Пользуйтесь нашим приложением
Мы используем файлы cookie. Пользуясь сайтом, вы принимаете условия нашего соглашения. Принять Детальнее
Согласитесь, такое случается. Ну, погорячился шеф. Или был так увлечен какой-то идеей, так хотел ее реализовать побыстрее (и, казалось, понял, как это сделать), что проявил максимализм и установил заведомо невыполнимые сроки и условия работы.
Как быть? Если сразу же, получив задание, заявить, что оно невыполнимо, руководитель подумает: подчиненный просто не хочет напрягаться и сразу ищет причины, по которым якобы нельзя выполнить задачу. Сейчас начнет приводить 100 доводов против (кстати, о том, как быть с такими личностями, мы рассказали в нашем журнале – № 3, 2014 http://e.hr-director.ru/article.aspx?aid=332009&from=announce_superjob.ru_2014.03.18&utm_medium=link&utm_source=superjob.ru&utm_content=announce_superjob.ru&utm_compaign=link_e.hr-director_article_332009_2014.03.18 ). Такого сотрудника начальник посчитает либо нерешительным, либо непрофессиональным, либо и тем и другим одновременно. Если же сказать о том, что задачу было невозможно выполнить, в тот момент, когда она уже должна быть выполнена, то тоже можно впасть в немилость. Руководитель подумает, что подчиненный ничего не делал, ленился, а теперь оправдывается.
Тогда как же грамотно поступить? Ведь каждый из нас может оказаться в подобной ситуации. Либо в ней окажутся наши знакомые, коллеги, что тогда посоветовать им?
На мой взгляд, лучше всего ненавязчиво помочь начальнику понять, что выполнить его поручение нереально и следует либо отменить его, либо скорректировать сроки и условия. Вот несколько советов.
1. Для начала переспросите руководителя, скажите, что не совсем поняли задачу
И тогда руководитель повторит Вам задачу. А когда он ее повторяет, то еще раз продумывает, оценивает. Более того, чтобы Вы поняли ее верно, шеф начнет ее детализировать, конкретизировать. Возможно, осознает, что погорячился. А значит, условия и суть задачи могут быть уже в ходе беседы пересмотрены.
2. Попросите руководителя контролировать, как Вы работаете над задачей, помогать Вам советом
Скажите прямо, что пока не представляете, как можно выполнить задание и просите руководителя подсказать, как же это можно сделать. Договоритесь с шефом, что будете постоянно информировать его о ходе работы. Выразите просьбу: «Не могли бы Вы курировать меня, чтобы лучше контролировать и помочь советом при необходимости?».
Наверняка руководитель согласится. Возможно, просьба польстит ему. Он расценит это как знак того, что его ценят и уважают, считают опытным специалистом, способным помочь скромному сотруднику.
Что здесь получается: начальник берет часть ответственности за выполнение задачи на себя. Контролируя Вас, он, скорее всего, задумается, насколько задача выполнима. И даже если позже сделать все в срок не удастся, у Вас будет козырь – работа велась под руководством начальника.
3. Составьте план работы, вооружитесь расчетами и через некоторое время обсудите все с шефом
Прикиньте, сколько и каких сотрудников придется задействовать, чтобы выполнить задачу, с какой нагрузкой придется им работать, как они будут взаимодействовать друг с другом. Можно изобразить это взаимодействие в виде схемы: по горизонтали нарисуйте всех исполнителей, которые действуют внутри подразделения, а по вертикали на «внешней орбите» – тех, кто контактирует с другими подразделениями или сторонними организациями, с чиновниками, инвесторами.
Если получится, что сотрудники, чтобы выполнить задачу, должны работать 25 часов в сутки, чтобы успеть все сделать в срок, то, вероятно, руководитель увидит, что решить все, что он хочет, нереально. Если речь идет о проектной работе, покажите шефу, как аналогичные проекты реализуются у конкурентов (за какие сроки и при каких производственных мощностях).
