Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний. Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.
Виды руководящих документов
При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).
Что такое руководство и зачем оно нужно?
Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.
Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.
Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?
Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?
И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.
После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.
Структура руководства для работников подразделения
Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.
Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).
Раздел «Общие положения»
Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:
1. Назначение (цель) документа.
2. Область применения.
3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).
4. Связанные документы, локальные нормативные акты.
5. Глоссарий (термины и сокращения).
6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.
Назначение (цель) документа
В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:
1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.
Также можно использовать такую формулировку:
1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.
Область применения
В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:
1.2. Область применения документа:
– складское хозяйство;
– транспортный отдел.
Нормативные ссылки (или нормативные документы)
Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.
Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:
1.3. Нормативные документы:
1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).
2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.
Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.
Назначение распорядительных документов и их виды
При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах
Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».
В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:
-
организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
-
распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.
Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.
В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:
-
создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
-
содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.
К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.
Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.
Реквизиты, обязательные для распорядительных документов
И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.
Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:
-
название вида документа;
-
дата его оформления;
-
наименование составителя;
-
описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
-
количественные характеристики описываемого факта;
-
сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.
При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.
Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.
Общие правила оформления организационно-распорядительной документации
Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:
-
возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;
-
обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;
-
проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;
-
возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;
-
рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);
-
установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);
-
необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);
-
использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;
-
ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);
-
возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;
-
обязательность составления на русском языке;
-
возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;
-
указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.
В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):
-
эмблема организации;
-
товарный знак;
-
коммерческое обозначение юрлица.
Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.
Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.
Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.
В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.
При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).
Особенности оформления, значимые для распорядительных документов
В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.
Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:
-
«Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;
-
«Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.
К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).
На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №… к…»). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом…»).
Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.
Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.
Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:
-
на последнем листе документа у его левой границы;
-
на обороте последней страницы внизу слева;
-
в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.
При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.
Подводим итоги
-
Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение).
-
Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.
-
Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.
-
При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.
Документы, регламентирующие структуру компании
Любая организационная структура должна быть описана и закреплена в соответствующих документах. Это необходимо по ряду причин.
Во-первых, в любом случае в организации существует определенная структура, даже если она не зафиксирована ни в каких документах. Описанная структура позволяет построить систему подчинения и официально закрепить обязанности. Как следствие это дает руководству организации возможность контролировать и оценивать исполнение этих обязанностей.
Во-вторых, при численности персонала более 20-30 человек руководителю становится сложно удержать в голове, кто за что отвечает и кто кому подчиняется. А если в компании более 500 сотрудников? При наличии прописанных документов структура становится прозрачной, а следовательно — более управляемой.
В-третьих, приход нового человека в компанию подразумевает его введение в должность. Наличие документов, регламентирующих работу структуры, отдела и должности, позволяет существенно экономить время на объяснения и снижает угрозу искажения информации о структуре компании и задачах должности при передаче ее новому сотруднику.
Кроме того, при внедрении проектов с участием внешних организаций (например, при автоматизации или построении документооборота) исполнителям проекта необходимо четкое понимание структуры компании, так как это напрямую будет влиять на качество выполнения работ.
Перечень основных документов, регламентирующих организационную структуру компании:
• положение о структуре компании (или группе компаний);
• положения об основных структурных единицах (подчиненных компаниях, департаментах, отделах, проектных группах);
• должностные инструкции.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа).
Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным.
Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Виды приказов в организации
Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.
Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.
При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.
Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)
Перечень к ним относит:
- соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
- эксплуатацию зданий, помещений;
- транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
- обеспечение безопасности организации.
При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».
Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.
Обратите внимание на один важный момент:
- До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
- Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!
А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).
Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.
Таблица 1. Основные категории приказов по основной деятельности и примеры к ним
Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.
Регламентация создания приказов
Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:
- имеющих добровольный порядок применения:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
- либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
- Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).
Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).
В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.
Пример 1. Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов
5. Подготовка и оформление приказов
5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее – Компания).
5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.
5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие – лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.
5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.
5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.
Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».
5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, – 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта – 16, начертание – полужирное.
5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.
5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.
5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.
5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.
5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.
5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.
5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:
ОД – приказы по основной деятельности,
ЛС – приказы по личному составу,
АХ – приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.
Датой приказа является дата его подписания.
5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.
5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.
Бланк и реквизиты приказа
По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.
В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.
Пример 2. Бланк приказа по ГОСТу Р 6.30-2003
В Примере 2 мы видим бланк приказа:
- в него входят следующие реквизиты:
- наименование организации,
- наименование вида документа,
- место составления или издания документа;
- здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).
Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись.
Реже в приказ вносятся:
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- отметка о наличии приложения;
- визы согласования документа;
- отметка об исполнителе.
Наименование организации
В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).
Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).
При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).
Пример 3. Заполнение реквизита «Наименование организации» при издании совместного приказа равнозначными организациями
Наименование вида документа
Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2–4 межстрочных интервала после наименования организации.
Место составления документа
Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).
Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.
Пример 4. Место составления документа следует из названия организации-автора
Пример 5. Реквизит «Место составления документа» указывается самостоятельно
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.
Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.
Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, – по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, – центрированными.
Текст приказа
Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:
Пример 6. Образцы констатирующей части приказа
«В целях оптимизации системы делопроизводства» или
«Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,
«В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.
Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.
Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.
В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант – генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).
Оформление приложений
В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:
Пример 7. Ссылка на приложение делается в приказе в распорядительной части его текста
1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).
Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:
- (приложение 1),
- (Приложение 1),
- (Приложение № 1),
- если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».
Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).
Пример 8. Способы оформления данных основного документа на приложении
Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 
и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).
Пример 9. Гриф утверждения на приложении к приказу
Отметка об исполнителе
Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).
Согласование приказа
Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.
В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации – визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования – еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.
Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа.
Пример 10. Гриф в результате внешнего согласования
Пример 11. Виза в результате согласования внутри организации
Но есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа (см. Примеры 15 и 16). Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует написать слово «Согласовано». Если список визирующих известен заранее, то при подготовке проекта документа рекомендуем указать их должности и фамилии, чтобы им осталось только расписаться и поставить дату. Согласование проект проходит сначала у нижестоящих должностных лиц и постепенно «поднимается» выше, чтобы вышестоящие лица видели мнения своих подчиненных.
Допускается оформлять визы на отдельном листе – так называемом листе согласования (его образец см. в Примерах 13 и 14).
Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз – это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).
Пример 12. Виза в результате согласования внутри организации
Многие СЭД автоматизируют процедуру согласования, проводя ее в электронном виде, а результаты распечатываются из программы (получается все тот же лист согласования) и заверяются подписью уполномоченного специалиста. Если кто-то из состава согласующих лиц не имеет доступа в СЭД, то на распечатанном отчете он может оформить визу от руки (см. Пример 14).
Пример 13. Лист согласования проекта приказа в рамках «бумажного» делопроизводства
Пример 14. Лист согласования распечатывается по результатам электронного согласования из СЭД
Подпись
Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).
В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.
Регистрация приказа
После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.
Дата традиционно оформляется двумя способами:
- цифровым (например, 15.11.2013) или
- словесно-цифровым (15 ноября 2013 г.).
Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.
Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает (см. Пример 16). При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго – после.
В будущем, ссылаясь на приказ (как, впрочем, и на любой другой документ), необходимо писать: «приказ ООО «Трансформатор» от 17.01.2014 № 11», т.е. сначала воспроизводить дату регистрации и потом номер, а не наоборот. На совместный приказ ссылка будет такой: «приказ ООО «Дом мебели» и ООО «Персонал» от 20.01.2014 № 43 / 12», при этом у ООО «Дом мебели» данный документ зарегистрирован под № 43, а у ООО «Персонал» – под № 12.
Пример 15. Внутренний приказ (с визами согласования и результатами ознакомления на обороте)
Ознакомление с приказом
Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ. Например, если создается рабочая группа, с изданным приказом нужно ознакомить всех ее членов, а с некоторыми приказами требуется ознакомить абсолютно всех работников организации. Этого требует, в частности, Трудовой кодекс РФ: согласно ст. 22 работодатель обязан знакомить работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления (см. Примеры 15 и 16). Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.
Ознакомление заинтересованных работников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован.
Пример 16. Совместный приказ равнозначных организаций (с результатами согласования и ознакомления на обороте)
Пример 17. Заполнение реквизита «Наименование организации» при издании совместного приказа неравнозначными организациями
Организационно-распорядительный
документ
— вид письменного документа, в котором
фиксируют решение административных и
организационных вопросов, а также
вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности
органов власти, учреждений, предприятий
и организаций, их подразделений и
должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98).
Организационные
документы- документы, определяющие
статус (организационно- правовую форму)
предприятия и порядок её работы.
Организационные
документы — это комплекс документов,
содержащих правила создания организации,
в том числе: выбор ее организационно-правовой
формы; компетенцию, структуру, штатную
численность, состав должностей
(руководителей, специалистов, технических
исполнителей); формирование совещательных
органов управления; установление режима
работы и системы охраны; организацию и
оценку труда; порядок реорганизации и
ликвидации.
