Notion руководство пользователя

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Всюду ищет великую красоту, работает над разумностью потребления.

Беспорядок в заметках и вкладках браузера вызывает тревогу и ощущение хаоса — в таких условиях работать очень сложно. Чтобы ваши идеи и нужные ссылки не пропадали навсегда «где-то вот тут в сохранёнках», а работа шла продуктивнее, обратите внимание на приложение Notion.

Notion — сервис, в котором удобно сохранять информацию, планировать дела, отслеживать прогресс и налаживать ежедневную рутину. Дизайнеру этот инструмент помогает держать в порядке дела и обязательства, структурировать базу знаний, инструкций и референсов. Можно легко освоить его благодаря встроенным шаблонам и быстро научиться следить за своими задачами и временем.

Разбираемся, что такое Notion и как им пользоваться на бесплатном тарифе.

Из материала вы узнаете:

• как и зачем делать собственное доменное имя;
• почему стоит начинать работу с шаблонов;
• как добавлять заголовки, редактировать текст и правильно сохранять ссылки;
• как визуально оформить заметку в Notion;
• как вести трекер задач;
• где найти готовые шаблоны, чтобы не тратить время на сбор макетов;
• как поделиться ссылкой на свою заметку в Notion.

---

Notion — одно приложение, которое заменяет несколько сервисов:

• блокнот для заметок,
• планировщик задач или бюджетов,
• инструмент для чёткого ведения проектов — будь то путешествие большой компанией или работа над интерфейсом сайта.

Основное назначение Notion — помочь пользователю быть продуктивнее, быстрее находить информацию и легче организовывать свои дела.

Рассмотрим некоторые основные функции и компоненты Notion, с помощью которых можно построить собственную базу для эффективной работы.

1) Кнопка Try Notion free на сайте Notion — это раздел для входа новых пользователей.

Сразу после регистрации вам предложат два типа аккаунта — для командного использования With my team или для личного For myself. Выбирайте For myself, так как он бесплатный и даёт доступ ко всем необходимым функциям:

• сможете приглашать на редактирование страниц до пяти гостей,
• будете бесплатно использовать любые типы блоков, канбан-досок, галерей, баз данных и загружать файлы размером до 5 МБ.

2) Установите приложения на компьютер и телефон. Советуем загрузить Notion на все устройства, чтобы вы могли сразу записывать хорошие идеи и не терять их.

Также Notion можно использовать в браузере, но тогда вы, скорее всего, часто будете терять вкладку с ним.

Все приложения и браузерная версия быстро синхронизируются.

3) В разделе Settings & Members адаптируйте под себя базовые настройки:

• определитесь, какие и где вам нужны уведомления;
• настройте тему внешнего вида;
• по желанию привяжите аккаунт GitHub, Jira или Slack к Notion;
• выберите язык — по умолчанию используется английский, но ещё доступны корейский и японский.

Обратите внимание на поле Earn credit: за определённые действия внутри Notion вам начисляют «кредит»: от 3 до 5 долларов. Не путайте опцию с реферальной программой — это выдача бонусных баллов за установку всех видов приложений, расширений или за интеграцию с сервисом Evernote.

4) Зафиксируйте своё доменное имя.

В меню Settings раздела Workspace загрузите аватар вашего рабочего пространства или обозначьте его эмодзи. Впишите уникальное доменное имя. По умолчанию у ваших страниц оно будет состоять из случайных слов.

Все страницы из Notion можно бесплатно публиковать в интернете и давать на них прямые ссылки. Адреса будут выглядеть вот так: ваш домен.notion.so/цифры и буквы.

Стартовая страница Notion — это короткая инструкция на английском языке, и рядом с ней в боковом меню собрано несколько популярных шаблонов:

• Quick Note — формат короткой заметки;
• Personal Home — страница для организации домашних дел и развлечений;
• Task List — пространство для учёта и отслеживания дел;
• Journal — раздел для дневниковых записей;
• Reading List — шаблон библиотеки книг и другого контента.

Последняя кнопка Add a page открывает чистый белый лист с мигающим курсором.

Рекомендуем для начала поработать с шаблонами, попробовать разные функции и настроить их под себя. Создать заметку или библиотеку с чистого листа может быть увлекательно, но займёт больше времени, так как вам придётся самостоятельно изучать все мелкие и не всегда нужные настройки.

Разберём три популярных шаблона и на их основе попробуем некоторые основные функции.

Quick Note подходит для:

• конспектирования встречи с клиентом,
• сбора всей информации по проекту.

На его основе покажем, как работать с несколькими важными функциональными блоками: названием и заголовками, текстом и списками.

Назовите страницу

Верхнее текстовое поле в Notion ― это всегда название страницы. Если оставить его пустым, то слева в меню страница будет называться Untitled («Без имени»). Изменить размер шрифта в названии или перенести его в другое место на странице не получится.

Структурируйте документ заголовками и текстовыми блоками

• Чтобы сделать заголовок, после любого абзаца или заголовка нажмите Enter — появится пустое текстовое поле. Затем на клавиатуре введите / ― этот знак откроет меню текстовых и контентных форматов. Выберите Heading 1, Heading 2 или Heading 3 ― заголовок первого, второго или третьего уровня. Другой способ открыть это же меню форматов — кликнуть по значку + слева от пустого поля.
• Под новым заголовком создайте текстовое поле: нажмите Enter, далее / либо + и начните печатать. У текста можно изменить начертание (сделать жирный или курсив) и цвет — для этого просто выделите нужный набор слов, и над ним появится меню редактирования.
• Чтобы отделить заголовок от текста линией так же, как в шаблоне, в конце заголовка нажмите Enter, введите / и в меню форматов выберите Divider.

https://youtu.be/RC3ADfJuCp4

Сформируйте список дел

• В шаблоне Quick Note есть заготовка для списка задач. Чтобы его продолжить, нажмите Enter в конце последнего пункта.
• Чтобы создать отдельный список, в меню форматов выберите To-do list.
• Список To-do list можно превратить в маркированный Bulleted list. Для этого выделите все пункты, нажмите иконку ⋮⋮ слева и кликните Turn into. Откроется меню со всеми форматами, в которые вы можете перевести выбранный блок.

Все текстовые форматы в Notion можно «превращать» в другие по команде Turn into.

Организуйте библиотеку ссылок

Notion может подгрузить в заметку обложку и описание страницы — как это происходит в Telegram, когда вы отправляете кому-то ссылку. Для этого в пустом поле введите знак / и в открывшемся меню листайте до раздела Media. В нём кликните по Web bookmark и вставьте свою ссылку. Через несколько секунд ссылка превратится в карточку с обложкой и коротким описанием.

Обратите внимание на расширение Notion Web Clipper: оно позволяет сохранять ссылки в Notion-страницах прямо из Chrome, Safari или Firefox.

Reading List подходит для:

• сбора книг, статей, видео, подкастов, записей в блогах,
• отслеживания, что вы ещё не прочли и не посмотрели.

На примере шаблона Reading List показываем, как выделить Notion-страницу оформлением и организовать базу контента.

Загрузите обложку и иконку

• Проведите курсором по верхней трети страницы над названием — когда увидите, что появилось поле Add cover, кликните по нему. Загрузится случайное изображение из библиотеки Notion.
• Замените случайную обложку на свою: проведите курсором по низу картинки и кликните по появившемуся полю Change cover. Вы сможете выбрать фоновый цвет или градиент, фотографию или репродукцию из библиотеки изображений или загрузить свою иллюстрацию. В это же меню интегрирован доступ к фотостоку Unsplash.
• Картинку-обложку можно двигать, но только в рамках заданных границ ― для этого есть кнопка Reposition.
• Поменяйте иконку страницы, кликнув по шаблонному эмодзи.

