МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 11 июля 2022 г. N 511
Вопросы полномочий некоторых должностных лиц Министерства
внутренних дел Российской Федерации
В соответствии с пунктами 14 — 19 Регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденного приказом МВД России от 17 октября 2013 г. N 850 <1>, —
———————————
<1> Зарегистрирован Минюстом России 12 ноября 2013 года, регистрационный N 30359, с изменениями, внесенными приказами МВД России от 20 января 2016 г. N 31 (зарегистрирован Минюстом России 10 февраля 2016 года, регистрационный N 41054), от 7 ноября 2016 г. N 701 (зарегистрирован Минюстом России 23 ноября 2016 года, регистрационный N 44407), от 20 июля 2017 г. N 484 (зарегистрирован Минюстом России 3 октября 2017 года, регистрационный N 48401), от 2 марта 2020 г. N 110 (зарегистрирован Минюстом России 6 апреля 2020 года, регистрационный N 57976), от 1 июня 2020 г. N 384 (зарегистрирован Минюстом России 4 августа 2020 года, регистрационный N 59149) и от 23 ноября 2021 г. N 941 (зарегистрирован Минюстом России 7 февраля 2022 года, регистрационный N 67174).
П Р И К А З Ы В А Ю:
1. Утвердить:
1.1. Перечень органов, организаций и подразделений Министерства внутренних дел Российской Федерации, находящихся в ведении Министра внутренних дел Российской Федерации генерала полиции Российской Федерации В.А. Колокольцева (приложение N 1).
1.2. Перечень органов, организаций и подразделений Министерства внутренних дел Российской Федерации, ответственность за деятельность которых несут первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации, статс-секретарь — заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации, заместители Министра внутренних дел Российской Федерации (приложение N 2).
1.3. Полномочия первого заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации, статс-секретаря — заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации и заместителей Министра внутренних дел Российской Федерации (приложение N 3).
1.4. Схему замещения первого заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации, статс-секретаря — заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации и заместителей Министра внутренних дел Российской Федерации на время их отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой (приложение N 4) <1>.
———————————
<1> При необходимости схема уточняется по решению Министра внутренних дел Российской Федерации без внесения изменений в настоящий приказ.
2. Установить, что полномочия начальника Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Северо-Кавказскому федеральному округу, пользующегося правами заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации, помимо установленных законодательством Российской Федерации, определяются отдельным нормативным правовым актом Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3. Признать утратившими силу нормативные правовые акты Министерства внутренних дел Российской Федерации и отдельные предписания нормативных правовых актов Министерства внутренних дел Российской Федерации согласно прилагаемому Перечню (приложение N 5).
4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр
генерал полиции Российской Федерации
В. Колокольцев
Приложение N 1
к приказу МВД России
от 11.07.2022 N 511
ПЕРЕЧЕНЬ
органов, организаций и подразделений Министерства внутренних
дел Российской Федерации, находящихся в ведении Министра
внутренних дел Российской Федерации генерала полиции
Российской Федерации В.А. Колокольцева
1. Главное управление собственной безопасности Министерства внутренних дел Российской Федерации.
2. Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3. Управление международного сотрудничества Министерства внутренних дел Российской Федерации.
4. Контрольно-ревизионное управление Министерства внутренних дел Российской Федерации.
5. Управление по взаимодействию с институтами гражданского общества и средствами массовой информации Министерства внутренних дел Российской Федерации.
6. Федеральное казенное учреждение «Объединенная редакция Министерства внутренних дел Российской Федерации».
7. Главные инспекторы Министерства внутренних дел Российской Федерации — при проведении проверки деятельности органа внутренних дел Российской Федерации в соответствии со служебным заданием.
Приложение N 2
к приказу МВД России
от 11.07.2022 N 511
ПЕРЕЧЕНЬ
органов, организаций и подразделений Министерства внутренних дел
Российской Федерации, ответственность за деятельность которых
несут первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации,
статс-секретарь — заместитель Министра внутренних дел
Российской Федерации, заместители Министра внутренних дел
Российской Федерации
1. Первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-полковник полиции А.В. Горовой несет ответственность за деятельность:
1.1. Главного управления по вопросам миграции Министерства внутренних дел Российской Федерации.
1.2. Главного управления по обеспечению безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.
1.3. Главного управления по обеспечению охраны общественного порядка и координации взаимодействия с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации Министерства внутренних дел Российской Федерации.