4. Действительно ли задача невыполнима? Не сосредотачивайтесь только на аргументах против
Подумайте, что нужно, чтобы все же выполнить задачу. Может быть, Вам нужны дополнительные ресурсы или полномочия? Либо надо продлить срок. Словом, попытайтесь поразмышлять в конструктивном ключе. Говорите так: «Никто не отказывается от этой работы, просто выполним ее чуть позже». Показывайте, что Вы находитесь в стане соратников и помощников руководителя. Дайте ему четкие, конструктивные, лаконичные предложения. Если начальство видит, что сотрудник настроен на то, чтобы решать вопросы и работать, а не искать способы, как уйти от ответственности и переложить все на других, то обязательно прислушается к его советам. А следовательно, скорректирует задачу.
5. Воспитывайте руководителя, учитывая его личностные качества
Такой совет дала наша читательница Ольга НОВОСАДОВА, Директор по персоналу компании «Русь». По ее мнению, причиной, из-за которой руководитель ставит невыполнимые задачи, могут быть такие его качества (весьма ценные!), как стремление к лучшему, вера в себя. Только эти качества порой проявляются в крайней форме. Наблюдайте за руководителем, определите, какое качество в нем доминирует, как проявляется. Исходя из этого, как HR-директор, выбирайте методы работы с ним. В нашем журнале Вы найдете таблицу, в которой приводятся качества, которые могут доминировать у руководителя, рассказывается, как они проявляются в работе и в поведении, даются советы, как их нивелировать (№ 9, 2012, стр. 52). Там же Вы найдете и подробности по этой теме http://e.hr-director.ru/article.aspx?aid=295576&from=announce_superjob.ru_2014.03.18&utm_medium=link&utm_source=superjob.ru&utm_content=announce_superjob.ru&utm_compaign=link_e.hr-director_article_295576_2014.03.18 .
Не бывает такого, что вы хотите горы сворачивать, а начальство против: «Поберегите себя», «Не надо так стараться», «Мы иначе представляли себе вашу работу». И слишком часто случается наоборот: вы точно знаете, что вы — секретарь, но ваш руководитель уверен, что еще и курьер, менеджер по продажам, специалист по кадрам, а также персональный психотерапевт.
Правила общения с начальником
Согласно статье 60 ТК РФ, каждый работник выполняет те задачи, которые прописаны в его трудовом договоре и должностной инструкции. В реальном же мире практически все, когда когда-либо работал в найме, вынужденно занимались чужими делами — личными поручениями руководителя или задачами коллег, которые ушли в отпуск или на больничный.
Вам повезло меньше, если чужие задачи возлагают на вас с завидной регулярностью и возникает ощущение, что вы и ваш руководитель по-разному понимаете суть вашей работы.
Причины подобного «недопонимания» могут следующими:
- Экономия на людях: если можно сократить фонд оплаты труда за счет безотказного сотрудника, готового работать за двоих, почему бы этого не сделать?
- Завышенные ожидания руководителя: если начальник «болеет работой» и готов отдавать ей всё свое время и силы, он ожидает подобного и от своих сотрудников. Взять на себя больше ответственности — это же такая маленькая жертва, которая требуется от подчиненного ради достижения больших целей компании!
- Отсутствие четких регламентов и понимания, кто и за что отвечает. Если трудовая роль в договоре прописана расплывчато и в компании нет должностных инструкций, каждый руководитель трактует формулировки так, как ему удобнее.
Бывает и так, что начальство отлично понимает, в чем заключается ваша работа, но при этом осознанно навязывает или предлагает новые, дополнительные задачи и обязанности. Происходить это может потому, что:
- вы выглядите слишком «свободным» — успеваете болтать с коллегами, выходить на пробежку в соседний парк во время обеда и пить чай каждые два часа. Возможно, вы просто в ладах с тайм-менеджментом и умеете сосредоточенно работать, но руководителю кажется, что он вам переплачивает. Вот и пытается «отбить» деньги компании, нагружая вас бесконечными поручениями;
- у руководства возникло подозрение, чтобы вы профнепригодны, и вас проверяют на «применимость» и полезность в другой сфере;
- начальник хочет вас продвинуть, познакомить с нужными людьми, дать вам недостающий опыт, который пригодится в дальнейшем для работы над каким-либо перспективным проектом.
