Основные понятия инструкции контроль исполнения документов

В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.

Логика организации контроля

Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки. 

В рамках контроля необходимо проверить:

• дан ли на документ ответ;
• насколько своевременно обработано поручение;
• насколько точно выполнено поручение.

Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях:

• руководитель организации проверяет качество работы подразделений;
• руководитель подразделения проверяет исполнителей;
• служба делопроизводства организовывает дополнительный ручной и автоматический контроль сроков выполнения поручений или ответов на входящие документы.

Автоматизированный контроль исполнения документов предполагает их обработку в системах электронного документооборота. В этом случае при регистрации документов в систему вносятся такие данные, как:

• реквизиты документа;
• дата регистрации;
• назначенные исполнители;
• суть поручения;
• дата исполнения.

В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.

Документационное оформление контроля

В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы:

• какое подразделение обеспечивает контроль за исполнением;
• какие именно документы ставятся на контроль. Это могут быть обращения граждан, претензии, запросы правоохранителей, поручения вышестоящих органов. Также на контроль ставится исполнение внутренних документов компании – приказов, распоряжений, инструкций;
• последовательные или параллельные этапы контроля исполнения документов, их определение зависит от структуры организации. Так, исполнение одного документа может параллельно контролироваться на уровне руководителя филиала и на уровне профильного подразделения головной организации;
• типовые сроки исполнения поручений по обработке документов, регламент их продления, если он предусмотрен правилами конкретной организации;
• порядок регистрации и внесения сведений в информационные базы данных;
• порядок внесения сведений об этапах контроля исполнения документов в базы данных;
• порядок работы с документами исполнителя;
• порядок их хранения информации с учетом принятой в организации номенклатуры дел;
• порядок обобщения сведений о том, насколько своевременно и точно исполняются поручения, и целевое использование таких обобщений (докладные записки, отражение в ключевых показателях эффективности).

Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.

Сроки исполнения

Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.

Для частной компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.  

Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Так, если в фирму направлен запрос МВД о предоставлении документов до определенной даты, срок исполнения должен предусматривать период сбора документов, их проверки, формирования пакета и передачи его на почту или в экспедицию компании таким образом, чтобы не была допущена просрочка. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.

Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.

Сроки отсчитываются в разном порядке:

• для поступивших в государственную организацию документов – с момента регистрации, обычно это следующий день с даты получения;
• для частных компаний – с даты подписания руководителем приказа или поручения, иных распорядительных документов, в которых установлена обязанность исполнения.

Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.

Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.

Организационный контроль исполнения документов

На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.

Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:

• поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
• стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации.

Этапы контроля

Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:

• постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;
• проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;
• проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;
• контроль при наступлении даты исполнения;
• снятие документа с контроля;
• отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);
• проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;
• доклад руководству по итогам анализа.

Процесс контроля за исполнением документов начинается только после того, как документ или поручение зарегистрированы в службе делопроизводства. Входящие номера и номера внутренних документов обычно имеют свой порядок формирования. Первые не включают указание на подразделение-исполнителя, так как оно определяется чаще не службой делопроизводства, а руководителем. 

Контроль за исполнением зарегистрированных документов происходит только после того, как они доведены до исполнителя, это происходит двумя путями:

• ознакомлением под роспись с поручением;
• направлением уведомления в системе ЭДО.

Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока.

Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.

Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.

Как фиксируется исполнение

Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации.

Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо. 

Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.

Результаты контроля

Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.

Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.

В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы. 

Автоматизированный контроль исполнения

Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов.

Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.

Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.

27.11.2019

Одно из наиболее серьезных направлений деятельности в делопроизводстве – контроль исполнения документов и поручений. Сегодня работа секретаря, ответственного за этот процесс, не ограничивается лишь постановкой документов на контроль и предоставлением руководителю отчетов по поручениям с уже истекшим сроком исполнения. Современный секретарь – активный участник этого процесса. От чего зависит эффективность системы контроля исполнения? На что обратить внимание, чтобы уберечь себя от ошибок, а руководителя – от последствий неисполнения принятых им решений? Ответим в статье.