Организационно-правовые
документы реализуют нормы административного
права и являются правовой основой
деятельности организации.
Организационные
документы содержат положения, обязательные
для исполнения.
К
организационно-правовым документам
относятся:
— устав
организации;
— положение
об организации;
— учредительный
договор;
— положения
о структурных подразделениях, коллегиальных
и совещательных органах;
— регламент;
— структура
и штатная численность;
— штатное
расписание;
— инструкции
по определенным направлениям деятельности;
— должностные
инструкции работников;
— правила
внутреннего трудового распорядка
(положение о персонале) и др.
Организационные
документы оформляются на общем бланке
организации или на стандартном листе
бумаги с нанесением всех необходимых
реквизитов.
Датой
организационных документов является
дата утверждения.
Организационные
документы утверждаются руководителем
организации или ее структурного
подразделения либо вышестоящей
организацией. Утверждение осуществляется
либо проставлением грифа утверждения
(реквизит 16) на самом документе, либо
изданием другого документа.
Заголовок
к тексту в организационных документах
должен согласовываться с наименованием
вида документа, например:
— положение
(о чем?) об отделе кадров;
— структура
и штатная численность (чего?) аппарата
Министерства;
— инструкция
(о чем?) о ведении бухгалтерского учета;
— должностная
инструкция (кого?) референта.
Организационные
документы имеют сложную структуру
текста.
Констатирующей
частью текста организационных документов
является раздел «Общие положения», в
котором указываются основания разработки,
основное назначение организационного
документа, сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных
правил и технологий.
Основной
текст организационных документов
делится на главы, пункты и подпункты.
Главы должны иметь названия. Главы
нумеруются римскими цифрами. Нумерация
пунктов и подпунктов производится
арабскими цифрами.
Организационные
документы проходят установленный в
организации порядок согласования.
Согласование осуществляется со всеми
заинтересованными подразделениями и
должностными лицами, с юридической
службой, проверяющей соответствие
данного организационного документа
действующему законодательству.
С
точки зрения срока действия
организационно-правовые документы
относятся к бессрочным и действуют до
их отмены или до замены новыми.
Особенностью
организационно-правовых документов
является возможность вносить в них
изменения и дополнения в тех случаях,
когда нет необходимости перерабатывать
весь документ.
К
первым и основным организационно-правовым
документам относятся учредительные
документы: устав или положение об
организации, учредительный договор.
Общие
положения, определяющие наименования
видов организационных документов и
порядок их оформления, приведены в
Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).
Организация,
являющаяся юридическим лицом, «действует
на основании устава, либо учредительного
договора и устава, либо только
учредительного договора. В случаях,
предусмотренных законом, юридическое
лицо, не являющееся коммерческой
организацией, может действовать на
основании общего положения об организациях
данного вида» (ст. 52 ГК РФ).
Устав
— правовой акт, определяющий статус
созданного юридического лица (учреждения,
организации, предприятия, порядок его
функционирования, реорганизации,
ликвидации.
Типовая
структура текста устава государственного
учреждения закреплена в «Унифицированной
системе организационно-распорядительной
документации».
Структура
текста устава негосударственной
организации отличается от структуры
текста устава государственного
учреждения. Устав негосударственного
предприятия содержит дополнительные
разделы, в которых отражается специфика
его организации и деятельности.
В
Гражданском кодексе РФ дан перечень
обязательных сведений, которые должны
быть отражены в уставе организаций с
различной организационно-правовой
формой.
Для
примера- возможные разделы устава.
1)
Общие положения.
В разделе указываются полное и сокращенное
официальные наименования организации;
ее статус, почтовый адрес; основания,
на которых создана организация; чем она
руководствуется в своей деятельности;
наличие филиалов, дочерних фирм,
представительств; предмет и цели
деятельности; наличие зарегистрированного
товарного знака, фирменного бланка,
печати.
2)Акционерный
капитал
(уставный капитал). В разделе определяются
размеры вкладов каждого учредителя
(участника), оговариваются условия
увеличения (уменьшения) уставного фонда,
регламентируются права участников на
отдельные объекты, входящие в состав
имущества организации.
3)Порядок
деятельности.
Раздел устанавливает цели, виды
деятельности, механизм отношений
организации с другими организациями в
вопросах финансово-хозяйственной
деятельности, а также определяет права,
которыми наделяются участники в процессе
финансово-хозяйственной деятельности.