1.4. Управления по организации дознания Министерства внутренних дел Российской Федерации.
1.5. Управления по обеспечению безопасности крупных международных и массовых спортивных мероприятий <1>.
———————————
<1> Пункт 1 приказа МВД России от 16 июня 2022 г. N 424 «О мерах по реализации Указа Президента Российской Федерации от 6 июня 2022 г. N 353 «О внесении изменений в некоторые акты Президента Российской Федерации и признании утратившим силу пункта 4 Указа Президента Российской Федерации от 24 декабря 2009 г. N 1468 «О мерах по совершенствованию деятельности органов внутренних дел Российской Федерации», далее — «приказ МВД России от 16 июня 2022 г. N 424».
1.6. Центра специального назначения в области обеспечения безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.
1.7. Федерального казенного учреждения «Центр кинологического обеспечения Министерства внутренних дел Российской Федерации».
1.8. Федерального казенного учреждения «Научный центр безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации».
1.9. Федерального казенного учреждения «Дирекция по управлению федеральной целевой программой «Повышение безопасности дорожного движения в 2006 — 2012 годах».
2. Статс-секретарь — заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации действительный государственный советник Российской Федерации 1 класса И.Н. Зубов несет ответственность за деятельность:
2.1. Договорно-правового департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации.
2.2. Федерального государственного казенного учреждения «Всероссийский научно-исследовательский институт Министерства внутренних дел Российской Федерации».
3. Заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции А.И. Храпов несет ответственность за деятельность:
3.1. Главного управления по контролю за оборотом наркотиков Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3.2. Главного управления по противодействию экстремизму Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3.3. Главного управления на транспорте Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3.4. Главного управления уголовного розыска Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3.5. Главного управления экономической безопасности и противодействия коррупции Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3.6. Национального центрального бюро Интерпола Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3.7. Управления по обеспечению безопасности лиц, подлежащих государственной защите, Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3.8. Бюро специальных технических мероприятий Министерства внутренних дел Российской Федерации.
3.9. Оперативно-поискового бюро Министерства внутренних дел Российской Федерации.
4. Заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции А.Н. Кравченко несет ответственность за деятельность:
4.1. Главного управления оперативного реагирования Министерства внутренних дел Российской Федерации.
4.2. Организационно-аналитического департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации.
4.3. Организационно-штатного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации.
4.4. Оперативного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации <1>.
———————————
<1> Пункт 1 приказа МВД России от 16 июня 2022 г. N 424.
4.5. Федерального государственного казенного учреждения «Экспертно-криминалистический центр Министерства внутренних дел Российской Федерации».
4.6. Главных инспекторов Министерства внутренних дел Российской Федерации — кроме периода проведения проверки деятельности органа внутренних дел Российской Федерации в соответствии со служебным заданием.
5. Заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-полковник полиции В.Д. Шулика несет ответственность за деятельность:
5.1. Департамента информационных технологий, связи и защиты информации Министерства внутренних дел Российской Федерации.
5.2. Департамента по материально-техническому и медицинскому обеспечению Министерства внутренних дел Российской Федерации.
5.3. Департамента по финансово-экономической политике и обеспечению социальных гарантий Министерства внутренних дел Российской Федерации.
5.4. Федерального казенного учреждения «Научно-производственное объединение «Специальная техника и связь» Министерства внутренних дел Российской Федерации.
5.5. Федерального казенного учреждения здравоохранения «Центральная медико-санитарная часть Министерства внутренних дел Российской Федерации».
5.6. Федерального казенного учреждения «Главный центр административно-хозяйственного и транспортного обеспечения Министерства внутренних дел Российской Федерации».
5.7. Федерального казенного учреждения «Главный центр связи и защиты информации Министерства внутренних дел Российской Федерации».
5.8. Федерального казенного учреждения «Главный информационно-аналитический центр Министерства внутренних дел Российской Федерации».
5.9. Федерального казенного учреждения «Центр метрологического обеспечения» Министерства внутренних дел Российской Федерации.
5.10. Федерального казенного учреждения «Главный центр специальных перевозок Министерства внутренних дел Российской Федерации».
6. Заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции В.Л. Кубышко несет ответственность за деятельность:
6.1. Главного управления по работе с личным составом Министерства внутренних дел Российской Федерации.
6.2. Департамента государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации <1>.
