Начальник отдела делопроизводства инструкция должностная инструкция - RukovodstvoRus.ru

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

№ 400-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника отдела делопроизводства ООО «Бета».

1.2. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета».

1.3. Начальник отдела делопроизводства подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Бета».

1.4. На должность Начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа не менее одного года.

1.5. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты в сфере делопроизводства;
− структуру ООО «Бета»;
− организацию делопроизводства;
− схемы документооборота;
− порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– стандарты и унифицированные формы управленческой документации;
− сроки и порядок передачи дел в архив;
− системы организации контроля за исполнением документов;
– средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства;
− оргтехнику и иные технические средства труда;
− основы экономики, организации производства, труда и управления;
− основы трудового законодательства;
− правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности.

1.6. В своей деятельности Начальник отдела делопроизводства руководствуется:
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника отдела делопроизводства его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела делопроизводства выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит организацией работы отдела делопроизводства.
2.2. Организует эффективное взаимодействие работников отдела делопроизводства, направляет их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.3. Контролирует надлежащее выполнение работниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.4. Организует работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.5. Принимает участие в разработке проектов бизнес-планов ООО «Бета», обеспечивает их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.6. Руководит планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представляет проект плана работы на рассмотрение заместителя директора.
2.7. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
2.8. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку отчетов о соблюдении сроков исполнения документов..
2.9. Организует разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.10. Обеспечивает своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.11. Руководит работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота.
2.12. Осуществляет организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3. ПРАВА

Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности канцелярии.
3.3. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.4. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Начальника отдела делопроизводства определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника отдела делопроизводства в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 01.06.2015.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

________________ Д.В. Ефремов

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Источник

Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

1. Общие положения.

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением — указать конкретно).

1.2. Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей структурных подразделений предприятия.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа I категории не менее года.

1.4. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе начальник отдела делопроизводства должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по делопроизводству. <…>

1.5.4. Регламентом работы аппарата управления предприятия.

1.5.5. … (иное — указать конкретно).

1.6. Начальник отдела делопроизводства должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам делопроизводства.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи отдела делопроизводства, возможности отдела по их выполнению.

1.6.4. Полномочия сотрудников отдела делопроизводства, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организации работы аппарата управления предприятия.

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства.

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.6.10. … (иное — указать конкретно).

1.7. Начальник отдела делопроизводства должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч… (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Начальник отдела делопроизводства подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Начальнику отдела делопроизводства подчиняются все сотрудники отдела.

1.10. На время отсутствия начальника отдела делопроизводства его замещает начальник группы хранения документов.

2. Обязанности.

2.1. Начальник отдела делопроизводства обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы отдела делопроизводства, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие сотрудников отдела делопроизводства, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.

2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.

2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

2.1.6. Руководить планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представлять проект плана работы на рассмотрение заместителя директора по управлению.

2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях и на рабочих местах отдела делопроизводства.

2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей отдела делопроизводства.

2.1.9. Руководить работой по организации делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.1.11. Возглавлять работу по разработке унифицированных систем документации, табелей и альбомов форм документов, а также классификаторов документированной информации.

2.1.12. Обеспечивать своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.

2.1.13. Руководить работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.1.14. Осуществлять организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).

2.1.16. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы отдела делопроизводства. <…>

2.1.18. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.20. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы отдела делопроизводства и системы делопроизводства предприятия в целом.

2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

2.1.22. … (иное — указать конкретно).

3. Права.

3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

3.1.2. Давать сотрудникам отдела делопроизводства указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

3.1.5. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы отдела делопроизводства. <…>

3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства компании.

3.1.8. Требовать от сотрудников отдела делопроизводства своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы.

3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.

3.1.11. … (иное — указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности.

4.1. Начальник отдела делопроизводства осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению — по вопросам организации работы отдела делопроизводства, функционирования системы делопроизводства предприятия.

4.1.2. С сотрудниками отдела делопроизводства — по вопросам организации работы отдела, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками структурных подразделений — по вопросам взаимодействия отдела делопроизводства с соответствующими подразделениями.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений — по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений). <…>

4.3. … (иное — указать конкретно).

5. Ответственность.

5.1. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:

5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы отдела делопроизводства, организации делопроизводства предприятия.

5.1.2. За невыполнение решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях <…>

Источник

                                                                  УТВЕРЖДАЮ
                                 Руководитель _________________ ___________
                                               (наименование работодателя)
                                 _____________________ /___________________
                                              (подпись, Ф.И.О.)