Оформите текстовый блок как врезку

• Чтобы создать врезку, выделите один или несколько текстовых блоков, нажмите иконку ⋮⋮ и выберите функцию Turn into.
• В выпадающем меню кликните Callout.
• Обратите внимание: каждый абзац будет выделен как отдельная врезка. Если вам нужна врезка из нескольких абзацев, разделяйте их командой Shift + Enter, а не просто Enter.

Соберите медиабиблиотеку

В Reading List есть готовая таблица для сбора медиаконтента. По умолчанию в ней выбран фильтр Articles («Статьи»). У каждого фильтра в этой базе свой формат отображения данных: грид, столбец или таблица.

• Чтобы увидеть библиотеку полностью, кликните по полю справа от слова Media — откроется меню выбора фильтра. Нажмите опцию All.
• В этой шаблонной таблице много полей: если не все они нужны, удалите лишние или переименуйте по-своему.
• Важное поле в базе контента — первое, Type («Тип»). Заполняйте его для каждой ссылки на видеоролики, подкасты или книги.

Добавлять контент в библиотеку можно и «из-под фильтра». В этом случае придётся заполнять не строки в таблице, а страницы-карточки.

Task List подходит для:

• учёта дел и задач — личных или рабочих,
• установки дедлайнов,
• отслеживания своего прогресса.

На примере шаблона Task List разберём, как менять вид таблицы и вносить информацию в карточки.

• Вы можете дать своё название странице добавить обложку, иконку и описание по инструкции выше.
• Чтобы переименовать столбец, кликните по нему, введите текст и сохраните его кнопкой Done.
• Внесите новую задачу: нажмите + New и напишите её короткое название.
• Чтобы удалить задачу, кликните по кнопке 𝌀 справа от её названия и в меню выберите Delete.
• Карточку с задачей легко перемещать между столбцами: кликайте по ней, удерживайте курсором и «бросайте» в нужном месте.
• Выберите удобное отображение доски: таблицей, галереей, временным графиком. Для этого нажмите на поле со словом View слева над таблицей. В открывшемся меню кликните по кнопке + Add a view, чтобы увидеть все варианты, и выберите подходящий.

Если вам нужно добавить к задаче детали и информацию, кликните по ней: откроется карточка.

• Сначала добавьте необходимые поля для разного типа данных: текстового описания, дедлайна, файла. Для этого нажмите кнопку Add a property («Добавить значение»), в открывшемся меню наведите курсор на Text и выберите из перечня типов контента.
• Выберите нужный — например, Files & Media.
• Теперь в списке полей карточки есть дополнительная строка — кликайте по ней и загружайте файл.

У сервиса Notion есть большой архив бесплатных шаблонов под самые разные задачи. Пользуйтесь ими, чтобы экономить время и силы.

• Notion-шаблоны находятся в разделе Templates, они распределены по десяти рубрикам. Раскройте какую-нибудь из них и кликните по интересной вам странице — например, по Resume в подборке Personal.
• Чтобы скопировать её в свой Notion-аккаунт, нажмите Use this template («Использовать этот шаблон»). Страница появится слева в боковом меню рядом с остальными шаблонами.
• Теперь вы можете переделывать её под себя: менять текст, оформление, добавлять и убирать блоки.

4. Если вы открыли какую-либо Notion-страницу не в приложении, а в браузере, и хотите скопировать её в своё рабочее пространство, то кликайте по слову Duplicate. Если такого слова справа вверху нет, значит, создатель страницы закрыл её для копирования.

Бесплатный Personal Plan позволяет публиковать любую страницу в открытом доступе.

• Нажмите кнопку Share и передвиньте тумблер Share to web.
• Доступ к странице в интернете будет только по прямой ссылке: обратите внимание, что копировать её нужно именно из этого меню, а не из строки браузера.
• Бесплатный тариф разрешает открыть редактирование или комментирование страницы — это полезно, если вы пользуетесь Notion как текстовым редактором и, например, хотите отдать на правки пост в блог.

😕 Индексирование поисковыми системами в бесплатном индивидуальном плане подключить не получится.

Больше о личной эффективности

Научитесь: Профессия Веб-дизайнер
Узнать больше

На чтение 3 мин Просмотров 183 Опубликовано 14.03.2023
Обновлено 14.03.2023

Очень интересно, что это за приложение Notion? Об этом будет рассказано в следующих статьях. Вперед!

Очень часто Notion описывают, как набор строительных блоков для создания различных вещей, которые пользователи используют на своем компьютере. Среди них:

• Документы
• Базы данных
• Публичные веб-сайты
• Базы знаний
• Системы управления проектами
• Самые красивые заметки в мире… 😉

Но Notion имеет свои особенные отличия от других программ и имеет свои интересные фишки. Как только пользователь освоит приложение, он сможет создавать всё что ему хочется.

Не следует беспокоится, если вы не знаете всего, что можно сделать сразу. Это руководство поможет вам изучить программу. Листайте ниже и погружайтесь в процесс!

Содержание

1. Notion — это чистый лист
2. Все в Notion — блоки
3. Организация любого уровня
4. Перетащите все, что нужно

Notion — это чистый лист

Новая страница Notion — это белый лист, на нём пользователь может выстраивать структуру. И вам не нужно доставать ящик с инструментами из подсобки. Его можно использовать так же просто, как самый простой текстовый редактор. Необходимо открыть лист и начать печатать:

Тут можно добавлять различного типа контент. Вам пригодится, например, чекбокс. Он поможет сделать простой список дел:

Можно добавить страницу внутри страницы. Это позволит создать базу знаний за короткое время:

Можно создать базу данных. В последствии она может стать очень сложной. Но всё это не страшно и нужно решать любые проблемы, с которыми вы имеете дело:

Приложение Notion может быть для вас простым или сложным, каким вам необходимо. Читая это руководство, и создавая шаблоны, вы найдёте решение для любой задачи.

Все в Notion — блоки

Нужно представить, что каждая единица информации, которую вы добавляете на страницу, неважно что это — один кирпичик. Страница будет представлять собой стопку кирпичиков, которые объединены так, как вы хотите.

Пример использования различных типов блоков:

Все их можно добавить с помощью префикса /:

• Текст
• Заголовки (H1, H2, H3)
• Картинки
• Пункты списка
• Чекбоксы
• Страницы (внутри страниц)
• Таблицы
• Доски
• Календари
• Галереи
• Видео
• Карты
• Часть кода
• Файлы

Любой блок в приложении Notion можно переделать в блок любого другого типа. И его можно будет использовать без потери информации.

Вот два ярких примера использования:

• Задачи → Доска: перетащите задачи, чтобы изменить ваш список дел.

• Пункты списка → Страницы: можно маркированный список идей переделать в список страниц, Там вы сможете добавить дополнительные пункты, задачи и пояснения.

• Таблица → Календарь: Данные можно просматривать как угодно, как вам удобно.

Организация любого уровня

В Notion нет привычных нам папок. Структура тут строится на основе страниц внутри страниц. Нет никаких ограничений на то, как пользователь организует свои данные. Он всегда сможет найти все нужное на боковой панели.

• Все данные имеют своё место. Упрощайте вид или посмотрите на полную картину

• Отдельная страница является элементом базы данных (которая может содержать сколько угодно страниц).

Перетащите все, что нужно

Переупорядочить и изменить свои записи вы можете всего лишь одним движением.

Разработчики надеются, что этот краткий обзор был вам полезен. Самое главное — не волнуйтесь о том, что вы не знаете всех возможностей сразу. Все эти вещи легко изучить и мы это сделаем.

Очень многие захотели попробовать этот инструмент, но столкнувшись с обширным функционалом или языковым барьером решили отложить до лучших времен. В этой статье я расскажу про регистрацию в Ноушене, базовые настройки и созданиеперенос первых документов.

