Под канцелярию для руководства

Настольный органайзер для руководителя — это прекрасный личный помощник, при помощи которого можно существенно облегчить и упростить выполнение рабочих и жизненных задач, а также без особого труда поддерживать в порядке офисные принадлежности и документы на рабочем столе.

Особенности

В привычном смысле этого слова органайзер чаще всего представляет собой не очень большую по своим размерам книжечку, в которой могут находиться и адреса коллег и клиентов, и календарь на несколько лет вперед, удобный блокнот для быстрого упорядочивания необходимой информации и дополнительные возможности. Однако с течением времени офисным органайзером стали именоваться и специальные приспособления, при помощи которых можно навести порядок на своем рабочем столе – здесь могут размещаться и сам ежедневник со всеми нужными записями, и отделы для хранения офисных мелочей.

С развитием подобных аксессуаров каждый год на свет выпускаются все новые и оригинальные модели органайзеров, благодаря которым все офисные принадлежности могут храниться в одном месте и находиться всегда в организованном порядке.

Современные производители предлагают руководителям, кроме ежедневников с листами различных размеров, еще и такие модели, в которых можно без труда хранить еще и важные документы, канцелярские принадлежности, печати и многое другое, порой даже очень громоздкое.

В жизни современного руководителя такого рода приспособления являются незаменимыми помощниками, ведь в случае их использования все всегда находится прямо под рукой. Кроме этого, в продаже не так давно появились еще и электронного типа органайзеры. Это специально разработанные программы для обозначения различных заметок и грамотного планирования своего рабочего и свободного времени.

Такие программы без затруднений можно установить на рабочий или личный компьютер, на планшет или на смартфон.

Ассортимент органайзеров

Канцелярский набор BeStar Apollon

Канцелярский органайзер Galant Wood&Metal

Канцелярский органайзер Delucci MBn 10211

Как выбрать?

Подобрать хороший органайзер не так просто, как это кажется на первый взгляд. Основные трудности могут возникнуть из-за огромного разнообразия данной продукции. Кроме этого, многие руководители после приобретения не всегда используют органайзеры по их прямому назначению. По этой причине перед покупкой надо определиться с целью, для которой вы покупаете себе этот набор. Если у вас, действительно, на рабочем столе постоянно присутствует беспорядок, так как необходимо все время иметь под рукой все офисные принадлежности, в таком случае вам стоит приобрести большой органайзер для их хранения.

Если же такой проблемы у вас нет, можете просто купить органайзер в виде ежедневника – и вносить туда рабочие записи по мере необходимости.

Каких параметров нужно придерживаться при выборе данного офисного аксессуара?

Размеры

Здесь все может зависеть от площади самого рабочего стола и наличия свободной площади на ней, размеры набора не должны их превышать. Кстати, производители практически всегда показывают характеристики своих наборов, чтобы легче было осуществить выбор нужного офисного органайзера.

Материал изготовления

Форма

Бокс для органайзера руководителя, который устанавливается на письменный стол, может иметь стильную форму квадрата, прямоугольника, куба, округлую, очень востребованы настольного типа «пеналы» и изделия с обилием кармашков. В любом случае здесь должна хорошо разместиться записная книжка с необходимыми деловыми записями.

Комплектация

Для особых целей можно отдельно приобрести фирменные комплекты со стильными блокнотами, с наборами для ручек, которые будут выдержаны в едином корпоративном стиле.

На самом деле ассортимент канцелярских принадлежностей настолько велик, что иногда кажется — офис готов поглотить практически весь представленный ассортимент канцелярии от кнопок и скрепок до самой умной офисной техники. Но идти и скупать все подряд не очень целесообразно, поэтому для начала достаточно закупить только часть наиболее важных и необходимых позиций.

Чтобы достичь золотой середины, нужно грамотно подойти к вопросу выбора товаров для офиса. Бумага — самый частый расходный материал. Нужно правильно рассчитать, сколько сотрудникам необходимо бумаги, и какого формата – А4 или А3. Кроме этого необходимо купить бумагу для написания заметок.

Все важные документы требуют обязательного хранения в хороших условиях, при обеспечении быстрого доступа к ним. С такой задачей отлично справляются папки различных типов, файлы, боксы для хранения бумаг.

Письменные принадлежности:

• — ручки;
• — карандаши;
• — маркеры;
• — текстовыделители.

Письменные принадлежности расходуются быстрее всего. Данные позиции должны обладать высоким качеством и доступной ценой. Еще одна группа товаров состоит из скрепок, кнопок, различных папок, блокнотов, линеек, ножниц, точилки для карандашей и т.д. Это более длительно расходуемый и используемый товар.

Так как офисную канцелярию приходится заказывать достаточно часто и в немалых количествах, следует грамотно выбрать поставщика. Следует приобретать товары от известных производителей, а не пытаться экономить на дешевых аналогах сомнительного качества. Качественный товар и прослужит гораздо дольше.

