Письмо для руководства компании

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

• гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
• коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
• просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
• приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
• напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• сопроводительная, например, опись вложений;
• поздравление;
• требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
• обращение к адресату — по центру;
• преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
• основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

• использовать достоверную информацию;
• излагать информацию кратко и доступно;
• использовать деловой стиль;
• не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
• не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Образец, как писать официальное письмо:

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

Правила составления:

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2023 году, и пойдет речь ниже.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Также официальное письмо должно быть:

• емким;
• грамотным;
• сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Образец официального делового письма

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

• этикета;
• делопроизводства.

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

• дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
• обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
• адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
• обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

• одна сторона производит продукцию;
• вторая заинтересована в ее приобретении.

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

• отправка образцов товара;
• получение допсведений о продукции;
• согласование действий и не только.

Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

• произвести оплату в установленные сроки;
• отгрузить товар;
• предоставить те или иные образцы продукции;
• принять на работу сотрудника и не только.

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

• Смена графика работы;
• о пролонгации договора;
• о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

• рассмотреть вопрос;
• выполнить что-либо.

Обычно с помощью этого вида переписки:

• запрашивается информация;
• доносятся сведения до адресата;
• излагаются просьбы разного характера.

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

• Скачать бланк письма обращения
• Скачать образец письма обращения

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

• просьбу;
• обращение;
• требование.

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

• продажа некачественного товара;
• отмена сделки купли-продажи товаров;
• просьба о замене товара и не только.

• Скачать письмо руководителю — образец 1
• Скачать письмо руководителю — образец 2

Шаблон прикреплен ниже.

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

• обсуждение сроков оплаты товара;
• просьба о зачете взаимных требований;
• информирование о смене расчетных счетов и так далее.

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Правила написания делового письма в 2023 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

• требующие ответа;
• не требующие ответного послания.

В первую группу попадают:

• обращения;
• требования;
• предложения и не только.

Во вторую включают:

• инструкции;
• приглашения;
• рекомендации;
• поздравления;
• благодарность;
• подтверждения в получении товара/услуги.

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

• коммерческая;
• некоммерческая.

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

• запрос;
• оферта;
• претензия;
• напоминание.

Некоммерческая корреспонденция:

• предупреждение;
• просьба;
• информационная рассылка и так далее.

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

• свободная форма с авторским текстом;
• написание по строго установленному образцу деловых писем.

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

• циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
• обычное – уходит от одной стороны другой;
• коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

• факсовое сообщение;
• электронная почта;
• почтовое отправление в конверте.

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

• излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
• использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
• тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
• склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
• устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
• похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
• ошибки в числительных;
• двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

• перемена местами структурных частей документа;
• несоблюдение правил оформления;
• использование в письме фамильярных обращений;
• неполные реквизиты.

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Самоловских Наталья
Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Одним из способов выразить свое мнение или сообщить важную информацию другим людям может быть официальное письмо. Это профессиональный способ объясниться, используя при этом простые, лаконичные предложения, чтобы не отнимать время читателя. Официальные письма имеют определенную структуру или формат, который должен соблюдаться на протяжении всего документа.

В этой статье мы объясним, что такое официальное письмо и как его написать, а также приведем шаблон и пример официального письма для ознакомления.

Описание изображения

Формат делового письма

1. Дата

2. Имя и адрес

3. Приветствие

4. Вступительный абзац

5. Заключительный абзац

6. Бесплатное закрытие и подпись

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо, также известное как официальное письмо, это документ, профессионально написанный для другой компании или бизнесмена. Их можно использовать при приеме на работу, подаче жалобы, выражении заинтересованности в вакансии или благодарности. Официальные письма часто пишутся с использованием простых и прямых предложений с формальным приветствием и подписью. Написание официального письма обычно требует соблюдения очень структурированного и конкретного формата.

Как написать официальное письмо

Создание краткого и четкого официального письма может помочь объяснить ваши намерения и цели таким образом, чтобы ваша аудитория могла легко понять их. Выполните следующие шаги, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

1. Настройте шрифт и поля

Прежде чем начать, убедитесь, что ваше письмо не только просто для понимания, но и просто для чтения. Чтобы ваше письмо было чистым и профессиональным, установите поля по одному дюйму с каждой стороны документа. Использование простых шрифтов, таких как Verdana, Arial, Calibri или Times New Roman, размером 12 пунктов придаст вашему официальному письму чистый вид, а также.

2. Создайте заголовок

После того как шрифты установлены, можно приступать к оформлению письма. Сначала напишите свое имя в левом верхнем углу страницы. Укажите свое имя, адрес и текущую дату. Вы также можете указать свой номер телефона и электронную почту, если вы просите о дальнейших контактах.