———————————
<1> Пункт 1 приказа МВД России от 29 июня 2022 г. N 479 «О создании Главного управления по работе с личным составом Министерства внутренних дел Российской Федерации».
6.3. Образовательных организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации.
6.4. Федерального казенного учреждения культуры и искусства «Культурный центр Министерства внутренних дел Российской Федерации».
6.5. Федерального казенного учреждения «Центр социальной работы Министерства внутренних дел Российской Федерации».
7. Заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации — начальник Следственного департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант юстиции С.Н. Лебедев несет ответственность за деятельность Следственного департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации.
8. Начальник Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Северо-Кавказскому федеральному округу, пользующийся правами заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации, генерал-полковник полиции С.В. Бачурин несет ответственность за деятельность Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Северо-Кавказскому федеральному округу.
Приложение N 3
к приказу МВД России
от 11.07.2022 N 511
ПОЛНОМОЧИЯ
первого заместителя Министра внутренних дел
Российской Федерации, статс-секретаря — заместителя
Министра внутренних дел Российской Федерации и заместителей
Министра внутренних дел Российской Федерации
I. Общие положения
1. Первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации, статс-секретарь — заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации и заместители Министра внутренних дел Российской Федерации <1> организуют руководство отдельными направлениями деятельности Министерства внутренних дел Российской Федерации <2>, несут ответственность за функционирование органов, организаций и подразделений Министерства, созданных в целях обеспечения этих направлений деятельности <3>, и за выполнение возложенных на них обязанностей.
———————————
<1> Далее — «заместители Министра».
<2> Далее — «МВД России» или «Министерство».
<3> Далее — «подчиненные органы, организации и подразделения».
2. Заместители Министра при исполнении своих должностных обязанностей руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, а также нормативными правовыми актами МВД России.
3. Полномочия статс-секретаря — заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации определяются в том числе на основании Указа Президента Российской Федерации от 26 июля 2005 г. N 873 «О статс-секретарях — заместителях руководителей федеральных органов исполнительной власти» <1> и постановления Правительства Российской Федерации от 13 августа 2005 г. N 514 «Об особенностях статуса и Типовом должностном регламенте статс-секретарей — заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти» <2>.
———————————
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3203; 2016, N 50, ст. 7077.
<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 34, ст. 3507; 2021, N 44, ст. 7409.
4. Документационное обеспечение служебной деятельности заместителей Министра возлагается на соответствующие аппараты Департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации.
II. Обязанности заместителей Министра
5. Первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации:
5.1. Обеспечивает координацию деятельности органов, организаций и подразделений Министерства в решении общесистемных, межведомственных и межгосударственных задач противодействия преступности, охраны общественного порядка и обеспечения общественной безопасности.
5.2. Обеспечивает выполнение функций Министерства по выработке и реализации государственной политики в решении задач профилактики правонарушений; координирует деятельность органов внутренних дел Российской Федерации по профилактике правонарушений.
5.3. Отвечает за организацию комплексного применения сил и средств органов, организаций и подразделений Министерства по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности.
6. Заместители Министра:
6.1. Обеспечивают выполнение функций Министерства по выработке и реализации государственной политики в сфере внутренних дел по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений.
6.2. Обеспечивают комплексное изучение, анализ и оценку состояния установленной сферы деятельности, подготовку и реализацию неотложных мер оперативного реагирования на складывающуюся обстановку.
6.3. Организуют разработку и принятие комплексных мер по реализации государственной политики по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений; определяют приоритетные направления деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений; разрабатывают необходимые управленческие решения МВД России по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений; принимают меры по повышению эффективности деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений.
6.4. Организуют работу по соблюдению подчиненными органами, организациями и подразделениями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, по обобщению практики применения ими законодательства Российской Федерации.
6.5. Обеспечивают совершенствование нормативной правовой основы деятельности Министерства по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений, разработку с этой целью проектов законодательных и иных нормативных правовых актов, подготовку в установленном порядке предложений по отмене нормативных правовых актов, утративших значение для правового регулирования деятельности Министерства.
6.6. Обеспечивают по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений разработку проектов международных и межведомственных соглашений, в установленном порядке визируют (подписывают) указанные документы.
6.7. Организуют по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений взаимодействие Министерства с федеральными органами государственной власти, полномочными представителями Президента Российской Федерации в федеральных округах, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также с правоохранительными органами иностранных государств.
