На какие две основные группы можно подразделить все инструкции - RukovodstvoRus.ru

I вариант.

1. Что такое делопроизводство:
а) сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами
б) отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами +
в) отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

2. Все официальные документы имеют такие функции:
а) общие и специальные +
б) общие и основные
в) деловые и общие

3. Состав документов в организации зависит от:
а) объема и характера взаимосвязей в организации
б) порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность)
в) всё, перечисленное ранее +

4. Что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

5. Что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +

6. Что такое документооборот:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания

7. Выберите основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:
а) составление проекта и согласование
б) проверка правильности оформления
в) подписание и регистрация
г) все варианты правильные +

8. Что включает в себя регистрация документа:
а) проставление регистрационного номера
б) проставление даты
в) все варианты правильные +

9. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:
а) карточки на исполненные документы
б) карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
в) оба ответа правильные +

10. Индивидуальные сроки исполнения указываются:
а) в тексте документа или в резолюции +
б) в тексте монографий
в) в резолюции

11. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
а) планирование
б) учет и отчетность, финансирование и т.д
в) оба ответа правильные +

12. Что понимают под служебным полем:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов

13. Что такое бланк документа:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные

14. Что такое уставы:
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте

15. Что такое должностная инструкция:
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +

16. Какие факты излагаются в первой и во второй частях справки:
а) в первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные +
б) в первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные
в) в первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию

17. Что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +

18. Что называется справкой:
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные

19. На какие две основные группы можно подразделить все инструкции:
а) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц
б) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения)
в) оба ответа правильные +

20. Бланки имеют поля:
а) правое и нижнее – не менее 10 мм
б) левое – 20 мм
в) верхнее – не менее 20 мм
г) все ответы верны +

II вариант.

1. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы:
а) общий бланк для всех видов ОРД
б) бланк конкретного вида документа, кроме письма
в) оба ответа правильные +

2. Реквизит – это обязательный элемент, который:
а) присущий определенному виду документа +
б) присущий как общий
в) присущий элементу

3. Что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей

4. Что представляет из себя справочный аппарат:
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +

6. Цель регистрации документов заключается:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

7. Классификация документов – это:
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +

8. Что такое юридическая сила:
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке

9. Элемент, который не входит в заверительную надпись:
а) должность
б) дата
в) индекс +

10. В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет

11. Выберите, что не относится к учредительным документам юридического лица?
а) Протокол собрания учредителей;+
б) Устав;
в) Учредительный договор.

12. Что такое положение о структурном подразделении?
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.

13. Дата должностной инструкции:
а) дата ее утверждения;+
б) дата ее составления;
в) дата ознакомления с ней работника.

14. Под правовым актом, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа, подразумевается:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.

15. На какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия?
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.

16. Распоряжение издается:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.

17. Что такое копия части документа, которая заверена в определенном порядке?
а) выписка;+
б) электронная копия;
в) дубликат.

18. Не является документом, который инициирует решение:
а) проект документа;+
б) заключение;
в) докладная записка.

19. Чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта?
а) Надписью «проект» в верхнем поле справа;+
б) Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
в) Проект оформляется на специальном бланке.

20. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
а) Распорядительная;+
б) Констатирующая;
в) Вводная.

Источник

Документирование
— это создание документов.

Документирование
управленческой деятельности (ДОУ)
представляет систему операций,
направленных на решение следующих
задач:

1)
создание документов, определение их
формы и содержания;

2)
обслуживание работников управления
предприятия документированной
информацией.

Делопроизводство
— это особый вид управленческой
деятельности, направленный на организацию
и осуществление документационного
обеспечения управления.

Для
наведения порядка в работе с документами
большое значение придается их
систематизации и унификации.

Система
документации
— это совокупность взаимоувязанных
документов, применяемых в определенной
сфере деятельности. Формирование систем
и их официальное закрепление составляет
основу систематизации.

Состав
управленческих документов определяется
компетенцией и функциями организации,
порядком решения вопросов, объемом и
характером взаимосвязей с другими
организациями и закрепляется в табеле
документов. Единство правил документирования
управленческих действий на всех уровнях
управления обеспечивается применением
Государственной системы документационного
обеспечения управлением (ГС ДОУ) и
унифицированных систем документации
(УСД).

ГС
ДОУ – это совокупность принципов и
правил, устанавливающих единые требования
к документированию управленческой
деятельности и организации работы с
документами в органах государственного
управления, на предприятиях, в учреждениях
и общественных организациях.

Основная
цель разработки – упорядочение
документооборота, сокращение количества
и повышение качества документов, создание
условий для эффективного применения
прогрессивных технических средств и
технологий сбора, обработки и анализа
информации, совершенствование работы
аппарата управления,

Предусмотрено,
что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут
разрабатываться нормативные и методические
документы по совершенствованию
делопроизводства (ДОУ):

межотраслевые
– Росархивом и Госстандартом;
отраслевые
– министерствами и ведомствами;
территориальные
– правительствами и администрациями
субъектов РФ.

Таким
образом, в настоящее время основы ДОУ
регламентированы ГС ДОУ и локальными
нормативно-методическими разработками,
созданными на ее основе – Типовой
инструкцией по делопроизводству в
министерствах и ведомствах РФ, утвержденной
руководителем Государственной архивной
службы по распоряжению правительства
и зарегистрированной в Министерстве
юстиции (1993 г.).

Поскольку
в государственном аппарате продолжает
сохраняться сформировавшийся еще в XIX
в. командно-административный стиль
управления, основанный на личной
ответственности руководителей, то и
система работы с документами в основе
своей восходит к исполнительному
делопроизводству. Естественно, что
порядок работы с документами был по
возможности упрощен технологически и
адаптирован под новые реалии системы
управления.

В
целом понизились уровень и глубина
регламентации делопроизводственных
правил. Нормативный статус ГС ДОУ
значительно ниже, чем нормативных актов
XVIII
и XIX
вв., соответственно сама ГС ДОУ является
по содержанию не законом, а скорее
методическими рекомендациями. Только
разделы, связанные с оформлением и
хранением документов, имеют нормативный
характер, но именно они продублированы
в стандартах и правилах работы
Государственной архивной службы.

Хотя
учреждения в своей основе остались с
той же административной структурой,
изменив только наименования этих
структур – департаментов на управления,
а столов на отделы, значительно изменились
функции руководителей и делопроизводственных
служб в работе с документацией.

В
ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены
только функции обработки всей поступающей
и рассылаемой корреспонденции.
Регистрация, контроль исполнения и
хранение документов уже не являются
прерогативой только этого подразделения,
тем более сама канцелярия не исполняет
никаких, даже самых срочных и секретных
документов. Вместо этого за канцелярией
в ГС ДОУ впервые попытались закрепить
роль не только методического центра,
но и информационного менеджера,
ответственного за общее состояние
работы с документами во всех подразделениях
организации, в филиалах и подведомственных
управленческих структурах.

Унификация
документов
—
установление единого комплекса их видов
и разновидностей для аналогичных
управленческих ситуаций, разработка
единых форм документов и единых правил
их составления, оформления и создания
трафаретных текстов.

Унификация
документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов,
типизации их форм, повышения качества,
снижения трудоемкости их обработки,
достижения информационной совместимости
различных систем документации по
одноименным и смежным функциям управления.

Унифицированная
система документоведения (УСД)
— система, созданная по единым правилам
и требованиям, содержащая информацию,
необходимую для управления в определенной
сфере деятельности.

