Подпишите у руководства

Использование электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все изменения в работе с ЭП обусловлены изменением 63-ФЗ. По новым правилам:

• сертификаты руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям выдают удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица;
• сотрудники компаний подписывают документы для контролирующих органов сертификатами физических лиц;
• для подписания рабочих документов применяются машиночитаемые доверенности;
• выданные ранее сертификаты сотрудников будут действовать до 31.08.2023, затем их заменят сертификатами физических лиц.

Сертификаты физических лиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что там нет никаких сведений об организации. В личном сертификате приводятся только данные физического лица, что позволяет владельцу пользоваться одним сертификатом сразу в нескольких организациях.

О получении сертификата руководителя и ИП лучше задуматься заранее. Сертификат можно оформить в:

• Налоговой инспекции или доверенных удостоверяющих центрах (ДУЦ) ФНС— руководителям коммерческих компаний и НКО, предпринимателям, нотариусам;
• Удостоверяющем центре ЦБ РФ — руководителям кредитных, некредитных финансовых организаций и ИП, которые занимаются определенной деятельностью (ч. 1 ст. 76.1 86-ФЗ от 10.07.2002);
• Удостоверяющем центре Федерального казначейства — руководителям бюджетных учреждений, организаций в федеральном подчинении, организаций с основной долей бюджетных средств.  

Раньше для руководителей выпускали сертификаты двух типов:

• на 15 месяцев — основной сертификат;
• на 12 месяцев — дополнительный или сертификат в рамках многопользовательского режима.

Поскольку новые сертификаты удостоверяющего центра ФНС некопируемые, в конце прошлого года многие руководители и ИП старались продлевать свои сертификаты в аккредитованных удостоверяющих центрах. У тех, кто выпускал сертификаты на 15 месяцев в октябре, ноябре и декабре, срок продления выпадает на декабрь 2022 года. А это означает, что в конце 2022 года владельцы будут продлевать огромное количество сертификатов, и нагрузка на удостоверяющие центры значительно увеличится.

Проверьте, когда у вас заканчивается сертификат, и продлите его заблаговременно. Сертификатом руководителя подписывают машиночитаемую доверенность — несвоевременная замена грозит просрочкой отчетности. А если вы постоянно работаете с сертификатом и не успеете его продлить, текущая работа встанет. 

Выпуск сертификата руководителей и ИП от ФНС бесплатный. Купите новый носитель или отформатируйте старый и используйте его для получения ЭП в налоговой. Отдельно покупать Криптопро не нужно, программа с лицензией встроена в сертификат УЦ ФНС.

Ключ электронной подписи руководителя существует в единственном экземпляре, его нельзя копировать. Если вы попробуете выпустить новый сертификат для своего директора, вам придется сначала отозвать предыдущий. Поэтому уточните у руководителя, выпускал ли он новый сертификат в ФНС или от своего банка, и заранее спланируйте поход в налоговую или в офисы Контура.

Контур идет навстречу своим клиентам, которые выпускают сертификаты сотрудникам в Экстерне и других продуктах. Удостоверяющий центр предоставляет возможность выпустить дополнительный бесплатный сертификат на физическое лицо в рамках выпуска сертификата на сотрудника. При выпуске сертификата сотрудника в личном кабинете УЦ Контура владелец увидит черную табличку, которая предлагает выпустить сертификат на физлицо. 

Вместе с изменениями в 63-ФЗ изменился и порядок работы с сертификатами в Экстерне. Разбираемся в новых правилах. 

Вход в Экстерн с действующим сертификатом

Раньше пользователи не замечали различия в назначении сертификатов. Их использовали и для входа, и для подписания документов. Если клиент выпускал сертификат в Контуре, ему автоматически привязывали ЭП и для входа, и для подписания отчетов.

Сейчас пользователь может получить электронную подпись в УЦ ФНС, и такой сертификат мы не сможем привязать для входа в систему Экстерн автоматически. 

У пользователя должен быть дополнительный вход в Экстерн, чтобы не потерять к сервису доступ, когда закончится сертификат. В систему можно войти как по сертификату электронной подписи, так и дополнительным способом:

• по почте — связка логин/пароль;
• по номеру телефона;
• по смс-коду.

Дополнительный вход нужен и для того, чтобы заходить в систему с любого компьютера, даже если на ПК нет вашего сертификата, а также для доступа к мобильному приложению Экстерна.

