Переход на электронную трудовую книжку пошаговая инструкция для работодателя

Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2022 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о  стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.

Электронные трудовые книжки: что говорит закон

Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.

Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2022 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.

Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Какие данные включают в ЭТК

На основании принятого в 2020 году Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ, сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.

Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2022 году проходит в индивидуальном порядке.

Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии

Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2022 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:

• от работодателя по форме СТД-Р;
• от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

• невозможно потерять или испортить документ;
• легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
• нельзя вносить изменения «задним числом».

Подробнее: минусы электронных трудовых книжек

Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм

В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Те работники, кто сначала отказался от электронного варианта документа, вправе изменить первоначальное мнение и написать заявление о переходе на ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2022 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.

Шаг 1. Работник пишет заявление

Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.

В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР. Используйте их, чтобы упростить жизнь и себе, и работнику.

Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между ними и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в ПФР попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет сам фонд.

Может пригодиться: как получить копию, если трудовая книжка электронная

Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР

После того, как работник подал заявление о переходе на ЭТК, кадровик (ответственное лицо, назначенное руководителем) формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД. Подать его следует в срок до 15-го числа следующего месяца.

Поскольку данные о работе и стаже гражданина уже имеются в фонде, дублировать их при очередной подаче отчета не следует. Кадровик заполняет только 2 блока:

• первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
• третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).

Чуть ниже в форме СЗВ-ТД есть строки о датах подачи заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажного документа. В нужной строке укажите дату, когда работник принес необходимое обращение.

Далее следует табличная часть, ее заполнять не придется. Но последний блок, с подписью руководителя и датой подачи формы СЗВ-ТД, заполнять обязательно.

Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.

Подать отчетность допустимо на бумаге, но при условии, что в компании трудятся меньше 10 человек. Если сотрудников больше, ПФР примет отчет только в онлайн-варианте, подписанный электронной цифровой подписью.

Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

Сотруднику, который отказался от ведения бумажной ТК, в книжке делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку

Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.

Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — сделать в книге учета движения ТК следующую запись:

Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

Как гражданину получить сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:

• в отделе кадров;
• в ПФР;
• в местном МФЦ.

Обратите внимание: увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.

Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная

Независимо от того, на каком варианте хранения сведений о стаже остановился работник, новый работодатель обязан передавать данные в ПФР и фактически формировать ЭТК. Узнать, подавал ли на прошлом месте работы человек заявление о переходе на онлайн-формат или решил сохранить бумажный документ, можно только у него самого. Если он отказывается предоставить такую информацию, сделать самостоятельный запрос в Пенсионный фонд или другую структуру и уточнить, работал ранее сотрудник или нет, у кадровика не получится. Такую информацию вправе получить только сам гражданин или его законный представитель.

Если гражданин отказывается предоставлять выписку СТД-Р или СТД-ПФР, в отделе кадров могут объяснить ему, что данные о стаже влияют, например, на размер пособия по временной нетрудоспособности и иные выплаты. Еще одна рекомендация — рассказать работнику, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.

Напомним, что ЭТК входит в пакет основных документов, предъявляемых при трудоустройстве, и равнозначна бумажному экземпляру. Отказать в заключении трудового договора из-за отсутствия документа нельзя, но в некоторых случаях, когда необходимо подтвердить стаж работы, непредоставление сведений о стаже станет законным основанием для отказа соискателю.

Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК

Законодательством ЭТК приравнена к бумажному документу. Поэтому особенностей, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, нет: работодатель получает минимальный пакет данных, необходимых для заключения договора с гражданином, перечисления положенных ему выплат, подачи отчетности. Кроме сведений о трудовой деятельности в виде выписки СТД-Р от прежнего работодателя (СТД-ПФР или бумажной трудовой книжки), в этот пакет входит паспорт, ИНН и СНИЛС, а в зависимости от ситуации, потребуются военный билет, диплом, медицинская книжка и прочие документы.

Если у кадрового специалиста возникнут сомнения в подлинности предоставленной справки о стаже, он вправе требовать выписку из ПФР с цифровой печатью, которая при распечатывании остается в виде штампа.

