Большинство компаний при ведении документооборота ориентируются на номенклатуру дел, в свою очередь порядок ведения которой определен положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству принятой в компании.
Номенклатура дел – систематизированные папки дел с указанными сроками их хранения для упорядочения, учета и хранения архива бумажных документов и взаимосвязи с электронным документооборотом организаций.
Программа «1С:Документооборот» поддерживает возможность ведения номенклатуры дел в электронном виде: по сути, создается своего рода аналог бумажной папки, куда будут складываться документы. В системе можно задать необходимые настройки и организовать тома для хранения исполненных документов, а если том закрыть, то поместить в него документ будет уже нельзя.
Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск
1 час
Нужный нам справочник доступен в разделе «Нормативно-справочная информация».
Для того чтобы данный справочник был доступен, в разделе «Настройка и администрирование-Настройка программы» по гиперссылке «Делопроизводство» должна быть установлена галочка «Использовать номенклатуру дел».
Обратите внимание, при необходимости вести учет по местам хранения документов в настройках устанавливается галочка «Обязательный учет дел по местам хранения».
Разделы и тома номенклатуры дел
В справочнике, помимо создания томов (по нажатию на «Создать»), можно создавать и разделы. Чаще используют деление по структуре предприятия – кнопка «Создать раздел».
В программе «1С:Документооборот», исходя из структуры организации, разделы могут заполняться автоматически. Для этого, указав организацию и нажав кнопку «Еще», выберем команду «Заполнить разделы по структуре предприятия».
Программа отобразит имеющуюся структуру организации (подразделения), и, по нажатию кнопки «Создать разделы», выделенные пользователем подразделения будут скопированы в справочник «Номенклатура дел» как разделы.
Мы увидели, как данный справочник ведется в разрезе организаций. В разделах также создается перечень номенклатурных дел по усмотрению пользователя. Например, «Секретарь» – «Приказы руководителя», «Переписка руководителя» и т.п., «Отдел кадров (персонала)» – «Трудовые договора», «Приказы по кадрам», «Личные дела сотрудников» и т.п., «Юридическая служба» – по видам договоров, документов. В карточке дела указывается индекс, год, заголовок, раздел, категория, срок хранения и т.д.
В «Настройках» можно указать, какие виды документов, по каким контрагентам или каким вопросам деятельности хранить в деле.
Так строится структура номенклатуры дел, которая утверждается руководителем и ведется ответственным за это сотрудником.
Номенклатура дел формируется на год и может быть автоматически перенесена на следующий год.
Дела (тома) в «1С:Документооборот»
В программе для регистрации дел и томов предназначен одноименный справочник – «Дела (тома)», который доступен из раздела «Документы и файлы-Дела (тома)» или из карточки заголовка номенклатуры дела.
С помощью кнопки «Создать» определим нужные тома. В карточке дела (тома) указывается, к какой номенклатуре дел оно относится, номер тома, период, за который будут храниться документы, количество листов и место хранения.
Если дело закрыто (установлена соответствующая галочка), то в списке оно отображается с замком. Для отображения дел (томов) можно устанавливать отбор – открытые, закрытые, переданные в архив, уничтоженные или показать все, а также отбор по организации и подразделению.
Перечень дел (томов) можно также увидеть в справочнике «Номенклатура дел» на одноименной закладке «Дела (тома)».
Как поместить документ в определенное дело (том) и посмотреть (распечатать) дело (том)
Для того чтобы поместить какой-либо документ в дело (том), при его создании следует заполнить поле «Дело» в нижней части документа на закладке «Реквизиты». В открывшемся окне выбрать том, в который необходимо его поместить. Программа автоматически подскажет нужный том. Если мы уберем галочку «Показывать только подходящие тома», будут отражены все текущие тома.
В деле (томе) может быть множество документов, но документ может включаться только в одно дело. Из справочника «Номенклатура дел», открыв дело (том), можно просмотреть его состав, а по нажатию на «Печать» распечатать документы из доступных разделов: «Внутренняя опись», «Карта-заместитель», «Лист-заверитель», «Обложка дела».
На закладке «Документы в деле» можно увидеть список документов, включенных в данный том, и при необходимости перенести документ из данного тома в другой по кнопке «Перенести документы дела…».
Достаточно указать, в какое из дел перенести документ.
Находясь в карточке дела (тома), можно создать на основании документы «Передача дел в архив» и «Уничтожение дел». При передаче в архив предварительно устанавливают галочку, что дело закрыто.
После проведения документа в нижней части дела (тома) мы увидим соответствующую ссылку о том, что дело закрыто такого-то числа.
Ведение номенклатуры дел занимает определенное время, но эти трудозатраты не напрасны – результатом станет упорядоченная и систематизированная структура документации, что в дальнейшем значительно упростит и ускорит работу пользователей.
3. Заголовки дел
После создания разделов номенклатуры дел для каждого раздела надо создать список заголовков дел, относящихся к данному разделу, например, «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция», «Распоряжения по дивизиону» и т.д. Для создания заголовков дел предназначена команда Создать
Далее в открывшейся карточке необходимо указать основные сведения и при необходимости установить настройки данного заголовка дела
На закладке Основные надо заполнить поля:
Индекс – обычно состоит из индекса раздела и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Например, ДО-ЛЗ1953-1, где ДО-ЛЗ1953 – индекс раздела в номенклатуре дел, а 1 – номер заголовка дела в данном разделе
Заголовок дела – наименование заголовка дела, в процессе формирования дел (в течение года) заголовки могут уточняться.
