Открытие склада с нуля пошаговая инструкция

Для компаний, специализирующихся на производстве или торговле товарами, наличие собственной площади под хранение продукции является одним из основных условий, определяющим эффективность построения и управления процессами логистики. При этом стоит учитывать, что аренда, а тем более строительство подобных объектов требуют особого учета и грамотного подхода, позволяющих избежать ненужных трат и потерь уже на старте работы — еще до того, как первая поставка доберется до розничного магазина или клиента. Как оборудовать и открыть оптовый склад с нуля, какие идеи для организации бизнеса использовать и что нужно, чтобы открытие принесло желаемый результат без лишних потерь? Давайте разбираться.

Общее представление

План и стратегия обустройства изначально определяются исходя из представления о том, какой функционал должен обеспечивать будущий комплекс. Руководствуясь общепринятой классификацией, можно выделить три основных категории складских помещений:

• Административно-бытовые. Предназначены для размещения инвентаря, расходных материалов и запасов, не относящихся к реализуемой ассортиментной матрице.
• Технологические. Промежуточный пункт, на котором размещается продукция собственного производства, а также товары, закупаемые у сторонних поставщиков.
• Подсобные. Вспомогательные объекты для выполнения сопутствующих задач, не связанных напрямую с основной деятельностью организации.

Некоторые предприниматели, демонстрирующие чудеса экономии, ухитряются использовать одну и ту же площадь для обустройства складов всех трех видов, однако это вряд ли можно назвать эффективным решением. В первую очередь — из-за постоянного пересечения сотрудников и возникновения помех для полноценной реализации системы бизнес-процессов.

С чего начать

Последовательность действий в решении рассматриваемой задачи можно представить следующим образом.

Выбор формата складского помещения

Сократить продолжительность выхода на точку окупаемости позволяет уменьшение инвестиций в строительство и оснащение, что во многом определяется как конструктивными характеристиками, так и разновидностью будущего склада.

Тип конструкции

Выбор между монолитными строениями и металлическими каркасами обусловливается перечнем конкретных задач, результатами предварительных маркетинговых исследований и издержками, связанными с региональной и климатической спецификой. Каждый из вариантов имеет свои преимущества, также принимаемые во внимание при проектировании.

Плюсы бетонного монолита

• Подходит для построек различной конфигурации.
• Позволяет рационально использовать выделенный участок.
• Гарантирует прочность конструкции.
• Обходится на 25% дешевле.

Положительные стороны металлоконструкций

• Сокращение времени, необходимого для строительства.
• Простота обустройства высоких потолков для вертикальной загрузки.
• Возможность реализации масштабных проектов.

Аренда помещений

Альтернативный вариант, заметно уменьшающий статью расходов на предварительном этапе — поиск подходящего объекта, предлагаемого на арендных условиях. В этом случае важным аспектом становится юридическая проработка заключаемого договора, уточнение сопутствующих нюансов — от оплаты коммунальных расходов до ответственности за прилегающую территорию. Кроме того, нужно учитывать срочность подобных соглашений — внезапное решение собственника о смене арендатора может обернуться серьезными проблемами, связанными с поиском нового склада в авральном режиме.

Организация рабочих условий

Арендовать складское помещение — половина дела, однако эффективность его эксплуатации во многом зависит от того, насколько качественно будет организована инфраструктура для персонала. Создание оптимальной среды предусматривает:

• Проведение черновых работ — расстановку стеллажей и перегородок, подготовку участка и установку необходимого оснащения.
• Согласование внешней или внутренней логистики для перевозки товарных запасов на новый объект в указанные сроки.
• Формирование штата, соответствующего запланированной численности, и обладающего достаточной квалификацией.
• Интеграция специализированного программного обеспечения для складского учета товаров от компании «Клеверенс», разработанного с целью оптимизации рутинных бизнес-процессов.

Внимание к сотрудникам

Человеческий фактор — один из ключевых в организации любого бизнеса, и открытый склад является наглядным примером его значимости с точки зрения достижения намеченных целей. Подбирать персонал можно как самостоятельно, так и с помощью кадрового агентства, в распоряжении которого имеется не только база резюме потенциальных кандидатов, но и проверенные методики, позволяющие отсеять недостаточно компетентных претендентов. Параллельно нужно решить вопросы, связанные с обеспечением комфортных условий труда — начиная с закупки спецодежды и инвентаря, обустройства раздевалок и мест для отдыха, и заканчивая проработкой техники безопасности.

Контроль работы

В любом деле важно уметь делегировать полномочия, но при этом постоянно «держать руку на пульсе», отслеживая качество исполнения вмененных обязанностей. Понятно, что ежедневно сидеть на складе, наблюдая за тем, как трудятся грузчики и кладовщики, занятие бессмысленное и бесполезное. Оптимальный вариант — использование современных учетных программ, позволяющих отслеживать процессы товародвижения в режиме реального времени, контролировать погрузку и остатки, анализировать скорость обработки заявок и количество возникающих потерь. Сегодня для этого достаточно обычного смартфона или планшета, технические характеристики которых позволяют запускать профильные приложения без потери производительности.

Как организовать склад: простые советы

Исходя из личной практики, стоит сделать акцент на некоторых моментах, заслуживающих особого внимания.

№1. Аренда — лучший вариант для старта

Складское помещение можно построить, купить или арендовать. При желании можно обратиться к идее с аутсорсом, при котором процедурами обработки продукции будет заниматься нанятая сторонняя компания. Однако из всех перечисленных опций именно подписание арендного соглашения видится наиболее целесообразным решением, позволяющим сократить объем стартовых инвестиций, разобраться в особенностях функционирования распределительного центра и выстроить грамотную логистику. Наработки и полученный опыт станут залогом для дальнейшего развития, в рамках которого уже может возникнуть идея о собственном объекте.

№2. Анализ расположения клиентов и маршрутов доставки

Если основной объем заказчиков базируется в центре города, а склад при этом находится в области — обслуживать заявки будет как минимум неудобно. Для сокращения логистических затрат важно проработать все каналы поставок и сбыта, выбирая оптимальные схемы. В некоторых случаях более выгодным решением оказывается одновременный запуск сразу нескольких точек, ориентированных на отдельные районы, чем увеличение штата машин и персонала, вынужденного развозить продукцию в круглосуточном режиме.

№3. Цена — не единственный критерий выбора

Стоимость аренды или приобретения складского помещения — значимый аспект, который, безусловно, влияет на принятие итогового решения. Однако выбирая объекты по бросовым ценникам, стоит заранее проанализировать причину подобной «лояльности» действующего собственника. Вполне возможно, что будущие издержки, связанные с необходимостью восстановления инфраструктуры, отсутствием нормальных подъездных путей или периодическими отключениями электроэнергии на местной подстанции, обойдутся дороже, чем вложение в более дорогой, но при этом полностью готовый к эксплуатации склад.

№4. Транспортная доступность

Для доставки грузов используются различные виды автомобилей, отличающиеся габаритами, весом и типом шасси. У каждой логистической компании свой автопарк, и если речь идет о создании терминала, который планирует принимать разные машины — нужно позаботиться о том, чтобы все разновидности имели возможность свободного доступа на территорию. Не стоит забывать, что в городской черте могут действовать ограничения на проезд тяжелых грузовиков, а конфигурация зоны погрузки должна предусматривать наличие инфраструктуры для обслуживания как небольших фургонов, так и стандартных еврофур.

№5. Особенности выбранного помещения

На первых порах бизнес обычно ориентируется на поиск площадей, в полной мере удовлетворяющих его запросам с точки зрения возможности размещения необходимого товарного запаса. Обязательное требование — достаточная прочность напольного покрытия, возможность использования погрузочного оборудования и установки массивных стеллажей, качественное освещение, проветривание и надлежащий уровень температуры при любых внешних погодных условиях.

№6. Проверка арендного соглашения

Об ухищрениях, используемых недобросовестными арендодателями для получения дополнительной прибыли, вполне можно написать отдельную статью. Заявления на возмещение убытков от мнимых повреждений инфраструктуры, штрафы за несоблюдение регламента подачи данных по коммунальным приборам, попытки выселения арендаторов под видом торгов с конкурентами в целях повышения ежемесячной платы — все это создает давление на предпринимателей, мешая сосредоточиться на развитии бизнеса. Однако большинства проблем можно успешно избежать — достаточно внимательно проверить содержание заключаемого договора, убрав из него спорные пункты и сноски мелким шрифтом, и внеся все необходимые положения, связанные с ответственностью сторон.

№7. Качественная организация

Как сделать склад эффективнее и создать условия, способствующие достижению поставленных целей? Во-первых, следует заранее продумать планировку и внутреннюю логистику помещений, через которые товар проходит путь от поступления до отгрузки. Во-вторых — обеспечить систему взаимодействия сотрудников, сводящую к минимуму влияние человеческого фактора на реализацию бизнес-процессов. В-третьих — контролировать работу и вносить оперативные корректировки в проблемных зонах, требующих оптимизации.

№8. Грамотное хранение

Хаотично разбросанные по стеллажам товарные остатки, отсутствие полноценного алгоритма учета, невозможность быстрой обработки заявок и проведения инвентаризации — все это последствия пренебрежения принципами размещения продукции на территории складского помещения. Для каждой номенклатурной позиции, в зависимости от ее специфики, должно быть предусмотрено отдельное место складирования, отвечающее требованиям в плане габаритов и температурного режима, и обеспечивающее свободный доступ сотрудников и погрузочной техники. Любая операция товародвижения должна учитываться в единой базе, гарантируя своевременное пополнение остатков и отсутствие перебоев.

№9. Правильный выбор системы складского учета

Программные решения для автоматизации хранения и регистрации движения товаров, предлагаемые компанией «Клеверенс», позволяют повысить эффективность базовых бизнес-процессов, выполняемых сотрудниками ежедневно. Современные стандарты комплектования предусматривают использование терминалов сбора данных, применяемых для работы с маркированными позициями, и помогающих персоналу склада быстро обрабатывать как входящие поступления, так и заявки на отгрузку.

№10. Настройка приемки грузов

Ручной пересчет по накладным от поставщиков не только увеличивает время обслуживания отдельно взятой машины, но и повышает вероятность возникновения ошибок, вызванных человеческим фактором. Упростить и автоматизировать задачу помогает интеграция системы электронного документооборота, применение сканирующих модулей и согласование нанесения маркеров со штрих-кодами, для считывания которых используются вышеупомянутые ТСД.

№11. Каждому месту — свой адрес

Грамотно выстроенная учетная система позволяет моментально сориентироваться в разнообразии товарных остатков и найти нужную позицию при условии, что она отмечена в программе надлежащим образом. Деление стеллажей на ячейки и сегменты заметно облегчает работу с продукцией на складе, и способствует ускоренной адаптации новых сотрудников, которым не приходится проводить часы в поисках той или иной коробки.

№12. Подготовка к проверкам

Государственные органы очень любят проверять, насколько тщательно собственники и сотрудники складских помещений соблюдают стандарты безопасности и правила организации хранения товаров. Поводом для посещения может служить как плановое мероприятие, информация о котором появляется заранее, так и сигнал от «неравнодушных» конкурентов, беспокоящихся о возможных нарушениях. Кроме того, периодическим визитам проверяющих способствует недобросовестность контрагентов, участвующих в цепочках поставок — достаточно кому-то не заплатить налоги или подать заявку на необоснованное возмещение НДС.

В целом, для тех, кто не нарушает закон, достаточно будет периодически проводить внутреннюю оценку соответствия склада с точки зрения требований СЭС, МЧС, миграционной и прочих служб. Стоит помнить о том, что к штрафам может привести любая мелочь — начиная с отсутствия санитарной книжки у нового грузчика, и заканчивая просроченным огнетушителем.

