-первых, это вредит деловым отношениям, которые часто с большим трудом налаживаются, а во-вторых, может смутить сотрудника. Деловые отношения — отдельно, личные — отдельно, только так нужно строить общение. Подчиненный, конечно, может стать хорошим другом, но тогда это совершенно другое дело».

Римма Авшалумова