Требования к процессу контроля исполнения

Порядок организации контроля исполнения документов и поручений, как правило, фиксируют  в инструкции по делопроизводству. В дополнение к инструкции в организации могут разрабатывать и иные нормативные документы, регламентирующие этот бизнес-процесс, например, регламент контроля исполнения документов (поручений).

При разработке инструкции по делопроизводству мы руководствуемся:

• разделом 5 «Контроль исполнения документов (поручений)» Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства);
• разделом 6 «Контроль исполнения документов (поручений)» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция).

Перечислим основные операции по контролю исполнения, которые служба делопроизводства должна выполнять в соответствии с указанными документами (Алгоритм).

В каких случаях, как и когда проверять и регулировать ход исполнения?

1. Предварительный контроль и напоминание о приближении сроков исполнения документов (поручений) необходимы в случае, если срок исполнения превышает один месяц (см. п. 6.9 Примерной инструкции).
2. Напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) можно в СЭД[3] (см. п. 6.11 Примерной инструкции).
3. Направлять напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают, рекомендуют за 3–5 дней до окончания срока исполнения документа (см. п. 6.15 Примерной инструкции).

Служба делопроизводства не должна отвечать за контроль по существу

Нормативные акты определяют, что служба делопроизводства отвечает за контроль сроков исполнения, в то время как контроль по существу возлагается на руководителя или иное должностное лицо организации.

Контроль исполнения – функция секретаря

Как правило, в этот бизнес-процесс в той или иной степени вовлечены все секретари. Если организация небольшая, то секретарь выполняет львиную долю делопроизводственных операций, в том числе контроль исполнения документов (поручений). Если же компания крупная и в ней есть полноценная служба делопроизводства, обязанности часто распределяются. Например, секретарь может осуществлять текущую работу (ставить и снимать документы с контроля, обмениваться информацией с исполнителями), в то время как анализировать и оформлять отчетность отведено начальнику службы делопроизводства.

Почему контроль исполнения – функция секретаря? Во-первых, контроль исполнения предполагает непосредственное взаимодействие с руководителем и действия в его интересах. Ведь на контроль ставят не только документы, но и отдельные поручения руководителя. В том числе устные. В том числе срочные или требующие постоянного доклада руководству о ходе исполнения. Порой приемная становится настоящей «горячей точкой» – центром, контролирующим и распределяющим потоки этой информации.

Во-вторых, если работа идет в штатном режиме, контроль исполнения не требует постоянного отвлечения от текущих дел, что важно в условиях многозадачности. Так, например, секретарь должен оперативно регистрировать документы (по факту их поступления), а собирать информацию и напоминать о контрольных сроках он может в удобное время в течение рабочего дня.

В-третьих, большинство топ-менеджеров сегодня рассматривают контроль исполнения документов и поручений как главную функцию секретаря или помощника, таких работников чаще назначают ответственными за выполнение именно этой задачи. В ответ на такой запрос руководителей эту трудовую функцию подробно описали разработчики Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[4] (далее – Профстандарт № 447). В Таблице 1 приведем предписанные Профстандартом № 447 трудовые действия секретаря руководителя и помощника руководителя по контролю исполнения поручений и организации исполнения решений руководителя.

Главный инструмент секретаря – информация

Контроль исполнения, пожалуй, это одна из самых непростых функций секретаря. Здесь очень важен человеческий фактор, ведь в процесс вовлечены и работники, и топ-менеджеры.

Будем честны: секретарь, в силу специфики должности, не может самостоятельно улучшить исполнительскую дисциплину в организации. У него для этого попросту нет административного ресурса. Ведь секретарь не вправе давать работникам поручения, наказывать за их неисполнение или поощрять за хорошую работу. Не может он и выполнять работу за сотрудников. Но в рамках своих компетенций и обязанностей секретарь, безусловно, способствует улучшению дисциплины. Продуманный и описанный секретарем порядок организации контроля исполнения документов (поручений) вкупе с административным ресурсом и заинтересованностью руководителя являются залогом долговременной эффективности этого процесса.

