Письмо для организации встречи руководства

Менеджеры часто очень заняты, поэтому знание эффективных способов обращения с просьбой о встрече может помочь вам назначить встречу в их расписании. Если вы хотите предложить новую идею, обсудить проект или сделать объявление, вам будет полезно узнать, как составить письмо с просьбой о встрече.

В этой статье мы обсудим, как попросить о встрече с начальником и какие шаги вы можете предпринять для составления запроса на встречу.

Как запросить встречу с руководителем

Рассмотрите следующие шаги, чтобы попросить о встрече с начальником:

1. Проверить их доступность

Убедитесь в доступности человека по телефону перед отправкой письма. Это может ускорить процесс, сократив количество сообщений туда и обратно в попытке найти подходящую дату и время. Выбор подходящего времени также повышает шансы на то, что ваша встреча будет принята. Попробуйте позвонить их секретарю или помощнику, чтобы узнать несколько дат, когда они свободны, и предложите встретиться в один из этих дней. Убедитесь, что у вас нет других обязательств в эти дни перед отправкой запроса.

2. Выберите место

Выберите удобное место. Комфортное пространство может способствовать общению. Предложите бизнес-ланч, чтобы учесть график вашего руководителя. Это также предлагает стимул для встречи с вами.

3. Подготовьте свои заметки

Запишите все, что вы хотите рассказать своему руководителю, и структурируйте свои идеи. Прочитайте их вслух, чтобы подготовиться. Это поможет вам получить представление о том, сколько времени вам потребуется для разговора с руководителем, что полезно знать при определении времени начала и окончания встречи. Подготовка заметок также поможет вам понять, нужно ли вам присутствие третьей стороны в вашей дискуссии, будь то эксперт, чтобы поддержать аргументы вашей новой идеи, или сотрудник HR, чтобы поддержать вас с претензиями.

4. Напишите тему письма

Выбирайте четкую и прямую тему письма, которая подчеркивает причину, по которой вы хотите встретиться со своим боссом. Если возможно, укажите конкретную дату встречи. Это может мотивировать вашего начальника быстрее открыть письмо и ответить на него. Вот несколько примеров:

• Просьба о встрече в среду, 5 мая

• Запрос на встречу — улучшение маркетинга

• Планирование встречи

5. Выберите подходящую лексику

Некоторые слова могут подразумевать негативное восприятие, в то время как другие могут выражать уважение. Правильно подобранные слова помогут вам передать правильное приглашение. Вот некоторые термины, которые вы можете использовать:

• Могу ли я предложить … : Эта фраза — вежливый способ сделать предложение, не звучащее так, будто вы выдвигаете требования.

• Я хотел бы обсудить … : Обсудить — лучший выбор, чем объяснить, так как это подразумевает, что руководитель обладает значительными знаниями.

• Какие у вас мысли? : В заключение попросите руководителя высказать свои соображения. Это показывает уважение к их мнению и авторитету.

6. Правильно оформляйте электронное письмо

Вот основные элементы, которые необходимо включить в письмо с просьбой о встрече:

• Приветствие: Используйте формальное приветствие, например Уважаемый [имя получателя] , проверьте название должности и имя человека, чтобы убедиться в правильности написания.

• Вступление: Начните свое письмо с представления себя, если они еще не знают вас лично. В зависимости от ваших отношений с руководителем, вам может не понадобиться включать это в письмо.

• Причина: Сообщите причину встречи. Не обязательно сообщать подробности, лучше дать общее представление о том, чего они могут ожидать от встречи. Постарайтесь указать причины, которые выгодны вам обоим, чтобы убедить руководителя в необходимости встречи.

• Время: Предложите дату и время в пределах их доступности, как было рекомендовано в первом шаге. Лучшая практика — предложить временные рамки и спросить руководителя, подходит ли им это время или они предпочитают другое время.

• Место: Предложите место проведения встречи и добавьте схему проезда или карту, если ваш начальник не знаком с районом. Предложите встретиться в другом месте по их выбору, чтобы продемонстрировать свою гибкость.