Приказ от «___»__________ ____ г. N ______

Должностная инструкция
начальника (руководителя) отдела делопроизводства
(заведующего канцелярией)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела делопроизводства (заведующего канцелярией) (далее — Работник) _____ «____________» (далее — Работодатель).
1.2. Начальник (руководитель) отдела делопроизводства (заведующий канцелярией) относится к категории руководителей.
1.3. На должность начальника (руководителя) отдела делопроизводства принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.
1.4. Работник должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
— Единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации;
— организацию делопроизводства;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— основы трудового законодательства Российской Федерации;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, правила пожарной безопасности;
— Правила внутреннего трудового распорядка;

    — _________________ _______________________ _________________.
           (виды, наименования и реквизиты других актов и документов)
1.5. Работник в своей деятельности руководствуется:
— Положением об отделе делопроизводства (канцелярии);
— настоящей должностной инструкцией;
    — _________________ _______________________ _________________.
      (иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью
                                  Работника)
1.6. Работник подчиняется непосредственно _______________________.
1.7. Требования к квалификации Работника:
среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы
или
начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

2. Должностные обязанности Работника

2.1. Работник исполняет следующие должностные обязанности:
2.1.1. Организует работу канцелярии.
2.1.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.1.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.1.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.1.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
2.1.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.1.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.1.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.1.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
2.1.10. Руководит работниками отдела делопроизводства (канцелярии).

3. Права Работника

3.1. Работник имеет право:
3.1.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
3.1.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
3.1.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
3.1.4. Участие в обсуждении проектов решений руководства Работодателя.
3.1.5. Запрос и получение от структурных подразделений, работников необходимой для выполнения должностных обязанностей информации, документов.
3.1.6. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.1.7. Требование от своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.1.8. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.1.9. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Работодателя, касающимися его деятельности.
3.1.10. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
3.1.11. Представление на рассмотрение своего непосредственного Руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. _________________ _______________________ ________________.
(иные права)

4. Ответственность Работника

4.1. Работник привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение прямого действительного ущерба имуществу Работодателя — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. _________________ _______________________ __________.

5. Заключительные положения

5.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
5.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

_________________ ___________
(должность лица, составившего __________________ _____________________
должностную инструкцию) (подпись) (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.

Согласовано:

Юридическая служба __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.

Отдел кадров __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил) __________________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.

Источник

Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства Администрации Таштыпского сельсовета

Подробности: Опубликовано: 07.11.2019 10:58; Просмотров: 431; Распечатать; Отправить

Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства Администрации Таштыпского сельсовета. Скачать (формат — .doc)

Источник

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Руководителя отдела по документационному обеспечению управления

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя отдела по документационному обеспечению управления [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления отвечает за:

эффективное исполнение поручаемой ему работы;
соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.6. На должность руководителя отдела по документационному обеспечению управления может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.7. Требования к опыту практической работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления: не менее трех лет в области документационного обеспечения управления.

1.8. Особые условия допуска руководителя отдела по документационному обеспечению управления к работе: нет.

1.9. В практической деятельности руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен руководствоваться:

локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией.

1.10. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен знать:

структуру организации, ее подразделения и должности, задействованные в процессах документационного обеспечения управления;
особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации;
законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации;
функциональное наполнение деятельности различных работников и подразделения документационного обеспечения управления организации, а также подчиненных ему структур;
правила нормирования труда и расчета явочной численности делопроизводственного персонала организации;
правила организации рабочих мест работников организации;
требования охраны труда;
формы делопроизводства, определяющие организацию работы подразделения документационного обеспечения управления организации;
правила организационного проектирования для организации;
методики управления персоналом организации;
трудовое законодательство Российской Федерации;
типовые и примерные положения и инструкции в сфере документационного обеспечения управления;
требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов;
правила разработки и оформления документации, регламентирующей документационное обеспечение управления в организации;
участки работы подразделения документационного обеспечения управления организации и их функциональное наполнение;
порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации;
состав специалистов, участвующих в разработке проектов локальных нормативных актов организации;
действующие международные стандарты в области управления документацией;
передовой отечественный опыт и научные разработки в области информационного и документационного обеспечения управления;
рынок информационных услуг, средства сбора, передачи и обработки информации;
порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации;
структура и направления деятельности организации;
функции и порядок взаимодействия подразделений организации;
методы проектирования и планирования работ в организации;
порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации;
методы анализа показателей деятельности по документационному обеспечению управления организации;
правила организации документационного обеспечения управления в соответствии с локальными нормативными актами организации;
правила и методы контроля соблюдения норм в области документационного обеспечения управления;
методы анализа выполнения программ организации и совершенствования документационного обеспечения управления и определения их эффективности;
организация учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам документационного обеспечения управления;
методы нормоконтроля при составлении документов, определения уровня унификации управленческих документов организации;
критерии ценности документов для их использования, хранения или выделения к уничтожению;
методы проектирования и планирования работ по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
современные системы электронного документооборота, используемые в сфере документационного обеспечения управления организации, и их функциональные возможности;
ведущие организации — разработчики систем электронного документооборота для сферы документационного обеспечения управления организации.