Как избежать «несовпадений» с руководством
Решить проблему «несовпадения» ожиданий нужно как можно раньше. Возможно, вы не сразу заметили, что непрофильных задач в ваших трудовых буднях стало много. Или на волне понятного энтузиазма от первых дней работы соглашались на любые задачи, лишь бы вас сочли трудолюбивым и лояльным.
Но чем дольше вы будете без возражений забирать рубашки начальника из химчистки — тем сложнее будет потом доказать, что вы специалист, достойный «серьезной» работы и повышения. А согласие «тянуть лямку» за двоих/троих/десятерых приведет к выгоранию.
Ниже мы перечислим варианты, из которых вы можете выбрать наиболее подходящий вам. Но прежде выясните:
- какие именно у вас обязанности (если не знаете их «дословно»). Зайдите в отдел кадров и снимите копию должностной инструкции, под которой вы поставили подпись, оформляясь на работу;
- чью работу вам предстоит выполнять — будете вы подменять заболевшего сотрудника или же «подстраховывать» ленивого родственника одного из учредителей;
- вам поручают разовое задание или речь о постоянном расширении ваших обязанностей.
Кроме того, помните, что при чрезвычайной ситуации, последствия которой нужно ликвидировать, работодатель вправе временно перевести вас на другой участок работы без вашего согласия (согласно статье 72.2 ТК РФ).
Итак, что можно сделать, если у вас и вашего начальства не совпадают представления о ваших обязанностях?
10 признаков того, что вас ценит руководство
Смириться
Если дополнительные обязанности не вызывают у вас судорог лицевых мыщц, собственные задачи выполнять вы успеваете, а тратить время на споры с руководителем не хотите — примите ситуацию как есть. Согласие делать чужую работу может со временем принести плоды: например, вас заметят, оценят по достоинству, позовут участвовать в интересном проекте, обрадуют повышением. Но здесь, к сожалению, гарантий никаких нет.
Передоговориться
Насколько бы безапелляционно вам ни навязывали новые функции и задачи, заставить вас их выполнять работодатель не может (а на угрозы уволить не обращайте внимания, Трудовой кодекс на вашей стороне). Но если для достижения целей компании нужен человек с определенными навыками, знаниями и личностными характеристиками и вы идеально подходите — соглашайтесь на своих условиях.
Обсудите с руководителем ситуацию, перечислите дела, которыми приходится заниматься, и спросите, будут ли они оплачиваться дополнительно. Если речь о регулярно повторяющихся задачах — предложите изменить название вашей должности так, чтобы она отражала более широкий функционал.
Как добиться повышения на работе
Делегировать
Если в вашем распоряжении есть сотрудники или помощники, которым можно перепоручить непрофильные для вас задачи без потери в качестве выполнения, — воспользуйтесь этим.
Новым исполнителем может быть сотрудник-стажер или студент-практикант, а также ваш подчиненный, который сам заинтересован в новых функциях: например, проходит обучение на курсах переподготовки и нуждается в практике. Главное — помните о принципе добровольности и взаимопомощи (возможно, в будущем потребуется поддержать того, кто сейчас помогает вам).
Игнорировать
Сделать вид, что не слышали распоряжение руководителя или не видели сообщение в рабочем чате, скорее всего, не получится. Но артистично изобразить, что под завалом собственных дел забыли о задаче, за которую вам не платят, — можно попытаться.
Если «чужеродную» для вас задачу вам навязывают впервые и вы категорически не хотите делать ее ни один раз, ни тем более 10 — воспользуйтесь методом под названием «стратегическая некомпетентность».
