Подготовка к докладу руководству поступающих документов

Технология подготовки бумажных документов для рассмотрения руководителем

Один из самых непростых участков работы в делопроизводстве связан с регистрацией входящей корреспонденции. Несмотря на внешнюю техническую простоту, он предполагает взаимодействие со сторонней организацией, а иногда таит в себе юридическую подоплеку. Расскажем о первой стадии работы с входящими документами – об особенностях и основных сложностях их приема и первичной обработки, нормативных требованиях и рутинных реалиях.

Прием и первичная обработка входящего документа – важная стадия его жизненного цикла

Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).

Регистрация, предполагающая в самых общих чертах внесение данных о документе в регистрационную форму и проставление штампа на документе, сложности не представляет. Все самые ответственные мероприятия выполняют до регистрации: секретарь или делопроизводитель должен определить, может ли он принять (в случае доставки нарочным) и зарегистрировать документ. За свои действия он несет ответственность, ведь может оказаться, что слишком строгая оценка не позволила вовремя довести до сведения руководителя значимый документ, или наоборот – его время отнимет совершенно бессмысленное рекламное послание, умело замаскированное под официальный документ.

Сложности, как обычно, возникают тогда, когда в организации нет строго определенных алгоритмов работы. В этом процессе важно ориентироваться на положения локальной инструкции по делопроизводству, однако в ней можно предусмотреть что угодно. И ладно, если бы положения инструкции затрагивали только «внутреннюю кухню» организации, но при работе с входящими документами речь идет о коммуникации со внешней средой. Не секрет, что направить письмо в некоторые организации – непростая задача, так как там все документы проходят серьезный входной контроль. Но отказ в приеме документов или регистрации должен быть обоснован, а основания – существенными. Нельзя отказать просто потому, что документ не понравился, но и принимать и регистрировать все подряд – неверно. Кстати, нормативно нигде не установлена возможность отказать в приеме документа, но практика эта широко распространена: большая часть корреспонденции в настоящее время доставляется курьерами (нарочным), ее получение просят подтвердить подписью получателя, а для этого последний проводит быструю проверку.

Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству[1].

2. Правила делопроизводства[2].

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[3] (далее – МР по разработке ИД).

Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству. В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться.

На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:

Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.

Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.

Правило 3. Получатель может отказать в регистрации документа в случае выявления несоответствий в ходе его проверки, при этом отправителю нужно направить уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (см. п. 3.18 Правил делопроизводства).

Порядок первичной обработки входящего документа

В нормативных актах для наименования первой стадии работы с входящим документом используется термин «прием и первичная обработка документа», при этом проверка отправлений предусмотрена именно в рамках первичной обработки. Алгоритм проверки, предусмотренный Правилами делопроизводства, включает несколько этапов. В Таблице 1 мы представили действия получателя, нормативно предписанные ему на каждом этапе, и наш практико-ориентированный комментарий.

Иногда проверка начинается уже «в процессе» получения документа – например, в момент его доставки курьером. При наличии некоторых нарушений получатель может отказать в приеме отправления.

Заметим, что описанный порядок действий относится к документам, поступившим на бумажном носителе. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи должна соответствовать технологии работы с входящими документами (см. п. 5.16 Примерной инструкции по делопроизводству).

Все документы, не имеющие адресной части, должны приниматься службами делопроизводства на отправку с сопроводительными письмами (см. п. 5.42 Примерной инструкции по делопроизводству). К таким документам, например, относят договоры, протоколы, акты и т.д. Однако отметим, что если это правило зафиксировано в вашей локальной инструкции по делопроизводству, то это не означает, что оно есть в инструкции по делопроизводству организации-отправителя и что ваши коллеги соблюдают это правило. Поэтому не стоит ожидать, что в каждом поступившем конверте окажется сопроводительное письмо. Чаще всего их не составляют в случаях, если по направляемым документам, по мнению отправителя, не требуется решение руководителя организации и определение исполнителя. В случае если вложенный в упаковку документ направлен без сопроводительного письма, его, как правило, учитывают в журнале (реестре) документов, поступивших на бумажном носителе, и отдают под подпись сотрудникам подразделений.

Кому именно следует выдать документ, обычно указано на конверте (например, ООО «Лазурь», Иванову И.И.). Зная особенности бизнес-процессов организации, адресата можно определить по виду и содержанию документа (например, оригинал договора нужно передать куратору договора, счет на оплату – в финансовый отдел и т.д.).

Если же после вскрытия конверта в нем обнаружено деловое письмо (сопроводительное или любое другое), то проверка продолжается, и по ее результатам определяется возможность регистрации документа.

. Служба документационного обеспечения управления

Весь
процесс управления пронизан информацией,
являющейся основой принятий решений,
и построен на работе с документами, в
которых она фиксируется. Поэтому
документационное обеспечение управления
(делопроизводство) любой организации,
учреждения, предприятия рассматривается
сегодня как важнейшая обслуживающая
функция управления, которая имеет свои
специфические задачи и должна выполнятся
самостоятельным, организационно-обособленным
структурным подразделением – службой
документационного обеспечения управления
(службой ДОУ).

В
пятом разделе Государственной
системы документационного обеспечения
управления,
одобренной коллегией Главархива СССР
27 апреля 1988 г. закреплено следующее:
«Документационное обеспечение
управления в организации осуществляется
специальной службой, действующей на
правах самостоятельного структурного
подразделения, подчиненного непосредственно
руководителю организации».

Говоря
о наименовании службы документационного
обеспечения управления, необходимо
отметить, что сегодня служба ДОУ может
иметь разные названия, например:
управление
делами,
отдел
делопроизводства,
отдел
документационного обеспечения управления,
общий
отдел,
канцелярия,
секретариат
и т.д. При этом можно сказать, что
конкретное наименование службы ДОУ не
имеет принципиального значения, однако
при его выборе желательно учитывать
следующие факторы:

• структуру
  подразделения (имеет или не имеет
  внутреннюю структуру, если имеет, то
  сложная она или нет);

• требования,
  предъявляемые к названию (желательно,
  чтобы название было несложным, легко
  запоминалось и произносилось);

• существующие
  делопроизводственные традиции. ¹

Например,
в Государственной
системе документационного обеспечения
управления
рекомендуется использовать следующие
наименования:

• в
  министерствах и ведомствах – управление
  делами,
  в состав которого, как правило, включаются:

  • секретариат
    (приемная, секретариат министра,
    секретариаты заместителей министра,
    секретариат коллегии, протокольное
    бюро);

  • инспекция
    при министре (руководителе ведомства);

  • канцелярия
    (бюро правительственной переписки,
    бюро учета и регистрации, экспедиция,
    копировально-множительное бюро и др.);

  • отдел
    писем (жалоб);

  • отдел
    совершенствования работы с документами
    и внедрения технических средств;

  • центральный
    архив;

• на
  государственных предприятиях
  (объединениях), в научно-исследовательских,
  проектных, конструкторских организациях
  и вычислительных центрах, высших учебных
  заведениях и других организациях –
  отдел
  документационного обеспечения управления
  или канцелярия,
  в состав которого, как правило, включаются:

  • подразделения
    по учету и регистрации, контролю,
    совершенствованию работы с документами
    и внедрению технических средств,
    рассмотрению писем (жалоб);

  • секретариат;

  • экспедиция;

  • копировально-множительное
    бюро;

  • архив.
    ²

Однако
для тех организаций, которые категорически
не желают использовать старые названия
службы ДОУ (управление делами, общий
отдел, канцелярия) можно предложить
варианты наименования, отражающие
современные тенденции развития
документационного обеспечения управления,
например: служба
(отдел) управления
документацией
(документами) ³,
отдел совершенствования работы с
документами и внедрения технических
средств. ⁴

В
небольших организациях служба
документационного обеспечения управления,
как самостоятельное структурное
подразделение, может и не существовать.
В этом случае работу с документами
выполняет секретарь руководителя
(инспектор) или другое специально
назначенное лицо.

Говоря
о службе документационного обеспечения
управления, необходимо выделить ее
основные задачи и функции.

