Переход на электронную трудовую книжку пошаговая инструкция в 1с зуп

Для трудоустройства сотрудника на первое место работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 при создании документа Прием на работу нужно установить флаг Начало трудовой деятельности (рис. 1). Он показывает, что сотрудник до 2021 года нигде не был трудоустроен и не имеет возможности выбора способа ведения трудовой книжки, поэтому формировать Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности дополнительно не нужно. 

Для отражения сотрудника в отчете Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД и подачи сведений о его приеме в электронном виде необходимо установить флаг Отразить в трудовой книжке.

Рис. 1. Установка флагов Начало трудовой деятельности и Отразить в трудовой книжке в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

После установки флага Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике и его первой работе (Мероприятия) попадут в отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД по кнопке Заполнить или Подбор (рис. 2).

Рис. 2. Отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

В печатной форме СЗВ-ТД не должна быть указана Дата подачи заявления, если сотрудник ранее нигде не был трудоустроен (рис. 3).

Рис. 3. Печатная форма СЗВ-ТД сотрудника, устраивающегося на работу впервые, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Внимание! Отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.

Если сотрудник, по которому ведется электронная трудовая книжка, решит уволиться, то в документе Увольнение во вкладке Справки при увольнении добавлена возможность Оформить СТД-Р, сведения о трудовой деятельности (рис. 4), печатная форма которой подписывается и выдается на руки работнику.

Рис. 4. Оформление СТД-Р, сведения о трудовой деятельности при увольнении работника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Документ Увольнение формирует Мероприятие в отчете Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД, который необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.

В статье описаны несколько распространённых ситуаций, в которых  нужно поменять способ ведения трудовой книжки:
Если сотрудник принят на работу в 2021 году и ранее не был трудоустроен

Если сотрудник работал до 2021 года с электронной трудовой

У сотрудника есть бумажная трудовая, он не был трудоустроен с 2020 года

C 1 января 2021 года для всех сотрудников, впервые поступающих на работу, заводят электронные книжки. При этом, если человек работал и раньше, он может выбрать: вести только электронную трудовую, или и электронную, и бумажную. Как отразить всё это в программах 1С? Показываем несколько самых распространённых примеров.

Если сотрудник принят на работу в 2021 году
и ранее не был трудоустроен

Трудовая книжка в таком случае будет вестись только в электронном виде. Данный способ не подлежит изменению в будущем.

В 1С:ЗУП отражаем это следующим образом:

Если сотрудник работал до 2021 года
с электронной трудовой

Если же сотрудник ранее работал и поступает на работу в организацию после 1 января 2021 года, бухгалтер или кадровик при приеме могут получить от сотрудника СТД-Р, соответственно, на предыдущем месте работы был выбран способ ведения трудовой книжки в электронном виде:

У сотрудника есть бумажная трудовая, он не был
трудоустроен с 2020 года

Если при трудоустройстве сотрудник приносит трудовую книжку на бумажном носителе, но с 2020 года он не был трудоустроен, а значит и не писал заявления о способе ведения трудовой книжки.

В этом случае бухгалтер или кадровик оставляют незаполненными данные
сведения при приеме:

В таком случае сотрудник должен написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в данной организации, а бухгалтер заполнить соответствующий документ в 1С:ЗУП:

Данное заявление будет отправлено в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД о приеме на работу:

Если же сотрудник выбрал на предыдущем месте работы ведение бумажной трудовой книжки,
то в 1С:ЗУП отражаем таким же способом:

Обратите внимание! За сотрудниками, которые выбрали способ ведения трудовой книжки на бумажном носителе сохраняется право перехода на электронную форму трудовой. 

Для этого необходимо создать документ Отзыв заявлений о предоставлении
сведений о трудовой деятельности:

Далее необходимо отправить данное заявление в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД:

После получения положительного протокола ПФР о регистрации данного СЗВ-ТД необходимо сформировать заявление сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки в электронном виде и также отправить в составе СЗВ-ТД:

Автор статьи

Время прочтения — 1 мин.

Получить бесплатную консультацию

Вопрос клиента: Как в программе 1С:Зарплата и управление персоналом заполнить Заявление о ведении трудовой книжки?