Как еще можно использовать складские помещения

Помимо самостоятельной эксплуатации или сдачи в аренду, собственники также могут выбрать и другие способы получения прибыли, в том числе подходящие для начальных этапов, на которых речь идет о предварительном проектировании.

Проекты под заказ

Популярная опция — возведение объектов под конкретных клиентов, готовых к заключению долгосрочного договора пользования на арендной основе. Многие развивающиеся компании нуждаются в складах, однако не хотят строить их самостоятельно — в этом случае услуги со стороны квалифицированного исполнителя окажутся как нельзя кстати.

Комплексная аренда

Совмещение площадей для хранения с офисными помещениями — практичный вариант, позволяющий минимизировать финансовые риски и повысить доходность. При этом стоит учесть, что неудачное расположение может отпугнуть потенциальных арендаторов, не готовых организовывать собственный офис посреди условной промышленной зоны.

Где лучше строить склад

В последние годы наиболее популярным вариантом становятся складские комплексы, расположенные в непосредственной близости от черты города. Преимущества — сниженные ставки аренды, приемлемая транспортная доступность, близость междугородних магистралей и возможность заключения договора на большие площади с современной инфраструктурой.

Издержки строительства

Постройка и обустройство собственного склада предполагает внушительные вложения. В число статей затрат входят приобретение и оформление собственности на землю, подготовка и реализация проектных работ, комплектование объекта и подведение коммуникаций. При этом важно помнить, что участок должен располагаться в удобном месте — как с точки зрения собственной торговой и производственной логистики, так и в плане доступности для персонала, клиентов и поставщиков.

Вывод

Любой бизнес требует грамотных предварительных расчетов, здравого оптимизма и рациональной оценки перспектив. На сегодняшний день организация склада с нуля — перспективное направление как для компаний, специализирующихся на выпуске собственной продукции, так и для дистрибьюторов, занимающихся перепродажей. Кроме того, если речь идет о постройке объекта — существуют дополнительные опции, которые также позволяют получить коммерческую прибыль.

Количество показов: 4817

Организация склада с нуля, не такая распространенная тема. В интернете материала не так много, поэтому при открытии склада часто допускаются одни и те же ошибки. В этой статье буду исходить из своего личного опыта, тех знаний, которые получил работая в очень известной Федеральной компании, и не только.

Сегодня мы не просто разберем все основные промахи в открытии склада, но и постараюсь, на сколько это возможно, в рамках одной статьи, максимально доступно изложить пошаговые инструкции. В основном, буду ориентироваться на тех читателей, кто столкнулся с задачей организации склада впервые. Это может быть как индивидуальный предприниматель, так и менеджер по логистике.

Содержание:

• Основные ошибки еще до начала работы склада
• Для чего нужны складские бизнес-процессы
• Что такое топология склада, и как ее сформировать
• Роль руководителя склада
• Роль IT специалиста и тестовых задач
• Почему на новый склад нельзя давать полную нагрузку
• Организация адресного хранения с нуля

Ошибки в организации склада

Взять в аренду складское помещение дело не хитрое. На рынке есть выбор. Другой вопрос, постараться заглянуть на пару шагов вперед с учетом развития вашего бизнеса, требований рынка и конкуренции. Ведь часто, через некоторое время работы склада, происходит следующие:

• Площади оказались слишком велики или чрезвычайно малы. Это или лишняя трата денег за аренду, или новые затраты и головная боль при переезде склада.
• Подъездные пути неудобны. Или недостаточно место для парковки, погрузки большегрузного транспорта. Это уже минус в части конкуренции, если склад организован для ответственного хранения под клиентов.
• Пандус склада в плане погрузо — разгрузочных работ оказался мал или неудобен. Это серьезно сказывается на пропускных возможностях склада.
• Теперь нам не хватает количества ворот. Это вообще не редко становится одним из узких мест склада при развитии и нагрузке.
• Оказывается, склад не удовлетворяет требованиям пожарной безопасности.
• Могут возникнуть проблемы с температурным режимом в летнее или зимнее время. «Ни с того, ни сего» потекла крыша склада, что приводит не только к порче товара, но и к простою работы склада. Это отдельная тема. Но встречается очень часто.
• Полы склада не достаточно ровны. Это значительно затрудняет работу техники. Да и работа становится небезопасной. Высотные стеллажи на таком полу не поставить.
• Высота потолков недостаточна для организации оптимального хранения на стеллажах в 5-6 ярусов
• Потоки движения внутри склада пересекаются настолько, что эффективность работы одной единицы снижается.

А также:

• WMS (складскую систему движения и учета товара) устанавливали без перспективы ее доработки. Теперь требуются новые вложения на переустановку системы и ее внедрения.
• Расчет техники как по количеству, так и по ее виду оказался неверным.
• Есть только приблизительное понимание темы зонирования склада. А это важно.
• Неудобство расположение склада для сотрудников. Не редко это становится серьезной проблемой в поиске персонала.
• Другое

Данный список можно продолжать. Мы перечислили наиболее принципиальные пункты. А как же усугубляется проблема, если помещение уже куплено! Поэтому, чрезвычайно важно попытаться заглянуть чуть дальше. И с технической стороны, в части самого здания, быть уверенным, что складское помещение соответствует всем нормам, в том числе, согласно специфике вашего товара и видов складской обработки.

Идем дальше. Дальше интересней.

Организация склада с нуля или с чего начинается Родина четкой работы склада

Я не раз был свидетелем того, что процессы на складе затормаживались или не имели перспективы роста, только потому, что расчет был произведен не верно. А все начинается с бизнес-процессов даже не самого склада, а организации, где склад служит одним из звеньев бизнеса.

Нам следует понимать, что склад это звено повышающее рентабельность бизнеса, а не балласт, с которым приходиться мириться.

Другими словами, если склад приносит убытки или не служит составной частью в оптимизации бизнеса, то нужен ли вообще нам склад? Может будет дешевле отдать на аутсорсинг? Есть множество логистичестих провайдеров, которые выполняют свою работу достаточно профессионально. Все это требует скрупулезного просчета, опять же, с учетом вашего бизнес-плана и перспектив.

Итак, самое начало, это бизнес-процессы всей организации. Затем, на этой основе, формируются бизнес-процессы самого склада.

Склад и логистика служат бизнесу, а не наоборот!

Несомненно, есть реалии, когда бизнес должен учитывать возможности логистики здесь и сейчас. А также нюансы связанные с товаром, его обработкой, условиями поставщиков, хранения, и так далее. Но еще раз. Склад не должен быть стопором, когда бизнес не может развиваться из-за его ограниченных возможностей.

Ключевые вопросы

Исходя из этого, именно сформированные бизнес-процессы всей организации, диктуют условия той или иной модели склада. А именно:

• Какой вид складской обработки будет наиболее эффективным исходя из специфики нашего товара, условий его хранения и комплектации. Что насчет вида обработки, как кросс-докинг или pick-by-line?
• Какой метод будет основным, метод Fifo или, может, Lifo, Fefo
• Количество артикулов (SKU)
• Количество поставщиков с учетом условий их работы
• Сколько у нас точек поставок (магазинов)
• Каким транспортом будут доставлять товар поставщики. Какой транспорт необходим для наших нужд.
• Какая складская электронная система (WMS) наилучшим образом обеспечивает наши бизнес-процессы
• Другое

Итак, шаг номер один по теме, организация склада с нуля, это сформированные и согласованные бизнес-процессы в связке с бизнес-процессами всей организации. Переходим ко второму шагу.

Что такое топология склада, и в чем ее польза

Топология склада, это деление площади склада на зоны, в соответствии с процессами и расчетной нагрузкой по каждому участку склада. Топология склада формируется на основе бизнес-процессов. Никак не наоборот.

Бизнес-процессы склада и топология склада, это фундамент, на основе которых строится все остальное.

Возвращаясь к началу нашей статьи, большинство ошибок совершается именно по причине отсутствия этих двух столпов. На сколько профессионально мы произведем расчеты, настолько бесперебойно и слаженно будет работать склад при его максимальных нагрузках.

Как мы знаем, — где тонко, там и рвется. 

Расчеты всех складских зон, максимальной нагрузки на склад по каждой зоне склада, это составная часть топологии склада. Данные расчеты заранее прогнозируют самое слабое место при максимальных нагрузках. В этом случае это не становится неожиданностью.

Совместно с бизнесом заранее принимаются решения, как грамотно распределить нагрузку на склад, и так, чтобы не пострадали все остальные процессы и интересы бизнеса. В пиковые периоды может быть пересмотрен график поставок или вносятся изменения рабочий график сотрудников склада.

Топология просчитывает не только нагрузки по зонам, но и расчетное количество техники, людей по операциям.

Часто самым узким местом становится погрузо-разгрузочная зона или количество ворот склада. Банально трафик автомашин на погрузку и разгрузку таков, что в определенные дни недели, очередь может переваливаться на следующие сутки. Это катастрофа.

Ведь сбой в поставках в магазины это не только потери в продажах. Это неустойки и имиджевые потери.

Что бы не раздувать материал, не будем подробно останавливаться на этой теме, поскольку у меня есть отдельная статья «Что такое топология склада, как спланировать зоны склада». По данной ссылке можно изучить материал  более детально.

Важно!

Очень затруднительно перекраивать топологию склада уже при действующих процессах и в существующих рамках. При формировании нового склада, это не только становится проще, но возникает немаловажный эффект!

Когда прорисовываются и просчитываются зоны склада еще на бумаге (в компьютере), то многое не очевидное становится очевидным. Не редко, на этой основе происходит отказ от выбранного помещения задолго до подписания договора. 

Пишу это как человек, который вопросом топологии и подбора склада занимался целенаправленно.

Организация склада с нуля, третий шаг

Теперь мы переходим к следующему, третьему шагу. На этом этапе нам понадобиться исполнитель. Я говорю о профессиональном руководителе склада. На самом деле, руководитель склада должен быть вовлечен в процесс еще с самого начала, на этапе формирования бизнес-процессов и топологии склада.

Этим мы получаем большую пользу:

1. Кандидат еще на начальных этапах должен подтвердить свою компетентность.
2. Будущий руководитель также должен чувствовать причастность к проекту, стать его соучастником и нести ответственность за свои решения.
3. Всегда уместно использовать знания и опыт другого человека.

Ведь спускать сверху вниз уже готовые решения далеко не всегда лучший вариант. Когда говорим о профессионале, мы подразумеваем, что человек компетентен не только в руководстве людьми, но и в построении моделей логистики под постоянно меняющиеся условия рынка.

Если вы сами претендуете на такую роль и вам немного не хватает знаний — данная статья, организация  склада с нуля, послужит подходящим подспорьем. Если же вы владелец бизнеса или процесса, то получаете хороший ориентир для поиска кандидата на эту должность.

Еще о профи

Отдельным пунктом обязан упомянуть специалиста в IT сфере. Если планируете покупать даже самую простую программу обслуживающую складской учет, будь-то на базе 1C или другое, то на этом не стоит экономить. Точнее нельзя экономить вообще.

По моему опыту и наблюдениям, львиная доля простоев склада сводится к некорректной работе складской системы или к ее сбоям.

Более того, если мы говорим об открытии склада с нуля, специалист в настройке складской системы обязан бок о бок работать с руководителем склада еще на самом начальном этапе — на этапе построения бизнес-процессов. «С бумаги» бизнес-процессы закладываются в систему управления складом (WMS склада). А нюансы складской программы корректируют идиллию изложенную на бумаге.

Бизнес-процессы склада и алгоритм работы WMS склада, по сути, это одно и тоже. 

Это основа основ. В компетентности IT-специалиста не должно быть никаких сомнений. Как будет построена и отлажена логика работы складской системы, так будет работать склад. Простота и логичность обеспечивающие ваши процессы, надежность WMS и своевременность реагирования на сбои или изменения, — ваше спокойствие сегодня и уверенность в завтрашнем дне.

Организация склада с нуля, следующие шаги

Итак, у нас есть модель работы склада, сам склад, оборудование и техника. Будет большой ошибкой запускать все процессы сразу. В первую очередь следует их многократно протестировать «от и до» в тестовой системе склада.

Абсолютно все операции!

Многие из нас сталкивались с тем, что «этого не делали, потому, что и так было понятно, что все сработает». А не сработало. Необходим чек-лист по всем операциям. Ответственные сотрудники обязаны протестировать и нестандартные случаи, из темы, «что, если».

И это не все.

Руководитель склада должен лично принять участие в тестировании системы на всех уровнях, от простого оператора до отчетов руководителя. Этим сам проверит корректную роботу на всех участках, так и будет четко представлять работу всех его подчиненных. Последнее особенно важно, ведь рядовые сотрудники любят преувеличивать время на каждую операцию или сложность выполняемой им работы. Более того, в критической ситуации сам руководитель сможет помочь своему подчиненному.

И еще.

Руководитель склада не только на системном уровне, но и на физическом, сам должен выполнить все операции. Тогда тест по-настоящему полон.

Важное дополнение

Как мы говорили, большой ошибкой будет запускать все процессы сразу после официального открытия склада. На этом «заваливаются» почти все, кто бьет себя в грудь заявляя, что у нас все готово и еще не такое видали. Организация склада с нуля требует особой подготовки.

Запускается процесс за процессом. Например, сначала отрабатывается до автоматизма один вид обработки товара, только затем второй. Сначала обрабатываются малые объемы, затем переходим к большим. Это даже не перестраховка. Это реальность открытия склада с нуля, когда на бумаге и на малых объемах все хорошо. Когда же объем вырастает, проявляется иная картина.

Вместе с тем, новый персонал еще объективно не адаптирован под большие объемы и задачи. Нужно немного времени, что бы сотрудник за тот же период, выполнял больше операций без потери качества.

Как на складе организовать адресное хранение с нуля

Адресное хранение, это способ размещения товара, где в системе учета склада, каждому товару присвоено место (адрес) хранения.

Есть динамический и статический способ хранения товара

Динамическое хранение в адресной системе склада, это способ, когда за товаром не закрепляется конкретное место или ячейка хранения. WMS склада автоматически подбирает адрес хранения и дает задание на размещение товара в соответствии с заложенным алгоритмом.

Статическое хранение это способ, когда за товаром закрепляется определенное место (адрес хранения) и область хранения.

В зависимости от бюджета и задач, можно использовать адресное хранение, как без штрих-кодов, так и с ними.

Возьмем пример без использования штрих-кодов. Первой цифрой в кодировке мест хранения, будет  Латинская буква “В“. Затем номер вертикальной секции ряда. А завершающие цифры, номер полки и ячейки. Таким образом, код места адресного хранения, — В2341.

Теперь пример с использованием штрих-кода. В этом варианте, нам потребуется развитая WMS система склада, оборудование как ТСД, принтера, система обмена данными, точки Wi-Fi и так далее.

А по сути все то же самое.

Первая буква может обозначать не только блок, но и ряд. Затем номер стеллажа, номер вертикальной секции стеллажа (яруса) и номер самого места хранения. К этому номеру в системе привязан штрих-код места хранения. Это может выглядеть вот так:

В рамках этой статьи, не буду занимать ваше время. Если интересен вопрос организации стеллажного хранения, у меня есть отдельная статья «Как организовать адресное хранения на складе с нуля.

Ну, а дальше, имея на вооружении основы и знание типичных ошибок, остается с помощью команды профессионалов оттачивать работу склада до совершенства. Надеюсь, статья организация склада с нуля была полезной. Пишите в комментариях, обращайтесь.

Всего вам хорошего и удачи!

В этой статье мы описали перечень рекомендаций по улучшению показателей работы склада и получения максимальной прибыли.

В перечень рекомендаций по улучшению показателей работы склада и получения максимальной прибыли.

Организация труда

1. Назначьте эффективного управляющего. Он должен соответствовать следующим требованиям:

• опыт работы, знание нюансов складской логистики;
• уверенный пользователь ПК и ПО для автоматизации процессов;
• знание всех процессов.

Хорошо, если такого эффективного управленца может «вырастить» самостоятельно из своих работников. Нет такой возможности? Начинайте поиск на стороне.

2. Следите за штатной численностью персонала. Не превышайте её без острой необходимости, но и не выходите за рамки нормирования рабочего времени работников согласно действующим нормам законодательства.

3. Разрабатывая нормы, локальные правовые акты, руководствуйтесь законодательством: Трудовым Кодексом, Постановлениям Санпина, действующими межотраслевыми нормами и правилами, федеральными законами, рекомендациями различных ведомств. Проведите аттестацию рабочих мест.

4. Разработайте чёткую организационную структуру персонала. Со временем её можно модернизировать и вводить новые структурные подразделения или штатные единицы.

5. Регламентируйте рабочий процесс, чтобы у персонала была чёткая инструкция к действию. Разработайте и внедрите:

• Положение о складе (это будет ваша основа основ — Конституция склада);
• регламенты, расписывающие по пунктам процессы приёмки, перемещения, хранения, отпуска, возврата, комплектации, списания;
• на каждый процесс составьте технологическую схему;
• должностные, рабочие инструкции;
•  инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности.

Следите за сроком действия разработанной документации.

6. Следите за разделением трудовых и технологических ресурсов. Они должны быть распределены равномерно. Ситуация, когда одна часть склада простаивает, а вторая работает на износ — недопустима!

7. Переведите работников на сдельно-премиальную оплату.

8. Начисляйте зарплату по показателям эффективности (КТР). Учитывайте не более 10 показателей, иначе их учёт приведёт к ещё большим затратам. Можно ограничиться учётом таких показателей:

— объём отгруженной продукции;
— скорость отгрузки;
— качественные показатели (отсутствие боя, брака, точности оформления ).

9. Организуйте рабочие места, оснастите их всем необходимым для выполнения должностных обязанностей. Кабинеты непосредственных руководителей расположите максимально близко к рабочим зонам подчинённых.

10. Следите за рынком труда в сфере складской логистики, отслеживайте уровень занятости и изменение зарплат.

Разгрузка и приёмка

11. Прежде чем начать разгрузку автомашины необходимо произвести сверку номеров пломб с указанными в сопроводительных документах. Проверить их целостность, правильность пломбирования. Осмотреть транспортное средство на предмет неисправности (разрыв тента, нарушение шнуровки).

12. Разработайте регламент, определяющий порядок разгрузки транспортных средств, если они прибыли одновременно. Решение о первоочерёдности принимайте исходя из специфики прибывшей продукции, её количества. В первую очередь целесообразно разгружать позиции, которые не будет храниться, а пойдут сразу на комплектацию и отправку заказчику.

13. Разгрузка должна вестись рационально в соответствии с разработанными технологическими схемами. Целесообразно вести разгрузку с одновременным занесением товара в реестр и контролем по количеству, качеству.

14. Укладывать на поддон товар можно только одного наименования. Не допускайте смешивания и пересортицы. Можно установить правило, что на одном поддоне могут храниться разные наименования, но при этом, если они отправляются в одну зону. Ставьте упаковки так, чтобы этикетки легко читались.

15. Применяемые для хранения паллеты (поддоны, штабеля) должны быть устойчивыми, исправными, обеспечивать целостность товара при перемещении. Для сохранности продукции необходимо провести её «паллетовку» — обмотать 2-3 верхних ряда несколькими слоями стрейч-плёнки.

16. Разгрузка должна осуществлять максимально быстро лучшими работниками.

17. Разгрузку принятие на хранение проводите в день прибытия.

18. Проверяйте соответствие количеству, указанного в ТТН путём:

• частичного или полного взвешивания;
• пересчёт единиц в упаковке;
• пересчёт количества упаковок.

Обязательно вскрывайте все подозрительные, повреждённые упаковки для проверки сохранности вложений.

19. Эффективный метод увеличить скорость разгрузки и постановки на учёт — присвоить поставщикам определённые категории: «сверхнадёжный», «надёжный», «требующий проверки» и т.д. Проверять груз от сверхнадёжного поставщика не надо. «Надёжный» поставщик нуждается в проверке не более 30% от объёма поставки. Груз от поставщика, который «требует проверки» проверяется досконально.

20. В случае обнаружения недостачи, излишков, пересортицы, брака и прочих претензий составляйте акт. Можно применять унифицированную форму ТОРГ-2, разработанную Госкомстатом, но она очень громоздка. Закон разрешает использовать собственную утверждённую форму акта.

Хранение

21. Для каждой категории товара должна быть выделена своя зона. А в системе управления складом должны быть созданы отдельные или так называемые «виртуальные» склады. К примеру, склад «в зоне длительного хранения» или склад «в зоне ожидания отгрузки». Таким образом Вы всегда будете знать, как перемещается товар внутри «физического» (основного) склада.

22. Внутри выделенной зоны должно быть отведено место (ящик, полка, поддон, стеллаж) для определённого артикула.

23. Часто востребованные товары должны быть легкодоступны. Такие позиции нужно размещать максимально близко к зоне отгрузки. Для определения востребованности используйте анализ АВС или специальную методику процентной доли обращения.

24. Иногда «правило востребованности» имеет исключения: крупногабаритный товар, независимо от востребованности лучше хранить рядом возле зоны отгрузки. Продукцию большой ценности целесообразно хранить в глубине помещения.

25. Определите категории товара для статистического хранения — на выделенные места, а динамического хранения — располагайте на свободные места в момент его поступления. Назначьте сотрудников, ответственных за организацию размещения.

26. Нельзя хранить товар на полу! Используйте поддоны единого стандарта 800х1200, 1000х1200 или любого другого размера.

27. Товар на хранение передавайте максимально бережно. Ежедневно осматривайте его на предмет целостности.

28. Введите правило «3 шага» для быстрого поиска: 1-ый шаг — разложите товар по группам. Персонал запомнит место хранения данной группы.

29. 2-ой шаг — адресное хранение (продукт в количестве «х» хранится в отделе «А», на стеллаже «Б», на полке «1», в ячейке «11»). Информацию занесите в учётную систему. Ярлыки сделайте разных цветов. Цвет будет помогать в идентификации.

30. 3-й шаг — внедрение автоматизированной системы учёта, использование штрих-кодов, бар-кодов, цифровых кодов, электронных меток. Данный метод помогает наладить работу быстро и эффективно, но имеет недостатки:

• высокая стоимость;
• строгое регламентирование всех действий;
• хранение только зонированное;
• наличие хорошего ПО;
• необходимо обучить персонал работе с системой.

Комплектация и отгрузка

31. Никогда не отпускайте груз без сопроводительных документов. Система управления складом ЕКАМ позволяет формировать товарно-транспортные накладные, счет-фактуру, ТОРГ-12 и многие другие документы.

32. Разработайте комплектовочные маршруты, установите сроки подготовки сопроводительных документов.

33. Установите время приёма заявок от клиентов: например заявки поданные после 16 ч, обрабатываются на следующий день, заявки поданные до 12 ч обрабатываться в этот же день после 15 ч и т.д. Назначьте должностное лицо, которое будет уполномочено принимать решение об изменение регламентов по времени комплектации.

34. Определите приоритетные к отгрузке позиции. Это:

• заказы, которые будут доставлены клиенту раньше;
• заказы на последнюю точку разгрузки транспортного средства-перевозчика.

35. Разумно использовать сочетание двух способов комплектации:

• индивидуального, когда из отделов изымается нужное количество товара для одного заказа;
• комплексного, когда изымается продукт, присутствующий в нескольких заказах.

Назначьте работника, который будет принимать решение о методе комплектации.

36. Скомплектованный товар укладывайте в тару, контейнер, ставьте на отдельную паллету, обматывайте плёнкой. Маркируйте, указывая наименование клиента, адрес доставки.

37. Заведите «Журнал комплектации», где каждый работник, ответственный за комплектацию заказа, будет ставить свою подпись.

38. Осматривайте транспортное средство на предмет соответствия перевозимому грузу. Не допускайте отгрузку в несоответствующий транспорт.

39. Не превышайте разрешённую грузоподъёмность транспортного средства, нагрузку на ось.

40. Не допускайте загрузки «навалом» или установки тяжёлого товара поверх лёгкого. Если продукция повредилась в процессе отгрузки, то сразу замените её — возврат от клиента неизбежен, но обойдётся дороже. По завершению загрузки пломбируем транспортное средство согласно установленному регламенту.

Зонирование склада

41. Определите, какие помещения вам необходимы, исходя из рисунка:

42. Разделите всю площадь помещения на зоны.

34. Площадь каждой зоны необходимо использовать с максимальной пользой, тогда может оказаться, что часть помещений можно сдать в аренду.

44. Не допускайте распространения зоны хранения на другие отделы.

45. Используйте научный подход для расчёта необходимых площадей для каждой зоны. Расчёт ведётся на основании показателей грузооборота и оборачиваемости складских запасов.

46. Создайте зону «брака», складывайте туда продукцию, не соответствующую установленным требованиям. Желательно наглядно отгородить её.

47. Пусть управляющий ежемесячно представляет отчёт о продукции в зоне «брака» с предложением решений о её дальнейшем использовании.

48. Примите меры, чтобы количество брака уменьшалось:

• снижение цены;
• бонусы для менеджеров по продажам;
• акции, распродажи;
• возврат производителю;
• ремонт, восстановление;
• продажа своим работникам;
• благотворительные акции;
• утилизация.

49. Наличие проходов и проездов внутри склада обязательно!

50. Административно-бытовые помещения должны быть в достаточном количестве: туалеты, душевые, раздевалки, комнаты отдыха. Оптимальная норма — 3 кв. метра на 1 человека.

Порядок на складе

51. Даже при значительной нехватке площади оставьте вдоль стен проходы минимум 50 см, это даст возможность обходить склад по периметру для осмотра и во время уборки.

52. Если не хватает места, то продумайте возможность добавочных полок на стеллажах, пристройки антресолей сверху. А может можно сократить пространство между полками?

53. Не храните на складе посторонние вещи.

54. Используйте современную осветительную систему. Потолок покрасьте в светлый цвет — это усиливает световой поток.

55. Создайте такую систему освещения, которая будет освещать только те части, которые необходимо осветить в данный момент. Это значительно сократит энергозатраты.

56. Используйте принципы эргономики: стены, потолок светлого цвета визуально увеличат пространство. Яркой окраской выделите травмоопасные места.

57. На пол нанесите разметку для движения техники. Обозначьте места её стоянки.

58. Оборудуйте склад предупреждающими знаками, информационными табличками. Обязательно повесьте стенд с информацией о технике безопасности.

59. Поддерживайте чистоту. Проводите систематическую уборку, дератизацию. Следите за исправностью всех систем: канализации, вентиляции, кондиционирования.

60. Учтите, что о вашем складе будут знать далеко за пределами вашего региона — перевозчики охотно делятся информацией об условиях работы.

Складская техника

61. Погрузочно-разгрузочная техника весьма недешёвая. Расчёт её необходимого количества лучше провести по известной методике Гаджинского. Важно правильно рассчитать показатель запаса: когда определённое число тележек при разгрузке можно дополнить простаивающими из соседнего отдела.

62. Каждая единица техники должна быть закреплена за конкретным человеком — индивидуальная ответственность многократно повышает срок её службы.

63. В техническом отделе должно быть всё необходимое для обслуживания: щётки, тряпки, пылесос, вёдра. Материалы для смазывания и ухода также должны быть доступны и располагаться в техотделе.

64. Учтите, что сотрудники, работающие со сложной техникой, обязаны пройти обучение. Для проведения обучения требуется заключить контракт с учебной организацией.

65. Гарантийный срок истёк? Проведите осмотр на основании которого примите решение о целесообразности дальнейшего использования, продаже, закупке новой техники.

66. Старайтесь делать закупку у одного производителя. Запчасти от списанной техники подойдут для ремонта.

67. Въезд техники в вагон или кузов транспортного средства — оправдан. Используйте для этого эстакады, регулировочные мостики.

68. Выбирая производителя учитывайте:

• стоимость, условия оплаты;
• срок эксплуатации;
• отзывы других покупателей;
• технические характеристики;
• как организовано сервисное обслуживание.

69. На ровном полу применяйте колёса с полиуретановым покрытием. При неровном, земляном полу, асфальтовом покрытии — резиновые колёса или ролики из нейлона.

70. Купите 80% гидравлических тележек с двумя роликами — для работы по всей длине поддона. 20% тележек с одним роликом — для работы с поддоном сбоку, вполне достаточно.

Снижение себестоимости, оптимальное бюджетирование

71. Управляйте себестоимостью операций, которая рассчитывается как зависимость расходов на обработку от грузооборота за период времени. Данные о себестоимости позволят увидеть пути оптимизации технологических процессов.

72. Сделайте показатель себестоимости основной мотивацией управляющего персонала: чем он ниже, тем больше бонусов.

73. По возможности определите себестоимость каждой операции — это поможет выявить и исключить не нужные, не приносящие прибыль.

74. Для уменьшения себестоимости внедряйте ИТ-технологии и принципы бережливости.

75. Уменьшите количество ручных операций с перемещением груза до минимально возможного. Производительность труда повысится – затраты уменьшатся.

76. Повышайте уровень подготовки персонала. Создайте гибкую систему мотивации.

77. Утвердите нормы на расходные материалы. Периодически их пересматривайте.

78. Составляйте бюджет заранее — это позволит эффективно расходовать средства.

79. Предоставьте управляющему некоторую финансовую независимость: пусть он решает вопросы с приоритетностью платежей.

80. Помните! Склад не тратит деньги, он их зарабатывает! Способов много:

Сохранность материальных ценностей

81. С каждым работником заключайте договор о материальной ответственности.

82. Требуйте от персонала строгого соблюдения установленных правил, норм , регламентов.

83. Не допускайте наличия «пиковой» нагрузки на склад, это приводит к возникновению разного результата по факту и документации.

84. Сотрудники должны знать, что убытки покрываются из чистой прибыли компании.

85. Не наказывайте никого материально без установления причин и условий недостачи (порчи продукции).

86. Исключите возможность кражи товаров, нахождения посторонних.

87. Особый контроль требуется зонам отгрузки — здесь происходит 90% краж.

88. Выплачивайте вовремя заработную плату персоналу.

89. Периодически проверяйте работников на предмет алкогольного опьянения, наркозависимости.

90. Применяйте современные охранные системы или хотя бы их муляжи.

Инвентаризация

91. Регламентируйте процедуру инвентаризации. Чётко определите цели, сроки проведения. Целями инвентаризации могут быть:

• выявление несоответствие между документальными и фактическими данными;
• повышение эффективности управления запасами;
• повышение уровня сервиса и другое.

92. Проведение инвентаризации объявляется приказом, где определяется дата проведения мероприятия, состав комиссии, цели, участники.

93. Перед процедурой остановите движение продукции внутри и за пределы склада.

94. Поручите работникам подготовить склад к проведению мероприятия.

95. В инвентаризации должны принимать участие самые компетентные работники склада.

96. Полную инвентаризацию проводите 1 раз в год, периодическую — ежемесячно или еженедельно. Анализируйте данные предыдущих проверок.

97. Иногда проводите внеплановые инвентаризации для проверки эффективности управляющего.

98. Используйте разные методики: по географическому признаку, производителю, группе товаров и т.д.

99. Снятие остатков — задача ответственных людей! Добейтесь выполнения этого.

100. Результаты инвентаризации оформляются актом, подписи ставят все материально ответственные работники.

Складская логистика — сложная система, выполняющая решающую роль в цепочке поставок. Данная сфера многогранна и разнообразна, здесь всегда есть место улучшению, повышению эффективности и прибыльности.

Для успеха и роста прибыли компании, которая занимается торговлей каких-либо товаров, всегда мало лишь одной блестящей идеи. Бизнес начнет развиваться только в случае, если работа всех составляющих его отделов будет налажена.

Одним из ключевых моментов, безусловно, является организация работы склада. Эта составляющая бизнеса действительно одна из самых непростых. Необходимо задействовать большое количество ресурсов и обдумать каждый элемент системы складской логистики, чтобы все процессы на складе функционировали должным образом.

Компоненты системы организации склада

В такой системе, как организация производственного склада, можно выделить два основных компонента:

• Физический. Включает в себя все процессы, связанные с движением товара (поступление на склад, распределение и перемещение, доставка покупателю).
• Информационный. К нему относится анализ спроса на товары, а также установка сроков выполнения заказов покупателей.

Когда получается наладить взаимосвязь между этими двумя компонентами, прибыль бизнеса начинает расти быстрее.

Первичный план запуска работы склада

Перед запуском работы склада очень важно правильно подготовиться. Даже если возникнут какие-либо неприятные ситуации в логистической цепочке в дальнейшем, у вас будет необходимая опора и возможность избежать больших убытков.

В процессе такой подготовки можно выделить следующее:

1. Сбор достаточной суммы для открытия и содержания склада.
2. Выбор подходящего расположения склада с учетом районов, где наблюдается большой спрос, а также затрат на транспорт.
3. Планирование отделов склада – грамотное зонирование в целях максимального использования доступного места, достижения высокой производительности труда, а также безопасности всех сотрудников.
4. Наем опытных специалистов.
5. Подбор спецтехники и оборудования, соответствующего вашим требованиям.

После выполнения этих базовых задач можно приступить к более детальным моментам (анализ потребностей потенциальных клиентов, система автоматизации складского учета и другое), которые помогут постоянно поддерживать работу вашего склада.

Как обеспечить долгосрочную работу склада

Бесперебойной работы всех процессов на складе можно добиться, следуя этому плану:

1. Распланируйте все расходы, связанные с эксплуатацией склада каждый день.
2. Анализируйте спрос клиентов на товары в соответствии с прогнозами рынка.
3. Выберите подходящую систему управления складом, а также узнайте, что такое грамотное ведение складского учета.
4. Определите алгоритм действий при работе с испорченным товаром и возвратами от покупателей.
5. Изучите эффективные способы борьбы с вредителями, чтобы предотвратить порчу продукции на складе.
6. Уделите должное внимание правилам безопасности работы на складе и убедитесь, что все сотрудники о них осведомлены. Будьте готовы решать непредвиденные проблемы.

Чтобы не совершить ошибок, которые могут отнять ваше время и деньги, следует серьезно проработать каждый из этих шагов.

Организация склада готовой продукции на производстве

Этот тип складов используют для недолгого хранения товаров. В данном случае автоматизация складского учета с помощью специальной программы особенно важна. Если продукция будет неконтролируемо копиться, место может закончиться, и придется ставить на паузу рутинные процессы на складе.

Чтобы этого избежать, вам нужно:

— постоянно следить за наличием свободных мест;

— регулярно осуществлять инвентаризацию остатков;

— своевременно проводить разгрузку склада;

— совмещать работу с системой управления складом (WMS) с другими полезными программами, помогающими автоматизировать процессы.

На выбор WMS-системы также стоит обратить особое внимание: для особо загруженных складов существуют варианты с расширенным функционалом.

Полный материал «Организация складского учета с нуля: 55 советов» читайте на сайте https://lsconsulting.ru/organizaciya-sklada-s-nulya-55-sovetov/

Обратно к списку