Регистрация

Самый первый и банальный шаг, но который не все преодолели. Первым делом мы идем на Notion.so и вводим свой имейл в поле посередине экрана, а потом жмем «Get Started». После этого нужно проверить свою почту и перейти по ссылке. Если вы используете Яндекс.Почту, то письмо может попасть в спам, проверьте эту папку.

Если же вы счастливый обладатель Гугл почты (Gmail), то проверять ничего не нужно, на втором экране вам любезно предложат интегрировать новый софт в свой аккаунт. Жмите далее, вводите пароль и вуа-ля — вы уже на следующем экране.

Первичная настройка

Теперь нужно пройти пять шагов, которые подготовят ваш Notion к работе. На первом экране нужно принять лицензионное соглашение, нажать синюю кнопку «Agree» (Принимаю).

Теперь небольшая персонализация. Введите ваше имя и фамилию, а также выберите сценарий, по которому планируете работать. Это определит набор шаблонов, которые вам выдадут по умолчанию, ничего критичного. Если не знаете, что выбрать то в первой части рекомендую последний пункт «Other» (Другое), а в следующей — Personal Notes and To-does (Личные заметки и ту-душки)

На третьем этапе еще одна небольшая персонализация: вам предлагают выбрать как будет называться ваш воркспейс (рабочее пространство). Это из обязательного. Опционально можно выбрать красивый адрес вашей ссылки и доверенные домены электронной почты, которые смогут иметь доступ к вашим документам.

Предпоследний, но по факту последний пункт — это импорт существующих документов. Здесь есть файлы, которые вы можете перенести с ПК, так и интеграции с сервисами. Если используете что-то из нижеперечисленного, то попробуйте перенос. Оригинальные файлы при этом не пострадают.

Если же такой потребности у вас нет, то в просто нажмите «Skip» (пропустить) в левом, верхнем углу и двигайтесь дальше.

На последнем экране «Туториала» вам предложат скачать приложение для десктопа или мобильного устройства. Это можно будет сделать в любой момент, так что можете смело нажать «Done» (готово) и перейти в свое рабочее пространство (Workspace).

Знакомство с рабочим пространством

Итак, перед вами открылся главный экран, на котором сосредоточено два главных элемента: панель навигации (серая полоса слева) и рабочая область (белое пространство справа). Начнем с панели навигации, она состоит из 18 пунктов (в моем случае):

Кроме этого, при наведении на панель навигации можно увидеть дополнительные элементы, позволяющие скрыть ее или создавать новые страницы в 1 клик.

Также у каждой страницы есть своя отдельная менюшка (три точки), в которой есть список быстрых действий:

На этом первая часть знакомства с интерфейсом, с ее «навигационной частью» окончена. Теперь очередь «контента».

Создание страниц (документов)

Для того, чтобы начать работу, нужно создать свою первую страницу через кнопку в нижнем, левом углу. После этого у вас появится экран, где вам нужно ее озаглавить и начать наполнять контентом. Для удобства, внизу есть 7 базовых вариантов, которые позволят быстрее познать возможности Notion.

Для того, чтобы было проще понять, давайте я покажу пример, как может выглядеть страница на основе шаблона. Для примера, я создал в Notion рабочее пространство по работе над этой статьей. У него стоит доступ «можно комментировать», так что можете зайти, пощупать и задать вопросы прямо внутри.

Как можете видеть, внутри страницы я имею целую кучу элементов: шапку, эмоджи-иконку, заголовок, кусок текста (описание), 4 отдельных страницы с контентом внутри и даже канбан-доску, которая выполняет роль таск-менеджера! Саму статью я пишу также внутри доски, вы можете убедиться в этом кликнув по карточке в третьей колонке (редактура).

Эта карточка (как и любой элемент в Notion) может принимать любую форму, все зависит только от вашей фантазии и знания инструментов (кубиков), о которых прямо сейчас и поговорим.

Кубики (блоки)

Когда я только увидел Notion, то был в восторге именно от возможности настраивать контент внутри страницы совершенно по любому, в рамках доступных инструментов. А их имеется аж 43. Для того, чтобы добавить на страницу блок нужно ввести «/» и выбрать подходящий «кубик»:

Среди кубиков есть как стандартные инструменты верстки (заголовки, маркированные списки, цитаты, код), так и упоминание в тексте человека, отдельной страницы через или создание делайна через «@». И это только вершина айсберга.

Далее по списку идет возможность интеграции в страницу вышеупомянутых таблиц, канбан-досок или целых баз данных.

Еще чуть ниже есть возможность интеграции различных медиа-файлов: картинок, видео, ссылок-закладок, кода или любых других файлов:

И как вишенка на торте — возможность интеграции с целой кучей сервисов: от гитхаба до твиттера.

Если у вас голова кругом от количества возможностей и вы совершенно не представляете, каким образом все это богатство можно использовать, то самое время обсудить шаблоны, которые нам подготовили разработчики.

Готовые шаблоны Notion

На данный момент имеется 20 шаблонов, которые покрывают большинство задач: личные заметки, записи в блог, базы знаний, ту-душки, задачники, контент-план, таблицы и даже CRM-система. Лучше один раз глянуть, как это выглядит:

А еще лучше пощупать своими руками, попробовать создать свои собственные документы. Совсем другие впечатления.

***

На этом первая статья про работу с Notion закончена, надеюсь вопросов по базовым функциям стало меньше. В следующей статье «Продвинутый функционал и сценарии использования» (решил объединить) мы еще больше погрузимся в этот замечательный софт. Жду ваши вопросы, которые помогут сделать эту статью еще лучше.

Также рекомендую подписаться на мой паблик «Экстракт», там про подобный крутой софт целая рубрика и еще четыре смежных про разные проявления личной продуктивности. Буду рад единомышленникам)

Советы

Разбор 11 популярных функций для новичков

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

Планирование — это не только «записать дела в столбик и вычёркивать». Это система, которая помогает снять головную боль и освободить мысли для чего-то другого.

Многие думают, что если начать планировать время, то окажется, что его нет и вовсе. На самом деле, планирование даёт возможность взглянуть на своё время как бы со стороны. У нас всех есть одинаковое количество времени. Вопрос в том, как его организовать.

Давайте разбёрем, как построить свою систему планирования в Notion.

Что такое Notion?

Notion — это приложение для работы с информацией, её организации и использования. Оно заменяет Evernote, Trello и Google Docs.

В статье про дедлайны мы уже писали, что важно не держать задачи в голове, иначе что-нибудь да потеряется. Notion идеально создан для того, чтобы выгрузить вообще всю свою жизнь в один большой хаб. Здесь можно хранить конспекты с курсов, показания счётчиков, ежедневные дела и золотую коллекцию мемов. И во всём этом не запутаться.

Плюсы и минусы Notion?

Идеальных программ не существует, поэтому и у Notion есть свои плюсы и минусы.

Чем Notion хорош

Многофункциональность — главное преимущество Notion. Здесь можно хранить информацию разных типов, распределив её по тематическим доскам. Одного приложения достаточно, чтобы охватить все базовые функции — заметки, таблицы, списки, календарь.

Быстрый импорт файлов. Можно выгрузить ваши задачи из Trello или Asana, заметки из Evernote или статьи из Google Docs и ещё из десятка разных приложений.

Интеграция. Здесь куча сервисов от Github до Твиттера. Можно встроить файлы прямо в ваше рабочее пространство.

Гибкость. Notion — эту пустое пространство, которое вы можете заполнить как захотите. Сначала это пугает, но как только освоитесь — это превращается в благословение. Хотите список? Вот вам, пожалуйста. И картиночку красивую рядом, а под ней календарь? Милости просим.

Простой дизайн. Notion очень лаконичный — нет ничего лишнего, а всё, что есть, можно скрыть и оставить буквально чистый лист. Это сделано специально, чтобы не отвлекаться от задач.

