Онлайн касса в 1 с 8 3 инструкция поэтапная

Рассказываем об особенностях работы с онлайн-ККТ в программе 1С:Бухгалтерия 8* и даем полезные рекомендации начиная от выбора оборудования, его подключения и настроек программы, и до отражения отдельных операций розничной продажи с применением онлайн-касс – работы с сертификатами, возврата товаров от покупателя.

*О том, как организовать работу с онлайн-кассой в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 читайте в статье Организация работы онлайн-кассы в «1С:Бухгалтерии 8».

Как убедиться, что оборудование совместимо с «1С:Бухгалтерией 8»

В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 поддерживается отражение операций оптовых и розничных продаж с расчетом наличными и платежными картами в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Программа позволяет подключить кассовое оборудование различных типов.

Чтобы онлайн-касса работала корректно, рекомендуется использовать сертифицированные кассы. Узнать о моделях сертифицированного оборудования, поддерживаемых в решениях 1С, можно тут. Все перечисленное оборудование проверено компанией «1С», поэтому работоспособность комплекса «Прикладное решение – Драйвер – Оборудование» гарантируется.

В поставку сертифицированных драйверов входят необходимые утилиты и т. п. для корректной настройки и работы оборудования. Также есть и дополнительный список поддерживаемых драйверами моделей оборудования.

Подключаемое оборудование

Подключить ККТ в программе можно в форме Подключение и настройка оборудования из раздела Администрирование — Подключаемое оборудование (рис. 1). Для каждой кассы, зарегистрированной для конкретной организации, необходимо создать свой экземпляр Подключаемого оборудования.

Последовательно следует заполнить все поля формы справочника. Обратите внимание, поле Организация нужно заполнить корректно в соответствии с данными, указанными при регистрации фискального устройства.

Если организация в информационной базе одна, то одноименное поле Организация не отображается в форме Подключаемое оборудование.

Оборудование в программе также можно привязать к складу.

Склад в одноименном поле нужно выбирать выбирать, если необходимо пробивать чек в отношении конкретной системы налогообложения. Например, при применении ОСНО и ЕНВД, в программе можно настроить печать чеков на оборудовании только для ОСНО, т. к. согласно Закону № 54-ФЗ для ЕНВД обязанность по применению онлайн-касс вводится с 01.07.2018. В других случаях указывать склад нет необходимости.

Рис. 1. Подключаемое оборудование

Настройки перед началом работы

Данные о кассире

Перед началом работы необходимо указать физическое лицо — кассира для текущего пользователя программы в разделе Администрирование – Настройки прав пользователя и выполнить открытие смены (раздел Банк и касса – Управление фискальным устройством)

Согласно Закону № 54-ФЗ, к обязательным реквизитам кассового чека относятся должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), и оформившего кассовый чек (п. 1 ст. 4.7). 

В соответствии с приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию», среди дополнительных реквизитов, которые должны быть в чеке — идентификационный номер (ИНН) кассира. 

Подробнее о том, что должно указываться в кассовом чеке, см. в статье «Онлайн-кассы: что указывать в новом кассовом чеке».

Эти данные будут отображаться в чеке, если корректно заполнена карточка физического лица (cправочник Физические лица) (рис. 2).

Рис. 2. Карточка физлица

Обратите внимание, чтобы для пользователей, которые будут формировать чеки, в карточке физлица были заполнены необходимые сведения, в программе следует оформить прием кассира на работу с указанием должности, ИНН и др.

Приказом № 229@ утверждены три версии форматов фискальных документов – 1.0, 1.05 и 1.1. Формат 1.0 утрачивает силу с 01.01.2019.

ИНН необходимо передавать в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД) в случае применения формата фискальных данных (ФФД) начиная с версии 1.05 и только при его наличии. Если у кассира нет ИНН или он неизвестен, то можно не указывать.

Счета учета номенклатуры

Система налогообложения для отражения в чеке определяется по Счетам учета номенклатуры (рис. 3). Счета учета можно задать как по Организации, Складу, группе либо типу Номенклатуры в целом так и по каждой отдельной позиции Номенклатуры.

Рис. 3. Настройка «Счетов учета номенклатуры»

В один чек можно включать товары, реализуемые только под одной системой налогообложения (например, ОСНО или ЕНВД).

В случае, если нужно продать товар, который учитывается по разным системам налогообложения, то это оформляется разными чеками, при этом используются разные субсчета счета 90 «Продажи».

В программе начиная с версии ФФД 1.05 поддерживается отражение операций с товарами (услугами) комитентов. Для того, чтобы программа корректно определила комиссионный товар, также необходимо выполнить настройку счетов учета для таких товаров по гиперссылке Счета учета номенклатуры. В качестве счета учета в данном случае должен выступать счет 004. Товар к моменту печати чека должен быть принят на комиссию и отражен по счету учета.

Документ «Розничные продажи (чек)»

Для оформления розничных продаж в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 используется документ Розничные продажи (чек) из раздела Продажи. В нем можно сформировать чек в соответствии с требованиями Закона № 54-ФЗ, в том числе отразить номенклатуру товара и все виды оплат, а также напечатать Товарный чек, указать номер для информирования покупателя по SMS или по e-mail средствами оператора фискальных данных (такая возможность должна быть предусмотрена в договоре с ОФД).

