В прошлый раз мы рассказали, когда работодателю может грозить проверка Государственной инспекции труда (ГИТ). Из этой статьи вы узнаете, как проходят такие проверки с учётом изменений, вступивших в силу с 1 июля 2021 года, и как к ним подготовиться. Самый подробный гайд по проверкам ГИТ на Клерке!
Как вы узнаете о проверке
О проведении плановой проверки инспекторы предупредят заранее не менее чем за 3 рабочих дня заказным письмом или электронным документом, подписанным электронной подписью.
Про внеплановую проверку вам могут сообщить любым способом не позднее, чем за 24 часа до начала в следующих случаях:
- проверку проводят по заявлению работника;
- у вас уже прошла проверка, по результатам которой вам выдали предписание об устранении нарушений, но вы их не устранили и ГИТ назначил повторную проверку.
В остальных случаях о внеплановой проверке вас заранее не предупредят, то есть она будет внезапной.
Плановая и внеплановая проверка может быть документарной — по месту нахождения инспекции, или выездной — на территории работодателя.
Как долго длится проверка
С 1 июля 2021 года на документарную или выездную проверку отводится не более 10 рабочих дней. Для каждого филиала или обособленного подразделения срок считают отдельно. Максимальный срок проверки всей компании с обособленным подразделениями — 60 рабочих дней.
Для МСП действуют особые условия: малое предприятие проверяют не более 50 часов в год, а микропредприятие — не более 15 часов в год.
Что будут проверять
Внеплановая проверка. Обычно проводится по определённой теме, например, изучается своевременность выплаты заработной платы. В таком случае инспекторы смогут запросить у вас только те документы, которые относятся к этой теме . Выходить за рамки темы они не имеют права. Если же тема проверки — соблюдение трудового законодательства, то придётся предоставить практически все документы по учёту кадров и расчётов с персоналом.
Плановая проверка. Ведётся по проверочным листам. Это список контрольных вопросов по соблюдению законодательства. В уведомлении о предстоящей проверке будут перечислены проверочные листы, которые вам нужно будет заполнить. Обычно проверяют порядок приема на работу и увольнения, заключения, изменения и расторжения трудовых договоров; соблюдение права на отпуск, оплату труда, режим работы, как функционирует служба охраны труда.
Вы можете заранее оценить состояние своего кадрового учёта и посмотреть на него глазами инспектора с помощью сервиса «Электронный инспектор» на сайте Роструда.
Перечень документов, которые может запросить трудовой инспектор, ограничен.
Так, у вас могут запросить:
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- штатное расписание;
- заявления и уведомления работников;
- приказы;
- трудовые и гражданско-правовые договоры;
- должностные инструкции, трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности;
- личные карточки;
- договоры о полной материальной ответственности;
- табель учета рабочего времени, график отпусков;
- соглашение о разделении ежегодного отпуска на части;
- записка-расчёт при прекращении трудового договора;
- расчётные и платёжные ведомости;
- платёжные поручения на перечисление заработной платы и других выплат сотрудникам;
- расчётные листки;
- документы по охране труда, по защите персональных данных и т.д.
Большинство из этих документов составляют по унифицированной форме, бланки есть на сайте Роструда. При затруднениях в работе используйте памятки для решения наиболее распространённых трудовых ситуаций.
Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.
За какой период могут запросить документы и оштрафовать
Период не ограничен, но повторную проверку по одним и тем же обстоятельствам не проводят. То есть при плановой проверке у вас не могут запросить документы за период, который уже проверяли.
Можно не предоставлять на проверку документы, по которым истёк срок хранения. Однако документы по зарплате и кадрам обычно хранятся долго. Сроки хранения определяйте в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом №236 от 20.12.2019г.
Срок давности по административным нарушениям ограничен одним годом со дня совершения. Если такое нарушение найдут после того, как прошёл год, наказать за них уже не смогут. Поэтому перед проверкой особое внимание уделите оформлению документов за последний год.
Пример 1.
В путевом листе от 30.06.2020 нет отметки о проведенном предрейсовом осмотре водителя. То есть он мог выйти на рейс в нетрезвом состоянии или с повышенным давлением, что создало бы угрозу несчастного случая во время рейса. Трудовая инспекция обнаружила это нарушение во время проверки 31.07.2021, то есть когда прошло более 1 года со дня его совершения. Наказать работодателя за это уже не смогут.
Но это распространяется не на все ситуации. Есть длящиеся нарушения, по ним срок исковой давности отсчитывают с той даты, когда их выявили. Например, отсутствие правил внутреннего трудового распорядка или журнала регистрации (инструктажа, трудовых книжек и т.д.).
Пример 2.
31 июля 2021 года инспекторы обнаружили, что водителя приняли на работу 15 мая 2020 года без обязательного медосмотра. Это значит, что всё это время работу выполнял человек, который мог иметь ограничения, несовместимые с этой профессией. Это уже длящееся нарушение, и несмотря на то, что с момента приёма на работу прошло уже больше года, за это могут оштрафовать ещё в течение года после того, как инспекторы это обнаружили.
Таким образом, за длящиеся нарушения вас могут оштрафовать даже по истечении нескольких лет.
Нельзя сказать точно, какие именно нарушения считаются длящимися, потому что чётких критериев и перечней нет. Поэтому часто ГИТ трактует в свою пользу и штрафует, а работодателям приходится судиться и опираться на сложившуюся практику.
Пример из судебной практики
Во время проверки инспекторы решили, что неправильно составленные трудовые договоры — это длящееся нарушение. Но судьи решили, что нарушение произошло в день составления трудового договора, а т.к. это было больше года назад, то штрафовать работодателя нельзя (Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.18 №3-АД18-7).