Уведомление о настройке входа по логину и паролю

Если у вас не заданы альтернативные способы входа в Экстерн, система будет об этом напоминать. К примеру, после отправки отчета пользователя, у которого нет альтернативного способа входа, Контур попросит привязать телефон и задать логин и пароль с привязкой к электронной почте.

Настройка дополнительного способа входа

Чтобы настроить дополнительный способ входа, кликните на ФИО пользователя прямо в Экстерне. В открывшемся личном кабинете можно указать почту, телефон, дополнительные сертификаты для входа.

Если же вам нужно что-то поменять, к примеру, у вас указана неактуальная почта, пароль от которой вы не помните, обратитесь в техподдержку. У Контура есть специальные бланки для таких обращений. Подайте запрос через чат или центр помощи. В чате вышлют бланк, который нужно заполнить и подписать у руководителя. После этого вам изменят основные реквизиты.

Вход в Экстерн с сертификатом руководителя или ИП

Если вы не привязали ни почту, ни телефон, а сертификат закончился, необходимо получить новый сертификат руководителя или ИП. После получения такой сертификат надо привязать.

Вот как это сделать:

1. Сначала попытайтесь войти в Экстерн с помощью этого сертификата.
2. В открывшемся окне выберите новый сертификат и нажмите на него.
3. Если по сертификату найдется соответствующая учетная запись Экстерна, то вы получите доступ в нее, а сертификат и дальше можно будет использовать для входа. 

Вход в Экстерн с сертификатом физлица

Если входите по новому сертификату сотрудника (не руководителя), специалисты Контура запросят информацию, чтобы вы без дополнительных обращений смогли привязать сертификат и получить доступ к нужной учетной записи. 

Например, пользователь выбирает сертификат и его спрашивают, его ли это учетная запись. Доступ к учетной записи надо подтвердить кодом из электронной почты — так в Контуре будут уверены, что вы действительно имеете доступ в эту учетную запись. 

Нужно привязать электронную почту заранее. 

Если же почта не привязана, а новый сертификат принадлежит не руководителю, а сотруднику, ничего страшного в этом нет. Обратитесь в техподдержку, запросите бланк, заполните, подпишите подписью руководителя организации и отправьте его. Так вы подтвердите, что действительно имеете право доступа к учетной записи организации по сертификату физлица. 

При попытке войти по сертификату физлица мы подскажем, что нужно сделать. Достаточно следовать всем инструкциям, и вы сможете привязать сертификаты к учетной записи.

Настройки подписания при переходе на новый сертификат

После установки сертификата надо настроить подписание. При входе Контур предложит обновить настройки подписания отчетности на новый сертификат. Если пользователь откажется это делать при входе в систему, то потом сможет сделать это самостоятельно в «Реквизитах и настройках» организации в Экстерне. 

Вы можете изменить настройки подписания в «Реквизитах плательщика».

В «Организациях» отображается весь список организаций. Туда переходят пользователи, у которых собраны групповые учетные записи или тарифные планы обслуживающей (уполномоченной) бухгалтерии. Из списка организаций можно перейти в «Реквизиты плательщика» каждого из клиентов. 

В графе «Кто подписывает отчеты» указывают сотрудника или руководителя. А если это режим обслуживающей бухгалтерии, то можно выбрать сотрудника обслуживающей организации. При выборе любого лица, кроме руководителя, система предложит оформить доверенность — бумажную или электронную. 

Вы попадете в реквизиты с отдельными блоками настроек — для ФНС, ФСС, ПФР и Росстата. 

Учитывайте ряд особенностей при работе с МЧД:

1. Электронную доверенность оформляют перед отправкой документов в контролирующие органы. Электронную доверенность отправляют только один раз — до начала сдачи отчетности. Сначала нужно подготовить и отправить доверенность, дождаться, что ее примут, и только потом передавать отчет в ФНС, ФСС и другие контролирующие органы. Придерживайтесь этих правил, даже если отчитываетесь в последний день сдачи отчета.
2. МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или законного представителя. Лучше оформить доверенность на большой срок. Срок действия сертификата руководителя никак не влияет на срок действия МЧД.
3. Руководитель или законный представитель могут отозвать МЧД. Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность, нужно оформить отдельный документ на отзыв и подписать его сертификатом руководителя. Машиночитаемая доверенность перестанет действовать после того, как контролирующий орган примет отзыв.

