Можно ли хранить должностные инструкции в электронном виде - RukovodstvoRus.ru

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – 22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке.

Что поменялось с принятием закона

Изменения, внесенные в ТК РФ Федеральным законом от 22.11.2021 № 377‑ФЗ¹, разрешают обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде. Решение о переходе на КЭДО каждая компания принимает самостоятельно – электронный документооборот обязательным не стал. Закон описывает, как вести КЭДО с новыми и ранее принятыми сотрудниками, как оформить переход на КЭДО, какие электронные подписи использовать и в каких сервисах работать.

По сути, законодательная база, регламентирующая оформление и подписание кадровых документов в электронном виде, окончательно сформирована. С 2021 года гл. 49.1 ТК РФ разрешала применять электронные документы только при взаимодействии работодателя с дистанционными работниками. Непродолжительное время такая возможность была у участников эксперимента Минтруда России² .

Если же КЭДО применяли компании, не имеющие отношения к эксперименту и без привлечения к труду дистанционных работников, требовалось дублировать на бумаге все значимые документы: договоры, заявления, приказы, локальные нормативные акты.

Перейти на КЭДО с 22.11.2021 могут любые организации. С 01.09.2022 появится возможность размещать документы посредством Госуслуг. Кроме того, документы, оформленные участниками эксперимента Минтруда России электронно, уже с 16.11.2021 имеют юридическую силу. И до 01.07.2022 таким организациям необходимо проделать шаги в соответствии с порядком перехода на КЭДО.

Какие документы можно перевести в цифру

Положения новых статей 22.1–22.3 ТК РФ применяются к документам, с которыми работника знакомят в письменной форме, в том числе под подпись. Главное, на что нужно обратить внимание, – часть документов по-прежнему потребуется оформлять в бумажном виде (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). К ним относятся:

акт о несчастном случае на производстве (по форме Н-1, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
приказ (распоряжение) об увольнении;
журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Остальные документы, связанные с работой, можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде без дублирования на бумаге.

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников не попадают под действие нового закона. Но только потому, что к ним применяются отдельные положения – ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Напомним, что с 01.01.2021 все сведения о трудовой деятельности работодатели ведут в электронном виде. Для новых сотрудников трудовые книжки в бумажной форме уже даже не заводят.

Какие электронные подписи подходят для КЭДО

Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) . Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию.

Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ. Для подписания некоторых документов действуют особые правила – разрешены только определенные типы подписи для работодателя и сотрудников (см. Таблицу).

При подписании иных документов (помимо указанных в Таблице)можно использовать УНЭП работодателя и УНЭП или ПЭП работника. Правда, в последнем случае соглашением сторон должны быть определены правила определения лица, подписывающего электронный документ ПЭП, и требования к соблюдению конфиденциальности.

Таблица. Для каких документов требуется УКЭП и УНЭП

В ТК РФ зафиксировано, за чей счет приобретаются электронные подписи. Их получение сотрудникам оплачивает работодатель. Кстати, если у работника уже есть УКЭП, то ее можно использовать в трудовых отношениях, она подойдет для кадрового документооборота.

Как компании перейти на КЭДО

Для перехода на КЭДО нужно учитывать 3 основные составляющие:

организационная часть,
подготовка нормативной базы и
техническая реализация.

Из опыта нашей компании (как работодателя) и наших клиентов можно сделать вывод, что больше всего времени уходит на подготовку, а не на внедрение информационной системы. Поэтому рекомендуем предварительно выполнить 3 шага.

1. Назначить приказом координатора проекта по переходу компании на КЭДО (ответственное лицо), так как потребуется много согласований с внутренними службами. Когда нет ответственного сотрудника, KPI которого зависит от успеха запуска новой системы, проект может растянуться на неопределенный срок.

2. Объяснить сотрудникам, что планируется переход с бумажных кадровых документов на электронные. Если рассказать работникам, какую пользу они получат, сопротивления новшествам не возникнет. Отправка заявления на отпуск, ознакомление с различными приказами, распоряжениями, инструкциями для большинства окажется удобнее в онлайн-формате.

3. Разработать и утвердить локальные нормативные акты (ЛНА), ознакомить с ними сотрудников. В ЛНА следует указать (обязательный минимум):

список электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО;
информационную систему, в которой будет осуществляться КЭДО;
дату перехода на электронные документы и
срок уведомления работников.

