Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков.
Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
От чего зависит обработка конкретного входящего документа?
Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:
- способ доставки корреспонденции;
- содержание документа;
- автор документа;
- установленные сроки исполнения документа.
Способ доставки корреспонденции
Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил.
Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская. Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи.
Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения.
Пример 1
Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер». Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)!
Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор».
Если в штате вашей организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку особо важных и срочных документов (в пределах родного города) вы доверите только ей. При этом будете уверены, что документы дойдут в кратчайшие сроки и будут переданы, что называется, из рук в руки.
А доставку документов в другой город, как правило, доверяют специализированным почтовым компаниям. Благо, сегодня у нас есть выбор. Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам.
Классическим способом доставки официальных писем как по территории нашей страны, так и за ее пределы, является почтовое отправление через ФГУП «Почта России»: простые, заказные письма, письма с уведомлением о вручении, ценные письма и т.д. Только приходится сожалеть, что такая разветвленная сеть, которая есть у этого государственного предприятия, такая марка, созданная не сегодня, уступает на рынке почтовых услуг молодым и часто западным компаниям. Отстает она по таким важным показателям, как культура обслуживания и технологии работы.
По электронной почте чаще всего доставляются разного рода информационные материалы, приглашения, реклама и т.д.
Однако сегодня многие госучреждения используют электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального межведомственного общения. Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки. Красота.
Иногда по электронной почте вы получаете электронные копии срочных документов, доставка которых на бумажном носителе будет осуществлена позднее обычной почтой (для этого в современном делопроизводстве используется такой термин, как «досыл»).
Итак, мы видим, что в современную организацию корреспонденция может поступать различными способами. И выбранный вариант напрямую зависит от содержания документа, его актуальности / срочности, что существенно влияет на его дальнейшую обработку.
Такое количество современных средств доставки корреспонденции удобно только для отправляющей стороны. А вот сотрудников, осуществляющих прием корреспонденции, оно может «перегрузить».
Пример 2
Допустим, вы работаете в небольшой, но достаточно активно развивающейся конторе. В службе ДОУ два, от силы три человека. И целый день бегаете на ресепшен, принимаете почту у курьеров, просматриваете Outlook (заметьте, курьеры и электронная почта не работают по расписанию). Еще у вас не разобрана гора корреспонденции, полученной из местного отделения связи (хорошо, что хоть «Почта России» доставляет корреспонденцию один раз в день; при этом многие организации самостоятельно получают корреспонденцию в почтовом отделении, не доверяя такую важную процедуру почтальону, который тоже человек: может заболеть, уйти в отпуск или просто не явиться).
И тут на пороге появляется фельдъегерь. Вы все бросаете – и к нему, получать особо важный документ, с которым вы будете бегать весь оставшийся рабочий день…
Автор документа
Вторым важным фактором, влияющим на процесс обработки входящей корреспонденции, является авторство документа. Конечно, документы, поступившие от имени министра вашей отрасли, должны быть обработаны в срочном порядке и немедленно переданы руководителю на рассмотрение.
Содержание документа
Современные делопроизводственные процессы предполагают разработку для отдельных групп документов специальных маршрутов, характерных для документов определенного содержания.
Пример 3
Если вы используете систему электронного документооборота, то поступивший типовой документ можете направить по соответствующему маршруту одновременно всем заинтересованным лицам или выстроить маршрут движения документа таким образом, чтобы он в автоматическом режиме передавался от одного сотрудника следующему.
Также для отдельных групп документов можно разрабатывать «обратные» маршруты, т.е. не от руководителя к исполнителям, а от исполнителей к руководителю.
Если внимательно прочитать содержание поступающих писем, то можно смело классифицировать их по следующим признакам:
- письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений;
- письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
- справочно-информационные письма.
Только по наименованию «письма-запросы» понятно, что данный вид документов требует тщательной проработки, и работа с документом этой группы может включать в себя все стадии обработки входящей корреспонденции, начиная с регистрации и заканчивая контролем исполнения. К письмам данного типа можно отнести и так называемые циркулярные, направляемые из вышестоящих организаций в подведомственные. В этих письмах перед вашей организацией ставятся какие-либо задачи, требующие обязательного, а иногда и безотлагательного исполнения. Поэтому для данной категории служебных писем важны два фактора: необходимость исполнения и, как следствие, сроки исполнения.
Письма-ответы являются ответными документами на ваши запросы, просьбы, предложения, требования и прочие инициативные письма, направленные в другие организации с целью решения каких-либо ваших задач. Чаще всего письма-ответы не требуют дальнейших действий, кроме их передачи сотрудникам, инициировавшим рассмотрение данного вопроса.
Справочно-информационные письма по своей сути не содержат элемента «необходимость исполнения» и чаще всего исполнению не подлежат – у них краткая жизнь: прочитал, принял к сведению и выбросил в корзину.
Срок исполнения
Сроки исполнения могут быть установлены типовой инструкцией по ведению делопроизводства и растянуты до 1 месяца. Но для отдельных видов документов сроки исполнения установлены специальными нормативными актами, по которым они могут исчисляться в днях, например, с момента поступления письма в организацию. Поэтому для документов с различными сроками исполнения целесообразно разрабатывать и различные процессы их обработки.