Машиночитаемая доверенность нужна для сдачи отчетов в контролирующие органы. Работать с МЧД довольно просто и удобно, но есть и нюансы. До сих пор нет единого формата и порядка работы с электронной доверенностью. У каждого ведомства — свои правила и формы МЧД.

Машиночитаемая доверенность для ФНС

ФНС сейчас принимает и доверенности на бумаге, и МЧД в электронном виде. 
Электронную доверенность для ФНС разработали раньше других контролирующих органов.

До конца 2022 года возможны оба варианта — и электронная, и бумажная доверенность. Если оформляете доверенность на бумаге, передайте оригинал в ФНС, а в Экстерне укажите реквизиты доверенности. После этого можно отправлять отчетность в налоговую.

Электронная доверенность формируется прямо в Экстерне. Читайте инструкцию.

Машиночитаемая доверенность для ФСС

В ФСС тоже появилась машиночитаемая доверенность. Если у вас возникла необходимость оформить МЧД, а возможность пока не включена в Экстерне, обратитесь в техподдержку. 

Машиночитаемая доверенность для ПФР

МЧД для ПФР нет, но есть иной механизм для сдачи отчетности представителем. Для взаимодействия с ПФР понадобятся: 

• ЗПЭД — заявление о подключении к ЭДО;
• УПУП — уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю;
• УПУП необходим, только если отчетность будет подписывать уполномоченный представитель.

Заявление и уведомление подписывает руководитель. Если у директора нет сертификата, ЗПЭД и УПУП можно подавать в ПФР на бумаге. Если же для работы используют сертификат сотрудника с ИНН и КПП организации, то УПУП оформлять не надо, просто подписывайте и отправляйте отчетность.
 

Машиночитаемая доверенность для Росстата

Для Росстата пока не разработан формат МЧД и схема отправки отчетности по доверенности. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам. 

Но доверенность все же надо подготовить. Рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Оригинальный документ предоставьте по запросу статистического ведомства.

Пользователи уже активно оформляют в Экстерне электронные доверенности для ФНС и ФСС. Принцип одинаков для всех контролирующих органов.

Оформление МЧД для ФНС

Чтобы оформить машиночитаемую доверенность для ФНС в Экстерне, перейдите в раздел «Реквизиты» и следуйте инструкции.
 

После того, как в ФНС примут доверенность, вы увидите у нее статус «Принято» и срок действия. Теперь можно подписывать документы для налоговой своим сертификатом, данные которого соответствуют тем, что указаны в машиночитаемой доверенности.

Отзыв МЧД ФНС

Отзыв — это такой же документ, как и оформление машиночитаемой доверенности. Информация о доверенности будет сохранятся в налоговой, пока ее не отзовут. 

Обычно МЧД отзывают, когда сотрудник покидает организацию. А если учетом и отчетностью занимается обслуживающая бухгалтерия, где много бухгалтеров и у каждого свой сертификат и своя МЧД, надо обязательно отозвать доверенность уволенного сотрудника. Особенно если он работает на разные организации и подписывает все одним сертификатом. 

Для отзыва МЧД в Контуре нажмите на кнопку «Отозвать» рядом с доверенностью. В отзыве указывают причину отмены и период, с которого перестает действовать доверенность. После заполнения нужно нажать кнопку «Подписать и отправить».

Отзыв доверенности тоже подписывают электронной подписью руководителя.

Машиночитаемая доверенность ФСС

Для ФСС можно подготовить и бумажную, и электронную доверенность. Бумажная доверенность подгружается на портал ФСС. Электронную доверенность можно сформировать в программном обеспечении, которое предоставляет ФСС, или же заполнить и отправить МЧД через Экстерн.

Машиночитаемую доверенность для ФСС оформляют так же, как и для ФНС. Но МЧД для Соцстраха можно пока подписывать только в Экстерне. Пока не реализована возможность запросить подпись руководителя отдельным письмом. 

Если вы оформляете МЧД, а руководитель вашей организации находится в другом городе, стране или работает удаленно, надо подключиться к его компьютеру, зайти в Экстерн и подписать электронную доверенность. Для входа в систему используйте Контур.Доступ, «Тимвьювер» или любой другой сервис.