4)Управление.
Раздел регламентирует состав органов
управления и их полномочия. Например,
в акционерном обществе с большим числом
акционеров это могут быть:
общее
собрание акционеров — высший орган
управления обществом (в разделе
устанавливается порядок созыва,
проведения общих собраний, правомочность
принятых решений);
совет
директоров — высший орган управления
обществом в промежутках между собраниями
акционеров, избираемый общим собранием
(в разделе устанавливается количество
директоров, срок, на который они
избираются, компетенция, порядок выбора
председателя и на какой срок);
исполнительные
органы — генеральный директор,
исполнительный директор, правление
(в разделе устанавливается, какие именно
исполнительные органы действуют, их
компетенция, права и порядок деятельности);
ревизионная
комиссия — орган, осуществляющий
проверки финансово-хозяйственной
деятельности (устанавливается порядок
формирования комиссии, сроки и частота
проведения проверок, порядок представления
отчетности).
5)Учет
и отчетность; распределение прибыли.
В разделе устанавливается порядок
ведения бухгалтерской и статистической
отчетности, порядок представления
сведений о деятельности общества в
налоговые и иные органы, порядок
подведения итогов о финансовой
деятельности общества, порядок
распределения прибыли.
6)Прочие
накопления.
В разделе устанавливаются дополнительные
фонды общества, кроме уставного
(страховой, резервный), если таковые
имеются.
7)Прекращение
деятельности.
Раздел устанавливает порядок ликвидации
общества, его реорганизации, а также
порядок рассмотрения споров общества
с физическими и юридическими лицами.
Отметка
о регистрации
проставляется на титульном листе устава.
Она состоит из:
—
наименования
органа, осуществляющего государственную
регистрацию создаваемых организаций;
—
даты
регистрации;
—
государственного
регистрационного номера;
—
подписи;
—
печати
регистрирующего органа.
Гриф
утверждения
также выносится на титульный лист и
заверяется печатью.
Устав
государственной организации утверждается
вышестоящим учреждением, а негосударственной
— его учредителями, общим собранием
акционеров.
Положение
об организации (структурном подразделении)
Положение
—
правовой
акт, устанавливающий системно связанные
между собой правила регламентирующего
характера по отдельным вопросам
деятельности организации, подразделений,
должностных лиц.
Положения
могут быть типовыми (примерными) и
конкретными (индивидуальными). При
наличии типового положения конкретные
положения разрабатываются на его основе.
Типовые положения разрабатываются для
однотипных организаций и структурных
подразделений.
Различают
положения об организациях и положения
о структурных подразделениях (службах).
Положение
об организации
— это документ, на основании которого
действуют государственные бюджетные
организации (органы государственной
власти и управления всех уровней).
Схема
положения о государственном учреждении
аналогична схеме устава государственного
учреждения.
Положение
об организации оформляется на общем
бланке. Обязательными реквизитами
положения об организации являются:
заголовок к тексту, текст, подпись, гриф
утверждения, печать.
Структура
текста положения так же, как и текста
устава, регламентирована УСОРД.
Положения
о структурных подразделениях
(службах) можно классифицировать на:
—
положения
о структурных подразделениях;
—
положения
о коллегиальных и совещательных органах,
как руководящих (совет директоров,
правление), так и специализированных
(ученый совет, педсовет, научно-технический
совет и др.);
—
положения
о временных органах (совещания, комиссии,
советы).
Положение
о структурном подразделении оформляется
на общем
бланке
организации. Обязательными реквизитами
данного вида документов являются:
— наименование
организации;
— наименование
структурного подразделения;
— дата;
— номер
документа;
— место
составления;
— заголовок
к тексту;
— текст;
— подпись;
— гриф
утверждения.
Положения
о подразделениях подписываются
руководителем подразделения и утверждаются
руководителем организации.
Текст
положений о структурных подразделениях
включает следующие разделы.
1)Общие
положения.
В разделе «Общие положения» указываются:
полное официальное наименование
подразделения, дата, номер и наименование
правового акта, на основании которого
создано и действует подразделение, чем
руководствуется в своей деятельности,
кем возглавляется и кому подчиняется,
порядок назначения и освобождения от
должности руководителя подразделения,
наличие у подразделения печати.
2)Цели
и задачи.
В разделе «Цели и задачи» перечисляются
основные проблемы, решаемые подразделением
и определяющие характер и направления
деятельности подразделения.
3)Функции.