Что с ним не так

Слишком много функций. И плюс, и минус. Глаза разбегаются, и непонятно, с чего начать. Но этот минус целиком нивелирует онбординг, который проводит приложение — предлагает шаблону, подсказывает, с чего начать.

Нет русскоязычной версии. Иногда бывает сложновато разобраться, что и куда. Если вам нужна справка на русском языке, вот ссылка на рабочее пространство в Notion с ответами на частые вопросы.

Платно для командной работы. От 8 $ за человека в месяц. Но есть возможность протестировать приложение, чтобы понять, подходит ли оно вам.

Мобильная версия долго грузится. Разработчики постоянно выпускают обновления, чтобы решить эту проблему.

Что можно сделать в Notion

Notion даёт пространство для фантазии, поэтому сделать можно почти всё.

Так выглядит список команд — это блоки:

Команд очень много, и для того, чтобы посмотреть все, придётся полистать. Среди команд есть стандартные инструменты вёрстки: шрифт, стиль, заголовки, цвет шрифта и заливка.

Основные инструменты

Списки разного вида — знакомые всем нумерованные и ненумерованные, а ещё выпадающие!

Таблички, которые потом можно будет перевести в формат баз данных:

Страница, на которую можно записать что угодно (или положить видео с котяточками):

Базы данных — например, если вы любите работать по канбану и хотите вести доску с задачами, как в Трелло.

Также можно добавить ссылкой документы из сервисов Google, Trello, Figma и других.

Вот ссылка на рабочее пространство в Notion, где вы можете посмотреть подробнее всё, о чём тут говорилось.

Как создать систему, которая вместит всё?

Создайте персональную вики. Это страница, на которой по разделам есть ссылки на всё, что вы делаете в Notion. Выглядит она так

Notion предлагает очень хороший шаблон, которым легко пользоваться:

На этой главное странице вы можете хранить все остальные.

Ваше рабочее пространство — это ваша жизнь. Проще всего разделить всё по разделам с отдельными страницами. Например, так:

Кроме того, обратите внимание на панель сбоку. Это супер-удобный инструмент, который покажет вам все ваши страницы:

Как формировать архив

Архив — это место, куда вы «складируете» всё неактуальное, что может пригодиться позже. Если в архиве есть система, то вы легко сможете достать всё, что понадобиться.

Мы рекомендуем использовать для этого отдельную страницу с базой данных. Например, такую:

Вынесите архив на видное место, чтобы было удобнее складывать туда всё подряд. И не забывайте ставить теги!

Как упростить работу в Notion

1. Используйте поиск: Command+P (Mac) / Control+P (Win). Список всех шорткатов.
2. Выделяйте частые страницы в «Favorites». Так самое важное всегда будет под рукой.

1. Попробуйте напоминания:

1. Периодически выгружайте весь ненужный контент из Notion. Как это сделать.
2. Периодически проверяйте обновления. Notion делают много обновлений, чтобы пользоваться приложением стало ещё удобнее.
3. Не пытайтесь создать всё и сразу. Попробуйте сначала шаблоны — их хватит надолго, а потом вы поймёте, что нужно именно вам.
4. Добавьте в планер гугл-календарь, если пользовались им до этого.

Как не забросить Notion

Планирование — это как почистить зубы. Дело привычки и гигиены.

Попробуйте внести планирование в своё расписание. Выделите ему время утром в начале рабочего дня. Кажется, что оно занимает кучу времени, но на деле, это буквально 10 минут, чтобы собрать все задачки и сложить в одно место. Так вы разгрузите свою «оперативную память» и сэкономите силы. Да и задач не получится взять больше, чем поместится в рабочее время.

А когда ваше время у вас перед глазами, то вы чётко видите, куда оно уходит. Так может оказаться, что всё, что вы делаете — работаете, а для отдыха места совсем не остаётся.

Если всё хочется бросить, потому что сил нет разбираться в бесконечных таблицах, списках и страницах, это значит только одно — вам нужна система попроще. Оставьте себе одну страницу, где будет потоком список дел и даты. Может быть в этом ключ к вашему спокойствию.

Если Notion не подошёл: подборка приложений с похожей функциональностью

Google Задачи. Простое приложение для учета дел. Есть синхронизация с гугл-календарём. Оно бесплатное и есть на все устройства.

Evernote. Одно из самых популярных приложений для планирования. Есть списки, наброски, заметки, синхронизация с гугл-календарём. Но есть и минус — в бесплатной версии функции ограничены.

Microsoft OneNote. Это не самостоятельное приложение. Для него вам нужна будет учётная запись Microsoft. Функций здесь тоже много — заметки, медиафайлы, наброски, списки, отметки, календарь. Бесплатно!

ClickUp. Ещё один достойный аналог Notion. Здесь доступна интеграция сторонних приложений, коллективная работа, заметки. Есть файлы для обучения и понятный интерфейс. Минусы — очень мало функций в бесплатной версии.

Loop. Microsoft сделали свой аналог Notion, который включает в себя возможности Word, Excel, PowerPoint и Teams. Loop будет доступен по подписке Microsoft 365. Там такие же рабочие пространства, страницы, командная работа. Не тестировали, но промо выглядит интересно.

Удачи в освоении Notion!

---

«Доктайп» — журнал о фронтенде. Читайте, слушайте и учитесь с нами.

ТелеграмПодкастБесплатные учебники

Notion не столь популярен среди русскоязычных пользователей, как те же Trello или Google Docs, однако может стать полноценной заменой и тому, и другому, но со своими нюансами. Мы сделали это гайд для тех, кто ни разу не сталкивался с этим сервисом, а также для тех, кто ищет возможности для развития собственной компании и пытается собрать множество разрозненных задач в одном месте.

Что такое Notion

Notion — сервис с довольно широкой функциональностью для тех, кто использует множество разных программ и мечтает собрать все задачи или всю информацию в одном месте. Простыми словами, Notion — это сервис, который работает и как база данных, и как планировщик задач. Перейти в него и перенести всю необходимую информацию довольно несложно за счет облегченного импорта, а контроль всех интересующих задач упрощен за счет интеграции с различными программами.

Приведем пример того, как сделать жизнь проще за счет сервиса. Автору нужно написать эту статью, следить за обновлениями в карточках по текущим задачам в Trello, не перепутать, какой редполитики придерживаться при оформлении текущего проекта, а также не забыть помочь ребенку к определенному времени сдать проект в школу. Все это можно реализовать за счет одного пространства.

Для чего можно использовать Notion

Notion — довольно гибкий инструмент, поэтому можно использовать его как для подготовки к дню рождения, так и для работы в команде, запускающей новые продукты. По сути, он выглядит как большой блокнот, только вместо карандашей и ручек, а потом бесконечного перемещения по необходимым задачам вы сразу попадаете в нужное пространство.

Ведение заметок и работа с документами

Сервис можно использовать как место для объединения различных файлов Word, слежения за несколькими ссылками из Google Docs в режиме онлайн, а также в качестве замены обеим этим программам. Встроенный редактор сервиса позволяет не только быстро переносить и оформлять текст, но и добавлять такие необходимые элементы как видео, иллюстрации и аудиодорожки. Добавить элементы можно, нажав на значок «+» или введя на клавиатуре символ «/».

Создание базы знаний или блога

Что приятно, можно собрать всю информацию в одном месте и предоставить доступ сотрудникам или клиентам. Выложите ответы на частые вопросы, создайте книгу по продукту, сделайте подборку полезных ресурсов. Вы ничем не ограничены: ваши материалы будут структурированы, а сотрудники и клиенты в курсе, где найти ответ на любой вопрос.

Самое приятное то, что кроме внутренней информации или персональной рассылки ссылок с ответами клиентам можно создать блог, оптимизировать его по SEO и сделать так, что он будет индексироваться поисковиками.