Если в настройках подключаемого оборудования был указан склад, то его необходимо указать в соответствующем поле документа (см. выше). После добавления товара и указания цены следует нажать кнопку Принять оплату (Наличными или Картой), затем – Напечатать чек.

Агентские услуги

Реализуемые агентские услуги в чеке необходимо указывать на закладке «Агентские услуги». В случае, если организация выступает в качестве платежного агента, это надо отдельно отметить в карточке договора.

Если в договоре с видом С комитентом (принципалом) на продажу указано, что организация выступает в качестве платежного агента, то будет предложен список реквизитов.

Отметим, что в формате ФФД 1.05 в чеке нельзя сочетать услуги платежного агента с прочими товарами. В формате 1.1 такого ограничения нет. Информацию о платежном агенте, а также собственнике товаров для формата 1.1 можно указать в каждой строке чека.

Если товары (услуги) комиссионные, то оператору фискальных данных (ОФД) будут переданы сведения о комитенте. Для формата фискальных документов 1.05 — по чеку в целом, для ФФД 1.1 — для каждой позиции отдельно.

Работа с подарочными сертификатами

Для регистрации продажи сертификата следует использовать документ Розничные продажи, Чек на закладке Продажа сертификатов (рис. 4).

Сертификат для целей передачи сведений о продажах ОФД в версии формата фискальных документов 1.0 отражается как продажа товара, а в ФФД 1.05 и выше – как прием аванса.

Прием сертификата в оплату отражается в этом же документе на закладке Безналичные оплаты.

Оплата по сертификату для:

• ФФД 1.0 — электронная оплата;
• ФФД 1.05 и выше — зачет аванса.

Рис. 4. Продажа товара с использованием подарочного сертификата

Закрытие смены

Закрыть смену можно двумя способами:

• из формы списка Розничные продажи (если они были) с формированием чека (документ Отчет о розничных продажах по кнопке Закрыть) – см. рис. 5;
• из управления фискальным регистратором (если розничные продажи не осуществлялись).

Если в организации за смену были розничные продажи, то рекомендуется первый вариант, так как в программе будут автоматически сделаны все необходимые документы и проводки. Обратите внимание, что смену должен закрывать тот пользователь-кассир данные которого будут переданы ОФД.

Рис. 5. Закрытие смены

Если смена закрывается из пункта меню Управление фискальным регистратором, то Отчет о розничных продажах (ОРП) не формируется. В таком случае можно заполнить ОРП вручную.

Продажи оптом

Для того, чтобы чек печатался с товарным составом, необходимо, в первую очередь, создать Счет покупателю (рис. 6). Счет можно создать на основании документа Реализации.

Рис. 6. Документ «Счет покупателю»

На основании сформированного Счета создается документ Поступление наличных (рис. 7). После проведения документа по команде «Напечатать чек» можно напечатать чек.

Если в системе зарегистрировано несколько фискальных устройств, то при нажатии кнопки Напечатать чек программа предложит выбрать устройство, на котором будет напечатан чек.

Устройство должно быть зарегистрировано на организацию, для которой печатается документ.

Рис. 7. Окно «Печать чека»

Окно Печать чека будет выглядеть по-разному в зависимости от версии формата фискальных документов. Если применяется формат 1.0, не будет колонок Признак способа расчета и Признак предмета расчета. Указанные колонки будут, если применяется формат 1.05 (см. рис. 7).

Признак способа расчета зависит от соотношения суммы оплаты, отгрузки и суммы счета, полная предоплата или частичная. Если платеж к счету не был привязан ранее, то сумму предоплаты можно ввести вручную в поле Оплачено ранее.

Если ранее не были указаны ФИО кассира и его ИНН, их можно ввести для конкретной операции непосредственно в форме (рис. 8). Это можно сделать для любых версий ФФД.

В отличие от документа Чек в окне Печать чека есть возможность выбора системы налогообложения, которая будет отображаться в чеке (поле Налогообложение чека).

Рис. 8. Ввод реквизитов кассира для конкретной операции

В форме Печать чека можно указать реализуете ли вы собственные товары или выступаете как платежный агент либо посредник (и указать его реквизиты) (рис. 9).

Рис. 9. Указание реквизитов платежного агента

Если оплата производится в несколько этапов, то для печати чека на доплату по факту реализации следует открыть Счет покупателю и создать на его основании Реализацию. После проведения реализации следует сделать еще одно поступление наличных на доплату. Поля Оплата наличными и Оплачено ранее автоматически заполнятся соответствующими суммами, а также изменится Признак способа расчета на Оплата кредита, так как отгрузка уже совершена. Таким образом, если все документы формировать На основании, то можно видеть всю структуру связанных документов – и отгрузок, и оплат.

В форме Печать чека есть пиктограммы для указания e-mail и SMS (рис. 10), которые отправляются покупателю средствами ОФД. 

Рис. 10. Ввод номера телефона и e-mail покупателя.

Затем печатается чек (рис. 11).

Рис. 11. Ввод данных об информировании покупателя

Рис. 12. Печать чека из документа «Поступление наличных»

Возврат от покупателя

При возврате денежных средств покупателю в случае, когда происходит возврат товара, также нужно оформлять чек.

