Аналитическая записка составляется в тех случаях, когда руководству предприятия или организации требуется анализ какой-либо нестандартной, сложной или даже кризисной ситуации. От аналитического отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и анализируются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк аналитической записки .docСкачать образец заполнения аналитической записки .doc
Для чего нужна аналитическая записка
Обычно цель создания записки –
- предотвращение аналогичных проблемных ситуаций,
- грамотное планирование расходов компании в будущем,
- повышение производительности труда,
- улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса.
Документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании.
Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.
В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.
Кто составляет аналитическую записку
Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.
Правила составления аналитической записки
Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача. Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова.
В начале документа указывается
- его номер по внутреннему документообороту,
- дата составления,
- адресат: это обычно руководитель организации,
- а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.
Затем идет описательная часть, в которую включаются
- суть проблемы,
- ее причины и последствия,
- рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем,
- делаются выводы.
Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.
Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых проанализировать по отдельности, а в конце подвести общий результат.
При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.
Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.
В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.
Правила оформления и регистрации аналитической записки
Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).
Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде. Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).
Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.
Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.
Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).
Нужно ли заверять аналитическую записку
Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.
Если в записке найдены ошибки и неточности
Случается, что иногда после составления записки обнаруживаются новые сведения, которые могут кардинально поменять информацию и выводы, приведенные в ней. В этом случае нужно
- по возможности внести в электронную версию записки все необходимые исправления и изменения и распечатать документ уже с ними
- или пометить неточности в тексте специальными значками и дать к ним комментарии и разъяснения в отдельном приложении.
Новая страница 1
Работа по сбору информации может ограничиваться
передачей информации руководителю, но перед секретарем-референтом может быть
поставлена и более сложная задача: провести анализ информации и подготовить
аналитический обзор. Аналитический обзор (реферат) — сокращенное изложение
содержания первичных документов с основными фактическими сведениями и выводами.
Аналитические обзоры составляются на основании книг, статей, газетных и
журнальных публикаций, управленческих документов и других источников информации.
Составление
аналитического обзора необходимо для того, чтобы руководитель мог быстро, не
затрачивая много времени, получить
исчерпывающую информацию по проблеме. Поэтому главное требование, предъявляемое
к аналитическому обзору, звучит так: вся информация должна быть представлена
в сжатом и систематизированном виде.
Работа над
аналитическим обзором начинается после того, как изучена литература и собран
фактический материал. Первым ее шагом является составление плана, в котором
определяется последовательность изложения материала. План помогает лучше
продумать структуру аналитического обзора, определить, какие разделы оказались
перегруженными материалом, где его недостаточно, какие вопросы следует опустить
и т.д. Составление плана помогает избежать ошибок в построении текста.
Хороший аналитический обзор должен содержать ответы на следующие
вопросы: кто совершал, что, где, когда и
с какой целью совершалось. В нем
должно содержаться как можно больше конкретной информации, имеющейся в исходных
информационных материалах. Если аналитический обзор составляется на основании
управленческих документов, в нем необходимо акцентировать внимание на новых
сведениях и определить, насколько целесообразно обращаться в дальнейшем к самому
документу.
В начале аналитического обзора помещается
перечень первичных источников информации, на основании которых он составлен.
Если аналитический обзор составлен на основе книг, статей, газетных или
журнальных публикаций, то собственно аналитическому обзору предшествует
библиографическое описание реферируемых документов в соответствии с требованием
ГОСТ 7.1-84 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила
составления». Если аналитический обзор составляется на основании
законодательных, иных нормативных правовых актов, управленческих документов,
перед текстом помещается перечень использованных документов с указанием
наименования каждого документа, издавшего его органа, заголовка к тексту, даты и
регистрационного номера. Перечисление источников информации может опускаться,
если исходные книги или копии документов прилагаются к аналитическому обзору.
Аналитический обзор должен иметь заголовок,
который может отличаться от заглавия реферируемого документа, если:
·
аналитический обзор составляют не
на языке реферируемого документа;
·
аналитический обзор составляют на
часть документа (в этом случае заголовок отражает содержание реферируемой части
документа);
·
заголовок документа не отражает
содержания документа или аналитического обзора;
·
аналитический обзор составляется
на основании нескольких источников.
Аналитические обзоры составляются по
определенной схеме: тема, предмет (объект), характер и цель работы, метод
проведения работы.
Заголовок и сведения, имеющиеся в
библиографическом описании, не должны повторяться в тексте. Следует избегать
лишних вводных конструкций (автор статьи рассматривает… и т.п.).
Исторические справки, если они не составляют основное содержание реферируемого
документа, описание ранее опубликованных работ и общеизвестные положения в
аналитическом обзоре не приводятся.
В начале аналитического обзора, если это
требуется, следует поместить ключевые слова — элементы информационно-поискового
языка. Для этого из текста реферируемого документа выбирают от 5 до 15 слов или
словосочетаний, наиболее точно передающих содержание документа. Ключевые слова
должны обеспечить возможность поиска аналитического обзора в автоматизированной
информационной системе. Ключевые слова записывают в именительном падеже
прописными буквами в строку через запятые.
Текст аналитического обзора начинается с
изложения сути вопроса, затем раскрываются его конкретные или частные стороны.
В обзоре может даваться описание
методов выполнения работы. Его целесообразно проводить в том случае, если эти
методы представляют особый интерес в рамках темы аналитического обзора. Широко
известные методы только называются. Если в аналитическом обзоре приводят
конкретные данные, то указывают источники этих данных и характер их получения и
обработки.
Приводя основные теоретические,
экспериментальные, описательные результаты, следует отдавать предпочтение новым
и проверенным фактам, результатам долгосрочного значения, открытиям, важным для
решения практических вопросов. Если в исходных информационных материалах имеются
новые сведения, выходящие за пределы основной темы, о них также можно упомянуть
в аналитическом обзоре.
Выводы (оценки, предложения), содержащиеся в источниках, также следует
отразить в аналитическом обзоре и указать область их применения.
Если в документе отсутствует какая-либо часть (методы, выводы, область
применения), то в аналитическом обзоре ее опускают, сохраняя последовательность
изложения.
В аналитическом
обзоре допускается излагать содержание документа с большей или меньшей
детализацией. Если составляется краткий аналитический обзор, ограничиваются
основной темой и результатами, изложенными в реферируемом документе.
Аналитический обзор должен быть лаконичным и точным.
Следует употреблять синтаксические конструкции, свойственные
языку реферируемых документов, избегать сложных грамматических конструкций.
В аналитическом обзоре следует применять
стандартизованную терминологию, избегать непривычных терминов и символов, а если
без них обойтись нельзя, разъяснять их значения при первом упоминании в тексте.
Термины, отдельные слова и словосочетания, названия организаций и
должностей допускается заменять официально
принятыми аббревиатурами и общепринятыми текстовыми сокращениями, смысл которых
понятен из контекста.
Формулы в
аналитическом обзоре приводятся в том случае, если без них невозможно передать
содержание и если они отражают итоги работы, описанной в реферируемом документе.
Формулы облегчают понимание изложенного.
Допускается включать в аналитический обзор иллюстрации и таблицы, если
они помогают раскрыть содержание
документа и сокращают объем текста.
Если реферируется
источник на иностранном языке, фамилии, названия учреждений, организаций, фирм,
названия изделий и другие имена собственные в тексте аналитического обзора
приводят на языке оригинала. Допускается записывать иностранные имена
собственные буквами русского алфавита в соответствии с существующими правилами
транслитерации или приводить их в транскрибированном виде. Для этого нужно
использовать таблицу соответствия букв русского и латинского алфавитов (косой
чертой отделены другие варианты записи), рекомендованные международной службой
связи*:
|
Русские |
Латинские |
Русские |
Латинские |
|
А |
А |
Р |
R |
|
Б |
В |
С |
S |
|
В |
V |
Т |
Т |
|
Г |
G |
У |
U |
|
Д |
D |
Ф |
F |
|
Е |
Е |
Х |
Н |
|
Ж |
J/ZH |
Ц |
С |
|
З |
Z |
Ч |
СН |
|
И |
I |
Ш |
SH |
|
К |
К |
Щ |
SC/SHCH |
|
Л |
L |
Ы |
Y |
|
М |
М |
Э |
Е |
|
Н |
N |
Ю |
IY |
|
О |
О |
Я |
IA |
|
П |
Р |
* Транслитерация не предусматривает
передачу знаков «ъ» и «ь», кириллические буквы «э» и «е» передаются одним
знаком, для передачи буквы «и» рекомендуется использовать латинскую букву «i».