К
основным задачам
службы ДОУ можно отнести следующие, а
именно:

• совершенствование
  форм и методов работы с документами;

• обеспечение
  единого порядка документирования,
  организации работы с документами;
  построения информационно-поисковых
  систем, контроля исполнения и подготовки
  документов к передаче в архив в
  соответствии с действующими нормативами;

• сокращение
  документооборота;

• унификация
  форм документов;

• разработка
  и внедрение нормативных и методических
  документов по совершенствованию
  документационного обеспечения управления
  в организации, ее структурных
  подразделениях;

• внедрение
  новейших информационных технологий в
  работу с документами. ⁵

В
состав типовых функций
службы ДОУ входят разные виды работ,
которые можно разделить на технологические,
организационные, методические,
контрольные. ⁶

К
технологическим функциям следует
отнести:

• осуществление
  первоначальной (экспедиционной)
  обработки входящих документов;

• регистрация
  входящих, исходящих и внутренних
  документов;

• ведение
  информационно-справочной работы по
  документам организации;

• машинописное
  изготовление документов (набор текста
  на компьютере);

• копирование,
  тиражирование и оперативное размножение
  документов;

• разработка
  и проектирование бланков документов;

• подготовка
  документов к отправке. ⁷

Среди
организационных функций службы ДОУ
выделяется:

• подготовка
  к докладу руководству поступающих
  документов;

• организация
  своевременного рассмотрения документов
  руководством организации;

• регулирование
  хода исполнения документов, прохождения
  и исполнения документов в установленный
  срок;

• организация
  хранения документов в структурных
  подразделениях;

• организация
  работы архива в соответствии с правилами,
  инструкциями и методическими
  рекомендациями Росархива;

• повышение
  квалификации работников делопроизводственной
  службы и архива;

• организация
  рабочих мест работников делопроизводственной
  службы, в том числе автоматизированных
  рабочих мест (АРМ), условий труда
  сотрудников делопроизводственной
  службы;

• организация
  делопроизводства по обращениям граждан;

• разработка
  (совместно с соответствующими структурными
  подразделениями организации) мероприятий
  по совершенствованию форм и методов
  работы с документами. ⁸

К
контрольным функциям относят:

• контроль
  за правильностью оформления документов,
  представляемых на подпись руководству
  (то есть исходящие и внутренние
  документы);

• контроль
  за сроками исполнения документов;

• осуществление
  контроля за правильностью оформления
  и формирования в структурных подразделениях
  организации дел, подлежащих сдаче в
  архив;

• организация
  контроля за работой с документами в
  структурных подразделениях;

• обобщение
  сведений о ходе и результатах исполнения
  документов, систематическое информирование
  руководства по этим вопросам;

• обеспечение
  хранения дел и оперативного использования
  документной информации. ⁹

Методические
функции, выполняемые службой ДОУ,
включают:

• разработку
  номенклатуры дел организации, инструкции
  по делопроизводству, табеля форм
  документов и других локальных нормативных
  документов, закрепляющих систему
  делопроизводства организации;

• проведение
  экспертизы научной и практической
  ценности документов;

проведение
совещаний и консультирование по вопросам,
относящимся к компетенции делопроизводственной
службы.

27.
Правила организации документооборота
учреждения.

Документооборот —
сложный технологический процесс,
включающий все операции по приему,
передаче, составлению, согласованию,
оформлению, удостоверению и отправке
документов.

Организация
документооборота – это
правила, в соответствии с которыми
происходит движение документов в
учреждении.

Отсюда
главное правило организации
документооборота –
оперативное прохождение документа по
наиболее короткому и прямому маршруту
с наименьшими затратами времени (Только
в этом случае принятое управленческое
решение будет действенным). Для
этого необходимо:

—
максимальное сокращение инстанций
прохождения документов за счет исключения
технологических операций по обработке
документов и управленческих звеньев,
не обусловленных деловой необходимостью
(каждое перемещение документа должно
быть оправданным);

—
исключение или максимальное ограничение
возвратных движений документов (при их
обработке – регистрация и доставка,
при их подготовке – визирование и
согласование и т.д.);

—
максимальное единообразие в порядке
прохождения и процессах обработки
основных категорий документов.

Соблюдение
этих правил позволяет реализовать
основной организационный принцип службы
делопроизводства – специализацию,
возможность централизованного выполнения
однородных технологических операций,
эффективного использования средств
оргтехники и персонала.

При
организации движения документов должны
соблюдаться следующие правила:

—
Централизация операций по приему и
отправке документов.

—
Исключение необоснованных возвратных
движений при прохождении документа.

—
Организация предварительного рассмотрения
поступивших документов (до передачи их
на рассмотрение руководителем).

—
Однократность регистрации документов,
поступивших в организацию и отправляемых
из организации.

—
Вынесение конкретных резолюций, по
возможности точно определяющих
исполнителя, поручение, срок исполнения.

—
Устранение необоснованных согласований,
организация параллельного согласования,
сокращение времени на согласование
документа.

—
Делегирование руководителем права
подписывать документы своим заместителям
и руководителям структурных подразделений.

—
Выполнение технических операций по
обработке и передаче документов
техническим персоналом.

—
Разделение документов, включенных в
документооборот организации, на
документопотоки.

—
Выделение среди других так называемых
«нерегистрируемых документов».

Организация
документооборота может самостоятельно
регулироваться и нормироваться. В
разделе 3.1 Государственной системы
документационного обеспечения управления
(ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок
прохождения документов внутри организации
в специальных технологических схемах,
разработкой которых занимаются службы
ДОУ. В таких схемах должны найти отражение
все этапы и пункты прохождения документной
информации, сроки обработки и исполнения
документов.

Изначальную
основу документооборота отражают
такиеорганизационные
документы,
как устав, положения, приказы о
распределении обязанностей, организационная
структура учреждения, а в инструкции
по работе с документами они закрепляются
вторично.

26.
Определение, характеристика основных
документопотоков. 

Документопоток
– это поток документов, циркулирующих
между пунктами обработки и создания
информации (руководителями организации
и структурных подразделений, специалистами)
и пунктами технической обработки
документов: экспедицией, секретариатом,
канцелярией, копировально-множительной
службой и др.

В
каждой организации можно выделить
следующие потоки документов^*:

• поток входящей
  документации,
  состоящий из поступающих в организацию
  документов;

• потоки
  внутренней документации,
  состоящие из документов, созданных в
  организации и не предназначенных к
  выходу за ее пределы;

• поток исходящей
  документации,
  состоящий из документов, предназначенных
  для отправки в другие организации.

Документопоток
характеризуется следующими основными
параметрами:

• содержанием
  или функциональной принадлежностью;

• структурой;

• режимом
  или цикличностью;

• направлением;

• объемом.

Содержание
документопотока
характеризуется составом документов,
входящих в него, и составом информации,
закрепленной в этих документах.

Структура
документопотока
описывается признаками, в соответствии
с которыми может быть осуществлена
классификация документов и их индексация,
сформирована система научно-справочного
аппарата по документам организации. В
значительной степени структура
документопотоков соответствует
функционально-целевому назначению
составляющих его документов.

Режим
или цикличность документопотока
определяется изменением во времени его
информационной нагрузки. Такие изменения
обычно связаны с цикличностью планирования
и подведения итогов работы, сезонным
уменьшением деловой, политической и
управленческой активности, внутренними
ритмами работы организации.

Направление
документопотока
зависит от содержания конкретного
технологического звена обработки
документов: регистрируемые и
нерегистрируемые документы, документы,
по которым осуществляется и не
осуществляется контроль исполнения
службой ДОУ и т.д. На направление
документопотока влияет также способ
оценки и удостоверения составляющих
этот поток документов: согласование,
утверждение, ознакомление и другие.

Объем
документопотока
измеряется физическим количеством
документов (подлинников и копий), который
может быть конкретизирован или дополнен
объемом содержащейся в документах
информации, выраженной в листах, знаках,
количестве поручений, исполнителей и
т.д.⁴

Количество
документов всех потоков, независимо от
способа создания, получения (доставки),
т.е. включая факс, электронную почту,
доставку курьером или посетителем,
составит суммарный объем документооборота
организации.⁵

Объем
документооборота
– это количество документов, поступивших
в организацию и созданных ею за
определенный период.⁶

Величина
документооборота нужна для:

• расчета
  эффективности применения средств
  автоматизации и механизации
  делопроизводства;

• расчета
  необходимой численности делопроизводственного
  персонала;

• определения
  загруженности службы ДОУ, в том числе
  секретаря руководителя и секретаря
  структурного подразделения.

В
целом объем документооборота показывает
загруженность всего управленческого
аппарата, т.к. всем его работникам
приходится иметь дело с документами.⁷

При
подсчете документооборота рекомендуется
отдельно учитывать документы и их копии,
выражая это число дробью, где в числителе
количество обрабатываемых в организации
документов, а в знаменателе количество
их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет
ведется обычно по регистрационным
формам входящих, внутренних (обычно по
видам) и исходящих документов. При этом
следует учитывать, что в большинстве
организаций, как правило, учитывается
лишь число зарегистрированных входящих
документов, а документы, не подлежащие
регистрации, редко подсчитываются, хотя
их количество значительно превышает
количество зарегистрированных документов.
Внутренние документы также далеко не
всегда регистрируются. Например,
докладные и объяснительные записки,
справки и т.п. и поэтому их количество
точно подсчитать трудно.⁸

Кроме
того, не учитывается движение копий
документов, которые в средних и крупных
организациях, еще не перешедших на
автоматизированные системы делопроизводства,
могут существенно увеличивать общее
количество документов.