ВАС озвучил такие критерии: длящимся является такое административное правонарушение (действие или бездействие), которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей.
На что обратить внимание перед проверкой
Специальная оценка условий труда (СОУТ)
Её должны проводить все работодатели, включая ИП, в отношении всех работников, кроме надомников и работающих дистанционно.
Результаты СОУТ направьте в трудовую инспекцию и разместите на своем сайте. Ознакомьте каждого работника под роспись с картой аттестации рабочего места, в том числе при приёме на работу. Укажите класс условий труда, определяемый по результатам СОУТ, в трудовом договоре.
Охрана труда
Возложите обязанность по охране труда на одного из сотрудников организации. Если в штате больше 50 человек, введите должность специалиста по охране труда или службу охраны труда. При этом ответственные лица должны иметь необходимое образование.
Не менее трёх специалистов направьте в аккредитованную организацию для проверки знаний по охране труда, затем сформируйте из них комиссию, которая будет обучать и тестировать остальных сотрудников. Если нет возможности создать внутреннюю комиссию, то последующее обучение остальных сотрудников придется проводить в аккредитованной организации. При приёме на работу любого сотрудника независимо от его профессии проведите инструктаж по охране труда и внесите запись с подписью работника в журнал регистрации вводного инструктажа.
В 2021 году вступили в действие новые правила по охране труда. В связи с этим проведите внеочередную проверку знаний новых нормативных актов. Обучение оформьте протоколом, внесите сведения о повторной проверке в удостоверения работников.
Трудовой договор
Получите на своем экземпляре трудового договора подпись работника о том, что ему выдали его экземпляр. Проследите, чтобы в договоре была обязательная информация: фамилия, имя, отчество и паспортные данные работника, наименование, ИНН работодателя, фамилия, имя, отчество, должность представителя работодателя и основание его полномочий. Укажите место и дату заключения трудового договора.
Включите в договор обязательные условия: место работы, трудовую функцию, дату начала работы, условия оплаты, режим труда и отдыха, условия труда на рабочем месте на основании СОУТ, гарантии и компенсации условие об обязательном социальном страховании работника.
Все изменения обязательных условий трудового договора оформляйте дополнительным соглашением к договору.
Гражданско-правовой договор
Убедитесь, что в договорах ГПХ нет признаков трудовых договоров. Если там написано, что работы выполняются по режиму функционирования организации, вместо измеряемого объёма работ описывается трудовая функция, одна и та же работа выполняется из месяца в месяц, сроки выплаты по договору совпадают с выплатами штатным сотрудникам — договор могут переквалифицировать в трудовой.
Приём на работу
Получите подпись работника на приказе о приёме. Если трудовой договор срочный, в приказе укажите срок окончания. Ознакомьте под роспись работника с коллективным договором (при наличии), правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими локальными нормативными актами. Получите заявление о способе выплаты зарплаты с банковскими реквизитами, заявление о присоединении к корпоративному банковскому продукту. Ознакомьте с картой СОУТ. Проведите первичное обучение по охране труда.
Увольнение
Получите подпись работника на приказе об увольнении. Убедитесь, что заявление об увольнении датировано за 14 дней до издания приказа об увольнении. Рассчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск и заработную плату за отработанное время, оплатите их в день увольнения. Выдайте трудовую книжку в день увольнения, получите подпись работника в журнале учёта трудовых книжек.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
За две недели до начала календарного года утвердите график отпусков, ознакомьте с ним работников под роспись. Хотя бы одну часть отпуска установите продолжительностью не менее 14 дней. За две недели уведомьте работника под роспись о предстоящем отпуске.
Расчёт отпускных сделайте исходя из среднего заработка с учётом индексации в случае, если было повышение оплаты труда. Оплатите отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала. Получите письменное согласие работника на перенос отпуска на другое время. Убедитесь, что нет сотрудников, не отдыхавших два года подряд.
Расчётные листки
Форму расчётного листка утвердите приказом. Листки выдавайте работникам в распечатанном или электронном виде, подтвердите их получение подписью работника в журнале выдачи или другим способом.
Заработная плата
Выплачивайте зарплату не реже, чем каждые полмесяца. Конкретную дату выплаты установите правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Дата не должна быть позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата.
Не устанавливайте оплату труда ниже МРОТ. Регионы имеют право устанавливать свой размер МРОТ, который может быть выше, но не может быть не ниже федерального. В таких случаях работодатель обязан платить сотрудникам не меньше региональной минималки. Уточните, какой МРОТ действует в вашем регионе.
Установите в положении об оплате труда срок и периодичность индексации зарплаты. Желательно проводить её не реже одного раза в год в январе и индексировать не менее, чем на официально опубликованный процент инфляции. Своевременно проводите такую индексацию.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Результаты проверки
Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение. Сообщите письмом в ГИТ, что исполнили предписание и приложите копии подтверждающих документов по каждому пункту. Если этого не сделать, вам назначат повторную внеплановую проверку.
Если не можете устранить нарушение в срок, направьте в ГИТ ходатайство о продлении. Это нужно сделать не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока, который указан в предписании. В ходатайстве пропишите причины задержки и перечислите, что уже выполнили. В этом случае ГИТ может продлить срок.
Если по предписанию вы должны были погасить долги по зарплате, но не сделали этого, ГИТ вынесет решение о принудительном исполнении предписания. Это приравнивается к исполнительному листу. Решение отправят судебному приставу, после чего долг спишут с расчётного счёта работодателя.
Ответственность за нарушения
За нарушения в области охраны труда, повлекшие причинение тяжкого вреда здоровью человека или смерть, грозит уголовная ответственность по ст.143 УК РФ.