6.8. Организуют разработку и выполнение федеральных целевых программ в сфере охраны правопорядка и борьбы с преступностью, по поручению Министра внутренних дел Российской Федерации <1> обеспечивают организацию и проведение на федеральном уровне общероссийских и межрегиональных профилактических мероприятий по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений.
———————————
<1> Далее — «Министр».
6.9. Определяют систему информационно-аналитического обеспечения деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений и на этой основе организуют разработку соответствующих мер по ее реализации.
6.10. Принимают участие в разработке мер по обеспечению режима чрезвычайного положения и режима военного положения в случае их введения на территории Российской Федерации или в ее отдельных местностях, в проведении мероприятий военного времени и мероприятий в рамках единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений.
6.11. По поручению Министра организуют проведение общероссийских и межрегиональных оперативно-профилактических мероприятий.
6.12. Участвуют в установленном порядке в работе правительственных, межведомственных и других комиссий (рабочих совещаний), организуют выполнение решений указанных комиссий (рабочих совещаний), возглавляют ведомственные комиссии.
6.13. Участвуют в кадровом обеспечении подчиненных органов, организаций и подразделений; обеспечивают разработку и реализацию мер по повышению профессиональной подготовки сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России <1>, их правовую и социальную защищенность.
———————————
<1> Далее — «сотрудники, ФГГС и работники».
6.14. Разрабатывают предложения по совершенствованию организационно-штатного, финансового и материально-технического обеспечения подчиненных органов, организаций и подразделений.
6.15. Осуществляют контроль за обеспечением защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в подчиненных органах, организациях и подразделениях.
6.16. Участвуют в формировании единой научно-технической политики Министерства, способствуют максимальному внедрению в практическую деятельность подчиненных органов, организаций и подразделений достижений науки, техники, положительного отечественного и зарубежного опыта работы.
6.17. Координируют, контролируют и подводят итоги работы подчиненных органов, организаций и подразделений, а по поручению Министра — и других органов внутренних дел Российской Федерации.
6.18. Организуют своевременное и полное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан, а также публикаций и сообщений средств массовой информации по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений, обеспечивают принятие по ним решений и направление ответов в установленном порядке; регулярно ведут личный прием граждан в Приемной МВД России и при выездах в субъекты Российской Федерации.
6.19. Организуют и проводят пресс-конференции, брифинги для средств массовой информации по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений.
6.20. Выполняют иные обязанности в соответствии с поручениями Министра.
III. Права заместителей Министра
7. Заместители Министра:
7.1. Представляют Министерство во взаимоотношениях с федеральными органами государственной власти, вносят в них по поручению Министра предложения по вопросам, относящимся к компетенции Министерства.
7.2. Издают приказы и распоряжения, не содержащие нормативных предписаний, по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений.
7.3. Вносят предложения Министру о приостановлении действия или отмене изданных руководителями органов внутренних дел Российской Федерации приказов и распоряжений, противоречащих законодательству Российской Федерации.
7.4. Запрашивают от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также от организаций, независимо от их организационно-правовых форм, документы, справочные и иные материалы, необходимые для принятия решений по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений.
7.5. Истребуют из органов, организаций и подразделений системы МВД России документы, необходимые для выполнения возложенных на них обязанностей.
7.6. Определяют руководителям подчиненных органов, организаций и подразделений задачи, назначают ответственных за их исполнение (при комплексном характере задач), осуществляют контроль за качеством и сроками исполнения документов.
7.7. Поручают подготовку необходимых материалов и (или) выполнение соответствующих мероприятий руководителям подчиненных органов, организаций и подразделений, а по распоряжению (указанию) Министра либо по согласованию с соответствующими заместителями Министра — другим органам, организациям и подразделениям системы МВД России, ответственность за деятельность которых на них не возложена.
7.8. Осуществляют проверку деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений, заслушивают отчеты их руководителей о результатах проделанной работы.
7.9. Для выработки решений по отдельным вопросам деятельности МВД России создают рабочие группы и созывают совещания при подчиненных органах, организациях и подразделениях, а по поручению Министра либо по согласованию с соответствующими заместителями Министра — при других органах, организациях и подразделениях системы МВД России.
7.10. Привлекают в установленном порядке для выработки решений по вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности, научные и другие организации, ученых и специалистов, в том числе на договорной основе.
7.11. По поручению Министра представляют МВД России во взаимоотношениях с правоохранительными органами иностранных государств и международными организациями по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений.
7.12. Проводят в установленном порядке совещания, в том числе всероссийские и зональные, а также семинары, конференции, учебные и иные сборы.
7.13. Вносят Министру предложения по созданию координационных, консультативных, экспертных и совещательных органов (советов, комиссий) по направлениям деятельности подчиненных органов, организаций и подразделений.
7.14. Осуществляют в соответствии с компетенцией мероприятия, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел Российской Федерации, с федеральной государственной гражданской службой и трудовой деятельностью.
7.15. Применяют в установленном порядке меры поощрений в отношении сотрудников, ФГГС и работников подчиненных органов, организаций и подразделений Министерства. Представляют Министру предложения о применении мер поощрений в отношении сотрудников, ФГГС и работников системы МВД России.
7.16. В пределах своей компетенции налагают установленные законодательством Российской Федерации дисциплинарные взыскания в отношении сотрудников, ФГГС и работников системы Министерства.
7.17. Разрешают в установленном порядке командировки сотрудникам, ФГГС и работникам органов, организаций и подразделений системы МВД России.
7.18. Пользуются другими правами в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами МВД России.
IV. Взаимозаменяемость заместителей Министра
8. Заместители Министра подчиняются Министру и организуют свою работу в строгом соответствии с распределением обязанностей и в постоянном взаимодействии между собой.
9. При отсутствии первого заместителя Министра или одного из заместителей Министра его обязанности исполняются в соответствии со Схемой замещения первого заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации, статс-секретаря — заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации и заместителей Министра внутренних дел Российской Федерации на время их отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой.
10. Заместители Министра не вправе делегировать предоставленные им полномочия другому должностному лицу без разрешения Министра.
Приложение N 4
к приказу МВД России
от 11.07.2022 N 511
СХЕМА
замещения первого заместителя Министра внутренних дел
Российской Федерации, статс-секретаря — заместителя Министра внутренних дел
Российской Федерации и заместителей Министра внутренних дел Российской Федерации
на время их отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой
На время болезни, отпуска или командировки обязанности:
первого заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-полковника полиции А.В. Горового исполняет заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции А.И. Храпов или, в его отсутствие, заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации — начальник Следственного департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант юстиции С.Н. Лебедев;
статс-секретаря — заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации действительного государственного советника Российской Федерации 1 класса И.Н. Зубова исполняет заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции В.Л. Кубышко или, в его отсутствие, заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции А.Н. Кравченко;
заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенанта полиции А.И. Храпова исполняет заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации — начальник Следственного департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант юстиции С.Н. Лебедев или, в его отсутствие, заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции А.Н. Кравченко;
заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенанта полиции А.Н. Кравченко исполняет первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-полковник полиции А.В. Горовой или, в его отсутствие, заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции А.И. Храпов;
заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-полковника полиции В.Д. Шулики исполняет заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции А.Н. Кравченко или, в его отсутствие, первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-полковник полиции А.В. Горовой;
заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенанта полиции В.Л. Кубышко исполняет статс-секретарь — заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации действительный государственный советник Российской Федерации 1 класса И.Н. Зубов или, в его отсутствие, заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенант полиции А.Н. Кравченко;
заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации — начальника Следственного департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенанта юстиции С.Н. Лебедева исполняет <1> первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-полковник полиции А.В. Горовой или, в его отсутствие, статс-секретарь — заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации действительный государственный советник Российской Федерации 1 класса И.Н. Зубов.
———————————
<1> За исключением процессуальных полномочий руководителя следственного органа.
Приложение N 5
к приказу МВД России
от 11.07.2022 N 511
ПЕРЕЧЕНЬ
нормативных правовых актов
Министерства внутренних дел Российской Федерации
и отдельных предписаний нормативных правовых актов
Министерства внутренних дел Российской Федерации,
признаваемых утратившими силу
1. Приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
2. Приказ МВД России от 3 июля 2013 г. N 501 «О внесении изменений в нормативные правовые акты МВД России».
3. Приказ МВД России от 5 июля 2013 г. N 510 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
4. Пункт 1 приказа МВД России от 18 сентября 2013 г. N 734 «О внесении изменения в нормативный правовой акт МВД России и признании утратившим силу отдельного предписания нормативного правового акта МВД России».
5. Приказ МВД России от 8 сентября 2014 г. N 758 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
6. Приказ МВД России от 6 октября 2014 г. N 860 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
7. Приказ МВД России от 29 октября 2014 г. N 924 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
8. Приказ МВД России от 20 февраля 2015 г. N 274 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
9. Пункт 3 Перечня изменений, вносимых в нормативные правовые акты МВД России, утвержденного приказом МВД России 16 апреля 2015 г. N 444.
10. Приказ МВД России от 14 апреля 2016 г. N 190 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
11. Приказ МВД России от 29 июня 2016 г. N 355 «О внесении изменений в пункт 9 Перечня подразделений Министерства внутренних дел Российской Федерации, ответственность за деятельность которых несут первый заместитель, заместители Министра внутренних дел Российской Федерации и начальник Департамента государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденного приказом МВД России от 12 июля 2012 г. N 690».
12. Приказ МВД России от 8 августа 2016 г. N 457 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
13. Приказ МВД России от 6 июня 2017 г. N 359 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
14. Приказ МВД России от 10 июня 2017 г. N 375 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
15. Приказ МВД России от 28 декабря 2017 г. N 972 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
16. Пункт 3 Перечня изменений, вносимых в нормативные правовые акты МВД России, утвержденного приказом МВД России от 23 марта 2018 г. N 155.
17. Приказ МВД России от 15 мая 2018 г. N 303 «О внесении изменений в Перечень подразделений Министерства внутренних дел Российской Федерации, ответственность за деятельность которых несут первый заместитель, заместители Министра внутренних дел Российской Федерации и начальник Департамента государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденный приказом МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
18. Приказ МВД России от 18 января 2019 г. N 16 «О внесении изменения в Перечень подразделений Министерства внутренних дел Российской Федерации, находящихся в ведении Министра внутренних дел Российской Федерации генерала полиции Российской Федерации В.А. Колокольцева, утвержденный приказом МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
19. Приказ МВД России от 29 декабря 2020 г. N 912 «О внесении изменения в Перечень подразделений Министерства внутренних дел Российской Федерации, ответственность за деятельность которых несут первый заместитель, заместители Министра внутренних дел Российской Федерации и начальник Департамента государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденный приказом МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
20. Пункт 2 Перечня изменений, вносимых в нормативные правовые акты МВД России, утвержденного приказом МВД России от 26 марта 2021 г. N 166.
21. Приказ МВД России от 2 октября 2021 г. N 725 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
22. Приказ МВД России от 11 января 2022 г. N 38 «О внесении изменений в приказ МВД России от 12 июля 2012 г. N 690 «Вопросы полномочий некоторых должностных лиц МВД России».
23. Приказ МВД России от 17 января 2022 г. N 53 «О внесении изменения в приложение N 4 к приказу МВД России от 12 июля 2012 г. N 690».
В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.
Почему важно распределить ответственность?
Когда в офисе речь заходит об ответственности? Как правило, когда что-то идет не так, как должно, и нужно найти виновных. Распространено мнение, что ответственности как таковой в делопроизводстве нет, ведь серьезные задачи связаны с выполнением производственных планов, охраной труда и деньгами, а «перекладывание» бумаг в этот ряд поставить сложно. Мы не будем доказывать обратное, потому что наша аудитория – секретари и делопроизводители – знают цену ошибке. Многие секретари задаются вопросом разграничения ответственности в следующих ситуациях:
1. Произошла «локальная» неприятность: у руководителя возникает неудовлетворенность различными аспектами работы с документами, которая ограничивается внутренними разбирательствами.
2. Произошла «глобальная» проблема: ошибка при работе с документами влечет нежелательные последствия для организации и ее первого лица (репутационные, финансовые и так далее).
Об ответственности лучше задумываться не после нарушений, а «на перспективу» – то есть чтобы этих нарушений избежать. Для этого необходимо тщательно изучить нормативную базу и проработать локальные нормативные акты (далее – ЛНА), ведь когда нужно разобрать какое-то происшествие, прежде всего обращаются к этим документам.
Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).
Интересно, что зачастую результат таких «поединков» зависит от упорства и личных взглядов его участников. Так, в одних организациях на исполнителей возлагают много ответственности, а где-то, наоборот, виновным во всем признают секретаря. Принятие всей вины на свой счет чаще всего происходит из-за того, что секретарь:
- не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
- выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.
Для собственной безопасности и спокойствия секретарю важно «подстелить соломку» – выявить и регламентировать наиболее проблемные участки работы. Есть в этом вопросе и более масштабный аспект: распределение ответственности важно не только для спокойной работы, когда каждый сотрудник понимает свои задачи, но и для организации эффективного документооборота.
Стандарты для управления документами
Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.
Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:
1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);
2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).
В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:
- всех участников процесса создания документов;
- лиц, участвующих в управлении документами;
- всех пользователей документных систем.
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).
В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).
Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.
Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности
Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:
1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).
2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).
3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).
В указанных нормативных актах между должностными лицами распределена ответственность за организацию документооборота (Таблица 2). В п. 3.1 МР по разработке ИД сказано, что аналогичные положения необходимо предусмотреть в разделе «Общие положения» локальной инструкции по делопроизводству.
Права, обязанности и ответственность должностных лиц следует зафиксировать в их должностных инструкциях. Чтобы нормативные и организационно-правовые документы организации были «рабочими» (иными словами – исполнялись всеми сотрудниками), необходимо обеспечить согласованность их положений. Так, в нашем случае в должностных инструкциях должны быть зафиксированы обязанности по работе с документами, предусмотренные инструкцией по делопроизводству для разных категорий должностей. Они должны быть зафиксированы в должностной инструкции руководителя структурного подразделения хотя бы кратко (Пример).
Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).
Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.
Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа
В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?
На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).
Создание документов (документирование)
Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:
- качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
- своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.
Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:
- документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
- в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
- между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.
Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).
В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:
1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.
2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.
3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.
Исполнение документов (поручений)
В рамках организации исполнения документов нормативными актами по делопроизводству обязанности и ответственность распределены между разными категориями должностных лиц (Таблица 4). Если говорить обобщенно, то основная задача подразделений – исполнять документы в срок или своевременно уведомлять руководителя о необходимости эти сроки скорректировать. Довольно большой объем задач, объединенных понятием «контроль сроков исполнения», делегирован службе делопроизводства. «Досталось» и руководителю – вполне логично, что именно он осуществляет контроль «по существу».
Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:
1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.
2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.
Резюме
1. Эффективность документооборота напрямую зависит от нормативного регулирования. Для качественной и бесконфликтной работы все сотрудники должны понимать свои обязанности и ответственность. Распределение ответственности – одно из основных правил, устанавливаемых международными стандартами по управлению документами. Глобально ответственность распределена и в действующих в Российской Федерации нормативных и методических документах по делопроизводству – их положения необходимо перенести в локальную инструкцию по делопроизводству (раздел «Общие положения»).
2. Ответственность за работу с документами устанавливают в ЛНА, должностных инструкциях работников и приказах. Положения этих документов должны быть актуальными и согласованными между собой. Так, обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях, «разбросанные» по тексту инструкции по делопроизводству, должны совпадать с теми обязанностями, которые перечислены в приказе о назначении ответственных за делопроизводство, а в должностных инструкциях указанных в нем лиц должна быть зафиксирована соответствующая формулировка, хотя бы краткая.
3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.
[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.
[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.
[3] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[4] В п. 7.3 Примерной инструкции по делопроизводству определено, что включает исполнение документа.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.
Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика.
Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».
Поводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.
Вопрос в тему
Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?
Вопрос в тему
Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?
Руководитель за все в ответе!
Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.
Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.
Мнение эксперта
С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.
Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.
Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета, а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.
А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.
Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).
Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции…».
Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).
Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.
В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.
Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.
От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства, то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами.
К сожалению, не всегда и не все руководители понимают, что информация и документы являются собственностью и активом организации. А документальный фонд и система делопроизводства формируются и развиваются. Не случайно действующие стандарты по управлению документами, отражающие опыт мировых «лучших практик», закрепляют эту концепцию по отношению к документам и предназначены прежде всего для руководства / топ-менеджмента организаций:
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и
- ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».
Кадровым службам организаций рекомендуем внести в положение о должности председателя правления / генерального директора (и соответственно руководителей структурных подразделений) организации необходимые формулировки об ответственности (причем лучше в раздел 1 «Общие положения»), образец см. в Примере 1.
Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц.
Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации
Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее – ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации.
Кто будет вести делопроизводство?
Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях.
От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).
В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ, состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.
Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:
- в небольших организациях со скромным объемом документооборота, за всю обработку которого они и отвечают;
- или, наоборот, в крупных организациях со значительным объемом документооборота, когда служба делопроизводства (управление делами или т.п.) является специализированным структурным подразделением, которое создается исключительно для организации системы управления документами всей компании, а «на местах» в подразделениях сидят непосредственные исполнители, которые ведут делопроизводство на своем участке и отвечают за него.
При создании служб делопроизводства рекомендуем в настоящее время исходить из определения, закрепленного Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477): «Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях». Таким образом, ответственных за ведение делопроизводства в организации может быть несколько.
Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.
Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.
Первый способ, при котором в должностную инструкцию, например, бухгалтера, инженера, администратора, специалиста по продажам или юрисконсульта, которые имеют наименьший квалификационный уровень (или недавно были приняты в организацию), просто включают соответствующие трудовые функции, связанные с ведением делопроизводства. И на этих условиях заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Он применяется в небольших организациях с небольшим объемом документооборота. Например, в раздел 1 «Общие положения» должностной инструкции любого специалиста может быть внесен пункт:
Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство
1.2. Младший юрисконсульт осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству ООО «Техносервис» и иными локальными нормативными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.
Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.
Второй способ применяется в крупных организациях, когда необходимо возложить ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Вся система делопроизводства в этом случае будет строиться как смешанная, при которой часть делопроизводственных операций выполняется централизованно, а часть – в структурных подразделениях специально назначенными сотрудниками. Ответственность «центральной» службы делопроизводства при этом возрастает, т.к. она:
- в инструкции по делопроизводству организации определяет, на каких специалистов в структурных подразделениях может быть возложено ведение делопроизводства, какие операции они выполняют. В каждом разделе инструкции по делопроизводству могут быть выделены подразделы:
- «управление делами осуществляет…»,
- «ответственный за делопроизводство в структурном подразделении осуществляет…»;
- при необходимости разрабатывает и организует утверждение инструкции или правил ведения делопроизводства в структурных подразделениях (с учетом документов, относящихся к специальным системам документации – бухгалтерской, научно-технической, производственной, финансовой и др., а также делопроизводства по обращениям граждан и кадрового делопроизводства, которые могут реализовываться в данных структурных подразделениях);
- при необходимости разрабатывает типовую должностную инструкцию ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, которая действует в статусе дополняющей к основной должностной инструкции по должности / специальности / профессии;
- инициирует издание приказов (в крайнем случае обязательно согласовывает их, если инициатором подобного приказа выступает руководитель подразделения) о возложении ответственности за ведение делопроизводства в структурных подразделениях на конкретных сотрудников и об освобождении от ответственности в связи со сменой кадрового состава. Данные приказы могут быть отнесены к приказам по административно-организационной деятельности, имеющим 5-летний срок хранения. При подготовке проектов приказов рекомендуем применять стандартные речевые формулы:
Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении
1.1. Возложить ответственность за ведение делопроизводства (или возложить функцию ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» на специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).
1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.
Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении
1.1. Освободить специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича от выполнения обязанностей ответственного за ведение делопроизводства (или выполнения функции ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» с 22.09.2016 (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).
1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.
class=’dash’
Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.
Третий способ, самый распространенный, предусматривает простое введение в штатное расписание обычных должностей секретарей или делопроизводителей в качестве ответственных за делопроизводство в подразделениях крупных организаций, что возможно при смешанной системе делопроизводства (когда некоторые делопроизводственные операции или часть их выполняются центральной службой (управлением делами, канцелярией, общим отделом), а часть – децентрализованно в подразделениях секретарями или делопроизводителями). Наименования должностей и необходимые квалификационные уровни ответственных за ведение делопроизводства секретарей и делопроизводителей должны соответствовать новому профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н). Должностные инструкции, трудовые договоры и приказы о приеме на работу секретарей и делопроизводителей в настоящее время разрабатываются с учетом данного профстандарта.
На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное – комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.
Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»
Делопроизводство представляет собой технологию, в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо проанализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства – выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.
Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.
Только с таких позиций мы рекомендуем распределять ответственность за делопроизводство, закреплять ее в «цепочке» соответствующих документов (как минимум инструкция по делопроизводству + должностная инструкция + приказ). На этой организационной основе строится система управления документами и осуществляется выбор ее инструментов: СЭД и других информационных систем, средств передачи документов и информации.
Пример 5. Распределение функций по ведению делопроизводства между «центром» и «ответственными»