При этом главный инструмент в руках секретаря – информация. Работа становится эффективной тогда, когда информация отвечает всем требованиям: она достоверная, полная, точная. Но главное – актуальная, то есть вовремя доведенная до работников и полученная от них, своевременно представленная руководителю.

Итак, руководитель ставит секретарю задачу усилить контроль исполнения поручений. Скорее всего, шеф ожидает, что секретарь будет держать руку на пульсе и, заметив нештатную ситуацию, поставит шефа в известность. И, конечно, не упустит из виду ни одно из поручений начальника. Поэтому, прежде всего, секретарю важно проанализировать и понять: когда, как и какую информацию нужно получить и передать, чтобы поручения в организации исполнялись (сотрудники работали, а руководитель мог вовремя принять адекватные ситуации меры).

Для комфортной и эффективной работы рекомендуем секретарю:

1. Подумать над моделью организации контроля исполнения документов (поручений), отвечающей специфике организации и стилю работы конкретного руководителя, а также существующим требованиям к контролю исполнения.
2. Наладить информационное взаимодействие «руководитель–секретарь», «секретарь–исполнители».
3. Обеспечить регламентацию процесса контроля исполнения документов (поручений). При этом особое внимание стоит уделить вопросам разграничения ответственности между участниками процесса.
4. Своевременно и точно выполнять установленные операции.

Остановимся на наиболее важных аспектах, влияющих на эффективность контроля исполнения ( это четыре этапа жизненного цикла контрольного поручения):

1. Фиксация поручения и постановка на контроль.
2. Доведение поручения до сведения исполнителя.
3. Координация деятельности по исполнению поручений.
4. Фиксация исполнения и снятие с контроля.

37.1. Контроль исполнения документов и поручений проводится в целях своевременного и качественного их исполнения, повышения исполнительской дисциплины, ответственности исполнителей и включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и поручений, снятие их с контроля, информирование руководителей о результатах исполнения.

В арбитражном суде контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения: локальные акты и иные документы ВАС РФ, касающиеся деятельности арбитражного суда; локальные акты и иные документы арбитражного суда; поручения руководства суда; планы работы арбитражного суда; процессуальные сроки рассмотрения судебных дел и жалоб, сроки рассылки процессуальных документов, сроки рассмотрения обращений граждан и представителей организаций и т.д.

37.2. Контроль исполнения локальных актов ВАС РФ и председателя арбитражного суда, а также поручений заместителей председателя суда по вопросам, связанным с организацией судебной деятельности суда, как правило, осуществляется секретариатом председателя арбитражного суда.

37.3. Контроль за исполнением поручений руководства суда по вопросам организационной деятельности суда осуществляется руководителем аппарата — администратором арбитражного суда, если в поручении не указано другое лицо, контролирующее исполнение.

37.4. Контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения исковых заявлений (заявлений), апелляционных и кассационных жалоб осуществляют заместители председателя арбитражного суда — председатели судебных коллегий, председатели судебных составов.

Оперативный контроль по исполнению определений суда, устанавливающих сроки исполнения этих определений истцами (заявителями), возлагается на помощников судей (специалистов судебного состава).

37.5. Общий контроль за исполнением документов и поручений в структурных подразделениях суда осуществляют руководители этих подразделений, а текущий контроль — специалисты делопроизводства подразделений, на которых распоряжением руководителя возложена такая обязанность.

Руководители структурных подразделений дают конкретные указания по исполнению документов и поручений, контролируют качество и сроки исполнения, принимают меры по исполнению, докладывают руководству суда (с учетом распределения обязанностей) о ходе и результатах исполнения, в пределах своих полномочий снимают с контроля исполненные документы или поручения, контролируют своевременность снятия с контроля документов и поручений на основании резолюции руководства суда.

В судебном составе, кроме того, контролю подлежат сроки рассмотрения судебных дел, отправки копий судебных актов, извещений, исполнительных листов, истребованных судебных дел вышестоящими инстанциями, сроки возвращения дел. Информирование судей об истечении сроков исполнения определений, информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, осуществляется за 5 дней до истечения срока исполнения.

37.6. Порядок и сроки представления оперативной отчетности по исполнению документов и поручений определяются председателем арбитражного суда.

Контроль соблюдения процессуальных сроков рассмотрения дел осуществляется посредством представления руководству арбитражного суда оперативной (ежемесячной) отчетности, составляемой помощниками судей (специалистами делопроизводства судебного состава) и подписываемой председателем судебного состава.

37.7. При осуществлении контрольных функций работники, на которых возложены обязанности по контролю, запрашивают сведения о ходе исполнения поручений у исполнителей, в судебных составах, в структурных подразделениях, пользуются данными систем автоматизации судопроизводства и делопроизводства.

37.8. Приказом арбитражного суда может быть создано подразделение, на которое возложены функции по контролю за исполнительской дисциплиной.

37.9. Поручения по исполнению входящих документов суда (кроме относящихся к рассмотрению судебных дел), по инициативным документам, служебным запискам и т.п. могут быть оформлены отдельным документом или резолюцией руководителя с формулировками: «представить…», «внести…», «доложить…», «информировать…», «подготовить проект…» и т.д., а также содержать указание о конкретном сроке исполнения.

37.10. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным исполнителем, который организует и координирует работу по исполнению поручения, считается тот, кому поручен доклад об исполнении или чья фамилия указана в поручении первой.

Ответственный исполнитель информирует должностное лицо, давшее поручение, о ходе и результатах его исполнения.

37.11. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Если срок исполнения не указан, поручение должно быть исполнено в месячный срок, начиная отсчет от даты подписания поручения.

Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

37.12. Контроль ведется с использованием САС и САД, куда по документам, подлежащим исполнению, вводится текст поручения, информация о сроке исполнения поручения или документа, прохождении документа в процессе исполнения, снятии исполненного документа или поручения с контроля.

37.13. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан и представителей организаций, поступивших на исполнение в структурное подразделение, осуществляется руководителями этих подразделений.

Письменное обращение, по которому было дано поручение председателем суда или его заместителем с требованием доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения.

37.14. Планы работы ВАС РФ и арбитражного суда доводятся до сведения лиц, на которых возложено исполнение плановых мероприятий и функций контроля.

О ходе выполнения плановых мероприятий лицо, на которое возложены функции контроля, ежемесячно докладывает руководителю структурного подразделения, работникам которого поручено выполнение мероприятий плана, и ежеквартально — руководству суда.

37.15. При необходимости изменения срока исполнения документа (локального акта, планового мероприятия) ответственный исполнитель представляет на имя руководителя суда докладную записку о его продлении, не позднее трех дней до истечения срока исполнения.

37.16. При направлении в процессе исполнения документов, поручений или запросов в организации и учреждения документы остаются на контроле до поступления в арбитражный суд ответа. Сведения о направлении поручения или запроса вносятся в САД или САС в зависимости от характера поручения/запроса.

37.17. Плановые мероприятия, документы и поручения снимаются с контроля на основании подписанного (утвержденного) руководством арбитражного суда итогового документа, ответа заявителю или резолюции руководства суда о согласии с письменными предложениями исполнителя, изложенными в докладной (служебной) записке. Промежуточные докладные (служебные) записки и ответы не могут являться основанием для признания документа исполненным и снятия поручения с контроля.

Исполнитель докладывает председателю арбитражного суда или его заместителям о выполнении их поручений и об исполнении документа.

Снятие с контроля документов и поручений производится только на основании резолюции тех руководителей, по указанию которых они были взяты на контроль, либо руководителей, исполняющих их обязанности.

37.18. Документы снимаются с контроля, если содержащиеся в поручении указания выполнены и с информацией об исполнении поручения согласилось должностное лицо, давшее поручение.

37.19. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (ответственный исполнитель) обязан не позднее следующего дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, предоставить руководителю, давшему поручение, докладную (служебную записку) о ходе исполнения с указанием причин неисполнения в установленный срок.

37.20. Информация о выполнении поручения, снятии с контроля и списании в дело по номенклатуре вносится специалистами делопроизводства секретариата председателя и структурных подразделений в соответствующую в регистрационную карточку системы автоматизации делопроизводства только при наличии резолюции руководителя, давшего поручение, и списании «В дело N….» сводной номенклатуры.

37.21. По исполнении документа его подлинник на бумажном носителе помещается в соответствующее дело по номенклатуре специалистом делопроизводства структурного подразделения, ответственного за исполнение документа.

А в случае если документ существует только на электронном носителе, регистрационная карточка дела переводится в разряд «архивная» с указанием номера номенклатурного дела.

Содержание

Введение 3

1.
Понятие, значение и организация контроля
исполнения документов 4

2.
Этапы и виды контроля исполнения
документов 6

3.
Формы контроля за исполнением
документов 10

Заключение 16

Список
литературы 17

Введение

Тема контроля исполнения документов и
поручений затрагивается крайне редко.
Между тем, данный аспект деятельности
компании чрезвычайно актуален для
большинства российских предприятий и
организаций, различных по масштабам и
отраслевой принадлежности, будь то
крупное промышленное предприятие,
средняя по размерам торговая фирма,
либо представитель мелкого бизнеса из
сферы услуг. Практически любая
организация, число служащих которой
более 10 — 15 человек, сталкивается с
проблемой внедрения системы эффективного
контроля исполнения документов и
поручений. Отсутствие такой системы
мешает работать всем — и высшему
руководству, и начальникам подразделений,
и рядовым сотрудникам; порождает
нервозность и нарушение нормального
режима работы, постоянное «дергание»
менеджеров и персонала и авральное, а
от того, как правило, не самое лучшее
исполнение отдельных заданий, которые
можно было бы спокойно и качественно
сделать загодя. Система контроля
исполнения документов позволяет
обеспечить своевременное и качественное
выполнение поручений, содержащихся в
документах, получить аналитическую
информацию, необходимую для оценки
деятельности подразделений и отдельных
исполнителей, что заметно облегчит
работу организации.

Контроль
исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98
определяется как совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение
документов.

В
последнее время распространяется
электронный способ документирования.
Одной из важнейших задач, которые
ставятся перед системами электронного
документооборота это автоматизация
контроля исполнения документов.

Главная
задача данной работы – изучение всех
этапов и форм контроля исполнения
документов.

1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документов

Контроль
за исполнением документов и принятых
решений – одна из важнейших функций
управления, целью которой является
содействие своевременному и качественному
исполнению документов, обеспечение
получения аналитической информации,
необходимой для оценки деятельности
структурных подразделений, филиалов,
конкретных сотрудников.

В
контроле исполнения документов можно
выделить:

—
контроль по существу решения вопроса,
выполнения поручения;

—
контроль за сроками исполнения задания.

Контроль
по существу решения вопроса — это
оценка, насколько правильно, удачно,
полно решен вопрос. Контроль по существу
выполне­ния поручения, решения вопроса
осуществляет руководитель (учреждения
или отдела) или специально уполномоченное
ли­цо. Ответственность за правильное
и своевременное решение вопросов,
отраженных в документах, несут руководители
структурных подразделений и сотрудники,
которым поручено исполнение документа.
Исполнитель, как правило, указывается
в резолюции руководителя на документе
или определяется в соответствии с
распределением обязанностей в организации
(фирме). Если в резолюции руководителя
указано несколько исполнителей,
ответственным за исполнение документа
и со­ответственно организующим его
исполнение является лицо, указанное в
резолюции первым.

Контроль
за сроками исполнения документов
осуществляется в крупной организации
подразделением или группой контроля,
входящей в службу документационного
обеспечения управления (ДОУ), в небольшой
организации – секретариатом или
секретарем.

Задачи
службы ДОУ

1. Постоянное
   совершенствование форм и методов работы
   с документами.

2. Обеспечение единого порядка
   документирования.

3. Контроль за исполнением документов.

4. Хранение документов.

5. Унификация форм документов.

6. Сокращение документооборота.

7. Разработка нормативных и методических
   документов по совершенствованию
   документообеспечения в организации.

8. Внедрение прогрессивных технологий
   на базе применения вычислительной и
   организационной технологии.

Одной
из функций службы ДОУ является контроль
за прохождением, исполнением и оформлением
документов в намеченные сроки. Основными
этапами, осуществляемыми последовательно
в таком подразделении, являются:

1. получение данных постановки документа
   на контроль;

2. проверка своевременности доведения
   контрольного документа до всех
   исполнителей и напоминание об
   установленном сроке исполнения;

3. получение информации о ходе исполнения
   и регулирование при необходимости хода
   исполнения;

4. снятие документа с контроля с одновременной
   проверкой правильности оформления
   документов в части соответствия подписей
   их расшифровкам, соответствия подписи
   на ответном документе, подписи в
   резолюции на контрольном документе и
   др.;

5. обобщение результатов контроля
   исполнения, составление аналитических
   справок (сводок) о состоянии исполнительской
   дисциплины в организации, доведение
   их до руководителя.

Службой
контроля (сотрудником, отвечающего за
контроль) осуществляются следующие
операции: формирование картотеки
контролируемых документов; направление
карточки контролируемого документа в
подразделение-исполнитель; выяснение
в структурном подразделении фамилии,
имени, отчества и телефона конкретного
исполнителя; напоминание
подразделению-исполнителю о сроке
исполнения; получение информации о ходе
и результатах исполнения; запись хода
и результатов исполнения в карточке
контролируемого документа; регулярное
информирование руководителей о состоянии
и результатах исполнения; сообщение о
ходе и результате исполнения документов
на оперативных совещаниях, заседаниях
коллегиальных органов; снятие документов
с контроля по указанию руководителей;
формирование картотеки исполненных
документов.

Такой
контроль может осуществлять и вышестоящая
организация путем проведения ревизий,
проверок, анализом представленных
отчетов, справок, однако такой контроль
не всегда проводится систематически и
планомерно.

Иногда
по решению руководства организации
контроль за исполнением документов
может быть возложен и на сотрудника, не
состоящего в штате службы ДОУ. Это
довольно распространенная практика
при подготовке распорядительных
документов, когда контроль исполнения
может быть возложен на любого из
сотрудников или взят руководителем на
себя. Но централизация контроля за
исполнением документов при этом является
важным фактором его эффективной
постановки.¹

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

В настоящее время любая управленческая структура старается выполнять функции контроля, который способствует усилению исполнительской дисциплины и повышения ответственности за исполнением документов. Однако необходимо отметить, что не всем организациям удается вести контроль исполнения документов. На данный момент существуют проблемы в правовой и нормативной регламентации и, конечно, в организации работы службы делопроизводства.

Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, а также получение информации об уровне исполнительской дисциплины структурных подразделений и сотрудников.

Впервые контроль исполнения документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях EГСД в 1974 г. [1]

На современном этапе развития контроля, многие специалисты в области делопроизводства утверждают, что нормативно-методические документы межотраслевого действия, установившие правила делопроизводства уже устарели. Трижды выходившие в последующие годы Типовые инструкции разрабатывались для федеральных органов исполнительной власти и не являлись нормативными документами фирм.