За остальные нарушения трудового законодательства, в том числе в области охраны труда предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ. в виде предупреждения или штрафа на должностное лицо от 1 000 до 30 000 рублей и на работодателя от 1 000 до 150 000 рублей.
Малые и средние предприятия, индивидуальные предприниматели, некоммерческие организации могут заменить штраф за первое нарушение на предупреждение, если не возникла угроза причинения вреда жизни и здоровью людей или чрезвычайная ситуация. Остальные организации также могут попытаться смягчить меру воздействия со ссылкой на малозначительность нарушения при условии, что статья КоАП предусматривает в качестве наказания не только штраф, но и предупреждение.
Направьте в трудовую инспекцию ходатайство о замене штрафа предупреждением в течение 10 рабочих дней с даты получения протокола об административном нарушении. Если ГИТ не удовлетворит ходатайство, подайте исковое заявление в суд об изменении меры пресечения.
Если вы не согласны с решением по проверке, обжалуйте его. Начиная с 1 июля 2021 года обязательно досудебное обжалование решений трудовой инспекции. В течение 10 рабочих дней с даты получения предписания направьте в электронном виде жалобу руководителю инспекции, которая вынесла решение, или в вышестоящий орган. Также можно направить заявление через сайт Госуслуги. Срок рассмотрения жалобы не более 20 рабочих дней с даты ее регистрации. Если это не поможет, подайте исковое заявление в суд.
Встречайте ГИТ во всеоружии: знайте, чего от нее ожидать, заранее проверьте свои документы, пользуйтесь поблажками законодательства для смягчения санкций. А если нужна консультация, обращайтесь в сервис «Моё дело Бюро». Наши эксперты расскажут вам как подготовиться к проверке и вести себя при её проведении.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
автор статьи, специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, вопросам кадрового делопроизводства, налогообложения заработной платы, применения трудового законодательства, руководитель ЦОК Аскон
Проверки трудинспекции могут быть инициированы по разным обстоятельствам, но требования и регламент всегда едины, и они установлены законодательством РФ.
Вопросы, связанные с проверками трудовой инспекции, регламентируются тремя основными нормативно-правовыми актами:
- Трудовой Кодекс Российской Федерации, статьи 354–364.
- Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
- Приказ Минтруда России от 30.10.2012 N 354н «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
Как известно, законодательство выделяет два вида проверок: плановая и внеплановая. Плановая проверка проводится в обязательном порядке с определенной периодичностью. Ее цель – выявить у работодателя нарушения тех или иных норм трудового права.
Можно ли уйти от надзора
Плановые проверки проводятся не чаще одного раза в три года (за исключением отдельных случаев – например, проверки в сфере здравоохранения, образования, социальной сфере, в сфере теплоснабжения и др.).
Однако мало кто из работодателей знает: даже если организация включена в ежегодный план контрольных мероприятий, обязательной проверки можно избежать.
Такая льгота установлена статьей 26.1 Федерального закона N 294-ФЗ. С 1 января 2016 года по 31 декабря 2018 года не проводятся плановые проверки в отношении юридических лиц (ИП), отнесенных к субъектам малого предпринимательства.
А также примерно 10% от общего количества составляют случаи, когда компании попадают в список плановой проверки, без законных на то оснований. Поэтому, даже если работодатель обнаружит себя в указанном плане – нужно проверить, а не прошло ли 3 года со дня:
- последней плановой проверки;
- регистрации юрлица;
- начала осуществления юридическим лицом, ИП предпринимательской деятельности.
И если 3 года не прошло – в плановом порядке проверять работодателя не имеют права. Об этом следует сообщить контролирующим органам письменно, в произвольной форме с приложением соответствующих документов. Плановая проверка может быть как выездной, так и документарной. При документарной проверке организация или ИП направляет проверяющему органу пакет документов в соответствии с полученным запросом. Однако законом выделяются случаи, когда может быть инициирована выездная проверка. В отличие от документарной проверки, выездная проверка – как плановая, так и внеплановая – проводится по месту нахождения юридического лица (ИП) и/или по месту их фактической деятельности. Узнать, будут ли проверять вашу организацию в этом году, можно на официальном сайте трудовой инспекции https://git78.rostrud.ru/plan/ или на сайте прокуратуры http://procspb.ru/audit. Указанный план утверждается Генпрокуратурой и публикуется в открытом доступе в срок до 31 декабря текущего календарного года. Чтобы найти свою компанию в реестре, достаточно набрать в поисковой форме ИНН, ОГРН или название (фамилию ИП).
Внеплановые проверки
Законным поводом для внеплановой проверки ГИТ могут стать практически любые выявленные факты несоблюдения работодателями положений трудового законодательства и других нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права, в том числе – нарушения требований по охране труда, повлекшие возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников. С прошлого года появилось еще одно основание для проведения внеплановой проверки – получение инспекцией по труду информации о нарушениях трудового законодательства, приведших к невыплате или неполной выплате в установленный срок заработной платы, других выплат, причитающихся работникам, либо установлению заработной платы в размере менее, чем предусмотрено трудовым законодательством.
Ограничения для надзорного органа
Ограничения по продолжительности мероприятий. Любая проверка не может длиться больше 20 рабочих дней. В течение одного года общий срок проведения плановых выездных проверок в отношении одного субъекта малого предпринимательства не может превышать 50 часов для малого предприятия и 15 часов для микропредприятия.
Ограничения по срокам извещения о начале проверки. Орган муниципального контроля должен уведомить юридическое лицо или индивидуального предпринимателя о предстоящей плановой проверке не позднее, чем за 3 рабочих дня до ее начала. Копия распоряжения или приказа руководителя направляется заказным почтовым отправлением с обязательным уведомлением о вручении или иным доступным способом. О проведении внеплановой выездной проверки надзорные органы обязаны предупреждать не менее чем за 24 часа до ее начала, уведомление вручается любым доступным способом.
