Методики руководства проектом

08 Июл 2016

Источник: https://zapier.com/learn/ultimate-guide-to-project-management/project-management-systems/

«Из всех трудностей, с которыми столкнулись НАСА, отправляя человека на Луну, управление было наверно самой сложной задачей»

— Роджер Лаунис, историк НАСА

У человечества за всю историю накопился внушительный список успешно реализованных сложных проектов. От строительства Пирамид в Гизе до отправки человека на Луну, самые смелые человеческие начинания требовали слаженной работы тысяч людей. А это подразумевает сложную систему управления проектами.

И хотя лишь единицы из нас столкнутся с задачами такого масштаба, большинство читателей этого блога так или иначе сталкивается с проектным управлением. По оценкам PMI к 2020 году появятся 15 миллионов новых позиций проектных специалистов – а многим другим профессионалам зачастую приходится руководить мини-проектами, хотя бы на личном уровне.

Говоря простыми словами, Управление проектами – это управление и организация всего, что нужно для достижения цели – вовремя и в рамках бюджета, конечно же. Будь до разработка нового программного обеспечения, проведение маркетинговой компании или высадка человека на Марс – проектное управление позволяет добиться успеха.

Все проекты разные. Не существует идеальной системы управления проектами, подходящей для каждого из видов проектов. Также не существует системы, которая бы подходила каждому руководителю и была удобна для всех членов команды. Однако за время существования проектного управления было создано немало эффективных подходов, методик и стандартов, которые можно взять на вооружение. О самых популярных из них мы сегодня и поговорим.

Разработанные подходы сильно отличаются друг от друга. Они различаются по областям применения, детализированности, самодостаточности и формализации. В заголовке мы назвали их «методами» для удобства, но на самом деле в статье представлены стандарты, концепции, методы и фреймворки, которые применяются в управлении проектами. Цель данной статьи — дать наиболее широкий обзор существующих в управлении проектами подходов.

В этой статье мы рассмотрим:

  • Классический проектный менеджмент
  • Agile
  • Scrum
  • Lean
  • Kanban
  • Six Sigma
  • PRINCE2

И прежде чем рассматривать конкретные методы, давайте ответим на очевидный вопрос – «А зачем вообще нужны системы и методы управления проектами?» – рассмотрим, естественно, кратко, историю управления проектами и определим базовые термины проектного управления.

Почему «управление проектами»?

Имена Нила Армстронга и Базза Олдрина навсегда войдут в историю как символы одного из величайших достижений человечества – высадке человека на Луну. Однако основной вклад в это событие внесли 400 000 сотрудников НАСА и 20 000 компаний и университетов, работавших вместе над миссией «Аполлон».

В 1961 году Джон Кеннеди поставил задачу высадить человека на спутнике Земли и вернуть его обратно – при том, что на тот момент НАСА отправляли человека в космос лишь на 15 минут. Такая амбициозная цель потребовала невероятного количества ресурсов, кооперации, инноваций и планирования.

Как говорится в книге НАСА «Managing the Moon Program», основная проблема состояла не в том, «что делать?», а в том, «как сделать столько за такой короткий срок?». По словам доктора Макса Фагета (Dr. Max Faget), главы инжиниринга в Космическом центра имени Линдона Джонсона (The Lyndon B. Johnson Space Center, JSC), тогда в НАСА не представляли, как уложить все необходимые действия в 10 лет. А потому первым шагом стало «разбить проект на управляемые этапы».

Затем важно было ускорить выполнение каждой отдельной фазы и удостовериться, что команды и компании, работающие на каждой фазе, эффективно взаимодействуют друг с другом и вовремя поставляют результаты. Эта задача была возложена на доктора Джорджа Мюллера (George E. Muller), управлявшего каждой частью проекта «Аполлон», от Белого Дома до поставщика самой мелкой детали. Чтобы контролировать проект было легче, он решил разбить проект на 5 областей: «Контроль Программы», «Системная Инженерия», «Тестирование», «Надёжность и Качество» и «Лётная эксплуатация». Схема управления программой Аполлон представлена на Рисунке 1.

Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие

Эта система из 5 этапов – названных «Этапами GEM» в честь инициалов доктора Мюллера – была разработаны «ради фокусировки на тестировании продукта, и на его разработке с учётом того, что его будут тестировать», как отмечает сам Мюллер. «Контроль Программы» определял, что нужно сделать, управлял бюджетом и требованиями, а также управлял взаимосвязями элементов программы. Область «Системная инженерия» отвечала за разработку новых устройств и узлов, «Тестирование» за то, что эти новые элементы работают, «Надёжность и Качество» проверяли разработанные элементы на соответствие требованиям и стандартам, а «Лётная эксплуатация» отвечала за то, что эти узлы будут работать во время полёта.

Многие изначально отнеслись к методу, предложенному Мюллером, со скептицизмом, но в конце концов ему удалось убедить членов программы в необходимости следования данному алгоритму. Данная система показала свою эффективность – проект был завершён успешно, и, можно даже сказать, триумфально, с опережением заявленных сроков. Это стало возможно только благодаря разбитию масштабного проекта на управляемые, повторяемые этапы, что позволило работать множеству отдельных компаний и специалистов в едином ритме. Так проектное управление доказало свою эффективность в Космической гонке.

Краткая история проектного управления

Проектное управление не было изобретено НАСА и доктором Мюллером. Египетские пирамиды и Великая Китайская стена являются продуктами проектного управления из доисторических эпох. К сожалению, документальных свидетельств того, как проходила реализация и управления этими проектами не сохранилось, и нынешнее проектное управление оторвано от знаний прошлых веков.

Самый очевидный путь реализации проекта – разбить его на фазы или отдельные задачи. Как кулинарный рецепт – покупаете ингредиенты, правильно их смешиваете, готовите и подаёте. Простейший инструмент проектного управления представляет собой чек-лист действий, которые необходимо совершить для достижения цели. Просто и эффективно.

Однако, если Вы – шеф-повар, и готовите не одно блюдо, а несколько, например, салат (приготовление которого состоит из 3 этапов) и десерт (который нужно только подать), то Вам потребуется инструмент, позволяющий отслеживать временные затраты на каждый из элементов и время, когда они должны быть готовы. И тут на помощь приходит один из первых современных инструментов проектного управления: Диаграмма Гантта, представленная на Рисунке 2.

Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие

Изобретённая независимо Королем Адамеки (Korol Adamecki) и Генри Л. Ганттом (Genry L. Gantt) в начале XX в., диаграмма Гантта показывает расписание проекта основываясь на датах окончания и завершения задач. В неё вносятся задачи, их длительности и взаимосвязи, а затем высчитывается критический путь – самая длинная цепочка взаимосвязанных задач, определяющих длительность проекта. Взаимосвязи между началом и окончанием разных задач очень важны – вы же не можете подать гостям суп, пока вы его не сварили, не так ли?

Так вот, типовой проект очень похож на проект приготовления и подачи ужина, только в нём гораздо больше задач, взаимосвязей, дедлайнов и видов ресурсов. Проектам с жёсткими дедлайнами диаграмма Гантта помогает решить, когда лучше начинать те или иные задачи, чтобы сократить время реализации. А для проектов с сильными ресурсными ограничениями, диаграмма Гантта предоставляет возможность построить схему в форме событийной цепочки процессов (event-driven process chain) для планирования ресурсов.

Разным проектам нужен различный уровень контроля. Например, если вы публикуете серию статей в блоге, то, жёсткие дедлайны не так важны. Гораздо важнее чёткий процесс, в рамках которого есть возможность составить структуру каждой статьи, сделать набросок каждой из них, получить обратную связь, внести правки, закончить статью, вычитать и опубликовать. Вместо управления временем и ресурсами, вы управляете процессом.

Для таких проектов лучше подходят гибкие методы управления проектами Agile и связанные с ним подходы, такие как Lean, Kanban и другие. Есть и методы, позволяющие управлять как рабочим потоком, так и временем, и ресурсами – 6 Сигм и Scrum.

Популярные системы управления проектами

За всю историю проектного управления было создано множество различных методов управления проектами под практически любые нужды. Даже если Вы не собираетесь отправлять человека на Луну и не располагаете аналогичным количеством ресурсов, Вы всё равно найдёте подходящий для себя инструмент. Главное понять, что самое важное для Вашего проекта – дедлайны, ресурсы, соблюдение процесса, или сразу несколько факторов – а затем выбрать метод управления проектом, ориентированный на достижение этого показателя.

Прежде чем приступить к рассмотрению самых популярных методов, определим некоторые ключевые термины.

Базовые термины проектного управления

Agile: Гибкий итеративно-инкрементальный подход к управлению проектами и продуктами, ориентированный на динамическое формирование требований и обеспечение их реализации в результате постоянного взаимодействия внутри самоорганизующихся рабочих групп, состоящих из специалистов различного профиля. Существует множество методов, базирующихся на идеях Agile, самые популярные из которых – Scrum и Kanban.

Критический путь: Непрерывная последовательность работ и событий от начального до конечного события, требующая наибольшего времени для её выполнения.

Событийная цепочка процессов (EPC-диаграмма): диаграмма, отображающая последовательность реализации работ проектов основываясь на доступности и загруженности ресурсов

Резерв времени: Время, на которое может быть отложено начало работы без влияния на общую продолжительность проекта. Таким образом, у работ на критическом пути резерв будет равняться нулю.

Веха (контрольная точка, milestone): Ключевое событие, обозначающее, например, конец этапа. На диаграмме Гантта обозначается задачей с нулевой длительностью.

Менеджер проекта (руководитель проекта, project manager, PM): Руководитель команды проекта, ответственный за управление проектом (планирование, реализацию и закрытие проекта).

Ресурсы: Элементы, необходимые для реализации проекта. Ресурсами являются время, оборудование, материалы, сотрудники и прочее.

Содержание проекта (Scope): Описание работ, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт.

Спринт (Sprint): Итерация (рабочий цикл) в Scrum, длящаяся от недели до месяца, в ходе которой создаётся рабочая версия продукта или его элемент, представляющий ценность для заказчика.

«Классическое» или «традиционное» проектное управление: Наиболее широко распространённый метод управления проектами, основанный на так называемом «водопадном» (Waterfall) или каскадном цикле, при котором задача передаётся последовательно по этапам, напоминающим поток.

Далее мы рассмотрим различные подходы к управлению проектами более подробно. Мы начнём с Классического проектного управления и Agile, а затем рассмотрим Scrum, Kanban, 6 сигм и другие.

Классическое проектное управление

Наиболее очевидный способ сделать свой проект более управляемым – это разбить процесс его исполнения на последовательные этапы. Именно на такой линейной структуре базируется традиционное проектное управление. В этом смысле оно напоминает компьютерную игру – нельзя перейти на следующий уровень не завершив предыдущий. Схема рабочего процесса приведена на Рисунке 3.

Классический подход к проектному менеджменту

Данный подход ориентирован на проекты, в которых есть строгие ограничения по последовательности выполнения задач. Например, строительство дома – нельзя возводить стены без фундамента.

Обычно выделяют 5 этапов классического проектного управления, но можно добавлять и дополнительные этапы, если того требует проект.

5 этапов традиционного менеджмента:

Этап 1. Инициация. Руководитель проекта и команда определяют требования к проекту. На данном этапе часто проводятся совещания и «мозговые штурмы», на которых определяется что же должен представлять из себя продукт проекта.

Этап 2. Планирование. На данном этапе команда решает, как она будет достигать цели, поставленной на предыдущем этапе. На данном этапе команда уточняет и детализует цели и результаты проекта, а также состав работ по нему. На основании данной информации команда формирует календарный план и бюджет, оценивает риски и выявляет заинтересованные стороны.