При применении транслитерации рекомендуется при
первом упоминании имени собственного в тексте приводить в скобках имена на языке
реферируемого документа или в оригинальном написании.
Все географические названия в аналитическом
обзоре приводятся в соответствии с новейшим изданием «Атласа мира» Главного
управления геодезии и картографии. При отсутствии данного географического
названия в «Атласе мира» его приводят на языке оригинала или на языке
реферируемого документа.
В аналитический обзор можно включать и иные
сведения, представляющие интерес для тех, кому адресован аналитический обзор
(название организации, в которой выполнена работа, сведения об авторе первичного
документа, ссылки на ранее опубликованные документы и т.п.). Если в первичном
документе допущены ошибки или имеются противоречия, в дополнительных сведениях
следует поместить соответствующие примечания.
Объем аналитического обзора определяется
содержанием документа, количеством сведений и их научной ценностью или
практическим значением. Тем не менее существуют общие рекомендации по их
объему при публикации в специальных изданиях. Средний объем текста
аналитического обзора составляет (в печатных знаках): 500 — для заметок и
кратких сообщений; 1000 — для большинства статей, патентов; 2500 — для
документов большого объема. При необходимости объем аналитического обзора может
быть увеличен.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2002.
Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.
Структура документа
На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:
- шапка документа, название;
- аннотация;
- введение;
- суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
- выводы и заключение;
- подпись составителя и дата.
В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.
Шапка и название документа
Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.
Пример написания аналитических записок:
Руководителю ООО….
Ф.И.О
(от) кого
Руководитель структурного подразделения ….
Ф.И.О
Аналитическая записка
Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.
Аннотация или предисловие
Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.
Рассмотрим пример написания аналитических записок.
Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:
…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…
или
…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…
Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:
…Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…
Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…
Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:
… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.
|
Показатель, который анализировался |
план |
факт |
% отклонения |
причина |
|
Денежные поступления от реализации, руб |
||||
|
Складские остатки……… |
Основная часть документа
В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:
- Описание проблемы, которая подлежала анализу.
- Методики, используемые при анализе.
Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.
Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.
Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.
Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%. В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .
Заключительная часть, выводы
Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.
Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.
Рассмотрим образец аналитической записки (пример).
… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:
|
Ожидаемый экономический эффект |
К какой дате, должны быть проведены мероприятия |
Необходимые действия |
Ответственный |
Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.
Подпись и приложения
В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.
Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.
Общие рекомендации
Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:
- Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
- Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
- Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
- Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.
Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.
Вячеслав Львович Осипов
Эксперт по предмету «Менеджмент»
Задать вопрос автору статьи
Значимость информации в процессе принятия управленческих решений
Деятельность любой организации и ее успех на рынке зависит от множества факторов окружающей среды. Именно поэтому каждая организация в рамках менеджмента реализует функцию планирования, собирая и анализируя информацию об условиях ведения деятельности. Планирование помогает организации принимать решения, предупреждающие возникновение и развитие проблемных ситуаций, без ущерба для достижения организационных целей.
В процессе принятия любого решения, в том числе управленческого, используется информация. Точность и полнота информации гарантирует, что принятие решения будет обоснованным, учитывающим наибольшее возможное количество факторов.
Определение 1
Обеспечение доступа к информации, необходимой для эффективного принятия управленческих решений, называется информационно-аналитическим обеспечением.
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Получить скидку 3 000 ₽
Информационно-аналитическое обеспечение управленческих решений может осуществляться силами специализированных подразделений организации или отдельно нанятых сторонних компаний (или экспертов), оказывающих консультационные услуги. Сбор, обработка и подготовка информации может быть также функцией каких-либо отделов компании. Отдел может заниматься сбором и анализом информации, связанной с его деятельностью.
Цели и задачи информационно-аналитического обеспечения решений
Замечание 1
Целью информационно-аналитического обеспечения управленческих решений является своевременное предоставление информации надлежащего качества лицам, принимающим решения.
Следует заметить, что сущность информационно-аналитического обеспечения заключается в том, что руководство компании или другие лица, принимающие решения, должны своевременно получать необходимую им информацию в полном объеме, при этом она должна быть достоверной и дающей представление о внешней и внутренней ситуации в организации.
«Информационно-аналитическое обеспечение управленческих решений» 👇
Для достижения цели процесса информационно-аналитического обеспечения управленческих решений необходимо реализовать ряд задач:
- Сбор, обработка и анализ информации о рыночной ситуации;
- Прогнозирование рыночных тенденций;
- Изучение конкурентной ситуации, методов конкурентной борьбы и целей конкурентов;
- Исследование партнеров и клиентов, их целей и характеристик;
- Мониторинг всех подразделений и систем организации;
- Аудит и обеспечение безопасности внутренней информации компании;
- Разработка рекомендаций и аналитических отчетов для руководства компании и других лиц, принимающих решения.
Требования и принципы информационно-аналитического обеспечения решений
Информационно-аналитическое обеспечение решений в области управления организацией должно основываться на научном подходе к оценке исследуемых событий и ситуации вне и внутри компании. При этом получаемая информация должна быть оперативной и достоверной. Компания должна обеспечить непрерывность сбора информации и создать систему осведомления заинтересованных лиц в значимых событиях и возникающих проблемах.
Замечание 2
Для того чтобы система информационно-аналитического обеспечения управленческих решений работала эффективно, необходимо четко определить цели и круг интересов лиц, принимающих решения, что позволит обеспечить релевантность и полезность информации.
Процесс ведения работ по информационно-аналитическому обеспечению управленческих решения строится на следующих принципах:
- Принцип целеполагания – наличие четко определенной цели позволяет определить масштаб и методы работы по сбору и анализу информации;
- Принцип однозначности – определение точного смысла терминов, используемых в информационных потоках;
- Принцип множественных источников – использование различных источников информации для обеспечения ее достоверности и полноты.
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
- Авторы
- Резюме
- Файлы
- Ключевые слова
- Литература
Землякова С.Н.
1
1 ФГБОУ ВО «Донской Государственный аграрный университет»
Качество функционирования и развитие системы управленческого учета во многом зависит от эффективности управления процессами на всех уровнях любой организации. Это, в свою очередь, требует высокого уровня информированности конкретных субъектов управления, который повышается с помощью информационно-аналитического обеспечения. Недостаточная проработанность вопроса породила необходимость данного исследования. Целью исследования разработка механизма, позволяющего охарактеризовать и усовершенствовать процесс формирования информационно-аналитического обеспечения для целей принятия конкретных управленческих решений. Автором схематично отражен данный механизм, который включает поэтапное выполнение следующих процедур, таких как: постановка целей и задач исследования, следующим этапом на пути принятия управленческих решений, следует выделить обоснование целесообразности проведения исследования, далее в рамках информационно-аналитического пространства выделено 4 уровня протекания процессов подготовки информации и ее обработки в целях формирования управленческих решений, по окончании процедур формируется несколько вариаций развития событий и на основании этих данных руководящем управленческим персоналом утверждается наиболее объективный и приемлемый вариант. В случае выявления неблагоприятных факторов, неудовлетворяющих потребности поставленных управленческих задач осуществляется корректировка принятого решения и при необходимости поставленная задача отправляется снова на 1 уровень для выполнения дополнительных информационно-аналитических процедур.
информационно-аналитического обеспечение
управленческие решения
методы управленческого анализа
1. Бушуева Л.И. Система показателей информационно-аналитического обеспечения управленческих решений организации [Электронный ресурс]. – URL: https://www.sworld.com.ua/konfer29/806.pdf (дата обращения: 03.12.2018).
2. Вакарина Е.И. CVP-анализ как инструмент принятия управленческих решений [Электронный ресурс]. – URL: https://files.scienceforum.ru/pdf/2011/article497.pdf (дата обращения: 03.12.2018).