В разделе «Функции» указываются действия
или виды работ, которые должно выполнять
подразделение для осуществления
поставленных перед ним задач. Функции
должны полностью отражать специфику
деятельности подразделения.
4)Права
и обязанности.
В разделе «Права и обязанности»
перечисляются права, которыми наделяется
подразделение в лице его руководителя.
В этом же разделе устанавливаются виды
дисциплинарной, административной, а
при необходимости — и уголовной
ответственности, которую может нести
руководитель подразделения в случае
невыполнения подразделением своих
обязанностей.
5)Взаимоотношения.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются
информационные и документационные
потоки подразделения, основные документы,
создаваемые им, указывается, с какими
подразделениями и организациями
осуществляется взаимодействие, какую
информацию получает и представляет
подразделение, периодичность и сроки
представления; в каком порядке и кем
рассматриваются возникающие разногласия.
Изменения
в положение о структурном подразделении
вносятся приказом руководителя
организации.
Положения
о коллегиальных и совещательных органах,
как руководящих
(совет
директоров, правление), так и
специализированных
(ученый совет, педсовет, научно-технический
совет и др.), также носят нормативный
характер и определяют состав, порядок
формирования, компетенцию, порядок
работы, права и ответственность
коллегиальных и совещательных органов.
В
качестве примера можно привести структуру
текста положения о Совете директоров
акционерного общества.
-
Общие
положения. -
Компетенция
Совета директоров. -
Состав
Совета директоров. -
Выдвижение
кандидатов в Совет директоров. -
Избрание
членов Совета директоров. -
Регламент
заседаний Совета директоров. -
Взаимоотношения
с другими подразделениями общества. -
Ответственность
членов Совета директоров. -
Порядок
утверждения положения о Совете директоров
и порядок внесения в него изменений.
В
государственной организации внесение
изменений и дополнений в положения
о коллегиальных и совещательных органах
и в положения о структурных подразделениях
осуществляется распорядительным
документом руководителя организации.
В
негосударственной организации изменения
и дополнения в положения о коллегиальных
и совещательных органах принимаются
на общем собрании акционеров.
Положения
о временных органах (совещаниях,
комиссиях, советах)
создаются на период действия такого
органа. Структура текста нормативно не
закреплена. Утверждается органом, в
компетенцию которого входит создание
временного органа.
Учредительный
договор
Договор-
соглашение двух или нескольких лиц об
установлении, изменении или прекращении
гражданских прав или обязанностей.
Договор
— юридическое понятие, с которым связано
возникновение различных обязательств
и отношения, регулирующие их.
В
учредительном договоре учредители
берут обязательство создать юридическое
лицо (дается наименование юридического
лица), определяется порядок совместной
деятельности по его созданию, условия
образования имущества и уставного
капитала.
Договором
определяется предмет
и цели
деятельности юридического лица, а также
условия и порядок управления деятельностью
юридического лица и условия распределения
между учредителями прибыли.
Местонахождение
юридического лица определяется местом
его государственной регистрации, если
в соответствии с законом в договоре не
установлено иное.
В
заключительной части договора указывается
количество экземпляров договора,
юридические адреса и банковские реквизиты
сторон.
На
договоре подписи заверяются печатями.
Если одна из сторон (или обе договаривающиеся
стороны) являются гражданами, то
указываются их фамилии, имена и отчества,
паспортные данные и место жительства.
Учредительный
договор подлежит государственной
регистрации в установленном порядке.
Учредительный
договор юридического лица заключается,
а устав утверждается
его учредителями (участниками).
Инструкция
—
правовой
акт, издаваемый в целях установления
правил, регулирующих организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности организаций, их подразделений,
должностных лиц и граждан.
В
инструкции излагается порядок
осуществления какой-либо деятельности
или порядок применения положений
законодательных и иных нормативных
актов.
Инструкции
оформляются на общем
бланке
организации с указанием вида
документа.
В заголовке
к инструкции обозначается объект или
круг вопросов, на которые распространяются
ее требования, например: «Инструкция
(о чем?) о ведении бухгалтерского учета
на предприятии».
Инструкцию
подписывает руководитель структурного
подразделения, разработавшего ее.
Инструкция
подлежит утверждению. Утверждаются
инструкции руководителем организации
и заверяются печатью.
Инструкции
визируются руководителями всех
заинтересованных подразделений,
юридической службой, заместителем
руководителя, курирующим то направление
деятельности, на которое распространяется
содержание инструкции.
Текст
инструкции состоит из разделов, имеющих
заголовки и разбиваемые на пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Текст
инструкции должен начинаться с раздела
«Общие положения», в котором излагаются
цели ее издания, область распространения
и другие сведения общего характера.