Работа
по унификации включает:

разработку
УСД, которая осуществляется министерствами
и ведомствами, ответственными за
соответствующие системы документации;
внедрение
межотраслевых (межведомственных) УСД
в рамках республиканских и отраслевых
УСД;
ведение
УСД и Отраслевого классификатора
технико-экономической документации
(ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности
информации и ее дальнейшего развития;
разработку
комплексов отраслевых унифицированных
форм документов, отражающих специфику
отрасли и не вошедшие в УСД, а также их
государственную регистрацию;
разработку
отраслевых классификаторов
технико-экономической информации,
отражающих специфику отрасли.

В
1980-х гг. в нашей стране было разработано
и утверждено 16 унифицированных систем
документации общегосударственного
значения, 27 государственных стандартов
на УСД и 26 общегосударственных
классификаторов технико-экономической
информации.

Стандартизация
документов
– это форма юридического закрепления
проведенной унификации и уровня ее
обязательности.

4.
Группировка
документов по отдельным признакам
однородности

Документная
информация, циркулирующая на предприятии,
группируется по отдельным признакам
однородности.

1.
По
порядку оформления
документы подразделяются на:

общие
(индивидуальные) документы
— оформляются по усмотрению работников
с учетом установленных правил и
требований (заявления, служебные
письма, протоколы, приказы и т.д.);
стандартные
(трафаретные)
— оформляются в определенной
последовательности по строго обязательным
правилам (доверенность, командировочное
удостоверение и т.д.);
типовые
— строго оформляются не только по форме,
но и по содержанию (типовые договоры).

2.
По
содержанию
документы могут быть:

простые
— содержат информацию по одному вопросу,
факту, событию, явлению;
сложные
— отражают несколько вопросов, затрагивают
несколько исполнителей, подразделений
(положение, устав и т.д.).

3.
По
направленности движения
документы подразделяют:

входящие
— поступают в данное предприятие от
других организаций, учреждений,
предприятий, от лиц, не являющихся
работниками данного предприятия;
исходящие
— направляются из предприятия;
внутренние
— оформляются и используются на самом
предприятии.

4.
По
происхождению
различают:

служебные
документы (официальные)
– затрагивают интересы предприятия,
организации;
личные
документы
(заявления, письма, жалобы и т.д.) –
касаются конкретного лица, являются
именными.

5.
По
степени гласности
документы бывают:

несекретные;
секретные,
конфиденциальные;
для
служебного пользования.

Для
документов двух последних групп
существуют особые правила использования
и хранения.

6.
По
срокам исполнения
документы подразделяются на:

срочные
—
устанавливается срок исполнения или
действия (например, приказ, предписывающий
лицу выполнить определенные действия
к определенной дате). К ним также следует
отнести документы с отметкой «срочно»,
телеграммы, телефонограммы, документы
с определенным сроком действия (например,
доверенности, командировочные
удостоверения и т.д.). Срок исполнения
документов может быть предопределен
резолюцией руководителя, существующими
предписаниями.
несрочные
— должны исполняться в порядке общей
очередности в минимально короткий
срок.

7.
По
наименованиям:
служебные письма, приказы, протоколы,
акты, докладные записки, договоры и т.д.
Оформление этих документов унифицировано,
но по содержанию они могут быть совершенно
разными.

8.
По
стадии образования
документы делят на следующие:

подлинник
(оригинал)
— это первый или единственный экземпляр
официального документа;
копия
— это документ, воспроизводящий
информацию другого документа и все
его внешние признаки или их часть;
дубликат
— это повторный экземпляр официального
документа, имеющий юридическую силу
подлинника;
выписка
из официального документа –
копия официального документа,
воспроизводящая его часть и заверенная
в установленном порядке;
отпуск
— полная копия отосланных документов,
подшитая в дело предприятия-отправителя,
удостоверенная отметкой «Верно»
и подписью лица, ответственного за
делопроизводство.

9.
По
средствам фиксации:
письменные, графические, фото-кинодокументы
и т.д.

ЛЕКЦИЯ
3.

«УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ»

План:

1.
Классификация ОРД

2.
Распорядительные документы

3.
Стадии подготовки распорядительных
документов

4.
Организационные документы

1.
Классификация
ОРД

Унифицированная
система ОРД включает около 30 видов
документов, которые можно разделить
следующим образом:

1.
Организационные
—
положения, уставы, инструкции, правила,
структура и штатная численность, штатное
расписание.

2.
Распорядительные
— постановления, решения, приказы,
указания, распоряжения.

3.
Справочно-информационные
— акты, докладные и объяснительные
записки, заключения, письма, представления,
протоколы, справки, телефонограммы,
телеграммы и т.д.

4.
Документы
по личному составу
— заявления, приказы по личному составу,
характеристики, справки, личные карточки.

В
составе ОРД также учитывают предложения,
заявления, жалобы граждан.

Требования
и оформление ОРД содержит ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Система ОРД. Требования к оформлению
документов».

2.
Распорядительные
документы

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
— правовой акт, принимаемый высшими и
некоторыми центральными органами
коллегиального управления в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных
задач, стоящих перед данными органами,
и установления стабильных норм правил
поведения (например, Постановление
Правительства РФ «О государственных
нормативных требованиях по охране труда
в РФ». Постановлением является также
заключительная часть протокола заседания
коллегиального органа. Эти постановления
включаются в протокол или прилагаются
к нему, при необходимости могут оформляться
как выписки из протокола.

РЕШЕНИЕ
— правовой акт, принимаемый местными
органами государственной власти и
государственного управления, оформляющий
результаты деятельности коллегиальных
органов — коллегий министерств и ведомств,
научных и др. советов и т.д. Например,
Решение Законодательного собрания
Ростовской области «О выборах в
представительные органы местного
самоуправления».

РАСПОРЯЖЕНИЕ
– документ, издаваемый по указанию
председателя коллегиального органа
или самостоятельно в пределах
предоставленных ему прав по оперативным
вопросам, не требующим коллегиального
обсуждения. Распоряжение имеет
обязательную силу для граждан и
организаций, которым оно адресовано.
Распоряжения делятся на:

1)
распоряжения общего,
длительного действия;

2)
распоряжения разового
(единовременного) случая,
касающиеся конкретного узкого вопроса.

ПРИКАЗ
— правовой акт, издаваемый руководителями
органа государственного управления
(его структурного подразделения),
действующим на основе единоначалия в
целях разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед данным органом. В
отдельных случаях может касаться
широкого круга организаций и должностных
лиц, независимо от подчиненности.

По
юридической природе приказ может быть
нормативным актом управления, содержащим
нормы права, регулирующие отдельные
сферы общественных отношений, и актом
применения норм права.

Издается
в следующих случаях:

по
вопросам создания, ликвидации,
реорганизации учреждений или их
структурных частей;
по
вопросам утверждения положений,
инструкций, правил;
по
всем вопросам внутренней жизни
учреждения, организации, предприятия;
по
кадровым вопросам приема, перемещения,
увольнения работников.

Приказ
обязателен для всех работников данной
организации или отрасли.

3.
Стадии
подготовки распорядительных документов

1.
Изучение
существа вопроса.

1.1.
Определение круга вопросов, которые
предстоит в нем отразить.

1.2.
Сбор необходимой информации по существу
поставленного вопроса (для этого
используются информационно-справочные
документы — отчеты, справки, докладные
и объяснительные записки, акты, служебная
переписка).

2.
Подготовка
проекта документа
— проводится одним или несколькими
структурными подразделениями или
отдельным должностным лицом.

3.
Согласование
документа.

4.
Подписание
документа.