Дополнительно: можно ли иметь две трудовые книжки

Электронные трудовые книжки появились еще в 2020 году. В 2021-ом они должны полностью заменить бумажные. JCat.Работа представляет пошаговый алгоритм перехода на новый формат работы.

Переход с бумажного документооборота на электронный — это, бесспорно, важный шаг для развития организаций. Несмотря на ряд спорных вопросов по поводу защиты персональных данных и разных сложностей, электронные документы уверенно «вытесняют» свои печатные прототипы. Не обошла эта участь и трудовые книжки: учет информации о трудоустройстве в электронной форме был введен в тестовом режиме еще в январе 2020 года. 

Основаниями для таких нововведений стали изменения в ТК РФ. В статье 66.1. Трудового кодекса РФ указано, что работодатель обязан формировать информацию о трудовой деятельности и стаже каждого члена организации в электронном виде. 

Срок перехода на электронные трудовые книжки

Пробный переход на электронные трудовые начался еще в начале 2020 года. Все работники и новички, которые пополнили штат организаций в 2020 году, получили возможность выбора: продолжить заполнять бумажную версию документа или перевести данные в онлайн-вариант. Большинство сотрудников отказывались от таких нововведений в связи со страхом резкой отмены такого распоряжения. 

Важно! Для людей, которые отказались от онлайн-трудовой, переход на современный способ учета был возможен, а обратная ситуация — нет. Если сотрудник согласился бы избавиться от бумажной версии документа, пути назад у него уже не было бы: бумажная трудовая книжка считается недействительной. 

2020 год был «тестовым» периодом, в течение которого стало очевидно, что эту идею можно считать действительно удачной. В новом 2021 году каждому работодателю придется соблюдать все условия, которые прописаны в Федеральном законе РФ № 436-Ф3 и № 439-Ф3 от 16 декабря 2019 года.

Какая информация хранится в электронном аналоге трудовых книжек?

Единственное различие печатного и онлайн-варианта документа — это форма подачи информации. Содержание документа при этом не меняется. В электронную версию трудовой книжки необходимо внести:

• полное имя сотрудника;
• название организации, в которой он работает;
• период рабочей деятельности;
• должность;
• квалификационный уровень;
• дату, когда человек был принят на работу, переведен на другое место или уволен;
• соответствующий приказ — основание для изменения статуса или увольнения подчиненного.

Электронные варианты трудовых книжек — это ряд преимуществ и для работников:

• сохранность — документ в электронном виде нельзя потерять или испортить;
• легкий доступ — работник может открыть свой документ в удобное время;
• единый порядок учета — у работодателей больше не будет сложностей с приобретением официальных бланков трудовых книжек, и все организации будут предоставлять информацию в едином виде;
• минимальная вероятность ошибок — помарка в бумажном варианте — это катастрофа, а в электронном варианте до сохранения данных в системе можно без труда исправить все опечатки;
• облегчение работы отдела кадров — сотрудники освобождаются от обязанностей хранить бумажные трудовые книжки;
• избавление от копий печатной трудовой при приеме на работу — человек сможет самостоятельно распечатывать нужные страницы.

У работников появляется не только интересный формат привычного документа, но и возможность:

• предотвратить ситуации, когда работодатель не может своевременно выдать трудовую после увольнения из организации;
• получать доступ к информации о своей трудовой деятельности в удобное время;
• в любой момент предоставить трудовую как основание для получения государственных услуг;
• оформлять положенные пенсионные выплаты дистанционно.

Что делать работодателю?

Переход на новую форму работы всегда вызывает много вопросов. Но многие работодатели уже перешли на новый способ оформления информации о трудовой деятельности подчиненных. 

Инструкция, которая поможет внедрить электронные трудовые книжки:

• Шаг 1. Проинформировать сотрудников об изменении в правилах оформления документов. Для этого нужно составить персональные письменные уведомления (образец можно скачать по ссылке).
• Шаг 2. Собрать письменные разрешения сотрудников на переход ведения трудовой книжки в новом формате до конца 2020 года. Данные об этом передают в отчете в Пенсионный фонд РФ. Единого бланка для такого разрешения нет: сотрудники могут оформить документ в электронной форме, или работодатель может создать одинаковый шаблон для всех подчиненных (образец можно скачать по ссылке). Также у сотрудника есть право оформить заявление на продолжение хранения информации в бумажном виде (примерную форму заявления можно скачать по ссылке). 
• Внести изменения в локальные нормативные акты. Новые условия должны быть прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка. При необходимости следует внести изменения в трудовые договоры, колдоговор, положения об оплате труда и другие документы. 
• Шаг 3. Создать корпоративный аккаунт электронной почты для сотрудников отдела кадров. Это важно для легкой коммуникации между сотрудниками и работодателем.
• Шаг 4. Проверить технические возможности организации. По новым требованиям работодатель обязан подавать регулярные отчеты в Пенсионный фонд РФ. Следует детально изучить Порядок, утвержденный постановлением Правления ПФР №730п от 25 декабря 2019 года. В нем прописаны временные рамки, в которые необходимо успеть подать отчет. Формировать его вручную не нужно: с этим успешно справятся стандартные программы бухгалтерии. Также можно скачать и установить бесплатную программу от ПФР. 

Ведение электронных трудовых книжек начинается с момента подачи заявления. Старую при этом нужно выдать сотруднику на руки в течение трех дней в случае, если он оформил разрешение на перевод документа в электронный формат. 

Как сотрудник может получить информацию из трудовой книжки?

Еще один важный вопрос для работников — это новый алгоритм получения информации о своей трудовой деятельности. Ситуации могут быть разными: например, для получения кредита, поступления на учебу или прохождения собеседования в другом месте работы сотруднику могут срочно понадобиться данные из трудовой. 

В случае с бумажными книжками работнику приходилось официально запрашивать информацию в печатном виде, поэтому переход на электронные трудовые должен существенно облегчить этот процесс. 

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения из электронной трудовой книжки можно получить:

• у работодателя, который последним записан в трудовой;
• в Пенсионном фонде РФ или МФЦ РФ;
• в своем кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале государственных услуг. 

Во время оформления на работу человек сможет показать будущему работодателю электронную трудовую книжку с цифровой подписью или распечатанную версию документа с подписью.

Электронная трудовая книжка — шаг в будущее

Безусловно, переходный период будет сложным для большинства работодателей: все новое кажется непонятным и сложным. Также «в придачу» к новым требованиям руководители получают строгие рамки сдачи отчетных документов и возможные проверки. 

Диджитализация в трудовом праве — это большой шаг вперед к стремительному улучшению организации рабочих отношений. Этот плюс способен «перекрыть» любые трудности и недочеты новой системы. 

С 1 января начался переход на электронные трудовые книжки. Бумажную трудовую книжку постепенно заменят на электронный учет. Что нужно сделать работодателю в связи с таким переходом, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников?

Что сделать в связи с переходом

В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателю в 2020 году нужно сделать следующее:

Такие правила устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Какие локальные акты изменить в связи с переходом

В течение 2020 года работодателю необходимо подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.

Так, в первую очередь придется изменить порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников. Для этого обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу.

Также укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть отражена (часть 4 статьи 189 ТК). Пропишите, как работник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать.

Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.

Как уведомить сотрудников о выборе трудовой книжки

Уведомить всех сотрудников о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. В уведомлении объясните сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Об этом сказано в статье 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Для того чтобы отслеживать, каким сотрудникам уже направили уведомления и от каких получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр уведомлений и заявлений. Вести его можно как на бумаге, так и в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.

Если используете бумажный вариант реестра, попросите сотрудника поставить подпись, что он получил трудовую книжку на руки. Так не придется делать вторые экземпляры уведомлений с подписью сотрудников и тем самым докажете, что выдали трудовые книжки.

Какие заявления получить от сотрудников

На основании уведомления о выборе формата трудовой книжки сотрудник должен определиться, какую трудовую будет вести работодатель. Решение сотрудники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен написать заявление, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Что делать в случае отказа от бумажной книжки

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, с 1 января 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись: «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года).

Как передать сведения о трудовой деятельности в ПФР

Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (статья 66.1 ТК).

Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».

Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.

Сведения по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники. Сведения подают в том числе на совместителей, дистанционных и надомных работников.

В том, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД и подготовиться к другим изменениям, поможет разобраться справочно-образовательная платформа «Актион 360».