Как правило, компании утверждают положение о кадровом электронном документообороте и форму соглашения об ЭДО и электронной подписи. Регламент по использованию электронной подписи может выступать отдельным документом или войти в состав одного из вышеназванных. При необходимости вносятся изменения в коллективный договор, трудовые договоры, другие ЛНА (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение об отпусках, инструкцию о кадровом делопроизводстве и др., в текущих редакциях которых есть нормы о бумажном документообороте, который планируется заменить на электронный).

4. Разработать формы и подписать с работниками соглашения о порядке использования ПЭП, УНЭП, вручить сотрудникам уведомления о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО и праве дать согласие на указанное взаимодействие; собрать с них письменные согласия на такой переход.

При использовании УКЭП работодателем и сотрудниками соглашение не понадобится, так как УКЭП полностью идентична собственноручной подписи без оговорок. Дополнительный документ необходим, если вы будете использовать ПЭП или УНЭП. Чтобы эти подписи были признаны полноценной заменой собственноручной подписи и защищали обе стороны от подделки документов, нужно составлять соглашение и прописывать в нем порядок проверки подписи.

Обратите внимание, что перевести сотрудников на электронный формат взаимодействия можно только с их письменного согласия. Если кто-то откажется, работодатель вынужден продолжать оформлять документы с ним в бумажном виде. Согласие на КЭДО можно не запрашивать у вновь принимаемых в 2022 году и позже работников, если это их первое место работы (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

В какой системе работать с КЭДО

Работодатели выбирают самостоятельно, как они наладят работу с электронными документами:

в подсистеме портала «Работа в России»;
в собственной информационной системе (ИС).

Обратите внимание: ИС должна обеспечить подписание электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение и фиксацию факта получения электронных документов.

Какие возможности предоставляют сервисы КЭДО

ИС или сервисы для КЭДО позволяют создавать кадровые документы и обмениваться ими с сотрудниками в электронном виде. Работники подписывают документы онлайн, а специалисты отдела кадров получают простой инструмент для сбора подписей вовремя.

На примере сервиса нашей компании разберем основную функциональность системы для онлайн-обмена документами с сотрудниками. В качестве работодателя наша компания вступила в госэксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид летом 2020 года и перевела на него почти 10 000 сотрудников. Для КЭДО была создана собственная система. Она учитывает специфику, организационную структуру и процессы IT-компании. Сервис для клиентов отличается от нее. Его разработали, когда стали массово поступать запросы от заказчиков на обмен документами в рамках эксперимента Минтруда России или с удаленными сотрудниками. В настоящее время с сервисом работают представители разных отраслей: производство, крупный ритейл, банковский сектор, строительные, логистические и другие компании.

На что важно обратить внимание при выборе сервиса КЭДО:

1. Виды подписей в системе. В сервисе КЭДО должно быть возможным использовать все разрешенные законом электронные подписи: УКЭП, УНЭП и ПЭП.

Кроме того, важен выбор вида подписи в зависимости:

от вида документа;
бизнес-процесса;
должности или роли в бизнес-процессе, например руководитель, кадровик или иной сотрудник.

2. Способ подключения. Для кадровых специалистов должна быть доступна интеграция с учетной системой, для сотрудников – веб-версия и мобильное приложение.

3. Внутреннее и внешнее совместительство. Один и тот же сотрудник в сервисе может относиться к структуре сразу нескольких подразделений или компаний. Это нужно для сценариев, когда работник трудоустроен сразу на несколько должностей (профессий).

4. Маршруты согласования документов. Это автоматическое перемещение документа по заданным шагам. В сервисе должна быть возможность их развития, как в полноценных СЭД (системах электронного документооборота внутри компании). То есть при желании маршруты можно сделать:

многосоставными, когда бизнес-процесс объединяет исходящие и входящие документы в единую логическую цепочку. Например, сотрудник заполняет заявление на отпуск, после согласования с непосредственным руководителем оно попадает к кадровику, тот формирует приказ, его подписывает сначала директор, а потом с ним ознакамливается сотрудник, который и инициировал весь процесс;
с параллельным или последовательным согласованием, подписанием;
с указанием сроков согласований и уведомлений, связанных с этими сроками;
с шаблонами документов;
с отправкой документа без подписи со стороны отправителя, без запроса подписи со стороны получателя или без подписей с обеих сторон, что бывает необходимо для некоторых документов формата извещений, например расчетного листа;
с внесением изменений / дополнений в уже запущенный маршрут, например добавление, удаление согласователей или подписантов, изменение любых будущих шагов.