Чтобы в программе корректно сформировался возврат, его надо создать на основании документа Поступление наличных или документа Возврат товаров от покупателя. 

Просто создать документ «Выдача наличных» (даже с указанием в качестве документа расчетов документа возврата) нельзя, так как номенклатура в Чеке не заполнится. 

Для возврата аванса необходимо оформить документ «Выдача наличных» на основании документа «Поступление наличных» и тогда при печати чека в форме предварительного просмотра будет отражена вся номенклатура «Счета на оплату», указанного в исходном документе.

Рис. 13. Оформление выдачи наличных при возврате товара покупателем

Для выдачи наличных покупателю, осуществившему возврат товара, следует создать документ Выдача наличных (рис. 13) на основании документа Возврат товара покупателю, указать сумму, провести документ и напечатать чек (рис. 14).

Рис. 14. Печать чека при возврате наличных денежных средств покупателю

Если возврат осуществляется по платежной карте (безналичная оплата), то напечатать чек можно также из документа Операции по платежной карте по кнопке Напечатать чек. Вид оплаты в этом случае будет Электронно (определяется также по документу-основанию).

Возврат денежных сумм покупателю осуществляется аналогично, на основании документа Операции по платежной карте. Чек печатается по кнопке Напечатать чек.

От редакции: Еще больше информации о применении онлайн-касс можно узнать, ознакомившись с видеозаписью лекции «Закон № 54-ФЗ: рекомендации по переходу на онлайн-кассы, комплексная поддержка от 1С» от 22.06.2017. Видеозапись доступна для просмотра всем желающим. 

БУХ.1С регулярно информирует читателей обо всех изменения, касающихся применения онлайн-ККТ с передачей данных в ФНС в специальной рубрике «Онлайн-кассы».

Работа с кассой — это проведение операций по расчету с покупателями и клиентами, при которых кассир принимает или выдает денежные средства, в том числе безналичным способом. Представляем базовое обучение по работе в 1С с онлайн-кассой. В нем мы расскажем, как подключить устройство к 1С, зарегистрировать фискальный накопитель, открыть или закрыть кассовую смену или отправить чек в электронной форме на телефон или почту покупателя.

Онлайн-касса и 1С: основные моменты

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который подключен к интернету. №54-ФЗ сейчас требует, чтобы после каждой совершенной кассовой операции информация о ней уходила в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн. Для этого в кассе есть фискальный накопитель, а данные из него направляются в ФНС через посредника — оператора фискальных данных.

Кассовый аппарат можно подключить к 1С. Благодаря этому, можно легко формировать отчетность, анализировать продажи и выполнять другие задачи. Продукты 1С учитывают требования законодательства к осуществлению расчетов и рассчитаны для бизнеса различных объектов и сфер деятельности.

Какие продукты 1С можно интегрировать с онлайн-кассой:

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Розница;
• 1С:УПП;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:Комплексная автоматизация и др.

Онлайн-кассы, как правило, также подходят для интеграции с 1С. Об этом производители пишут в сопроводительной документации к устройствам. 1С занимается тестированием и сертификацией ККТ. Найти перечень сертифицированных устройств можно на официальном сайте компании.

При этом для интеграции кассы с 1С иногда достаточно установить требуемый драйвер. С этим запросом можно обратиться к производителю устройства.

Как подключить кассу к 1С:Бухгалтерия

Обучение работе с кассой 1С начнем с базового уровня — подключения кассового оборудования. Для этого перейдите в нужный раздел по следующей цепочке: «Администрирование» — «Подключаемое оборудование».

В окне «Тип оборудования» выберите «ККТ с передачей данных» и активируйте кнопку «Создать».

В открывшемся окне заполните сведения об оборудовании:

• драйвер (из списка по марке кассы);
• организация;
• рабочее место, на которое устанавливается оборудование;
• наименование (установится по выбранному драйверу, но можно переименовать);
• серийный номер ККТ из технического паспорта устройства (пункт не обязателен к заполнению).

Если на компьютере еще не установлен драйвер, то система выдаст окошко с предложением его скачать. Продолжить настройку кассы можно только после установки драйвера.

Как подключить онлайн-кассу к 1С:Розница

Для подключения кассы в 1С для торговли потребуется пройти путь, аналогичный описанному для бухгалтерской 1С, но также выполнить следующие действия:

Как зарегистрировать фискальный накопитель в 1С

Для работы с кассой 1С надо не только пройти базовое обучение и настроить программу, но также и зарегистрировать фискальный накопитель.

Регистрация кассы и фискального накопителя в ФНС необходима для передачи данных о совершении операций в налоговое ведомство в режиме реального времени.

Регистрация проходит в три шага:

1. Организация подает заявление на регистрацию фискального накопителя в инспекцию ФНС по установленной форме. В ведомстве она получает регистрационный номер ФН, который нужен для прохождения второго шага;
2. Пользователь регистрирует приобретенный фискальный накопитель в 1С;
3. Завершить регистрацию накопителя следует на сайте ФНС.

Нажмите кнопку «Сервис» и выберите в появившемся меню «Регистрация фискального накопителя». Программа переведет вас в окно, где необходимо заполнить следующие графы:

• фискальное устройство;
• регистрационный номер кассы;
• реквизиты компании и адрес установки онлайн-кассы;
• система налогообложения;
• настройка ККТ.