Текст
распорядительного документа состоит
из 2-х частей:

констатирующая
—
введение в существо рассматриваемого
вопроса (могут быть перечислены факты,
события, дана оценка; иногда приводят
пересказ акта вышестоящего органа —
указывается вид акта, его автор, полное
название (заголовок, номер и дата). Эта
часть необязательна в ряде случаев;
распорядительная
— излагается в повелительной форме
(постановляет, решает, приказываю,
предлагаю и т.д.)

В
постановлениях и решениях перед словами
«постановляет» и «решает» указывается
название коллегиального органа.

Распорядительные
документы могут иметь приложения,
указания на которые даются в соответствующих
пунктах текста. Реквизит «Приложение»
после текста распорядительного документа
самостоятельно не оформляется.

Проект
до подписания подлежит согласованию с
заинтересованными учреждениями,
структурными подразделениями или
должностными лицами, которых он касается.
Согласование осуществляется путем
визирования или проставления грифа
согласования.

Проекты
распорядительных документов, принимаемых
коллегиальными органами, — постановлений
и решений — обсуждаются и принимаются
на заседаниях. В ходе обсуждения можно
вносить поправки и дополнения. Полностью
подготовленные проекты документов
представляются на подпись. Приказы и
распоряжения подписываются руководителем
или его заместителями. Постановления
и решения имеют 2 подписи — председателя
и секретаря (управляющего делами)
коллегиального органа.

4.
Организационные
документы

УСТАВ
– это юридический акт, которым оформляется
образование организаций и предприятий
и определяется их структура, функции и
правовое положение. Устав после его
утверждения подлежит обязательной
регистрации в органах; после регистрации
вновь созданная организация может
начать свою деятельность (например,
Ветеринарный устав, Дисциплинарный
устав).

Текст
устава структурно разбивается на
разделы:

общие
положения (определяются задачи и цели
создаваемой организации);
регламентация
деятельности (формы управления, права
и обязанности должностных лиц);
отчетность
и ревизионная деятельность;
порядок
ликвидации и ответственности по делам
организации.

ПОЛОЖЕНИЕ
– правовой акт, определяющий порядок
образования, структуру, функции,
компетенцию, обязанности и организацию
работы системы органов государства
(например, Общие положения о министерствах
РФ), одного органа (например, Положение
о ГАИ), структурного подразделения.

Положения
разрабатываются индивидуальные и
типовые:

индивидуальные
– о всех отделах, о цехах, а также о
других самостоятельных инженерно-технических
или управленческих подразделениях,
включенных в утвержденную схему
организационной структуры управления
предприятием;

типовые
– о цехах основного производства, о
структурных подразделениях.

В
отдельную группу следует выделить
положения, регулирующие совокупность
организационных, трудовых и других
отношений по конкретному вопросу
(например, Положение об открытиях,
изобретениях и рационализаторских
предложениях).

Положения
утверждаются в установленном порядке.
Датой введения положения в действие
является дата его утверждения, если в
тексте не указана другая дата.

ИНСТРУКЦИЯ
– организационно-распорядительный
документ длительного действия, в котором
определяются правила, регулирующие
организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности
предприятий, их подразделений и
должностных лиц. Например, «Должностная
инструкция инспектора по контролю».

Все
инструкции можно разделить на две
основные группы:

инструкции,
регламентирующие порядок выполнения
какого-либо процесса, в осуществлении
которого принимают участие несколько
исполнителей (подразделений или
должностных лиц);
должностные
инструкции, которые регламентируют
деятельность одного должностного лица,
принимающего участие в осуществлении
одного или нескольких процессов.

Начинается
инструкция разделом «Общая часть», где
формулируется цель, для достижения
которой разрабатывается данная
инструкция, и указывается, что послужило
основанием для ее создания.

За
общей частью должны следовать разделы
(один или несколько), в которых в логической
последовательности излагается основное
содержание, т.е. описывается порядок
выполнения регламентируемого процесса.
При этом по каждому этапу (операции)
указывается:

что
необходимо сделать (т.е. содержание
работы);
кто
должен выполнять эту работу (подразделение
или должностное лицо);
срок
выполнения работы;
какой
документ при этом используется (с
указанием количества экземпляров).

При
необходимости в конце инструкции может
быть выделен раздел, в котором определяются
права и ответственность исполнителей,
участвующих в выполнении работ.

Текст
инструкции носит указующий характер с
четкими формулировками типа «должен»,
«следует», «необходимо» и т.д.; излагается
от третьего лица или в безличной форме.

Датой
введения инструкции в действие является
дата ее утверждения, если в тексте не
указана другая дата.

ПРОТОКОЛ
— организационно-распорядительный
документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, конференциях, заседаниях
и других формах работы коллегиальных
органов.

Текст
протокола состоит из двух частей: вводной
и основной.

Вводная
часть протокола имеет постоянную и
переменную информацию. Постоянная
– слова «председатель», «секретарь»,
«присутствовали». Переменная
– инициалы и фамилии председателя,
секретаря, присутствующих.

Фамилии
членов коллегиальных органов и
приглашенных располагают в алфавитном
порядке.

Вводная
часть протокола заканчивается повесткой
дня. Вопросы нужно располагать таким
образом, чтобы наиболее важные и сложные
из них стояли первыми.

Основная
часть протокола строится по схеме:
«СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ)» — отдельно по каждому вопросу
повестки дня.

Протокол
может фиксировать решение об утверждении
какого-либо документа. В этом случае
протокол должен иметь ссылку на дату и
номер документа, а сам документ прилагаться
к протоколу.

Датой
протокола является дата проведения
заседания, а не дата оформления или
подписания протокола.

Протоколы
нумеруются порядковыми номерами в
пределах календарного года.

Протоколы
бывают:

краткой
формы
— указываются только список присутствующих,
рассматриваемые вопросы и принятые
решения;
сокращенной
формы
— после списка присутствующих или
приглашенных указывается порядковый
номер вопроса по повестке дня и печатается
заголовок доклада. Пункт повестки дня
подчеркивается и под чертой печатают
ФИО докладчиков и выступающих в порядке
их выступления. Название каждого доклада
заканчивается протокольным решением
или постановлением.

ЛЕКЦИЯ
4.

«ДОКУМЕНТАЦИЯ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»

План:

1.
Документация по личному составу

2.
Состав и последовательность расположения
документов в личном деле

3.
Доверенности, расписки

4.
Трудовые книжки

1.
Документация
по личному составу

Документы,
создаваемые при оформлении приема,
увольнения, перемещения сотрудников,
предоставления отпуска, поощрения,
составляют группу документов
по личному составу.

К
таким документам относятся:

приказы
по личному составу;
заявления;
характеристики;
трудовые
книжки;
личные
карточки;
все
документы, входящие в состав личного
дела.

Документация
по личному составу ведется с момента
поступления трудящихся на предприятие.
Она выделена в самостоятельную группу,
что обусловлено ее исключительной
важностью и рядом особенностей
документирования.

В
настоящее время разработана и применяется
подсистема
унифицированных форм документов по
обеспечению кадрами органов государственного
управления.
Эта подсистема входит составной частью
в Унифицированную систему
организационно-распорядительной
документации и рекомендована для
использования на всех уровнях управления.

В
состав подсистемы входят унифицированные
формы документов, обеспечивающие
реализацию задач по приему, переводу,
увольнению, поощрению, предоставлению
отпусков, оформлению дисциплинарных
взысканий, а также инструкция по
применению унифицированных форм
документов.

В
учреждениях, где отсутствует отдел
кадров, все операции, связанные с приемом,
перемещением, расстановкой и увольнением
сотрудников, выполняет руководитель.

При
поступлении на работу граждане подают
письменное заявление,
в котором излагают просьбу о зачислении
на предприятие, указывая свою профессию,
квалификацию, специальность, должность.
В настоящее время основанием для приема
на работу является еще и контракт.