5. Повышенная конфиденциальность. Доступы сотрудников должны быть разграничены по подразделениям и ролям: документы видят только те, чья должность позволяет работать с ними. В личном кабинете сотрудника должно быть предусмотрено разделение в части отражения документов при увольнении, чтобы в доступе оставался только трудовой договор и другие кадровые документы личного характера. Администратор, в свою очередь, не должен просматривать чужие (не связанные с выполнением им своей трудовой функции) документы и произвольно включать себе такую возможность, а это в целом не должно мешать настройке системы.

Риски, о которых стоит знать

Пару слов хотелось бы также сказать о проблемных аспектах, связанных с переходом на КЭДО. Если не все сотрудники дадут согласие на электронный документооборот, работодатель не сможет массово перейти на КЭДО. Поэтому важно заинтересовать их плюсами перехода на онлайн-формат, продемонстрировать удобство для них, подготовить инструкции с простым объяснением, как работать в новой системе.

Также рекомендуем сначала протестировать КЭДО в компании на части сотрудников. Для пилотного запуска лучше выбирать подразделение из следующих двух вариантов:

удаленное, с которым часто возникают проблемы в обмене бумажными документами, или
наиболее близкое, лояльное и инновационное – обычно это ИТ-служба или сотрудники самого отдела кадров. Участники пилота быстро почувствуют эффект и поделятся положительным опытом с остальными подразделениями.

Но имейте в виду, либо для тестирования вы оформляете полный комплект необходимых документов, и конкретная группа работников у вас полностью переходит на ЭДО, либо такие документы вы не делаете, но тогда во время тестирования все документы дублируются на бумажном носителе.

Еще один нюанс – согласия нужно собирать в бумажном виде. Например, в нашей компании сотрудники уже привыкли подписывать почти все документы в электронном виде. Получение подписей на бумаге потребует больше контроля и трудозатрат со стороны кадровых специалистов. Но сделать это нужно будет однократно.

Кроме того, существует разница в требованиях при работе на удаленке и в офисе: отличаются перечни документов, к которым применяется УКЭП, для офисных сотрудников есть исключения – не все документы можно перевести в цифровой вид (см. ст. 312.3 и 22.3 ТК РФ). Это тоже добавляет хлопот кадровику.

Пока неизвестны требования к форматам электронных документов. Если посмотреть на практику ЭДО с контрагентами, то в случае с бухгалтерскими документами есть утвержденные форматы для счета-фактуры, УПД, товарной накладной и некоторых других. Их применение позволяет автоматизировать обработку на стороне контролирующих органов (налоговой инспекции) и в информационной системе компании. Сейчас работодатели ждут, когда будут введены единые форматы для кадровых документов. Мы предполагаем, что 100% кадровых документов государство не сможет унифицировать, так как активно используются десятки их разновидностей и многие работодатели разработали собственные формы отдельных документов под свои потребности. Введение единых форматов может усложнить запуск КЭДО в организациях.

Что важно при выборе системы для КЭДО

Переход на КЭДО – это не только вопрос скорости и удобства, но и обеспечение доказательной базы для кадровой службы в случае трудовых споров. Для этого система в момент подписания документа должна уметь обращаться в удостоверяющий центр (УЦ), выпустивший сертификат электронной подписи. Подписание происходит, только когда система получает ответ от УЦ, что сертификат валидный (действительный), его срок действия не закончился, он не был отозван раньше времени по какой-то причине. Так формируется протокол подписания и согласования документа, который может стать реальным доказательством в случае судебных разбирательств. Мы рекомендуем проверить, работает ли система КЭДО с тем типом электронных подписей, которые вы выберете для электронного документооборота с сотрудниками.