Этап 3. Разработка. Данная стадия реализуется не для всех проектов — как правило она является частью фазы планирования. В фазе разработки, характерной для технологических проектов, определяется конфигурация будущего проекта и/или продукта и технические способы его достижения. Например в ИТ-проектах на данном этапе выбирается язык программирования. (В отечественной практике данная фаза обычно не выделяется, а термин «разработка» не используется — прим. пер.)

Этап 4. Реализация и тестирование. На этой фазе происходит собственно основная работа по проекту – написание кода, возведение здания и тому подобное. Следуя разработанным планам начинает создаваться содержание проекта, определённое ранее, проводится контроль по выбранным метрикам. Во второй части данной фазы происходит тестирование продукта, он проверяется на соответствие требованиям Заказчика и заинтересованных сторон. В части тестирования выявляются и исправляются недостатки продукта.

Этап 5. Мониторинг и завершение проекта. В зависимости от проекта данная фаза может состоять из простой передачи Заказчику результатов проекта или же из длительного процесса взаимодействия с клиентами по улучшению проекта и повышению их удовлетворённости, и поддержке результатов проекта. Последнее относится к проектам в области клиентского сервиса и программного обеспечения.

То, что описано выше – база, на которой строятся различные методы управления проектами. Разным проектам нужны различные фазы реализации – некоторым достаточно и трёх фаз, другим гораздо больше. Иногда используется так называемый «итеративный водопад», в котором каждый этап представляет собой некий подпроект, в ходе которого задачи реализуются по фиксированным итерациям. Но суть остаётся одна – проект разбит на этапы, которые исполняются в строго определённой последовательности.

Благодаря тому, что классический проектный менеджмент строго привязан ко времени исполнения задач, как правило, заранее определённому на этапе планирования, для реализации проектов в рамках данного подхода отлично подходят инструменты календарно-сетевого планирования. Самым распространённым инструментом календарно-сетевого планирования является уже упомянутая ранее диаграмма Гантта. Существует множество инструментов для её построения – от простых таблиц вроде Excel и Smartsheet до профессиональных программных пакетов вроде Microsoft Project и Primavera.

Сильные стороны классического проектного менеджмента

Сегодня довольно часто говорится о том, что классический водопадный подход устарел, но он и не думает сдавать позиции. Большим плюсом данного подхода является то, что он требует от Заказчика и руководства компании определить, что же они хотят получить, уже на первом этапе проекта. Раннее включение привносит определённую стабильность в работу проекта, а планирование позволяет упорядочить реализацию проекта. Кроме того, этот подход подразумевает мониторинг показателей и тестирование, что совершенно необходимо для реальных проектов различного масштаба.

Потенциально, классический подход позволяет избежать стрессов ввиду наличия запасного времени на каждом этапе, заложенного на случай каких-либо осложнений и реализации рисков. Кроме того, с правильно проведённым этапом планирования, руководитель проектов всегда знает, какими ресурсами он обладает. Даже если эта оценка не всегда точная.

Слабые стороны классического проектного менеджмента

Основная слабая сторона классического проектного менеджмента – нетолерантность к изменениям. Руководство компании Toyota, знаменитую созданием таких систем как Lean и Kanban, часто критикуют за то, что они применяют классический подход в разработке софта для своей компании, причём именно за недостаток гибкости.

Оплот классического подхода сейчас – строительные и инженерные проекты, в которых содержание проекта остаётся практически неизменным в течение всего проекта. Но если в Вашем проекте ресурсы и время не являются ключевыми ограничениями, а содержание проекта подвержено изменениям – возможно вам стоит присмотреться к другим системам управления проектами.

Agile

Как уже говорилось ранее – не все проекты могут быть структурированы таким образом, чтобы быть реализованными по классическому проектному подходу. Возвращаясь к нашему примеру с шеф-поваром: приготовление одного блюда идеально ложится на «водопадный» подход, а вот вовремя приготовить и подать ужин из четырёх блюд будет практически невозможно, если придётся каждый раз ждать окончания приготовления одного блюда, чтобы приступить к приготовлению другого.

И тут в игру вступает Agile – семейство гибких итеративно-инкрементальных методов к управлению проектами и продуктами. Согласно данному подходу, проект разбивается не на последовательные фазы, а на маленькие подпроекты, которые затем «собираются» в готовый продукт. Схема работы приведена на Рисунке 5.

Таким образом, инициация и верхнеуровневое планирование проводятся для всего проекта, а последующие этапы: разработка, тестирование и прочие проводятся для каждого мини-проекта отдельно. Это позволяет передавать результаты этих мини-проектов, так называемые, инкременты, быстрее, а приступая к новому подпроекту (итарации) в него можно внести изменения без больших затрат и влияния на остальные части проекта.

Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие

Несмотря на то, что Agile вошёл в моду относительно недавно, идея итеративной разработки не нова (об истории появления Agile можно прочесть здесь – прим.пер.). Своё нынешнее название семейство гибких методологий получило в 2001 с публикации Манифеста Agile (Agile Manifesto), закрепившем основные ценности и принципы гибкой разработки программного обеспечения, в основе которых – командная работа и адаптация, даже «любовь» к изменениям.

Сам по себе Agile – не метод управления проектами. Это скорее набор идей и принципов того, как нужно реализовывать проекты. Уже на основе этих принципов и лучших практик были разработаны отдельные гибкие методы или, как их иногда называют, фреймворки (frameworks): Scrum, Kanban, Crystal, и многие другие. Эти методы могут достаточно сильно отличаться друг от друга, но они следуют одним и тем же принципам.

Сильные стороны Agile

Самое главное достоинство Agile – его гибкость и адаптивность. Он может подстроиться под практически любые условия и процессы организации. Именно это обуславливает его нынешнюю популярность и то, сколько систем для различных областей было создано на его основе.

Один из принципов Agile: «Реакция на изменения важнее следования плану». Именно быстрая и относительно безболезненная реакция на изменения является причиной тому, что многие крупные компании стремятся сделать свои процессы более гибкими. Кроме того, Agile отлично подходит для проектов с «открытым концом» — например, запуску сервиса или блога.

Вотчина  Agile – разработка новых, инновационных продуктов. В проектах по разработке таких продуктов высока доля неопределённости, а информация о продукте раскрывается по ходу проекта. В таких условиях реализовывать проект по «водопаду» становится невозможно– нет информации для планирования.

Слабые стороны Agile

В отличие от PRINCE2 и PMBOK Agile – не является ни методологией, ни стандартом. Agile — это набор принципов и ценностей. Слабая сторона состоит в том, что каждой команде придётся самостоятельно составлять свою систему управления, руководствуясь принципами Agile. Это непростой и длительный процесс, который потребует изменений всей организации, начиная процедурами и заканчивая базовыми ценностями. Это тернистый путь и не всем организациям он под силу.

Этот путь потребует от лидера изменений не только знаний и упорства, но и серьёзных административных ресурсов, а также затрат. К счастью, существуют готовые наборы практик, которые облегчают Agile-трансформацию организации. К таким наборам относятся фреймворк Scrum, метод Kanban и многие другие – Crystal, LeSS, SAFe, Nexus.

Scrum

Гибкий фреймворк, созданный в 1986 году, считается самым структурированным из семейства Agile. Созданный в 1986 году, он сочетает в себе элементы классического процесса и идеи гибкого подхода к управлению проектами. В итоге получилось очень сбалансированное сочетание гибкости и структурированности.

Следуя заветам Agile, Scrum разбивает проект на части, которые сразу могут быть использованы Заказчиком для получения ценности, называемые заделами продуктов (product backlog). И несмотря на то, что «задел продукта» — достаточно верный перевод и используется в профессиональной литературе, в российской практике чаще всего используется просто «беклог». Затем эти части приоретизируются Владельцем продукта – представителем Заказчика в команде. Самые важные «кусочки» первыми отбираются для выполнения в Спринте – так называются итерации в Scrum, длящиеся от 2 до 4 недель.  В конце Спринта Заказчику представляется рабочий инкремент продукта – те самые важные «кусочки», которые уже можно использовать. Например, сайт с частью функционала или программа, которая уже работает, пусть и частично. После этого команда проекта приступает к следующему Спринту. Длительность у Спринта фиксированная, но команда выбирает её самостоятельно в начале проекта, исходя из проекта и собственной производительности.

Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие

Чтобы удостовериться в том, что проект отвечает требованиям Заказчика, которые имеют свойство изменяться со временем, перед началом каждого Спринта происходит переоценка ещё не выполненного содержания проекта и внесение в него изменений. В этом процессе участвуют все – команда проекта, Scrum Мастер (Scrum Master, лидер команды проекта) и Владелец продукта. И ответственность за этот процесс лежит на всех.

Как уже говорилось, Владелец продукта является представителем Заказчика в проекте, или олицетворяет всех клиентов будущего проекта, в случае если Заказчика нет. Для этого он должен досконально знать их потребности и образ мышления, а также разбираться в продукте и технологии его изготовления. Scrum Мастер призван помочь участникам проекта лучше понять и принять ценности, принципы и нормы практики Scrum. Он лидер и посредник между внешним миром и командой. Его задача — следить, чтобы никто не мешал команде самостоятельно и комфортно работать над поставленными задачами. Команда же отвечает за то, чтобы в конце спринта все необходимые задачи были сделаны, а поставки – выполнены.

Основная структура процессов Scrum вращается вокруг 5 основных встреч: упорядочивания беклога, планирования Спринта, ежедневных летучек, подведения итогов Спринта и ретроспективы Спринта.

  • Встреча по упорядочиванию беклога (Backlog Refinement Meeting, «Backlog Grooming»): Эта встреча аналогична фазе планирования в классическом проектном управлении, и проводится в первый день каждого Спринта. На ней рассматривается – что уже было сделано по проекту в целом, что ещё осталось сделать и принимается решение о том, что же делать дальше. Владелец продукта определяет, какие задачи на данном этапе являются наиболее приоритетными. Данный процесс определяет эффективность Спринта, ведь именно от него него зависит, какую ценность получит Заказчик по итогам спринта.
  • Планирование Спринта: После того, как Владелец продукта определил приоритеты, команда совместно решает, что же конкретно они будут делать во время грядущей итерации, как достигнуть поставленной на предыдущей встрече цели. Команды могут применять различные инструменты планирования и оценки на данном этапе, лишь бы они не противоречили принципам и логике Scrum. Планирование Спринта проводится в самом начале итерации, после Встречи по упорядочиванию продукта.
  • Ежедневные летучки: Каждый день спринта, в идеале, в одно и то же время, члены команды тратят 15 минут на то, чтобы поделиться информацией о статусе задач и состоянии проекта. На ней не происходит обсуждений проблем или принятия решений – если после встречи возникают вопросы и конфликты, Scrum Мастер и вовлечённые участники обсуждают их отдельно. Летучка же нужна для обмена информации и поддержания всех членов команды в курсе состояния проекта.
  • Подведение итогов Спринта: Цель этапа – обследование и адаптация создаваемого продукта. Команда представляет результаты деятельности всем заинтересованным лицам. Основная задача – убедиться, что продукт этапа соответствует ожиданиям участников и согласуется с целями проекта.
  • Ретроспектива Спринта: Проводится сразу после Подведения итогов спринта и до планирования следующего спринта. На нём команда выясняет, насколько чётко и слаженно проходил процесс реализации этапа. Обследованию подвергаются возникшие проблемы в работе, методологии и взаимодействии. Именно этот этап позволяет команде провести рефлексию и следующий Спринт провести эффективнее.

Многим Scrum может показаться сложным для внедрения – новый процесс, новые роли, много делегирования и совершенно новая организационная структура. Но это гибкий и при этом структурированный подход к реализации проектов, который, в отличие от размытых и общих принципов Agile, не позволит работе пойти не в то русло.

