Особенности разработки должностной инструкции при формировании кадровой политики - RukovodstvoRus.ru

Должностная инструкция как инструмент кадровой политики

«Трудовое право», 2009, N 5

Законодательство РФ не часто предоставляет возможность работодателям самостоятельно регулировать отношения с работниками. Создание должностной инструкции — редкое исключение.

Изменения в экономике страны оказали значительное влияние на финансовое положение российских компаний, которые в настоящее время пытаются всячески сократить расходы, в том числе за счет сокращения фонда оплаты труда. В результате работодатели вынуждены сокращать штат и проводить перераспределение должностных обязанностей между оставшимися сотрудниками. В такой ситуации крайне актуальными становятся инструменты трудового законодательства, позволяющие сторонам достичь компромисса в условиях явно антагонистических интересов.

В качестве одного из таких инструментов можно рассматривать должностную инструкцию. Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) в настоящее время не предусмотрена обязанность работодателя иметь должностные инструкции, в связи с чем многие работодатели предпочитают не задумываться над целесообразностью их создания. Между тем именно должностная инструкция может стать спасательным кругом, который обеспечит баланс интересов сторон трудового договора.

Порядок создания должностной инструкции в настоящее время законодательством не урегулирован, хотя Федеральная служба по труду и занятости выпустила ряд писем, разъясняющих некоторые спорные вопросы. Данные письма не являются нормативными документами, поэтому носят исключительно рекомендательный характер. Так, в частности, по мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0) <1>. Данная рекомендация представляется логичной, например, в целях возможности обосновать отказ в приеме на работу соискателя несоответствием требованиям должностной инструкции. Так, ст. 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Необоснованным является отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Пленум Верховного Суда РФ в Постановлении от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» <2> разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Наличие должностной инструкции, в том числе на вакантные должности, позволит отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требования, предъявляемым Единым тарифно-квалификационным справочником. Между тем данный документ содержит весьма примерные требования к соискателям и не учитывает организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых работодателями. Таким образом, работодателю при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.

<1> Нормативные акты для бухгалтера. 2007. N 17.
<2> Российская газета. N 297. 31.12.2006.

Кроме того, должностная инструкция может оказаться полезной работодателю в случае, если работнику было установлено испытание, которое он не выдержал. Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Причем работник имеет право обжаловать решение работодателя в суд. При рассмотрении дела суд будет рассматривать вопрос о том, какие именно обязанности должен был выполнять работник и какие причины послужили основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, работодателю необходимо представить доказательства законности и обоснованности расторжения трудового договора по рассматриваемому основанию. В качестве одного из таких доказательств может выступать должностная инструкция. В результате сравнения должностной инструкции с фактически выполняемой работником работой работодатель сможет доказать, какие именно обязанности работник не выполнил либо каким деловым качествам работник не отвечает.

Аналогичная ситуация складывается при решении вопроса о наложении дисциплинарной ответственности. Статья 192 ТК РФ предусматривает, что дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, для наложения дисциплинарного взыскания работодатель прежде всего должен выяснить, входили ли обязанности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которых он намерен применить дисциплинарное взыскание, в круг трудовых обязанностей работника. Ответить на этот вопрос без должностной инструкции крайне проблематично.

К подготовке должностной инструкции нельзя подходить формально. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ (локальный нормативный акт). Последний вариант является более предпочтительным для работодателя, так как любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Соответственно, если должностная инструкция будет приложением к трудовому договору, ее изменение также должно быть в любом случае согласовано с работником. Если же должностная инструкция не будет приложением к трудовому договору, то внесение в нее изменений может производиться без согласия работника, но при соблюдении ряда условий.

Федеральная служба по труду и занятости в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 разъясняет, что внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано или не связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Если внесение изменений в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора, должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений в новых условиях, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если внесение изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, работодателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Согласия работника в данном случае не требуется.

Таким образом, работодателю нужно выяснить вопрос, относятся ли вносимые изменения к обязательным условиям трудового договора. Казалось бы, все довольно просто. Статья 57 ТК РФ предусматривает, какие именно условия трудового договора являются обязательными. Однако на практике ситуация не так проста.