Раздел номенклатуры дел – заполняется автоматически при создании заголовка дела из списка разделов номенклатуры дел.
Категория – категория хранения: временное (до 10 лет включительно), временное (свыше 10 лет) или постоянное.
Срок хранения — срок хранения документов в деле.
Номера статей – номера статей в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», регулирующих срок хранения документов в деле.
Отметка ЭПК – отметка экспертно-проверочной комиссии означает, что в деле есть документы, которые не могут быть уничтожены без дополнительной проверки. Отправлять на уничтожение дела с отметкой «ЭПК» без экспертизы экспертной комиссии не допускается.
На закладке Настройка можно указать какие виды документов и по каким контрагентам должны храниться в данном деле. Программа не даст поместить в это дело документы, не отвечающие настроенным параметрам, а при списании документов будет предлагать для выбора только подходящие дела.
Как правило, во всех организациях требуется вести учет документов в соответствии с номенклатурой дел. Если в организации уже есть разработанная и утвержденная номенклатура дел, ее следует ввести в программу. Если в организации нет номенклатуры дел, то ее следует разработать.
Это удобно делать непосредственно в «1С:Документооборот», заполняя справочник Номенклатура дел.
К составлению номенклатуры дел рекомендуется привлечь специалистов организации, так как именно им придется в дальнейшем заниматься поддержкой и актуализацией этого справочника. При этом важно выработать общее понимание того, для чего вообще используется номенклатура дел в делопроизводстве и как она используется в «1С:Документооборот». Разработанную номенклатуру дел необходимо распечатать и заверить подписью ответственного лица предприятия.
Если организация является государственной, то разработанную номенклатуру дел следует согласовать с вышестоящим учреждением и Росархивом. Если предприятие передает документы в архив, то разработанную номенклатуру дел следует также согласовать со специалистами архивного учреждения.
Заполнить номенклатуру дел в «1С:Документооборот» может пользователь, имеющий необходимые права доступа (включен в группу «Ответственный за НСИ»). Это выполняется в справочнике: Нормативно-справочная информация — Номенклатура дел.
Для упрощения дальнейшей работы с номенклатурой дел возможно копирование ее на следующий год.
После ввода номенклатуры дел ее рекомендуется распечатать (команда Печать — Номенклатура дел в списке номенклатуры дел), сверить с оригиналом и подписать у ответственного лица.
Весной 2023 мы дарим вам бесплатный пакет услуг на 11920 рублей. Количество ограничено, узнать подробности
Ведение безбумажного документооборота
Номенклатура дел
В каждой организации существует положение о документообороте или инструкция по делопроизводству. В программе «1С:Документооборот» можно вести номенклатуру дел, используемую для создания новых дел (томов) и списания в дело документов с завершенным исполнением. Каждый том (дело) является эквивалентом бумажной папки, куда подшиваются исполненные документы в бумажном делопроизводстве. Списание документов в закрытое дело программой заблокируется.
На каждое дело (том) в «1С:Документооборот» открывается карточка с указанием в ней индекса, категории, времени хранения дела, списка номеров статей и отметок ЭПК.
Ведение номенклатуры дел (томов) обычно осуществляет пользователь, занимающийся ведением нормативно-справочных документов. Утверждение номенклатуры дел осуществляет руководитель.
Номенклатура дел при необходимости переносится на следующий календарный год.
Печать и сканирование номенклатуры дел
Номенклатуру дел (томов) можно распечатать, бумажный экземпляр подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
Распечатать также можно и другие бланки делопроизводства, применяемые в его бумажном виде, например, обложку или внутреннюю опись дела, а также лист-заверитель и карту-заместитель дела.
Некоторые бланки распечатываются с указанием наименования организации и ФИО ответственных исполнителей – руководителей организации или службы документационного обеспечения управления и др.
Программа разрешает загружать в базу данных любой документ, отсканированный с помощью сканера с поддержкой интерфейса TWAIN. При завершении сканирования программа создает электронную версию документа или файла, на основании которого может быть создан внутренний документ для списания в дело (том).
В карточку документа можно внести информацию о составе его бумажного экземпляра, например, количество листов, количество приложений и листов в приложениях.
Журнал передачи документации
На каждый входящий, исходящий и внутренний документ заводится карточка учета, на основании которой составляется журнал передачи документа. Журнал ведется пользователем, занимающимся вопросами делопроизводства, и включает в себя информацию о передаче бумажных вариантов документов либо их копий сотрудникам предприятия и о возврате этих документов.
На основании журнала передачи документации можно составить отчет о находящихся на руках у сотрудников документах.
Смотрите также:
- 1С:Документооборот
- Учет рабочего времени
- Делопроизводство 8.3
- Переход с «1С:Документооборот» на СЭД «Корпоративный документооборот»
При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.
Правила и сроки хранения документов
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
- постоянного хранения,
- временного хранения свыше 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.
Электронная карточка дела содержит следующие сведения:
- наименование по номенклатуре дел;
- номер тома;
- период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
- количество листов;
- место хранения.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».
Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.
Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:
- наименование организации (полное и краткое);
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
- срок хранения дела.
Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.
Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.
Рис. 1
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).
Рис. 2
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.
См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.