Заявление
о приеме на работу составляется в
произвольной форме рукописным способом
на бумаге формата А4.

Для
заявления характерны следующие реквизиты:

адресат
(кому адресуется заявление);
заявитель
(ФИО указывается полностью);
место
проживания заявителя;
наименование
вида документа (заявление);
текст;
подпись
заявителя;
дата
составления.

В
заявлении не принято писать предлог
«от» (кого), а также употреблять архаизмы
и канцеляризмы типа «весьма убедительно»,
«прошу не отказать», «заранее Вам
признателен» и т.п.

Заявление
о приеме на работу после его рассмотрения,
а также ознакомления с остальными
необходимыми документами, является
основанием
для издания приказа
о приеме на работу.
В случае принятия отрицательного решения
заявителю сообщают о нем устно или
письменно (по указанному в заявлении
адресу).

Приказами
по личному составу оформляется прием
на работу, перемещение по службе,
увольнение, предоставление отпусков,
объявление поощрений, применение мер
воздействий к нарушителям дисциплины
и т.п. На крупных предприятиях эти же
правоотношения иногда регулируются
приемными, увольнительными, переводными
и отпускными записками. Встречается и
смешанная форма, когда прием, перемещение
и увольнение руководящего состава и
инженерно-технического персонала
оформляются приказами, а рабочих массовых
профессий – записками.

Приказы
по личному составу оформляют на общих
бланках. В заголовке к тексту такого
приказа пишутся слова: о приеме на
работу; о переводе на другую работу; об
увольнении и т.д. В приказах по личному
составу констатирующая часть может
отсутствовать. Распорядительная часть
делится на пункты.

Каждый
пункт приказа по личному составу
начинается глаголом, обозначающим
действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,
ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д.

Приказ
по личному составу должен по каждому
пункту содержать основание, в котором
указываются документы, послужившие
основанием для издания приказа.

Основным
документом по учету личного состава в
учреждении является личная
карточка
рабочих и служащих (заполняется после
издания приказа о приеме на работу
конкретного гражданина). Форма карточки
типовая (форма Т2), все записи в карточке
должны быть документально обоснованы.
На основании паспорта указываются
фамилия, имя, отчество, год и месяц
рождения, гражданство, номер, серия и
срок действия паспорта, кем и когда он
выдан, домашний адрес. Данные об общем
и непрерывном стаже работы, а также о
перемещениях сотрудника указывают на
основании записей в трудовой книжке.

Заполняются
личные карточки от руки или машинописным
способом. Графы, в которых возможно
частое внесение изменений, заполняют
карандашом.

По
краям личной карточки предусмотрена
зона для кодирования содержащейся в
ней информации о работнике, что дает
возможность оперативного поиска нужной
карточки с помощью соответствующих
технических средств.

В
обязательном порядке проставляется
дата заполнения карточки и подпись
лица, на которое она заведена. При
увольнении работника в карточке
проставляется дата и номер приказа и
причины увольнения. Эти сведения должны
заполняться с особой тщательностью,
так как они нередко служат основанием
для подтверждения трудового стажа.

Трудовой
контракт
– это договор, фиксирующий письменное
соглашение между организацией и частным
лицом об установлении трудовых отношений
и регулирующих эти отношения.

Трудовой
контракт составляется в двух экземплярах,
каждый из которых имеет одинаковую
юридическую силу. Один экземпляр договора
хранится в организации, второй – у
работника.

Реквизиты
трудового контракта:

наименование
вида документа;
дата;
регистрационный
номер документа;
место
составления;
текст;
подписи;
печать.

Текст
договора должен подробно указывать
условия работы, оплату труда, права и
обязанности работника, условия отдыха,
социального страхования, дату начала
и окончания работы. Контракт может
содержать и другие условия (например,
испытательный срок).

Трудовой
контракт, подписанный руководителем
организации и работником, хранится в
личном деле работника.

Автобиография
— документ, который автор составляет
самостоятельно. Автобиография типового
формуляра не имеет и составляется
произвольно. Однако отдельные составные
части и реквизиты должны содержаться
в автобиографии обязательно. Пишут
автобиографию рукописным способом на
листе бумаги формата А4 или на специальном
бланке при поступлении на работу, на
учебу. Форма изложения — повествовательная
(от первого лица). Все сведения даются
в хронологическом порядке и с таким
расчетом, чтобы можно было составить
представление о жизненном пути, деловой
квалификации и общественно-политической
деятельности данного человека.

В
автобиографии обычно указывают:

имя,
отчество и фамилию автора;
число,
месяц и год рождения, место рождения;
сведения
о родителях (ФИО, место работы);
образование
и специальность по образованию;
вид
трудовой деятельности;
последнее
место работы и должность;
награды
и поощрения;
участие
в общественной жизни;
семейное
положение и состав семьи;
домашний
адрес и телефон;
дату;

12 личную
подпись.

В
настоящее время при устройстве на работу
оформляется резюме, которое является
визитной карточкой работника. Резюме
может быть кратким или полным, но
необходимо, чтобы все было сформулировано
достаточно четко и ясно. В отличие от
автобиографии, где приводятся сведения
биографического характера в хронологической
последовательности, в резюме его автор
может указать свои пожелания: на какую
должность он претендует, сферу
деятельности, в которой хотел бы себя
реализовать и т.д.

В
тексте резюме указывают персональные
данные (дату рождения, семейное положение,
состав семьи). Следующий пункт –
образование. Необходимо указать учебное
заведение, где получено образование,
сроки обучения в нем, название полученной
специальности. Если соискатель закончил
несколько учебных заведений, то их
указывают в хронологической
последовательности. Следует назвать и
законченные курсы, сроки обучения, новую
специальность. Далее в резюме отмечается
опыт работы (обычно в обратном
хронологическом порядке): когда и в
какой организации работал, занимаемая
должность и должностные обязанности.
В резюме можно указать, какими навыками
владеет соискатель (знание компьютера,
иностранных языков, водительские права
и т.п.).

2.
Состав
и последовательность расположения
документов в личном деле

На
каждого сотрудника учреждения,
организации, предприятия в отделе кадров
заводится личное
дело.

Личное
дело представляет
собой совокупность документов, содержащих
сведения о трудовой деятельности
работника. Личные дела являются важным
источником для изучения деятельности
учреждений, организаций и предприятий.

В
состав документов личного дела должны
входить в порядке перечисления следующие
документы:

1)
внутренняя опись документов, имеющихся
в личном деле;

2)
заявление о приеме на работу, направление
или представление;

3)
анкета или личный листок по учету кадров;

4)
автобиография;

5)
копии документов об образовании;

6)
выписки из приказов (о приеме, перемещении,
увольнении);

7)
дополнение к личному листку по учету
кадров;

дополнение к личному делу по учету
поощрений;

9)
справки и другие документы, относящиеся
к данному лицу.

Справки
с места жительства, медицинские справки
о состоянии здоровья и другие документы
второстепенного характера группируются
отдельно от личных дел. Не помещаются
в личное дело также выписки из приказов
о наложении взысканий, о поощрениях, об
изменении фамилии в связи с тем, что эти
записи делают в дополнение к личному
листку по учету кадров и в дополнение
к личному делу по учету поощрений.

Личные
листки по учету кадров,
помещаемые в личное дело работника,
представляют собой перечень вопросов
о биографических данных работника,
образовании, семейном положении,
пребывании за границей и др.

В
«Дополнение
к личному листку по учету кадров»
заносятся сведения о прохождении службы
работников организации: в первый раздел
– сведения о перемещениях, увольнении
(с указанием причин); во второй – данные
об изменениях в образовании, семейном
положении, о повышении квалификации
сотрудника, награждениях и др. сведения.

