В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.
Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.
Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:
- Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
- Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
- Грамотное и логичное оперирование фактами
Образцы деловых писем.
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.
Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.
С уважением,
Коллектив Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.
Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.
Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.
Будем признательны вам за ответ.
С уважением,
Иван Иванов
Руководитель Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.
|
Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами) |
Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами) |
| Уважаемый Андрей Иванович!
Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов. До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать. Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов. Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта. С уважением, |
Уважаемый Андрей Иванович!
От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов. В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010. Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции. С уважением, |
Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.
Тамара Воротынцева
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:
E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
Деловая переписка. Имидж и деловые интересы
Предложения со словосочетанием «от лица руководства»
Ещё через несколько дней «мой» контрразведчик пригласил меня к себе в кабинет и поблагодарил от лица руководства органов госбезопасности за оказание помощи в задержании американских шпионов.
От лица руководства ещё раз прошу прощения за причинённые неудобства…
Необходимо сделать заявление от лица руководства фирмы, предупредить потребителей, что мы не работаем по каталогам, пригласить людей в бутик, рассказать, что пудра нашей фирмы имеет фиксированную цену и не бывает ни дешевле, ни дороже.
Потом, конечно, извинились от лица руководства.
За высокие показатели и победу в соцсоревновании, поздравляю ваш коллектив от лица руководства, парткома и профкома предприятия!
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.
Вопрос: мадьяр — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?
Вот значит и просим от лица руководства.
– Тамара, ты чего заволновалась, ревнуешь? Это ведь сказочный персонаж, вот я и опекаю от лица руководства, так сказать…
Хочу от лица руководства поприветствовать вас на новом рабочем месте.
Ассоциации к слову «лицо»
Ассоциации к слову «руководство»
Синонимы к слову «лицо»
Синонимы к слову «руководство»
Цитаты из русской классики со словосочетанием «от лица руководства»
- В лице Гаврилы явился тот «хороший человек», с которым Мухоедов отводил душу в минуту жизни трудную, на столе стоял микроскоп, с которым он работал, грудой были навалены немецкие руководства, которые Мухоедов выписывал на последние гроши, и вот в этой обстановке Мухоедов день за днем отсиживается от какого-то Слава-богу и даже не мечтает изменять своей обстановки, потому что пред его воображением сейчас же проносится неизбежная тень директора реального училища, Ваньки Белоносова, катающегося на рысаках, этих врачей, сбивающих круглые капитальцы, и той суеты-сует, от которой Мухоедов отказался, предпочитая оставаться неисправимым идеалистом.
- (все
цитаты из русской классики)
Сочетаемость слова «лицо»
- юридическое лицо
знакомое лицо
бледное лицо - с лица земли
лицо человека
лицо женщины - выражение лица
черты лица
цвет лица - лицо побледнело
лицо вытянулось
лицо покраснело - увидеть лицо
закрыть лицо руками
вглядываться в лица - (полная таблица сочетаемости)
Сочетаемость слова «руководство»
- советское руководство
высшее руководство
партийное руководство - руководство страны
руководство компании
руководство партии - стиль руководства
смена руководства
мнение руководства - руководство считает
руководство решило
руководство понимает - взять на себя руководство
работать под чьим-либо руководством
осуществлять общее руководство - (полная таблица сочетаемости)
Значение слова «лицо»
-
ЛИЦО́, -а́, мн. ли́ца, ср. 1. Передняя часть головы человека. Черты лица. Приятное лицо. (Малый академический словарь, МАС)
Все значения слова ЛИЦО
Значение слова «руководство»
-
РУКОВО́ДСТВО, -а, ср. 1. Действие по глаг. руководить (в 1 знач.). Руководство революционной борьбой пролетариата. (Малый академический словарь, МАС)
Все значения слова РУКОВОДСТВО
Афоризмы русских писателей со словом «лицо»
- Лицом к лицу
Лица не увидать.
Большое видится на расстояньи,
Когда кипит морская гладь,
Корабль в плачевном состояньи. - Нет ничего отвратительнее и нет ничего прекраснее старческих лиц. И нет их правдивее. На старческом же лице жизнь души вырезывается всем видною, нестираемою печатью.
- Умное лицо получается у человека не оттого, что он умен, а только оттого, что он много думает.
- (все афоризмы русских писателей)
Отправить комментарий
Дополнительно
Время чтения 1 мин.Просмотры 69Опубликовано 30.08.2017
Здравствуйте Уважаемая Администрация президента, я от лица Гилевой Людмилы Петровны, Прошу вас еще раз помочь в этом не легком вопросе, по жилищному вопросу, дело в том что, Гилева Людмила Петровна является матерью семерых детей, и является ветераном труда, ей 72 года, Прошу вас решить вопрос по жилищному закону, то как жилищная контора не делает перерасчет по документам и нарушает закон, и ни кто ей в этом помочь не может, по этому она решила обратиться к вам, все документы будут прикреплены, за раннее вам Благодарны будем по решению этого вопроса, так как у нее сын инвалид находиться на еждевение и снего, и С Людмилы Петровны Гилевой с нимают с пенсии 50 процентов, а так как он является инвалидом детства, с него не имеют права снимать 50 процентов с пенсии денежные средства, зовут его Павел Валерьевич Гилев, с не рабочей группой инвалидности, очень вас прошу разобраться в этом вопросе.
Всего найдено: 14
От лица компании «xxx», я бы хотел поблагодарить всех вас за участие в сегодняшнем торжестве. Нужна ли здесь запятая? Заранее спасибо за ответ.
Ответ справочной службы русского языка
Запятая перед я в этом предложении не нужна.
Как правильно: «Они увидели столпившихся под лиственницей грибов.» или «Они увидели столпившиеся под лиственницей грибы.»? В том контексте, что это сказочная повесть, повествование в которой идёт от лица грибов. Грибы являются персонажами, умеющими говорить и передвигаться, и их названия: Лисички, Рыжики, Мухоморы… — пишутся с заглавной буквы.
Ответ справочной службы русского языка
Верен второй вариант.
В последнее время часто приходится встречаться с «протокольной» фразой, от лица инспекторов ГИБДД: «Инспектор потребовал водителя остановиться». Допустимо ли такое сочетание слов, и является ли оно грамотным с точки зрения русского языка; или грамотной будет являться только фраза: «Инспектор потребовал от водителя остановиться»?
Ответ справочной службы русского языка
Возможно: потребовал от водителя; потребовал, чтобы водитель остановился.
Управление в русском языке
ТРЕБОВАТЬ [в разных значениях] — 1. кого-чего. Требовать учителя; Требовать внимания; Требовать объяснений у провинившегося сотрудника; Требовать правдивого отражения жизни в литературе; Здоровье требовало тёплого климата (Т.); Старый сарай давно уже валился и требовал починки (М.-С.). 2. что (редко; при конкретизации объекта). Требовать свою зарплату; Требовать взятую из библиотеки книгу; Требовать пропуск; Требовать одолженные деньги. 3. от кого / у кого. Требовать от учеников; Он требовал у меня пропуск. См. от — у. 4. с кого. Требовать квартплату с жильцов.
Подскажите, можно ли в одном и том же тексте использовать название компании и оборот «наша компания»? Или возможен только один вариант — везде название компании или везде «наша компания»? Если можно, укажите соответствующее правило. Большое спасибо. SPSR Express компания предлагает услуги, в рамках которых возможны различные варианты перевозки грузов, почты и документов — от пакета корреспонденции до крупногабаритного груза. Наша компания осуществляет доставку следующими видами транспорта: — авиа; — автомобильным; — железнодорожным.
Ответ справочной службы русского языка
Если текст написан от лица представителя компании, то возможно использовать и название компании, и сочетание «наша компания».
Здравствуйте! Будьте добры, объясните, пожалуйста, нужна ли запятая в следующем случае: «Как спутница короля(,) я уполномочена занять место в совете и говорить от его лица».
Ответ справочной службы русского языка
Запятая нужна, т. к. оборот с как имеет добавочное значение причины: я уполномочена занять место в совете, потому что я спутница короля. Если есть возможность, фразу лучше перестроить, т. к. местоимение его формально относится к совету, хотя смысл – говорить от лица короля, а не от лица совета.
Требуется ли обособление, и на основании какого правила, в следующей конструкции:
Я, от лица всей компании, поздравляю вас…
Ответ справочной службы русского языка
Запятые не нужны. Нет оснований для их постановки.
Подскажите, пожалуйста, как при написании ответа на письмо обращаться к контрагенту от себя лично (например: сообщаю, считаю) или от лица организации (сообщаем, считаем) если я являюсь должностным лицом и отвечаю на письмо как руководитель организации?
Ответ справочной службы русского языка
Если Вы пишете письмо как должностное лицо (и в конце письма стоит Ваша подпись), корректно писать в 1-м лице: считаю, сообщаю.
Добрый день!
Как правильно надо писать слово «интернет» со строчной или прописной буквы?
В деловом письме можно ли обращаться «от лица» организации или лучше обращаться «по поручению» организации?
Ответ справочной службы русского языка
1. Правильно с прописной буквы. 2. Оба варианта возможны.
В предложении «Позвольте мне искренне Вас поблагодарить … и поздравить Вас от лица моих сотрудников и друзей с наступающим праздником…» необходимо выделение запятыми «от лица моих сотрудников и друзей»?
Ответ справочной службы русского языка
Обособление не нужно.
Уважаемая Служба! Насколько верно словосочетание «обращения от лица граждан»?
Ответ справочной службы русского языка
Выражение корректно. Ср. пример в «Малом академическом словаре»: Это я говорю от лица всей команды.
Уважаемая справка. Подскажите, пожалуйста, как правильно пишется словосочетание НОВЫЙ ГОД в данном контексте ( с большой или с маленькой буквы):
«От лица всего коллектива хотел бы пожелать Вам успехов и счастья в новом году.»
Ответ справочной службы русского языка
Вы написали правильно.
Можно сказать «от лица всего коллектива»?
Очень срочно, пожалуйста, напишите ответ. Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Сочетание верно.
Уважаемые сотрудники справочной службы портала Грамота.ру, выделяется ли на письме запятыми конструкция «от лица компании… «? Не является ли это выражение вводной конструкцией?
Ответ справочной службы русского языка
Этот оборот обособления не требует.
Добрый день!
Скажите, пожалуйста, как правильно написать «От лица жителей деревни обращаюсь к Вам с просьбой….» или «От лиц жителей деревни обращаюсь к Вам с просьбой».
Спасибо огромное!
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: _от лица кого-л._, то есть «от имени кого-л.»
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.