Теперь вы можете вводить адресную информацию получателя прямо под своей. Напишите их имя, название организации, если они ее представляют, затем адрес. Просмотрите имя и адрес получателя несколько раз, чтобы убедиться, что вы написали правильный адрес и правильно написали его имя.

3. Напишите свое приветствие

Теперь вы можете профессионально поприветствовать своего читателя. В официальных письмах обычно используется следующее приветствие, Уважаемая госпожа. или господин. Фамилия . Если вы знаете как имя, так и фамилию собеседника, вы можете указать это в приветствии. Например, вы можете написать, Уважаемый Алекс Смит . Если вы знаете их пол, вы можете написать, Уважаемый господин. Алекс Смит или Уважаемая госпожа. Алекс Смит . Если вам неизвестно имя получателя, рассмотрите альтернативные варианты использования Уважаемый господин или госпожа.

4. Используйте основные абзацы для изложения причин написания письма

В основных абзацах вы можете изложить свои основные положения и профессионально объяснить адресату свои проблемы, мнения или другую информацию. Вы можете кратко представиться и начать с объяснения причины написания этого письма. Вы можете использовать такие фразы, как, Я пишу вам сегодня, потому что…

После того, как вы объяснили, что будет читать получатель, вы можете продолжить изложение в следующем абзаце. Включите детали, подтверждающие ваше первое утверждение. Например, если вы пишете рекомендательное письмо, вы можете рассказать о профессиональных качествах человека, которого вы рекомендуете, сказав, Тайм-менеджмент и организационные навыки Эйвери повысили эффективность моего бизнеса на 12% с начала квартала.

Вы можете продолжать приводить примеры до тех пор, пока не убедитесь, что читатель ясно понял вашу мысль. Держите предложения короткими, простыми и понятными для читателя.

5. Добавьте заключительный абзац и подпись

Чтобы завершить письмо, вы можете написать заключительный абзац. Этот абзац может быть коротким и завершает документ, повторяя вашу главную мысль, объясняя возможные дальнейшие шаги или благодаря получателя за то, что он нашел время прочитать ваше письмо.

После закрытия письма вы можете поставить подпись в конце документа. Примерами распространенных подписей к письмам являются:

• Искренне

• Искренне ваш

• С благодарностью

• спасибо

• С уважением,

• Искренне Ваш

• С уважением, Ваш

Выберите завершающую подпись и напишите свое имя в нижней части письма.

6. Упомяните и добавьте ваши приложения

Приложения — это дополнительные материалы, добавляемые к письму для поддержки документа, подобно тому, как вы прикрепляете файл к электронному письму. Если вы прилагаете к письму документ, который дополняет ваше письмо, вы должны упомянуть о нем в конце письма. Чтобы сообщить читателю, что к письму прилагается дополнительный документ, вы можете включить слово вложение в конце письма после вашего имени. Вы также можете сократить это слово, написав, приложить.

7. Проверьте и отправьте письмо

После того, как вы закончили писать, вы можете прочитать письмо, чтобы найти грамматические и орфографические ошибки. Вы также можете пересмотреть его, чтобы убедиться, что оно имеет смысл и достаточно понятно для получателя. После вычитки вы можете отправить письмо адресату. Выберите обычный белый, квадратный или прямоугольный конверт. Правильно сложите письмо, чтобы оно поместилось в конверт.

Напишите свое имя и адрес в левом верхнем углу конверта, а затем имя и адрес получателя в середине. Поставьте штамп в правом углу и отправьте письмо желаемому адресату.

Официальное письмо против неофициального письма

Поскольку и официальные, и неофициальные письма — это письменные документы, используемые для передачи сообщений другим людям, их легко спутать.

Официальные письма часто бывают:

• Напечатанное и никогда не написанное от руки

• Соблюдение строгих, стандартных правил грамматики и английского языка

• Содержащие короткие и лаконичные предложения

• Использование определенной, профессиональной структуры

Неофициальные письма не имеют такой строгой структуры, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

• Менее профессиональный и более непринужденный язык

• Слова, написанные от руки или напечатанные на машинке

• Нет определенного типа форматирования или структуры, которой они должны следовать

Типы официальных писем

Люди могут писать официальные письма по разным причинам, которые включают в себя профессиональное выражение своих интересов, опасений или разногласий. К распространенным типам официальных писем относятся:

Письма об отставке

Когда работник покидает свою текущую должность, он может отправить работодателю или менеджеру по найму краткое письмо об увольнении, чтобы объяснить причину ухода и разработать план процесса перехода на новую должность.

Сопроводительные письма

Написание сопроводительного письма является одним из наиболее распространенных видов использования официальных писем. Соискатели могут писать сопроводительные письма при подаче заявки на новую должность, грантовые программы или образовательные программы.