Что проверяют в первую очередь
На практике можно выделить основные документы, которые с большой долей вероятности запросит инспектор во время проверки. Прежде всего, к ним относятся:
- трудовые договоры и соглашения к ним;
- трудовые книжки;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- личные карточки работников;
- табели учета рабочего времени;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных работников;
- положение об оплате труда;
- приказы по основной деятельности и по личному составу;
- положение (стандарт) об организации работы по охране труда;
- журнал регистрации вводного инструктажа;
- журнал регистрации инструктажей по охране труда на рабочем месте;
- программа (инструкция) проведения вводного инструктажа;
- инструкции по охране труда и соблюдению противопожарного режима;
- документы, подтверждающие проведение предварительного медосмотра (если требуется);
- документы (удостоверения, протоколы), подтверждающие прохождение обучения по охране труда, проверку знаний требований охраны труда работодателя, специалистов;
- журнал регистрации несчастных случаев на рабочем месте;
- документы по проведению аттестации рабочих мест или специальной оценки условий труда;
- план мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда работников.
Данный перечень документов является открытым, это означает, что инспектор вправе потребовать и другой документ, относящийся к предмету проверки. Тем не менее, для снижения рисков первым делом надо привести в соответствие с требованиями действующего законодательства вышеуказанные кадровые документы.
Основные ошибки, допускаемые инспекторами
Проверяющие органы чаще всего допускают такие оплошности:
- отсутствуют основания для проведения проверки;
- нарушаются сроки начала или окончания проверки;
- уведомление о начале проверки не поступает в установленный срок;
- проверка начинается без распоряжения или приказа руководителя контролирующего органа;
- запрашиваются документы, не относящиеся к предмету проверки;
- не предоставляется для ознакомления акт проверки;
- инициируется плановая проверка юридического лица (ИП), не включенного в ежегодный план.
Любая из вышеперечисленных ошибок инспектора будет основанием для того, чтобы признать недействительными результаты проверки.
Итак, учитывая судебную и инспекционную практику, можно сделать однозначный вывод: результат каждой проверки в очень большой степени зависит от грамотного подхода проверяющего органа и корректного оформления всех необходимых документов. По большому счету, этот результат выражается в том, будет ли работодатель привлечен к административной ответственности или нет.
Соответственно, знание своих прав, тщательный контроль действий должностных лиц, правильное оформление документов многократно увеличивает шансы работодателя выйти победителем по окончании проверки. Ведь любое отступление проверяющего органа от буквы закона может сыграть ключевую роль в вопросе привлечения к административной ответственности – особенно если учесть, что в последнее время государственная инспекция по труду привлекает работодателей к ответственности за каждый отдельный случай нарушения трудового законодательства. Таким образом, возможность обжаловать действия инспектора, который сам не соблюдает требования закона, может помочь сэкономить сотни тысяч рублей.
Ответственность за «трудовые» нарушения
Посетите образовательное мероприятие по этой теме:
%custom getevent(2364)%
Проверки бывают плановые и внеплановые. Плановые проводят не чаще одного раза в три года. Включена ли компания в план проверок на текущий год, можно узнать на сайте территориальной ГИТ или на сайте Генпрокуратуры России. Основания для внеплановых проверок приведены в статье 360 Трудового кодекса, самое распространенное – жалоба работника.
Проверки проводят в одной из двух форм: документарной или выездной. В первом случае инспектор направит в компанию распоряжение о проведении проверки и запрос на представление документов. Во втором направит извещение и приедет с проверкой лично. Продолжительность проверок строго регламентирована законодательством.
Главная цель проверок трудинспекции – контроль за соблюдением должностными лицами, предпринимателями и организациями норм и требований трудового законодательства (ст. 356 и 357 ТК).
Размеры штрафов, предусмотренных статьями 5.27 и 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, в каждом конкретном случае определяет инспектор. При этом он учитывает:
- характер совершенного правонарушения;
- личность нарушителя;
- степень вины;
- имущественное положение;
- обстоятельства, смягчающие и отягчающие ответственность.
Если работодателя привлекают к административному наказанию в виде штрафа по частям 3, 4 статьи 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях, то работодатель несет ответственность за каждое установленное нарушение. На штраф по частям 1, 2 статьи 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях количество работников, чьи трудовые права были нарушены, не влияет.
СИТУАЦИЯ
Может ли трудовой инспектор проводить проверку в организации после окончания рабочего дня большинства сотрудников организации
Да, может, если есть обоснованная причина.
Сотрудники трудовой инспекции вправе посещать работодателей для проверки беспрепятственно и в любое время (абз. 2 ч. 1 ст. 357 ТК). Это значит, что инспектор вправе проводить проверку и в нерабочее для большинства сотрудников организации время. При этом работодателя уведомляют о проверке. Исключение – случаи, которые указаны в части 17 статьи 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ.
При проверке обязательно должен присутствовать руководитель организации или другой представитель. Исключение – случаи, указанные в подпункте «б» пункта 2 части 2 статьи 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ. В противном случае проверку могут признать незаконной, а ее результаты отменить (п. 2 ст. 15, ст. 20 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).
Проверка в нерабочее для административного персонала время должна быть обоснованной (подпадать под перечень исключений), иначе такое решение могут расценить как злоупотребление правом. В частности, инспектор по охране труда может проверять рабочие места сотрудников, которые работают в ночное время, безопасность условий труда в отсутствие руководителей отделов, директора и т. д.