- Сразу скажите — так, чтобы как можно больше людей услышали, — что, скорее всего, не справитесь.
- Притворитесь, что пытаетесь выполнить задачу, — но «завалите» ее.
- С печальным лицом резюмируйте: «Ну я же говорил(-а)!»
Использовать «стратегическую компетентность» можно лишь в том случае, если вы в принципе готовы и к открытому конфликту, и к увольнению — но хотите дать начальнику возможность «сохранить лицо».
Его не стоит применять многократно — иначе вас сочтут бесполезным и непрофессиональным сотрудником (даже если с собственными задачами вы справляетесь на отлично!). И конечно, не «заваливайте» осознанно задачи, невыполнение которых негативно повлияет на результаты отдела или даже всей компании.
Обрадоваться
Если новые задачи соответствуют вашим склонностям и интересам, вы уверены, что хорошо с ними справитесь, и видите себя в долгосрочной перспективе специалистом нового профиля — значит, судьба и руководитель дали вам шанс. Используйте его!
Возможно, временное расширение круга обязанностей, пусть и неоплачиваемое, ускорит ваш профессиональный рост, позволит вам проявить себя и быстрее достичь карьерных целей. Но обязательно запланируйте на будущее разговор с руководителем, во время которого подчеркнете свои успешные результаты в непривычных задачах и сообщите ему, что заинтересованы в переходе в новую профессию.
Отказывать
Опишем три основные причины, чтобы не браться за задачи, которые, по вашему мнению, не входят в ваши рабочие обязанности.
Несоответствие
Например, эти задачи не соответствуют (или даже противоречат) вашим карьерным целям и тому, кем вы видите себя в ближайшие годы. Или вам не хватает профессиональных навыков, чтобы успешно выполнять новую задачу, и придется потратить время и силы на их освоение. Или навязываемые вам функции не соответствуют вашему характеру, их выполнение будет снижать вашу мотивацию к работе — в том числе к той, за которую вам платят.
Нехватка времени
Выполнение чужих задач обычно не освобождает от ответственности за собственные. Если вы работаете над трудоемким проектом или личные обстоятельства требуют от вас уходить с работы «по звонку» — не соглашайтесь делать того, что не прописано в вашей должностной инструкции.
Низкая значимость
Программист, конечно, может выполнять работу курьера или уборщика, но для компании это экономически невыгодно, ведь уровень зарплат у этих профессий разный. Даже если руководство навязывает вам обязанности, которые не имеют особой важности, не соглашайтесь разменивать свое время и способности по мелочам. Избегайте проектов, в которых вы не научитесь ничему новому.
Неформальное понижение
Порой приходится подменять отсутствующих сотрудников, в том числе младших по рангу. Если спустя время руководство решило не искать нового специалиста, а возложить его функции на вас (вы же отлично справляетесь!) — помните, что лестного тут ничего нет и вас фактически понижают в должности. Предложите автоматизировать задачи отсутствующего сотрудника, настаивайте на поиске замены или на равномерном распределении его обязанностей между всеми членами команды.
Отказывать страшно, особенно начальнику. Перечислим способы, которые помогут сделать это правильно.
- Запрос совета. Попросите руководителя уделить вам 10–15 минут, опишите ситуацию, какой вы ее видите (но без жалоб), и спросите прямо, как бы он поступил на вашем месте.
- Аргументация. На просьбу или приказ выполнить чужую задачу внятно ответьте: «Нет, потому что…», четко объяснив свой отказ.
- Ложное согласие. Скажите: «Да, сделаю, но смогу не раньше следующей недели / после 20-го числа / после отпуска». Подобный ответ снимает с повестки срочные, горящие задачи.
- Расстановка приоритетов. Спросите, правильно ли вы понимаете, что новая задача важнее и приоритетнее, чем та, которую вы решаете прямо сейчас (сформулируйте ее). Этот способ помогает тактично напомнить начальнику о том, за что он вам платит.