Одним из обязательных условий, которые чаще всего затрагиваются при изменении должностной инструкции, является трудовая функция работника, то есть работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы. Разумеется, при составлении должностной инструкции работодатель, скорее всего, указал обязанности работника исходя из профессии, специальности и квалификации. Однако изменения могут производиться и внутри этих обязанностей.

Например, если в результате перераспределения обязанностей между несколькими менеджерами по персоналу работнику поручается выполнение обязанностей, которые он ранее не выполнял, будет ли это изменением трудовой функции? Представляется, что для ответа на этот вопрос нужно выяснить два обстоятельства.

Прежде всего, нужно определить, включена ли данная обязанность в должностную инструкцию. Многие работодатели предпочитают включать ряд обязанностей в должностные инструкции нескольких работников, чтобы их выполнение не прерывалось на время отсутствия одного из них. В этой ситуации изменения трудовой функции не будет, следовательно, согласия работника на выполнение таких обязанностей не требуется. Если, к примеру, в отделе кадров ведением личных дел работников занимается только один менеджер, но данная обязанность включена в должностную инструкцию всех менеджеров отдела, то поручение ведения личных дел другому работнику изменением трудовой функции не будет.

Если вновь поручаемая обязанность прямо не оговорена в должностной инструкции работника, следует выяснить, входит ли она в круг обязанностей, предусмотренных Единым тарифно-квалификационным справочником. Если такая обязанность по соответствующей должности в справочнике не отражена, то ее поручение работнику является изменением трудовой функции, которое может быть произведено работодателем только с предварительного письменного согласия работника. Например, ведение воинского учета, хотя на практике часто и возлагается на менеджера по персоналу, не включено справочником в круг обязанностей по соответствующей должности. Следовательно, поручение данной обязанности, если она не была предусмотрена должностной инструкцией изначально, требует письменного согласия работника.

Если же обязанность по соответствующей должности включена в справочник, то представляется, что ее поручение работнику не является изменением трудовой функции. Например, если менеджеру по персоналу поручается проведение собеседований с соискателями, а ранее его должностной инструкцией такая обязанность не была предусмотрена, то такие действия работодателя не влекут изменения трудовой функции, поскольку обязанность по проведению собеседований включена в справочник для должности «менеджер по персоналу». Поступая на работу по данной должности, работник должен был знать, исполнение каких обязанностей может от него потребоваться. Противники данной точки зрения могут утверждать, что при подписании трудового договора и ознакомлении работника с должностной инструкцией стороны согласовали круг выполняемых обязанностей, которые работник должен выполнять за обусловленную трудовым договором заработную плату. Соответственно, изменение этого круга обязанностей должно производиться с согласия обеих сторон и подразумевает изменение размера заработной платы. Однако в поддержку того, что изменения трудовой функции в рассматриваемом случае не будет, можно привести следующие аргументы.

Во-первых, при заключении трудового договора согласно ст. 57 ТК РФ стороны должны включить условие о трудовой функции работника, но не обязаны создавать должностную инструкцию. Соответственно, если бы должностной инструкции в рассматриваемом случае не было, то при решении поставленного вопроса стороны исходили бы из критериев справочника.

Во-вторых, законодатель указал, что трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Рассмотрим эти понятия.

Должность — служебное положение работника, определяющее круг его полномочий и ответственности; может быть занимаемой постоянно и замещаемой, занимаемой временно, а также замещаемой периодически, по конкурсу <3>.

<3> Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. ИНФРА-М, 2006.

Профессия — род трудовой деятельности человека, предмет его постоянных занятий, а также свидетельство наличия у него знаний и умений, опыта, позволяющих квалифицированно выполнять данный вид работ <4>.

<4> Там же.

Квалификация (от лат. qualis — качество) — профессиональная зрелость работников, их подготовленность к качественному выполнению конкретных видов работ, определяемые наличием знаний, умений, профессиональных навыков, опыта <5>.

<5> Там же.

Таким образом, исходя из приведенных определений, при перераспределении трудовых обязанностей в данном примере не меняются ни должность, ни профессия, ни квалификация, ни специальность работника.

В-третьих, в условиях регулярных изменений в действующем законодательстве на практике само собой возникают обязанности, включить которые ранее в должностную инструкцию не представлялось возможным в силу отсутствия таких норм. Такие обязанности, хотя и со значительным опозданием, вносятся и в справочник.