В этом окне также вводят данные об операторе фискальных данных (ОФД). Это уполномоченная организация, через которую бизнес передает сведения о произведенных расчетах в ФНС.

После завершения регистрации фискального накопителя внесенные пользователем данные будут зафиксированы в карточке регистрации. А касса автоматически напечатает отчет. Данные из этого документа пользователь должен ввести в форму на официальном сайте налоговой службы. После этого регистрация накопителя будет завершена.

Как указать ФИО и ИНН кассира

ФИО и ИНН кассира 1С определяет, как правило, по привязанному «Сотруднику» к текущему «Пользователю», под которым выполнялась авторизация при входе в базу (его название всегда отображается справа сверху, кроме той ситуации, когда не создано ни одного пользователя и мы работаем под администратором по умолчанию).

Для редактирования текущего сотрудника выполняем следующий алгоритм действий:

1. Открываем раздел по пути: «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав» — «Пользователи».
2. Открываем текущего пользователя или создаем нового.
3. В поле «Физическое лицо» выбираем нужное физ. лицо, ФИО которого хотим видеть в качестве кассира. Если такого ФИО в списке нет, то создаем новое «Физическое лицо».

Для конфигурации 1С:УНФ в данном случае существует отличие, а именно вместо поля «Физическое лицо» в карточке сотрудника требуется сверху открыть ссылку «Сотрудники пользователя» и выполнить аналогичные действия для «Физического лица».

Как открыть и закрыть смену на кассе

Работа кассира начинается с операции открытия кассовой смены. В 1С сделать это можно буквально в один клик: в меню выбрать «Открытие смены».

Система самостоятельно внесет данные о смене (номер, дату) и после закрытия смены подсчитает количество оформленных операций.

В информации о смене система записывает общее число чеков, а также отмечает, сколько из них не были переданы оператору ФД. Это происходит, когда по каким-то причинам отсутствует связь с оператором. Как только она будет налажена, все чеки будут переданы автоматически.

Кассиру следует быть внимательным к информации о непереданных фискальных данных. С момента первого неотправленного чека система начинает обратный отсчет. Если в течение 30 дней связь с оператором не будет восстановлена, то фискальный накопитель заблокирует работу кассы.

При проблемах с отправкой фискальных данных следует немедленно оповестить о проблеме системного администратора.

Как оформить приход и выдачу наличных

При работе с онлайн-кассой в 1С в первую очередь необходимо знать операции по приему и выдаче денежных средств, а также ежедневной сдаче кассы (то есть подведение итогов работы) проводятся в 1С в разделе «Банк и касса» — «Касса» — «Кассовые документы».

Рассмотрим два базовых документа, через которые осуществляют прием и выдачу средств:

• Документ «Поступление наличных» создается в журнале «Кассовые документы» путем активации кнопки «Поступление». Программа предложит выбрать вид операции, чтобы корректно отразить приход в системе учета. Для перечисленных видов операций 1С автоматически устанавливает счет расчетов и статью доходов, что существенно упрощает работу с системой. Если необходимо провести нестандартную операцию, то следует выбрать графу «Прочий приход».
• Документ «Выдача наличных» также создается через журнал «Кассовые документы» с помощью кнопки «Выдача». Здесь также есть несколько видов операций, среди которых следует выбрать необходимую или отнести поступление средств к категории «Прочий расход».

Как оформить поступление на расчетный счет и списание с расчетного счета денежных средств в учете 1С:Бухгалтерия

Поступление и списание по расчетному счету отражается документами в разделе «Банк и касса» — «Банковские выписки».

В случае с расчетным счетом, порядок действий в целом аналогичен наличным, за исключением названий документов, «Поступление на расчетный счет» и «Списание с расчетного счета», а также некоторых деталей в реквизитах этих документов.

Как пробить чек ККТ в 1С:Бухгалтерия

Чтобы пробить чек ККТ в 1С:Бухгалтерия предприятия или иной конфигурации на её основе, требуется:

1. Открыть учетный документ, подразумевающий расчеты с покупателем (например, документ «Поступления наличных», документ «Списание с расчетного счета», документ «Реализация» и т.п.).
2. Убедиться в корректности заполнения документа, а также зачета оплаты/предоплаты/аванса с точки зрения бухгалтерских проводок. Если расчеты подразумевают указание какой-то конкретной номенклатуры (товаров или услуг), требуется указать связанный счет покупателю в реквизитах вашего учетного документа — именно из счета на оплату 1С будет получать список товаров/услуг, если чек пробивается из таких документов как «Поступление на расчетный счет» или подобных ему.
3. Нажать сверху кнопку «Чек» — откроется окно предпросмотра чека. Отображение чека в предпросмотре может отличаться наличием некоторых параметров от реального, но основную суть содержания чека он передает вполне корректно. При необходимости в окне предпросмотра можно изменить сумму, которую клиент ранее внес по предоплате или авансом, а также изменить форму расчета (полный расчет, предоплата, передача в кредит и т.п.).
4. При необходимости установить галочку отправки электронного чека на email или в смс и указать email или номер телефона соответственно.
5. Нажать кнопку «Пробить чек».
6. В случае если чек пробивался по документу с внесением предоплаты или передачей в кредит, то требуется повторить шаги 1-5 для нового учетного документа, подтверждающего факт завершения сделки.