При
формировании личных дел учреждению
разрешается изготовлять копии необходимых
документов. Снимать копию можно только
с подлинника. В нотариальных конторах
имеются бланки для снятия копий с
документов, касающихся личных прав и
интересов граждан.

3.
Доверенности,
расписки

К
документам по личному составу относят
и такие документы личного характера,
как доверенность
и расписка.

Доверенность
—
документ, который организация или
предприятие выдает должностным лицам
на получение ими от поставщиков
товароматериальных ценностей.

Доверенности
оформляются на трафаретных бланках,
подразделяются на официальные
и личные.

Реквизиты
официальной
доверенности:

название
вида документа;
полное
наименование организации, выдавшей
доверенность, и ее адрес;
дата
выдачи доверенности;
номер;
срок
действия доверенности;
должность,
ФИО лица, которому доверяется получить
ценности;
серия,
номер и дата выдачи паспорта получателя
доверенности, наименование организации,
в которой должны быть получены
товароматериальные ценности, и документ,
являющийся основанием;
перечень
и количество товароматериальных
ценностей;
образцы
подписи получателя доверенности;
подписи
руководителя организации и главного
бухгалтера;
печать
организации.

Официальная
доверенность выдается бухгалтерией в
одном экземпляре под расписку лицам,
которым поручается получение ценностей.

Реквизиты
личной
доверенности:

название
вида документа;
ФИО
лица, выдавшего доверенность;
ФИО
лица, которому выдана доверенность;
содержание
доверенности;
наименование
организации, в которой должны быть
произведены операции по доверенности;
подпись
лица, выдавшего доверенность;
дата
выдачи доверенности;
должность
и подпись лица, удостоверяющего подпись
доверителя;
дата
удостоверения подписи;
печать.

Для
юридической полноценности документа
следует указывать срок действия
доверенности. В противном случае этот
документ сохраняет силу в течение года
со дня выдачи.

При
получении денег или материальных
ценностей по доверенности необходимо
предъявить паспорт или заменяющий его
документ.

Расписка
—
письменный документ, подтверждающий
какое-либо совершившееся действие, чаще
всего получение денег или материальных
ценностей от учреждения или частного
лица. Составляется расписка в произвольной
форме, но должна включать следующие
основные сведения:

наименование
документа;
должность,
ФИО лица, дающего расписку;
сумму
денег или наименование материальных
ценностей;
дату;
подпись
автора.

Полученную
сумму в расписке указывают цифрами, а
в скобках — прописью (словами). В этом
документе категорически
не допускается каких-либо исправлений
или подчисток.
Все свободные места между текстом и
подписью перечеркивают. Составляют
расписку в одном экземпляре и хранят
наравне с денежными и ценными документами.

4.
Трудовые
книжки

Трудовая
книжка —
это основной документ, подтверждающий
трудовую деятельность рабочих и служащих.
Она служит для установления общего,
непрерывного и специального стажа.
Порядок заполнения этого документа
регламентируется КЗоТ и другими
нормативными актами.

Если
до поступления на работу в данную
организацию гражданин не имел трудового
стажа, то трудовая книжка заводится
впервые (не позднее недельного срока
начала его работы); если же он работал,
то обязан предоставить трудовую книжку
администрации. Трудовая
книжка заводится только один раз.
Законом запрещается передача трудовых
книжек в пользование другим лицам,
запрещается также иметь несколько
трудовых книжек. Это уголовно наказуемые
правонарушения.

Трудовая
книжка выдается работнику при увольнении
под расписку. В случае утери трудовой
книжки ее дубликат выдается по последнему
месту работы.

Прием
на работу без трудовой книжки не
допускается.

В
том случае, если работник предварительно
решает вопрос о переходе на другую
работу, а также при оформлении на работу
по совместительству, ему выдается
заверенная выписка из его трудовой
книжки (заверяется подписями руководителя,
начальника отдела кадров и гербовой
печатью учреждения).

Все
записи в трудовой книжке следует
производить в строгом соответствии с
формулировками приказов по личному
составу, на основании которых записи
вносятся. В
трудовой книжке нельзя допускать
помарок, подчисток и других исправлений.
Если все же возникает необходимость
исправления записи, то эти исправления
специально оговариваются и удостоверяются
подписью и печатью.

В
трудовую книжку вносятся:

сведения
о работнике (ФИО, дата рождения,
образование, профессия, специальность);
сведения
о работе (прием на работу, перевод на
другую работу, увольнение).

В
трудовую книжку вносятся также сведения
о награждениях, поощрениях и т.д. Взыскания
в трудовые книжки не записываются.

С
каждой записью, вносимой в трудовую
книжку, о назначении, перемещении,
увольнении администрация обязана
ознакомить владельца этой книжки.

В
том случае, если трудовая книжка (особенно
раздел «Сведения о работе») заполнена,
выдается вкладыш, в котором продолжается
ведение записей. На самой книжке делается
надпись «Выдан вкладыш серия ______ №
________».

При
увольнении все записи, вносимые в
трудовую книжку, должны быть заверены
подписью руководителя учреждения или
специально уполномоченного лица и
печатью.

Последняя
запись организации заверяется подписью
руководителя или установленного
должностного лица и печатью.

ЛЕКЦИЯ
5.

«Служебная
переписка»

План:

1.
Введение

2.
Правила оформления служебных писем

3.
Некоторые виды писем

4.
Разновидности служебных писем

1.
Введение

Официальное
письмо — один из важнейших каналов связи
предприятия, организации, учреждения
с внешним миром. Посредством письма
ведутся преддоговорные переговоры,
выясняются отношения между предприятиями,
излагаются претензии. Письма сопровождают
материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря
на наличие современных форм связи:
телефона, телеграфа, факса, модемной
связи и т.п., — объем переписки даже на
небольшом предприятии весьма велик.
Однако диапазон управленческих ситуаций,
дающих повод для составления деловых
писем, далеко не беспределен и поддается
сравнительно четкой классификации.
Огромное количество писем при однотипности
управленческих ситуаций, требующих их
составления, вызывает острую необходимость
в унификации делового письма.

Сегодня
во многих странах активно идет процесс
унификации делового письма. Так, в Англии
разработан кодифицированный стиль
официального общения, известный под
названием Zip-Code, что в буквальном переводе
означает «код-молния». Но особенно
сильна тенденция к унификации
делопроизводства в США, что обусловлено
широкой автоматизацией информационных
процессов в управлении.

Унификация
затрагивает все уровни и аспекты языка:
его словарный состав, морфологию,
синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.
В частности, поскольку деловые письма
отражают в основном не индивидуальные,
а групповые интересы — интересы
государственных учреждений, фирм,
компаний и т.д., практически во всех
странах мира письма составляются чаще
всего от имени коллективного субъекта.
Иными словами, унифицированный стиль
изложения в деловой переписке в сфере
промышленности и торговли имеет свою
социальную базу, коллективный характер
производственных отношений. Технической
его базой является компьютеризация.

Письмо
— обобщенное название различных
документов, выделяемых в связи с особым
способом передачи текста (пересылаются
по почте).

Источник

I вариант.

II вариант.

6. Цель регистрации документов заключается:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

9. Элемент, который не входит в заверительную надпись:
а) должность
б) дата
в) индекс +

10. В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет

16. Распоряжение издается:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.