Как подготовиться к внеплановой проверке
Как правило, о выездной внеплановой проверке работодателя уведомляют не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Но есть и исключения. Например, о выездной проверке по жалобе работника инспекторы не предупреждают (ч. 9 ст. 360 ТК).
Основания для внеплановой проверки перечислены в пункте 2 статьи 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ.
Во время внеплановой проверки трудовые инспекторы проверяют:
- соблюдение организацией требований трудового законодательства;
- выполнение предписаний трудовой инспекции;
- принятые меры для предотвращения причинения вреда жизни и здоровью граждан, вреда окружающей среде и т. п.
Об этом сказано в части 1 статьи 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ.
Инспекторы вправе проверить любые документы и сведения, имеющие непосредственное отношение к предмету проверки (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12, п. 8 ч.2 ст. 14 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).
СИТУАЦИЯ
Как узнать основание внеплановой проверки
Цель проверки можно узнать в пункте 5 распоряжения о проведении проверки юридического лица. Там же можно найти:
- реквизиты ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения, срок для исполнения которого истек;
- реквизиты обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, поступивших в органы государственного контроля, органы муниципального контроля;
- реквизиты приказа (распоряжения) руководителя органа государственного контроля, изданного в соответствии с поручениями Президента РФ, Правительства РФ;
- реквизиты требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов и реквизиты прилагаемых к требованию материалов и обращений.
Форма распоряжения о проведении проверки юридического лица утверждена приказом Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»».
Если с документами в организации не все в порядке, времени на устранение недостатков может уже не быть. Поэтому, если есть веские причины полагать, что кто-то из работников обратился в ГИТ, попробуйте мирно урегулировать все вопросы, а затем попросите отозвать жалобу из инспекции. В такой ситуации у ГИТ уже не будет оснований для проведения проверки. Отказаться от претензий к работодателю работник вправе в соответствии с частью 5 статьи 5 Закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Самое главное, чтобы письмо с отзывом поступило в инспекцию до начала проверки, так как закон не содержит такого основания ее прекращения, как отзыв жалобы.
СОВЕТ
Чтобы отозвать жалобу, можно направить отсканированную копию отзыва сначала по электронному адресу инспекции, а затем отвезти лично или направить по почте.
В тексте отзыва обязательно должно быть указано, что все вопросы решены и работник претензий к компании не имеет. В документе указывают Ф. И. О. работника, его адрес с индексом и подпись. Анонимные отзывы, как и обращения, инспекция не рассматривает. Для себя сохраните дату и регистрационный номер обращения. Эти данные можно узнать в канцелярии ведомства.
Как подготовиться к плановой проверке
К проверкам по охране труда готовьтесь заранее. Если начать подготовку за неделю до начала проверки, то не получится оперативно исправить большинство нарушений.
При плановых проверках инспекторы запросят документы по всем направлениям трудового законодательства.Чтобы подготовиться, проверьте ключевые моменты по списку.
1. Лица, ответственные за обеспечение охраны труда
Если в компании работает больше 50 человек, работодатель обязан создать службу охраны труда (ст. 217 ТК). Если сотрудников меньше, работодатель вправе возложить функции по охране труда на себя или кого-то из подчиненных.
Для придания службе охраны труда правового статуса и наделения ее полномочиями работодатель издает приказ. Работодатель и уполномоченное им лицо должны пройти обучение по охране труда и иметь удостоверение.
Также разрабатывают Положение о службе охраны труда. В нем распределяют функциональные обязанности между сотрудниками службы охраны труда и прописывают:
- цели, задачи, функции службы охраны труда;
- права и обязанности работников службы;
- порядок взаимодействия с другими подразделениями организации.
Специалисты по охране труда должны соответствовать требованиям профессионального стандарта «Специалист в области охраны труда», утвержденного приказом Минтруда от 04.08.2014 № 524н, и иметь действующее удостоверение.
2. Обучение и инструктажи по охране труда
Больше всего проблем возникает с обучением и инструктажами по охране труда. Наличие журналов регистрации инструктажей и учета обучения – обязательное требование по охране труда. Журналы должны быть аккуратно и вовремя заполнены. Проверьте, возможно, некоторым работникам нужно провести очередной инструктаж или проверку знаний по охране труда.
Инструктажи по охране труда бывают разные – вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой. Кроме инструктажей, работодатель обязан организовать обучение работников по охране труда. После обучения работодатель должен периодически проверять знания работников в области охраны труда.
Типичные ошибки, которые выявляют инспекторы:
- нет журнала регистрации вводного инструктажа;
- инструктаж проходят работники только производственных подразделений;
- нет программ инструктажей;
- в организации не ведут журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
- работников не обучают охране труда перед началом работы;
- не ведут перечень работников, которые освобождены от первичного инструктажа на рабочем месте;
- проводят только целевой инструктаж, когда необходимо полное обучение новым правилам охраны труда;
- не создали комиссию по проверке знаний работников требований охраны труда;
- руководители и специалисты не проходят проверку знаний требований охраны труда;
- повторный инструктаж проводят с нарушением сроков;
- нет приказов, которые регламентируют обучение и проверку знаний требований охраны труда.
3. Медицинские осмотры
В предусмотренных законом случаях работников нужно направлять на медосмотры.
Например, предварительные и периодические медосмотры обязательны для работников вредных производств, работников пищевой промышленности, работников в возрасте до 18 лет и иного контингента (ст. 69, 213, 328 ТК). Предрейсовые и послерейсовые медосмотры положены водителям транспортных средств (ст. 328 ТК). Психиатрические освидетельствования не реже чем раз в пять лет потребуется проходить работникам, которые работают с источниками повышенной опасности (ст. 213 ТК).
