- Что такое объяснительная записка
- Юридическое значение объяснительной
- Психологическое значение объяснительной
- Процедура привлечения к ответственности
- Структура объяснительной
- Как грамотно написать объяснительную записку
- Особенности отдельных объяснительных
- Технический сбой
- Невыполнение плана
- Производственная травма
- Срок хранения объяснительных записок
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.
По видам записки условно можно разделить на:
- Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
- Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.
Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.
Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 12%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку 10 месяцев или больше, если оформите подписку «Халва.Десятка». Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!
Юридическое значение объяснительной
Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».
Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.
Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.
Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.
Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.
Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.
Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.
Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.
Психологическое значение объяснительной
Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.
Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.
Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.
При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.
Процедура привлечения к ответственности
В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.
Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.
Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.
Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.
Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.
После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.
За один проступок работодатель применяет одно взыскание.
Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.
Структура объяснительной
К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:
- Вводную часть
Здесь укажите наименование организации или ИП. Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО. Также укажите: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации. У ИП достаточно указать ОГРНИП и адрес.
Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.
- Описательную часть
Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.
- Мотивировочную часть
Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.
- Просительная часть
Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.
- Иные реквизиты
Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.
- Приложения
Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.
Как грамотно написать объяснительную записку
Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:
- Пишите по существу
Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».
- Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации
Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.
- Не перекладывайте вину
Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.
- Не допускайте ошибок
Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.
- Прикладывайте доказательства
Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.
- Не указывайте заведомо неуважительные причины
Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.
Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить
Особенности отдельных объяснительных
Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.
Технический сбой
Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.
Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.
Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.
Невыполнение плана
Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.
Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.
А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.
Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.
Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!
Производственная травма
Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.
Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.
На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.
Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.
Срок хранения объяснительных записок
Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:
- о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
- о дисциплине труда хранят 3 года.
Что такое рабочее время и нормированный рабочий день
Резюмируем:
- Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
- Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
- Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
- Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
- Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
- Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
- При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.
По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам. Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.
Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.
Какие советы вы дадите работникам, которым надо оформить объяснительную
Писать объяснительную нужно лишь в тех случаях, если работодатель запросил у вас объяснения или у вас есть доказательства того, что инцидент произошел ввиду обстоятельств непреодолимой силы, не по вашей вине.
Будьте осторожны, ведь этим документом вы подтверждаете, что не справились со своими прямыми обязанностями или нарушили трудовую дисциплину. Если доказательств вашей невиновности будет мало, то на вас могут наложить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК: замечание или выговор, что может в будущем привести к увольнению «по статье».
Имейте в виду: на оформление объяснительной работнику отводится двое суток. Если работодатель не даст вам времени на подготовку документа, вы можете оспорить дисциплинарное взыскание (см. ст. 193 ТК).
Если же руководитель не требовал объяснений, то подавать объяснительную по личной инициативе не стоит. Зачем вам лишние проблемы?
Вы также вправе отказаться от написания объяснительной (например, если у вас нет доказательств своей невиновности), о чем будет составлен акт. Но имейте в виду: если работодатель решит применить дисциплинарное взыскание при подтверждении факта вашей вины, то ему ничто не помешает это сделать.
В каком стиле: можно ли писать от руки, что полезно приложить к записке
Объяснительную можно составить в произвольной форме. При заполнении документа используют официально-деловой стиль речи. К записке можно приложить справки, больничные листы и прочие документы, которые подтвердят вашу невиновность.
Чем больше доказательств у вас будет, тем лучше: тогда у работодателя просто не останется оснований для дисциплинарного взыскания.
При оформлении записки нужно соблюдать определенные правила:
-
в документе должна отсутствовать просторечная лексика;
-
изложенная информация должна быть достоверной.
Записку составляют от имени провинившегося сотрудника. Без даты и подписи она считается недействительной.
Поделитесь шаблоном «идеальной объяснительной»
«Идеальных» шаблонов в природе не существует. Чаще всего объяснительную пишут за опоздание на работу или прогул. В таком случае стоит изложить причину. Главное – это конкретика.
Например: Я опоздал на работу 23.08.2022 года на 1 час по причине поломки и ремонта собственного автомобиля. Копии документов из ГИБДД прилагаю.
Важно! Обязательно делайте ссылки на официальные документы (лист нетрудоспособности, справка от транспортной компании и так далее).
В объяснительной должны содержаться следующие сведения:
-
должность руководителя;
-
наименование организации;
-
ФИО руководителя;
-
должность и ФИО сотрудника;
-
дата составления;
-
наименование посередине – «Объяснительная записка»;
-
объяснение ситуации;
-
личная подпись с расшифровкой.
