Тесты для оценки степени усвоения дисциплины
1. Продолжите «Делопроизводство» — это..
Ответ 1 Система хранения документов
Ответ 2 Составление документов
Ответ 3 Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».
Ответ 1 Документирование
Ответ 2 Система документации
Ответ 3 Документационное обеспечение управления
Ответ 4 Документированная информация
3. К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?
Ответ 1 Инструкция по делопроизводству
Ответ 2 Номенклатура дел
Ответ 3 Регламент работы
4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?
Ответ 1 Да
Ответ 2 Нет
5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?
Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки
Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.
Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства
6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?
Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки
или перечни.
Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов,
списки должностных лиц, имеющих право подписи документов.
7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?
Ответ 1 Организационные и распорядительные документы
Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы
Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям
8. Зачем документ нужно правильно оформлять?
Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу
Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению
Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию
9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?
Ответ 1 ГОСТ 6.37-98
Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003
Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97
Ответ 4 ЕГС ДОУ
10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?
Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД
Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия
Ответ 3 На управленческие и экономические документы
11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит — это обязательный элемент оформления … документа».
Ответ 1 Официального
Ответ 2 Служебного
Ответ 3 Любого
12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?
Ответ 1 29
Ответ 2 30
Ответ 3 31
13. Что такое формуляр документа?
Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа
Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета
14. От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на
документе?
Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации
Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним
Ответ 3 От решения автора документа и от квалификации исполнителя
15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?
Ответ 1 Один
Ответ 2 Два
Ответ 3 Четыре
16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?
Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа
Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов
Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок
17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?
Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации)
Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы
Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации
18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?
Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации
Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа
Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование
19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?
Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации
Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации
20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в «Справочных данных об организации-авторе».
Ответ 1 ОАО «Пилот»
ул. Золотаревская, 3, офис 112,
г. Ульяновск, 212109
Ответ 2 ОАО «Пилот»
212109, г. Ульяновск,
ул. Золотаревская, 3, офис 112
21. «Дата» — обязательный реквизит в любом документе?
Ответ 1 Нет
Ответ 2 Да
22. Какой момент может считаться основной датой документа?
Ответ 1 Всегда — это дата подписания документа
Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или
дата события, зафиксированного в нем
Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа
23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?
Ответ 1 14.12.2010
Ответ 2 14.12.10
Ответ 3 14.12.2010 г
24. Регистрационный номер документа — это… (выберите правильный вариант продолжения определения).
Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации
Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе
Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе
24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо
Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию)
26. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?
Ответ 1 Всегда, на каждом документе
Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления
или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»
Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации
27. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения», когда утверждение происходит должностным лицом.
Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
Ответ 2 Утверждаю
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
Ответ 3 «Утверждаю»
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
28. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?
Ответ 1 В левом верхнем углу
Ответ 2 По центру верхнего поля
Ответ 3 В правом верхнем углу
29. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному лицу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
30. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?
Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения
(при необходимости), срок исполнения, подпись
32. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 Краткое содержание документа
Ответ 2 Аннотацию
Ответ 3 Краткое название документа
33. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?
Ответ 2 Кому? Чему?
Ответ 3 Что? Кто?
34. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?
Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа
Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации
35. К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?
Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.
36. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
37. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
38. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с должностным лицом.
Ответ 1 «Согласовано_______»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова-
ния» при согласовании другим документом.
Ответ 1 СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Письмом Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
40. Что включает в себя виза согласования документа?
Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку
подписи и дату подписания
Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона
Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания
41. Перечислите элементы реквизита «Подпись».
Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ
42. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать
название организации?
Ответ 1 Да
Ответ 2 Нет
43. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?
Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана
всегда
Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица
Ответ 3 При оформлении на общем бланке
44. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании документа, составленного комиссией?
Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их
обязанности в составе комиссии
Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы
45. Для чего на документах проставляют оттиск печати?
Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица
Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа
Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа
46. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?
Ответ 1 Да, всегда
Ответ 2 Нет, никогда
Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо
47. Что включает в себя отметка об исполнителе?
Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона
Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью
Ответ 3 Номер телефона исполнителя
48. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:
Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем
Ответ 2 Для придания документу юридической силы.
49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии».
Ответ 1 Заверяю:
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010
Ответ 2 Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010
50. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?
Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым
Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя
Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение
51. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю
Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль
Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа
52. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?
Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»
Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено»
Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»
53. Кто подписывает и датирует реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?
Ответ 1 Руководитель организации
Ответ 2 Руководитель службы ДОУ
Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его
структурного подразделения
54. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов
ГОСТ.
Ответ 1 Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм
Ответ 2 Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм
Ответ 3 Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм
Ответ 4 Левое =30 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм
Преподаватель Н.В. Коренева
Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.
ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?
Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.
Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.
ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).
Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.
НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.
Примерная инструкция по делопроизводству
Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.
Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.
Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:
- документирование деятельности;
- организация документооборота;
- формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
- организация доступа к документам и их использования.
Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:
- порядок выдачи документов для использования работникам организации;
- предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
- порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).
В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:
- образцы бланков документов;
- образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
- примерные перечни утверждаемых документов;
- примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
- примерные перечни нерегистрируемых документов.
Правила делопроизводства 2019
Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.
Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.
НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.
Правила 2015
На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.
Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).
Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019
Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:
- в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
- во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
- в третьем звене – организации-заказчики;
- в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.
Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.
Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.
Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.
В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.
Примерное положение об ЭК
Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.
ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.
НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).
Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.
Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.
Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:
- В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
- В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
- В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».
Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.
Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.
Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).
Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:
- состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
- правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
- виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.
В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.
Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.
Положения стандарта рассматривают:
- документы, метаданные к документам, документные системы;
- политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
- анализ деловых процессов;
- средства (процессы) управления документами;
- процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.
В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.
Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.
В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.
Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:
- распределение функций и ответственности;
- процессный подход к деловой деятельности;
- измерение и оценку;
- анализ и улучшение.
Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2020.
Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика.
Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».
Поводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.
Вопрос в тему
Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?
Вопрос в тему
Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?
Руководитель за все в ответе!
Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.
Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.
Мнение эксперта
С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.
Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.
Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета, а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.
А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.
Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).
Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции…».
Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).
Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.
В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.
Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.
От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства, то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами.
К сожалению, не всегда и не все руководители понимают, что информация и документы являются собственностью и активом организации. А документальный фонд и система делопроизводства формируются и развиваются. Не случайно действующие стандарты по управлению документами, отражающие опыт мировых «лучших практик», закрепляют эту концепцию по отношению к документам и предназначены прежде всего для руководства / топ-менеджмента организаций:
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и
- ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».
Кадровым службам организаций рекомендуем внести в положение о должности председателя правления / генерального директора (и соответственно руководителей структурных подразделений) организации необходимые формулировки об ответственности (причем лучше в раздел 1 «Общие положения»), образец см. в Примере 1.
Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц.
Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации
Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее – ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации.
Кто будет вести делопроизводство?
Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях.
От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).
В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ, состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.
Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:
- в небольших организациях со скромным объемом документооборота, за всю обработку которого они и отвечают;
- или, наоборот, в крупных организациях со значительным объемом документооборота, когда служба делопроизводства (управление делами или т.п.) является специализированным структурным подразделением, которое создается исключительно для организации системы управления документами всей компании, а «на местах» в подразделениях сидят непосредственные исполнители, которые ведут делопроизводство на своем участке и отвечают за него.
При создании служб делопроизводства рекомендуем в настоящее время исходить из определения, закрепленного Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477): «Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях». Таким образом, ответственных за ведение делопроизводства в организации может быть несколько.
Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.
Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.
Первый способ, при котором в должностную инструкцию, например, бухгалтера, инженера, администратора, специалиста по продажам или юрисконсульта, которые имеют наименьший квалификационный уровень (или недавно были приняты в организацию), просто включают соответствующие трудовые функции, связанные с ведением делопроизводства. И на этих условиях заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Он применяется в небольших организациях с небольшим объемом документооборота. Например, в раздел 1 «Общие положения» должностной инструкции любого специалиста может быть внесен пункт:
Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство
1.2. Младший юрисконсульт осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству ООО «Техносервис» и иными локальными нормативными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.
Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.
Второй способ применяется в крупных организациях, когда необходимо возложить ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Вся система делопроизводства в этом случае будет строиться как смешанная, при которой часть делопроизводственных операций выполняется централизованно, а часть – в структурных подразделениях специально назначенными сотрудниками. Ответственность «центральной» службы делопроизводства при этом возрастает, т.к. она:
- в инструкции по делопроизводству организации определяет, на каких специалистов в структурных подразделениях может быть возложено ведение делопроизводства, какие операции они выполняют. В каждом разделе инструкции по делопроизводству могут быть выделены подразделы:
- «управление делами осуществляет…»,
- «ответственный за делопроизводство в структурном подразделении осуществляет…»;
- при необходимости разрабатывает и организует утверждение инструкции или правил ведения делопроизводства в структурных подразделениях (с учетом документов, относящихся к специальным системам документации – бухгалтерской, научно-технической, производственной, финансовой и др., а также делопроизводства по обращениям граждан и кадрового делопроизводства, которые могут реализовываться в данных структурных подразделениях);
- при необходимости разрабатывает типовую должностную инструкцию ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, которая действует в статусе дополняющей к основной должностной инструкции по должности / специальности / профессии;
- инициирует издание приказов (в крайнем случае обязательно согласовывает их, если инициатором подобного приказа выступает руководитель подразделения) о возложении ответственности за ведение делопроизводства в структурных подразделениях на конкретных сотрудников и об освобождении от ответственности в связи со сменой кадрового состава. Данные приказы могут быть отнесены к приказам по административно-организационной деятельности, имеющим 5-летний срок хранения. При подготовке проектов приказов рекомендуем применять стандартные речевые формулы:
Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении
1.1. Возложить ответственность за ведение делопроизводства (или возложить функцию ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» на специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).
1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.
Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении
1.1. Освободить специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича от выполнения обязанностей ответственного за ведение делопроизводства (или выполнения функции ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» с 22.09.2016 (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).
1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.
class=’dash’
Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.
Третий способ, самый распространенный, предусматривает простое введение в штатное расписание обычных должностей секретарей или делопроизводителей в качестве ответственных за делопроизводство в подразделениях крупных организаций, что возможно при смешанной системе делопроизводства (когда некоторые делопроизводственные операции или часть их выполняются центральной службой (управлением делами, канцелярией, общим отделом), а часть – децентрализованно в подразделениях секретарями или делопроизводителями). Наименования должностей и необходимые квалификационные уровни ответственных за ведение делопроизводства секретарей и делопроизводителей должны соответствовать новому профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н). Должностные инструкции, трудовые договоры и приказы о приеме на работу секретарей и делопроизводителей в настоящее время разрабатываются с учетом данного профстандарта.
На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное – комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.
Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»
Делопроизводство представляет собой технологию, в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо проанализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства – выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.
Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.
Только с таких позиций мы рекомендуем распределять ответственность за делопроизводство, закреплять ее в «цепочке» соответствующих документов (как минимум инструкция по делопроизводству + должностная инструкция + приказ). На этой организационной основе строится система управления документами и осуществляется выбор ее инструментов: СЭД и других информационных систем, средств передачи документов и информации.
Пример 5. Распределение функций по ведению делопроизводства между «центром» и «ответственными»
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п. 1 указанной Инструкции). В настоящей статье рассмотрим основные вопросы применения Инструкции по делопроизводству.
Отметим, что под документированием понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам (подп. 3.2.1 п. 3.2 СТБ 2059-2013), то есть создание документов. Организация работы с документами представляет собой организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации (подп. 3.2.22 п. 3.2 СТБ 2059-2013).
Инструкция по делопроизводству, как отмечено выше, обязательна к применению в государственных органах, государственных и негосударственных организациях (коммерческих и некоммерческих организациях). Данное положение основано на норме ч. 2 ст. 26 Закона об архивном деле и делопроизводстве, которой предусмотрено, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.