Эту важную тему в прошлом полугодии мы подробно рассмотрели в своем журнале, опубликовав несколько статей.
А сейчас мы показали, на что нужно обращать внимание, выстраивая процесс работы с входящей корреспонденцией. В современном мире жестких сроков и правил, огромного потока информации не допустимо направлять движение этого информационного потока в одно русло, очень легко захлебнуться в этой быстрой и бушующей горной реке.
Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией
Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы:
- прием;
- сортировка;
- регистрация корреспонденции;
- направление документов адресатам для принятия управленческого решения;
- направление документов на исполнение;
- исполнение документов;
- организация контроля исполнения документов;
- формирование исполненных документов в дела.
Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:
- Руководитель – это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
- Ответственный исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.
- Исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.
- Контролер – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.
- Секретарь – секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов.
- Делопроизводитель – сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.
Также, с моей точки зрения, необходимо ввести и такие понятия, как стадия жизненного цикла служебного письма или статус документа, в зависимости от которого у каждого участника процесса могут быть свои четко определенные функции / обязанности (см. Таблицу 1).
Таблица 1. Функции участников на различных этапах процесса обработки входящей корреспонденции
Прием входящей корреспонденции
Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта.
Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром.
Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр. Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам. Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др.
Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию. Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов. Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати. Как правило, для курьеров и сотрудников почтового отделения на оттиске печати достаточно наименования организации, отправляющей / получающей корреспонденцию.
Пример 4. Образцы штампа и печати экспедиции
Если вы имеете дело с курьерской доставкой, то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях (например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи) и заверять свою подпись печатью.
Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.
Внимание! Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности.
Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации. Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. Например, «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно».
Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе.
Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя. Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту.
Первичная сортировка входящей корреспонденции
Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию.
Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При децентрализованной – каждое подразделение самостоятельно регистрирует «свои» документы. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания.
Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т.д. Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам. Это наиболее удобный способ сортировки: можно быть уверенным в том, что никто, кроме адресата, не прочитает и не унесет его почту. Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах.
Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. Кстати, конверты с надписью «Лично», как правило, никем не вскрываются, а передаются адресату.
В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации. Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо.
Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы – счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: все, что не зарегистрировано, то обязательно потеряется. А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации. Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты.
Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким.
Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.
Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации.
Также отметим, что документы с грифом, например, «ДСП», чаще всего регистрируются в отдельных учетных регистрах.
Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию.
Регистрация входящей корреспонденции
Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства – на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.
Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.
Регистрация может осуществляться:
- как на бумажном носителе (в этом случае ведется стандартный Журнал регистрации входящих документов или оформляются контрольно-регистрационные карточки (далее – РК)),
- так и в электронном виде:
- визуально для пользователя СЭД это может выглядеть как заполнение метаданных регистрируемого документа в тот же Журнал или в отдельную регистрационную карточку;
- если на СЭД денег пока нет, то можно использовать широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме привычного нам Журнала регистрации. В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию.
Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники (например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т.д.). Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами.
При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма:
- регистрационный номер входящего документа;
- дата регистрации (поступления) документа;
- дата и регистрационный номер поступившего документа;
- сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
- краткое содержание письма;
- способ доставки (если письмо доставлено заказным почтовым отправлением, можно проставлять в регистрационные материалы и номер заказного почтового отправления, что удобно, когда несколько документов пришло в одном конверте);
- количество полученных экземпляров письма;
- номер полученного экземпляра;
- сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица);
- кому (Ф.И.О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.
Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК. Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке. Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа.
Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация (т.е. первичное заполнение полей РК в вашей системе) может осуществляться в автоматическом режиме.
После того, как мы внесли в регистрационные материалы все сведения о поступившем письме, давайте присвоим ему статус «Зарегистрировано». Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов:
- наименования организации;
- даты регистрации документа (иногда добавляют время получения);
- входящего регистрационного номера (не путать с номером, присвоенным документу его автором).
Пример 5. Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции
Пример 6. Зарегистрированное входящее письмо
Как вы видите из реквизитов поступившего документа (из Примера 6) и регистрационных материалов (Журнал из Примера 5), мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным (см. графу 6 Журнала).
К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе.
Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс.
Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой. И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно. Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж!
Также СЭД помогут делопроизводителю зарегистрировать «энное» количество однотипных писем, поступивших от одного корреспондента. Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка. 15 одинаковых писем, отличающихся одно от другого только регистрационным номером и наименованием клиента банка, о котором запрашивается информация. СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию. Пользователю останется только внести индивидуальные данные.
Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы (договорная документация, циркулярные письма и др.). В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать – сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? В этой ситуации нужно ответить на вопрос: по каким параметрам вы в дальнейшем будете осуществлять поиск документов? Чаще всего его приходится вести по данным «сопровождаемого» документа. Поэтому удобнее основным документом все-таки считать «сопровождаемый» документ, а сопроводительное письмо прикреплять в виде связанного документа. Например, в регистрационной карточке входящего документа СЭД «ДЕЛО» для этой цели предусмотрена специальная закладка, которая так и называется – «Сопроводительный документ».
Направление документов на рассмотрение руководителю
Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю. В крупных компаниях до передачи документов руководителю помощником готовятся проекты резолюций, которые оформляются на специальных бланках, так называемых «бегунках». «Бегунок» может содержать только реквизиты руководителя: его должность и фамилию, имя, отчество или же иметь типовую форму. При разработке типовой формы «бегунка» особое внимание следует уделять содержательной части резолюции, необходимо предусмотреть место для написания текста резолюции, для указания фамилии должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения данного документа, а также фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей. Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа (его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты). См. Пример 7 на следующей странице.
В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия. СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения.
Но вернемся к бумажному документообороту.
Момент передачи документов от делопроизводителя секретарю руководителя очень важен, так как довольно часто приходится объявлять «розыск пропавших документов», в то время как они спокойно лежат в кабинете руководителя. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета.
Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю: руководитель – секретарь – делопроизводитель – исполнитель. Иначе руководитель, передающий документы непосредственно исполнителям «из рук в руки», сам создает предпосылки для бесконтрольного движения документов, что ведет не только к несвоевременному исполнению, но и к утрате документов.
Если вы ведете только «бумажное» делопроизводство, то единственным вариантом фиксации факта передачи документов руководителю (или его секретарю) будет перечень (список номеров) передаваемых документов.
Если же вы работаете в СЭД, то секретарю, получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие передаваемых документов на бумажном носителе с документами, зарегистрированными в системе. Также удобно использовать стадии жизненного цикла электронного документа. Вы помните, после регистрации мы установили для зарегистрированных в системе документов стадию «Зарегистрировано». Секретарь, получив документы на бумажном носителе и сверив их с данными системы, может присвоить им новый статус: «На рассмотрение».
Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе (см. текст курсивом на фрагменте входящего письма в Примере 
или оформляется на прикрепленном к нему «бегунке» (Пример 7). «Бегунок», содержащий резолюцию руководителя, является неотъемлемой частью документа и подлежит дальнейшему хранению вместе с ним.
Пример 7. Оформление на отдельном листе типовой резолюции – «бегунка»
Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя. Кстати, если заготовка «бегунка» содержит сведения, которые в итоговой резолюции должны быть иными (например, исполнителем руководитель решил назначить Иванова, а не Петрову, которую помощник уже вписал в проект резолюции на «бегунке»), то вместо перепечатки «бегунка» или внесения в него исправлений вручную можно оформить резолюцию на самом документе.
Пример 8. Оформление резолюции вручную на самом входящем документе
Бумажные документы с резолюцией руководителя передаются секретарем в отдел ДОУ для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах секретариата, или факт возврата документов фиксируется с помощью изменения стадии жизненного цикла документа, которым присваивается следующий статус – «На исполнение».
Направление документов на исполнение
На этом этапе работы с входящей корреспонденцией перед сотрудниками службы ДОУ стоят две задачи:
- во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя (текст резолюции (т.е. поручение руководителя), а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции);
- во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление.
Не забудьте, что если в резолюции руководителя указан срок исполнения документа или проставлена отметка «На контроль» / «Контроль», то службе ДОУ необходимо осуществлять контроль исполнения этого документа. В регистрационном журнале признак контрольности может проставляться в графе «Регистрационный номер» (она идет первой и сразу видна), или в графе «Резолюция» (как в Примере 9), или в специально отведенной для этого графе.
Современные СЭД позволяют ставить документы на контроль в автоматическом режиме при вводе в регистрационные материалы определенных параметров, например, плановой даты исполнения документа. Кроме того, и в этой ситуации можно использовать стадии жизненного цикла документа, присвоив ему стадию «На контроле».
При работе с бумажными носителями делопроизводители должны каким-то образом передать документы исполнителям. Например, делопроизводители раскладывают их по все тем же папкам, ячейкам или почтовым ящикам структурных подразделений и ждут, когда сотрудники данных подразделений придут за документами. В некоторых организациях для доставки документов между подразделениями используют труд внутренних курьеров, которые разносят документы в соответствии с установленным графиком.
А при работе в СЭД рассылка исполнителям электронных документов осуществляется в автоматическом режиме сразу же после оформления резолюции руководителя. И документ поступает исполнителю уже через несколько секунд после нажатия волшебной кнопки «Ок».
А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких этапах обработки какие отметки на нем появляются и – одновременно – какие сведения вносятся в Журнал регистрации.
Пример 8. Отражение этапов обработки входящего документа на нем самом и в Журнале регистрации
Исполнение документов
Ответственность за исполнение документов (входящих писем и поручений по ним) возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с:
- резолюцией руководителя;
- должностными обязанностями;
- утвержденным бизнес-процессом.
Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах (например, в графах / полях «Ход исполнения» и «Отчет об исполнении»). На самом документе проставляется, как правило, только отметка об исполнении документа без деталей хода исполнения (соответствующая запись оформляется на нижнем поле документа)
Задача делопроизводителя на этом этапе состоит только в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы. Основанием для внесения записей о ходе исполнения документа является письменный или устный отчет ответственного исполнителя о проделанной работе.