Список канцтоваров для офиса — что нужно в 1-ю очередь

1. Бумага для принтера А4;
2. Файлы для документов А4 формата;
3. Степлер;
4. Скобы для степлера;
5. Дырокол от 10 до 30 листов;
6. Скрепки канцелярские (если скреплять листы в небольших количествах — идеально подойдут скрепки на 28мм);
7. Ножницы 16,5 см;
8. Линейка;
9. Перекидной настольный или настенный календарь;
10. Маркер перманентный черн. 0,1 мм;
11. Скоросшиватели (картон либо пластик);
12. Планшет для бумаги;
13. Корр. жидкость;
14. Стойка-угол для бумаг;
15. Стикеры с клейким слоем (для напоминания к примеру на КанБане);
16. Закладки пластиковые или бумажные;
17. Маркеры для выделения текста;
18. Маркеры перманентные (тонкие или толстые, в зависимости от рода деятельности);
19. Ручки шариковые синие и любой другой цвет (или по желанию гелевые или роллеры);
20. Чернографитовые карандаши;
21. Точилка для карандашей;
22. Подставка для ручек, скрепок и канцелярских мелочей;
23. Лотки для бумаг (вертикальные или горизонтальные);
24. Корзина для бумаг;
25. Клей-карандаш и ПВА;
26. Канцелярский скотч и упаковочный скотч;
27. Папка для хранения или перемещения документов, к примеру скоросшиватель;
28. Канцелярская книга;
29. Биндеры металлические (зажимы для бумаг);
30. Ластики;
31. Калькулятор;
32. Почтовые конверты;
33. Антистеплер (расшиватель скоб);
34. Салфетки для оргтехники.

Важно, но не для всех! Канцтовары по профилю.

Далее можем расширять список, который в принципе тоже подойдёт для любой компании, но используется не в 100% случаев, в зависимости от подразделения или рода деятельности компании.

• Папка-регистратор — используется в основном в бухгалтерии или подразделении, которое обрабатывает и хранит большое кол-во информации в бумажном виде (отчёты, копии документов…);
• Папка с файлами — может быть удобна как курьеру для доставки документов, так и менеджеру для хранения под рукой нужной информации;
• Папка на кнопке — это папка в основном удобна курьеру для перемещения и обмена документами между филиалами или Вашими партнёрами;
• Папки-портфели;
• Папка на кольцах;
• Штемпельная краска — используется далеко не в каждом отделе или подразделении (в основном бухгалтерия, склад, ресепшн…);
• Ежедневник бумажный или блокнот;
• Именные настольные таблички;
• Бейджи.

Планирование, контроль…стратегия, мозговые штурмы!

Так же хочу заметить, что сегодня практически в каждом офисе можно встретить оборудование для презентации или же доски для личного пользования:

• 1. Магнитно-маркерная доска на стену (КанБан);
• 2. Пробковая доска;
• 3. Флипчарт — магнитно-маркерная доска на треноге или же на колёсиках;
• 4. Стеклянные доски — можно использовать как предмет интерьера или же для презентации и мозговых штурмов;
• 5. Аксессуары к доскам — магниты, губка для стирания, спрей и маркеры для досок;
• 6. Блокноты для флипчарта.

Выше перечислен минимум канцелярских принадлежностей для рабочего стола. В дополнение к данному перечню можно приобрести: подставки для карандашей и ручек, точилки и ластики, конверты (пригодятся для оправки корреспонденции), НАСТОЛЬНЫЕ НАБОРЫ ( исходя из статуса), штемпельную продукцию, бумагу для оргтехники в цветном варианте, тетради, чистящие ср-ва для оргтехники, расходные материалы, и т.д.

Кроме канцелярских принадлежностей позаботьтесь еще и о бытовых товарах:  Бытовая химия — для мытья пола и стен, для унитаза, для мебели, для стёкол и зеркал, для мытья посуды, перчатки для уборки, жидкое мыло.

Работайте комфортно в чистоте и порядке! Бесперебойная и эффективная работа офиса зависит напрямую от его обеспечения. Успехов и процветания!

Нажми поделиться и оставь комментарий:

Категории

• О Компании
• Почему именно мы?
• Офисный блог
• Товары для офиса
  • Бизнес-аксессуары
    • Визитницы
    • Кейсы, портфели, папки
    • Папки адресные
    • Наборы для руководителей
  • Товары для презентации
    • Аксессуары для досок
    • Бейджи
    • Магнитно-маркерные доски
    • Магнитно-меловые доски
    • Пробковые доски
    • Флипчарты
    • Демосистемы
    • Стойки, таблички, подставки
    • Аксессуары для проекторов
  • Канцелярские товары
    • Степлеры и антистеплеры
    • Скобы для степлеров
    • Дыроколы
    • Упаковочные клейкие ленты
    • Клеи
    • Зажимы для бумаг
    • Ножи канцелярские, лезвия
    • Ножницы
    • Скрепки и скрепочницы
    • Корзины для бумаг
    • Рамки для сертификатов
    • Канцелярские мелочи
    • Подкладки на стол
    • Булавки
    • Кнопки
    • Резинки для денег
    • Смачиватели пальцев
    • Клейкие ленты
    • Корректура
    • Вертикальные лотки
    • Горизонтальные лотки
    • Органайзеры
    • Подкладки для письма.
    • Подставки для канцтоваров

  • Папки и системы архивации
    • Файлы вкладыши
    • Папки файловые
    • Папки архивные
    • Папки картонные
    • Папки-уголки
    • Папки на кнопках
    • Папки на молнии
    • Папки на резинках
    • Папки-клипы
    • Папки-органайзеры
    • Планшеты
    • Разделители листов
    • Картотеки
    • Короба архивные
    • Скоросшиватели пластиковые
    • Папки портфели
    • Папки регистраторы
    • Папки с кольцами
    • Папки с прижимом
    • Папки, обложки «Дело»
    • Подвесные папки
    • Скоросшиватели картонные
  • Письменные принадлежности
    • Ручки шариковые
    • Ручки гелевые
    • Ручки линеры
    • Ручки премиум-класса
    • Чернила и стержни
    • Карандаши
    • Точилки
    • Автокарандаши, стержни
    • Маркеры текстовые
    • Маркеры перманентные
    • Маркеры для досок
    • Фломастеры, мел
    • Ластики
    • Линейки
    • Чертежные принадлежности
    • Ручки роллеры
    • Цветные карандаши
    • Маркеры специальные

  • Товары для творчества
    • Кисти
    • Фломастеры
    • Подставки для книг, обложки
    • Бумага гофрированная/крепированная, ватман
    • Бумага цв., картон цв./белый, папки для рисования
    • Доски для лепки
    • Пластилин
    • Прочие товары для творчества
    • Альбомы
    • Пеналы
    • Рюкзаки
    • Мел
  • Штемпельная продукция
    • Краски штемпельные
    • Штемпельные подушки
    • Штампы
    • Оснастки
    • Датеры
    • Нумераторы
    • Кассы букв
    • Самонаборные товары
• Хозяйственные товары
  • Бытовая химия
    • Освежители воздуха
    • Сопутствующие товары
    • Для посуды и от накипи
    • Для прочистки труб
    • Для стирки белья
    • Для одежды и обуви
    • Против насекомых
    • Для кухни
    • Для мебели и ковров
    • Для пола
    • Для стекол и зеркал
    • Для туалета и ванной
  • Многоразовая посуда
    • Чайная и кофейная посуда
    • Посуда для сервировки
    • Прочая многоразовая посуда
    • Стаканы, бокалы
    • Столовые обеденные приборы
    • Тарелки и салатники

  • Одноразовая посуда
    • Набор посуды
    • Стаканы, чашки и бокалы
    • Столовые приборы
    • Тарелки
    • Прочая посуда
  • Средства гигиены
    • Сушилки для рук
    • Мыло кусковое
    • Скатерти
    • Протирочный материал
    • Прочие средства гигиены
    • Мыло жидкое
    • Полотенца бытовые
    • Полотенца и держатели
    • Диспенсеры для мыла
    • Салфетки бумажные
    • Бумага бытовая и покрытия
    • Бумага и держатели

  • Уборочный инвентарь
    • Мусорные пакеты
    • Перчатки
    • Входные ковры
    • Тряпки, губки и салфетки
    • Для мытья пола
    • Для улицы
    • Для туалетных комнат
    • Баки и контейнеры
    • Стрейч-пленка
    • Для сада и огорода
  • Одежда и обувь
    • Обувь
    • Одежда
    • Прочая одежда
    • Средства защиты
• Бумага для офиса
  • Бумага для офиса
    • Прочая бумага
    • Бумага писчая
    • Бумага перфорированная
    • Пленка для принтеров
    • Ролики для кассовых аппаратов
    • Бумага для офисной техники
    • Для струйной печати
    • Для цветной лазерной печати
    • Бумага цветная
    • Широкоформатная бумага
    • Дизайн-бумага
    • Калька и копировальная бумага
    • Открытки и грамоты
    • Факсовые ролики
    • Сертификаты

  • Бумажные изделия
    • Блоки для записи
    • Закладки
    • Блокноты
    • Конверты и пакеты
    • Книги учета
    • Самоклеящиеся этикетки
    • Бухгалтерские бланки
    • Календари
    • Прочие бумажные изделия
    • Алфавитные книжки
    • Блокноты с клейким краем
    • Книги и журналы
    • Ежедневники и планинги
    • Тетради
• Офисная мебель
  • Серия Матрица
  • Серия Авантаж
  • Серия Аргентум
  • Серия Приоритет
  • Серия Арго
  • Прочая офисная мебель

  • Кресла для персонала
  • Офисные стулья
  • Кресла руководителей
  • Конференц-кресла
  • Коврики под кресла

  • Сейфы
  • Металлические картотеки
  • Стеллажи
  • Шкафы для документов
  • Шкафы для одежды
• Продукты питания
  • Напитки
    • Негазированная вода
    • Газированная вода
    • Молоко и сливки
    • Морсы
    • Соки и нектары
    • Холодный чай
    • Газированные напитки

  • Чай и Кофе
    • Капсулы для кофемашины
    • Кофе
    • Чай черный пакетированный
    • Чай ассорти
    • Чай черный листовой
    • Чай зеленый листовой
    • Чай зеленый пакетированный
    • Чай травяной
    • Какао, цикорий

  • Прочие продукты питания
    • Варенье и мед
    • Конфеты
    • Вафли, зефир, мармелад
    • Печенье, крекеры, пряники
    • Сушки, баранки, сухари
    • Шоколад, батончики мюсли
    • Хлеб и хлебцы
    • Консервы
    • Каши, хлопья
    • Орехи, сухофрукты
    • Быстрое приготовление
    • Соль, сахар, приправы
• Офисная техника
  • Бытовая, видео техника.
    • Элементы питания
    • Светильники
    • Фонари
    • Лампы
    • Телефоны
    • Чайники, термопоты
    • Кофеварки
    • Микроволновые печи
    • Холодильники
    • Телевизоры
    • Пылесосы
    • Посудомоечные машины
    • Кондиционеры
    • Прочая бытовая техника
    • Вентиляторы, обогреватели
    • Сетевые фильтры
    • Стиральные машины
    • Электрический инструмент
  • Офисная техника
    • Калькуляторы
    • Банковское оборудование
    • Детекторы
    • Резаки для бумаг
    • Уничтожители документов
    • Счетчики банкнот, монет
    • Прочая офисная техника
    • Ламинаторы
    • Переплетчики и ламинаторы
    • Пружины, обложки, карманы

  • Расходные материалы
    • Картриджи НР
    • Картриджи Canon
    • Картриджи Samsung
    • Картриджи Xerox
    • Картриджи Epson
    • Картриджи Panasonic
    • Картриджи Brother
    • Картриджи Konica Minolta
    • Картриджи Kyocera
    • Картриджи Lexmark
    • Картриджи Oki
    • Картриджи Ricoh
    • Совместимые картриджи Mega
    • Картриджи Sharp
    • Для калькуляторов
    • Для матричной печати
    • Прочие оригинальные РМ
    • Прочие

  • Компьютерные аксессуары
    • Мыши
    • Коврики для мыши
    • Клавиатуры
    • Комплекты мышь+клавиатура
    • Наушники и гарнитуры
    • CD диски
    • DVD диски
    • USB Flash память
    • Карты памяти
    • Жесткие диски
    • Подставки
    • Прочие аксессуары
    • Хранения DVD
    • Для чистки оргтехники
  • Торговое оборудование
    • Информационные стенды
    • Ценники и ценникодержатели
    • Расходные материалы для торгового оборудования
    • Принтеры и пистолеты
• Распродажа
• Контакты

Каталог

Знакома ли вам ситуация, когда два отдела неделями спорят о том, кто
должен выполнять ту или иную работу? Начальники принципиально перекидывают
задачу друг другу, как теннисный мячик, а работа стоит, да и общая обстановка в
компании в такие моменты оставляет желать лучшего.

Решают проблему по-разному, но сходятся все в одном: чтобы подобного
впредь не повторялось, права и обязанности каждого отдела должны быть
задокументированы. Не нужно ничего изобретать: подобный род документов давно
существует, его успешно используют различные организации, а называется он положением
о подразделении. Положение представляет собой локальный нормативный акт,
который описывает задачи и функции подразделения, определяет его права и
взаимоотношения с другими структурными и обособленными подразделениями. В этой
статье мы подробно рассмотрим процесс создания положения о канцелярии (службе
ДОУ, отделе документооборота).

Среди обязательных документов организации положения о структурных и
обособленных подразделениях не фигурируют. Их цель – перечислить функциональные
обязанности каждого отдела. Проще говоря, положениями определяется, кто и что в
компании должен делать.

Однажды юридическому отделу компании N пришлось делать по четыре копии каждого
из пятисот многостраничных документов. Как говорится, «Внимание, вопрос!»:
работа какого из отделов была парализована на несколько дней, потому что весь
персонал встал за копировальные машины, – юридического или ДОУ? Ответ: обоих
отделов, что в корне неверно. Если бы в Положении о службе ДОУ компании N
значилась функция выполнения копировально-множительных работ для всех подразделений,
юристы занимались бы своими прямыми обязанностями. В противном случае какое
отношение имеют к работникам службы ДОУ эти пятьсот документов?

Относительно того, кто именно должен работать над положением об отделе,
мнения разделяются. Как правило, это делают или сами работники подразделения,
или сотрудники управления по персоналу. Подводные камни есть в обоих случаях:
работники канцелярии с легкостью перечисляют свои задачи и функции, но
теряются, когда дело доходит до более общих разделов. Кадровики же, напротив,
спотыкаются о функционал подразделения. По нашему мнению, оптимальным вариантом
будет разработка положения о подразделении работником (а лучше руководителем)
этого самого подразделения.

Место канцелярии в вашей организации. Не рано ли браться за положение?

Вариант 1. Канцелярия существует лишь фактически, на самом деле в нее
входят один-два работника, которые занимаются делопроизводством (секретарь,
офис-менеджер). Документально эти работники могут числиться в каком угодно
отделе: секретариате, АХО, управлении по общим вопросам… Так часто бывает в небольших
компаниях, где работает до сотни человек. В этом случае составлять положение о
канцелярии рано, ведь самого структурного подразделения еще нет. На этом этапе
главное – грамотно выстроить все бизнес-процессы, связанные с
делопроизводством.

Вариант 2. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение.
Варианты названий: отдел документационного обеспечения управления,
административная служба, канцелярия и т.п.

Вариант 3. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение в
составе более крупного (например, административно-хозяйственного) управления.

В случае если ваша канцелярия попадает под последние два варианта,
целесообразно составить положение о подразделении.

Структура положения. Пишем основной текст

Независимо от того, для какого отдела, службы или управления пишется
положение, оно будет включать следующие части:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность.
3. Задачи.
4. Функции.
5. Права.
6. Ответственность.
7. Взаимодействие.

Как видите, в рамках организации труд довольно фундаментальный, и
человек, лишь в общих чертах знающий, что представляет собой канцелярия внутри
организации, вряд ли с ним справится. Далее мы последовательно разберем каждую
их указанных частей и завершим статью образцом положения о канцелярии. Если вы
работаете над положением, вам останется лишь «подогнать» этот образец под свою
организацию.

■ Общие положения. Во-первых, этот раздел описывает место
подразделения в структуре всей организации. Необходимо указать, является ли
ваша канцелярия самостоятельным отделом или же входит в состав более крупного
департамента. Здесь же нужно написать, кому подчиняется подразделение (например,
непосредственно генеральному директору, начальнику (заведующему) канцелярией,
начальнику вышестоящего департамента и т.п.).

Во-вторых, следует указать порядок создания отдела. Как правило, все
подразделения создаются путем издания приказа по основной деятельности за
подписью генерального директора, но возможны и другие варианты.

В-третьих, нужно перечислить документы, которыми канцелярия
руководствуется в своей ежедневной работе. Некоторые предпочитают расписывать
подробно все ГОСТы и постановления, другие ограничиваются простым упоминанием
федерального законодательства и нормативных правовых актов. На наш взгляд,
второй вариант предпочтительнее, потому что исключает возможность построения
неполного списка.

■ Структура и штатная численность. Как следует из названия, в
этом разделе описывается персонал подразделения – перечисляются специальности с
указанием количества штатных единиц.

Более сложный подход – описать требования к работнику каждой
специальности, например: «На должность заведующего канцелярией назначается
работник, имеющий высшее гуманитарное образование, опыт работы в сфере
делопроизводства от 4 лет и опыт руководящей работы от 2 лет».

В этом же разделе нужно указать, что должностные обязанности работников
закреплены в должностных инструкциях. Начальник распределяет обязанности между
персоналом подразделения на основе этих инструкций.

Кроме того, кадровики рекомендуют закреплять за руководителем право
создавать внутри подразделения временные структурные единицы, например рабочие или
проектные группы для выполнения отдельных поручений высшего руководства или
решения конкретных задач. Для создания временной структурной единицы издается
организационно-распорядительный документ: приказ генерального директора или
распоряжение (указание) руководителя управления, в состав которого входит
канцелярия.

■ Задачи подразделения. Традиционно разделы «Задачи» и «Функции»
представляют основные трудности при составлении любого положения. Казалось бы,
все прекрасно знают, чем занимается канцелярия, но вербализировать это
почему-то нелегко…

Чтобы перечислить задачи канцелярии, ответьте на вопрос: для чего
вообще компании ваш отдел? Наверное, для того, чтобы работа с документами во
всей компании, даже если в ней заняты тысячи человек, строилась по единым
схемам?

Отлично, вот и первая задача: «Организация единой системы
делопроизводства в компании».

Попробуем ответить на этот же вопрос еще раз. Канцелярия работает для
того, чтобы любой документ за десять лет существования компании можно было
легко отыскать и взять в работу.

Записываем вторую задачу: «Комплектование архивного фонда документов компании.
Обеспечение сохранности, учета и использования документов, переданных на
архивное хранение».

Чтобы «найти» третью задачу, пойдем от обратного: представьте на
минуту, что на сегодня ваша канцелярия просто исчезла и ни одной операции по
делопроизводству за целый рабочий день выполнено не будет. Что произойдет в
компании? Документы останутся без регистрации и своих адресатов, скорее всего,
никогда не найдут. Задания, поставленные руководством, не попадут к
исполнителям, а корреспонденция не будет отправлена.

Формулируем третью задачу: «Своевременная обработка входящих, исходящих
и внутренних документов, передача документов исполнителям и отправка».

Трех задач вполне достаточно (впрочем, можно сформулировать и больше).
Теперь нужно выстроить их в порядке значимости.

■ Функции. Функции подразделения описать легче, потому что они
менее абстрактны и служат именно для того, чтобы выполнять задачи. Следовательно,
каждая функция подразделения, внесенная в положение, должна:

а) быть описанием конкретного действия,

б) соотноситься с задачами, представленными в предыдущем разделе нашего
положения.

Простейший способ описать функционал подразделения – провести
анкетирование его сотрудников (Пример 1). Вопрос в анкете задается всего один: за
проведение каких именно операций по делопроизводству вы ежедневно отвечаете?

Заполненная анкета

Имя работника	Должность	Функции
Багрова Светлана	Завканцелярией	Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству. Контроль ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях компании. Подготовка отчетных документов по делопроизводству
Веселова Мария	Делопроизводитель	Предварительное рассмотрение, учет и регистрация входящих документов. Передача документов для резолюции руководству компании. Ведение протоколов совещаний руководства компании
Чумакова Галина	Делопроизводитель	Предварительное рассмотрение, учет и регистрация исходящих документов. Передача документов для исполнения работникам компании. Контроль сроков исполнения задач
Федорова Анастасия	Делопроизводитель	Предварительное рассмотрение, учет и регистрация внутренних документов. Отправка документов посредством факсимильной связи. Сканирование и копирование служебных документов по запросам сотрудников компании. Заверение копий
Жирнова Татьяна	Архивариус	Формирование истории переписки. Прием, подготовка и оформление дел для хранения в архиве компании. Выдача дел из архива компании по запросам работников, контроль своевременного возврата
Громов Павел	Курьер	Подготовка исходящей корреспонденции к отправке. Ведение журнала отправления корреспонденции почтовой связью. Отправка корреспонденции почтовой связью, доставка с нарочным

 

В результате в третьей графе анкеты мы получаем готовый перечень
функций канцелярии. Осталось только немного обобщить, переформулировать их и
выстроить в соответствии с перечисленными ранее задачами для внесения в
положение.