• Подтверждение: Попросите руководителя подтвердить, что он получил ваш запрос, и одобрить или отклонить встречу. Это может внести ясность и обеспечить взаимное понимание ситуации.

• Благодарность: Напишите фразу, чтобы сообщить начальнику, что вы цените его время или внимание и надеетесь на скорую встречу.

7. Подготовьте или приложите свою документацию

Вот некоторые документы, которые вы можете включить в письмо с запросом на встречу или подготовить перед встречей:

• Представление идеи: Приведите краткое изложение вашего предложения. Прикрепите слайд-шоу или презентацию к электронному письму, чтобы они могли просмотреть ее перед встречей.

• Жалоба: Если вы уже обсуждали проблему с другими коллегами, подумайте о том, чтобы включить документированный обмен письмами по этому вопросу, чтобы показать шаги, которые вы уже предприняли для решения проблемы. Это поможет вашему руководителю войти в ситуацию хорошо информированным.

• Увольнение: Если вы просите о встрече, чтобы сообщить о своей отставке, подготовьте письмо об отставке с указанием даты, когда вы собираетесь уйти. Рассмотрите возможность включения в письмо причины вашей отставки.

• Объявление: Если целью встречи является объявление личного решения или информации, подумайте о подготовке причин и деталей объявления. Например, дата вашего декретного отпуска или город, в который переезжает ваша семья. Кроме того, постарайтесь подготовить план или предложение о том, как вы можете выполнить текущие задания.

8. Последующие действия

Если вы не получили никакого ответа на свой запрос, подумайте о том, чтобы отправить повторное письмо. Есть несколько причин, по которым вы можете не получить ответ в первый раз, в том числе:

• Время или место встречи было неудобным

• Они забыли или были слишком заняты, чтобы ответить

• Они не получили ваше сообщение

Отправьте повторное письмо по электронной почте:

• Спросите их, получили ли они ваш запрос на встречу

• Предложите им выбрать дату, место и время

• Подтвердите важность этой встречи

9. Ответьте на их электронное письмо

Если ваш руководитель согласится на встречу, поблагодарите его за согласие и сделайте необходимые приготовления. Возможно, вы захотите подтвердить время и место вашей встречи.

Примеры запросов на встречу

Изучение примеров просьб о встрече может помочь вам составить свою. Вот примеры просьб:

Встреча для обсуждения вопросов

Уважаемый Джон,

Я пишу, чтобы попросить о встрече с вами для решения нескольких проблем, с которыми мы столкнулись в ходе проекта по удержанию клиентов. Если возможно, я хотел бы встретиться на этой или следующей неделе. Пожалуйста, сообщите мне, свободны ли вы и какие дни и время вам подходят больше всего.

Я ценю ваше внимание и надеюсь встретиться с вами в ближайшее время.

С уважением,,
Пол

Встреча для обсуждения карьерного роста

Дорогая Лиза,

Я хотел бы встретиться с вами, чтобы обсудить возможность взять на себя больше ответственности в моей нынешней роли. Пожалуйста, дайте мне знать, можете ли вы пообедать во вторник, 5 мая, в полдень в ресторане Гранд в центре города?

Если дата или время вам не подходят, пожалуйста, сообщите мне свободные дни и время, и я внесу соответствующие коррективы.

Спасибо за ваше внимание. С нетерпением жду вашего ответа.

С наилучшими пожеланиями,
Сьюзан Спелл

Встреча для выдвижения новой идеи

Уважаемый Ланс Кольт,

Меня зовут Марк Томас. Я обращаюсь к вам от имени отдела маркетинга. Я и моя команда хотели бы встретиться с вами, чтобы обсудить новую блестящую идею. Она может принести значительные улучшения нашей компании.

Любое время между 8 и 11 часами утра 5, 6 или 9 мая было бы замечательным, но я готова подстроиться под другую удобную дату и время по вашему выбору.