В графу «Ход исполнения» вносятся основные этапы работы с документом или причины, послужившие основанием для продления (переноса) срока исполнения документа. Например, «25.08.2011 проведена встреча с партнером, достигнута предварительная договоренность, направлены документы для разработки договора сотрудничества» или «В связи с тем, что требуется дополнительная проверка и 11.08.2011 запрошены копии платежных документов, прошу перенести срок исполнения на 20.08.2011».
В графу «Отметка об исполнении» вносятся сведения об исполнении документа в целом: «15.08.2011 проведена камеральная проверка ОАО «Алатырь». Отчет о проверке представлен руководству 18.08.2011». Если исполнение документа оформлено ответным письмом, то указывается дата и номер ответного документа, например, «Исх. № 1561/12 от 25.08.2011».
Если вы работаете в СЭД, особое внимание необходимо уделить так называемым «пустым» отчетам: когда сотрудники, получившие документы на исполнение, просто проставляют отметку «Исполнено», не задумываясь о том, что они одним нажатием клавиши отчитываются об исполнении документа, а не о его прочтении. Исполненным считается только тот документ, по которому решены все поставленные в нем вопросы. «Пустой» отчет ответственного исполнителя с текстом вроде «Выполнено» или «Исполнено», без указания конкретных сведений об исполнении делопроизводителем, приниматься не должен, а поручение должно быть направлено на доработку.
Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении. См. Пример 9. Так поступают при бумажном делопроизводстве. При работе в СЭД подобные сведения могут сразу вноситься в систему либо опять же оформляться исполнителем на бумажном документе с проставлением своей подписи, а потом они переносятся еще и в СЭД им самим или же делопроизводителем. В этот момент документ переходит на следующую стадию своего жизненного цикла – «Отчет об исполнении».
Организация контроля исполнения
Контроль исполнения документов по существу полностью ложится на плечи сотрудника, назначенного контролером. На сотрудников службы ДОУ возлагается лишь ведение «технической» стороны контроля: проверка факта исполнения документа «выполнено / не выполнено», а также соблюдения сроков исполнения.
К сожалению, журнальная форма регистрации тем и неудобна, что не позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения документов. Ведение контрольной функции в автоматическом режиме является одним из преимуществ СЭД, которые позволяют получать информацию о документах, находящихся на контроле в различных разрезах: видеть документы, находящиеся на исполнении как у отдельных сотрудников, так и у конкретного подразделения в целом; документы, срок исполнения которых истекает в определенную дату и т.д.
Конечно, текущий контроль удобнее всего осуществлять, ориентируясь на сроки исполнения, отсортировав документы соответствующим образом. Не стоит забывать и о промежуточном контроле, который проводится за несколько дней до установленного контрольного срока. Сегодня для проведения промежуточного контроля используют систему «напоминаний», которые направляются исполнителям в автоматическом режиме.
По одному документу может быть принято несколько управленческих решений, которые будут оформлены в виде нескольких поручений. Причем у них могут быть установлены разные сроки исполнения! И каждое поручение надо ставить на контроль, что в дальнейшем приведет к контролю за исполнением не только документа в целом, но и каждого поручения в отдельности.
Поэтому сегодня различают понятия «поручение» и «резолюция», обычная «резолюция» и «контрольная резолюция», обычное «поручение» и «контрольное поручение» или «контрольный документ». Один документ может иметь одновременно несколько обычных и контрольных поручений. При этом, например, если резолюция вышестоящего руководителя не имеет ни одного контрольного поручения, то и сам документ в целом не будет считаться контрольным.
Если у вас нет системы электронного документооборота, то рекомендуем вести Журнал регистрации все-таки не в бумажной форме, а хотя бы в электронной таблице в MS Excel или MS Access. В случае необходимости контроля нескольких поручений, выданных по одному документу, вы сможете завести их в таблице отдельными строками:
- в первой из которых вы заполняете все графы,
- а во всех последующих повторяете только входящий номер и дату поступления документа (для его идентификации), а также заполняете те графы, которые содержат индивидуальную информацию о выданном поручении и его исполнении.
Осуществление контрольных функций службой ДОУ будет менее обременительным, если информация об исполнении поручений будет вноситься своевременно, по мере обработки как входящих, так и исходящих документов. Например, если вы регистрируете исходящий документ, который одновременно является ответным письмом на какой-либо входящий документ, то не поленитесь и внесите информацию в регистрационные материалы входящего письма, а по возможности и снимите его с контроля.
Документ снимается с контроля лишь контролером. Исполнитель, доложив об исполнении документа, только просит снять его с контроля (см. отметку № 3 на входящем письме из Примера 9). Также «попросить» это сделать могут и иные сотрудники, «заметив» изменение ситуации.
После снятия документа с контроля в регистрационных материалах признак контрольности 
заменяют на признак «снято с контроля»: в системах электронного документооборота признак теряет свою яркую (часто красную) окраску 
, а в журнале регистрации яркую букву можно просто перечеркнуть 
. Отметку о контроле, проставленную на самом документе, не изменяют (в нашем Примере 9 это штамп «Контроль», он не перечеркивается).
В этот момент документу может быть установлен новый статус – «Исполнено. Снято с контроля».
Формирование документов в дела
Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам:
- по содержанию (предметно-вопросному признаку) документов (например, в одно дело формируется переписка о направлении / получении отчетов);
- по географическому признаку (в одно дело формируются документы, поступающие / отправляемые из одного региона);
- по корреспондентскому признаку (в одно дело формируется переписка с одним корреспондентом) и так далее.
Формирование дел с наименованиями «Входящие» и «Исходящие» допустимо только в том случае, если между документами, сформированными в эти разные дела, будет установлена тесная связь. Например, на входящем документе обязательно указывается номер и дата ответного документа, а также номер дела, в которое он подшит. Точно такая же информация должна содержаться и в регистрационных материалах. Иначе вам придется долго искать или письмо-запрос, или ответ на него.
Номер дела по номенклатуре, в которое после исполнения будет подшит документ, может входить в состав его регистрационного номера. Это в равной мере касается как номера, присваиваемого автором документа, так и входящего номера, присваиваемого получателем письма.
Делопроизводителем на документе делается соответствующая надпись: «В дело № 01-15», и эти же сведения переносятся в регистрационные материалы (см. в Примере 9 последнюю 15 графу Журнала и отметку под № 4 на входящем письме).
* * *
По работе с входящей корреспонденцией часто составляются различного рода аналитические отчеты:
- отчет о контроле исполнения документов (предоставляются как количественные, так и качественные показатели);
- отчеты о количестве поступивших документов в целом и в разрезе структурных подразделений;
- отчеты о тематике входящих документов или о регионах, с которыми ведется переписка, и т.д.
Поэтому сегодня устаревшие формы работы с документами на бумажных носителях отходят на задний план, уступая место электронному документообороту. Журнальная форма регистрации остается жить только в особо секретных учреждениях, и ее место в делопроизводственных процессах уверенно занимают системы электронного документооборота и «мастер на все руки» MS Excel.
Один из самых непростых участков работы в делопроизводстве связан с регистрацией входящей корреспонденции. Несмотря на внешнюю техническую простоту, он предполагает взаимодействие со сторонней организацией, а иногда таит в себе юридическую подоплеку. Расскажем о первой стадии работы с входящими документами – об особенностях и основных сложностях их приема и первичной обработки, нормативных требованиях и рутинных реалиях.
Прием и первичная обработка входящего документа – важная стадия его жизненного цикла
Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).
Регистрация, предполагающая в самых общих чертах внесение данных о документе в регистрационную форму и проставление штампа на документе, сложности не представляет. Все самые ответственные мероприятия выполняют до регистрации: секретарь или делопроизводитель должен определить, может ли он принять (в случае доставки нарочным) и зарегистрировать документ. За свои действия он несет ответственность, ведь может оказаться, что слишком строгая оценка не позволила вовремя довести до сведения руководителя значимый документ, или наоборот – его время отнимет совершенно бессмысленное рекламное послание, умело замаскированное под официальный документ.
Сложности, как обычно, возникают тогда, когда в организации нет строго определенных алгоритмов работы. В этом процессе важно ориентироваться на положения локальной инструкции по делопроизводству, однако в ней можно предусмотреть что угодно. И ладно, если бы положения инструкции затрагивали только «внутреннюю кухню» организации, но при работе с входящими документами речь идет о коммуникации со внешней средой. Не секрет, что направить письмо в некоторые организации – непростая задача, так как там все документы проходят серьезный входной контроль. Но отказ в приеме документов или регистрации должен быть обоснован, а основания – существенными. Нельзя отказать просто потому, что документ не понравился, но и принимать и регистрировать все подряд – неверно. Кстати, нормативно нигде не установлена возможность отказать в приеме документа, но практика эта широко распространена: большая часть корреспонденции в настоящее время доставляется курьерами (нарочным), ее получение просят подтвердить подписью получателя, а для этого последний проводит быструю проверку.
Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:
1. Примерная инструкция по делопроизводству[1].
2. Правила делопроизводства[2].
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[3] (далее – МР по разработке ИД).
Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству. В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться.
На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:
Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.
Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.
Правило 3. Получатель может отказать в регистрации документа в случае выявления несоответствий в ходе его проверки, при этом отправителю нужно направить уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (см. п. 3.18 Правил делопроизводства).
Порядок первичной обработки входящего документа
В нормативных актах для наименования первой стадии работы с входящим документом используется термин «прием и первичная обработка документа», при этом проверка отправлений предусмотрена именно в рамках первичной обработки. Алгоритм проверки, предусмотренный Правилами делопроизводства, включает несколько этапов. В Таблице 1 мы представили действия получателя, нормативно предписанные ему на каждом этапе, и наш практико-ориентированный комментарий.
Иногда проверка начинается уже «в процессе» получения документа – например, в момент его доставки курьером. При наличии некоторых нарушений получатель может отказать в приеме отправления.
Заметим, что описанный порядок действий относится к документам, поступившим на бумажном носителе. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи должна соответствовать технологии работы с входящими документами (см. п. 5.16 Примерной инструкции по делопроизводству).