Положения Инструкции по делопроизводству устанавливают правила (ч. 1 п. 3 Инструкции по делопроизводству):
— подготовки;
— оформления;
— учета;
— тиражирования;
— контроля исполнения;
— оперативного хранения;
— использования;
— подготовки к передаче в архив документов.
При этом вышеперечисленные правила в полном объеме распространяются только на организационно-распорядительную документацию (ОРД). ОРД — документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп. 3.2.4 п. 3.2 СТБ 2059-2013). Система ОРД является подсистемой управленческой документации. В системе ОРД выделяются следующие основные группы документов:
— распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
— организационные документы (устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила, инструкция и др.);
— справочно-информационные документы (заявление, акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка и др.).
Правила учета, контроля исполнения, оперативного хранения, подготовки к передаче в архив документов распространяются также на иные системы документации. Например, договоры не оформляются по требованиям, предъявляемым к приказам, однако регистрируются и формируются в дела по одинаковым требованиям.
Ограничение сферы применения норм Инструкции по делопроизводству в отношении организационно-распорядительных документов установлено ч. 2, 4 — 6 п. 3 Инструкции по делопроизводству. При работе с документами, указанными в приведенных нормах, необходимо руководствоваться актами законодательства, непосредственно регламентирующими вопросы документирования и организации работы с данными документами. Лишь в той части, которая не урегулирована этими актами законодательства, применяются нормы Инструкции по делопроизводству.
Так, отдельными нормативными правовыми актами устанавливаются требования к документам, являющимся нормативными правовыми актами (Закон о НПА), к электронным документам (Инструкция о порядке работы с электронными документами), к документам, содержащим государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию (Закон о государственных секретах), обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением (Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц), документам, связанным с осуществлением административных процедур (Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам).
В то же время при подготовке и оформлении локальных правовых актов организаций требования Инструкции по делопроизводству распространяются в полном объеме. Также положения данной Инструкции распространяются на ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом о НПА (ч. 3 п. 3 Инструкции по делопроизводству).
Вместе с тем отдельные правовые нормы в отношении ОРД содержатся в иных нормативных правовых актах. Например, Инструкция о порядке разработки и принятия работодателями локальных правовых актов устанавливает требования к утверждению и согласованию инструкций по охране труда.
Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству). Инструкция по делопроизводству организации является ее локальным правовым актом. Целью разработки инструкции по делопроизводству организации является совершенствование, повышение эффективности, повышение качества документационного обеспечения управления.
Требование к разработке инструкции по делопроизводству организации обусловлено тем, что Инструкция по делопроизводству содержит различные варианты организации тех или иных вопросов работы с документами. При разработке инструкции по делопроизводству необходимо учесть все особенности деятельности организации, ее организационную структуру, штатную численность, объем документооборота и другое, и закрепить наиболее оптимальные и эффективные нормы работы с документами.
Например, Инструкция по делопроизводству закрепляет две формы регистрации документов: журнальную и карточную. В инструкции по делопроизводству организации необходимо закрепить одну из указанных форм, которая будет применяться в организации. Каждая из форм регистрации документов имеет свои преимущества и недостатки, которые следует учитывать при выборе. Аналогично допускается выбор формата бланка, вариантов расположения реквизитов, проставления отдельных реквизитов, системы регистрации и контроля исполнения документов и др.
Также в инструкции по делопроизводству в организации необходимо отразить особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел (ч. 6 п. 237 Инструкции по делопроизводству).
При этом в зависимости от размера организации, ее организационной структуры, задач, функций, объема документооборота могут разрабатываться специальные локальные правовые акты для определенных сфер документационного обеспечения управления, играющие самостоятельную роль в организации. Например, инструкция по кадровому делопроизводству, инструкция по работе с обращениями граждан и юридических лиц и др.
Ответственность за нарушение требований к оформлению документов не установлена.
Таким образом, Инструкция по делопроизводству обязательна к применению во всех организациях, в которых на ее основе должна быть разработана инструкция по делопроизводству организации.
Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex