Отчет для руководства образец

Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.

Зачем и кому нужны

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

• внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
• существуют премии «по итогам»;
• сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
• в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

• Ф.И.О. работника;
• период, за который отчитываются;
• какие задачи поставлены;
• что из них выполнено;
• что из них не выполнено и почему;
• как оптимизировать деятельность;
• планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности __________________________________________________________________ (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Период	с _______________ по____________
Поставленные задачи:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Не выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Причины невыполнения:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Планы на следующий период:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Предложения по оптимизации:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
________________ _______________________ ____________________ (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

• ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
• еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
• ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
• ежеквартальные;
• ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Можно ли не предоставлять

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Как работнику отчитаться о проделанной работе

Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.

Кто и для чего отчитывается

Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.

Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.

В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.

Форма и содержание документа

Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.

Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:

• Ф.И.О. сотрудника;
• период отчетности;
• поставленные задачи;
• выполненные задачи;
• невыполненные задачи и обоснование;
• предложения по оптимизации;
• планы на следующий период.

Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:

1. Кратким — прочтение бумаги должно занимать немного времени.
2. Конкретным — в тексте нет места «воде» и лирическим отступлениям.
3. Наглядным — используйте цифры, таблицы и понятные графики.
4. Структурированным — используйте подзаголовки для отделения блоков информации.

Особенности для удаленки

В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:

• документы подаются в электронном виде;
• отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).

Согласно информации Роструда, работодатель определяет не только порядок доведения до сведения сотрудников заданий, но и как отчитываться о выполненном труде. Это делается, чтобы избежать нежелательных трудовых споров.

Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.

Отчет по итогам деятельности

__________________________________________________________________

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

Период с _______________ по____________

Поставленные задачи:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Не выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Причины невыполнения:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Планы на следующий период:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Предложения по оптимизации:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

________________ _______________________ ____________________

(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Пример заполнения:

В некоторых компаниях созданы специальные электронные формы отчетности, которые заполняются в режиме онлайн. Благодаря тому, что полученные данные представлены в едином формате и являются однотипными, их допустимо анализировать при помощи различных программ. В дальнейшем такой мониторинг позволяет прогнозировать прибыль и устанавливать план продаж и т. п.

Что будет, если не отчитываться

Трудовое законодательство не обязывает работников отчитываться о результатах труда. Но локальные нормативные акты вправе предписывать такую необходимость. Более того, обязанность отчитываться, как правило, включается в трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Тем не менее, наказать за непредоставление отчетности получится, только если эта обязанность закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции.

---

Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист

В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе

Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:

• помогает поддерживать дисциплину труда;
• определить нормы труда для персонала;
• обнаружить эффективность расходов на оплату труда.

Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.

Форма и содержание отчетов

Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:

• ежедневно — чаще всего для командированных и разъездных сотрудников;
• еженедельно — удобны для дистанционных работников;
• ежемесячно — при применении систем оплаты и мотивации;
• ежегодно — применяют при составлении финансового анализа и планирования расходов на проведение мероприятий, обучение и мотивацию персонала и др.

Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.

Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:

• пишут сплошным текстом, сумбурно, нелогично, перескакивая с одной задачи на другую;
• указывают планы, но не отмечают результаты;
• сообщают о несущественных ежедневных деталях, но не уточняют важные итоги;
• боятся сказать о том, что не получилось;
• не анализируют результаты и не ищут пути решения новых проблем.

Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает. Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу.

Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:

1. Кому: ФИО и должность человека, которому предназначен документ.
2. От кого: личные данные работника.
3. Отчетный период, за который написан документ.
4. Перечень задач, которые стояли за определенный период.
5. Перечень реализованных заданий: здесь следует указать проведенные мероприятия и приложенные усилия (сколько переговоров проведено, сколько времени потребовалось на решение тех или иных вопросов, какие инструменты и материалы использованы и др.).
6. Список нереализованных вопросов: отметить причины, которые помешали их выполнить, пути решения.
7. План на следующий период.
8. Предложения сотрудника по улучшению вверенного ему участка.

Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод. Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами.

В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.

Особенности для удаленной работы

С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.

Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.

Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Что будет, если не представить отчеты

За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.

Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.

Об авторе статьи

Управленческие отчеты, их назначение

Отличительные особенности управленческой отчетности от привычной бухгалтерской

Финансовый анализ и планирование на основе управленческих отчетов

Формировать управленческие отчеты надо было всегда, просто к таким внутренним отчетам не применялся термин «управленческий».

Управленческая отчетность — это совокупность внутренних отчетов предприятия, которые формируются на добровольной основе. Основная цель их составления — получить достоверную информацию о состоянии дел предприятия на конкретную дату, например, для предоставления руководству или собственникам предприятия.

Унифицированных форм управленческой отчетности законодательством РФ не предусмотрено в силу добровольности ее формирования, поэтому каждое предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать формы отчетности. Как правило, за основу берутся привычные формы бухгалтерской отчетности.

Основное отличие бухгалтерской отчетности от управленческой — в получателе, конечном пользователе. Обязательная бухгалтерская отчетность необходима руководителям — для анализа деятельности предприятия за прошедший отчетный период, для аудиторов и налоговой службы — для проверки правильности отражения фактов деятельности.

Добровольная управленческая отчетность необходима исключительно для руководителя предприятия, его заместителей или иных уполномоченных лиц (управленческий персонал и менеджеры, например), а также для собственников предприятия для анализа работы предприятия и планирования дальнейшей деятельности в краткосрочной или долгосрочной перспективе.

Кроме того, бухгалтерская отчетность составляется в целом по предприятию, а управленческую отчетность по необходимости представляют в разрезе структурных подразделений, обособленных подразделений, дочерних компаний и т. д. Такая детализация позволяет выявить проблемные места.

Обратите внимание!

Эксперты по составлению управленческой отчетности отмечают, что перегружать отчеты информацией не стоит, иначе документ будет сложно воспринимать.

Периодичность составления и состав управленческой отчетности зависят исключительно от требований конечных пользователей (например, руководства). Отчеты могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и за год.

Как правило, управленческие отчеты включают плановые и фактические показатели. Это позволяет проводить план-фактный анализ и рассчитывать относительные коэффициенты, характеризующие эффективность финансово-хозяйственной деятельности.

Это далеко не полный перечень отчетов, которые могут быть включены в состав управленческой отчетности. Повторимся, что назначение и наполненность отчетов напрямую зависят от требований получателей. Поэтому могут формироваться следующие второстепенные управленческие отчеты:

• о фактической себестоимости продукции в сравнении с плановыми показателями;
• об исполнении производственного плана;
• исполнении маркетингового плана;
• по незавершенному производству;
• о запасах сырья и готовой продукции;
• о дебиторской задолженности;
• о кредиторской задолженности и проч.

Отчет о финансовых результатах

Это едва ли не самый важный управленческий отчет. В нем отражается информация о реальной прибыли/убытках предприятия.

Форма отчета о финансовых результатах (форма № 2) бухгалтерской отчетности утверждена Приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н (в ред. от 06.04.2015) «О формах бухгалтерской отчетности организаций» и имеет достаточно развернутый вид.

В управленческом отчете допустимо как сгруппировывать некоторые строки отчета, так и, наоборот, давать более детализированную расшифровку (в первую очередь это касается расходов предприятия).

Конечные получатели документа могут запросить и детализацию по выручке (например, с разбивкой по видам выпускаемой продукции).

Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах — в табл. 1.

Таблица 1

Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах, тыс. руб.

Наименование	Значение
Выручка	68 074
Себестоимость продаж	56 616
Валовая прибыль (убыток)	11 458
Прибыль (убыток) от продаж	11 458
Проценты к уплате	362
Прочие расходы	1018
Прибыль (убыток) до налогообложения	10 078
Текущий налог на прибыль	2016
Чистая прибыль (убыток)	8062

Основное, что мы видим из данного отчета — положительный финансовый результат деятельности предприятия: выручка превышает издержки предприятия, которое оно понесло для выпуска и реализации продукции.

Однако каждое предприятие постоянно стремится увеличить прибыли. Для этого, как правило:

• увеличивают цену реализации единицы продукции (что, как следствие, увеличивает размер выручки);
• сокращают себестоимость продаж (при неизменном размере выручки это увеличивает прибыль, в том числе прибыль с единицы продукции).

При планировании финансовых результатов на основе управленческой отчетности учитывают фактический и планируемый объемы реализации. Такое планирование достаточно условное, так как в состав себестоимости продаж входят как постоянные, так и переменные издержки, причем первые практически не изменяются с ростом или снижением объема реализации.

Проведем предварительные расчеты для составления планового отчета о финансовых результатах.

Нам известно, что выручка в размере 68 074 тыс. руб. получена с реализации 257 ед. продукции по цене 264 880,00 руб. за ед. (анализируемое предприятие выпускает один вид продукции).

В следующем отчетном периоде планируется реализовать 294 ед.

Таким образом, планируемая выручка составит 77 875 тыс. руб. (264 880,00 руб. × 294 шт.) при себестоимости 64 767 тыс. руб. (220 295,70 руб. × 294 шт.).

Прогнозный отчет о финансовых результатах — в табл. 2.

Таблица 2

Прогнозный отчет о финансовых результатах, тыс. руб.

Наименование	Значение
Выручка	77 875
Себестоимость продаж	64 767
Валовая прибыль (убыток)	13 108
Прибыль (убыток) от продаж	13 108
Проценты к уплате	362
Прочие расходы	1018
Прибыль (убыток) до налогообложения	11 728
Текущий налог на прибыль	2346
Чистая прибыль (убыток)	9382

При таком планировании показатели рентабельности (продукции, предприятия, продаж и пр.) остаются неизменными, ведь при прогнозировании учитываются только колебания объема реализации.

Рассчитаем основные показатели рентабельности, которые характеризуют доходность предприятия и экономическую целесообразность его деятельности.

Рентабельность основной деятельности (R₁) — это отношение прибыли до налогообложения к выручке от реализации продукции. Данный коэффициент показывает, какую часть составляет прибыль в составе выручки.

Условно нормативным значением принято считать 10–15 %.

В нашем случае R₁ = 10 078 / 68 074 × 100 % = 11 728 / 77 875 × 100 % = 15 %.

Чем выше размер прибыли по отношению к выручке, тем более доходным считается предприятие.

Рентабельность продукции (R₂) — это отношение чистой прибыли к полной себестоимости. Данный показатель очень важен для анализа эффективности деятельности: он показывает, насколько прибыльна производимая продукция, сколько прибыли получило предприятие с общих издержек на ее производство.

В нашем случае R2 = 8062 / 56 616 × 100 % = 9382 / 64 767 × 100 % = 15 %.

К сведению

На этапе анализа управленческой отчетности и планирования деятельности в кратко- или долгосрочной перспективе можно выявить проблемные зоны, такие как высокие издержки предприятия на производство продукции, низкая выручка и др.

По результатам анализа формируют политику дальнейшего развития предприятия, принимают решения, например, об отказе от производства какого-либо вида продукции, о расширении рынка сбыта, оптимизации затрат, повышении/понижении розничной цены и др.

Управленческий баланс

Форма управленческого баланса не утверждена на законодательном уровне, поэтому рекомендуем воспользоваться бланком привычного бухгалтерского баланса.

К сведению

В зависимости от пожелания конечного пользователя можно удалить ненужные строки баланса, сгруппировать отдельные статьи или, наоборот, детально расписать их (например, заемные средства, если их удельный вес в валюте баланса значителен).

Пример управленческого баланса — в табл. 3.

Таблица 3

Управленческий баланс, тыс. руб.

Актив	Значение
I. Внеоборотные активы
Нематериальные активы	3
Основные средства	4803
Итого по разделу I	4806
II. Оборотные активы
Запасы	14 390
Дебиторская задолженность	22 422
Денежные средства и денежные эквиваленты	4063
Итого по разделу II	40 875
БАЛАНС	45 681
ПАССИВ
III. Капитал и резервы
Уставный капитал	86
Резервный капитал	14
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	10 942
Итого по разделу III	11 042
IV. Долгосрочные обязательства	0
Итого по разделу IV	0
V. Краткосрочные обязательства
Заемные средства	550
Кредиторская задолженность	34 089
Итого по разделу V	34 639
БАЛАНС	45 681

Привычную форму бухгалтерского баланса мы сделали проще — удалили статьи с нулевыми значениями, за исключением раздела IV, чтобы акцентировать внимание на том, что долгосрочных обязательств у предприятия нет.

На основании управленческого баланса рассчитывают основные показатели финансового состояния предприятия. На данном этапе не нужен комплексный анализ отчетности — достаточно акцентировать внимание на проблемных зонах предприятия:

Коэффициент обеспеченности собственными средствами (К_ОСС) рассчитывается как отношение разницы собственного капитала и внеоборотных активов к оборотным:

К_ОСС = (Итог по разделу III – Итог по разделу I) / Итог по разделу II,

в нашем примере К_ОСС = (11 042 – 4 806) / 40 875 = 0,15.

Значение показателя говорит о неудовлетворительной структуре баланса и высокой вероятности неплатежеспособности предприятия в целом.

О хорошем финансовом состоянии предприятия и о возможности проводить им независимую финансовую политику говорит значении показателя больше 0,5.

Коэффициент задолженности (К_з) рассчитывается как отношение общих задолженностей предприятия к собственным средствам:

К_з = (Итог по разделу IV + Итог по разделу V) / Итог по разделу III;

на анализируемом предприятии К_з = 34 639 / 11 042 = 3,14.

Нормативное значение показателя — ниже 1. В противном случае говорят о превышении размера заемных средств над собственными.

На основании полученных результатов можно спрогнозировать модель бухгалтерского баланса на следующий отчетный период, например методом процента от продаж.

Чтобы его составить, необходимы данные:

• о фактических продажах за отчетный период (для нашего примера — 257 ед.), за который составлялся управленческий баланс;
• о планируемом объеме продаж в следующем периоде (для нашего примера — 294 ед.).

Коэффициент изменения объема реализации (К_изм) рассчитывается следующим образом:

К_изм = Q₂ / Q₁,

где Q₁ — объем реализации продукции за предшествующий период, шт.;

Q₂ — объем реализации продукции на планируемый период, шт.,

в нашем случае К_изм = 294 / 257 = 1,144.

Размер чистой прибыли по данным прогноза (см. табл. 2) — 9382 тыс. руб. при условии, что предприятие не будет распределять прибыль на дивиденды из-за высокого уровня краткосрочных обязательств, которые необходимо погасить.

Чистую прибыль можно направить, например, на увеличение нераспределенной прибыли (5486 тыс. руб.) и на погашение обязательств (3896 тыс. руб.).

Составим на основании данной методики прогнозный баланс (табл. 4).

Таблица 4

Прогнозный баланс, тыс. руб.

Актив	Значение
I. Внеоборотные активы
Нематериальные активы	3
Основные средства	5495
Итого по разделу I	5498
II. Оборотные активы
Запасы	16 462
Дебиторская задолженность	25 651
Денежные средства и денежные эквиваленты	4648
Итого по разделу II	46 761
БАЛАНС	52 259
ПАССИВ
III. Капитал и резервы
Уставный капитал	86
Резервный капитал	14
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	16 428
Итого по разделу III	16 528
IV. Долгосрочные обязательства	0
Итого по разделу IV	0
V. Краткосрочные обязательства
Заемные средства	629
Кредиторская задолженность	35 102
Итого по разделу V	35 731
БАЛАНС	52 259

На основании предложенных изменений рассчитаем коэффициенты:

К_ОСС = (16 528 – 5 498) / 46 761 = 0,24;

К_з = 35 731 / 16 528 = 2,16.

Итак, благодаря мероприятиям, сформированным на основе управленческой отчетности, удалось нарастить независимость предприятия от заемных источников финансирования и улучшить соотношение собственных и заемных средств.

Для закрепления эффекта стоит проанализировать доходность предприятия и найти возможность увеличить уровень прибыли для укрепления финансовой независимости.

Отчет о доходах и расходах

Отчет о доходах и расходах позволяет анализировать объемы денежных потоков, выручки от реализации продукции и затрат на ее производство и реализацию, рассчитывать коэффициенты, характеризующие деловую активность и финансовую устойчивость предприятия.

Сначала на предприятии формируется плановый документ о будущих доходах и расходах, а уже на его основе — фактический управленческий отчет. На его основе и анализируются плановые и фактические показатели.

Пример отчета о доходах и расходах представлен в табл. 5.

Таблица 5

Управленческий отчет о доходах и расходах

№ п/п	Наименование доходов (расходов)	План	Факт
1	Доходы	18 560,00	16 704,00
1.1	Авансирование ООО «Бета»	7424,00	7424,00
1.2	Авансирование ООО «Гамма»	2438,40	2438,40
1.3	Авансирование ООО «Омега»	4985,60	4985,60
1.4	Окончательный расчет ООО «Бета»	1856,00	1856,00
1.5	Окончательный расчет ООО «Гамма»	609,60	0,00
1.6	Окончательный расчете ООО «Омега»	1246,40	0,00
2	Расходы	8434,77	8415,26
2.1	Оплата заработной платы + страховые взносы	4007,34	4383,45
2.2	Аванс поставщику ООО «Норман»	1582,45	1582,45
2.3	Аванс поставщику ООО «Диксит»	1512,00	1512,00
2.4	Окончательный расчет с поставщиком ООО «Норман»	395,61	0,00
2.5	Окончательный расчет с поставщиком ООО «Диксит»	378,00	378,00
2.6	Арендная плата	500,00	500,00
2.7	Коммунальные услуги	39,72	39,72
2.8	Расходы на телефонию и интернет	11,00	11,00
2.9	Амортизационные отчисления	8,64	8,64

Представляя руководству управленческие отчеты, надо быть готовым отвечать на вопросы. Например, если нет доходов — «почему?» В данном случае необходимо выяснить, почему не поступили денежные средства — не было отгрузок, заказчик задерживает оплату и т. д.

Если сильно изменилась расходная часть отчета, возможно, придется подготовить более детализированный отчет по определенным статьям.

Анализ отчета о доходах и расходах позволит заранее понять, что в определенный период на счету не будет достаточного количества денежных средств, например, для авансирования поставщикам. Тогда у руководства будет возможность оперативно отреагировать на ситуацию, например, договориться о переносе сроков авансирования.

Естественно, такие отчеты постоянно корректируются в зависимости от изменений в планируемых платежах.

Отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) содержит информацию о денежных потоках (по расчетному счету и/или кассе), отражая как планируемые, так и фактические поступления и расходования денежных средств.

По структуре похож на бюджет движения денежных средств (БДДС), отличительная черта — наличие фактических показателей, характеризующих исполнение бюджета.

ОДДС позволяет оценить финансовые возможности предприятия, отслеживать наличие денежных средств на счету и в кассе предприятия, сбалансировать поступления и расходования денежных средств, а значит, контролировать ликвидность и платежеспособность предприятия.

В ОДДС, как и в БДДС, включаются денежные потоки от текущих инвестиционных и финансовых операций.

Текущие денежные потоки — это поступления от реализации продукции, арендные платеж, расходы на оплату услуг поставщиков и подрядчиков, оплата труда работников предприятия, налоговые платежи и др.

Инвестиционные денежные потоки — это операции, связанные с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов, например затраты на опытно-конструкторские и технологические работы, предоставление займов, платежи в связи с приобретением акций и пр.

К денежным потокам от финансовых операций относятся поступления от операций, связанных с привлечением финансирования (денежные вклады, выплаты в связи с выкупом акций, уплата дивидендов, погашение векселей и др.).

Чтобы эффективно планировать расходования и поступления денежных средств, необходимо проводить план-фактный анализ, особенно в кризисной ситуации, когда ухудшается платежная дисциплина и у предприятия может не хватать денег для осуществления платежей.

Управленческий ОДДС повышает эффективность планирования и бюджетирования в целом.

Пример отчета о движении денежных средств представлен в табл. 6.

Таблица 6

Отчет о движении денежных средств за июль 2017 г., тыс. руб.

№ п/п	Показатель	План	Факт
	Остаток денежных средств на начало месяца	12 200,00	12 200,00
1	Поступления денежных средств	7400,00	7400,00
1.1	Поступления по основной деятельности	7400,00	7400,00
1.1.1	Авансы заказчиков	7400,00	7400,00
1.1.1.1	ООО «Альфа», договор № 12 от 30.01.2017	0,00	0,00
1.1.1.2	ООО «Гамма», договор № 212/Т от 28.06.2017	7400,00	7400,00
1.1.1.3	ООО «Бета», договор № 17 от 24.03.2017	0,00	0,00
1.1.2	Выручка от реализации товаров (работ и услуг)	0,00	0,00
1.1.2.1	ООО «Альфа», договор № 12 от 30.01.2017	0,00	0,00
1.1.2.2	ООО «Гамма», договор № 212/Т от 28.04.2017	0,00	0,00
1.1.2.3	ООО «Бета», договор № 17 от 24.03.2017	0,00	0,00
1.1.2.4	ООО «Омега», договор № 1 от 23.12.2016	0,00	0,00
1.1.2.5	ООО «Норма», договор № 7 от 16.02.2017	0,00	0,00
1.2	Поступления по финансовой деятельности	0,00	0,00
1.3	Поступления по инвестиционной деятельности	0,00	0,00
2	Расходование денежных средств	7783,05	7517,01
2.1	Расходование по основной деятельности	3647,65	3204,21
2.1.1	Расчеты с поставщиками	2319,05	1749,51
2.1.1.1	Расчеты за комплектующие	2319,05	1749,51
2.1.1.1.1	Изделие № 1	1174,15	604,61
2.1.1.1.1.1	Завод им. И. И. Иванова	0,00	0,00
2.1.1.1.1.2	АО «Альфа»	268,85	0,00
2.1.1.1.1.3	ООО «Диагональ»	500,69	200,00
2.1.1.1.1.4	АО «Ярославль»	0,00	0,00
2.1.1.1.1.5	Прочие поставщики	404,61	404,61
2.1.1.1.2	Изделие № 2	1144,90	1144,90
2.1.1.1.1.1	Завод им. И. И. Иванова	0,00	0,00
2.1.1.1.1.2	АО «Альфа»	588,00	588,00
2.1.1.1.1.3	ООО «Диагональ»	0,00	0,00
2.1.1.1.1.4	Прочие поставщики	556,90	556,90
2.1.2	Оплата труда	1022,00	1119,00
2.1.2.1	Подразделение № 1 (Москва)	476,00	512,00
2.1.2.2	Подразделение № 2 (Санкт-Петербург)	546,00	607,00
2.1.3	Страховые взносы	306,60	335,70
2.1.3.1	Подразделение № 1 (Москва)	142,80	153,60
2.1.3.2	Подразделение № 2 (Санкт-Петербург)	163,80	182,10
2.2	Общехозяйственные расходы	3068,00	3202,60
2.2.1	Подразделение № 1 (Москва)	625,00	717,60
2.2.1.1	Аренда	75,00	75,00
2.2.1.2.	Услуги связи	3,00	3,00
2.2.1.3	Охрана	0,00	0,00
2.2.1.4	Оплата труда (счет 26)	340,00	412,00
2.2.1.5	Страховые взносы (счет 26)	102,00	123,60
2.2.1.6	Расходные материалы, оргтехника	0,00	12,00
2.2.1.7	Транспортные расходы	55,00	55,00
2.2.1.8	Прочие расходы	50,00	37,00
2.2.2	Подразделение № 2 (Санкт-Петербург)	2443,00	2485,00
2.2.2.1	Аренда	275,00	275,00
2.2.2.2	Услуги связи	15,00	17,00
2.2.2.3	Охрана	0,00	0,00
2.2.2.4	Оплата труда (счет 26)	1610,00	1670,00
2.2.2.5	Страховые взносы (счет 26)	483,00	501,00
2.2.2.6	Расходные материалы, оргтехника	0,00	0,00
2.2.2.7	Расходы на содержание транспорта	10,00	10,00
2.2.2.8	Прочие расходы	50,00	12,00
2.3	Расходование по общепроизводственным расходам	1067,40	1110,20
2.3.1	Подразделение № 1 (Москва)	361,90	369,20
2.3.1.1	Оплата труда (счет 25)	263,00	284,00
2.3.1.2	Страховые взносы (счет 25)	78,90	85,20
2.3.1.3	Инструменты, материалы производственного назначения	10,00	0,00
2.3.1.4	Прочие расходы	10,00	0,00
2.3.2	Подразделение № 2 (Санкт-Петербург)	705,50	741,00
2.3.2.1	Оплата труда (счет 25)	535,00	570,00
2.3.2.2	Страховые взносы (счет 25)	160,50	171,00
2.3.2.3	Прочие расходы	10,00	0,00
2.4	Налоги	0,00	0,00
2.4.1	НДС	0,00	0,00
2.4.2	Налог на прибыль	0,00	0,00
2.4.3	Налог на имущество	0,00	0,00
2.5	Расходование по финансовой деятельности	0,00	0,00
2.6	Расходование по инвестиционной деятельности	0,00	0,00
	Cash flow от основной деятельности	–383,05	–117,01
	Cash flow от финансовой деятельности	0,00	0,00
	Cash flow от инвестиционной деятельности	0,00	0,00
	Излишек/недостаток денежных средств на конец месяца	–383,05	–117,01
	Остаток денежных средств на конец месяца	11 816,95	12 082,99

Первое, на что обратит внимание руководитель или иной конечный пользователь ОДДС — отрицательное значение показателя cash flow.

К сведению

Cash flow — это расчетный показатель по каждому типу денежного потока (текущая, финансовая и инвестиционная деятельность), представляющий собой разницу между поступлениями и расходованиями денежных средств.

Отрицательное значение cash flow свидетельствует о том, что поступления денежных средств ниже расходований. И если бы у предприятия не было остатка денежных средств с предшествующего месяца, оно не смогло бы вносить платежи.

В примере ОДДС представлен в разбивке по выпускаемым изделиям и обособленным подразделениям (Москва и Санкт-Петербург). Руководство может потребовать более детальную разбивку, например, если плановые показатели значительно отличаются от фактических.

На основании ОДДС, например, на месяц, прогнозируется движение денежных средств на следующий месяц с учетом ожидаемых поступлений.

Анализ фактических расходований денежных средств за месяц позволяет классифицировать расходы с точки зрения постоянности и обязательности, сформировать некую «константу», т. е. такой размер расхода денежных средств, который необходим ежемесячно.

На основе реестров платежей и платежных календарей в части поступлений авансов и окончательных расчетов от заказчиков формируется доходная часть ОДДС.

Такое планирование движения денежных средств обеспечивает эффективность управления денежными потоками.

Обратите внимание!

План-фактный анализ ОДДС позволяет установить лимит на остаток денежных средств на конец месяца, чтобы обеспечить платежеспособность предприятия в начале следующего отчетного месяца и на случай неплатежеспособности контрагентов.

Отчет о фактической себестоимости продукции

Одна из основных задач каждого предприятия — сформировать такую рыночную цену, чтобы она покрывала расходы на производство реализуемой продукции, при этом была конкурентоспособной, соответствовала качеству продукции и обеспечивала спрос на рынке.

После того как рыночная или контрактная фиксированная цена сформирована, необходимо постараться удержать себестоимость — в случае превышения себестоимости над ценой предприятие не получит прибыли. Контролировать ситуацию можно с помощью управленческого отчета о фактической себестоимости продукции (табл. 7).

Таблица 7

Отчет о фактической себестоимости продукции, руб.

№ п/п	Статья калькуляции	План	Факт	Изменения, +/–
1	Затраты на материалы	54 000,00	54 361,00	361,00
2	Затраты на оплату труда основных производственных рабочих	74 000,00	74 254,00	254,00
3	Страховые взносы	22 200,00	22 276,20	76,20
4	Общепроизводственные расходы	27 000,00	27 761,80	761,80
5	Общехозяйственные расходы	41 000,00	41 642,70	642,70
6	Производственная себестоимость	218 200,00	220 295,70	2095,70
7	Внепроизводственные расходы	0,00	0,00	0,00
8	Полная себестоимость	218 200,00	220 295,70	2095,70
9	Прибыль	46 680,00	44 584,30	–2095,70
10	Цена без учета НДС	264 880,00	264 880,00	0,00

В этом отчете отражаются отклонения плановых показателей калькуляции себестоимости от фактических. И если они значительны, необходим дополнительный анализ для выяснения причин.

Как правило, на данном этапе составления управленческой отчетности также устанавливают группу затрат, имеющих наибольший удельный вес в составе себестоимости и на основании этого формируют политику сокращения расходов для увеличения прибыльности продукции. Например, чтобы сократить статьи материальных затрат, перезаключают договоры с поставщиками на более выгодных условиях или ищут новых; чтобы уменьшить фонд оплаты труда, сокращают численность рабочих, привлекают сторонние организации к выполнению работ и т. д.

С учетом мероприятий по оптимизации структуры себестоимости планируется обновленная структура на следующий отчетный период.

Рассмотрим пример составления планируемой калькуляции себестоимости продукции с учетом роста объемов при сохранении общехозяйственных расходов (как неизменяющейся составляющей структуры себестоимости вне зависимости от колебаний объема) на прежнем уровне (табл. 8).

Фактические общехозяйственные расходы на единицу продукции (см. табл. 7) — 41 642,70 руб. при объеме продаж 257 ед. продукции в отчетном периоде. Следовательно, общий размер общехозяйственных расходов — 10 702 173,90 руб. (41 642,70 руб. × 257 шт.).

Планируемый объем реализации на следующий отчетный период — 294 ед. Разделим общий размер общехозяйственных расходов (10 702 173,90 руб.) на планируемый объем, получим удельные общехозяйственные расходы на единицу продукции (36 401,95 руб.).

Остальные статьи затрат принимаются к планируемому периоду в неизменном виде по фактическим данным отчета о себестоимости.

Таблица 8

Планирование структуры себестоимости с учетом предложенных мероприятий, руб.

№ п/п	Наименование статей калькуляции	Факт	План	Изменения, +/–
1	Затраты на материалы	54 361,00	54 361,00	0,00
2	Затраты на оплату труда основных производственных рабочих	74 254,00	74 254,00	0,00
3	Страховые взносы	22 276,20	22 276,20	0,00
4	Общепроизводственные расходы	27 761,80	27 761,80	0,00
5	Общехозяйственные расходы	41 642,70	36 401,95	5240,75
6	Производственная себестоимость	220 295,70	215 054,95	5240,75
7	Внепроизводственные расходы	0,00	0,00	0,00
8	Полная себестоимость	220 295,70	215 054,95	5240,75
9	Прибыль	44 584,30	49 825,05	5240,75
10	Цена без учета НДС	264 880,00	264 880,00	0,00

Мы оставили неизменными все статьи затрат, включаемые в себестоимость, за исключением общехозяйственных расходов, которые условно не изменяются в зависимости от роста объемов реализации.

Благодаря оптимизации планируемая удельная прибыль на единицу продукции при сохранении розничной цены на прежнем уровне будет увеличена на 5 240,75 руб., на общий прогнозный объем продаж — 1 540 780,50 руб.

Если не планируется никаких мер по оптимизации расходов, в состав планируемой структуры себестоимости, как правило, берутся фактические данные за предшествующий период.

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности может быть совмещен в один управленческий документ или разбит на два самостоятельных документа. Он позволяет оценить платежеспособность предприятия и отследить оборачиваемость задолженностей с помощью относительных коэффициентов.

Сам факт образования дебиторской и кредиторской задолженности неизбежен за счет временного разрыва между платежами и передачей готовой продукции.

К сведению

Дебиторская задолженность — денежные средства, которые должны предприятию дебиторы; кредиторская задолженность — денежные средства, которые должно предприятие своим кредиторам.

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности составляется на конкретную дату, и конечный получатель видит информацию о состоянии расчетов с контрагентами и может оперативно контролировать исполнение обязанностей.

Пример управленческого отчета о дебиторской и кредиторской задолженностях предприятия — в табл. 9.

Таблица 9

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженностях на 21.07.2017

№ п/п	Дебиторы/ Кредиторы	Сумма, руб.	Отгрузка	Произведенная оплата (авансирование)	Сумма задолженности на 21.07.2017
Дата	Сумма, руб.	Дата	Сумма, руб.
1	Дебиторы
1.1	ООО «Бета»	11 000 000,00	23.06.2017	11 000 000,00	16.06.2017	5 500 000,00	5 500 000,00
2	Кредиторы
2.1	ООО «Норман»	1 100 000,00	15.06.2017	1 100 000,00	09.06.2017	880 000,00	220 000,00

Анализируя данные отчета, руководитель увидит, что предприятие 09.06.2017 проавансировало на 80 % ООО «Норман» (880 000,00 руб.). Продукция отгружена в полном объеме 15.06.2017. Но на 21.07.2017 предприятие еще не рассчиталось окончательно — долг в размере 220 000,00 руб.

Одновременно с этим ООО «Бета» внесло аванс (50 %) в размере 5 500,00 тыс. руб., продукция в полном объеме отгружена 23.06.2017. Но окончательный платеж в размере 50 % предприятием не получен.

Как правило, в договорах с контрагентами указываются условия поставок и временной промежуток между поставкой и окончательным расчетом (например, окончательный расчет осуществляется в течение пяти рабочих дней с даты приемки покупателем поставляемой продукции). За нарушение сроков оплаты предполагаются санкции (например, пеня в размере 0,1 % от суммы задержанного платежа за каждый день задержки).

Поэтому в случае предъявления требований кредиторов предприятие будет вынуждено не только осуществить окончательный расчет, но и выплатить штрафные санкции, а это дополнительные непредусмотренные затраты.

Прочие управленческие отчеты

Управленческий отчет об исполнении производственного плана

Содержит плановые и фактические показатели. По запросу конечного получателя детализируется по цехам.

В идеальном варианте такого рода отчеты необходимо формировать ежемесячно. Это позволит контролировать исполнение годовой производственной программы, видеть общую производственную картину.

Обратим внимание еще и на то, что, как правило, премии производственных работников напрямую зависят от выполнения планов. Поэтому можно предусмотреть также формы объяснительной записки в случае неисполнения производственного плана, которую должны оформлять начальники цехов или иные уполномоченные лица предприятия, обязательно указывая причины срыва сроков (например, выявление дополнительных неисправностей, отсутствие на складе необходимых материалов для завершения производства продукции и др.).

Управленческий отчет об исполнении маркетингового плана

Маркетинговый план (прогноз объемов реализации), как правило, составляет отдел маркетинга.

В отчете об исполнении маркетингового плана отражаются плановые и фактические пказатели. Допустимыми считаются колебания план-фактных значений в пределах 10 %. В противном случае необходимо корректировать план с учетом выявленных отклонений.

Кроме того, необходимо анализировать причины отклонений. Возможно, на рынке  появился конкурента с более низкими ценами, покупатели не в состоянии приобретать товары по предложенным ценам и пр.

Управленческий отчет об исполнении маркетингового плана позволяет «держать руку на пульсе» относительно колебаний во внешней среде и оперативно реагировать на изменения:

• мониторить действия конкурентов (в том числе потенциальных);
• повышать или поддерживать конкурентоспособность предприятия;
• отслеживать спрос на продукцию и платежеспособностью покупателей.

Управленческий отчет по незавершенному производству

Незавершенное производство (НЗП) — это продукция, которая не прошла весь производственный цикл. Удельный вес расходов на НЗП в общих расходах предприятия может быть весьма значительным.

Как правило, управленческий отчет по незавершенному производству детализируется — указываются все затраты, включаемые в себестоимость (материальные расходы, оплата труда, накладные расходы и др.), процент выполнения работ и расходование средств по нормативу (например, израсходовано материалов на сумму 1000,00 руб., а норматив готовой продукции — 2000,00 руб., следовательно, процент расходования — 50).

В отчет могут включаться и данные по трудоемкости выполнения работ.

Отчет о запасах сырья и материалов

Запасы сырья и материалов должны обеспечить бесперебойность производственного процесса.

Часто поставщики предлагают скидки при покупке крупных партий товаров, сырья, комплектующих. Но предприятиям следует помнить о том, что расходы на содержание и хранение этих ТМЦ могут превышать выгоду, полученную за счет скидки. В то же время, покупая крупные партии, можно сэкономить на транспортных расходах.

Как говорилось ранее, одной из причин невыполнения производственного плана может быть нехватка материалов на складе. Поэтому отчет о запасах сырья и материалов должен быть сформирован в соответствии с планом производства.

Формируют данный отчет обычно снабженческие структурные подразделения предприятия (отдел материально-технического снабжения, служба материального обеспечения и др.).

При планировании запасов сырья и материалов необходимо учитывать данные производственного плана (обычно годовые) и нормативы расходования сырья и материалов на единицу продукции. Также следует предусмотреть страховой запас материалов на случай изменений во внешней среде (рост спроса, увеличение срока поставки материалов, увеличение стоимости ТМЦ и т. д.).

В управленческом отчете о запасах сырья и материалов должны отражаться и фактические показатели с привязкой с производственному плану.

Отчет о запасах готовой продукции

Формировать запасы готовой продукции необходимо для обеспечения бесперебойности производственного процесса. Но и тут есть свои подводные камни: увеличение запасов готовой продукции увеличивает и расходы на их хранение. А в случае спада спроса эта готовая продукция может вообще оказаться невостребованной. Ситуация только усугубиться, если продукция скоропортящаяся и имеет определенный срок годности.

На предприятии следует установить такой оптимальный объем запасов готовой продукции, который будет соответствоть потребностям потребителей.

Отчет включает плановые и фактические показатели. Иногда руководители требуют дополнительную информацию — планируемый объем производства и реализации, чтобы в одном управленческом отчете были представлены все движения готовой продукции.

Кроме того, аналогично, отчету о запасах сырья и материалов, здесь также нужно учитывать страховой запас на случай возникновения брака на производстве, непредвиденных и форс-мажорных обстоятельств, а также на случай отклонений прогноза объема продаж от фактических показателей.

Многие финансисты сталкиваются с необходимостью разрабатывать и внедрять управленческий учет на предприятии. Можно сказать, что это своеобразный тест на профпригодность: получилось построить учет – можешь считаться высококвалифицированным специалистом, не получилось – недостаточно хорошо разбираешься в финансах предприятия. В статье рассмотрим важный аспект построения управленческого учета – формы управленческой отчетности, и разберемся, какие формы использовать в том или ином бизнесе, как их строить и автоматизировать.

Общие характеристики управленческой отчетности

Назначение управленческих отчетов отлично от бухгалтерских. Бухгалтерские (регламентированные) — в первую очередь служат интересам внешних пользователей информации:

• материнским кампаниям,
• потенциальным инвесторам,
• ФНС,
• государственным и негосударственным службам и фондам,
• аналитикам и исследователям рынка.

Внутренним пользователям: топ-менеджменту, управляющему совету или собственнику регламентированная отчетность не интересна, так как составляется она поздно, без должной детализации и не отражает тех выводов, которые должен сделать для себя собственник после ее прочтения.

Управленческие отчеты служат целям внутренних пользователей – они всегда содержат актуальную информацию по необходимым областям учета и в необходимой детализации.

Характеристики управленческих отчетов:

1. Информативность – они содержат всю необходимую для анализа и принятия управленческих решений информацию.
2. Лаконичность – в них есть только полезная информация, представленная в наиболее сжатой форме.
3. Своевременность – отчет отражает ситуацию в текущий момент и / или прогноз развития ситуации на несколько финансовых периодов вперед.
4. Детализируемость – каждая заинтересовавшая цифра в отчете может быть раскрыта в понятных, информативных и лаконичных аналитиках.
5. Уместность – объем затраченных усилий на формирование управленческого отчета должен быть меньше, чем эффект от создания этого отчета.

Виды управленческой отчетности

Великое множество форм управленческих отчетов можно разделить на три категории, исходя из информации, которую они представляют:

1. Отчеты по финансовому результату.
2. Отчеты по балансу.
3. Отчеты по денежным средствам.

Далее каждая категория может быть разделена еще на несколько подкатегорий.

Отчеты по финансовому результату:

1. Общий отчет по доходам и расходам.
2. Отчеты по структуре себестоимости.
3. Отчеты по отдельным разделам расходов: сырье и материалы, ФОТ, маркетинговые расходы и прочее.
4. Бюджеты по доходам и расходам.
5. Скользящий прогноз.

Отчеты по балансу:

1. Управленческий баланс.
2. Отчеты по оборотному капиталу.
3. Отчеты по внеоборотному капиталу.
4. Отчеты по финансовым активам и обязательствам.
5. Отчеты по прочим обязательствам.
6. Отчеты по структуре собственного капитала.
7. Бюджеты по балансу.

Отчеты по денежным средствам:

1. Общий отчет о движении денежных средств.
2. Операционные отчеты управления денежными средствами.
3. Бюджеты по движению денежных средств.

В статье рассмотрим наиболее распространенные управленческие отчеты из перечисленных выше.

Отчеты по финансовому результату

Общий отчет по доходам и расходам

Это, пожалуй, лидер среди управленческих отчетов по частоте применения. Стандартный отчет по доходам и расходам делают многие финансисты, чаще всего в Excel.

Примерная форма его представлена в таблице 1.

Таблица 1. Примерная форма отчета о доходах и расходах (фрагмент)

Статьи доходов и расходов	Январь	Февраль	Март
ДОХОДЫ
Выручка от операционнной деятельности
Прочие доходы
РАСХОДЫ
Себестоимость производства
Сырье и материалы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ
%
Расходы на продажу
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
Административные расходы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
EBITDA
%
EBIT
%
Прочие расходы
Проценты к уплате
Налоги
Чистая прибыль
%

Скачать форму отчета о доходах и расходах  

Из полезной дополнительной информации по нему могу добавить, что сформировать его можно не только вручную в Excel, но и напрямую из «1С», используя аналитики программы «Статьи доходов и расходов» и панель «Финансовый результат и контроллинг». Вам достаточно настроить справочник статей доходов и расходов, организовать внесение первичной информации в соответствии с этим справочником, и на выходе вы получите всегда актуальный, автоматизированный отчет без дополнительных усилий на подсчет и сведение данных.

Отчеты по структуре себестоимости

С этой группой отчетов уже интереснее, так как, обладая широким продуктовым портфелем, финансист и топ-менеджер должны понимать, что происходит на стадии формирования себестоимости по каждому производимому продукту, по каким продуктам маржинальность выше, по каким ниже и почему.

Для этого минимум, который должен соблюдаться при введении первичной документации – разделение ее на продукты, а при настройке закрытия – распределение общих статей затрат (аренды, амортизации, заработной платы и т.д.) пропорционально выбранной базе распределения. В общем, ничего нового в ведение бухгалтерии управленческий учет не привнесет. Механизм формирования себестоимости единицы произведенной продукции и так ведется аналогичным образом, весь вопрос в детализации единицы произведенной продукции. Например, если предприятие производит игрушки, то одна игрушка уже сейчас является единицей произведенной продукции и учет ведется по ней. Но если предприятие работает по договорам подряда, то учет нужно вести по каждому из договоров и дополнительных соглашений, а например, не по одному договору в целом. Тогда вы без проблем сможете отследить себестоимость и сделать анализ маржинальности производимой продукции.

Форма отчета по себестоимости может быть любой, удобной для конкретной отрасли, например такой, как в таблице 2.

Таблица 2. Форма отчета по себестоимости (фрагмент)

Статьи доходов и расходов	Продукт 1	Продукт 2	Продукт 3
ДОХОДЫ
Выручка от операционнной деятельности
РАСХОДЫ
Сырье и материалы
Сырье 1
Сырье 2
Сырье 3
Сырье 4
ФОТ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы
Аренда
Прочие расходы
…
…
…
Амортизация
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ
%

Скачать отчет о себестоимости 

Так же, как и отчет по доходам и расходам, отчеты по структуре себестоимости можно формировать из 1С. Самым простым по настройке является отчет «Валовая прибыль», стандартный отчет во многих программных решениях 1С. Детализировав его по статьям расходов, вы получите действенный инструмент анализа себестоимости, который еще и позволяет «проваливаться» вглубь расходов, детализировав их до Документа-регистратора.

Отчеты по отдельным разделам расходов

Такие отчеты используют реже, поэтому уделим им меньше внимания. Однако одним из них, отчетом по фонду оплаты труда, многие пользуются только исходя из распределения сотрудников по регламентированным отделам: производство, продажи, бухгалтерия и так далее.

Гораздо же интереснее и информативнее смотреть отчет по ФОТ исходя из управленческих подразделений (или ЦФО), особенно сравнивая его с выручкой по тому или иному ЦФО, например, такой, как в таблице 3.

Таблица 3. Отчет по ФОТ по ЦФО

Статьи доходов и расходов	Окладная часть	Премиальная часть	Социальные взносы	СПРАВОЧНО Выручка
ЦФО ПРОЕКТ 1	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы
ЦФО ПРОЕКТ 2	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы
ЦФО ПРОЕКТ 3	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы
ИТОГО ПРОИЗВОДСВО	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы

Скачать отчет по ФОТ

Бюджет доходов и расходов

За планирование на большинстве предприятий отвечает Бюджет доходов и расходов. Обычно он утверждается на год, но может составляться и на другие промежутки времени. Форма бюджета доходов и расходов соответствует отчету о доходах и расходах с двумя целями: во-первых, не нужно вносить повторно статьи доходов и расходов, а во-вторых, удобно, что план-факт анализ можно делать автоматически, подтягивая факт к занесенному ранее плану. Бюджетирование не является стандартной функцией 1С, но на сегодняшний день реализовано немало решений, помогающих автоматизировать этот процесс.

Примерная форма план-факт анализа по бюджету представлена в таблице 4.

Таблица 4. Форма план-факт анализа по бюджету

Статьи доходов и расходов	Январь план	Январь факт	Отклонения  абс	Отклонения  отн
ДОХОДЫ
Выручка от операционнной деятельности
Прочие доходы
РАСХОДЫ
Себестоимость производства
Сырье и материалы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ
%
Расходы на продажу
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
Административные расходы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
EBITDA
%
EBIT
%
Прочие расходы
Проценты к уплате
Налоги
Чистая прибыль
%

Скачать отчет для план-факт анализа по бюджету

Однако, единожды согласованный бюджет не является актуальным уже спустя месяц, так как бизнес-среда все время меняется, появляются новые контракты с заказчиками, новые поставщики и другие вводные. Поэтому помимо бюджета по доходам и расходам принято вести Rolling forecast (скользящий прогноз), обновляющий плановую информацию при появлении новых данных по факту. Форма его ничем не отличается от бюджета – а вот смысловая нагрузка другая. Бюджет можно защитить перед собственниками и стараться выполнить, а rolling forecast показывает, к чему стремится результат предприятия в отчетном периоде.

Все отчеты по доходам и расходам целесообразно делать с периодом в месяц. Чаще не имеет смысла так как не закрыт финансовый период, реже – нет возможности повлиять на ситуацию оперативно.

Отчеты по балансу

Управленческий баланс

По своей структуре может отличаться от регламентированного баланса, а может соответствовать ему. Цель управленческого баланса – дать расшифровку статей, достаточную для анализа текущей ситуации на основании  цифр.

Отчеты по оборотному капиталу

Это большая группа отчетов, относящихся к оборотным активам. Все они делятся на отчеты, отражающие дебиторскую задолженность (чаще представлены отчетом ДЗ по срокам долга), незавершенное производство (представлены отчетом по заказам ), запасы сырья и готовой продукции (отчет по остаткам сырья на складе, отчет по остаткам ГП на складе ).

Общей целью формирования отчетов по оборотным активам (рабочему капиталу) является подержание уровня оборотных активов на наименьшем возможном уровне. См. также про управление и анализ активов. 

Рассмотрим, например, отчет ДЗ по срокам долга (Ageing debtors report). Его форму вы найдете в таблице 5. Отчет помогает понять, какая часть дебиторской задолженности находится в пределах сроков оплаты, а какая уже просрочена, и принять своевременные действия по истребованию задолженности. Задолженность по срокам долга – также один из стандартных отчетов, которые можно сформировать в 1С, практически ничего не настраивая (панель «Продажи»). Использовать его лучше еженедельно.

Таблица 5. Отчет по дебиторской задолженности по срокам долга (фрагмент)

Заказчик	Сумма задолженности	Не просрочено	Просрочено	от 1 до 10 дней
Заказчик 1
Заказчик 2
Заказчик 3
Заказчик 4
Заказчик 5
Заказчик 6
Заказчик 7
Заказчик 8
Заказчик 9
Заказчик 10
…

Скачать отчет по дебиторской задолженности

Отчет по незавершенному производству может выглядеть по-разному, в зависимости от отрасли, в которой работает предприятие. Основной идеей формирования этого отчета является снижение НЗП, «зависшего» на том или ином этапе производства с помощью выяснения, где и почему оно «зависло». В таблицах 6 и 7 есть 2 формы отчета. К нему применимы как возможность формирования в 1С, так и еженедельное использование.

Таблица 6. Форма отчета по незавершенному производству по заказам покупателей (фрагмент)

Заказ покупателя	Остаток на начало	Поступило	Списано	Остаток на конец
Заказ покупателя 1
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 2
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 3
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 4
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 5
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
…

Скачать управленческий отчет по НЗП 

Таблица 7. Отчет по незавершенному производству (фрагмент)

	Остаток на начало	Итого поступило
Приход ТМЦ со склада	Приход ТМЦ из других цехов	Прочий приход
Цех 1
ТМЦ 1
шт
руб
ТМЦ 2
шт
руб
…
Цех 2
Цех 3
…

Скачать отчет по незавершенному производству

Незаменимыми с точки зрения управления операционным циклом предприятия являются отчет по запасам сырья и отчет по запасам ГП. Этим отчетом заведуют департамент закупок и департамент продаж соответственно и используют их в непрерывном режиме. Для финансового менеджера отчеты имеют свою ценность, когда нужно посчитать оборачиваемость оборотных активов или статей активов.

Форма отчета представлена в таблице 8. Отчет на 100% повторяет оборотно-сальдовую ведомость по 10, 43 и 41 счетам с той лишь разницей, что в нем показан неснижаемый остаток по каждому ТМЦ. Настроить автоматический контроль неснижаемых остатков можно во многих конфигурациях 1С в панели «Закупки». Таким образом, при снижении остатка сырья или готовой продукции на складе ниже указанного уровня будет выдаваться сигнал менеджеру и формироваться заказ поставщику.

Таблица 8. Отчет по запасам

Сырье и материалы	Остаток на начало	Итого поступило	Итого списано	Остаток на конец	Неснижаемый остаток
ТМЦ 1
шт
руб
ТМЦ 2
шт
руб
…

Скачать отчет по запасам

Отчеты по внеоборотным активам

Используются фондоемкими производствами или предприятиями с большой долей нематериальных активов, в РСБУ не учитываемых. По форме своей неотличимы от ведомости по основным средствам, поэтому приводить их в статье не будем.

Также опустим три оставшихся типа отчетов:

• отчет по финансовым активам и обязательствам из-за узкой применимости и большой вариации отчетных форм,
• отчет по прочим обязательствам из-за его схожести с отчетом по ДЗ по срокам долга,
• бюджет по балансу из-за схожести формы бюджета форме управленческого баланса и схожести процесса формирования и план-фактного анализа бюджету доходов и расходов.

Отчеты по денежным средствам

Отчет по движению денежных средств

Стоит отметить, что отчет о движении денежных средств может формироваться двумя способами: прямым и косвенным.

Косвенный способ предполагает пересчет остатка денежных средств с помощью анализа отчета о доходах и расходах (величина полученной прибыли в периоде плюс амортизация) и статей баланса (величина немонетарных статей – задолженностей, запасов, прочих активов и пассивов). Этот способ формирования ОДДС хорош для анализа уже свершившихся фактов коммерческой деятельности и ответа на вопрос собственников: «Прибыль есть, а где деньги?»

Мы же в статье обратимся к отчету о движении денежных средств построенному прямым способом, т.е. напрямую по движению денежных средств.

У такого способа построения есть немало преимуществ:

• он понятен не только финансисту, но и любому здравомыслящему менеджеру;
• он дает возможность заглянуть «внутрь» цифр, «провалиться» до первичной проводки;
• на его основании легко делать прогноз.

Форма отчета о движении денежных средств, представленная в таблице 9, очень похожа на форму отчета о доходах и расходах, но строки в ней – это поступления и выплаты, а не начисления. В отчете не будет немонетарных статей (в т.ч. амортизации), но появятся статьи движения средств, не отраженные в отчете о доходах и расходах (такие как выплаты дивидендов, НДС, например).

Таблица 9. Отчет о движении денежных средств 

Статьи ДДС	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май
Остаток ДС на начало
ПОСТУПЛЕНИЯ
Оплата от покупателя
Прочие поступления
ВЫПЛАТЫ
Оплата поставщику
Выплата заработной платы
Оплата налогов и соцвзносов
Прочие выплаты
…
Проценты к уплате
Поступление и возврат кредита
Выплаты дивидендов
Остаток ДС на конец

Скачать пример управленческого отчета о движении денежных средств

Формировать отчет о движении денежных средств прямым способом можно чаще чем раз в месяц, так как он не зависит от закрытия финансового периода, но всегда нужно пользоваться критерием целесообразности. С помощью возможностей 1С можно настроить автоматическое формирование отчета, при условии, что первичные платежные документы вносятся с использованием статей движения денежных средств.

Операционные отчеты управления денежными средствами

В этой группе лидирует платежный календарь, как наиболее удобный инструмент работы с платежами и поступлениями.

Суть платежного календаря – с помощью наглядной визуализации обеспечить сотрудника ответственных за проведение платежей (назовем его казначеем) информацией о ликвидности предприятия в ближайшие дни (недели).

Форма платежного календаря полностью повторяет отчет о движении денежных средств, но составляется от очень подробно с тем, чтобы каждый приход / выплата денежных средств могли быть раскрыты и обработаны. Казначей должен иметь возможность запланировать реестр платежей по дням оплаты, исходя из запланированных приходов и остатков денежных средств на счетах. Ведется такой календарь ежедневно.

В стандартных конфигурациях 1С не реализована возможность ведения платежного календаря, но она есть во многих разработанных решениях для 1С. Благодаря этим решениям предприятие проводит согласование платежей в электронном виде через заявки на оплату. Согласованные заявки на оплату являются той базой, из которой казначей формирует реестры на оплату на тот или иной день. Как только платеж выполнен, он переходит в состав платежных поручений исполненных и уменьшает остаток на расчетном счете. Весь процесс проходит с минимальным вмешательством ручного труда.

Бюджет движения денежных средств

Если предприятие ведет бюджет доходов и расходов, то в планировании бюджета денежных средств либо нет необходимости (если кассовые разрывы невелики), либо он может быть сформирован практически в автоматизированном режиме.

Говоря об автоматизации, я имею в виду, что бюджет доходов и расходов заполнен в 1С и заполнены так же сроки оплаты по основным договорам с покупателями и поставщиками. Тогда планирование денежных средств превращается в легкий процесс:

Запланировали выручку -> программа посчитала оплату от покупателя исходя из сроков оплаты в договоре.

Запланировали расходы -> программа посчитала оплату поставщику исходя из сроков операционного цикла и сроков оплаты в договоре.

Статья получилась обзорная по множеству управленческих отчетов, которые вы можете использовать в своей работе. Выбирайте те, которые применимы именно для вашей отрасли и внедряйте их в ежедневную деятельность и успех в постановке управленческого учета на предприятии вам обеспечен.