■ Права. Это не просто стандартный раздел, как часто думают
авторы положений. Права нужны подразделениям для того, чтобы обеспечить беспрепятственное
выполнение своих функций.

В положении права делятся на три группы:

1) описывают возможности взаимодействия отдела с другими структурными и
обособленными подразделениями компании, а также с другими организациями;

2) описывают полномочия канцелярии, необходимые для реализации ее
функций;

3) дают руководителю право управлять персоналом внутри отдела.

■ Ответственность. Помимо прав, у всех имеются обязанности, за
невыполнение которых предполагается ответственность. И если обязанности работников
обычно содержатся в должностных инструкциях и повторять их в положении не
нужно, то об ответственности сказать стоит.

Логично предположить, что главным проступком будет невыполнение
работниками подразделения своих функциональных обязанностей. Вторым пунктом
идет нарушение трудовой дисциплины и требований охраны труда. Наконец, не нужно
забывать и об этике в обращении работников подразделения как с коллегами, так и
с посетителями.

Как видим, речь идет о наборе «непопулярных» мер за какие-либо неправильные
действия или бездействие. Работодатель может привлечь работников только к дисциплинарной
(ст. 192 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ)) или
материальной (гл. 39 ТК РФ) ответственности, но это не исключает того, что за
отдельные проступки работнику и его руководителю может грозить административная
или даже уголовная ответственность в рамках действующего законодательства.

■ Взаимодействие. Канцелярии и службы ДОУ отличаются тем, что
они взаимодействуют практически со всеми отделами и филиалами компании. По-другому
просто невозможно, ведь документы в том или ином объеме создают все.

Формы взаимодействия с другими подразделениями компании в рамках
выполнения функций канцелярии будут одни и те же. Чтобы не переписывать их
многократно, в начале раздела создается отдельный пункт «Со всеми структурными
подразделениями отдел взаимодействует по вопросам», а содержание пункта пишется
исходя из функционала подразделения.

Однако в компании есть еще отдел кадров, служба охраны труда,
бухгалтерия, склад, юристы, ИТ-отдел и многие другие, общение с которыми не
ограничивается вопросами делопроизводства. Чтобы никого из них не забыть, придется
вооружиться схемой штатной структуры вашей компании. При работе над содержанием
пунктов могут помочь положения об этих отделах или их работники.

Последние штрихи

После того как текст положения составлен, дело остается за малым:
снабдить документ необходимыми реквизитами, провести процедуру внутреннего
согласования, утвердить и ввести положение в действие приказом руководителя
организации.

Положение о подразделении обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• гриф утверждения документа;
• визы согласования документа.

Порядок внутреннего согласования положения о канцелярии (как и любого
другого локального нормативного акта (ЛНА)) организация определяет сама.
Некоторые «прогоняют» свои ЛНА через всех руководителей подразделений, другим
достаточно лишь минимального набора виз. Все зависит от внутренних правил
компании.

Положение можно считать согласованным, если…

…с ним ознакомились:

• руководитель отдела, для которого составлено положение;
• руководитель более крупного подразделения, в которое входит отдел
  (если такое есть);
• главный бухгалтер (для контроля финансовых моментов);
• главный юрист (для правовой экспертизы положения);
• начальник отдела кадров (для контроля вопросов, связанных с
  управлением персоналом).

После согласования положение отправляется на подпись к генеральному
директору. Издается обычный приказ по основной деятельности «Об утверждении и
введении в действие положения о канцелярии», и с этого момента ваш труд
является полноценным локальным нормативным актом.

Наконец, с вновь принятым положением нужно ознакомить работников
канцелярии. Чем скорее это произойдет, тем лучше, в идеале – в день введения
положения в действие. Лист ознакомления целесообразно поместить прямо в
документ, в самом конце.

Пример 2

Положение о канцелярии

Общество с ограниченной ответственностью «Колизей»

                                                                                                              УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                              Генеральный директор

                                                                                                              Егоров В.В. Егоров

                                                                                                              30.04.2013

Положение о канцелярии

1. Общие положения

       Канцелярия (далее – отдел) является структурным подразделением ООО «Колизей»
(далее – Компания).

       Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора
Компании.

       Отдел входит в состав административно-хозяйственного управления
Компании.

       Отдел подчиняется начальнику административно-хозяйственного управления.

       При выполнении своих функций отдел руководствуется:

       – действующим законодательством Российской Федерации;

       – федеральными нормативными правовыми актами;

       – Уставом Компании;

       – локальными нормативными актами.

2. Структура и штатная численность

       Структура и количество штатных единиц отдела утверждаются приказами
генерального директора Компании.

       В состав отдела входят:

       заведующий канцелярией – 1 штатная единица;

       делопроизводитель – 3 штатных единицы;

       архивариус – 1 штатная единица;

       курьер – 1 штатная единица.

       Должностные права и обязанности работников отдела определяются
должностными инструкциями.

       Распределение обязанностей между работниками отдела производится
заведующим канцелярией в соответствии с должностными инструкциями.

       Начальник канцелярии вправе инициировать создание временных структурных
единиц (рабочих групп) для решения текущих производственных вопросов.

       Временные структурные единицы создаются путем издания распоряжения
начальника административно-хозяйственного управления.

3. Задачи

       Основными задачами отдела являются:

       – организация и совершенствование единой системы делопроизводства в
Компании;

       – своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов,
передача документов исполнителям, отправка документов;

       – осуществление контроля ведения делопроизводства в структурных и
обособленных подразделениях Компании;

       – комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного
фонда документов, образованных в процессе деятельности Компании.

4. Функции

       В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие
функции:

       – регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции и внутренних
документов;

       – предоставление документов на рассмотрение генеральному директору
Компании и его заместителям по направлениям деятельности;

       – отправление документов на исполнение в ответственные структурные
подразделения согласно поставленным резолюциям;

       – контроль исполнения поставленных по документам задач. Подготовка
отчетных документов по исполнению задач в Компании;

       – организация отправки исходящей корреспонденции почтовой, факсимильной
связью и с нарочным;

       – контроль формирования, хранения и своевременной передачи дел в архив
Компании;

       – обеспечение архивного хранения документов;

       – подготовка копий служебных документов по запросам работников Компании,
заверение копий;

       – ведение протоколов совещаний руководства Компании;

       – разработка инструкций и методических рекомендаций по ведению
делопроизводства в Компании.

5. Права

       Отдел имеет право:

       – взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, со
структурными и обособленными подразделениями Компании, государственными и
муниципальными органами, другими организациями;

       – представительствовать от имени Компании по вопросам, относящимся к
компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными
органами, другими организациями в пределах, установленных доверенностью,
выдаваемой по решению генерального директора Компании;

       – запрашивать и получать от структурных и обособленных подразделений
Компании информацию, необходимую для решения задач отдела;

       – проводить проверки организации и соблюдения внутренних правил
делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях Компании и
доводить итоги проверок до руководства Компании;

       – давать разъяснения и рекомендации по вопросам, относящимся к
компетенции отдела;

       – представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию
деятельности структурных и обособленных подразделений Компании по вопросам,
относящимся к компетенции отдела.

       Заведующий канцелярией имеет право представлять на рассмотрение
руководства Компании предложения по оптимизации структуры и штатной численности
отдела, назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению
дисциплинарных взысканий на работников отдела.

6. Ответственность

       Работники отдела несут дисциплинарную, административную и иную
ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

       – несвоевременное и (или) ненадлежащее исполнение функций отдела,
перечисленных в разделе «Функции» настоящего Положения;

       – нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка,
правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

       – причинение материального ущерба Компании;

       – несоблюдение служебной этики при общении с работниками структурных и
обособленных подразделений Компании, посетителями, работниками других
организаций;

       – противоправные решения, действия или бездействие.

7. Взаимодействие

       Со всеми структурными и обособленными подразделениями Компании отдел
взаимодействует по вопросам:

       – ведения делопроизводства;

       – передачи документов для исполнения;

       – приема для регистрации и отправки исходящих документов;

       – получения документов для копирования и заверения копий, выдачи копий
документов;

       – подготовки и предоставления документов для хранения в архиве Компании;

       – дачи разъяснений и рекомендаций относительно делопроизводства;

       – ознакомления работников Компании с локальными нормативными актами.

       С отделом кадров отдел взаимодействует по вопросам:

       – нормирования труда работников отдела;

       – распределения фондов заработной платы;

       – премирования работников;

       – составления штатного расписания;

       – подбора персонала;

       – приема, перемещения, увольнения, материального и нематериального
стимулирования и дисциплинарной ответственности работников отдела;

составления графика отпусков;

       – обеспечения трудовых прав, льгот и гарантий работников отдела.

       Со службой охраны труда отдел взаимодействует по вопросам:

       – получения
результатов замеров вредных факторов на рабочих местах отдела;

       – ознакомления
работников отдела с федеральными законодательными и локальными нормативными
актами в области охраны труда и пожарной безопасности;

       – предоставления
информации о несчастных случаях и случаях травматизма в отделе.

       С отделом материально-технического снабжения отдел взаимодействует по
вопросам обеспечения работников отдела канцелярскими принадлежностями и
оборудования рабочих мест мебелью.

       С юридическим управлением отдел взаимодействует по вопросам:

       – разъяснения
действующего законодательства и порядка его применения;

       – заявок на поиск
необходимых для деятельности отдела нормативных правовых документов;

       – предоставления
отделом проектов документов для правовой экспертизы, визирования и
согласования.

       С бухгалтерией отдел взаимодействует по вопросам:

       – предоставления
справок и расчетных листов о начисленной и выплаченной заработной плате;

       – предоставления
отделом проектов документов для визирования и согласования.

       С ИТ-отделом отдел взаимодействует по вопросам:

       – оснащения рабочих
мест компьютерной техникой, оргтехникой, средствами связи и программным
обеспечением;

       – организации доступа
во внутреннюю корпоративную сеть;

       – устранения сбоев в
работе компьютерной техники, оргтехники, средств связи и программного
обеспечения.

СОГЛАСОВАНО:

Заведующий канцелярией      Багрова
              С.В. Багрова

Начальник административно-хозяйственного управления   Лекарев             Р.М.
Лекарев

Начальник отдела кадров        Шведова            Д.К. Шведова

Главный бухгалтер       Парамонова     Л.В. Парамонова

Начальник юридического управления             Толмачев           Н.С. Толмачев

С Положением ознакомлены:

Веселова М.П.                Веселова
          30.04.2013

Чумакова Г.Р.   Чумакова           30.04.2013

Федорова А.М.               Федорова
         30.04.2013

Жирнова Т.Д.   Жирнова            30.04.2013

Громов П.В.      Громов                                30.04.2013

Любое положение о подразделении нужно проверять ежегодно, ведь в отделе
может измениться штатная структура или функционал. Изменения в положение
вносятся путем издания приказа по основной деятельности.