Текст
инструкции излагается от третьего лица
единственного или множественного числа.
В
тексте часто используются слова:
«должен», «следует», «необходимо», «не
допускается», «запрещается» и т. п.
Разновидностью
инструкции является должностная
инструкция.
Должностная
инструкция
— правовой акт, издаваемый организацией
в целях регламентации организационно-правового
положения работника, его обязанностей,
прав, ответственности и обеспечивающий
условия для его эффективной работы.
С
помощью должностной инструкции в любой
организации реализуется функция
управления персоналом.
Должностные
инструкции бывают типовые (примерные)
и конкретные (индивидуальные).
Типовая
должностная инструкция разрабатывается
на должности, имеющие одинаковые
обязанности, права, ответственность,
независимо от того, к какой отрасли
относится организация. Например:
«Должностная инструкция секретаря».
При
большом объеме работы функциональные
обязанности по определенной должности
выполняют, как правило, несколько
человек.
Если
эти обязанности одинаковы, то
разрабатывается одна должностная
инструкция, которая в этом случае будет
типовой, например: «Должностная инструкция
бухгалтера».
Если
обязанности работников с одинаковым
названием должности различаются, то
для каждого из них разрабатывают
конкретную должностную инструкцию с
уточнением обязанностей работника в
заголовке к тексту. Например: «Должностная
инструкция бухгалтера по налогам».
Должностные
инструкции разрабатываются почти на
все должности, предусмотренные штатным
расписанием. Должностные инструкции
не составляются на категорию служащих
«руководители», так как их функции и
задачи, права, обязанности и ответственность
фиксируются в уставе организации или
в положении о структурном подразделении
в разделе «Руководство».
Должностная
инструкция входит в УСОРД и имеет
унифицированную форму.
Должностная
инструкция оформляется на общем бланке
организации с указанием вида документа.
Обязательными реквизитами должностной
инструкции являются: наименование
организации, наименование структурного
подразделения, дата, регистрационный
номер документа, место составления,
заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения.
Должностная
инструкция подписывается руководителем
структурного подразделения и утверждается
заместителем руководителя организации
— куратором данного подразделения или
руководителем структурного подразделения,
если ему предоставлено это право.
Визируются должностные инструкции
руководителями заинтересованных
подразделений и юридической службой
(юристом), а также другими должностными
лицами, от действий которых может
зависеть ее выполнение. Датой должностной
инструкции является дата ее утверждения.
Текст должностной инструкции состоит
из следующих разделов.
1.
Общие положения.
В этом разделе указывают полное
наименование должности с обозначением
структурного подразделения в соответствии
со штатным расписанием; кому непосредственно
подчиняется работник (дополнительно —
кому подчиняется на период отсутствия
вышестоящего лица); порядок назначения
на должность и освобождения от должности;
порядок замещения в случае временного
отсутствия работника; особенности
организации работы, если они есть
(ненормированный рабочий день, гибкий
график и др.), перечень нормативных,
методических и других документов,
которыми руководствуется работник на
данной должности; квалификационные
требования (уровень образования, стаж
работы, требования, предъявляемые к
работнику в отношении специальных
знаний).
2.
Функции.
В разделе приводится перечень основных
направлений деятельности работника в
соответствии с направлениями деятельности
структурного подразделения.
3.
Должностные
обязанности.
В этом разделе перечисляются: виды
работ, выполняемые работником на данной
должности; характер выполняемых действий:
«руководит», «подготавливает»,
«утверждает», «рассматривает»,
«выполняет», «обеспечивает» и т. п.
Должностные обязанности целесообразно
также объединять в однородные группы
в соответствии с функциями работника.
Для удобства представления должностных
обязанностей текст данного раздела
может быть разделен на две части: в
первой части перечисляются те виды
работ, которые сотрудник выполняет
самостоятельно, а во второй те, которые
выполняются совместно с другими.
4.
Права.
В разделе устанавливаются полномочия
работника, обеспечивающие выполнение
возложенных на него обязанностей:
— право
принимать определенные решения
(перечисление вопросов, которые он может
решать самостоятельно); » право давать
указания по конкретным вопросам;
—
право
самостоятельно подписывать документы
в рамках предоставленной ему компетенции;
— право
обращаться с предложениями к руководителю;
— право
представительствовать от имени
подразделения или организации в других
организациях и пределы такого
представительства;
— право
участвовать в совещаниях, на которых
рассматриваются вопросы, относящиеся
к его ведению;
— право
на получение необходимой для работы
информации (статистической, экономической
и др., в том числе и конфиденциальной);
— право
требовать выполнения определенных
действий от других работников.
