Методическое руководство деятельностью структурных подразделений

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

Положения о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) закрепляют распределение «ролей» и функций между подразделениями внутри одной организации. Они не являются обязательным документом с точки зрения трудового законодательства, но помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством. В статье для вас будет представлен пошаговый алгоритм для разработки положения о структурном подразделении.

Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Этапы разработки Положения о кадровой службе

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.

Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.

2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.

3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого – ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.

5. Согласование и подписание документа.

Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.

Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.

Министерство образования Российской Федерации

ПРИКАЗ
25.09.2000 N 2749

Об утверждении примерного положения о структурных подразделениях дополнительного профессионального образования специалистов, организуемых в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования

В соответствии с п.4 приказа Минобразования России от 03.04.2000 N 961 приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Примерное положение о структурных подразделениях дополнительного профессионального образования специалистов, организуемых в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Управление послевузовского и дополнительного профессионального образования (Безлепкина В.В.).
Заместитель министра Б.А.Виноградов

УТВЕРЖДЕНО
Приказом Минобразования России
от 25.09.2000 N 2749

Примерное положение
о структурных подразделениях дополнительного профессионального образования специалистов, организуемых в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования

I. Общие положения

1. Образовательные учреждения высшего и среднего профессионального образования наряду с основными образовательными программами могут реализовывать дополнительные профессиональные образовательные программы в целях повышения профессиональных знаний специалистов, совершенствования деловых качеств, подготовки к выполнению новых трудовых функций при наличии соответствующей лицензии.
2. Дополнительные профессиональные образовательные программы в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования осуществляют создаваемые для этих целей структурные подразделения дополнительного профессионального образования специалистов, к которым относятся:
в образовательных учреждениях высшего профессионального образования:
факультеты (центры на правах факультетов*) повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов;
межотраслевые региональные центры повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов;
курсы повышения квалификации специалистов;
в образовательных учреждениях среднего профессионального образования:
отделения повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов;
курсы повышения квалификации специалистов.
3. Общими задачами структурных подразделений дополнительного профессионального образования являются**:
удовлетворение потребностей специалистов в получении новых знаний о достижениях в соответствующих отраслях науки, техники и культуры, передовом отечественном и зарубежном опыте;
проведение повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов, высвобождаемых работников, незанятого населения и безработных граждан, подготовка их к выполнению новых трудовых функций;
консультационная деятельность.
4. Структурные подразделения осуществляют свою деятельность в соответствии с типовыми положениями об образовательных учреждениях высшего, среднего и соответствующего дополнительного профессионального образования, утвержденными постановлениями Правительства Российской Федерации, настоящим Примерным положением и уставами образовательных учреждений.
____________

* Далее – центры.
** Далее – структурные подразделения.

5. Структурные подразделения реализуют дополнительные профессиональные образовательные программы, к которым относятся повышение квалификации, стажировка, профессиональная переподготовка для выполнения нового вида профессиональной деятельности и для получения специалистами дополнительной квалификации.
Профессиональная переподготовка для выполнения нового вида профессиональной деятельности осуществляется на основании установленных квалификационных требований к конкретным профессиям или должностям.
Профессиональная переподготовка для получения специалистами дополнительной квалификации проводится в соответствии с государственными требованиями к минимуму содержания программ переподготовки и уровню требований к специалистам.
6. Структурные подразделения (кроме филиалов) создаются, реорганизуются и ликвидируются приказом ректора вуза (руководителя учреждения среднего профессионального образования) на основании решения ученого совета (совета).
7. Структурные подразделения организуются в образовательных учреждениях, располагающих для этих целей соответствующей материально-технической базой, современным оборудованием и высококвалифицированными научно-педагогическими (педагогическими) кадрами.
Образовательные учреждения, имеющие в своем составе структурные подразделения, обеспечивают необходимые условия для их деятельности, выделяют и закрепляют штаты, аудиторный и лабораторный фонд и места для проживания слушателей в общежитии.

II. Управление структурными подразделениями

8. Управление структурными подразделениями осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и уставами образовательных учреждений, в которых они организованы.
9. Общее руководство деятельностью структурных подразделений осуществляют руководители образовательных учреждений, которые:
утверждают структуру, штаты и смету расходов структурных подразделений;
обеспечивают закрепление аудиторий, учебных кабинетов и лабораторий, лимитов на издание и тиражирование учебной, научной и методической литературы;
предоставляют слушателям возможность пользоваться библиотекой, читальными залами, вычислительными центрами, спортивно-оздоровительными базами и медицинскими учреждениями.
10. Непосредственное руководство деятельностью факультетов повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов осуществляют деканы факультетов, избираемые в порядке, предусмотренном уставом вуза.
11. Руководство деятельностью межотраслевых региональных центров повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов, центров, курсов осуществляет директор, назначаемый руководителем образовательного учреждения, в котором организовано структурное подразделение.
12. Руководство деятельностью отделений повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов осуществляет руководитель, назначаемый директором образовательного учреждения среднего профессионального образования.
13. Для обсуждения основных вопросов организации учебной, научно-методической, информационной и издательской деятельности в структурных подразделениях могут быть созданы соответствующие советы, порядок и условия деятельности которых осуществляются в соответствии с уставами образовательных учреждений.
14. Взаимоотношения с заказчиком определяются договорами на повышение квалификации или профессиональную переподготовку специалистов, заключаемыми с образовательными учреждениями, в составе которых организованы структурные подразделения.