Обратите внимание, что офисных работников, которые трудятся за компьютерами более 50 процентов рабочего времени, также нужно направлять на предварительный и периодический медицинские осмотры. Такое требование установлено пунктом 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача России от 03.06.2003 № 118. Часто инспекторы ГИТ штрафуют именно за отсутствие медосмотров у таких работников.
Если при проверке инспектор установит, что не все работники прошли медосмотры или психиатрические освидетельствования, он не только оштрафует компанию по части 3 статьи 5.27.1 КоАП, но и отстранит таких работников от работы (ч. 1 ст. 357 ТК). Причем штрафы назначат за каждого работника. Факт прохождения работниками медосмотров можно подтвердить копиями заключений медицинских организаций о состоянии здоровья работников, заключительными актами по итогам медосмотров, журналами учета прохождения медосмотров, а также справками о прохождении работниками психиатрических освидетельствований.
Инспектор может попросить представить:
- договор с медицинской организацией на проведение медосмотров;
- направления работников на медосмотры;
- календарный план прохождения работниками медосмотров;
- список контингента и поименный список лиц, подлежащих медосмотрам.
Не забудьте, что список контингента в 10-дневный срок после утверждения нужно направить в Роспотребнадзор (п. 21 приложения № 3 к приказу Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н). На практике именно отсутствие списка контингента приводит к штрафам.
4. Средства индивидуальной защиты
Работодатель обязан приобретать и выдавать сертифицированные и декларированные средства индивидуальной защиты сотрудникам, занятым на работах:
- с вредными или опасными условиями труда;
- в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.
Просто наличия СИЗ недостаточно, они должны учитывать специфику выполняемых работ, а также иметь:
- действующий срок годности;
- сертификаты соответствия или декларации о соответствии требованиям технического регламента «О безопасности средств индивидуальной защиты» ТР ТС 019/2011, утвержденного решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878.
Проверьте, чтобы все эти условия были соблюдены.
Работодатель несет ответственность за своевременную и в полном объеме выдачу работникам СИЗ согласно типовым нормам, в том числе по результатам СОУТ, а также за хранение и уход за СИЗ.
5. Специальная оценка условий труда
Инспектор обязательно запросит документы, подтверждающие проведение специальной оценки условий труда. Чтобы подтвердить, что все мероприятия завершены, представьте инспектору копию отчета о проведении спецоценки (ст. 15 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ).
С картой СОУТ рабочего места все работники должны быть ознакомлены под подпись, в том числе и вновь принятые. Это довольно распространенное нарушение.
Иногда по результатам спецоценки комиссия выявляет вредные производственные факторы на некоторых рабочих местах. С такими работниками заключите дополнительные соглашения к трудовым договорам. В соглашениях пропишите класс и степень вредности условий труда на рабочих местах, а также полагающиеся гарантии. Если этого не сделать, проверяющий оштрафует директора и компанию.
Инспектор может проверить, направили ли вы в течение 30 дней после спецоценки декларацию соответствия условий труда на ваших рабочих местах (Порядок, утвержденный приказом Минтруда от 07.02.2014 № 80н). Представьте инспектору копию сопроводительного письма с отметкой о получении или копию почтового уведомления о получении письма.
Распространено ошибочное мнение о том, что спецоценку не нужно проводить для офисных сотрудников, работающих исключительно за компьютером. Это не так – спецоценку проводят на всех рабочих местах, кроме дистанционных и надомников. После спецоценки проверьте, все ли указанные мероприятия по улучшению условий труда были реализованы.
6. Несчастные случаи
Инспектор может запросить журнал регистрации несчастных случаев на производстве. По записям в журнале он проанализирует происшествия по причинам и видам, повлекшим причинение вреда здоровью работников. В материалах о несчастных случаях инспектор проверит сведения о проведении обучения и проверки знаний требований охраны труда, инструктажей пострадавших работников по охране труда, проведении СОУТ на рабочем месте пострадавших, проведении медицинского осмотра, выдаче специальной одежды и обуви.
Отдельно инспектор изучит мероприятия по устранению причин несчастного случая и сроки их реализации. Самое важное мероприятие по результатам расследования – проведение внеочередной проверки знаний по охране труда руководителей и специалистов.
СИТУАЦИЯ
За какой период инспектор запросит документы по охране труда при проведении проверки
В законодательстве нет конкретного ограниченного периода, за который инспектор может запросить и проверить документы по охране труда.
При проведении проверки гострудинспектор вправе проверять документы по охране труда без учета установленного срока исковой давности в отношении фактов нарушения (ст. 4.5 КоАП). Поэтому инспекторы могут проверять как актуальные документы, так и документы за прошедшие год, два, три.
Как обжаловать результаты проверки
Если вы не согласны с итогами проверки, их можно обжаловать:
- В административном порядке – вышестоящему должностному лицу инспекции или в Роструд. Возражения подают в письменной форме, можно и в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью.
- В судебном порядке. Порядок обжалования проверок и предписаний установлен статьей 361 ТК, частью 12 статьи 16 и пунктом 4 части 1 статьи 21 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, а постановлений – статьей 361 ТК и пунктом 3 части 1 статьи 30.1 КоАП.
Материал взят из Системы Охрана труда.
Какими бывают трудовые проверки? Основания для проверок ГИТ
Проверочные мероприятия ГИТ бывают плановые и внеплановые. Первые из них носят профилактический характер и не зависят от действий работодателя и третьих лиц.
Ранее предприятия проверялись инспекцией не чаще чем 1 раз в 3 года — по общей норме ч. 2 ст. 9 закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ). Ныне частота планового контроля ГИТ зависит от категории риска, присвоенной работодателю. Так, проверки работодателей с высокой категорией проводятся не чаще 1 раза в 2 года, а с низкой — не проводятся вообще (см. пп. 17–24 Положения о надзоре по труду, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875).
Истечение указанных сроков с окончания последнего планового контроля или регистрации предприятия само по себе уже является основанием для новой проверки.
Для внепланового контроля установлены специальные основания (ч. 7 ст. 360 ТК РФ):
1. Истечение срока устранения нарушений, установленного в ранее выданном работодателю предписании.
2. Поступление в инспекцию:
- информации о нарушениях на предприятии, которые повлекли угрозу жизни и здоровью людей, невыплату зарплаты или выплату ее ниже МРОТ;
- информации о не оформленных надлежащим образом трудовых отношениях;
- жалобы на нарушение трудовых прав или заявления о проверке условий охраны труда от сотрудника.
3. Приказ руководителя инспекции, изданный в соответствии с поручением Президента, Правительства или требования прокуратуры.
Плановая проверка ГИТ — что проверяют инспекторы?
Цель плановых проверок любого из контролирующих органов — выяснить, соблюдают ли хозяйствующие субъекты обязательные требования закона в той или иной сфере. Соответственно, предмет планового контроля ГИТ — соблюдение работодателями законодательства о труде и об охране труда.
Также в рамках планового контроля проверяют соответствие обязательным требованиям сведений, указанных в уведомлениях о начале определенных видов деятельности.
Напомним, что о начале деятельности в некоторых сферах должны обязательно уведомляться надзорные органы. Так, Роструд уведомляется о таких видах деятельности, как уход с обеспечением проживания и соцуслуги без обеспечения проживания (п. 5.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).
Методические рекомендации (утв. приказом Роструда от 28.10.2010 №455) выделяют проверки комплексные и тематические (подп. 2.6 п. 2). Первые направлены на проверку соблюдения трудового законодательства в общем (по главным институтам трудового права).
Тематические проверки трудовой инспекции касаются отдельных институтов трудового права, например:
- надлежащее оформление трудовых отношений;
- обучение по охране труда;
- своевременность и полнота оплаты труда;
- предоставление компенсаций и гарантий и т. д.
На практике в планах ГИТ в графе «Предмет проверки» указывается стандартная фраза о проверке соблюдения законодательства о труде. Поэтому узнать, что проверит при проверке трудовая инспекция, заранее нельзя.
План проверок Роструда в 2020 году — где взять?
Информация о запланированных проверках Роструда находится в открытом доступе. Так, инспекции в регионах обязаны публиковать план на своих официальных порталах в интернете до 1 декабря года, предшествующего году проверки.
Кроме того, сведения о проверках трудовой инспекции включаются в единый сводный план проверок предпринимателей, формируемый Генеральной прокуратурой РФ. С помощью соответствующего сервиса на сайте органа можно узнать, какие плановые проверки ждут предприятие в текущем году.
ВАЖНО! Если организацию не включили в план, хотя срок очередной проверки подошел, в течение года этого сделать уже не могут. Исчерпывающий перечень оснований для изменения плана закреплен в п. 41 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент).
План поможет определить предполагаемый месяц проверки, но не ее конкретную дату. О начале плановой проверки инспектора ГИТ обязаны уведомить работодателя минимум за 3 рабочих дня до контрольного мероприятия путем вручения ему распоряжения на проверку (ч. 12 ст. 9 Закона 294-ФЗ).
Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле
Как правило, ГИТ требует при плановых проверках следующий перечень документов:
1. Документы, подтверждающие трудовые отношения:
- трудовые книжки и вкладыши;
ВНИМАНИЕ! Если сотрудник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, работодатель больше не отвечает за сохранность бумажного документа. Подробности см. в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки».
- трудовые договоры и дополнительные соглашения.
2. Книга учета движения трудовых книжек.
3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.
4. Приказ о возложении обязанности по ведению трудовых книжек.
5. Обязательные локальные нормативные акты:
- правила трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных;
- положение, устанавливающее оплату труда, доплаты, надбавки и премии.
6. Коллективный договор (при наличии).
7. Обязательные кадровые документы:
- штатное расписание;
- табель учета рабочего времени;
- личные карточки;
- должностные инструкции;
- график отпусков;
- график сменности.
8. Форма расчетного листка.
9. Медицинские книжки.
10. Кадровые распорядительные документы и основания к ним (служебные записки, заявления и т. д.)
11. Журналы регистрации и учета (больничных, трудовых договоров, приказов, несчастных случаев на производстве и т. д.).
12. Инструкции и иные документы по охране труда (состав зависит от направления деятельности предприятия).
13. Документы, относящиеся к оплате труда (зарплатные ведомости, записки-расчеты и т. д.).
14. Журнал учета мероприятий по контролю.
Отметим, что большая часть нарушений связана с отсутствием каких-либо документов по охране труда.
Границы внепланового контроля Роструда
В Законе 294-ФЗ сделана оговорка, что проверка по основанию истечения срока ранее выданного предписания ограничивается только подтверждением его выполнения (ч. 21 ст. 10). Однако по общей норме этого же закона контролирующим органам вообще запрещено выходить за пределы предмета проверки (п. 3 ст. 15).
Поэтому границы внеплановой проверки трудовой инспекции напрямую зависят от основания ее проведения. Так, по жалобе на невыплату зарплаты инспекция должна проверить доводы работника и запросить лишь документы, которые помогут это сделать.
Перечень требуемых в рамках внеплановой проверки документов может отличаться от указанного выше. Так, если она проводится по факту несчастного случая на производстве, ГИТ может запросить:
- сведения о проводимых на территории предприятия работах, гражданско-правовые договоры, на основании которых такие работы проводятся, реквизиты подрядчиков;
- данные о состоянии травматизма на предприятии;
- акты о расследовании несчастных случаев и т. д.