В
тексте данного раздела необходимо
закрепить также:
— право
работника вносить предложения по
совершенствованию деятельности,
связанной с выполнением его непосредственных
должностных обязанностей;
— право
входить в состав рабочих групп по
подготовке и реализации конкретных
проектов и участвовать в разработке
коллегиальных решений, направленных
на достижение главной задачи структурного
подразделения или всей организации.
В
необходимых случаях в текст раздела
можно внести универсальные права, общие
для всех работников (а не только права
по должности):
— право
на все виды установленной компенсации
за свой трудовой вклад;
— право
на комфортные условия труда;
— право
на повышение квалификации;
— право
на максимальную реализацию своих
профессиональных потребностей.
5.
Ответственность.
В разделе определяются критерии оценки
работы и мера персональной ответственности
работника. Критериями оценки являются
объективные показатели, характеризующие
качество и своевременность выполнения
работы. Устанавливается ответственность
работника за нарушение действующего
законодательства и требований
организационно-правовых и распорядительных
документов. В необходимых случаях
фиксируется полная материальная
ответственность работника по должности,
которая должна быть оформлена
соответствующим дополнительно заключаемым
договором. Предусматриваются и
конкретные формулировки об ответственности
за несоблюдение технологий, закрепленных
в нормативно-технических документах,
за нарушение сроков выполнения работ,
предусмотренных нормативами, за отказ
от применения передовых приемов работы
и имеющихся технических средств, за
отказ выполнять письменные и устные
распоряжения руководителя и др. При
формулировании пунктов об ответственности
не следует злоупотреблять словами с
отрицанием «не», так как они придают
негативный смысловой оттенок
соответствующему пункту текста в целом.
Количество пунктов этого раздела не
должно превышать количества пунктов в
предыдущем разделе «Права».
6.
Взаимоотношения.
В данном разделе указывается: от кого,
в какие сроки и какую информацию получает
работник; кому, какую и в какие сроки
предоставляет; с кем осуществляет
совместную подготовку документов и
прочие вопросы информационных взаимосвязей
работника с другими подразделениями,
лицами, организациями. Если взаимоотношения
и связи сотрудника хорошо отлажены на
уровне документов, то текст раздела
можно представить в форме одной или
нескольких таблиц с заголовками:
«Работник передает»; «Работник получает».
В
графах таблицы указывают: наименование
структурного подразделения, вид
документа, срок, периодичность. В текст
раздела целесообразно также включать
названия и формы журналов или картотек,
которые ведутся с целью учета, контроля
и лучшей организации работы, а также
названия баз данных, которые сотрудник
ведет на рабочем месте для упорядочивания
и систематизации справочно-информационного
фонда. В текст должностной инструкции
могут быть включены дополнительные
разделы.
Функции.
В этом разделе перечисляют основные
направления деятельности работника в
соответствии с направлениями деятельности
структурного подразделения. В формулировках
функций необходимо четко отразить вклад
сотрудника в достижение главной задачи,
перспективных и текущих задач структурного
подразделения; указать, какие функции
работник выполняет самостоятельно, а
в выполнении каких участвует.
Условия
оплаты труда.
В разделе указывается, какой работнику
устанавливается должностной оклад в
соответствии с контрактом или штатным
расписанием; какие он может получать
премии (в зависимости от конкретных
условий работы можно оговорить виды
премий и условия их получения); какие
он может получать надбавки и как ему
можно повышать зарплату (при каких
условиях и с какой периодичностью);
может ли работник совмещать профессии
(должности) и др.
Показатели
оценки работы.
Раздел, в котором могут быть закреплены
как общие показатели оценки деятельности,
так и конкретные, установленные
непосредственным и вышестоящими
руководителями, а также закрепленные
во внутренних нормативных и технологических
документах организации. К числу общих
показателей могут быть отнесены:
—
полнота
реализации закрепленных за работником
задач, должностных обязанностей и
предоставленных прав;
— качество
составления и оформления документов;
— отсутствие
ошибок и служебных нарушений;
—
отсутствие
жалоб, претензий и нареканий со стороны
руководителей;
— квалифицированное
применение требований инструкций и
других нормативных документов;
— своевременность
выполнения должностных обязанностей,
соблюдение сроков исполнения поручений
и указаний руководства. К документам
инструктивного характера также относятся
«Правила» и «Регламент».