Простейшая
форма справки об объеме документооборота
выглядит так:⁹

Возвращаясь
к анализу документопотоков, можно
отметить, что основными целями исследования
документопотоков организации являются:

• повышение
  эффективности управленческой
  деятельности;

• ускорение
  движения документов в организации;

• уменьшение
  трудоемкости обработки документов.¹⁰

Для
анализа и фиксации движения документов
достаточно простым и наглядным средством
является составление графических
оперограмм и маршрутно-технологических
карт, в которых поэтапно отражаются
операции, проводимые с документами, их
исполнители, порядок выполнения операций.
Маршрутно-технологические карты могут
быть дополнены временными, а также
финансовыми затратами на каждом этапе
прохождения документов. Кроме оперограмм
и маршрутно-технологических карт для
наглядного представления, быстрого
изучения порядка составления и обработки
отдельных документов, а также обучения
этому вновь принятого персонала с
минимальными затратами могут быть
использованы и другие методы наглядного
представления движения документной
информации: технологические цепочки,
графики, схемы, документограммы и т.д.
При необходимости также могут применяться
и более сложные методы обработки
собранных сведений, например, построение
информационных моделей.

25.
Документооборот: основные принципы. 

Документооборот
можно рассматривать как отражение
связей, возникающих в процессе управления,
как атрибут функционирования этих
связей, осуществляемых с помощью
документальной информации. В то же время
это отражение определенной организационной
структуры аппарата. Чем больший объем
документов использует в своей деятельности
аппарат управления, тем выше должна
быть общая организованность аппарата.
Однако в организации документооборота
многих учреждений еще имеется ряд
нерешенных вопросов, препятствующих
совершенствованию управленческого
труда. Вследствие того, что порядок
движения дел в учреждении продуман
недостаточно, многие документы проходят
далеко не самый прямой и короткий путь,
ряд операций с ними дублируется, а
некоторые из них при более тщательном
рассмотрении вообще оказываются
ненужными. О несовершенстве организации
документооборота говорит хотя бы тот
факт, что время ожидания документом
своего рассмотрения нередко во много
раз превышает время работы с ним, занимая
большую часть от общего срока исполнения.

В
этом плане рациональная организация
документооборота предусматривает учет
следующих принципов: прямоточность,
непрерывность, ритмичность, параллельность,
пропорциональность.

Принцип
прямоточности движения документов
требует, чтобы перемещение документов
осуществлялось по наиболее короткому
пути, без петель, возвратных перемещений.
Для выполнения данного требования очень
важно создать для всех документопотоков
наиболее целесообразную технологию
обработки, последовательность выполнения
операций. Этому поможет построение схем
документооборота, маршрутных и
технологических карт на управленческую
документацию.

Необходимо
также продумать пространственное
расположение структурных подразделений
аппарата управления и отдельных рабочих
мест. Наиболее простой форме движения
потоков документов соответствует
линейное расположение структурных
подразделений. Например, неудобно, если
руководство учреждения размещается в
одном конце здания, а канцелярия,
связанная с руководством интенсивным
обменом документов, — в противоположном
(канцелярия обычно располагается в
середине линейной структуры). Соблюдению
принципа прямоточности способствует
в т.ч. такое расположение рабочих мест,
когда стол сотрудника, осуществляющего
предварительное рассмотрение и
распределение документов, находится
рядом со столом сотрудника, регистрирующего
документы.

Работа
аппарата управления, как правило,
сопровождается сложным потоком
документов. Пропускная способность
всей цепи определяется пропускной
способностью слабейшего звена (инстанции),
причем оно может оказаться на любом
уровне иерархической системы независимо
от назначения инстанции и операций,
выполняемых на этом участке работы.
Например, задержка потока документов
может быть в том случае, если перегружены
работой исполнители, машинописное бюро
и др. Для укрепления слабейшего звена
необходимо предусмотреть один из
вариантов его разгрузки: ответвление
потока документов от основной цепи,
введение дублеров, механизация
производимых работ.

Принцип
непрерывности в документообороте — это
непрерывная подача документов на тот
уровень, где по ним принимается решение.
Данный принцип несовместим с «залеживанием»
документов, их скоплением в одной
инстанции. Во избежание возникновения
таких ситуаций рекомендуется разработка
перечня документов, не подлежащих
регистрации службой делопроизводства,
когда часть поступающих документов,
минуя руководство, передается на
исполнение непосредственно в структурные
подразделения.

Принцип
непрерывности предполагает прежде
всего равномерную загрузку сотрудников
в работе с документами, требует устранения
или уменьшения перерывов в процессах
труда и документооборота.

Несвоевременное
получение информации, содержащейся в
документе, влечет за собой несвоевременное
выполнение работы по нему, вызывает
задержку всех последующих работ.

Принцип
ритмичности документооборота означает
равномерность движения потоков
документов, подчинение наиболее
приемлемому ритму движения. Этот принцип
тесно смыкается с принципом непрерывности:
движение документопотоков не может
быть ритмично, если нарушена непрерывность
движения.

Принцип
параллельности означает выполнение
отдельных операций по обработке документа
в процессе его движения. Особенность
этого принципа состоит в сокращении
времени на прохождение документа.
Параллельное выполнение отдельных
операций значительно ускоряет как
документооборот, так и исполнение
документа в целом.

Принцип
пропорциональности предполагает
пропорциональную, равномерную загрузку
каналов движения документов. Возможности
обслуживающих подразделений (как
основных, так и вспомогательно-технических)
должны соответствовать их потребностям.
Несоблюдение данного требования приводит
к появлению «узких мест» (диспропорций)
в документообороте, когда одни каналы
перегружены, а другие — недогружены.

Одно
из общих требований в организации
документооборота — экономия в движении
документов. Например, вместо
непосредственного перемещения документов
содержащуюся в них информацию передают
по телефону или другими средствами
оперативной связи.

Важным
является принцип самостоятельности и
ответственности в работе с документами.
Этот принцип означает, что при всех
действиях — направлении, распределении,
согласовании, подписании и др. — необходимо
строго руководствоваться функциями
организации и ее подразделений,
компетенцией работников. Выполнение
указанного правила способствует
сокращению пути движения документов,
устранению ненужных операций, освобождает
руководителей учреждений от решения
второстепенных вопросов.

Превышение
должностным лицом или другим работником
полномочий при тех или иных действиях
с документами так же, как их невыполнение,
приводит к созданию излишних документов,
прохождению дополнительных инстанций,
не вызываемых деловой необходимостью,
излишним согласованиям, утверждениям
и другим действиям, влияющим на увеличение
документооборота.

Значительное
воздействие на документооборот оказывает
существующая структура и функции
учреждения, формы и методы управленческой
деятельности. Поэтому оперативному
прохождению и исполнению документов
помимо чисто делопроизводственных
причин препятствуют организационные
недостатки, отсутствие четкого
разграничения обязанностей между
должностными лицами, недостаточная
определенность функций некоторых
учреждений и их отдельных структурных
частей.

Все
рассмотренные принципы взаимообусловлены,
хотя и имеют самостоятельное значение.
Если процесс документооборота построен
на основе соблюдения данных требований,
имеются все предпосылки для оптимизации
управленческого труда и делопроизводства.

28.
Правила приёма и обработки поступающей
корреспонденции, их влияние на организацию
движения документов. 