III. Слушатели и работники структурных подразделений

15. Слушателями структурных подразделений являются лица, зачисленные на обучение соответствующим приказом руководителя образовательного учреждения.
16. Слушателю на время обучения выдается справка, свидетельствующая о сроках его пребывания на учебе в данном образовательном учреждении.
17. Права и обязанности слушателей, их материальное обеспечение определяются Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 26.06.95 N 610, уставом, правилами внутреннего распорядка образовательного учреждения, договором и настоящим Примерным положением.
18. Слушатели структурных подразделений имеют право:
участвовать в формировании содержания образовательных программ и выбирать по согласованию с соответствующими учебными подразделениями дисциплины для факультативной и индивидуальной форм обучения;
пользоваться в порядке, установленном уставом образовательного учреждения, имеющейся на факультетах, кафедрах и других структурных подразделениях образовательного учреждения нормативной, инструктивной, учебной и методической документацией по вопросам профессиональной деятельности, а также библиотеками, информационным фондом и услугами других подразделений;
принимать участие в конференциях и семинарах, представлять к публикации в изданиях образовательного учреждения свои рефераты, аттестационные работы и другие материалы;
обжаловать приказы и распоряжения администрации образовательного учреждения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
19. За слушателями на время их обучения с отрывом от основной работы сохраняется средняя заработная плата по основному месту работы.
Иногородним слушателям, направленным на обучение с отрывом от основной работы, выплачиваются суточные по установленным для командировок на территории Российской Федерации нормам.
Оплата проезда слушателей к месту учебы и обратно, а также выплата суточных за время их нахождения в пути осуществляются за счет средств федеральных органов исполнительной власти, предприятий (объединений), учреждений и организаций по месту основной работы слушателей.
На время обучения слушатели обеспечиваются общежитием с оплатой расходов за счет направляющей стороны.
20. Оценка уровня знаний слушателей структурного подразделения образовательного учреждения проводится по результатам текущего контроля знаний и итоговой аттестации. Проведение итоговой аттестации слушателей осуществляется специально создаваемыми комиссиями, составы которых утверждаются руководителем образовательного учреждения.
Освоение образовательных программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации завершается обязательной итоговой аттестацией.
Для проведения итоговой аттестации по программам профессиональной переподготовки создается государственная аттестационная комиссия, председатель которой утверждается учредителем образовательного учреждения.
21. Слушателям, успешно завершившим обучение, выдаются документы государственного образца.
22. При невыполнении требований учебного плана, а также при грубом нарушении правил внутреннего распорядка слушатель отчисляется с выдачей соответствующей справки о пребывании на учебе.
23. Права, обязанности, порядок приема на работу и увольнения преподавателей и сотрудников структурных подразделений, трудовые отношения определяются законодательством Российской Федерации.
24. Учебная нагрузка преподавателей структурных подразделений устанавливается в зависимости от их квалификации и занимаемой должности и не может превышать 800 часов за учебный год.
25. Наряду со штатными преподавателями образовательных учреждений учебный процесс в структурных подразделениях могут осуществлять ведущие ученые, специалисты и работники предприятий (объединений), организаций и учреждений, представители федеральных органов исполнительной власти на условиях штатного совместительства или почасовой оплаты труда в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

IV. Учебная, научная, научно-методическая (методическая) деятельность структурных подразделений

26. Повышение квалификации и профессиональная переподготовка специалистов осуществляются с отрывом от работы, без отрыва от работы, с частичным отрывом от работы и по индивидуальным формам обучения. Сроки и формы обучения устанавливаются структурным подразделением в соответствии с потребностями заказчика на основании заключенного с ним договора в пределах объемов, установленных Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 26.06.95 N 610, с учетом внесенных в него изменений и дополнений (постановление Правительства Российской Федерации от 10.03.2000 N 213).
27. Дополнительные профессиональные образовательные программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов разрабатываются, утверждаются и реализуются структурным подразделением самостоятельно на основе установленных требований к содержанию программ обучения по согласованию с заказчиком.
28. Учебный процесс структурными подразделениями может осуществляться в течение всего календарного года.
29. Устанавливаются следующие виды учебных занятий и учебных работ: лекции, практические и семинарские занятия, лабораторные работы, семинары по обмену опытом, выездные занятия, стажировка, самостоятельная работа, консультации, аттестационные работы.
Для всех видов аудиторных занятий устанавливается академический час продолжительностью 40-50 минут.
30. При проведении обучения учебные группы формируются с учетом уровня образования, занимаемой должности и стажа практической работы слушателей.
31. Структурные подразделения выполняют научную, научно-методическую (методическую) работу, могут организовывать в установленном порядке издательскую деятельность по выпуску учебных планов и программ, учебных пособий, конспектов лекций и другой научно-методической литературы для слушателей.

V. Финансирование структурных подразделений

32. Финансирование структурных подразделений осуществляется за счет:
средств, поступающих за обучение по прямым договорам с заказчиками;
бюджетных ассигнований;
средств, полученных за выполнение консультационной деятельности, от реализации учебных, методических, научных и других разработок;
других источников, предусмотренных законодательством.

VI. Контроль за деятельностью структурных подразделений и отчетность

33. Контроль за деятельностью структурных подразделений осуществляют образовательные учреждения, в которых они организованы, в соответствии с уставами.
34. Структурные подразделения отчитываются перед руководством образовательных учреждений об итогах своей деятельности и в установленном порядке представляют ежегодную статистическую отчетность по форме государственного статистического наблюдения N 1-пк “Сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовки специалистов”.

* * *
Настоящее Примерное положение может быть использовано для разработки соответствующих положений о структурных подразделениях дополнительного профессионального образования специалистов, которые утверждаются руководителем образовательного учреждения.