Как уже отмечалось, к созданию должностной инструкции нельзя подходить формально. Данный локальный нормативный акт должен отражать особенности должности у конкретного работодателя и подробно описывать круг обязанностей работника. В некоторых случаях наличие должностной инструкции позволило работодателям избежать юридической ответственности. Так, например, налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной ст. 14.5 КоАП РФ. Однако суд не согласился с этим утверждением и пояснил, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому если в торговой точке имелись зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении контрольно-кассовой техники (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.02.2008 N А29-6203/2007 и Определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 N 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (Постановление ВАС от 22.05.2007 N 16234/06).

В некоторых случаях наличие должностной инструкции помогло работодателям доказать экономическую обоснованность расходов, которая в настоящее время все чаще становится предметом проверок налоговых органов. Так, например, организациям удалось отстоять экономическую обоснованность расходов на мобильную связь без счетов телефонных станций с представлением всех номеров абонентов, перечня стран, дат, конкретных телефонов, наименований фирм, с которыми велись переговоры. ФАС Московского округа в Постановлениях от 16.07.2007 N КА-А40/5441-07 и от 07.02.2007 N КА-А40/113-07 решил, что ни налоговое законодательство, ни законодательство РФ о связи, ни законодательство РФ о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности расшифровки проведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку при отнесении стоимости услуг связи к расходам, уменьшающим прибыль. Обоснованность расходов и вычета налога на прибыль была подтверждена копиями должностных инструкций сотрудников и копиями приказов по организации.

Подводя итог, следует отметить, что законодательство РФ не часто предоставляет возможность работодателям самостоятельно регулировать отношения с работниками. Возможность создания должностной инструкции — редкое исключение, которым работодателям вряд ли следует пренебрегать. Чем четче стороны трудовых отношений установят «правила игры», тем меньше споров возникнет у них в ходе этих отношений, а значит, тем эффективнее окажется процесс труда.

Е.М.Серебренникова

К. ю. н.,

преподаватель

кафедры трудового права

Уральской государственной

юридической академии,

налоговый консультант

Источник

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!

«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Посмотреть бесплатный урок из курса

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;

на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;

на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

Источник

Автор предлагает простой и понятный алгоритм составления должностной инструкции на основе профессионального стандарта. Рассказывает, на чем основывать требования к образованию (и каким образом их можно поменять); от чего зависят необходимые знания и навыки специалиста; какие обязанности и права стоит прописать в документе и что предусмотреть в разделе об ответственности. Даны фрагменты должностной инструкции специалиста по кадрам, которые вы можете применить в своей работе или, используя предложенный алгоритм, разработать свою инструкцию по любой должности или профессии.

В прошлом номере мы говорили о подготовке должностных инструкций, применяемых на практике алгоритмах разработки и утверждения этого документа. В качестве основы для инструкций предложили взять тексты соответствующих профессиональных стандартов. Сегодня покажем пошагово, как из текста профстандарта составить заготовку для должностной инструкции конкретного специалиста.

Будем составлять должностную инструкцию специалиста по кадрам.

Для начала определимся с содержанием инструкции:

1. Общие положения – описание положения должности в организационной структуре компании, порядка приема на работу по данной должности, подчиненности. Требования к образованию, профессиональной подготовке, квалификации, стажу работы. Требования к знаниям и умениям.

2. Права и обязанности – непосредственно перечень трудовых прав и обязанностей работника по занимаемой должности.

3. Ответственность – конкретизация ответственности занимающего данную должность работника за те или иные нарушения в работе, возложение персональной ответственности за отдельные участки работ.

Основой для составления нашего документа послужит профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», утвержденный приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691н (далее – Профстандарт).

1. Общие положения

В Профстандарте представлены варианты описания трудовых функций различных специалистов – от делопроизводителя до руководителя всей системы управления персоналом. Для простоты и наглядности примера мы возьмем наиболее распространенный вариант – специалиста по кадрам, который будет:

осуществлять непосредственное ведение кадрового делопроизводства;
составлять проекты кадровых приказов, договоров и соглашений, других необходимых документов;
вести табельный учет.