Как пробить чек ККТ в 1С:Розница

В торговой 1С, например, 1С:Розница или 1С:Управление торговлей 11, для работы кассира используется Рабочее место кассира (РМК).

Рабочее место кассира требуется заблаговременно настроить. В 1С:Розница для этого можно воспользоваться помощником настройки рабочего места кассира. Он находится в Администрирование — Продажи — Помощник настройки кассового места. В иных торговых конфигурациях такого помощника нет и потребуется самостоятельно разобраться с настройкой РМК — можно воспользоваться комплектом инструкций, который идет с каждой поставкой конфигурации 1С от фирмы 1С или её официальных партнеров.

В рабочем месте кассира ведется непосредственно работа кассира с кассой. Расположение кнопок задается настройками РМК, а стандартные операции вроде пробития чека за наличные или возврат покупателю доступны всегда. Добавлять товары в чек можно либо ручным поиском, нажав кнопку «Подобрать», либо сканером по штрихкодам (штрихкоды заблаговременно должны быть указаны в карточке соответствующей номенклатуры).

Как сформировать кассовую книгу и отчет кассира

В соответствии с указаниями Центробанка РФ №3210-У ежедневно (при наличии операций по кассе) кассир должен сформировать кассовую книгу. Это обязательный отчетный документ, в котором отражают проведенные за день кассовые операции.

В бухгалтерской программе 1С для формирования отчета также требуется зайти в журнал «Кассовые документы» и выбрать кнопку «Кассовая книга». Документ будет сформирован автоматически на основании проведенных операций.

Справка-отчет кассира формируется по форме КМ-6. Его формирование в настоящее время не является обязательным, но может быть необходимо в связи с внутренними правилами организации.

Чтобы распечатать документ, надо перейти в «Отчет о розничных продажах» и нажать кнопку «Справка-отчет кассира «КМ-6″». Программа автоматически направит документ на печать.

Заключение

Базовое обучение по работе в 1С с онлайн-кассой не займет у пользователя много времени. Программа интуитивно понятная и проводит многие операции в автоматическом режиме. Если вы планируете работу с кассой в 1С, пройдите обучение у наших специалистов, которые во всех деталях расскажут о всех особенностях работы в данном программном обеспечении.

«1С:Бухгалтерия» — популярная система автоматизации бухучета и подготовки отчетности. Умеет она работать и с онлайн-кассами. В инструкции расскажем о том, как настроить ККТ для работы с «1С:Бухгалтерией 8» редакции 3.0, как проводить продажи, открывать и закрывать смены.

С чего начать

В первую очередь, нужно выбрать кассовый аппарат, если вы еще этого не сделали. Производители учетных систем и сервисов для работы с ККТ обычно тестируют различные модели касс на совместимость со своим ПО. 1С публикует на своем сайте перечень сертифицированных моделей кассовых аппаратов — они гарантированно будут работать с учетной системой. Поэтому перед покупкой кассы, которая будет взаимодействовать с «1С:Бухгалтерией 8», следует убедиться, что выбранная модель сертифицирована 1С.

Подключение ККТ

Чтобы подключить кассу, необходимо в разделе «Администрирование» выбрать пункт «Подключаемое оборудование». В левом в вертикальном меню нужно выбрать тип подключаемого устройства — «ККТ с передачей данных». Далее создается новый элемент справочника «Подключаемое оборудование». В окне создания экземпляра оборудования необходимо из списка выбрать его драйвер:

Внимание! Прежде чем начать работу с кассой, убедитесь, что карточки пользователей, которые будут работать с ККТ, заполнены верно. В них должны быть указаны ФИО физлица и его должность. Эти данные будут передаваться на кассу и печататься в чеке в качестве обязательных реквизитов (должность и ФИО кассира).

Регистрация ККТ в налоговом органе

Основным функциональным элементом современной ККМ является фискальный накопитель. Это модуль памяти, который хранит, шифрует и передает информацию о кассовых операциях. Перед началом использования кассового аппарата с ФН его нужно зарегистрировать в ФНС.

Процесс состоит из трех этапов:

1. Заполнение заявления на сайте Налоговой службы.
2. Действия для регистрации аппарата, которые необходимо произвести в «1С:Бухгалтерии 8».
3. Завершение регистрации ККТ в личном кабинете ФНС.

О том, как заполнить заявление на сайте ФНС, мы уже рассказывали. Когда будет получен регистрационный номер ККТ, можно приступить к следующему этапу.

Нужно открыть карточку ККТ — элемент справочника «Подключаемое оборудование». Далее выбрать команду «Операции с фискальным накопителем» — «Регистрация». Откроется окно, которое изображено на следующем рисунке:

Здесь необходимо ввести регистрационный номер ККТ, который был присвоен в личном кабинете ФНС. Также заполняются прочие поля — реквизиты организации, система налогообложения (одна или несколько при совмещении), информация об операторе фискальных данных.

Заполнение раздела «Настройки ККТ» зависит от специфики использования кассы. Их рекомендуется согласовать со своим ОФД.