Как уже отмечали выше, организационная часть подготовки к запуску проекта КЭДО может оказаться сложнее технической реализации. Плюсом будет, если компания-разработчик сервиса выделяет персонального менеджера, который поможет вести проект. Работодателю может понадобиться помощь на этапе подготовки нормативной базы и при информировании сотрудников. Узнайте, предлагает ли оператор свои методические материалы для обучения сотрудников, готов ли провести тренинги и отвечать на вопросы 24/7. Самый высокий уровень экспертности в вопросах перевода сотрудников на КЭДО покажет компания-разработчик, участвовавшая в государственном эксперименте и рабочих группах при Минтруде России.

Кроме того, информационная система должна обладать надежной инфраструктурой и регулярно проверяться на предмет безопасности. Важно, чтобы разработчики имели опыт и знания, как хранить электронные документы долгосрочно. Это необходимое условие, ведь у некоторых кадровых документов срок хранения по закону доходит до 75 лет. Получается, что работодатель выбирает систему на многие десятилетия. Лучше всего, если ее предоставляет оператор КЭДО со статусом системообразующего предприятия, тогда его поддержит государство в моменты экономических кризисов, которые могут случиться в будущих десятилетиях.

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Хотелось бы подробнее проговорить несколько важных моментов. Прежде всего, электронный документооборот, который закрепили в ТК РФ, – это право, а не обязанность работодателя. Именно он решает, вводить такой документооборот или нет. Делать это надо, как уже было сказано выше, на основе локального нормативного акта. Но все равно не в «императивном порядке». Здесь есть три уточнения:

надо учесть мнение профсоюза (выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ) при вводе КЭДО и установлении правил его осуществления;
получить согласие у работников,
такое согласие не нужно для тех, у кого нет трудового стажа или он начнется с 2022 г.

Таким образом, чтобы ввести электронный документооборот, надо не просто принять ЛНА о нем, но заблаговременно уведомить сотрудников о переходе и получить от них согласие. Это немного усложняет задачу. Сроков для уведомления и самого перехода нет, и компания сама решает, за какой период предупреждать. Но если работник не согласится или не ответит на уведомление, то это считается отказом, тогда с ним надо продолжить обмен документами на бумаге. Таким образом, даже если компания решит перейти в целом на КЭДО, с некоторыми сотрудниками (которые откажутся) дальнейшее взаимодействие придется продолжить, как и раньше, в бумажном формате.

Кроме того, некоторые документы также нельзя будет перевести полностью в электронный вид. Их перечисляет новая статья ТК РФ – 22.1. В частности, упомянутые документы по инструктажам в сфере охраны труда, акт о несчастном случае и приказ об увольнении. Кстати, что интересно, приказ о приеме на работу из ТК РФ исключили (он теперь не нужен), сам трудовой договор можно оформить в электронном виде, а вот приказ об увольнении должен остаться бумажным с живой подписью. В старом виде останется и трудовая книжка, если работник не перешел на электронную. Из этих фактов можно сделать вывод, что работы у HR, по крайне мере в ближайшее время, не убавится, а только будет больше. Представьте, с кем-то из сотрудников ведется КЭДО, с кем-то – бумажный, но ведь должна быть общая база документов в едином формате – для удобства работы. Значит, что-то придется дублировать. Пока что оптимизацией это сложно назвать.

Другой пока не до конца понятный момент – новые правила КЭДО работодатель может в том числе распространить и на дистанционных сотрудников (на основании ст. 312.1 ТК РФ, в которую внесли дополнение). Но как это правильно и законно сделать, непонятно. Напомним, что с «удаленщиками» работа ведется на основании обновленной гл. 49.1 ТК РФ, где указан порядок взаимодействия с ними, использование электронной подписи и другие правила. Придется внимательно изучить и сравнить гл. 49.1 и новые статьи про КЭДО, т. к. возможны нестыковки по использованию этой самой ЭП. В соглашениях с «удаленщиками» надо оставлять ссылку на гл. 49.1 ТК РФ или же указывать новые ст. 22.1–22.3 ТК РФ? Согласно новой ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления КЭДО в соответствии с положениями новых статей. Но что будет выгоднее, покажет время.