Дополнительно вменим ему в обязанность поиск и подбор персонала.

В разделе II Профстандарта представлено сводное описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности). Приведем фрагмент раздела II Профстандарта со строками кодов А–B (поскольку следующие строки отражают уровни квалификации, которые мы не рассматриваем для составляемой в данный момент должностной инструкции).

Фрагмент документа

Как видите, нас интересуют функции, описанные в кодах «А/01.5», «А/02.5» и частично «В/02.6» (выделены в таблице знаком «!»).

Описательная часть первого раздела должностной инструкции «Общие положения» зависит от структуры организации и может быть, например, такой, как показано в Примере 1.

Пример 1. Фрагмент должностной инструкции специалиста по кадрам. Общие положения

1. Общие положения.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по кадрам АО «Прогресс» (далее – Общество).

1.2. Специалист по кадрам числится в структурном подразделении «Отдел персонала» Общества и подчиняется непосредственно начальнику отдела персонала.

Источник

Содержание:

Кадровая политика: определение, цели, задачи
Цели кадровой политики управления персоналом
5 принципов кадровой политики организации
Кадровая политика предприятия: какие факторы влияют
Субъекты кадровой политики
Виды кадровой политики организации
По методу реализации
По степени открытости — персонал и кадровая политика
Кадровая политика организации: пример алгоритма
Кадровая политика предприятия: как оформить
Кадровая политика организации: примеры
Кадровая политика в условиях кризиса

«Эскадра плывет со скоростью самого медленного корабля». Это утверждение применимо к любому трудовому коллективу. Владелец бизнеса может купить современное оборудование, вложиться в рекламу для привлечения заказчиков, но он не добьется успеха без сильной команды. Ошибка одного сотрудника может свести на нет все затраты.

Планомерная работа с персоналом как средство достижения целей бизнеса называется «кадровой политикой компании». Разберемся, как ее оформить.

Кадровая политика: определение, цели, задачи

Кадровая политика предприятия (КПП) определяет способы, направление и содержание работы с персоналом. Это базовое направление в работе со штатом, в нем участвуют не только кадровики, но и руководители разных уровней. Структурно это выражается так: кадровая политика организации формируется руководством, реализуется кадровой службой и контролируется менеджерами на местах.

В числе областей, задействованных в работе с персоналом:

Контроль кадров: набор, занятость, сокращение.
Планирование штата: по количеству единиц и профуровню работников.
Социальные связи и информирование.
Создание внутреннего сообщества предприятия.
Стимулирование и мотивация персонала.

Кадровая политика организации — это набор внутренних документов, которые определяют работу с персоналом. Ее элементы содержатся в ПВТР, положении о мотивации, должностных инструкциях, регламентах компании.

Как и любая политика, кадровая требует построения стратегии. Далее поговорим о том, из чего она состоит и как строится.

Как успевать за изменениями в законе, да еще и применять их на практике? Где оперативно получить разъяснения по правовым вопросам? Все эти вопросы закрывает подписка на сервис «Кадровый обзор». В подписку входит еженедельный обзор разъяснений, вебинары с Валентиной Митрофановой и другими экспертами и посещение кадрового Форума.

Цели кадровой политики управления персоналом

Ключевая цель кадровой политики организации — это формирование коллектива, который эффективно работает на благо всего предприятия и где комфортно каждому отдельному работнику. Для достижения этой цели нужно одновременно двигаться по двум направлениям:

Подбирать, обучать и распределять людей так, чтобы они приносили максимальную экономическую пользу.
Развивать каждого работника так, чтобы он реализовался наилучшим образом и был мотивирован как морально, так и материально.

То есть, в основе управления кадровой политикой организации лежит совмещение личностных интересов работников с коллективными целями организации. Также цели кадровой политики делят на две категории:

Экономические. Их ставят для того, чтобы повышать прибыли предприятия.
Социальные. Они нужны для формирования командного духа и роста мотивированности работников.

Важно! Помните и о такой важной цели КПП, как создание работникам условий, гарантированных государством. Ни одна система работы с персоналом не может нарушать установленные законом права и обязанности тружеников. Если кадровая политика организации идет вразрез с действующим законодательством, это повод для обращения в ГИТ.