Когда все настройки произведены, необходимо нажать кнопку «Продолжить операцию». Внесенная информация будет сохранена в карточке регистрации ККТ. После этого кассовый аппарат распечатает отчет.

Можно переходить к завершающему этапу регистрации. В личном кабинет ФНС нужно указать данные из распечатанного ранее отчета. А именно, номер документа, дату, время операции и фискальный признак.

Закрытие фискального накопителя

ФН имеет срок действия, по окончании которого должен быть заменен. Также накопитель подлежит замене, когда исчерпан его ресурс памяти. Перед физической заменой нужно закрыть ФН в «1С:Бухгалтерии 8». Для этого в меню «Операции с фискальным накопителем» нужно выбрать пункт «Закрыть».

Регистрация нового ФН производится выбором пункта «Изменение параметров регистрации». Откроется окно, в котором нужно выбрать причину изменения регистрационных данных — «Смена фискального накопителя». Здесь же можно произвести и другие необходимые изменения — отразить смену ОФД, кассового аппарата или реквизитов пользователя.

Как открыть смену

Смена открывается в разделе «Банк и касса» — «Управление фискальным устройством». В разделе «Кассовые смены» сохраняется список всех смен.

При открытии смены в разделе «Кассовая смена» нужно указать:

• организацию;
• ККТ, к которой подключена программа;
• параметры начала смены — дата и время.

Статус «Открыто» будет присвоен автоматически.

Формирование чеков

Печать чека в «1С:Бухгалтерии 8» возможно из нескольких документов:

1. Розничные продажи (чеки);
2. Поступление наличных;
3. Операции по платежным картам.

Документ «Розничные продажи (чеки)»

В этом документе происходит печать чека при розничной реализации. Перейти в него можно из раздела «Продажи».

Когда чек сформирован, необходимо нажать кнопку «Принять оплату». Будет открыта форма «Оплата», в которой можно указать параметры покупателя для направления ему электронного чека — телефон или адрес электронной почты. Чтобы распечатать чек, в форме оплаты нужно нажать кнопку «Принять оплату». Если были указаны телефон или email, вместе с печатью чека осуществится отправка электронного чека.

Особенности отражение продажи в чеке:

1. Номенклатура берется из закладки «Товары и услуги».
2. При совмещении ОСН (УСН) с ЕНВД или патентом в одном документе отражается реализация только по одной системе налогообложения.
3. Для отражения операции платежного агента существуют вкладка «Агентские услуги». Здесь в табличной части указывается лицо, в чьих интересах принимаются платежи, и договор с ним (должен иметь вид «С комитентом (принципалом) на продажу»). При этом в карточке договора в разделе «Платежный агент» должен быть отмечен пункт «Организация выступает в качестве платежного агента», а также заполненные соответствующие данные — они передаются в чек.
4. Для продажи сертификатов существует соответствующая вкладка. Это относится как к собственным сертификатам, так и эмитированным сторонними компаниями. В чек передается название сертификата.

Документ «Поступление наличных»

Переход осуществляется из раздела «Банк и касса». Здесь отражаются операции по принятию денежных средств от юридических лиц и ИП. Кроме того, тут же оформляется продажи частным лицам, если они должна быть персонально учтены в справочнике контрагентов. Например, продажа в кредит и другие случаи, когда моменты реализации и оплаты не совпадают.

Особенности формирования чека:

1. Для отражения номенклатуры необходимо предварительно выписать счет покупателю. Его реквизиты необходимо указать в поле «Счет на оплату». Если этого не сделать, то вместо названия товара в чеке будет указано, что принята оплата от ХХХ (покупатель) на основании YYY (документ-основание). Указать документ-основание можно в группе «Реквизиты печатной формы».
2. Чек формируется нажатием кнопки «Напечатать чек». После этого его можно просмотреть и подкорректировать. Далее следует нажать кнопку «Продолжить», и чек будет распечатан.

Документ «Операция по платежной карте»

Перейти в раздел операция по платежной карте можно из «Банк и касса». Здесь обрабатываются операции по расчету электронными средствами с организациями и ИП. По аналогии с документом «Поступление наличных», здесь также обрабатываются операции по приему денежных средств от физических лиц с особыми условиями.

Порядок формирования чека здесь такой же, как и в документе «Поступление наличных».

Чек на возврат

Возвратные операции должны сопровождаться выдачей покупателю чека. Распечатать его можно из документов «Выдача наличных» и «Операции по платежной карте». Вид операции — возврат покупателю. Сформировать документы необходимо на основании документов «Поступление наличных» и «Возврат товара от покупателя». В этом случае в чеке будут заполнены позиции номенклатуры.

Кассовый чек коррекции

Чек коррекции предназначаются для того, чтобы внести исправления в операции, которые ранее были проведены через кассу. А также передать эти изменения в ОФД. Раздел доступен в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.45. Перейти в него можно из раздела «Банк и касса».

Закрытие смены

Закрыть смену можно из трех разных документов:

• раздел «Банк и касса» — «Управление фискальным устройством»;
• из формы кассовой смены;
• раздел «Продажи» — «Розничные продажи (чеки)».

В случае применения кассы для обработки розничных продаж рекомендуется последний вариант.