Сильные стороны Scrum

Scrum был разработан для проектов, в которых необходимы «быстрые победы» в сочетании с толерантностью к изменениям. Кроме того, этот фреймворк подходит для ситуаций, когда не все члены команды имеют достаточный опыт в той сфере, в которой реализуется проект – постоянные коммуникации между членами командами позволяют недостаток опыта или квалификации одних сотрудников за счёт информации и помощи от коллег.

Онлайн телеканал Netflix является отличным примером быстрых поставок результатов. Сайт ресурса обновляется каждые две недели благодаря Scrum, который не просто позволяет работать с высокой скорости, но и аккумулирует пользовательский опыт и даёт возможность выявить самое главное для клиентов.

В ходе каждой итерации, разработчики добавляют и тестируют новые функции сайта и убирают те, которыми не пользовались клиенты. По словам команды Netflix, основное преимущество Scrum в том, что он позволяет «быстро ошибаться». Вместо того, чтобы долго и с большими затратами готовить крупный релиз, поставки раз в две недели по Scrum имеют небольшой размер. Их легко отслеживать и, если что-то идёт не так, быстро исправлять.

Слабые стороны Scrum

Scrum очень требователен к команде проекта. Она должна быть небольшой (5-9 человек) и кроссфункциональной – то есть члены команды должны обладать более чем одной компетенцией, необходимой для реализации проекта. Например разработчик ПО должен обладать познаниями в тестировании и бизнес-аналитике. Делается это для того, чтобы часть команды не «простаивала» на разных этапах проекта, а также для того, чтобы сотрудники могли помогать и подменять друг друга.

Кроме того, члены команды должны быть «командными игроками», активно брать на себя ответственность и уметь самоорганизовываться. Подобрать такую зрелую  команду очень непросто!

Scrum подходит не для всех команд и организаций ещё и потому, что предлагаемый процесс может не подойти для разработки конкретного продукта – например промышленного станка или постройки здания.

 Lean

Agile говорит нам, что необходимо разбивать на небольшие управляемые пакеты работ, но ничего не говорит о том, как управлять разработкой этого пакета. Scrum предлагает нам свои процессы и процедуры. Lean же, в свою очередь, добавляет к принципам Agile схему потока операций (workflow) для того, чтобы каждая из итераций выполнялась одинаково качественно.

В Lean, так же, как и в Scrum, работа разбивается на небольшие пакеты поставки, которые реализуются отдельно и независимо. Но в Lean для разработки каждого пакета поставки существует поток операций с этапами, подобными тем, которые были созданы для проекта Аполлон. Как и в классическом проектном менеджменте, это могут быть этапы планирования, разработки, производства, тестирования и поставки – или любые другие необходимые для качественной реализации проектов этапы.

Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2, Lean и другие

Этапы Lean и их гибкость позволяют быть уверенными в том, что каждая часть проекта реализуется так, как требуется. В Lean не прописаны чёткие границы этапов, как в Scrum прописаны ограничения Спринтов. Кроме того, в отличие от классического проектного менеджмента, Lean позволяет параллельно выполнять несколько задач на разных этапах, что повышает гибкость и увеличивает скорость исполнения проектов.

Как и Agile, Lean это скорее концепция, образ мышления, нежели нечто высеченное в камне. Используя идеи Lean Вы можете самостоятельно создать систему, удовлетворяющую вашим требованиям в управлении проектами.

Сильные стороны Lean

Если Вам нравятся идеи Agile, но проект требует очень ровного качества и чёткого исполнения, Lean предоставляет набор инструментов для того, чтобы удовлетворить эти требования. Lean сочетает гибкость и структурированность, как Scrum, но в немного другом ключе.

Слабые стороны Lean

Не каждая часть проекта требует одинаково детальной и дотошной проработки и внимания. Но Lean предполагает именно такой подход к каждой задаче и этапу. Это основной минус применения Lean для крупных и неоднородных проектов.

А ещё, в отличие от Scrum, Lean не предлагает чёткого рабочего процесса для реализации «кусочков» проекта, что способствует растягиванию сроков проекта. Эта проблема может быть решена при помощи эффективного руководства и чётких коммуникаций  ̶  главное помнить об этом.

Kanban

Lean выглядит немного абстрактным сам по себе, но в комбинации с Kanban его становится гораздо проще использовать для построения собственной системы управления проектами. Созданный инженером компании Toyota Тайичи Оно (Taiichi Ono) в 1953 году, Kanban очень похож на схему промышленного производства. На входе в этот процесс попадает кусочек металла, а на выходе получается готовая деталь. Также и в Kanban, инкремент продукта передаётся вперёд с этапа на этап, а в конце получается готовый к поставке элемент.

Кроме того, создатель Kanban вдохновлялся супермаркетами, а именно их принципом – «держи на полках только то, что нужно клиенту». А потому в Kanban разрешается оставить неоконченную задачу на одном из этапов, если её приоритет изменился и есть другие срочные задачи. Неотредактированная статья для блога, подвешенная без даты публикации или часть кода функции, которую возможно не будут включать в продукт – всё это нормально для работы по Kanban.

Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие

Kanban намного менее строгий, нежели Scrum – он не ограничивает время спринтов, нет ролей, за исключением владельца продукта. Kanban даже позволяет члену команды вести несколько задач одновременно, чего не позволяет Scrum. Также никак не регламентированы встречи по статусу проекта – можно делать это как Вам удобно, а можно не делать вообще.

Для работы с Kanban необходимо определить этапы потока операций (workflow). В Kanban они изображаются как столбцы, а задачи обозначают специальные карточки. Карточка перемещается по этапам, подобно детали на заводе, переходящей от станка к станку, и на каждом этапе процент завершения становится выше. На выходе мы получаем готовый к поставке заказчику элемент продукта. Доска со столбцами и карточками может быть как настоящей, так и электронной – даже здесь Kanban не накладывает никаких ограничений на пользователей.

Ваша собственная система Kanban может быть настолько гибкой, насколько Вы сами того пожелаете – ведь во многом Kanban является визуализацией идеи Agile. Но у Kanban есть 4 столпа, на которых держится вся система:

  1. Карточки: Для каждой задачи создаётся индивидуальная карточка, в которую заносится вся необходима информация о задаче. Таким образом, вся нужная информация о задаче всегда под рукой.
  2. Ограничение на количество задач на этапе: Количество карточек на одном этапе строго регламентировано. Благодаря этому сразу становится видно, когда в потоке операций возникает «затор», который оперативно устраняется.
  3. Непрерывный поток: Задачи из беклога попадают в поток в порядке приоритета. Таким образом, работа никогда не прекращается.
  4. Постоянное улучшение («кайзен» (kaizen)): Концепция постоянного улучшения появилась в Японии в конце XX века. Её суть в постоянном анализе производственного процесса и поиске путей повышения производительности.

Сильные стороны Kanban

Как и Scrum, Kanban хорошо подходит для достаточно сплочённых команды с хорошей коммуникацией. Но в отличие от Scrum, в Kanban нет установленных чётких дедлайнов, что хорошо подходит для замотивированных и опытных команд.

При правильной настройке и управлении, Kanban может принести большую пользу команде проекта. Точный расчёт нагрузки на команду, правильная расстановка ограничений и концентрация на постоянном улучшении — всё это позволяет Kanban серьёзно экономить ресурсы и укладывать в дедлайны и бюджет. И всё это в сочетании с гибкостью.

Слабые стороны Kanban

Часто можно слышать, что по Kanban, в отличие от Scrum, можно работать с практически любой командой. Но это не совсем так. Kanban лучше всего подходит для команд, навыки членов которых пересекаются друг с другом. Таким образом они могут помогать друг другу преодолевать трудности при решении задач. Без этого Kanban будет не так эффективен, как мог бы быть. Также, как уже было сказано, Kanban лучше подходит в тех случаях, когда нет жёстких дедлайнов. Для жёстких дедлайнов лучше подходит классический подход или Scrum.

6 сигм (Six Sigma)

Компания Motorola, наряду с Toyota, также внесла вклад в развитие мирового проектного управления. Инженер этой компании Bill Smith создал концепцию 6 сигм в 1986 году. Это более структурированная версия Lean нежели Kanban, в которую добавлено больше планирования для экономии ресурсов, повышения качества, также снижения количества брака и проблем.

Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2, 6 сигм и другие

Конечная цель проекта – удовлетворение заказчика качеством продукта, которого можно добиться при помощи непрерывного процесса улучшения всех аспектов проекта, основанном на тщательном анализе показателей. В концепции 6 сигма уделяется отдельное внимание устранению возникающий проблем.

Для этого было предложен процесс из 5 шагов, известных как DMEDI:

  • Определение (Define): Первый этап очень похож на ранние этапы других систем проектного управления. На нём определяется содержание проекта, собирается информация о предпосылках проекта, ставятся цели.
  • Измерение (Measure): 6 сигм ориентирована на сбор и анализ количественных данных о проекте. На данном этапе происходят определяется, какие показатели будут определять успех проекта и какие данные нужно собирать и анализировать.
  • Исследование (Explore): На стадии исследования менеджер проекта решает, каким же образом команда может достичь поставленных целей и исполнить все требования в срок и в рамках бюджета. На данном этапе очень важно нестандартное мышление руководителя проектов при решении возникших проблем.
  • Разработка (Develop): На данном этапе реализуются планы и решения, принятые на предыдущих этапах. Важно понимать, что на данном этапе необходим детальный план, в котором описаны все действия, необходимые для достижения поставленных целей. Также на данном этапе измеряется прогресс проекта.
  • Контроль (Control): Ключевой этап в методологии 6 сигм. Его основная задача – долгосрочное улучшение процессов реализации проектов. Данный этап требует тщательного документирования извлечённых уроков, анализа собранных данных и применения полученных знаний как в проектах, так во всей компании в целом.

6 сигм очень похожа на Kanban, только с установленными этапами реализации задач – планированием, определением целей и тестированием качества. Вероятнее всего, встреч команды при применении 6 сигм будет значительно больше, чем при Kanban, но зато процесс реализации проектов более структурирован и команде сложнее сбиться с пути. И, как и Kanban, 6 сигм можно относительно легко адаптировать к нуждам конкретной компании или команды. Жёстким требованием является лишь тщательное измерение и контроль показателей проекта на этапах реализации – без этого невозможно постоянное долгосрочное улучшение процессов реализации проекта.

Сильные стороны 6 сигм

Концепция 6 сигм предоставляет чёткую схему для реализации проектов и постоянного улучшения процессов. Определяя цели, затем тщательно анализируя их и пересматривая вы получаете количественные данные для более глубокого понимания проекта и принятия более качественных решений. И хотя сбор, анализ данных и извлечение уроков могут занять определённое время, это позволит улучшить и оптимизировать процессы реализации проекта и сэкономить таким образом ресурсы в будущем.

6 сигм подходит для трудных проектов, в которых много новых и сложных операций. Данный подход позволяет реализовывать элементы проекта, учиться на ошибках и повышать качество в будущем.

Слабые стороны 6 сигм

Проблема 6 сигм в том, пусть основной декларируемой целью является снижение затрат и повышение эффективности, но удовлетворение Заказчика часто вырывается на первый план. Учитывая некоторые различия в целях на разных этапах проекта, часто у команд возникает путаница в приоритетах, и избежать этого не просто.

Кроме того, основной лейтмотив 6 сигм: «Всё всегда можно сделать ещё лучше». Это может демотивировать сотрудников, не чувствующих удовлетворения от проделанной работы. Кроме того, если проект единичный и компания не планирует в будущем реализовывать подобные проекты, все затраты на анализ и извлечение уроков могут оказаться напрасными.