Подготовила Александра Задорожнева, копирайтер

Одним из показателей эффективности внедрения системы ЭДО на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения данного эффекта мы рекомендуем:

• автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
• создавать и согласовывать документы только в системе.

На проектах внедрения возникают ситуации я сталкивался с ситуацией, когда некоторые руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) не работают в системе. Причины могут быть разные: начиная от высокой загрузки и частых разъездов руководителя, заканчивая «банальным» консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы и свои привычки.

Постановка задачи

Полагаем, что все внутренние работы с документами ведутся в СЭД. Рассмотрим кейс, как организовать согласование и подписание документов с руководителем, который не работает в системе DIRECTUM. Для этого необходимо решить две задачи:

1. Организовать передачу документа руководителю.
2. Зафиксировать результат согласования/подписания в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты передачи документа руководителю, действия руководителя по согласованию/подписанию документа и варианты занесения результатов в систему.

Решение

Передача документа неавтоматизированному руководителю

Кто передает документ?

В большинстве случаев у руководителя высшего звена есть помощники, которые помогают выполнять часть его работ, в том числе, принимают, предварительно рассматривают и передают документ на согласование.

Руководитель работает с помощником. Есть два варианта организации процесса работы помощника в системе:

       1. Настроено замещение руководителя. Помощник работает с папкой «Входящие руководителя», в которую поступают задания на согласование документов. Далее он передает документы руководителю, результат согласования заносит в систему.

       2. Без настроенного замещения руководителя. В этом случае помощник работает со своей папкой «Входящие», но в типовом маршруте нужно предусмотреть задание помощнику на «Передачу документа на согласование руководителю».

Руководитель работает без помощника. Если у неавтоматизированного руководителя (например, заместителя генерального директора по безопасности) нет помощника, то передавать ему документ на согласование будет ответственный сотрудник (как правило, это инициатор процесса согласования или ответственный за документ). Для этого в ТМ нужно предусмотреть задание «Передача документа на согласование руководителю».

Как передается документ?

В зависимости от стиля работы, предпочтений или заранее установленных договоренностей, руководитель может принимать документы на рассмотрение на бумаге или по электронной почте. В первом случае, помощник или ответственный распечатывает документ и передает его руководителю, во втором – отправляет документ копией в письме.

Согласование документа руководителем

Бумажный документ. Руководитель ставит свою визу на документ и возвращает его помощнику.

Если у руководителя будут замечания, он может зафиксировать их на самом документе или передать в устной форме помощнику или инициатору.

Документ, поступивший по электронной почте. Руководитель может отразить свои комментарии в тексте документа или зафиксировать их в тексте ответного письма.

Помощник, получив обратно бумажный документ с визой руководителя или письмо на электронную почту с комментариями руководителя, фиксирует результат согласования в системе:

       1. В виде документа. Помощник сканирует документ и заносит его в новую версию документа с пометкой «С визой руководителя» или сохраняет скриншот письма как новый документ и вкладывает его в задание.

• Плюсы: информация сохраняется в виде документа, в котором видно, что именно руководитель согласовал документ; для бумажного документа: результат и подпись руководителя будут зафиксированы в системе в виде скан-копии документа;
• Минусы: требуется больше времени на создание документа в системе; для бумажного документа: необходим сканер.

       2. В тексте задания. Помощник переносит текст из документа или письма в текст задания и выполняет его.

• Плюсы: быстро, не требует дополнительной орг. техники;
• Минусы: результат будет занесен от имени помощника, в системе не будет подтверждения, что согласовал руководитель.

Визирование документа

При необходимости, помощник визирует документ в DIRECTUM согласующей электронной подписью от имени руководителя (доступно при настроенном замещении). При этом, в информации о подписях документа будет указано, что его подписал «Помощник за руководителя«:

Согласование без документа

Отдельно стоит выделить и рассмотреть вариант, когда документ не создается вообще, например, оформление служебной записки в электронном виде.

В этом случае текст служебной записки указывается в тексте задачи, согласующие ставят отметки о согласовании при выполнении своих заданий.

Когда необходимо получить визу руководителя, помощник передает информацию одним из способов:

       1. Распечатывает переписку по задаче на бумаге и передает ее руководителю. Сделать это можно на вкладке «Сервис», по кнопке Печать – Напечатать переписку по задаче.