Управление проектами

Можно управлять своими личными делами при помощи списков, а для глобальных проектов использовать канбан-доски. Сервис дает возможность кастомизировать доски так, как этого требует ваш рабочий процесс. Кроме того, удобные фильтры помогают сразу же найти интересующую карточку. Внутри таких досок можно и общаться, и назначать ответственных, но для этого придется перейти на расширенную платную версию сервиса.

Создание таблиц и базы данных

Здесь функциональность не такая обширная, как в предыдущих случаях. Она подойдет только для тех, кому нужно просто время от времени смотреть какие-либо данные и фильтровать их в поисках чего-либо. Но вот настоящих поклонников Excel Notion не разочарует: графики, формулы и все остальное здесь на высоком уровне.

Подборка ссылок

Вместо кучи ссылок в документах или таблицах можно их систематизировать и собрать в одном месте. Очень удобно при планировании мероприятий, подборе мебели для интерьера в дизайн-проектах или при создании таблицы поставщиков с товарами. Все варианты находятся всегда в одном месте.

Кому подойдет Notion

Сервис Notion прекрасно подходит и тем, кто предпочитает работать в одиночку, и командам, и даже компаниям.

Фрилансерам или тем, кто хочет держать все рабочие задачи в одном месте

Пользу Notion оценили уже люди совершенно разных профессий: копирайтеры, редакторы, дизайнеры, HR-специалисты и программисты. Здесь можно составлять чек-листы для проектов, собирать базы клиентов и поставщиков, сохранять полезные ссылки, резюме и портфолио. Копирайтерам и редакторам особенно приятно, что писать можно прямо внутри сервиса, дизайнерам — составлять мудборды, остальным — просто держать необходимую информацию в одном месте.

Кстати, команда разработчиков Notion в ноябре прошлого года заявила о том, что скоро будет подключен искусственный интеллект (ИИ), который поможет писать, проводить мозговой штурм и редактировать. Пока же он доступен только по записи через лист ожидания, записаться можно здесь.

Чтобы воспользоваться новой фичей, необходимо начать новую строчку с пробела и ввести запрос или выбрать из ряда предложенных. Система сгенерирует текст, список или продолжит уже заданную тему.

Рабочим командам

Им доступна совместная работа над проектами и продуктами в канбан-досках, текстовых документах и базах данных. Можно использовать как альтернативу Trello или самостоятельный инструмент, легко отслеживать прогресс, а через некоторое время сервис обещает добавить и аналитику.

Компаниям

Как мы уже говорили, помимо базы знаний для сотрудников и клиентов, здесь можно создать блог и опубликовать, к примеру, пресс-релиз или вакансию. Кроме того, можно выстроить при помощи таск-менеджера работу команд из удаленных сотрудников.

Сам Notion на своем сайте сообщает об успешных кейсах ведущих компаний, которые выстраивают свою работу при помощи сервиса: Figma создала свою базу знаний, а Pitch выстроил работу маркетингового отдела.

Преподавателям и студентам

Списки литературы, конспекты, подборки ссылок с интересной информацией — возможности велики. А самое главное, Notion предоставляет полный функционал преподавателям и студентам бесплатно.

Планировщик личных задач

Списки фильмов для просмотра и книг для чтения, семейный бюджет или просто список личных дел на день. Идеальное приложение для выстраивания собственного тайм-менеджмента или планов собственного развития.

Плюсы и минусы Notion

Прежде чем переходить на новый для себя сервис, нужно узнать, в чем заключаются его плюсы и минусы.

Преимущества сервиса

• Многофункциональность. Возможность собрать в одном месте всевозможные виды контента, создавать текстовый контент и мудборды и даже работать совместно с командой на канбан-досках.
• Гибкость. Пространство полностью подчиняется вашим желаниям. По сути, это чистый лист: что окажется на нем, зависит только от вас.
• Облегченный импорт. Задачи из Trello, Jira или Asana, заметки из Evernote или статьи из Word, да даже целые базы знаний из Confluence. Вся информация в несколько кликов оказывается сразу в пространстве Notion.
• Интеграция с разными сервисами. От Github до пространства Google. Файлы можно встроить в любое рабочее пространство.

Недостатки сервиса

• Перебор функций. Многие заходят в сервис, теряются в количестве предлагаемых вариантов, и благополучно покидают это интересное пространство. Для того, чтобы не заблудиться в Notion, на первых порах можно воспользоваться уже готовыми шаблонами. Кроме того, ниже мы подробно рассказали и показали, как можно выстроить свою работу в сервисе.
• Отсутствие русскоязычного интерфейса. Составлять свои листы в этом гиперфункциональном блокноте можно на русском языке, но вот чтобы разобраться что к чему, придется обладать хотя бы элементарным английским.
• За команду придется платить. Совместная работа не удастся без оплаты. Если с текстовыми документами вам удастся выстроить работу и в бесплатной версии, то вот за ответственность и комментирование в канбан-досках придется заплатить.
• Очень урезанная мобильная версия. К тому же она еще и долго грузится. Но команда разработчиков Notion активно трудится, совершенствуя сервис, поэтому надеемся, эта проблема скоро будет решена.

Как выглядит Notion: создаем свое рабочее пространство

Расскажем, как начать свою работу с Notion и не потеряться в функциональности.

Шаг 1. Регистрация

1. Нужно зайти на сайт Notion и нажать на кнопку «Log in».



2. Проще всего зарегистрироваться через Google-аккаунт: система сама предложит зарегистрироваться при помощи гугл-почты. Если же ее нет, введите в специальное поле любую другую, вам придет подтверждение на почту, в письме будет ссылка, которую нужно будет нажать для подтверждения.



3. Примите условия Notion, для подтверждения нажмите кнопку «Agree».
4. Заполните информацию о себе: укажите имя и фамилию, установите пароль, по желанию установите фото для аватара.
5. Выберите, как будете использовать Notion — для самостоятельной или командной работы.



6. После этого вас спросят, будете ли вы работать в одиночку или в команде.



7. Далее сервис попросит вас рассказать немного о себе:

Шаг 2. Начните выстраивать свое рабочее пространство

После регистрации сервис перенаправит вас на страницу, на которой будет представлена минимальная вводная информация, чтобы вы не потерялись при самом первом заходе.

Notion предлагает кликнуть в любом месте на странице, чтобы начать печатать, использовать символ «/» для вставки элементов сервиса и возможности встроенного редактора для оформления текста, а также попробовать создать собственную новую страницу или воспользоваться готовыми шаблонами.

Первое, с чего мы начнем — создадим новую страничку. На ней будет предложен выбор: страница с иконкой, совсем пустая, что-то из шаблонов или импорт уже имеющегося. Чтобы показать максимальное количество функций, начнем с совсем пустого пространства.

Открывшаяся страница будет совершенно пустой, лишь с символически обозначенным заголовком. На его месте мы введем наше название и через «+» слева и «/» будем дополнять различными элементами.

Сперва на странице расположим 4 самых необходимых функциональных элемента планировщика:

1. To-do list. Список текущих дел, выполнение которых можно отмечать.
2. Table. Таблица с информацией.
3. Bulleted list. Обычный маркированный список.
4. Toggle list. Скрытый список.

Выбрав в настройках таблицы пункт «Turn to database», можно превратить ее в базу данных с поиском и фильтрами.

Следующим шагом мы вставим на страницу видео и изображение. Чтобы это сделать, введите символ «/» и выберите соответствующий пункт из списка.

С этой страницей мы завершили. Теперь рассмотрим, что предлагает сервис внутри готовых шаблонов. Слева на панели инструментов можно увидеть уже готовый таск-лист. Откроем его.

Не нужно переживать, что все, что есть в шаблоне, на английском языке. Для редактуры вам доступен любой элемент, поэтому вы с легкостью модифицируете его в тот вид, который вам необходим.

Изменять можно не только текст, но и все изображения.

Выбрав в настройках таблицы пункт «Templates», можно ознакомиться со всеми шаблонами. Ниже мы отметили цифрами самые востребованные для работы и личного тайм-менеджмента: список дел (1), канбан-доска для командных проектов (2) и спринтов (3), создание текстового документа (4), список для чтения (5), трекер привычек (6) и недельный список задач (7).

Останется только нажать кнопку «Get template». После того, как мы создали пространство самостоятельно и при помощи шаблона, перейдем к импорту документов. Нажмем кнопку «Import» на панели слева. Сервис говорит, что мы можем перенести любую информацию из Word и Google Docs, однако когда нажимаешь и на ту, и на другую кнопку импорта, Notion позволяет загрузить только документы из памяти компьютера.

Полный текст отображается на странице, сохраняется структура, а в качестве обложки сверху можно добавить иконку.

Выбор шрифтов ограничен, панель инструментов небольшая, но для редактирования и написания есть все основные инструменты.

Перейдем к самой интересной странице Notion, которую также можно найти в шаблонах. «Personal Home» — своеобразная хабовая страница, на которой можно размещать ссылки на различные сервисы, создавать все элементы, которые позволяет функциональность сервиса и перетаскивать на нее готовые страницы, расположенные в панели инструментов слева. Назовите эту страницу так, как удобно вам.

На предыдущем gif-изображении видно, что на странице мы прикрепили задачу из Trello.

Для того чтобы прикрепить задачу, необходимо вставить ссылку на карточку и согласиться предоставить доступ к своему пространству.

Сервис уточнит, к скольким пространствам и доскам он получает доступ

Как только вы вставите ссылку на задачу, вам всегда будет доступна основная информация по ней в режиме онлайн. Ну и, конечно, переход по клику на саму карточку возможен в любое время.

Что же касается импорта задач из Trello, это необходимо, если вы собрались «переезжать» с какой-либо из своих досок целиком на Notion.

Полной интеграции пространств не будет: вы всего лишь выгрузите задачи. Все, что вы будете делать с ними дальше, остается исключительно в рамках Notion. Если вы планируете продолжать работать внутри досок с командой, вам понадобится уже платная версия сервиса. Бесплатно вы можете просто поделиться с коллегой, но ему доступен только просмотр.

Мы уже упомянули момент, когда мы делимся одним из листов «блокнота» Notion с коллегой, но как же это сделать? Покажем на примере новой страницы, где отразим все, чему мы научились в рамках сервиса.

Настало время делиться. Для этого нажимаем в правом верхнем углу кнопку «Share», переключаем тумблер и после выбираем «Show link options», разрешаем редактировать, комментировать и дублировать. Обратите внимание, что индексирование рабочей страницы поисковиками разрешено только в платной версии.

Будьте внимательны: когда мы с коллегой делились ссылкой на текстовый документ, было невозможно его отредактировать в мобильной версии, зато в браузере на компьютере стала доступна полная функциональность.

В режиме онлайн можно наблюдать все, что делает коллега в вашем документе. Одно «но»: быстрые клавиши, к которым мы привыкли в Word и Google Docs, не работают.

Шаг 3. Не ограничивайте себя

Имейте в виду, что количество блоков, которые вы создаете через «плюс» или «слэш», ограничено. Всего их можно сделать тысячу. Но не ограничивайте себя, ведь вы всегда можете создать новое пространство, достаточно снова зайти в сервис в новом окне и зарегистрироваться через ту же почту.

Сколько стоит Notion

Если вы используете сервис только для себя, а также вам не нужно подгружать довольно масштабные файлы, то вам вполне хватит бесплатной версии. Как только разговор заходит о публичности либо создании своеобразной «дышащей» системы, где информация бы постоянно подтягивалась сразу из нескольких сервисов — Trello, Jira, Asana и GitHub — и обновлялась на домашних страницах, платная версия становится необходимой.

В системе можно зарабатывать деньги на оплату расширенной версии, если выполнять несложные задания. К примеру, регистрация в веб-версии, а потом и в мобильной уже дает в сумме 10 $, что позволит насладиться всеми прелестями расширенной версии в течение целого месяца.

Коротко о главном

• Notion — сервис, который позволяет собрать все текущие дела в одном месте.
• В целях для бизнеса он подходит тем, чья компания не отличается масштабом. Можно реализовывать все необходимое — от блога до таск-трекера — в рамках одной системы.
• Крупному бизнесу Notion за счет домашних страничек позволит держать руку на пульсе всех происходящих процессов, просто собирая и обновляя основную информацию. От других сервисов отказаться не удасться.
• Создание собственной странички — не такой сложный процесс, однако необходимо владеть английским языком хотя бы минимально. Русскоязычного интерфейса в сервисе нет.
• Импорт из сервисов — просто возможность переезда, а не связь нескольких сервисов в одной системе.
• Говорить, что сервис — полноценная замена Google Docs, некорректно. Мобильная версия отстает, а также нет всех возможностей гугл-документов, но при этом есть приятное решение с блоками, которых не уже Google Docs.
• Оплата сервиса сложна из-за ситуации в стране, но при этом есть возможность заработать на расширение функционала внутри системы.
• Notion постоянно развивается, следить за обновлениями можно в собственном блоге сервиса.

Расчетное время чтения: 2 мин

Любопытно узнать, что такое Notion? Мы расскажем вам прямо здесь и в следующих статьях. Вперед! 📍

---

Нам нравится описывать Notion как набор строительных блоков для создания вещей, которые вы любите использовать на своем компьютере, таких как:

• Документы
• Базы данных
• Публичные веб-сайты
• Базы знаний
• Системы управления проектами
• Самые красивые заметки в мире… 😉

Notion отличается от других программ несколькими особенностями. И как только вы освоите эти основы, вы сможете создавать все, что захотите.

Самое главное, не беспокойтесь о том, что вы не знаете всего, что можно сделать сразу. Мы узнаем это вместе. Нажмите ниже, чтобы погрузиться в процесс!

Каждая страница Notion — это чистый лист, на котором вы можете выстраивать структуры, даже не доставая ящик с инструментами из подсобки. Используйте его так же просто, как самый простой из текстовых редакторов. Нужно лишь открыть страницу и начать печатать:

Или добавляйте разные типы контента. Как, например, чекбоксы для простого списки дел:

Добавляйте страницы внутри страниц, чтобы создать базу знаний за считанные минуты:

Или создайте базу данных, которая станет такой же сложной, как и любая проблема, с которой вы имеете дело:

Notion может быть таким простым или сложным, каким вам нужно. Руководство и шаблоны, которые мы создали, помогут вам найти решение для любой задачи.

Все в Notion — блоки

Представьте, что каждый единица информации, которую вы добавляете на страницу — будь то текст, изображение или таблица — один кирпичик. Каждая страница представляет собой стопку кирпичиков, объединенных так, как вы хотите.

Вот один из примеров использования разных типов блоков:

Все эти блоки можно добавить на страницу, просто напечатав /:

• Текст
• Заголовки (H1, H2, H3)
• Картинки
• Пункты списка
• Чекбоксы
• Страницы (внутри страниц)
• Таблицы
• Доски
• Календари
• Галереи
• Видео
• Карты
• Часть кода
• Файлы

Формат гибок

Любой блок в Notion можно превратить в блок любого другого типа, чтобы использовать, просматривать или реорганизовывать эту информацию по-новому без потерь.

Вот лишь пара случаев, в которых это может пригодиться:

• Задачи → Доска:перетащите задачи, чтобы переупорядочить и изменить ваш список дел.

• Пункты списка → Страницы:превратите маркированный список идей в список страниц, куда вы можете добавить дополнительные исследования, задачи и пояснения.