Когда смена завершена, необходимо выполнить команду «Закрыть смену». Пользователю будет предложено выбрать организацию и ККТ, смену работы которой нужно закрыть. После этого на выбранной кассе будет распечатан отчет о закрытии смены (z-отчет). Кроме того, будут сформированы:

1. Отчет о розничных продажах.
2. Поступление наличных (формируется на основании сведений из чеков, а которые отражены на этой кассе).

Данная статья расскажет, как работает в 1С 8.3 касса. Вы узнаете об операциях:

• с кассовыми документами;
• формирования кассовой книги;
• с платежными картами;
• подключения онлайн-кассы к 1С.

Вы познакомитесь с приложением 1С: Касса и узнаете, в каких случаях понадобится данное приложение.

Подробнее о кассовых операциях в 1С смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Работа с кассовыми документами

Ведение кассы организации заключается в проведении операций по приему и выдаче денежных средств с ежедневным подведением итогов.

В 1С ­такие операции проводятся из раздела Банк и касса – Касса – Кассовые документы.

Приход

Приход денежных средств в 1С осуществляется документом Поступление наличных, который можно создать из журнала Кассовые документы по кнопке Поступление.

Поступление наличных имеет несколько видов операций, выбирая которые, в зависимости от проводимой операции, вы сможете быстро заполнить документ в 1С и корректно отразить операцию в учете.

По большинству видов операций в 1С автоматически устанавливаются:

• Счет расчетов;
• Статья доходов.

Вид операции Прочий приход используется для нестандартных операций с любым счетом расчетов и видом дохода (видом движения денежных средств).

Подробнее, формирование документа Поступление наличных при:

• продаже покупателю;
• возврате неиспользованных подотчетных сумм;
• оплате доли УК наличными.

Расход

Расход по кассе оформляется документом Выдача наличных из журнала Кассовые документы по кнопке Выдача.

Выдача наличных в 1С 8.3 Бухгалтерия

Документ Выдача наличных также имеет несколько видов операций с предопределенными счетами расчетов и видами расходов.

Прочий расход — для фактов хозяйственной жизни, которые не предусмотрены другими видами операций документа Выдача наличных.

Подробнее о формировании документа Выдача наличных при:

• выдаче подотчетных сумм.

Кассовая книга — это обязательный документ, отчет. Он заполняется кассиром каждый день, в котором были операции по приходу-расходу денежных средств. (п. 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

В 1С отчет Кассовая книга формируется из журнала Кассовые документы по кнопке Кассовая книга.

Кассовая книга в 1С 8.3: как сформировать

Операции по платежным картам

Прием и возврат денежных средств через электронные средства платежа — платежные карты, электронные деньги (Яндекс, Kiwi и др.) — не связаны с получением и выплатой наличных денежных средств, но относятся к действиям в кассе, так как требуют применения контрольно-кассовой техники (ККТ). Поэтому в 1С документы по таким операциям доступны из раздела Банк и касса – Касса – Операции по платежным картам.

Операции по платежным картам и банковским кредитам в 1С 8.3

По платежным картам в 1С возможны операции с видом:

• Розничная выручка — используется при розничных продажах через неавтоматизированную торговую точку (НТТ), т. е. когда невозможно ежедневно учитывать проданный товар в рознице;
• Оплата от покупателя — используется:
  • при розничных продажах через автоматизированную торговую точку (АТТ), т. е. когда учет проданного товара в рознице ведется ежедневно;
  • в дистанционных продажах с оплатой через Интернет;
  • при оптовых продажах, когда оплата производится корпоративной платежной картой;
• Возврат покупателю — используется при возврате денежных средств.

Документ Операция по платежной карте вид операции Оплата от покупателя используется в 1С для АТТ, когда оплата и отгрузка товара разведены во времени (например, предоплата через интернет). Если товар оплачивается в месте приобретения, оплата по платежной карте будет отражаться документом Отчет о розничных продажах.

Чтобы использовать операции по платежным картам в 1С, необходимо:

Работа с онлайн кассой в 1С пошагово

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Управление онлайн-кассой в 1С Бухгалтерия 8 от А до Я»

Подключение кассы к 1С

Программа 1С позволяет работать с онлайн-кассой. Для этого необходимо подключить кассовое оборудование.

Из раздела Администрирование – Настройки – программы – Подключаемое оборудование перейдите к форме Подключение и настройка оборудования.

Из списка типов оборудования выберите ККТ с передачей данных. По кнопке Создать введите запись для нового оборудования.

Заполните:

• Драйвер оборудования — выбирается из списка возможных в зависимости от марки ККТ;
• Организация — выбирается из списка (если база ведется не по одной организации);
• Рабочее место — заполняется автоматически рабочее место пользователя, из которого производится установка ККТ;
• Наименование — название в программе, устанавливается автоматически при выборе Драйвера оборудования, можно поменять на свое;
• Серийный номер — вводится заводской номер ККТ, указанный в техпаспорте (заполнять не обязательно).

Если драйвер еще не установлен, программа сообщит об этом при попытке начать настройку ККТ по кнопке Настроить.

Драйвер поставляется вместе с оборудованием. Программа также предлагает скачать его на сайте поставщика.

После установки драйвера программа автоматически перейдет к настройке ККТ.

После выполнения настройки ККТ проведите тест подключения.