В
организациях прием и первоначальную
обработку поступающих документов могут
осуществлять: специальное подразделение
службы ДОУ — экспедиция (при значительном
объеме документооборота); работник
службы ДОУ, например инспектор по приему
и отправке документов (если в структуре
службы ДОУ нет экспедиции); секретарь
руководителя (в небольших организациях,
фирмах). Централизация приема и обработки
всех поступающих документов в одном
месте, вне зависимости от того, каким
путем документ поступил в организацию
(почтой, курьером, факсом, от сотрудников
организации, которые были на совещаниях,
в командировках), — непременное условие
рациональной организации документооборота.
Централизация обработки документов в
экспедиции позволяет: организовать
работу с применением различных средств
организационной техники, что существенно
повышает производительность труда;
обеспечить своевременную, в день
поступления (согласно требованиям
ГСДОУ), обработку поступающих документов
и передачу их в соответствии с маршрутными
схемами прохождения; проводить ежедневный
учет количества обрабатываемых
документов. Как правило, корреспонденцию,
адресованную организации, сотрудники
экспедиции привозят из почтового
отделения до начала рабочего дня.
Обработка поступающей корреспонденции
в экспедиции должна быть закончена в
первой половине дня, так как во второй
половине дня начинается обработка
отправляемых документов, которые в
конце рабочего дня должны быть доставлены
в почтовое отделение для отправки по
назначению. В экспедиции должен быть
разработан четкий распорядок работы с
указанием времени выполнения и работников,
ответственных за ту или иную работы.
Работы, выполняемые экспедицией, носят
преимущественно технический характер
и хорошо поддаются механизации и
автоматизации. При обработке поступающей
корреспонденции выполняются следующие
работы: 1. Проверяются правильность
доставки корреспонденции и целостность
упаковки, т. е. правильность адресования
и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно
доставленная корреспонденция возвращается
по назначению или отправителю. При
обнаружении повреждения упаковки
составляется акт об обнаруженных
повреждениях. 2. Производится сортировка
корреспонденции на вскрываемую и
невскрываемую. Не подлежат вскрытию
конверты и бандероли с пометкой «лично»,
адресованные общественным организациям,
а также корреспонденция, содержащая
документы на машинных носителях. На
невскрываемой корреспонденции
проставляется отметка о получении на
упаковке, после чего она передается на
сортировку. Остальная корреспонденция
(даже если в ее адресате могут быть
указаны конкретные сотрудники с указанием
их должностей) подлежит вскрытию. При
больших объемах документооборота при
вскрытии конвертов используется
конвертовскрывающие машины. 3. Определяется
необходимость сохранения упаковки
(конвертов). Конверты сохраняются и
скрепляются с документами в следующих
случаях: если получена доплатная
корреспонденция; если на документах
нет обратного адреса, что часто бывает
при получении заявлений, жалоб и
предложений граждан, которые указывают
обратный адрес только на конверте; если
на документах не проставлена дата и ее
можно установить только по почтовому
штемпелю; если дата документов значительно
отличается от дат получения или отправки
на почтовых штемпелях; если только по
дате почтового штемпеля возможно
определить, соблюдены ли сроки отправки
документов (документы, отправляемые на
конкурсы, исковые заявления) и др. При
скреплении документов с конвертами
используются различного рода сшиватели
документов (ручные, электрофицированные).
Конверты, которые нет необходимости
сохранять, позже будут уничтожены с
помощью бумагоуничтожающих машин. 4.
Проверяются целостность и правильность
вложения каждой упаковки. После ее
вскрытия особое внимание уделяется той
корреспонденции, где было обнаружено
повреждение упаковки. Проверяется
комплектность вложения, т. е. наличие
всех экземпляров, количество страниц,
наличие приложений, проверяются дата
документа и ее соответствие текущей
дате. Проверяется правильность адресования
вложенных документов. Ошибочно вложенные
документы передаются по назначению или
возвращаются адресату. При всех
обнаруженных недостатках составляется
акт с их перечислением, который подшивается
(скрепляется) с документом. Никакие
обнаруженные недостатки не должны
замедлять ход движения документа, а
экспедиция не должна принимать
самостоятельного решения о том, что
делать с таким документом. Такие документы
передаются для утверждения акта об
обнаруженных недостатках на рассмотрение
и принятие решения руководству службы
ДОУ. 5. Проставляется отметка о получении
(реквизит 28) на первом листе документа
в правом нижнем углу. В эту отметку
согласно ГОСТ Р 6.30-97 входят порядковый
номер и дата поступления (при необходимости
— часы и минуты). Допускается отметку о
поступлении документа в организацию
проставлять в виде штампа. Для проставления
такой отметки используют штемпелевальные
устройства, в которых автоматически
происходит смена порядковых номеров и
других цифровых или буквенных обозначений.
Иногда организации проставляют в данной
отметке свое сокращенное наименование,
хотя упомянутым выше ГОСТом это не
предусмотрено. Необходимо отметить,
что проставление отметки о получении
в экспедиции не означает регистрацию
полученных документов. Эти данные
необходимы прежде всего для учета объема
документооборота и фиксации факта
получения. 6. Производится сортировка
документов и невскрываемой корреспонденции
по адресатам — структурным подразделениям
организации. Для этого используют
различного рода стеллажи, сортировальные
устройства, где каждая ячейка имеет
наименование конкретного структурного
подразделения. Документы, присланные
из разных организаций в адрес какого-либо
структурного подразделения, концентрируются
в его ячейке. Если в адресате документа
нет указания структурного подразделения,
а есть только наименование организации,
это означает, что он будет передан в
службу ДОУ, как и документы, адресованные
руководителю и его заместителям. 7.
Организуется доставка документов
адресатам. Это осуществляется либо
курьером, либо представители структурных
подразделений в определенное время
(как правило, во второй половине дня)
сами получают поступившие документы
из экспедиции. Документы передаются
под расписку в журнале, где экспедиция
заносит данные о количестве передаваемых
документов с указанием их собственных
регистрационных номеров и авторов.  

29.
Направление документов на исполнение.

 

1.   С
резолюцией руководителя документ
передается исполнителю.

2.     Под
расписку передаются постановления,
решения, распоряжения вышестоящих
органов.

3.   В журнале регистрации
входящих документов исполнитель
проставляет подпись и дату получения
документа.

Целью
работы по контролю за исполнением
документов является обеспечение
своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах.
Контроль исполнения документов включает
постановку на контроль, проверку
своевременной передачи документа
исполнителю, учет и обобщение результатов
исполнения, информирование о результатах
руководства организации. Регистрация
документов-ответов осуществляется в
РКФ инициативных документов.
Документу-ответу присваивается порядковый
номер в пределах соответствующего
регистрационного массива. Напомним,
что документы, которые исполняются
несколькими подразделениями или
исполнителями, передаются им поочередно
или одновременно в копиях (изготовляются
на копировальном аппарате). Подлинник
передается ответственному исполнителю. 

При
необходимости безотлагательного
исполнения поступившего документа
допускается ознакомление исполнителя
c eгo содержанием до рассмотрения документа
у руководства организации. Предназначенные
для передачи исполнителям документы
помещаются в папки, закрепленные за
определенными сотрудниками организации.
Исполнение документа предусматривает:
сбор и обработку необходимой информации,
подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление
на подписание (утверждение) руководством
организации или руководителями
структурных подразделений, подготовку
к пересылке адресату. Исполнитель
определяет необходимое количество
экземпляров документа, передает документ
на тиражирование. На документ, рассылаемый
более чем в четыре адреса, исполнитель
готовит указатель на рассылку. При
оперативном решении вопросов без
составления дополнительных документов
исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления (если образовался
интервал времени между поступлением
документа и его доставкой исполнителю),
о датах промежуточного исполнения
(запрос сведений, телефонные переговоры
и т.д.), о дате и результатах окончательного
исполнения. Все отметки размещаются на
свободных от текста местах.
Регистрационно-контрольные картотеки
ведутся в течение одного делопроизводственного
года и хранятся до минования надобности.

30.
Правила работы с исходящей документацией,
их влияние на организацию движения
документов

Прием
поступающих в организацию
документов осуществляется
централизованно экспедицией или
сотрудниками службы
документационного обеспечения управления
(ДОУ).
Факсимильные сообщения и сообщения,
поступающие по электронной почте, могут
приниматься децентрализовано: как
службой ДОУ, так и секретарем,
секретарем-референтом, ответственным
за делопроизводство структурного
подразделения. При этом вся корреспонденция,
поступающая в организацию, в том числе
заказная и конфиденциальная, должна
проходить экспедиционную обработку.
При поступлении документов, прежде
всего, проверяется правильность их
доставки и целостность упаковки: ошибочно
полученная корреспонденция возвращается
на почту или пересылается адресату;
полученная в поврежденной упаковке
корреспонденция особенно тщательно
проверяется на полноту присланных
материалов и наличие механических
повреждений.

При
получении факсимильного сообщения
проверяется количество полученных
страниц и их читаемость. О неполном
получении сообщения или плохом качестве
отдельных страниц сообщается отправителю.

В
экспедиции вскрывается вся корреспонденция,
за исключением имеющей гриф «Лично».
После вскрытия конвертов проверяется
правильность вложения и его целостность,
т.е. наличие всех страниц документа и
всех приложений. При вскрытии упаковка
уничтожается, при этом исключения
делаются в следующих случаях: в полученных
документах нет обратного адреса и
фамилии отправителя, но они есть на
упаковке; в документах не проставлена
дата и ее приходится устанавливать по
почтовому штемпелю; получена доплатная
корреспонденция; полученный документ
по смыслу носит личный характер, а на
конверте гриф «Лично» отсутствует.
Сохраняются также конверты и от
документов, поступивших с уже просроченным
сроком исполнения. В этом случае штемпель
на конверте может служить доказательством
дня получения документа. На всех входящих
документах должна быть проставлена отметка
о поступлении документа в
организацию (реквизит 29), которая
состоит из даты получения и учетного
порядкового номера. Отметка о поступлении
может проставляться в правом нижнем
углу первой страницы документа в виде
штампа, от руки или электрическим
штемпелевателем. При поступлении
документов в нерабочее время они
принимаются дежурным сотрудником.
Первичная обработка документов должна
осуществляться в день их поступления
в службу ДОУ или в первый рабочий день
при поступлении документов в нерабочее
время. После регистрации наиболее
важные документы, относящиеся к сфере
деятельности организации в целом,
передаются руководителю для рассмотрения.
Срочные, особо важные документы передаются
руководителю до регистрации. Документы
должны рассматриваться руководителем,
как правило, в день поступления их в
организацию. Жалобы должны рассматриваться
в течение 30 дней. Если не требуют
дополнительной проверки, то в течение
15 дней. Корреспонденция с пометкой
«лично» вскрывается руководителем.
После рассмотрения такие письма могут
передаваться руководителем в секретариат
для регистрации и направлении на
исполнение. Руководитель определяет
исполнителя документа, дает четкие
указания в виде резолюции. Сведения о
резолюции заносятся в регистрационный
журнал, карточку регистрации или в ПК.
Если документ берется на контроль, то
срок исполнения документа берется из
резолюции. После рассмотрения руководителем
документы передаются для исполнения в
структурные подразделения.

31.
Особенности работы с внутренней
документацией.

Внутренний
док-т — документ, не выходящий за пределы
подготовившей его организации.

К
внутр докам относятся приказы, решения,
докладные, объяснительные записки,
акты, справки, заявления. Они готовятся,
оформляются и исполняются (используются)
в пределах орг-ции и рассматриваются
теми должн лицами, кот они направлены.

На
этапах подготовки и оформления порядок
работы с внутренними доками такой же,
как и с исходящими:

1.
составление проекта документа
исполнителем;

2.
согласование проекта документа;

3.
проверка правильности оформления
проекта дока;

4.
подписание документа руководителем;

5.
регистрация дока.

На
этапах исполнения и завершения работ
с внутренними доками порядок операций
такой же, как и с входящими доками:

1.
передача документа исполнителю;

2.
контроль исполнения документа;

3.
исполнение документа;

4.
проставление отметки об исполнении;

5.
подшивка исполненного документа в
дело.

Проекты
распоряд доков после подготовки и
согласования с заинтересованными
подразделениями и должностными лицами
передаются в службу ДОУ. Которая
осуществляет контроль за правильностью
оформления.

Оформленные
доки передают на подпись руководству,
после чего они регистрируются.

Размноженные
экземпляры подписанных руководителями
и зарегистрированных распорядительных
доков рассылаются в структ подразделения,
в ведении которых находятся рассматриваемые
вопросы.

Передача
доков между структ подразделениями
осуществляется через лиц, ответ-ных за
ведение дп в конкретном структ
подразделение. При этом доки должны
передаваться с соответствующей отметкой
в регистрационной форме, которая будет
содержать информацию о местонахождении
оригинала дока и его копий.

32.
Закрепление порядка документооборота
в инструкции по делопроизводству
учреждения

Инструкция
по делопроизводству (документационному
обеспечению управления) — основной
локальный нормативный акт, регламентирующий
технологию работы с документами в
пределах организации (учреждения,
предприятия, фирмы).

Инструкция
по делопроизводству устанавливает
правила, приемы, процессы создания
документов, порядок работы с ними.
Практически инструкция закрепляет
систему делопроизводства,
установленную в конкретной организации.

Инструкции
составляются с учетом специфики работы
организации. Основой для их составления
являются Примерные и Типовые инструкции,
а также действующие нормативно-методические
документы межотраслевого действия по
делопроизводству.

предварительное рассмотрение поступивших документов предусматривает их распределение:

• на те, которые требуют обязательного рассмотрения именно руководителем;
• и те, которые должны быть направлены на рассмотрение его заместителям или иным работникам структурных подразделений и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется квалифицированным работником, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного на предприятии распределения обязанностей и делегирования полномочий. Основанием для принятия решения является прежде всего содержание документа, а не его адресация руководителю;

• делегирование права подписи документов. Данная процедура относится к внутреннему и исходящему документопотокам. Не всегда целесо­образно тратить время руководителя на проставление подписи на каждом документе. Решением в данной ситуации является делегирование права подписи определенных категорий документов должностным лицам предприятия. Оформляется это право доверенностью и приказом.

Тем не менее всегда остаются документы, которые необходимо подать на рассмотрение именно руководителю организации. Но и в этой задаче вы можете ему помочь, повысив комфорт работы с такими документами и снизив риски принятия неверных решений – необходимо тщательно проверить и подготовить документы для доклада руководителю. Особенно актуальна данная функция при больших объемах документооборота или если руководитель желает лично принимать решения по максимуму документов (не делегирует). Такая практика не редкость и обусловлена, например, желанием руководителя отслеживать все процессы, участвовать во всей цепочке принятия решений и пр.

Технология подготовки бумажных документов для рассмотрения руководителем

Давайте сначала подробно разберем технологию процесса, а затем – варианты распределения обязанностей среди работников предприятия в рамках данной функции.

Несмотря на то что электронный документооборот набирает темпы, практически на каждом предприятии в достаточном количестве имеются бумажные документы: это и договоры, и переписка с контрагентами, и другие виды документов (те, что прошли согласование в электронном виде, но на рассмотрение руководителю подаются на бумаге).

Технологию сбора, проверки, подготовки и передачи на рассмотрение документов для доклада руководителю целесообразно проработать и утвердить в виде локального нормативного акта (либо отдельного регламента или раздела в Инструкции по делопроизводству). Что там стоит закрепить:

1. Четко установить место и время начала и окончания передачи документов работниками структурных подразделений. Как правило, это специально отведенная зона в помещении отдела делопроизводства 2 . Каждое подразделение может иметь отдельно выделенную ячейку, в которую его исполнители помещают документы. Необходимое условие – ячейки для сбора документов должны хорошо просматриваться с рабочего места ответственного работника ОД и исключать возможность несанкционированного доступа к документам.

Плохой отчет может стоить вам карьеры.Сергей Бурых рассказывает, как залезть в голову босса, и делится готовым шаблоном для успешного отчета.

Из диалога на отчете:
Босс, — Каким методом вы изучаете рынок?
Ответ, — Методом перманентного сканирования!

Доклад руководителю, или Как залезть в голову своего босса

Доклад руководителю ― это стресс для любого работника, даже если отчеты и носят регулярный характер. Проведение отчета в виде устного доклада при помощи заранее подготовленного и выученного рассказа на пять-десять минут ― это способ рассказать о вашей работе боссу и скорректировать тактику и планы работы в соответствии с целями и стратегией, носителем которых является ваш руководитель.

С помощью отчета работник и руководитель получают необходимую им информацию, которая нужна для анализа, планирования деятельности и оценки деятельности как сотрудника, так и подразделения. Особая роль здесь отводится сбытовым подразделениям, как центрам прибыли предприятия.

Контроль деятельности сотрудников сбыта позволяет руководителю своевременно принимать меры для координации работы своих подчиненных и рационально распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Простой отчет об объемах продаж не может удовлетворять руководителя, ибо количественные показатели не отражают всех аспектов торговой деятельности. Применение для контроля только этих показателей снижает эффективность управления, так как руководство узнает об упущенных продажах уже тогда, когда перспективные сделки сорвалась, а выход на новые территориальные рынки замедлился, и у потенциальных клиентов сложилось негативное впечатление о продукции компании.

Неправильная подготовка сотрудника к отчету лишает руководителя достоверной и актуальной информации для принятия решения, а также вызывает в процессе доклада массу наводящих и уточняющих вопросов. Это еще больше усугубляет ситуацию, так как мысль докладчика сбивается, и его память лихорадочно начинает искать ответы на заданные вопросы.

Специалисты рекомендуют правильно составить отчет о своей работе и с этой целью всегда иметь план доклада. Советуют также подготовить шаблон, в который впоследствии заносить актуальные результаты и данные.

А как влезть в голову босса, спросите вы?

Есть такой способ и без хирургического вмешательства! Вам понадобится немного времени, внимания, аналитического мышления и современный гаджет в виде диктофона или мобильного телефона с такой функцией. И, если повезет, то за один-два отчета вы запишете видение вашего босса на план доклада.

Для написания приведенного ниже шаблона устного доклада понадобилось всего один раз провести запись на диктофон отчет региональных менеджеров внешнеторгового направления у руководителя предприятия. Повезло и в том, что раздраженный очередным докладом босс в течение пяти минут рассказывал, что он хотел бы услышать от своих специалистов.

Предлагаемый вариант шаблона доклада содержит два раздела и до трех уровней детализации каждого из них, что позволяет, при необходимости, либо сократить, либо увеличить его информативность. Каждый регион разрабатывается как отдельный проект с учетом человеческих и финансовых ресурсов. В третьем разделе отмечены ряд правил, которые необходимо учесть при подготовке и проведении процедуры отчета. Но, если после неоднократных попыток обобщить видение босса в достаточно стройную структуру шаблона, это вам не удается, все равно необходимо составить план доклада по своему разумению, а потом вносить в него коррективы.

Шаблон доклада может иметь примерно следующий вид:

1. Текущий проект

1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:

1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.

1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.

1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.

1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.

2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:

• Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
• Количество продукции в перспективной поставке
• Модели (номенклатура)
• Условия поставки
• Условия оплаты
• Итоги согласование цен

3. Доложить:

3.1. План действий по поставкам:

• Сроки поставки
• Сроки изготовления
• Согласованность модельного ряда с возможностями производства
• Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
• Последовательный план действий (пошагово и со сроками)
• Изложить альтернативные планы действий

3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)

4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:

4.1. Документарного подтверждения:

• Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
• Наличие заявки (письменный запрос)
• Протокола намерений
• Гарантийного (электронного или обычного) письма

4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:

• Полученного в процессе переговоров при личной встрече
• Полученного в процессе телефонных переговоров

5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).