Если же речь идет об объяснительной о невыполнении трудовой функции или должностных обязанностей, то можно указать в записке:
-
что у вас не было всех необходимых инструментов для работы;
-
что вас не обеспечили оборудованием;
-
что вы не смогли справиться с порученным заданием в виду отсутствия должностной инструкции или отказа в предоставлении данных со стороны других ответственных лиц.
Таким образом, необходимо отразить причины и обстоятельства события, указать на то, что вы невиновны, привести аргументы в свою пользу, а также приложить документы.
Работодатель может привлечь работника к дисциплинарному взысканию. Обязательный документ в этой процедуре – объяснительная. На сайте много примеров, когда консультируемый заявлял, что отказался давать объяснение. Правильная ли это позиция, разбираемся вместе с экспертом.
Каким образом работодатель должен запросить объяснительную?
Закон не устанавливает определенный способ. Однако делопроизводство имеет вид документа, и проверяющие инстанции рекомендуют делать это в письменной форме, чтобы избежать конфликтную ситуацию, которая будет решаться уже в суде. Именно работодатель обязан будет доказать, что он запрашивал объяснительную у работника.
Хотя в суде факт устного истребования объяснения может подтверждаться соответствующим актом и показаниями свидетелей, поэтому работнику лучше дать объяснение.
Сколько времени дается на написание объяснительной?
Работник должен дать объяснение по истечении двух рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).
Каким образом производится отсчет двух рабочих дней?
С учетом судебной практики: день запроса объяснений от работника в двухдневный срок их предоставления не входит.
А если работник работает по графику сменности, какие рабочие дни брать?
По мнению Роструда, в расчет нужно брать дни, которые по графику сменности являются для сотрудника рабочими.
Может ли работодатель затребовать объяснительную в период простоя?
Период простоя не является временем отдыха и относится к рабочему времени, поэтому работодатель может затребовать объяснительную в период простоя.
Может ли работодатель затребовать объяснительную в период временной нетрудоспособности?
Ответ дал Верховный Суд РФ в 2020 году: требовать у провинившегося работника объяснений в период его нетрудоспособности нельзя.
Согласно ч. 3 ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
И, поскольку данное положение специально исключает не только период болезни из срока применения дисциплинарного взыскания, но и отпуска, то не стоит запрашивать объяснительную во время отпуска работника.
Может ли работник дать объяснение в устной форме?
Принимать объяснение от провинившегося сотрудника в устной форме нельзя (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 28 сентября 2021 г. № ТЗ/5079/10-34661-ОБ/18-1297).
Нужно ли писать объяснение или лучше отказаться?
Документ, который обязательно нужно написать – это объяснительная. Отказ может навредить работнику, так как не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Работодатель составит об этом соответствующий акт.
Очень важен текст объяснительной, пишите объяснительную не для работодателя, а для суда!
Что указывать в тексте объяснительной?
Работнику рекомендуется ответить на следующие вопросы:
-
Был ли факт нарушения?
-
Какие обстоятельства нарушения, его причины?
-
Какая степень вины работника?
-
Есть ли свидетели?
-
Какое отношение работника к нарушению?
-
Как связан работодатель с этим дисциплинарным взысканием? (Работодатели часто хотят обвинить работника в том, где сами в чем-то виноваты).
-
Каково отношение работника к дальнейшей работе?
Что еще нужно указать в объяснительной и почему?
В конце объяснительную лучше дополнить таким текстом:
Я не отказываюсь и никогда не откажусь ознакомиться под подпись с актами, служебными записками, докладными и любыми другими документами, которые работодатель оформит в этой ситуации.
Это необходимо сделать, чтобы потом в суде не появились «новые» документы.
Может ли содержание объяснительной повлиять на решение работодателя?
Не надо надеяться, что из-за содержания объяснительной, работодатель не будет применять дисциплинарное взыскание. Все зависит от целей работодателя.
Надеемся, вы сделаете вывод о необходимости давать письменные объяснения, если возникает вопрос о дисциплинарном взыскании. А если же вы столкнетесь с подобной проблемой или с иной проблемой, то обращайтесь на наш сайт за консультацией.
Напоминаем, что на нашем сайте вы можете задавать вопросы по защите прав — пишите в раздел «Консультации». Эксперты всегда готовы вам помочь.
Подписывайтесь на новости «Так-так-так»!