После рассмотрения указывает результат в тексте задания и выполняет его за руководителя.

       2. Копирует переписку по задаче и отправляет в письме по электронной почте. Результат из ответного письма копирует в текст задания и выполняет его за руководителя.

Подписание документа

В рамках поставленной задачи по организации подписания документа рассмотрим два основных случая:

• подписание документа на бумажном носителе;
• подписание документа электронной подписью (далее ЭП).

Подписание документа на бумажном носителе

Самый распространенный вариант, когда итоговый документ, после согласования всеми участниками процесса, распечатывается на бумаге и передается на подпись руководителю. Организация данного процесса проста и аналогична согласованию бумажного документа с руководителем:

1. Помощник (если его нет, то инициатор процесса) получает задание в системе на распечатку документа и передачу его на подписание руководителю.
2. Руководитель подписывает документ и возвращает помощнику.
3. Помощник заносит подписанную скан-копию в новую версию документа в системе и выполняет задание.

Подписание документа электронной подписью

Отказ от бумаги в пользу электронных документов сопровождается переходом с обычной на электронную подпись.

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», имеет место деление на:

• простую ЭП;
• усиленную неквалифицированную ЭП;
• усиленную квалифицированную ЭП. Подробнее: http://ecm-journal.ru/e-sign.

Электронные документы, подписанные простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром и приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью контролирующими органами, такими как ФНС, ПФР, ФСС.

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например, служебные записки, приказы и распоряжения по основной деятельности. При этом, на предприятии должен быть принят нормативный правовой акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Усиленная квалифицированная ЭП используется для организации межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами.

Возвращаясь к нашей задаче, если руководитель не работает в системе, вероятнее всего, он не работает с сертификатом ЭП. Соответственно, подписывать документ ЭП будет другой сотрудник организации (обычно, это заместитель руководителя по определенному виду деятельности). Чтобы подписывать документы за руководителя, у замещающего должны быть:

• свой сертификат ключа проверки ЭП;
• доверенность на право подписи соответствующих документов.

Вариант с использованием токена цифровой подписи руководителя другим лицом (тем же помощником) возможен, но небезопасен. В этом случае происходит компрометация ключа ЭП, то есть при передаче другому лицу тайна ключа нарушается, и невозможность подделки электронного документа и электронной подписи автоматически ставится под сомнение.

Вместо заключения

Несмотря на возможность взаимодействия с руководителем вне системы, это будет не так эффективно, как если бы руководитель был автоматизирован. Руководитель, работающий в системе:

• сокращает время согласования и подписания документов, что прямым образом влияет на эффективность работы предприятия;
• самостоятельно контролирует исполнение выданных поручений и работу своих подчиненных;
• экономит ресурсы предприятия (все, что связано с распечаткой документов);
• экономит время своих подчиненных на экспорт/импорт данных из системы.

А для руководителей, которые много времени проводят в командировках и работают удаленно, мы выпустили мобильное решение – DIRECTUM Solo, ориентированное именно на топ-менеджмент предприятия. С его помощью руководители смогут решать свои основные задачи: рассмотрение входящих документов и вынесение резолюций по ним, выдача поручений и контроль их исполнения, согласование исходящих и внутренних документов.

Скрытое управление в служебных отношениях могут использовать как руководители, так и подчиненные. Однако есть и специфические задачи, вытекающие из разницы в служебном положении первых и вторых.

Манипулиование в рабочих отношениях может преследовать следующие цели и задачи:

• сделать другого орудием исполнения своих намерений;
• переложить на другого часть своей работы;
• уйти от личной ответственности, в частности, переложив ее на других;
• самоутвердиться (в том числе — и за счет другого);
• разрешить свои психологические проблемы, в том числе — внутриличностные конфликты;
• придать взаимоотношениям желаемый вид (например, установить дистанцию, показать степень доверительности и т.д.);
• получить выигрыш в комфортности своего положения.

Скрытое управление руководителем

Не только руководители управляют подчиненными, но и подчиненные — руководителями. Цели у них почти совпадают, поскольку черпаются из приведенного выше списка. Однако есть две существенные особенности:

1. Скрытое управление — это единственный способ для подчиненных управлять руководителями (исключение — забастовка, но это крайняя мера, когда неповиновение принимает коллективный характер; к тому же управлением со стороны подчиненных это явится лишь в случае победы над администрацией, что бывает далеко не всегда).