- Поиск альтернативы. Отказываясь, предложите руководителю другое решение, при котором вам не придется выполнять чужую задачу.
- Уточнение «цены вопроса». Сообщите, что в принципе готовы выполнить чужую задачу, но вам необходимо знать, какой будет доплата за дополнительную функцию. Формально это не отказ, но на практике — если руководитель не планировал оплачивать задачу — дает возможность бесконфликтно закрыть обсуждение.
Уволиться
Не стоит класть заявление об увольнении на стол руководителя после первого же поручения за пределами ваших обязанностей. Но если их стало так много, что вы не успеваете делать свою работу, а разговоры с начальством не приносят облегчения — выход есть. Главное, убедитесь, что он в вашей ситуации единственный и лучший.
Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: Kaspars Grinvalds / Shutterstock
Джедайские техники для продуктивной работы
Вышестоящий начальник предпочитает общаться с вашими подчиненными напрямую, избегая вашего посредничества. Как заполучить свои прямые полномочия обратно?
Подобная ситуация грозит привести к большим проблемам.
Во-первых, действия начальника подрывают ваш авторитет. Во-вторых, нарушается сама система коммуникаций в компании, и в случае какого-либо важного вопроса сотрудник просто не будет знать, к кому обратиться за помощью: к вам или все-таки к вашему боссу. Ситуация осложняется, если у вас с шефом существуют определенные, пусть и мелкие, но разногласия — например, по поводу методов решения какой-либо задачи. К тому же это просто неприятно. Тем не менее выход есть всегда.
Точки над i
Выясните причины поведения вашего шефа. Зачастую руководители обращаются напрямую к подчиненным из-за недостатка времени. Начальнику проще объяснить задание самому сотруднику, для того чтобы сократить информационную цепочку.
Шеф исходит из своих лучших побуждений, однако вам необходимо доказать, что последствия его решений не так замечательны, как ему кажется. Начните разговор с конкретных фактов и аргументов. Очень часто вышестоящий руководитель, передавая задачу сотруднику, воздерживается от ее подробного объяснения. Подчиненный не понимает, что от него требуется, и приходит к непосредственному начальнику за уточнениями и дальнейшими указаниями. И тогда уже вам приходится идти к шефу и еще раз уточнять все детали. Круг замыкается. Даже если ваш босс и собирался ускорить процесс, он его только замедлил.
Необходимо объяснить начальнику, что его действия приводят к неразберихе и ломают нормальный рабочий график. Только ни в коем случае не обвиняйте его в случившемся.
Разговор по душам
Предложите свой вариант общения. Сообщите о своих пожеланиях мягко, но уверенно: «Возможно, для работы отдела будет гораздо эффективнее, если я сам начну отдавать приказы своим подчиненным».
Как правило (за редким исключением), компании не живут в состоянии постоянного аврала. Для этого существует заблаговременная постановка задач. И если в вашей фирме до этого еще не додумались, что вряд ли, предложите систему долгосрочного планирования. Объясните начальнику, что его действия подрывают ваши лидерские позиции. Только не переусердствуйте, давя на жалость.
Бунт на корабле
Лучше, если ваши подчиненные не будут знать о сложившейся ситуации. Такая откровенность лишь дискредитирует вас как начальника в их глазах.
Но если босс продолжает игнорировать все ваши воззвания, докажите его вину на практике. Проведите с сотрудниками собрание, расскажите о возникшей проблеме. Объясните, что ничего не можете поделать, и дайте задание подчиненным самим уточнять у руководителя все детали заданий, а вас не трогать.
В данном случае сотрудники начнут задавать шефу вопросы сразу же после получения указания либо будут бегать к нему в кабинет в процессе решения и отвлекать его своими проблемами. Таким способом вы продемонстрируете, что ответственность за реализацию вопросов должна лежать на том, кто ставит задачи, а у вас на это нет соответствующих полномочий.
Елена Белякова, Наталья Чудова
«Труд»