Как видите, автору положения об отделе работа предстоит большая, но
вполне выполнимая. Часто важность положения об отделе с четко расписанными
функциями и правами осознается руководством только после какой-нибудь
неприятной конфликтной ситуации с другими отделами – вдруг выясняется, что
положение было нужно «вчера». Надеемся, что наши рекомендации не дадут
поставить вас в тупик и вы сможете разработать положение о своей службе ДОУ
быстро и без особых трудностей.

 

Чтобы работа шла быстро, слаженно, важно организовать максимальный порядок на рабочем столе. Для этого следует обзавестись специальным офисным оборудованием. Хранение канцелярских принадлежностей может быть компактным, если использовать с этой целью специальный органайзер. Благодаря этому канцтовару офисный работник или другой специалист должен все время с легкостью находить необходимые для работы аксессуары:

• ножницы для бумаги;
• ручки;
• скрепки;
• файлы;
• листы бумаги;
• резинки.

Что такое органайзер для канцелярии

Буквальный перевод с английского звучит так – организатор. Слово органайзер стали часто использовать в офисах, школах, других заведениях. Обозначало слово – блокнот, используемый для планирования мероприятий, работы.

Сейчас это слово наполнено другим значением. Оно подразумевает приспособление, в котором укомплектовано хранятся предметы канцелярии и другие вещи. В офисах используют органайзеры для хранения канцелярии. Это приспособление состоит из нескольких модулей, предназначенных для хранения канцтоваров.

Органайзеры различаются по следующим параметрам:

• форма;
• жесткость;
• материал;
• размер.

Чтобы организовывать рационально рабочее место в офисе, обеспечить продуктивную деятельность, офисы оснащают органайзерами для канцелярии. Они изготовлены в виде подставки, имеющей множество отделений. Чаще всего изделие представлено стаканом для ручек, карандашей, а также небольшими секциями, в которых удобно хранить мелкие вещи: скрепки, булавки, резинки.

Также на рабочем столе предусмотрены подставки для хранения, систематизации бумажной продукции, книг, файлов. Лотки могут быть горизонтальные, вертикальные.

Хранить вещи, канцелярию в офисе можно, используя следующие варианты органайзеров:

• контейнеры, подставки (эти варианты наиболее распространены);
• лотки;
• ведра, корзины;
• настенные, напольные доски для записей;
• пеналы;
• подвесные карманы;
• короба;
• рейлинги.

Как хранить канцтовары на рабочем месте, решает каждый лично. Выбор органайзеров в магазине «Канцелярская Мекка» удовлетворит запросы каждого покупателя. Рассмотрим распространенные варианты органайзеров детальнее.

Виды систем хранения канцелярии

Организация хранения канцелярии дело личное. Каждый использует органайзер, который наделен конкретным функционалом, вместительностью.

Подставки для письменных принадлежностей. Работники офисов предпочитают использовать подставки для письменных принадлежностей. Они удобны, с легкостью вмещают необходимые инструменты:

• маркеры;
• ножницы;
• линейка;
• клей;
• скрепки.

Лотки для бумаг. Это вместительное приспособление предназначено для хранения бумажной продукции. Используя лоток, на столе будут систематизированы следующие принадлежности:

• чистые листы бумаги;
• журналы, газеты;
• блок для записей;
• визитки.

В офисе можно использовать такие варианты лотков:

• горизонтальные;
• вертикальные.

Подобные органайзеры бывают не только настольными, но и настенными (с креплением). Их вешают около рабочего стола. Также есть разборные модели, где можно сужать, расширять отсеки.

Органайзеры для гаджетов. Используют это оборудование для хранения планшетов, мобильных телефонов, веб-камер, наушников с микрофоном. Благодаря этому приспособлению нужные приборы расположены в одном месте, что упрощает поиск.

Мусорная корзина. Незаменимым предметом в офисе считается мусорная корзина. Используют для сбора отработанных бумаг, черновиков.

Доска для записи. Этим приспособлением можно заменить блокнот. Магнитная или пробковая доска позволяет:

• Проводить демонстрации.
• Планировать рабочий день.
• Расписывать дела, встречи.
• Оставлять сообщения для сотрудников.

Хранить на рабочем столе канцелярские принадлежности можно в приспособлениях, изготовленных из следующих материалов:

• дерево. Такие изделия выглядят эстетично, считаются надежными, экологически чистыми;
• пластик. Востребованными считаются изделия из этого материала. Он привлекает разнообразием цвета, дешевизной, разнообразием форм. Популярны прозрачные коробы, в которых несложно найти нужную вещь;
• металл. Изделия из металла отличаются долговечностью, практичностью. Их можно встретить на столах в каждом офисе.

Для оформления рабочего места в офисе можно заказать не отдельный подставки, а полный набор. Комплект включает необходимое наполнение:

• степлер;
• кнопки;
• точилка;
• канцелярский нож;
• карандаши;
• магниты;
• булавки.

Подобный набор станет уникальным подарком сотруднику или руководителю. В каталоге компании «Канцелярская Мекка» представлен впечатляющий ассортимент органайзеров и готовые наборы.