ВАЖНО! На те или иные неправомерные действия инспектора ГИТ (в том числе при запросе «лишних» документов) можно пожаловаться в порядке, установленном разделом V Регламента.
В законе нет перечня документов, которые вправе требовать Роструд (для обоих видов проверок). Главное — чтобы не был нарушен запрет на затребование документов (а равно иной информации, проб, образцов и т. д.), не относящихся к предмету проверки. А решение об относимости тех или иных объектов к ее предмету субъективно и принимается государственным инспектором труда.
Формы проверок. Полномочия ГИТ в рамках документарных проверок
Любая проверка ГИТ (как плановая, так и внеплановая) может проводиться в документарной или выездной форме. Форма контроля указывается в плане и распоряжении на ее проведение (по внеплановым проверкам — только в распоряжении).
ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная.
Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:
- Инспекция направляет в адрес предприятия письменный запрос с указанием перечня требуемых документов.
- В течение 10 рабочих дней работодатель исполняет запрос.
- При выявлении в документах ошибок, неточностей, противоречий ГИТ предлагает работодателю предоставить пояснения и дополнительные документы.
- Если выявленные ошибки, неточности и противоречия не устранены, проверка трансформируется в выездную.
Как ответить на запрос трудовой инспекции?
Все документы работодатель предоставляет в виде простых копий, удостоверенных подписью руководителя организации или предпринимателя (либо иного уполномоченного на такие действия доверенностью лица), а также печатью (при наличии).
Трудовая инспекция не вправе требовать:
- оригиналы документов и их нотариально заверенные копии;
- документы, которые она может получить в порядке межведомственного взаимодействия.
В законе нет ограничения в отношении периода, за который ГИТ может потребовать документы. Не указывается проверяемый период деятельности и в распоряжении на проверку. Поэтому запрос может поступить в отношении любых документов, в том числе касающихся уже уволенных работников.
Объективно представить документы не всегда возможно из-за того, что срок их хранения истек и они были уничтожены. В такой ситуации работодателю следует в ответе на запрос пояснить причину отсутствия документов. См. также «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Напомним, что при уничтожении относящихся к трудовым отношениям документов нужно руководствоваться перечнем, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Обратите внимание! Приказ Росархива утвердил новые сроки хранения некоторых документов. Приказ действует с 18.02.2020 года. Подробности см. здесь.
Непредставление документов в срок или представление их в неполном объеме без уважительной причины может повлечь для работодателя ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ.
Права инспекторов ГИТ при выездной проверке
Выездные проверки трудовая инспекция проводит по месту нахождения предприятия. Согласно п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона 294-ФЗ ее проводят, если по документам оценить соответствие деятельности работодателя закону не представляется возможным.
Мнение о том, что ГИТ всегда обязана начинать только с документарной проверки, ошибочно. Однако если инспектора могли оценить отсутствие или наличие нарушений по документам, выездную проверку можно признать неправомерной через суд. В основном это касается внеплановых проверок по жалобам работников, то есть проверок, имеющих узкий предмет. В ежегодных планах обычно все проверки определены как выездные, оспорить их на этом основании невозможно.
При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):
- при наличии распоряжения на проверку и служебных удостоверений в любое время беспрепятственно проходить на территорию предприятия и проверять состояние используемых зданий, сооружений, оборудования, транспорта и т. д.;
- запрашивать для ознакомления документы (причем инспектора вправе просить изготовить для них копии на безвозмездной основе), иную информацию;
- беседовать с сотрудниками предприятия;
- на месте выдавать предписания;
- запрещать использование средств индивидуальной защиты, не соответствующих нормативам;
- расследовать несчастные случаи на производстве и т. д.
Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.
Проверка трудовой инспекции — к чему готовиться и как?
Подготовка к любой проверке ГИТ заключается:
- в ознакомлении с нормативными актами, регламентирующими проведение проверок, уяснении прав и обязанностей — как своих, так и контролеров;
- определении соответствия деятельности предприятия трудовому законодательству (в том числе в изучении документов на предмет согласованности между собой, наличия ошибок, соответствия их содержания закону);
- оперативном устранении нарушений.
С 2018 года при плановом контроле ГИТ применяет проверочные листы (ч. 11.1–11.5 ст. 9 Закона 294-ФЗ). Причем проверка должна ограничиваться вопросами чек-листов. Правда, до 01.07.2018 листы применяют только в отношении работодателей с умеренной категорией риска, а после указанной даты — в отношении любых работодателей.
Ответы на проверочные листы могут существенно помочь работодателю при подготовке к проверке, так как:
- листы разработаны по большинству аспектов трудовых отношений;
- контрольные вопросы сформированы исходя из наиболее типичных нарушений;
- ответы на вопросы однозначно позволяют установить, есть ли нарушения.
Любой работодатель может скачать листы на официальном портале Роструда. Но мы рекомендуем воспользоваться расположенным там же сервисом «Электронный инспектор». Ответить на контрольные вопросы из всех разработанных чек-листов можно онлайн, а по завершении сервис дает рекомендации по устранению нарушений. Сервис бесплатный, доступен в любое время, а факт выявления нарушений никаких последствий для работодателя не повлечет.
Итоги
Конечно, возможность подготовиться к проверке трудовой инспекции есть не всегда. Ведь о некоторых проверках (например, по жалобам работника) инспектора даже не обязаны предварительно уведомлять работодателя. Рекомендуется держать кадровые документы в порядке и периодически проводить самопроверку с помощью чек-листов.