• Таблица → Календарь:Просматривайте данные так, как это будет удобнее всего для вас.

Организация любого уровня

В Notion нет папок. Вместо этого вы можете организовать страницы внутри страниц внутри страниц. Нет никаких ограничений на то, как вы организуете свои данные, и вы всегда можете найти все необходимое на боковой панели.

• Для всего есть свое место. Упрощайте вид или посмотрите на полную картину

• Каждый элемент базы данных — отдельная страница (которая может содержать больше страниц).

Перетащите все, что нужно

В любой момент вы можете переставить, переупорядочить и изменить свои записи одним движением.

Мы надеемся, что этот краткий обзор был вам полезен. Самое главное — не беспокойтесь о том, что вы не знаете всех возможностей сразу. Мы изучим их вместе. Нажмите ниже, чтобы начать!

Была ли эта статья полезной?

Да
396

Нет
9

Жизнь современного человека сложно представить без стремления к продуктивности. Мы пишем планы на день и год, составляем списки целей и задач, отмечаем важные события в календаре и ставим напоминания, чтобы ничего не забыть. Эти действия помогают грамотно распределить время на рабочие и личные дела.

Планирование задач и времени организует не только рабочий процесс, но и мыслительный. Порядок в голове, в свою очередь, наводит порядок и в жизни. Но раскладывать по полочкам информацию необязательно только в голове или в бумажном ежедневнике. Можно довериться компьютеру и воспользоваться специальными сервисами, которые помогут организовать работу и повседневную рутину. Это здорово облегчит жизнь и сведёт к минимуму переживания о том, чтобы не забыть, например, позвонить родственникам, сдать отчёт к определённому времени или выпить таблетки перед ужином.

В этой статье мы расскажем об одной из таких программ-помощников — Notion.

Для чего нужен Notion

Notion — это многофункциональное приложение-органайзер. Программа похожа на бумажный ежедневник, но её возможности намного шире. Вы можете создавать в Notion страницы для учёбы или личных дел, вести любые проекты и работать в команде.

Организованное пространство Notion значительно экономит время: вы не переключаетесь между бесчисленными приложениями, папками на компьютере и вкладками в браузере — вся информация находится на одном листе, структуру и вид которого всегда можно поменять.

Несмотря на большое количество инструментов, интерфейс приложения минималистичный, а навигация понятная и удобная. В Notion нет лишних элементов, которые могли бы отвлечь вас от выполнения задач.

В приложении можно:

• делать рабочие заметки;
• хранить личные записи, ссылки, файлы и документы;
• вести трекеры привычек и чек-листы;
• создавать и сортировать таблицы;
• планировать события в календаре;
• добавлять канбан-доски;
• собирать дашборды;
• управлять проектами;
• фильтровать и структурировать информацию;
• отслеживать расходы и денежные поступления;
• делиться материалами по ссылке;
• импортировать данные из других программ.

Набор возможностей Notion очень объёмный. Необязательно использовать все инструменты сразу. Выбирайте те функции, которые вам нужны: например, можно сфокусироваться на создании списков и ведении заметок или разобраться, как сделать таблицу в Notion и практиковаться в этом. Изучайте возможности органайзера и настраивайте своё рабочее пространство постепенно.

Как скачать Notion

Программу можно скачать с официального сайта и установить на компьютер. В Notion можно работать на ОС Windows и Mac.

Существует и мобильная версия Notion для iOS и Android. Бесплатно скачивайте в App Store или Google Play и создавайте идеальное рабочее пространство.

Если вы не хотите устанавливать приложение на компьютер, то им можно пользоваться в браузере. Для этого нужно зайти на сайт и создать учётную запись. Читайте ниже, как это сделать.

Как зарегистрироваться в Notion

Для регистрации в Notion вам понадобится электронная почта и пара свободных минут. Следуйте нашей инструкции и создавайте учётную запись в браузере. 

Шаг 1. Откройте официальный сайт Notion. В правом верхнем углу найдите кнопку «Log in» и нажмите на неё.

Так выглядит стартовая страница официального сайта Notion

Шаг 2. Выберите способ регистрации. Вы можете синхронизировать приложение с аккаунтом Google или Apple ID. Для этого нажмите «Continue with Google» или «Continue with Apple». Это ускорит регистрацию в Notion.

Можно зарегистрироваться, используя электронный адрес других почтовых сервисов. Введите свою почту в поле, которое находится посередине экрана. Затем нажмите «Continue with email». В этом случае вам придёт письмо с временным паролем, который нужно вписать в пустое поле.

Способы регистрации в Notion 

Шаг 3. Откройте письмо, которое пришло вам на почту. Скопируйте временный пароль и введите его в поле «Sign up code». Затем нажмите «Create new account».

Временному паролю есть альтернатива — переход по ссылке из письма. Выбирайте тот вариант, который кажется более удобным.

Так выглядит поле для временного пароля

Шаг 4. Добавьте информацию о себе. Впишите личные данные — имя и фамилию, и придумайте постоянный пароль. Можно сразу загрузить фотографию.

Заполните личную информацию

Шаг 5. Определитесь со сценарием работы. Выберите тот, что вам подходит — самостоятельный или командный.

Выберите сценарии работы в Notion

Поздравляем, вы зарегистрировались в Notion и теперь можете знакомиться с его функциями.

Как настроить Notion под себя

Как только вы закончите регистрацию, перед вами появится стартовая страница. На ней будут отображены в виде чек-листа базовые функции Notion, которые можно сразу опробовать. Например, написать текст, выделить слова курсивом, добавить картинку или видео в заметки, сделать список задач и создать новую страницу.

На стартовой странице Notion есть подсказки для первых шагов

Под текстовой информацией вы найдёте короткие видеоинструкции, которые помогут разобраться в элементах приложения.

В панели управления слева расположены другие страницы и блоки: для заметок, задач на день, чтения и др. Их можно менять местами, переименовывать, копировать, объединять в группы и удалять. Для этого нужно навести на страницу, нажать на 3 точки и выбрать функцию из предложенных:

Создаём новую страницу

Для работы в Notion можно использовать готовые страницы, настраивая их под себя. Однако это лишает возможности разобраться в тонкостях функций и инструментов органайзера. Лучше создать свою страницу и настроить её самостоятельно. Ниже мы расскажем, как это сделать.

Шаг 1. В меню слева выберите «Add a page» и нажмите на строку. Перед вами появится белый лист, которому нужно придумать название и решить, как будет организована работа — в планах, чек-листах, обычных заметках, таблицах или смешанном формате. Например, создадим страницу для учёбы, внесём название и добавим обложку:

Шаг 2. Далее создадим чек-лист, чтобы было удобнее оформлять задачи и помечать выполненные. Для этого нужно нажать на поле под названием страницы и ввести «/To-do list» или добавить нужный блок, выбрав «+»: 

Шаг 3. Добавим все задачи, которые нужно выполнить. Слова можно подчеркнуть, сделать курсивом или полужирным шрифтом — выделите текст и выберите нужную функцию.

Чек-лист с задачами  

У нас получился такой список задач. Можем его расширить и добавить текст, внести ссылки на страницы в браузере, блоки с заметками или иллюстрациями и др. Нажмите на «+» рядом с пустым квадратиком и выберите блок, который хотите добавить. На учебную страницу мы добавили напоминания, текстовые заметки и ссылки на литературу. Вот, что вышло в итоге:

Необязательно добавлять только эти блоки. В Notion есть множество других элементов, которые стоит внести в свой дашборд: медиафайлы, маркированные списки, математические формулы и др.

Используем шаблоны

Шаблоны в Notion — это готовые страницы. Они собраны по профессиям и занятиям, поэтому найти подходящий будет легко. Для студентов есть шаблоны расписания, конспектов занятий, дневника с оценками, словаря, списка литературы и калькулятора бюджета. Есть варианты и для дизайнеров, hr-специалистов, менеджеров и др.