Есть сложности и по использованию информационной платформы для работы. Новый закон предполагает, что это может быть внутренняя система в компании (разработанная или купленная на рынке) или же портал «Работа в России». Причем этот портал будет обязательным почти для всех с 2022 г. Там надо размещать вакансии и отчеты о выполнении закона о квотировании. И по логике – многим будет проще и удобнее использовать именно портал «Работа в России». Но у нас здесь есть как минимум два вопроса. Первый – не придется ли получать отдельное согласие у сотрудников на обработку персональных данных, ведь их информация будет загружаться на внешний ресурс? И что делать, если сотрудник не согласится? Второй – разрешает ли политика безопасности компании размещать внутренние документы на сторонних ресурсах? Ведь портал «Работа в России» – внешняя платформа. Более того, человек может получить ЭЦП через госуслуги, имея там личный кабинет, и закон предполагает формат документооборота, где документы направляются сотруднику именно в этот кабинет. Насколько безопасен и реален такой вариант для работодателя? Также нужно учитывать, что «Работа в России» и ИС работодателя начнут взаимодействовать с гос- и муниципальным порталом услуг только с 01.09.2022. Технически это означает, что при необходимости вы не сможете совмещать эти платформы, например, для работы с электронными подписями.

И, наконец, правила применения самих электронных подписей. Закон прямо говорит, что компания обязана обеспечить хранение цифровых документов, а также несет расходы на внедрение и использование электронных подписей. То есть это дополнительная финансовая нагрузка на бюджет компании. И надо считать, окупится ли она в ближайшее время и даст ли эффект и экономию от цифрового обмена документами. Более того, у работодателя в любом случае должна быть усиленная подпись, а сотрудник иногда может применять и ПЭП (для некоторых документов, и если он получил электронную подпись через госуслуги).

Не исключаем, что сейчас многим старый формат работы покажется удобнее. А для текущих задач (приказы, заявления) будет проще просто внедрить / легализовать ПЭП. Поэтому движение к цифровизации – правильное и актуальное, но вопросов пока остается больше, чем ответов. Хочется получить разъяснения от профильных ведомств в самое ближайшее время, чтобы инициатива была действительно полезной.

Источник

Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

Бесплатная
консультация
эксперта

Ольга Сергеева

Руководитель проектов

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Внутренняя опись электронных документов и особенности ее составления

ГОСТ устанавливает свод правил, по которым ЭД (электронный документ) отправляются в архив. Он подразумевает, например, ежегодное проведение экспертизы, в результате которой ЭД с истекшим сроком хранения уничтожают. Актуальные ЭД вносят в новую опись, которая представляет собой, по сути, акт приема-передачи, и оставляют храниться дальше.

Составление такой описи также регулируется правилами, из-за элементарного устаревания описанной технологии хранения неприменимыми для современных коммерческих организаций. Например, опись должна быть оформлена в двух экземплярах, ее порядковый номер нужно проставлять в архиве, указывая номер фонда, она при этом должна описывать носители, на которых документация направляется в архив и пр. Учитывая, что хранилища сегодня – это высокотехнологичные дата-центры, соблюдение подобных правил сложно себе представить.

Порядок передачи ЭД в электронный архив

Очередность действий для передачи ЭД в архив, также описанная ГОСТом, призвана обеспечить его целостность и сохранность, но также некоторые ее пункты можно признать устаревшими:

Структурное подразделение или сотрудник, который ведет подготовку ЭД к передаче, сохраняет их в необходимые форматы и записывает на цифровые носители, оформляя обложку;
На документы с длительным сроком хранения необходимо подготовить описи, которые передают в архив на бумаге;
Архивариус* должен просканировать полученные электронные носители антивирусом;
Каждый из предоставленных файлов должен быть легко читаем;
Описи должны включать в себя записи о приеме-передаче, которые подписали архивариус и сотрудник, готовивший ЭД к передаче.

*Архивариус должен иметь навыки работы с ЭД и опыт использования антивирусных программам.

Не менее важно соблюдать требования к документам, которые будут отправлены в архив:

Необходима конвертация ЭД в PDF/A-1;
Учетная единица на цифровом носителе – контейнер, представляет собой zip-архив, содержащий ЭД в сжатом виде;
ЭД систематизируют в дела и после объединяют в контейнеры с учетными номерами из архивного шифра;
Если контейнер находится на цифровом носителе, то номер наносят физически, а если в информационной системе, то добавляют как объект метаданных.