Все документы, не имеющие адресной части, должны приниматься службами делопроизводства на отправку с сопроводительными письмами (см. п. 5.42 Примерной инструкции по делопроизводству). К таким документам, например, относят договоры, протоколы, акты и т.д. Однако отметим, что если это правило зафиксировано в вашей локальной инструкции по делопроизводству, то это не означает, что оно есть в инструкции по делопроизводству организации-отправителя и что ваши коллеги соблюдают это правило. Поэтому не стоит ожидать, что в каждом поступившем конверте окажется сопроводительное письмо. Чаще всего их не составляют в случаях, если по направляемым документам, по мнению отправителя, не требуется решение руководителя организации и определение исполнителя. В случае если вложенный в упаковку документ направлен без сопроводительного письма, его, как правило, учитывают в журнале (реестре) документов, поступивших на бумажном носителе, и отдают под подпись сотрудникам подразделений.
Кому именно следует выдать документ, обычно указано на конверте (например, ООО «Лазурь», Иванову И.И.). Зная особенности бизнес-процессов организации, адресата можно определить по виду и содержанию документа (например, оригинал договора нужно передать куратору договора, счет на оплату – в финансовый отдел и т.д.).
Если же после вскрытия конверта в нем обнаружено деловое письмо (сопроводительное или любое другое), то проверка продолжается, и по ее результатам определяется возможность регистрации документа.
[1] Здесь и далее – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).
[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[3] Утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2021.
4.5. Порядок передачи поступивших документов
на рассмотрение руководству Службы и доведения поступивших
документов исполнителям
4.5.1. Поступившие документы передаются на рассмотрение Директору, иным должностным лицам Службы только после регистрации.
В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Директору (одному из его заместителей), руководителю территориального органа Службы (одному из его заместителей), начальнику отдела — старшему судебному приставу и рассмотрен ими до регистрации, документ секретарем Директора (секретарем его заместителя), иными уполномоченными должностными лицами передается в подразделение документационного обеспечения для регистрации и организации его движения в соответствии с указанием по исполнению документа.
(п. 4.5.1 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.2. Зарегистрированные поступившие документы в центральном аппарате Службы направляются:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
помощникам Директора для доклада Директору — в течение дня, но не позднее 16 час. 00 мин.;
помощникам заместителей Директора для доклада заместителям Директора — в течение дня, но не позднее 16 час. 30 мин.;
государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для доклада руководителям структурных подразделений — в течение рабочего времени.
4.5.3. Время и порядок ежедневного доклада документов помощниками Директора (заместителей Директора) устанавливается Директором, заместителями Директора соответственно. Время и порядок доклада документов в аппарате управления, структурном подразделении территориального органа Службы устанавливается руководителем территориального органа, начальником отдела — старшим судебным приставом соответственно.
Срочная корреспонденция, в том числе содержащая информацию о преступлениях, докладывается Директору (заместителю Директора, курирующему Управление организации дознания, руководителю территориального органа Службы или его заместителю, курирующему подразделение организации дознания, начальнику отдела — старшему судебному приставу) в течение одного часа с момента поступления.
(в ред. Приказов ФССП России от 31.03.2014 N 112, от 28.09.2015 N 457)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.4. В центральном аппарате Службы документы, поступившие на бумажном носителе, уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения передаются по реестрам установленного образца помощникам Директора (заместителей Директора) через секретаря Директора (секретарей заместителей Директора), а также работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата Службы.
В аппарате управления (структурном подразделении) территориального органа Службы документы, поступившие на бумажном носителе, докладываются руководителю территориального органа и его заместителям (начальнику отдела — старшему судебному приставу) уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения.
ЭРК с прикрепленными электронными копиями указанных документов посредством СЭД направляются в «личные кабинеты» в СЭД секретарей, помощников Директора и его заместителей, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, в «личные кабинеты» в СЭД Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений, а в территориальном органе Службы — в «личные кабинеты» в СЭД руководителя территориального органа и его заместителей, в «личный кабинет» в СЭД начальника отдела — старшего судебного пристава в соответствии с произведенным ранее распределением.
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
(п. 4.5.4 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.5. Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их ЭРК посредством СЭД уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения направляются в соответствии с произведенным ранее распределением:
в центральном аппарате ФССП России — в «личные кабинеты» в СЭД помощников и секретарей Директора и его заместителей, а также в «личные кабинеты» в СЭД Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений;
в аппарате управления территориального органа Службы — в «личные кабинеты» в СЭД руководителя территориального органа Службы и его заместителей, а также в «личные кабинеты» в СЭД начальников отделов аппарата управления;
в структурном подразделении территориального органа Службы — в «личный кабинет» в СЭД начальника отдела — старшего судебного пристава.
При необходимости секретарями Директора и его заместителей, уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения аппарата управления (структурного подразделения) территориального органа Службы для доклада руководству формируется печатная форма электронного документа, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа.
(п. 4.5.5 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.6. Помощники Директора и его заместителей изучают поступившие документы и вводят в соответствующем диалоговом окне ЭРК документа проект указания Директора (заместителя Директора) по исполнению документа.
К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги формата A6.