2. Управляя своим начальником, подчиненный действует более осторожно, поскольку осознание руководителем того, что им управляют, может дорого обойтись подчиненному.

Скрытое управление начальником осуществляется по следующим направлениям:

• нейтрализация его недостатков как руководителя (недостаточный профессионализм, отрицательные черты характера, пробелы в образовании, недостаток культуры);
• достижение личных выгод инициатора воздействия не в ущерб работе и руководителю;
• получение личной выгоды в ущерб работе, коллегам, руководителю. Последний случай будем называть манипуляцией.

Всякий безынициативный подчиненный, приходящий в кабинет начальника без предложений, ждущий указаний, представляет для руководителя постоянную угрозу. Подсказывая решение, советуя, руководитель принимает ответственность на себя и снимает ее с подчиненного. Нагрузка на первого увеличивается, на второго — уменьшается.

Подчиненный может вести себя так либо вынужденно, либо по своей инициативе. Принуждает его к этому обычно автократический стиль поведения начальника, при котором творческий потенциал работника оказывается невостребованным, отдача от него намного меньше возможной, в то время как начальник перегружен множеством мелких вопросов, что также не на пользу делу. Подчиненный, действующий подобным образом по собственной воле, является манипулятором.

• Если скрытое управление осуществляется им преднамеренно, то как итог — снятие с себя ответственности, уменьшение рабочей нагрузки.

• Если неосознанно — то выигрыш психологический. Ведь если человек от природы нерешителен, излишне осторожен, тревожен, то для него более комфортна позиция подчинения.

Рассмотрим варианты манипулирования подчиненным своим начальником

Манипуляция «Обезьяна на шее»

Подчиненный обращается к начальнику: «Вы поручили мне достать автокран. Он есть (там-то), но не с моим авторитетом к ним обращаться. Вот если б Вы пару слов сказали… Я могу набрать номер телефона их начальника». Польщенный шеф соглашается: «Ладно, давай скажу».

Но чаще всего одним звонком дело не решается: то нужного человека нет, то выдвинуты встречные условия. «Ну ладно, иди, я решу этот вопрос», — говорит начальник. На следующий день подчиненный заглядывает в кабинет руководителя с видом полной покорности и просящим тоном интересуется: «Ну как, не решили?». Занятый текучкой руководитель машет на него: «Иди работай, решу». Через некоторое время подчиненный снова интересуется, решен ли вопрос, и так может продолжаться довольно долго.

На управленческом жаргоне поручение, висящее на исполнителе, называется «обезьяной на шее». В описанном случае «обезьяна» «перескочила» на шею начальника.

Манипуляция «Хочу с вами посоветоваться»

Некоторые работники любят заходить к руководству «посоветоваться». Это, безусловно, манипуляция с целью переложить на руководителя ответственность за принятие решения и даже за его исполнение, поскольку если дело провалится, то останется возможность списать на качество совета: «Я все сделал, как вы сказали». (Хотя, как мы знаем, плохим исполнением можно испортить самую хорошую идею.)

Манипуляция «Меня рвут на части»

Работник охотно берет на себя много поручений, но когда от него пытаются получить какой-то конкретный результат — ссылается на перегруженность, перечисляя все, что на него «навалено». Любопытно, что некоторые поступают так неосознанно, искренне считая, что отдаются работе до конца. Это могут быть чрезвычайно энергичные, но неорганизованные люди, для которых процесс бурной деятельности важнее результата.

Манипуляция «Сирота казанская»

Манипулятор держится подальше от руководства, чтобы сослаться на то, что им не руководят, никто ему не помогает, никто не хочет его слушать и т.д.

Манипуляция «Дитя на работе»

Эту манипуляцию разыгрывают некоторые работники, прикидываясь бестолковыми. Про таких говорят: «Быстрее самому сделать, чем ему что-то объяснить, да еще и переделывать придется». Типичные высказывания манипуляторов этого толка: «Я не профессор», «Я слабая женщина, что вы хотите?», «Мы академий не кончали». Этим людям выгодно слыть недалекими и вызывать сочувствие.