Ответ: В разделе Кадры нужно выбрать журнал документов Электронные трудовые книжки:

Далее по кнопке Создать нужно выбрать Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности:

В форме документа указывается организация (1), дата (2), список сотрудников. По кнопке «Заполнить» автоматически добавляются сотрудники, которые еще не написали заявление о ведении трудовой книжки. Также добавить сотрудников можно по кнопкам «Подобрать» или «Добавить»:

Следует обратить внимание, что дата документа – это дата, когда сотрудник написал заявление о ведении трудовой книжки. Эта дата передается в ПФР и заполняется в СЗВ-ТД. В печатном виде отчета видна форма ведения книжки и дата заявления:

Начиная с релиза 3.1.14.208 в программу добавлена возможность указать в документе «Приказ о приеме на работу» способ ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя и дату подачи заявления. Заполнение данных реквизитов станет доступным, когда проставлена галочка «Отразить в трудовой книжке»:

При проведении документа в программе заполняется информация о том, что данные о ведении трудовой книжки уже были переданы в ПФР. При заполнении Заявления о ведении трудовой книжки сотрудник не будет попадать в список тех, кому еще не оформлено заявление.

В Заявлении о предоставлении сведений о трудовой деятельности в колонке «Вид заявления» нужно выбрать вариант заявления (бумажная трудовая книжка или сведения в электронной форме):

По кнопке «Заявление» можно распечатать созданные заявления:

Так как заявление не имеет утвержденной формы, разработчики 1С предложили свой вариант заявления, который при необходимости можно исправить. На печать выводится 2 заявления. Одно – на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном варианте (статья 66 ТК РФ), второе – ведение сведений в электронном виде (статья 66.1 ТК РФ):

Вместе с заявлением на печать выводится произвольная форма уведомления, которую при необходимости можно скорректировать:

Если в программе настроена учетная запись и заполнены адреса электронной почты сотрудников, то заявление можно разослать на почту, для этого в заявлении нужно нажать на кнопку «Рассылка заявлений»:

В отчет СЗВ-ТД заявления заполняются автоматически и отражаются в табличной части отчета:

В файле выгрузки видна форма ведения трудовой книжки, а также дата заявления о ведении трудовой книжки, которые передаются в ПФР:

заполняется отдельно на каждого сотрудника, если в отчетном месяце произошло одно из событий:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение с работы;
• подано зарегистрированным лицом заявление о порядке ведения страхователем трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде;

А также:

• изменение наименования страхователя;
• установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности и заниматься определенной деятельностью.

Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа. В случае если численность работающих у него зарегистрированных лиц менее 25, он может представлять СЗВ-ТД на бумажном носителе.

При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица, страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

В программе 1C:Зарплата и управление персоналом 8, (редакция 3.1.13.120), Форма СЗВ-ТД и другие документы, связанные с ЭТК находятся в разделе Кадры, подраздел Электронные трудовые книжки.

Документооборот в 1С:ЗУП 8 при получении от сотрудника заявления о порядке ведения трудовой книжки

В течение 2020 года сотрудник может подать заявление о порядке ведения электронной книжки – выбрать бумажный вариант, либо полный переход на электронную форму. При этом, даже если сотрудник выбрал бумажную форму, электронная трудовая книжка будет вестись параллельно. В нашем примере сотрудник Электронов И.И. написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Вводим новый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Заявление заполнить и провести. Затем, по кнопке Печать выводим на печать Уведомление сотруднику об изменениях в трудовом законодательстве.

И Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ

Эти два документа отдаем на подпись сотруднику.

В документе Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД отразится полученное заявление. В документе отражаются все операции по всем сотрудникам за отчетный период.

Информацию можно детализировать по каждому сотруднику. Для этого предназначен список Мероприятия, который собирает все операции из СЗВ-ТД.

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей. Этот отчет теперь можно будет сдать в ПФР в бумажном виде, или отправить через сервис 1С-Отчетность.

Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при приеме на работу нового сотрудника

Вернемся немного назад и примем на работу сотрудника Электронова И.И. В кадровые документы разработчики добавили флаг Отразить в трудовой книжке, который автоматически отражает документ в СЗВ-ТД. При создании документа Прием на работу Флаг активирован автоматически – снимать его не нужно.

Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Прием на работу.

Мероприятие по приему сотрудника Электронова И.И.

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей.

Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при увольнении сотрудника

Как и в предыдущем случае, в документе Увольнение обязательно должен быть установлен Флаг Отразить в трудовой книжке. При создании документа Флаг устанавливается программой автоматически.

Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Увольнение.

С релиза 3.1.13.120, если до момента увольнения по сотруднику в 2020 году не было отражено в программе ни одного мероприятия, то сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя отражаются в СЗВ-ТД автоматически (необходима проверка и контроль).