5 принципов кадровой политики организации

Эффективность кадровой политики в области управления персоналом во многом зависит от того, соблюдены ли основные принципы работы с персоналом. Принципы:

Эффективность. Этот принцип еще можно назвать окупаемостью, так как он основан на том, что все вложения в разработку и реализацию КПП должны покрываться доходами от экономической деятельности.
Комплексность. Означает, что политика работы с кадрами должна охватывать все категории работников и все области их деятельности. От менеджеров высшего звена до вспомогательного персонала.
Системность. То есть взаимосвязанность всех процессов управления кадрами, а также учет всех результатов (материальных и социальных, включая отрицательные) и влияние различных факторов на этот результат.
Методичность. Подразумевает тщательный анализ выбранных методов и решений с целью повышения эффективности и ухода от взаимоисключающих инструментов.
Инновационность. Предполагает применение всех доступных современных инструментов, которые помогают достигать поставленных целей с максимальной эффективностью. Распространенное название принципа — научность.

Кадровая политика предприятия: какие факторы влияют

Влияние на системы работы с персоналом оказывают как внешняя среда, так и внутренняя обстановка на предприятии.

В числе внешних факторов воздействия:

Общеэкономическая ситуация. В периоды экономического подъема общества у работодателей появляются широкие возможности для расширения штата, повышения его профуровня, различных поощрений. В периоды кризисов политика меняется на противоположную.
Ситуация на рынке труда. Если он перенасыщен нужными кадрами высокой квалификации, подход к подбору один, и совсем другой, если на рынке кадровый дефицит.
Научно-технический прогресс. Изменения в техническом оснащении оказывают прямое влияние на политику управления кадрами: в одних работниках потребность отпадает, в других растет; меняется принцип распределения человеческих ресурсов.
Законодательная база. Условия, оплата и другие аспекты организации труда напрямую зависят от законодательства. Закон и локальные нормативные акты — главные субъекты кадровой политики организации.

К внутренним факторам влияния относят:

Цели предприятия. Изначально формирование кадровой политики предприятия происходит именно с ориентиром на экономические цели компании. Если в процессе деятельности эти цели меняются, политика тоже терпит изменения.

Структура компании. Большинство современных предприятий имеют гибкую структуру, чтобы отвечать требованиям рынка. Методы управления персоналом могут меняться при модификации структуры.

Кадровый потенциал. Это наглядный пример того, что кадровая политика организации похожа на дорогу с двусторонним движением. С одной стороны, она определяет методы работы с кадрами. С другой, личностные и профессиональные характеристики работников во многом определяют КПП.

Субъекты кадровой политики

Субъект КПП — это тот, кто определяет формирование кадровой политики. Он наделен определенным административным ресурсом, набором прав и полномочий.

В первую очередь, это руководитель организации. Он может делегировать часть своих полномочий заместителям, начальникам департаментов, управлений.

Распределение прав и ответственности закрепляют:

организационной структурой предприятия;
приказами о распределении ответственности и полномочий, доверенностями — для заместителей директора;
локальными нормативными актами, в том числе положениями об отделах и должностными инструкциями.

Субъекты решают, какая кадровая политика будет проводиться в организации. Они же разрабатывают и утверждают внутренние документы в рамках своих полномочий.

А объект КПП — персонал и трудовые отношения.

Виды кадровой политики организации

Четко ограниченного списка типов кадровой политики нет: каждый работодатель строит работу с персоналом, опираясь на потребности компании, свой опыт и многие другие факторы. В современной практике «прижилось» деление КПП на типы по степени открытости и методу реализации.

Рассмотрим подробнее, какая кадровая политика может применяться в организации.

По методу реализации

Здесь имеется в виду не только способ внедрения кадровой политики в производственную жизнь, но и отношение к ней руководства.

Пассивная. Это, скорее, деликатное название отсутствия какой-либо рабочей кадровой политики. В этой реализации нет системного подхода, прогнозирования и контроля работы с персоналом. В компании действует принцип управления «по вертикали», от непосредственных начальников к подчиненным. Дополнительных затрат и ресурсов для развития штата не требуется. Кажется, что пассивная политика нехороша? Есть предприятия, где она предпочтительна. Например, на тех, которые оказывают услуги с применением недорогой рабочей силы (уборка территорий, сбор урожая и др.).