Спасибо за уделенное время и внимание. С нетерпением жду встречи с вами.

С наилучшими пожеланиями.
Марк Томаш

Образцы деловых писем

(электронная переписка)

•    Письмо-предложение о сотрудничестве

Subject: Предложение о сотрудничестве. 
Data: 20.05.0216
From: aig@maili.ru
 To: spap@googlei.com

Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.

Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!

Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам. 

«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка). 

Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя. 

На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению. 

Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы. 

С уважением,

Андреев Павел

Вице-президент компании AIG
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-ххх-хх-хх
andreev@aigi.com

•    Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар 
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх

Уважаемые Партнеры,

17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG. 

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

В приложении направляю приглашение и программу семинара.

Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.

Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3

Будем рады Вас видеть!

С уважением,

Анна Симонова

Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
annasimonova@aigi.com

•    Письмо-просьба об организации встречи

Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Во время нашего разговора Вы упоминали о своем знакомстве с Еленой Петровной Фирсовой, финансовым директором фирмы «Интеркурс», и предлагали свою помощь в организации встречи с ней. 

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время. 

Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой. 

С уважением,

Вадим Татаренко

менеджер компании AIG 
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
tatarenko@aigi.com

•    Письмо-просьба о контакте

Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Ссылаясь на нашу договоренность, пишу Вам, чтобы напомнить о номере телефона Елены Фирсовой, финансового директора компании «Интеркурс». 

Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Заранее благодарен!

С уважением,

Вадим Татаренко

Менеджер компании AIG 
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
tatarenko@aigi.com

•    Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Агрессивное письмо клиента:

Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: into@xxxi.ru

Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.

Андрей Петров

Ответ на агрессивное письмо клиента

Subject: О возврате денег и решении вопроса! Data: 20.02.2016 From: into@xxxi.ru To: Петров Андрей	АЛГОРИТМ РАБОТЫ С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ
Здравствуйте, Андрей!	1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости.
Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги.	2. Уточнение у адресата нашего понимания просьбы /  претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы.
Сообщаю, как это можно сделать. Согласно п. 2.4. Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех дней. Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу.	3. Предельно четко и полно сообщите адресату информацию по вопросу, который его интересует.
Андрей, мне так же, как  и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас.	4. Комментарии и эмоциональный аспект.
P.S. Единственная просьба: давайте общаться в рамках нормативной лексики.	5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания.
С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентами ЗАО «Сервис-стандарт»  Тел.: 8-999-111-22-33

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: 
• Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
• Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

•    Письмо-отказ

Письмо клиента 

Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы.
Data: 20.12.2015
From: Петренко Роман
To: Андрей Иванов

Добрый день, Андрей!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

В связи со сложной ситуацией на сегодняшнем рынке, обусловившей сокращение затрат на рекламные кампании, мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам 15%-ую скидку на размещение наружной рекламы. 

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!

С уважением,

Директор по маркетингу

ЗАО «Пищепром»

Роман Петренко  

Тел.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
petrenko@pichepromi.ru

Образец 1. Письмо-отказ на просьбу клиента

Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы. Data: 20.12.2015 From: Андрей Иванов  To: Петренко Роман	АЛГОРИТМ РАБОТЫ С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ
Уважаемый Роман Петрович!	1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости.
Выражаем Вам искреннюю признательность за длительное сотрудничество с нашей компанией.	2. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).
Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов. Высылаю ее Вам в приложении. На текущий момент скидка Вашей компании составляет 10% . За последние 12 месяцев Ваша фирма заказала услуг на …. рублей. Следующий порог скидки – …. рублей. С него начнет действовать скидка 15%. При достижении этого порога Ваша скидка увеличится автоматически.	3. Изложите конкретные причины, которые не позволяют Вам удовлетворить просьбу (используйте историю данного вопроса, цифры, сроки, процедуры).
Мы хорошо понимаем, что сейчас во всех отраслях экономики существуют определенные сложности, поэтому мы предоставляем нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещать рекламу уже сегодня, а оплачивать размещение в течение 20 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой. На данный момент сумма беспроцентного кредита для Вашей компании составляет … рублей. В случае решения воспользоваться услугой отсроченного платежа, обращайтесь к Ирине Михайловой (тел.: 495-777-89-21; michailova@reklamai.com).	4. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен. 5. Предложите альтернативное решение, если это возможно.
Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!	6. Выразите надежду на продолжение партнерских отношений.
С уважением, Андрей Иванов Руководитель отдела по работе с   клиентами «РекламаДА» Тел.: 495-888-88-88 8-916-777-77-77 ivanow@reklamai.com