1.11. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен уметь:

устанавливать круг компетенций и ответственность заместителей руководителя и работников подразделения документационного обеспечения управления организации;
организовывать коллективную и индивидуальную работу работников подчиненного подразделения организации;
обеспечивать взаимодействие подразделения документационного обеспечения управления со структурными подразделениями и должностными лицами организации;
разрабатывать положение о подразделении и должностные инструкции работников организации;
устанавливать для каждой функции работника отдела документационного обеспечения управления права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации;
принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации;
проводить тестирование и оценку работы подчиненных работников в организации;
организовывать обучение и повышение квалификации делопроизводственного персонала организации;
определять приоритетные направления развития подразделения документационного обеспечения управления организации;
разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации;
внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации;
применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации;
разрабатывать единую политику организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации;
интегрировать делопроизводственные процессы и процедуры в деловые (управленческие) процессы организации;
отражать участие отдельных работников и структурных подразделений организации в ее делопроизводственных процессах;
проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения, утверждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации;
применять меры, обеспечивающие выполнение всеми работниками организации требований, закрепленных в локальных нормативных актах по документационному обеспечению управления организации;
анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области документационного обеспечения управления;
проводить анализ информации о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документами;
оценивать эффективность процессов документационного обеспечения управления организации;
определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию;
принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности;
решать задачи нормативного и методического обеспечения документационного обеспечения управления организации;
обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов;
вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
представлять результаты контрольной деятельности по вопросам документационного обеспечения управления в отчетах организации;
организовывать работу по сбору и систематизации сведений о положении дел в сфере документационного обеспечения управления организации, осуществлять руководство эффективным использованием данных сведений и его контроль;
организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам информационного и документационного обеспечения управления и внесение в них принятых изменений;
своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах руководителей и работников подразделений организации;
принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в сфере документационного обеспечения управления организации;
анализировать информацию о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения управления организации;
выбирать оптимальную систему электронного документооборота, отвечающую задачам документационного обеспечения управления организации;
обосновывать необходимость внедрения системы электронного документооборота в сферу документационного обеспечения управления организации;
организовывать обучение работников организации современным методам работы с документами в сфере документационного обеспечения управления;
актуализировать локальные нормативные акты организации с учетом внедрения современных методов работы с документами.

1129. В период временного отсутствия руководителя отдела по документационному обеспечению управления (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Руководитель отдела по документационному обеспечению управления выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Руководство деятельностью отдела по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников;
распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации;
разработка положения о подразделении документационного обеспечения управления организации и должностных инструкций ее работников;
планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации;
руководство работниками подчиненного подразделения и контроль их деятельности в организации;
проведение совместно с работниками кадрового подразделения мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения;
организация обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации;
контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации;
определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах;
подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников отдела по документационному обеспечению управления;
определение эффективности деятельности подчиненного подразделения организации.

2.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

определение направлений внутренней регламентации документационного обеспечения управления организации;
руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой в сфере документационного обеспечения управления;
организация согласования, утверждения локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению ее управления;
организация ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления;
консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами организации;
организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.

2.3. Построение системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

разработка политики организации в области документационного обеспечения ее управления;
содействие внедрению стандартов организации в сферу документационного обеспечения ее управления;
координация деятельности по созданию и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления;
обеспечение функционирования системы документационного обеспечения управления организации;
организация работы по поддержанию системы документационного обеспечения управления организации в актуальном состоянии;
внедрение современных методов и средств обработки информации в рамках реализации единой технологии системы управления документами организации;
управление проектами документационного обеспечения управления организации;
руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач организации в рамках системы документационного обеспечения ее управления;
определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация;
организация консультирования работников организации по вопросам работы с ее документами.

2.4. Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

осуществление контроля ведения делопроизводства в организации в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;
осуществление контроля исполнения локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации;
организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению;
осуществление контроля исполнительской дисциплины работников организации;
осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации;
осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации;
исполнение функций заместителя председателя экспертной комиссии организации;
организация и проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления;
мониторинг результатов решения задач организации по вопросам документационного обеспечения управления, анализ данных мониторинга;
контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации;
определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

2.5. Совершенствование системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

определение возможностей применения современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления организации на основе изучения тенденций их развития;
обоснование необходимости совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
определение направлений развития и совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
определение мер по устранению выявленных изъянов системы документационного обеспечения управления, действующей в организации;
определение мер по оптимизации управленческого документооборота организации;
разработка методики совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
подготовка пакета документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
организация процесса разработки и внедрения системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
координация деятельности по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

В случае необходимости руководитель отдела по документационному обеспечению управления может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно по решению руководителя Компании в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Руководитель отдела по документационному обеспечению управления имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности предприятия от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями предприятия по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы отдела.

3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель отдела по документационному обеспечению управления обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью руководителю отдела по документационному обеспечению управления для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Руководителю отдела по документационному обеспечению управления для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Источник