Жалобные письма

Многие частные лица или компании могут использовать официальную структуру письма, чтобы выразить жалобу на продукт или услугу. Сотрудника могут попросить написать письмо-жалобу от имени компании, которая недовольна продуктом, используемым ее сотрудниками.

Профессиональные благодарственные записки

После собеседования соискатель может написать профессиональное благодарственное письмо, чтобы выразить свою признательность работодателю за встречу с ним и рассмотрение его кандидатуры на должность.

Письмо о заинтересованности

Если кандидат заинтересован в работе в компании, но не видит ни одной вакансии на желаемую должность, он может написать письмо о заинтересованности, в котором сообщит, что хотел бы получить работу в компании, если появится такая возможность.

Рекомендательное письмо

Когда соискатель подает заявление о приеме на работу или на образовательную программу, учебное заведение может попросить у него рекомендательное письмо. Лицо, пишущее письмо, часто является человеком, который тесно работал с кандидатом и ручается за его квалификацию на должность.

Деловое объявление

Компании, ожидающие значительных перемен, пишут деловое объявление, которое публикуется для общественности. Это может быть объявление о выпуске нового продукта, о замещении руководящей должности или объяснение предстоящего мероприятия, которое они проводят или посещают.

Что включить в официальное письмо

Официальные письма часто пишутся с использованием профессионального тона и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма. Чтобы соблюсти этикет официального письма, вам следует включить в него перечисленные ниже элементы:

• Заголовок, в котором указывается ваш адрес и адрес получателя

• Формальное приветствие

• Один абзац с указанием причин, побудивших вас написать письмо

• Еще один абзац, развивающий вводный абзац

• Заключительный абзац, завершающий письмо

• Подпись к заключительному письму

• Необходимые приложения, подтверждающие документ

Что не следует включать в официальное письмо

При составлении официального письма для желаемой аудитории необходимо придерживаться профессионального стиля изложения и тона на протяжении всего документа. Для этого при написании официального письма следует избегать следующих элементов:

• Фраза Мисс в вашем приветствии

• Слишком формальный подход, из-за которого ваше письмо звучит невнятно, безлично и трудно воспринимается

• Сокращения

• Неполные предложения

• Красочный шрифт или канцелярские принадлежности

• Длинные предложения или абзацы

Шаблон официального письма

Приведенный ниже шаблон покажет, как правильно написать официальное письмо.

[Ваше имя]
[Название и номер вашей улицы]
[Город, штат почтовый индекс]

[Название компании]
[название и номер компании]
[Город, штат почтовый индекс]

[текущая дата]

[Имя получателя]
[должность получателя]

Уважаемый [имя получателя],

[Первое предложение вашего первого абзаца является введением и объясняет причину, по которой вы пишете письмо адресату. Следующие два-три предложения вы можете использовать для дальнейшего изложения темы вашего письма. Постарайтесь воздержаться от подробностей и примеров до второго абзаца.]

[Второй абзац более подробно опишет вашу точку зрения. Вы можете использовать примеры или другие детали, чтобы донести до читателя ваше мнение или важную информацию. Второй абзац должен состоять из трех-четырех предложений, то есть ваше письмо должно быть коротким, лаконичным и понятным.]

[Последний абзац должен завершать письмо. Вы можете поблагодарить их за то, что они уделили время чтению этой статьи, и предложить любые необходимые последующие шаги.]

[Заключительная подпись],
[Ваше имя]
[Подпись]

Приложение: [сопроводительный документ, который вы приложили]

Пример официального письма

Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать его в качестве образца при написании собственного официального письма.

Эйвери Мэй
123 Kansas Ln
Канзас-Сити, МО 64105

Roberts Media Group
334 Sunflower Ln
Канзас Сити, МО 64105

17 декабря 2019 г

Кэмерон Джонс
Менеджер по работе с клиентами

Уважаемая госпожа. Камерон Джонс,

Я пишу, чтобы сообщить вам о своем уходе из Roberts Media Group в качестве координатора по работе с клиентами, начиная с двух недель от текущей даты.

Я ценю всю поддержку, поощрение и мотивацию, которые я получил за время работы на этой должности. Я решил занять должность, на которой я смогу применить свои навыки по формированию команды и лидерству. В течение следующих двух недель я буду продолжать посвящать свое время завершению оставшихся проектов и проведу все необходимые тренинги, чтобы облегчить процесс перехода.

Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказываете, и спасибо, что нашли время прочитать это. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения, я буду рада поговорить, когда вы свободны.

Искренне,
Эйвери Мэй

Прилагается:
Список моих текущих проектов
Составить график, чтобы выполнить их все