Реактивная. Эту реализацию выбирают руководители, которые понимают важность работы с кадрами, но не готовы вкладывать в нее много времени и ресурсов. Управление персоналом происходит по такой схеме: возникла ситуация, требующая вмешательства — следуют решения. То есть такая кадровая политика предусматривает лишь реакцию на конкретное событие. Прогнозирования и анализа нет. Такой подход оправдан на малых предприятиях с небольшим штатом.

Превентивная. В этой политике к списку инструментов добавляется прогнозирование. Именно на его основании и строится система управления персоналом. Достоинство подхода в том, что при правильной реализации он обеспечивает компании хорошую стабильность, однако если прогноз окажется ошибочным, политика не даст желаемого результата. Этот вариант хорош для организаций, где высока вероятность нештатных ситуаций и прогнозирование затруднено.

Активная. Это выбор руководителей, которые максимально заинтересованы в эффективном управлении кадрами. Учитываются все аспекты работы с персоналом, включая подбор, прогнозирование, реагирование на типичные и нетипичные ситуации. При этом разработка кадровой политики организации требует системного подхода и подразумевает ощутимые затраты на исследования, реализацию и анализ. Активная КПП может быть:

Рациональной, когда руководство четко осознает возможные последствия своих решений. Основной акцент — на прогнозировании и контроле. Хорошо работает на предприятиях с четкой структурой и строгим регламентом деятельности и хуже в компаниях с гибкой внутренней организацией.
Авантюристической, когда руководитель так же, как в предыдущем случае, полностью заинтересован в разработке и реализации КПП, но опирается больше не на прогноз, а на гибкое реагирование. Такая политика характеризуется меньшей предсказуемостью и ее сложнее реализовать. Но она дает отличные результаты, если менеджеры высшего звена обладают высоким профессионализмом.

По степени открытости — персонал и кадровая политика

Эти типы кадровой политики организации зависят от источника привлечения работников. Если персонал разных уровней активно набирается извне, значит политика открытая. Когда компания нанимает, предпочтительно, кадры низшего звена, а потом двигает их по карьерной лестнице, говорят, что политика закрытая. У каждого варианта есть свои особенности.

Открытой кадровой политике свойственно:

Поиск на внешнем рынке труда работников на любые должности, всех уровней.
Большие возможности для найма высокопрофессионального персонала.
Адаптация нового персонала требует определенного времени и усилий.
Для профессионального роста кадров используются внешние учебные заведения или программы повышения квалификации.
Карьерный рост затруднен, так как руководству проще нанять специалиста с рынка, чем растить своего.
Мотивационные инструменты и стимулы прямые: финансовые поощрения или дисциплинарные наказания.

При закрытой КПП:

Извне приглашают, в основном, работников на низшие должности.
Много возможностей для карьерного роста: руководство двигает собственные кадры с низов на руководящие посты.
Сотрудники вовлечены в корпоративную культуру, это облегчает адаптацию.
Работники мотивированы не только финансово, а еще и морально.
Из-за отсутствия внешних кадровых вливаний профессиональное развитие персонала может быть замедлено.

Обратите внимание! Выбор кадровой политики во многом зависит от состояния рынка труда. Если рынок развит и изобилует профессионалами высокого уровня, хорош открытый тип. Он позволяет работодателям быстро решить основные кадровые задачи, хоть и не стимулирует лояльность персонала. Если на рынке наблюдается дефицит кадров, лучшие результаты дает закрытая политика. К тому же она помогает формировать командный дух.

Кадровая политика организации: пример алгоритма

Универсального рецепта разработки КПП не существует: каждый руководитель выбирает оптимальную стратегию управления персоналом, опираясь на корпоративные цели и учитывая особенности рынка труда.Кадровая политика формируется руководством организации и реализуется кадровой службой.

Основные шаги построения кадровой политики:

Определение и формулирование корпоративных целей компании.
Анализ рынка труда и особенностей предприятия для последующего выбора типа КПП.
Разработка базовых принципов кадровой политики в рамках выбранного типа.
Определение инструментов для реализации, оценка бюджета.
Утверждение КПП и отражение ее принципов в локальных нормативных актах.
Реализация. Внедрение КПП в рабочие процессы.
Оценка результатов, анализ кадровой политики организации.
Внесение изменений, если результаты не удовлетворяют.