Правила
внутреннего трудового распорядка
Правила
внутреннего трудового распорядка —
правовой акт, регламентирующий организацию
работы предприятия, взаимные обязательства
работников и администрации, предоставление
отпусков, командирование сотрудников,
внутриобъектный режим и другие вопросы.
Правила
оформляются на общем бланке организации
с указанием вида документа, подписываются
руководителем кадровой службы, принимаются
с учетом представительного органа
работников (ст. 190 Трудового кодекса
РФ).
Правила
внутреннего трудового распорядка
являются, как правило, приложением к
трудовому договору.
Текст
Правил составляется в соответствии с
Типовыми правилами внутреннего распорядка
для рабочих и служащих предприятий,
учреждений, организаций, утвержденными
Постановлением Госкомтруда СССР от 20
июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не
противоречит действующему в настоящее
время трудовому законодательству).
В
некоторых организациях наряду с Правилами
внутреннего трудового распорядка
разрабатывается Положение о персонале,
которое отражает вопросы профессионального
и социального развития трудового
коллектива, взаимоотношения с
администрацией, права и ответственность
администрации и персонала, правила
деловой этики и др. Положение о персонале
разрабатывается в некоторых организациях
наряду с Правилами внутреннего распорядка.
Оформляется
Положение о персонале на общем бланке
организации с указанием вида документа,
подписывается руководителем службы
управления персоналом, согласовывается
на общем собрании персонала, но утверждать
Положение о персонале рекомендуется
на Совете директоров организации.
Регламент
— правовой акт, устанавливающий порядок
деятельности руководства
организации,
коллегиального или совещательного
органа.
Регламент
работы коллегиального или совещательного
органа определяет:
— статус
коллегиального или совещательного
органа;
— порядок
планирования работы;
— порядок
подготовки материалов для рассмотрения
на заседании;
— внесение
материалов на рассмотрение;
— порядок
рассмотрения материалов и принятия
решений на заседании;
— ведение
протокола заседания;
— оформление
решений коллегиального или совещательного
органа;
— порядок
доведения решений до исполнителей;
— материально-техническое
обеспечение заседаний.
Регламент
оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами регламента
являются: наименование организации,
наименование коллегиального или
совещательного органа, вид документа,
дата документа, номер документа, место
составления, гриф утверждения, текст,
подпись.
Регламенты
утверждаются руководителем организации
или руководителем коллегиального или
совещательного органа.
В
процессе подготовки регламенты проходят
стадию обсуждения на заседании членами
коллегиального или совещательного
органа.
Регламенты
согласовываются с заинтересованными
подразделениями и юридической службой.
Структура
и штатная численность
— правовой акт, устанавливающий структуру
организации, наименование структурных
подразделений и должностей, штатную
численность по каждой должности в
соответствии с
группой
по оплате труда.
Оформляется на общем бланке организации
с указанием вида документа, подписывается
руководителем кадровой службы, визируется
главным бухгалтером, заместителями
руководителя организации и утверждается
руководителем организации с проставлением
печати. Текст документа составляется
в форме таблицы, в которой приводятся
наименования структурных подразделений
организации, наименования должностей,
включенных в эти подразделения, а также
их количество в соответствии с уровнем
оплаты по соответствующим группам.
Указанный документ входит в состав
УСОРД и имеет унифицированную форму.
Штатное
расписание
— правовой акт, закрепляющий структуру,
численность и должностной состав
работников организации с указанием
должностных окладов (в государственных
учреждениях — с указанием разряда по
Единой тарифной сетке).
Штатное
расписание имеет унифицированную форму
и оформляется на общем бланке либо на
стандартных листах бумаги формата А-4
альбомной ориентации с нанесением
реквизитов общего бланка: наименование
организации, наименование вида документа,
дата, номер документа, место составления,
заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения.
В
заголовке к тексту указывается год, на
который составлено штатное расписание.
Текст
штатного расписания составляется в
табличной форме. Указываются коды и
наименования структурных подразделений
и должностей, количество единиц по
штату, должностной оклад, надбавки по
видам и месячный фонд зарплаты.
Ответственность
за подготовку штатного расписания лежит
на отделе кадров (службе персонала).
Проект
штатного расписания визируется
руководителями подразделений, главным
бухгалтером, юридической службой,
заместителями руководителя организации.
Штатное
расписание подписывается руководителем
отдела кадров и утверждается руководителем
организации с проставлением гербовой
печати (или печати организации) на грифе
утверждения. В негосударственных
организациях документ утверждает Совет
директоров.