PRINCE2

НАСА – не единственная государственная организация, которая внесла вклад в развитие проектного управления. Британское Правительство давно оценило эффективность проектного управления, и в 1989 году была создана британская методология PRINCE2. Название произошло от акронима «PRojects IN Controlled Environments version 2», что переводится как «Проекты в контролируемой среде версия 2». В отличие от гибких методов, PRINCE2 не использует итеративный подход к проекту. Если сравнивать PRINCE2 другими продуктами, то его можно сравнить с гибридом классического подхода к проектному управлению и концентрации на качестве из 6 сигм.

Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие

Методология PRINCE2 в отличие от, например, свода знаний PMBOK не содержит:

  • Специализированных аспектов управления проектом, например, отраслевых;
  • Конкретных практик и инструментов управления проектами, таких как диаграмма Гантта, WBS и т.п.

PRINCE2 концентрируется на управленческих сторонах проекта, выраженных в 7 принципах, 7 процессах и 7 темах проекта.

  • 7 принципов определяют общие правила управления проектами по PRINCE2, определяют базу методологии;
  • 7 процессов определяют шаги продвижения по проектному циклу;
  • 7 тем – аспекты, по которым проводится контроль для достижения успеха проекта.

Кроме того, PRINCE2 рекомендует адаптировать методологию под каждую конкретную организацию.

В начале проекта PRINCE2 предлагает нам определить 3 основных аспекта проекта:

  • Бизнес-аспект (Принесёт ли этот проект выгоду?)
  • Потребительский аспект (Какой нужен продукт, что мы будем делать?)
  • Ресурсный аспект (Достаточно ли у нас всего, чтобы достичь цели?)

В PRINCE2 более чётко определённая структура команды проекта, чем у большинства подходов к проектному управлению. Это связано с тем, что PRINCE2 ориентирован на масштабные государственные проекты и крупные организации.

Prince2 - 2

Согласно PRINCE2 у каждого члена команды есть своя чёткая роль в каждом из 7 процессов:

  • Начало проекта (Starting up a project):В ходе данного процесса назначается менеджер проекта и определяются общие требования к характеристикам продукта. Менеджер проекта, чья основная задача – внимание к деталям, отчитывается перед Управляющим комитетом проекта, который отвечает за общее руководство проектом. Именно Управляющий комитет следит за тем, чтобы проект не сбился с курса, и он же полностью отвечает за успех проекта.
  • Инициация проекта (Initiation a project):В ходе данного процесса менеджер проекта составляет «Документацию по инициации проекта», в которой содержится план проекта по стадиям. Стадии могут длиться разное количество времени, но, как и в классическом подходе, они следуют строго друг за другом.
  • Руководство проектом (Directing a project): Данный процесс предоставляет возможность Управляющему комитету нести общую ответственность за успех проекта, не погружаясь в детали, которые находятся в границах полномочий менеджера проекта.
  • Контроль стадии (Controlling a stage):При реализации проекта, даже в идеальных условиях, будут вноситься определённые изменения. Процесс «Контроль стадии» реализует один из принципов PRINCE2 – принцип управления по исключениям. В обязанности менеджера проекта входит отслеживать в ходе выполнения стадии отклонения от плановых параметров проекта по срокам, содержанию, бюджету и др. Если эти отклонения превышают данные руководителю проекта Управляющим комитетом полномочия (в терминологии PRINCE2 – допуски), менеджер проекта обязан проинформировать Управляющий комитет и предложить пути выхода из ситуации.
  • Управление созданием продукта (Managing Product Delivery):Процесс управления созданием продукта представляет собой взаимодействие менеджера проекта и менеджера команды по созданию одного из продуктов проекта. В обязанности менеджера проекта в данном процессе входит делегирование полномочий по созданию продукта менеджеру команды и приемка созданного продукта.
  • Управление границами стадии (Managing a stage boundary): В ходе данного процесса менеджер проекта предоставляет Управляющему комитету всю необходимую информацию для оценки результатов пройденной стадии и принятия решения о переходе на следующую стадию.
  • Завершение проекта (Closing a project):Одно из отличий PRINCE2 в том, что процесс завершения проекта не выделяется в отдельный этап или стадию, как в классическом подходе, а выполняется в рамках финальной стадии создания продукта. Цель процесса – подтвердить, что продукт проекта принят, или проект больше не может принести ничего полезного.

PRINCE2 может быть адаптирован для проектов любого масштаба и любой предметной области. Методология предлагает конкретные рекомендации по изменению жизненного цикла проекта, ролевой модели и набора обязательных документов в соответствии с потребностями проекта.

Сильные стороны PRINCE2

  • Адаптируемость к особенностям организации;
  • Наличие чёткого описания ролей и распределения ответственности;
  • Акцент на продуктах проекта;
  • Определённые уровни управления;
  • Фокус на экономической целесообразности;
  • Последовательность проектной работы;
  • Акцент на фиксации опыта и постоянном совершенствовании.

Слабые стороны PRINCE2

  • Отсутствие отраслевых практик;
  • Отсутствие конкретных инструментов для работы в проекте.

Лучшая система управления проектами … для Вас!

Управление проектами – это наука, но наука не самая точная. В данной области нет незыблемых основ и универсальных решений. Если вам удастся найти метод, идеально подходящий вашему проекту – считайте, что вам крупно повезло, ведь большинству менее удачливых руководителей приходится прикладывать усилия для создания и настройки собственных систем управления проектами. Эти системы могут быть составлены из элементов существующих систем или даже созданы совершенно с нуля, как в случае с миссией «Аполлон». Главное используйте что-нибудь, что даст вам хоть какую-то структуру и позволит не забыть о том, что главное для вашего проекта.

Как получить международный сертификат по Agile?

Для тех, кто хочет получить систематизированное понимание Agile, разобраться с преимуществами и недостатками гибкого подхода к проектам и продуктам, найти области наилучшего применения Agile и получить международный сертификат ICAgile Certified Professional — наш тренинг «Agile Certified Professional»

Наши курсы и тренинги:

  • Курс «Управление проектами на базе PRINCE2»
  • Тренинг «Agile Certified Professional»
  • Базовый курс управления проектами

Самые популярные статьи:

  • Статья: Партизанский Аджайл
  • Статья: ТОП-4 Методологии управления проектами
  • Статья: Разница между Scrum и Kanban

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропускать новые статьи: 

  • Telegram-канал «Product Lab и Проектные сервисы»
  • Telegram-канал Андрея Бадина, CEO «Проектных сервисов», — «Управляй иначе»
  • YouTube
  • VK

Методологии управления проектами: 10 эффективных методик

Чтобы при работе в команде все поставленные задачи выполнялись в срок и в соответствии с техническими заданиями, сотрудники используют разные инструменты: доски, таблицы, таск-трекеры, календари с напоминаниями и много чего еще. Но чтобы они работали эффективно, их применение должна объединять одна методология управления проектами. Это позволит выработать единую стратегию администрирования, определить ряд используемых внутри организации инструментов и принципы работы с ними. В статье расскажем, какие методики существуют, чем они отличаются и как выбрать подходящую именно для вашей компании.

Что такое методологии проектного управления

Методология — это совокупность методов, принципов и подходов, используемых при ведении проекта. Обычно разработкой этих инструкций и нормативов занимается project manager или руководитель компании, филиала, отдела. Это выработанные и закрепленные письменно стандарты, которые предписывают, как управлять проектом на каждой стадии от его запуска до завершения. Обычно они включают:

  • перечень используемых инструментов и принципы работы с ними;

  • правила постановки задач, их согласования и завершения;

  • способы передачи информации между сотрудниками, отделами;

  • систему оценки выполнения задачи и дедлайнов.

Когда менеджер определяется с видом проектного управления, он налаживает конвейерную работу, в которой каждый сотрудник выполняет предсказуемое действие, а руководитель получает прогнозируемый результат в назначенный срок.

Проектный менеджмент существует в той или иной мере в любой работе, где есть руководитель и подчиненные. Он также может применяться в кооперации равнозначных исполнителей, например, во время работы программиста, дизайнера, SEO-специалиста и копирайтера над одним сайтом.

В зависимости от количества участников может быть выбран более или менее обширный тип управления проектами. Например, для сотрудничества заказчика напрямую с небольшой командой часто применяются онлайн-доски с задачами: Kaiten, Trello, Аспро.Agile или Jira, их функционала бывает достаточно. Но вот для командной работы крупной компании этого явно не хватит, в больших организациях чаще пользуются более комплексными системами, например, Аспро.Cloud. Иначе сотрудники разных отделов будут вести работы в разных сервисах, и взаимодействие будет затруднительным.

Список проектов в CRM-системе

Что можно понимать под проектом? Как крупную работу над одним продуктом или услугой, IT-разработкой, рекламной кампанией, так и конкретную задачу, поставленную руководителем.

Задачи использования методик управления проектами

Существует Международная ассоциация управления проектами (IPMA). По ее исследованиям методологии проектного менеджмента и использование современных инструментов позволяет сэкономить 20-30% временных ресурсов и до 15-20% финансовых. В России эти показатели ниже, но если принять во внимание рост экономики, доли малого и среднего бизнеса, то можно предположить увеличение эффективности использования инструментов и методов ведения проектов. Это можно назвать глобальной целью. Ею обусловлен ряд задач:

  • налаживание рабочего процесса, то есть определение конкретных действий, которые должен совершить в рамках одного проекта каждый сотрудник;

  • рациональное использование и экономия ресурсов — времени, денег, материалов;

  • анализ издержек;

  • контроль качества;

  • соблюдение дедлайнов.

Еще одной целью использования методологий ведения проектов является правильная постановка рабочих задач. Прежде чем поставить цель перед подчиненными, руководитель должен понимать возможности команды, четко осознавать их ресурсы, в том числе используемые инструменты. Это позволяет определить достижимый план и установить реалистичные сроки. При использовании технологии SMART любая рабочая цель должна быть внесена в общую систему управления проектами. Это дает возможность всем участникам работать над задачей по установленным стандартам.

Какие бывают методологии управления проектами: 10 видов

Существуют десятки методов, которые активно применяют менеджеры проектов. Они отличаются сложностью, функционалом, количеством используемых инструментов. Выбор методологического подхода зависит, в первую очередь, от формы организации и сферы деятельности компании. Мы кратко расскажем про методы управления проектами, востребованные в ИТ и Digital, их особенности.

1. Waterfall (Водопад или Каскад)

Мы начинаем с одной из самых старых методик, которая до сих пор находит свое успешное применение. Свое название она получила из-за того, что все задачи идут последовательно, линейно, как поток воды. Считается, что этот способ управления достаточно жесткий, так как любой проект имеет строго очерченную структуру и ограниченные сроки исполнения. Обычно цикл состоит из 5 этапов:

Waterfall: каскадная модель управления проектами

Особенность каскадной модели в четкой последовательности элементов. Пока отдел разработки не закончит свою работу, тестировщики не могут приступить к своей. Для контроля сроков часто применяются диаграммы Ганта. Столбцы хорошо иллюстрируют план или график работ.

Диаграмма Ганта

По этой диаграмме видно, как задачи выполняются каскадом, как водопад. При этом большинство работ связано друг с другом, то есть пока не закончится одна, не начнется следующая. Это ставит исполнителей в достаточно жесткие условия созависимости.

Такая концепция хорошо показала себя на массовом производстве, например, когда нужно разработать продукт и вывести его на рынок. А вот для IT-проектов такая методология управления не подходит, так как сфера требует большей гибкости.

Преимущества:

  • строгая фиксация сроков и финансирования;

  • простота введения в курс новых исполнителей, так как все задачи заранее поставлены;

  • удобное ведение отчетности и документооборота между отделами;

  • не требует вовлечения заказчика: после составления требований он подключается к проекту только на финальных этапах;

  • с методом знакомы практически все менеджеры, это классика, с которой знакомятся со студенческих лет.

Недостатки:

  • отсутствие гибкости и адаптивности, если появятся непредвиденные обстоятельства, планирование нужно начинать с начала;

  • нельзя вести большой объем работ параллельно, следует придерживаться принципа последовательности;

  • результат виден только в самом конце.

2. Agile

Это наиболее современная методология управления проектами в ИТ, она была создана именно для компаний, связанных с информационными технологиями, в 2001 году. Но сейчас эта методика применяется в других сферах и ценится благодаря своей гибкости.

По сути это не методология, а определенные принципы работы:

  • деятельность в команде;

  • личность важнее процессов;

  • гибкость, быстрое реагирование на новые данные;

  • результат проекта важнее, чем документация.

Гибкая методология управления проектами была разработана как бы в противовес жесткой системе Waterfall. Она подразумевает не линейную, а цикличную работу, в которую можно и нужно вносить изменения.

Agile-методология

Часто Agile используется вместе с другими системами и инструментами, она как бы дополняет своими принципами общую стратегию проектного управления.

Преимущества:

  • готовность к любым изменениям;

  • предоставление результата на каждом цикле, это гарантирует получение обратной связи от заказчика;

  • ориентация на команду увеличивает работоспособность и мотивацию сотрудников.

Недостатки:

  • нет четкого планирования;

  • требуется сотрудничество заказчика;

  • сложно изменить состав рабочей команды, так как они полностью вовлечены в цикл.

Подробнее отличия Agile и Waterfall мы разобрали в другой статье.

3. Гибридная методология

Она включает все преимущества Waterfall и Agile — подробное планирование в сочетании с высокой адаптивностью. Проект ведется циклами, но сами они имеют достаточно четкую каскадную структуру и сроки.

Преимущества:

  • возможность вносить изменения в пределах одного цикла;

  • высокая предсказуемость результатов и соблюдение сроков.

Недостатки:

  • нельзя внести сильные изменения и сорвать сроки без нарушения общего плана;

  • более сложная система отчетности, чем в Waterfall.

Такую методологию часто принимают при ведении IT-проектов, от которых требуется высокая степень формальности и отчетов, например, для госзаказов.

Чтобы использовать любую из этих методологий, важно грамотно ставить задачи исполнителям. Самый удобный способ это сделать — разработать ТЗ, техническое задание под вашу сферу бизнеса.

Шаблоны ТЗ

Собрали для вас шаблоны ТЗ для разных сфер бизнеса. Получите их на свою почту вместе с примерами заполнения.

4. Critical Path Method

Способ управления проектами «Метод критического пути» относится к достаточно жестким. Руководитель разбивает весь рабочий цикл на конкретные задачи и выбирает наиболее оптимальную последовательность их выполнения. Смотрит, какие из них могут идти параллельно, какие более первостепенные и срочные, а какие точно будут выполняться в самом конце. Каждому виду работ присваивается срок. Получается иерархия задач, которые выполняются одним или несколькими отделами в определенной последовательности.

Метод Критического Пути в управлении проектами

Преимущества:

  • подробное и наглядное планирование;

  • четкая расстановка приоритетов;

  • снижение рисков: наиболее приоритетные задачи выполняются первыми, поэтому вы точно знаете, что на них хватит времени и других ресурсов.

Недостатки:

  • низкая адаптивность к изменениям;

  • требуется постоянный контроль за расходом ресурсов, чтобы определить, хватит ли их на последующие задачи;

  • прогнозирование требует достаточно большого опыта.

Этот прием находит свое применение при организации проектов с большим количеством параллельных и взаимосвязанных задач.

5. Critical Chain Project Management

Метод критической цепи — усовершенствованная версия предыдущей модели с уклоном на расход ресурсов. Суть в том, что руководитель сначала ставит четкую цель, затем определяет ресурсы, а исходя из этого расписывает все текущие задачи. При этом каждый этап всегда содержит не только планируемый результат и дедлайн, но и информацию о финансировании, используемых расходных материалах, человеческом ресурсе.

Преимущества:

  • максимально экономичное использование ресурсов;

  • предсказуемый результат;

  • в план вносится буферное время, поэтому сроки обычно не срываются.

Недостатки:

  • не удобно вести учет ресурсов, если сотрудники одновременно работают над несколькими проектами.

6. Kanban

Это японская система, которая сейчас используется повсеместно. Ее суть в наличии доски с карточками, которые можно двигать от одного столбца к другому в соответствии с решением задачи.

Это очень удобный инструмент, который может использоваться изолированно, а может быть встроен в большую CRM-систему. Например, доска kanban есть внутри Аспро.Cloud. С ее помощью можно вести работу над проектом всей командой удаленно.

Преимущества:

  • хорошая визуализация процесса;

  • легко увидеть загруженность каждого сотрудника;

  • простая структура.

Недостатки:

  • больше подходит для текущих задач, чем для долгосрочного планирования;

  • неудобен при большом количестве сотрудников.

Kanban настолько универсален,что его можно внедрить практически в любую сферу. Это один из самых популярных способов организации работ в IT, строительстве, HR, ритейле, закупках и даже в банковской сфере.

7. Scrum

Scrum похож по концепции на Agile. Но если Agile — это больше про принципы работы, то Scrum больше про конкретные методы и инструменты. Можно сказать, что это более практичный подход к философии гибкого менеджмента. При сравнении этих методологий управления проектами можно отметить, что Scrum используется самостоятельно, этот метод самодостаточен. В то время как Agile требует дополнительных инструментов.

Это отличная система для хорошо мотивированной команды. Обычно над ней стоит руководитель — тимлид, Scrum-мастер. Он руководит процессом, отслеживает результаты, проводит совещания, на которых озвучивает текущие цели спринтов. Спринты — это короткие циклы, на которые поделены все проектные задачи.

SCRUM-методология

Преимущества:

  • возможность оценить результат всей команды по окончании каждого спринта;

  • динамичная работа, регулярная обратная связь и наставления руководителя;

  • быстрое внесение изменений.

Недостатки:

  • нет четкого планирования, из-за чего проект может расширяться, требовать большего расхода ресурсов;

  • наиболее оптимально подходит для небольших команд до 10 человек;

  • высокая значимость каждого сотрудника, становится сложно адаптироваться при уходе одного из них.

Scrum используется как основная методология в таск-трекере Аспро.Agile. Она отлично подходит разработчикам ПО, Digital-агентствам и другим творческим проектам, которые требуют гибкого подхода.

Что выбрать: Scrum или Kanban

Поможет определиться короткий тест. Ответьте на 7 вопросов, чтобы подобрать методологию для своей команды.

8. Scrumban

Это гибрид двух предыдущих методологий, который включил в себя все их преимущества. Задачи можно решать как спринтами, так и единично. Это дает возможность делать параллельную работу, не усложняя общий командный план.

Преимущества:

  • простота, хорошая визуализация;

  • возможность разбивать большие цели на более конкретные и короткие задачи;

  • удобная совместная работа.

Недостатки:

  • ограниченное количество участников;

  • сложность долгосрочного планирования.

9. PRINCE2

Еще один основной вид методов управления проектами, разработанный в Великобритании. Он построен на основе каскадной системы, в которой каждый этап строится по четким принципам:

  • экономическое обоснование поставленной цели;

  • каждый опыт должен быть проанализирован;

  • разграничение всех обязанностей по участникам команды;

  • четкое деление работы по стадиям;

  • руководитель дает ограничения по срокам и финансовым затратам, но подробное распределение проводят менеджеры;

  • регулярные проверки качества на всех стадиях;

  • адаптация подхода к конкретному продукту.

Метод часто применяется для крупных IT компаний. Выделяется 7 процессов управления проектом:

  1. Запуск.

  2. Руководство.

  3. Инициация проекта.

  4. Контроль этапов.

  5. Создание продукта.

  6. Управление границами этапов – временем.

  7. Закрытие проекта.

Преимущества:

  • четкое определение ролей, что дает возможность управлять даже очень крупным проектом;

  • вовлечение большого количества участников;

  • высокая эффективность на каждом этапе.

Недостатки:

  • использование методологии в небольшой компании может привести к тому, что задачи будут требовать большего времени и сил, чем это требуется на самом деле;

  • низкая адаптивность к изменениям.

10. Экстремальное программирование

Метод применяется для задач со сжатыми сроками. Работать приходится короткими циклами с регулярной демонстрацией промежуточных результатов. Подходит преимущественно для IT сферы.

Планирование — основа метода, но при построении планов берется в учет то, что они могут измениться. Поэтому само планирование представляется как игра, в которой есть участники и финальная цель. Играет вся команда, основной фигурой на поле является заказчик, но при этом он полностью солидарен с разработчиком. Победа одних означает общий выигрыш и наоборот.

Суть методологии в том, что разработчики сами определяют сроки реализации, а также самостоятельно выбирают приоритетность задач, порядок их выполнения и то, кто за что берется.

Преимущества:

  • краткие сроки выполнения;

  • высокая продуктивность;

  • большое количество релизов, то есть промежуточных результатов.

Недостатки:

  • плохо подходит для долгосрочного планирования;

  • требуется большая вовлеченность заказчика, регулярная обратная связь;

  • важна заинтересованность и инициативность команды.

Мы представили все основные методологии управления проектами, но ими не ограничивается менеджмент организаций. В реальной ситуации часто бывает сложно придерживаться одной выбранной изначально системы. Некоторые фирмы совмещают несколько разных приемов. Другие пробуют и перебирают, пока не найдут оптимальную именно для их бизнеса. Третьи — используют за основу готовые CRM-системы со встроенными инструментами для проектного менеджмента.

Как выбрать методологию управления проектом?

Выбор подхода к управлению и используемых инструментов работы — индивидуальное решение каждого руководителя, которое должно отражать специфику компании и дух команды. Для начала нужно учесть:

  • сферу деятельности. У вас налаженный производственный процесс или нестандартные задачи? Насколько часто в проекты вносятся коррективы, правки, что может повлиять на планы? Для IT компаний выбирайте более гибкие системы, для многоступенчатого производства подойдут жесткие;

  • приоритеты компании. Есть фирмы, которые строго нацелены на результат. Другие отличаются вниманием к сотрудникам, их комфорту. Для вторых, например, подойдут принципы Agile, гласящие, что личность всегда важнее проекта;

  • распределение ролей в команде. Насколько важна специализация каждого сотрудника? Может ли один отдел выполнять параллельно несколько этапов или важна последовательность, так как каждый должен быть занят исключительно своей задачей;

  • сложность проектов. Оцените, сколько этапов в каждой задаче, какое время в среднем на них уходит, а также какое количество людей задействованы в их реализации. Для очень крупных проектов редко подходят простые инструменты вроде kanban, зато для небольших циклов их функционала более чем достаточно;

  • размер компании, количество заинтересованных сторон. Есть методы, которые подходят только для крупных организаций, например, PRINCE2. С другой стороны, есть методологии, которые отвечают потребностям небольших команд — Scrumban или Scrum.

Исходя из анализа собственной компании и коллектива, протестируйте несколько систем последовательно. Вы заметите, когда организация деятельности откликнется положительной динамикой выполнения задач и снижением расхода ресурсов. Но есть один важный момент: некоторые методики достаточно сложные в освоении, их не так просто ввести за несколько дней, требуется подготовка, плавный переход или даже консультация опытного менеджера со стороны. Учитывайте это при выборе метода проектного менеджмента, чтобы не оценивать его эффективность за слишком короткий временной промежуток.

Теперь вы знаете, какие методологии управления проектами существуют, их сильные и слабые стороны. Оцените собственный бизнес, его потребности, коллектив и особенности текущих рабочих задач. Это поможет вам выбрать оптимальный подход к планированию и контролю проектов.

Подписаться на рассылку

Подпишитесь, чтобы раз в неделю получать статьи о финансах, продажах и управлении проектами.

Методы и этапы управления проектами

Идеи

Эффективно работаем и быстрее решаем задачи

Управление проектами —  процесс, который помогает согласовать действия команды для решения какой-то задачи.

Например, компании нужно создать сайт. Сначала она планирует будущий ресурс и думает, как он поможет клиентам. Потом нанимает разработчиков, дизайнеров, копирайтеров и ставит им задачи. Когда сайт создан, его передают на следующий этап — продвижение, а затем — на оценку эффективности для бизнеса.

По сути это и есть управление проектами: перед бизнесом стоит задача → он решает её с помощью планирования и постановки заданий → оценивает готовый продукт.

Важность управления проектами доказал Институт проджект-менеджмента в 2020 году. Там подсчитали, что без грамотного управления вероятность провала при запуске нового продукта увеличивается вдвое. Кроме того, специалисты выяснили, что 11,4% ресурсов компаний тратятся впустую из-за некачественных процессов управления проектами.

Какие бывают методы управления проектами

Есть несколько методов управления проектами: Waterfall, Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma, CPM. (Выделяют и другие, но мы остановимся на часто используемых в бизнесе.)

Такую классификацию мы составили благодаря статье на сайте Asana — компании, которая помогает управлять бизнес-процессами. Но классификация Asana — не единственная. Некоторые проджект-менеджеры распределяют методы по-своему.

На самом деле, существует всего два метода управления проектами: Waterfall — классический метод управления проектами, и Agile — гибкое управление проектами.

Есть ещё такое понятие как методики — это готовый алгоритм применения метода. К методикам относятся Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma и пр.

Каскадный метод или водопад — Waterfall

Каскадный метод, его ещё называют классическим, — это линейный подход к процессу, в котором работа разбивается на несколько этапов. Команда завершает один этап — и начинает следующий.

Работает метод так: менеджер проекта собирает требования и пожелания от заказчика → создаёт проект → внедряет его → тестирует → дорабатывает недостатки → снова внедряет в бизнес. 

Метод Waterfall применяют для больших и длительных проектов, которые не получится выполнить одним этапом.

Например, нельзя запустить email-рассылку, пока у компании нет готовой базы, созданного контента и продукта, который она будет продвигать через письма. Другой пример — строительство дома. Оно всегда разбивается на этапы, потому что нельзя поставить крышу, пока не залит фундамент.

pic

Так выглядит метод водопада

Плюсы метода. Легко делить работу на этапы и соблюдать очерёдность.

Минусы метода. Нельзя корректировать процесс работы. Не подходит для задач, где есть много подпроектов. Например, разработка ПО в IT-сфере.

Современным компаниям я рекомендую присмотреться к классическому методу управления и адаптировать под потребности своего проекта. 

В этом случае ТЗ станут более чёткими и понятными для исполнителя и, как результат, будет меньше доработок и разногласий. 

Конечно, не всегда можно использовать классический метод, но использовать частично и миксовать с гибким методом — вполне реально. Вот небольшой чек-лист от меня, который поможет определить, подходит вам каскадный метод управления: 

  • ваш проект — со строгим бюджетом и сроками, например, строительная и инженерная сферы;
  • проект с неизменным содержанием, т.е. такой, в котором нельзя вводить изменения по ходу выполнения.

Гибкий метод управления — Agile

Этот метод делится на Scrum и Kanban.

Scrum. Делит всю работу на несколько коротких промежутков времени — спринтов. Команды собираются на короткие совещания, на которых планируют будущую работу на 15 или 30 дней. Потом собираются вновь и «планируются» на следующие 15 или 30 дней. И так далее. Благодаря Scrum-методу команды не перегружаются и всегда могут перераспределить приоритеты в проектах.

Сам процесс начинается с бэклога — списка работы, которую нужно выполнить. В Scrum есть два бэклога:

  • Первый — бэклог продукта, который составлен с учётом приоритета. 
  • Второй — бэклог спринта, который прописан на следующие 15–30 дней. В бэклог спринта вносят список задач, которые нужно решить за определённый промежуток времени — ближайший спринт.

Затем команда проводит спринт — работает 2 или 4 недели и каждый день собирает небольшие совещания. Это помогает проверить, на какой стадии спринта находится компания. После очередного спринта компания выпускает на рынок готовый продукт либо оценивает спринт и формирует задачи на следующий.

pic

Так работает метод Scrum

Scrum подходит для стартапов, малого, среднего и крупного бизнесов. Например, по такой методологии работают Amazon, Apple и Microsoft.

Kanban. Если Scrum фокусируется на спринтах, то Kanban — на задачах. В его основе лежат интерактивные доски для управления проектами, в которых рабочий процесс и прогресс видны всем участникам. 

Такая методика подходит для любых бизнес-процессов. Обычно её используют в виде карточек, которые перемещают слева направо по интерактивной доске. А саму доску делят на несколько колонок. Например:

  • в очереди;
  • в процессе;
  • завершено.

pic

Для использования методологии Kanban часто используют Trello или Asana — это популярные сервисы

Плюсы обоих методов. Гибкая структура, поэтому можно менять план в процессе работы. 

Минусы обоих методов. Нет чёткого плана, поэтому реализация проекта может затянуться. Конечный проект может долго создаваться и постоянно масштабироваться, потому что конечной даты сдачи никто не устанавливает. Регламентируются только промежуточные спринты.

Применять метод Agile можно в нескольких случаях:

  • Если постоянно меняется содержание проекта, например, разработка и обновление приложений.
  • Если нет понимания конечного результата, а есть только общие представления, каким должен получиться проект в итоге.
  • Если нужно очень быстро вносить изменения в проект. Например, чтобы успевать за нововведениями конкурентов.

Бережливое управление проектами — Lean

Метод называют также скоростной разработкой. Суть: компания даёт пользователям пока ещё не готовый продукт, чтобы получить отзывы и исправить замечания.

Такое управление помогает создать продукт, который будет максимально отвечать потребностям аудитории. Кроме того, это помогает сэкономить время и деньги на постоянные обновления и тестирование новых версий разработки.

Метод подходит для любых бизнесов, в которых можно создать MVP — минимально жизнеспособный продукт. Например, сервис по заказу такси может сделать программу в конструкторе приложений, собрать обратную связь и выпустить другое приложение с собранными пожеланиями от клиентов.

pic

Ходят легенды, что так создаются шедевры

Плюсы метода. Помогает контролировать, нравится клиентам продукт или нет.

Минусы метода. Долгий процесс от создания плана до выпуска конечного продукта.

Метод шести сигм —  Six Sigma

Six Sigma работает так: компания заранее определяет, что должно быть в будущем проекте. А потом в процессе разработки ищет все ошибки в проекте, исправляет их и улучшает продукт. Часто метод шести сигм используют для контроля качества разработки, а не для управления проектом.

Теория шести сигм опирается на шесть пунктов:

  1. Проявлять интерес к клиенту — нужно следить за потребностями клиентов и анализировать их.
  2. Управлять на основе проверенной информации и фактов — не полагаться на различные предположения.
  3. Ориентироваться на производственный процесс — управлять работой и оптимизировать бизнес-процессы.
  4. Управлять на опережение — не ждать возможных изменений, а предупредить их, когда они только зарождаются.
  5. Сотрудничать с клиентами и поставщикам — вести бизнес прозрачно.
  6. Постоянно улучшать бизнес-процессы.

Motorola предложила разделять шесть сигм на 5 технологических этапов:

Определение потребности клиентов (Define). Менеджеры составляют портрет клиента и решают, как их обслуживать. Это помогает определить масштаб и цель проекта. 

Измерение производительности процесса (Measure). Когда проект выпущен, менеджеры оценивают, насколько хорошо он решает проблемы пользователей.

Анализ недостатков (Analyze). Менеджеры выделяют все проблемы проекта и думают, почему какая-то часть проекта не работает или не справляется с задачами.

Совершенствование системы (Improve). Если менеджеры нашли проблемы — изменяют и улучшают бизнес-процессы. 

Проверка изменений (Control). После того, как исправили проблемы, менеджеры проверяют, стал ли продукт работать лучше.

pic

А это уже метод управления шести сигм на этапах DMAIC

Метод шести сигм подходит бизнесу из сферы услуг, потому что он контролирует повторяющиеся операции. И чем лучше он их будет контролировать, тем больше будет зарабатывать.

Такой метод управления используют в Starbucks, Coca-Cola, Walmart. 

Плюсы метода. Помогает создать наиболее качественный продукт.

Минусы метода. Долгий срок создания плана.

Метод критического управления — CPM

В этом случае менеджеры прописывают все нужные действия, которые помогут создать проект. После этого они определяют длительность всех задач и прописывают последовательность действий.

По сути, метод определяет самую длинную последовательность задач, которые нужно закрыть для завершения проекта. Кроме того, это помогает понять, какие задачи можно выполнять одновременно, а какие — в строгой последовательности.

Подходит для любых бизнесов, которые планируют проект на длительный срок.

pic

Так выглядит метод критического управления

Плюсы метода. Помогает подробно спланировать проект и расставить приоритеты.

Минусы метода. Сложно распланировать задачи и сроки выполнения.

Из каких этапов состоит каждый метод

Основные этапы проджект-менеджмента описаны в книге «Руководство к своду знаний по управлению проектами». Её составил Институт проджект-менеджмента (США) в 1996 году. В издании выделяют пять этапов:

  1. Инициация. 
  2. Планирование. 
  3. Исполнение. 
  4. Мониторинг. 
  5. Завершение. 

Поговорим о каждом.

Инициация

На этом этапе проект ещё не подтвержден и не запланирован. Цель этапа — понять, зачем этот проект, какие задачи он решает и стоит ли его разрабатывать. Для этого нужно пройтись по нескольким пунктам:

Бизнес-сценарий проекта. Например, компания по продаже садового оборудования теряет деньги, потому что у неё нет интернет-магазина, а клиенты не хотят идти в офлайн-точку.

Выгода от разработки. Интернет-магазин привлечёт новых покупателей, улучшит клиентский опыт и поможет прорекламировать товары бизнеса.

Показатели успеха. Например, интернет-магазин повысит продажи в два раза, потому что теперь клиентам будет проще оформить заказ.

Если на этой стадии команда понимает, что разработка интернет-магазина выгодна — проект переходит на следующий этап.

Планирование

Следующий этап — запланировать, что именно бизнес хочет получить от нового продукта и сколько времени придётся потратить на разработку. Но перед этим нужно ответить на вопросы:

  • Какая цель у проекта.
  • Какие ключевые показатели эффективности (KPI).
  • Когда нужно оценивать проект.
  • Какой бюджет.
  • Какие риски.
  • Сколько людей из команды будут задействованы.

Вернёмся к примеру с магазином и спланируем, что мы хотим получить от разработки.

Цель — разработать интернет-магазин по продаже садовой техники, который повысит продажи в два раза. Срок разработки — до 31 декабря 2022 года. Бюджет — 300 000 рублей. Риски — сайт не будет приводить клиентов из поиска и не увеличит продажи. Чтобы сделать проект, понадобятся: HR, веб-разработчики, графический дизайнер и команда по контенту.

Готовый план можно сделать в виде дорожной карты и рассылать сотрудникам.

Выполнение

После инициации и планирования менеджеры создают проект. На этом этапе перед сотрудниками появляются новые задачи:

Следить за выполнением проекта. Это мониторинг и отчётность по проекту — чтобы убедиться, что задача выполняется своевременно.

Управлять расходами. Менеджеры контролируют, сколько денег уходит на зарплаты, оплату подписок и т.д. Нужно для того, чтобы не выйти из запланированного бюджета.

Управлять закупками. Сюда входит покупка подписок, аренда помещений или контракты с внешними специалистами.

Следить за качеством. Если стадии по проекту закрывают в срок и расходы не превышают бюджета — это не гарантия успешного проекта. Поэтому менеджеры следят, чтобы проект на всех стадиях соответствовал ожиданиям, и согласуют его с руководителем.

Мониторинг

Обычно этот этап идёт одновременно с предыдущим. На нём менеджеры проверяют, на какой стадии находится проект, и предоставляют отчётность руководителю.

Завершение

На этом этапе права на проект передают заказчику, подписываются необходимые документы. Дальше заказчик запускает проект и анализирует, работает он или нет.

Лайфхаки от экспертов по управлению проектами

Задали ещё несколько вопросов нашим экспертам, чтобы лучше разобраться в теме.

Проектами всегда управляют только по одному методу или их можно комбинировать?

Артюхин Алексей

Артюхин Алексей

Senior Project Manager, Cisco Systems

В современном IT-мире нечасто можно встретить чистый Scrum, Waterfall и так далее. Обычно руководители и команды подстраивают фреймворки и методологии под свою ситуацию. Поэтому на выходе получается так называемый «гибридный» подход — по сути, комбинация гибких и каскадных методик. Зачастую это является оптимальным решением проблемы.

Какие плюсы и минусы у разных методов?

Артюхин Алексей

Артюхин Алексей

Senior Project Manager, Cisco Systems

В книге Тома ДеМарко и Тимоти Листера «Вальсируя с медведями» наглядно показано, как часто сложные проекты, реализуемые по каскадной методологии, не вписываются в сроки и бюджеты. 

К сожалению, мы не в состоянии точно, а иногда даже примерно оценить проекты с большим количеством неизвестных. В этом случае на помощь приходят гибкие методологии, которые позволяют адаптироваться на ходу и получить быструю обратную связь. Это в конечном итоге даёт большую ценность для бизнеса. 

Но за гибкость и возможность быстрых изменений приходится платить невозможностью долгосрочного планирования, что не всегда вписывается в корпоративные стандарты.

Я как проджект-менеджер вижу много плюсов в использовании методов управления проектами. Дело в том, что даже самые разнообразные инструменты управления задачами не работают, если не объединить их в систему. Под инструментами управления я имею ввиду планировщики задач, трекеры, календари и пр.

В онлайн-проектах вот ещё пару лет назад не пытались как-то управлять проектом и выстраивать в нём систему. Но по мере роста команды и оборота всё равно стали к этому приходить. Я оказывалась в проектах, в которых царил хаос и деньги терялись буквально на каждом шагу, а после внедрения планирования, распределения задач по команде, грамотного управления рисками и т.д. мне удавалось увеличивать оборот компании минимум в 2 раза за месяц без дополнительных вложений. 

Один из случаев — с 1 млн рублей оборот проекта вырос до 2,7 млн за 3 недели. Название компании, к сожалению, сказать не могу.

Поэтому вот несколько моментов, которые я бы выделила для методов управления проектами:

  • разбивайте объёмную задачу на конкретные шаги;
  • определяйте исполнителя по каждой задаче;
  • определяйте дедлайны для каждой задачи или подпроектов;
  • управляйте бюджетом проекта;
  • создавайте план, который понимает вся команда;
  • внедряйте и/или оптимизируйте корпоративную коммуникацию в проекте.

А из минусов я бы выделила один — сроки внедрения методов управления в проект. Сейчас я не могу сказать однозначно, сколько времени уйдёт на внедрение управления, потому что на это влияет несколько факторов: размеры проекта, количество сотрудников в компании, её обороты и т.д.

А есть какой-то универсальный метод управления проектами?

Я предпочитаю использовать одновременно классический и гибкий методы управления.

Я работаю с онлайн-проектами уже более 5 лет и для себя определила, что для них метод Waterfall плюс гибкое управление подходит идеально. 

Waterfall позволяет избежать большого уровня стресса, потому что на все этапы по решению задач отводится достаточно времени. А у руководителя проекта появляется время на решение возможных проблем.

А гибкое управление позволяет вносить изменения в содержание проекта по ходу.

Артюхин Алексей

Артюхин Алексей

Senior Project Manager, Cisco Systems

Выбор методики управления определяется несколькими факторами:

  • количеством неизвестных на старте; 
  • необходимостью внесения изменений в процессе; 
  • корпоративными и индустриальными стандартами; 
  • форматом заключённого договора и др. 

Если не вдаваться в детали, можно сказать, что понятные и хорошо прогнозируемые проекты имеет смысл реализовывать по каскадной методологии, а проекты с большим количеством неизвестных и требующих гибкости — явный кандидат на Agile.

Для примера возьмём два проекта, которые отличаются по своей сути: первый — разработка нового ПО, второй — замена физических серверов в дата-центре. В первом случае я буду применять Agile-методики, потому что нельзя заранее запланировать на 100% то, как будет выглядеть конечное ПО.

А во втором случае подойдёт чистый Waterfall, потому что возможные проблемы, сроки и результаты по смене серверов можно просчитать заранее. Поэтому я считаю, что нет единственного и универсального метода управления проектами. Выбор всегда зависит от ситуации с большим количеством переменных.

Главное — не бойтесь менять процессы в идущем проекте и постоянно думать, что ещё и как можно улучшить. Пробуйте и экспериментируйте вместе с командой.

ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

документ

документ

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

unisender

Управление проектами — постоянно развивающаяся область, для успешной работы в которой необходимо применять сочетание нескольких подходов. Освоив наиболее популярные методологии, вы сможете стать экспертом в этой области.

Методология управления проектами — это система принципов, техник и процедур, использующихся специалистами, работающими в этой области. Наиболее популярные методы отличаются друг от друга не только своей структурной организацией, но и требуют использования разных конечных результатов, процессов и даже разработки программного обеспечения для управления проектами.

Предлагаем вам ознакомиться с каждым из этих 12 подходов к управлению проектами, чтобы подобрать методологию, которая идеально подойдёт вашей команде и идеальным руководителем проектов.

1. Agile

Что это такое. Методология управления проектами Agile является одним из самых распространённых процессов управления проектами. Однако, по сути, Agile — это не методология как таковая, скорее, это принцип управления проектами. 

В основе Agile лежат следующие характеристики:

  • Совместная работа

  • Скорость и эффективность

  • Итеративность и ориентация на данные

  • Личность важнее процессов

Когда дело доходит до внедрения Agile, команды часто выбирают определённую методологию, которую они будут использовать наряду с принципами Agile. Это может быть Scrum, Канбан, экстремальное программирование, Crystal или даже Scrumban. Делается это потому, что использование методологии Agile вместе с более подробно сформулированным подходом позволяет сформировать законченную философию управления проектом и практический план для достижения отличных результатов.

Кому подойдёт. Систему Agile может использовать практически любая команда, потому что в её основе лежат довольно универсальные принципы. Самое сложное здесь — решить, какую методологию использовать совместно с этим подходом.

Управлять Agile-группами в Asana

2. Waterfall (Водопад)

Что это такое. Каскадная модель управления, также известная как «водопад», тоже довольно популярна. Но, в отличие от Agile, «водопад» — это настоящая методология с очень чёткими правилами. Каскадная методология, также известная как цикл разработки программного обеспечения (ЦРПО) представляет собой линейный процесс, в котором работа ниспадает каскадом (как водопад) и организована в последовательном порядке.

Каскадная методология управления проектами

При использовании этого подхода все рабочие задачи связываются друг с другом зависимостями. Это означает, что для того, чтобы начать работу над задачей, должна быть выполнена предшествующая ей задача. Благодаря этому работа идёт по плану, а также обеспечивается чёткий обмен информацией в течение всего процесса.

Хотя некоторые современные организации считают данный подход устаревшим, эта методология отлично подходит для создания предсказуемого и хорошо продуманного плана проекта. 

Кому подойдёт. Поскольку каскадная методология управления является очень подробной, она хорошо подходит для работы над крупными проектами с множеством заинтересованных сторон. Эта модель обеспечивает наличие чёткой информации о необходимых действиях в течение всего проекта и зависимостей, позволяющих отследить работу, которую следует выполнить для достижения целей. 

3. Scrum

Что это такое. Методология Scrum предусматривать использование коротких «спринтов», из которых формируется цикл проекта. Эти промежутки длятся от одной до двух недель и рассчитаны на команды в составе не более 10 человек. Это основное отличие от каскадной методологии, где отдельные задачи связываются друг с другом зависимостями.

У Scrum много уникальных особенностей, одной из которых является наличие мастера Scrum или, другими словами, руководителя проекта, который проводит ежедневные Scrum-совещания, демонстрации, спринты и ретроспективы после окончания спринтов. Все эти встречи нужны для общения ключевых участников проекта и своевременного выполнения задач.

Несмотря на то, что технически Scrum является самостоятельной методологией управления проектами, её часто ассоциируют с системой Agile. Связано это с тем, что два эти подхода объединены общими принципами, в том числе принципом важности совместной работы и тем, что личность ценится выше процессов.

Кому подойдёт. Командам, применяющим подход Agile, также следует прибегнуть к методологии Scrum, или, по крайней мере, попробовать её в действии. Так как спринты проводятся для небольших команд, этот подход работает как для небольших, так и для крупных коллективов. 

Читать о том, чем каскадная методология, Agile, канбан и Scrum отличаются друг от друга

4. Канбан

Что это такое. В методологии Канбан невыполненные задачи в рамках проекта представляются с помощью визуальных элементов, а именно досок. Этот подход используется Agile-командами для эффективной визуализации процессов и хода выполнения проектов, а также снижения вероятности возникновения задержек. Чаще всего для этого используется программное обеспечение, в котором можно легко перетаскивать доски внутри проектов, хотя это и не обязательное требование.

Поскольку, в отличие от других, этот метод не имеет строго определённого процесса, команды используют его по-разному. Здесь нужно понимать, что в Канбан основное внимание уделяется наиболее важным задачам проекта, структура же остаётся довольно простой.

Кому подойдёт. Канбан-доски могут использовать коллективы любых размеров, а особенно этот вариант хорош для удалённых команд. Связано это с тем, что визуальные возможности Канбан-досок позволяют сотрудникам оставаться в курсе происходящего, где бы они ни были.

Создать канбан-доски в Asana

5. Scrumban

Что это такое. Как вы, возможно, уже догадались, Scrumban — это методология, истоки которой берут своё начало в методах Scrum и Канбан. Кто-то считает её гибридом этих двух подходов, сочетающим в себе лучшие черты обоих систем. 

Методология управления проектами Scrumban

В Scrumban используется такой же цикл со спринтами, как в Scrum, но при этом в план можно вносить отдельные задачи, как в Канбан. Это позволяет выполнять наиболее важную работу, не усложняя при этом планы проектов. В Scrumban также используются встречи по методологии Scrum для улучшения совместной работы и определения приоритетов целей. 

Кому подойдёт. Если вам нравится разбивать проекты на более мелкие задачи, но при этом хотите, чтобы визуально они оставались простыми, вам может подойти Scrumban. Этот метод отлично сочетает в себе простоту и ясность.  

Читать о том, в чём разница между Канбан и Scrum

6. PRINCE2

Что это такое. PRINCE2 расшифровывается как PRojects IN Controlled Environments (проекты в контролируемой среде). В этой методологии каскадная модель используется для определения этапов проекта. Она была разработана правительством Великобритании для реализации ИТ-проектов и до сих пор в основном используется для масштабных ИТ-инициатив, связанных с традиционными продуктовыми или маркетинговыми проектами.