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Вычетову И.П.

Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при кадровом переводе сотрудника

В документе Кадровый перевод (при создании нового документа) Флаг Отразить в трудовой книжке программой автоматически НЕ устанавливается, так как не все мероприятия по Кадровому переводу должны отражаться в Форме СЗВ-ТД. Пользователю необходимо самостоятельно принять решение об установке Флага в зависимости от перевода. В нашем примере сотрудник Отпускникова Н.А. переведена в другое подразделение и на другую должность, такой перевод отражается в СЗВ-ТД, поэтому в документе устанавливаем Флаг Отразить в трудовой книжке.

Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Кадровый перевод.

Мероприятие по кадровому переводу сотрудника Отпускниковой Н.А.

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Отпускниковой Н.А.

Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!

Расписание курсов 1C

Рассмотрим организацию работы в 1С 8.3 ЗУП 3 в рамках перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) по шагам.

Шаг 1. Обеспечение электронного взаимодействия с ПФР

Создадим новое Заявление на подключение к ЭДО ПФР (Отчетность, справки – 1С: Отчетность – Уведомления).

В заявлении нужно проверить и при необходимости заполнить недостающие реквизиты.

Шаг 2. Регистрация заявлений о способе ведения трудовой книжки и их отзыва

По мере поступления заявлений от сотрудников о способе ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде, их нужно регистрировать в 1С ЗУП документом Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (Кадры – Электронные трудовые книжки). В документе помимо сотрудника заполним реквизит Вид заявления.

В случае отзыва сотрудником такого заявления создайте Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности (Кадры – Электронные трудовые книжки).

Шаг 3. Регистрация кадровых мероприятий до 2020 года

Для отражения последних кадровых мероприятий до 01.01.2020, включаемых в первый отчет СЗВ-ТД по сотруднику, можно воспользоваться двумя способами:

• установить соответствующие настройки в кадровых документах прошлых периодов (подробнее работу с кадровыми документами рассмотрим на следующем шаге);
• если редактирование документов прошлых периодов нежелательно или данные были перенесены в ЗУП 3 «рекомендованным» способом и содержатся в документе Начальная штатная расстановка (Главное – Данные на начало эксплуатация), можно использовать документ Регистрация трудовой деятельности (Кадры – Электронные трудовые книжки).

При использовании второго варианта после нажатия кнопки Данные до 2020 года табличная часть документа Регистрация трудовой деятельности заполнится данными кадрового учета по состоянию на 01.01.2020. Сведения следует проверить и при необходимости скорректировать.

Шаг 4. Регистрация текущих кадровых событий

В кадровых документах, которые регистрируют кадровые события, подлежащие включению в отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р, установим флажок Отразить в трудовой книжке. Если в трудовой книжке нужно указать конкретный вид работы, нужно заполнить реквизит Трудовая функция. Можно отредактировать Наименование документа, которое будет отображаться в отчетах по ЭТК, если требуется, чтобы оно отличалось от стандартного наименования документа, которое подтягивается в отчет:

Если кадровое мероприятие не регистрируется отдельным кадровым документом, отразите его через документ Регистрация трудовой деятельности.

Добавим новое отдельно взятое мероприятие (например, Установление (присвоение) профессии) в документе Регистрация трудовой деятельности по кнопке Добавить в меню Еще.

В новой строке подберем Сотрудника и укажем Дату и Вид мероприятия, а также заполним дополнительную информацию о мероприятии.

Для регистрации переименования организации удобно заполнить табличную часть документа всеми действующими сотрудниками по кнопке Переименование. После нажатия кнопки откроется окно Переименование организации для заполнения сведений о мероприятии.

Шаг 5. Формирование отчетов по ЭТК

Формирование СЗВ-ТД

В 1С ЗУП 3 ежемесячный отчет СЗВ-ТД реализован в виде документа Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (Кадры – Электронные трудовые книжки – Сведения о трудовой деятельности работников).

Создадим новый документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД и заполним его по кнопке Заполнить. После поступления положительного протокола проверки отчета от ПФР  установим флажок Пачка принята в ПФР (не редактируется).

Формирование СТД-Р

При увольнении, а также по требованию сотрудника, необходимо оформить справку СТД-Р с помощью документа Сведения о трудовой деятельности работников, СТД-Р (Кадры – Электронные трудовые книжки). Заполнение документа производится автоматически после заполнения реквизитов Организация и Сотрудник.

Поставьте вашу оценку этой статье:

Загрузка…