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 2

Subject: О прекращении сотрудничества
Data: 20.03.2016
From: makulatura@maili.ru
To: Петренко Иван

Уважаемый Иван Николаевич!

Мы были рады сотрудничать с Вашей фирмой в течение 7-и лет. Нас всегда удовлетворял хороший уровень сервиса и качество продукции. Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.

В связи с этим мы, к сожалению,  вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.

С уважением,

Директор 
ООО «Макулатура»

Малахов Геннадий Викторович
Тел.: 8-945-ххх-хх-хх
makulatura@maili.ru

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 3

Subject: Отказ в выплате компенсации
Data: 20.06.2015
From: aig.ru
To: Евгений Кныш

Уважаемый Евгений!

Благодарим Вас за длительное сотрудничество с нашей компанией!

К нашему сожалению, мы вынуждены отказать Вам в выплате требуемой компенсации в размере … рублей.

На данный момент в компании установлена другая процедура по принятию решений о страховой компенсации, о чем Вы неоднократно оповещались. 
(В приложении см. копию данного оповещения). 

Кроме того, указанные Вами в исковом заявлении претензии №4-6 не являются страховыми, так как были нарушены пункты 12.1-12.2 Договора.

Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении)

Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!

С уважением,

Менеджер AIG

Тучков Владимир
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-ххх-хх-хх
tuchkovvlad@aigi.com

•    Письмо-ответ на обоснованную претензию

Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: shveynayafabrika@google.ru
To: Анна Колесникова

Уважаемая Анна!

От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.

Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.

Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор. 

Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды. 

Администрация приняла  срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.

Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!

В качестве компенсации мы предлагаем Вам 10% -ую скидку на последующие заказы на нашей фабрике.

Свяжитесь с нами,  чтобы уточнить время доставки Вашего заказа.

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество,

Директор Алексинской швейной фабрики
Анна Юрьевна Петрова
Тел.: ХХХ-ХХХ-ХХХ
shveynayafabrika@googlemer.ru

•    Письмо-напоминание

Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:
— напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей
— указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей.

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 1

Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. Тверь
Data: 20. 06. 2016
From: gorod.tver@yandex.ru
To: Андрей Петров

Уважаемый господин Петров!

Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.

Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу. 

С уважением,

Администрация г. Твери

Исполнитель:
Иванова Олеся
Секретарь управы
Тел.: xxx-xx-xx-xx
gorod.tver@yandexi.ru
⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 2

Subject: Напоминание об оплате продукции (ЗАО «Транспласт»).
Data: 20. 02. 2016
From: xxxxxx@maili.ru
To: Иван Денисов

Уважаемый Иван Иванович!

Между нашими компаниями был заключен договор от ______ №_______. 

В рамках указанного договора в ООО «Клиент» по спецификации №_________ от ______ 2016г. была поставлена партия продукции на общую сумму __________ рублей.
Вместе с партией были переданы накладная №_____ от ______ 2016г. и счет фактура № ______ от _______ 2016г.

Поставленная партия была принята сотрудниками ООО «Клиент» без каких-либо замечаний по срокам поставки, количества, качества и прочих характеристик поставленной продукции.

Срок оплаты поставленной продукции истек 15.02.2016г., однако никаких денежных средств на наш счет не поступало.

Мы обеспокоены данным обстоятельством. В связи с этим просим проверить факт оплаты. 

При наличии каких-либо недоразумений, приведших к нарушению  сроков оплаты, предлагаем погасить имеющуюся задолженность в 7-дневный срок.

Заранее благодарим.

С уважением,

Менеджер по поставкам
ЗАО «Транспласт»
Петр Иващенко 
Тел: 495-ххх-хх-хх
   8-905-ххх-хх-хх
ivachenko@transplasti.com

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 3

Subject: Напоминание об окончании действия договора
Data: 01.05.2016
From: michailsvetlov@aig.com
To: Николай Гумилев

Уважаемый Николай Степанович!

Компания AIG рада видеть Вас в числе наших клиентов.

Мы надеемся, что сотрудничество с нами позволило Вам чувствовать себя  увереннее в мире современного бизнеса. 

В связи с тем, что 20.05.2016 заканчивается срок действия договора №_____ от 20.05.2015, заключенного Вами и нашей компанией, просим Вас связаться с нами и обсудить перспективы дальнейшего взаимодействия. 

В случае, если Вы хотите продлить указанный договор без каких-либо изменений, просьба, перечислить на наш расчетный счет сумму в размере …. рублей. Пролонгация договора осуществится автоматически.  

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните. Мы обязательно Вам поможем.

С уважением,

Михаил Светлов

Менеджер по работе с корпоративными клиентами
AIG
Тел.:8-495-ххх-хх-хх
 8-916-ххх-хх-хх
michailsvetlov@aigi.com

Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества

Информируем Вас
о том, что господин … может посетить
офис Вашей фирмы днем после обеда (дата).
Этот визит позволил бы нам обсудить
вопросы, представляющие взаимный
интерес, и изучить возможности дальнейшего
развития наших деловых отношений.

Господин …
уполномочен вести дела от имени нашей
компании. Мы хотели бы получить от Вас
подтверждение даты встречи. Если эта
дата Вас не устраивает, сообщите нам,
пожалуйста, другую дату.

Письмо-ответ иа предложение о встрече

Благодарим Вас
за извещение относительно визита
господина … в наш офис___________. Рады
будем встретить его и готовы обсудить
с ним наши взаимные

^(дата)

деловые интересы
и перспективы сотрудничества.

Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества

Во время работы
Нижегородской ярмарки Вы посетили наше
представительство и проявили интерес
к нашим новым товарам, в частности, к
стоматологическому оборудованию.

Я был бы рад
обсудить с Вами возможность продажи
медицинской техники в Вашем регионе и,
таким образом, установить связи с Вашей
компанией. Мы могли бы встретиться в
нашем центральном офисе в Москве или,
по вашему усмотрению, в офисе Вашей
компании в Новосибирске.

Рассчитываю на
скорую встречу с Вами.

Рекомендательное письмо. Целью
любого рекомендательного письма является
предоставление объективной всесторонней
информации о конкретном человеке
(физическом лице) или организации,
предприятии, учреждении (юридическом
лице). Чаще всего рекомендательное
письмо представляет собой личный отзыв
работодателя о работнике, обычно с
ручательством за него, который тот может
предъявить конкретному или любому
потенциальному работодателю.

Рекомендация может исходить, в свою
очередь, как от частного лица, так и от
лица юридического.

Оформление. Рекомендательное письмо
представляет собой одну из разновидностей
деловых писем, поэтому все правила
оформления деловых писем полностью
распространяются и на рекомендательные
письма. Формально рекомендательное
письмо пишется в произвольной форме,
без обращения к конкретному адресату.
Однако если адресат известен, то
желательно указать его реквизиты. Если
рекомендация исходит не от частного
лица, а от организации (юридического
лица), предпочтительнее, чтобы оно было
написано на бланке организации.
Рекомендуемый объем письма — одна
страница машинописного текста.

Структура письма

Заголовок. Если письмо исходит от
юридического лица (оформлено на бланке
организации), то в соответствии с
правилами оформления деловых официальных
писем в нем указываются реквизиты
отправителя (угловой штамп с указанием
наименования организации, ее почтовых
и других реквизитов), а также регистрационный
номер и дата регистрации письма как
исходящего документа. Если адресат
известен, то в правой части заголовка
размещаются реквизиты адресата.

Ниже реквизитов в середине страницы
указывается название документа:
Рекомендательное письмо.

Для рекомендательных писем от частных
лиц заголовок ограничивается лишь
названием документа.

Текст письма. Текст рекомендательного
письма начинается с красной строки и
должен содержать следующие основные
пункты:

Подтверждение факта и сроков работы
в организации, краткая информация о
занимаемых должностях и выполняемых
обязанностях (для рекомендательного
письма от частного лица в данном пункте
указывается, в течение какого периода
времени и в каком качестве автор письма
знает рекомендуемого). Из перечня
обязанностей должна быть видна
квалификация рекомендуемого.

Если рекомендуемый занимал различные
должности, то данные о занимаемых
должностях и выполняемых должностных
обязанностях указываются для каждого
временного интервала. Например: Сидоров
Владимир Александрович работал в
компании «Вектор» с 12 марта 1998 г.
по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта
1998 г. по 1б марта 2002 г. — в должности
менеджера торгово-закупочного отдела,
с 17 марта по 25 ноября 2002 г. — в должности
старшего менеджера того же отдела.

Его обязанности в должности менеджера
состояли в организации поставок
комплектующих изделий, в должности
старшего менеджера — в организации
взаимодействия между фирмами-поставщиками
комплектующих изделий и производством,

Краткая характеристика профессиональных,
деловых и личностных качеств рекомендуемого
и достигнутых им успехов за время работы
в организации. Следует отказаться от
таких общих слов, как надежный,
компетентный, добросовестный и т. д.,
а ориентироваться на конкретные факты,
характеризующие рекомендуемого с точки
зрения его профессиональных качеств,
умения справляться с выполнением
определенных задач. Здесь можно
ориентироваться на такие категории,
как уровень знаний и трудолюбие при
исполнении основных обязанностей,
умение справляться с нестандартными
задачами, изобретательность, инициативность,
обучаемость, способность к адаптации
в различных ситуациях, эмоциональная
устойчивость, лидерские качества
(например: самостоятельно освоил
программное обеспечение, самостоятельно
и успешно проводил деловые переговоры,
эффективно руководил подчиненными и
т. п.). Здесь же можно дать примерное
сравнение работы рекомендуемого с
работой его коллег, указать наиболее
значимые достижения, проекты, разработанные
и осуществленные им лично.

Причины изменения места работы (ухода
из организации, перехода на другое
место). Это может быть изменение профиля
организации, закрытие подразделения,
кадровые изменения в организации, смена
места жительства и т. п.

Выводы: краткая и конкретная оценка
компетентности, деловых качеств
рекомендуемого, его творческого
потенциала и возможно карьерного роста.
Рекомендации к занятию конкретной
должности или должностей. (В ряде случаев
здесь желательно указать степень, до
которой вы рекомендуете человека на
искомую должность: безоговорочно,
настоятельно, с некоторыми оговорками,
не рекомендуете). Например: Сидоров
Владимир Александрович в совершенстве
владеет технологией… (или …имеет
большой опыт работы с серверным
программным обеспечением… или …может
самостоятельно работать с корпоративными
клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров
может эффективно исполнять обязанности
руководителя подразделения, работая в
должностях начальника отдела, заместителя
начальника вычислительного отдела
предприятия среднего звена.

Контактные координаты лица,
подписывающего письмо. Этот пункт
особенно актуален для рекомендательных
писем, составленных частными лицами,
поскольку вполне возможно, что новый
работодатель, прочитав рекомендательное
письмо, захочет уточнить некоторые
детали.

Подпись. Указываются должность,
фамилия, имя, отчество лица, подписывающего
письмо.

Если письмо написано частным лицом, то
ниже подписи указывается дата составления
рекомендации. Формально подпись не
требует заверения печатью организации

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя. После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.