3. Власенко М.Н., Унижаев Н.В. Информационно-аналитическое обеспечение принятия управленческих решений – начимый фактор повышения экономической безопасности хозяйствующих субъектов в условиях развития рыночной системы хозяйствования // Национальные интересы: приоритеты и безопасность. – 2010. – № 33.
4. Демидов А.А., Захаров Ю.Н. Информационно-аналитические системы поддержки принятия решений в органах государственной власти и местного самоуправления. Основы проектирования и внедрения: учебное пособие. – СПб.: НИУ ИТМО, 2012. – 100 с.
5. Кочеткова А.А. Современный инструментарий управленческого анализа деятельности строительных организаций // Молодой ученый. – 2017. – №10. – С. 250-253.
6. Кузнецова Н. В. Анализ подготовки и принятия управленческих решений в практике: к вопросу выбора оптимального метода // Молодой ученый. – 2016. – №27. – С. 425-433.
7. Нестеров А.К. Информационно-аналитическое обеспечение // Образовательная энциклопедия ODiplom.ru [Электронный ресурс]. – URL: http://odiplom.ru/lab/informacionno-analiticheskoe-obespechenie.html
8. Понятие, типы и задачи факторного анализа/ факторный анализ [Электронный ресурс]. – URL: http://www.dist-cons.ru/modules/DuPont/section1.html#3 (дата обращения: 23.11.2018).
9. Спиридонова Е.В. PEST – анализ, как главный инструмент анализа факторов дальнего окружения // Современные научные исследования и инновации. – 2017. – № 3.
10. Харитонов М.Ю., Василенко О.В. Информационно-аналитическое обеспечение процесса принятия решений в истории государственного управления // Вестник ЧГУ. – 2015. – №4.
11. GAP-анализ [Электронный ресурс]. – URL: http://www.marketolog.biz/gap- %E0 %ED %E0 %EB %E8 %E7-page-125.html (дата обращения: 23.11.2018).
Введение
Уровень ведения бухгалтерской управленческой деятельности характеризуется главным образом качественными и своевременными решениями руководителя, принимаемыми на основе имеющейся информационной базы.
Использование информационных систем в управленческой деятельности потенциально помогает организовать мониторинг, моделирование и прогнозирование социально-экономического развития региона и его территорий, разрабатывать обоснованные предложения и решения, оперативно контролировать ход выполнения поставленных задач [4].
Качество функционирования и развитие системы управленческого учета во многом зависит от эффективности управления процессами на всех уровнях любой организации. Это, в свою очередь, требует высокого уровня информированности конкретных субъектов управления, который повышается с помощью информационно-аналитического обеспечения [7].
Актуальность темы исследования обуславливается, с одной стороны, осмыслением управленческим персоналом отечественных организаций необходимости формирования и совершенствования системы информационно-аналитического обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе результатов которого предприятие способно занять стабильное положение на рынке и в сознании потребителей, а с другой – отсутствием на достаточном уровне методического обеспечения этих потребностей.
Целью исследования выступает поиск, развитие способов и методов обработки информации и разработка механизма, позволяющего охарактеризовать и усовершенствовать процесс формирования информационно-аналитического обеспечения для целей принятия конкретных управленческих решений.
Материалы и методы исследования
Современные реалии ведения финансово-хозяйственной деятельности предъявляют повышенные требования к системам управления и принятия управленческих решений, так в значительной степени на этот процесс оказывают влияние применяемые методы и модели сбора, обработки информации и ее анализа.
Таким образом, на предприятии управленческие решения должны переходить из разряда интуитивных в научно-обоснованные, продуманные и просчитанные решения, что и является предпосылкой проведения научных исследований.
Харитонов М.Ю. и Василенко О.В. дают более абстрактную трактовку и понимают под информационно-аналитическим обеспечением сбор, обработку и использование объективной информации, необходимой ответственным лицам для принятия управленческого решения [10].
Бушуевой Л.И. дана более конкретизирующая описательная характеристика понятия, приближающая его к процессу управленческой деятельности: «…Информационно-аналитическое обеспечение управленческих решений – это процесс удовлетворения потребностей менеджеров в информации, поддерживающей процессы принятия управленческих решений посредством специальных методов и способов организации и использования этой информации, а также профессиональных знаний специалистов, обеспечивающих процесс принятия решений». [1] Из выше представленной информации следует, что важнейшей целью системы информационно-аналитического обеспечения является подготовка управленческих решений на основе сбора и преобразования информации в форму, удобную для восприятия управленческим персоналом, с помощью которой он сможет оценить состояние объекта управления, разрабатывать и организовывать выполнение определенных решений.
Результаты исследования и их обсуждение
На рисунке 1 представлена авторская интерпретация формирования механизма функционирования системы информационно-аналитического обеспечения для принятия управленческих решений.
Первым этапом, на пути принятия управленческих решений, следует выделить – постановку целей и задач исследований.
Задачи информационно-аналитического обеспечения обобщены на рисунке 2.
Таким образом, в рамках данного этапа определяются приоритетные источники информации, оценивается трудоемкость выполнения исследований, определяются штат сотрудников, сроки и стоимость выполняемых работ.
Далее нами рекомендовано провести – Обоснование целесообразности информационно-аналитического исследования. Под обоснованием понимается ряд исследовательских процедур по рекогносцировке внутренней и внешней среды на базе инструментов бенчмаркинга (деловая разведка (легальная основа) и промышленный шпионаж (нелегальная основа)).
На данном этапе должны быть уточнено следующее:
— определены потребности руководства в роде информации и ее объеме;
— проведены проверки на отсутствие противоречий поставленных целей и задач нормам законодательной базы и на отсутствие в них криминальной составляющей;
— обозначены конкретные сроки реализации исследований;
— оценить размеры материальных, ресурсных и иных затрат на исследования;
— дана предварительная оценка потенциальных негативных последствий бенчмаркинга;
— принятие решения: о старте исследований, корректировке поставленных целей и задач или отказ от дальнейших исследований.
В процессе формирования механизма осуществления информационно-аналитического обеспечения сферу информационно-аналитического пространства следует разделить на взаимодействующие уровни:
1 уровень механизма – информационный уровень. Прежде чем формировать базу первичной информации, необходимо отталкиваться от основных требований, предъявляемых к управленческой информации, таким как: краткость; точность; оперативность; сопоставимость; целесообразность; рентабельность(затраты по подготовке внутрифирменной информации не должны превышать экономический эффект от ее использования); объективность; адресность; аналитичность (должна содержать данные текущего экспресс-анализа); полезность; конфиденциальность.
Рис. 1. Механизм функционирования системы информационно-аналитического обеспечения
Составлено автором
Рис. 2. Задачи информационно-аналитического обеспечения [3]
Итак, в рамки 1 уровня входит:
— сбор первичной информации (источники: учетные, внеучетные, нормативный материал, техническая информация, которая может поступать из источников внутри самой организации, публикуемых источников, других организаций, специализированных рекламных, маркетинговых и иных агенств);
— обработка информации (выборка, прогнозирование, группировки, таблицы, графики, экспертные оценки, эксперименты, опросы, контрольные срезы);
— хранение информации (после фильтрации информации по степени ее полезности в принятии управленческих решений она, либо поступает на следующих уровень, либо не будет признана полезной и будет упразднена).
Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности организации, поэтому глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений, который и будет выполнен на 2-ом аналитическом уровне механизма учетно-аналитического обеспечения.
Следовательно, на 2 уровне осуществляется анализ полученной информации с целью определения ее релевантности для последующего принятия управленческих решений, проработки ключевой версии и параллельным формированием альтернативных предложений, ввиду того, что руководство работает с несколькими проработанными вариациями предложений и затем выбирает наиболее адекватную и обоснованную прозрачную в плане ее реализации версию.
В целях принятия управленческих решений целесообразно применять из всего многообразия существующих разновидностей аналитических процедур следующие, обобщенные в таблице.
На 3 уровне происходит принятие конкретных управленческих решений, выделяют три дополнительных уровня, на которых происходят следующие управленческие действия:
1 – Оперативный уровень – мониторинг, включающий информационные сводки, отчеты, справки, доклады и т.п.;
2 – Тактический уровень – анализ эффективности принятых решений, процедур принятия решений и результатов их выполнения;
3 – Стратегический уровень – исследование актуальных проблем в конкретных сферах управления, включая информационные, концепционные и программные разработки, оперативные и аналитические исследования.
Таблица
Методы анализа в целях принятия управленческих решений
|
Метод анализа |
Сущность и результаты его выполнения |
|
Сравнительный анализ |
горизонтальный, вертикальный и трендовый в виде сопоставления изучаемого явления с уже изученным явлением для того, чтобы выявить общие свойства и различия. |
|
Индексный метод |
при рассмотрении сложных процессов и явлений, в случае, когда их элементы невозможно измерить. |
|
Балансовый метод- |
проводится в виде определения и сопоставления двух или более связанных между собой показателей, а также выявляются резервы для повышения эффективности деятельности предприятия. |
|
Метод цепных подстановок |
позволяет выявить конкретное значение влияния определенного фактора на конечный результат и получить скорректированные значения, сравнив два последовательно стоящие показатели в рассматриваемой цепи. |
|
Построение графика |
позволяет наглядно и более доступно представить собранную информацию, проанализировать, обобщить и изучить явления и показатели за определенный период |
|
Метод статистики |
отслеживается динамика процессов с периодичностью в цифровых значениях, что позволяет оценить их состояние и сделать предположения об их изменении в будущем [5]. |
|
Функционально-стоимостной анализ |
эффективный способ выявления резервов, сокращения затрат, базирующийся на комплексе более дешевых способов выполнения организационно-технических функций при одновременном исключении лишних функций управления [6]. |
|
Факторный анализ |
это процедура установления силы влияния факторов на функцию или результативный признак с целью ранжирования факторов для разработки плана организационно-технических мероприятий по улучшению функции [8]. |
|
CVP-анализ |
Позволяет отыскать наиболее выгодное соотношение между переменными и постоянными затратами, ценой и объемом производства продукции(на базе маржинального дохода), определять резервы, обеспечивает объективную оценку состояния резервов производства и степени их использования [2]. |
|
SWOT-анализ |
Помогает сбалансировать свои внутренние сильные и слабые стороны с теми благоприятными возможностями и факторами угрозы, с которыми придется столкнуться организации, а также определить не только возможности организации, но и все доступные преимущества перед конкурентами [6]. |
|
PEST-анализ |
Анализ внешней среды – исследования на его основании дают нам возможность грамотно проанализировать внешнее окружение предприятия, а также своевременно оценить текущую ситуацию, складывающуюся в коммерческой и производственной деятельности предприятия [9]. |
|
анализ по VRIO-критериям |
Позволяет выявить наиболее важные для формирования конкурентного преимущества компании ресурсы и способности, а также определить стратегические последствия их использования. |
|
GAP-анализ |
Позволяет выделить проблемные зоны, препятствующие развитию, и оценить степень готовности компании к выполнению перехода от текущего состояния к желаемому [11]. |
На 4 уровне происходит контроль исполнения и корректировка принятого решения.
В случае положительного рассмотрения и принятия управленческого решения руководством – механизм выполнил свою миссию и осуществляется контроль исполнения принятого управленческого решения.
В случае выявления неблагоприятных факторов, неудовлетворяющих потребности поставленных управленческих задач осуществляется корректировка принятого решения и при необходимости поставленная задача отправляется снова на 1 уровень для выполнения дополнительных информационно-аналитических процедур.
Выводы
Таким образом, следует сделать вывод, что механизм формирования информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений, в рамках информационно-аналитического пространства, имеет замкнутый цикл и направлен на повышение его эффективности, результативности и способствует целевой ориентации на повышение уровня организации управленческой деятельности внутри предприятия и укрепления его позиций конкурентоспособном рынке.
Библиографическая ссылка
Землякова С.Н. МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ // Вестник Алтайской академии экономики и права. – 2018. – № 2.
– С. 72-77;
URL: https://vaael.ru/ru/article/view?id=35 (дата обращения: 21.05.2023).