2. Новый проект

1. Дать оценку новому рынку:

1.1. Изложить повод (следствие каких действий) возникновения активного интереса на этом рынке и его реальность.

1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:

• Емкость рынка
• Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)

2. Изложить:

2.1. Факты, подтверждающие реальный интерес на новом рынке к продукции вашего предприятия:

2.2. План действий на этом рынке:

• Количество продукции в перспективной поставке
• Модели (номенклатура)
• Планы проведения выставок, переговоров и/или подписания документов (перечень лиц, участвующих с обеих сторон и документов, планируемых к подписанию)
• Последовательный план действий (пошагово и со сроками)

3. Особые требования

Доклад должен быть корректным:

Рекомендуется начинать доклад с текущих проектов, где особенно уделить внимание ходу выполнения задач и сроков, поставленных или одобренных боссом при предыдущих встречах. Если вам удастся получить одобрение или положительную эмоцию у руководителя по первой части, то вторая часть ― предложения по новым проектам, не останутся без его внимания и могут тут же получить продолжение.

Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.

Кто и для чего отчитывается

Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.

Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.

Форма и содержание документа

Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.

Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:

• Ф.И.О. сотрудника;
• период отчетности;
• поставленные задачи;
• выполненные задачи;
• невыполненные задачи и обоснование;
• предложения по оптимизации;
• планы на следующий период.

Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:

Особенности для удаленки

В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:

• документы подаются в электронном виде;
• отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).

Согласно информации Роструда, работодатель определяет не только порядок доведения до сведения сотрудников заданий, но и как отчитываться о выполненном труде. Это делается, чтобы избежать нежелательных трудовых споров.

Читайте также:

  

• Коммуникативный компонент культуры речи доклад

  

• Доклад на тему плюсы и минусы работы

  

• Маркетинговые исследования в казахстане доклад

  

• Доклад на тему аланская держава

  

• Доклад по истории 6 класса 6 параграф

Организация службы документационного обеспечения управления на примере компании ОАО ‘Камско-Устьинский гипсовый рудник’

Введение

документированный
управление материальный реквизит

Успех любого предприятия зависит от множества
факторов, таких как организация производственного процесса, подбор персонала,
стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот,
на котором, можно сказать и держится функционирование предприятия. Деятельность
любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления,
хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще
принимает фиксированный, документальный характер. Документ, документированная
информация —
это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.

В процессе деятельности в любой организации
возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав
определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов,
объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в
табеле документов.

Служба документационного обеспечения управления
(ДОУ), может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным
подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным
сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к
обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в
полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не
могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет
работу того или иного предприятия.

Также организация работы с документами влияет на
качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда
управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется
документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно
организованное управление делами снижает время необходимое для поиска
информации, повышает ее точность и своевременность.

Система документационного обеспечения управления
несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях
случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых
предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны
может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Эффективность
труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их
квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими
средствами.

Актуальность данной темы обосновывается тем, что
анализ структуры и функций службы делопроизводства выявляет эффективность
работы службы ДОУ и улучшает процесс управления организацией.

Цель данной курсовой работы — проанализировать
структуру и функции службы делопроизводства на примере организации ОАО
«Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI».

Основные задачи:

.        Раскрыть типовые цели и функции службы
делопроизводства

2.      Проанализировать структуру и функции
службы делопроизводства на примере определенной организации ОАО
«Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI».

3.      Сформировать выводы, внести предложения,
направленные на дальнейшее совершенствование развития службы делопроизводства
на предприятии.

1. Организация службы
документационного обеспечения управления

.1 Служба ДОУ

Документационное обеспечение управленческой
деятельности организации — это важнейшая обслуживающая функция управления, от
рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия
управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная
организация документационного обеспечения управления возлагается на
самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю
организации. На не больших предприятиях, где объем обрабатываемых документов
невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по
документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или
специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к
определенной группе организации может называться по-разному: управление делами
(управление делопроизводства или отдел информационно-документационного
обеспечения), канцелярия, общий отдел. Управление делами, как правило,
создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие
структурные подразделения:

секретариат, в состав которого входят: приемная,
секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат
коллегии, протокольное бюро;

инспекция при руководителе.

Канцелярия создается на государственных
предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и
конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить:

подразделение по учету и регистрации, контролю,
совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств,
рассмотрению писем (жалоб) граждан,

секретариат,

экспедиция,

бюро печати и размножения документов,

архив.

Общий отдел создается в органах власти и
общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, что
и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная группа. Состав конкретной
службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависит прежде всего от
количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера
деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.

1.2 Задачи и функции службы ДОУ.
Аспекты организации службы делопроизводства (юридический, организационный,
технический)

Говоря о службе документационного обеспечения
управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести
следующие, а именно:

совершенствование форм и методов работы с
документами;

обеспечение единого порядка документирования,
организации работы с документами;

построения информационно-поисковых систем,

контроля исполнения и подготовки документов к
передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота, количества форм
документов;

унификация форм документов;

разработка и внедрение нормативных и
методических документов по совершенствованию документационного обеспечения
управления в организации, ее структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий.

В состав типовых функций службы ДОУ входят
разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные,
методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

осуществление первоначальной (экспедиционной)
обработки входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних
документов;

ведение информационно-справочной работы по
документам организации;

машинописное изготовление документов (набор текста
на компьютере);

копирование, тиражирование и оперативное
размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ
выделяется:

подготовка к докладу руководству поступающих
документов;

организация своевременного рассмотрения
документов руководством;

регулирование хода исполнения документов,
прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных
подразделениях;

организация работы архива в соответствии с
правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

повышение квалификации работников
делопроизводственной службы и архива;

организация рабочих мест работников
делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ),
условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям
граждан;

разработка мероприятий по совершенствованию форм
и методов работы с документами (совместно с соответствующими структурными
подразделениями организации)

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов,
представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние
документы);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью
оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел,
подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в
структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах
исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим
вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного
использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ,
включают:

разработку номенклатуры дел организации,
инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных
нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической
ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по
вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Службы ДОУ должны быть укомплектованы
специалистами с соответствующим высшим или средним образованием. Наименования
должностей работников службы ДОУ должны соответствовать «Общесоюзному
классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов».

Эффективность труда сотрудников службы
делопроизводства в значительной степени зависит от технического, юридического и
организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика
закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств,
используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и
заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами
связи.

Организационный аспект включает разработку
оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы
делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей
между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание
условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от
дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки
работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют
следующие:

выбор оптимальной организационной формы работы с
документами;

разработка внутренней организационной структуры
службы делопроизводства;

определение должностного и численного состава
службы делопроизводства;

выбор оптимальной технологии работы с
документами, ее регламентация;

рациональная организация рабочих мест и условий
труда;

повышение квалификации сотрудников службы.

1.3 Организационные формы
документационного обеспечения делопроизводства

Практика выработала три формы организации работы
с документами в любом управленческом аппарате — централизованную,
децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает
сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении
одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего
отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или
этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке
документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и
обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением,
справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка
документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке
документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства,
так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию
труда работников службы делопроизводства за счет специализации и
взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику,
достичь единства организационного и методического руководства документационным
обеспечением.

Децентрализованная форма организации
документационного обслуживания представляет собой полную противоположность
централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает
свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно
выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов
данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и
учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых
документирование деятельности имеет специфические особенности.

Смешанная форма организации работы с документами
— самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка
поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками
исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в
центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в
департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати)
документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая
организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая
операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением)
проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для
других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов
документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы
проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству
организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного
подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях
регистрируют внутренние документы — по месту их создания.Например, в
бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному
составу

В создании и организации службы делопроизводства
вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие
государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму
работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной
формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства
и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной
организацией службы делопроизводства.

Регламентация выбранной формы работы с
документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1.4 Нормативная регламентация
деятельности службы ДОУ

В числе организационных задач, решаемых в
процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной
регламентации работы самой службы.

К числу важнейших организационных документов,
закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся
Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны
разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных
нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих
деятельность самой организации (устав, учредительный договор).

Значительную роль в регламентации деятельности
делопроизводственной службы играет Устав организации — правовой акт,
определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и
порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных
подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности,
выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с
той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр
положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Основной организационный
документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между
сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных
операций, установления взаимосвязей отдельных должностей — должностная
инструкция.

Должностная инструкция — действенное средство
управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль.
Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность
каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Инструкция по делопроизводству
(документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт,
регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы,
процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные
моменты.