Также существуют законодательные нормы о том, что в архив нужно сдавать два экземпляра электронных документов. Размещать эти экземпляры необходимо на двух разных носителях. Помимо этого в архив должно быть вложено все ПО для чтения и записи вложенных в архив документов.

Выдача электронной документации

ЭД из архива можно получить только путем копирования. Достоверность такого файла определяется специальным ПО. При выдаче действие архивариуса должно быть отражено на бумаге в отведенном для этого журнале. Доступна возможность передачи ЭД по локальной сети. В этом случае архивариус заносит соответствующую запись в электронный журнал. В обоих случаях в журнале отражается следующая информация:

Учетный номер выдаваемого электронного документа;
Дата выдачи документа;
ФИО сотрудника, который запросил бумаги из архива;
Структурное подразделение сотрудника, который запросил документ.

Все предоставления документов подлежат записи, чтобы в организации велся учет движения документации.

Уничтожение ЭД

По истечению срока хранения ЭД в архиве производится уничтожение. На текущий момент современные технологии позволяют восстановить даже удаленные или отформатированные файлы с электронных носителей, поэтому уничтожение информации с носителей производится путем уничтожения самих электронных носителей. Например, если у файлов на флешке закончился срок хранения, то такой носитель можно поместить в печь. С такого носителя восстановить файлы точно не получится.

Электронный архив: плюсы и минусы

Электронный архив, по сути, имеет те же достоинства, что и весь электронный документооборот:

с электронными документами легко работать в режиме реального времени;
они всегда доступны: в любое время можно получить файл, распечатать, переслать и скопировать;
облегчается поиск и предоставление документов по требованию проверяющих органов;
сильно упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая ставку НДС 0%.

При наличии системы электронного документооборота и введении правил хранения, можно автоматизировать архивирование документации, проходящей через ЭДО – получить готовый перечень документов с приложениями и преобразовать его в архив «по нажатию одной клавиши, что значительно сократит трудозатраты на сканирование и упорядочение документации.

В кратчайшие сроки внедрим СЭД, ЭДО и создадим электронный архив документов

Конечно, для организации электронного архива потребуется лицензионное программное обеспечение, которое позволит работать с файлами, сможет защитить документы от вирусов и несанкционированного доступа. Также потребуется покупка электронных носителей, на которых будут храниться все данные. При этом все же остается и риск утраты данных. Его можно снизить, соблюдая нормы и правила информационной безопасности, но полностью не исключить.

Если, взвесив все за и против, вы все же решили использовать технологию безбумажного документооборота, обратитесь к нашим специалистам. Мы подберем для вас оптимальный вариант системы ЭДО, а также способ хранения документации.

Источник

В обязанности работодателя, помимо прочего, входит обеспечение сотрудников безопасными условиями труда. Для этого в организации создаётся служба охраны труда и проводятся специальные мероприятия — обучение, инструктажи, проверки и тому подобное.

Кроме того, работодателю необходимо подготовить комплект документов, регламентирующих охрану труда, а также регулирующих правила техники безопасности. В статье расскажем, какие документы по охране труда можно вести в электронном виде и как организовать электронный документооборот в сфере охраны.

Какие документы по охране труда должны быть в организации

Законодательством не предусмотрено установленного перечня документов по охране труда (ОТ). Работодатель вправе самостоятельно определить состав комплекта документов по ОТ, которые будут разработаны и утверждены.

Однако с учётом практического опыта в пакет документов по охране труда, которые рекомендуется подготовить, необходимо включить:

положение об охране труда;
документы по системе управления охраной труда;
разработанную программу обучения по охране труда;
инструкции по ОТ для всех должностей и специальностей, которые указаны в штатном расписании, и распорядительные документы к ним;
приказы, устанавливающие ответственных лиц за обучение, выдачу средств индивидуальной защиты, пожарную безопасность и тому подобное;
журнал регистрации микротравм и несчастных случаев на производстве;
журналы регистрации инструктажей, в том числе первичных, целевых повторных и внеплановых, а также протоколы проверки знаний сотрудников.