Проще всего понять, почему важен анализ кадровой политики организации, на примере совершенствования. Без комплексного изучения промежуточных результатов и сопоставления их со стратегическими целями предприятия невозможно понять, эффективна ли кадровая политика. Из-за этого может быть упущен удобный момент для преобразований и ошибочность политики станет очевидной, когда маневра на исправление ситуации может и не быть.

Кадровая политика предприятия: как оформить

На практике компании реализуют один из трех вариантов разработки кадровой политики организации.

Никак не оформлять. Этот способ используют сторонники пассивного и реактивного типа кадровой политики организации. Документы разрабатывают по мере необходимости.
Сделать набор локальных нормативных актов для кадровой службы, а кадровую политику отдельно не оформлять. У предприятия есть набор внутренних документов: ПВТР, положение о формировании кадрового резерва, положение о кадровом делопроизводстве, положение о воинском учете. А еще отдельно живут положение о системе управления охраной труда, внутриобъектовый и пропускной режим, положение об обучении. И всегда есть риск, что нормы разных документов могут противоречить друг другу.
Оформить отдельную кадровую политику для работы с персоналом. И уже на ее основе определить, какие внутренние документы нужны компании, и что в них должно содержаться.

Третий вариант — пример зрелого подхода к разработке кадровой политики. Ее примерная структура тогда может выглядеть так:

Уровень 1. Кадровая политика как декларация высшего руководства с целями, задачами.

Уровень 2. Набор локальных нормативных актов по отдельным направлениям кадровой политики, например:

Правила внутреннего трудового распорядка;
Положение об обучении персонала;
Положение о формировании кадрового резерва;
Положение о мотивации персонала;
Регламент разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
Положение о наставничестве.

Уровень 3. Документы структурных подразделений — положения и должностные инструкции работников; программы инструктажей, подготовки по должности нового работника.

Необязательно разрабатывать все документы из списка. Руководитель организации сам решает, какие инструменты кадровой политики ему нужны.

Кадровая политика организации: примеры

Подготовили образцы КПП по открытым источникам информации.

В «Россети» Кадровая политика оформлена отдельным документом как декларация руководства. Она утверждена Советом директоров в 2014 году и размещена на официальном сайте в разделе «О компании».

Для ее реализации компания и ее дочерние общества разрабатывают внутренние документы по отдельным направлениям КПП.

ПАО «Россети» позиционирует себя социально ответственный работодатель, предпочтительный на рынке труда для высококвалифицированных специалистов. В компании есть сформулированные корпоративные ценности, ознакомиться с которыми можно на официальном сайте. Подготовка специалистов проводится в собственных учебных центрах.

В компании «Моттекс» кадровая политика оформлена как один документ, в котором указаны:

связь КПП и бизнес-стратегии;
процедуры по планированию и привлечению персонала;
оценка эффективности кадровой политики в целом и работников;
методы мотивации;
способы информирования и обратной связи;
процедуры обучения и развития персонала;
предотвращение конфликта интересов;
нормы корпоративного поведения (HR-бренд).

Мы привели примеры активной кадровой политики. Пассивная и реактивная КПП обычно публично о себе не заявляют.

Кадровая политика в условиях кризиса

Пандемия ухудшила ситуацию на рынке труда и увеличила количество трудовых споров. Суды заняли позицию, что работодатель изначально более сильная сторона в трудовых отношениях и должен делать все для сохранения рабочих мест. Такая же тенденция заметна и в условиях внешних санкций: государство поддерживает предпринимателей, а те, в свою очередь, защищают социально уязвимых граждан.

Какие направления кадровой политики становятся актуальны в кризис:

сохранение существующих рабочих мест или уход от массовых увольнений — переход на неполное рабочее время, временный перевод к другому работодателю вместо оплаты простоя;
акцент на удержание действующих работников вместо набора новых;
поиск источников экономии на аттестации персонала — там, где Правительство продлило разрешительные режимы;
антикоррупционная политика;
актуализация правил работы с иностранными сотрудниками.

Источник