2.Организация службы
документационного обеспечения управления на примере компании «Оконные
Технологии и Конструкции «АВАНГАРД XXI»

.1 Характеристика Компания «Оконные
Технологии и Конструкции «АВАНГАРД XXI»

Компания «Оконные Технологии и Конструкции
«Авангард ХХI» — один из крупнейших производителей пластиковых окон и товаров
из ПВХ в России, так же производит изделия из поливинилхлоридных (ПВХ) профилей
и профильно — пагонажных изделий из композиции на основе ПВХ.

В производстве осуществляется полный
технологический цикл от приготовления жестких и мягких смесей, экструдирования
оконных профилей до окончательной сборки готовых изделий на оборудовании
ведущих западных фирм и контролируется собственной лабораторией ОТК согласно
ГОСТу.

Оконные Технологии и Конструкции «Авангард ХХI»
являются одним из филиалов «КАМСКО — УСТЬИНСКОГО ГИПСОВОГО РУДНИКА»

Учредительным документом Общества является его
Устав.

Организационная структура организации (
ПРИЛОЖЕНИЕ №1)

.2 Анализ структуры и функций
секретаря в организации «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI»

Из-за малочисленности организации задачи и
функции документационного обеспечения деятельности предприятия решаются в
основном секретарем. Секретарь рассматриваемого предприятия имеет высшее образование,
но не по данной специальности. Окончила курсы секретаря-референта и работает на
предприятии второй год. Уверенный пользователь ПК, владеет офисными
программами.

Структура и функции секретаря изучаются на
основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы
делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Регламентация
деятельности секретаря представлена должностной инструкцией.

Должностная инструкция определяет, что должен
делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно
причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые им действия в процессе их
подготовки и принятия.

Должностная инструкция секретаря состоит из
следующих разделов:

Общие требования;

Обязанности

Права

Ответственность

В разделе «Общие требования» указаны общие
требования к должности:

Секретарь входит в состав управления и
подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Секретарь относится к категории служащих
предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора

На должность секретаря — назначается лицо с
высшим профессиональным образованием, без предъявления требований к стажу
работы или с средне- профессиональным образованием и стажем работы по
специальности не менее 2-х лет.

Секретарь должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие
руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся деятельности
предприятия и ведения делопроизводства;

структуру и руководящий состав предприятия и его
подразделений; организацию делопроизводства;

методы оформления и обработки документов;
архивное дело; правила пользования приемо- переговорными устройствами;

стандарты унифицированной системы
организационно- распорядительной документации;

правила печатания деловых писем с использованием
типовых форм; основы этики и эстетики;

правила делового общения; основы организации
труда и управления;

основы административного права и
законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка.

В своей деятельности секретарь руководствуется:

законодательными актами РФ, РТ;

уставом предприятия;

положением о функциональных службах предприятия;

приказами, указаниями руководства предприятия;

нормативно-методическими материалами по
организации делопроизводства;

настоящей должностной инструкцией.

Во втором разделе «Обязанности» приводится
полный перечень обязанностей специалиста.

Секретарь обязан:

Осуществлять работу по организационно-
техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности
руководителя предприятия.

Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные
подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы,
либо подготовки ответов.

Вести делопроизводство, выполнять различные
операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора,
обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимать документы и личные заявления на
подпись руководителя предприятия

Подготавливать документы и материалы,
необходимые для работы руководителя.

Организовывать проведение телефонных переговоров
руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до
его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемо-
переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его
сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составлять письма,
запросы, другие документы.

Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о
времени и месте проведения).

Осуществлять контроль за исполнением работниками
предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Обеспечивать рабочее место руководителя
необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими
принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

Печатать по указанию руководителя служебные
материалы, необходимые для его работы.

Организовывать прием посетителей, содействовать
оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формировать дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в
архив.

Осуществлять работу отдела кадров:

прием заявлений на работу, на увольнение, на
отпуск;

составление табеля учета рабочего времени
работников АУП ежемесячно.

Обеспечивать результативное функционирование СМК
и выполнение требований документированных процедур на своем рабочем месте.

Третий раздел — «Права» содержит список прав,
которые имеет специалист при исполнении своих должностных обязанностей.

Секретарь имеет право:

Запрашивать от функциональных служб необходимые
материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнений и поручений
руководства.

Рассматривать документы и направлять их на
исполнение руководителям и специалистам предприятия.

Требовать от исполнителей доработки документов,
подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

Требовать от руководства создания нормальных
условий труда для выполнения служебных обязанностей.

Работать с документами, имеющими гриф
«Конфиденциально».

Принимать решения в пределах своей компетенции.

Взаимодействовать со всеми службами(
сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и
предоставления необходимой информации руководству.

Четвертый раздел — «Ответственность» содержит
информацию об ответственности специалиста за неисполнение своих должностных
обязанностей.

Секретарь несет ответственность:

За качество документов, предоставляемых на
подпись руководству предприятия.

За небрежное, халатное отношение к регистрации и
ведению документов.

За сохранность документации, разглашение
сведений, имеющих гриф «Конфиденциально»

За нечеткое и несвоевременное выполнение
должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Данная Должностная инструкция не соответствует
нормативным требованиям Государственной системе документационного обеспечения
управления ( ГСДОУ), так как Должностная инструкция работника службы ДОУ должна
состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права
работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника,
оценка работы. В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи
работника, например, основная задача делопроизводителя — прием, регистрация
входящих и отправка исходящих документов;

порядок замещения должности, т.е. кем
назначается и освобождается от должности данный работник;

профессиональные требования к работнику (уровень
образования, стаж работы и др.);

основные документы и материалы, которыми обязан
руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника»
определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником,
перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций,
например, регистрация документов может слагаться из таких работ — заполнение
карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

В разделе «Обязанности работника»
указываются особенности:

связанные с подготовкой документов, получением,
обработкой и выдачей информации;

предполагающие обязательное использование
определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за
формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и
т.д.);

требующие соблюдения сроков выполнения
конкретных действий;

порядок исполнения поручений;

этические нормы, которые необходимо соблюдать в
коллективе.

В разделе «Права работника»
определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения
обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения»
указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и
которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к
исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе «Оценка работы»
перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих
функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными критериями являются
качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в
первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.

Проанализируем, как выполняются функции
секретаря.

На предприятии существует смешанная форма
организации работы с документами. В разных отделах регистрируются внутренние
документы — по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии
не автоматизированы.

Рассмотрим технологические функции:

Осуществление первоначальной (экспедиционной)
обработки входящих документов. Доставка документов в организацию происходит
почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и
первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью
выполняет секретарь. После того как документы были получены, секретарь
проверяет правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или
отправителю. Секретарь производит сортировку корреспонденции на вскрываемую и
не вскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой ≪лично≫.
Остальная корреспонденция подлежит вскрытию и сортируется секретарем. Так же
секретарь отбирает наиболее важные и срочные документы и передает их
руководителю. К таким документам можно отнести документы из органов
законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;
Остальные документы секретарь передает структурным подразделениям (отделам). И
доставляет документы адресатам. Рассмотрение документа руководителем
подтверждается резолюцией. Резолюция документа — это реквизит, состоящий из
надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащей принятое им
решение. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но
без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку
«кому осуществить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения
поручения.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних
документов.

Регистрация входящих и исходящих документов
выполняется секретарем. Регистрация документов — фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса
с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме
или входном формате. Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и
исходящей корреспонденции. Но не все документы предприятия регистрируются
секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации
(бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих
подразделениях. На регистрируемом документе проставляется дата и
регистрационный номер.

Документы, решение которых не входит в
компетенцию организации, после составления сопроводительного письма с разъяснениями
возвращаются секретарем на отправку отправителю или по назначению.

Ведение информационно-справочной работы по
документам организации выполняется секретарем. Она нужна для того чтобы
обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам. Информационно-справочная
работа организуется с помощью справочных картотек.

Применяются по номинальному признаку, где
рубриками являются наименования видов документов.

Машинописное изготовление документов (набор
текста на компьютере) выполняется секретарем.

Копирование, тиражирование и оперативное
размножение документов выполняется секретарем.

Разработкой и проектированием бланков документов
по поручениям руководства занимается секретарь.

Подготовка документов к отправке состоит из
нескольких этапов:

Составление проекта документа и его
изготовление;

Согласование проекта документа, визирование;

Подписание, а в отдельных случаях и утверждение;

Регистрация;

Отправление.

Секретарь составляет проект документа, при этом
он обращает внимание на содержание текста, проверяет наличие необходимых
дополнений и правильность их оформления, наличие виз на копии документа,
замечаний и предложений (если такие были) и других материалов, на основе
которых готовился проект документа и после утверждения руководителем отправляет
документ на печать, используя чистый лист бумаги или фирменный бланк
учреждения. Готовый документ утверждается руководителем, регистрируется в
журнале учета исходящей корреспонденции, на нем проставляется дата и
регистрационный номер. После чего запечатывается в конверт и отправляется через
почтовое отделение.

Проанализируем организационные функции службы
ДОУ:

Подготовка к докладу руководству поступающих
документов выполняется секретарем. Организацией своевременного рассмотрения
документов руководством предприятия, а также регулированием хода исполнения
документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок занимается
секретарь.

В данной организации не предъявляют требования к
высокой квалификации работников и, как следствие никто не отправляется на курсы
(семинары) повышения квалификации.

За организацию хранения документов в структурных
подразделениях отвечают руководители структурных подразделений. Они
устанавливают ответственных лиц, которые занимаются формированием дел и
подготовкой документов для архива. Архива как службы на предприятии не
существует, отделы и подразделения архивируют свои документы в специально
отведенное для этого место, прослеживают сроки хранения.

Проанализируем выполнение контрольных функций:

В организации нет специального контрольного
подразделения. Контрольными функциями занимается в основном руководитель
совместно с секретарем. Контроль за правильностью оформления документов,
представляемых на подпись руководству осуществляет секретарь. Контроль за
сроками исполнения содействует своевременному и качественному исполнению
документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы
структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Сроки
исполнения документов исчисляются в календарных днях:

внутренних — с даты подписания (утверждения)
документа;

поступивших из других организаций — с даты их
поступления;

Сроки исполнения документов устанавливаются
руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного
организацией, направившей документ, или сроков, установленных
законодательством. Типовой срок исполнения документов изменяется руководителем
организации только в сторону его сокращения. В поступившем документе может быть
указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при
вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в
тексте, или на 1-2 дня ранее этого срока. Приостанавливать исполнение
документов, а также отменить его имеют право вышестоящая организация и
отправитель документа.

Проанализируем методические функции,
осуществляемые службой ДОУ:

Проведением экспертизы научной и практической
ценности документов никто не занимается.

2.3 Составление и оформление
организационно- распорядительных документов в организации «Оконные Технологии и
Конструкции «Авангард XXI»

На основании вышесказанного, секретарем допущено
много ошибок при составлении документов, не соблюдены требования ГОСТов.

Рассмотрим для примера как составлен секретарем
один из распорядительных документов ( Приказ) и проанализируем его в
соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. (ПРИЛОЖЕНИЕ №2)

Бланк на котором составлен данный документ не
соответствует ГОСТу Р 6.30 -2003. Так как для изготовления приказа нужно
использовать общий бланк или бланк конкретного вида документа. Общий бланк в
зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты —
Государственный герб Российской Федерации; или герб субъекта Российской
Федерации; или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации; дата документа; место составления или издания
документа. В полученном документе отсутствуют графические реквизиты.

Наименование организации написано в сокращении,
согласно ГОСТу сначала пишется полное наименование организации, а затем краткое.

Следующие реквизиты, такие как наименование
документа (ПРИКАЗ); дата; номер; место издания и заголовок к тексту написаны
правильно.

Последующим реквизитом является текст. Текст
приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть
содержит в себе вступление (указание причины издания приказа); доказательство
(изложение фактов, послуживших основанием для издания этого документа); вывод
(изложение цели издания приказа). Распорядительная часть начинается словами
«Приказываю», она состоит из нескольких пунктов, в которых указаны действие,
срок выполнения и ответственность за выполнение. В последнем пункте
распорядительной части перечислены лица, которым поручен контроль за
исполнением приказа. Его подписывает только первый руководитель учреждения.
Текст документа составлен верно. Распорядительный документ должен быть подписан
руководителем или его заместителем. Данный документ соответствует вышесказанным
требованиям.

В этом документе предоставляется виза
согласования. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и
должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату
подписания. В рассматриваемом документе были выявлены следующие ошибки:
отсутствует дата после расшифровки личной подписи и неправильно поставлены
инициалы: сначала должны быть инициалы, а потом фамилия.

Можно сделать выводы о том, что не все типовые
функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно
организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата.
Вот почему у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и
работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы Р
51141-98.(11), ГОСТ Р 6.30-2003, требования ГСДОУ по оформлению документов и
ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству требуется четко
регламентировать цели и функции секретаря, организовать разработку всей
необходимой для делопроизводства документации.

Заключение

В данной работе были рассмотрены анализ
структуры и функции секретаря ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК
«Авангард ХХI» . Управленческие решения принимаются на основе информации,
которая содержится в документах. Вот почему документационное обеспечение
управления (делопроизводство) учреждений является значимой обслуживающей
функцией управления, которая имеет свои специфические цели и обязана
проводиться самостоятельным, организационно-обособленным структурным
подразделением — службой документационного обеспечения управления (службой
ДОУ). Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом,
что каждый отдел (сотрудник) осуществляет свои конкретные функции. Если каждый
отдел (сотрудник) будет четко исполнять свои обязанности и функции, то не будет
возникать дублирования по осуществлению каких-либо управленческих действий и
вся деятельность будет четко регламентирована. Независимо от названия отдела,
который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия,
секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство,
координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Проанализировав структуру и функции службы
делопроизводства организации ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК
«Авангард ХХI» следует сделать следующие выводы. Не все типовые функции
делопроизводства на предприятии исполняются. такие как экспертиза ценности
документов, контрольные функции. Соответственно надо обратить внимание на
устранение существующей проблемы. На предприятии не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по
оформлению документов и ведению делопроизводства. Этот процесс обязан
сопровождаться усовершенствованием положения о службе делопроизводства и
инструкции по делопроизводству. Все это существенно отразится на эффективности
управления. Помимо этого, требуется автоматизировать весь процесс
документооборота, что позволит добиться повышения производительности и качества
труда сотрудников предприятия. Так же крайне важно планомерное обучение
секретаря, с целью повышения квалификации и во избежание дальнейших ошибок в
составлении документации. А также взять на вооружение и постоянно
придерживаться стандарта (ГОСТ Р 6.30-2003). Организовать подписку на
периодические издания такие как, журнал «Делопроизводство», «Делопроизводство и
документооборот на предприятии», «Секретарское дело», «Современные технологии
делопроизводства и документооборота» и т.д.

Список
использованных источников и литературы

.Документационное
обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования /
Л. А. Румынина. — 6-е изд.,стер. — М. : Издательский центр ≪Академия≫,
2008. 224-с.

.Документационное
обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров/ И.Н.
Кузнецов. М.: Издательство Юрайт: ИД Юрайт, 2012. 576-с.

.Делопроизводство:
учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Л.А. Ленкевич.- 3-е
изд., стер.- М.: Издательский центр «Академия», 2009. 224-с.

.Журнал
В.Ф. Янковая, Современные технологии делопроизводства и документооборота № 5
2011. 74-с

.Оконные
Технологии и Конструкции «Авангард ХХI» [Электронный ресурс]: режим доступа:
#»666221.files/image001.gif»>

Приложение 2

ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»

ПРИКАЗ

О создании комиссии по приему — передаче

кадрового делопроизводства

В связи с поступившим заявлением об увольнении
от начальника отдела по управлению персоналом Ахметшиной В.И.

ПРИКАЗЫВАЮ :

. Создать комиссию для приема-передачи кадрового
делопроизводства в составе :

•        Семагин Е.В., коммерческий директор —
председатель комиссии,

•        Пархутина Н.Н., заместитель главного
бухгалтера — член комиссии,

•        Трошина Д.Р., начальник ОПЭА — член
комиссии,

•        Ахметшина В.И., начальник ОУП — сдающая
сторона,

•        Абдуллина С.В., старший специалист ОУП
— принимающая сторона.

.        Комиссии произвести прием — передачу
кадрового делопроизводства: трудовые книжки, личные карточки по ф. Т-2,
трудовые договора с персоналом, книги приказов, журналы регистрации, положения
и т.д. в срок до 30.06.2011 года. Акт предоставить мне на утверждение
29.06.2011 года в 16.30 час.

Открытое Акционерное Общество

«Камско-Устьинский гипсовый рудник» (ОАО
«Камско-Устьинский гипсовый рудник»)

ПРИКАЗ

О создании комиссии по приему — передаче
кадрового делопроизводства

В связи с поступившим заявлением об увольнении
от начальника отдела по управлению персоналом Ахметшиной В.И.

ПРИКАЗЫВАЮ :

. Создать комиссию для приема-передачи кадрового
делопроизводства в составе :

•        Семагин Е.В., коммерческий директор —
председатель комиссии,

•        Пархутина Н.Н., заместитель главного
бухгалтера — член комиссии,

•        Трошина Д.Р., начальник ОПЭА — член
комиссии,

•        Ахметшина В.И., начальник ОУП — сдающая
сторона,

•        Абдуллина С.В., старший специалист ОУП
— принимающая сторона.

.        Комиссии произвести прием — передачу
кадрового делопроизводства: трудовые книжки, личные карточки по ф. Т-2,
трудовые договора с персоналом, книги приказов, журналы регистрации, положения
и т.д. в срок до 30.06.2011 года. Акт предоставить мне на утверждение
29.06.2011 года в 16.30 час.