Цифровизация кадрового делопроизводства

С 22 ноября 2021 года действуют поправки в ТК РФ, внесённые Федеральным законом № 377-ФЗ. Изменения установили определение ЭДО в сфере трудовых отношений, тем самым создав полноценную законодательную базу для электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Теперь кадровую документацию можно оформлять, заверять, применять и хранить в электронном виде, не дублируя на бумажные носители.

Внедрение КЭДО позволяет перевести в электронный вид почти все кадровые документы, за некоторым исключением. На бумаге нужно в обязательном порядке оформлять приказы об увольнении, а также два вида документов по охране труда, которые мы рассмотрим позже.

Нормы ТК РФ об ЭДО в кадровом делопроизводстве также не распространяются на трудовые книжки.

Какие документы по охране труда можно оформлять в электронном виде

Поскольку документы в сфере охраны труда являются кадровыми, их ведение регламентируется поправками о КЭДО. Кроме того, с 1 марта 2022 года начал действовать Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ, утверждающий право работодателя на внедрение ЭДО в области охраны труда (ст. 214.2 ТК РФ).

Большую часть документов по охране труда можно перевести в электронный вид: правила, положение, политика в области ОТ, инструкции, документы по обучению, распоряжения, приказы (например, о назначении ответственных лиц / создании комиссий) и т.д.

Однако в поправках об ЭДО есть исключения, запрещающие ведение в электронном виде без дублирования на бумаге некоторых документов по ОТ. Например, электронный инструктаж по охране труда должен обязательно иметь бумажную версию.

Процедура расследования несчастных случаев регламентируется ТК РФ и Постановлением Минтруда РФ №73, которым не предусмотрено применение электронных подписей. Поэтому правила о кадровом ЭДО на акты о расследовании несчастных случаев на производстве не распространяются.

Кроме того, не все надзорные органы, которым работодателю придётся отчитываться по несчастным случаям, принимают электронные документы. Чтобы организовать электронный документооборот между работодателем и ведомством, потребуется заключить специальное допсоглашение, на согласование которого уйдёт какое-то время. Но срок расследования несчастных случаев ограничен, поэтому в такой ситуации на согласование бумажных актов может уйти меньше времени, чем на обработку электронных.

Документы, подтверждающие проведение инструктажа по охране труда, тоже необходимо вести на бумаге, поскольку этого требует ТК РФ. Оформлять журналы по инструктажам в электронном виде без бумажной копии нельзя.

Преимущества ЭДО в сфере охраны труда

Применение ЭДО в охране труда обладает очевидными преимуществами перед ведением документации на бумаге. При бумажном документообороте процесс ознакомления сотрудников с результатами специальной оценки условий труда требует огромных трудозатрат от специалистов по ОТ.

Кроме того, массу времени отнимает проверка своевременного проведения инструктажей по охране труда. Вместо этого специалисты могли бы чаще заниматься профилактикой травматизма, проводить встречи с персоналом, посещать объекты работ с повышенной опасностью.

Внедрение электронного документооборота в кадровое делопроизводство, в том числе в область охраны труда, в значительной степени ускоряет все процессы, связанные с оформлением документации и ознакомлением с ней сотрудников.

Как вести электронный документооборот в области охраны труда

Перевод кадрового делопроизводства в электронный формат потребует нескольких вещей:

Оформление электронной подписи

Для юридически значимого документооборота подойдёт только усиленная квалифицированная ЭП. Электронная подпись в охране труда используется лишь для подписания документа после ознакомления, поэтому для этих целей подойдёт усиленная неквалифицированная ЭП.

Подготовка документации о переходе на кадровый ЭДО.

Нужно разработать и подписать регламент об ЭДО. Он будет содержать определения и термины, правила работы с электронными документами и доступа к системе электронного документооборота. Подготовьте график документооборота в учётной политике — это поможет в разработке собственной схемы работы с документами.

Уведомление сотрудников.

Работники должны дать своё согласие на ведение своих кадровых документов в электронном виде.

Чтобы успешно перевести кадровое делопроизводство вашей компании в цифровой формат и начать электронный документооборот в сфере охраны, подключите облачный сервис iКЭДО. Это поможет пройти все этапы перехода на кадровый ЭДО и перевести все процессы в электронный формат максимально быстро.

Источник