Манипуляция «Получить подпись руководителя»

Подчиненному надо подписать бумагу у руководителя. Однако если руководитель вчитается в документ, он, вероятнее всего, его не подпишет. Чтобы все-таки получить подпись, иногда действуют так.
Подчиненный заходит в кабинет с беззаботным видом и сообщает какую-нибудь новость, которая, по его мнению, должна заинтересовать начальника. При этом он небрежно протягивает документ:

— Вот, подпишите, пожалуйста.
— Что это?
— Да так, пустяковая бумага, все согласны, только не хватает Вашей подписи.

Начальник пытается прочесть, но посетитель отвлекает рассказом да еще и инсценирует спешку. Нередко эта хитрость срабатывает. Цель манипуляции — переложить ответственность на руководителя. Случись что — отвечать тому, чья подпись на документе.

Манипуляция «Через голову начальника»

Вышестоящий руководитель нередко дает поручение работнику, минуя его непосредственного начальника. Поэтому подчиненный отказывается выполнять некоторые поручения последнего, ссылаясь на срочное задание вышестоящего. Начальник чувствует себя уязвленным.

• Во-первых, получать отказ от подчиненного всегда неприятно.

• Во-вторых, если это задание поручить больше некому, приходится выполнять работу за подчиненного.

Не меньше начальника беспокоит и то, что он не всегда уверен, действительно ли подчиненный занят работой, порученной вышестоящим руководителем, или просто прикрывается этим, потому что несколько раз он не заставал подчиненного на работе, тот же оставлял записку, что его отпустил вышестоящий.

В этой ситуации очевиден непрофессионализм вышестоящего руководителя в работе с персоналом, жертвой которого становится непосредственный начальник. Поведение подчиненного является манипулятивным. Если бы он не имел намерения злоупотреблять создавшимся положением, то вел бы себя иначе. Например, своевременно проинформировал бы непосредственного руководителя о полученных заданиях и согласовал бы с ним график работ и свои отлучки. Впрочем, если вышестоящий руководитель предпринимает свои неэтичные действия вполне осознанно, чтобы досадить нижестоящему руководителю, то тогда манипулятор — он.

Манипуляция «А вы слышали?»

Начало рабочего дня. Вбегает сильно опоздавшая Н. и с порога («Вы еще не слышали?..») начинает возбужденно рассказывать о заявлении, сделанном по радио политическим лидером. Коллеги принимаются бурно обсуждать принесенную новость. Начальник тоже находится среди обсуждающих: как местный депутат, он не может остаться равнодушным. Сама же Н. довольно скоро перестает участвовать в разговоре и садится за свой рабочий стол.

Цель манипуляции очевидна — отвлечь внимание от факта опоздания и возможного порицания за него. Для обеспечения податливости начальника к манипулятивному воздействию задается стремительный темп действий и возбужденные интонации голоса, преследуется быстрое вовлечение в разговор всего отдела (воздействие на начальника при этом маскируется, а «разогрев» аудитории «разогревает» и начальника).

Помимо того что разговор отвлекает внимание от опоздания Н., он еще и прекрасно маскирует ее манипулятивное намерение, позволяя при случае сказать: «Я просто поделилась своим впечатлением». В поведении также содержится намек, что причиной опоздания стало слушание выступления (чтобы проинформировать всех!). Окружающие допускают известную ошибку восприятия: «сразу после» приравнивается к «потому что». В виде намека, побуждающего к неявному умозаключению, эта конструкция как раз и имеет наибольшую силу воздействия.

Манипуляция «Мелкие услуги»

Нередко подчиненные оказывают начальству мелкие услуги: достают дефицитную запчасть; привозят из командировки, из отпуска небольшой презент; в день его рождения или другой праздник поздравляют его прочувствованнее чем другие или делают лучший подарок; занимают для него очередь и т.д. Все это подается как искреннее проявление уважения. И поскольку эти действия систематически повторяются, то создают у руководителя ощущение долга перед отправителем этих действий, особенно если тот действует тонко, ненавязчиво. И долг этот обычно возвращается — повышением по службе, увеличением оклада, премиями, престижными командировками и т.п.

Манипуляция «Барин нас рассудит»
Ведущий инженер требует от младшего по должности освободить место за компьютером для выполнения своей работы. Не желая уступать, тот начинает громко доказывать, что ему нужно еще время, чтобы закончить свою работу. Спор доходит до начальника, который вмешивается и дает младшему время закончить работу.

В.П. Шейнов

Источник: dakozlov.ru

Обязан ли я подписывать рапорт у руководства?