В аппарате управления, структурном подразделении территориального органа Службы проект указания руководителя территориального органа, его заместителей, начальника отдела — старшего судебного пристава вводится в ЭРК уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения.
В проект указания по исполнению документа включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно содержит регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Директора (заместителя Директора, руководителя территориального органа или его заместителя, начальника отдела — старшего судебного пристава), дату вынесения указания.
(п. 4.5.6 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.7. После рассмотрения поступивших документов Директор (заместитель Директора) передает секретарю документы, оформленные на бумажном носителе, с подписанными указаниями по их исполнению, а также, при необходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационные карточки конкретных документов, поступивших как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде, в части, касающейся уточнения указания по исполнению документа.
В аналогичном порядке руководители структурных подразделений центрального аппарата (руководитель территориального органа, его заместители, начальник отдела — старший судебный пристав) Службы передают документы после рассмотрения работникам, ответственным за делопроизводство (уполномоченному должностному лицу подразделения документационного обеспечения).
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.8. Секретарь Директора, секретари заместителей Директора, а также работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата, уполномоченные должностные лица подразделений документационного обеспечения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа Службы, в соответствии с указаниями Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений центрального аппарата Службы (руководителя территориального органа Службы, его заместителей, начальника отдела — старшего судебного пристава соответственно) вносят, при необходимости, изменения в ЭРК рассмотренных руководством документов и направляют документы в соответствии с указаниями по их исполнению исполнителям:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.8.1. Документы, исполненные на бумажном носителе информации, передаются головному исполнителю. Одновременно головному исполнителю посредством СЭД пересылаются электронные регистрационные карточки переданных документов.
Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки указанных документов с прикрепленными к ним электронными копиями документов.
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
Документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Директора (заместителю руководителя, должностным лицам структурного подразделения территориального органа Службы) с указанием Директора (руководителя территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава соответственно), а также структурному подразделению центрального аппарата (подразделению аппарата управления, должностным лицам структурного подразделения территориального органа) Службы с указанием Директора или заместителя Директора (руководителя территориального органа, его заместителя, начальника отдела — старшего судебного пристава соответственно) передаются только через подразделение документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.8.2. Документы, поступившие в электронном виде, направляются исполнителям вместе с ЭРК без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Директору (заместителям Директора, руководству территориального органа Службы) формировалась печатная форма электронного документа на бумажном носителе, то она направляется головному исполнителю в порядке, предусмотренном пп. 4.5.8.1 Инструкции.
(пп. 4.5.8.2 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.8.3. Документы, содержащие информацию о преступлениях, независимо от способа их доставки с указаниями Директора (руководителя территориального органа Службы, начальника отдела — старшего судебного пристава), а также заместителя Директора (заместителя руководителя территориального органа Службы), курирующего работу Управления организации дознания (подразделения дознания территориального органа), передаются в Управление организации дознания (подразделение дознания, дознавателю структурного подразделения территориального органа) соответственно (при необходимости и в другие структурные подразделения) в порядке, предусмотренном в подпунктах 4.5.8.1 и 4.5.8.2 Инструкции, немедленно.
(пп. 4.5.8.3 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.8.4. Поступившие в Службу законопроекты, проекты иных правовых актов для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, направляются в Правовое управление (при необходимости и в другие структурные подразделения).
4.5.8.5. Документы, по которым в указаниях Директора (руководителя территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава) установлен конкретный срок исполнения, вместе с ЭРК направляются для постановки на контроль и последующей передачи исполнителям:
в центральном аппарате Службы — в отдел контроля исполнения документов Управления делопроизводства;
в территориальном органе Службы — уполномоченному должностному лицу подразделения документационного обеспечения.
Документы с контрольными сроками заместителей Директора (заместителей руководителя территориального органа) ставятся на контроль секретарями заместителей Директора (уполномоченными должностными лицами подразделения документационного обеспечения).
(пп. 4.5.8.5 введен Приказом ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.5.9. Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения центрального аппарата (подразделения аппарата управления территориального органа) Службы в другое не позднее одних суток с момента его поступления:
4.5.9.1. Если деятельность структурных подразделений центрального аппарата (подразделений аппарата управления территориального органа) Службы координируется разными заместителями Директора (заместителями руководителя территориального органа) — на основании решения Директора (руководителя территориального органа Службы соответственно), зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Директора (заместителя руководителя территориального органа), курирующего структурное подразделение центрального аппарата (подразделение аппарата управления территориального органа) Службы, инициировавшее передачу документа.
4.5.9.2. Если деятельность структурных подразделений координирует один заместитель Директора (заместитель руководителя территориального органа) — на основании решения заместителя Директора (заместителя руководителя территориального органа), зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения центрального аппарата (подразделения аппарата управления территориального органа) Службы, инициировавшего передачу документа.
(п. 4.5.9 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются для исполнения в другое структурное подразделение центрального аппарата (подразделение аппарата управления территориального органа) Службы только через подразделение документационного обеспечения.
(п. 4.5.10 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.11. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении центрального аппарата (в подразделении аппарата управления территориального органа) Службы, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое подразделение, уведомляет о принятом решении:
в центральном аппарате Службы — по документам, исполнение которых находится на контроле Директора, — отдел контроля исполнения документов, по остальным документам — отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства;
в территориальном органе Службы — подразделение документационного обеспечения.
(п. 4.5.11 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.12. Уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения на основании указания Директора (руководителя территориального органа Службы) или заместителя Директора (заместителя руководителя территориального органа соответственно) о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы вносит в ЭРК документа сведения об изменении в его движении.
(п. 4.5.12 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.5.13. Исполнительные документы, поступившие для исполнения в подразделение судебных приставов, передаются в другие подразделения судебных приставов в соответствии с требованиями части 7 статьи 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». Порядок организации движения исполнительных документов в этом случае изложен в подразделе 12.1 раздела XII Инструкции.
В случае передачи исполнительного производства в другое структурное подразделение территориального органа ФССП России в порядке частей 7 — 7.2 статьи 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» заявление о предоставлении государственной услуги, относящееся к материалам переданного исполнительного производства, направляется в соответствующее структурное подразделение территориального органа ФССП России, в том числе через АИС ФССП России в электронном виде.
(абзац введен Приказом ФССП России от 29.08.2014 N 467)
(п. 4.5.13 введен Приказом ФССП России от 31.03.2014 N 112)
4.5.14. После регистрации заявление о предоставлении государственной услуги передается должностному лицу, уполномоченному на его рассмотрение, в том числе через АИС ФССП России, в трехдневный срок со дня его поступления.
Заявление об отложении исполнительных действий и об отложении применения мер принудительного исполнения, о приостановлении или прекращении исполнительного производства передается должностному лицу, уполномоченному на его рассмотрение, в том числе через АИС ФССП России, после регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления.
(п. 4.5.14 введен Приказом ФССП России от 29.08.2014 N 467)
4.5.15. Жалоба на решения, действия (бездействие) ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, а также их должностных лиц при предоставлении государственной услуги передается должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение, в течение срока, не превышающего одного рабочего дня.
(п. 4.5.15 введен Приказом ФССП России от 29.08.2014 N 467)
4.5.16. Жалоба на решения, действия (бездействие) при предоставлении государственной услуги, принятие решения по которой не входит в компетенцию ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, в течение трех рабочих дней со дня ее регистрации направляется ими в уполномоченный на ее рассмотрение орган, а заявитель информируется в письменной форме о ее перенаправлении.
(п. 4.5.16 введен Приказом ФССП России от 29.08.2014 N 467)
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
Предложения со словосочетанием «на рассмотрение руководства»
Прошёл какой-то срок, предложения были представлены на рассмотрение руководству партии и правительству.
Подготовка и несение на рассмотрение руководства предприятия рекомендации и предложения по улучшению и оптимизации деятельности вверенного структурного подразделения (склада).
Приказы регулируют функциональные обязанности, поведение с коллегами, субординацию, правила оформления и подачи документов на рассмотрение руководству, правила общения с руководством, с клиентами, с коллегами (к коллеге положено обращаться только по имени и отчеству), форму одежды, правила пользования служебными автомашинами, оборудованием, служебными и личными мобильными телефонами, дисциплину, соблюдение субординации при решении самых различных вопросов и многое другое.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства.
Так значилось в докладной записке, представленной учёными на рассмотрение руководству.
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.
Вопрос: оплечье — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?
– Могу нести всё это хозяйство на рассмотрение руководству.
Причём последнее стало объектом комментариев коллег и один раз даже было вынесено на рассмотрение руководства.
Ассоциации к слову «рассмотрение»
Ассоциации к слову «руководство»
Синонимы к слову «рассмотрение»
Синонимы к слову «руководство»
Сочетаемость слова «рассмотрение»
- при ближайшем рассмотрении
при внимательном рассмотрении
при близком рассмотрении - рассмотрение дела
рассмотрение вопроса
рассмотрение проблемы - предмет рассмотрения
результат рассмотрения
сроки рассмотрения - перейти к рассмотрению
требовать отдельного рассмотрения
заслуживать отдельного рассмотрения - (полная таблица сочетаемости)
Сочетаемость слова «руководство»
- советское руководство
высшее руководство
партийное руководство - руководство страны
руководство компании
руководство партии - стиль руководства
смена руководства
мнение руководства - руководство считает
руководство решило
руководство понимает - взять на себя руководство
работать под чьим-либо руководством
осуществлять общее руководство - (полная таблица сочетаемости)
Значение слова «руководство»
-
РУКОВО́ДСТВО, -а, ср. 1. Действие по глаг. руководить (в 1 знач.). Руководство революционной борьбой пролетариата. (Малый академический словарь, МАС)
Все значения слова РУКОВОДСТВО
Афоризмы русских писателей со словом «руководство»
- Всякий отщепенец от своего народа и своей почвы, своего дела у себя, от своей земли и сограждан — есть преступник, даже и с космополитической точки зрения! Он то же, что беглый солдат! Вот почему патриотизм — не только высокое, священное и т.д. чувство и долг, но он есть — и практический принцип, который должен быть присущ, как религия, как честность, как руководство гражданской деятельности, — каждому члену благоустроенного общества, народа, государства!
- (все афоризмы русских писателей)