Регистрация фискального накопителя в 1С

Когда онлайн касса 1С установлена, проведите необходимые операции с фискальным накопителем (ФН), чтобы зарегистрировать ККТ в ИФНС. Процедура состоит из трех этапов:

• подача заявления о регистрации ФН в ИФНС;
• регистрация фискального накопителя в программе 1С;
• завершение регистрации ФН на сайте ИФНС.

Результатом первого этапа должен стать регистрационный номер, присвоенный ККТ налоговой инспекцией. Его потребуется внести в форму регистрации ККТ в программе.

Войдите в Подключение и настройка оборудования (Администрирование – Настройки – программы – Подключаемое оборудование), откройте форму подключения и настройки выбранной ККТ, нажмите кнопку Операция с фискальным накопителем и выберите Регистрация.

Заполните открывшуюся форму Регистрация фискального накопителя. По завершении операции по кнопке Продолжить операцию:

• данные будут переданы на онлайн-кассу и зафиксированы в карточке регистрации ККТ;
• ККТ распечатает отчет.

Данные отчета внесите в форму на завершающем этапе регистрации ККТ на сайте ФНС.

См. также Сфера применения ККТ (из записи эфира от 09 июля 2018 г.)

Работа онлайн кассы в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Когда онлайн-касса готова к работе в 1С, кассир может приступать к открытию смены. Открытие смены — обязательная ежедневная процедура в начале работы на кассе. В конце работы смену необходимо закрыть (п. 2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Открытие, как и закрытие смены, в 1С осуществляется через раздел Банк и касса – Касса – Управление фискальным устройством.

Информация об открытых и закрытых кассовых сменах содержится в журнале Кассовые смены (Банк и касса – Касса – Кассовые смены).

Пробить чек в 1С можно с помощью разных документов, в зависимости от способа организации торговли и вида торговой операции:

• Чек (Продажа);
• Поступление наличных;
• Выдача наличных;
• Оплата платежной картой;
• Списание с расчетного счета;
• Поступление на расчетный счет.

Чек (Продажа) подходит для операций розничной торговли, когда покупатель обезличен. Документ доступен из раздела Продажи – Розничные продажи – Розничные продажи (чеки) – кнопка Продажа.

Чек будет напечатан только с устройства, на котором при регистрации указаны те же, что и в документе Чек (Продажа):

• Организация;
• Склад (или склад при регистрации ККТ совсем не был указан).

Чек можно предоставить покупателю в бумажном виде:

и выбрать отправку на электронный адрес или на телефон:

Подробнее Пробитие чека ККТ «с передачей данных». Оплата наличными при розничной реализации товаров

Документы:

• Поступление наличных — при оплате наличными;
• Оплата платежной картой — при оплате электронными средствами платежа;
• Поступление на расчетный счет — при безналичной оплате физическими лицами

используются для операций продажи юридическим лицам, ИП или физлицам, когда нам важно отразить конкретное лицо при оплате.

• продажа конкретному покупателю за наличные
• продажа с оплатой платежной картой

Чтобы в чеке отразились товары с указанием цены и количества при продаже по документам:

• Поступление наличных;
• Оплата платежной картой;
• Поступление на расчетный счет,

необходимо в них указывать Счет покупателю, на основании которого проводится оплата.

Документы:

• Выдача наличных,
• Списание с расчетного счета

используются для операций возврата денежных средств.

Как сформировать отчет кассира в 1С 8.3

В конце смены кассир формирует справку-отчет кассира-операциониста по форме КМ-6. С 2017 года контрольные и финансовые ведомства не требуют его заполнения (Письма ФНС РФ от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@ и Минфина РФ от 04.04.2017 N 03-01-15/19821). Но организации могут его применять как внутренний отчетный документ.

Справку-отчет кассира КМ-6 в 1С можно распечатать из документа Отчет о розничных продажах по кнопке Справка-отчет кассира (КМ-6).

Приложение 1С: Касса

1С:Касса — это альтернатива учетной программе 1С 8.3 Бухгалтерия в части ведения товарного учета и продаж через ККТ.

Если у вас простой товарный учет, и рабочее место кассира оборудовано отдельно от бухгалтерии и бухгалтерской программы, а может быть вообще предполагает мобильные продажи, то облачный сервис 1С:Касса, возможно, — то, что вам нужно.

1С:Касса совместим с мобильными и стационарными ККТ:

• Штрих-Мпей-Ф — автономная онлайн-касса;
• Эвотор — смарт-терминал;
• 1С-АТОЛ МК-11Ф — комплекты автоматизации для мобильной торговли;
• 1С-АТОЛ МК-30Ф — комплект для стационарной торговли
• С другими ККТ, имеющими сертификат 1С: Совместимо!

См. также:

• Отчет о розничных продажах в 1С 8.3: заполнение и проводки
• Кассовая книга в 1С 8.3: как сформировать
• Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
• Инвентаризация денежных средств в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Горячие вопросы по онлайн-кассам
• Учет эквайринговых операций в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Возврат неиспользованных подотчетных средств
• Оплата доли в уставном капитале наличными денежными средствами
• Выдача подотчетному лицу из кассы
• Продажа конкретному покупателю за наличные
• Продажа с оплатой платежной картой

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно