Основы принципы руководства

Назад
 

1. Теория систем и руководство. Принципы руководства.

Теория систем
является основой теории организации.
Выделяют следующие признаки системы:
множество элементов, единство главной
цели для всех элементов, наличие связи
между ними, целостность и единство
элементов, структура и иерархичность,
относительная самостоятельность, четко
выраженное управление. Система–
это целое, созданное из частей и элементов,
для целенаправленной деятельности.

Любая система
обладает следующими составляющими:
входное воздействие, система обработки,
конечные результаты и обратная связь.

Также можно выделить
свойства систем:

1) потребность
в управлении;

2) стремление
сохранить свою структуру;

3) формирование
сложной взаимосвязи от свойств входящих
в нее элементов и подсистем.

Если система имеет
слишком большое количество элементов,
то ее делят на подсистемы.Подсистема–
это набор элементов, представляющих
автономную внутри системы область.

Основной
классификацией систем является
группировка их в трех подсистемах.

1. Техническая
подсистема включает любые работоспособные
изделия, имеющие инструкции для
пользователя. Процесс принятия решения
заранее строго определен и носит
формализованный характер.

2. Биологическая
подсистема включает флору, фауну и
замкнутые биологические подсистемы.
Эволюционные процессы происходят
медленнее, чем в технических подсистемах,
что является причиной ограниченности
набора решений. Эта подсистема обладает
большим разнообразием функционирования,
но процесс принятия решений носит
непредсказуемый характер.

3. Социальная
подсистема характеризуется наличием
человека в совокупности взаимосвязанных
элементов. Эта подсистема обладает
наибольшим разнообразием функционирования.
Социальная система может включать
биологическую и техническую подсистемы,
а биологическая – техническую. Также
можно выделить другую классификацию
систем.

1. Искусственные
и естественные системы. Искусственные
системы создаются человеком для
реализации заданных целей. Естественные
– природой или человеком для реализации
целей мирового существования.

2. Открытые и
закрытые системы. Открытые
системы характеризуются открытым
характером связей с внешней средой и
сильной зависимостью от нее. Закрытые
характеризуются внутренними связями
и создаются для удовлетворения
потребностей своего персонала и
учредителей.

3. Детерминированные
и стохастические системы. Детерминированные
системы функционируют по заранее
заданным правилам, с заранее определенными
результатами. Стохастические
характеризуются трудно предсказуемыми
входными воздействиями внешней или
внутренней среды и выходными результатами.

4. Мягкие и
жесткие системы. Мягкие системы
характеризуются высокой чувствительностью
и слабой устойчивостью к внешним
воздействиям.

Жесткие системы
основаны на высоком профессионализме
небольшой группы руководителей. Они
обладают большей устойчивостью к внешним
действиям.

Каждая организация
должна обладать всеми свойствами систем,
с этим связан выбор подходов к анализу
и синтезу различных организованных
образований. Существует три вида
подходов:1) системный подход требует
учета всех ключевых элементов, влияющих
на принятие решения; 2) комплексный
подход требует составления приоритетов
ключевых элементов и учета наиболее
важных элементов; 3) аспектный подход
требует учета отдельных ключевых
элементов.

Руководство – это
механизм, направляющий усилия коллектива
или личности на выполнение общих задач.
Оно побуждает людей к достижению
поставленной цели посредством влияния
на их потребности.

Это способность
влиять на поведение группы людей или
отдельных индивидуумов, позволяющая
побудить их работать для достижения
общих целей.

Успешное
функционирование любой организации
зависит от того, как менеджеры используют
принципы руководства.

Принципы —
это основные положения некой теории,
учения, науки. Принципы руководства —
это основные положения управленческой
науки, касающиеся руководства людьми
в процессе совместной деятельности для
достижения целей организации.

Основные
принципы руководства

1. Разделение
труда. Этот принцип основан на распределении
процесса труда на отдельные виды работ
или операции. На основе разделения труда
организуется процесс управления,
разрабатываются организационная
структура предприятия для каждого
работника. Так конкретизируются
исполнители работ по предоставленным
им полномочиями и ответственностью.

Принципы
разделения труда является главным общим
принципом административного
руководства.

2. Ответственность.
Менеджер несет всю ответственность за
результаты работы организации перед
высшим органом управления (собранием
акционеров, участников общества,
владельцем). В своей деятельности он
должен выполнять действующее
законодательство и нормативные акты,
отвечает за их нарушение. Особую
ответственность несет за выполнение
соглашений, контрактов и договоров.
Менеджер обладает властью над подчиненными
работниками, но наличие власти предполагает
ответственность, как за свои действия,
так и за действия работников. Ответственность
является необходимой принадлежностью
власти.

К объективным внутренним
условиям организации относятся следующие
факторы: перспективы развития организации,
в том числе производственные, наличие
технических, финансовых и трудовых
ресурсов, действующая система организации
управления и система связей между
структурными подразделениями.

Субъективные
внутренние условия определяются
профессиональными качествами менеджеров,
опытом их работы, интеллектуальными и
организаторскими способностями,
физическими возможностями.

Вышеприведенные
условия взаимодействуют между собой и
определяют эффективность менеджерской
деятельности.

Вместе с тем
менеджеры влияют на конкретные условия,
решают проблемы для достижения
экономического роста и обеспечивают
конкурентоспособность
предприятия.

Эффективная
стратегия и тактика действий менеджера
предполагает точную оценку структуры
условий деятельности и разработку
мероприятий по совершенствованию всей
системы управления.

3. Дисциплина.
Это важнейшая сила любого человека или
коллектива. Это показатель уровня
соблюдения установленных норм и правил
поведения в организации.

Дисциплина
труда включает в себя трудовую,
технологическую и производственную
дисциплину.

Принцип дисциплины
труда предусматривает добросовестное
использование оборудования, инструментов,
рабочего времени, выполнение требований
технологии производственного процесса,
правил охраны и безопасности труда. Чем
лучше дисциплина, тем ответственнее
каждый работник подходит к выполнению
своих обязанностей. При хорошо
организованной работе даже слабо
дисциплинированный человек не сможет
нарушать установленный порядок и,
наоборот, наличие недостатков в
организации труда снижает дисциплину.

4.
Единство властных полномочий. При
выполнении любой работы работник не
должен получать распоряжений более,
чем от одного руководителя. Если два
руководителя осуществляют власть
одинакового содержания над одним и тем
же подразделением, то сразу же появляются
недоразумения, которые могут приводить
к конфликту. А чтобы не допустить этого,
нужно: или ликвидировать двойственность,
или устранить одного из руководителей.
Люди не выдерживают двойной власти.
Обязательно пристают к одной из них. Об
этом принципе в народе говорят: «Вдвоем
няньки дитя без глаза». И это верно.

5.
Централизация и делегирование.
Централизация предполагает сосредоточение
власти в одном центре. Таким центром в
организации является руководитель или
коллективный орган (правление, президиум
и др.). Вопрос централизации является
вопросом степени, уровня сосредоточения
властных полномочий. Для успешного
руководства следует использовать
систему делегирования властных полномочий
от высшего до низшего уровня управления,
от менеджера к подчиненным. Этот принцип
повышает самостоятельность выполнения
работ и, главное, ответственность за их
результаты.

Чрезмерная
централизация, как и чрезмерное
делегирование властных полномочий не
всегда дают положительные результаты.
Об этом принципе можно сказать так:
«Один управляющий и единственный
план действий для совокупности операций,
имеющих общую цель». Это важнейшее
условие единства работы, согласованности
действий и объединения усилий.

Единство
руководства предполагает объединение
усилий каждого работника для эффективного
выполнения работы и достижения
поставленной цели.

6. Объективность
и научность решений. Успешное руководство
возможно только с учетом объективных
условий развития общества, отраслевых
закономерностей и производственных
условий конкретной организации;
руководство несовместимо с субъективизмом,
который только вредит делу.

Каждый
руководитель на любой ступени иерархии
должен принимать решения только на
основе объективных обстоятельств и
научного предвидения будущего.

7.
Единство интересов работников и
предприятия. Этот принцип утверждает,
что экономические интересы предприятия
и работников должны совпадать. Каждый
работник должен получать справедливую
долю прибыли от общего результата.
Нарушение принципа приводит к
незаинтересованности работников в
высокопроизводительном труде.

8.
Принцип эффективности и оптимальности
предполагает достижение наибольшей
эффективности в результате работы
коллектива при наибольшей экономии
ресурсов. Это возможно только на основе
внедрения новейших технологий,
совершенствовании организации труда
и управления, использовании компьютерной
техники.

9. Справедливость. Этот
принцип предусматривает справедливые
действия руководства. Справедливый
менеджер действует беспристрастно по
отношению к истине. Справедливое решение
принимается без предвзятости на законной
и честной основе. Справедливость
менеджера — это сочетание доброжелательности
с правосудием в принятии управленческих
решений.

10. Инициатива. Это
руководящая роль в любых действиях,
возможность что-то задумать и
осуществить.

Инициатива является
мощнейшим стимулом человеческой
деятельности.

Чтобы развивать
инициативу, нужно предоставить работнику
самостоятельность в выполнении служебных
обязанностей, поощрять заслуги.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Руководитель – это человек, который не просто является лидером и руководит группой людей, но человек, обладающий особыми качествами, знаниями, навыками и умениями, позволяющими ему грамотно организовывать работу находящихся в его подчинении людей, и достигать поставленных перед собой задач и целей. Но, помимо этого, руководитель должен применять к своей работе некоторые правила, которые позволят ему максимально эффективно выполнять свои функции. И сегодня мы поговорим на тему того, какими же правилами должен руководствоваться в своей деятельности успешный руководитель.

Руководитель – тот человек, кто постоянно общается с людьми. Умение выстраивать контакт с каждым человеком – не просто правило, которого нужно придерживаться, это необходимость, без которого руководитель не будет успешным. На онлайн-программе «Лучшие техники коммуникации» вы научитесь лучше взаимодействовать с людьми. Вы узнаете и сможете применять в своей жизни 72 лучшие коммуникативные техники, которые мы собрали из десятков книг и тренингов.

Правила успешного руководителя

Ниже мы предлагаем вашему вниманию дюжину универсальных правил для любого руководителя, который стремится к успеху и высоким результатам:

• Самым первым, что следует отметить, является то, что руководитель должен играть роль образца для подражания среди своих подчинённых. Он должен быть для них авторитетом и человеком, чьи указания они будут выполнять беспрекословно. Помните о том, что руководитель – это человек, который способен и привык брать на себя ответственность за свои действия, за действия своей команды и за действия любого другого человека, который находится в его подчинении
• Успешный руководитель, непременно, должен обладать способностью чётко ставить цели, показывать их своим подчинённым и объяснять, какими путями их можно достичь. Руководитель не должен быть тем, кто принуждает людей к чему-либо – он должен обладать способностями лидера, за которым люди идут сами. А достичь этого можно, только если быть способным проявить твёрдость характера, указать основные ориентиры на пути к результату, организовать работу каждого члена команды и поддержать в каждом запал и инициативу. В команде нет незначительных людей, и все должны чувствовать свою сопричастность к общему делу
• Для грамотного и эффективного управления людьми важно, помимо прочего, обладать хороши развитыми ораторскими способностями, риторическими навыками, умением открыто и убедительно говорить. Всё это может стать отличным подспорьем в процессе установления эффективной коммуникации с членами коллектива. Успешный руководитель всегда может донести до сотрудника информацию таким образом, чтобы тот не только понял, что ему нужно сделать, но и захотел это сделать
• Неотъемлемыми качествами успешного руководителя, для которого самым важным является победа и успех его команды, можно назвать неиссякаемую энергию и энтузиазм. Целеустремлённость, концентрация на результате и оптимизм, в свою очередь, позволяют, во что бы то ни было достигать намеченных целей и практически сразу ставить новые. Действуя именно так, а не иначе, руководитель будет подавать пример своей команде, а значит, она будет придерживаться тех же самых ценностей
• Успешный руководитель способен в случае необходимости делать шаг назад, что выражается в предоставлении подчинённым большего пространства для действий и поощрении их инициативы. Именно благодаря этому у него появляется возможность понять, насколько каждый из сотрудников вовлечён в общее дело. Его сотрудники должны чувствовать свою индивидуальную ответственность, а также понимать, что может последовать за выполнением или пренебрежением тем или иным делом. Это поможет им приобрести решительность и самостоятельность, а также сформирует в них серьёзное отношение к работе. Если не будет чёткого руководства к действиям, велика вероятность ошибок, однако приобретённый опыт в любом случае будет крайне ценным
• Важно понимать то, что именно команда является гарантией успеха, но команду нужно уметь создавать, чтобы она перестала быть просто коллективом. И грамотный руководитель – это тот человек, который может сплотить коллектив и создать в нём такую атмосферу, благодаря которой сотрудники превратятся в единомышленников. Руководитель должен уметь с умом применять принципы командообразования и организовывать взаимодействие членов команды, которое основано на стремлении к общим целям
• У каждого сотрудника есть совой набор индивидуальных качеств, характеристик и способностей; каждый из них обладает своим характером и темпераментом и своими талантами. Эффективный руководитель способен отыскать индивидуальный подход к каждому из своих людей, чтобы понять, как мотивировать каждого из них, и определить, по какому пути направлять людей, чтобы были достигнуты самые высокие результаты
• Хороший руководитель обязан уметь мудро использовать систему поощрения своих людей. Но система поощрений должна быть единой для всех и каждого, а подход для поощрения должен быть сугубо индивидуальным. Кого-то будет мотивировать карьерный рост, кого-то – возможность больше зарабатывать, а кого-то – возможность иметь больше свободного времени и свободу в принятии решений. Всё это должно учитываться, но понять это можно только при индивидуальной работе
• Успешный и уважающий себя руководитель должен всячески избегать статуса «недосягаемого идола» или «кровожадного чудовища» среди членов своей команды. Залогом эффективной работы и успешного функционирования команды является отсутствие ярлыков, качественная обратная связь, взаимоуважение и доверие. Руководитель должен уделять часть своего времени контакту с сотрудниками, но при этом на корню пресекать неуважительное отношение, нарушение субординации и панибратства. Помимо этого, руководитель должен обладать способностью донесения информации до людей в понятной форме, и уметь сделать жизнь и деятельность организации для сотрудников прозрачной и открытой настолько, насколько это вообще возможно
• Многие уверены, что непременным качеством хорошего руководителя является строгость. Но здесь очень важно чувствовать особую границу, чтобы сотрудники были открыты и готовы к взаимодействию, но соблюдали при этом субординацию и контролировали себя. Задачей же успешного руководителя является умение эту границу найти. Лидер должен, главным образом, сообща со своими людьми обсуждать вопросы требований и дисциплины, ведь весь рабочий процесс находится в прямой зависимости от того, каковы границы того, что можно, и того, что нельзя. В дополнение к этому, должны быть грамотно установлены график работы, распорядок дня и другие подобные вещи. Впоследствии это позволит избежать конфликтов и недопонимания
• Профессиональный и грамотный руководитель находится в непрерывном процессе саморазвития, личностного роста и самосовершенствования. Он никогда не должен довольствоваться достигнутым профессиональным уровнем, т.к. только посредством получения новой информации и постоянного развития себя можно достичь максимально возможного раскрытия креативности и реализации творческого потенциала
• И последнее, о чём стоит сказать, это то, что успешный руководитель должен чувствовать, что он ответственен за людей, которые ему доверяют и которые решили за ним пойти. Таким образом, совершенно непозволительно обманывать, совершать нечестные поступки и несправедливо поступать со своими подчинёнными. Как говорится, чтобы заслужить доверие и уважение других людей, может потребоваться целая вечность, а чтобы потерять их, хватит одной секунды. Люди никогда не простят человеку предательства, а значит, нужно всегда оставаться честным с самим собой и окружающими людьми

И в заключении лишь добавим, что успешный руководитель не должен ограничивать свои действия только постановкой задач, выдвижением требований и контролем качества выполнения работы. Он должен быть творцом в деле создания эффективной команды, должен быть вдохновителем и главной мотивирующей силой для всех своих людей. По этой причине в спектр его задач должно входить и создание почвы для развития, и работа над построением эффективной системы коммуникации, и деятельность по актуализации способностей каждого сотрудника.

КАКОЙ ВЫ РУКОВОДИТЕЛЬ: Естественно, быть хорошим и успешным руководителем может быть сложно, ведь лидерство – это, в первую очередь, работа с людьми. Но чтобы работать с людьми, нужно иметь представление об индивидуальном подходе к каждому из них, видеть их особенности и уникальность. Но как можно разобраться в ком-то, если не знаешь себя самого? Скорее всего, сделать это будет очень трудно, поэтому изначально нужно узнать себя. И сегодня у вас есть прекрасная возможность сделать это, причём на это не нужно будет тратить много времени, перечитывать уйму сложной литературы и бесконечно разбираться в себе. Мы предлагаем вам пройти наш авторский систематизированный курс по самопознанию, который расскажет вам и о ваших лидерских способностях, и о способностях в командной работе, и об индивидуальных качествах и преимуществах, и даст много другой, не менее интересной и важной информации. Так что не теряйте времени даром и начинайте познавать себя – курс вы найдёте по этой ссылке.

Мы желаем вам успехов в прохождении курса и желания стать, в первую очередь, успешным руководителем для самого себя!

Если человек стоит во главе компании — это не значит, что он всё знает и запрограммирован всегда действовать правильно. Руководитель тоже человек и совершает ошибки.

Вашему вниманию предлагается список советов для людей, работающих в области управленческого менеджмента, для будущих звезд рейтинга лучших топ-менеджеров в мире.

Представим, что вы уже руководитель, у которого есть опытные специалисты, проекты, заказчики.

Вы понимаете, что нужно расти, развивать компанию, но не знаете с чего начать, ведь все процессы завязаны на вас?

Первое правило: руководитель не должен быть человеком-оркестром. Если брать на себя абсолютно все обязанности: и руководителя проектами, и менеджера по персоналу, и бизнес-представителя — ничего хорошего из этого не получится. Нужно научиться делегировать обязанности другим экспертам! Для этого их нужно вырастить. И, это – ваша работа и ответственность, как Лидера.

Ваша основная работа — это анализировать, разрабатывать и осуществлять стратегию, тактику и контроль. Не стоит хвататься за всё подряд.

Второе правило: руководитель не должен экономить на специалистах (если они действительно хорошие). Даже на тех, кто не приносят прямой прибыли: не думайте о них как об убытках — это инвестиции в будущий рост и стабильность компании.

Третье правило: руководитель не должен брать на себя чужую работу, если думает, что сделает ее лучше и быстрее. Эффективнее один раз научить другого (даже если это потребует много времени и сил), чем каждый раз снова и снова выполнять свои непрямые обязанности. Потратьте несколько часов или дней на детальный инструктаж и обучение и, вы получите прекрасный результат и специалиста, работающего вместе с вами, с полной отдачей.

Четвертое правило: руководитель должен доверять своей команде. Без этого невозможно создать сплоченный коллектив. Позвольте людям делать то, за что вы им платите. Оказывается, бывает, что людям не хватает творчества. Тогда, нужно закрепить за человеком определенную область деятельности, поставить общие цели и дать ему свободу реализоваться в ней. Осознайте, что вы не можете сделать все. Закройте глаза и падайте назад – научитесь доверять своим людям!

Пятое правило: руководитель должен смириться, что нельзя избежать всех ошибок. Они могут стоить компании немалых денег, но это не затраты, а вклад в повышение квалификации сотрудников. Если провал произошел у другого — давайте возможность подчиненному самому сделать выводы и, таким образом, научиться чему-то. Выясните, кто на вас больше всего полагается, и подумайте, как вы можете помочь этим людям стать более самостоятельными. Если вы научите других, это высвободит вам время на то, чтобы заняться чем-то другим, не менее важным. Кроме того, стоит разобраться в причине случившегося и относительно руководства! Возможно, задача была поставлена неверно или в команду попал человек не подходящий для своей должности.

Шестое правило: руководитель должен организовать систему фидбека (обратной связи). Подчиненные должны получать отклик на свою работу, чтобы понимать правильно ли справляются с ней. То же самое и в обратную сторону: всегда давайте свои идеи на фидбек другим членам команды: то, что кажется прекрасным в теории, может провалиться на практике. Коллеги вам помогут это понять до того, как вы совершите ошибку. Прислушивайтесь к своим людям!

Седьмое правило: руководитель никогда не должен критиковать личность, а только поступки. Указывать на ошибки стоит в прошедшем времени: так вы дадите понять, что в будущем это не повторится снова, человек способен исправиться. Запомните, замечания должны быть своевременными, актуальными и поведенчески конкретными, иначе теряется их эффективность. Сам управленец должен всегда здраво воспринимать критику, благодарить за нее! И, не спешить спорить и оправдываться. Воздержитесь от этого. Любая обратная связь ценна!

Восьмое правило: руководитель не должен бояться своих слабостей, но и не может дать повод усомниться в своем авторитете. Нельзя рассказывать, что вы сомневаетесь в своих решениях, но можно советоваться с командой — это сделает из вас лидера, которому будут доверять. Свободно говорите о проблемах, но никогда не паникуйте публично: у вас всегда должна быть пара решений в голове. И, даже, если их нет. Вы всегда отвечаете за контроль над своим эмоциональным состоянием!

Девятое правило: руководитель должен слушать и слышать — воплощать идеи команды в жизнь. Иногда ваш План Б может быть хуже, чем План В, предложенный кем-то из коллектива. Будьте внимательны и открыты!

Десятое правило: чтобы компания всегда была успешной, руководитель должен заботиться и задумываться о том, является ли производимый продукт или услуга качественными. Если появляются проблемы, нужно задать себе вопросы: «то ли я делаю? так ли я это делаю? правильно ли я выбрал целевую аудиторию?» Отвечая на них, нужно учитывать не только нынешние потребности рынка, но и предусмотреть, что будет в будущем: не переполнена ли ниша, действительно ли есть потребность в этом товаре/услуге, там ли вы ищите клиента.

Одиннадцатое правило: Сначала выслушайте «историю» целиком, и, только потом, принимайте решение.

Двенадцатое правило: Вполне вероятно, что существует более эффективный способ делать работу, чем ее делаете вы. Что это за способ? Подумайте над этим по пути с работы домой.

Тринадцатое правило: Не говорите то, что напрямую не относится к предмету обсуждения. Ваш голос не настолько мелодичен, чтобы звучать просто ради того, чтобы звучать.

Четырнадцатое правило: Принятие лучшего решения не так важно, как организация правильных процессов для воплощения данного решения в жизнь.

Пятнадцатое правило: Выражайте похвалу и поощрение так же часто, как собственное мнение! А, лучше – еще чаще. Ваши люди делают ежедневно сотни вещей, заслуживающих вашего «спасибо».

И, помните главное: вы должны быть добрым и внимательным к своим сотрудникам!

Выполняйте свои обязанности руководителя и лидера!

Искренне любите ваше дело и вашу команду!

Большая корпорация построится не за год и не за два. Двигайтесь поэтапно, следуйте этим правилам и не забывайте вырабатывать собственные, учитесь на ошибках конкурентов.

Вершина — лишь вопрос времени, главное — начать свой путь!

pucelikconsulting.com/

Наполеон I Бонапарт когда-то сказал: «Нет плохих солдат – есть только плохие генералы». Эта формула вполне применима и к сфере управления организацией. Почему персонал прислушивается к мнению одного руководителя и полностью игнорирует или саботирует приказы другого?

Западный менеджмент давно задался подобным вопросом. Наша отечественная наука управления в этой сфере пока не придумала ничего принципиально нового и ориентируется, по большей части, на опыт, накопленный США и Европой, в частности, на работы Р. Паркинсона, П. Друкера, М. Мескона, М. Альберта и др. Что же этот опыт подсказывает?

Управление – это, прежде всего, искусство работать посредством других людей, а потому задача любого руководителя – уметь думать и предвидеть, организовывать и планировать, мотивировать и контролировать. Для эффективности этого процесса необходимо придерживаться следующих правил.

• Четко определите цели.

Вы должны твердо знать, какой именно результат желаете получить. Цели должны быть выражены в измеримых единицах, а не быть абстрактными.

Например, вместо «расширить клиентскую базу» лучше сказать «привлечь за текущий месяц 20 новых клиентов», а вместо «раскрутить проект» — «добиться, чтобы проект окупился/ принес прибыль на уровне не менее 5% инвестированного капитала в течение ближайших трех лет».

• Наметьте пути их решения

Вы и ваши подчиненные должны полностью представлять себе всю цепочку действий, которые необходимы для достижения конкретных целей.

Например, исходя из предыдущего опыта привлечения дополнительной клиентуры, чтобы привлечь за месяц 20 новых клиентов, каждый специалист в день должен прозванивать 50 потенциальных покупателей.

• Определитесь с исполнителями, сроками и ответственностью за невыполнение

После того, как вы определите для себя пути достижения поставленных целей, вы должны донести порядок выполнения работ до каждого подчиненного, занятого в проекте. Помните:большинство ошибок являются результатом плохих инструкций.

Сроки исполнения каждого этапа работы должны быть строго ограничены по времени. При этом следует помнить, что согласно одному из полушутливых Законов Паркинсона, «работа всегда заполняет все отпущенное на нее время». Это значит, что если вы поручите работнику выполнить за месяц задание, требующее для исполнения недели, весь месяц у него уйдет на выполнение поручения. Поэтому старайтесь придерживаться реальных сроков.

• Организуйте систему обратной связи.

По мнению западных специалистов, наиболее важным каналом коммуникаций в любой организации является тот, который идет снизу вверх. Руководитель должен знать, какие мысли владеют умами его работников, и его усилия постоянно следует направлять на то, чтобы этот канал  поддерживался открытым.

А поскольку коммуникации так важны, то, по мнению, например, Друкера, чтение поэзии и прозы весьма полезно для менеджеров, поскольку учит ценить значение слов.

• Будьте открыты для новых идей.

Из каждой сотни идей Эдисона лишь одна находила практическое применение. Но зато она в корне меняла устоявшиеся стереотипы и многим облегчала жизнь.

И помните, рацпредложения требуют особого подхода, постоянного поощрения. Если вы ведете себя так, словно чужие удачные идеи – лишь отражение ваших собственных, то в будущем вы их не получите.

• Умейте ладить с людьми

Следует сразу отметить, что это никоим образом не подразумевает панибратства. Успешный руководитель всегда умеет поощрить сотрудника добрым словом, но никогда не подпустит слишком близко к своему собственному миру.

Искренне интересуйтесь своими подчиненными, их успехами в работе, не ущемляйте самолюбия. Помните, что для вашего подчиненного главный человек в мире – он сам.

• Не нарушайте правил.

Ни одна организация не может эффективно функционировать, если ее правила и инструкции не выполняются в полной мере. Искусство управления в этой сфере подразумевает умение вовремя выделить те правила, которые «отжили» свое и мешают поступательному движению вперед. Все прочие инструкции должны неукоснительно выполняться, в том числе и вами.

Кто-то сказал: «Джентльмены не нарушают правила. Они их просто меняют».

• Учитывайте полученный опыт, контролируйте результаты.

Многие западные теоретики науки управления рекомендуют вести свой рабочий дневник и записывать в него как различные идеи, так и накопленный опыт. Это позволит вам не наступить на одни и те же грабли дважды.

Обращайте внимание на лодырей. Добившись сносной работы от них, вы добьетесь хорошей работы от всех остальных.

Помните: непрерывный контроль результативности работы – залог эффективного менеджмента.

• Делегируйте полномочия, но не ответственность.

Если целью вашего существования не является надгробный памятник с благодарственными словами от ваших сотрудников за то, что вы уморили себя работой, полностью освободив их от трудовой нагрузки, то научитесь правильно делегировать полномочия. И помните: руководитель несет ответственность за результаты работы своих подчиненных, но его работа заключается в правильной организации производственного процесса, а не в том, чтобы исполнять все самому.

• Следите за собой.

Все, что делает руководитель: его внешний вид и манера речи, его семья и круг общения, его пунктуальность и стиль жизни – все это находится под пристальным наблюдением подчиненных. Слухи распространяются мгновенно. И хорошо, если эти слухи не станут поводом для разгильдяйства. Вас могут не любить, но уважать должны всегда.

Но вот вроде бы все и прекрасно. Рабочий процесс организован «на пять с плюсом», компания работает слаженно, как единый часовой механизм. Но по каналам коммуникации вы все равно узнаете, что есть недовольные. Что делать?

Не закипайте и не смущайтесь из-за жалоб, даже если они направлены против вас. Люди никогда не бывают полностью удовлетворены. Даже если у них все хорошо, они хотят, чтобы было лучше. Это свойство человеческой натуры. Не обращайте внимания. Это часть цены, которую приходится платить за лидерство.

Первый вопрос, который я задаю руководителям – хотите ли вы, чтобы сотрудники вас любили? Практически все начинающие руководители отвечают положительно. И это нормально, потому что мы проводим большую часть жизни на работе, и никому не хотелось бы приходить в коллектив, где есть конфликты.

Базовые цели руководителя

К сожалению, в этом случае многие подменяют базовые цели руководителя. Любовь может быть хорошим побочным продуктом эффективного руководства, но не его самоцелью. Человек, который хочет получать любовь всегда идет навстречу. Он не проявляется настойчивость там, где это необходимо. Позиция руководителя должна быть твердой. Не грубой или высокомерной, а именно твердой. Он должен добиваться от сотрудников качественного выполнения той работы, за которую им платят деньги.

Прежде всего руководитель должен понимать, для чего он занимает свой пост. Конечно, каждому хочется менять мир к лучшему, делать людей счастливее, но это возможно лишь тогда, когда у компании есть деньги в кассе.

Чтобы компания была прибыльна, она должна гарантировать клиентам высокие стандарты выполнения работы, должна выводить на рынок новые продукты. Поэтому базовая цель руководителя заключается в том, чтобы в рамках своего подразделения способствовать выполнению общих целей компании. Если в отделе царит доброжелательная атмосфера, но при этом коллектив не выполняет поставленные цели, не способствуют достижению целей бренда, то такая всеобщая любовь к руководителю только проделывает брешь в работоспособности всей компании.

Хорошая управленческая технология всегда актуальна с двух сторон. Она помогает достигать цели компании, а также делает работу сотрудника более комфортной. Она убирает необходимость микроконтроля со стороны руководителя, который может заняться другими управленческими задачами.

Принцип №1. Сражайся за принципы

Каждый руководитель оказывался в ситуации, когда необходимо что-то обсудить с подчиненным, но договориться до какой-то единой концепции не получается.

Представьте ситуацию, что клиент хотел получить какой-то продукт, но очень коряво прописал, что именно он хочет. Менеджер, не подумав отправил заказ дальше в работу. Когда товар представили заказчику, выяснилось, что клиент хотел совершенно другое. Менеджер естественно постарается оправдаться тем, что клиент плохо сформулировал задачу.

Конечно, чтобы избежать появления таких ситуаций можно прописать кучу правил и регламентов, но ими невозможно заменить ни голову, ни описать все проблемные ситуации. Именно здесь на помощь приходят принципы, ведь за разницей в действиях нередко стоит именно разница в принципах и целях.

Руководитель должен объяснить подчиненным основные принципы их работы, например, в непонятных ситуациях выяснять, что именно хочет клиент до отправки его заказа в обработку. Сотрудник должен выяснить, для какой цели нужен товар или услуга клиенту, чтобы иметь возможность предложить то, что ему будет максимально полезно. Мы стараемся выполнить работу, которая будет полезна для клиента. А работа может быть полезна только в том случае, если я поговорил с клиентом, поспрашивал, зачем ему это нужно.

Далее следует прозрачность. То есть я должен рассказать клиенту, почему мы предлагаем именно такое решение. Плюс я могу объяснить, почему мы не рекомендуем тот вариант, с которым человек к нам пришел.

И третье – выбор всегда остается за клиентом. Наша задача – описать плюсы и минусы разных решений, предоставить экспертные рекомендации, но окончательное решение всегда остается за клиентом.

Благодаря такой системе многие конфликтные ситуации с менеджерами могут быть решены еще до их возникновения. Важно проговорить с коллективом о том, как конкретно применять основные принципы в разных ситуациях. Принципы – это базовые подходы к работе, например, взаимодействие с клиентом или правила командной работы, которые помогут заменить кучу регламентов.

Принцип №2. Фиксируй и соблюдай договоренности

Договоренности бывают разные: устные, письменные и регламентные. Правда, я всегда рекомендую руководителям составлять регламенты или чек-листы только вместе с теми, кто будет по ним работать, потому что любые инструкции люди осваивают постепенно.

Договоренности обладают интересным свойством. Человек лучше слышит то, что относится непосредственно к нему, плюс обещает какую-то личную выгоду. Например, руководитель говорит подчиненному, что поднимет зарплату, если тот выполнит работу к такому-то числу. Подчиненный слышит, что ему поднимут зарплату, а руководитель, что работа будет готова к такому-то числу. Если такая договоренность не будет зафиксирована обеими сторонами, то через какое-то время произойдет конфликт. Именно фиксация договоренностей, желательно на бумаге, помогает избежать многочисленных конфликтных ситуаций и взаимных обид.

Самый простой способ для руководителя фиксировать договоренности – завести на каждого сотрудника маленький файл, где будут прописываться условия договоренностей. Причем доступ к файлу должен быть и у руководителя, и у сотрудника. Только когда подчиненный подтверждает, что он правильно понял условия, можно считать, что договоренность состоялась.

Задача руководителя – проговорить все принципы работы, а затем дать людям время на адаптацию. Если мы договорились, то важно зафиксировать, что это была договоренность. Кстати в работе с клиентами также нужно фиксировать договоренности, отправляя им краткую записку, чтобы они могли подтвердить, что вы правильно услышали их пожелания.

Если человек не может по каким-то причинам выполнить договоренность, он должен проинформировать всех заинтересованных лиц, а первым в списке должен быть именно руководитель. Если сотрудник регулярно нарушает договоренности, то к этому человеку пропадает доверие. Руководителю приходится включать усиленный контроль, чтобы всегда иметь запасной вариант. Встречается и второй вариант – руководитель начинает выполнять работу своими руками. Это одна из причин, почему большинство руководителей вечно занято оперативной работой вместо того, чтобы заниматься развитием своих подчиненных или подразделений, или компанией в целом.

Постоянное нарушение работником договоренностей всегда приводит к тому, что человек либо увольняется сам, либо его увольняют. Правда эта ситуация наступает только тогда, когда руководитель сам четко соблюдает договоренности. Если он этого не делает, то не сможет требовать этого от своих подчиненных.

Принцип №3. Управляй ожиданиями

Задача руководителя – принимать превентивные меры, чтобы проблемных ситуаций не возникало, а не решать пачками разные мелкие проблемы.

Как работает управление ожиданиями. Например, я хочу, чтобы мы с сотрудниками начали фиксировать договоренности. Прежде всего надо четко обозначить проблему. Если сотрудники начинают спорить, то применяем первый принцип, то есть отстаиваем основные принципы работы. Необходимо зафиксировать договоренность в виде небольшой схемы, которая в процессе непосредственной работы может быть видоизменена. Лишь потом мы вносим ее как обязательную для исполнения. Все это должно происходить в течение длительного времени. Не одного или двух дней, а пары недель, чтобы люди смогли адаптироваться к изменяющимся условиям работы.

В этом случае ожидания руководителя относительно эффективности работы коллектива станут реальностью. Проще говоря, не ожидайте, что ваши сотрудники мгновенно будут воспринимать какие-то изменения в работе, даже если эти изменения призваны повысить их эффективность. Планомерное внедрение новых регламентов или инструкций способствует тому, что ожидания будут претворяться в реальность.

Принцип №4. Расширяй зону твердого

Помогает ли микроконтроль успешно делегировать задачи? Микроконтроль в большинстве случаев – это негативный фактор, который возникает, если договоренности нарушаются одной из сторон. Но при делегировании сложной работы на начальном этапе нужно видеть отклонения, чтобы скорректировать работу сотрудников. То есть подчиненных сначала нужно обучить, а только потом отпускать в свободное плавание. Причем нужно сделать так, чтобы им стало комфортно выполнять новые задачи на нужном уровне качества.

Необходимо сверять действия человека с ключевыми принципами. Если вы не можете договориться с работником по ключевым позициям, которые могут включать и ценности всей компании, то проще будет сразу расстаться, чем тратить время на взаимные обвинения.

Принцип №5. Действуй точно

Один из управленческих принципов – скорость важнее силы, а точность важнее скорости. Например, руководитель внедряет систему регламентов или хочет добиться от сотрудников каких-то результатов. Он начинает кричать, ходит за всеми, контролирует каждый чих, бесконечно давит на людей – это применение силы. Но как только он переключается на другую задачу, всё скатывается в начальную точку.

Скорость в ситуации руководителя – это достаточно быстрая реакция на отклонение. Например, если руководитель видит, что сотрудники перестали выполнять стандарты, то он должен сразу отреагировать. Если он подождет какое-то время, то у работников сформируется неправильное толкование ситуации. Дальнейшая попытка вернуть коллектив к выполнению стандартов будет восприниматься как новое правило, которому все начнут сопротивляться.

Точность – это умение выбрать зону твердого. Можно взять маленький кусочек проблемного процесса и переформатировать его, чтобы исправить ситуацию в целом. Например, сделать чек-лист, в котором будут прописываться все требования клиента в момент передачи заказа от менеджера в производство. Попытки решения проблемных ситуаций с позиции силы редко приводят к нужным результатам. Важно найти ключевые параметры проблемы, изменив которые можно исправить всю ситуацию.

Предположим мне надо внедрить CRM. Применение силы вызывает сопротивление менеджеров. Подходим к проблеме с точки зрения точности и внедряем только одно требование – фиксация контактов потенциальных клиентов. Отрабатываем его на лояльных сотрудниках, которые имеют кредит доверия к руководителю. После успешного освоения подключаем остальной коллектив. Тем сотрудникам, которые плохо осваивают новые методы, руководитель оказывает поддержку.

Это точный подход к проблеме, который кардинально отличается от стандартного «с сегодняшнего дня работаем по-новому». Прорабатывая ключевые параметры проблемной ситуации, руководитель добьется, а главное – зафиксирует нужный результат в головах подчиненных. Сделать это с позиции силы практически невозможно.

Telegram-канал Регулярный менеджмент для руководителей

Две трети российских руководителей недовольны собой как лидерами, выяснила в ходе опроса (1) компания Odgers Berndtson. Одна из причин неуверенности в себе – трудности при общении с подчинёнными. Только пятая часть опрошенных может и похвалить, и дать конструктивную обратную связь своим сотрудникам. Остальные либо ударяются в постоянную критику, либо в чрезмерную похвалу.

Разумеется, и постоянный «кнут», и постоянный «пряник» ведут к разладу в команде.

Мы предлагаем улучшить свои коммуникационные навыки с помощью «12 правил эффективного руководителя». Выполняя их, можно стать сильным лидером и сплотить свою команду.

Правило №1. Будьте для своих подчинённых образцом во всём

Первое правило гласит:
руководитель – образец во всём для своих подчинённых. Начальник – лицо компании и принятой в ней культуры. Поэтому следует внимательно следить за тем, что «транслируется» команде.

Вот качества, которые следует культивировать в себе лидеру:

• быть пунктуальным,
• уважительно общаться с сотрудниками и партнёрами,
• держать своё слово,
• брать на себя ответственность за происходящее в компании.

Сотрудники будут стремиться развивать в себе эти качества.

Правило №2. Ставьте четкие и правильные цели

Следующий
обязательный для лидера навык – ставить правильные цели. Поставленная сотруднику задача должна отвечать ряду требований:

1. Быть понятной и не допускать разночтений. (Чтобы убедиться, понял ли подчинённый задачу, можно спросить его, как он собирается её выполнять.)
2. Иметь измеримые показатели. Например, объём выполненной работы. Это могут быть десять звонков клиентам или пять статей.
3. Быть выполнимой. Ставя перед подчинённым задачу, нужно быть уверенным, что её реально сделать в таком объёме или за такие сроки.
4. Приносить реальную пользу бизнесу. Нет ничего более демотивирующего для сотрудников, чем делать бесполезную работу.
5. Иметь адекватные сроки для её исполнения. Не стоит давать подчинённому задачу с напутствием «это нужно было вчера».

Эти пять критериев имеют название SMART от английских specific (конкретность), measurable (измеримость), achievable (достижимость), relevant (важность) и time bound (определённость по срокам). Использование этой методики позволит избежать появления задач вида «принеси то, не знаю что».

Правило №3. Овладейте ораторским мастерством

Ораторское мастерство – навык, которым следует овладеть руководителю. От того, насколько убедительно говорит начальник, зависит эффективность коммуникаций с командой, клиентами и партнёрами.

Во время опроса Odgers Berndtson большинство российских ТОП-менеджеров описывало навык ораторского мастерства как очень важный для профессии руководителя, однако отмечало, что владеет им в недостаточной мере.

Ораторские способности следует развивать. Сделать это можно на специальных курсах.

Правило №4. Излучайте энтузиазм

Сильный лидер не впадает в уныние, а излучает энтузиазм. Как мы уже говорили, руководитель – образец для своих подчинённых, и его тревоги за будущее компании обязательно передадутся команде. А вместе с тревогами сотрудники получат мысли о смене работы и нежелание трудиться. По этой причине руководителю важно держать негативные мысли под контролем и «выдавать в мир» оптимизм.

Правило №5. Научитесь делегированию

Часто руководители тянут одеяло на себя и не доверяют важные участки работы своим подчинённым. Обычно мотивы следующие: «никто не сделает лучше меня» или «мне быстрее самому всё сделать». Однако такая позиция вредит всем – и руководителю, и сотрудникам. Первый тратит драгоценное время на выполнение рутинных задач, вторые не получают возможностей для карьерного роста и разочаровываются в работе.

Поэтому
грамотное делегирование обязанностей – один из самых важных навыков в арсенале руководителя. Шаг за шагом нужно поручать сотрудникам более ответственные задачи и поощрять их усердие и инициативу.

Узнать мнение
сотрудников

Правило №6. С умом проводите командообразующие мероприятия

Сильный лидер может сформировать команду, способную свернуть горы. Чтобы добиться эффекта синергии в коллективе, необходимо
с умом проводить командообразующие мероприятия. Все активности – от денежной мотивации до корпоративных праздников – должны вести к следующему:

• у каждого сотрудника командные цели должны преобладать над личными,
• должна присутствовать общегрупповая ответственность,
• члены команды должны уметь самоорганизовываться и распределять задачи внутри коллектива,
• коллеги должны иметь общие нерабочие интересы и общаться за пределами офиса.

При выполнении этих условий можно получить высокомотивированную и нацеленную на результат команду.

Правило №7. Ищите подход к каждому сотруднику

Хороший руководитель должен найти подход к каждому сотруднику. Подчинённые – это, в первую очередь, люди со своими слабостями, особенностями характера. Кому-то «для рывка» требуется публичное признание заслуг, кому-то – «звонкая монета». Задача начальника – выяснить, какие инструменты мотивации лучше действуют на каждого из членов его команды, и использовать их.

Правило №8. Настройте умную систему поощрений

Руководитель должен построить умную систему поощрений. Как мы уже сказали, сотрудники — это люди с совершенно разными жизненными приоритетами. Кому-то важно вырасти в должности, кому-то – получить дополнительные выходные дни, кому-то – больше зарабатывать. Мотивационная система должна учитывать интересы всех членов команды и предоставлять возможность выбора.

Правило №9. Помните про субординацию

Сильный лидер не пренебрегает субординацией. Допуская по отношению к себе неуважительное обращение или панибратство, руководитель уничтожает собственный авторитет в глазах сотрудников. Какие риски из этого вытекают? Команда начнёт работать в полсилы, саботировать приказы своего начальника.

Однако не стоит ударяться и в другую крайность – становится авторитарным руководителем. Такой начальник добьётся выполнения своих приказов, но напрочь убьёт в команде инициативу.

В идеале – лидер должен быть

открыт к общению

со своими подчинёнными, но при этом пресекать неуважение или попытки «подружиться».

Правило №10. Поддерживайте в команде атмосферу открытости

Хороший начальник поддерживает в команде атмосферу открытости. Сотрудники не должны бояться высказать своё мнение или идею в присутствии руководителя.

Добиться этого можно различными способами. Например, поощрять сотрудников озвучивать свои идеи на планёрках и совещаниях (но осторожно критиковать неудачные предложения). Также можно поставить в компании ящик для предложений от сотрудников или завести отдельный email для писем с идеями.

Правило №11. Всегда учитесь чему-то новому

Руководитель всегда учится чему-то новому. Остановиться на достигнутом профессиональном уровне — значит, через несколько лет стать профнепригодным.

Правило №12. Несите ответственность за свою команду

И наконец,
хороший руководитель несёт ответственность за свою команду. Его задача – обеспечить своим сотрудникам все условия для выполнения работы, мотивировать на труд и направлять на путь роста и профессионального развития.

Сильный лидер может сделать своих подчинённых счастливыми, а счастливые подчинённые сделают компанию богаче. По статистике, организации с

довольными сотрудниками

в среднем зарабатывают в три раза больше конкурентов с не довольными (2). Поэтому работа над собой как над лидером – инвестиция в будущее бизнеса.

Источники:

1. Российский руководитель: неуверенный, негибкий и требовательный

2. Майкл С. Буш, «То, что делает сотрудников счастливыми на работе»