В основе методологии PRINCE2 лежат семь основных принципов, которые охватывают:

  1. Начало проекта

  2. Управление проектом

  3. Инициирование проекта

  4. Контроль над проектом

  5. Управление передачей продукта

  6. Управление границами этапов

  7. Закрытие проекта

Эти семь принципов образуют всеобъемлющий процесс ведения проекта и эффективную методологию реализации корпоративных проектов. Эта методология нацелена на определение ролей и поддержание процесса управления. Кроме того, PRINCE2 можно использовать для повышения эффективности множества отдельных задач по управлению проектами, в том числе контроль этапов, управление передачей продукта, инициирование и закрытие проекта.

Кому подойдёт. В связи с особенностями методологии управления проектами PRINCE2 она лучше всего подходит для масштабных корпоративных проектов с большим числом заинтересованных сторон. Использование этого метода для небольших проектов может привести к тому, что процессы будут сложнее и продолжительнее, чем это действительно необходимо. 

Отслеживать проекты PRINCE2 в Asana

7. Шесть сигм

Что это такое. В отличие от других методологий управления проектами, «Шесть сигм» или Six Sigma используется для управления качеством и часто описывается как философия, а не традиционная методология. Зачастую этот метод применяют в сочетании с системой Lean или подходом Agile и называют Lean Six Sigma и Agile Six Sigma. 

Основная цель методологии «Шесть сигм» — постоянное улучшение процессов и устранение недостатков. Достигается это за счёт постоянных улучшений, которые вносят эксперты в своих областях, чтобы определять, поддерживать и контролировать процессы.

Чтобы сделать этот метод ещё эффективнее, можно использовать процесс Six Sigma DMAIC, благодаря которому формируется поэтапный подход. Он состоит из следующих этапов:

  • Define — определение. Сформируйте объём проекта, экономическое обоснование и назначьте первую встречу по проекту.

  • Measure — измерение. Собирайте данные, по которым можно определить потребность в улучшениях.

  • Analyze — анализ. Определите основные причины проблем. 

  • Improve — улучшение. Устраните выявленные основные причины проблем.

  • Control — контроль. Работайте над сохранением этих решений для последующих проектов. 

Кому подойдёт. Методология «Шесть сигм» — это отличный вариант для крупных организаций, в штате которых работают сотни сотрудников. На этом уровне потребность выполнять проекты без потерь становится действительно важным фактором для организации.  

8. Метод критического пути

Что это такое. Метод критического пути применяется для определения критически важных задач в проекте и планирования работы над ними. Сюда входит создание зависимостей между задачами, отслеживание целей проекта и хода работ над ним, определение приоритета результатов и управление сроками — все это очень похоже на структуру разбивки работ.

Цель этой методологии состоит в надлежащем управлении успешными проектами в масштабе так, чтобы вехи и ожидаемые результаты были размечены правильно.

Кому подойдёт. Метод критического пути лучше всего подходит для небольших и средних проектов и команд. Связано это с тем, что в крупных проектах множество ожидаемых результатов и заинтересованных сторон, а метод критического пути не предназначен для сложных проектов. 

9. Управление проектами по методу критического пути

Что это такое. Методология управления проектами по методу критического пути тесно связана с самим методом критического пути, но представляет собой более детализированный и всеобъемлющий подход. 

Методология управления проектом по методу критического пути

Наряду с использованием структуры разбивки работ, как в методе критического пути, в управлении проектами по этому методу используются определённые временные требования для каждой задачи. Это позволяет эффективнее отслеживать выполнение задач и замечать, когда на них уходит больше времени, чем заложено. В этой методологии также применяется балансирования ресурсов, благодаря чему проблема высокой нагрузки решается с помощью распределения работы по имеющимся ресурсам.

Это помогает не только повысить продуктивность и эффективность, но и связать работу, которую нужно выполнить, с целями проекта. Во многих инструментах для управления проектами даже есть специальные визуальные элементы для отображения связей с целями, что позволяет сформировать для сотрудников организованную дорожную карту. 

Кому подойдёт. Управление проектом по методу критического пути подходит командам разного размера, но лучше всего использовать эту методологию для решения проблем с эффективностью проекта. Она также хорошо подходит для создания отчётов о ходе работ для руководства. 

10. Методология рационального управления (Lean)

Что это такое. Методология рационального управления проектами нацелена на снижение потерь и создание простой структуры проекта. В конечном итоге это означает возможность делать больше, располагая меньшими ресурсами, с целью повышения эффективности и качества командной работы. 

Изначально снижение потерь относилось к физическим продуктам (что отсылает нас к методу, который использовал Генри Форд, а позже компании Toyota и Motorola). Сейчас же речь идёт о расточительных способах выполнения работы. Они представлены тремя буквами М:

  • Муда (расточительность). способы работы, которые потребляют ресурсы, но не приводят к созданию ценности  

  • Мура (неравномерность). Возникает при перепроизводстве и влечёт за собой потери 

  • Мури (перегрузка): Происходит из-за слишком большой нагрузки на ресурсы 

Работа руководителя проекта — предотвращать появление этих ситуаций, чтобы улучшить реализацию проектов и оптимизировать процессы. Этот подход похож на метод рационального унифицированного процесса, который также направлен на снижение потерь. Разница состоит в том, что метод унифицированного процесса направлен на сокращении затрат на разработку, а не количества расточительных способов выполнения работы.

Кому подойдёт. Так как методология рационального управления сосредоточена на сокращении потерь, она лучше всего подойдёт командам, испытывающим проблемы с эффективностью. Хотя она будет иметь наибольший эффект для крупных организаций, пользу от её применения могут получить проектные группы любых размеров. 

11. Руководство PMBOK® Института управления проектами

Что это такое. Свод знаний по управлению проектами, разработанный Институтов управления проектами считается методологией, однако это скорее набор практических рекомендаций для различных процессов разработки. 

Этот подход основан на пяти этапах управления проектом, каждый из которых помогает с лёгкостью вести проект от начала до конца благодаря структурированному подходу. Вот эти пять этапов:

  1. Инициирование проекта

  2. Планирование проекта

  3. Реализация проекта

  4. Результативность проекта

  5. Закрытие проекта

Руководство PMBOK® можно использовать в качества основы при выработке собственного подхода к управлению проектами, поскольку оно не содержит достаточно чётких инструкций. Это означает, что вам нужно будет самостоятельно определять, какие задачи нужно выполнять на каждом из этапов.

Кому подойдёт. Руководство PMBOK® можно использовать самостоятельно для стандартных проектов небольших команд. Для больших же коллективов, работающих над крупными проектами, рекомендуется применять его совместно с более подробной методологией (например, методом критического пути). 

12. Экстремальное программирование (XP)

Что это такое. Как можно догадаться по названию, экстремальное программирование используется для динамичных проектов со сжатыми сроками. В рамках этого метода работа ведётся короткими циклами разработки с множеством релизов. За счёт этого достигаются короткие сроки исполнения и повышенная продуктивность. 

Методология экстремального программирования (XP) для управления проектами

Методология экстремального программирования имеет свой набор ценностей, в который входят простота, коммуникация, обратная связь, уважение и смелость. В ней также предусмотрен набор определённых правил экстремального программирования, охватывающих все этапы от планирования до тестирования. 

Кому подойдёт. Экстремальное программирование можно применять для отдельных проектов со сжатыми сроками, выполняемых, как правило, командами небольшого или среднего размера. Так как этот метод подразумевает высокую скорость работы, его нельзя использовать постоянно, так как это может привести к выгоранию. 

Как выбрать правильную методологию управлению проектами для своей команды

Когда речь идёт о методологиях управления проектами, не может быть универсального подхода. Каждая из методологий предлагает уникальные принципы для ведения проекта от начальной стадии до завершения.

Обращать внимание следует, прежде всего, на размер и стиль работы коллектива. Вот ещё несколько факторов, которые необходимо учитывать при выборе:

  • Сфера деятельности. Этот момент стоит учитывать, если вы работаете в отрасли, в которой постоянно что-то меняется, что актуально, например, для технологических компаний. Это влияет на последовательность реализации проекта и в зависимости от этого фактора необходимо выбирать гибкую или жёсткую методологию. 

  • Приоритеты проекта. Учтите также цели вашего проекта. Цените ли вы людей больше, чем эффективность? Это поможет вам найти методологию с похожими приоритетами. 

  • Сложность проектов. Ваши проекты относительно простые или достаточно сложные? Некоторые методы, например, методология критического пути, не подходят для организации работы над сложными задачами.

  • Специализация ролей. Подумайте о том, насколько узкие роли у вас в команде. Могут ли разные участники команды выполнять работу однотипную работу или же вам нужен метод, который будет учитывать их специализацию?

  • Размер организации. Размер организации и команды имеет решающее значение при выборе методологии. Такие методы, как Канбан, подходят для любых команд, а, например, метод критического пути лучше подойдёт для небольшой группы. 

Независимо от того, предпочитают ли ваши сотрудники визуальные процессы в Канбан или более традиционные подходы к управлению проектами, такие как каскадная модель, правильная методология найдётся для любой команды. Чтобы выбранная система работала ещё эффективнее, попробуйте отслеживать и реализовывать проекты с помощью инструмента для управления проектами. 

Выберите правильную методологию управлению проектами для своей команды

Методы, которые помогут управлять проектами с умом

Располагая правильной методологией управления проектами, вы сможете повысить эффективность реализации проектов и внедрить процессы, подходящие для команды, организации и вас лично.

Ищете способы повысить эффективность ведения проектов? Попробуйте программное обеспечение для управления проектами Asana. 

Попробовать Asana для управления проектами

#статьи

  • 5 окт 2022

  • 0

Что такое управление проектами и как оно работает

Рассказываем главное об управлении проектами: для чего оно нужно, какие этапы включает, как выбрать методы и что должен уметь менеджер проектов.

Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru


Фото: личный архив Александра Парамонова

Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.

Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.

Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:

  • для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
  • какие этапы включает управление проектом;
  • какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
  • какие системы и инструменты используют для управления проектами;
  • как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
  • можно ли управлять проектами без специального образования;
  • как узнать больше о проектах и управлении.

Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».

Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.

В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.

Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.

Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.

В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.

Фото: LightField Studios / Shutterstock

Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:

  • организация гибридного формата работы сотрудников;
  • перестройка и локализация цепочек поставки;
  • цифровая трансформация.

Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:

  • Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
  • Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
  • Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.

В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.

Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:

  • инициацию;
  • планирование;
  • исполнение;
  • управление и контроль;
  • завершение.

Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.

Фото: fizkes / Shutterstock

Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.

Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.

Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.

Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.

Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.

Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.

Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.

За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.

В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.

Фото: Aruta Images / Shutterstock

Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.

Эту модель применяют в таких случаях:

  • Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
  • Технологии выполнения проекта известны заранее.
  • Приоритет проекта — высокое качество продукта.
  • Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
  • Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
  • Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.

Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:

  • Люди важнее процессов и инструментов.
  • Качество продукта важнее подробной документации.
  • Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
  • Готовность к изменениям важнее следования плану.

Методы Agile применяют в таких случаях:

  • Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
  • Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
  • Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.

Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.

Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:

  • простая упорядоченная среда;
  • сложная упорядоченная среда;
  • запутанная среда;
  • хаотичная среда;
  • беспорядочная среда.

Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.

Так схематично выглядит модель Киневина (Cynefin Framework)
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.

Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.

Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.

Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.

Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.

Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.

Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.

Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.

Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.

Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.

Фото: RossHelen / Shutterstock

Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:

  • быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
  • быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
  • иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.

Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.

В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:

  • «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
  • «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.
  • Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
  • Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
  • Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
  • Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.
  • Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
  • В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
  • Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
  • Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Листая дальше, вы перейдете на страницу курса

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Немозол жевательные таблетки инструкция по применению детям
  • Wirquin арматура для бачка инструкция по применению
  • Ибупрофен таблетки инструкция по применению взрослым для лечения головной боли
  • Ads 2072 руководство
  • Стиральная машина ariston lbe 129 инструкция по применению