1. Гарантийное письмо – это:
A) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
B) документ, содержащий приглашение на мероприятие
C) документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)
D) документ, подтверждающий получение ценностей

2. Дайте определение документа:
A) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве
B) совокупность реквизитов официального письма
C) стандартное расположение материала
D) текст

3. Дайте определение формуляра-образца:
A) совокупность реквизитов делового письма
B) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
C) совокупность реквизитов приказа
D) совокупность реквизитов акта

4. Дата документа оформляется следующим образом:
A) 1 февраля 1997
B) 1 февраля 97 г.
C) 01.02.97 г.
D) 01.02.97

5. Дата документа — это:
A) дата его подписания, принятия
B) дата его составления
C) дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события
D) дата события

6. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может:
A) вещественность;
B) атрибутивность;
C) структурность;
D) верного варианта ответа нет.

7. Деловые письма обычно заканчивают фразами:
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) с уважением …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) в связи …

8. Делопроизводство — это:
A) правильное оформление документов.
B) организация документооборота в учреждении.
C) совокупность документов, отражающих управленческую деятельность учреждения.
D) совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении.

9. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:
A) документационное обеспечение управления
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) система документации

10. Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы — это:
A) должностная инструкция
B) устав
C) положение
D) штатное расписание

11. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.:
A) объяснительная записка
B) докладная записка
C) акт
D) протокол

12. Какая функция относится к общим функциям документа:
A) общекультурная;
B) информационная;
C) правовая;
D) упорядочивающая.

13. Как должно происходить деление документов:
A) на роды, подвиды, подроды, разновидности;
B) на роды, виды, подвиды, разновидности;
C) на виды, подвиды, разновидности, роды;
D) на подвиды, подроды, разновидности.

14. Документационное обеспечение управления — это:
A) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
B) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.

15. ЕГСД — это:
A) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
B) комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

16. Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:
A) неопубликованный;
B) тайный;
C) непубликуемый;
D) непериодический.

17. Что относится к признакам документа:
A) функциональность информации;
B) тождественность самому себе;
C) законность;
D) завершенность сообщения.

18. Какой логический прием, используется при создании документов:
A) определение;
B) установление;
C) обоснование;
D) разъяснение.

19. Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите
A) договорное письмо
B) рекламное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-приглашение

20. Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите
A) договорное письмо
B) информационное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-претензию

21. Укажите отличительное свойство документа:
A) копийность;
B) юридическая сила;
C) множественность;
D) точность.

22. Если Вам необходимо пригласить организацию или должностное лицо на совещание, встречу, Вы составите
A) письмо-приглашение
B) сопроводительное письмо
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо

23. Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-подтверждение
C) договорное письмо
D) информационное письмо

24. Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-уведомление
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо

25. Если Вам необходимо составить письмо, сопровождающее договор, то оно будет носить название (по содержанию)
A) письмо-подтверждение
B) договорное
C) сопроводительное
D) письмо-уведомление

26. Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите
A) информационное письмо
B) договорное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-подтверждение

27. Если распорядительная часть текста начинается словами “обязываю”, то это
A) приказ
B) заявление
C) распоряжение
D) указание

28. Если распорядительная часть текста начинается словами “предлагаю”, то это
A) приказ
B) распоряжение
C) инструкция
D) указание

29. Индекс документа оформляется следующим образом
A) 13.14
B) пк 11.
C) сд 16.
D) 13/14

30. Индекс документа — это
A) порядковый номер регистрации
B) индекс структурного подразделения
C) цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения
D) номер дела по номенклатуре дел

31. Интервал — это
A) рабочее поле
B) служебное поле
C) положение табулятора
D) расстояние между основаниями смежных строк

32. Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов — это
A) докладная записка
B) акт
C) протокол
D) объяснительная записка

33. Исполнительное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
C) работа с документами, проводившаяся в министерствах
D) работа с документами, проводившаяся в приказах

34. Коллежское делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
B) работа с документами, проводившаяся в приказах
C) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
D) работа с документами, проводившаяся в министерствах

35. Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия — это
A) распорядительные документы
B) устав
C) справочно-информационные
D) организационные документы

36. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии — это
A) система документации
B) ЕГСД
C) документационное обеспечение управления
D) стандартизация

37. Назовите виды докладных записок
A) информационные, отчетные
B) внутренние, внешние
C) отчетные, внутренние
D) информационные, отчетные, внутренние, внешние

38. Назовите два основных формата, на которых оформляются документы ОРД
A) А 5 (148х210 мм); А 3 (297х420 мм)
B) А 4 (210х297 мм); А 5 (148х210 мм)
C) А 5 (148х210 мм); А 6 (105х148 мм)
D) А 3 (297х420 мм); А 4 (210х297 мм)

39. Назовите документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах
A) памяти
B) отписки
C) акт
D) грамоты

40. Назовите документ, не входящий в группу распорядительных документов
A) структура и штатная численность
B) указание
C) приказ
D) постановление

41. Назовите документ, не входящий в состав информационно-справочных
A) протокол
B) справка
C) распоряжение
D) акт

42. Назовите документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства
A) жалованная грамота
B) указ
C) приговор
D) акт

43. Назовите нормативный документ, на основании которого оформляются документы ОРД
A) инструкция по делопроизводству
B) положение об архивном фонде РФ
C) ГОСТ 6.30.-2003
D) ГОСТ 16.48.7-70

44. Назовите раздел, не входящий в текст устава
A) регламент деятельности
B) общие положения
C) организационное единство
D) должностные обязанности

45. Назовите реквизит, не входящий в формуляр акта
A) подпись
B) текст
C) адресат
D) заголовок

46. Назовите реквизит, не входящий в формуляр решения
A) текст
B) заголовок
C) ссылка на индекс и дату входящего документа
D) подпись

47. Назовите реквизит, не входящий в формуляр устава
A) название организации
B) наименование министерства или ведомства
C) наименование вида документа
D) адресат

48. Назовите цели доклада
A) аргументация
B) информирование и убеждение
C) доказательство
D) убеждение

49. Назовите части текста приказа
A) констатирующая, вводная
B) констатирующая, распорядительная
C) основная, распорядительная
D) вводная, основная

50. Обязательный признак на документе, установленный законом — это
A) интервал
B) реквизит
C) положение табулятора
D) эмблема

51. Организационно-распорядительная документация — это
A) унифицированный документ
B) совокупность реквизитов
C) совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления
D) унифицированная форма

52. Организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц — это
A) штатное расписание
B) должностная инструкция
C) устав
D) положение

53. Организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей — это
A) правила внутреннего и трудового распорядка
B) устав
C) штатное расписание
D) структура и штатная численность

54. Организация работы с документами в коллегиях носит название
A) коллежское делопроизводство
B) советское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство

55. Организация работы с документами в министерствах носит название
A) советское делопроизводство
B) коллежское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство

56. Основное правило, которого следует придерживаться при подаче телефонограммы
A) передавать только краткую, срочную информацию
B) при регистрации телефонограммы использовать журнал регистрации входящих документов
C) текст — более 100 слов
D) использовать максимум специальных терминов

57. Основные части текста протокола
A) констатирующая, вводная
B) основная, распорядительная
C) констатирующая, распорядительная
D) вводная, основная

58. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. 634635 г. Новосибирск ул. Ленина, д. 15.
A) резолюция
B) адресат
C) виза согласования
D) виза заверения

59. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Plan 1. doc Симкина 13.01.98
A) отметка о заверении копии
B) отметка о поступлении
C) исполнитель
D) отметка о переносе данных на машинный носитель

60. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: ВЕРНО Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина
A) гриф утверждения
B) отметка о заверении копии
C) подпись
D) резолюция

61. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Генеральный директор л/п И.К.Сомов
A) виза
B) текст
C) подпись
D) заголовок

62. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Зам. директора Плюхину И.К. Обеспечить условия выполнения поставок до 16.01.2003. л/п 18.11.2003
A) подпись
B) заголовок
C) виза
D) резолюция
63. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: НИИДАД 13.01.98 № 36/17
A) исполнитель
B) отметка о поступлении
C) гриф утверждения
D) отметка о заверении копии

64. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Об информационном обеспечении
A) виза
B) заголовок
C) резолюция
D) текст

65. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35
A) гриф утверждения
B) исполнитель
C) резолюция
D) отметка о заверении копии

66. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: УТВЕРЖДАЮ Директор л/п И.О.Ф. 13.02.98
A) гриф утверждения
B) заголовок
C) резолюция
D) подпись

67. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Юрист л/п И.К. Симонов 10.11.2004
A) адрес
B) резолюция
C) виза
D) гриф утверждения

68. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «Вх. № 0000 Дата 00.00.00»
A) резолюция
B) отметка о поступлении документа
C) отметка о наличии приложений
D) подпись

69. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “02.03.98.”
A) подпись
B) дата
C) резолюция
D) отметка о наличии приложений

70. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “13/14”
A) индекс
B) отметка о наличии приложений
C) резолюция
D) подпись

71. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “приложение: на 3 л. в 2 экз.”
A) отметка о наличии приложений
B) подпись
C) дата
D) резолюция

72. Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка
A) организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим
B) должностной и численный состав предприятия
C) научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц
D) порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений

73. Перечислите основные виды бланков
A) общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
B) существует только бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
C) существует только общий бланк
D) существует только бланк для писем

74. Перечислите основные элементы доклада
A) основная часть; выводы (рекомендации)
B) вступление; выводы (рекомендации)
C) вступление; основная часть
D) вступление; основная часть; выводы (рекомендации)

75. Перечислите цели изучения делопроизводства
A) определить роль служб ДОУ.
B) показать значение работы с документами в жизни общества.
C) овладение основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота.
D) привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством.

76. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
B) в связи с …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) с уважением …

77. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) мы надеемся на Вашу заинтересованность …
C) с уважением …
D) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…

78. Письмо чаще всего начинается словами
A) в связи с …
B) с уважением …
C) в соответствии с …
D) уважаемые господа …

79. Письмо-напоминание — это
A) документ, подтверждающий получение ценностей
B) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
C) документ, содержащий приглашение на мероприятие
D) документ, содержащий информацию о проводимом мероприятии

80. Под “совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности” подразумевают
A) систему документирования
B) унифицированную форму
C) унифицированный документ
D) систему документации
81. Правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован — это
A) указание
B) приказ
C) распоряжение
D) решение

82. Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия — это
A) приказ
B) указание
C) решение
D) распоряжение

83. Правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений — это
A) положение
B) устав
C) должностная инструкция
D) штатное расписание

84. Приказное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в министерствах
C) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
D) работа с документами, проводившаяся в приказах

85. Причины издания указания раскрываются в
A) вводной части текста
B) распорядительной части текста
C) констатирующей части текста
D) основной части текста

86. Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве — это
A) система документации
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) документационное обеспечение управления

87. Работа с документами, проводившаяся в приказах, носит название
A) приказное делопроизводство
B) исполнительное делопроизводство
C) коллежское делопроизводство
D) советское делопроизводство

88. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это
A) решение
B) указание
C) распоряжение
D) приказ

89. Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями, по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций) — это
A) приказ
B) решение
C) указание
D) распоряжение

90. Расстояние между основаниями смежных строк это
A) служебное поле
B) положение табулятора
C) рабочее поле
D) интервал

91. Реквизит — это
A) обязательный признак на документе, установленный законом
B) система документации
C) служебное поле
D) рабочее поле

92. Реквизит “виза ознакомления” выглядит следующим образом:
A) секретарь л/п Ф.И.О. 00.00.00
B) юрист л/п 00.00.00
C) секретарь Ф.И.О. л/п 00.00.00
D) с приказом ознакомлен: л/п 00.00.00

93. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности — это
A) штатное расписание
B) положение
C) должностная инструкция
D) устав

94. Система документации — это
A) совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности
B) совокупность реквизитов
C) документ, содержащий первичную информацию
D) система документации, созданная по единым правилам и требованиям

95. Совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления — это
A) кадровая документация
B) бухгалтерская документация
C) техническая документация
D) ОРД

96. Совокупность документов, отражающих распорядительную деятельность — это
A) отчетные документы
B) информационно-справочные документы
C) распорядительные документы
D) организационные документы

97. Совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов — это
A) распорядительные документы
B) организационные документы
C) отчетные документы
D) информационно-справочные документы

98. Совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении — это
A) система документирования
B) система документации
C) документооборот
D) делопроизводство

99. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации — это
A) выписка
B) формуляр-образец
C) бланк
D) документ

100. Стандартизация — это
A) стандартное расположение материала.
B) согласование с текстом заинтересованных лиц.
C) употребление устойчивых оборотов.
D) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.

Список литературы

1. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие Юнити-Дана
2. Кудрявцев В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Румынина Л.А. — Документационное обеспечение управления (Книга)
4. Ю.Д. Бахтеев , В.Ф. Захаров , И.Н. Наумов.
Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие.

Источник

1. Отметьте, что такое документооборот:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания

2. Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:
а) составление проекта и согласование
б) проверка правильности оформления
в) подписание и регистрация
г) все варианты правильные +

3. Отметьте, что включает в себя регистрация документа:
а) проставление регистрационного номера
б) проставление даты
в) все варианты правильные +

4. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит следующее:
а) карточки на исполненные документы
б) карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
в) оба ответа правильные +

5. Выберите то, что не является документом, который инициирует решение:
а) проект документа;+
б) заключение;
в) докладная записка.

6. Выберите, чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта:
а) Надписью «проект» в верхнем поле справа;+
б) Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
в) Проект оформляется на специальном бланке.

7. Отметьте, какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения:
а) Распорядительная;+
б) Констатирующая;
в) Вводная.

8. Индивидуальные сроки исполнения указываются в данном месте:
а) в тексте документа или в резолюции +
б) в тексте монографий
в) в резолюции

9. Определите основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
а) планирование
б) учет и отчетность, финансирование и т.д
в) оба ответа правильные +

10. Выберите, что понимают под служебным полем:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов

11. Отметьте, что такое бланк документа:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные

12. Выберите, что такое уставы:
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте

13. Определите, что такое должностная инструкция:
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +

14. Отметьте, что называется справкой:
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные

15. Отметьте, что не относится к учредительным документам юридического лица?
а) Протокол собрания учредителей;+
б) Устав;
в) Учредительный договор.

16. Определите, что такое положение о структурном подразделении:
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.

17. Дата должностной инструкции это:
а) дата ее утверждения;+
б) дата ее составления;
в) дата ознакомления с ней работника.

18. Выберите верный ответ. Под правовым актом, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа, подразумевается:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.

19. Определите, на какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия?
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.

20. Распоряжение издается так:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.