Шаблоны можно посмотреть во вкладке «Templates», которая находится в панели слева. Нажимайте на неё, чекайте готовые страницы и копируйте в своё пространство для работы, учёбы или личных дел. Элементы шаблона можно изменять, перемещать, группировать и подстраивать под себя.

Все готовые страницы размещаются на сайте. Вы можете создать свой шаблон и поделиться им с другими пользователями.

Добавляем календарь на страницу

В календаре можно отметить важные даты, наглядно представить планы на месяц, отследить выполнение задач и оценить прогресс работы над проектом. Читайте ниже, как сделать календарь в Notion, и добавляйте этот блок на свою страницу.

Существует 2 способа, как добавить календарь: в виде отдельной страницы или встроенным блоком. В любом случае, перед вами появятся дни текущего месяца с пустыми полями, которые нужно заполнить.

Нажимайте на нужные даты и организуйте свой календарь через карточки. В них можно вносить информацию, ссылки, ставить дедлайны, отмечать исполнителей и др. Более подробная notion инструкция по созданию календаря есть на сайте.

Импортируем файлы в Notion

Цель приложения состоит в том, чтобы собрать нужные для работы файлы, документы, задачи, ссылки и таблицы в одном месте. Это значительно экономит время и сосредотачивает внимание. Поэтому в Notion есть функция синхронизации с другими приложениями и импорта документов из Evernote, Google Drive, Jira, Trello и др.

Чтобы импортировать файлы, нужно выбрать в панели управления слева «Import». Перед вами появится табличка со списком приложений. Нажмите на нужную программу, подтвердите доступ к аккаунтам при синхронизации с Evernote, Trello и Google Docs и перенесите текстовые заметки, медиафайлы и другие документы в Notion.

Тарифы Notion

Сейчас пользователям доступно 4 тарифа: персональный, персональный уровня Pro, командный и корпоративный. Читайте подробное описание каждого в таблице ниже.

Тариф	Кому подойдёт	Возможности тарифа	Стоимость
Персональный	всем, кто хочет организовать личные и рабочие дела	создание страниц и блоков в неограниченном количестве, синхронизация с другими устройствами,  общий доступ для 5 пользователей, загрузка файлов весом не более 5 MB	бесплатно
Персональный Pro	всем, кто любит структурировать задачи и хочет иметь больше опций для организации рабочего пространства	загрузка файлов без ограничений в размере и весе, неограниченный общий доступ, история версий сохраняется в течение 30 дней, все опции персонального тарифа	4$/мес. при годовой подписке, 5$/мес. при ежемесячной подписке. Студентам и преподавателям можно пользоваться приложением бесплатно, если у университета продлена аккредитация
Для командной работы	стартапам, начинающим компаниям и небольшим фирмам	совместное рабочее пространство, неограниченное количество участников, есть роль администратора, загрузка файлов и добавление блоков и страниц без ограничений	8$/мес. за одного участника при годовой подписке, 10$/мес. за одного участника при ежемесячной подписке
Корпоративный	крупным компаниям	доступ к обновлениям Notion в приоритетном порядке,  бессрочная история версий,  индивидуальный контракт, все опции командного тарифа	по договорённости

Аналоги Notion

Notion объединяет в себе функции планировщика, заметочника и органайзера. Поэтому аналогов с такими же возможностями найти непросто. Существуют отдельные приложения по ведению заметок, планированию задач и организации домашних, учебных и рабочих дел. Если с Notion подружиться не получилось, а желание переключаться между ссылками и программами осталось, воспользуйтесь следующими приложениями.

Microsoft To-Do. Бесплатный сервис, в котором можно хранить документы, организовывать списки, разбивать задачи на этапы, выделять важные события и заметки цветом, ставить напоминания и отслеживать свою продуктивность. Преимущество программы в том, что Microsoft To-Do допускает синхронизацию с телефоном, компьютером и веб-приложением и предоставляет общий доступ с другими пользователями.

Todoist. Сервис тайм-менеджмента, который подходит для командной работы. В программе можно ставить дедлайны, добавлять напоминания, сортировать данные в приоритетном порядке, разбивать задачи на подзадачи, назначать исполнителей, оставлять комментарии сотрудникам и следить за рабочим процессом. Сначала попробуйте планировать в бесплатной версии Todoist, а затем переходите на премиум тариф.

Trello. Программа, в которой можно организовывать командную работу и управлять проектами. Задачи создаются в карточках и прикрепляются на доску. В них можно добавлять файлы, менять статусы, определять исполнителей, ставить дедлайны и оставлять комментарии.

Evernote. Сервис для сбора и ведения заметок, планирования задач, хранения ссылок и управления проектами. В приложении есть готовые шаблоны, которые вы можете скопировать и подстроить под себя. Evernote отличается от других программ возможностью распознавания рукописного текста.

Timely. Трекер задач, в котором можно отследить, сколько времени вы тратите на выполнение работы. В функционал Timely также входят планирование и настройка оповещений. Приложение подходит для командной работы. В меню есть строка «People», где можно посмотреть, какие задачи выполнил сотрудник и выгрузить отчёт с его успехами. Отдельный плюс программы — красивое оформление, приятные цвета и мягкие оттенки.

Мои дела. Русскоязычный сервис для планирования задач. Рабочие и личные дела можно распределить по дням в календаре. Отслеживать выполнение задач помогают цветные и цифровые обозначения. В программе доступны функции голосового ввода и контроля эффективности.

Подведём итог: плюсы и минусы Notion

В этой статье мы рассказали, как скачать и установить Notion, создать учётную запись, настроить страницы приложения под себя и начать в нём работу. Конечно, эта программа подойдёт не всем. Кто-то захочет перейти на новую площадку, а кому-то удобнее пользоваться привычными сервисами и инструментами. Вы можете начать работать в бесплатной версии программы и решить, стоит ли использовать её дальше.

Соберём преимущества и недостатки Notion, которые помогут вам определиться с выбором.

Плюсы Notion:

1. Широкий набор функций. Notion объединяет возможности нескольких программ и заменяет множество инструментов. В приложении можно на одном листе писать и редактировать заметки, хранить ссылки и файлы, создавать таблицы, канбан-доски и базы знаний и отмечать события в календаре;
2. Настройка страниц «под себя». Вы сами выбираете, как структурировать информацию на страницах приложения. Notion полностью подстраивается под ваши предпочтения;
3. Визуальная организация. Всю информацию о проекте вы можете собрать на одной странице — дашборде, и в процессе работы открывать те ссылки или заметки, которые нужны;
4. Приятный интерфейс. Дизайн Notion минималистичный, что позволяет сосредоточить внимание на рабочем процессе;
5. Групповой доступ. Вы можете делиться чек-листами, списками и другими материалами с друзьями, коллегами или родственниками. Также Notion отлично подходит для командной работы.

Минусы Notion:  

1. Интерфейс на английском языке. Поменять язык на русский в Notion нельзя. Конечно, можно посмотреть видеоуроки на ютубе, почитать инструкции, воспользоваться переводчиком или интуитивно догадаться о некоторых функциях. Но это усложняет и замедляет рабочий процесс. С другой стороны, появилась мотивация подтянуть английский;
2. Нет офлайн-версии. Информация хранится в облаке и материалы можно синхронизировать между устройствами. Однако без доступа к сети вы не сможете воспользоваться Notion;
3. Проблемы в мобильной версии. Мобильное приложение долго скачивается, а на телефоны с ОС iOS ниже обновления 13.0 программу установить нельзя. При работе на Android не всегда доступны новые версии Notion.

Следуйте инструкциям из нашей статьи, создавайте идеальные дашборды и организуйте свою работу так, чтобы ничего не забывать и всё успевать. Желаем продуктивной работы с Notion!