Основным нормативным документом, регламентирующим контроль исполнения в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДOУ). От того, насколько детально и полно прописана система контроля исполнения документов в инструкции, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

В российской системе управления контроль исполнения документов всегда проводился руководителями структурных подразделений. В настоящее времяконтроль исполнения осуществляется службой ДOУ или специальной службой контроля, а в не больших организациях контроль может осуществляться одним специалистом, например, референтом руководителя организации. Однако существует множество служб делопроизводства, в которых подобные подразделения (или отдельные сотрудники) отсутствуют, а контроль ведется эпизодически или не ведется вовсе. Необходимо отметить, что специальные службы контроля создаются всё реже из-за стремления руководства организаций к сокращению до минимума численности сотрудников.[2]

Постановка документа на контроль проводится в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления (действующего на основе коллегиальности или единоначалия), которое оформляется, как правило, в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа).

Постановка на контроль совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

При постановке документа на контроль устанавливаются определенные параметры:

— срок исполнения;

— исполнители (должностные лица или структурные подразделения, которым поручается исполнение поставленной задачи);

— излагается (формулируется) текст поручения.

Принципиальным вопросом в организации контроля является сроки исполнения документа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

— внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

— поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Необходимо отметить, что если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Принято выделять сроки исполнения документов типовые и индивидуальные. Типовые сроки устанавливаются законодательными и нормативными актами. Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте самих документов (например, в приказах) или определяться руководителем в резолюции.

Типовой срок основной массы документов составляет 10-15 дней, если же срок не указан в документе или резолюции, такой типовой срок не должен превышать 15 дней. Такие документы подлежат последующему контролю. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов. [3]

Иногда индивидуальный срок отличается от типового, установленного для данной категории документов. Например, по обращениям руководитель может установить меньший срок, если решение не требует отлагательств. Возможна ситуация, когда по указанию руководителя организации ли структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень.

Допускается постановка на контроль постоянных заданий (вытекающих из рабочих программ, планов). На особый контроль могут браться устные указания руководителя. Документ, содержащий сложный вопрос решается, как правило, в течение 2 дней. Начало контрольных операций должно совпадать с моментом регистрации документа. Если по каким-то объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, необходимо заранее (за 2-3 дня) согласовать вопрос с руководителем об установлении более реального срока исполнения документа. Отпуск, командировка не являются уважительной причиной исполнения. В этом случае неисполненные документы должны быть переданы другому исполнителю.[4]

Для документов, требующих более длительной работы по исполнению, срок может быть увеличен (за 2-3 дня) не более чем в 2 раза первоначально установленного срока. Продлевает этот срок только то лицо, которое его установило (и снимает с контроля). Срок может быть продлен сразу после получения или за 2-3 дня до истечения срока. Если исполнителем вопрос о переносе срока не согласован заранее, документ считается неисполненным. Для сложных заданий, требующих длительного срока исполнения и участия нескольких исполнителей из различных подразделений, целесообразно задание разделить на стадии выполнения и по каждому этапу выделить конкретного исполнителя, срок исполнения и методы работы. С этой целью может составляться план выполнения документа.

После того как документ был исполнен, он снимается с контроля руководителем или, по его поручению службой делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).[5]

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.[6]

Проанализировав контроль исполнения документов, можно сделать вывод, о том, что многие организации ведут контроль исполнения документов не верно. В связи с этим появляются проблемы связанные с организацией контроля исполнения. В данной статье мы выясняли, что во многих организациях отсутствуют специальные службы ответственные за контроль, либо контроль не ведется вовсе.

В заключении хотелось бы отметить, что технология контроля прошла значительный путь развития и сегодня позволяет контролировать огромные массивы документов, но при этом проблема контроля по-прежнему остается во многих организациях нерешенной.

Список использованной литературы

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: ЗАO «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. — 320с.

2. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. — Пенза: гос. ун-т, 2005. – 95 с.

3. Бардаев Э.А. Документоведение : учебник для студ. высш. учеб.заведений. — М.: «Издательский центр «Академия», 2008. — 304 с.

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб.пособие. — М.: «ИНФРА-М», 2003. — 304 с.

5. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов //Делопроизводство и СЭД. — 2013. — № 14. — С.4.

6. Носарева Н.Н. Контроль исполнения – традиционный уклад и инновационный подход // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014.- № 6. – С.6.