21. Укажите, на какие две основные группы можно подразделить все инструкции:
а) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц
б) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения)
в) оба ответа правильные +

22. Бланки имеют следующие поля:
а) правое и нижнее – не менее 10 мм
б) левое – 20 мм
в) верхнее – не менее 20 мм
г) все ответы верны +

23. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы, бывают:
а) общий бланк для всех видов ОРД
б) бланк конкретного вида документа, кроме письма
в) оба ответа правильные +

24. Выберите верный ответ. Реквизит – это обязательный элемент, который:
а) присущий определенному виду документа +
б) присущий как общий
в) присущий элементу

25. Определите, что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей

26. Укажите факты, которые излагаются в первой и во второй частях справки:
а) в первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные +
б) в первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные
в) в первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию

27. Определите, что такое делопроизводство:
а) сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами
б) отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами +
в) отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

28. Все официальные документы имеют определенные функции. Выберите данные функции.
а) общие и специальные +
б) общие и основные
в) деловые и общие

29. От чего зависит состав документов в организации?
а) объема и характера взаимосвязей в организации
б) порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность)
в) всё, перечисленное ранее +

30. Определите, что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

31. Выберите, что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +

32. Выберите, что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +

33. Отметьте, что представляет из себя справочный аппарат:
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

34. Какова цель регистрации документов?
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

35. Классификация документов – что это?
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +

Источник

Делопроизводство…

Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов

Правильный ответ

Документационное обеспечение (управления)…

Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Правильный ответ

Официальный документ…

Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Правильный ответ

Документооборот…

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Правильный ответ

Государственное регулирование делопроизводства в РФ осуществляет…

Федеральная архивная служба РФ (Росархив)

Правильный ответ

Право устанавливать минимальные сроки хранения документов имеет:

Федеральная архивная служба (Росархив)

Правильный ответ

Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

инструкция по делопроизводству

Правильный ответ

Какой нормативный документ определяет основные понятия делопроизводства?

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД

Правильный ответ

Какой нормативный документ определяет основные правила оформления организационно-распорядительной документации?

Приказ от 14 января 1991 года N 21 «Об утверждении «Правил составления и оформления организационно-распорядительной документации»

Правильный ответ

Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа:

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

завершения исполнения или отправления

Правильный ответ

Документ — это

зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Правильный ответ

Определение понятия «документ» содержится в…

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД

Правильный ответ

Личный документ — это

официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение

Правильный ответ

Какие функции имеют все официальные документы:

общие и специальные

Правильный ответ

Состав документов в организации зависит от:

все вышеперечисленное

Правильный ответ

Унификация документов – это:

установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

Правильный ответ

Годовой объем документооборота – это:

исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата

Правильный ответ

Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:

все вышеперечисленные

Правильный ответ

Регистрация документа включает в себя:

все вышеперечисленные

Правильный ответ

Какие технологические недостатки имеет журнальная форма регистрации:

все выше перечисленное.

Правильный ответ

Где указываются индивидуальные сроки исполнения

в тексте документа или в резолюции

Правильный ответ

Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

все перечисленные

Правильный ответ

Под служебным полем понимают…

место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения

Правильный ответ

Уставы – это:

сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики

Правильный ответ

Должностная инструкция – это:

организационно — распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно — технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц

Правильный ответ

Составление доклада – это

мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада

Правильный ответ

Справка – это

документ, подтверждающий какие-либо факты или события

Правильный ответ

Все инструкции можно разделить на две основные группы…

все вышеперечисленные

Правильный ответ

Какие виды бланков предполагают ГОСТы?

все перечисленные

Правильный ответ

Реквизит – обязательный элемент:

присущий определенному виду документа

Правильный ответ

Формуляр-образец – это

совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов

Правильный ответ

Справочный аппарат представляет собой:

картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов

Правильный ответ

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся

все перечисленные

Правильный ответ

В чем заключается цель регистрации документов?

все перечисленные

Правильный ответ

Требования, предъявляемые к документообороту

все вышеперечисленные

Правильный ответ

Что такое «классификация документов» – это?

деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия

Правильный ответ

Юридическая сила – это…

свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Правильный ответ

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в:

Протоколах

Правильный ответ

Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает:

Юридическую силу документов, оперативность и качественное составление документов, организацию быстрого поиска документов, активное использование ЭВМ при составлении документов

Правильный ответ

Укажите варианты неверного датирования служебных документов:

Верно п.п.1,2,3.

Правильный ответ

Бланк для внешних документов включает реквизиты:

Эмблема предприятия, его наименование, почтовый адрес, номер контактного телефона, дата и номер документа

Правильный ответ

Для наилучшего понимания смысла документа наиболее значимую часть нужно размещать

В середине текста

Правильный ответ

Правовой статус работника организации регламентируется

положением о структурном подразделении

Правильный ответ

К организационным документам относятся:

Устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции

Правильный ответ

Датой вступления приказа в силу является

Дата его подписания руководителем

Правильный ответ

Бланки протокола содержат следующие реквизиты:

наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, текст, подписи

Правильный ответ

В тексте протокола краткой формы указываются:

список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения

Правильный ответ

Каким документом оформляется списание материалов?

Актом

Правильный ответ

Документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации, является:

докладная записка

Правильный ответ

К документам по личному составу относятся:

Личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате

Правильный ответ

Четкая организация работы с документами необходима для:

создания оптимальных условий для всех видов работ с документами

Правильный ответ

На рассмотрение руководства передаются:

все подлежащие исполнению документы

Правильный ответ

Внутренние документы:

регистрируются в день подписания

Правильный ответ

Какие документы относятся к нерегистрируемым?

Верно п.п.1,2.

Правильный ответ

Основная цель организации контроля исполнения – . . .

обеспечение своевременного и качественного исполнения документов

Правильный ответ

Когда документ считается исполненным и снимается с контроля?

после предоставления документированного подтверждения исполнения

Правильный ответ

Номенклатура дел предназначена для:

Группировки исполненных документов в дела и их учета.

Правильный ответ

Когда в номенклатуре дел указывается количество заведенных томов?

В конце календарного года

Правильный ответ

Планово-отчетные документы группируются в дела по:

номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам

Правильный ответ

Приложения к документам помещаются в дело…

присоединяются к документам, к которым они относятся

Правильный ответ

В задачи экспертной комиссии входит:

отбор и подготовка документов к передаче в государственный архив

Правильный ответ

Экспертная комиссия возглавляется:

одним из заместителей руководителя учреждения

Правильный ответ

Ответственность за ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов возлагается на:

секретаря комиссии

Правильный ответ

В задачи архива входят:

Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;Учет и обеспечение сохранности документов;Создание научно-справочного аппарата к документам архива;Использование хранящихся в архиве документов;Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Правильный ответ

После истечения срока использования документа в делопроизводстве он подлежит:

Передаче в архив.

Правильный ответ

Документы передаются в Госархив:

только на постоянное хранение.

Правильный ответ

Текстовый редактор — это

программа для составления и редактирования документов

Правильный ответ

Локальная компьютерная сеть — это

сеть, распространенная внутри офиса

Правильный ответ

Унифицированная система документации (УСД) – это

система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Правильный ответ

Формированием дела называется …

группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

Правильный ответ

Теоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документное коммуникационной деятельности изучает …

общее документоведение

Правильный ответ

… — это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

классифицирование

Правильный ответ

Согласно классификации документов по характеру средств фиксирования информации различают …

текстовые и нетекстовые документы

Правильный ответ

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки

копия

Правильный ответ

Соглашение работодателя и работников, которое устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников и их ответные обязательства по отношению к работодателю, называется:

коллективный договор

Правильный ответ

В отсутствие руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя оформляется следующим образом:

Директор ______________________ Г. В. Сидоров
(личная подпись)

Правильный ответ

… документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы

Исходящий

Правильный ответ

Документопотоки по направлению делятся на … потоки

горизонтальные и вертикальные

Правильный ответ

Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

предупредительным

Правильный ответ

Существуют следующие формы регистрации документов …

журнальная, карточная и электронная

Правильный ответ

Источник